CAPITOLUL I PRINCIPII GENERALE

Mărimea: px
Porniți afișarea la pagina:

Download "CAPITOLUL I PRINCIPII GENERALE"

Transcriere

1 Metodologie privind decontarea cheltuielilor ocazionate de participarea la conferințe internaționale sau de publicarea unor articole științifice în cadrul proiectul Dezvoltarea abilităţilor antreprenoriale pentru doctoranzi și postdoctoranzi în domeniul știinţelor economice POCU/380/6/13/ CAPITOLUL I PRINCIPII GENERALE Art.1. Pot beneficia de sprijin financiar în vederea participării la conferinţe internaţionale organizate în state membre ale UE (altele decât România) și a publicării unor articole științifice toţi doctoranzii și postdoctoranzii din cadrul proiectului care îndeplinesc cumulativ următoarele condiţii: a) au o lucrare acceptată spre prezentare la o conferinţă internaţională de prestigiu din state membre ale Uniunii Europene (conferinţe indexate ISI sau BDI, conferinţe ale unor organizaţii ştiinţifice sau profesionale cu publicaţii în BDI) şi există documente doveditoare care să ateste acceptarea lucrării ştiinţifice ( printat cu confirmarea acceptării şi/sau scrisoare de acceptare şi/sau copie a programului conferinţei cel puţin coperţile şi pagina pe care se menţionează programarea prezentării, cu menţionarea titlului lucrării şi a autorilor); b) Lucrarea ştiinţifică are specificată apartenenţa instituţională a autorului/autorilor în universităţile din cadrul parteneriatului proiectului şi numele finanţatorului This work was cofinanced from the European Social Fund through Operational Programme Human Capital , project number POCU/380/6/13/ Development of entrepreneurial skills for doctoral students and postdoctoral researchers in the field of economic sciences sau Această lucrare a fost cofinanţată din Fondul Social European, prin Programul Operațional Capital Uman , proiect numărul POCU/380/6/13/ Dezvoltarea abilităţilor antreprenoriale pentru doctoranzi și postdoctoranzi în domeniul știinţelor economice. Art.2. Perioada de participare la conferinţe internaţionale organizate în state membre ale UE (altele decât România) și a publicării unor articole științifice cu relevanță pentru tema de cercetare doctorală/postdoctorală, în acord cu obiectivele proiectului și care încurajează formarea de competențe antreprenoriale/transversale, este: Art.3. Sprijinul financiar se acordă doctoranzilor și postdoctoranzilor pentru: a) Participarea la o conferință internațională organizată în state membre ale UE, altele decât România; b) Publicarea unui articol științific cu relevanță pentru tema de cercetare, în acord cu obiectivele proiectului și care încurajează formarea de competențe antreprenoriale, în reviste indexate BDI.

2 Managerul de proiect poate decide, cu avizul responsabilului financiar, acordarea de sprijin financiar pentru participarea la mai multe conferințe internaționale decât numărul prevăzut mai-sus, cu condiția încadrării cheltuielilor angajate și plătite în bugetul aprobat al proiectului. Art. 4. Valoarea maximă a sprijinului financiar acordat fiecărui doctorand/postdoctorand este: a) 4800 lei pentru participarea la conferințe internaționale organizate în state membre ale UE, altele decât România: - pentru transportul internațional 1500 lei; - pentru cazare 600 lei/noapte (3 nopți de cazare); - taxă de participare la conferință de lei. Eventualele depășiri ale acestor sume vor fi suportate de participant. b) Taxele de publicare a articolelor vor fi decontate in limita plafonului de 900 lei/autor de articol. CAPITOLUL II ORGANIZAREA PARTICIPĂRII DOCTORANZILOR ȘI POSTDOCTORANZILOR LA CONFERINŢELE INTERNAŢIONALE ORGANIZATE ÎN ALTE STATE MEMEBRE ALE UNIUNII EUROPENE Art.5. Documentaţia aferentă deplasărilor efectuate în străinătate în vederea participării la conferinţe internaţionale cuprinde două componente: documentația de aprobare a deplasării (care se depune anterior efectuării deplasării) și documentația de decontare (care se depune la întoarcerea în țară) Documentaţie depusă anterior efectuării deplasării Pentru finanţarea/decontarea cheltuielilor de cazare şi transport aferente deplasărilor efectuate în străinătate în vederea participării la conferinţe internaţionale, fiecare cercetător doctorand/postdoctorand din cadrul proiectului va trebui să depună, cu un interval rezonabil de timp înainte, dar nu mai puţin de 20 zile înainte de data plecării, următoarele documente: a) Documente justificative privind acceptul organizatorilor conferinţei ( printat cu confirmarea acceptării şi/sau scrisoare de acceptare şi/sau copie a programului conferinţei cel puţin coperţile şi pagina pe care se menţionează programarea prezentării, cu menţionarea titlului lucrării şi a autorilor). b) Cerere de finanţare, un exemplar semnat şi datat (model tip Anexa 1). Cererea va fi transmisă semnată de cercetător și avizată de către expertul mobilități și conferințe. Restul avizelor și aprobarea pentru acest document (aviz responsabil financiar și aprobare manager de proiect) vor fi obținute prin circuit intern, conform procedurii descrise în art. 6. c) Referat de oportunitate (model tip Anexa 2); Referatul de oportunitate va fi transmis, într-un exemplar, completat, datat și semnat de către doctorand/postdoctorand. și va fi avizat de: directorul de departament şi de decanul facultăţii. Referatul de oportunitate va fi aprobat de

3 ordonatorul de credite (rector sau prorector delegat); obținerea acestei aprobări se va realiza în circuit intern, conform procedurii descrise în art. 6. d) Dispoziţie de deplasare externă, un exemplar imprimat faţă-verso, model tip Anexa 3; înainte de depunere, dispoziţia de deplasare externă trebuie să fie semnată de directorul de departament şi de decanul facultăţii; - pentru cercetătorii doctoranzi/postdoctoranzi încadraţi la partenerii naţionali (UVT 1, UAIC 2 ), pentru dispoziţiile de deplasare externe se vor folosi documente tipizate specifice fiecărei univeristăţi partenere. e) Ordin de deplasare (model tip), completat în vederea aprobării de către reprezentantul legal; ulterior aprobării documentației acest document va fi preluat de cercetător în vederea semnării și ștampilării în localitatea în care se deplasează. Semnarea și ștampilarea poate fi făcută, după caz, la organizatorii conferinței sau la unitatea turistică (hotel sau echivalent) la care este cazat cercetătorul pe perioada deplasării. Observaţii: Pentru cercetătorii doctoranzi/postdoctoranzi încadraţi la solicitant (ASE) documentul se redactează şi se imprimă faţă-verso doar la Departamentul de Relaţii Internaţionale. Viza expertului jurist, a controlului financiar preventiv şi a directorului economic, dar şi aprobarea prorectorului responsabil cu relaţiile internaţionale, vor fi obţinute în circuit intern, conform procedurii descrise în art. 6. Partenerii naționali (UAIC, UVT) pot utiliza modele diferite ale anexelor 1-5 din perspectiva circuitului de verificare, avizare și aprobare. În acest caz, experții responsabili pentru monitorizarea grupului țintă de la partenerii naționali vor informa cercetătorii doctoranzi/postdoctoranzi în legătură cu forma specifică a documentației necesară pentru aprobarea acordării sprijinului financiar în vederea participării la conferințe internaționale Documentaţie depusă după efectuarea deplasării Documentația de decontare a cheltuielilor, care se prezintă imediat după finalizarea deplasării aferente participării la conferință, este descrisă la art. 9 și sintetizată în Anexa 4 din prezenta metodologie. Art.6 Circuitul documentelor în vederea aprobării deplasărilor efectuate în străinătate în vederea participării la conferinţe internaţionale Depunerea, verificarea de conformitate şi înregistrarea documentaţiei pentru finanţarea/decontarea cheltuielilor de transport şi cazare 1. În cazul cercetătorilor doctoranzi și postdoctoranzi din grupul țintă al ASE, depunerea documentației menționate mai sus se face la sala În cazul cercetătorilor doctoranzi și postdoctoranzi din grupul țintă de la universitățile partenere (UAIC, UVT) documentele se vor depune la experţii responsabili cu asigurarea calității. 3. Nu se accepta depunerea fragmentată a documentelor menţionate. 1 UVT, partener, P2 - Universitatea de Vest din Timișoara 2 UAIC, partener, P3 Universitatea Alexandru Ioan Cuza din Iași

4 4. În măsura în care documentele primite la NU sunt conforme, nu au fost datate, semnate și avizate etc., echipa de management a proiectului poate respinge solicitarea sau poate solicita redepunerea/completarea documentaţiei. Notă: Cercetătorii vor efectua plata cheltuielilor ocazionate de deplasarea la conferințe din fonduri proprii, urmând să solicite decontarea acestora, după revenirea de la conferință. Excepție de la această regulă face cheltuiala aferentă serviciilor de transport aerian doar pentru cercetătorii din grupul țintă la nivelul ASE (pentru aceștia achiziția biletelor se face centralizat prin Serviciul de Achiziții Publice, iar plata serviciilor se realizează de către Academia de Studii Economice din București). 6.2 Înregistrarea documentației. Setul de documente menționat în art.5, punctul 5.1 va fi înregistrat în Registrul Serviciului de Fonduri Europene al Academiei de Studii Economice din Bucureşti; numărul de înregistare se trece doar pe cererea de finanţare; pentru evidența mai bună și identificarea facilă a cererilor de finanțare Serviciul de Fonduri Europene va utiliza un registru special dedicat proiectului. În cazul partenerilor naţionali responsabilul de proiect din partea fiecărui partener va stabili modalitatea internă de înregistrare a documentaţiei. După înregistrare, circuitul intern al documentelor în ASE București în vederea aprobării fiecărei cereri are o durată estimată de 3-5 zile lucrătoare şi presupune succesiunea descrisă mai jos Avize şi aprobări interne. Transmiterea și urmărirea documentelor 3 pe circuitul intern de avizare al ASE București va fi realizată de către Serviciul de Fonduri Europene. Circuitul presupune următorii paşi: a. responsabil financiar: Cererea de finanțare va fi avizată de responsabilul financiar; se menţionează pe cerere bugetul rămas disponibil pentru participare la conferinţe, prevăzut in BVC. În cazul cererilor de finanţare înregistrate de partenerii naţionali acest aviz va fi dat de contabilul proiectului aferent fiecărui partener. b. expert jurist Cererea de finanțare va fi avizată de expertul jurist al proiectului; acest aviz se va obține doar în cazul deplasarilor externe, pentru dispoziţia de deplasare în strainătate. Acest aviz este necesar doar în cazul cererilor de finanţare înregistrate la solicitant. c. control financiar preventiv CFP şi director economic Acest aviz se va obține doar în cazul deplasarilor externe, pentru dispoziţia de deplasare în străinătate. d. manager proiect Cererea de finanțare va fi aprobată de către managerul/responsabilul de proiect. e. Reprezentant legal ASE București Referatul de oportunitate va fi aprobat de către reprezentantul legal al Academiei de Studii Economice din Bucureşti sau de către împuternicitul acestuia. f. Prorector relaţii internaţionale 3 Acest circuit se realizează după primirea documentelor la Serviciul Fonduri Europene și se aplică cercetătorilor postoctoranzi care sunt sprijiniți în proiect, respectiv: a) atât cercetătorilor postdoctoranzi care sunt angajați ai ASE București, cât și celor care nu sunt angajați ASE; b) atât cercetătorilor postdoctoranzi care sunt înmatriculați în ASE, cât i celor care sunt înmatriculați la universitățile partener în proiect.

5 cazul deplasărilor externe, documentaţia depusă de cercetător, după parcurgerea etapelor a-e şi obţinerea avizelor/aprobărilor necesare va fi transmisă la Departamentul de Relaţii Externe, apoi este transmisă spre aprobare către prorectorul responsabil de relaţiile internaţionale. Orice cerere de finanţare pentru participarea la conferinţe se consideră aprobată numai după ce a parcurs întreg circuitul documentelor descris mai-sus. Art. 7 Rezervarea/comanda serviciilor de transport aerian Ulterior aprobării fiecărei cereri de finanţare şi a documentaţiei descrise mai sus, în situația în care se prevede efectuarea de deplasări cu avionul, Departamentul de Relaţii Externe va transmite o copie Serviciului de Achiziţii Publice. Originalele vor fi returnate Serviciului de Fonduri Europene, care la rândul său va preda documentaţia responsabilului financiar. Pe baza documentaţiei primite, Serviciul Achiziții Publice va confirma tour-operatorului (cu care ASE Bucureşti are încheiat Acordul Cadru pentru organizare de voiaje) aprobarea deplasărilor externe/interne efectuate de cercetători post-doctoranzi care se desfășoară cu transport aerian şi/sau care implică servicii cazare internă şi externă a căror contravaloare este suportată din fondurile proiectului POCU/380/6/13/ Confirmarea programului de zbor pentru transportul aerian se realizează de către cercetătorii doctoranzi/postdoctoranzi, electronic, prin . Art. 8 Plata serviciilor de transport aerian În cazul în care deplasarea la conferinţă implică servicii de transport aerian a căror contravaloare este suportată din proiect, factura va fi emisă după confirmarea de către Serviciul de Achiziții Publice a aprobării efectuării deplasării și a confirmării de către cercetător a orarului de zbor. Confirmările vor fi efectuate electronic, fiind obligatorie utilizarea facilității carbon copy, astfel încât aceste informații să poată fi disponibile, simultan pentru: touroperator, Serviciu de Achiziții publice, responsabilul financiar și cercetător. Solicitarea modificării condițiilor de zbor sau de cazare de către cercetător, ulterior acestui moment, va implica suportarea costurilor aferente de către acesta! Este obligatoriu ca în termen de 48 de ore de la finalizarea deplasării (data și ora de aterizare a avionului la întoarcerea de la conferință) fiecare cercetător să prezinte boarding passurile și ordinul de deplasare semnat și ștampilat în localitatea de deplasare. Plata serviciilor de transport aerian achiziționate în beneficiul cercetătorilor din grupul țintă se va face de către Academia de Studii Economice din București. În

6 Art. 9 Formalități specifice după revenirea de la conferință La revenirea de la conferință, toți cercetătorii doctoranzi/postdoctoranzi din grupul țintă al proiectului vor prezenta, în termen de 2 zile lucrătoare de la revenirea de la conferință, următoarele documente: 1. Documente care atestă participarea la conferință (Certificate de participare, programul final al conferinței, fotografii etc.) original sau copie; 2. Ordin de deplasare, semnat şi ştampilat la locul deplasării (în vederea confirmării efectuării deplasării), însoțit de documente financiare justificative pentru cheltuielile efectuate, conform listei prezentate în anexa Traducerea autorizată în limba română a documentelor financiare justificative emise în altă limbă decât limba română; recomandăm pe cât posibil achiziţionarea de servicii de cazare din România, respectiv alimentarea cu combustibil în România, astfel încât să nu fie necesară traducerea documentelor financiare justificative. Aceste documente se vor depune de către toți cercetătorii, inclusiv de către cei ale căror cheltuieli de transport (bilet de avion) au fost plătite, pe bază de factură, de către ASE București. Documentele suport aferente menționate la punctele 1, 2 și 3 de mai sus se depun după cum urmează: În cazul cercetătorilor care îşi desfăşoară activitatea în ariile tematice/grupele de cercetare gestionate de ASE Bucureşti, depunerea documentației menționate mai sus se face la Serviciul Fonduri Europene, sala În cazul cercetătorilor care îşi desfăşoară activitatea în cadrul ariilor tematice/grupelor de cercetare gestionate la nivelul partenerilor naţionali, documentele se vor depune la experţii implicaţi în monitorizarea grupului ţintă. Nu se accepta depunerea fragmentată a documentelor menţionate. Aceste documente vor fi transmise responsabilului financiar sau, după caz, contabilului partenerului, pentru îndeplinirea formalităţilor în vederea plăţii. Art.10 Monitorizarea participărilor la conferințe și a decontării taxelor de publicare Responsabilul financiar al proiectului va întocmi şi actualiza periodic un registru al deplasărilor efectuate și a taxelor decontate pentru fiecare cercetător doctorand/postdoctorand, cu evidenţierea sumelor cheltuite, în vederea încadrării în bugetul aprobat al proiectului. Art.11. În cadrul proiectului, pentru o lucrare ştiinţifică cu mai mulţi autori, prin acest tip de acţiune suport se poate finanţa numai o singură participare. Art.12. Documentația necesară decontării taxelor de publicare a articolelor în reviste indexate BDI este prezentată în Anexa 4. În cadrul proiectului, pentru o lucrare ştiinţifică cu mai mulţi autori, prin acest tip de acţiune suport se poate finanţa numai o singură publicare. Art.13. În măsura în care se constată neîndeplinirea, de către doctorand/postdoctorand, a obligaţiilor care îi revin pe perioada participării la conferinţele internaţionale din state membre ale Uniunii Europene

7 cadrul proiectului, echipa de management a proiectului va comunica doctorandului/postdoctorandului în cauză măsurile corective şi sancţiunile aferente, putând decide inclusiv nedecontarea cheltuielilor de transport şi/sau cazare. în CAPITOLUL III DISPOZIŢII FINALE Art.14. Prezenta metodologie a fost elaborată de echipa de implementare a proiectului DEZVOLTAREA ABILITĂŢILOR ANTREPRENORIALE PENTRU DOCTORANZI ȘI POSTDOCTORANZI ÎN DOMENIUL ȘTIINŢELOR ECONOMICE - POCU/380/6/13/ pentru participarea doctoranzilor/postdoctoranzilor la conferinţele interne şi transnaţionale din state membre ale Uniunii Europene, intrasectoriale/intersectoriale şi poate fi completată în funcţie de necesităţile reale care decurg din implementarea proiectului. Manager proiect, Prof.univ.dr. Dorel Mihai PARASCHIV Expert mobilități și conferințe, Prof.univ.dr. Daniela Ioana MANEA