Prez entare Şc oală Your PRO CEDURĂ O PERAŢIO NALĂ Întoc mire pontaj Cod: PO -SECR-03 Ediţia: a III- a Rev iz ia: 0 Ex emplar nr.: 1 Procedură Operaţi

Transcriere

1 Prez entare Şc oală Your PRO CEDURĂ O PERAŢIO NALĂ Întoc mire pontaj Cod: PO -SECR-03 Ediţia: a III- a Rev iz ia: 0 Ex emplar nr.: 1 Procedură Operaţională privind Întocmire pontaj COD: PO-SECR-03 Ediţia: a III-a, Revizia: 0, Data: , 1. Lista responsabililor cu elaborarea, verificarea şi aprobarea ediţiei Crt Elemente privind responsabilii/ operaţiunea Numele și prenumele Funcţia Data Semnătura Elabor at Ir imes c u Mar iana Sec r etar Sef Av iz at Popes c u Daniel Res pons abil Comis ie Monitoriz are Apr obat T udos e Mihai Dir ec tor Situaţia ediţiilor şi a reviziilor în cadrul ediţiilor procedurii Crt Ediţia sau, după caz, reviz ia în cadrul ediţiei Componenta reviz uită Modalitatea reviz iei Data de la care se ap lică p reved erile ediţiei sau reviz iei ediţiei Ediţia I X X Ediţia a II-a - Legis laţie primară - Legis laţie s ec undară Modific ări legis lativ e (c onform O rdinului 200/2016) Ediţia a III-a - Legis laţie primară - Legis laţie s ec undară Conform O rdinului nr. 600/2018, în v igoare de la , s e aduc modific ări în c eea c e priv eș te definirea termenilor, s truc tura din c adrul proc edurii doc umentate prin introduc erea/modific area a 3 formulare, prev ăz ute c a s i c omponente s truc turale minimale, res pec tiv Formular de ev idenţă a modific ărilor, Formular de analiz ă a proc edurii, Formular de dis tribuire difuz are Pagina 1 / 12

2 3. Lista cuprinzând persoanele la care se difuzează ediţia sau, după caz, revizia din cadrul ediţiei procedurii Crt Scopul difuz ării Ex. nr. Compartiment Funcţia Nume și prenume Data primirii Semnătura Aplic are, Informare Aplic are, Informare Aplic are, Ev idenţă, Arhiv are 1 Dir ec tor T udos e Mihai Comis ie Monitoriz are Res urs e Umane Res pons abil Comis ie Monitoriz are Popes c u Daniel Sec retar Res urs e Umane Vas iles c u Mirc ea Aplic are 4 Sec retariat Sec retar Sef Irimes c u Mariana Scopul procedurii 4.1 Stabilește modul de realizare a activităţii, compartimentele și persoanele implicate 4.2 Dă asigurări cu privire la existenţa documentaţiei adecvate derulării activităţii 4.3 Asigură continuitatea activităţii, inclusiv în condiţii de fluctuaţie a personalului 4.4 Sprijină auditul și/sau alte organisme abilitate în acţiuni de auditare și/sau control, iar pe manager, în luarea deciziei 4.5 Alte scopuri 5. Domeniul de aplicare 5.1 Precizarea (definirea) activităţii la care se referă procedura operaţională: Procedura se referă la activitatea de gestionare și utilizare a condicii de prezenţă. 5.2 Delimitarea explicită a activităţii procedurate în cadrul portofoliului de activităţi desfășurate de entitatea publică: Activitatea este relevantă ca importanţă, fiind procedurată distinct în cadrul instituţiei. 5.3 Listarea principalelor activităţi de care depinde și/sau care depind de activitatea procedurată: De activitatea procedurată depind toate celelalte activităţi din cadrul instituţiei, datorită rolului pe care această activitate îl are în cadrul derulării corecte și la timp a tuturor proceselor. 5.4 Listarea compartimentelor furnizoare de date și/sau beneficiare de rezultate ale activităţii procedurate: Compartimente furnizare de date Toate structurile Compartimente furnizoare de rezultate: Toate structurile Compartimente implicate în procesul activităţii: Secretariat Pagina 2 / 12

3 6. Documente de referinţă 6.1. Reglementări internaţionale: - Nu este cazul 6.2. Legislaţie primară: - Legea nr.87/ privind asigurarea calităţii în educaţie; - Standardele de acreditare şi evaluare periodică a unităţilor de învăţământ preuniversitar anexa H.G. nr. 21/ Standarde de referinţă şi indicatori de performanţă pentru evaluarea şi asigurarea calităţii în învăţământul preuniversitar - H.G. nr. 1534/ Legea educaţiei naţionale, nr. 1/ OMEN nr.5.115/ privind aprobarea Regulamentului de Organizarte si Functionare a Unitatilor de Invatamant Preuniversitar (ROFUIP) 6.3. Legislaţie secundară: - Ordin nr. 600/2018 privind aprobarea Codului controlului intern managerial al entităţilor publice Publicat in Monitorul Oficial, Partea I nr. 387 din Instrucţinea nr. 1/2018 din 16 mai 2018 privind aplicarea unitară la nivelul unităţilor de învăţământ preuniversitar a Standardului 9 - Proceduri prevăzut în Codul controlului intern managerial al entităţilor publice, aprobat prin Ordinul secretarului general al Guvernului nr. 600/ Alte documente, inclusiv reglementări interne ale entităţii publice: - Programul de dezvoltare - Regulamentul de funcţionare al Comisiei de Monitorizare - Regulamentul de organizare şi funcţionare al instituţiei - Regulamentul Intern al Instituţiei - Decizii/Dispoziţii ale Conducătorului Instituţiei - Circuitul documentelor; - Ordine şi metodologii emise de M.E.C.T.; - Alte acte normative Pagina 3 / 12

4 7. Definiţii și abrevieri Crt Definiţii ale termenilor: Termenul 1. Proc edură doc umentată Proc edura de s is tem (proc edură generală) Proc edură operaţională (proc edură de luc ru) 4. Doc ument 5. Aprobare 6. Verific are 7. G es tionarea doc umentelor 8. Ediţie proc edură 9. Rev iz ie proc edură 10. Comis ie metodic ă 11. Res pons abil c omis ie metodic ă 12. Entitate public ă Definiţia și / sau, dacă este caz ul, actul care definește termenul Modul s pec ific de realiz are a unei ac tiv ităţi s au a unui proc es, editat pe s upor t de hâr tie s au în for mat elec tr onic ; pr oc edur ile doc umentate pot fi proc eduri de s is tem ş i proc eduri operaţionale; Des c rie un proc es s au o ac tiv itate c are s e des făş oară la niv elul entităţii public e aplic abil/aplic abilă major ităţii s au tutur or c ompar timentelor dintr- o entitate public ă; Proc edură c are des c rie un proc es s au o ac tiv itate c are s e des făş oară la niv elul unuia s au mai multor c ompar timente dintr- o entitate, făr ă aplic abilitate la niv elul într egii entităţi public e; Ac t prin c are s e adev ereș te, s e c ons tată s au s e prec oniz eaz ă un fapt, s e c onferă un drept, s e rec unoaș te o obligaţie res pec tiv tex t s c ris s au tipărit ins c ripţie s au altă mărturie s erv ind la c unoaș terea unui fapt real ac tual s au din trec ut Confirmarea s c ris ă, s emnătura ş i datarea ac es teia, a autorităţii des emnate de a fi de ac ord c u aplic area res pec tiv ului doc ument în or ganiz aţie. Confirmare prin ex aminare ş i furniz are de dov ez i obiec tiv e de c ătre autoritatea des emnată (v erific ator), a faptului c ă s unt s atis făc ute c erinţele s pec ific ate, inc lus iv c erinţele SCIM. Pr oc es ul de adminis tr ar e a doc umentelor unei entităţi public e, pentr u a s erv i interes elor ac es teia, pe parc urs ul întregii lor durate de v iaţă, de la înc eput, prin proc es ul de c reare, rev iz uire, organiz are, s toc are, utiliz are, partajare, identific are, arhiv are ş i până la dis trugerea lor; Forma ac tuală a proc edurii; Ediţia unei proc eduri s e modific ă atunc i c ând deja au fos t realiz ate 3 rev iz ii ale res pec tiv ei proc eduri s au atunc i c ând modific ările din s truc tura proc edurii depăș es c 50% din c onţinutul rev iz iei anterioare; Ac ţiunea de modific ar e r es pec tiv adăugar e s au eliminar e a unor infor maţii, date, c omponente ale unei ediţii a unei pr oc edur i, modific ăr i c e implic ă de regulă s ub 50% din c onţinutul proc edurii; F or mă de or ganiz ar e a ac tiv ităţii per s onalului didac tic din unitatea ş c olară, înc adrat în înv ăţământul preuniv ers itar, s e c ons tituie c onform pr ev eder ilor R.O.F.U.I.P.. Cons iliul pr ofes or al apr obă c omponenţa nominală a c atedrelor-c omis iilor metodic e, c onform art. 28 e), atribuţiile lor fiind prec iz ate în art. 36 Res pons abilitate des emnată de dir ec tor ul unităţii ş c olar e, c onfor m prev ederilor R.O.F.U.I.P, art.19 h), atribuţiile ac es tora fiind prec iz ate în art ş i c ele s tabilite de direc tor, art.19 k ) Autoritate public ă, ins tituţie public ă, c ompanie/s oc ietate naţională, regie autonomă, s oc ietate la c are s tatul s au o unitate adminis trativ -teritorială es te ac ţionar majoritar, c u pers onalitate juridic ă, c are utiliz eaz ă /adminis treaz ă fonduri public e ş i/s au patrimoniu public 13. Departament Direc ţie G enerală, Direc ţie, Serv ic iu, Birou, Compartiment; 14. Conduc ător ul depar tamentului ( c ompar timentului) Direc tor general, direc tor, ş ef s erv ic iu, ş ef birou, ş ef c ompartiment; Pagina 4 / 12

5 Crt Abrevieri ale termenilor: Abrevierea 1. P.S. Proc edura de s is tem 2. P.O. Proc edura operationala 3. E Elabor ar e 4. V Verific are 5. A Apr obar e 6. Ap. Aplic ar e 7. Ah. Arhiv are 8. CS Compar timent de s pec ialitate 9. SCIM Sis tem de c ontrol intern/managerial 10. SMI Termenul abreviat Sis tem de Management Integr at Calitate- Mediu- Sănătate ș i s ec ur itate oc upaţională; Sec ur itatea Infor matiei; 11. RM Reprez entantul managementului pentru SMI 12. EP Entitate Public ă; Pagina 5 / 12

6 8. Descrierere procedurii 8.1. Generalităţi: Procedura cuprinde etapele ce trebuie urmate, metodele de lucru stabilite şi regulile de aplicat în vederea cunoaşterii și aplicării de către salariaţii entităţii a prevederilor legale care reglementează activitatea procedurată 8.2. Documente utilizate: Lista și provenienţa documentelor: Documentele utilizate în elaborarea prezentei proceduri sunt cele enumerate la pct condica de prezentă 2 - FCP 3 - REVISAL Pagina 6 / 12

7 Conţinutul și rolul documentelor: - Documentele utilizate în elaborarea prezentei proceduri au rolul de a reglementa modalitatea de implementare a activităţii procedurate. - Accesul, pentru fiecare Compartiment, la legislaţia aplicabilă, se face prin programul informatic la care au acces salariaţii entităţii. 1. Condica de prezenţa : a. serveşte ca document obligatoriu în care angajatul semnează la începutul şi sfârşitul programului consemnarea orelor suplimentare, orelor de noapte, concedii de odihnă, concedii boală, accidente în munca, maternitate, învoiri, concediu fără salariu, absenţe nemotivate; b. se întocneşte într-un singur exemplar de compartimentul resurse umane dib cadrul instituţiei; c. nu circulă; d. se arhivează la compartimentul resurse umane din cadrul instituţiei publice; e. conţine minim obligatoriu :denumirea instituţiei, secţia pentru care se întocmeşte documentul, în interior se vor scrie numele şi prenumele salariaţilor, funcţia ziua luna anul, semnătura ora plecării, absenţe nemotivate (pentru personalul didactic auxiliar şi nedidactic) pentru personalul didactic cindica de prezenţa cuprinde Orarul claselor pe zile ore specialitaţi, subiectele lecţiilor., semnatura profesorilor, confirmarea directorului şi a secretarului. 2. Foaia colectivă de prezenţă: a. Serveşte ca : document centralizator privind evidenţa timpului de muncă a salariatului, a orelor suplimentare, orelor de noapte, concediu de odihnă, concedii de boală, maternitate, învoiri şi concediu făra salariu, absenţe nemotivate; b. Se întocmeşte într-un singur exemplar care stă la baza întocmirii statelor de plată c. Circulă la: - persoana care îl întocmeşte; - conducerea unităţii care îl aprobă; - document justificativ care stă la baza întocmirii statelor de plată; d. Se arhivează la serviciul financiar contabil /secretariat; e. Conţinutul minim obligatoriu : - denumirea unităţii; - secţia pentru care se întocmeşte; - luna pentru care se întocmeşte; - abrevieri ce stau la baza întocmirii documentelor; - tabel centralizator care va cuprinde următoarele coloane : nr.crt, nr.matricol, numele şi prenumele salariatului., meseria/funcţia, orele separate pe zile calendaristice, totalul orelor lucrate ore suplimentare cu 75% şi respectiv cu 100% şi orele de noapte, total ore nelucrate, orele de întrerupere, ultima coloană este împărţita şi cuprind4 concedii de boală, accidente de muncă, învoiri, concediu făra salariu, absenţe nemotivate. 3. REVISAL- are următoarele elemente : - elemente de identificare a salariatului - data angajării - funcţia/ocupaţia - tipul contractului de muncă - data şi temeiul încetarii contr.de munca - seria şi nr. Carnetului de muncă - se arhivează dupa normela în vigoare Circuitul documentelor: Pentru asigurarea condiţiilor necesare cunoaşterii și aplicării de către salariaţii entităţii a prevederilor legale care reglementează activitatea procedurată, elaboratorul va difuza procedura conform pct Resurse necesare: Pagina 7 / 12