Prez entare Şc oală Your PRO CEDURĂ DE SISTEM Elaborarea ş i aplic area dec iz iilor Cod: PS-SCIM-20 Ediţia: a III- a Rev iz ia: 0 Ex emplar nr.: 1 Pr

Transcriere

1 Prez entare Şc oală Your PRO CEDURĂ DE SISTEM Elaborarea ş i aplic area dec iz iilor Cod: PS-SCIM-20 Ediţia: a III- a Rev iz ia: 0 Ex emplar nr.: 1 Procedură de Sistem privind Elaborarea şi aplicarea deciziilor COD: PS-SCIM-20 Ediţia: a III-a, Revizia: 0, Data: , 1. Lista responsabililor cu elaborarea, verificarea şi aprobarea ediţiei Crt Elemente privind responsabilii/ operaţiunea Numele și prenumele Funcţia Data Semnătura Elabor at Popes c u Daniel Res pons abil Comis ie Monitor iz ar e Av iz at Popes c u Daniel Res pons abil Comis ie Monitoriz are Apr obat T udos e Mihai Dir ec tor Situaţia ediţiilor şi a reviziilor în cadrul ediţiilor procedurii Crt Ediţia sau, după caz, reviz ia în cadrul ediţiei Componenta reviz uită Modalitatea reviz iei Data de la care se ap lică p reved erile ediţiei sau reviz iei ediţiei Ediţia I X X Ediţia a II-a - Legis laţie primară - Legis laţie s ec undară Modific ări legis lativ e (c onform O rdinului 200/2016) Ediţia a III-a - Legis laţie primară - Legis laţie s ec undară Conform O rdinului nr. 600/2018, în v igoare de la , s e aduc modific ări în c eea c e priv eș te definirea termenilor, s truc tura din c adrul proc edurii doc umentate prin introduc erea/modific area a 3 formulare, prev ăz ute c a s i c omponente s truc turale minimale, res pec tiv Formular de ev idenţă a modific ărilor, Formular de analiz ă a proc edurii, Formular de dis tribuire difuz are Pagina 1 / 11

2 3. Lista cuprinzând persoanele la care se difuzează ediţia sau, după caz, revizia din cadrul ediţiei procedurii Crt Scopul difuz ării Ex. nr. Compartiment Funcţia Nume și prenume Data primirii Semnătura Aplic are, Informare Aplic are, Ev idenţă, Arhiv are 4. Scopul procedurii 1 Dir ec tor T udos e Mihai Comis ie Monitoriz are Res pons abil Comis ie Monitoriz are Popes c u Daniel Stabilește modul de realizare a activităţii, compartimentele și persoanele implicate 4.2 Dă asigurări cu privire la existenţa documentaţiei adecvate derulării activităţii 4.3 Asigură continuitatea activităţii, inclusiv în condiţii de fluctuaţie a personalului 4.4 Sprijină auditul și/sau alte organisme abilitate în acţiuni de auditare și/sau control, iar pe manager, în luarea deciziei 4.5 Alte scopuri 5. Domeniul de aplicare 5.1 Precizarea (definirea) activităţii la care se referă procedura operaţională: Procedura se referă la activitatea de elaborare a deciziilor. 5.2 Delimitarea explicită a activităţii procedurate în cadrul portofoliului de activităţi desfășurate de entitatea publică: Activitatea este relevantă ca importanţă, fiind procedurată distinct în cadrul instituţiei. 5.3 Listarea principalelor activităţi de care depinde și/sau care depind de activitatea procedurată: De activitatea procedurată depind toate celelalte activităţi din cadrul instituţiei, datorită rolului pe care această activitate îl are în cadrul derulării corecte și la timp a tuturor proceselor. 5.4 Listarea compartimentelor furnizoare de date și/sau beneficiare de rezultate ale activităţii procedurate: Compartimente furnizare de date Toate structurile Compartimente furnizoare de rezultate: Toate structurile Compartimente implicate în procesul activităţii: SCIM Pagina 2 / 11

3 6. Documente de referinţă 6.1. Reglementări internaţionale: - Nu este cazul 6.2. Legislaţie primară: - Legea educaţiei naţionale 1/2011, Publicat in Monitorul Oficial, Partea I nr. 18 din 10/01/ Legea nr. 87/2006 pentru aprobare OUG nr. 75/2005 privind asigurarea calităţii educaţiei, Publicat în Monitorul Oficial, Partea I nr. 334 din 13 aprilie Legea nr. 53/2003 privind Codul muncii, Publicat in Monitorul Oficial, Partea I nr. 72 din 05/02/ Ordin MENCȘ nr. 5079/2016- ROFUIP- Publicat în Monitorul Oficial nr. 720/ Ordin nr. 3027/2017 pentru modificarea și completarea Anexei- Regulament -cadru de organizare și funcţionare a unităţilor de învăţământ preuniversitar la Ordinul ministrului educaţiei naţionale şi cercetării ştiinţifice nr. 5079/2016 privind aprobarea Regulamentului-cadru de organizare şi funcţionare a unităţilor de învăţământ preuniversitar, publicat în Monitorul Oficial nr. 63 din HG nr. 1534/2008 privind aprobarea Standardelor de referinţă şi a indicatorilor de performanţă pentru evaluarea şi asigurarea calităţii în învăţământul preuniversitar, Publicat in Monitorul Oficial, Partea I nr. 822 din 08/12/ Legislaţie secundară: - Ordin nr. 600/2018 privind aprobarea Codului controlului intern managerial al entităţilor publice Publicat in Monitorul Oficial, Partea I nr. 387 din Instrucţinea nr. 1/2018 din 16 mai 2018 privind aplicarea unitară la nivelul unităţilor de învăţământ preuniversitar a Standardului 9 - Proceduri prevăzut în Codul controlului intern managerial al entităţilor publice, aprobat prin Ordinul secretarului general al Guvernului nr. 600/ Alte documente, inclusiv reglementări interne ale entităţii publice: - Programul de dezvoltare al SCIM - Regulamentul de funcţionare al Comisiei SCIM - Regulamentul de organizare şi funcţionare al instituţiei - Regulamentul Intern al Instituţiei - Decizii/Dispoziţii ale Conducătorului Instituţiei - Circuitul documentelor; - Ordine şi metodologii emise de M.E.C.T.; - Alte acte normative Pagina 3 / 11

4 7. Definiţii și abrevieri Crt Definiţii ale termenilor: Termenul 1. Proc edură doc umentată Proc edura de s is tem (proc edură generală) Proc edură operaţională (proc edură de luc ru) 4. Doc ument 5. Aprobare 6. Verific are 7. Înc etare ex ec utare s ilită 8. Ediţie proc edură 9. Rev iz ie proc edură Definiţia și / sau, dacă este caz ul, actul care definește termenul Modul s pec ific de realiz are a unei ac tiv ităţi s au a unui proc es, editat pe s upor t de hâr tie s au în for mat elec tr onic ; pr oc edur ile doc umentate pot fi proc eduri de s is tem ş i proc eduri operaţionale; Des c rie un proc es s au o ac tiv itate c are s e des făş oară la niv elul entităţii public e aplic abil/aplic abilă major ităţii s au tutur or c ompar timentelor dintr- o entitate public ă; Proc edură c are des c rie un proc es s au o ac tiv itate c are s e des făş oară la niv elul unuia s au mai multor c ompar timente dintr- o entitate, făr ă aplic abilitate la niv elul într egii entităţi public e; Ac t prin c are s e adev ereș te, s e c ons tată s au s e prec oniz eaz ă un fapt, s e c onferă un drept, s e rec unoaș te o obligaţie res pec tiv tex t s c ris s au tipărit ins c ripţie s au altă mărturie s erv ind la c unoaș terea unui fapt real ac tual s au din trec ut Confirmarea s c ris ă, s emnătura ş i datarea ac es teia, a autorităţii des emnate de a fi de ac ord c u aplic area res pec tiv ului doc ument în or ganiz aţie. Confirmare prin ex aminare ş i furniz are de dov ez i obiec tiv e de c ătre autoritatea des emnată (v erific ator), a faptului c ă s unt s atis făc ute c erinţele s pec ific ate, inc lus iv c erinţele SCIM. Ex ec utarea s ilită înc eteaz ă dac ă: a) s -au s tins integral obligaţiile fis c ale prev ăz ute în titlul ex ec utoriu, inc lus iv obligaţiile de plată ac c es orii, c heltuielile de ex ec utare ş i oric e alte s ume s tabilite în s arc ina debitorului, potriv it legii; b) a fos t des fiinţat titlul ex ec utoriu; c ) în alte c az uri prev ăz ute de lege.legea 207/2015 art 234 Forma ac tuală a proc edurii; Ediţia unei proc eduri s e modific ă atunc i c ând deja au fos t realiz ate 3 rev iz ii ale res pec tiv ei proc eduri s au atunc i c ând modific ările din s truc tura proc edurii depăș es c 50% din c onţinutul rev iz iei anterioare; Ac ţiunea de modific ar e r es pec tiv adăugar e s au eliminar e a unor infor maţii, date, c omponente ale unei ediţii a unei pr oc edur i, modific ăr i c e implic ă de regulă s ub 50% din c onţinutul proc edurii; 10. Sis tem Ans amblu de elemente c orelate s au în interac ţiune 11. Doc ument 12. Entitate public ă Dis poz iţii, prev ederi etc. s c ris e pe s uport de hârtie s au magnetic (dis k ete, CD-uri etc.), c are reglementeaz ă modul de efec tuare a unor ac tiv ităţi ş i/ s au prec iz eaz ă c erinţe pentru ac es tea. Doc umentele pot fi de pr ov enienţă inter nă: RO F, fiş ele pos tur ilor, Regulamente inter ne pr iv ind des fas urarea ac tiv itatii dar ş i ex ternă: s tandarde, legi, pres c ripţii, ins truc ţiuni ş i oric e alte doc umente c u c arac ter normativ, tehnic e s au legis laţie Autoritate public ă, ins tituţie public ă, c ompanie/s oc ietate naţională, regie autonomă, s oc ietate la c are s tatul s au o unitate adminis trativ -teritorială es te ac ţionar majoritar, c u pers onalitate juridic ă, c are utiliz eaz ă /adminis treaz ă fonduri public e ş i/s au patrimoniu public 13. Departament Direc ţie G enerală, Direc ţie, Serv ic iu, Birou, Compartiment; 14. Conduc ător ul depar tamentului ( c ompar timentului) Direc tor general, direc tor, ş ef s erv ic iu, ş ef birou, ş ef c ompartiment; Pagina 4 / 11

5 Crt Abrevieri ale termenilor: Abrevierea 1. P.S. Proc edura de s is tem 2. P.O. Proc edura operationala 3. E Elabor ar e 4. V Verific are 5. A Apr obar e 6. Ap. Aplic ar e 7. Ah. Arhiv are 8. CS Compar timent de s pec ialitate 9. SCIM Sis tem de c ontrol intern/managerial 10. EP Entitate Public ă; Termenul abreviat Pagina 5 / 11

6 8. Descrierere procedurii 8.1. Generalităţi: Procedura cuprinde etapele ce trebuie urmate, metodele de lucru stabilite şi regulile de aplicat în vederea cunoaşterii și aplicării de către salariaţii entităţii a prevederilor legale care reglementează activitatea procedurată Documente utilizate: Lista și provenienţa documentelor: Lista documentelor utilizate în elaborarea prezentei proceduri de sistem se regăseşte in Lista incluzând Referinţe legislative în implementarea OMFP pentru aprobarea Codului controlului intern/managerial, cuprinzând standardele de control intern/managerial la entităţile publice şi pentru dezvoltarea sistemelor de control intern/managerial, cu referire la activitatea procedurată Conţinutul și rolul documentelor: - Documentele utilizate în elaborarea prezentei proceduri au rolul de a reglementa modalitatea de implementare activităţii procedurate. - Accesul, pentru fiecare Compartiment, la legislaţia aplicabilă, se face prin programul informatic la care au acces salariaţii entităţii Circuitul documentelor: Pentru asigurarea condiţiilor necesare cunoaşterii și aplicării de către salariaţii entităţii a prevederilor legale care reglementează activitatea procedurată, responsabilul CEAC va difuza procedura către toţi conducătorii de compartimente/comisii Resurse necesare: Resurse materiale: - Computer - Imprimantă - Copiator - Consumabile (cerneală/toner) - Hartie xerox - Dosare Resurse umane: - Respnsabilul SCIM și membrii comisiei SCIM - Respnsabilul CEAC și membrii comisiei CEAC - Conducătorii de compartimente/comisii și salariaţii entităţii, în scopul aplicării procedurii Resurse financiare: - Conform Bugetului aprobat al Instituţiei 8.4. Modul de lucru: Planificarea operaţiunilor și acţiunilor activităţii: Operaţiunile și acţiunile privind activitatea procedurată se vor derula de către toate compartimentele, conform instrucţiunilor din prezenta procedură Derularea operaţiunilor și acţiunilor activităţii: Decizii programate -decizii repetitive şi de rutină; - întocmirea referatului şi luarea la cunoştinţă despre unele acte normative; - înregistrarea referatelor la registratura instituţiei publice; - aprobarea referatelor de conducătorul instituţiei publice; - stabilirea temeiului legal ce impune emiterea deciziei; - stabilirea persoanei, a persoanelor sau a comisiilor însărcinate să ducă la îndeplinire prevederile deciziei; - întocmirea deciziei propriu-zise; - vizarea deciziei de compartimentul de specialitate; - înregistrarea în registrul special a deciziei întocmite; Pagina 6 / 11

7 - semnarea deciziei, de conducătorul instituţiei publice; - înmânarea deciziei către persoanele însărcinate să ducă la îndeplinire prevederile acesteia; - semnarea de primire şi luare la cunoştinţă a deciziei; - predarea unui exemplar persoanei desemnate să gestioneze şi să actualizeze deciziile emise; - arhivarea deciziei. Decizii neprogramate - în condiţii nestabilite sau în situaţii unice; - întocmirea proceselor verbale de constatare şi luarea la cunoştinţă despre unele acte normative; - înregistrarea proceselor verbale la registratura instituţiei publice; - semnarea proceselor verbale de comisii; - predarea proceselor verbale de constatare, conducătorului instituţiei publice; - conducătorul instituţiei publice, în termenele prevăzute de dispoziţiile legale decide; - stabilirea temeiului legal ce impune emiterea deciziei; - stabilirea persoanei, a persoanelor sau a comisiilor însărcinate să ducă la îndeplinire prevederile deciziei; - întocmirea deciziei propriu-zise; - vizarea deciziei de compartimentul de specialitate; - înregistrarea în registrul special a deciziei întocmite; - semnarea deciziei, de conducătorul instituţiei publice; - înmânarea deciziei către persoanele însărcinate să ducă la îndeplinire prevederile acesteia; - semnarea de primire şi luare la cunoştinţă a deciziei; Decizii programate - decizii repetitive şi de rutină; - întocmirea referatului şi luarea la cunoştinţă despre unele acte normative; - angajaţii vor întocmi referate în vederea emiterii unor decizii; - în momentul apariţiei şi luării la cunoştinţă a unor acte normative, conducătorul unităţii, solicită referate de la compartimentele de specialitate; - înregistrarea referatelor la registratura instituţiei publice; - referatele întocmite de angajaţi, vor fi înregistrate la registratura instituţiei publice; - aprobarea referatelor de conducătorul instituţiei publice; - referatele înregistrate la registratura instituţiei vor fi înaintate spre aprobare conducătorului unităţilor; - conducătorul instituţiei publice, după luarea la cunoştinţă a conţinutului referatelor, va proceda la aprobarea acestora; - stabilirea temeiului legal ce impune emiterea deciziei; - conducătorul unităţii împreună cu compartimentele de specialitate va stabili temeiurile legale ce se impun pentru emiterea deciziei; - stabilirea persoanei, a persoanelor sau a comisiilor însărcinate să ducă la îndeplinire prevederile deciziei; - conducătorul unităţii împreună cu compartimentele de specialitate vor stabili persoana, persoanele sau comisiile însărcinate să ducă la îndeplinire prevederile deciziilor ce urmează a fi emise; - întocmirea şi redactarea deciziei propriu-zise; - compartimentele de specialitate împreună cu persoana desemnată cu redactarea şi evidenţa deciziilor vor trece la întocmirea acestora; - vizarea deciziei de compartimentul de specialitate; - după redactarea deciziei şeful compartimentului de specialitate va aviza pentru legalitate; - înregistrarea în registrul special a deciziei întocmite; - după redactarea şi avizare, decizia se înregistrează de către persoana desemnată cu evidenţa acestora într-un registru special întocmit; - semnarea deciziei, de conducătorul instituţiei publice; - după avizare şi înregistrare, decizia va fi predată spre semnare conducătorului instituţiei publice; - după luarea la cunoştinţă a conţinutului deciziei, conducătorul instituţiei publice va trece la semnarea acesteia; - înmânarea deciziei către persoanele însărcinate să ducă la îndeplinire prevederile acesteia; - persoana desemnată cu evidenţă deciziilor emise va trece la predarea unui exemplar persoanelor însărcinate să ducă la îndeplinire prevederile acestora; - persoana însărcinată cu ducerea la îndeplinire a prevederilor deciziei va primi un exemplar; - persoana însărcinată cu ducerea la îndeplinire a prevederilor deciziei va lua la cunoştinţă de conţinutul acesteia; - semnarea de primire şi luare la cunoştinţă a deciziei; Pagina 7 / 11