Primăria Prezentare Your Stare Civila Procedură Documentată: Ediţia: a III-a Revizia: 0 Intocmirea actelor de casatorie Pagina 1 din: 13 Exemplar nr.:

Transcriere

1 Pagina 1 din: 13 Entitatea publică: Departamentul (Direcţia): PROCEDURĂ DOCUMENTATĂ privind COD: PO-SCIV-02 Docum ente de referi nţă: Ordin 600/2018 pentru aprobarea Codului controlului intern/managerial al entităţilor publice Ediţia: a III-a Cupri ns 1.Lista responsabililor cu elaborarea, verificarea și aprobarea ediţiei sau, după caz, a reviziei în cadrul ediţiei 2.Formular de evidenţă a modificărilor 3.Formularul de distribuire/difuzare 4.Scopul procedurii 5.Domeniul de aplicare 6.Documente de referinţă 7.Definiţii și abrevieri 8.Descrierere activităţii sau procesului 9.Responsabilităţi 10.Formular de analiză a procedurii 11.Anexe Pagina 1 / 13

2 Pagina 2 din: Li sta responsabi l i l or cu el aborarea, veri fi carea și aprobarea edi ţi ei sau, după caz, a reviziei în cadrul ediţiei Crt Elemente privind responsabilii/ operaţiunea Numele și prenumele Funcţia Semnătura 1 Elaborat Crac iunes c u G heorghe Conduc ator c ompartiment Stare Civ ila Av iz at STRUG ARIU TIBERIU Pres edinte Comis ie Monitoriz are Apr obat Bar anai Cons tantin Pr imar Formular de evidenţă a modificărilor Crt Numărul ediţiei / reviz iei ediţiei / reviz iei Componenta reviz uită 1 Ediţia I X X Descrierea modificării Aviz ul conducătorului compartimentului 2 Ediţia a II-a Legislaţie primară - Legislaţie secundară Modificări legislative (conform Ordinului 200/2016) 3 Ediţia a III-a Legislaţie primară - Legislaţie secundară Conform Ordinului nr. 600/2018, în vigoare de la , se aduc modificări în ceea ce privește definirea termenilor, structura din cadrul procedurii documentate prin introducerea/modificarea a 3 formulare, prevăzute ca si componente structurale minimale, respectiv Formular de evidenţă a modificărilor, Formular de analiză a procedurii, Formular de distribuire difuzare. Fav orabil 3. Formularul de distribuire/difuzare Crt Scopul difuz ării Informare Informare Informare Ev idenţă, Arhiv are Compartiment Nume și prenume primirii retragerii intrării în vigoare Primar Baranai Cons tantin Vic eprimar Ungurean Cris tian Sec retar Mirones c u Ioana Stare Civ ila Crac iunes c u G heorghe Semnătura 4. Scopul procedurii Pagina 2 / 13

3 Pagina 3 din: Scopul procedurii 4.1 Stabilește modul de realizare a activităţii, compartimentele și persoanele implicate S c opul prez ent ei proc eduri es t e de a elabora o met odologie unit ară pent ru des f ăş urarea activităţii de întocmire a actului de căsătorie, respectiv primirea şi înregistrarea declaraţiilor de căsătorie, verificarea realităţii şi concordanţei dintre declaraţia de căsătorie şi actele depuse, conform legislaţiei în vigoare, programarea oficierii căsătoriei, întocmirea actului de căsătorie, oficierea căsătoriei, eliberarea certificatului de căsătorie, completarea şi transmiterea buletinelor statistice şi a comunicărilor de menţiuni, arhivarea documentelor etc. De asemenea, prin prezenta procedură se urmăreşte stabilirea unui mod unitar de lucru pentru îndeplinirea sarcinilor aferente fişei postului pentru toţi angajaţii instituţiei implicaţi direct sau indirect în activitatea de întocmire a actelor de căsătorie. Nu î n ult imul rând, prez ent a proc edură are c a s c op s c urt area perioadei de ac omodare la noul loc de muncă pentru noii angajaţi, furnizând informaţii concrete şi detaliate cu privire la modul de îndeplinire a sarcinilor aferente fişei postului pentru noul ocupant al acestuia. 4.2 Dă asigurări cu privire la existenţa documentaţiei adecvate derulării activităţii 4.3 Asigură continuitatea activităţii, inclusiv în condiţii de fluctuaţie a personalului 4.4 Sprijină auditul și/sau alte organisme abilitate în acţiuni de auditare și/sau control, iar pe manager, în luarea deciziei 4.5 Alte scopuri 5. Domeniul de aplicare 5.1 Precizarea (definirea) activităţii la care se referă procedura operaţională: Procedura se referă la activitatea de întocmire a actelor de căsătorie. 5.2 Delimitarea explicită a activităţii procedurate în cadrul portofoliului de activităţi desfășurate de entitatea publică: Activitatea este relevantă ca importanţă, fiind procedurată distinct în cadrul instituţiei Li starea pri nci pal el or acti vi tăţi de care depi nde și/ sau care depi nd de acti vi tatea procedurată: De activitatea procedurată depind toate celelalte activităţi din cadrul instituţiei, datorită rolului pe care această activitate îl are în cadrul derulării corecte și la timp a tuturor proc es elor. 5.4 Listarea compartimentelor furnizoare de date și/sau beneficiare de rezultate ale acti vi tăţi i procedurate: Compartimente furnizare de date Toate structurile Compartimente furnizoare de rezultate: Toate structurile Compartimente implicate în procesul activităţii: Pagina 3 / 13

4 Pagina 4 din: Documente de referinţă 6.1. Reglementări internaţionale: - Nu este cazul 6.2. Legislaţie primară: - Legea nr. 295/2015 pentru modificarea şi completarea Legii nr. 119/1996 cu privire la actele de stare civilă publicată în Monitorul Oficial al României, Partea I, nr 885 din Legea nr. 117/2006 pentru modificarea şi completarea Legii nr. 119/1996 cu privire la actele de stare civilă publicată în Monitorul Oficial al României, Partea I, nr 410 din Legea nr. 272/ 2004 priv ind prot ec ţ ia ş i promov area drept urilor c opilului public at ă î n Monitorul Oficial al României, Partea I, nr 159 din Legea nr. 94/ 2004 pent ru modif ic area ş i c omplet area Legii nr. 119/ 1996 c u priv ire la ac t ele de stare civilă publicată în Monitorul Oficial al României, Partea I, nr 326 din Legea nr. 479/2002 privind modificarea Legii nr. 119/1996 cu privire la actele de stare civilă publicată în Monitorul Oficial al României, Partea I, nr 523 din Legea nr. 23/1999 pentru modificarea şi completarea unor dispoziţii din Codul familiei şi din Legea nr. 119/1996 cu privire la actele de stare civilă publicată în Monitorul Oficial al României, Partea I, nr 35 din Legea nr. 119/ 1996 c u priv ire la ac t ele de s t are c iv ilă public at ă î n Monit orul Of ic ial al României, Partea I, nr 339 din Ordonanţa de urgenţă nr. 50/2004 pentru modificarea şi completarea unor acte normative în vederea stabilirii cadrului organizatoric şi funcţional corespunzător desfăşurării activităţilor de eliberare şi evidenţă a cărţilor de identitate, actelor de stare civilă, paşapoartelor simple, permiselor de conducere şi certificatelor de înmatriculare a vehiculelor publicată în Monitorul Oficial al României, Partea I, nr 595 din Legislaţie secundară: - Ordin nr. 600/ 2018 priv ind aprobarea Codului c ont rolului int ern managerial al ent it ăţ ilor publice Publicat in Monitorul Oficial, Partea I nr. 387 din Alte documente, inclusiv reglementări interne ale entităţii publice: - Regulamentul de organizare şi funcţionare al instituţiei - Regulamentul Intern al Instituţiei - Decizii/Dispoziţii ale Conducătorului Instituţiei - Circuitul documentelor - Alte acte normative - Codul de conduită al entităţii publice - Hotărâri de Consiliu Pagina 4 / 13

5 Pagina 5 din: Definiţii și abrevieri Crt Definiţii ale termenilor: Termenul 1. Proc edură doc umentată 2. Proc edură operaţională (proc edură de luc ru) 3. Doc ument 4. Aprobare 5. Verific are 6. G es tionarea doc umentelor 7. Ediţie proc edură 8. Rev iz ie proc edură 9. Verific are 10. Căs ător ia 11. G es tionarea / c ontrolul doc umentelor 12. Apr obar e 13. G es tionarea / c ontrolul doc umentelor Definiţia și / sau, dacă este caz ul, actul care definește termenul Modul s pec ific de realiz are a unei ac tiv ităţi s au a unui proc es, editat pe s upor t de hâr tie s au în for mat elec tr onic ; pr oc edur ile doc umentate pot fi proc eduri de s is tem ş i proc eduri operaţionale; Proc edură c are des c rie un proc es s au o ac tiv itate c are s e des făş oară la niv elul unuia s au mai multor c ompar timente dintr- o entitate, făr ă aplic abilitate la niv elul într egii entităţi public e; Ac t prin c are s e adev ereș te, s e c ons tată s au s e prec oniz eaz ă un fapt, s e c onferă un drept, s e rec unoaș te o obligaţie res pec tiv tex t s c ris s au tipărit ins c ripţie s au altă mărturie s erv ind la c unoaș terea unui fapt real ac tual s au din trec ut Confirmarea s c ris ă, s emnătura ş i datarea ac es teia, a autorităţii des emnate de a fi de ac ord c u aplic area res pec tiv ului doc ument în or ganiz aţie. Confirmare prin ex aminare ş i furniz are de dov ez i obiec tiv e de c ătre autoritatea des emnată (v erific ator), a faptului c ă s unt s atis făc ute c erinţele s pec ific ate, inc lus iv c erinţele SCIM. Pr oc es ul de adminis tr ar e a doc umentelor unei entităţi public e, pentr u a s erv i interes elor ac es teia, pe parc urs ul întregii lor durate de v iaţă, de la înc eput, prin proc es ul de c reare, rev iz uire, organiz are, s toc are, utiliz are, partajare, identific are, arhiv are ş i până la dis trugerea lor; Forma ac tuală a proc edurii; Ediţia unei proc eduri s e modific ă atunc i c ând deja au fos t realiz ate 3 rev iz ii ale res pec tiv ei proc eduri s au atunc i c ând modific ările din s truc tura proc edurii depăș es c 50% din c onţinutul rev iz iei anterioare; Ac ţiunea de modific ar e r es pec tiv adăugar e s au eliminar e a unor infor maţii, date, c omponente ale unei ediţii a unei pr oc edur i, modific ăr i c e implic ă de regulă s ub 50% din c onţinutul proc edurii; Confirmare prin ex aminare ş i furniz are de dov ez i obiec tiv e de c ătre autoritatea des emnată (v erific ator), a faptului c ă s unt s atis făc ute c erinţele s pec ific ate, inc lus iv c erinţele SCIM. Uniunea liber c ons imţită dintr e un băr bat ş i o femeie, r ealiz ată în c ondiţiile pr ev ăz ute de lege în s c opul întemeier ii unei familii ş i ar e un s tatut reglementat de norme legale imperativ e. Multiplic area, difuz area, păs trarea, retragerea din uz ş i arhiv area doc umentelor. Confirmarea s c ris ă, s emnătura ş i datarea ac es teia, a autorităţii des emnate de a fi de ac ord c u aplic area res pec tiv ului doc ument în or ganiz aţie. Multiplic area, difuz area, păs trarea, retragerea din uz ş i arhiv area doc umentelor Abrevieri ale termenilor: Pagina 5 / 13

6 Pagina 6 din: 13 Crt. Abrevierea 1. PO Proc edura operaţională Abrevierea Crt. 2. Ed. Ediţie 3. Rev. Rev iz ie 4. PC Termenul abreviat Pres edintele Comis iei pentru monitoriz area, c oordonarea s i indrumarea metodologic a c u priv ire la s is temele de c ontrol managerial 5. ANFP Agenţia Naţională a Func ţionarilor Public i 6. HG Hotărâre de G uv ern 7. DC Dec laraţia de c ăs ătorie 8. AC Ac t de c ăs ătorie 9. CC Certific at de c ăs ătorie Termenul abreviat Pagina 6 / 13

7 Pagina 7 din: Descrierere activităţii sau procesului 8.1. Generalităţi: Actele de stare civilă sunt înscrisuri autentice prin care se dovedeşte naşterea, căsătoria sau decesul unei persoane. Acestea se întocmesc în interesul statului şi al persoanei şi servesc la c unoaş t erea numărului ş i s t ruc t urii populaţ iei, a s it uaţ iei demograf ic e, la apărarea drept urilor ş i libertăţilor fundamentale ale cetăţenilor. Actele de naştere, de căsătorie şi de deces se întocmesc în registre de stare civilă, în două exemplare, ambele originale, şi se completează manual, cu cerneală specială de culoare neagră. A t ribuţ iile de s t are c iv ilă s e î ndeplines c de c ons iliile judeţ ene, res pec t iv de Cons iliul General al Munic ipiului B uc ureş t i, de s erv ic iile public e c omunit are loc ale de ev idenţ ă a pers oanelor, î n unităţile administrativ-teritoriale unde acestea sunt constituite, precum şi de ofiţerii de stare civilă din cadrul primăriilor unităţilor administrativ-teritoriale în care nu funcţionează servicii publice comunitare locale de evidenţă a persoanelor. Sunt ofiţeri de stare civilă: a) primarii municipiilor, sectoarelor municipiului Bucureşti, oraşelor şi comunelor; b) şefii misiunilor diplomatice şi ai oficiilor consulare de carieră ale României; c) comandanţii de nave şi aeronave; d) d) ofiţerii de stare civilă desemnaţi prin ordin al ministrului apărării naţionale sau, după caz, al ministrului administraţiei şi internelor, potrivit prevederilor art. 8 Alin. (7). Înregistrarea actelor şi faptelor de stare civilă şi înscrierea menţiunilor se fac la cerere, pe baza declaraţiei persoanei obligate la aceasta, sau din oficiu, în condiţiile prevăzute de prezenta lege. Numele de f amilie ş i prenumele s e s c riu aş a c um rez ult ă din ac t ele de ident it at e, din certificatele de stare civilă şi din alte înscrisuri prezentate de declarant sau primite de la autorităţile prevăzute de lege. Întocmirea actelor de stare civilă, precum şi înscrierea menţiunilor se fac în limba română, folosindu-se alfabetul latin. Ofiţerul de stare civilă este obligat să verifice realitatea conţinutului declaraţiei şi concordanţa acesteia cu actele de identitate, certificatele de stare civilă şi cu celelalte înscrisuri prezentate de declarant. Actul de stare civilă, întocmit în temeiul declaraţiei, se semnează de către ofiţerul de stare civilă şi de către declarant. În cazul în care declarantul nu poate semna, ofiţerul de stare civilă, menţionează aceasta pe actul de stare civilă, pe care îl semnează. Este interzis să se facă ştersături, răzuiri, prescurtări şi adăugări în actele de stare civilă. Căsătoria se încheie de către ofiţerul de stare civilă, la sediul serviciului public comunitar local de evidenţă a persoanelor sau, după caz, al primăriei în a cărei rază de competenţă teritorială îşi are domiciliul sau reşedinţa unul dintre viitorii soţi. Căsătoria se poate încheia în afara sediului s erv ic iului public c omunit ar loc al de ev idenţ ă a pers oanelor s au, după c az, al primăriei c ompet ent e, c u aprobarea primarului, dac ă din mot iv e t emeinic e unul dint re s oţ i s e af lă î n imposibilitatea de a se prezenta. Declaraţia de căsătorie se face personal de către viitorii soţi, în scris, la sediul instituţiei. Căsătoria se încheie în termen de 10 zile, în care se cuprind atât ziua când a fost făcută declaraţia de căsătorie, cât şi ziua în care se oficiază căsătoria Documente utilizate: Pagina 7 / 13