MINISTERUL ADMINISTRATIEI SI INTERNELOR Ex

Transcriere

1 UNIVERSITATEA DE VEST DIN TIMIŞOARA PROCEDURA GENERALĂ PROCEDURA privind efectuarea de incasari si plati in numerar si cu acte de valori Cod Data: Pag. 1 din 5 Evidenta modificarilor: Nr. crt. Pagina Capitol Descrierea modificarii Data/ Versiunea Obser vatii NUME FUNCTIA DATA SEMNATURA ELABORAT CHILARESCU DIRECTOR DOINA ECONOMIC VERIFICAT STULIANEC AUDITOR ADRIAN APROBAT BIROUL SENATULUI VERSIUNEA 1.1 Note: 1. Acest document contine informatii si date care sunt proprietatea UNIVERSITATII de VEST din TIMIŞOARA 2. Prezenta procedura este destinata utilizarii exclusive pentru propriile cerinte. 3. Utilizarea integrala sau partiala a acestei proceduri in orice scop sau activitate sau reproducerea partiala / integrala in orice publicatie si prin orice procedeu ( electronic, mecanic, fotocopiere, microfilmare etc) este interzisa fara acordul scris al proprietarului. 1

2 1. SCOP Scopul acestei proceduri este : a. stabilirea unui set unitar de reguli pentru reglementarea incasarilor si platilor cu numerar si cu acte de valori in cadrul Universităţii de Vest Timişoara; b. stabilirea responsabilitatilor privind intocmirea, avizarea si aprobarea documentelor aferente acestei activitati. 2. DOMENIU Procedura se aplica de catre personalul incadrat pe pozitia nr.... din statul de organizare al unitatii. 3. REFERINTE NORMATIVE a. Regulamentul de organizare si functionare al U.V. Timişoara b. Fisa postului. c. Decret nr. 209/1976 pentru aprobarea Regulamentului operatiilor de casa d. O.M.F. 3512/2008 pentru aprobarea modelelor formularelor comune privind activitatea financiara si contabila si a normelor metodologice privind intocmirea si utilizarea acestora. 4. DESCRIEREA PROCEDURII primirea cecului de numerar verificarea autenticitatii semnaturilor, existenta stampilei, completarea corecta si citet a cecului de numerar la toate rubricile; completatarea cecului de numerar in rubricile specifice casierului ; ridicarea sumelor de numerar din conturile deschise la trezorerie ; întocmirea dispoziţiilor de încasare/plată către casierie pentru sumele încasate sau achitate. prezentarea dispozitiilor de incasare/plată catre casierie pentru acordarea vizei de control financiar preventiv propriu ; emiterea in doua exemplare a chitantei cod pentru titularii, sumele si scopurile inscrise in dispozitiile de incasare ; completarea dispozitiilor de incasare la rubricile specifice cu suma, data si semnatura ; primirea dispozitiilor de plata catre casierie, listelor de plata sau a altor documente de plati ; verificarea existentei, valabilitatii si autenticitatii semnaturilor prin care se dispune plata ; verificarea existentei anexelor la documentele de plata ; inapoierea documentele de plata pentru completare si numai dupa ce acestea sunt intocmite corect, va efectua plata ; efectuarea platii sumelor in numerar numai persoanelor indicate in documentele de plata ; efectuarea platii sumelor in numerar persoanelor imputernicite pe baza de procura autentificata, speciala sau generala si al actului de identitate ; anexarea unei copii a procurii certificata de el si primitorul sumei la documentul de plata ; 2

3 efectuarea platii sumelor in numerar si pe baza de imputernicire, vizata de seful ierarhic al titularului drepturilor salariale, in cazul in care plata se face unui membru din familia titularului sau unei persoane din aceeasi unitate ; anexarea inscrisului de imputernicire la documentul de plata ; cand o persoana nu are posibilitatea sa semneze personal, primirea sumei se confirma de o alta persoana din unitate, care inscrie pe documentul de plata numele beneficiarului sumei si semneaza, cu mentionarea pe documentul de plata a seriei si numarului actului de identitate al primitorului si al celui care a semnat pentru el, precum si unitatea care le-a eliberat ; urmarirea ca primitorii de sume sa semneze in documentele de plata numai cu cerneala, creion chimic sau pasta, indicand si data primirii sumei ; dupa efectuarea platii sa aplice pe document ştampila cu textul ACHITAT, indicand data operatiunii, dupa care semneaza pentru confirmarea platii ; intocmirea foii de varsamint pentru depunerile de numerar in cont ; depunerea in contul de venituri bugetare a sumelor incasate ca venituri bugetare in urmatoarea zi lucratoare de la data incasarii pe baza de foaie de varsamant ; depunerea in conturile de la trezorerie a sumelor ce depasesc limita soldului de casa, in urmatoarea zi lucratoare ; tinerea evidentei incasarilor si platilor in numerar si al actelor de valori cu ajutorul registrului de casa ; intocmirea registrului de casa pe baza documentelor justificative : verificarea documentelor de plati si incasari inscrise in registrul de casa prin totalizarea operatiunilor din ziua respectiva si stabilirea soldul casei ; verificarea monetarului, care trebuie sa corespunda cu soldul casei, si inscrierea acestuia pe verso exemplarului unu al registrului de casa ; semnarea celor doua exemplare ale registrului de casa ; predarea exemplarului doi din registrul de casa sefului serviciului financiar, in aceeasi zi sau cel mai tirziu a doua zi, impreuna cu documentele justificative, sub semnatura in registrul de casa ; RESPONSABILITATI a. Şeful serviciului financiar : - întocmeşte graficul de plăţi şi îl înainteaza Trezoreriei, - efectuează plăţile în concordanţă cu sumele înscrise în graficul de plăţi, - analizeaza, verifica si aproba documentele de incasari si plati in numerar si cu acte de valori. - verifica din punct de vedere al continutului si formei registrul de casa ; - verifica documentele de plati si incasari inscrise in registrul de casa si daca soldul este stabilit corect ; - verifica corespondenta intre sumele inscrise in registrul de casa cu cele din duplicatele chitantelor emise, din cecurile in numerar sau din alte documente specifice ; - verifica daca sumele incasate au fost depuse la trezorerie, la termenele si in conditiile stabilite de instructiuni ; 3

4 - verifica daca sumele inscrise in registrul de casa corespund cu cele din documentele de incasari si plati ; - verifica semnaturile pe documentele de incasari si plati ; - urmareste respectarea acestei proceduri in cadrul compartimentului financiar. b. Directorul economic ; - verifica si semneaza ordonantarile de plata documentelor de plati ; - inainteaza ordonantarile de plata sefului de serviciu ; c. Casierul : - efectueaza platile numai titularilor si cu respectarea prevederilor legale in acest sens, pe baza de semnatura; - nu efectueza plati in numerar care nu au la baza documente justificative legale ; - toate documentele justificative trebuie sa fie inregistrate in registrul de casa ; - numerarul existent in casierie si care nu se justifica cu documente justificative, se considera plus de casa ; - sumele in numerar si actele de valoare trebuie numarate, inregistrate si controlate ; - intocmirea foii de varsamint pentru depunerile de numerar in cont ; -depunerea in contul de venituri bugetare a sumelor incasate ca venituri bugetare in urmatoarea zi lucratoare de la data incasarii pe baza de foaie de varsamant ; -depunerea in conturile de la trezorerie a sumelor ce depasesc limita soldului de casa, in urmatoarea zi lucratoare ; -tinerea evidentei incasarilor si platilor in numerar si al actelor de valori cu ajutorul registrului de casa ; b. Persoanele care utilizeaza procedura Aplica forma initiala, precum si varianta/variantele revizuita/revizuite de la data intrarii in vigoare a acestora. 5. DISPOZITII FINALE a. procedura va fi adusa la cunostinta personalului care executa activitatile respective. b. actuala procedura va fi revizuita in cazul in care apar modificari ale reglementarilor legale cu caracter general si intern pe baza carora se desfasoara activitatile care fac obiectul acestei proceduri. c. pe perioada absentei de la serviciu a persoanelor nominalizate in Anexa nr. 1 care utilizeaza prezenta procedura, forma initiala, precum si varianta/variantele revizuita/ revizuite, se aplica si de catre inlocuitorii acestora. d. aceasta procedura intra in vigoare de la ANEXE: 1. Lista cu personalul care a luat la cunoştinţă despre existenţa procedurii. Universitatea de Vest Timisoara 4

5 NR.1 ANEXA LISTA DE DIFUZARE A PROCEDURII Nr. Crt. Funcţia Numele şi prenumele Semnătura Data luării la cunoştinţă 1. Sef serviciu financiar Ec. Crăculeac Codruţa 2. Director economic Ec. Chilarescu Doina 3. Casier Roşu Carmen 5