Microsoft Word - Pagina de garda MSIM11.doc

Transcriere

1 UNIVERSITATEA VASILE ALECSANDRI DIN BACĂ U COD: RECTOR, PROF. UNIV. DR. ING. VALENTIN NEDEFF Prenumele şi numele Semnătura Reprezentantul Managementului Elaborat Prof. univ. dr. ing. Gheorghe PINTILIE Şef lucr. dr. ing. Mirela PANAINTE EDIŢIA: 1 REVIZIA: EXEMPLAR NR.: Intră în vigoare începând cu data de , prin aprobarea în Ședința Senatului Universității Vasile Alecsandri din Bacău. PREZENTA DOCUMENTAŢIE ESTE PROPRIETATEA UNIVERSITĂŢII VASILE ALECSANDRI DIN BACĂU. MODIFICAREA, MULTIPLICAREA SAU DIFUZAREA ACESTEIA FĂRĂ APROBAREA SCRISĂ A EMITENTULUI ESTE INTERZISĂ, CONFORM LEGII 8/ Document controlat - F 01.07/Ed.1

2 LISTA REVIZIILOR Pag./Total pag. 1/1 Data Simbol revizie Ediţie/ Revizie/ Cap./ Pag./ Parag. a 1/1 Cap şi 8.3.2, alin 5, alin 11 LISTA REVIZIILOR Conţinutul reviziei identificarea şi corectarea neconformităţii şi luarea măsurilor de reducere a impactului asupra mediului; identificarea şi corectarea neconformităţii şi luarea măsurilor de reducere a consecinţelor referitoare la SSO Responsabilităţi Elaborat Avizat Aprobat Director DM Mirela Panainte Reprezentant Management Gheorghe Pintilie Rector Valentin Nedeff Cap. 1 Subcap S-a completat adresa Universităţii F 02.07/Ed.1 Fişier SiM/MSIM/Lista reviziilor MSIM

3 CAPITOLUL 1 PREZENTAREA UNIVERSITǍŢII Pag./Total pag. 1/5 1.1 INFORMAŢII UTILE Statutul juridic al Universităţii Vasile Alecsandri din Bacău Universitatea Vasile Alecsandri din Bacău este o instituţie de învăţământ superior şi de cercetare ştiinţifică, de stat, cu personalitate juridică, aflată în subordinea Ministerului Educaţiei, Cercetării, Tineretului şi Sportului. Universitatea Vasile Alecsandri din Bacău are în structura sa: facultăţi, departamente, catedre, precum şi alte structuri funcţionale pentru cercetare ştiinţifică, pentru: cooperare cu instituţii de învăţământ şi de cercetare din ţara şi străinătate, documentare, editare de carte universitară etc. Ea include, de asemenea, structuri funcţionale pentru asigurarea serviciilor administrative, a resurselor umane, financiar - contabile, tehnice şi sociale. Universitatea Vasile Alecsandri din Bacău a aderat la Magna Charta a Universităţilor Europene de la Bologna, Italia. Carta Universităţii Vasile Alecsandri din Bacău este documentul de bază care stabileşte rolul, principiile academice, obiectivele, structura şi organizarea Universităţii Istoricul Universităţii Vasile Alecsandri din Bacău Universitatea Vasile Alecsandri din Bacău este o instituţie de învăţământ superior şi de cercetare ştiinţifică, de stat, cu o bogată tradiţie şi rezultate meritorii în învăţământul superior românesc. Universitatea asigură formarea iniţială şi formarea continuă a specialiştilor, precum şi desfăşurarea activităţilor de cercetare ştiinţifică în domeniile: limbă şi literatură, istorie, ştiinţe ale comunicării, educaţie fizică şi sport, inginerie industrială, inginerie energetică, ingineria produselor alimentare, mecatronică şi robotică, inginerie şi management, calculatoare şi tehnologia informaţiei, inginerie mecanică, ingineria mediului, inginerie chimică, inginerie fizică, matematică, biologie, informatică, contabilitate, marketing. Prin HCM nr. 547/1961 şi Ordinul Ministrului Învăţământului şi Culturii nr. 688/1961 a luat fiinţă învăţământul de stat din Bacău. În 1961 s-a înfiinţat Institutul Pedagogic cu următoarea structură: Facultatea de Filologie cu secţia Limba şi literatura română, Facultatea de Matematică cu secţia de Matematică şi Facultatea de Ştiinţe Naturale cu secţia de Ştiinţe naturale şi cunoştinţe agricole teoretice şi practice. Acestora li s-au adăugat în 1964 Facultatea de Istorie - Geografie şi Facultatea de Educaţie Fizica şi Sport, iar în 1976 Facultatea de Inginerie. Primul program de studiu de învăţământ tehnic superior la Bacău a fost Tehnologia Construcţiilor de Maşini. În anul 1984 Institutul de Învăţământ Superior este transformat în Institut de Subingineri, subordonat Institutului Politehnic Iaşi. În anul 1985 este înfiinţat programul de studiu Tehnologie Chimică Anorganică, iar în anul următor, programul de studiu Reţele Electrice. În anul 1990, în baza Ordinului Ministrului învăţământului, nr. 7751/1990, Institutul de Subingineri din Bacău devine Institutul de Învăţământ Superior din Bacău şi funcţionează cu două facultăţi: Facultatea de Litere şi Ştiinţe şi Facultatea de Inginerie. În acel an, Facultatea de Inginerie avea în structură programele de studiu Tehnologia construcţiilor de maşini, Mecanică fină, Utilaj tehnologic pentru industria alimentară, Utilaj tehnologic pentru celuloză şi hârtie, Energetică industrială. În cadrul Facultăţii de Litere şi Ştiinţe au fost reînfiinţate: profilul Matematică cu programul de studiu Matematică-Fizică, profilul Biologie cu programul de studiu Biologie-Ecologie, profilul Filologie, programele de studiu Limba şi literatura română o limbă şi literatură străină (franceză, engleză) şi Fişier SIM/MSIM/Capitolul 1.doc

4 CAPITOLUL 1 PREZENTAREA UNIVERSITǍŢII Pag./Total pag. 2/5 An pregătitor, profilul Educaţie fizică şi sport şi profilul Economic, cu programul de studiu Turism şi servicii. În anul 1991, Institutul de Învăţământ Superior din Bacău devine Universitatea din Bacău, în baza Ordinului Ministrului Învăţământului şi Ştiinţei, nr din şi a Hotărârii Guvernului nr. 812 din În baza HG 1093 din Universitatea din Bacău, îşi schimbă denumirea în Universitatea Vasile Alecsandri din Bacău. Facultatea de Inginerie se dezvoltă continuu, prin înfiinţarea de noi specializări şi prin introducerea de noi forme de studiu. În 1992 este înfiinţat programul de studiu Tehnologia şi controlul calităţii produselor alimentare, iar în 1996 este desfiinţat programul de studiu Mecanică Fină. Noile programe de studiu înfiinţate sunt: Inginerie economică în domeniul mecanic (1998), Ingineria şi managementul calităţii (1999), Ingineria mediului industrial (2000), redenumită în 2002 în Ingineria şi protecţia mediului în industrie, Mecatronică (2000), Inginerie biochimică (2000), Tehnică de calcul (1999), transformată în 2005 în Tehnologia informaţiei, Design Industrial (2003), Inginerie economică în domeniul electric, electronic şi energetic (2003), Ştiinţe inginereşti aplicate (2006). Începând cu anul 1999 Facultatea de Inginerie dezvoltă învăţământul postuniversitar pe trei direcţii de formare: studii aprofundate şi de master cu durata de 1 an, respectiv 2 ani, studii postuniversitare de specializare/conversie profesională cu durata de 3 semestre şi cursuri postuniversitare de perfecţionare cu durata de un semestru. Facultatea de Litere şi Ştiinţe se dezvoltă şi ea, împărţindu-se în timp în mai multe facultăţi. Începând cu anul universitar , s-au introdus programele de studiu: Limba şi literatura engleză limba şi literatura română sau limba şi literatura franceză, Kinetoterapie. În anul universitar , a fost aprobat să funcţioneze programul de studiu Limba şi literatura franceză limba şi literatura română sau limba şi literatura engleză. În acelaşi an este înfiinţat programul de studiu Contabilitate şi Informatică de gestiune. În anul 1996 secţia Educaţie fizică şi sport devine facultate separată, purtând în momentul de faţă numele de Facultatea de Ştiinţe ale Mişcării, Sportului şi Sănătăţii. Din anul 2005, facultatea are două programe de studii, Educaţie fizică şi sportivă, Kinetoterapie şi motricitate specială, iar din anul 2009 programul de studiu Sport şi performanţă motrică în domeniul Educaţie fizică şi Sport şi programul de studiu Terapie ocupaţională în domeniul Psihologie. În cadrul facultăţii funcţionează pentru cele două domenii învăţământul cu frecvenţă redusă şi 3 specializări de master. În anul 2002, Facultatea de Litere şi Ştiinţe se separă în Facultatea de Ştiinţe şi Facultatea de Litere, iar din anul universitar , din Facultatea de Ştiinţe se desprinde Facultatea de Ştiinţe Economice. Facultatea de Ştiinţe funcţionează în prezent cu domeniile Matematică, apărută prin transformarea în 2005 a specializării Matematică - Fizică, Informatică, autorizată în 2005, Biologie şi Ecologia şi protecţia mediului. Facultatea mai coordonează şi programele de master Protecţia şi valorificarea resurselor biologice, Matematică didactică şi Modele matematice şi sisteme informatice în domeniul financiar-bancar. În cadrul Facultăţii de Ştiinţe Economice funcţionează în prezent programele de studiu: Marketing, învăţământ de zi şi la distanţă, Contabilitate şi Informatică de gestiune, învăţământ de zi şi cu frecvenţă redusă, iar din anul 2009 programul de studiu Fişier SIM/MSIM/Capitolul 1.doc

5 CAPITOLUL 1 PREZENTAREA UNIVERSITǍŢII Pag./Total pag. 3/5 Administrarea afacerilor. În cadrul facultăţii sunt organizate şi direcţii de studiu de învăţământ postuniversitar şi formare continuă. În cadrul Facultăţii de Litere, în anul universitar , se reînfiinţează programul de studiu Limbi străine (engleză/franceză) limba şi literatura română, iar începând cu anul universitar , funcţionează programul de studiu Istorie limbi străine (engleză, franceză, germană), care din anul 2005 se reorganizează în programul de studiu Istorie, intrat în lichidare cu anul Începând cu anul universitar , este aprobat programul de studiu Comunicare şi Relaţii publice. Studiile postuniversitare au fost înfiinţate în cadrul Facultăţii de Litere după cum urmează: în anul , Ştiinţe ale comunicării şi ale limbajului, în anul , Studii culturale şi literare şi în anul , Studii lingvistice, jurnalistice şi editoriale. În anul 1998 se înfiinţează Departamentul pentru Pregătirea Personalului Didactic coordonând din 1999 şi programele de studiu existente în cadrul Colegiului de Institutori: Institutori limba engleză, Institutori limba franceză, Institutori educaţie fizică. După desfiinţarea Colegiului în anul 2005, Departamentul asigură pregătirea psiho-pedagogică a studenţilor şi absolvenţilor care doresc să urmeze o carieră didactică şi perfecţionarea cadrelor didactice. Din anul 2008 în cadrul DPPD, este autorizat programul de studiu de licenţă Pedagogia învăţământului primar şi preşcolar. În anul 2007 UB primeşte acreditarea ca Instituţie Organizatoare de Studii de Doctorat conform OMEdC 667/ Departamentul de Cercetare şi Transfer Tehnologic a fost înfiinţat conform Hotărârii Senatului Universităţii din Bacău din noiembrie 2001 şi funcţionează sub coordonarea Senatului şi a Prorectorului cu Cercetarea al Universităţii. Principalele obiective ale Departamentului de Cercetare şi Transfer Tehnologic constau în asigurarea unui cadru organizatoric corespunzător activităţilor de cercetare ştiinţifică, proiectare, consulting, analiză şi expertiză tehnică, asistenţă tehnică şi stimulare a transferului tehnologic, a valorificării rezultatelor, inovării, a absorbţiei şi difuziei acestora în rândul agenţilor economici şi în economie în general. Structura actuală a departamentului este următoarea: - 5 Centre de cercetare recunoscute CNCSIS: Inginerie Managerială şi Tehnologică; Inginerie Mecanică; Energetică, Mecatronică şi Informatică; Chimie aplicată şi inginerie de proces; Inginerie fizică şi ingineria mediului. - 8 Centre de cercetare recunoscute la nivelul universităţii: Centrul de Studii şi Cercetări Economice; Centrul interdisciplinar de studiu al formelor discursive contemporane (INTERSTUD); Centrul de cercetare pentru performanţă umană; Centrul de excelenţă privind cercetarea interdisciplinară în domeniul educaţiei fizice şi sportului; Centrul de cercetări psihopedagogice Fişier SIM/MSIM/Capitolul 1.doc

6 CAPITOLUL 1 PREZENTAREA UNIVERSITǍŢII Pag./Total pag. 5/5 - Personalitate - formare - educaţie - performanţă (PERFORMED); Centrul de cercetare "Matematică - Informatică"; Centrul de explorări textuale şi acţiune prin limbaj (CETAL); Centrul de cercetare "Resursele mediului şi biotehnologii". - 5 Colective de cercetare: Semiologia Culturii; Coduri de comunicare; Economia şi Administrarea Afacerilor; Inginerie Alimentară, Chimică şi Biochimică; Promovarea Activă a Sănătăţii. Universitatea a cunoscut o dezvoltare continuă şi în consecinţă, în anul universitar , structura ei cuprinde (Anexa nr. 3 Organigrama Universităţii Vasile Alecsandri din Bacău): Facultatea de Inginerie, cod Facultatea de Litere, cod Facultatea de Ştiinţe, cod Facultatea de Ştiinţe Economice, cod Facultatea de Ştiinţe ale Mişcării, Sportului şi Sănătăţii, cod Departamentul (Facultatea) de Pregătire a Personalului Didactic, cod Departamentul (Biroul) de Relaţii Internaţionale şi Programe Comunitare, cod Departamentul (Serviciul ) Bibliotecă, cod Departamentul pentru Învăţământ la distanţă şi Frecvenţă Redusă, cod Departamentul de Consiliere Profesională, cod Departamentul de Cercetare şi Transfer Tehnologic, Studii Postuniversitare, Formare Continuă şi Doctorat, cod Departamentul (Serviciul) Multiplicare şi Editura Alma Mater, cod Departamentul de Management, cod Biroul de audit Public Intern, cod Biroul Control Financiar Intern; cod Oficiul Juridic; cod Direcţia Generală Administrativă, cod. 12. Direcţia Resurse Umane, Comunicare şi informatizare, cod Direcţia Economică şi Socială, cod Secretariatul General Universitate, cod Direcţia Patrimoniu, cod Pe lângă învăţământul superior din ciclurile de licenţă, masterat şi doctorat, în cadrul Universităţii se desfăşoară un număr însemnat de cursuri postuniversitare de specializare, de conversie profesională, aprofundate, de specializare şi de specialitate. Adresa: Calea Mărăşeşti, nr. 157, ; tel ; fax: ; Str. Spiru Haret, nr. 8, ; tel./fax (facultatea Ştiinţe Economice); tel. /fax (facultatea de Litere) Str. Violetelor, nr. 9A; ; tel (cămin) rector@ub.ro; DOMENIUL DE ACTIVITATE Activităţi de formare profesionalǎ a cadrelor cu pregătire superioarǎ şi activităţi de cercetare Fişier SIM/MSIM/Capitolul 1.doc

7 CAPITOLUL 1 PREZENTAREA UNIVERSITǍŢII Pag./Total pag. 6/5 Activităţile care conferă identitate şi personalitate Universităţii Vasile Alecsandri din Bacău sunt învăţământul şi cercetarea ştiinţifică, sportivă şi cultural artistică desfăşurate în organizare proprie şi/sau în cooperare cu alte instituţii din ţară şi străinătate. În jurul acestor activităţi se fundamentează politica instituţională, se elaborează strategiile de dezvoltare şi programele operaţionale pe termen scurt, mediu sau lung. Universitatea Vasile Alecsandri din Bacău pregăteşte viitorii licenţiaţi în domeniile fundamentale de licenţă şi de certificare. De asemenea, realizează perfecţionarea pregătirii profesionale şi de cercetare a absolvenţilor prin studii de masterat, studii de doctorat, cursuri postuniversitare de scurtă durată, studii aprofundate, cursuri de formare continuă şi conversie profesională, perfecţionarea cadrelor didactice. În Universitatea Vasile Alecsandri din Bacău activitatea de cercetare ştiinţifică se desfăşoară în mod organizat, la nivel de centre de cercetare şi colective de cercetare, cu rezultate remarcabile pe plan naţional şi internaţional. Activitatea de cercetare este corelată cu activitatea didactică, în special pentru ciclurile de master şi doctorat. Atât activitatea didactică, cât şi cea de cercetare ştiinţifică, se pot realiza în cadrul unor parteneriate cu instituţii din ţară sau din străinătate Activităţi conexe proceselor didactice şi de cercetare Misiunea de bază a Universităţii, didactică şi de cercetare, este completată de activităţi conexe, care asigură suportul material şi de imagine activităţilor de bază: activităţi de editare şi tipărire a cărţilor şi periodicelor de specialitate; activităţi de transfer tehnologic al rezultatelor cercetării; organizare de conferinţe şi simpozioane ştiinţifice; activităţi de consultanţă şi servicii; activităţi culturale şi sportive Suportul activităţilor S-a creat o bază materială care asigură suportul pentru misiunea de bază a Universităţii, astfel: suprafaţa spaţiilor de învăţământ din UB este de mp (săli de curs şi seminarii, laboratoare, hale) la care se adaugă şi 5073,6 mp suprafaţa bazei sportive; 839 locuri în cămine complet renovate; 1537,9 mp de bibliotecă cu 470 locuri pentru lectură, 30 locuri dotate cu calculatoare, recepţionată 2009; 8006 mp spaţiu amenajat în campusuri pentru recreerea studenţilor; 1960 mp de cantină (4 săli), extinsă şi renovată care asigură masa pentru 400 de studenţi. Toate acestea precum şi antrenarea Ligii Studenţilor din UB asigură condiţiile necesare pentru îndeplinirea cerinţelor legate de pregătirea studenţilor şi de activitatea de cercetare ştiinţifică, acces la informaţie, cazare, masă şi recreere. Fişier SIM/MSIM/Capitolul 1.doc

8 CAPITOLUL 2 CONSIDERAŢII GENERALE Pag./Total pag. 1/ OBIECT Manualul sistemului integrat (MSIM) prezintă sistemul integrat de management al calităţii, mediului, sănătăţii şi securităţii ocupaţiei, responsabilităţii sociale, adoptat în cadrul Universităţii Vasile Alecsandri din Bacău şi cuprinde: structura organizatorică, responsabilităţile managementului, procesele sistemului integrat de management şi interacţiunile dintre acestea, precum şi structura documentelor utilizate, pentru a asigura implementarea politicii şi realizarea obiectivelor stabilite de managementul la cel mai înalt nivel al Universităţii. Prin aplicarea eficace a sistemului integrat de management şi prin îmbunătăţirea lui continuă, Universitatea are în vedere menţinerea şi demonstrarea capacităţii de a furniza în mod consecvent servicii şi produse care să satisfacă cerinţele clienţilor şi cerinţele legale, reglementate şi alte cerinţe la care subscrie pe linie de mediu, sănătate şi securitate ocupaţională şi responsabilitate socială, astfel ca în final să obţină creşterea satisfacţiei clienţilor şi a părţilor interesate. La realizarea SIM, s-a avut în vedere menţinerea şi demonstrarea capabilităţii de a respecta normele internaţionale ale drepturilor omului şi legislaţia naţională a muncii, în vederea protejării întregului personal care prestează servicii sau/şi realizează produse, inclusiv subfurnizori/ subcontractori DOMENIU DE APLICARE MSIM este obligatoriu pentru întreaga Universitate, la toate nivelurile şi pentru toate activităţile aferente domeniului de aplicare, începând cu data aprobării. Domeniul de aplicare este următorul: La nivelul Universităţii: Activităţi de educaţie/formare profesională pe cicluri de licenţă, masterat şi doctorat, învăţământ de zi, cu frecvenţă redusă şi la distanţă, programe de formare continuă şi specializare postuniversitară şi în domeniul activităţii de cercetare ştiinţifică, consultanţă, asistenţă tehnică şi transfer tehnologic ; Facultatea de inginerie: Activităţi de educaţie/formare profesională pe cicluri de licenţă, masterat şi doctorat, învăţământ de zi, programe de formare continuă şi specializare postuniversitară şi în domeniul activităţii de cercetare ştiinţifică, consultanţă, asistenţă tehnică şi transfer tehnologic ; Facultatea de ştiinţe ale mişcării, sportului şi sănătăţii: Activităţi de educaţie/formare profesională pe cicluri de licenţă şi masterat, învăţământ de zi, cu frecvenţă redusă, programe de formare continuă şi specializare postuniversitară şi în domeniul activităţii de cercetare ştiinţifică, consultanţă şi asistenţă tehnică ; Facultatea de litere: Activităţi de educaţie/formare profesională pe cicluri de licenţă şi masterat, învăţământ de zi, programe de formare continuă şi specializare postuniversitară şi în domeniul activităţii de cercetare ştiinţifică; Facultatea de ştiinţe: Activităţi de educaţie/formare profesională pe cicluri de licenţă şi masterat, învăţământ de zi şi cu frecvenţă redusă programe de formare continuă şi Fişier SIM/MSIM/Capitolul 2.doc

9 CAPITOLUL 2 CONSIDERAŢII GENERALE Pag./Total pag. 2/4 specializare postuniversitară şi în domeniul activităţii de cercetare ştiinţifică şi consultanţă ; Facultatea de ştiinţe economice: Activităţi de educaţie/formare profesională pe cicluri de licenţă şi masterat, învăţământ de zi şi la distanţă, programe de formare continuă şi specializare postuniversitară şi în domeniul activităţii de cercetare ştiinţifică şi consultanţă ; Departamentul de pregătire a personalului didactic: Activităţi de educaţie/formare profesională, programe de formare continuă şi specializare postuniversitară şi în domeniul activităţii de cercetare ştiinţifică ; Sistemul Integrat de Management adoptat în Universitatea Vasile Alecsandri din Bacău satisface toate cerinţele din SR EN ISO 9001:2008, SR ISO IWA 2:2009, SR EN ISO 14001:2005, SR OHSAS 18001:2008, SA 8000:2008 precum şi Standardele de management/ control intern ale entităţilor publice DOCUMENTE DE REFERINŢĂ SR EN ISO 9000:2006 Sisteme de management al calităţii. Principii fundamentale şi vocabular; SR EN ISO 9001:2008 Sisteme de management al calităţii. Cerinţe; SR EN ISO 9004:2010 Sisteme de management al calităţii. Linii directoare pentru îmbunătăţirea performanţelor; SR EN ISO 19011:2003 Ghid pentru auditarea sistemelor de management al calităţii şi/sau mediu; SR ISO 10005:1999 Managementul calităţii. Ghid pentru planurile calităţii; SR ISO 10013:2003 Ghid pentru elaborarea manualelor calităţii; SR ISO IWA 2:2009. Sisteme de management al calităţii. Linii directoare pentru aplicarea ISO 9001:2000 în domeniul educaţiei; SR EN ISO 14001:2005. Sisteme de management de mediu. Cerinţe cu ghid de utilizare; SR ISO 14050: Management de mediu - Vocabular; SR EN ISO 14031:2001 Management de mediu. Evaluarea performanţei de mediu - Ghid; SR EN ISO 14024:2001 Etichete şi declaraţii de mediu. Principii și proceduri; SR ISO 14020:2000 Etichete şi declaraţii de mediu. Principii generale; SR OHSAS:2008 Sisteme de management al sănătăţii şi securităţii ocupaţionale - Cerinţe; SR OHSAS 18002:2009 Sisteme de management al sănătăţii şi securităţii ocupaţionale - Linii directoare pentru implementarea OHSAS 18001:2007; Ordinul MEF nr. 946:2005, modificat de Ordinul nr. 1389/2006 pentru asigurarea codului intern, cuprinzând standardele de management/control intern la entitățile publice și pentru dezvoltarea sistemelor de control managerial; SA 8000:2008 Certificarea sistemelor de management al responsabilităţii sociale; Legea nr. 319/2006 Legea securităţii şi sănătăţii în muncă; Fişier SIM/MSIM/Capitolul 2.doc

10 CAPITOLUL 2 CONSIDERAŢII GENERALE Pag./Total pag. 3/4 H.G. nr. 1425/2006 pentru aprobarea normelor metodologice de aplicare a prevederilor legii securităţii şi sănătăţii în muncă nr. 319/ 2006; Legea Învăţământului nr. 84/1995 republicată şi completată de legea nr. 50/2009 și Legea nr. 387/2009; Legea nr. 128/1997 privind statutul cadrelor didactice, completată de Legea 119/2009; Legea nr. 387/2009; Legea nr. 1/2010; Legea nr. 330/2009; HG nr. 749/2009, modificată şi completată cu HG nr. 943/2009 şi HG nr. 1093/2009 privind aprobarea Nomenclatorului domeniilor, a structurilor instituţiilor de învăţământ superior şi a specializărilor/ programelor de studii universitare de licenţă acreditate sau autorizate să funcţioneze provizoriu organizate de acestea; OMEdC 3617/2005 privind aplicarea generalizata a sistemului european de credite transferabile; Legea educaţiei fizice şi sportului 69/2000, modificată şi completată de Legea nr. 34/2009; Legea cercetării 324/2003, care aprobă OUG nr. 57/2002, modificată și completată de OG nr. 38/2004; Legea 319/2003 privind statutul personalului de cercetare; Legea 288/2004 privind organizarea studiilor universitare, completată de Legea 346/2005 care aprobă OUG nr. 78/2005; Legea 87/2006 privind asigurarea calităţii în învăţământ, care aprobă OUG nr.75/2005, modificată și completată de OUG 102/2006 care a fost aprobată de Legea nr. 240/2007; H.G. 567/ privind organizarea şi desfăşurarea studiilor universitare de doctorat, modificată prin H.G. nr. 1169/2005 și HG nr. 1717/2008; OUG 34/2006 privind atribuirea contractelor de achiziţie publică, a contractelor de concesiune de lucrări publice şi a contractelor de concesiune de servicii, modificată de OUG nr. 19/2009 și OUG nr. 72/2009; Standarde specifice ARACIS; Proceduri ARACIS; Carta Universităţii Vasile Alecsandri din Bacău; Codul de etică universitară al Universităţii Vasile Alecsandri din Bacău; Toate Regulamentele universitare din lista documentelor interne, aparţinând SIM din cadrul Universității Vasile Alecsandri din Bacău; Toate instrucţiunile din lista documentelor interne, aparţinând SIM din cadrul Universităţii Vasile Alecsandri din Bacău. Notă: în cadrul manualului cât şi în cadrul celorlalte documente ale sistemului integrat de management nu se precizează numărul sau data ediţiei/reviziei documentelor la care se face referire, aplicându-se principiul ultima ediţie/ revizie a documentului citat este aplicabilă şi se regăseşte în lista documentelor sistemului și lista înregistrărilor valabile la acea dată, postate pe pagina de intranet la adresa ELABORAREA, REVIZUIREA ŞI DIFUZAREA MANUALULUI SISTEMULUI INTEGRAT DE CALITATE, MEDIU, SĂNĂTATE ŞI SECURITATE OCUPAŢIONALĂ, RESPONSABILITATE SOCIALĂ (MSIM) Fişier SIM/MSIM/Capitolul 2.doc

11 CAPITOLUL 2 CONSIDERAŢII GENERALE Pag./Total pag. 4/4 Elaborarea ediţiilor şi efectuarea reviziilor manualului este responsabilitatea Departamentului de Management şi respectă prescripţiile procedurii PO Elaborarea, modificarea şi difuzarea documentelor sistemului integrat de management. Acesta este avizat de Reprezentantul Managementului şi aprobat de Rectorul Universităţii. Manualul este structurat pe capitole. Fiecare capitol este divizat în subcapitole şi după caz puncte şi subpuncte. Paginile sunt numerotate pe capitole începând cu 1, în ordine crescătoare, la fiecare capitol al manualului. Revizia manualului se efectuează de către Departamentul de Management ori de câte ori se consideră necesar, ca urmare a: - deciziilor rezultate din analizele efectuate de management privind respectarea cerinţelor şi eficacitatea sistemului integrat de management implementat; - modificării structurii organizatorice sau a oricărei schimbări a domeniului de aplicare precum şi la solicitarea facultăţilor şi compartimentelor din Universitate; - acţiunilor corective/preventive stabilite în urma auditurilor interne şi externe; - modificări ale listei documentelor interne ce pot afecta conținutul manualului; - solicitărilor clienţilor; - modificărilor ce apar în documentele legale, de reglementare şi altele aplicabile. Analiza sistematică a manualului sistemului integrat de management (MSIM) se efectuează anual de Departamentul de Management şi în funcţie de rezultatul analizei se revizuieşte sau nu. Revizia poate afecta unul sau mai multe capitole ale manualului, conducând la editarea numai a capitolelor sau anexelor revizuite, sau la întregul manual, caz în care se reeditează întregul manual. Stadiul reviziei manualului este identificat pe pagina de gardă şi în listele reviziilor. Numărul reviziei manualului este crescut cu 1 de fiecare dată când o pagină sau un număr de pagini sunt modificate simultan. Departamentul de Management răspunde de difuzarea controlată a manualului sistemului integrat de management tuturor factorilor implicaţi şi organismului de certificare, conform listei de difuzare, aprobată de Reprezentantul Managementului. Persoanele cărora li se difuzează manualul pe bază de semnătură au obligaţia de a-l face cunoscut personalului din subordine şi de a-l ţine la dispoziţia acestuia. Difuzarea externă a MSIM se poate face organismelor de autorizare sau acreditare, organismelor cu drept de control sau clienţilor, la solicitarea acestora. Aceste exemplare nu se difuzează controlat. MSIM se difuzează în afara organizaţiei numai cu aprobarea rectorului Universităţii, fiind interzisă înstrăinarea sau copierea de către destinatar fără o aprobare specială scrisă, eliberată în acest sens de către rector. Fişier SIM/MSIM/Capitolul 2.doc

12 CAPITOLUL 3 DEFINIŢII ŞI ABREVIERI Pag./Total pag. 1/ DEFINIŢII Politica obiective şi orientări generale ale Universităţii în ceea ce priveşte calitatea, mediul, sănătatea şi securitatea ocupaţiei, responsabilitatea socială. aşa cum sunt exprimate oficial de managementul la cel mai înalt nivel. Cerinţă nevoie sau aşteptare care este declarată, în general implicită sau obligatorie. Calitate măsura în care un ansamblu de caracteristici intrinseci ale unui produs îndeplineşte cerinţele. Asigurarea calităţii ansamblul activităţilor planificate şi sistematic implementate în cadrul sistemului calităţii şi demonstrate atât cât este necesar, pentru furnizarea încrederii că cerinţele referitoare la calitate vor fi satisfăcute. Controlul calităţii tehnici operaţionale utilizate pentru satisfacerea condiţiilor referitoare la calitate. Acţiune corectivă acţiune întreprinsă pentru eliminarea cauzelor unor neconformităţi, defecte, sau alte situaţii nedorite identificate, cu scopul prevenirii repetării acestora. Acţiune preventivă acţiune întreprinsă pentru eliminarea cauzelor unor neconformităţi, defecte, sau alte situaţii nedorite posibile, cu scopul prevenirii apariţiei acestora. Îmbunătăţirea calităţii parte a managementului calităţii, concentrată pe creşterea abilităţii de a îndeplini cerinţe ale calităţii. Neconformitate nesatisfacerea unei condiţii specificate în legătură cu calitatea, mediul sau/ şi SSO. Trasabilitate - aptitudinea de regăsire a istoricului utilizării sau localizării unui produs sau a unor produse similare prin mijloace de identificare înregistrabile. Înregistrare document prin care se declară rezultatele obţinute sau furnizează dovezi ale activităţilor realizate. Facultate unitate funcţionala de bază a Universităţii şi are în componenţă una sau mai multe catedre de specialitate. Facultatea se individualizează prin condiţiile de admitere şi de absolvire, prin domenii de studiu, programe de studiu, durata studiilor. Facultatea cuprinde: personal didactic titular, cercetători ştiinţifici şi proiectanţi, studenţi, personal didactic auxiliar şi nedidactic. Facultatea este organizată şi îşi desfăşoară activitatea în temeiul Cartei Universitare, al regulamentelor Universităţii (SIM) şi al propriilor regulamente. Facultatea este condusă de Consiliul facultăţii, prezidat de Decan şi îşi elaborează propriul regulament prin care îşi asigură desfăşurarea studiilor şi a cercetării ştiinţifice. Departament - structură subordonată Universităţii sau, după caz, unei facultăţi, având funcţii didactice, de cercetare ştiinţifică, de proiectare, de producţie și administrative. Departamentul are conducere proprie, aleasă în condiţiile legii, şi beneficiază de autonomie universitară în domeniile de competenţă. Departamentul poate organiza activităţi formative, în conformitate cu reglementările din Universitate. Înfiinţarea unui departament se face cu aprobarea Senatului. Catedra unitate structurală de bază a facultăţii sau, după caz, a departamentului, care realizează activităţi de învăţământ şi de cercetare. Catedra cuprinde personal didactic şi, după caz, personal de cercetare, de proiectare şi auxiliar, dintr-o disciplină Fişier SIM/MSIM/Capitolul 3.doc

13 CAPITOLUL 3 DEFINIŢII ŞI ABREVIERI Pag./Total pag. 2/4 sau o familie de discipline. Ea funcţionează cu un număr minim determinat de posturi şi în condiţiile stabilite de legislaţia în vigoare. Catedra poate coordona centre de cercetare integrate, parţial sau total, acesteia. Catedra este condusă de Biroul catedrei, alcătuit din şeful de catedră şi din cel puţin 2 membri aleşi dintre cadrele didactice cu funcţia de bază în catedra respectivă. Conducerea operativă a catedrei revine şefului de catedră. Catedra este subordonată facultăţii sau, după caz, departamentului. Modificarea denumirii unei catedre se face cu aprobarea Senatului, la propunerea facultăţii/ departamentului. Înfiinţarea unei catedre se face cu aprobarea Senatului, la propunerea facultăţii sau, după caz, a departamentului. Centrul de cercetare structură care are ca obiectiv principal activitatea de cercetare ştiinţifică, şi care a obţinut statutul de centru printr-o procedură de acreditare internă. În UB pot exista atât centre de cercetare proprii, cât şi centre de cercetare constituite în cooperare cu alte instituţii, conform legislaţiei în vigoare. În centrul de cercetare se pot organiza programe sub forma studiilor aprofundate, master, studii academice postuniversitare, doctorat, studii postuniversitare de specializare, cursuri de perfecţionare postuniversitară, de formare continuă şi conversie profesională, cu respectarea reglementarilor legale şi a regulamentului de organizare şi funcţionare, a Departamentului de Cercetare şi Transfer Tehnologic, Studii Postuniversitare, Formare Continuă și Doctorat. Centrele de cercetare se dezvoltă şi funcţionează în regim de autofinanţare. Lucrarea de cercetare studii, expertize, lucrări de consultanţă, articole, cărţi, monografii, suporturi de curs şi orice alt produs material sau imaterial rezultat din procesul de cercetare. Laboratorul structura în subordinea catedrelor, departamentelor sau centrelor de cercetare, care are în dotare instalaţii şi echipamente dedicate unui program formativ şi/ sau de cercetare ştiinţifică. Înfiinţarea unui laborator este de competenţa catedrei, departamentului sau centrului de cercetare. Plan de învăţământ - ansamblul activităţilor programate de instruire şi evaluare reunite într-o concepţie unitară din punct de vedere al conţinutului şi al desfăşurării lor în timp, în vederea formării competenţelor profesionale şi transversale necesare unui specialist, certificate printr-o diplomă recunoscută. El are două componente definitorii: - componenta formativă, care priveşte modul de distribuire a cunoştinţelor (disciplina, pachete de discipline, module, programe de studiu); - componenta temporală din punct de vedere al modului de planificare în timp a procesului de formare (săptămână, semestrul, ciclul, perioada totală de formare). Manualul sistemului integrat de management - document care descrie sistemul de management integrat al Universităţii Vasile Alecsandri din Bacău (UB). Procedură mod specificat de efectuare a unei activităţi. Procedură de Sistem (PS) - procedură documentată rezultată din cerinţele standardelor de referinţă care se aplică la toate nivelurile sistemului de integrat de management (SIM) în UB. Procedură Operaţională (PO) procedură documentată care descrie detaliat modul de desfăşurare a unei activităţi valabilă la nivelul SIM. Instrucţiune (I) instrucţiuni specifice pentru efectuarea diferitelor activităţi. Regulament (R) - totalitatea instrucţiunilor, normelor și reglementările care stabilesc şi asigură ordinea şi bunul mers al unei organizaţii. Fişier SIM/MSIM/Capitolul 3.doc

14 CAPITOLUL 3 DEFINIŢII ŞI ABREVIERI Pag./Total pag. 3/4 Compartiment facultate, departament, catedră, consiliu, laborator, direcţie, serviciu, birou, cantină, bibliotecă, etc. Produsul Universităţii este formarea de competenţe profesionale şi transversale, produse intangibile, furnizate societăţii sub următoarele forme: o Pregătirea de specialişti în domenii specifice transfer de competenţe profesionale (cunoştinţe şi abilităţi) şi competenţe transversale, prin intermediul absolvenţilor; o Cercetare ştiinţifică fundamentală şi aplicată, consultanţă, expertiză - lărgirea orizontului cunoaşterii umane, transfer de competenţă către organizaţii ale mediului socio-economic, în scopul generării noului şi creşterea competitivităţii acestora; o Implicarea membrilor comunităţii academice în viaţa societăţii transfer de competenţă realizat prin implicarea directă în organisme ale comunităţii locale, regionale, naţionale şi internaţionale; o Asigurarea serviciilor suport necesare ( săli de curs, laboratoare, săli de seminar, bibliotecă, cantină, cazare cămine, spaţii de recreere, etc.). Clientul studenţii, firme, societăţi comerciale, contractorii lucrărilor de cercetare. Organizaţie educaţională organizaţie care furnizează servicii educaţionale. Notă: O organizaţie educaţională poate fi o unitate la orice nivel de învăţământ sau un centru de instruire care furnizează servicii independent sau ca parte a unei organizaţii mai mari. Furnizor de educaţie persoană care prestează servicii de educaţie persoanelor care învaţă. Munca forţată şi obligatorie - toate activităţile sau serviciile la care o persoană nu s-a oferit voluntar pentru a o efectua şi este obligat să o facă sub ameninţarea pedepsei sau retorsiunii, sau este cerută ca mijloc de plată al unei datorii. Traficul de fiinţe umane - recrutarea, transferul, adăpostirea sau primirea de persoane prin ameninţarea sau folosirea forţei sau a altor forme de constrângere sau înşelăciune în scopul exploatării. Reabilitarea copiilor - sprijinul şi acţiunile necesare pentru a asigura securitatea, sănătatea, educaţia şi dezvoltarea copilului care a fost supus la muncă, astfel cum a fost definit mai sus, iar apoi a fost concediat; Munca la domiciliu - o persoană care este angajată prin contract de către o companie sau furnizor/ subfurnizor sau subcontractant, dar nu lucrează în sediile acestora. Reprezentantul lucrătorilor - un lucrător ales pentru a facilita comunicarea cu managementul la cel mai înalt nivel cu privire la aspectele legate de SA 8000, nominalizat în acest scop de către sindicate sau asociaţii sindicale şi recunoscut ca lucrător ales din cadrul personalului care nu face parte din management şi pe linie de sănătate şi securitate ocupaţională conform legii 319/ ABREVIERI ARACIS Agenţia Română de Asigurare a Calităţii în Învăţământul Superior CEACU Comisia de evaluare şi asigurare a calităţii pe Universitate Fişier SIM/MSIM/Capitolul 3.doc

15 CAPITOLUL 3 DEFINIŢII ŞI ABREVIERI Pag./Total pag. 4/4 DM Departamentul de management I/F instrucţiuni/ formulare MECTS Ministerul Educaţiei, Cercetării, Tineretului şi Sportului MSIM Manualul sistemului integrat de management PO procedură operaţională PS procedură de sistem RM Reprezentantul managementului RCMSSO - Responsabilul cu calitatea, mediu, sănătatea şi securitatea ocupaţională, la nivelul compartimentelor RMSSO - Responsabilul cu mediu, sănătatea şi securitatea ocupaţională, la nivelul Universităţii RMSSO-SU - Responsabilul cu mediu, sănătatea şi securitatea ocupaţională şi situaţii de urgenţă la nivelul Universităţii RSU - Responsabilul Situaţii de Urgenţă CSSM - Comitetul de securitate şi sănătate în muncă SIM Sistemul integrat de management UB Universitatea Vasile Alecsandri din Bacău EMM - echipamente de monitorizare şi măsurare Fişier SIM/MSIM/Capitolul 3.doc

16 CAPITOLUL 4 SISTEMUL INTEGRAT DE Pag./Total pag. 1/ CERINŢE GENERALE Sistemul Integrat de Management (SIM) orientează şi ţine sub control toate procesele, din punct de vedere al calităţii, mediului, sănătăţii şi securităţii ocupaţionale, responsabilităţii sociale şi a managementului/controlului intern în vederea realizării în condiţii de performanţă a misiunii Universităţii Vasile Alecsandri din Bacău. În conformitate cu cerinţele de responsabilitate socială ale standardului SA 8000:2008, organizaţia, dezvoltă, menţine și aplică politici şi proceduri în scopul de a trata aceste probleme pe care le poate controla sau influenţa şi demonstrează în mod credibil părţilor interesate politicile, procedurile și practicile existente care sunt conforme cu cerinţele acestui standard. Conducerea Universităţii a stabilit ca domeniul SIM să includă toate zonele. SIM descris în prezentul manual () este sistemul de management prin care se orientează şi se ţin sub control serviciile furnizate de UB. SIM, în conformitate cu cerinţele documentelor de referinţă, prezentate la punctul 2.2, este stabilit, documentat, implementat, menţinut şi îmbunătăţit utilizându-se abordarea managementului integrat, bazat pe proces şi determină modul în care sunt îndeplinite aceste cerinţele. Prin stabilirea şi documentarea SIM în cadrul UB s-au realizat următoarele: determinarea proceselor necesare pentru SIM şi stabilirea modului de aplicare a acestora în întreaga Universitate, conform procedurii PO Identificarea proceselor ; determinarea succesiunii şi interacţiunii acestor procese; determinarea criteriilor şi metodelor necesare pentru a asigura că atât operarea cât şi controlul acestor procese sunt eficace; asigurarea disponibilităţii resurselor şi informaţiilor necesare pentru a susţine desfăşurarea şi monitorizarea acestor procese; monitorizarea, măsurarea, evaluarea riscurilor atunci când este aplicabil şi analiza acestor procese; stabilirea şi implementarea acţiunilor necesare pentru realizarea rezultatelor planificate şi îmbunătăţirea continuă a acestor procese. Procesele SIM determinate în UB sunt împărţite în procese interne şi externe după cum urmează: 1. procese interne: a) procese de management (conducere) care acţionează direct asupra funcţionării SIM şi implicit asupra dinamicii de îmbunătăţire; b) procese aferente resurselor, care deşi nu creează valoare direct perceptibilă de client sunt necesare funcţionării SIM şi implicit dinamicii de îmbunătăţire; c) procesul de proiectare educaţională (elaborarea planului de învăţământ, fişelor disciplinelor), procesul de cercetare ştiinţifică, procesul de aprovizionare şi furnizarea de servicii (procesul educaţional, procesele desfăşurate în cadrul DGA cantină, cămine, întreţinere spaţii) sunt procese care creează valoare şi au impact direct asupra satisfacţiei clientului; d) procese de monitorizare şi măsurare, identificare a riscurilor, identificare a aspectelor de mediu şi evaluare a acestora, contribuie la analiza şi îmbunătăţirea Fişier SIM/MSIM/Capitolul 4.doc

17 CAPITOLUL 4 SISTEMUL INTEGRAT DE Pag./Total pag. 2/12 performanţelor proceselor/serviciilor şi în final la satisfacţia clientului şi a părţilor interesate; e) procese suport care contribuie la realizarea obiectivelor Universităţii. Fiecare dintre procesele identificate ca făcând parte din cele cinci categorii şi prezentate în Harta proceselor sunt formate la rândul lor din subprocese. 2. procese externe: a) etalonările şi verificările echipamentelor de măsurare şi monitorizare utilizate în procesul de cercetare ştiinţifică (sunt asigurate de firme specializate). Ţinerea sub control a acestui proces se realizează prin procesul de aprovizionare; b) parte din procesul educaţional asigurat de cadrele didactice asociate ; c) verificări ISCIR (asigurate de firme acreditate la solicitarea responsabilului ISCIR); d) mentenanţa unor echipamente şi instalaţii (asigurată de structurile autorizate ale furnizorilor sau ale producătorilor); e) preluarea şi transportul deşeurilor menajere (se efectuează de către firme specializate în baza plăţii taxei de salubritate); f) servicii de preluare în vederea reciclării sau a eliminării altor tipuri de deşeuri; g) monitorizarea stării de sănătate a angajaţilor. Controlul acestor procese se realizează prin: selectarea furnizorilor de servicii; comunicarea furnizorilor, prin relaţiile contractuale, a cerinţelor privind protecţia mediului, sănătatea şi securitatea ocupaţională; monitorizarea respectării cerinţelor privind protecţia mediului, protecţia sănătăţii şi securităţii ocupaţionale; recepţia serviciilor externe. Universitatea nu se absolvă de respectarea tuturor cerinţelor clienţilor, legale şi reglementate. Tipul şi amploarea controlului aplicat procesului extern sunt influenţate de următorii factori: - impactul procesului externalizat asupra capacităţii Universităţii de a furniza servicii care se conformează cerinţelor; - gradul în care controlul procesului este împărţit; - capacitatea de a realiza controlul necesar prin aplicarea criteriilor de evaluare a furnizorilor. Procesele SIM identificate în Universitatea Vasile Alecsandri din Bacău sunt împărţite conform structurii SR EN ISO 9001:2008, SR EN ISO 14001:2005, SR OHSAS :2008 şi SA 8000:2008 şi sunt prezentate în tabelul 4.1. Fişier SIM/MSIM/Capitolul 4.doc

18 CAPITOLUL 4 SISTEMUL INTEGRAT DE Pag./Total pag. 3/12 Tabel nr Procesele și subprocesele/activitățile identificate în UB Tipul procesului Procesul Responsabil proces Subprocese/ Activităţi 0 1 Planificare 2 Rector/ Senat 3 Stabilire politică şi obiective Stabilire programe de management Documentare SIM Director DM Stabilire program de îmbunătăţire Elaborarea documentelor SIM Controlul documentelor şi înregistrărilor Comunicare, Rector/ RM/ Comunicarea internă şi consultarea angajaţilor consultare şi Cancelar participare Comunicarea externă Procese manageriale Procese de asigurare a resurselor Furnizare servicii Evaluarea conformării Identificare aspecte de mediu şi evaluarea impactului de mediu Identificare pericol şi evaluare risc Pregătirea pentru situaţii de urgenţă şi capacitate de răspuns Asigurare resurse Asigurare resurse materiale şi infrastructură Educaţional Rector/ RM/ şefii de compartimente RM/ RMSSO Rector/ RMSSO/ DGA RMSSO RM/ Director Rector/ Director direcţia resurse umane, comunicare şi informatizare Rector/ Director DGA/ Şef compartiment Rector/ Prorector cu programe de învăţământ şi activităţi studenţeşti /Decani/ Şefi catedră Identificarea cerinţelor legale, reglementate şi alte cerinţe la care subscriem Asigurarea accesului la cerinţele aplicabile Identificarea aspectelor de mediu Identificarea aspectelor semnificative de mediu Identificarea pericolelor Evaluarea riscurilor Elaborarea şi testarea planurilor de intervenţie Instruirea salariaţilor pentru SU Angajarea personalului Determinarea competenţelor necesare Instruire şi conştientizare Mentenanţă Control EMM -uri Înfiinţare programe de studiu Admitere (publicitate, elaborarea metodologie de admitere, înscrierea candidaţilor, desfăşurarea concursului de admitere, afişarea rezultatelor, rezolvarea contestaţiilor) Elaborarea şi îmbunătăţirea planului de învăţământ Elaborarea şi îmbunătăţirea statului de funcţiuni Elaborarea şi îmbunătăţirea fişei disciplinei Întocmirea notelor de comandă Elaborare orar Desfăşurarea procesului didactic (cursuri, Fişier SIM/MSIM/Capitolul 4.doc

19 CAPITOLUL 4 SISTEMUL INTEGRAT DE Pag./Total pag. 4/12 seminarii, laboratoare, proiecte, practică, activităţi curiculare) Organizarea şi desfăşurarea colocviilor, examenelor, verificărilor pe parcurs, proiecte Finalizarea studiilor (propuneri teme de licenţă/ dizertație/ şcoală doctorală, definitivare teme, elaborare metodologie de finalizare a studiilor, desfăşurarea examenelor de finalizare a studiilor) Identificarea direcţiilor de cercetare Organizarea centrelor şi colectivelor de cercetare Procese de măsurare, monitorizare şi îmbunătăţire Cercetare Administrativ Analiza efectuată de management Audit intern Măsurare şi monitorizare Control neconformităţi, incidente şi accidente Rector/ Prorector cu programe de cercetare şi relaţii internaţionale Rector/ Director DGA/ Rector/ RM/ Director DM RM/ Director DM/ RMSSO Rector/ RM/ RMSSO/ Decani Rector/ RM/ Decani/ RMSSO Elaborarea planurilor de cercetare Organizarea şi desfăşurarea procesului de cercetare pe bază de contract Organizarea şi desfăşurarea procesului de cercetare pe baza de plan intern de cercetare Valorificarea prin publicare a rezultatelor cercetării Valorificarea prin brevetare a rezultatelor cercetării Completarea bazei de date a cercetării Organizarea şi desfăşurarea manifestărilor ştiinţifice Organizarea şi desfăşurarea activităţii revistelor ştiinţifice ale Universităţii Organizarea perfecţionării prin doctorat Asigurare şi întreţinerea infrastructurii procesului educaţional şi de cercetare Asigurarea serviciilor de cazare şi masă pentru clienţii interni Desfăşurarea procesului de achiziţii (investiţii, modernizări, reabilitări, mentenanţă, achiziţionare produse şi servicii) Colectarea şi prelucrarea datelor Analiza efectuată de management Planificarea şi realizarea auditurilor interne Măsurarea şi monitorizarea produselor Măsurarea şi monitorizarea proceselor Măsurarea şi monitorizarea satisfacţie clienţilor (interni şi externi) Măsurarea şi monitorizarea factorilor de mediu Măsurarea şi monitorizarea factorilor de risc Monitorizarea stării de sănătate a angajaţilor Identificarea, izolarea şi tratarea serviciului/ produsului neconform Tratarea sesizărilor şi reclamaţiilor Investigarea şi tratarea accidentelor Gestionarea deşeurilor Fişier SIM/MSIM/Capitolul 4.doc

20 CAPITOLUL 4 SISTEMUL INTEGRAT DE Pag./Total pag. 5/12 Controlul aspectelor de mediu Controlul pericolelor şi riscurilor Analiză şi îmbunătăţire RM/ RMSSO RM/ RMSSO Rector/ RM/ Director DM Evaluarea performanţei de mediu Controlul operaţional referitor la mediu Controlul periodic Evaluarea performanţei SSO Controlul operaţional referitor la SSO Acţiuni corective Acţiuni preventive Analiza datelor Responsabilii proceselor de bază ale SIM asigură: identificarea activităţilor din care este alcătuit procesul de bază; nominalizarea responsabililor activităţilor respective; stabilirea obiectivelor activităţilor şi a indicatorilor de performanţă aferenţi; stabilirea punctelor în care se măsoară performanţa activităţii; criterii de acceptabilitate pentru activităţi Responsabilii de procese/ activităţi asigură documentarea proceselor/ activităţilor de care răspund, prin: definirea datelor de intrare şi de ieşire ale proceselor/ activităţilor; stabilirea clienţilor şi furnizorilor proceselor/ activităţilor; definirea interfeţelor, prin care să se asigure buna desfăşurare a proceselor/ activităţilor; precizarea aşteptărilor clienţilor proceselor/ activităţilor şi transpunerea acestora în cerinţe; stabilirea căilor de comunicare între clienţi şi personalul subordonat; stabilirea punctelor de măsurare a performanţelor proceselor/ activităţilor; stabilirea criteriilor de acceptabilitate pentru procese/ activităţi. Criteriile de operare şi interacţiunea dintre procese. Criteriile de operare pentru procese includ: proceduri aplicabile; resurse umane şi competenţa acestora; echipamente şi utilaje critice. Modul de interacţiune dintre procese este definit în anexa 2 a manualului (Harta proceselor), iar modul de transpunere a cerinţelor standardelor de referinţă la procesele identificate în cadrul organizaţiei sunt evidenţiate în lista documentelor SIM în vigoare CERINŢE GENERALE ALE DOCUMENTAŢIEI Generalităţi Documentele SIM sunt elaborate şi menţinute în conformitate cu cerinţele standardelor și celorlalte prevederi înscrise la punctul 2.3 al manualului. Documentaţia SIM conţine: politica SIM, referitoare la calitate, mediu, sănătate şi securitate ocupaţională şi responsabilitate socială; Fişier SIM/MSIM/Capitolul 4.doc

21 CAPITOLUL 4 SISTEMUL INTEGRAT DE Pag./Total pag. 6/12 obiectivele SIM, referitoare la calitate, mediu, sănătate şi securitate ocupaţională şi responsabilitate socială; programul de management SIM (calitate, mediu, sănătate şi securitate ocupaţională, responsabilitate socială); manualul sistemului integrat de management (MSIM); procedurile de sistem şi înregistrările cerute de standardele de referinţă (11); documente, inclusiv înregistrări determinate de Universitate ca fiind necesare pentru a se asigura de eficacitatea planificării, operării şi controlului proceselor sale; Manualul sistemului integrat de management (MSIM) MSIM descrie SIM adoptat de UB, în concordanţă cu strategia în domeniul calităţii, mediului, sănătăţii şi securităţii muncii, responsabilităţii sociale, structura organizatorică aprobată şi cerinţele documentelor legale, reglementate şi alte cerinţe la care Universitatea subscrie. MSIM prezintă domeniul de aplicare al SIM făcând referire succint la procedurile sistemului şi la interacţiunea acestora. MSIM este un document cu caracter general care oferă atât angajaţilor Universităţii, cât şi clienţilor şi altor părţi interesate detalii referitoare la SIM implementat. Manualul SIM descrie procesele din cadrul Universităţii şi modul în care cerinţele standardelor de referinţă sunt aplicate. Politica SIM (calitate, mediu, sănătate şi securitate ocupaţională, responsabilitate socială) asigură implementarea politicii generale şi a obiectivelor stabilite de managementul la cel mai înalt nivel al Universităţii. Responsabilitatea elaborării şi revizuirii manualului SIM îi revine RM. Ediţiile şi reviziile manualului sunt aprobate de SENAT şi confirmate de semnătura rectorului. Copiile manualului sunt difuzate controlat compartimentelor cu atribuţii prevăzute în acesta şi organismului de certificare pe baza listei de difuzare, şi sunt identificate prin numărul exemplarului. Aceste copii sunt ţinute la zi cu reviziile efectuate. Copiile informative nu fac obiectul ţinerii la zi cu revizii şi sunt difuzate clienţilor sau altor părţi interesate în variantă simplificată. Precizări concrete, referitoare la domeniul de aplicare al SIM, la elaborarea, modificarea şi difuzarea MSIM se găsesc în PO Elaborarea, modificarea şi difuzarea documentelor sistemului integrat MSIM, împreună cu procedurile de sistem, asigură: determinarea proceselor de bază din cadrul SIM, pentru a asigura funcţionarea eficientă şi îmbunătăţirea continuă a acestuia; stabilirea succesiunii şi interacţiunii dintre procese; determinarea criteriilor, metodelor şi responsabilităţilor necesare pentru a asigura execuţia, ţinerea sub control şi îmbunătăţirea continuă a SIM; stabilirea modului în care se asigură monitorizarea, măsurarea proceselor/ produselor şi analiza datelor; implementarea eficientă şi îmbunătăţirea continuă a SIM; demonstrarea conformităţii SIM adoptat, faţă de cerinţele standardelor de referinţă; Fişier SIM/MSIM/Capitolul 4.doc

22 CAPITOLUL 4 SISTEMUL INTEGRAT DE Pag./Total pag. 7/12 stabilirea bazelor pentru determinarea, urmărirea şi analizarea proceselor, în vederea îmbunătăţirii continue a politicii şi obiectivelor UB în domeniul managementului sistemului integrat de management MSIM include: - domeniul de aplicare al SIM, inclusiv detalii şi justificări ale oricăror excluderi; - procedurile documentate stabilite pentru SIM sau o referire la acestea şi - o descriere a interacţiunii dintre procesele SIM; Manualul Sistemul Integrat de Management este simbolizat MSIM urmat de un grup de 2 cifre care semnifică ediţia, este elaborat ţinând cont de liniile directoare din SR ISO/TR 10013:2003, include domeniile de aplicare ale SIM şi descrie procesele şi interacţiunea acestora. MSIM tratează toate cerinţele din standardele prezentate la capitolul 2.3 şi este structurat similar cu standardul de referinţă SR EN ISO 9001:2008. Documente de referinţă:, PO Elaborarea, modificarea şi difuzarea documentelor sistemului integrat ; PO Identificarea proceselor Controlul documentelor Documentele SIM (interne şi externe) se ţin sub control conform PS 01 Controlul documentelor şi înregistrărilor. Această procedură stabileşte responsabilităţile şi modul de ţinere sub control a tuturor documentelor interne şi externe pentru a se asigura că: sunt analizate înainte de redactarea formei finale la nivelul tuturor compartimentelor implicate; sunt elaborate, verificate şi aprobate conform cerinţelor referenţialelor şi a procedurilor documentate; versiunile relevante sunt disponibile în locurile de utilizare; sunt identificate, lizibile, difuzate controlat şi păstrate după reglementări definite; documentele de provenienţă externă sunt identificate şi distribuţia lor este controlată; documentele depăşite sunt retrase din uz pentru a nu fi utilizate neintenţionat sau sunt identificate corespunzător atunci când sunt păstrate pentru orice alt scop; documentele modificate şi reviziile acestora sunt analizate şi aprobate similar ca şi cele originale. Cerinţele privind controlul documentelor se aplică în cadrul procesului educaţional, de cercetare şi subproceselor aferente acestora. Prin controlul documentelor şi înregistrărilor se asigură trasabilitatea proceselor prezentate în tabelul 4.1, precum şi verificarea îndeplinirii cerinţelor în etapele stabilite. Informaţiile referitoare la ediţia manualelor sau materialelor de instruire, a textelor suplimentare, îndrumarelor de laborator sau altor resurse pentru instruire sunt ţinute sub control pentru a demonstra trasabilitatea procesului. De asemenea este asigurată gestionarea şi controlul documentelor proprietatea clientului (diplome, certificate, atestări etc.). Fişier SIM/MSIM/Capitolul 4.doc

23 CAPITOLUL 4 SISTEMUL INTEGRAT DE Pag./Total pag. 8/12 Cerinţele privind controlul documentelor se aplică în cadrul tuturor proceselor și subproceselor aferente acestora Modificarea documentelor. Modificările (reviziile) sunt rezultatul necesităţii de îmbunătăţire sau al deciziilor şi hotărârilor rezultate din analize, audituri externe şi interne, acţiunilor corective/ preventive, reclamaţiilor etc. Toate modificările documentelor difuzate anterior se elaborează de aceleaşi persoane care le-a elaborat iniţial, dacă nu se specifică altfel. Identificarea documentelor se realizează prin lista documentelor SIM în vigoare. Documentele de referinţă:, PS 01 Controlul documentelor și înregistrărilor Controlul înregistrărilor Înregistrările sunt stabilite şi menţinute pentru a furniza dovezi ale conformităţii cu cerinţele specificate. Pentru aceasta: înregistrările sunt identificate; cerinţele pentru păstrarea înregistrărilor sunt definite; se asigură menţinerea în siguranţă a înregistrărilor pe durata stabilită; înregistrările sunt validate, lizibile, regăsibile după produsul şi activitatea la care se referă. Sunt păstrate înregistrările care: sunt esenţiale pentru a dovedi că produsele şi serviciile îndeplinesc cerinţele specificate; demonstrează că cerinţele sistemului integrat de management sunt implementate. Responsabilităţile individuale privind înregistrările sunt stabilite în cadrul procedurilor de sistem şi a procedurilor operaţionale. Înregistrările sunt arhivate şi depozitate astfel încât să fie protejate împotriva pierderii, deteriorării sau distrugerii. Locul şi termenul de păstrare al înregistrărilor este prevăzut la punctul 7 Înregistrări, al PS 01. Termenul de arhivare este cel prevăzut în cerinţele legale şi reglementate aplicabile tipului respectiv de înregistrare. Documentele de referinţă:, PS 01 Controlul documentelor şi înregistrărilor. 4.3 RESPONSABILITATEA SOCIALĂ- CERINŢE Munca minorilor (copiilor) Universitatea nu a angajat, nu va angaja şi nu intenţionează să beneficieze de munca minorilor (copiilor). Universitatea a stabilit, documentat, menţine şi comunică efectiv personalului şi altor părţi interesate politica şi procedura pentru reabilitarea minorilor găsiţi lucrând şi asigură sprijin financiar sau de altă natură, pentru ca aceşti copii să rămână şi să absolve şcoala, conform definiţiei de mai sus. Fişier SIM/MSIM/Capitolul 4.doc

24 CAPITOLUL 4 SISTEMUL INTEGRAT DE Pag./Total pag. 9/12 Universitatea poate angaja lucrători tineri, dar dacă aceştia sunt supuşi legilor privind învăţământului obligatoriu, ei pot munci doar în afara orelor de şcoală. Se va avea în vedere ca suma orelor pentru scoală, serviciu şi transport să nu depăşească 10 ore/zi, şi, în nici un caz, lucrătorii tineri nu trebuie să lucreze mai mult de 8 ore/zi. Lucrătorii tineri nu vor lucra noaptea. Universitatea nu va expune tinerii lucrători la situaţii, în interiorul sau exteriorul locului de muncă, care sunt periculoase sau nesigure pentru sănătatea şi dezvoltarea psihică şi mentală. Detaliile privind aplicarea măsurilor de mai sus sunt redate în Carta Universităţii Munca forţată şi obligatorie Universitatea nu a angajat, nu va angaja şi nu va sprijini folosirea muncii forţate sau obligatorii, aşa cum este definit în Convenţia OIM 29, nu va solicita angajaţilor să plătească,,depozite sau să depună actele de identitate înainte de data angajării. Universitatea şi nici o altă entitate de furnizare de forţă de muncă nu va reţine nici o parte din salariu, beneficii, proprietate sau documente personale cu scopul de a forţa personalul să continue munca pentru aceasta. Personalul are dreptul de a părăsi locul de muncă după terminarea orelor de muncă standard şi asigurarea corespunzătoare a postului de lucru şi are libertatea de a rezilia contractul de muncă, în condiţiile prevăzute în acesta privitor la perioada de anunţare. Universitatea şi entităţile care furnizează forţa de muncă pentru altă organizaţie nu vor accepta sau sprijini traficul de fiinţe umane. Detalii sunt redate în Carta Universităţii şi Regulamentul Securitate şi sănătate Universitatea asigură un mediu de muncă sigur şi sănătos şi ia măsuri adecvate pentru a preveni incidentele potenţiale şi vătămările privind sănătatea lucrătorilor, care pot apărea în timpul muncii sau asociate cu aceasta, prin eliminarea cauzelor şi minimizarea efectelor cât este practic rezonabil, pe baza evaluării la riscul profesional, stabilirea de măsuri pentru reducerea acestora şi acordarea de echipamente individuale de protecţie. UB a numit un Reprezentant al Managementului de la cel mai înalt nivel responsabil pentru asigurarea unui mediu de lucru sigur şi sănătos pentru întreg personalul, inclusiv pentru implementarea elementelor de sănătate şi securitate ale standardului SA 8000:2008. UB se asigură permanent că întreg personalul primeşte periodic instructajul de sănătate şi securitate a muncii şi că acest instructaj, în conformitate cu cerinţele legale şi reglementate, este efectuat şi pentru personalul nou angajat sau în cazul în care au avut loc accidente, pentru personalul implicat în acestea. UB asigură sisteme de identificare, evitare sau răspuns la potenţialele ameninţări pentru siguranţa şi sănătatea personalului. Universitatea păstrează înregistrări scrise ale tuturor incidentelor care apar la posturile de lucru sau la proprietăţile pe care le controlează aceasta. UB asigură, pe cheltuiala ei, echipamentul individual de protecţie corespunzător riscurilor identificate. În cazul unei vătămări legate de muncă, angajatorul oferă primul ajutor şi se asigură că accidentatul primeşte ulterior tratamentul medical adecvat. Fişier SIM/MSIM/Capitolul 4.doc

25 CAPITOLUL 4 SISTEMUL INTEGRAT DE Pag./Total pag. 10/12 UB evaluează toate riscurile care pot apărea în activitatea mamelor sau a femeilor însărcinate şi se asigură că sunt întreprinse toate măsurile rezonabile pentru a elimina sau a reduce toate riscurile privind sănătatea şi securitatea lor. Universitatea asigură, pentru a fi utilizate de către tot personalul, acces la grupuri sanitare curate, apă potabilă şi locuri pentru depozitarea şi servirea mâncării în condiţii sanitare. În cazuri deosebite UB asigură pentru lucrători condiţii de cazare curate şi sigure, care acoperă necesităţile de bază ale personalului. Toţi lucrătorii au dreptul de a se îndepărta de locurile unde apar pericole iminente grave, care le pun în pericol sănătatea sau viaţa, fără a cere permisiunea conducerii Universităţii Libertatea de asociere şi dreptul la negociere colectivă Lucrătorii au dreptul de a forma, a se uni sau organiza sindicate sau asociaţii în funcţie de alegerea lor şi de negocierea colectivă cu Universitatea. UB respectă acest drept. În mod efectiv, personalul este informat asupra dreptului de a adera la o organizaţie a salariaţilor, la alegerea lor, fără a rezulta consecinţe negative pentru ei sau de concediere din partea Universităţii. UB nu se amestecă în nici un fel în stabilirea, funcţionarea sau gestionarea unor astfel de organizaţii ale lucrătorilor şi nici în negocierea contractelor colective de muncă. În cazurile în care dreptul la libertatea de asociere şi negocierile colective sunt restricţionate prin lege, Universitatea permite lucrătorilor de a-şi alege liber reprezentanţii lor. Universitatea asigură că reprezentanţii lucrătorilor, precum şi orice persoane implicate în organizarea acestora, nu sunt supuse la discriminare, hărţuire, intimidare sau de retorsiune pentru a fi membri ai unui sindicat sau pentru angajarea în activităţi de uniune şi asigură reprezentanţilor acces la locul de muncă al membrilor Discriminarea Universitatea nu discriminează prin angajare, remunerare, acces la instruire, promovare, pensionare după rasă, castă, naţionalitate, origine, religie, invaliditate, gen, orientare sexuală, afiliere politică sau vârstă, sau de alte condiţii, care ar putea duce la discriminare. UB nu interferează în exercitarea drepturilor angajaţilor de a-şi respecta credinţele sau practicile fără discriminări legate de rasă, origine socială sau naţionalitate, religie, handicap, sex, orientare sexuală, responsabilităţi familiale, membru de sindicat, opinie politică sau orice altă condiţie care ar putea duce la discriminare. UB nu permite nici un comportament care este ameninţător, abuziv, de exploatare sau coercitive sexual, inclusiv gesturi, limbaj şi de contact fizic la locul de muncă şi dacă este cazul, în locurile de rezidenţă sau alte facilităţi asigurate de organizaţie pentru utilizarea de către angajaţi. UB nu va cere angajaţilor, în nici o circumstanţă, probe de virginitate sau teste de sarcină. Universitatea asigură protecţia maternală, detaliile fiind redate în Carta Universităţii. 4.6 Practici disciplinare Fişier SIM/MSIM/Capitolul 4.doc

26 CAPITOLUL 4 SISTEMUL INTEGRAT DE Pag./Total pag. 11/12 UB tratează toţi angajaţii cu demnitate şi respect. Universitatea nu practică şi nu tolerează folosirea pedepselor corporale, coerciţia mentală sau fizică sau abuzul verbal al personalului. Nu sunt permise tratamentele severe sau inumane. 4.7 Programul de lucru UB respectă legislaţia şi standardele aplicabile, în vigoare, cu privire la orele de lucru şi sărbătorile legale. Săptămâna normală de lucru, care nu include ore suplimentare este definită prin lege şi nu depăşeşte 40 de ore. Se acordă personalului două zile libere după fiecare perioadă de cinci zile consecutive de muncă. Excepţie de la această regulă se aplică numai când există simultan condiţiile: a) legislaţia naţională permite depăşirea acestei limite, şi b) există un contract colectiv de muncă în vigoare, ce permite o medie adecvată a timpului de lucru, inclusiv perioade de repaus adecvate. Orele suplimentare sunt voluntare, cu excepţia celor prevăzute în secţiunea 7.4, nu trebuie să depăşească însumat 8 ore pe săptămână şi nu vor fi solicitate în mod regulat. În cazul în care orele suplimentare sunt necesare pentru a onora o comandă/contract pe termen scurt, cerut de Universitate şi dacă aceasta este parte a contractului colectiv de muncă negociat cu organizaţiile lucrătorilor astfel cum au fost definite mai sus şi care reprezintă o parte semnificativă a forţei de muncă, Universitatea poate cere efectuarea de ore suplimentare în conformitate cu un astfel de contract sau alte acorduri stabilite. Orice fel de acord trebuie să fie conform cu cerinţele de mai sus. 4.8 Salarizarea Universitatea respectă dreptul lucrătorilor de a avea un salariu decent şi se asigură că salariile plătite pentru o perioadă normală de muncă - de regulă o lună calendaristică - sunt cel puţin egale cu minimul legal şi sunt suficiente pentru a acoperi nevoile de bază ale personalului şi de a le oferi posibilitatea efectuării unor cheltuieli suplimentare, pe care să le poată face conform deciziei fiecăruia. UB se asigură că nu sunt făcute deduceri ale salariilor pe motive disciplinare. Excepţiile de la această regulă sunt admise doar dacă se îndeplinesc următoarele două condiţii: a) Legea naţională permite deduceri din salarii pe motive disciplinare; b) Este în vigoare un acord colectiv negociat în acest sens sau există alte înţelegeri. UB asigură pentru personalul angajat detalii în mod clar, în scris, periodic, privitor la drepturile salariale şi beneficiile pentru fiecare perioadă de plată. Universitatea se asigură, de asemenea, că salariile şi beneficiile sunt acordate conform legislaţiei aplicabile şi că remuneraţia se face fie prin cont sau card bancar fie prin numerar, într-o manieră convenită cu lucrătorii. Toate orele suplimentare sunt plătite la datele definite, în luna următoare celei în care au fost efectuate, la o valoare minimă egală cu cea pentru orele de lucru obişnuite. Universitatea nu va folosi aranjamente contractuale/contracte de scurtă durată consecutive şi/sau false scheme de ucenicie sau perioada de probă, pentru a evita Fişier SIM/MSIM/Capitolul 4.doc

27 CAPITOLUL 4 SISTEMUL INTEGRAT DE Pag./Total pag. 12/12 îndeplinirea obligaţiilor sale faţă de personal, conform legilor aplicabile legate de legislaţia şi reglementările muncii şi securităţii sociale. Prezentele cerinţe sunt completate cu prevederile din Carta Universităţii şi ROF. Fişier SIM/MSIM/Capitolul 4.doc

28 CAPITOLUL 5 RESPONSABILITATEA ULUI Pag./Total pag. 1/ ANGAJAMENTUL CONDUCERII Declaraţia Rectorului privind angajamentul său pentru disponibilitatea resurselor iniţiale în vederea implementării, dezvoltării, menţinerii şi îmbunătăţirii eficacităţii SIM şi politica în domeniul calităţii, mediului, sănătăţii şi securităţii ocupaţiei şi a responsabilităţii sociale, este prezentată în anexa nr. 1 a prezentului manual. Având în vedere importanţa acestui angajament în implicarea lucrătorilor Universităţii în implementarea şi dezvoltarea SIM şi obţinerea încrederii clienţilor şi a altor părţi interesate, angajamentul face parte integrantă din politica organizaţiei în domeniul calităţii, mediului, sănătăţii şi securităţii ocupaţiei şi responsabilităţii sociale. Resursele includ: resurse umane cu competenţe şi abilităţi specializate, infrastructura organizaţională, tehnologie şi resurse financiare. Conducerea Universităţii analizează procesele de realizare a produsului şi serviciilor, a proceselor suport în scopul asigurării eficacităţii şi eficienţei acestora Strategiile pe care managementul de la cel mai înalt nivel le ia în considerare includ: comunicarea în cadrul Universităţii a importanţei satisfacerii cerinţelor clienţilor, precum şi a cerinţelor legale şi a celor reglementate; comunicarea planului operaţional al SIM în întreaga Universitate; planificarea strategică luând în considerare scopul şi intenţiile viitoare ale Universităţii; încurajarea identificării şi utilizării celor mai bune practici; stabilirea unei politici referitoare la calitate, mediu, sănătate şi securitatea ocupaţiei şi responsabilitate socială prin care se asigură că tot personalul angajat cunoaşte viziunea şi misiunea Universităţii; stabilirea obiectivelor pentru realizarea scopurilor şi intenţiilor exprimate în politica referitoare la calitate, mediu, sănătatea şi securitatea ocupaţiei şi a responsabilităţii sociale; asigurarea disponibilităţii resurselor umane şi materiale, necesare realizării obiectivelor; măsurarea performanţelor Universităţii pentru a monitoriza îndeplinirea politicii şi obiectivelor stabilite; organizarea şi conducerea analizelor efectuate de management; numirea RM, directorului Departamentului de management, RMSSO, responsabilului cu gestionarea deşeurilor; definirea responsabilităţilor şi autorităţilor prin aprobarea organigramei şi a fişelor posturilor şi aducerea la cunoştinţa personalului a conţinutului acestora, prin difuzarea documentelor în cauză; stabilirea modalităţilor şi căilor de comunicare, consultare, participare în cadrul organizaţiei şi în exteriorul acesteia; conştientizarea tuturor lucrătorilor privind impactul activităţilor desfăşurate asupra mediului, SSO şi responsabilităţii sociale, pentru implicarea lor în efortul continuu de reducere a impactului activităţilor asupra mediului şi a SSO; asigurarea respectării drepturilor omului, (eliminarea muncii forţate şi obligatorii, libertatea de asociere, eliminarea discriminării, respectarea Fişier SIM/MSIM/Capitolul 5.doc

29 CAPITOLUL 5 RESPONSABILITATEA ULUI Pag./Total pag. 2/17 programului de lucru, remunerarea corespunzătoare a muncii depuse, personalul este tratat cu obiectivitate şi respect la luarea măsurilor disciplinare, eliminarea traficului de fiinţe umane); luarea în considerare a opiniilor clienţilor, furnizorilor, lucrătorilor şi a altor părţi interesate. Universitatea ia în considerare cerinţele legale, reglementate şi alte cerinţe la care subscrie, precum şi interesele părţilor interesate în conducerea proceselor şi stabilirea politicii. De asemenea, identifică aspectele de mediu şi pericolele privind sănătatea şi securitatea specifice proceselor, activităţilor sale şi stabileşte în acord cu politica sa, cerinţele legale şi interesele părţilor, aspectele semnificative de mediu şi nivelul de risc asociat pericolelor identificate. Identificarea iniţială a aspectelor de mediu se realizează în cadrul analizei iniţiale de mediu. Ori de câte ori apar modificări în structura proceselor, activităţi sau produse noi, aspectele de mediu sunt reanalizate în vederea actualizării. De asemenea, ca urmare a realizării obiectivelor de reducere a impactului de mediu, aspectele de mediu sunt evaluate în vederea identificării aspectelor de mediu semnificative. Modalitatea de identificare şi evaluare a aspectelor de mediu este reglementată prin procedura PS 05 Aspecte de mediu, metodologia de stabilire a impactului asupra mediului. Tot în cazul analizei iniţiale de mediu sunt identificate cerinţele legale şi alte cerinţe la care organizaţia subscrie, fiind luate în considerare în stabilirea, implementarea şi menţinerea SIM. Aceste cerinţe sunt luate în considerare la stabilirea aspectelor de mediu şi identificarea aspectelor semnificative de mediu, la stabilirea procedurilor şi criteriilor de operare. Ori de câte ori apar cerinţe noi, în cadrul organizaţiei se efectuează o analiză a conformării cu aceste cerinţe şi sunt stabilite acţiuni în vederea asigurării conformării, responsabilii, termenele şi resursele pentru implementarea acestor acţiuni. Identificarea pericolelor şi evaluarea riscurilor asociate se realizează iniţial, utilizând metoda recomandată de Institutul Naţional de Protecţia Muncii (INPM). Ori de câte ori apar modificări în structura proceselor, activităţilor, produselor, sunt identificate pericolele şi sunt reanalizate în vederea evaluării riscurilor. De asemenea, ca urmare a realizării obiectivelor de reducere a riscurilor, nivelul de risc individual şi global este relevant. Modalitatea de identificare a pericolelor şi evaluarea riscurilor este reglementată prin PS 10 Identificarea pericolelor, evaluarea riscurilor şi stabilire controale. Evaluarea conformării se realizează la termenul stabilit sau la intervale planificate, precum şi cu ocazia auditurilor interne. Detalii privind modul de evaluare şi monitorizare a conformării cu cerinţele legale şi de asigurare, a modului concret de aplicare a acestor cerinţe la aspectele sale de mediu şi accesului personalului la acestea sunt stabilite prin PS 04 Prevederi legale şi alte cerinţe aplicabile, evaluarea conformării cu cerinţele legale şi alte cerinţe, PS 06 Pregătirea pentru situaţii de urgenţă şi capacitate de răspuns, PS 07 Monitorizarea şi măsurarea performanţelor, PS 08 Competenţă, instruire, conştientizare şi control, PS 09 Comunicare, participare şi consultare, PS 10 Identificarea pericolelor, evaluarea riscurilor şi stabilirea controalelor. Documente de referinţă: ; PS 04 Prevederi legale şi alte cerinţe aplicabile, evaluarea conformării cu cerinţele legale şi alte cerinţe, PS 05 Aspecte de Fişier SIM/MSIM/Capitolul 5.doc

30 CAPITOLUL 5 RESPONSABILITATEA ULUI Pag./Total pag. 3/17 mediu. Metodologia de stabilire a impactului asupra mediului, PS 06 Pregătirea pentru situaţii de urgenţă şi capacitate de răspuns, PS 07 Monitorizarea şi măsurarea performanţelor, PS 09 Comunicare, participare şi consultare, PS 10 Identificarea pericolelor, evaluarea riscurilor şi stabilirea controalelor, PO Analiza efectuată de management, R-01 Carta Universităţii Vasile Alecsandri din Bacău, R Regulamentul de Organizare şi Funcţionare al Universităţii Vasile Alecsandri din Bacău, R Regulamentul de Ordine Interioară al Universităţii Vasile Alecsandri din Bacău, R Codul de Etică al Universităţii Vasile Alecsandri din Bacău Prin SIM stabilit prin prezentul manual se asigură: definirea şi documentarea structurii organizatorice, a responsabilităţilor funcţionale, a nivelurilor de autoritate în cadrul facultăţilor şi compartimentelor independente; comunicarea şi însuşirea efectivă a responsabilităţilor de către entităţile organizatorice şi persoanele individuale; identificarea persoanelor responsabile pentru stabilirea şi implementarea cerinţelor SIM; asigurarea condiţiilor necesare pentru îndeplinirea responsabilităţii încredinţate; independenţa dintre persoanele care efectuează activităţi de execuţie, de control sau de audit. Documente de referinţă: ; PO Analiza efectuată de management. 5.2 ORIENTAREA CĂTRE CLIENT Managementul la cel mai înalt nivel al UB promovează principiul orientării către client, lucru declarat şi prin declaraţia rectorului (anexa nr. 1). Funcţionarea Universităţii depinde de clienţii ei şi din acest motiv trebuie să înţeleagă cerinţele prezente şi viitoare ale acestora, să răspundă cerinţelor şi să se străduiască să devanseze aşteptările clienţilor. Aplicarea acestui principiu implică următoarele: înţelegerea întregii game de necesităţi şi aşteptări ale studenţilor şi ale altor părţi interesate cu privire la produse şi servicii, preţuri, încredere etc. asigurarea unei abordări echilibrate a necesităţilor şi aşteptărilor clienţilor şi a celorlalte părţi interesate (familia, ARACIS, MECTS, furnizori, angajatori, societatea în general); comunicarea acestor necesităţi şi aşteptări în întreaga Universitate; urmărirea creşterii satisfacţiei clienţilor şi îmbunătăţirea continuă a proceselor. Conducerea UB urmăreşte permanent modul în care cerinţele clienţilor direcţi şi indirecţi cât şi aşteptările tuturor părţilor interesate sunt identificate şi satisfăcute. În acest scop, sunt stabiliţi indicatori care definesc satisfacţia clienţilor. Pe baza analizei periodice a acestor indicatori, se stabilesc planuri de îmbunătăţire a activităţii din Universitate. Fişier SIM/MSIM/Capitolul 5.doc

31 CAPITOLUL 5 RESPONSABILITATEA ULUI Pag./Total pag. 4/17 Documente de referinţă:, PS 03 Controlul produsului şi serviciului neconform, neconformităţi, acţiuni corective şi preventive, PO Iniţierea, aprobarea, monitorizarea, îmbunătăţirea şi evaluarea periodică a programelor de studiu, PO Procesul de selectare a candidaţilor, PO Evaluarea studenţilor şi cursanţilor, PO Desfăşurarea examenului de finalizare a studiilor, PO Evaluarea satisfacţiei studenţilor şi a altor părţi interesate, PO Monitorizarea integrării absolvenţilor pe piaţa muncii şi la ciclu de master, PO Evaluarea cerinţelor pieţei forţei de muncă, PO Procesul de tratare a reclamaţiilor şi sesizărilor Orientarea către clientul intern Pentru a asigura eficienţa SIM, se urmăreşte identificarea furnizorilor şi a clientului fiecărui proces, identificarea nevoilor şi aşteptărilor clientului şi transformarea nevoilor şi aşteptărilor acestuia în cerinţe. Principalele procese sunt prezentate în tabelul 4.1. Responsabilul de proces asigură: identificarea nevoilor şi aşteptărilor clientului; transpunerea acestora în cerinţe; identificarea resurselor necesare îndeplinirii obiectivelor propuse; stabilirea căilor de comunicare a cerinţelor clientului din subordine; stabilirea responsabilităţilor pentru a asigura îndeplinirea obiectivelor; respectarea prevederilor din codul de etică al UB. Responsabilul procesului de analiză şi îmbunătăţire asigură: evaluarea gradului de îndeplinire a obiectivelor; stabilirea căilor de îmbunătăţire a performanţelor; analiza modului de utilizare a resurselor; analiza eficacităţii procesului; actualizarea continuă a obiectivelor odată cu modificarea cerinţelor clientului. Pentru a asigura orientarea către client în întreaga Universitate, toate aceste procese se desfăşoară pe baza unor activităţi suport. Pentru aceasta, fiecare responsabil de proces are obligaţia să asigure: identificarea activităţilor suport ale procesului; nominalizarea responsabililor de activităţi; identificarea clientului activităţii respective; identificarea aşteptărilor clientului şi transpunerea acestora în cerinţe. Înregistrările aferente procesului de orientare către clientul intern se constituie în înregistrări şi se tratează în conformitate cu prevederile procedurii PS 01 Controlul documentelor şi înregistrărilor. Documente de referinţă: ; PS 01 Controlul documentelor şi înregistrărilor ; PS 03 Controlul produsului şi serviciului neconform, neconformităţi, acţiuni corective şi preventive ; PO Iniţierea, aprobarea, monitorizarea, îmbunătăţirea şi evaluarea periodică a programelor de studiu ; PO Procesul de tratare a reclamaţiilor şi sesizărilor. Fişier SIM/MSIM/Capitolul 5.doc

32 CAPITOLUL 5 RESPONSABILITATEA ULUI Pag./Total pag. 5/ Orientarea către clientul extern Senatul identifică nevoile şi aşteptările clienţilor, legate de serviciile şi produsele executate de UB, precum şi modul în care sunt respectate drepturile omului în relaţia cu aceştia. Analiza aşteptărilor clientului, precum şi a posibilităţilor de realizare a produsului se desfăşoară în conformitate cu prevederile procedurilor PO Evaluarea satisfacţiei studenţilor şi a altor părţi interesate, PO Monitorizarea integrării absolvenţilor pe piaţa munci şi la ciclu de master ; PO Evaluarea satisfacţiei studenţilor şi a altor părţi interesate ; PO Evaluarea cerinţelor pieţei forţei de muncă ; PO Procesul de tratare a reclamaţiilor şi sesizărilor. Senatul urmăreşte îndeplinirea următoarelor obiective: asigurarea relaţiilor permanente cu clientul; identificarea cerinţelor în continuă schimbare ale clienţilor şi evaluarea competiţiei pe piaţă; identificarea oportunităţilor, puncte slabe şi avantaje competitive viitoare; oportunităţi de dezvoltare; analiza cifrei de şcolarizare şi a contractelor. Gradul de îndeplinire a obiectivelor constituie date de intrare pentru analiza efectuată de management, în vederea stabilirii măsurilor de îmbunătăţire continuă a strategiei adoptate, care să conducă la sporirea satisfacţiei clienţilor. Analiza reclamaţiilor primite de la clienţi, precum şi modul de soluţionare a acestora vor constitui date de intrare pentru analiza efectuată de management. 5.3 POLITICA PRIVIND CALITATEA, MEDIUL, SĂNĂTATEA ŞI SECURITATEA OCUPAŢIEI ŞI RESPONSABILITATEA SOCIALĂ Rectorul stabileşte şi modifică, ori de câte ori este nevoie politica după analiza acesteia în Senat, cuprinsă în documentul Declaraţia rectorului Universităţii Vasile Alecsandri din Bacău, privind politica în domeniul calităţii, mediului, sănătăţii şi securităţii muncii şi responsabilităţii sociale. La stabilirea/ modificarea politicii se are în vedere ca aceasta să fie adecvată faţă de scopul Universităţii, să includă un angajament pentru satisfacerea cerinţelor şi pentru îmbunătăţirea continuă a eficacităţii SIM şi să asigure un cadru adecvat pentru stabilirea şi analiza obiectivelor în domeniul calităţii, mediului, sănătăţii şi securităţii ocupaţiei şi a responsabilităţii sociale. Politica este adusă la cunoştinţa întregului personal al Universităţii prin instruire, afişare (la locurile de muncă şi pe culoarele Universităţii) şi publicare, urmărindu-se înţelegerea, însuşirea şi aplicarea ei în permanenţă şi este disponibilă pentru public, utilizând Întreg personalul Universităţii este încurajat să propună măsuri de îmbunătăţire a politicii şi a eficacităţii acesteia. Politica în domeniul calităţii, mediului, sănătăţii şi securităţii ocupaţiei şi a responsabilităţii sociale şi obiectivele generale în domeniul calităţii, mediului, sănătăţii şi securităţii ocupaţiei şi a responsabilităţii sociale sunt analizate anual în cadrul unei analize efectuate de management pentru a fi în permanenţă adecvate din punct de Fişier SIM/MSIM/Capitolul 5.doc

33 CAPITOLUL 5 RESPONSABILITATEA ULUI Pag./Total pag. 6/17 vedere al legislaţiei, al modificărilor survenite în structura organizatorică, al schimbărilor mediului înconjurător, al evoluţiei cerinţelor societăţii în ansamblu şi ale clienţilor în particular. Politica referitoare la calitate, mediu, sănătatea şi securitatea ocupaţională şi a responsabilităţii sociale este în concordanţă cu standardele educaţionale profesionale, cu cerinţele legale şi cele reglementate, cu cerinţele de acreditare şi cu alte politici ale Universităţii. În domeniul responsabilităţii sociale se are în vedere: a) munca forţată şi obligatorie. Universitatea prin regulamentul de ordine interioară, cod R : nu se angajează şi nici nu sprijină folosirea muncii forţate sau obligatorii; nu solicită unei persoane angajate să plătească depozite sau să depună actele de identitate înainte de data angajării; nu va reţine nici o parte din salariu, beneficii, proprietate sau documente personale cu scopul de a forţa personalul să continue munca; va permite părăsirea locul de muncă după terminarea orelor de muncă standard şi libertatea de a rezilia contractual de muncă, cu condiţia ca acesta să anunţe în timp rezonabil angajatorul; în relaţiile cu alte organizaţii nu va sprijini traficul de fiinţe umane. b) libertatea de asociere şi dreptul la negociere colectivă: personalului Universităţii i se garantează dreptul de a forma, uni sau organiza sindicate sau uniuni sindicale în funcţie de alegerea lor. Senatul respectă acest drept în mod efectiv, informează personalul că este liber să adere la o organizaţie la alegerea lor şi de faptul că nu vor rezulta consecinţe negative pentru ei sau concediere din aceste considerente. Senatul nu se va amesteca în nici un fel în stabilirea, funcţionarea sau gestionarea unor astfel de organizaţii ale lucrătorilor; în cazurile în care dreptul la libertatea de asociere şi negocierile colective sunt restricţionate prin lege, Senatul permite lucrătorilor de a alege liber reprezentanţii lor şi a-i numi prin decizie la nivel de Universitate. Drepturile şi obligaţiile reprezentantului lucrătorilor sunt stabilite în regulamentul de ordine interioară, cod R ; senatul se asigură că reprezentanţii lucrătorilor/ muncitorilor, precum şi orice persoane implicate în organizarea lucrătorilor/ muncitorilor, nu sunt supuse la discriminare, hărţuire, intimidare sau retorsiune pentru a fi membrii ai unui sindicat sau pentru angajarea în activităţi de uniune. c) discriminarea este asigurată de respectarea prevederilor din regulamentul de ordine interioară, cod R Conducerea Universităţii: nu discriminează prin angajare, remunerare, acces la instruire, promovare, pensionare după rasă, etnie, naţionalitate, origine, religie, invaliditate, gen, orientare sexuală, afiliere politică sau vârstă, sau de alte condiţii, care ar putea duce la discriminare; nu interferează în exercitarea drepturilor angajaţilor de a-şi respecta credinţele sau practicile fără discriminări legate de rasă, origine socială sau naţionalitate, religie, handicap, sex, orientare sexuală, responsabilităţi familiale, membru de sindicat, opinie politică sau orice altă condiţie care ar putea duce la discriminare; Fişier SIM/MSIM/Capitolul 5.doc

34 CAPITOLUL 5 RESPONSABILITATEA ULUI Pag./Total pag. 7/17 nu permite nici un comportament care este ameninţător, abuziv, de exploatare sau coercitiv sexual, inclusiv gesturi, limbaj şi contact fizic la locul de muncă şi dacă este cazul, în locurile de rezidenţă sau alte facilităţi asigurate de UB pentru utilizarea de către lucrători; nu va cere angajaţilor, în nici o circumstanţă, probe de virginitate sau teste de sarcină. d) practici disciplinare. Personalul Universităţii este tratat cu demnitate şi respect. Conducerea UB nu practică sau tolerează folosirea pedepselor corporale, coerciţia mentală sau fizică sau abuzul verbal al personalului. Nu sunt permise tratamentele severe sau inumane. (R şi R ); e) program de lucru: conducerea Universităţii prin regulamentul de ordine interioară, cod R , respectă legislaţia aplicabilă în vigoare cu privire la orele de lucru şi sărbătorile legale. Săptămâna normală de lucru care nu include ore suplimentare trebuie să nu depăşească 48 de ore; trebuie să se acorde personalului cel puţin o zi liberă după fiecare perioadă de şase zile consecutive de muncă. Singura excepţie de la această regulă se aplică numai când există următoarele condiţii: legislaţia naţională permite depăşirea acestei limite şi există un contract colectiv de muncă în vigoare ce permite o medie adecvată a timpului de lucru, inclusiv perioade de repaus adecvate; orele suplimentare trebuie să fie voluntare, cu excepţia celor necesare pentru a onora o comandă/ contract/ serviciu pe termen scurt, cerut de obiectivele UB. Ele nu vor depăşi 12 ore pe săptămână şi nu pot fi solicitate în mod regulat; în cazul în care orele suplimentare sunt necesare pentru a onora o comandă/ contract/ serviciu pe termen scurt, cerut de obiectivele UB, se poate cere ore suplimentare în conformitate cu un astfel de contract/ serviciu. f) remunerare: conducerea UB respectă dreptul personalului la un salariu minim; Senatul se va sigura că nu sunt făcute deduceri ale salariilor pe motive disciplinare. Excepţiile de la această regulă se aplică doar dacă se îndeplinesc următoarele două condiţii: legea naţională permite deduceri din salarii pe motive disciplinare şi sunt prevederi înscrise în regulamentul de ordine interioară, cod R ; conducerea Universităţii asigură, pentru personalul angajat, detaliat, în mod clar, în scris şi în mod regulat, drepturile salariale pentru fiecare perioadă de plată; conducerea UB asigură că salariile sunt acordate conform legislaţiei aplicabile şi că remuneraţia se face fie prin bancă, pe cont de salarii la una din băncile solicitate de lucrători; toate orele suplimentare trebuie să fie plătite la datele definite de legislaţia naţională. Managementul la vârf aprobă documentat politica în domeniul calităţii, mediului, sănătăţii şi securităţii ocupaţiei şi a responsabilităţii sociale prin: declaraţia angajament a rectorului (declaraţia de politică), anexa nr. 1; Fişier SIM/MSIM/Capitolul 5.doc

35 CAPITOLUL 5 RESPONSABILITATEA ULUI Pag./Total pag. 8/17 SIM. obiectivele în domeniul calităţii, mediului, sănătăţii şi securităţii ocupaţiei; hotărâri, decizii şi dispoziţii interne privind implementarea şi dezvoltarea 5.4 PLANIFICAREA Obiectivele privind calitatea, mediul, sănătatea şi securitatea ocupaţiei şi responsabilităţii sociale. Conducerea UB se asigură că sunt stabilite obiectivele pentru funcţiile relevante şi la toate nivelurile ierarhice din cadrul Universităţii. Obiectivele sunt adecvate scopului, măsurabile, realizabile şi temporare, incluzând referinţe pentru respectarea cerinţelor referitoare la calitate, mediu, sănătatea şi securitatea ocupaţiei şi a responsabilităţii sociale. Aceste obiective sunt în concordanţă cu cerinţele organismelor de autorizare şi acreditare, sunt adecvate scopului şi sunt măsurabile. Termenul de realizare al acestor obiective este stabilit putându-se monitoriza în acest fel îndeplinirea lor ţinând cont de respectarea cerinţelor referitoare la calitate, mediu, sănătatea şi securitatea ocupaţiei şi responsabilităţii sociale. Obiectivele strategice ale calităţii, mediului, sănătăţii şi securităţii ocupaţiei şi a responsabilităţii sociale sunt stabilite în declaraţia rectorului Universităţii privind politica în domeniul calităţii, mediului, sănătăţii şi securităţii muncii. Obiectivele specifice stabilite pentru funcţiile şi nivelurile relevante ale Universităţii, inclusiv cele necesare pentru îndeplinirea cerinţelor referitoare la produs, sunt următoarele: estimarea şi specificarea nivelului de competenţă necesar, corelat cu structura de autoritate şi resursele angajate; asigurarea resurselor necesare pentru implementarea şi menţinerea sistemului integrat de management şi îmbunătăţirea continuă a eficacităţii acestuia; dezvoltarea infrastructurii Universităţii, care să asigure condiţii optime de studiu şi de creaţie pentru studenţi şi cadrele didactice; realizarea evaluării continue a procesului educaţional şi de cercetare, punându-se accentul pe calitate, inovare, relaţia cu clientul precum şi pe folosirea eficace şi eficientă a resurselor; identificarea clară a obiectivele pentru programele de studii universitare şi determinarea resurselor necesare pentru realizarea lor; controlul proceselor desfăşurate în cadrul UB prin identificarea unor parametrii de proces, indicatori şi/ sau limite, care trebuie monitorizate statistic Planificarea sistemului integrat de management Documentaţia SIM este întocmită astfel încât să definească modul în care sunt satisfăcute condiţiile referitoare la calitate, mediu, sănătate şi securitate ocupaţională şi a celor de responsabilitate socială. Planificarea este compatibilă cu condiţiile referitoare la SIM şi este documentată conform metodelor de lucru specifice Universităţii. Fişier SIM/MSIM/Capitolul 5.doc

36 CAPITOLUL 5 RESPONSABILITATEA ULUI Pag./Total pag. 9/17 Planificarea SIM se asigură în scopul îndeplinirii etapelor abordării bazate pe proces menţionate la punctul 4.1 din prezentul MSIM, precum şi a obiectivelor în domeniul calităţii, mediului, sănătăţii şi securităţii ocupaţiei şi al responsabilităţii sociale. Asigurarea acestei planificări intră în responsabilitatea rectorului. Planificarea se concretizează prin planuri de acţiune şi/sau eşalonări de termene documentate şi constă în prevederea ansamblului de resurse umane, mijloace şi metode care sunt necesare pentru atingerea obiectivelor, asigurând acţiunile preventive în funcţie de importanţa problemelor (riscurilor). Planificarea se referă la: organizarea globală a SIM sau realizarea unei modificări majore a acestuia în scopul realizării obiectivelor; planificarea procesului educaţional şi a celui de cercetare; planificarea instruirii/ perfecţionării personalului; planificarea acţiunilor de îmbunătăţire în urma analizelor efectuate de management, a evaluării gradului de satisfacţie a clienţilor, a reclamaţiilor de la clienţi, etc.; planificarea verificărilor adecvate în etapele corespunzătoare de realizare a serviciilor şi produselor; planificarea menţinerii sub control a aspectelor de mediu, a riscurilor privind sănătatea şi securitatea ocupaţională şi respectarea prevederilor privind responsabilitatea socială; planificarea efectuării auditurilor interne; planificarea implementării unui nou proces major; identificarea şi elaborarea înregistrărilor; o nouă organizare (schimbările semnificative ale personalului, etc). Datorită modului de control al documentelor stabilit în PS 01 Controlul documentelor şi înregistrărilor, integritatea SIM este menţinută pe perioada în care sunt planificate şi implementate modificări ale acestuia. Documente de referinţă (includ dar nu se limitează):, PS 01 Controlul documentelor şi înregistrărilor, PS 02 Auditul intern, PS 07 Monitorizarea şi măsurarea performanţelor, PO Analiza efectuată de management, PO Elaborarea planului de cercetare, PO Aprovizionarea, PO Desfăşurarea activităţilor didactice, Regulamente aplicabile. Printre înregistrări sunt: planul operaţional, obiectivele specifice ale UB şi indicatorii de performanţă corespunzători, F RESPONSABILITǍŢI, COMPETENŢE DECIZIONALE ŞI SISTEMUL DE COMUNICARE Responsabilităţi şi competenţe decizionale Organigrama UB, aprobată de senatul Universităţii, este prezentată în Anexa 3. Responsabilităţile şi competenţele decizionale corespunzătoare fiecărui nivel ierarhic şi pentru fiecare entitate funcţională delimitată sunt documentate prin decizii, fişe de post, planuri ale proceselor şi proceduri, după caz. Potrivit Cartei Universităţii, cod R Fişier SIM/MSIM/Capitolul 5.doc

37 CAPITOLUL 5 RESPONSABILITATEA ULUI Pag./Total pag. 10/17-01, conducerea este asigurată de următoarele entităţi organizatorice: senat, biroul senatului, rector, colegiu academic, consiliu de administraţie. La nivelul unei facultăţi, conducerea este asigurată de către consiliul Facultăţii, biroul consiliului, decan, şefii de catedră. La nivelul unui departament conducerea este asigurată de către directorul departamentului. Rectorul stabileşte prin organigramă, statul de funcţii, fişele de post, deciziile emise, autoritatea şi responsabilităţile personalului Universităţii. Responsabilităţile sunt comunicate în scris celor interesaţi, aceştia confirmând sub semnătură privată luarea la cunoştinţă. Responsabilităţile şi autorităţile stabilite prin fişele de post şi deciziile emise sunt completate de cele definite în procedurile SIM. Activităţile privind sănătatea şi securitatea muncii sunt conduse de către responsabilul SSO (RCMSSO) şi sunt desfăşurate de personalul propriu. Monitorizarea stării de sănătate se face pe bază de contract de un cabinet de medicina muncii autorizat. Comunicarea şi evaluarea cunoaşterii responsabilităţilor definite în proceduri se realizează prin instruire şi evaluarea instruirii. Instruirea se efectuează la angajarea pe post şi cel puţin odată pe an de către RCMSSO din departamentul/ compartimentul din care face parte lucrătorul. În continuare sunt prezentate responsabilităţile şi competenţele decizionale referitoare la implementarea şi asigurarea conformităţii SIM cu standardele de referinţă. a) Senatul Universităţii Vasile Alecsandri din Bacău: aprobă politica Universităţii referitoare la calitate, mediu, sănătate şi securitate ocupaţională şi a responsabilităţii sociale, în concordanţă cu politica sa generală şi cu celelalte politici sectoriale; decide modul de implementare a SIM în conformitate cu cerinţele specificate şi modul de asigurare a respectării acestor cerinţe; la propunerea rectorului, desemnează reprezentantul acestuia cu responsabilităţi şi competenţe decizionale privind stabilirea, documentarea, implementarea şi menţinerea conformităţii SIM cu cerinţele specificate; aprobă măsurile propuse de biroul senatului pentru coordonarea şi ţinerea sub control a interferenţelor dintre activităţile referitoare la implementarea şi menţinerea conformităţii SIM cu cerinţele specificate şi cele vizând îmbunătăţirea continuă a acestui sistem; stabileşte nivelul de competenţă, de instruire şi experienţă necesară pentru personalul implicat în desfăşurarea activităţilor având rol determinant pentru asigurarea realizării proceselor Universităţii şi a realizării indicatorilor de performanţă corespunzători acestora; analizează şi avizează manualul sistemului integrat de management, procedurile SIM, planurile şi programele de audit; analizează la propunerea prorectorului responsabil cu calitatea, mediu, sănătate şi securitate ocupaţională şi a responsabilităţii sociale, programul de instruire a personalului ca şi certificarea competenţei categoriilor de personal, potrivit reglementărilor în vigoare; Fişier SIM/MSIM/Capitolul 5.doc

38 CAPITOLUL 5 RESPONSABILITATEA ULUI Pag./Total pag. 11/17 analizează divergenţele apărute în legătură cu SIM şi decide asupra modului de rezolvare a acestora, în limitele competenţelor sale; biroul senat asigură coordonarea activităţilor între şedinţele senatului. b) Rectorul UB: are competenţa decizională şi responsabilitatea de a stabili politica şi obiectivele UB în domeniul calităţii, mediului, sănătăţii şi securităţii ocupaţionale şi a responsabilităţii sociale şi de a asigura implementarea acestora; elaborează şi semnează declaraţia privind politica UB în domeniul calităţii, mediului, sănătăţii şi securităţii muncii; propune spre aprobare senatului reprezentantul conducerii pentru calitate, mediu, sănătate şi securitate ocupaţională şi responsabilitate socială, cu responsabilităţi şi competenţe decizionale privind stabilirea, documentarea, implementarea şi menţinerea conformităţii SIM cu cerinţele definite în standardele de referinţă; alocă resurse necesare pentru atingerea obiectivelor stabilite cu privire la SIM al Universităţii; aprobă manualul sistemului integrat de management, procedurile, regulamentele, instrucţiunile specifice generale, planurile proceselor, fişele de post; conduce analizele anuale efectuate la nivelul Universităţii cu privire la SIM şi aprobă programele de îmbunătăţire a calităţii, mediului, sănătăţii şi securităţii ocupaţionale şi a responsabilităţii sociale; aprobă programul auditurilor interne ale SIM, dispune efectuarea de audituri neplanificate şi asigură resursele necesare pentru desfăşurarea acestor audituri. c) Directorul DM: are responsabilitatea şi autoritatea privind proiectarea, coordonarea, menţinerea şi îmbunătăţirea sistemului de management al calităţii, mediului, sănătăţii şi securităţii ocupaţionale şi a responsabilităţii sociale; elaborează sau avizează, după caz, documentele SIM; gestionează şi distribuie documentele SIM; coordonează activitatea de identificare, definire şi analizare a principalelor procese din UB; participă la identificarea problemelor legate de managementul calităţii, mediului, sănătăţii şi securităţii ocupaţionale şi a responsabilităţii sociale şi iniţierea de acţiuni corective; face propuneri pentru îmbunătăţirea calităţii tuturor proceselor din UB; acordă consultanţă pe probleme legate de SIM întregului personal al UB; coordonează activităţile de instruire a personalului UB în domeniul SIM; coordonează activitatea de certificare şi de menţinere a conformităţii SIM conform standardelor de referinţă; întocmeşte programul de audit intern; elaborează planurile de audit intern; stabileşte echipele de audit intern; coordonează auditurile externe; Fişier SIM/MSIM/Capitolul 5.doc

39 CAPITOLUL 5 RESPONSABILITATEA ULUI Pag./Total pag. 12/17 urmăreşte rezolvarea observaţiilor cuprinse în rapoartele de audit intern şi extern şi închiderea RNACP urilor; participă la redactarea raportului privind stadiul SIM prezentat în analiza efectuată de management. d) Decanul/ Directorul de departament/ Șeful de compartiment: asigură implementarea SIM, definit în manualul SIM la nivelul facultăţii/ catedrelor/ compartimentelor din subordine; asigură planificarea, coordonarea şi ţinerea sub control a activităţilor la nivelul facultăţii/ catedrelor/ compartimentelor din subordine; asigură coordonarea tuturor activităţilor desfăşurate pentru implementarea politicii şi a obiectivelor UB în domeniul calităţii, mediului, sănătăţii şi securităţii ocupaţionale şi a celor de responsabilitate socială; participă la analizele SIM efectuate la nivelul UB şi propune acţiuni cu caracter preventiv pentru îmbunătăţirea activităţilor la nivelul facultăţii/ catedrelor/ compartimentelor din subordine, în vederea menţinerii conformităţii SIM cu standardele de referinţă. e) RCMSSO la nivel de facultate/ departament/ compartiment: asigură planificarea, coordonarea şi ţinerea sub control a activităţilor legate de managementul SIM la nivelul facultăţii/ catedrelor/ compartimentelor; răspunde de primirea, identificarea, indexarea, păstrarea, retragerea şi arhivarea documentelor (interne şi externe) în condiţii corespunzătoare. Documente de referinţă:, fişele de post, decizii, R - 02 Regulament de organizare şi funcţionare a Senatului (ROF) ; R-03 Regulament de organizare şi funcţionare a Biroului senat ; R-04, R-05, R-06, R-07 Regulamentele de organizare şi funcţionare a consiliilor Universităţii (Codificarea Regulamentelor din PO Elaborarea, modificarea şi difuzarea documentelor sistemului integrat ); R - 08 ROF al consiliului de administraţie ; R - 09 ROF al colegiului academic; R , R , R , R , R şi R ROF al facultăţilor ; R 11 ROF departamente şi R - 12 ROF Direcţia Generală Administrativă Reprezentantul Managementului, Prorectorul responsabil cu calitatea, mediul, sănătatea şi securitatea ocupaţională şi responsabilitate socială are autoritatea şi responsabilitatea de a asigura implementarea SIM şi menţinerea conformităţii acestuia cu cerinţele definite de standardele de referinţă, şi îmbunătăţirea continuă a acestora; are competenţe decizionale privind elaborarea şi actualizarea documentelor SIM, a planurilor proceselor, a manualului SIM, a procedurilor, regulamentelor şi a instrucţiunilor; se asigură că procesele SIM sunt stabilite, implementate şi menţinute, în conformitate cu politica UB şi cu cerinţele definite de standardele de referinţă; planifică auditurile interne ale SIM şi asigură efectuarea acestora; asigură verificarea implementării acţiunilor corective şi preventive stabilite referitoare la SIM; Fişier SIM/MSIM/Capitolul 5.doc

40 CAPITOLUL 5 RESPONSABILITATEA ULUI Pag./Total pag. 13/17 determină resursele umane, materiale financiare şi de altă natură necesare pentru realizarea obiectivelor referitoare la calitate, mediu, sănătate şi securitate ocupaţională şi a celor referitoare la responsabilitatea socială, pentru implementarea şi menţinerea conformităţii SIM cu cerinţele standardelor de referinţă; elaborează planul anual de instruire a personalului în domeniul managementului calităţii, mediului, sănătăţii şi securităţii ocupaţionale şi a responsabilităţii sociale şi asigură realizarea acestui plan, ca şi certificarea competenţei categoriilor de personal, potrivit reglementărilor în vigoare; declanşează acţiunile care se impun pentru prevenirea apariţiei neconformităţilor constatate în desfăşurarea proceselor şi în ceea ce priveşte funcţionarea SIM; asigură înregistrarea tuturor situaţiilor nedorite care apar în ceea ce priveşte SIM al UB cu privire la rezultatele proceselor; analizează informaţiile cu privire la reclamaţiile şi sesizările clienţilor interni şi externi şi cele care rezultă ca urmare a evaluării satisfacţiei acestora, conform procedurilor stabilite (PO Monitorizarea integrării absolvenţilor pe piaţa muncii şi la ciclu de master ; PO Evaluarea cerinţelor pieţii de muncă ; PO Procesul de tratare a reclamaţiilor şi sesizărilor ); raportează, cu prilejul analizei efectuate de management (PO Analiza efectuată de management ) a SIM, asupra rezultatelor obţinute în implementarea şi menţinerea conformităţii SIM, evidenţiind în mod deosebit evoluţia satisfacţiei clienţilor şi modul de soluţionare a reclamaţiilor şi sesizărilor acestora; propune spre analiză biroului senatului măsurile necesare pentru coordonarea şi ţinerea sub control a interfeţelor dintre activităţile referitoare la implementarea şi menţinerea conformităţii SIM cu cerinţele standardelor de referinţă şi cele vizând îmbunătăţirea continuă a acestui sistem; promovează principiul orientării spre client la toate nivelurile structurii organizatorice, astfel încât să fie în permanenţă satisfăcute cerinţele acestora; reprezintă UB în relaţiile cu terţii în probleme referitoare la SIM Sistemul de comunicare internă În cadrul UB este stabilit un sistem de comunicare internă între diferitele niveluri ierarhice ale structurii organizatorice (rectorat/ decanat/ departamente/ catedre) şi între acestea şi compartimentele funcţionale ale UB (financiar - contabil, personal, etc.) referitor la procesele SIM şi la eficacitatea acestor procese: identificarea cerinţelor, aşteptărilor clienţilor şi ale altor părţi interesate, precum şi a satisfacţiei acestora şi comunicarea lor către cei interesaţi; proiectarea şi derularea tuturor proceselor SIM; identificarea neconformităţilor; identificarea competenţelor necesare pentru desfăşurarea corespunzătoare a proceselor; rezultatele auditurilor interne ale SIM şi ale analizei efectuate de management; acţiunile corective, preventive şi de îmbunătăţire continuă a rezultatelor. Fişier SIM/MSIM/Capitolul 5.doc

41 CAPITOLUL 5 RESPONSABILITATEA ULUI Pag./Total pag. 14/17 Managementul la cel mai înalt nivel a stabilit şi implementat metode de comunicare a tuturor aspectelor referitoare la performanţele SIM (politica, cerinţe, obiective şi indicatori de performanţă) prin decizii, adrese, hotărâri ale Senatului/ Biroului senat, , site-ul Universităţii sau verbal. Furnizarea unor astfel de informaţii ajută la îmbunătăţirea performanţei SIM, implicând direct personalul Universităţii în aceste realizări. Managementul la cel mai înalt nivel încurajează în mod activ comunicarea feedback-ului de la personal, ca un mijloc de implicare a acestuia. Managementul la cel mai înalt nivel se asigură de modul în care se derulează procesul de comunicare între diferitele niveluri ale Universităţii ca şi între diferitele departamente, prin informaţiile primite la şedinţele Senatului/ Biroului senat, prin timpul şi modul de răspuns la solicitările conducerii şi prin constatările rapoartelor de audit intern. Toate informaţiile din Universitatea Vasile Alecsandri" din Bacău se regăsesc în una din următoarele categorii: 1. publice. Acestea sunt informaţiile accesibile oricărui utilizator din interiorul sau exteriorul Universităţii. Divulgarea, utilizarea neautorizată sau distrugerea acestora nu produce efecte asupra Universităţii sau aceste efecte sunt nesemnificative. Utilizatorii care furnizează aceste informaţii sunt responsabili de asigurarea integrităţii şi disponibilităţii acestora în raport cu cerinţele Universităţii Vasile Alecsandri" din Bacău. Exemple: informaţiile de pe aviziere, servere web publice, buletine informative, informările rectorului. 2. secrete. În această categorie se includ informaţiile care datorită valorii economice nu trebuie făcute publice. Se includ aici şi informaţiile pe care Universitatea trebuie să le protejeze conform legislaţiei în vigoare. Datorită valorii economice asociate, aceste date trebuie distruse dacă au fost făcute publice. Aceste date vor fi copiate şi distribuite în cadrul Universităţii doar utilizatorilor autorizaţi. Distribuirea acestor informaţii de către utilizatorii autorizaţi trebuie să se facă pe baza unei clauze de confidenţialitate. Exemple: clauze contractuale, codul sursă al aplicaţiilor software, datele personale de identificare. 3. strict secrete sau confidenţiale. În această categorie se includ toate informaţiile care datorită valorii economice nu trebuie făcute publice. Divulgarea, utilizarea sau distrugerea acestor date poate intra sub incidenţa codului civil, penal sau legislaţiei fiscale. Accesul la aceste informaţii va fi restricţionat. Datele strict secrete nu pot fi copiate, distribuite sau şterse fără acordul scris al conducerii Universităţii. Exemple: cheile criptografice, parole de acces la servere. Toate datele din categoria publice şi informaţiile de interes general se transmit pe linie electronică. Sunt utilizate servere care stochează şi distribuie informaţia către utilizatorii autorizaţi. În acest context este asigurată integritatea, confidenţialitatea şi disponibilitatea datelor prin instalarea şi menţinerea acestora într-o manieră care să prevină accesul neautorizat, utilizarea neautorizată şi întreruperea unor servicii. Pentru a permite recuperarea datelor şi aplicaţiilor în cazul unor evenimente cum ar fi: dezastre naturale, defecţiuni ale discurilor de sistem, spionaj, erori de introducere a datelor, erori de funcţionare a sistemului etc. sunt necesare copiile de siguranţă (backup). Fişier SIM/MSIM/Capitolul 5.doc

42 CAPITOLUL 5 RESPONSABILITATEA ULUI Pag./Total pag. 15/17 Mijloacele utilizate pentru a permite accesul la resursele informatice ale Universităţii Vasile Alecsandri" din Bacău sunt conturile utilizator. Un server nu trebuie conectat la reţeaua Universităţii Vasile Alecsandri" din Bacău decât după acreditarea siguranţei de funcţionare şi exploatare a acestuia de către serviciul de informatizare Procedura de securizare a serverelor trebuie să includă obligatoriu următoarele: instalarea sistemului de operare şi aplicarea patch-urilor furnizate de producător; înlăturarea programelor, a serviciilor sistem şi a driverelor inutile; setarea/ activarea parametrilor de securitate, a protecţiilor pentru fişiere şi activarea jurnalelor de monitorizare; dezactivarea sau schimbarea parolelor conturilor predefinite; securizarea accesului fizic la aceste echipamente. Serviciu de informatizare monitorizează obligatoriu pentru serverele principale procesul de funcţionare şi va aplica regulat actualizări privind securitatea sistemului de operare. Documente de referinţă:, PS 01 Controlul documentelor şi înregistrărilor, PS 02 Audit inter, PS 03 Controlul produsului şi serviciului neconform, neconformităţi, acţiuni corective şi preventive, PO Analiza efectuată de management, PO Procesul de evaluare a cadrelor didactice, PO Evaluarea satisfacţiei studenţilor şi a altor părţi interesate. 5.6 ANALIZA EFECTUATĂ DE Generalităţi Pentru a asigura conformitatea SIM cu cerinţele specificate şi funcţionarea corespunzătoare a acestui sistem, rectorul UB iniţiază analize anuale ale SIM sau ori de câte ori este nevoie. Aceste analize sunt în concordanţă cu necesităţile Universităţii, în scopul de a evalua eficacitatea SIM în îndeplinirea obiectivelor şi în satisfacerea cerinţelor referitoare la serviciile furnizate şi produsele realizate şi includ evaluarea oportunităţilor de îmbunătăţire a SIM şi necesitatea modificărilor din SIM. Politica şi obiectivele UB în domeniul calităţii, mediului, sănătăţii ţi securităţii muncii precum şi a celor privind responsabilitatea socială, sunt analizate în cadrul analizei efectuată de management, conform procedurii PO Analiza efectuată de management. Analiza efectuată de management se desfăşoară pe baza raportului privind stadiu SIM, prezentat de RM, pus la dispoziţia participanţilor cu cel puţin 24 ore înaintea şedinţei Elementele de intrare ale analizei efectuate de management includ informaţii referitoare la : eventuale schimbări ce ar putea afecta SIM; Fişier SIM/MSIM/Capitolul 5.doc

43 CAPITOLUL 5 RESPONSABILITATEA ULUI Pag./Total pag. 16/17 politica şi obiectivele calităţii, mediului, sănătăţii şi securităţii ocupaţionale precum şi cele referitoare la responsabilitatea socială ; rezultatele auditurilor interne/ externe şi evaluările conformării cu cerinţele legale şi cu alte cerinţe la care Universitatea a subscris; comunicarea (comunicările) cu părţile externe interesate, inclusiv reclamaţiile; feed-back -ul de la clienţi (reclamaţii, satisfacţia clientului, comunicarea cu clienţii, etc.); rezultatele evaluării şi monitorizării proceselor UB; sesizări ale părţilor interesate cu privire la mediu; performanţa proceselor şi conformitatea produselor; performanţa de mediu a organizaţiei; conformitatea privind factorii de mediu; stadiul acţiunilor corective/ preventive; acţiunile de urmărire de la analiza anterioară efectuată de management; recomandări pentru îmbunătăţire; schimbarea împrejurărilor, inclusiv dezvoltări ale cerinţelor legale şi a celor referitoare la aspectele de mediu; accidente, incidente, neconformităţi SSO; rezultate ale simulărilor efectuate conform programelor de mediu şi SSO; rezultate ale planurilor de măsuri; realizarea obiectivelor, atât cele referitoare la produs cât şi cele referitoare la procesele de management; recomandări de îmbunătăţire formulate cu privire la SIM al UB; modul în care au fost îndeplinite obiectivele; eficienţa sistemului de conducere al UB; performanţa proceselor desfăşurate în cadrul UB şi conformitatea produselor şi serviciilor, înregistrări referitoare la calitatea proceselor şi rezultatelor acestora; raport privind modul de îndeplinire a cerinţelor de responsabilitate socială; evaluarea poziţiei şi strategiei de piaţă; analiza problemelor din teren, existente sau potenţiale, şi a impactului acestora asupra calităţii, securităţii şi mediului. Toate aceste elemente sunt cuprinse în Raportul privind evoluţia sistemului integrat de management. Datele de intrare în analizele managementului includ şi rapoarte ale analizei neconformităţilor, dacă este cazul Elementele de ieşire ale analizei SIM efectuate de conducere se referă la decizii/ acţiuni cu privire la: îmbunătăţirea eficacităţii SIM şi a proceselor sale; măsuri stabilite de conducere pentru rezolvarea neconformităţilor identificate în timpul auditurilor şi nerezolvate până în momentul analizei de management; îmbunătăţirea produselor/ serviciilor în raport cu cerinţele clientului precum şi cele legale şi de reglementare; determinarea resurselor necesare pentru îmbunătăţirea SIM; Fişier SIM/MSIM/Capitolul 5.doc

44 CAPITOLUL 5 RESPONSABILITATEA ULUI Pag./Total pag. 17/17 posibile modificări ale performanţelor de mediu şi SSO. Aceste decizii sunt concretizate în Planul de măsuri de îmbunătăţire rezultat în urma analizei efectuate de management. Analiza efectuată de management se desfăşoară pe bază de documente (informări) puse la dispoziţie participanţilor de RM cu cel puţin 24 ore înaintea şedinţei. Stadiul rezolvării măsurilor de îmbunătăţire este urmărit de RM. Înregistrările acestor analize (informări, rapoarte, procese verbale, programe de măsuri) sunt păstrate la DM pe o perioadă de cel puţin 3 ani şi difuzate factorilor implicaţi, iar realizarea acţiunilor de îmbunătăţire (programul de măsuri) este urmărită de DM şi raportată RM. Elementele de ieşire ale analizei SIM sunt disponibile pentru a fi consultate şi comunicate tuturor factorilor interesaţi (interni şi externi), prin publicare pe pagina de internet a Universităţii. Documente de referinţă: PO Analiza efectuată de management. Fişier SIM/MSIM/Capitolul 5.doc

45 CAPITOLUL 6 UL RESURSELOR Pag./Total pag. 1/4 6.1 ASPECTE GENERALE Conducerea UB are responsabilitatea identificării necesităţilor şi cerinţelor referitoare la resurse şi trebuie să asigure aceste resurse în vederea transpunerii în practică a politicii în domeniul calităţii, mediului, sănătăţii şi securităţii ocupaţiei precum şi a responsabilităţii sociale, pentru atingerea obiectivelor, îmbunătăţirea continuă a eficacităţii SIM, controlul aspectelor de mediu şi reducerea impactului de mediu, controlul pericolelor şi reducerea riscului, conformarea cu cerinţele legale şi cele la care Universitatea a subscris şi pentru satisfacerea cerinţelor clienţilor şi ale altor părţi interesate. Gestionarea resurselor alocate proceselor se realizează de către responsabilii de proces. Resursele evaluate sunt: resursele umane, resursele financiare, resursele tehnice (infrastructura), furnizorii, stocurile de siguranţă. 6.2 UL RESURSELOR UMANE Generalităţi Conducerea UB porneşte de la premisa că principala resursă a Universităţii o constituie personalul său şi are în vedere permanent ca prin cultura pe care o întreţine să conştientizeze atât necesitatea îmbunătăţirii continue a SIM cât şi a mijloacelor necesare pentru a o realiza. Personalul care efectuează activităţi ce influenţează conformitatea cu cerinţele referitoare la serviciul educaţional, produse, personalul care lucrează pentru sau în numele UB şi care poate provoca impacturi semnificative asupra mediului, personalul care se află sub controlul UB şi care îndeplineşte sarcini care pot avea impact asupra SSO, este competent în ceea ce priveşte studiile, instruirile, abilităţile şi are experienţa adecvată. De aceea acordă o importanţă deosebită: selecţionării personalului în funcţie de capacitatea de a satisface cerinţele corespunzătoare fiecărei funcţii şi post de lucru; asigurării unor condiţii corespunzătoare de muncă, stimularea performanţelor individuale şi stabilitatea unor relaţii de muncă specifice; conştientizării întregului personal privind politica în domeniul calităţii, mediului, sănătăţii şi securităţii ocupaţiei şi a respectării drepturilor fundamentale ale omului, orientării clare spre satisfacerea cerinţelor clienţilor; instruirii noilor angajaţi şi formării continue a întregului personal, punând accentul pe lucrul în echipă şi pe comunicare; evaluării periodice a performanţelor personalului, în scopul aprecierii necesitaţilor de instruire şi pentru a determina evoluţia probabilă a acestor performanţe; comparării necesităţilor de competenţă cu cerinţele planului de învăţământ şi a fişelor disciplinelor (periodic); menţinerii de înregistrări adecvate referitoare la studii, instruire, abilităţi, experienţă şi promovare conform cerinţelor legale, reglementate şi cerinţelor impuse prin regulamente interne sau decizii ale conducerii; înţelegerii corecte de către întregul personal a obiectivelor care trebuie realizate şi a impactului acestora asupra proceselor, a mediului, a SSO precum Fişier SIM/MSIM/Capitolul 6.doc

46 CAPITOLUL 6 UL RESURSELOR Pag./Total pag. 2/4 şi a responsabilităţii sociale Procedurile/ regulamentele/ instrucţiunile documentate, care reglementează modalitatea de instruire a personalului, sunt elaborate astfel încât să asigure: identificarea competenţelor cerute (studii, instruire, aptitudini şi experienţă) şi menţionarea acestora în fişa postului, astfel încât să se asigure o descriere clară şi completă a atribuţiilor, responsabilităţilor şi cerinţelor pe care ocupantul postului trebuie să le îndeplinească; identificarea necesităţilor de instruire şi transpunerea acestora în programele de instruire a întregului personal; precizarea metodelor folosite pentru asigurarea instruirii sau pentru întreprinderea altor acţiuni necesare (angajare, schimbarea locului de muncă, promovarea personalului etc.), astfel încât să fie satisfăcute necesităţile identificate; evaluarea instruirilor efectuate şi a eficacităţii acestora; conştientizarea fiecărei persoane în ceea ce priveşte importanţa propriei activităţi pentru realizarea obiectivelor UB; păstrarea înregistrărilor corespunzătoare cu privire la studii, instruire, experienţă şi calificările necesare. Conducerea de la toate nivelurile ierarhice este responsabilă pentru implementarea şi menţinerea procedurilor documentate referitoare la identificarea şi asigurarea competenţelor necesare. Documente de referinţă:, PS 07 Monitorizarea şi măsurarea performanţelor ; PS 08 Competenţă, instruire, conştientizare şi control, PS 09 Comunicare, participare şi consultare, PO Procesul de ocupare a posturilor pentru personalul didactic auxiliar şi administrativ, PO Procesul de evaluare a cadrelor didactice, I RU 01 Stabilirea drepturilor salariale pentru personalul didactic, I RU 02 Stabilirea drepturilor salariale pentru personalul didactic auxiliar şi administrativ, I SSM 13 Instructaj periodic cadre didactice, compartimente administrative, birouri şi servicii, I SSM 06 Încadrarea şi repartizarea personalului, dotarea cu echipament individual de protecţie, repartizarea sarcinilor de muncă, R - 01 Carta Universităţii, R ROI - UB, R Codul de etică, R - 05 ROF consiliului pentru programe universitare şi postuniversitare, perfecţionare şi evaluarea personalului didactic şi a studenţilor, R - 04 ROF consiliului de reforme, dezvoltare, finanţare şi calitate, R Comisia pentru calitate (CEAUC), R - 10 ROF Facultăţi, I SSM 13 Instructaj periodic cadre didactice, compartimente administrative, birouri şi servicii. 6.3 INFRASTRUCTURĂ, ECHIPAMENTE ŞI MATERIALE Criteriile de evaluare ARACIS includ cerinţe privind infrastructura necesară, facilităţile, mediul şi echipamentele specifice, necesare sprijinirii procesului de predareînvăţare, serviciului educaţional, procesului de cercetare, pentru asigurarea serviciilor de cazare şi masă. Conducerea UB răspunde pentru identificarea şi procurarea resurselor necesare asigurării conformităţii SIM şi îmbunătăţirea continuă a acestuia şi anume: Fişier SIM/MSIM/Capitolul 6.doc

47 CAPITOLUL 6 UL RESURSELOR Pag./Total pag. 3/4 - spaţii corespunzător dotate pentru desfăşurarea activităţilor; - echipamentele necesare (hardware şi software); - serviciile suport pentru desfăşurarea activităţilor; - menţinerea în ordine, în curăţenie a infrastructurii, echipamentelor şi repararea în concordanţă cu necesităţile. La alocarea resurselor se ţine seama şi de reglementările aplicabile acestor resurse (legi, ordonanţe, regulamente etc.). Pe baza necesarului de resurse stabilit la nivelul facultăţii/ departamentului/ catedrei se elaborează o listă de achiziţii, care se aprobă de conducerea facultăţii/ departamentului/ catedrei şi ulterior de către Senatul Universităţii. Răspunderea pentru implementarea planurilor aprobate revine conducerii Direcţiei Generale Administrative a Universităţii, care asigură şi instruirea necesară utilizării infrastructurii, echipamentelor şi materialelor din punct de vedere al mediului şi SSO. Înregistrările referitoare la resursele procurate sunt gestionate de către acelaşi compartiment. Documente de referinţă:, PS 06 Pregătirea pentru situaţii de urgenţă şi capacitate de răspuns, PO Aprovizionarea, PO Desfăşurarea procesului de investiţii şi urmărirea derulării contractelor, I SSM 04 Exploatarea instalaţiilor şi echipamentelor electrice, I SSM 05 Utilizarea echipamentelor portabile şi a uneltelor portabile, I SS 01 Cazarea în căminele Universităţii, R - 12 ROF Direcţia Generală Administrativă. 6.4 MEDIUL DE LUCRU Mediul de lucru este o combinaţie de factori umani şi fizici, a căror influenţă poate avea un impact asupra realizării conformităţii serviciilor şi produselor cu cerinţele specificate. Cerinţele privind mediul de lucru sunt definite în specificaţiile referitoare la procese, în cărţile tehnice ale echipamentelor de lucru, în legi şi reglementări în vigoare. Aceste cerinţe se referă la toate încăperile în care se desfăşoară procesul didactic şi celelalte procese ale UB. Managementului la cel mai înalt nivel al UB îi revine responsabilitatea asigurării unui mediu de lucru adecvat cu o influenţă pozitivă asupra motivării, satisfacţiei şi performanţei personalului în scopul de a realiza conformitatea serviciilor şi produselor cu cerinţele specificate precum şi creşterea performanţelor Universităţii. Pentru crearea unui mediu adecvat de lucru managementul la vârf ia în considerare următoarele: metode creative de lucru şi oportunităţile de creştere a implicării pentru a valorifica potenţialul personalului din Universitate; reguli şi îndrumări referitoare la mediu, securitate, inclusiv utilizarea echipamentului de protecţie în locurile unde este indicat; ergonomia; amplasarea locurilor de muncă; interacţiunile sociale; facilităţi pentru personalul Universităţii; încălzire, umiditate, iluminat, igienă, curăţenie, zgomot, vibraţii şi poluare; Fişier SIM/MSIM/Capitolul 6.doc

48 CAPITOLUL 6 UL RESURSELOR Pag./Total pag. 4/4 reducere la minimum a riscurilor potenţiale; menţinerea în ordine, curăţenie a echipamentelor şi repararea în concordanţă cu necesităţile Universităţii. Acestea sunt evaluate periodic, evaluările se constituie ca date de intrare în analiza efectuată de management. Documente de referinţă:, R - 12 ROF Direcţia Generală Administrativă, PS 06 Pregătirea pentru situaţii de urgenţă şi capacitate de răspuns, PS 03 Controlul produsului şi serviciului neconform, neconformităţi, acţiuni corective şi preventive, PS 05 Aspecte de mediu, metodologia de stabilire a impactului asupra mediului, PS 06 Pregătirea pentru situaţii de urgenţă şi capacitate de răspuns, PS 10 Identificarea pericolelor, evaluarea riscurilor şi stabilirea controalelor, PS 11 Investigarea şi analiza incidentelor, PO Supravegherea sănătăţii lucrătorilor, I SSM 01 Organizarea locului de muncă şi a activităţilor, I SSM 03 Securitatea şi sănătatea muncii pentru activităţi de birou, I SSM 04 Exploatarea instalaţiilor şi echipamentelor electrice, I SSM 05 Utilizarea echipamentelor portabile şi a uneltelor portabile, I SSM 06 Încadrarea şi repartizarea personalului, dotarea cu echipament individual de protecţie, repartizarea sarcinilor de muncă, I SSM 07 Ergonomia locului de muncă, I SSM 09 Securitatea şi sănătatea muncii în activităţile de curăţenie şi dezinsecţie, I SSM 08 Securitatea şi sănătatea muncii la prepararea şi distribuirea hranei, I SSM 10 Siguranţa şi sănătatea muncii în sectorul auto, I SSM 11 Acordarea primului ajutor, I SS 02 Efectuarea curăţeniei şi dezinfecţiei spaţiilor de învăţământ şi cantină. Fişier SIM/MSIM/Capitolul 6.doc

49 MANUALUL SISTEMULI INTEGRAT DE CAPITOLUL 7 REALIZAREA PRODUSELOR/ SERVICIILOR Pag./Total pag. 1/ PLANIFICAREA PROCESELOR Procesele identificate conform capitolului 4 sunt planificate şi dezvoltate. Planificarea realizării produselor/ serviciilor ia în considerare: cerinţele legale şi reglementate aplicabile; cerinţele specificate de către clienţi; cerinţele specificate de către părţile interesate; optimizarea proceselor şi activităţilor pentru folosirea eficientă a resurselor; obiectivele funcţiilor relevante privind calitatea, mediul, SSO, siguranţa alimentară şi responsabilitatea socială; documentaţia şi resursele necesare specifice produselor; activităţile de verificare, validare, monitorizare, inspecţie şi încercare specifice produselor, precum şi criteriile pentru acceptarea acestora; stabilirea criteriilor de operare şi identificarea de operaţii şi activităţi care sunt asociate sau pot genera aspecte semnificative de mediu sau pericole privind SSO; identificarea aspectelor semnificative de mediu şi aspectelor privind SSO, asociate bunurilor şi serviciilor utilizate de Universitate şi comunicarea către furnizori a cerinţelor relevante; elementele de ieşire ale planificării realizării produselor, elaborate într-o formă adecvată metodelor de operare ale Universităţii şi păstrate conform prevederilor procedurii PS 01 Controlul documentelor şi înregistrărilor ; înregistrările necesare pentru a furniza dovada că procesele de realizat şi produsul rezultat corespund cerinţelor. Controlul operaţional efectuat în vederea asigurării calităţii produselor, controlul impactului de mediu asociat şi controlul riscurilor sunt reglementate prin procedurile operaţionale. Pentru a obţine şi îmbunătăţi permanent rezultatele, în raport cu cerinţele clienţilor şi ale altor părţi interesate, conducerea UB are responsabilitatea identificării, organizării şi administrării reţelei de procese a Universităţii şi a interfeţelor acestora. Această reţea de procese include: procesul de evaluare a cerinţelor pieţei forţei de muncă (PO 08.03); procesul de selecţie a candidaţilor (admiterea, PO 07.03); procesul de iniţiere, aprobare, monitorizare, îmbunătăţire şi evaluarea periodică a programelor de studiu (PO 07.01); procesul de elaborare a statelor de funcţiuni (PO 06.04); procesul de elaborare a programelor analitice(po 07.02); procesul de aprovizionare (PO 07.12); procesul de predare şi învăţare (PO 07.04/05); procesul de evaluare a studenţilor/ cursanţilor (PO 07.06); procesul de evaluare a cadrelor didactice (PO 06.02); procesul de atestare finală a competenţelor (PO 07.07); controlul procesului de cercetare ştiinţifică (PO 07.10; PO 07.11); procesul de supraveghere a sănătăţii lucrătorilor (PO 04.03); procesul analizei de management (PO 05.01); procesul de organizare, funcţionare şi gestionare a bibliotecii; Fişier SIM/MSIM/Capitolul 7.doc

50 MANUALUL SISTEMULI INTEGRAT DE CAPITOLUL 7 REALIZAREA PRODUSELOR/ SERVICIILOR Pag./Total pag. 2/17 procesul de achiziţii publice şi urmărirea derulării contractelor (PO 07.13) procesul de desfăşurare a investiţiilor, reabilitărilor şi reparaţiilor (PO 07.14). Prin planificarea proceselor, conducerea UB asigură: determinarea obiectivelor şi a rezultatelor acestora; stabilirea documentaţiei, a resurselor necesare pentru desfăşurarea lor; sistemul de verificare şi validare a proceselor, precum şi definirea criteriilor de acceptare a acestora; înregistrările necesare pentru a dovedi conformitatea proceselor şi a rezultatelor acestora cu cerinţele specificate. Pentru planificarea efectivă, se utilizează printre altele: programe de activităţi specifice catedrei, orarul activităţilor didactice, planul de cercetare, planul de învăţământ, fişa disciplinei. Documente de referinţă:, PO Elaborarea statului de funcţiuni al catedrei, PO Procesul de evaluare a cadrelor didactice, PO Iniţierea, aprobarea, monitorizarea, îmbunătăţirea şi evaluarea periodică a programelor de studiu, PO Elaborarea şi gestionarea programelor analitice, PO Procesul de selectare a candidaţilor, PO Desfăşurarea activităţilor didactice, PO Desfăşurarea activităţilor practice, PO Evaluarea şi notarea studenţilor şi cursanţilor, PO Desfăşurarea examenului de finalizare a studiilor, PO Elaborarea planului de cercetare, PO Desfăşurarea activităţii de cercetare, PO Elaborarea lucrărilor de cercetare, PO Aprovizionarea, PO Monitorizarea integrării absolvenţilor pe piaţa muncii, R ROF UB, R ROI-UB, R Codul de finanţare, R - 12 ROF Direcţiei generale administrative Planificarea realizării produsului şi serviciului iau în considerare: cerinţele legale şi reglementate aplicabile; cerinţele specificate de către clienţi; cerinţele specificate de către părţile interesate; optimizarea proceselor şi activităţilor pentru folosirea eficientă a resurselor; obiectivele funcţiilor relevante privind calitatea, mediul, SSO şi cerinţele pentru produse; documentaţia şi resursele necesare specifice produselor; activităţile de verificare, validare, monitorizare, inspecţie şi încercare specifice produsului şi criteriile pentru acceptarea acestuia; stabilirea criteriilor de operare şi identificarea de operaţii şi activităţi care sunt asociate sau pot genera aspecte semnificative de mediu sau pericole privind SSO; identificarea aspectelor semnificative de mediu şi aspectelor referitoare la SSO, asociate bunurilor şi serviciilor utilizate de organizaţie şi comunicarea către furnizori a cerinţelor relevante; elementele de ieşire ale planificării realizării produsului sunt elaborate într-o formă adecvată metodelor de operare ale Universităţii şi sunt păstrate de şefii de compartimente, conform prevederilor procedurilor PS 01 Controlul documentelor Fişier SIM/MSIM/Capitolul 7.doc

51 MANUALUL SISTEMULI INTEGRAT DE CAPITOLUL 7 REALIZAREA PRODUSELOR/ SERVICIILOR Pag./Total pag. 3/17 şi înregistrărilor şi PS 03 Controlul produsului şi serviciului neconform, neconformităţi, acţiuni corective şi preventive ; înregistrările necesare pentru a furniza dovada că procesele de realizare şi produsul rezultat corespund cerinţelor. Controlul operaţional efectuat în vederea asigurării calităţii produselor, controlul impactului de mediu asociat şi controlul riscurilor este reglementat prin procedurile operaţionale. În principal elementele de planificare ale realizării produselor se constituie în: planurile de control care definesc fazele determinante de realizare a produselor, etapele de control şi verificare relevante pentru asigurarea calităţii; planul de gestionare a aspectelor de mediu care defineşte aspectele de mediu specifice produselor; planul de sănătate şi securitate care defineşte pericolele şi riscurile asociate procesului şi stabileşte măsurile tehnice şi organizatorice de securitatea muncii pentru personalul propriu şi dacă este cazul, pentru subcontractanţi; planuri de intervenţii pentru situaţii de urgenţă. Modificările care au impact asupra realizării produsului sunt ţinute sub control. Efectele oricărei modificări, inclusiv ale acelor modificări cauzate de orice furnizor, sunt evaluate de către client, în vederea asigurării conformităţii cu cerinţele. Modificările sunt validate de client. Solicitările clientului privind cerinţe suplimentare de verificare/ identificare sunt analizate şi implementate. Criteriile pentru asigurarea controlului operaţional sunt completate şi de procedurile: PS 03 Controlul produsului şi serviciului neconform, neconformităţi acţiuni corective şi preventive, PS 05 Aspecte de mediu, metodologia de stabilire a impactului asupra mediului, PS 06 Pregătirea pentru situaţii de urgenţă şi capacitate de răspuns, PS 07 Monitorizarea şi măsurarea performanţelor, PS 10 Identificarea pericolelor, evaluarea riscurilor ţi stabilirea controalelor, PS 11 Investigarea ţi analiza incidentelor, PO Aprovizionarea, PO Procesul de tratare a reclamaţiilor şi sesizărilor. 7.2 PROCESE ÎN RELAŢIA CU STUDENŢII ŞI CU ALTE PĂRŢI INTERESATE Universitatea furnizează în mod obişnuit un serviciu care este intangibil, care nu poate fi stocat şi este consumat pe parcursul prestării. Universitatea oferă studenţilor/ cursanţilor oportunitatea de a-şi însuşi cunoştinţele existente şi de a le aplica în practică. Deoarece procesele educaţionale şi cele administrative se desfăşoară în clădirile proprii Universităţii, aşteptările studenţilor/ cursanţilor includ (dar nu se limitează la ele) următoarele: facilităţi sigure, curate, aflate sub responsabilitatea unei persoane; comunicarea bilaterală între părţile interesate şi Universitate, care asigură o bună capacitate de răspuns; tratarea studenţilor/ cursanţilor cu respect de către cadrele didactice; activităţile sunt conduse de personal calificat; asigurarea accesului la internet şi la biblioteca Universităţii; asigurarea, contra cost, a hranei şi a spaţiilor de cazare. Fişier SIM/MSIM/Capitolul 7.doc

52 MANUALUL SISTEMULI INTEGRAT DE CAPITOLUL 7 REALIZAREA PRODUSELOR/ SERVICIILOR Pag./Total pag. 4/ Determinarea cerinţelor studenţilor şi cursanţilor referitoare la competenţele care trebuie dobândite Conducerea UB are responsabilitatea stabilirii unui sistem de comunicare permanentă cu studenţii şi cu celelalte părţi interesate astfel încât să se asigure: identificarea cerinţelor studenţilor şi ale altor părţi interesate referitoare la competenţele care trebuiesc obţinute, inclusiv a cerinţelor referitoare la menţinerea acestor competenţe prin programe de formare postuniversitară; identificarea cerinţelor nespecificate de către studenţi şi alte părţi interesate, dar care trebuiesc luate în considerare, ţinând seama de obiectivele strategice pe termen mediu şi lung, adoptate la nivel naţional şi cele care decurg din procesul integrării României în Uniunea Europeană; identificarea cerinţelor legale referitoare la procesele UB şi la rezultatele acestora; definirea clară a cerinţelor suplimentare, stabilite la nivelul UB. Cerinţele specifice ale studenţilor/ cursanţilor sunt cuprinse în planurile de învăţământ şi în fişele disciplinelor. Aceste documente se conformează cerinţelor legale, reglementate şi de acreditare, referitoare la procesul educaţional. Cerinţele referitoare la educaţie în cadrul Universităţii includ de asemenea cerinţele proprii ale acesteia, stabilite pentru furnizarea serviciilor studenţilor/ cursanţilor (dovada studiilor anterioare, documente cu caracter personal care trebuiesc furnizate de către studenţi, reguli administrative ale Universităţii, precum şi coduri de conduită pentru studenţi/ cursanţi). Documente de referinţă:, PO Monitorizarea integrării absolvenţilor pe piaţa muncii, PO Evaluarea satisfacţiei studenţilor şi a altor părţi interesate, R - 05 ROF consiliului pentru programe universitare şi postuniversitare, perfecţionarea şi evaluarea personalului didactic şi a studenţilor, R - 04 ROF consiliului de reforme, dezvoltare, finanţare şi calitate; R ROF al comisiei pentru asigurarea calităţii procesului de învăţământ, nivel licenţă, ID-IFR, masterat Analiza cerinţelor referitoare la competenţele care trebuiesc dobândite Conducerea UB stabileşte metodologia de analiză a cerinţelor referitoare la competenţele care trebuiesc dobândite de către studenţi şi responsabilităţile implicate în această analiză. În cadrul analizei se urmăreşte să se asigure: definirea şi documentarea corespunzătoare a cerinţelor; corelarea cu analiza ofertei altor universităţi, mai ales a universităţilor recunoscute ca lideri în domeniu, pe plan internaţional; evaluarea capabilităţii UB privind îndeplinirea cerinţelor studenţilor şi a altor părţi interesate. În acest scop sunt luate în considerare resursele disponibile, precum şi perspectivele de dezvoltare ale UB, în raport cu obiectivele sale strategice. Înregistrările referitoare la aceste analize se păstrează servind ca bază pentru evaluarea proceselor SIM al Universităţii. Aceste înregistrări se referă la planul de învăţământ, fişa disciplinei şi statul de funcţiuni al catedrei. Fişier SIM/MSIM/Capitolul 7.doc

53 MANUALUL SISTEMULI INTEGRAT DE CAPITOLUL 7 REALIZAREA PRODUSELOR/ SERVICIILOR Pag./Total pag. 5/17 Documente de referinţă:, PO Monitorizarea integrării absolvenţilor pe piaţa muncii, PO Iniţierea, aprobarea, monitorizarea, îmbunătăţirea şi evaluarea periodică a programelor de studiu, PO Elaborarea statului de funcţiuni al catedrei, R ROF al comisiei pentru asigurarea calităţii procesului de învăţământ, nivel licenţă, ID-IFR, masterat, R - 04 ROF al consiliului de reforme, dezvoltare, finanţare şi calitate Comunicarea cu studenţii şi cu celelalte părţi interesate Conducerea UB stabileşte un sistem de comunicare permanentă cu clienţii interni şi externi şi cu celelalte părţi interesate, care să asigure: obţinerea tuturor informaţiilor necesare cu privire la competenţele care trebuiesc dobândite; definirea corespunzătoare a proceselor UB, luând în considerare cerinţele clienţilor şi ale altor părţi interesate; îmbunătăţirea continuă a acestor procese, pe baza feedback-lui informaţional de la clienţi (inclusiv reclamaţiile acestora), cu privire la desfăşurarea proceselor. Documente de referinţă:, PS 09 Comunicare, participare şi consultare. 7.3 PROIECTAREA ŞI DEZVOLTAREA PROCESELOR UB Elaborarea şi îmbunătăţirea planurilor de învăţământ Planificarea elaborării şi îmbunătăţirii planurilor de învăţământ La proiectarea procesului educaţional UB ţine cont de beneficiul pe care acesta îl aduce studenţilor/ cursanţilor. Activităţile de control ale elaborării planurilor de învăţământ/ fişelor disciplinelor sunt corespunzătoare scopului şi duratei serviciului educaţional, serviciul administrativ ținând tot timpul cont de aspectele de mediu și securitatea muncii. Prin proceduri se asigură că materialele didactice și celelalte servicii și produse corespund cerinţelor. La evaluarea necesităţilor se ţine cont de modul în care studenţii/ cursanţii reuşesc să se integreze pe piaţa muncii, precum şi de eficacitatea sistemului. Evaluările includ cerinţe de performanţă potenţiale sau reale pentru a determina: modul în care educaţia îi ajută pe studenţi/ cursanţi să dobândească competențe profesionale, abilități și competențe transversale; modul în care sunt îndeplinite cerinţele noi; ce măsuri specifice ale eficacităţii educaţiei sunt adecvate; care abilităţi corespund fişelor disciplinelor. Aceste evaluări furnizează informaţii care sunt utilizate în procesul de analiză a educaţiei. Raportul de analiză furnizează elementele de intrare utilizate la elaborarea fişelor disciplinelor. Conducerea UB planifică şi ţine sub control procesul de proiectare şi dezvoltare a Fişier SIM/MSIM/Capitolul 7.doc

54 MANUALUL SISTEMULI INTEGRAT DE CAPITOLUL 7 REALIZAREA PRODUSELOR/ SERVICIILOR Pag./Total pag. 6/17 planurilor de învăţământ/ fişelor disciplinelor, stabilind în acest scop: metodologia elaborării planurilor de învăţământ/ fişelor disciplinelor; etapele elaborării planurilor de învăţământ/ fişelor disciplinelor; modalitatea de verificare şi validare pentru fiecare etapă; responsabilităţile şi competenţele decizionale cu privire la aceste activităţi. Activităţile de elaborare şi îmbunătăţire a planurilor de învăţământ/ fişelor disciplinelor sunt desfăşurate de către persoane având competenţele cerute pentru asemenea activităţi şi cărora li se alocă toate resursele necesare. Conducerea UB asigură ţinerea sub control a interfeţelor organizatorice dintre diferitele entităţi funcţionale implicate în procesul elaborării şi îmbunătăţirii planurilor de învăţământ/ fişelor disciplinelor, astfel încât să se asigure o comunicare eficientă între entităţile respective. Informaţiile necesare pentru elaborarea planurilor de învăţământ/ fişelor disciplinelor sunt documentate şi transmise celor implicaţi în acest proces. Aceste informaţii sunt analizate cu regularitate la nivelul consiliului facultăţii, pentru fundamentarea corespunzătoare a deciziilor Elementele de intrare în procesul elaborării şi îmbunătăţirii planurilor de învăţământ Cerinţele referitoare la competenţele care trebuie obţinute sunt identificate, documentate şi analizate, rezultatele analizelor fiind înregistrate. Aceste cerinţe, reprezentând datele de intrare ale procesului elaborării şi îmbunătăţirii planurilor de învăţământ, sunt definite luând în considerare: cerinţele studenţilor şi ale altor părţi interesate referitoare la competenţele profesionale şi sociale aşteptate; feedback-ul informaţional de la studenţi şi alte părţi interesate privind planurile de învăţământ anterior implementate; rezultatele analizelor efectuate privind planurile de învăţământ ale altor universităţi performante (din România şi din alte ţări); cerinţele care decurg din reglementările aplicabile; informaţii obţinute din procesele anterioare de elaborare a planurilor de învăţământ Elemente de ieşire ale procesului elaborării şi îmbunătăţirii planurilor de învăţământ Aceste date sunt documentate astfel încât să permită verificarea îndeplinirii cerinţelor care au reprezentat datele de intrare ale procesului elaborării şi îmbunătăţirii planurilor de învăţământ. Documentul care conţine datele de ieşire ale procesului (planul de învăţământ) este analizat şi aprobat înainte de a fi difuzat. Conducerea UB urmăreşte ca datele de ieşire ale procesului elaborării şi îmbunătăţirii planurilor de învăţământ: să satisfacă cerinţele definite ca date de intrare; să furnizeze informaţiile necesare pentru desfăşurarea procesului didactic şi a proceselor conexe; să definească competenţele care sunt furnizate prin planurile de Fişier SIM/MSIM/Capitolul 7.doc

55 MANUALUL SISTEMULI INTEGRAT DE CAPITOLUL 7 REALIZAREA PRODUSELOR/ SERVICIILOR Pag./Total pag. 7/17 învăţământ proiectate; să conţină sau să facă referire la criteriile de acceptare a competenţelor care sunt furnizate Analiza procesului de îmbunătăţire a planurilor de învăţământ Conform metodologiei stabilite, conducerea UB efectuează analize periodice, oficiale, ale procesului de îmbunătăţire a planurilor de învăţământ, în fiecare dintre etapele acestui proces pentru: evaluarea capabilităţii planurilor de învăţământ de a satisface cerinţele definite; identificarea oricăror probleme şi stabilirea măsurilor corective necesare. Rezultatele acestor analize sunt înregistrate şi păstrate prin procesul-verbal de analiză a procesului de îmbunătăţire a planurilor de învăţământ Verificarea proiectului planurilor de învăţământ Planurile de învăţământ aflate în fază de proiect sunt verificate pentru a se stabili în ce măsură corespund cerinţelor definite. Înregistrările cu privire la aceste verificări şi cele referitoare la activităţile întreprinse sunt păstrate Validarea planurilor de învăţământ Validarea are loc prin aprobarea planurilor de învăţământ, care se realizează conform metodologiei definite de către conducerea UB. Înregistrările cu privire la aceste aprobări şi cele referitoare la acţiunile întreprinse sunt păstrate. Validarea externă are loc prin aprobarea planurilor de învăţământ care se realizează conform metodologiei definite de ARACIS Modificarea planurilor de învăţământ Toate modificările ulterioare aprobării planurilor de învăţământ sunt identificate, documentate, analizate şi aprobate de către persoane autorizate, înainte de a fi implementate. Analiza modificărilor include evaluarea efectului acestora asupra competenţelor care trebuiesc furnizate. Înregistrările cu privire la aceste modificări şi cele referitoare la acţiunile întreprinse sunt păstrate. Documente de referinţă: MSIM O1, PO Iniţierea, aprobarea, monitorizarea, îmbunătăţirea şi evaluarea periodică a programelor de studiu, Standarde şi proceduri ARACIS; R Regulament pentru asigurarea calităţii programelor de colaborare interacademică, integrare naţională şi internaţională, R Regulament privind iniţierea şi evaluarea periodică a programelor de studiu Activitatea de cercetare ştiinţifică Planificarea elaborării şi îmbunătăţirii planurilor de cercetare Conducerea UB planifică şi ţine sub control procesul de proiectare şi dezvoltare a planurilor de cercetare, stabilind în acest scop: metodologia elaborării planurilor de cercetare; etapele elaborării planurilor de cercetare; Fişier SIM/MSIM/Capitolul 7.doc

56 MANUALUL SISTEMULI INTEGRAT DE CAPITOLUL 7 REALIZAREA PRODUSELOR/ SERVICIILOR Pag./Total pag. 8/17 modalitatea de verificare şi validare pentru fiecare etapă; responsabilitatea şi competenţele decizionale cu privire la aceste activităţi. Activităţile de elaborare şi îmbunătăţire a planurilor de cercetare sunt desfăşurate de către persoane având competenţele cerute pentru asemenea activităţi şi cărora Ii se alocă toate resursele necesare. Conducerea UB asigură ţinerea sub control a interfeţelor organizatorice dintre diferitele entităţi funcţionale implicate în procesul elaborării şi îmbunătăţirii planurilor de cercetare, astfel încât să se asigure o comunicare eficientă între entităţile respective. Informaţiile necesare pentru elaborarea şi îmbunătăţirea planurilor de cercetare sunt documentate şi transmise celor implicaţi în acest proces. Aceste informaţii sunt analizate cu regularitate la nivelul UB, pentru fundamentarea corespunzătoare a deciziilor Date de intrare în procesul elaborării şi îmbunătăţirii planurilor de cercetare Cerinţele referitoare la competenţele care trebuiesc obţinute sunt identificate, documentate şi analizate, rezultatele analizelor fiind înregistrate. Aceste cerinţe, reprezentând datele de intrare ale procesului elaborării şi îmbunătăţirii planurilor de cercetare, sunt definite luând în considerare: cerinţele MECTS, ale studenţilor şi ale altor părţi interesate referitoare la competenţele profesionale şi sociale aşteptate; feedback-ul informaţional de la MECTS, studenţi şi alte părţi interesate privind planurile de cercetare anterior implementate; rezultatele analizelor efectuate privind planurile de cercetare ale altor universităţi performante (din România şi din alte ţări); cerinţele care decurg din reglementările aplicabile; informaţii obţinute din procesele anterioare de elaborare a planurilor de cercetare Date de ieşire ale procesului elaborării şi îmbunătăţirii planurilor de cercetare Aceste date sunt documentate astfel încât să permită verificarea îndeplinirii cerinţelor care au reprezentat datele de intrare ale procesului elaborării şi îmbunătăţirii planurilor de cercetare. Documentul care conţine datele de ieşire ale procesului de cercetare (planul de cercetare) este analizat şi aprobat înainte de a fi difuzat. Conducerea UB urmăreşte ca datele de ieşire ale procesului de elaborare şi îmbunătăţire a planurilor de cercetare: să satisfacă cerinţele definite ca date de intrare; să furnizeze informaţiile necesare pentru desfăşurarea procesului de cercetare ştiinţifică; să definească competenţele care sunt furnizate prin planurile de cercetare proiectate; să conţină sau să facă referire la criteriile de acceptare a competenţelor furnizate Analiza procesului elaborării şi îmbunătăţirii planurilor de cercetare Conform metodologiei stabilite, conducerea UB efectuează analize periodice, oficiale, ale procesului elaborării şi îmbunătăţirii planurilor de cercetare, în fiecare dintre Fişier SIM/MSIM/Capitolul 7.doc

57 MANUALUL SISTEMULI INTEGRAT DE CAPITOLUL 7 REALIZAREA PRODUSELOR/ SERVICIILOR Pag./Total pag. 9/17 etapele acestui proces pentru: evaluarea capabilităţii planurilor de cercetare de a satisface cerinţele definite; identificarea oricăror probleme şi stabilirea măsurilor corective necesare. Rezultatele acestor analize sunt înregistrate şi păstrate prin procesul-verbal de analiză a procesului de elaborare şi îmbunătăţire a planurilor de cercetare Verificarea proiectului planurilor de cercetare Planurile de cercetare aflate în fază de proiect sunt verificate pentru a se stabili în ce măsură corespund cerinţelor definite. Înregistrările cu privire la aceste verificări şi cele referitoare la activităţile întreprinse sunt păstrate (PO Elaborarea planului de cercetare ) Validarea planurilor de cercetare Validarea are loc prin aprobarea planurilor de cercetare, care se realizează conform metodologiei definite de către conducerea UB. Înregistrările cu privire la aceste aprobări şi cele referitoare la acţiunile întreprinse sunt păstrate Modificarea planurilor de cercetare Toate modificările ulterioare aprobării planurilor de cercetare sunt identificate, documentate, analizate şi aprobate de către persoane autorizate, înainte de a fi implementate. Analiza modificărilor include evaluarea efectului acestora asupra competenţelor care trebuie furnizate. Înregistrările cu privire la aceste modificări şi cele referitoare la acţiunile întreprinse sunt păstrate. Documente de referinţă:, PO Elaborarea planului de cercetare, Standarde şi proceduri ARACIS, PO Organizarea activităţii de cercetare ; PO Desfăşurarea activităţii de cercetare, R Regulamentul privind coordonarea activităţii ştiinţifice, R ROF al comisiei pentru finanţare APROVIZIONARE Procesul de aprovizionare a serviciilor Procesul de aprovizionare se desfăşoară în conformitate cu legislaţia în domeniu, specifică unităţilor bugetare Informaţii referitoare la aprovizionare Documentele de aprovizionare sunt analizate şi aprobate înainte de emitere, pentru a se stabili dacă cerinţele sunt definite corespunzător în specificaţii, dacă există cerinţe referitoare la procese, instrucţiuni referitoare la inspecţie, inclusiv cerinţe referitoare la aprobarea de către management a procedurilor, a echipamentelor pentru procese, a personalului şi cele referitoare la sistemul integrat de management, după caz. Fişier SIM/MSIM/Capitolul 7.doc

58 MANUALUL SISTEMULI INTEGRAT DE CAPITOLUL 7 REALIZAREA PRODUSELOR/ SERVICIILOR Pag./Total pag. 10/ Verificarea produselor achiziţionate pentru servicii educaționale Toate produsele achiziţionate sunt supuse verificărilor de recepţie, conform prevederilor contractuale, la furnizor sau în cadrul UB, înainte de a fi acceptate, fiind verificate şi documentele însoţitoare Procesul de aprovizionare cu materiale/ produse/ alte servicii Procesul de aprovizionare din Universitate asigură că materialele/ produsele/ alte servicii aprovizionate, sunt conforme cu cerinţele de aprovizionare specificate. Tipul şi amploarea controlului efectuat asupra furnizorilor şi asupra materialelor/ produselor/ altor servicii aprovizionate depinde de tipul produsului, de impactul materialului/ produsului/ serviciului aprovizionat asupra calităţii produsului/ lucrării final (e) şi, după caz, de înregistrările referitoare la capabilitatea şi performanţele furnizorului, demonstrate anterior. Aprovizionarea se face pe bază de licitaţii (conform cerinţelor legale în vigoare) sau prin achiziţie directă, caz în care se evaluează capabilitatea furnizorilor de a livra materiale/ produse/ servicii conforme cu cerinţele, eficacitatea sistemului integrat de management şi performanţele anterioare (evaluări făcute pe bază de chestionare, audituri, înregistrări etc). Procesul de aprovizionare şi selecţie a furnizorilor (prin achiziţie directă) se face după anumite criterii care includ una sau mai multe din următoarele: inspectarea materialului/ produsului/ serviciului aprovizionat de către comisia de recepţie din cadrul Universităţii după livrare; supravegherea furnizorului din punct de vedere al conformităţii cu cerinţele de aprovizionare ale Universităţii; verificarea modului în care funcţionează SIM la furnizor şi dacă acesta este în conformitate cu standardul de referinţă aplicat. Includerea furnizorilor de materiale/ produse şi servicii, în "lista furnizorilor acceptaţi" se face după o evaluare a aptitudinii lor de a satisface cerinţele UB, în conformitate cu criteriile stabilite. Înregistrările referitoare la rezultatele evaluărilor/ reevaluărilor şi cele cu privire la acţiunile corective necesare sunt păstrate o perioadă determinată Informaţii referitoare la aprovizionarea cu materiale/ produse/ alte servicii Documentele de aprovizionare sunt analizate şi aprobate înainte de emitere, pentru a se stabili dacă cerinţele sunt definite corespunzător în specificaţii, dacă există cerinţe referitoare la procese, instrucţiuni referitoare la inspecţie, inclusiv cerinţe referitoare la aprobarea procedurilor, a echipamentelor pentru procese, a personalului şi cele referitoare la sistemul integrat de management, după caz Verificarea materialelor/ produselor/ serviciilor achiziţionate Toate materialele/ produsele/ serviciile achiziţionate sunt supuse verificărilor de recepţie, conform prevederilor contractuale, la furnizor sau în cadrul UB, înainte de a fi Fişier SIM/MSIM/Capitolul 7.doc

59 MANUALUL SISTEMULI INTEGRAT DE CAPITOLUL 7 REALIZAREA PRODUSELOR/ SERVICIILOR Pag./Total pag. 11/17 acceptate, fiind verificate şi documentele însoţitoare. Şeful biroului licitaţii-contractare şi urmărirea derulării contractelor este răspunzător pentru asigurarea verificării adecvate a produselor achiziţionate. Atunci când Universitatea sau clientul intenţionează să efectueze verificarea la sediul furnizorului, aceştia specifică în informaţiile de aprovizionare (contract, comandă) înţelegerile referitoare la verificare şi metoda de eliberare a materialului/ produsului. Comisia de recepţie răspunde pentru asigurarea verificării adecvate a materialului/ produsului/ serviciului aprovizionat. Şefii de compartimente răspund de precizarea în documentele de aprovizionare a tuturor condiţiilor şi referirea la specificaţiile cu care produsul/ serviciul aprovizionat să fie conform. RCMSSO-SU este răspunzător pentru evaluarea/ reevaluarea şi selectarea furnizorilor. Documente de referinţă:, PO Aprovizionarea, PO Desfăşurarea procesului de achiziţii publice şi urmărirea derulării contractelor, PO Desfăşurarea procesului de investiţii, reabilitări şi reparaţii. 7.5 FURNIZAREA DE SERVICII ŞI PRODUSE Ţinerea sub control a procesului educaţional Managementul la cel mai înalt nivel (rector, senat, decani, consiliile facultăţilor, şefii de catedră) în cooperare cu personalul didactic identifică subiectele şi temele generale ale materiei de studiu de predat, metodele de instrucţie general acceptate şi stabileşte măsuri acceptate pentru determinarea conformităţii cu obiectivele învăţării. În cadrul UB, procesul didactic se desfăşoară în mod planificat şi este ţinut permanent sub control, astfel încât să permită obţinerea competenţelor profesionale, transversale şi abilităţile aşteptate de către clienţi şi alte părţi interesate. În acest sens, există dovezi obiective că factorii care pot influenţa calitatea procesului educaţional sunt ţinuţi sub control. Documentele care prevăd modalitatea de ţinere sub control a procesului educaţional sunt elaborate astfel încât să se asigure, după caz: disponibilitatea informaţiilor referitoare la competenţele aşteptate; disponibilitatea procedurilor operaţionale referitoare la procesul educaţional; ţinerea sub control a procesului de elaborare, aprobare şi administrare a statelor de funcţiuni pentru personalul didactic, a fişei disciplinei pentru fiecare disciplină din planul de învăţământ; programarea activităţilor didactice pe baza unei proceduri documentate; disponibilitatea şi utilizarea corespunzătoare a resurselor necesare pentru desfăşurarea procesului educaţional (materiale didactice, echipamente, mediu de lucru); disponibilitatea manualelor pentru practică în laboratoare şi ateliere; disponibilitatea sălilor de curs, seminar, laborator, bibliotecă şi alte spaţii similare; disponibilitatea sistemului de monitorizare a procesului educaţional, astfel încât să se asigure permanent conformitatea cu standardele şi cu alte Fişier SIM/MSIM/Capitolul 7.doc

60 MANUALUL SISTEMULI INTEGRAT DE CAPITOLUL 7 REALIZAREA PRODUSELOR/ SERVICIILOR Pag./Total pag. 12/17 documente de referinţă stabilite; definirea clară a criteriilor de evaluare şi validare a procesului educaţional; eliberarea diplomelor de absolvire. Aptitudinile, cunoştinţele, abilităţile şi capacitatea studenţilor sunt evaluate pentru ca Universitatea să se asigure că procesul educaţional s-a desfăşurat la un nivel adecvat şi într-un ritm adecvat. Reclamele, suporturile de curs şi alte articole şi lucrări elaborate în cadrul Universităţii stabilesc în mod clar ce educaţie, instruire şi experienţă anterioară se corelează cu necesităţile de învăţare a studenţilor. Absenţa cerinţelor specifice de admitere nu exclud o evaluare a necesităţilor individuale ale studenţilor care este apoi utilizată pentru a adapta procesul educaţional la acele necesităţi individuale. Este stabilită la nivel de Universitate o bază de date care identifică pregătirea reală furnizată. Această bază de date include: înregistrări ale cursurilor studenţilor; fişa disciplinei; orarul grupelor de studiu; manualele de studiu şi ediţia; liste cu numele personalului didactic, CV-urile acestora; materiale didactice; cunoştinţe şi experienţă anterioare relevante. Documente de referinţă:, PO Elaborarea statului de funcţiuni al catedrei, PO Iniţierea, aprobarea, monitorizarea, îmbunătăţirea şi evaluarea periodică a programelor de studiu, PO Procesul de selectare a candidaţilor, PO Desfăşurarea activităţilor didactice, PO Desfăşurarea activităţilor practice, PO Evaluarea studenţilor şi cursanţilor, PO Desfăşurarea examenului de finalizare a studiilor, PO Aprovizionarea, PO Evaluarea satisfacţiei studenţilor şi a altor părţi interesate, PO Monitorizarea integrării absolvenţilor pe piaţa muncii şi la ciclu de master, PO Evaluarea cerinţelor pieţei forţei de muncă, PO Procesul de evaluare a cadrelor didactice, PO Elaborarea statului de funcţiuni al catedrei, PO Organizarea, funcţionarea şi gestionarea bibliotecii, R ROF al comisiei de asigurare a calităţii în învăţământ, R ROF al comisiei pentru evaluarea şi asigurarea calităţii, R Regulament privind activitatea didactică şi profesională a studenţilor din Universitatea Vasile Alecsandri din Bacău, R Regulament de aplicare a creditelor transferabile, R Regulament de admitere a studenţilor internaţionali, R Regulament de acordare a burselor pentru studenţii români ; R Regulament de funcţionare a biroului de programe comunitare în domeniul educaţiei şi formării profesionale Validarea procesului educaţional Toate activităţile corespunzătoare procesului educaţional, desfăşurate în cadrul UB sunt aprobate de către senatul UB, odată cu aprobarea planurilor de învăţământ şi a procedurilor referitoare la acest proces. După aprobare, activităţile respective sunt considerate validate. Fişier SIM/MSIM/Capitolul 7.doc

61 MANUALUL SISTEMULI INTEGRAT DE CAPITOLUL 7 REALIZAREA PRODUSELOR/ SERVICIILOR Pag./Total pag. 13/17 Validarea procesului educaţional include, după caz: validarea rezultatelor proiectării planurilor de învăţământ; aprobarea echipamentelor şi calificărilor personalului didactic; note de curs şi lucrări scrise/ referate, lucrări de laborator; înregistrări ale datelor şi frecvenţa revalidărilor. Revalidarea activităţilor corespunzătoare procesului educaţional are loc odată cu aprobarea modificărilor în planul de învăţământ şi în procedurile referitoare la aceste activităţi. Documente de referinţă:, PO Iniţierea, aprobarea, monitorizarea, îmbunătăţirea şi evaluarea periodică a programelor de studiu, PO Evaluarea studenţilor şi cursanţilor, Standarde specifice ARACIS, R Regulament privind activitatea didactică şi profesională a studenţilor din Universitatea Vasile Alecsandri din Bacău Identificare şi trasabilitate Identificarea şi trasabilitatea informaţiilor relevante rezultate din procesele educaţional şi de cercetare, includ: curriculele, cursurile, codurile unitare; înregistrări privind identificarea studenţilor; orarele grupelor de studii; manuale/ note; echipamente de laborator; contracte de cercetare. În cadrul UB, competenţele dobândite de către studenţi sunt identificate prin metode corespunzătoare, pe întreaga durată a procesului educaţional. Într-o procedură documentată sunt precizate mijloacele prin care se identifică conformitatea/ neconformitatea competenţelor, determinată în urma evaluării studenţilor, precum şi înregistrările care se vor păstra cu privire la aceste competenţe. Documente de referinţă:, PO Procesul de selecţie a candidaţilor, PO Desfăşurarea activităţilor didactice, PO Desfăşurarea activităţii de practică, PO Evaluarea studenţilor şi cursanţilor, PO Desfăşurarea examenului de finalizare a studiilor, PO Evaluarea satisfacţiei studenţilor şi a altor părţi interesate, PO Monitorizarea integrării absolvenţilor pe piaţa muncii şi la ciclu de master, PO Evaluarea cerinţelor pieţei forţei de muncă Proprietatea clientului Proprietatea furnizată de candidaţi este cea furnizată la momentul admiterii (dosarul de admitere), pentru înscriere sau pentru scopuri de reînnoire a înscrierii şi pe durata procesului educaţional. Aceste documente constau în: documente predate de studenţi cum ar fi certificate, diplome ale nivelurilor şcolare anterioare, documente personale de identitate (certificate de naştere, acte de identitate) şi alte acte similare, în original şi copii legalizate; Fişier SIM/MSIM/Capitolul 7.doc

62 MANUALUL SISTEMULI INTEGRAT DE CAPITOLUL 7 REALIZAREA PRODUSELOR/ SERVICIILOR Pag./Total pag. 14/17 acorduri referitoare la proprietatea intelectuală; examinări, studii şi certificate medicale ale studenţilor; examene, teste sau lucrări scrise susţinute de studenţi; cereri, înregistrări sau documente predate de studenţi pentru înregistrarea lor sau reînnoirea înregistrării lor; înregistrări şi documente ale istoricului instruirii studenţilor; echipamente deţinute în proprietate de către studenţi/ clienţi; facilităţi pentru cursuri furnizate în locaţiile clientului. Proprietatea clientului include elemente cum ar fi manuale de studiu, studii de caz, facilităţi pentru educaţia specială, computere, software sau facilităţi furnizate de agenţi economici care achiziţionează instruire pentru angajaţi. Dacă este cazul pot fi stabilite specificaţii pentru materialele furnizate, ca să se asigure adecvarea pentru utilizare în cadrul instruirilor. UB tratează cu grijă documentele puse la dispoziţie de către clienţi pe perioada când acestea se află sub controlul departamentelor Universităţii sau sunt utilizate de acestea. UB identifică, verifică, protejează şi păstrează în siguranţă proprietatea clientului pusă la dispoziţie, pentru a fi utilizată sau încorporată în produs. Dacă proprietatea clientului este pierdută, deteriorată sau inaptă pentru utilizare, acest lucru este adus la cunoştinţa clientului şi sunt menţinute înregistrări Păstrarea produsului în cadrul universităţii Universitatea ia în considerare păstrarea documentelor didactice cum sunt fişele disciplinelor, curriculele şi materialele tipărite sau electronice (cărţi, note de curs, CD-uri, programe pe calculator, dosare etc.), lucrări de cercetare. De asemenea mai pot fi incluse şi materiale folosite în procesele educaţional şi de cercetare: substanţe chimice pentru laboratoare, materii prime şi materiale procesate, produse cu valabilitate limitată pentru scopuri didactice sau lucrări de cercetare. În UB păstrarea produsului se referă la păstrarea şi asigurarea integrităţii materialelor didactice, inclusiv în biblioteci, săli de lectură şi laboratoare. Păstrarea include identificarea unică, manipularea, depozitarea şi protejarea, precum şi ambalarea pe timpul transportului de la o locaţie la alta (atunci când este cazul). 7.6 ŢINEREA SUB CONTROL A ECHIPAMENTELOR DE MĂSURARE ŞI MONITORIZARE În UB ţinerea sub control a echipamentelor de măsurare şi monitorizare se aplică: În cadrul procesului educaţional - tematicii şi subiectelor de examen, indiferent de forma lor (bilete de examen, teste grilă etc.) şi aparatelor de măsură şi control folosite în activitatea de cercetare ştiinţifică. Ţinerea sub control a acestora presupune evaluarea şi aprobarea tematicii şi subiectelor de examen după cum urmează: evaluarea şi aprobarea tematicii şi subiectelor pentru examenul de admitere de către biroul senatului, respectiv de către rector (atunci când se susţine examen de admitere); Fişier SIM/MSIM/Capitolul 7.doc

63 MANUALUL SISTEMULI INTEGRAT DE CAPITOLUL 7 REALIZAREA PRODUSELOR/ SERVICIILOR Pag./Total pag. 15/17 evaluarea şi aprobarea tematicii şi subiectelor pentru susţinerea examenului scris şi a probei de verificare de către şeful de catedră; evaluarea şi aprobarea tematicii şi subiectelor pentru examenul de licenţă de către biroul consiliului profesoral, respectiv de către decan; evaluarea şi aprobarea tematicii şi subiectelor pentru finalizarea cursurilor de studii aprofundate, inclusiv a cursurilor de masterat, de către şeful de catedră; evaluarea şi aprobarea tematicii şi subiectelor pentru finalizarea cursurilor postuniversitare de către şeful de catedră; evaluarea şi aprobarea tematicii şi subiectelor pentru examenul de admitere la doctorat de către biroul senatului, respectiv de către rector. Evaluarea şi aprobarea tematicii şi subiectelor de examen se consemnează în procese-verbale care se păstrează de către rector/ decani/ şefi de catedră timp de 12 luni. Aparatele de măsură şi control utilizate în realizarea lucrărilor de cercetare trebuiesc verificate periodic în vederea asigurării validităţii rezultatelor obţinute. Verificarea aparatelor se face, după caz, printr-o verificare metrologică omologată legal, sau printr-o procedură cuprinsă într-o instrucţiune de lucru. În cadrul procesului de cercetare pentru a furniza dovezi ale conformităţii produsului rezultate din lucrările de cercetare cu cerinţele specificate. Departamentele de cercetare au identificat măsurările şi monitorizările care trebuie efectuate. Catedra care pune la dispoziţie aparate/ echipamente care trebuiesc verificate metrologic se asigură că monitorizările şi măsurătorile sunt executate într-un mod care este în concordanţă cu cerinţele specificate. Atunci când este necesar să se asigure rezultate valide, aparatele/ echipamentele de măsurare sunt: etalonate sau verificate la intervale specificate sau înainte de utilizare în raport cu etaloane trasabile până la etaloane naţionale sau internaţionale; ajustate sau reajustate, după cum este necesar; identificate pentru a putea determina stadiul etalonării sau verificării; asigurate împotriva ajustărilor care ar putea invalida rezultatul măsurării; protejate împotriva distrugerii şi deteriorării în timpul manipulării, întreţinerii şi depozitării. Atunci când un aparat/ echipament de măsurare este găsit neconform cu cerinţele, persoana responsabilă evaluează şi înregistrează validitatea rezultatelor măsurătorilor anterioare, întreprinde acţiuni adecvate asupra produsului afectat şi asupra aparatului/ echipamentului în cauză, conform procedurii PS 03 Controlul produsului şi serviciului neconform, neconformităţi, acţiuni corective şi preventive. Persoana responsabilă la nivel de departament ţine evidenţa tuturor aparatelor/ echipamentelor de măsurare şi asigură menţinerea înregistrărilor referitoare la rezultatele etalonării şi verificării acestora. Când se utilizează software-ul pentru monitorizarea şi măsurarea cerinţelor specificate, pentru a satisface utilizarea intenţionată, capabilitatea software-ului se confirmă înainte de prima utilizare şi se reconfirmă dacă este necesar. Verificările EMM-urilor care depăşesc limitele dotărilor interne sunt efectuate pe bază de comandă de către: Fişier SIM/MSIM/Capitolul 7.doc

64 MANUALUL SISTEMULI INTEGRAT DE CAPITOLUL 7 REALIZAREA PRODUSELOR/ SERVICIILOR Pag./Total pag. 16/17 producătorul echipamentului sau o reprezentanţă autorizată de acesta; firme specializate sau autorizate în conformitate cu legislaţia metrologiei; laboratoare autorizate sau acreditate; pentru fiecare echipament de măsurare sau monitorizare din Universitate, RCMSSO menţine înregistrări ale verificărilor metrologice efectuate; verificările sau etalonările trebuie să asigure trasabilitatea cu baza de etalonare utilizată, iar atunci când este aplicabil să asigure trasabilitatea până la etaloanele naţionale sau internaţionale; la întocmirea planificării verificărilor metrologice (ajustare sau reajustare) a mijloacelor de măsurare, utilizate în cadrul compartimentului, se ţine seama de prevederile legale, iar pentru mijloacele de măsurare la care nu se impune respectarea unor reglementări, condiţiile de verificare, ajustare sau reajustare sunt stabilite de proprietarul procesului. Controlul stadiului de verificare metrologică în care se găseşte echipamentul de măsurare şi monitorizare se face prin: marcarea cu etichetă corespunzătoare, care are înscrisă data ultimei verificări şi data expirării valabilităţii etalonării; evidenţa în lista echipamentelor de măsurare şi monitorizare; înregistrările din buletinele de verificare emise de laboratoare autorizate/ acreditate. Toţi utilizatorii de echipamente de măsurare şi monitorizare au obligaţia de a le utiliza şi păstra corespunzător şi de a le utiliza numai în perioada de valabilitate a verificării metrologice. În cazul în care un EMM este găsit necorespunzător în urmă verificării metrologice, este de competenţa compartimentului utilizator de a evalua eventualele consecinţe asupra valabilităţii măsurătorilor şi încercărilor anterioare şi de a propune (dacă este cazul) măsurile corective necesare. Depozitarea EMM-urilor se face în zone special amenajate astfel încât să se evite ajustările care ar putea invalida rezultatul măsurării sau să se evite degradările şi deteriorările acestora. Atunci când clientul o cere, Universitatea îi poate pune la dispoziţie datele privitoare la EMM urile utilizate, pentru a verifica dacă acestea sunt adecvate funcţional. Dacă un EMM este găsit în afara limitelor stabilite la verificare, proprietarul procesului, în care s-a găsit acest echipament, asigură înscrierea acestui fapt în documentul de urmărire a activităţii respective şi asigură reluarea operaţiilor de inspecţie, măsurare şi încercare anterioare pentru a valida rezultatele anterior obţinute. Echipamentul neconform nu este repus în utilizare până când cauzele neconformităţii sale nu au fost eliminate şi până când echipamentul nu a fost verificat metrologic. Înregistrările referitoare la verificarea metrologică a EMM-urilor sunt menţinute la RCMSSO de la nivelul compartimentului Înregistrări ale etalonării/verificării Fişier SIM/MSIM/Capitolul 7.doc

65 MANUALUL SISTEMULI INTEGRAT DE CAPITOLUL 7 REALIZAREA PRODUSELOR/ SERVICIILOR Pag./Total pag. 17/17 Înregistrările activităţii de etalonare/ verificare pentru toate EMM urile necesare pentru a furniza dovada conformităţii produsului cu cerinţele stabilite, inclusiv echipamentele proprietate a angajatului şi clientului includ: identificarea echipamentelor, inclusiv etalonul de măsurare în raport cu care a fost etalonat echipamentul; reviziile efectuate ca urmare a modificărilor tehnologice; orice citiri aflate în afara limitelor din specificaţii aşa cum sunt primite pentru etalonare/ verificare; o evaluarea a impactului unei stări în afara specificaţiei; declaraţii de conformitate cu specificaţia după etalonare/ verificare; notificarea clientului în cazul livrării unui produs suspect. Furnizorul de servicii metrologice specifică perioada de valabilitate a acestora în condiţii normale de utilizare, întreţinere şi păstrare specificate de producător. Etalonărilor interne ale şublerelor şi micrometrelor au la bază următoarele criterii: în cazul utilizării normale etalonarea se face la 1 an, pentru EMM-urile mai noi de 5 ani; în cazul utilizării anormale (loviri, căderi, uzuri avansate din cauza folosirii intensive) şi pentru scule mai vechi de 5 ani, etalonarea se face ori de câte ori este nevoie Cerinţe pentru laboratoare: a) Laborator intern. Universitatea nu dispune de laboratoare care să asigure trasabilitatea echipamentelor de monitorizare şi măsurare. Fiecare compartiment realizează o instrucţiune de verificare a respectării caracteristicilor EMM-urilor. b) Laborator extern. Facilităţile laboratorului extern utilizat de Universitate pentru a realiza serviciile de încercare sau etalonare are definit domeniul laboratorului şi include capabilitatea de a realiza serviciile cerute. Organizaţia deţine dovada că laboratorul este acceptabil pentru client şi are un SMQ acreditat în conformitate cu SR EN ISO/CEI 17025/2005 sau cu un echivalent naţional. Documente de referinţă:, PS 03 Controlul produsului şi serviciului neconform, neconformităţi, acţiuni corective şi preventive, PS 04 Prevederi legale şi alte cerinţe aplicabile, evaluarea conformării cu cerinţele legale şi alte cerinţe, PO Desfăşurarea activităţii de cercetare, PO Elaborarea lucrărilor de cercetare, PO Procesul de tratare a reclamaţiilor şi sesizărilor. Fişier SIM/MSIM/Capitolul 7.doc

66 CAPITOLUL 8 MÃSURARE, ANALIZÃ ŞI ÎMBUNÃTÃŢIRE Pag./Total pag. 1/9 8.1 ASPECTE GENERALE În cadrul UB a fost definit un sistem de evaluare, de analiză şi de îmbunătăţire a rezultatelor obţinute, în raport cu cerinţele clienţilor şi ale altor părţi interesate şi cu cerinţele specificate referitoare la SIM. Activităţile de evaluare, analiză şi de îmbunătăţire a rezultatelor sunt planificate şi se urmăreşte permanent desfăşurarea acestora astfel încât să se asigure: demonstrarea conformităţii rezultatelor cu cerinţele clienţilor şi ale altor părţi interesate; asigurarea conformităţii SIM cu standardele de referinţă; îmbunătăţirea continuă a eficacităţii SIM în realizarea obiectivelor stabilite. În acest scop s-au stabilit: metodologia de evaluare a cerinţelor clienţilor şi ale altor părţi interesate (PO Evaluarea satisfacţiei studenţilor şi a altor părţi interesate, PO Evaluarea cerinţelor pieţei forţei de muncă ), metodologia de evaluare şi monitorizare a SIM (PO Analiza efectuată de management, PS 02 Audit intern, PS 07 Monitorizare şi măsurarea performanţelor, PS 08 Competenţă, instruire, conştientizare şi control, PS 10 Identificarea pericolelor, evaluarea riscurilor şi stabilirea controalelor, PS 11 Investigarea şi analiza incidentelor ); metodologia de evaluare şi monitorizare a competenţelor dobândite de către studenţi, absolvenţi, cursanţi, doctoranzi (PO Evaluarea studenţilor şi cursanţilor, PO Desfăşurarea examenului de finalizare a studiilor ; R - 05 ROF al consiliului pentru programe universitare şi postuniversitare, perfecţionare şi evaluarea personalului didactic şi a studenţilor, R Regulamentul activităţii didactice şi profesionale a studenţilor din UB ). De asemenea, s-a stabilit un sistem de colectare, prelucrare şi comunicare a datelor necesare pentru monitorizarea şi îmbunătăţirea performanţelor UB, la nivelul fiecărei entităţi funcţionale. 8.2 EVALUARE ŞI MONITORIZARE Evaluarea satisfacţiei studenţilor şi a altor părţi interesate În cadrul UB a fost definit şi implementat un sistem de evaluare continuă a satisfacţiei studenţilor şi a altor părţi interesate, cu privire la competenţele dobândite şi la calitatea resurselor şi proceselor universităţii. În acest scop sunt luate în considerare următoarele surse de informaţii: feedback-ul informaţional referitor la satisfacţia studenţilor şi a altor părţi interesate; informaţii privind oferta altor universităţi. Feedback-ul informaţional referitor la satisfacţia studenţilor şi a altor părţi interesate este asigurat prin: comunicarea directă cu studenţii şi alte părţi interesate; completarea unor chestionare de către studenţi; evaluarea satisfacţiei studenţilor şi a altor părţi interesate, la nivelul unor Fişier SIM/MSIM/Capitolul 8.doc

67 CAPITOLUL 8 MÃSURARE, ANALIZÃ ŞI ÎMBUNÃTÃŢIRE Pag./Total pag. 2/9 grupe ţintă; valorificarea unor studii publicate cu privire la satisfacţia studenţilor şi a altor părţi interesate. Satisfacţia studenţilor şi a altor părţi interesate este evaluată şi în raport cu oferta altor universităţi, mai ales a celor de prestigiu, cu performanţe deosebite, apelând în acest scop la benchmarking. Colectarea şi prelucrarea acestor informaţii este asigurată prin utilizarea unor metode corespunzătoare. Metodologia de evaluare a satisfacţiei clienţilor şi a altor părţi interesate, responsabilităţile şi competenţele decizionale implicate sunt definite în cadrul unor proceduri documentate. Aceste proceduri specifică şi frecvenţa analizelor efectuate. Rezultatele evaluării satisfacţiei clienţilor şi a altor părţi interesate sunt sintetizate şi prezentate de RM, cu prilejul analizei SIM, efectuată de către conducerea Universităţii Vasile Alecsandri din Bacău, fiind stabilite măsurile corective sau de îmbunătăţire necesare. Documente de referinţă:, PO Monitorizarea integrării absolvenţilor pe piaţa muncii, PO Evaluarea satisfacţiei studenţilor şi a altor părţi interesate ; PO Procesul de evaluare a cadrelor didactice ; PS 11 Investigarea şi tratarea incidentelor ; PO Procesul de tratare a reclamaţiilor şi sesizărilor ; R - 05 ROF al consiliului pentru programe universitare şi postuniversitare, perfecţionare şi evaluarea personalului didactic şi a studenţilor, R Regulamentul activităţii didactice şi profesionale a studenţilor din UB Auditul intern al sistemului integrat de management În cadrul UB se desfăşoară audituri interne ale SIM, conform unui program anual, pentru a se stabili dacă, sistemul integrat de management este conform cu cerinţele specificate şi cu cele definite de standardele: SR EN ISO 9001:2008, SR ISO IWA 2:2009, SR EN ISO 14001:2005, SR OHSAS 18001:2008, SA 8000:2008 precum şi standardele de management/ control intern la entitățile publice. Programul anual de audit este elaborat luând în considerare următoarele aspecte: starea şi importanţa proceselor şi zonelor care trebuie auditate, precum şi rezultatele auditurilor anterioare; criteriile de audit, domeniul de aplicare, frecvenţa şi metodele de audit utilizate; desemnarea personalului având calificarea necesară pentru efectuarea de audituri. Aceste persoane sunt independente de domeniul auditat, neavând responsabilităţi directe în ceea ce priveşte activitatea respectivă; instruirea auditorilor în legătură cu conducerea şi desfăşurarea unui audit al SIM; rapoartele finale precizează neconformităţile, observaţiile constatate, pe baza unor dovezi obiective; rezultatele auditurilor sunt înregistrate şi aduse la cunoştinţa personalului cu responsabilităţi în zona auditată; managementul responsabil pentru zona auditată întreprinde fără întârziere acţiuni pentru eliminarea deficienţelor constatate în timpul auditului şi a cauzelor acestora; Fişier SIM/MSIM/Capitolul 8.doc

68 CAPITOLUL 8 MÃSURARE, ANALIZÃ ŞI ÎMBUNÃTÃŢIRE Pag./Total pag. 3/9 activităţile de urmărire verifică şi înregistrează implementarea şi eficienţa acţiunilor întreprinse; rezultatele auditurilor interne ale SIM şi ale activităţilor de urmărire sunt difuzate şi fac obiectul activităţilor de analiză efectuată de management. Metodologia auditurilor interne ale SIM, responsabilităţile şi competenţele decizionale implicate sunt precizate într-o procedură documentată (PS 02 Audit intern ). Se elaborează un plan de audit, care precizează criteriile de audit, scopul auditului şi zonele auditate. Rapoartele finale de audit precizează neconformităţile, şi observaţiile identificate, pe baza unor dovezi obiective. Rezultatele auditurilor sunt înregistrate şi aduse la cunoştinţă personalului cu responsabilităţi în zona auditată. Pentru neconformităţi se întocmeşte RNACP cu precizarea cauzei apariţiei neconformităţii, modul de rezolvarea al acesteia, acţiunile corective/ preventive stabilite şi eficacitatea acestora. Persoanele având competenţe decizionale pentru zona auditată întreprind fără întârziere acţiunile necesare pentru eliminarea neconformităţilor constatate cu prilejul auditului SIM şi a cauzelor acestora. Pentru observaţii este întocmit un plan de măsuri în vederea urmăririi rezolvării acestora. Activităţile de urmărire includ verificarea acţiunilor întreprinse şi raportarea rezultatelor acestora. Rezultatele auditurilor interne ale SIM şi ale activităţilor de urmărire sunt difuzate şi fac obiectul analizei SIM efectuată de conducerea UB. Documente de referinţă:, PS 02 Audit intern Evaluarea şi monitorizarea proceselor Desfăşurarea proceselor este urmărită şi înregistrată prin intermediul documentelor de urmărire specifice, conform procedurilor care detaliază procesele specifice. Verificarea acestora se face în principal, prin audituri interne, controale şi prin analizele efectuate de management. Pentru procesele care generează aspecte semnificative de mediu sunt stabiliţi indicatori operaţionali care permit cuantificarea performanţei de mediu la nivel de proces. Complementar, aspectele semnificative de mediu sunt luate prioritar în considerare la stabilirea obiectivelor şi acţiunilor din cadrul programului de management, prin monitorizarea stadiului realizării obiectivelor şi acţiunilor din cadrul programului de management, prin monitorizarea stadiului realizării obiectivelor şi acţiunilor realizându-se şi o monitorizare a proceselor şi activităţilor cu impact semnificativ de mediu. Monitorizarea pericolelor şi riscurilor are în vedere controale privind cunoaşterea şi aplicarea măsurilor tehnice şi organizatorice de securitate, dotarea şi starea echipamentului de protecţie, factorii de mediu care influenţează starea de sănătate şi securitate. Starea de sănătate şi securitate este analizată anual în cadrul analizei efectuate de management prin prezentarea raportului întocmit de medicul de medicina muncii în baza rezultatelor controalelor periodice ale lucrătorilor. Evaluarea performanţei de mediu se efectuează şi pe baza indicatorilor de performanţă de mediu stabiliţi în cadrul UB. Fişier SIM/MSIM/Capitolul 8.doc

69 CAPITOLUL 8 MÃSURARE, ANALIZÃ ŞI ÎMBUNÃTÃŢIRE Pag./Total pag. 4/9 Procedurile PS 07 Monitorizarea şi măsurarea performanţelor, PS 04 Prevederi legale şi alte cerinţe aplicabile, evaluarea conformării cu cerinţele legale şi alte cerinţe, stabilesc care sunt aceşti indicatori, periodicitatea şi responsabilităţile privind monitorizarea. Ţintele pentru aceşti indicatori sunt stabilite în cadrul analizei efectuate de management. Evaluarea performanţei SSO are în vedere monitorizarea pericolelor şi riscurilor, controale privind cunoaşterea şi aplicarea măsurilor tehnice şi organizatorice de securitate, dotarea şi starea echipamentului de protecţie, factorii mediului de lucru care influenţează starea de sănătate şi securitatea lucrătorilor. Starea de sănătate şi securitate este analizată anual în cadrul analizei efectuate de management în baza raportului întocmit de medicul de medicina muncii. Privind obiectivele, programele şi planurile stabilite se urmăreşte îmbunătăţirea continuă a performanţei de mediu şi SSO. Când rezultatele planificate nu sunt atinse, se întreprind corecţii şi acţiuni corective, după caz, pentru a se asigura conformitatea cu cerinţele de reglementare. Documente de referinţă:, PS 02 Audit intern, PS 03 Controlul produsului şi serviciului neconform, neconformiţăţi, acţiuni corective şi preventive, PS 04 Prevederi legale şi alte cerinţe aplicabile, evaluarea conformării cu cerinţele legale şi alte cerinţe, PS 05 Aspecte de mediu, metodologia de stabilire a impactului asupra mediului, PS 06 Pregătirea pentru situaţii de urgenţă şi capacitate de răspuns, PS 07 Monitorizarea şi măsurarea performanţelor, PS 10 Identificarea pericolelor, evaluarea riscurilor şi stabilirea controalelor, PS 08 Competenţă, instruire, conştientizare şi control, PO Analiza efectuată de management, PO Desfăşurarea activităţilor didactice, PO Desfăşurarea activităţilor practice, PO Evaluarea studenţilor şi cursanţiior, PO Desfăşurarea activităţii de cercetare, R Codul de etică, R ROF UB, R ROI UB Evaluarea competenţelor dobândite de către studenţi şi cursanţi În cadrul UB se evaluează şi se monitorizează competenţele dobândite pentru a se stabili dacă acestea corespund angajamentelor iniţiale şi cerinţelor studenţilor şi ale altor părţi interesate. Procedurile documentate, care definesc metodologia de evaluare şi monitorizare a competenţelor sunt elaborate astfel încât să se asigure: definirea şi utilizarea unor criterii unitare de evaluare a competenţelor dobândite de către studenţi; evaluarea unitară a competenţelor la nivel de disciplină/ an de studiu; înregistrarea unitară a rezultatelor procesului de evaluare/ monitorizare a competenţelor dobândite de către studenţi la nivel de disciplină/ an de studiu. Fişier SIM/MSIM/Capitolul 8.doc

70 CAPITOLUL 8 MÃSURARE, ANALIZÃ ŞI ÎMBUNÃTÃŢIRE Pag./Total pag. 5/9 Data Înregistrările referitoare la procesul de evaluare şi monitorizare a competenţelor trebuiesc gestionate potrivit metodologiei stabilite printr-o procedură documentată. Documente de referinţă:, PO Desfăşurarea activităţilor didactice, PO Procesul de desfăşurare a activităţii de practică, PO Evaluarea studenţilor şi cursanţiior, PO Desfăşurarea examenului de finalizare a studiilor, PO Monitorizarea integrării absolvenţilor pe piaţa muncii, PO Evaluarea satisfacţiei studenţilor şi a altor părţi interesate, PO Procesul de evaluare a cadrelor didactice, PS 11 Investigarea şi tratarea incidentelor, PO Procesul de tratare a reclamaţiilor şi sesizărilor, R - 05 ROF al consiliului pentru programe universitare şi postuniversitare, perfecţionare şi evaluarea personalului didactic şi a studenţilor, R Regulamentul activităţii didactice şi profesionale a studenţilor din UB. 8.3 ŢINEREA SUB CONTROL A NECONFORMITĂŢILOR, INCIDENTE/ ACCIDENTE În cadrul UB se asigură ţinerea sub control a neconformităţilor pe baza unei proceduri documentate. Prin activităţile de ţinere sub control a neconformităţilor se asigură: identificarea, documentarea, soluţionarea neconformităţilor şi înştiinţarea entităţilor funcţionale implicate; definirea responsabilităţilor pentru analiza neconformităţilor şi a competenţelor decizionale pentru soluţionarea acestora; stabilirea modului de soluţionare a neconformităţilor conform PS 03 astfel încât să se asigure: - eliminarea neconformităţilor constatate prin măsuri adecvate; - prevenirea apariţiei acestor neconformităţi în procesele ulterioare, prin acţiuni corective/ preventive, care să elimine cauzele care au generat neconformităţile respective. În cazul în care neconformităţile constatate se referă la documentaţia SIM, acestea se soluţionează prin corectarea/ reeditarea documentelor în cauză, respectându-se procedura PS 01 Controlul documentelor şi înregistrărilor Tratarea neconformităţilor de mediu Neconformităţile de mediu pot fi: neîndeplinirea cerinţelor standardului SR EN ISO 14001:2005; neîndeplinirea cerinţelor documentelor SIM privind mediul; sesizări şi reclamaţii ale părţilor interesate privind aspectele de mediu ale UB; nerespactarea cerinţelor legale şi alte cerinţe la care UB a subscris, incidente şi accidente de mediu. În cazul producerii unui incident sau accident de mediu se efectuează o analiză, condusă de RM, care are în vedere următoarele: identificarea şi corectarea neconformităţii şi luarea măsurilor de reducere a impactului asupra mediului; cauzele producerii incidentului sau accidentului; Fişier SIM/MSIM/Capitolul 8.doc

71 CAPITOLUL 8 MÃSURARE, ANALIZÃ ŞI ÎMBUNÃTÃŢIRE Pag./Total pag. 6/9 Data adecvarea documentaţiei SIM; respectarea şi adecvarea criteriilor de operare; respectarea şi adecvarea cerinţelor de monitorizare şi control; evaluarea comunicării cerinţelor şi instruirii lucrătorilor; eficacitatea planului de intervenţie aplicat; stabilirea şi luarea acţiunilor de reducere a impactului asupra mediului. Neconformităţile de mediu sunt analizate de către RM, RCMSSO şi conducătorul compartimentului în care s-a manifestat neconformitatea, întocmindu-se RNACP. Măsurile stabilite sunt aprobate de rector şi sunt comunicate tuturor celor care au definite responsabilităţi pentru implementarea acţiunilor stabilite. În urma analizei se stabileşte un program de îmbunătăţire care are în vedere reducerea efectelor incidentului sau accidentului produs şi prevenirea repetării lui. Dacă este cazul, este revizuit planul de intervenţie. Întotdeauna, concluziile analizei sunt comunicate într-un cadru organizat tuturor lucrătorilor Universității. În cazul incidentelor şi accidentelor de mediu se aplică planurile de intervenţie pentru situaţii de urgenţă şi se informează RM Tratarea neconformităţilor privind SSO Neconformităţile SSO pot fi: neîndeplinirea cerinţelor standardului SR OHSAS 18001:2008; neîndeplinirea cerinţelor documentelor SIM privind SSO; sesizări şi reclamaţii ale părţilor interesate privind aspectele de SSO ale UB; nerespactarea cerinţelor legale şi alte cerinţe la care UB a subscris; incidente şi accidente de muncă ale lucrătorilor, personalului altor organizaţii care desfăşoară activităţi pe teritoriul Universităţii sau în numele său sau ale vizitatorilor. Neconformităţile sunt analizate de către RM, RCMSSO şi conducătorul compartimentului în care s-a manifestat neconformitatea, întocmindu-se RNACP. Măsurile stabilite sunt aprobate de rector şi sunt comunicate tuturor celor care au definite responsabilităţi pentru implementarea acţiunilor stabilite. Întotdeauna rezultatele analizei neconformităţilor constatate şi riscurile datorate acestora sunt comunicate într-un cadru organizat întregului personal din zona/ zonele în care s-a constatat neconformitatea sau ar putea să apară aceeaşi neconformitate. În cazul incidentelor sau accidentelor de muncă se aplică planurile de intervenţie pentru situaţii de urgenţă şi se informează autorităţile locale ITM, dacă este cazul (conform H.G. 1425/2006). În cazul producerii unui incident sau accident de muncă se efectuează o analiză care are în vedere: identificarea şi corectarea neconformităţii şi luarea măsurilor de reducere a consecinţelor referitoare la SSO cauzele producerii incidentului sau accidentului; adecvarea documentaţiei SIM; respectarea şi adecvarea criteriilor de operare; respectarea şi adecvarea cerinţelor de monitorizare şi control; evaluarea comunicării cerinţelor şi instruirii angajaţilor; eficacitatea planului de intervenţie aplicat. Fişier SIM/MSIM/Capitolul 8.doc

72 CAPITOLUL 8 MÃSURARE, ANALIZÃ ŞI ÎMBUNÃTÃŢIRE Pag./Total pag. 7/9 În urma analizei se stabileşte un program de măsuri de îmbunătăţire care are în vedere reducerea efectelor incidentului sau accidentului produs şi prevenirea repetării sale. Daca este cazul, este revizuit planul de intervenţie Pregătirea pentru situaţii de urgenţă şi capacitate de răspuns În cadrul UB a fost stabilită o procedură care reglementează modalitatea de identificare a unor posibile incidente, accidente şi situaţii de urgenţă în domeniul mediului şi SSO, precum şi de organizare a capacităţii de răspuns la acestea, în scopul prevenirii şi diminuării impactului asupra mediului, securităţii şi sănătăţii personalului angajat, colaborator şi a altor părţi interesate. În cadrul organizaţiei sunt întocmite planuri de intervenţie în situaţii de urgenţă pentru situaţiile identificate. Planul de intervenţie se elaborează în scopul planificării măsurilor specifice pentru reducerea riscului asupra sănătăţii lucrătorilor, calităţii factorilor de mediu şi integrităţii bunurilor materiale, în caz de evenimente deosebite, catalogate ca fiind situaţii de urgenţă. Instruirea lucrătorilor în domeniul situaţiilor de urgenţă este componentă a pregătirii profesionale şi are drept scop însuşirea cunoştinţelor şi formarea deprinderilor necesare în vederea prevenirii şi reducerii efectelor negative ale situaţiilor de urgenţă sau ale dezastrelor la locul de muncă şi în incinta UB. Sunt precizate, deasemenea, acţiunile ce se întreprind în timpul şi ulterior producerii unor astfel de incidente/ accidente/ situaţii de urgenţă, în scopul îmbunătăţirii continue a capacităţii de răspuns. Periodic (odată cu simularea) şi după fiecare incident, accident sau apariţie a unei situaţii de urgenţă, RM analizează procedura şi planurile mai sus menţionate şi le modifică, dacă este cazul. Periodic, o dată la 3 ani şi după fiecare modificare, planurile sunt testate. Înregistrările referitoare la activităţile de ţinere sub control a neconformităţilor trebuiesc păstrate. Documente de referinţă:, PS 01 Controlul documentelor şi înregistrărilor, PS 02 Audit intern, PS 03 Controlul produsului şi serviciului neconform, neconformităţi, acţiuni corective şi preventive, PS 05 Aspecte de mediu, metodologia de stabilire a impactului asupra mediului, PS 06 Pregătirea pentru situaţii de urgenţă şi capacitate de răspuns, PS 07 Monitorizarea şi măsurarea performanţelor, PS 10 Identificarea pericolelor, evaluarea riscurilor şi stabilirea controalelor, PS 08 Competenţă, instruire, conştientizare şi control, PO Analiza efectuată de management. 8.4 ANALIZA DATELOR Prin procedurile SIM şi prin procedurile operaţionale sunt stabilite responsabilităţile pentru colectarea, prelucrarea şi analiza datelor referitoare la SIM. Analiza acestor date se realizează în scopul demonstrării conformităţii SIM cu standardele de referinţă şi a eficacităţii acestui sistem în realizarea obiectivelor stabilite. De asemenea, are scopul de a evidenţia posibilităţile de îmbunătăţire a eficacităţii SIM al UB. În acest scop se apelează şi la tehnici statistice. Cele mai multe date sunt obţinute în procesul evaluării şi monitorizării proceselor Fişier SIM/MSIM/Capitolul 8.doc

73 CAPITOLUL 8 MÃSURARE, ANALIZÃ ŞI ÎMBUNÃTÃŢIRE Pag./Total pag. 8/9 şi a rezultatelor acestora, a auditurilor interne ale SIM, a controalelor şi ca urmare a evaluării satisfacţiei studenţilor şi a altor părţi interesate. Din analiza acestor date rezultă informaţii cu privire la: conformitatea SIM cu cerinţele specificate, satisfacţia studenţilor privind desfăşurarea proceselor şi competenţele dobândite, principalele caracteristici ale proceselor şi rezultatelor acestora, acţiunile corective/ preventive care trebuiesc întreprinse etc. Documente de referinţă:, PO Analiza efectuată de management. 8.5 ÎMBUNǍTǍŢIRE Îmbunătăţire continuă UB îşi îmbunătăţeşte permanent eficacitatea SIM, luând în considerare rezultatele obţinute în implementarea politicii şi a obiectivelor referitoare la calitate, rezultatele auditurilor interne, controalelor, consultării lucrătorilor şi ale analizei datelor referitoare la SIM efectuată de către conducerea UB. În acest scop sunt întreprinse acţiunile corective şi preventive necesare. Documente de referinţă:, PS 02 Audit intern, PS 03 Controlul produsului şi serviciului neconform, neonformităţi, acţiuni corective şi preventive, PS 05 Aspecte de mediu, metodologia de stabilire a impactului asupra mediului, PS 06 Pregătirea pentru situaţii de urgenţă şi capacitate de răspuns, PS 07 Monitorizarea şi măsurarea performanţelor, PS 10 Identificarea pericolelor, evaluarea riscurilor şi stabilirea controalelor, PS 08 Competenţă, instruire, conştientizare şi control, PO Analiza efectuată de management Acţiuni corective Conducerea UB întreprinde acţiuni pentru a elimina cauzele neconformităţilor şi pentru a preveni apariţia acestora în procesele ulterioare. Acţiunile corective sunt stabilite luând în considerare efectele neconformităţilor constatate. Procedura documentată referitoare la acţiunile corective asigură: înregistrarea şi analiza neconformităţilor referitoare la procese şi la rezultatele acestora, inclusiv a opiniilor clienţilor interni şi externi referitoare la neconformităţile respective; soluţionarea reclamaţiilor clienţilor; investigarea cauzelor neconformităţilor constatate cu privire la procese şi rezultatele acestora şi la SIM, cu înregistrarea constatărilor făcute; evaluarea acţiunilor necesare pentru eliminarea cauzelor neconformităţilor constatate, astfel încât să se evite apariţia acestora în procesele ulterioare; efectuarea de verificări pentru a se stabili dacă acţiunile corective sunt întreprinse şi dacă sunt eficace, cu înregistrarea constatărilor făcute. Documente de referinţă: ; PS 03 Controlul produsului şi serviciului neconform, neonformităţi, acţiuni corective şi preventive, PS 05 Aspecte de mediu, metodologia de stabilire a impactului asupra mediului, PS 06 Pregătirea pentru situaţii de urgenţă şi capacitate de răspuns, PS 07 Monitorizarea şi măsurarea performanţelor, PS 10 Identificarea pericolelor, evaluarea riscurilor şi stabilirea Fişier SIM/MSIM/Capitolul 8.doc

74 CAPITOLUL 8 MÃSURARE, ANALIZÃ ŞI ÎMBUNÃTÃŢIRE Pag./Total pag. 9/9 controalelor, PS 08 Competenţă, instruire, conştientizare şi control, PO Analiza efectuată de management Acţiuni preventive Conducerea UB stabileşte acţiunile necesare pentru eliminarea cauzelor neconformităţilor potenţiale şi pentru a preveni apariţia acestora. Aceste acţiuni sunt stabilite luând în considerare efectele posibile ale respectivelor neconformităţi. Procedura documentată referitoare la acţiunile preventive asigură: utilizarea unor surse adecvate de informaţii, astfel încât să se determine neconformităţile potenţiale şi cauzele posibile ale acestora; evaluarea acţiunilor necesare pentru a preveni apariţia neconformităţilor şi implementarea acestor acţiuni; efectuarea de verificări pentru a se stabili dacă acţiunile preventive sunt întreprinse, cu înregistrarea constatărilor făcute şi a rezultatelor acţiunilor respective. Documente de referinţă:, PS 03 Controlul produsului şi serviciului neconform, neonformităţi, acţiuni corective şi preventive, PS 05 Aspecte de mediu, metodologia de stabilire a impactului asupra mediului, PS 06 Pregătirea pentru situaţii de urgenţă şi capacitate de răspuns, PS 07 Monitorizarea şi măsurarea performanţelor, PS 10 Identificarea pericolelor, evaluarea riscurilor şi stabilirea controalelor, PS 08 Competenţă, instruire, conştientizare şi control, PO Analiza efectuată de management. 9 ANEXE Anexa nr. 1 - Declaraţia Rectorului privind politica în domeniul calităţii, mediului, sănătăţii şi securităţii muncii şi responsabilităţii sociale Anexa nr. 2 - Harta proceselor Anexa nr. 3 - Organigrama Universităţii Anexa nr. 4 - Organigrama sistemului integrat de management Anexa nr. 5 - Lista documentelor sistemului integrat de management Fişier SIM/MSIM/Capitolul 8.doc

75 ANEXA 1 DECLARAŢIA RECTORULUI Pag./Total pag. DECLARAŢIA RECTORULUI UNIVERSITĂŢII VASILE ALECSANDRI DIN BACĂU PRIVIND POLITICA ÎN DOMENIUL CALITĂŢII, MEDIULUI, SĂNĂTĂŢII ŞI SECURITĂŢII OCUPAŢIONALE ŞI RESPONSABILITĂŢII SOCIALE Universitatea Vasile Alecsandri din Bacău este o instituţie de învăţământ superior de stat, a cărei misiune este de a asigura formarea iniţială şi continuă, inserţia socială a specialiştilor şi de a desfăşura activităţi de cercetare ştiinţifică. Pentru îndeplinirea acestei misiuni în condiţii de performanţă cât mai înaltă, politica Universităţii este consecventă cu standardele educaţionale, regulile şi reglementările de guvernare, cerinţele de acreditare, cu legislaţia pe linie de protecţia mediului, sănătatea şi securitatea muncii, a celei pentru situaţii de urgenţă, siguranţă alimentară, responsabilitate socială. Pentru aceasta am optat pentru documentarea, implementarea şi certificarea unui sistem integrat de management: calitate, mediu, sănătate şi securitate ocupaţională (SIM). Cheia succesului pentru toate acţiunile iniţiate şi desfăşurate în Universitate este dată de orientarea către clienţii şi partenerii noştri, studenţii şi societatea civilă la nivel local, regional, naţional şi internaţional. O preocupare continuă este aceea a adaptării ofertei educaţionale a Universităţii la cerinţele pieţei forţei de muncă, în special la nivel regional şi ofertei de cercetare la priorităţile naţionale şi internaţionale. Ca urmare, Universitatea Vasile Alecsandri din Bacău este angajată în ameliorarea calitativă a proceselor de învăţare, predare, cercetare ştiinţifică şi a proceselor administrative. Toate acestea sunt posibile printr-o reflecţie continuă asupra activităţilor didactice, printr-un efort de cercetare susţinut, prin solidaritatea cadrelor didactice şi studenţilor în căutarea soluţiilor creative pentru a realiza un învăţământ centrat pe student, prin implicarea şi responsabilizarea întregului personal, prin asigurarea şi modernizarea continuă a sălilor de curs şi seminarii, a laboratoarelor, a bibliotecilor, a cantinei, a căminelor şi a altor utilităţi. Asigurăm clienţii noştri şi părţile interesate că Universitatea Vasile Alecsandri din Bacău manifestă o preocupare permanentă în vederea respectării cerinţelor legale şi reglementate aplicabile pentru oricare din activităţile sale prezente şi viitoare, să prevenim poluarea şi să minimalizăm riscurile de expunere a personalului propriu sau colaborator. Prevenirea poluării este o preocupare a noastră şi ca urmare vom întreprinde acţiuni de conştientizare a întregului personal pentru ca acesta să aibă în permanenţă în centrul atenţiei, îndeplinirea sarcinilor ce îi revin, respectarea legislaţiei şi a celorlalte reglementări relevante, generate de mediu, sănătate şi securitate ocupaţională, responsabilitate socială aplicabile Universităţii noastre. În domeniul sănătăţii şi securităţii ocupaţionale sunt asigurate resursele necesare pentru a determina un mediu de desfăşurare al activităţilor care să protejeze sănătatea şi siguranţa angajaţilor noştri, să minimalizăm riscurile de îmbolnăvire şi de rănire a personalului propriu sau colaborator. Fişier SIM/MSIM/Declaraţia Rectorului.doc

76 ANEXA 1 DECLARAŢIA RECTORULUI Pag./Total pag. Pentru realizarea misiunii, ca rector al Universităţii Vasile Alecsandri din Bacău voi milita pentru îmbunătăţirea continuă a sistemului integrat de management care să faciliteze orientarea spre performanţă în întreaga activitate academică. Pentru aceasta am realizat şi vom îmbunătăţi continuu următoarele: stabilirea unei politicii proprii şi a procedurilor de asigurare a calităţii, a protecţiei mediului, a sănătăţii şi securităţii muncii, a acţionării în situaţii de urgenţă precum şi de siguranţă alimentară; dezvoltarea unei culturi de recunoaştere şi de asigurare a calităţii în mediul academic; dezvoltarea unor mecanisme proprii de aprobare, control intern/ managerial şi monitorizare a programelor de studii; asigurarea creşterii calităţii procedeelor de evaluare a studenţilor; asigurarea calităţii personalului didactic, respectarea normelor de etică şi integritate academică; asigurarea resurselor necesare pentru îndeplinirea cerinţelor legate de pregătirea studenţilor şi de activitatea de cercetare ştiinţifică, acces la informaţie, cazare, masă etc.; asigurarea participării reprezentanţilor studenţilor în forurile de conducere a Universităţii; asigurarea consultării periodice a lucrătorilor; asigurarea ca politicile să fie comunicate, înţelese, implementate şi menţinute; asigurarea dezvoltării sistemelor de informare; asigurarea proceselor suport necesare îmbunătăţirii continue a sistemului integrat de management. R E C T O R, Prof. univ. dr. ing. Valentin Nedeff Fişier SIM/MSIM/Declaraţia Rectorului.doc

77 ANEXA 2 HARTA PROCESELOR Pag./Total pag. Fişier SIM/MSIM/Harta procese.doc

78 ANEXA 3 ORGANIGRAMA UNIVERSITĂŢII Pag./Total pag. Fişier SIM/MSIM/Organigrama UB.doc