UNIVERSITATEA VASILE ALECSANDRI DIN BAC U MANUALUL SISTEMULUI INTEGRAT DE MANAGEMENT COD: MSIM 01 RECTOR, PROF. UNIV. DR. ING. VALENTIN NEDEFF Prenume

Transcriere

1 UNIVERSITATEA VASILE ALECSANDRI DIN BAC U COD: RECTOR, PROF. UNIV. DR. ING. VALENTIN NEDEFF Prenumele i numele Semn tura Reprezentantul Managementului Elaborat Conf. univ. dr. Marcela-Cornelia DANU ef lucr. dr. ing. Mirela PANAINTE LEH DU EDI IA: 2 REVIZIA: EXEMPLAR NR.: Intr în vigoare începând cu data de , prin aprobarea în edin a Consiliului de Administra ie al Universit ii Vasile Alecsandri din Bac u. F 01.07/Ed.1 PREZENTA DOCUMENTA IE ESTE PROPRIETATEA UNIVERSIT II VASILE ALECSANDRI DIN BAC U. MODIFICAREA, MULTIPLICAREA SAU DIFUZAREA ACESTEIA F APROBAREA SCRIS A EMITENTULUI ESTE INTERZIS, CONFORM LEGII 8/ Document controlat -

2 LISTA REVIZIILOR Pag./Total pag. 1/1 LISTA REVIZIILOR Simbol revizie Edi ie/ Revizie/ Cap./ Pag./ Parag. Con inutul reviziei Responsabilit i Elaborat Avizat Aprobat F 02.07/Ed.1 Fi ier SiM/MSIM/Lista reviziilor MSIM

3 CUPRINS MSIM 02 Pag./Total pag. 1/1 CUPRINS Capitolul 1 Prezentarea Universit ii Capitolul 2 Considera ii generale Capitolul 3 Defini ii i abrevieri Capitolul 4 Sistemul integrat de management Capitolul 5 Responsabilitatea managementului Capitolul 6 Managementul resurselor Capitolul 7 Realizarea produselor/ serviciilor Capitolul 8 M surare, analiz i îmbun ire Anexa 1 Declara ia Rectorului privind politica în domeniul calit ii, mediului, s ii i securit ii muncii Anexa 2 Harta proceselor Anexa 3 Organigrama Universit ii Anexa 4 Organigrama sistemului integrat de management Anexa 5 Lista documentelor sistemului integrat de management Fi ier SIM/MSIM/Cuprins.doc

4 CAPITOLUL 1 PREZENTAREA UNIVERSIT II Pag./Total pag. 1/6 1.1 INFORMA II UTILE Statutul juridic al Universit ii Vasile Alecsandri din Bac u Universitatea Vasile Alecsandri din Bac u este o institu ie de înv mânt superior i de cercetare tiin ific, de stat, cu personalitate juridic, aflat în subordinea Ministerului Educa iei Na ionale. Universitatea Vasile Alecsandri din Bac u are în structura sa: facult i, departamente, precum i alte structuri func ionale pentru cercetare tiin ific, pentru: cooperare cu institu ii de înv mânt i de cercetare din ara i str in tate, documentare, editare de carte universitar etc. Ea include, de asemenea, structuri func ionale pentru asigurarea serviciilor administrative, a resurselor umane, financiar - contabile, tehnice i sociale. Universitatea Vasile Alecsandri din Bac u a aderat la Magna Charta a Universit ilor Europene de la Bologna, Italia. Carta Universit ii Vasile Alecsandri din Bac u este documentul de baz care stabile te rolul, principiile academice, obiectivele, structura i organizarea Universit ii Istoricul Universit ii Vasile Alecsandri din Bac u Universitatea Vasile Alecsandri din Bac u este o institu ie de înv mânt superior i de cercetare tiin ific, de stat, cu o bogat tradi ie i rezultate meritorii în înv mântul superior românesc. Universitatea asigur formarea ini ial i formarea continu a speciali tilor, precum i desf urarea activit ilor de cercetare tiin ific în domeniile: limb i literatur, tiin e ale comunic rii, educa ie fizic i sport, inginerie industrial, inginerie energetic, ingineria produselor alimentare, mecatronic i robotic, inginerie i management, calculatoare i tehnologia informa iei, inginerie mecanic, ingineria mediului, inginerie chimic, inginerie fizic, matematic, biologie, informatic, contabilitate, marketing administrarea afacerilor. Prin HCM nr. 547/1961 i Ordinul Ministrului Înv mântului i Culturii nr. 688/1961 a luat fiin înv mântul de stat din Bac u. În 1961 s-a înfiin at Institutul Pedagogic cu urm toarea structur : Facultatea de Filologie cu sec ia Limba i literatura român, Facultatea de Matematic cu sec ia de Matematic i Facultatea de tiin e Naturale cu sec ia de tiin e naturale i cuno tin e agricole teoretice i practice. Acestora li s-au ad ugat în 1964 Facultatea de Istorie - Geografie i Facultatea de Educa ie Fizica i Sport, iar în 1976 Facultatea de Inginerie. Primul program de studii de înv mânt tehnic superior la Bac u a fost Tehnologia Construc iilor de Ma ini. În anul 1984 Institutul de Înv mânt Superior este transformat în Institut de Subingineri, subordonat Institutului Politehnic Ia i. În anul 1985 este înfiin at programul de studiu Tehnologie Chimic Anorganic, iar în anul urm tor, programul de studii Re ele Electrice. În anul 1990, în baza Ordinului Ministrului înv mântului, nr. 7751/1990, Institutul de Subingineri din Bac u devine Institutul de Înv mânt Superior din Bac u i func ioneaz cu dou facult i: Facultatea de Litere i tiin e i Facultatea de Inginerie. În acel an, Facultatea de Inginerie avea în structur programele de studii Tehnologia construc iilor de ma ini, Mecanic fin, Utilaj tehnologic pentru industria alimentar, Utilaj tehnologic pentru celuloz i hârtie, Energetic industrial. În cadrul Facult ii de Litere i tiin e au fost reînfiin ate: Fi ier SIM/MSIM/Capitolul 1.doc

5 CAPITOLUL 1 PREZENTAREA UNIVERSIT II Pag./Total pag. 2/6 profilul Matematic cu programul de studii Matematic -Fizic, profilul Biologie cu programul de studii Biologie-Ecologie, profilul Filologie, programele de studii Limba i literatura român o limb i literatur str in (francez, englez ) i An preg titor, profilul Educa ie fizic i sport i profilul Economic, cu programul de studii Turism i servicii i Marketing în anul În anul 1991, Institutul de Înv mânt Superior din Bac u devine Universitatea din Bac u, în baza Ordinului Ministrului Înv mântului i tiin ei, nr din i a Hot rârii Guvernului nr. 812 din În baza HG 1093 din Universitatea din Bac u, î i schimb denumirea în Universitatea Vasile Alecsandri din Bac u. Facultatea de Inginerie se dezvolt continuu, prin înfiin area de noi specializ ri i prin introducerea de noi forme de studiu. În 1992 este înfiin at programul de studii Tehnologia i controlul calit ii produselor alimentare, iar în 1996 este desfiin at programul de studii Mecanic Fin. Noile programe de studii înfiin ate sunt: Inginerie economic în domeniul mecanic (1998), Ingineria i managementul calit ii (1999), Ingineria mediului industrial (2000), redenumit în 2002 în Ingineria i protec ia mediului în industrie, Mecatronic (2000), Inginerie biochimic (2000), Tehnic de calcul (1999), transformat în 2005 în Tehnologia informa iei, Design Industrial (2003), Inginerie economic în domeniul electric, electronic i energetic (2003), tiin e inginere ti aplicate (2006). Începând cu anul 1999 Facultatea de Inginerie dezvolt înv mântul postuniversitar pe trei direc ii de formare: studii aprofundate i de master cu durata de 1 an, respectiv 2 ani, studii postuniversitare de specializare/conversie profesional cu durata de 3 semestre i cursuri postuniversitare de perfec ionare cu durata de un semestru din care amintim: Managementul produc iei industriale, Optimizarea i informatizarea proceselor i echipamentelor de fabrica ie, Strategii în asigurarea calit ii în industrie, Managementul ciclului de via al produsului, tiin a i ingineria produselor alimentare ecologice, Managementul sistemelor industriale de produc ie i servicii, Echipamente i tehnologii moderne în energetic ; Conducerea i informatizarea proceselor termo i electroenergetic, Managementul i optimizarea echipamentelor de proces, Analiza structurilor mecanice, Managementul protec iei mediului în industrie, Procedee i metode de surare în ingineria mediului, Materiale neconven ionale în biotehnologii moderne; Concep ie, sintez, analiz de molecule de interes biologic / Conception, synthese, analyse de molecules d'intérêt biologique, Chimia i ingineria valorific rii bioresurselor, Mecatronic i robotic / Mecatronic avansat, Echipamente pentru reabilitare i tehnologii asistive. Facultatea de Litere i tiin e se dezvolt i ea, împ indu-se în timp în mai multe facult i. Începând cu anul universitar , s-au introdus programele de studii: Limba i literatura englez limba i literatura român sau limba i literatura francez, Kinetoterapie. În anul universitar , a fost aprobat s func ioneze programul de studii Limba i literatura francez limba i literatura român sau limba i literatura englez. În acela i an este înfiin at programul de studii Contabilitate i Informatic de gestiune. În anul 1996 sec ia Educa ie fizic i sport devine facultate separat, purtând în momentul de fa numele de Facultatea de tiin e ale Mi rii, Sportului i ii. Din anul 2005, facultatea are dou programe de studii, Educa ie fizic Fi ier SIM/MSIM/Capitolul 1.doc

6 CAPITOLUL 1 PREZENTAREA UNIVERSIT II Pag./Total pag. 3/6 i sportiv, Kinetoterapie i motricitate special, iar din anul 2009 programul de studiu Sport i performan motric în domeniul Educa ie fizic i Sport i programul de studiu Terapie ocupa ional în domeniul Psihologie. În cadrul facult ii func ioneaz pentru cele dou domenii înv mântul cu frecven redus i 3 specializ ri de master. În anul 2002, Facultatea de Litere i tiin e se separ în Facultatea de tiin e i Facultatea de Litere, iar din anul universitar , din Facultatea de tiin e se desprinde Facultatea de tiin e Economice. Facultatea de tiin e func ioneaz în prezent cu domeniile Matematic, ap rut prin transformarea în 2005 a specializ rii Matematic - Fizic, Informatic, autorizat în 2005, Biologie i Ecologia i protec ia mediului. Facultatea mai coordoneaz i programele de master Protec ia i valorificarea resurselor biologice, Matematic didactic i Modele matematice i sisteme informatice în domeniul financiar-bancar. În cadrul Facult ii de tiin e Economice func ioneaz în prezent programele de studiu: Marketing, înv mânt de zi i la distan, Contabilitate i Informatic de gestiune, înv mânt de zi i cu frecven redus, iar din anul 2009 programul de studiu Administrarea afacerilor. În cadrul facult ii sunt organizate i direc ii de studiu de înv mânt postuniversitar i formare continu. În cadrul Facult ii de Litere, în anul universitar , se reînfiin eaz programul de studiu Limbi str ine (englez /francez ) limba i literatura român, iar începând cu anul universitar , func ioneaz programul de studii Istorie limbi str ine (englez, francez, german ), care din anul 2005 se reorganizeaz în programul de studii Istorie, intrat în lichidare cu anul Începând cu anul universitar , este aprobat programul de studii Comunicare i Rela ii publice. Studiile postuniversitare au fost înfiin ate în cadrul Facult ii de Litere dup cum urmeaz : în anul , tiin e ale comunic rii i ale limbajului, în anul , Studii culturale i literare i în anul , Studii lingvistice, jurnalistice i editoriale. În prezent func ioneaz urm toarele programe de studii de master: Limba englez. Practici de comunicare (în limba englez ), Studii lingvistice în limba englez (în limba englez ), Culturi i literaturi anglofone. Practici discursive (în limba englez ), Limba francez. Practici de comunicare (în limba francez ), Cultur i literatur român, Discurs i comunicare. În anul 1998 se înfiin eaz Departamentul pentru Preg tirea Personalului Didactic coordonând din 1999 i programele de studii existente în cadrul Colegiului de Institutori: Institutori limba englez, Institutori limba francez, Institutori educa ie fizic. Dup desfiin area Colegiului în anul 2005, Departamentul asigur preg tirea psiho-pedagogic a studen ilor i absolven ilor care doresc s urmeze o carier didactic i perfec ionarea cadrelor didactice. Din anul 2008 în cadrul DPPD, este autorizat programul de studii de licen Pedagogia înv mântului primar i pre colar. În anul 2007 UB prime te acreditarea ca Institu ie Organizatoare de Studii de Doctorat conform OMEdC 667/ Institutul de Cercetare, Dezvoltare, Inovare, Consultan i Transfer Tehnologic (ICDICTT) al Universit ii Vasile Alecsandri din Bac u se constituie prin reunirea centrelor de cercetare din universitate. A fost înfiin at conform Hot rârii Fi ier SIM/MSIM/Capitolul 1.doc

7 CAPITOLUL 1 PREZENTAREA UNIVERSIT II Pag./Total pag. 4/6 Consiliului de Administra ie începând cu 1 februarie 2013 i se subordoneaz Consiliului de Administra ie. Principalele obiective ale ICDICTT vizeaz urm toarele activit i: cercetare dezvoltare inovare în cadrul programelor na ionale i interna ional, transfer tehnologic i valorificarea rezultatelor cercet rilor, elaborare de produse i servicii pentru diverse domenii de activitate, colaborare în domeniile de competen cu institu ii similare din România i din alte ri, realizare de proiecte în calitate de coordonator de proiecte sau în calitate de partener, editare i tip rire de publica ii în domeniile de competen, alte activit i de cercetare dezvoltare inovare, crea ie artistic, performan sportiv, consultan i formare, specifice structurilor componente. Structura actual a institutului este urm toarea: - 5 Centre de cercetare recunoscute CNCSIS: Inginerie Managerial i Tehnologic ; Inginerie Mecanic ; Energetic, Mecatronic i Informatic ; Chimie aplicat i inginerie de proces; Inginerie fizic i ingineria mediului. - 8 Centre de cercetare recunoscute la nivelul universit ii: Centrul de Studii i Cercet ri Economice; Centrul interdisciplinar de studiu al formelor discursive contemporane (INTERSTUD); Centrul de cercetare pentru performan uman ; Centrul de excelen privind cercetarea interdisciplinar în domeniul educa iei fizice i sportului; Centrul de cercet ri psihopedagogice Personalitate - formare - educa ie - performan (PERFORMED); Centrul de cercetare "Matematic - Informatic "; Centrul de explor ri textuale i ac iune prin limbaj (CETAL); Centrul de cercetare "Resursele mediului i biotehnologii". - 5 Colective de cercetare: Semiologia Culturii; Coduri de comunicare; Economia i Administrarea Afacerilor; Inginerie Alimentar, Chimic i Biochimic ; Promovarea Activ a S ii. Universitatea a cunoscut o dezvoltare continu i în consecin, în anul universitar , structura ei cuprinde (Anexa nr. 3 Organigrama Universit ii Vasile Alecsandri din Bac u): Cod 01 Carta Universit ii Vasile Alecsandri din Bac u; Cod 02 Senatul Universit ii Vasile Alecsandri din Bac u; Cod 03 Comisia de control a activit ii rectorului i Direc iei Generale Administrative; Cod 04 Comisia pentru Reforme, Dezvoltare, Finan are i Calitate; Cod 05 Comisia pentru programe de studii, perfec ionarea i evaluarea personalului didactic i activit i studen ti; Cod 06 Comisia pentru cercetare tiin ific i rela ii interna ionale; Cod 07 Comisia pentru rela ii cu mass-media i de promovare a imaginii Universit ii Vasile Alecsandri din Bac u; Cod 08 Consiliul de administra ie; Cod 09 Comisia de etic i deontologie profesional universitar ; Cod 10 Facult i: Cod Facultatea de Inginerie; Cod Facultatea de Litere; Cod Facultatea de tiin e; Cod Facultatea de tiin e Economice; Fi ier SIM/MSIM/Capitolul 1.doc

8 CAPITOLUL 1 PREZENTAREA UNIVERSIT II Pag./Total pag. 5/6 Cod Facultatea de tiin e ale Mi rii, Sportului i S ii; Cod Departamentul pentru Preg tirea Personalului Didactic. Cod 11 Departamente, servicii, birouri, comisii: Cod Biroul de Rela ii Interna ionale i Programe Comunitare; Cod Serviciul Biblioteca; Cod Comisia cu atribu ii de monitorizare, coordonare i îndrumare metodologic a sistemului propriu de control intern/ managerial; Cod Departamentul de Consiliere Profesional ; Cod Institutul de Cercetare, Dezvoltare, Inovare, Consultan i Transfer Tehnologic (ICDICTT); Cod Serviciul de Multiplicare i Editura Alma Mater. Cod Departamentul de Management; Cod Biroul de Audit Public Intern; Cod Biroul Control Financiar Preventiv; Cod Oficiul Juridic; Cod Comisia pentru Evaluarea i Asigurarea Calit ii,; Cod Departamentul pentru înv mânt la distan i cu frecven redus. Cod 12 Direc ia General Administrativ : Cod Direc ia General Administrativ ; Cod Direc ia Resurse Umane i Salarizare; Cod Serviciul financiar - contabilitate; Cod Serviciul Social; Cod Secretariatul General Universitate; Cod Direc ia Patrimoniu; Cod Serviciul Informatizare i Comunica ii Digitale; Cod 13 coala Doctoral. Pe lâng înv mântul superior din ciclurile de licen, masterat i doctorat, în cadrul Universit ii se desf oar un num r însemnat de cursuri postuniversitare de specializare, de conversie profesional, aprofundate, de specializare i de formare continu. Adresa: Calea M ti, nr. 157, ; tel ; fax: ; rector@ub.ro; Adresa: Calea M ti, nr. 157, ; tel ; fax: ; Str. Spiru Haret, nr. 8, ; tel./fax (Facultatea tiin e Economice); tel. /fax (Facultatea de Litere) Str. Violetelor, nr. 9A; ; tel (c min) rector@ub.ro; DOMENIUL DE ACTIVITATE Activit i de formare profesional a cadrelor cu preg tire superioar i activit i de cercetare Activit ile care confer identitate i personalitate Universit ii Vasile Alecsandri din Bac u sunt înv mântul i cercetarea tiin ific, sportiv i cultural artistic Fi ier SIM/MSIM/Capitolul 1.doc

9 CAPITOLUL 1 PREZENTAREA UNIVERSIT II Pag./Total pag. 6/6 desf urate în organizare proprie i/sau în cooperare cu alte institu ii din ar i str in tate. În jurul acestor activit i se fundamenteaz politica institu ional, se elaboreaz strategiile de dezvoltare i programele opera ionale pe termen scurt, mediu sau lung. Universitatea Vasile Alecsandri din Bac u preg te te viitorii licen ia i în domeniile fundamentale de licen. De asemenea, realizeaz perfec ionarea preg tirii profesionale i de cercetare a absolven ilor prin studii de masterat, studii de doctorat, cursuri postuniversitare/postdosctorale de scurt durat, studii aprofundate, cursuri de formare continu i conversie profesional, perfec ionarea cadrelor didactice. În Universitatea Vasile Alecsandri din Bac u activitatea de cercetare tiin ific se desf oar în mod organizat, în cadrul Institutului, la nivel de centre de cercetare i colective de cercetare, cu rezultate remarcabile pe plan na ional i interna ional. Activitatea de cercetare este corelat cu activitatea didactic, în special pentru ciclurile de master i doctorat. Atât activitatea didactic, cât i cea de cercetare tiin ific, se pot realiza în cadrul unor parteneriate cu institu ii din ar sau din str in tate Activit i conexe proceselor didactice i de cercetare Misiunea de baz a Universit ii, didactic i de cercetare, este completat de activit i conexe, care asigur suportul material i de imagine activit ilor de baz : activit i de editare i tip rire a c ilor i periodicelor de specialitate; activit i de transfer tehnologic al rezultatelor cercet rii; organizare de conferin e i simpozioane tiin ifice; activit i de consultan i servicii; activit i culturale i sportive Suportul activit ilor S-a creat o baz material care asigur suportul pentru misiunea de baz a Universit ii, astfel: suprafa a spa iilor de înv mânt din UB este de mp (s li de curs i seminarii, laboratoare, hale, baza sportiv ); 954 locuri în c mine complet renovate; mp de bibliotec cu 700 locuri pentru lectur ; 1637 mp de cantin (4 s li), extins i renovat care asigur masa pentru 400 de studen i. Toate acestea precum i antrenarea Ligii Studen ilor din UB în activit ile Universit ii asigur condi iile necesare pentru îndeplinirea cerin elor legate de preg tirea studen ilor i de activitatea de cercetare tiin ific, acces la informa ie, cazare, mas i recreere. Fi ier SIM/MSIM/Capitolul 1.doc

10 CAPITOLUL 2 CONSIDERA II GENERALE Pag./Total pag. 1/4 2.1 OBIECT Manualul sistemului integrat (MSIM) prezint sistemul integrat de management al calit ii, mediului, s ii i securit ii ocupa iei, responsabilit ii sociale, adoptat în cadrul Universit ii Vasile Alecsandri din Bac u i cuprinde: structura organizatoric, responsabilit ile managementului, procesele sistemului integrat de management i interac iunile dintre acestea, precum i structura documentelor utilizate, pentru a asigura implementarea politicii i realizarea obiectivelor stabilite de managementul la cel mai înalt nivel al Universit ii. Prin aplicarea eficace a sistemului integrat de management i prin îmbun irea lui continu, Universitatea are în vedere men inerea i demonstrarea capacit ii de a furniza în mod consecvent servicii i produse care s satisfac cerin ele clien ilor i cerin ele legale, reglementate i alte cerin e la care subscrie pe linie de mediu, s tate i securitate ocupa ional i responsabilitate social, astfel ca în final s ob in cre terea satisfac iei clien ilor i a p ilor interesate. La realizarea SIM, s-a avut în vedere men inerea i demonstrarea capabilit ii de a respecta normele interna ionale ale drepturilor omului i legisla ia na ional a muncii, în vederea protej rii întregului personal care presteaz servicii sau/ i realizeaz produse, inclusiv subfurnizori/ subcontractori. 2.2 DOMENIU DE APLICARE MSIM este obligatoriu pentru întreaga Universitate, la toate nivelurile i pentru toate activit ile aferente domeniului de aplicare, începând cu data aprob rii. Domeniul de aplicare este urm torul: La nivelul Universit ii: Activit i de educa ie/formare profesional pe cicluri de studii universitare de licen, masterat i doctorat, programe de formare continu i specializare postuniversitar / postdoctoral i în domeniul activit ii de cercetare tiin ific, dezvoltare, inovare, consultan, asisten tehnic i transfer tehnologic. Facultatea de Inginerie: Activit i de educa ie/formare profesional pe cicluri de studii universitare de licen, masterat i doctorat, programe de formare continu i specializare postuniversitar / postdoctoral i în domeniul activit ii de cercetare tiin ific, dezvoltare, inovare, consultan, asisten tehnic i transfer tehnologic. Facultatea de tiin e ale Mi rii, Sportului i S ii: Activit i de educa ie/formare profesional pe cicluri de studii universitare de licen, masterat i doctorat, programe de formare continu i specializare postuniversitar / postdoctoral i în domeniul activit ii de cercetare tiin ific, dezvoltare, inovare, consultan, asisten tehnic i transfer tehnologic. Facultatea de Litere: Activit i de educa ie/formare profesional pe cicluri de studii universitare de licen, masterat i doctorat, programe de formare continu i specializare postuniversitar / postdoctoral i în domeniul activit ii de cercetare tiin ific, dezvoltare, inovare, consultan, asisten tehnic i transfer tehnologic. Fi ier SIM/MSIM/Capitolul 2.doc

11 CAPITOLUL 2 CONSIDERA II GENERALE Pag./Total pag. 2/4 Facultatea de tiin e: Activit i de educa ie/formare profesional pe cicluri de studii universitare de licen, masterat i doctorat, programe de formare continu i specializare postuniversitar / postdoctoral i în domeniul activit ii de cercetare tiin ific, dezvoltare, inovare, consultan, asisten tehnic i transfer tehnologic. Facultatea de tiin e Economice: Activit i de educa ie/formare profesional pe cicluri de studii universitare de licen, masterat i doctorat, programe de formare continu i specializare postuniversitar / postdoctoral i în domeniul activit ii de cercetare tiin ific, dezvoltare, inovare, consultan, asisten tehnic i transfer tehnologic. Departamentul pentru Preg tirea Personalului Didactic: Activit i de educa ie/formare profesional universitar, programe de formare continu i specializare postuniversitar i în domeniul activit ii de cercetare tiin ific. Sistemul Integrat de Management adoptat în Universitatea Vasile Alecsandri din Bac u satisface toate cerin ele din SR EN ISO 9001:2008, SR ISO IWA 2:2009, SR EN ISO 14001:2005, SR OHSAS 18001:2008, SA 8000:2008 precum i Standardele de management/control intern ale entit ilor publice. 2.3 DOCUMENTE DE REFERIN SR EN ISO 9000:2006 Sisteme de management al calit ii. Principii fundamentale i vocabular; SR EN ISO 9001:2008 Sisteme de management al calit ii. Cerin e; SR EN ISO 9004:2010 Sisteme de management al calit ii. Linii directoare pentru îmbun irea performan elor; SR EN ISO 19011:2011 Ghid pentru auditarea sistemelor de management; SR ISO 10005:1999 Managementul calit ii. Ghid pentru planurile calit ii; SR ISO 10013:2003 Ghid pentru elaborarea manualelor calit ii; SR ISO IWA 2:2009. Sisteme de management al calit ii. Linii directoare pentru aplicarea ISO 9001:2000 în domeniul educa iei; SR EN ISO 14001:2005. Sisteme de management de mediu. Cerin e cu ghid de utilizare; SR ISO 14050: Management de mediu - Vocabular; SR EN ISO 14031:2001 Management de mediu. Evaluarea performan ei de mediu - Ghid; SR EN ISO 14024:2001 Etichete i declara ii de mediu. Principii i proceduri; SR ISO 14020:2000 Etichete i declara ii de mediu. Principii generale; SR OHSAS:2008 Sisteme de management al s ii i securit ii ocupa ionale - Cerin e; SR OHSAS 18002:2009 Sisteme de management al s ii i securit ii ocupa ionale - Linii directoare pentru implementarea OHSAS 18001:2007; Ordinul MEF nr. 946:2005, modificat de Ordinul nr. 1389/2006 pentru asigurarea codului intern, cuprinzând standardele de management/control intern la entit ile publice i pentru dezvoltarea sistemelor de control managerial; SA 8000:2008 Certificarea sistemelor de management al responsabilit ii sociale; Fi ier SIM/MSIM/Capitolul 2.doc

12 CAPITOLUL 2 CONSIDERA II GENERALE Pag./Total pag. 3/4 Legea nr. 319/2006 Legea securit ii i s ii în munc ; H.G. nr. 1425/2006 pentru aprobarea normelor metodologice de aplicare a prevederilor legii securit ii i s ii în munc nr. 319/ 2006; Legea educa iei na ionale 1/2011 cu modific rile i complet rile ulterioare; HG nr. 749/2009, modificat i completat cu HG nr. 943/2009 i HG nr. 1093/2009 privind aprobarea Nomenclatorului domeniilor, a structurilor institu iilor de înv mânt superior i a specializ rilor/ programelor de studii universitare de licen acreditate sau autorizate s func ioneze provizoriu organizate de acestea; OMEdC 3617/2005 privind aplicarea generalizata a sistemului european de credite transferabile; Legea educa iei fizice i sportului 69/2000, modificat i completat de Legea nr. 34/2009; Legea cercet rii 324/2003, care aprob OUG nr. 57/2002, modificat i completat de OG nr. 38/2004; Legea 319/2003 privind statutul personalului de cercetare-dezvoltare; Legea 288/2004 privind organizarea studiilor universitare, completat de Legea 346/2005 care aprob OUG nr. 78/2005; Legea 87/2006 privind asigurarea calit ii în înv mânt, care aprob OUG nr.75/2005, modificat i completat de OUG 102/2006 care a fost aprobat de Legea nr. 240/2007; OUG 34/2006 privind atribuirea contractelor de achizi ie public, a contractelor de concesiune de lucr ri publice i a contractelor de concesiune de servicii, modificat de OUG nr. 19/2009 i OUG nr. 72/2009; Standarde specifice ARACIS; Proceduri ARACIS; Carta Universit ii Vasile Alecsandri din Bac u; Codul de etic universitar al Universit ii Vasile Alecsandri din Bac u; Toate Regulamentele universitare din lista documentelor interne, apar inând SIM din cadrul Universit ii Vasile Alecsandri din Bac u; Toate instruc iunile din lista documentelor interne, apar inând SIM din cadrul Universit ii Vasile Alecsandri din Bac u. Not : în cadrul manualului cât i în cadrul celorlalte documente ale sistemului integrat de management nu se precizeaz num rul sau data edi iei/reviziei documentelor la care se face referire, aplicându-se principiul ultima edi ie/ revizie a documentului citat este aplicabil i se reg se te în lista documentelor sistemului i lista înregistr rilor valabile la acea dat, postate pe pagina de intranet la adresa ELABORAREA, REVIZUIREA I DIFUZAREA MANUALULUI SISTEMULUI INTEGRAT DE CALITATE, MEDIU, S TATE I SECURITATE OCUPA IONAL, RESPONSABILITATE SOCIAL (MSIM) Elaborarea edi iilor i efectuarea reviziilor manualului este responsabilitatea Departamentului de Management i respect prescrip iile procedurii PO Elaborarea, modificarea i difuzarea documentelor sistemului integrat de management. Acesta este avizat de Reprezentantul Managementului i aprobat de Rectorul Universit ii. Fi ier SIM/MSIM/Capitolul 2.doc

13 CAPITOLUL 2 CONSIDERA II GENERALE Pag./Total pag. 4/4 Manualul este structurat pe capitole. Fiecare capitol este divizat în subcapitole i dup caz puncte i subpuncte. Paginile sunt numerotate pe capitole începând cu 1, în ordine cresc toare, la fiecare capitol al manualului. Revizia manualului se efectueaz de c tre Departamentul de Management ori de câte ori se consider necesar, ca urmare a: - deciziilor rezultate din analizele efectuate de management privind respectarea cerin elor i eficacitatea sistemului integrat de management implementat; - modific rii structurii organizatorice sau a oric rei schimb ri a domeniului de aplicare precum i la solicitarea facult ilor i compartimentelor din Universitate; - ac iunilor corective/preventive stabilite în urma auditurilor interne i externe; - modific ri ale listei documentelor interne ce pot afecta con inutul manualului; - solicit rilor clien ilor; - modific rilor ce apar în documentele legale, de reglementare i altele aplicabile. Analiza sistematic a manualului sistemului integrat de management (MSIM) se efectueaz anual de Departamentul de Management i în func ie de rezultatul analizei se revizuie te sau nu. Revizia poate afecta unul sau mai multe capitole ale manualului, conducând la editarea numai a capitolelor sau anexelor revizuite, sau la întregul manual, caz în care se reediteaz întregul manual. Stadiul reviziei manualului este identificat pe pagina de gard i în listele reviziilor. Num rul reviziei manualului este crescut cu 1 de fiecare dat când o pagin sau un num r de pagini sunt modificate simultan. Departamentul de Management r spunde de difuzarea controlat a manualului sistemului integrat de management tuturor factorilor implica i i organismului de certificare, conform listei de difuzare, aprobat de Reprezentantul Managementului. Persoanele c rora li se difuzeaz manualul pe baz de semn tur au obliga ia de a-l face cunoscut personalului din subordine i de a-l ine la dispozi ia acestuia. Difuzarea extern a MSIM se poate face organismelor de autorizare sau acreditare, organismelor cu drept de control sau clien ilor, la solicitarea acestora. Aceste exemplare nu se difuzeaz controlat. MSIM se difuzeaz în afara organiza iei numai cu aprobarea rectorului Universit ii, fiind interzis înstr inarea sau copierea de c tre destinatar f o aprobare special scris, eliberat în acest sens de c tre rector. Fi ier SIM/MSIM/Capitolul 2.doc

14 CAPITOLUL 3 DEFINI II I ABREVIERI Pag./Total pag. 1/ DEFINI II Politica obiective i orient ri generale ale Universit ii în ceea ce prive te calitatea, mediul, s tatea i securitatea ocupa iei, responsabilitatea social. a a cum sunt exprimate oficial de managementul la cel mai înalt nivel. Cerin nevoie sau a teptare care este declarat, în general implicit sau obligatorie. Calitate m sura în care un ansamblu de caracteristici intrinseci ale unui produs îndepline te cerin ele. Asigurarea calit ii ansamblul activit ilor planificate i sistematic implementate în cadrul sistemului calit ii i demonstrate atât cât este necesar, pentru furnizarea încrederii c cerin ele referitoare la calitate vor fi satisf cute. Controlul calit ii tehnici opera ionale utilizate pentru satisfacerea condi iilor referitoare la calitate. Ac iune corectiv ac iune întreprins pentru eliminarea cauzelor unor neconformit i, defecte, sau alte situa ii nedorite identificate, cu scopul prevenirii repet rii acestora. Ac iune preventiv ac iune întreprins pentru eliminarea cauzelor unor neconformit i, defecte, sau alte situa ii nedorite posibile, cu scopul prevenirii apari iei acestora. Îmbun irea calit ii parte a managementului calit ii, concentrat pe cre terea abilit ii de a îndeplini cerin e ale calit ii. Neconformitate nesatisfacerea unei condi ii specificate în leg tur cu calitatea, mediul sau/ i SSO. Trasabilitate - aptitudinea de reg sire a istoricului utiliz rii sau localiz rii unui produs sau a unor produse similare prin mijloace de identificare înregistrabile. Înregistrare document prin care se declar rezultatele ob inute sau furnizeaz dovezi ale activit ilor realizate. Institut structur subordonat Universit ii care desf oar activit i de cercetare dezvoltare inovare, transfer tehnologic, crea ie artistic, performan sportiv, consultan i formare, specifice structurilor componente Facultate unitate func ionala de baz a Universit ii i are în componen una sau mai multe departamente. Facultatea se individualizeaz prin condi iile de admitere i de absolvire, prin domenii de studii, programe de studii, durata studiilor. Facultatea cuprinde: personal didactic titular, cercet tori tiin ifici i proiectan i, studen i, personal didactic auxiliar i personal nedidactic. Facultatea este organizat i î i desf oar activitatea în temeiul Cartei Universitare, al regulamentelor Universit ii (SIM) i al propriilor regulamente. Facultatea este condus de Consiliul facult ii, prezidat de Decan i î i elaboreaz propriul regulament prin care î i asigur desf urarea studiilor i a cercet rii tiin ifice. Departament - structur subordonat Universit ii sau, dup caz, unei facult i, având func ii didactice, de cercetare tiin ific, de proiectare, de produc ie i administrative. Departamentul are conducere proprie, aleas în condi iile legii, i beneficiaz de autonomie universitar în domeniile de competen. Departamentul poate organiza activit i formative, în conformitate cu reglement rile din Universitate. Înfiin area unui departament se face cu aprobarea Senatului. Fi ier SIM/MSIM/Capitolul 3.doc

15 CAPITOLUL 3 DEFINI II I ABREVIERI Pag./Total pag. 2/4 Centrul de cercetare structur care are ca obiectiv principal activitatea de cercetare tiin ific, i care a ob inut statutul de centru printr-o procedur de acreditare intern sau extern. În UB pot exista atât centre de cercetare proprii, cât i centre de cercetare constituite în cooperare cu alte institu ii, conform legisla iei în vigoare. Lucrarea de cercetare studii, expertize, lucr ri de consultan, articole, c i, monografii, suporturi de curs i orice alt produs material sau imaterial rezultat din procesul de cercetare. Laboratorul structura în subordinea departamentelor sau centrelor de cercetare, care are în dotare instala ii i echipamente dedicate unui program formativ i/ sau de cercetare tiin ific. Înfiin area unui laborator este de competen a departamentului sau centrului de cercetare. Plan de înv mânt - ansamblul activit ilor programate de instruire i evaluare reunite într-o concep ie unitar din punct de vedere al con inutului i al desf ur rii lor în timp, în vederea form rii competen elor profesionale i transversale necesare unui specialist, certificate printr-o diplom recunoscut. El are dou componente definitorii: - componenta formativ, care prive te modul de distribuire a cuno tin elor (disciplina, pachete de discipline, module, programe de studii); - componenta temporal din punct de vedere al modului de planificare în timp a procesului de formare (s pt mân, semestrul, ciclul, perioada total de formare). Manualul sistemului integrat de management - document care descrie sistemul de management integrat al Universit ii Vasile Alecsandri din Bac u (UB). Procedur mod specificat de efectuare a unei activit i. Procedur de Sistem (PS) - procedur documentat rezultat din cerin ele standardelor de referin care se aplic la toate nivelurile sistemului de integrat de management (SIM) în UB. Procedur Opera ional (PO) procedur documentat care descrie detaliat modul de desf urare a unei activit i valabil la nivelul SIM. Instruc iune (I) preciz ri specifice pentru efectuarea diferitelor activit i. Regulament (R) - totalitatea instruc iunilor, normelor i reglement rile care stabilesc i asigur ordinea i bunul mers al unei organiza ii. Compartiment facultate, departament, consiliu, laborator, direc ie, serviciu, birou, cantin, bibliotec etc. Produsul Universit ii este formarea de competen e profesionale i transversale, produse intangibile, furnizate societ ii sub urm toarele forme: Preg tirea de speciali ti în domenii specifice transfer de competen e profesionale (cuno tin e i abilit i) i competen e transversale, prin intermediul absolven ilor; Cercetare tiin ific fundamental i aplicat, consultan, expertiz - rgirea orizontului cunoa terii umane, transfer de competen c tre organiza ii ale mediului socio-economic, în scopul gener rii noului i cre terii competitivit ii acestora; Implicarea membrilor comunit ii academice în via a societ ii transfer de competen realizat prin implicarea direct în organisme ale comunit ii locale, regionale, na ionale i interna ionale; Fi ier SIM/MSIM/Capitolul 3.doc

16 CAPITOLUL 3 DEFINI II I ABREVIERI Pag./Total pag. 3/4 Asigurarea serviciilor suport necesare (s li de curs, laboratoare, s li de seminar, bibliotec, cantin, cazare c mine, spa ii de recreere, etc.). Clientul studen i, firme, societ i comerciale, contractorii lucr rilor de cercetare. Organiza ie educa ional organiza ie care furnizeaz servicii educa ionale. Not : O organiza ie educa ional poate fi o unitate la orice nivel de înv mânt sau un centru de instruire care furnizeaz servicii independent sau ca parte a unei organiza ii mai mari. Furnizor de educa ie persoan care presteaz servicii de educa ie persoanelor care înva. Munca for at i obligatorie - toate activit ile sau serviciile la care o persoan nu s-a oferit voluntar pentru a o efectua i este obligat s o fac sub amenin area pedepsei sau retorsiunii, sau este cerut ca mijloc de plat al unei datorii. Traficul de fiin e umane - recrutarea, transferul, ad postirea sau primirea de persoane prin amenin area sau folosirea for ei sau a altor forme de constrângere sau în el ciune în scopul exploat rii. Reabilitarea copiilor - sprijinul i ac iunile necesare pentru a asigura securitatea, tatea, educa ia i dezvoltarea copilului care a fost supus la munc, iar apoi a fost concediat; Munca la domiciliu - o persoan care este angajat prin contract de c tre o companie sau furnizor/ subfurnizor sau subcontractant, dar nu lucreaz în sediile acestora. Reprezentantul lucr torilor - un lucr tor ales pentru a facilita comunicarea cu managementul la cel mai înalt nivel cu privire la aspectele legate de SA 8000, nominalizat în acest scop de c tre sindicate sau asocia ii sindicale i recunoscut ca lucr tor ales din cadrul personalului care nu face parte din management i pe linie de s tate i securitate ocupa ional conform legii 319/ ABREVIERI ARACIS Agen ia Român de Asigurare a Calit ii în Înv mântul Superior CEACU Comisia de evaluare i asigurare a calit ii pe Universitate DM Departamentul de management I/F instruc iuni/ formulare MEN Ministerul Educa iei Na ionale MSIM Manualul sistemului integrat de management PO procedur opera ional PS procedur de sistem RM Reprezentantul managementului RCMSSO - Responsabilul cu calitatea, mediu, s tatea i securitatea ocupa ional, la nivelul compartimentelor RMSSO - Responsabilul cu mediu, s tatea i securitatea ocupa ional, la nivelul Universit ii RMSSO-SU - Responsabilul cu mediu, s tatea i securitatea ocupa ional i situa ii de urgen la nivelul Universit ii RSU - Responsabilul Situa ii de Urgen CSSM - Comitetul de securitate i s tate în munc SIM Sistemul integrat de management Fi ier SIM/MSIM/Capitolul 3.doc

17 CAPITOLUL 3 DEFINI II I ABREVIERI Pag./Total pag. 4/4 UB Universitatea Vasile Alecsandri din Bac u EMM - echipamente de monitorizare i m surare Fi ier SIM/MSIM/Capitolul 3.doc

18 CAPITOLUL 4 SISTEMUL INTEGRAT DE Pag./Total pag. 1/ CERIN E GENERALE Sistemul Integrat de Management (SIM) orienteaz i ine sub control toate procesele, din punct de vedere al calit ii, mediului, s ii i securit ii ocupa ionale, responsabilit ii sociale i a managementului/controlului intern în vederea realiz rii în condi ii de performan a misiunii Universit ii Vasile Alecsandri din Bac u. În conformitate cu cerin ele de responsabilitate social ale standardului SA 8000:2008, conducerea Universit ii i-a stabilit politica i a implementat i este preocupat de îmbun irea procedurilor în scopul de a ine sub control procesele i demonstreaz în mod credibil p ilor interesate c acestea sunt conforme cu cerin ele acestui standard. Conducerea Universit ii a stabilit ca domeniul SIM s includ toate zonele. SIM descris în prezentul manual () este sistemul de management prin care se orienteaz i se in sub control produsele/serviciile furnizate de UB. SIM este stabilit, documentat, implementat, men inut i îmbun it utilizând abordarea bazat pe proces. Prin stabilirea i documentarea SIM în cadrul UB s-au realizat urm toarele: determinarea proceselor necesare pentru SIM i stabilirea modului de aplicare a acestora în întreaga Universitate, conform procedurii PO Identificarea proceselor ; determinarea succesiunii i interac iunii acestor procese; determinarea criteriilor i metodelor necesare pentru a asigura c atât operarea cât i controlul acestor procese sunt eficace; asigurarea disponibilit ii resurselor i informa iilor necesare pentru a sus ine desf urarea i monitorizarea acestor procese; monitorizarea, m surarea, evaluarea riscurilor atunci când este aplicabil i analiza acestor procese; stabilirea i implementarea ac iunilor necesare pentru realizarea rezultatelor planificate i îmbun irea continu a acestor procese. Procesele SIM determinate în UB sunt împ ite în procese interne i externe dup cum urmeaz : 1. procese interne: a) procese de management (conducere) care ac ioneaz direct asupra func ion rii SIM i implicit asupra dinamicii de îmbun ire; b) procese aferente resurselor, care de i nu creeaz valoare direct perceptibil de client sunt necesare func ion rii SIM i implicit dinamicii de îmbun ire; c) procesul de proiectare educa ional (elaborarea planului de înv mânt, fi elor disciplinelor), procesul de cercetare tiin ific, procesul de aprovizionare i furnizarea de servicii (procesul educa ional, procesele desf urate în cadrul DGA cantin, c mine, între inere spa ii) sunt procese care creeaz valoare i au impact direct asupra satisfac iei clientului; d) procese de monitorizare i m surare, identificare a riscurilor, identificare a aspectelor de mediu i evaluare a acestora, contribuie la analiza i îmbun irea performan elor proceselor/serviciilor i în final la satisfac ia clientului i a p ilor interesate; Fi ier SIM/MSIM/Capitolul 4.doc

19 CAPITOLUL 4 SISTEMUL INTEGRAT DE Pag./Total pag. 2/11 e) procese suport care contribuie la realizarea obiectivelor Universit ii. Fiecare dintre procesele identificate ca f când parte din cele cinci categorii i prezentate în Harta proceselor sunt formate la rândul lor din subprocese. 2. procese externe: a) etalon rile i verific rile echipamentelor de m surare i monitorizare utilizate în procesul de cercetare tiin ific (sunt asigurate de firme specializate). inerea sub control a acestui proces se realizeaz prin procesul de aprovizionare; b) parte din procesul educa ional asigurat de cadrele didactice asociate ; c) verific ri ISCIR (asigurate de firme autorizate la solicitarea responsabilului ISCIR); d) mentenan a unor echipamente i instala ii (asigurat de firme autorizate ale furnizorilor sau ale produc torilor); e) preluarea i transportul de eurilor menajere (se efectueaz de c tre firme specializate în baza pl ii taxei de salubritate); f) servicii de preluare în vederea recicl rii sau a elimin rii altor tipuri de de euri; g) monitorizarea st rii de s tate a angaja ilor. Controlul acestor procese se realizeaz prin: selectarea furnizorilor de servicii; comunicarea cerin elor privind protec ia mediului, s tatea i securitatea ocupa ional i responsabilitate social furnizorilor, prin contracte, acte adi ionale, comenzi etc.; monitorizarea respect rii cerin elor privind protec ia mediului, protec ia s ii i securit ii ocupa ionale i responsabilit iisociale; recep ia serviciilor externe. Universitatea nu se absolv de respectarea tuturor cerin elor clien ilor, legale i reglementate. Tipul i amploarea controlului aplicat proceselor externe sunt influen ate de urm torii factori: - impactul procesului externalizat asupra capacit ii Universit ii de a furniza servicii/produse care se conformeaz cerin elor; - gradul în care controlul procesului este împ it; - capacitatea de a realiza controlul necesar prin aplicarea criteriilor de evaluare a furnizorilor. Procesele SIM identificate în Universitatea Vasile Alecsandri din Bac u sunt împ ite conform structurii SR EN ISO 9001:2008, SR EN ISO 14001:2005, SR OHSAS :2008 i SA 8000:2008 i sunt prezentate în tabelul 4.1 i harta proceselor (Anexa 2). Tabel nr Fi ier SIM/MSIM/Capitolul 4.doc

20 CAPITOLUL 4 SISTEMUL INTEGRAT DE Pag./Total pag. 3/11 Procesele i subprocesele/activit ile identificate în UB Tipul procesului Procesul Responsabil proces Subprocese/ Activit i Stabilire politic i obiective Planificare Rector/ Senat Stabilire programe de management Stabilire program de îmbun ire Documentare SIM Director DM Elaborarea documentelor SIM Controlul documentelor i înregistr rilor Procese manageriale Procese de asigurare a resurselor Furnizare servicii Comunicare, consultare i participare Evaluarea conform rii Identificare aspecte de mediu i evaluarea impactului de mediu Identificare pericol i evaluare risc Preg tirea pentru situa ii de urgen i capacitate de spuns Asigurare resurse Asigurare resurse materiale i infrastructur Educa ional Rector/ RM/ prorector cu etica i imaginea universit ii RM/RMSM/ RMSSO/ efii de compartimente RM/ RMSSO RMSSO RM/ RMSSO-SU/ Director DGA Rector/ Director direc ia resurse umane, comunicare i informatizare Rector/ Director DGA/ ef compartiment Rector/ Prorector cu programe de înv mânt i activit i studen ti /Decani/ Directori Departamente Comunicarea intern i consultarea angaja ilor Comunicarea extern Identificarea cerin elor legale, reglementate i alte cerin e la care subscriem Asigurarea accesului la cerin ele aplicabile Întocmirea raportului de evaluare a conform rii Identificarea aspectelor de mediu Identificarea aspectelor semnificative de mediu Identificarea pericolelor Evaluarea riscurilor Elaborarea i testarea planurilor de interven ie Instruirea salaria ilor pentru SU Angajarea personalului Determinarea competen elor necesare Instruire i con tientizare Mentenan Control EMM -uri Înfiin are/autoevaluare programe de studii Admitere (publicitate, elaborarea metodologie de admitere, înscrierea candida ilor, desf urarea concursului de admitere, afi area rezultatelor, rezolvarea contesta iilor) Elaborarea i îmbun irea planului de înv mânt Elaborarea i îmbun irea statului de func ii Elaborarea i îmbun irea fi ei disciplinei Întocmirea notelor de comand Elaborare orar Desf urarea procesului didactic (cursuri, Fi ier SIM/MSIM/Capitolul 4.doc

21 CAPITOLUL 4 SISTEMUL INTEGRAT DE Pag./Total pag. 4/11 seminarii, laboratoare, proiecte, practic, activit i curriculare) Organizarea i desf urarea colocviilor, examenelor, verific rilor pe parcurs, proiecte Finalizarea studiilor (propuneri teme de licen / dizerta ie/ coal doctoral, definitivare teme, elaborare metodologie de finalizare a studiilor, desf urarea examenelor de finalizare a studiilor) Identificarea direc iilor de cercetare Organizarea centrelor i colectivelor de cercetare Procese de surare, monitorizare i îmbun ire Cercetare Administrativ Analiza efectuat de management Audit intern surare i monitorizare Control neconformit i, incidente i accidente Rector/ Prorector cu programe de cercetare i rela ii interna ionale/ director ICDICTT Rector/ Director DGA/ Rector/ RM/ Director DM RM/ Director DM/ RMSSO Rector/ RM/ RMSSO/ Decani Rector/ RM/ Decani/ RMSSO Elaborarea planurilor de cercetare Organizarea i desf urarea procesului de cercetare pe baz de contract Organizarea i desf urarea procesului de cercetare pe baza de plan intern de cercetare Valorificarea prin publicare a rezultatelor cercet rii Valorificarea prin brevete a rezultatelor cercet rii Completarea bazei de date a cercet rii Organizarea i desf urarea manifest rilor tiin ifice Organizarea i desf urarea activit ii revistelor tiin ifice ale Universit ii Organizarea perfec ion rii prin doctorat Asigurare i între inerea infrastructurii procesului educa ional i de cercetare Asigurarea serviciilor de cazare i mas pentru clien ii interni Desf urarea procesului de achizi ii (investi ii, moderniz ri, reabilit ri, mentenan, achizi ionare produse i servicii) Colectarea i prelucrarea datelor Întocmirea raportului analizei efectuate de management Planificarea i realizarea auditurilor interne Urm rirea rezolv rii neconformit ilor i implementarea ac iunilor corective/preventive surarea i monitorizarea serviciilor/produselor surarea i monitorizarea proceselor surarea i monitorizarea satisfac iei clien ilor (interni i externi) surarea i monitorizarea factorilor de mediu surarea i monitorizarea factorilor de risc Monitorizarea st rii de s tate a angaja ilor Identificarea, izolarea i tratarea serviciului/ produsului neconform Tratarea sesiz rilor i reclama iilor Investigarea i tratarea accidentelor Fi ier SIM/MSIM/Capitolul 4.doc

22 CAPITOLUL 4 SISTEMUL INTEGRAT DE Pag./Total pag. 5/11 Controlul aspectelor de mediu Controlul pericolelor i riscurilor Analiz i îmbun ire RM/ RMSSO RM/ RMSSO Rector/ RM/ Director DM Gestionarea de eurilor Evaluarea performan ei de mediu Controlul opera ional referitor la mediu Evaluarea performan ei SSO Controlul opera ional referitor la SSO Ac iuni corective Ac iuni preventive Analiza datelor Criteriile de operare i interac iunea dintre procese. Criteriile de operare pentru procese includ: proceduri aplicabile; resurse umane i competen a acestora; echipamente i utilaje critice. Modul de interac iune dintre procese este definit în anexa 2 a manualului (Harta proceselor), iar modul de transpunere a cerin elor standardelor de referin la procesele identificate în cadrul organiza iei sunt eviden iate în lista documentelor SIM în vigoare CERIN E GENERALE ALE DOCUMENTA IEI Generalit i Documentele SIM sunt elaborate i men inute în conformitate cu cerin ele standardelor i celorlalte prevederi înscrise la punctul 2.3 al manualului. Documenta ia SIM con ine: politica SIM, referitoare la calitate, mediu, s tate i securitate ocupa ional i responsabilitate social ; obiectivele SIM, referitoare la calitate, mediu, s tate i securitate ocupa ional i responsabilitate social ; programul de management SIM (calitate, mediu, s tate i securitate ocupa ional, responsabilitate social ); manualul sistemului integrat de management (MSIM); procedurile de sistem i înregistr rile cerute de standardele de referin (13); documente, inclusiv înregistr ri determinate de Universitate ca fiind necesare pentru a se asigura de eficacitatea planific rii, oper rii i controlului proceselor sale Manualul sistemului integrat de management (MSIM) MSIM descrie SIM adoptat de UB, în concordan cu: strategia în domeniul calit ii, mediului, s ii i securit ii muncii, responsabilit ii sociale, structura organizatoric aprobat i cerin ele documentelor legale, reglementate i alte cerin e la care Universitatea subscrie. MSIM detaliaz procesele desf urate în cadrul UB i interac iunea acestora cu referire la procedurile de sistem i opera ionale elaborate. MSIM este un Fi ier SIM/MSIM/Capitolul 4.doc

23 CAPITOLUL 4 SISTEMUL INTEGRAT DE Pag./Total pag. 6/11 document cu caracter general care ofer atât angaja ilor Universit ii, cât i clien ilor i altor p i interesate detalii referitoare la SIM implementat. Politica SIM (calitate, mediu, s tate i securitate ocupa ional, responsabilitate social ) asigur implementarea politicii generale i urm rirea i realizarea obiectivelor stabilite de managementul la cel mai înalt nivel al Universit ii. Responsabilitatea elabor rii i revizuirii manualului SIM îi revine directorului DM. Edi iile i reviziile manualului sunt aprobate de Consiliul de Administra ie i confirmate de semn tura rectorului. Copiile manualului sunt difuzate controlat compartimentelor cu atribu ii prev zute în acesta i organismului de certificare pe baza listei de difuzare, i sunt identificate prin num rul exemplarului. Aceste copii sunt inute la zi cu reviziile efectuate. Copiile informative sunt difuzate clien ilor sau altor p i interesate în variant simplificat i nu sunt inute sub control. Documente de referin : PO Elaborarea, modificarea i difuzarea documentelor sistemului integrat de management MSIM, împreun cu procedurile de sistem, asigur : determinarea proceselor de baz pentru a asigura func ionarea eficient i îmbun irea continu a acestuia; stabilirea succesiunii i interac iunii dintre procese; determinarea criteriilor, metodelor i responsabilit ilor necesare pentru a asigura execu ia, inerea sub control i îmbun irea continu a SIM; stabilirea modului în care se asigur monitorizarea, m surarea proceselor/ serviciilor/produselor i analiza datelor; implementarea eficient i îmbun irea continu a SIM; demonstrarea conformit ii SIM adoptat, fa de cerin ele standardelor de referin ; stabilirea bazelor pentru determinarea, urm rirea i analizarea proceselor, în vederea îmbun irii continue a sistemului integrat de management MSIM include: domeniul de aplicare al SIM, inclusiv detalii i justific ri ale oric ror excluderi; procedurile documentate stabilite pentru SIM sau o referire la acestea i o descriere a interac iunii dintre procesele SIM; MSIM trateaz toate cerin ele din standardele prezentate la capitolul 2.3 i este structurat similar cu standardul de referin SR EN ISO 9001:2008. Documente de referin :, PO Elaborarea, modificarea i difuzarea documentelor sistemului integrat de management ; PO Identificarea proceselor Controlul documentelor Documentele SIM (interne i externe) se in sub control conform PS 01 Controlul documentelor i înregistr rilor. Aceast procedur stabile te responsabilit ile i modul de inere sub control a tuturor documentelor interne i externe pentru a se asigura c : Fi ier SIM/MSIM/Capitolul 4.doc

24 CAPITOLUL 4 SISTEMUL INTEGRAT DE Pag./Total pag. 7/11 sunt analizate înainte de redactarea formei finale la nivelul tuturor compartimentelor implicate; sunt elaborate, verificate i aprobate conform cerin elor referen ialelor i a procedurilor documentate; versiunile relevante sunt disponibile în locurile de utilizare; sunt identificate, lizibile, difuzate controlat i p strate dup reglement ri definite; documentele de provenien extern sunt identificate i distribu ia lor este controlat ; documentele dep ite sunt retrase din uz pentru a nu fi utilizate neinten ionat sau sunt identificate corespunz tor atunci când sunt p strate pentru orice alt scop; documentele modificate i reviziile acestora sunt analizate i aprobate similar ca i cele originale. Cerin ele privind controlul documentelor se aplic tuturor proceselor desf urate în cadrul UB, conform h ii proceselor. Prin controlul documentelor i înregistr rilor se asigur trasabilitatea acestora, precum i verificarea îndeplinirii cerin elor în etapele stabilite. Informa iile referitoare la edi ia suporturilor de curs sau materialelor de instruire, a textelor suplimentare, îndrumarelor de laborator sau altor resurse pentru instruire sunt inute sub control pentru a demonstra trasabilitatea procesului. De asemenea este asigurat gestionarea i controlul documentelor proprietatea clientului (diplome, certificate, atest ri etc.) Modific rile (reviziile) sunt rezultatul necesit ii de îmbun ire sau al deciziilor i hot rârilor rezultate din analize, audituri externe i interne, ac iunilor corective/ preventive, reclama iilor etc. Toate modific rile documentelor difuzate anterior se elaboreaz de acelea i persoane care le-au elaborat ini ial, dac nu se specific altfel. Controlul documentelor se realizeaz prin lista documentelor SIM în vigoare. Documentele de referin :, PS 01 Controlul documentelor i înregistr rilor Controlul înregistr rilor Înregistr rile sunt stabilite i men inute pentru a furniza dovezi ale conformit ii cu cerin ele specificate. Pentru aceasta: înregistr rile sunt identificate; cerin ele pentru p strarea înregistr rilor sunt definite; se asigur men inerea în siguran a înregistr rilor pe durata stabilit ; înregistr rile sunt validate, lizibile, reg sibile dup serviciul/produsul i procesul/activitatea la care se refer. Sunt p strate înregistr rile care: sunt esen iale pentru a dovedi c produsele i serviciile îndeplinesc cerin ele specificate; Fi ier SIM/MSIM/Capitolul 4.doc

25 CAPITOLUL 4 SISTEMUL INTEGRAT DE Pag./Total pag. 8/11 demonstreaz c cerin ele sistemului integrat de management sunt implementate. Responsabilit ile privind inerea sub control a înregistr rilor sunt stabilite în cadrul procedurilor de sistem i a procedurilor opera ionale. Înregistr rile sunt arhivate i depozitate astfel încât s fie protejate împotriva pierderii, deterior rii sau distrugerii. Locul i termenul de p strare al înregistr rilor este prev zut la punctul 7 Înregistr ri, al PS 01. Termenul de arhivare este cel prev zut în cerin ele legale i reglementate aplicabile tipului respectiv de înregistrare. Documentele de referin :, PS 01 Controlul documentelor i înregistr rilor. 4.3 RESPONSABILITATEA SOCIAL - CERIN E MUNCA MINORILOR (COPIILOR) Universitatea nu a angajat, nu va angaja i nu inten ioneaz s beneficieze de munca minorilor (copiilor) Universitatea a stabilit, documentat, men ine i comunic efectiv personalului i altor p i interesate politica referitoare la responsabilitatea social i procedura pentru reabilitarea minorilor g si i lucrând i asigur sprijin financiar sau de alt natur, pentru ca ace ti copii s r mân i s absolve coala (atunci când este cazul) Universitatea poate angaja lucr tori tineri, dar dac ace tia sunt supu i legilor privind înv mântului obligatoriu, ei pot munci doar în afara orelor de coal. Se va avea în vedere ca suma orelor pentru coal, serviciu i transport s nu dep easc 10 ore/zi, i, în nici un caz, lucr torii tineri nu trebuie s lucreze mai mult de 8 ore/zi. Lucr torii tineri nu lucreaz noaptea Universitatea nu va expune tinerii lucr tori la situa ii, în interiorul sau exteriorul locului de munc, care sunt periculoase sau nesigure pentru s tatea i dezvoltarea psihic i mental. Detaliile privind aplicarea m surilor de mai sus sunt cuprinse în Carta Universit ii i în Regulamentul de organizare i func ionare MUNCA FOR AT I OBLIGATORIE Universitatea nu a angajat, nu va angaja i nu va sprijini folosirea muncii for ate sau obligatorii, a a cum este definit în Conven ia OIM 29, nu va solicita angaja ilor s pl teasc depozite sau s depun actele de identitate înainte de data angaj rii Universitatea i nicio alt entitate de furnizare de for de munc nu re ine nici un procent din salariu, beneficii, proprietate sau documente personale cu scopul de a for a personalul s continue munca pentru aceasta Personalul are dreptul s p seasc locul de munc dup terminarea orelor de munc standard i asigurarea corespunz toare a postului de lucru i are libertatea de a rezilia contractul de munc, în condi iile prev zute în acesta privitor la perioada de anun are Universitatea i entit ile care furnizeaz for a de munc pentru alt organiza ie nu acceptat sau sprijin traficul de fiin e umane. Fi ier SIM/MSIM/Capitolul 4.doc

26 CAPITOLUL 4 SISTEMUL INTEGRAT DE Pag./Total pag. 9/11 Detalii sunt redate în Carta Universit ii i Regulamentul de organizare i func ionare SECURITATE I S TATE Universitatea asigur un mediu de munc sigur i s tos i ia m suri adecvate pentru a preveni incidentele poten iale i v rile privind s tatea lucr torilor, care pot ap rea în timpul muncii sau asociate cu aceasta, prin eliminarea cauzelor i minimizarea efectelor cât este practic rezonabil, pe baza evalu rii riscurilor profesionale, stabilirea de m suri pentru reducerea acestora i acordarea de echipamente individuale de protec ie UB a numit un Reprezentant al Managementului de la cel mai înalt nivel responsabil pentru asigurarea unui mediu de lucru sigur i s tos pentru întreg personalul, inclusiv pentru implementarea elementelor de s tate i securitate ale standardului SA 8000: UB se asigur permanent c întreg personalul prime te periodic instructajul de tate i securitate a muncii i c acest instructaj, în conformitate cu cerin ele legale i reglementate, este efectuat i pentru personalul nou angajat sau în cazul în care au avut loc accidente, pentru personalul implicat în acestea UB asigur sisteme de identificare, evitare sau r spuns la poten ialele amenin ri pentru siguran a i s tatea personalului. Universitatea p streaz înregistr ri scrise ale tuturor incidentelor care apar la posturile de lucru sau la propriet ile pe care le controleaz aceasta UB asigur, pe cheltuiala ei, echipamentul individual de protec ie corespunz tor riscurilor identificate. În cazul unei v ri legate de munc, angajatorul ofer primul ajutor i se asigur c accidentatul prime te ulterior tratamentul medical adecvat UB evalueaz toate riscurile care pot ap rea în activitatea mamelor sau a femeilor îns rcinate i se asigur c sunt întreprinse toate m surile rezonabile pentru a elimina sau a reduce toate riscurile privind s tatea i securitatea lor Universitatea asigur, pentru a fi utilizate de c tre tot personalul, acces la grupuri sanitare curate, ap potabil i locuri pentru depozitarea i servirea mânc rii în condi ii sanitare În cazuri deosebite UB asigur pentru lucr tori condi ii de cazare curate i sigure, care acoper necesit ile de baz ale personalului To i lucr torii au dreptul de a se îndep rta de locurile unde apar pericole iminente grave, care le pun în pericol s tatea sau via a, f a cere permisiunea conducerii Universit ii LIBERTATEA DE ASOCIERE I DREPTUL LA NEGOCIERE COLECTIV Lucr torii au dreptul de a forma, a se uni sau organiza sindicate sau asocia ii în func ie de alegerea lor i de negocierea colectiv cu Universitatea. UB respect acest drept. În mod efectiv, personalul este informat asupra dreptului de a adera la o organiza ie a salaria ilor, la alegerea lor, f a rezulta consecin e negative pentru ei sau de concediere din partea Universit ii. UB nu se amestec în nici un fel în stabilirea, func ionarea sau gestionarea unor astfel de organiza ii ale lucr torilor i nici în negocierea contractelor colective de munc. Fi ier SIM/MSIM/Capitolul 4.doc

27 CAPITOLUL 4 SISTEMUL INTEGRAT DE Pag./Total pag. 10/ În cazurile în care dreptul la libertatea de asociere i negocierile colective sunt restric ionate prin lege, Universitatea permite lucr torilor de a- i alege liber reprezentan ii lor Universitatea asigur c reprezentan ii lucr torilor, precum i orice persoane implicate în organizarea acestora, nu sunt supuse la discriminare, h uire, intimidare sau de retorsiune pentru a fi membri ai unui sindicat sau pentru angajarea în activit i de uniune i asigur reprezentan ilor acces la locul de munc al membrilor DISCRIMINAREA Universitatea nu discrimineaz prin angajare, remunerare, acces la instruire, promovare, pensionare dup ras, cast, na ionalitate, origine, religie, invaliditate, gen, orientare sexual, afiliere politic sau vârst, sau alte condi ii, care ar putea duce la discriminare UB nu interfereaz în exercitarea drepturilor angaja ilor de a- i respecta credin ele sau practicile, f discriminare, legate de ras, origine social sau na ionalitate, religie, handicap, sex, orientare sexual, responsabilit i familiale, membru de sindicat, opinie politic sau orice alt condi ie care ar putea duce la discriminare UB nu permite nici un comportament care este amenin tor, abuziv, de exploatare sau coercitiv sexual, inclusiv gesturi, limbaj i de contact fizic la locul de munc i dac este cazul, în locurile de reziden sau alte facilit i asigurate de organiza ie pentru utilizarea de c tre angaja i UB nu va cere angaja ilor, în nici o circumstan, probe de virginitate sau teste de sarcin. Universitatea asigur protec ia maternal, detaliile fiind redate în Carta Universit ii. 4.6 PRACTICI DISCIPLINARE UB trateaz to i angaja ii cu demnitate i respect. Universitatea nu practic i nu tolereaz folosirea pedepselor corporale, coerci ia mental sau fizic sau abuzul verbal al personalului. Nu sunt permise tratamentele severe sau inumane. 4.7 PROGRAMUL DE LUCRU UB respect legisla ia i standardele aplicabile, în vigoare, cu privire la orele de lucru i s rb torile legale. S pt mâna normal de lucru, care nu include ore suplimentare este definit prin lege i nu dep te 40 de ore Se acord personalului dou zile libere dup fiecare perioad de cinci zile consecutive de munc. Excep ie de la aceast regul se aplic numai când exist simultan condi iile: a) legisla ia na ional permite dep irea acestei limite, i b) exist un contract colectiv de munc în vigoare, ce permite o medie adecvat a timpului de lucru, inclusiv perioade de repaus adecvate Orele suplimentare sunt voluntare, cu excep ia celor prev zute în sec iunea 7.4, nu trebuie s dep easc însumat 8 ore pe s pt mân i nu vor fi solicitate în mod regulat În cazul în care orele suplimentare sunt necesare pentru a onora o comand /contract pe termen scurt, cerut de Universitate i dac aceasta este Fi ier SIM/MSIM/Capitolul 4.doc

28 CAPITOLUL 4 SISTEMUL INTEGRAT DE Pag./Total pag. 11/11 parte a contractului colectiv de munc negociat cu organiza iile lucr torilor astfel cum au fost definite mai sus i care reprezint o parte semnificativ a for ei de munc, Universitatea poate cere efectuarea de ore suplimentare în conformitate cu un astfel de contract sau alte acorduri stabilite. Orice fel de acord trebuie s fie conform cu cerin ele de mai sus. 4.8 SALARIZAREA Universitatea respect dreptul lucr torilor de a avea un salariu decent i se asigur c salariile pl tite pentru o perioad normal de munc - de regul o lun calendaristic - sunt cel pu in egale cu minimul legal i sunt suficiente pentru a acoperi nevoile de baz ale personalului i de a le oferi posibilitatea efectu rii unor cheltuieli suplimentare, pe care s le poat face conform deciziei fiec ruia UB se asigur c nu sunt f cute deduceri ale salariilor pe motive disciplinare. Excep iile de la aceast regul sunt admise doar dac se îndeplinesc urm toarele dou condi ii: a) Legea na ional permite deduceri din salarii pe motive disciplinare; b) Este în vigoare un acord colectiv negociat în acest sens sau exist alte în elegeri UB asigur pentru personalul angajat detalii în mod clar, în scris, periodic, privitor la drepturile salariale i beneficiile pentru fiecare perioad de plat. Universitatea se asigur, de asemenea, c salariile i beneficiile sunt acordate conform legisla iei aplicabile i c remunera ia se face fie prin cont sau card bancar fie prin numerar, într-o manier convenit cu lucr torii Toate orele suplimentare sunt pl tite la datele definite, în luna urm toare celei în care au fost efectuate, la o valoare minim egal cu cea pentru orele de lucru obi nuite Universitatea nu va folosi aranjamente contractuale/contracte de scurt durat consecutive i/sau false scheme de ucenicie sau perioada de prob, pentru a evita îndeplinirea obliga iilor sale fa de personal, conform legilor aplicabile legate de legisla ia i reglement rile muncii i securit ii sociale. Prezentele cerin e sunt completate cu prevederile din Carta Universit ii i ROF. Fi ier SIM/MSIM/Capitolul 4.doc

29 CAPITOLUL 5 RESPONSABILITATEA ULUI Pag./Total pag. 1/ ANGAJAMENTUL CONDUCERII Declara ia Rectorului privind angajamentul s u pentru disponibilitatea resurselor ini iale în vederea implement rii, dezvolt rii, men inerii i îmbun irii eficacit ii SIM i politica în domeniul calit ii, mediului, s ii i securit ii ocupa iei i a responsabilit ii sociale, este prezentat în anexa nr. 1 a prezentului manual. Având în vedere importan a acestui angajament în implicarea lucr torilor Universit ii în implementarea i dezvoltarea SIM i ob inerea încrederii clien ilor i a altor p i interesate, angajamentul face parte integrant din politica organiza iei în domeniul calit ii, mediului, s ii i securit ii ocupa iei i responsabilit ii sociale. Resursele includ: resurse umane cu competen e i abilit i specializate, infrastructura organiza ional, tehnologie i resurse financiare. Conducerea Universit ii analizeaz procesele de realizare a produsului i serviciilor, a proceselor suport în scopul asigur rii eficacit ii i eficien ei acestora Strategiile pe care managementul de la cel mai înalt nivel le ia în considerare includ: comunicarea în cadrul Universit ii a importan ei satisfacerii cerin elor clien ilor, precum i a cerin elor legale i a celor reglementate; comunicarea planului opera ional al SIM în întreaga Universitate; planificarea strategic luând în considerare scopul i inten iile viitoare ale Universit ii; încurajarea identific rii i utiliz rii celor mai bune practici; stabilirea unei politici referitoare la calitate, mediu, s tate i securitatea ocupa iei i responsabilitate social prin care se asigur c tot personalul angajat cunoa te viziunea i misiunea Universit ii; stabilirea obiectivelor pentru realizarea scopurilor i inten iilor exprimate în politica referitoare la calitate, mediu, s tatea i securitatea ocupa iei i a responsabilit ii sociale; asigurarea disponibilit ii resurselor umane i materiale, necesare realiz rii obiectivelor; m surarea performan elor Universit ii pentru a monitoriza îndeplinirea politicii i obiectivelor stabilite; organizarea i conducerea analizelor efectuate de management; numirea RM, directorului Departamentului de Management, RMSSO, responsabilului cu gestionarea de eurilor; definirea responsabilit ilor i autorit ilor prin aprobarea organigramei i a fi elor posturilor i aducerea la cuno tin a personalului a con inutului acestora, prin difuzarea documentelor în cauz ; stabilirea modalit ilor i c ilor de comunicare, consultare, participare în cadrul organiza iei i în exteriorul acesteia; con tientizarea tuturor lucr torilor privind impactul activit ilor desf urate asupra mediului, SSO i responsabilit ii sociale, pentru implicarea lor în efortul continuu de reducere a impactului activit ilor asupra mediului i a SSO; asigurarea respect rii drepturilor omului, (eliminarea muncii for ate i obligatorii, Fi ier SIM/MSIM/Capitolul 5.doc

30 CAPITOLUL 5 RESPONSABILITATEA ULUI Pag./Total pag. 2/17 libertatea de asociere, eliminarea discrimin rii, respectarea programului de lucru, remunerarea corespunz toare a muncii depuse, personalul este tratat cu obiectivitate i respect la luarea m surilor disciplinare, eliminarea traficului de fiin e umane); luarea în considerare a opiniilor clien ilor, furnizorilor, lucr torilor i a altor p i interesate. Universitatea ia în considerare cerin ele legale, reglementate i alte cerin e la care subscrie, precum i interesele p ilor interesate în conducerea proceselor i stabilirea politicii. De asemenea, identific aspectele de mediu i pericolele privind s tatea i securitatea specifice proceselor, activit ilor sale i stabile te în acord cu politica sa, cerin ele legale i interesele p ilor, aspectele semnificative de mediu i nivelul de risc asociat pericolelor identificate. Identificarea ini ial a aspectelor de mediu se realizeaz în cadrul analizei ini iale de mediu. Ori de câte ori apar modific ri în structura proceselor, activit i sau produse noi, aspectele de mediu sunt reanalizate în vederea actualiz rii. De asemenea, ca urmare a realiz rii obiectivelor de reducere a impactului de mediu, aspectele de mediu sunt evaluate în vederea identific rii aspectelor de mediu semnificative. Modalitatea de identificare i evaluare a aspectelor de mediu este reglementat prin procedura PS 05 Aspecte de mediu, metodologia de stabilire a impactului asupra mediului. Tot în cazul analizei ini iale de mediu sunt identificate cerin ele legale i alte cerin e la care organiza ia subscrie, fiind luate în considerare în stabilirea, implementarea i men inerea SIM. Aceste cerin e sunt luate în considerare la stabilirea aspectelor de mediu i identificarea aspectelor semnificative de mediu, la stabilirea procedurilor i criteriilor de operare. Ori de câte ori apar cerin e noi, în cadrul organiza iei se efectueaz o analiz a conform rii cu aceste cerin e i sunt stabilite ac iuni în vederea asigur rii conform rii, responsabilii, termenele i resursele pentru implementarea acestor ac iuni. Identificarea pericolelor i evaluarea riscurilor asociate se realizeaz ini ial, utilizând metoda recomandat de Institutul Na ional de Protec ia Muncii (INPM). Ori de câte ori apar modific ri în structura proceselor, activit ilor, produselor, sunt identificate pericolele i sunt reanalizate în vederea evalu rii riscurilor. De asemenea, ca urmare a realiz rii obiectivelor de reducere a riscurilor, nivelul de risc individual i global este relevant. Modalitatea de identificare a pericolelor i evaluarea riscurilor este reglementat prin PS 10 Identificarea pericolelor, evaluarea riscurilor i stabilire controale. Evaluarea conform rii se realizeaz la termenul stabilit sau la intervale planificate, precum i cu ocazia auditurilor interne. Detalii privind modul de evaluare i monitorizare a conform rii cu cerin ele legale i de asigurare, a modului concret de aplicare a acestor cerin e la aspectele sale de mediu i accesului personalului la acestea sunt stabilite prin PS 04 Prevederi legale i alte cerin e aplicabile, evaluarea conform rii cu cerin ele legale i alte cerin e, PS 06 Preg tirea pentru situa ii de urgen i capacitate de r spuns, PS 07 Monitorizarea i m surarea performan elor, PS 08 Competen, instruire, con tientizare i control, PS 09 Comunicare, participare i consultare, Fi ier SIM/MSIM/Capitolul 5.doc

31 CAPITOLUL 5 RESPONSABILITATEA ULUI Pag./Total pag. 3/17 PS 10 Identificarea pericolelor, evaluarea riscurilor i stabilirea controalelor. Documente de referin : ; PS 04 Prevederi legale i alte cerin e aplicabile, evaluarea conform rii cu cerin ele legale i alte cerin e, PS 05 Aspecte de mediu. Metodologia de stabilire a impactului asupra mediului, PS 06 Preg tirea pentru situa ii de urgen i capacitate de r spuns, PS 07 Monitorizarea i m surarea performan elor, PS 09 Comunicare, participare i consultare, PS 10 Identificarea pericolelor, evaluarea riscurilor i stabilirea controalelor, PO Analiza efectuat de management, R-01 Carta Universit ii Vasile Alecsandri din Bac u, R-01 Carta Universit ii Vasile Alecsandri din Bac u, R Regulamentul de Organizare i Func ionare al Universit ii Vasile Alecsandri din Bac u, R Regulamentul de Ordine Interioar al Universit ii Vasile Alecsandri din Bac u, R Codul de Etic al Universit ii Vasile Alecsandri din Bac u Prin SIM stabilit prin prezentul manual se asigur : definirea i documentarea structurii organizatorice, a responsabilit ilor func ionale, a nivelurilor de autoritate în cadrul facult ilor i compartimentelor independente; comunicarea i însu irea efectiv a responsabilit ilor de c tre entit ile organizatorice i persoanele individuale; identificarea persoanelor responsabile pentru stabilirea i implementarea cerin elor SIM; asigurarea condi iilor necesare pentru îndeplinirea responsabilit ii încredin ate; independen a dintre persoanele care efectueaz activit i de execu ie, de control sau de audit. Documente de referin : ; PO Analiza efectuat de management. 5.2 ORIENTAREA C TRE CLIENT Managementul la cel mai înalt nivel al UB promoveaz principiul orient rii c tre client, lucru declarat i prin declara ia rectorului (anexa nr. 1). Func ionarea Universit ii depinde de clien ii ei i din acest motiv trebuie s în eleag cerin ele prezente i viitoare ale acestora, s r spund cerin elor i s se str duiasc s devanseze a tept rile clien ilor. Aplicarea acestui principiu implic urm toarele: în elegerea întregii game de necesit i i a tept ri ale studen ilor i ale altor i interesate cu privire la produse i servicii, pre uri, încredere etc. asigurarea unei abord ri echilibrate a necesit ilor i a tept rilor clien ilor i a celorlalte p i interesate (familia, ARACIS, MEN, furnizori, angajatori, societatea în general); comunicarea acestor necesit i i a tept ri în întreaga Universitate; urm rirea cre terii satisfac iei clien ilor i îmbun irea continu a proceselor. Conducerea UB urm re te permanent modul în care cerin ele clien ilor direc i i indirec i cât i a tept rile tuturor p ilor interesate sunt identificate i satisf cute. În acest scop, sunt stabili i indicatori care definesc satisfac ia clien ilor. Pe baza Fi ier SIM/MSIM/Capitolul 5.doc

32 CAPITOLUL 5 RESPONSABILITATEA ULUI Pag./Total pag. 4/17 analizei periodice a acestor indicatori, se stabilesc planuri de îmbun ire a activit ii din Universitate. Documente de referin :, PS 03 Controlul produsului i serviciului neconform, neconformit i, ac iuni corective i preventive, PO Ini ierea, aprobarea, monitorizarea, îmbun irea i evaluarea periodic a programelor de studiu, PO Procesul de selectare a candida ilor, PO Evaluarea studen ilor i cursan ilor, PO Desf urarea examenului de finalizare a studiilor, PO Evaluarea satisfac iei studen ilor i a altor p i interesate, PO Monitorizarea integr rii absolven ilor pe pia a muncii i la ciclu de master, PO Evaluarea cerin elor pie ei for ei de munc, PO Procesul de tratare a reclama iilor i sesiz rilor Orientarea c tre clientul intern Pentru a asigura eficien a SIM, se urm re te identificarea furnizorilor i a clientului fiec rui proces, identificarea nevoilor i a tept rilor clientului i transformarea nevoilor i a tept rilor acestuia în cerin e. Principalele procese sunt prezentate în tabelul Responsabilul de proces asigur : identificarea nevoilor i a tept rilor clientului; transpunerea acestora în cerin e; identificarea resurselor necesare îndeplinirii obiectivelor propuse; stabilirea c ilor de comunicare a cerin elor clientului din subordine; stabilirea responsabilit ilor pentru a asigura îndeplinirea obiectivelor; respectarea prevederilor din codul de etic al UB Responsabilul procesului de analiz i îmbun ire asigur : evaluarea gradului de îndeplinire a obiectivelor; stabilirea c ilor de îmbun ire a performan elor; analiza modului de utilizare a resurselor; analiza eficacit ii procesului; actualizarea continu a obiectivelor odat cu modificarea cerin elor clientului Pentru a asigura orientarea c tre client în întreaga Universitate, toate aceste procese se desf oar pe baza unor activit i suport. Pentru aceasta, fiecare responsabil de proces are obliga ia s asigure: identificarea activit ilor suport ale procesului; nominalizarea responsabililor de activit i; identificarea clientului activit ii respective; identificarea a tept rilor clientului i transpunerea acestora în cerin e Înregistr rile aferente procesului de orientare c tre clientul intern se constituie în înregistr ri i se trateaz în conformitate cu prevederile procedurii PS 01 Controlul documentelor i înregistr rilor. Documente de referin : ; PS 01 Controlul documentelor i înregistr rilor ; PS 03 Controlul produsului i serviciului neconform, neconformit i, ac iuni corective i preventive ; PO Ini ierea, aprobarea, monitorizarea, îmbun irea i evaluarea periodic a programelor de studiu ; PO Procesul de tratare a reclama iilor i sesiz rilor. Fi ier SIM/MSIM/Capitolul 5.doc

33 CAPITOLUL 5 RESPONSABILITATEA ULUI Pag./Total pag. 5/ Orientarea c tre clientul extern Rectorul identific nevoile i a tept rile clien ilor, legate de serviciile i produsele executate de UB, precum i modul în care sunt respectate drepturile omului în rela ia cu ace tia Analiza a tept rilor clientului, precum i a posibilit ilor de realizare a produselor/serviciilor se desf oar în conformitate cu prevederile procedurilor PO Evaluarea satisfac iei studen ilor i a altor p i interesate, PO Monitorizarea integr rii absolven ilor pe pia a muncii i la ciclu de master ; PO Evaluarea satisfac iei studen ilor i a altor p i interesate ; PO Evaluarea cerin elor pie ei for ei de munc ; PO Procesul de tratare a reclama iilor i sesiz rilor Rectorul urm re te îndeplinirea urm toarelor obiective: asigurarea rela iilor permanente cu clientul; identificarea cerin elor în continu schimbare ale clien ilor i evaluarea competi iei pe pia ; identificarea oportunit ilor, puncte slabe i avantaje competitive viitoare; oportunit i de dezvoltare; analiza cifrei de colarizare i a contractelor Gradul de îndeplinire a obiectivelor constituie date de intrare pentru analiza efectuat de management, în vederea stabilirii m surilor de îmbun ire continu a strategiei adoptate, care s conduc la sporirea satisfac iei clien ilor Analiza reclama iilor primite de la clien i, precum i modul de solu ionare a acestora vor constitui date de intrare pentru analiza efectuat de management. 5.3 POLITICA PRIVIND CALITATEA, MEDIUL, S TATEA I SECURITATEA OCUPA IEI I RESPONSABILITATEA SOCIAL Rectorul a stabilit politica în domeniul calit ii, mediului, s ii i securit ii ocupa ionele i responsabilit ii sociale i o analizeaz anual modificând-o atunci când este cazul. La stabilirea/ modificarea politicii se are în vedere ca aceasta s fie adecvat fa de scopul Universit ii, s includ un angajament pentru satisfacerea cerin elor i pentru îmbun irea continu a eficacit ii SIM i s asigure un cadru adecvat pentru stabilirea i analiza obiectivelor în domeniul calit ii, mediului, s ii i securit ii ocupa iei i a responsabilit ii sociale Politica este adus la cuno tin a întregului personal al Universit ii prin instruire, afi are (la locurile de munc i pe culoarele Universit ii) i publicare, urm rinduse în elegerea, însu irea i aplicarea ei în permanen i este disponibil pentru public, utilizând Întreg personalul Universit ii este încurajat s propun m suri de îmbun ire a politicii i a eficacit ii acesteia Politica în domeniul calit ii, mediului, s ii i securit ii ocupa iei i a responsabilit ii sociale i obiectivele generale în domeniul calit ii, mediului, ii i securit ii ocupa iei i a responsabilit ii sociale sunt analizate anual Fi ier SIM/MSIM/Capitolul 5.doc

34 CAPITOLUL 5 RESPONSABILITATEA ULUI Pag./Total pag. 6/17 în cadrul unei analize efectuate de management pentru a fi în permanen adecvate din punct de vedere al legisla iei, al modific rilor survenite în structura organizatoric, al schimb rilor mediului înconjur tor, al evolu iei cerin elor societ ii în ansamblu i ale clien ilor în particular. Politica referitoare la calitate, mediu, s tatea i securitatea ocupa ional i a responsabilit ii sociale este în concordan cu standardele educa ionale profesionale, cu cerin ele legale i cele reglementate, cu cerin ele de acreditare i cu alte politici ale Universit ii În domeniul responsabilit ii sociale se are în vedere: a) munca for at i obligatorie. Universitatea prin regulamentul de ordine interioar, cod R : nu se angajeaz i nici nu sprijin folosirea muncii for ate sau obligatorii; nu solicit unei persoane angajate s pl teasc depozite sau s depun actele de identitate înainte de data angaj rii; nu re ine nici o parte din salariu, beneficii, proprietate sau documente personale cu scopul de a for a personalul s continue munca; permite p sirea locul de munc dup terminarea orelor de munc standard i libertatea de a rezilia contractual de munc, cu condi ia ca acesta s anun e în timp rezonabil angajatorul; în rela iile cu alte organiza ii nu va sprijini traficul de fiin e umane. b) libertatea de asociere i dreptul la negociere colectiv : personalului Universit ii i se garanteaz dreptul de a forma, uni sau organiza sindicate sau uniuni sindicale în func ie de alegerea lor. Senatul/ Consiliul de Administra ie respect acest drept în mod efectiv, informeaz personalul c este liber s adere la o organiza ie la alegerea lor i de faptul c nu vor rezulta consecin e negative pentru ei sau concediere din aceste considerente. Senatul nu se va amesteca în nici un fel în stabilirea, func ionarea sau gestionarea unor astfel de organiza ii ale lucr torilor; în cazurile în care dreptul la libertatea de asociere i negocierile colective sunt restric ionate prin lege, Senatul i/sau Consiliul de Administra ie permite lucr torilor de a alege liber reprezentan ii lor i a-i numi prin decizie la nivel de Universitate. Drepturile i obliga iile reprezentantului lucr torilor sunt stabilite în regulamentul de ordine interioar, cod R ; Senatul i/sau Consiliul de Administra ie se asigur c reprezentan ii lucr torilor/ muncitorilor, precum i orice persoane implicate în organizarea lucr torilor/ muncitorilor, nu sunt supuse la discriminare, h uire, intimidare sau retorsiune pentru a fi membrii ai unui sindicat sau pentru angajarea în activit i de uniune. c) discriminarea este asigurat de respectarea prevederilor din regulamentul de ordine interioar, cod R Conducerea Universit ii: nu discrimineaz prin angajare, remunerare, acces la instruire, promovare, pensionare dup ras, etnie, na ionalitate, origine, religie, invaliditate, gen, orientare sexual, afiliere politic sau vârst, sau de alte condi ii, care ar putea duce la discriminare; nu interfereaz în exercitarea drepturilor angaja ilor de a- i respecta credin ele sau practicile f discrimin ri legate de ras, origine social sau na ionalitate, religie, handicap, sex, orientare sexual, responsabilit i Fi ier SIM/MSIM/Capitolul 5.doc

35 CAPITOLUL 5 RESPONSABILITATEA ULUI Pag./Total pag. 7/17 familiale, membru de sindicat, opinie politic sau orice alt condi ie care ar putea duce la discriminare; nu permite nici un comportament care este amenin tor, abuziv, de exploatare sau coercitiv sexual, inclusiv gesturi, limbaj i contact fizic la locul de munc i dac este cazul, în locurile de reziden sau alte facilit i asigurate de UB pentru utilizarea de c tre lucr tori; nu va cere angaja ilor, în nici o circumstan, probe de virginitate sau teste de sarcin. d) practici disciplinare. Personalul Universit ii este tratat cu demnitate i respect. Conducerea UB nu practic sau tolereaz folosirea pedepselor corporale, coerci ia mental sau fizic sau abuzul verbal al personalului. Nu sunt permise tratamentele severe sau inumane. (R i R ); e) program de lucru: conducerea Universit ii prin regulamentul de ordine interioar, cod R , respect legisla ia aplicabil în vigoare cu privire la orele de lucru i rb torile legale. S pt mâna normal de lucru care nu include ore suplimentare trebuie s nu dep easc 40 de ore; trebuie s se acorde personalului cel pu in o zi liber dup fiecare perioad de ase zile consecutive de munc. Singura excep ie de la aceast regul se aplic numai când exist urm toarele condi ii: legisla ia na ional permite dep irea acestei limite i exist un contract colectiv de munc în vigoare ce permite o medie adecvat a timpului de lucru, inclusiv perioade de repaus adecvate; orele suplimentare trebuie s fie voluntare, cu excep ia celor necesare pentru a onora o comand / contract/ serviciu pe termen scurt, cerut de obiectivele UB. Ele nu vor dep i 8 ore pe s pt mân i nu pot fi solicitate în mod regulat; în cazul în care orele suplimentare sunt necesare pentru a onora o comand / contract/ serviciu pe termen scurt, cerut de obiectivele UB, se pot cere ore suplimentare în conformitate cu un astfel de contract/ serviciu. f) remunerare: conducerea UB respect dreptul personalului la un salariu minim; conducerea UB se va sigura c nu sunt f cute deduceri ale salariilor pe motive disciplinare. Excep iile de la aceast regul se aplic doar dac se îndeplinesc urm toarele dou condi ii: legea na ional permite deduceri din salarii pe motive disciplinare i sunt prevederi înscrise în regulamentul de ordine interioar, cod R ; conducerea Universit ii asigur, pentru personalul angajat, detaliat, în mod clar, în scris i în mod regulat, drepturile salariale pentru fiecare perioad de plat ; conducerea UB asigur c salariile sunt acordate conform legisla iei aplicabile i c remunera ia se face fie prin banc, pe cont de salarii la una din b ncile solicitate de lucr tori; toate orele suplimentare trebuie s fie pl tite la datele definite de legisla ia na ional Managementul la vârf aprob documentat politica în domeniul calit ii, mediului, ii i securit ii ocupa iei i a responsabilit ii sociale prin: Fi ier SIM/MSIM/Capitolul 5.doc

36 CAPITOLUL 5 RESPONSABILITATEA ULUI Pag./Total pag. 8/17 declara ia angajament a rectorului (declara ia de politic ), anexa nr. 1; obiectivele în domeniul calit ii, mediului, s ii i securit ii ocupa iei; hot râri, decizii i dispozi ii interne privind implementarea i dezvoltarea SIM. 5.4 PLANIFICAREA Obiectivele privind calitatea, mediul, s tatea i securitatea ocupa iei i responsabilit ii sociale. Conducerea UB se asigur c sunt stabilite obiectivele pentru func iile relevante i la toate nivelurile ierarhice din cadrul Universit ii. Obiectivele sunt adecvate scopului, m surabile, realizabile i temporare, incluzând referin e pentru respectarea cerin elor referitoare la calitate, mediu, s tatea i securitatea ocupa iei i a responsabilit ii sociale. Aceste obiective sunt în concordan cu cerin ele organismelor de autorizare i acreditare, sunt adecvate scopului i sunt m surabile. Termenul de realizare a acestor obiective este stabilit putându-se monitoriza în acest fel îndeplinirea lor inând cont de respectarea cerin elor referitoare la calitate, mediu, s tatea i securitatea ocupa iei i responsabilit ii sociale. Obiectivele strategice ale calit ii, mediului, s ii i securit ii ocupa iei i a responsabilit ii sociale sunt stabilite în declara ia rectorului Universit ii privind politica în domeniul calit ii, mediului, s ii i securit ii muncii. Obiectivele specifice stabilite pentru func iile i nivelurile relevante ale Universit ii, inclusiv cele necesare pentru îndeplinirea cerin elor referitoare la produs, sunt urm toarele: estimarea i specificarea nivelului de competen necesar, corelat cu structura de autoritate i resursele angajate; asigurarea resurselor necesare pentru implementarea i men inerea sistemului integrat de management i îmbun irea continu a eficacit ii acestuia; dezvoltarea infrastructurii Universit ii, care s asigure condi ii optime de studiu i de crea ie pentru studen i i cadrele didactice; realizarea evalu rii continue a procesului educa ional i de cercetare, punânduse accentul pe calitate, inovare, rela ia cu clientul precum i pe folosirea eficace i eficient a resurselor; identificarea clar a obiectivelor pentru programele de studii universitare i determinarea resurselor necesare pentru realizarea lor; controlul proceselor desf urate în cadrul UB prin identificarea unor parametri de proces, indicatori i/ sau limite, care trebuie monitorizate statistic Planificarea sistemului integrat de management Documenta ia SIM este întocmit astfel încât s defineasc modul în care sunt satisf cute condi iile referitoare la calitate, mediu, s tate i securitate ocupa ional i a celor de responsabilitate social. Planificarea este compatibil cu condi iile referitoare la SIM i este documentat conform metodelor de lucru specifice Universit ii. Planificarea SIM se asigur în scopul îndeplinirii etapelor abord rii bazate pe proces men ionate la punctul 4.1 din prezentul MSIM, precum i a obiectivelor în Fi ier SIM/MSIM/Capitolul 5.doc

37 CAPITOLUL 5 RESPONSABILITATEA ULUI Pag./Total pag. 9/17 domeniul calit ii, mediului, s ii i securit ii ocupa iei i al responsabilit ii sociale. Asigurarea acestei planific ri intr în responsabilitatea rectorului. Planificarea se concretizeaz prin planuri de ac iune i/sau e alon ri de termene documentate i const în prevederea ansamblului de resurse umane, mijloace i metode care sunt necesare pentru atingerea obiectivelor, asigurând ac iunile preventive în func ie de importan a problemelor (riscurilor). Planificarea se refer la: organizarea global a SIM sau realizarea unei modific ri majore a acestuia în scopul realiz rii obiectivelor; planificarea procesului educa ional i a celui de cercetare; planificarea instruirii/ perfec ion rii personalului; planificarea ac iunilor de îmbun ire în urma analizelor efectuate de management, a evalu rii gradului de satisfac ie a clien ilor, a reclama iilor de la clien i, etc.; planificarea verific rilor adecvate în etapele corespunz toare de realizare a serviciilor i produselor; planificarea men inerii sub control a aspectelor de mediu, a riscurilor privind tatea i securitatea ocupa ional i respectarea prevederilor privind responsabilitatea social ; planificarea efectu rii auditurilor interne; planificarea implement rii unui nou proces major; identificarea i elaborarea înregistr rilor; o nou organizare (schimb rile semnificative ale personalului, etc). Datorit modului de control al documentelor stabilit în PS 01 Controlul documentelor i înregistr rilor, integritatea SIM este men inut pe perioada în care sunt planificate i implementate modific ri ale acestuia. Documente de referin (includ dar nu se limiteaz ):, PS 01 Controlul documentelor i înregistr rilor, PS 02 Auditul intern, PS 07 Monitorizarea i surarea performan elor, PO Analiza efectuat de management, PO Elaborarea planului de cercetare, PO Aprovizionarea, PO Desf urarea activit ilor didactice, Regulamente aplicabile. Printre înregistr ri sunt: planul opera ional, obiectivele specifice ale UB i indicatorii de performan corespunz tori, F RESPONSABILIT I, COMPETEN E DECIZIONALE I SISTEMUL DE COMUNICARE Responsabilit i i competen e decizionale Organigrama UB propus de rector i aprobat de senatul Universit ii, este prezentat în Anexa 3. Responsabilit ile i competen ele decizionale corespunz toare fiec rui nivel ierarhic i pentru fiecare entitate func ional delimitat sunt documentate prin decizii, fi e de post, planuri ale proceselor i proceduri, dup caz. Potrivit Cartei Universit ii, cod R - 01, conducerea este asigurat de urm toarele entit i organizatorice: senat, rector, consiliu de administra ie. La nivelul unei facult i, conducerea este asigurat de c tre consiliul Facult ii, decan, directorii de departamente. Fi ier SIM/MSIM/Capitolul 5.doc

38 CAPITOLUL 5 RESPONSABILITATEA ULUI Pag./Total pag. 10/17 La nivelul unui departament conducerea este asigurat de c tre directorul departamentului i consiliul departamentului. Rectorul stabile te prin organigram, statul de func ii, fi ele de post, deciziile emise, autoritatea i responsabilit ile personalului Universit ii. Responsabilit ile sunt comunicate în scris celor interesa i, ace tia confirmând sub semn tur privat luarea la cuno tin. Responsabilit ile i autorit ile stabilite prin fi ele de post i deciziile emise sunt completate de cele definite în procedurile SIM. Activit ile privind s tatea i securitatea muncii sunt conduse de c tre responsabilul SSO (RCMSSO) i sunt desf urate de personalul propriu. Monitorizarea st rii de s tate se face pe baz de contract de un cabinet de medicina muncii autorizat. Comunicarea i evaluarea cunoa terii responsabilit ilor definite în proceduri se realizeaz prin instruire i evaluarea instruirii. Instruirea se efectueaz la angajarea pe post i cel pu in odat pe an de c tre RCMSSO din departamentul/ compartimentul din care face parte lucr torul. În continuare sunt prezentate responsabilit ile i competen ele decizionale referitoare la implementarea i asigurarea conformit ii SIM cu standardele de referin. a) Senatul Universit ii Vasile Alecsandri din Bac u: prin rapoartele de activitate ale rectorului, planul strategic i planul opera ional, aprob i/sau politica propus de rector referitoare la calitate, mediu, s tate i securitate ocupa ional i responsabilitate social, în concordan cu politica sa general i cu celelalte politici sectoriale; aprob m surile propuse de consiliul de administra ie pentru coordonarea i inerea sub control a interferen elor dintre activit ile referitoare la implementarea i men inerea conformit ii SIM cu cerin ele specificate i cele vizând îmbun irea continu a acestui sistem; elaboreaz i/ sau aprob legisla ia referitoare la SIM. b) Consiliul de administra ie: stabile te nivelul de competen, de instruire i experien necesar pentru personalul implicat în desf urarea activit ilor având rol determinant pentru asigurarea realiz rii proceselor Universit ii i a realiz rii indicatorilor de performan corespunz tori acestora; analizeaz i avizeaz manualul sistemului integrat de management, procedurile SIM, planurile i programele de audit; analizeaz la propunerea prorectorului responsabil cu calitatea, mediu, tate i securitate ocupa ional i a responsabilit ii sociale, programul de instruire a personalului ca i certificarea competen ei categoriilor de personal, potrivit reglement rilor în vigoare; analizeaz divergen ele ap rute în leg tur cu SIM i decide asupra modului de rezolvare a acestora, în limitele competen elor sale. Fi ier SIM/MSIM/Capitolul 5.doc

39 CAPITOLUL 5 RESPONSABILITATEA ULUI Pag./Total pag. 11/17 c) Rectorul UB: are competen a decizional i responsabilitatea de a stabili politica i obiectivele UB în domeniul calit ii, mediului, s ii i securit ii ocupa ionale i a responsabilit ii sociale i de a asigura implementarea acestora; elaboreaz i semneaz declara ia privind politica UB în domeniul calit ii, mediului, s ii i securit ii muncii; decide modul de implementare a SIM în conformitate cu cerin ele specificate i modul de asigurare a respect rii acestor cerin e; nume te reprezentantul conducerii pentru calitate, mediu, s tate i securitate ocupa ional i responsabilitate social, cu responsabilit i i competen e decizionale privind stabilirea, documentarea, implementarea i men inerea conformit ii SIM cu cerin ele definite în standardele de referin ; aloc resurse necesare pentru atingerea obiectivelor stabilite cu privire la SIM al Universit ii; aprob manualul sistemului integrat de management, procedurile, regulamentele, instruc iunile specifice generale, planurile proceselor, fi ele de post; conduce analizele anuale efectuate la nivelul Universit ii cu privire la SIM i aprob programele de îmbun ire a calit ii, mediului, s ii i securit ii ocupa ionale i a responsabilit ii sociale; aprob programul auditurilor interne ale SIM, dispune efectuarea de audituri neplanificate i asigur resursele necesare pentru desf urarea acestor audituri. c) Directorul DM: are responsabilitatea i autoritatea privind proiectarea, coordonarea, men inerea i îmbun irea sistemului de management al calit ii, mediului, ii i securit ii ocupa ionale i a responsabilit ii sociale; elaboreaz sau avizeaz, dup caz, documentele SIM; gestioneaz i distribuie documentele SIM; coordoneaz activitatea de identificare, definire i analizare a principalelor procese din UB; particip la identificarea problemelor legate de managementul calit ii, mediului, ii i securit ii ocupa ionale i a responsabilit ii sociale i ini ierea de ac iuni corective; face propuneri pentru îmbun irea calit ii tuturor proceselor din UB; acord consultan pe probleme legate de SIM întregului personal al UB; coordoneaz activit ile de instruire a personalului UB în domeniul SIM; coordoneaz activitatea de certificare i de men inere a conformit ii SIM conform standardelor de referin ; planific auditurile interne ale SIM i asigur efectuarea acestora elaboreaz planurile de audit intern; stabile te echipele de audit intern; coordoneaz auditurile externe; urm re te rezolvarea observa iilor cuprinse în rapoartele de audit intern i extern i închiderea RNACP urilor; asigur verificarea implement rii ac iunilor corective i preventive stabilite referitoare la SIM; Fi ier SIM/MSIM/Capitolul 5.doc

40 CAPITOLUL 5 RESPONSABILITATEA ULUI Pag./Total pag. 12/17 particip la redactarea raportului privind stadiul SIM prezentat în analiza efectuat de management. d) Decanul/ Directorul de departament/ eful de compartiment: asigur implementarea SIM, definit în manualul SIM la nivelul facult ii/ departamentelor/ compartimentelor din subordine; asigur planificarea, coordonarea i inerea sub control a activit ilor la nivelul facult ii/ departamentelor/ compartimentelor din subordine; asigur coordonarea tuturor activit ilor desf urate pentru implementarea politicii i a obiectivelor UB în domeniul calit ii, mediului, s ii i securit ii ocupa ionale i a celor de responsabilitate social ; particip la analizele SIM efectuate la nivelul UB i propune ac iuni cu caracter preventiv pentru îmbun irea activit ilor la nivelul facult ii/ departamentelor/ compartimentelor din subordine, în vederea men inerii conformit ii SIM cu standardele de referin. e) RCMSSO la nivel de facultate/ departament/ compartiment: asigur planificarea, coordonarea i inerea sub control a activit ilor legate de managementul SIM la nivelul facult ii/ departamentelor/ compartimentelor; r spunde de primirea, identificarea, indexarea, p strarea, retragerea i arhivarea documentelor (interne i externe) în condi ii corespunz toare. Documente de referin :, fi ele de post, decizii, R - 02 Regulament de organizare i func ionare a Senatului (ROF) ; R-02.01, R-04, R-05, R-06, R-07 Regulamentele de organizare i func ionare a comisiilor Senatului Universit ii (Codificarea Regulamentelor din PO Elaborarea, modificarea i difuzarea documentelor sistemului integrat ); R - 08 ROF al consiliului de administra ie ; R - 09 ROF al Comisia de etic i deontologie profesional universitar ; R , R , R , R , R i R ROF al facult ilor ; R 11 ROF departamente, R - 12 ROF Direc ia General Administrativ i R - 13 ROF coala Doctoral Reprezentantul Managementului, responsabil cu calitatea, mediul, tatea i securitatea ocupa ional i a responsabilit ii sociale (Prorectorul cu strategii economice i de calitate), are autoritatea i responsabilitatea de a asigura implementarea SIM i men inerea conformit ii acestuia cu cerin ele definite de standardele de referin, i îmbun irea continu a acestora; are competen e decizionale privind avizarea documentelor SIM, a planurilor proceselor, a manualului SIM, a procedurilor, i instruc iunilor; se asigur c procesele SIM sunt stabilite, implementate i men inute, în conformitate cu politica UB i cu cerin ele definite de standardele de referin ; determin resursele umane, materiale financiare i de alt natur necesare pentru realizarea obiectivelor referitoare la calitate, mediu, s tate i securitate ocupa ional i a celor referitoare la responsabilitatea social, pentru implementarea i men inerea conformit ii SIM cu cerin ele standardelor de referin ; Fi ier SIM/MSIM/Capitolul 5.doc

41 CAPITOLUL 5 RESPONSABILITATEA ULUI Pag./Total pag. 13/17 elaboreaz planul anual de instruire a personalului în domeniul managementului calit ii, mediului, s ii i securit ii ocupa ionale i a responsabilit ii sociale i asigur realizarea acestui plan, ca i certificarea competen ei categoriilor de personal, potrivit reglement rilor în vigoare; declan eaz ac iunile care se impun pentru prevenirea apari iei neconformit ilor constatate în desf urarea proceselor i în ceea ce prive te func ionarea SIM; asigur înregistrarea tuturor situa iilor nedorite care apar în ceea ce prive te SIM al UB cu privire la rezultatele proceselor; analizeaz informa iile cu privire la reclama iile i sesiz rile clien ilor interni i externi i cele care rezult ca urmare a evalu rii satisfac iei acestora, conform procedurilor stabilite (PO Monitorizarea integr rii absolven ilor pe pia a muncii i la ciclu de master ; PO Evaluarea cerin elor pie ii de munc ; PO Procesul de tratare a reclama iilor i sesiz rilor ); raporteaz, cu prilejul analizei efectuate de management (PO Analiza efectuat de management ) a SIM, asupra rezultatelor ob inute în implementarea i men inerea conformit ii SIM, eviden iind în mod deosebit evolu ia satisfac iei clien ilor i modul de solu ionare a reclama iilor i sesiz rilor acestora; propune spre analiz consiliului de administra ie m surile necesare pentru coordonarea i inerea sub control a interfe elor dintre activit ile referitoare la implementarea i men inerea conformit ii SIM cu cerin ele standardelor de referin i cele vizând îmbun irea continu a acestui sistem; promoveaz principiul orient rii spre client la toate nivelurile structurii organizatorice, astfel încât s fie în permanen satisf cute cerin ele acestora; reprezint UB în rela iile cu ter ii în probleme referitoare la SIM Sistemul de comunicare intern În cadrul UB este stabilit un sistem de comunicare intern între diferitele niveluri ierarhice ale structurii organizatorice (rectorat/ decanat/ departamente) i între acestea i compartimentele func ionale ale UB (financiar - contabil, personal, etc.) referitor la procesele SIM i la eficacitatea acestor procese: identificarea cerin elor, a tept rilor clien ilor i ale altor p i interesate, precum i a satisfac iei acestora i comunicarea lor c tre cei interesa i; proiectarea i derularea tuturor proceselor SIM; identificarea neconformit ilor; identificarea competen elor necesare pentru desf urarea corespunz toare a proceselor; rezultatele auditurilor interne ale SIM i ale analizei efectuate de management; ac iunile corective, preventive i de îmbun ire continu a rezultatelor. Managementul la cel mai înalt nivel a stabilit i implementat metode de comunicare a tuturor aspectelor referitoare la performan ele SIM (politica, cerin e, obiective i indicatori de performan ) prin decizii, adrese, hot râri ale Senatului/ Consiliului de Administra ie, , site-ul Universit ii sau verbal. Furnizarea unor astfel de informa ii ajut la îmbun irea performan ei SIM, implicând direct personalul Universit ii în aceste realiz ri. Managementul la cel mai înalt nivel încurajeaz în mod activ comunicarea feedback-ului de la Fi ier SIM/MSIM/Capitolul 5.doc

42 CAPITOLUL 5 RESPONSABILITATEA ULUI Pag./Total pag. 14/17 personal, ca un mijloc de implicare a acestuia. Managementul la cel mai înalt nivel se asigur de modul în care se deruleaz procesul de comunicare între diferitele niveluri ale Universit ii ca i între diferitele departamente, prin informa iile primite la edin ele Senatului/ Consiliului de Administra ie, prin timpul i modul de r spuns la solicit rile conducerii i prin constat rile rapoartelor de audit intern. Toate informa iile din Universitatea Vasile Alecsandri" din Bac u se reg sesc în una din urm toarele categorii: 1. publice. Acestea sunt informa iile accesibile oric rui utilizator din interiorul sau exteriorul Universit ii. Divulgarea, utilizarea neautorizat sau distrugerea acestora nu produce efecte asupra Universit ii sau aceste efecte sunt nesemnificative. Utilizatorii care furnizeaz aceste informa ii sunt responsabili de asigurarea integrit ii i disponibilit ii acestora în raport cu cerin ele Universit ii Vasile Alecsandri" din Bac u. Exemple: informa iile de pe aviziere, servere web publice, buletine informative, inform rile rectorului. 2. secrete. În aceast categorie se includ informa iile care datorit valorii economice nu trebuie f cute publice. Se includ aici i informa iile pe care Universitatea trebuie s le protejeze conform legisla iei în vigoare. Datorit valorii economice asociate, aceste date trebuie distruse dac au fost f cute publice. Aceste date vor fi copiate i distribuite în cadrul Universit ii doar utilizatorilor autoriza i. Distribuirea acestor informa ii de c tre utilizatorii autoriza i trebuie s se fac pe baza unei clauze de confiden ialitate. Exemple: clauze contractuale, codul surs al aplica iilor software, datele personale de identificare. 3. strict secrete sau confiden iale. În aceast categorie se includ toate informa iile care datorit valorii economice nu trebuie f cute publice. Divulgarea, utilizarea sau distrugerea acestor date poate intra sub inciden a codului civil, penal sau legisla iei fiscale. Accesul la aceste informa ii va fi restric ionat. Datele strict secrete nu pot fi copiate, distribuite sau terse f acordul scris al conducerii Universit ii. Exemple: cheile criptografice, parole de acces la servere. Toate datele din categoria publice i informa iile de interes general se transmit pe linie electronic. Sunt utilizate servere care stocheaz i distribuie informa ia tre utilizatorii autoriza i. În acest context este asigurat integritatea, confiden ialitatea i disponibilitatea datelor prin instalarea i men inerea acestora într-o manier care s previn accesul neautorizat, utilizarea neautorizat i întreruperea unor servicii. Pentru a permite recuperarea datelor i aplica iilor în cazul unor evenimente cum ar fi: dezastre naturale, defec iuni ale discurilor de sistem, spionaj, erori de introducere a datelor, erori de func ionare a sistemului etc. sunt necesare copiile de siguran (backup). Mijloacele utilizate pentru a permite accesul la resursele informatice ale Universit ii Vasile Alecsandri" din Bac u sunt conturile utilizator. Un server nu trebuie conectat la re eaua Universit ii Vasile Alecsandri" din Bac u decât dup acreditarea siguran ei de func ionare i exploatare a acestuia de c tre serviciul de informatizare Procedura de securizare a serverelor include obligatoriu urm toarele: Fi ier SIM/MSIM/Capitolul 5.doc

43 CAPITOLUL 5 RESPONSABILITATEA ULUI Pag./Total pag. 15/17 instalarea sistemului de operare i aplicarea patch-urilor furnizate de produc tor; înl turarea programelor, a serviciilor sistem i a driverelor inutile; setarea/ activarea parametrilor de securitate, a protec iilor pentru fi iere i activarea jurnalelor de monitorizare; dezactivarea sau schimbarea parolelor conturilor predefinite; securizarea accesului fizic la aceste echipamente. Serviciu de informatizare monitorizeaz obligatoriu pentru serverele principale procesul de func ionare i va aplica regulat actualiz ri privind securitatea sistemului de operare. Documente de referin :, PS 01 Controlul documentelor i înregistr rilor, PS 02 Audit inter, PS 03 Controlul produsului i serviciului neconform, neconformit i, ac iuni corective i preventive, PO Analiza efectuat de management, PO Procesul de evaluare a cadrelor didactice, PO Evaluarea satisfac iei studen ilor i a altor p i interesate. 5.6 ANALIZA EFECTUAT DE Generalit i Pentru a asigura conformitatea SIM cu cerin ele specificate i func ionarea corespunz toare a acestui sistem, rectorul UB ini iaz analize anuale ale SIM sau ori de câte ori este nevoie. Aceste analize sunt în concordan cu necesit ile Universit ii, în scopul de a evalua eficacitatea SIM în îndeplinirea obiectivelor i în satisfacerea cerin elor referitoare la serviciile furnizate i produsele realizate i includ evaluarea oportunit ilor de îmbun ire a SIM i necesitatea modific rilor din SIM. Politica i obiectivele UB în domeniul calit ii, mediului, s ii i securit ii muncii i responsabilit i sociale, sunt analizate în cadrul analizei efectuat de management, conform procedurii PO Analiza efectuat de management. Analiza efectuat de management se desf oar pe baza raportului privind stadiu SIM, prezentat de RM, pus la dispozi ia participan ilor cu cel pu in 24 ore înaintea edin ei Elementele de intrare ale analizei efectuate de management includ informa ii referitoare la : eventuale schimb ri ce ar putea afecta SIM; politica i obiectivele calit ii, mediului, s ii i securit ii ocupa ionale precum i cele referitoare la responsabilitatea social ; rezultatele auditurilor interne/ externe i evalu rile conform rii cu cerin ele legale i cu alte cerin e la care Universitatea a subscris; comunicarea (comunic rile) cu p ile externe interesate, inclusiv reclama iile; feed-back -ul de la clien i (reclama ii, satisfac ia clientului, comunicarea cu clien ii, etc.); rezultatele evalu rii i monitoriz rii proceselor UB; sesiz ri ale p ilor interesate cu privire la mediu; performan a proceselor i conformitatea produselor; Fi ier SIM/MSIM/Capitolul 5.doc

44 CAPITOLUL 5 RESPONSABILITATEA ULUI Pag./Total pag. 16/17 performan a de mediu a organiza iei; conformitatea privind factorii de mediu; stadiul ac iunilor corective/ preventive; ac iunile de urm rire de la analiza anterioar efectuat de management; recomand ri pentru îmbun ire; schimbarea împrejur rilor, inclusiv dezvolt ri ale cerin elor legale i a celor referitoare la aspectele de mediu; accidente, incidente, neconformit i SSO; rezultate ale simul rilor efectuate conform programelor de mediu i SSO; rezultate ale planurilor de m suri; realizarea obiectivelor, atât cele referitoare la produs cât i cele referitoare la procesele de management; recomand ri de îmbun ire formulate cu privire la SIM al UB; modul în care au fost îndeplinite obiectivele; eficien a sistemului de conducere al UB; performan a proceselor desf urate în cadrul UB i conformitatea produselor i serviciilor, înregistr ri referitoare la calitatea proceselor i rezultatelor acestora; raport privind modul de îndeplinire a cerin elor de responsabilitate social ; evaluarea pozi iei i strategiei de pia ; analiza problemelor din teren, existente sau poten iale, i a impactului acestora asupra calit ii, securit ii i mediului. Toate aceste elemente sunt cuprinse în Raportul privind evolu ia sistemului integrat de management. Datele de intrare în analizele managementului includ i rapoarte ale analizei neconformit ilor, dac este cazul Elementele de ie ire ale analizei SIM efectuate de conducere se refer la decizii/ ac iuni cu privire la: îmbun irea eficacit ii SIM i a proceselor sale; m suri stabilite de conducere pentru rezolvarea neconformit ilor identificate în timpul auditurilor i nerezolvate pân în momentul analizei de management; îmbun irea produselor/ serviciilor în raport cu cerin ele clientului precum i cele legale i de reglementare; determinarea resurselor necesare pentru îmbun irea SIM; posibile modific ri ale performan elor de mediu i SSO. Aceste decizii sunt concretizate în Planul de m suri de îmbun ire rezultat în urma analizei efectuate de management. Analiza efectuat de management se desf oar pe baz de documente (inform ri) puse la dispozi ie participan ilor de RM cu cel pu in 24 ore înaintea edin ei. Stadiul rezolv rii m surilor de îmbun ire este urm rit de RM. Înregistr rile acestor analize (inform ri, rapoarte, procese verbale, programe de m suri) sunt strate la DM pe o perioad de cel pu in 3 ani i difuzate factorilor implica i, iar realizarea ac iunilor de îmbun ire (programul de m suri) este urm rit de DM i raportat RM. Fi ier SIM/MSIM/Capitolul 5.doc

45 CAPITOLUL 5 RESPONSABILITATEA ULUI Pag./Total pag. 17/17 Elementele de ie ire ale analizei SIM sunt disponibile pentru a fi consultate i comunicate tuturor factorilor interesa i (interni i externi), prin publicare pe pagina de internet a Universit ii. Documente de referin : PO Analiza efectuat de management. Fi ier SIM/MSIM/Capitolul 5.doc

46 CAPITOLUL 6 UL RESURSELOR Pag./Total pag. 1/4 6.1 ASPECTE GENERALE Conducerea UB are responsabilitatea identific rii necesit ilor i cerin elor referitoare la resurse i trebuie s asigure aceste resurse în vederea transpunerii în practic a politicii în domeniul calit ii, mediului, s ii i securit ii ocupa iei precum i a responsabilit ii sociale, pentru atingerea obiectivelor, îmbun irea continu a eficacit ii SIM, controlul aspectelor de mediu i reducerea impactului de mediu, controlul pericolelor i reducerea riscului, conformarea cu cerin ele legale i cele la care Universitatea a subscris i pentru satisfacerea cerin elor clien ilor i ale altor p i interesate. Gestionarea resurselor alocate proceselor se realizeaz de c tre responsabilii de proces. Resursele evaluate sunt: resursele umane, resursele financiare, resursele tehnice (infrastructura), furnizorii, stocurile de siguran. 6.2 UL RESURSELOR UMANE Generalit i Conducerea UB porne te de la premisa c principala resurs a Universit ii o constituie personalul s u i are în vedere permanent ca prin cultura pe care o între ine s con tientizeze atât necesitatea îmbun irii continue a SIM cât i a mijloacelor necesare pentru a o realiza. Personalul care efectueaz activit i ce influen eaz conformitatea cu cerin ele referitoare la serviciul educa ional, produse, personalul care lucreaz pentru sau în numele UB i care poate provoca impacturi semnificative asupra mediului, personalul care se afl sub controlul UB i care îndepline te sarcini care pot avea impact asupra SSO, este competent în ceea ce prive te studiile, instruirile, abilit ile i are experien a adecvat. De aceea acord o importan deosebit : selec ion rii personalului în func ie de capacitatea de a satisface cerin ele corespunz toare fiec rei func ii i post de lucru; asigur rii unor condi ii corespunz toare de munc, stimularea performan elor individuale i stabilitatea unor rela ii de munc specifice; con tientiz rii întregului personal privind politica în domeniul calit ii, mediului, s ii i securit ii ocupa iei i a respect rii drepturilor fundamentale ale omului, orient rii clare spre satisfacerea cerin elor clien ilor; instruirii noilor angaja i i form rii continue a întregului personal, punând accentul pe lucrul în echip i pe comunicare; evalu rii periodice a performan elor personalului, în scopul aprecierii necesita ilor de instruire i pentru a determina evolu ia probabil a acestor performan e; compar rii necesit ilor de competen cu cerin ele planului de înv mânt i a fi elor disciplinelor (periodic); men inerii de înregistr ri adecvate referitoare la studii, instruire, abilit i, experien i promovare conform cerin elor legale, reglementate i cerin elor impuse prin regulamente interne sau decizii ale conducerii; în elegerii corecte de c tre întregul personal a obiectivelor care trebuie Fi ier SIM/MSIM/Capitolul 6.doc

47 CAPITOLUL 6 UL RESURSELOR Pag./Total pag. 2/4 realizate i a impactului acestora asupra proceselor, a mediului, a SSO precum i a responsabilit ii sociale Procedurile/ regulamentele/ instruc iunile documentate, care reglementeaz modalitatea de instruire a personalului, sunt elaborate astfel încât s asigure: identificarea competen elor cerute (studii, instruire, aptitudini i experien ) i men ionarea acestora în fi a postului, astfel încât s se asigure o descriere clar i complet a atribu iilor, responsabilit ilor i cerin elor pe care ocupantul postului trebuie s le îndeplineasc ; identificarea necesit ilor de instruire i transpunerea acestora în programele de instruire a întregului personal; precizarea metodelor folosite pentru asigurarea instruirii sau pentru întreprinderea altor ac iuni necesare (angajare, schimbarea locului de munc, promovarea personalului etc.), astfel încât s fie satisf cute necesit ile identificate; evaluarea instruirilor efectuate i a eficacit ii acestora; con tientizarea fiec rei persoane în ceea ce prive te importan a propriei activit i pentru realizarea obiectivelor UB; strarea înregistr rilor corespunz toare cu privire la studii, instruire, experien i calific rile necesare. Conducerea de la toate nivelurile ierarhice este responsabil pentru implementarea i men inerea procedurilor documentate referitoare la identificarea i asigurarea competen elor necesare. Documente de referin :, PS 07 Monitorizarea i m surarea performan elor ; PS 08 Competen, instruire, con tientizare i control, PS 09 Comunicare, participare i consultare, PO Procesul de ocupare a posturilor pentru personalul didactic auxiliar i administrativ, PO Procesul de evaluare a cadrelor didactice, I RU 01 Stabilirea drepturilor salariale pentru personalul didactic, I RU 02 Stabilirea drepturilor salariale pentru personalul didactic auxiliar i administrativ, I SSM 13 Instructaj periodic cadre didactice, compartimente administrative, birouri i servicii, I SSM 06 Încadrarea i repartizarea personalului, dotarea cu echipament individual de protec ie, repartizarea sarcinilor de munc,, R Carta Universit ii, R ROI - UB, R Codul de etic, R - 03 ROF comisiei de control al activita ii rectorului i Direc iei generale administrative (CCARDGA) a Senatului Universit ii Vasile Alecsandri din Bac u, R - 04 ROF Comisiei pentru reforme, dezvoltare, finan are i calitate a Senatului Universit ii Vasile Alecsandri din Bac u, R - 05 ROF Comisiei pentru programe de studii, perfec ionarea i evaluarea personalului didactic i activit i studen e ti a Senatului Universit ii Vasile Alecsandri din Bac u, R - 06 ROF Comisiei pentru cercetare tiin ific i rela ii interna ionale - CCSRI a Senatului Universit ii "Vasile Alecsandri" din Bac u, R - 07 ROF Comisiei pentru rela ii cu mass-media i de promovare a imaginii Universit ii, R ROF comisia pentru evaluarea i asigurarea calit ii în Universitatea "Vasile Alecsandri" din Bac u (CEAC, R - 10 ROF Facult i, I SSM 13 Instructaj periodic cadre didactice, compartimente administrative, birouri i servicii. Fi ier SIM/MSIM/Capitolul 6.doc

48 CAPITOLUL 6 UL RESURSELOR Pag./Total pag. 3/4 6.3 INFRASTRUCTUR, ECHIPAMENTE I MATERIALE Criteriile de evaluare ARACIS includ cerin e privind infrastructura necesar, facilit ile, mediul i echipamentele specifice, necesare sprijinirii procesului de predare-înv are, serviciului educa ional, procesului de cercetare, pentru asigurarea serviciilor de cazare i mas. Conducerea UB r spunde pentru identificarea i procurarea resurselor necesare asigur rii conformit ii SIM i îmbun irea continu a acestuia i anume: - spa ii corespunz tor dotate pentru desf urarea activit ilor; - echipamentele necesare (hardware i software); - serviciile suport pentru desf urarea activit ilor; - men inerea în ordine, în cur enie a infrastructurii, echipamentelor i repararea în concordan cu necesit ile. La alocarea resurselor se ine seama i de reglement rile aplicabile acestor resurse (legi, ordonan e, regulamente etc.). Pe baza necesarului de resurse stabilit la nivelul facult ii/ departamentului/ se elaboreaz o list de achizi ii, care se aprob de conducerea facult ii/ departamentului/ i ulterior de c tre Consiliul de Administra ie. spunderea pentru implementarea planurilor aprobate revine conducerii Direc iei Generale Administrative a Universit ii, care asigur i instruirea necesar utiliz rii infrastructurii, echipamentelor i materialelor din punct de vedere al mediului i SSO. Înregistr rile referitoare la resursele procurate sunt gestionate de c tre acela i compartiment. Documente de referin :, PS 06 Preg tirea pentru situa ii de urgen i capacitate de r spuns, PO Aprovizionarea, PO Desf urarea procesului de investi ii i urm rirea derul rii contractelor, I SSM 04 Exploatarea instala iilor i echipamentelor electrice, I SSM 05 Utilizarea echipamentelor portabile i a uneltelor portabile, I SS 01 Cazarea în c minele Universit ii, R - 12 ROF Direc ia General Administrativ. 6.4 MEDIUL DE LUCRU Mediul de lucru este o combina ie de factori umani i fizici, a c ror influen poate avea un impact asupra realiz rii conformit ii serviciilor i produselor cu cerin ele specificate. Cerin ele privind mediul de lucru sunt definite în specifica iile referitoare la procese, în c ile tehnice ale echipamentelor de lucru, în legi i reglement ri în vigoare. Aceste cerin e se refer la toate înc perile în care se desf oar procesul didactic i celelalte procese ale UB. Managementului la cel mai înalt nivel al UB îi revine responsabilitatea asigur rii unui mediu de lucru adecvat cu o influen pozitiv asupra motiv rii, satisfac iei i performan ei personalului în scopul de a realiza conformitatea serviciilor i produselor cu cerin ele specificate precum i cre terea performan elor Universit ii. Fi ier SIM/MSIM/Capitolul 6.doc

49 CAPITOLUL 6 UL RESURSELOR Pag./Total pag. 4/4 Pentru crearea unui mediu adecvat de lucru managementul la vârf ia în considerare urm toarele: metode creative de lucru i oportunit ile de cre tere a implic rii pentru a valorifica poten ialul personalului din Universitate; reguli i îndrum ri referitoare la mediu, securitate, inclusiv utilizarea echipamentului de protec ie în locurile unde este indicat; ergonomia; amplasarea locurilor de munc ; interac iunile sociale; facilit i pentru personalul Universit ii; înc lzire, umiditate, iluminat, igien, cur enie, zgomot, vibra ii i poluare; reducere la minimum a riscurilor poten iale; men inerea în ordine, cur enie a echipamentelor i repararea în concordan cu necesit ile Universit ii. Acestea sunt evaluate periodic, evalu rile se constituie ca date de intrare în analiza efectuat de management. Documente de referin :, R - 12 ROF Direc ia General Administrativ, PS 06 Preg tirea pentru situa ii de urgen i capacitate de spuns, PS 03 Controlul produsului i serviciului neconform, neconformit i, ac iuni corective i preventive, PS 05 Aspecte de mediu, metodologia de stabilire a impactului asupra mediului, PS 06 Preg tirea pentru situa ii de urgen i capacitate de r spuns, PS 10 Identificarea pericolelor, evaluarea riscurilor i stabilirea controalelor, PS 11 Investigarea i analiza incidentelor, PO Supravegherea s ii lucr torilor, I SSM 01 Organizarea locului de munc i a activit ilor, I SSM 03 Securitatea i s tatea muncii pentru activit i de birou, I SSM 04 Exploatarea instala iilor i echipamentelor electrice, I SSM 05 Utilizarea echipamentelor portabile i a uneltelor portabile, I SSM 06 Încadrarea i repartizarea personalului, dotarea cu echipament individual de protec ie, repartizarea sarcinilor de munc, I SSM 07 Ergonomia locului de munc, I SSM 09 Securitatea i s tatea muncii în activit ile de cur enie i dezinsec ie, I SSM 08 Securitatea i s tatea muncii la prepararea i distribuirea hranei, I SSM 10 Siguran a i s tatea muncii în sectorul auto, I SSM 11 Acordarea primului ajutor, I SS 02 Efectuarea cur eniei i dezinfec iei spa iilor de înv mânt i cantin. Fi ier SIM/MSIM/Capitolul 6.doc

50 CAPITOLUL 7 REALIZAREA PRODUSELOR/ SERVICIILOR Pag./Total pag. 1/ PLANIFICAREA PROCESELOR Procesele identificate conform capitolului 4 sunt planificate i dezvoltate. Planificarea realiz rii produselor/ serviciilor ia în considerare: cerin ele legale i reglementate aplicabile; cerin ele specificate de c tre clien i; cerin ele specificate de c tre p ile interesate; optimizarea proceselor i activit ilor pentru folosirea eficient a resurselor; obiectivele func iilor relevante privind calitatea, mediul, SSO, siguran a alimentar i responsabilitatea social ; documenta ia i resursele necesare specifice produselor; activit ile de verificare, validare, monitorizare, inspec ie i încercare specifice produselor, precum i criteriile pentru acceptarea acestora; stabilirea criteriilor de operare i identificarea de opera ii i activit i care sunt asociate sau pot genera aspecte semnificative de mediu sau pericole privind SSO; identificarea aspectelor semnificative de mediu i riscurilor privind SSO, asociate bunurilor i serviciilor utilizate de Universitate i comunicarea c tre furnizori a cerin elor relevante; elementele de ie ire ale planific rii realiz rii produselor, elaborate într-o form adecvat metodelor de operare ale Universit ii i p strate conform prevederilor procedurii PS 01 Controlul documentelor i înregistr rilor ; înregistr rile necesare pentru a furniza dovada c procesele i produsele rezultate corespund cerin elor. Controlul opera ional efectuat în vederea asigur rii calit ii produselor/serviciilor, controlul impactului aspectelor de mediu i controlul riscurilor sunt reglementate prin procedurile opera ionale. Pentru a ob ine i îmbun i permanent rezultatele, în raport cu cerin ele clien ilor i ale altor p i interesate, conducerea UB are responsabilitatea identific rii, organiz rii i administr rii re elei de procese a Universit ii i a interfe elor acestora. Aceast re ea de procese include: procesul de evaluare a cerin elor pie ei for ei de munc (PO 08.03); procesul de selec ie a candida ilor (admiterea, PO 07.03); procesul de ini iere, aprobare, monitorizare, îmbun ire i evaluarea periodic a programelor de studii (PO 07.01); procesul de elaborare a statelor de func iuni (PO 06.04); procesul de elaborare a fi elor disciplinelor (PO 07.02); procesul de aprovizionare (PO 07.12); procesul de predare i înv are (PO 07.04/05); procesul de evaluare a studen ilor/ cursan ilor (PO 07.06); procesul de evaluare a cadrelor didactice (PO 06.02); procesul de atestare final a competen elor (PO 07.07); controlul procesului de cercetare tiin ific (PO 07.10; PO 07.11); procesul de supraveghere a s ii lucr torilor (PO 04.03); procesul analizei de management (PO 05.01); procesul de organizare, func ionare i gestionare a bibliotecii; Fi ier SIM/MSIM/Capitolul 7.doc

51 CAPITOLUL 7 REALIZAREA PRODUSELOR/ SERVICIILOR Pag./Total pag. 2/18 procesul de achizi ii publice i urm rirea derul rii contractelor (PO 07.13) procesul de desf urare a investi iilor, reabilit rilor i repara iilor (PO 07.14). Prin planificarea proceselor, conducerea UB asigur : determinarea obiectivelor i a rezultatelor acestora; stabilirea documenta iei, a resurselor necesare pentru desf urarea lor; sistemul de verificare i validare a proceselor, precum i definirea criteriilor de acceptare a acestora; înregistr rile necesare pentru a dovedi conformitatea proceselor i a rezultatelor acestora cu cerin ele specificate. Pentru planificarea efectiv, se utilizeaz printre altele: programe de activit i specifice departamentelor, orarul activit ilor didactice, planul de cercetare, planul de înv mânt, fi a disciplinei. Documente de referin :, PO Elaborarea statului de func ii al departamentului, PO Procesul de evaluare a cadrelor didactice, PO Ini ierea, aprobarea, monitorizarea, îmbun irea i evaluarea periodic a programelor de studii, PO Elaborarea i gestionarea fi elor disciplinelor, PO Procesul de selectare a candida ilor, PO Desf urarea activit ilor didactice, PO Desf urarea activit ilor practice, PO Evaluarea i notarea studen ilor i cursan ilor, PO Desf urarea examenului de finalizare a studiilor, PO Elaborarea planului de cercetare, PO Desf urarea activit ii de cercetare, PO Elaborarea lucr rilor de cercetare, PO Aprovizionarea, PO Monitorizarea integr rii absolven ilor pe pia a muncii, R ROF UB, R ROI-UB, R Regulament de finan are, R - 12 ROF Direc iei generale administrative Planificarea realiz rii produsului i serviciului iau în considerare: cerin ele legale i reglementate aplicabile; cerin ele specificate de c tre clien i; cerin ele specificate de c tre p ile interesate; optimizarea proceselor i activit ilor pentru folosirea eficient a resurselor; obiectivele func iilor relevante privind calitatea, mediul, SSO i cerin ele pentru produse; documenta ia i resursele necesare specifice produselor; activit ile de verificare, validare, monitorizare, inspec ie i încercare specifice produsului i criteriile pentru acceptarea acestuia; stabilirea criteriilor de operare i identificarea de opera ii i activit i care sunt asociate sau pot genera aspecte semnificative de mediu sau pericole privind SSO; identificarea aspectelor semnificative de mediu i riscurile SSO, asociate bunurilor i serviciilor utilizate de organiza ie i comunicarea c tre furnizori a cerin elor relevante; elementele de ie ire ale planific rii realiz rii produsului/furniz rii serviciului sunt elaborate într-o form adecvat metodelor de operare ale Universit ii i sunt strate de directorii de departamente/ efii de compartimente, conform prevederilor procedurilor PS 01 Controlul documentelor i înregistr rilor i PS 03 Controlul produsului i serviciului neconform, neconformit i, ac iuni corective i preventive ; Fi ier SIM/MSIM/Capitolul 7.doc

52 CAPITOLUL 7 REALIZAREA PRODUSELOR/ SERVICIILOR Pag./Total pag. 3/18 înregistr rile necesare pentru a furniza dovada c procesele de realizare i produsul rezultat corespund cerin elor. Controlul opera ional efectuat în vederea asigur rii calit ii produselor, controlul impactului de mediu asociat i controlul riscurilor este reglementat prin procedurile opera ionale. În principal elementele de planificare ale realiz rii produselor se constituie în: planurile de control care definesc fazele determinante de realizare a produselor, etapele de control i verificare relevante pentru asigurarea calit ii; programul de management de mediu i SSO; planurile de prevenire i protec ie unde sunt identificate pericolele i riscurile asociate procesului i stabilite m surile tehnice i organizatorice de securitatea muncii pentru personalul propriu i dac este cazul, pentru subcontractan i; planuri de interven ii pentru situa ii de urgen. Modific rile care au impact asupra realiz rii produsului sunt inute sub control. Efectele oric rei modific ri, inclusiv ale acelor modific ri cauzate de orice furnizor, sunt evaluate de c tre client, în vederea asigur rii conformit ii cu cerin ele. Modific rile sunt validate de client. Solicit rile clientului privind cerin e suplimentare de verificare/ identificare sunt analizate i implementate. Criteriile pentru asigurarea controlului opera ional sunt completate i de procedurile: PS 03 Controlul produsului i serviciului neconform, neconformit i ac iuni corective i preventive, PS 05 Aspecte de mediu, metodologia de stabilire a impactului asupra mediului, PS 06 Preg tirea pentru situa ii de urgen i capacitate de r spuns, PS 07 Monitorizarea i m surarea performan elor, PS 10 Identificarea pericolelor, evaluarea riscurilor i stabilirea controalelor, PS 11 Investigarea i analiza incidentelor, PO Aprovizionarea, PO Procesul de tratare a reclama iilor i sesiz rilor. 7.2 PROCESE ÎN RELA IA CU STUDEN II I CU ALTE P I INTERESATE Universitatea furnizeaz în mod obi nuit un serviciu care este intangibil, care nu poate fi stocat i este consumat pe parcursul prest rii. Universitatea ofer studen ilor/cursan ilor oportunitatea de a- i însu i cuno tin ele existente i de a le aplica în practic. Deoarece procesele educa ionale i cele administrative se desf oar în cl dirile proprii Universit ii, a tept rile studen ilor/cursan ilor includ (dar nu se limiteaz la ele) urm toarele: facilit i sigure, curate, aflate sub responsabilitatea unei persoane; comunicarea bilateral între p ile interesate i Universitate, care asigur o bun capacitate de r spuns; tratarea studen ilor/ cursan ilor cu respect de c tre cadrele didactice; activit ile sunt conduse de personal calificat; asigurarea accesului la internet i la biblioteca Universit ii; asigurarea, contra cost, a hranei i a spa iilor de cazare Determinarea cerin elor studen ilor i cursan ilor referitoare la competen ele care trebuie dobândite Conducerea UB are responsabilitatea stabilirii unui sistem de comunicare Fi ier SIM/MSIM/Capitolul 7.doc

53 CAPITOLUL 7 REALIZAREA PRODUSELOR/ SERVICIILOR Pag./Total pag. 4/18 permanent cu studen ii i cu celelalte p i interesate astfel încât s se asigure: identificarea cerin elor studen ilor i ale altor p i interesate referitoare la competen ele care trebuie ob inute, inclusiv a cerin elor referitoare la men inerea acestor competen e prin programe de formare postuniversitar ; identificarea cerin elor nespecificate de c tre studen i i alte p i interesate, dar care trebuie luate în considerare, inând seama de obiectivele strategice pe termen mediu i lung, adoptate la nivel na ional i european; identificarea cerin elor legale referitoare la procesele UB i la rezultatele acestora; definirea clar a cerin elor suplimentare, stabilite la nivelul UB. Cerin ele specifice ale studen ilor/cursan ilor sunt cuprinse în planurile de înv mânt i în fi ele disciplinelor. Aceste documente se conformeaz cerin elor legale, reglementate i de acreditare, referitoare la procesul educa ional. Cerin ele referitoare la educa ie în cadrul Universit ii includ de asemenea cerin ele proprii ale acesteia, stabilite pentru furnizarea serviciilor studen ilor/ cursan ilor (dovada studiilor anterioare, documente cu caracter personal care trebuie furnizate de tre studen i, reguli administrative ale Universit ii, precum i coduri de conduit pentru studen i/ cursan i). Documente de referin :, PO Monitorizarea integr rii absolven ilor pe pia a muncii, PO Evaluarea satisfac iei studen ilor i a altor p i interesate, R - 04 ROF Comisiei pentru reforme, dezvoltare, finan are i calitate a Senatului Universit ii Vasile Alecsandri din Bac u, R - 05 ROF Comisiei pentru programe de studii, perfec ionarea i evaluarea personalului didactic i activit i studen e ti a Senatului Universit ii Vasile Alecsandri din Bac u, R - 06 ROF Comisiei pentru cercetare tiin ific i rela ii interna ionale- CCSRI a Senatului Universit ii "Vasile Alecsandri" din Bac u, R - 07 ROF Comisiei pentru rela ii cu mass-media i de promovare a imaginii Universit ii Analiza cerin elor referitoare la competen ele care trebuie dobândite Conducerea UB stabile te metodologia de analiz a cerin elor referitoare la competen ele care trebuie dobândite de c tre studen i i responsabilit ile implicate în aceast analiz. În cadrul analizei se urm re te s se asigure: definirea i documentarea corespunz toare a cerin elor; corelarea cu analiza ofertei altor universit i, mai ales a universit ilor recunoscute ca lideri în domeniu, pe plan interna ional; evaluarea capabilit ii UB privind îndeplinirea cerin elor studen ilor i a altor i interesate. În acest scop sunt luate în considerare resursele disponibile, precum i perspectivele de dezvoltare ale UB, în raport cu obiectivele sale strategice. Înregistr rile referitoare la aceste analize se p streaz servind ca baz pentru evaluarea proceselor SIM ale Universit ii. Aceste înregistr ri se refer la analiza periodic a fiec rui program de studii (planul de înv mânt, fi a disciplinei i statul de func ii al departamentului, rapoarte de autoevaluare a programului de studii etc.) Documente de referin :, PO Monitorizarea integr rii Fi ier SIM/MSIM/Capitolul 7.doc

54 CAPITOLUL 7 REALIZAREA PRODUSELOR/ SERVICIILOR Pag./Total pag. 5/18 absolven ilor pe pia a muncii, PO Ini ierea, aprobarea, monitorizarea, îmbun irea i evaluarea periodic a programelor de studii, PO Elaborarea statului de func ii al departamentului, R - 04 ROF Comisiei pentru reforme, dezvoltare, finan are i calitate a Senatului Universit ii Vasile Alecsandri din Bac u, R - 05 ROF Comisiei pentru programe de studii, perfec ionarea i evaluarea personalului didactic i activit i studen ti a Senatului Universit ii Vasile Alecsandri din Bac u, R - 06 ROF Comisiei pentru cercetare tiin ific i rela ii interna ionale - CCSRI a Senatului Universit ii" Vasile Alecsandri" din Bac u, R - 07 ROF Comisiei pentru rela ii cu mass-media i de promovare a imaginii Universit ii Comunicarea cu studen ii i cu celelalte p i interesate Conducerea UB stabile te un sistem de comunicare permanent cu clien ii interni i externi i cu celelalte p i interesate, care s asigure: ob inerea tuturor informa iilor necesare cu privire la competen ele care trebuie dobândite; definirea corespunz toare a proceselor UB, luând în considerare cerin ele clien ilor i ale altor p i interesate; îmbun irea continu a acestor procese, pe baza feedback-lui informa ional de la clien i (inclusiv reclama iile acestora), cu privire la desf urarea proceselor. Documente de referin :, PS 09 Comunicare, participare i consultare. 7.3 PROIECTAREA I DEZVOLTAREA PROCESELOR UB Elaborarea i îmbun irea programelor de studii Planificarea elabor rii i îmbun irii planurilor de înv mânt. Planificare La înfiin area unui program de studii se analizeaz beneficiul pe care acesta îl aduce studen ilor/cursan ilor i cerin ele pie ei for ei de munc. Înfiin area/îmbun irea unui program de studii are în vedere scopul i durata acestuia, num rul de studen i i resursele umane i financiare disponibile pentru sus inerea acestuia, inând cont de aspectele de mediu i securitatea muncii. Asigurarea resurselor umane, materiale i financiare necesare parcurgerii unui program de studii implic respectarea cerin elor impuse de clien i, cerin elor legale i reglementate i cerin elor p ilor interesare. La evaluarea necesit ilor se ine seama de modul în care studen ii/cursan ii reu esc s se integreze pe pia a muncii, precum i de eficacitatea sistemului. Evalu rile includ cerin e de performan poten iale sau reale pentru a determina: modul în care educa ia îi ajut pe studen i/cursan i s dobândeasc competen e profesionale, abilit i i competen e transversale; modul în care sunt îndeplinite cerin ele noi; ce m suri specifice ale eficacit ii educa iei sunt adecvate; care abilit i corespund fi elor disciplinelor. Aceste evalu ri furnizeaz informa ii care sunt utilizate în procesul de analiz a programului de studii. Raportul de autoevaluare a programului de studii furnizeaz elementele de intrare pentru elaborarea tuturor documentelor aferente acestuia (planul de înv mânt, state de func ii, fi ele disciplinelor, orare, fi ele de Fi ier SIM/MSIM/Capitolul 7.doc

55 CAPITOLUL 7 REALIZAREA PRODUSELOR/ SERVICIILOR Pag./Total pag. 6/18 competen e, suporturi de curs, seminar, laboratoare, îndrumare de practic etc.). Conducerea UB planific i ine sub control procesul de proiectare i dezvoltare a programului de studii, stabilind în acest scop: metodologia elabor rii planurilor de înv mânt/ fi elor disciplinelor/statelor de func ii; etapele elabor rii acestor documente; modalitatea de verificare i validare pentru fiecare etap ; responsabilit ile i competen ele decizionale cu privire la aceste activit i. Activit ile de elaborare i îmbun ire a programelor de studii sunt desf urate de c tre persoane ce au competen ele cerute pentru asemenea activit i i c rora li se aloc toate resursele necesare. Conducerea UB asigur inerea sub control a interfe elor organizatorice dintre diferitele entit i func ionale implicate în procesul elabor rii i îmbun irii programelor de studii, astfel încât s se asigure o comunicare eficient între entit ile respective. Informa iile necesare pentru elaborarea programelor de studii sunt documentate i transmise celor implica i în acest proces. Aceste informa ii sunt analizate cu regularitate la nivelul consiliului facult ii, pentru fundamentarea corespunz toare a deciziilor Elementele de intrare în procesul elabor rii i îmbun irii programelor de studii Cerin ele referitoare la competen ele care trebuie ob inute sunt identificate, documentate i analizate, rezultatele analizelor fiind înregistrate. Aceste cerin e, reprezentând datele de intrare ale procesului elabor rii i îmbun irii programelor de studii, sunt definite luând în considerare: cerin ele studen ilor i ale altor p i interesate referitoare la competen ele profesionale i sociale a teptate; feedback-ul informa ional de la studen i i alte p i interesate privind programele de studii derulate anterior; rezultatele analizelor efectuate privind programele de studii ale altor universit i performante (din România i din alte ri); cerin ele care decurg din reglement rile aplicabile; informa ii ob inute din procesele anterioare de elaborare a programelor de studii Elemente de ie ire ale procesului elabor rii i îmbun irii programelor de studii Aceste date sunt documentate astfel încât s permit verificarea îndeplinirii cerin elor care au reprezentat datele de intrare ale procesului elabor rii i îmbun irii programului de studii. Toate documentele componente ale programului de studii (planuri de înv mânt, fi ele disciplinelor, statele de func ii, suporturile de curs, orarele etc.) sunt analizate i aprobate înainte de a fi difuzate. Conducerea UB urm re te ca datele de ie ire ale procesului elabor rii i îmbun irii programului de studii: s satisfac cerin ele definite ca date de intrare; s furnizeze informa iile necesare pentru desf urarea procesului didactic i a proceselor conexe; s defineasc competen ele; s con in sau s fac referire la criteriile de acceptare a competen elor care Fi ier SIM/MSIM/Capitolul 7.doc

56 CAPITOLUL 7 REALIZAREA PRODUSELOR/ SERVICIILOR Pag./Total pag. 7/18 sunt furnizate Analiza procesului de îmbun ire a programelor de studii Conform metodologiei stabilite, conducerea UB efectueaz analize periodice, oficiale, ale procesului de îmbun ire a programelor de studii, în fiecare dintre etapele acestui proces pentru: evaluarea capabilit ii planurilor de înv mânt de a satisface cerin ele definite; identificarea oric ror probleme i stabilirea m surilor corective necesare. Rezultatele acestor analize sunt înregistrate i p strate în Raportul de autoevaluare a programului de studii Verificarea programului de studii Programele de studii aflate în faz de proiect sunt verificate pentru a se stabili în ce m sur corespund cerin elor definite. Înregistr rile cu privire la aceste verific ri i cele referitoare la activit ile întreprinse sunt p strate Autorizarea/acreditarea programului de studii Validarea intern a unui program de studii este realizat prin aprobarea planurilor de înv mânt, statelor de func ii, fi elor disciplinelor, orarelor, suporturilor de curs, seminar, îndrumarelor de laborator, suportului de practic etc. conform metodologiei definite de c tre conducerea UB. Înregistr rile cu privire la aceste aprob ri i cele referitoare la ac iunile întreprinse sunt p strate. Validarea extern este reprezentat prin autorizarea/ acreditarea programului de studii de c tre Comisia de Evaluare ARACIS Îmbun irea programului de studii Toate modific rile ulterioare autoriz rii/acredit ri programului de studii sunt documentate, analizate i aprobate de Directorul de Departament i Consiliul Facult ii, înainte de a fi implementate. Analiza modific rilor include evaluarea efectului acestora asupra competen elor care trebuie furnizate. Înregistr rile cu privire la aceste modific ri i cele referitoare la ac iunile întreprinse sunt p strate. Documente de referin : MSIM O1, PO Ini ierea, aprobarea, monitorizarea, îmbun irea i evaluarea periodic a programelor de studii, Standarde i proceduri ARACIS; R Regulament pentru asigurarea calit ii programelor de colaborare interacademic, integrare na ional i interna ional, R Regulament privind ini ierea i evaluarea periodic a programelor de studii Activitatea de cercetare tiin ific Planificarea elabor rii i îmbun irii planurilor de cercetare Conducerea UB planific i ine sub control procesul de proiectare i dezvoltare a planurilor de cercetare, stabilind în acest scop: metodologia elabor rii planurilor de cercetare; etapele elabor rii planurilor de cercetare; modalitatea de verificare i validare pentru fiecare etap ; responsabilitatea i competen ele decizionale cu privire la aceste activit i. Fi ier SIM/MSIM/Capitolul 7.doc

57 CAPITOLUL 7 REALIZAREA PRODUSELOR/ SERVICIILOR Pag./Total pag. 8/18 Activit ile de elaborare i îmbun ire a planurilor de cercetare sunt desf urate de c tre persoane având competen ele cerute pentru asemenea activit i i rora Ii se aloc toate resursele necesare. Conducerea UB asigur inerea sub control a interfe elor organizatorice dintre diferitele entit i func ionale implicate în procesul elabor rii i îmbun irii planurilor de cercetare, astfel încât s se asigure o comunicare eficient între entit ile respective. Informa iile necesare pentru elaborarea i îmbun irea planurilor de cercetare sunt documentate i transmise celor implica i în acest proces. Aceste informa ii sunt analizate cu regularitate la nivelul UB, pentru fundamentarea corespunz toare a deciziilor Date de intrare în procesul elabor rii i îmbun irii planurilor de cercetare Cerin ele referitoare la competen ele care trebuie ob inute sunt identificate, documentate i analizate, rezultatele analizelor fiind înregistrate. Aceste cerin e, reprezentând datele de intrare ale procesului elabor rii i îmbun irii planurilor de cercetare, sunt definite luând în considerare: cerin ele MEN, ale studen ilor i ale altor p i interesate referitoare la competen ele profesionale i sociale a teptate; feedback-ul informa ional de la MEN, studen i i alte p i interesate privind planurile de cercetare anterior implementate; rezultatele analizelor efectuate privind planurile de cercetare ale altor universit i performante (din România i din alte ri); cerin ele care decurg din reglement rile aplicabile; informa ii ob inute din procesele anterioare de elaborare a planurilor de cercetare Date de ie ire ale procesului elabor rii i îmbun irii planurilor de cercetare Aceste date sunt documentate astfel încât s permit verificarea îndeplinirii cerin elor care au reprezentat datele de intrare ale procesului elabor rii i îmbun irii planurilor de cercetare. Documentul care con ine datele de ie ire ale procesului de cercetare (planul de cercetare) este analizat i aprobat înainte de a fi difuzat. Conducerea UB urm re te ca datele de ie ire ale procesului de elaborare i îmbun ire a planurilor de cercetare: s satisfac cerin ele definite ca date de intrare; s furnizeze informa iile necesare pentru desf urarea procesului de cercetare tiin ific ; s defineasc competen ele care sunt furnizate prin planurile de cercetare proiectate; s con in sau s fac referire la criteriile de acceptare a competen elor furnizate Analiza procesului elabor rii i îmbun irii planurilor de cercetare Conform metodologiei stabilite, conducerea UB efectueaz analize periodice, oficiale, ale procesului elabor rii i îmbun irii planurilor de cercetare, în fiecare dintre etapele acestui proces pentru: Fi ier SIM/MSIM/Capitolul 7.doc

58 CAPITOLUL 7 REALIZAREA PRODUSELOR/ SERVICIILOR Pag./Total pag. 9/18 evaluarea capabilit ii planurilor de cercetare de a satisface cerin ele definite; identificarea oric ror probleme i stabilirea m surilor corective necesare. Rezultatele acestor analize sunt înregistrate i p strate prin procesul-verbal de analiz a procesului de elaborare i îmbun ire a planurilor de cercetare Verificarea proiectului planurilor de cercetare Planurile de cercetare aflate în faz de proiect sunt verificate pentru a se stabili în ce m sur corespund cerin elor definite. Înregistr rile cu privire la aceste verific ri i cele referitoare la activit ile întreprinse sunt p strate (PO Elaborarea planului de cercetare ) Validarea planurilor de cercetare Validarea are loc prin aprobarea planurilor de cercetare, care se realizeaz conform metodologiei definite de c tre conducerea UB. Înregistr rile cu privire la aceste aprob ri i cele referitoare la ac iunile întreprinse sunt p strate Modificarea planurilor de cercetare Toate modific rile ulterioare aprob rii planurilor de cercetare sunt identificate, documentate, analizate i aprobate de c tre persoane autorizate, înainte de a fi implementate. Analiza modific rilor include evaluarea efectului acestora asupra competen elor care trebuie furnizate. Înregistr rile cu privire la aceste modific ri i cele referitoare la ac iunile întreprinse sunt p strate. Documente de referin :, PO Evaluarea cadrelor didactice, PO Elaborarea planului de cercetare, Standarde i proceduri ARACIS, PO Organizarea activit ii de cercetare ; PO Desf urarea activit ii de cercetare, R Regulament de evaluare a performan elor în cercetare a cadrelor didactice de la Universitatea Vasile Alecsandri din Bac u, R ROF al comisiei pentru reforme, dezvoltare, finan are i calitate a Senatului Universit ii Vasile Alecsandri din Bac u. 7.4 APROVIZIONARE Acoperirea posturilor vacante din statul de func ii Ocuparea posturilor vacante se face cu prioritate cu prioritate prin concurs intern de dosare de c tre personalul didactic sau de cercetare din acela i domeniu, din departament/ coal doctoral sau din facultate, cu respectarea condi iilor impuse de legile i regulamentele în vigoare. În condi iile în care în Universitate nu sunt speciali ti disponibili pentru efectuarea anumitor activit i didactice, posturile pot fi ocupate cu caracter temporar de c tre personal didactic asociat, cu respectarea condi iilor impuse de legile i regulamentele în vigoare. Cererile de ocupare a posturilor vacante se discut de c tre consiliul departamentului. În urma discu iei este întocmit lista cu privire la Fi ier SIM/MSIM/Capitolul 7.doc

59 CAPITOLUL 7 REALIZAREA PRODUSELOR/ SERVICIILOR Pag./Total pag. 10/18 ocuparea posturilor vacante prin plata cu ora care este supus aprob rii Consiliului facult ii i avizat de c tre Senat Selectarea cadrelor didactice asociate Ocuparea unor posturi didactice sau de cercetare vacante de c tre personal asociat extern se poate face pe perioada determinat, prin concurs deschis, organizat la nivelul departamentului/ colii doctorale/centrului de cercetare în baza reglement rilor în vigoare. Personalul didactic i de cercetare asociat trebuie s i înscrie rezultatele tiin ifice ob inute în perioada activit ii la Universitatea Vasile Alecsandri din Bac u în palmaresul acesteia. Rezultatele selec iei de la nivelul departamentului sunt supuse aviz rii Consiliului facult ii i validate de Senat Evaluarea cadrelor didactice asociate Conform metodologiei stabilite, conducerea UB efectueaz periodic evaluarea cadrelor didactice asociate, pentru: stabilirea strategiei de preg tire i perfec ionare a personalului; determinarea performan elor profesionale ale angaja ilor în timp, în vederea anticip rii evolu iei carierei profesionale a acestora Rezultatele acestor analize sunt înregistrate i p strate prin raportul de evaluare a cadrelor didactice asociate Procesul de aprovizionare cu produse/ alte servicii Prin procesul de aprovizionare desf urat în cadrul Universit ii se asigur conformitatea acestora cu cerin ele de aprovizionare specificate. Tipul i amploarea controlului efectuat asupra furnizorilor i asupra produselor/altor servicii aprovizionate depinde de tipul produsului, de impactul produsului/ serviciului aprovizionat asupra calit ii produsului/ lucr rii final (e) i, dup caz, de înregistr rile referitoare la capabilitatea i performan ele furnizorului, demonstrate anterior. Aprovizionarea se face pe baz de licita ie (conform cerin elor legale în vigoare) sau prin achizi ie direct sau cerere de ofert, caz în care se evalueaz capabilitatea furnizorilor de a livra produse/ servicii conforme cu cerin ele, eficacitatea sistemului integrat de management i performan ele anterioare (evalu ri f cute pe baz de chestionare, audituri, înregistr ri etc.). Procesul de aprovizionare i selec ie a furnizorilor (prin achizi ie direct ) se face dup criterii care includ una sau mai multe din urm toarele: inspectarea produsului/ serviciului aprovizionat de c tre comisia de recep ie din cadrul Universit ii la primire; supravegherea furnizorului din punct de vedere al conformit ii cu cerin ele de aprovizionare ale Universit ii; verificarea modului în care func ioneaz SIM la furnizor i dac acesta este în conformitate cu standardul de referin aplicat. Includerea furnizorilor de produse i servicii, în "Lista furnizorilor accepta i" se Fi ier SIM/MSIM/Capitolul 7.doc

60 CAPITOLUL 7 REALIZAREA PRODUSELOR/ SERVICIILOR Pag./Total pag. 11/18 face dup evaluarea aptitudinii lor de a satisface cerin ele UB, în conformitate cu criteriile stabilite. Înregistr rile referitoare la rezultatele evalu rilor/ reevalu rilor i cele cu privire la ac iunile corective necesare sunt p strate o perioad determinat Informa ii referitoare la aprovizionarea cu materiale/ produse/ alte servicii Documentele de aprovizionare sunt analizate i aprobate înainte de emitere, pentru a se stabili dac cerin ele sunt definite corespunz tor în specifica ii, dac exist cerin e referitoare la procese, instruc iuni referitoare la inspec ie, inclusiv cerin e referitoare la aprobarea procedurilor, a echipamentelor pentru procese, a personalului i cele referitoare la sistemul integrat de management, dup caz Verificarea materialelor/ produselor/ serviciilor achizi ionate Toate produsele/ serviciile achizi ionate sunt supuse verific rilor la recep ie, conform prevederilor contractuale, la furnizor sau în cadrul UB, înainte de a fi acceptate, fiind verificate i documentele înso itoare. eful biroului achizi ii publice este r spunz tor pentru asigurarea verific rii adecvate a produselor achizi ionate. Atunci când Universitatea sau clientul inten ioneaz s efectueze verificarea la sediul furnizorului, ace tia specific în informa iile de aprovizionare (contract, comand ) în elegerile referitoare la verificare i metoda de eliberare a produsului/serviciului. Comisia de recep ie r spunde de asigurarea verific rii adecvate a produsului/ serviciului aprovizionat. efii de compartimente r spund de precizarea în documentele de aprovizionare a tuturor condi iilor i referirea la specifica iile cu care produsul/ serviciul aprovizionat s fie conform. RCMSSO-SU este r spunz tor pentru evaluarea/ reevaluarea i selectarea furnizorilor. Documente de referin :, PO Procesul de ocupare a posturilor didactice, R Regulament privind ocuparea posturilor didactice i de cercetare în Universitatea Vasile Alecsandri din Bac u PO Aprovizionarea, PO Desf urarea procesului de achizi ii publice i urm rirea derul rii contractelor, PO Desf urarea procesului de investi ii, reabilit ri i repara ii. 7.5 FURNIZAREA DE SERVICII I PRODUSE inerea sub control a procesului educa ional Managementul la cel mai înalt nivel (Consiliul de administra ie, Senatul, Consiliile Facult ilor, Directorii de Departamente) în cooperare cu cadrele didactice identific subiectele i temele generale ale materiei de studiu de predat, metodele de instruc ie general acceptate i stabile te m suri acceptate pentru determinarea conformit ii cu obiectivele înv rii. În cadrul UB, procesul didactic se desf oar în mod planificat i este inut permanent sub control, astfel încât s permit ob inerea competen elor Fi ier SIM/MSIM/Capitolul 7.doc

61 CAPITOLUL 7 REALIZAREA PRODUSELOR/ SERVICIILOR Pag./Total pag. 12/18 profesionale, transversale i abilit ile a teptate de c tre studen i/cursan i i alte i interesate. În acest sens, exist dovezi obiective c factorii care pot influen a calitatea procesului educa ional sunt inu i sub control. Documentele care prev d modalitatea de inere sub control a procesului educa ional sunt elaborate astfel încât s se asigure, dup caz: disponibilitatea informa iilor referitoare la competen ele a teptate; disponibilitatea procedurilor opera ionale referitoare la procesul educa ional; inerea sub control a procesului de desf urare, validare i administrare a programelor de studii derulate în cadrul Universit ii; programarea/desf urarea activit ilor didactice pe baza unor regulamente/metodologii/proceduri opera ionale; disponibilitatea i utilizarea corespunz toare a resurselor necesare pentru desf urarea procesului educa ional (resursa uman, materiale didactice, echipamente, mediu de lucru); disponibilitatea manualelor pentru practic în laboratoare i centre de cercetare; disponibilitatea s lilor de curs, seminar, laborator, bibliotec i alte spa ii similare; disponibilitatea sistemului de monitorizare a procesului educa ional, astfel încât s se asigure permanent conformitatea cu standardele i cu alte documente de referin stabilite; definirea clar a criteriilor de evaluare i validare a procesului educa ional; eliberarea diplomelor de absolvire. Aptitudinile, cuno tin ele, abilit ile i capacitatea studen ilor sunt evaluate pentru ca Universitatea s se asigure c procesul educa ional s-a desf urat la un nivel adecvat i într-un ritm adecvat. Materialele promo ionale, suporturile de curs i alte articole i lucr ri elaborate în cadrul Universit ii stabilesc în mod clar ce educa ie, instruire i experien anterioar se coreleaz cu necesit ile de înv are a studen ilor. Absen a cerin elor specifice de admitere nu exclud o evaluare a necesit ilor individuale ale studen ilor care este apoi utilizat pentru a adapta procesul educa ional la acele necesit i individuale. Este stabilit la nivel de Universitate o baz de date care identific preg tirea real furnizat. Aceast baz de date include: registru matricol; fi a disciplinei; orarul grupelor de studiu; manualele de studiu i edi ia; liste cu numele personalului didactic, CV-urile acestora; materiale didactice; cuno tin e i experien anterioare relevante. Documente de referin :, PO Elaborarea statului de func iuni al departamentului, PO Ini ierea, aprobarea, monitorizarea, îmbun irea i evaluarea periodic a programelor de studii, PO Procesul de selectare a candida ilor, PO Desf urarea activit ilor didactice, PO Desf urarea activit ilor practice, PO Evaluarea studen ilor i cursan ilor, PO Desf urarea examenului de finalizare a studiilor, PO Fi ier SIM/MSIM/Capitolul 7.doc

62 CAPITOLUL 7 REALIZAREA PRODUSELOR/ SERVICIILOR Pag./Total pag. 13/ Aprovizionarea, PO Evaluarea satisfac iei studen ilor i a altor p i interesate, PO Monitorizarea integr rii absolven ilor pe pia a muncii i la ciclu de master, PO Evaluarea cerin elor pie ei for ei de munc, PO Procesul de evaluare a cadrelor didactice,, PO Organizarea, func ionarea i gestionarea bibliotecii, R - 04 ROF Comisiei pentru reforme, dezvoltare, finan are i calitate a Senatului Universit ii Vasile Alecsandri din Bac u, R - 05 ROF Comisiei pentru programe de studii, perfec ionarea i evaluarea personalului didactic i activit i studen e ti a Senatului Universit ii Vasile Alecsandri din Bac u, R - 06 ROF Comisiei pentru cercetare tiin ific i rela ii interna ionale - CCSRI a Senatului Universit ii "Vasile Alecsandri" din Bac u, R Regulament privind activitatea didactic i profesional a studen ilor din Universitatea Vasile Alecsandri din Bac u, R Regulament de aplicare a creditelor transferabile, R Regulament de admitere a studen ilor interna ionali, R Regulament de acordare a burselor pentru studen ii români ; R Regulament de func ionare a biroului de programe comunitare în domeniul educa iei i form rii profesionale Validarea procesului educa ional Toate activit ile corespunz toare procesului educa ional, desf urate în cadrul UB sunt aprobate de c tre Consiliul de Administra ie i/sau Senatul UB, odat cu autorizarea/acreditarea programelor de studii i a procedurilor referitoare la acest proces. Dup aprobare, activit ile respective sunt considerate validate. Validarea procesului educa ional include, dup caz: autorizarea/acreditarea programelor de studii; aprobarea echipamentelor i calific rilor personalului didactic; note de curs i lucr ri scrise/ referate, lucr ri de laborator; înregistr ri ale datelor i frecven a revalid rilor. Revalidarea activit ilor corespunz toare procesului educa ional are loc odat cu reacreditarea programelor de studii i a procedurilor referitoare la aceste activit i. Documente de referin :, PO Ini ierea, aprobarea, monitorizarea, îmbun irea i evaluarea periodic a programelor de studii, PO Evaluarea studen ilor i cursan ilor, Standarde specifice ARACIS, R Regulament privind activitatea didactic i profesional a studen ilor din Universitatea Vasile Alecsandri din Bac u Identificare i trasabilitate Identificarea i trasabilitatea informa iilor relevante rezultate din procesele educa ional i de cercetare, includ: curriculele, cursurile, codurile unitare; înregistr ri privind identificarea studen ilor; orarele grupelor de studii; manuale/ note; echipamente de laborator; contracte de cercetare. În cadrul UB, competen ele dobândite de c tre studen i sunt identificate prin metode corespunz toare, pe întreaga durat a procesului educa ional. Fi ier SIM/MSIM/Capitolul 7.doc

63 CAPITOLUL 7 REALIZAREA PRODUSELOR/ SERVICIILOR Pag./Total pag. 14/18 În regulamente, metodologii i proceduri opera ionale sunt precizate mijloacele prin care se identific conformitatea/ neconformitatea competen elor, determinat în urma evalu rii studen ilor, precum i înregistr rile care se vor p stra cu privire la aceste competen e. În cadrul Ub se folose te un sistem unitare de codificare care ine cont de organigrama Universit ii i este extins la nivelul facult ilor i departamentelor, programelor de studii, planurilor de înv mânt, statelor de func ii în consecin, fi elor disciplinelor. Documente de referin :, PO Identificarea proceselor, PO Procesul de selec ie a candida ilor, PO Desf urarea activit ilor didactice, PO Desf urarea activit ii de practic, PO Evaluarea studen ilor i cursan ilor, PO Desf urarea examenului de finalizare a studiilor, PO Evaluarea satisfac iei studen ilor i a altor p i interesate, PO Monitorizarea integr rii absolven ilor pe pia a muncii i la ciclu de master, PO Evaluarea cerin elor pie ei for ei de munc Proprietatea clientului În cadrul procesului educa ional proprietatea clientului o reprezint documentele din dosarul de admitere al fiec rui student/cursant. Aceste documente constau în: documente predate de studen i cum ar fi certificate, diplome ale nivelurilor colare anterioare, documente personale de identitate (certificate de na tere, acte de identitate) i alte acte similare, în original i copii legalizate; acorduri referitoare la proprietatea intelectual ; examin ri, studii i certificate medicale ale studen ilor; examene, teste sau lucr ri scrise sus inute de studen i; cereri, înregistr ri sau documente predate de studen i pentru înregistrarea lor sau reînnoirea înregistr rii lor; înregistr ri i documente ale istoricului instruirii studen ilor; echipamente de inute în proprietate de c tre studen i/ cursan i; facilit i pentru cursuri furnizate în loca iile clientului. Proprietatea clientului include elemente cum ar fi manuale de studiu, studii de caz, facilit i pentru educa ia special, computere, software sau facilit i furnizate de agen i economici care achizi ioneaz instruire pentru angaja i. Dac este cazul pot fi stabilite specifica ii pentru materialele furnizate, ca s se asigure adecvarea pentru utilizare în cadrul instruirilor. UB trateaz cu grij documentele puse la dispozi ie de c tre clien i pe perioada când acestea se afl sub controlul departamentelor Universit ii sau sunt utilizate de acestea. UB identific, verific, protejeaz i p streaz în siguran proprietatea clientului pus la dispozi ie, pentru a fi utilizat sau încorporat în produs. Dac proprietatea clientului este pierdut, deteriorat sau inapt pentru utilizare, acest lucru este adus la cuno tin a clientului i sunt men inute înregistr ri P strarea produsului în cadrul universit ii Universitatea ia în considerare p strarea documentelor didactice aferente fiec rui program de studii (planurile de înv mânt, statele de func ii, fi ele disciplinelor), Fi ier SIM/MSIM/Capitolul 7.doc

64 CAPITOLUL 7 REALIZAREA PRODUSELOR/ SERVICIILOR Pag./Total pag. 15/18 curriculele i materialele tip rite sau electronice (c i, note de curs, CD-uri, programe pe calculator, dosare etc.), lucr ri de cercetare. De asemenea, mai pot fi incluse i materiale folosite în procesele educa ional i de cercetare: substan e chimice pentru laboratoare, materii prime i materiale procesate, produse cu valabilitate limitat pentru scopuri didactice sau lucr ri de cercetare. În UB p strarea produsului se refer la p strarea i asigurarea integrit ii materialelor didactice, inclusiv în biblioteci, s li de lectur i laboratoare. strarea include identificarea unic, manipularea, depozitarea i protejarea, precum i ambalarea pe timpul transportului de la o loca ie la alta (atunci când este cazul). 7.6 INEREA SUB CONTROL A ECHIPAMENTELOR DE M SURARE I MONITORIZARE În UB inerea sub control a echipamentelor de m surare i monitorizare se aplic : În cadrul procesului educa ional - tematicii i subiectelor de examen, indiferent de forma lor (bilete de examen, teste gril etc.) i aparatelor de m sur i control folosite în activitatea de cercetare tiin ific. inerea sub control a acestora presupune evaluarea i aprobarea tematicii i subiectelor de examen dup cum urmeaz : evaluarea i aprobarea tematicii i subiectelor pentru sus inerea examenului scris i a probei de verificare de c tre Directorul de Departament; evaluarea i aprobarea tematicii pentru examenul de licen de c tre Consiliul facult ii, respectiv de c tre decan; evaluarea i aprobarea tematicii pentru finalizarea cursurilor de studii aprofundate, inclusiv a cursurilor de masterat, de c tre Directorul de departament; evaluarea i aprobarea tematicii pentru finalizarea cursurilor postuniversitare de c tre Directorul de Departament; evaluarea i aprobarea tematicii pentru examenul de admitere la doctorat de tre consiliul studiilor universitare de doctorat. Evaluarea i aprobarea tematicii de examen se consemneaz în procese-verbale care se p streaz la decan/ director de departament/ coala doctoral timp de 12 luni. Aparatele de m sur i control utilizate în realizarea lucr rilor de cercetare trebuie verificate periodic în vederea asigur rii validit ii rezultatelor ob inute. Verificarea aparatelor se face, dup caz, prin verificare metrologic sau etalonare sau printr-o procedur cuprins într-o instruc iune de lucru În cadrul procesului de cercetare pentru a furniza dovezi ale conformit ii produsului/studiului de cercetare grupul de cercetare identific m sur rile i monitoriz rile ce trebuie efectuate. Centrul de cercetare care pune la dispozi ie aparate/ echipamente care trebuie verificate metrologic se asigur c monitoriz rile i m sur torile sunt executate într-un mod care este în concordan cu cerin ele specificate. Atunci când este necesar s se asigure rezultate valide, aparatele/ echipamentele de m surare sunt: etalonate sau verificate la intervale specificate sau înainte de utilizare în raport cu etaloane trasabile pân la etaloane na ionale sau interna ionale; Fi ier SIM/MSIM/Capitolul 7.doc

65 CAPITOLUL 7 REALIZAREA PRODUSELOR/ SERVICIILOR Pag./Total pag. 16/18 ajustate sau reajustate, dup cum este necesar; identificate pentru a putea determina stadiul etalon rii sau verific rii; asigurate împotriva ajust rilor care ar putea invalida rezultatul m sur rii; protejate împotriva distrugerii i deterior rii în timpul manipul rii, între inerii i depozit rii. Atunci când un aparat/ echipament de m surare este g sit neconform cu cerin ele, persoana responsabil evalueaz i înregistreaz validitatea rezultatelor sur torilor anterioare, întreprinde ac iuni adecvate asupra produsului afectat i asupra aparatului/ echipamentului în cauz, conform procedurii PS 03 Controlul produsului i serviciului neconform, neconformit i, ac iuni corective i preventive. Persoana responsabil la nivel de departament ine eviden a tuturor aparatelor/ echipamentelor de m surare i asigur men inerea înregistr rilor referitoare la rezultatele etalon rii i verific rii acestora. Când se utilizeaz software-ul pentru monitorizarea i m surarea cerin elor specificate, pentru a satisface utilizarea inten ionat, capabilitatea software-ului se confirm înainte de prima utilizare i se reconfirm dac este necesar Verific rile EMM-urilor care dep esc limitele dot rilor interne sunt efectuate pe baz de comand de c tre: produc torul echipamentului sau o reprezentan autorizat de acesta; firme specializate sau autorizate în conformitate cu legisla ia metrologiei; laboratoare autorizate sau acreditate; pentru fiecare echipament de m surare sau monitorizare din Universitate, RCMSSO men ine înregistr ri ale verific rilor metrologice efectuate; verific rile sau etalon rile trebuie s asigure trasabilitatea cu baza de etalonare utilizat, iar atunci când este aplicabil s asigure trasabilitatea pân la etaloanele na ionale sau interna ionale; la întocmirea planific rii verific rilor metrologice (ajustare sau reajustare) a echipamentelor de m surare, utilizate în cadrul centrului de cerceare, se ine seama de prevederile legale, iar pentru mijloacele de m surare la care nu se impune respectarea unor reglement ri, condi iile de verificare, ajustare sau reajustare sunt stabilite de proprietarul procesului Controlul stadiului de verificare metrologic în care se g se te echipamentul de surare i monitorizare se face prin: marcarea cu etichet corespunz toare, care are înscris data ultimei verific ri i data expir rii valabilit ii etalon rii; eviden a în lista echipamentelor de m surare i monitorizare; înregistr rile din buletinele de verificare emise de laboratoare autorizate/ acreditate. To i utilizatorii de echipamente de m surare i monitorizare au obliga ia de a le utiliza i p stra corespunz tor i de a le utiliza numai în perioada de valabilitate a verific rii metrologice În cazul în care un EMM este g sit necorespunz tor în urm verific rii metrologice, este de competen a compartimentului utilizator de a evalua eventualele consecin e asupra valabilit ii m sur torilor i încerc rilor anterioare i de a propune (dac este cazul) m surile corective necesare. Fi ier SIM/MSIM/Capitolul 7.doc

66 CAPITOLUL 7 REALIZAREA PRODUSELOR/ SERVICIILOR Pag./Total pag. 17/18 Depozitarea EMM-urilor se face în zone special amenajate astfel încât s se evite ajust rile care ar putea invalida rezultatul m sur rii sau s se evite degrad rile i deterior rile acestora. Atunci când clientul o cere, Universitatea îi poate pune la dispozi ie datele privitoare la EMM urile utilizate, pentru a verifica dac acestea sunt adecvate func ional. Dac un EMM este g sit în afara limitelor stabilite la verificare, proprietarul procesului, în care s-a g sit acest echipament, asigur înscrierea acestui fapt în documentul de urm rire a activit ii respective i asigur reluarea opera iilor de inspec ie, m surare i încercare anterioare pentru a valida rezultatele anterior ob inute. Echipamentul neconform nu este repus în utilizare pân când cauzele neconformit ii sale nu au fost eliminate i pân când echipamentul nu a fost verificat metrologic. Înregistr rile referitoare la verificarea metrologic a EMMurilor sunt men inute la RCMSSO de la nivelul compartimentului Înregistr ri ale etalon rii/verific rii Înregistr rile activit ii de etalonare/ verificare pentru toate EMM urile necesare pentru a furniza dovada conformit ii produsului cu cerin ele stabilite, inclusiv echipamentele proprietate a angajatului i clientului includ: identificarea echipamentelor, inclusiv etalonul de m surare în raport cu care a fost etalonat echipamentul; reviziile efectuate ca urmare a modific rilor tehnologice; orice citiri aflate în afara limitelor din specifica ii a a cum sunt primite pentru etalonare/ verificare; o evaluarea a impactului unei st ri în afara specifica iei; declara ii de conformitate cu specifica ia dup etalonare/ verificare; notificarea clientului în cazul livr rii unui produs suspect. Furnizorul de servicii metrologice specific perioada de valabilitate a acestora în condi ii normale de utilizare, între inere i p strare specificate de produc tor. Verific rile metrologice interne ale ublerelor i micrometrelor au la baz urm toarele criterii: în cazul utiliz rii normale verificarea se face la 3 ani, pentru EMM-urile mai noi de 5 ani; în cazul utiliz rii anormale (loviri, c deri, uzuri avansate din cauza folosirii intensive) i pentru scule mai vechi de 5 ani, verificarea se face ori de câte ori este nevoie Cerin e pentru laboratoare: a) Laborator intern. Universitatea nu dispune de laboratoare care s asigure trasabilitatea echipamentelor de monitorizare i m surare. Fiecare departament realizeaz o instruc iune de verificare a respect rii caracteristicilor EMM-urilor. b) Laborator extern. Facilit ile laboratorului extern utilizat de Universitate pentru a realiza serviciile de încercare sau etalonare are definit domeniul laboratorului i include capabilitatea de a realiza serviciile cerute. Organiza ia de ine dovada c laboratorul este acceptabil pentru client i are un SM acreditat în conformitate cu SR EN ISO/CEI 17025/2005 sau cu un echivalent na ional. Documente de referin :, PS 03 Controlul produsului i serviciului neconform, neconformit i, ac iuni corective i preventive, PS 04 Prevederi Fi ier SIM/MSIM/Capitolul 7.doc

67 CAPITOLUL 7 REALIZAREA PRODUSELOR/ SERVICIILOR Pag./Total pag. 18/18 legale i alte cerin e aplicabile, evaluarea conform rii cu cerin ele legale i alte cerin e, PO Desf urarea activit ii de cercetare, PO Elaborarea lucr rilor de cercetare, PO Procesul de tratare a reclama iilor i sesiz rilor. Fi ier SIM/MSIM/Capitolul 7.doc

68 CAPITOLUL 8 MÃSURARE, ANALIZÃ I ÎMBUNÃTÃ IRE Pag./Total pag. 1/9 8.1 ASPECTE GENERALE În cadrul UB a fost definit un sistem de evaluare, de analiz i de îmbun ire a rezultatelor ob inute, în raport cu cerin ele clien ilor i ale altor p i interesate i cu cerin ele SIM. Activit ile de evaluare, analiz i de îmbun ire a rezultatelor sunt planificate i se urm re te permanent desf urarea acestora astfel încât s se asigure: demonstrarea conformit ii rezultatelor cu cerin ele clien ilor i ale altor p i interesate; asigurarea conformit ii SIM cu standardele de referin ; îmbun irea continu a eficacit ii SIM în realizarea obiectivelor stabilite. În acest scop au fost elaborate: PO Evaluarea satisfac iei studen ilor i a altor p i interesate ; PO Evaluarea cerin elor pie ei for ei de munc ; PO Analiza efectuat de management ; PS 02 Audit intern ; PS 07 Monitorizare i m surarea performan elor ; PS 08 Competen, instruire, con tientizare i control ; PS 10 Identificarea pericolelor, evaluarea riscurilor i stabilirea controalelor ; PS 11 Investigarea i analiza incidentelor ; PO Evaluarea studen ilor i cursan ilor ; PO Desf urarea examenului de finalizare a studiilor ; R - 05 ROF Comisiei pentru programe de studii, perfec ionarea i evaluarea personalului didactic i activit i studen ti a Senatului Universit ii Vasile Alecsandri din Bac u ; R Regulament privind activitatea didactic i activitatea profesional a studen ilor din Universitatea Vasile Alecsandri din Bac u - ciclul licen a ; R Regulament privind activitatea didactica si activitatea profesionala a studen ilor din Universitatea Vasile Alecsandri din Bac u - ciclul masterat); R E7R0 - Metodologia de organizare i desf urare a admiterii în ciclurile de studii universitare de licen, de master i de doctorat pentru anul universitar EVALUARE I MONITORIZARE Evaluarea satisfac iei studen ilor i a altor p i interesate În cadrul UB a fost definit i implementat un sistem de evaluare continu a satisfac iei studen ilor i a altor p i interesate, cu privire la competen ele dobândite i la calitatea resurselor i proceselor universit ii. În acest scop sunt luate în considerare urm toarele surse de informa ii: feedback-ul informa ional referitor la satisfac ia studen ilor i a altor p i interesate; informa ii privind oferta altor universit i. Feedback-ul informa ional referitor la satisfac ia studen ilor i a altor p i interesate este asigurat prin: comunicarea direct cu studen ii i alte p i interesate; Fi ier SIM/MSIM/Capitolul 8.doc

69 CAPITOLUL 8 MÃSURARE, ANALIZÃ I ÎMBUNÃTÃ IRE Pag./Total pag. 2/9 completarea unor chestionare de c tre studen i; evaluarea satisfac iei studen ilor i a altor p i interesate, la nivelul unor grupe int ; valorificarea unor studii publicate cu privire la satisfac ia studen ilor i a altor i interesate. Satisfac ia studen ilor i a altor p i interesate este evaluat i în raport cu oferta altor universit i, mai ales a celor de prestigiu, cu performan e deosebite, apelând în acest scop la benchmarking. Colectarea i prelucrarea acestor informa ii este asigurat prin utilizarea unor metode corespunz toare. Metodologia de evaluare a satisfac iei clien ilor i a altor p i interesate, responsabilit ile i competen ele decizionale implicate sunt definite în cadrul unor proceduri documentate. Aceste proceduri specific i frecven a analizelor efectuate. Rezultatele evalu rii satisfac iei clien ilor i a altor p i interesate sunt sintetizate i prezentate de RM, cu prilejul analizei SIM, efectuat de c tre conducerea Universit ii Vasile Alecsandri din Bac u, fiind stabilite m surile de îmbun ire necesare. Documente de referin :, PO Monitorizarea integr rii absolven ilor pe pia a muncii, PO Evaluarea satisfac iei studen ilor i a altor p i interesate ; PO Procesul de evaluare a cadrelor didactice ; PS 11 Investigarea i tratarea incidentelor ; PO Procesul de tratare a reclama iilor i sesiz rilor ; R Regulament privind activitatea didactic i activitatea profesional a studen ilor din Universitatea Vasile Alecsandri din Bac u - ciclul licen a, R Regulament privind activitatea didactica si activitatea profesionala a studen ilor din Universitatea Vasile Alecsandri din Bac u - ciclul masterat, R E7R0 - Metodologia de organizare i desf urare a admiterii în ciclurile de studii universitare de licen, de master i de doctorat pentru anul universitar ) Auditul intern al sistemului integrat de management În cadrul UB se desf oar audituri interne ale SIM, conform unui program anual, pentru a se stabili dac, sistemul integrat de management este conform cu cerin ele specificate i cu cele definite de standardele: SR EN ISO 9001:2008, SR ISO IWA 2:2009, SR EN ISO 14001:2005, SR OHSAS 18001:2008, SA 8000:2008 precum i standardele de management/ control intern la entit ile publice. Programul anual de audit este elaborat luând în considerare urm toarele aspecte: starea i importan a proceselor i zonelor care trebuie auditate, precum i rezultatele auditurilor anterioare; criteriile de audit, domeniul de aplicare, frecven a i metodele de audit utilizate; desemnarea personalului având calificarea necesar pentru efectuarea de audituri. Aceste persoane sunt independente de domeniul auditat, neavând responsabilit i directe în ceea ce prive te activitatea respectiv ; instruirea auditorilor în leg tur cu conducerea i desf urarea unui audit al SIM; rapoartele finale precizeaz neconformit ile, observa iile constatate, pe baza Fi ier SIM/MSIM/Capitolul 8.doc

70 CAPITOLUL 8 MÃSURARE, ANALIZÃ I ÎMBUNÃTÃ IRE Pag./Total pag. 3/9 unor dovezi obiective; rezultatele auditurilor sunt înregistrate i aduse la cuno tin a personalului cu responsabilit i în zona auditat ; managementul responsabil pentru zona auditat întreprinde f întârziere ac iuni pentru eliminarea deficien elor constatate în timpul auditului i a cauzelor acestora; activit ile de urm rire prin care se verific i înregistreaz implementarea i eficien a ac iunilor întreprinse; rezultatele auditurilor interne ale SIM i ale activit ilor de urm rire sunt difuzate i fac obiectul activit ilor de analiz efectuat de management. Metodologia auditurilor interne ale SIM, responsabilit ile i competen ele decizionale implicate sunt precizate în procedura de sistem PS 02 Audit intern. Se elaboreaz planul de audit, care precizeaz obiectivele auditului, criteriile de audit i zonele auditate. În rapoartele de audit sunt prezentate concluziile auditului, concluzii ce se clasific în neconformit i, observa ii i oportunit i de îmbun ire pe baza unor dovezi obiective. Rezultatele auditurilor sunt înregistrate i aduse la cuno tin personalului cu responsabilit i în zona auditat. Pentru neconformit i se întocme te RNACP cu precizarea cauzei apari iei neconformit ii, modul de rezolvarea al acesteia, ac iunile corective/ preventive stabilite i eficacitatea acestora. Persoanele având competen e decizionale pentru zona auditat întreprind f întârziere ac iunile necesare pentru eliminarea neconformit ilor constatate cu prilejul auditului SIM i a cauzelor acestora. Pentru observa ii este întocmit un plan de m suri în vederea urm ririi rezolv rii acestora. Activit ile de urm rire includ verificarea ac iunilor întreprinse i raportarea rezultatelor acestora. Rezultatele auditurilor interne ale SIM i ale activit ilor de urm rire sunt difuzate i fac obiectul analizei SIM efectuat de conducerea UB. Documente de referin :, PS 02 Audit intern Evaluarea i monitorizarea proceselor Desf urarea proceselor este urm rit i monitorizat prin intermediul documentelor specifice, conform procedurilor care detaliaz procesele specifice. Verificarea acestora se face în principal, prin audituri interne, controale sau inopinate i prin analizele efectuate de management. Pentru procesele care genereaz aspecte semnificative de mediu sunt stabili i indicatori opera ionali care permit cuantificarea performan ei de mediu la nivel de proces. Complementar, aspectele semnificative de mediu sunt luate prioritar în considerare la stabilirea obiectivelor i ac iunilor din cadrul programului de management, prin monitorizarea stadiului realiz rii obiectivelor i ac iunilor din cadrul programului de management, prin monitorizarea stadiului realiz rii obiectivelor i ac iunilor realizându-se i o monitorizare a proceselor i activit ilor cu impact semnificativ de mediu. Monitorizarea pericolelor i riscurilor are în vedere controale privind cunoa terea i aplicarea m surilor tehnice i organizatorice de securitate, dotarea i starea Fi ier SIM/MSIM/Capitolul 8.doc

71 CAPITOLUL 8 MÃSURARE, ANALIZÃ I ÎMBUNÃTÃ IRE Pag./Total pag. 4/9 echipamentului de protec ie, factorii de mediu care influen eaz starea de tate i securitate. Starea de s tate i securitate este analizat anual în cadrul analizei efectuate de management prin prezentarea raportului întocmit de medicul de medicina muncii în baza rezultatelor controalelor periodice ale lucr torilor. Evaluarea performan ei de mediu se efectueaz i pe baza indicatorilor de performan de mediu stabili i în cadrul UB. Procedurile PS 07 Monitorizarea i m surarea performan elor, PS 04 Prevederi legale i alte cerin e aplicabile, evaluarea conform rii cu cerin ele legale i alte cerin e, stabilesc indicatori, periodicitatea i responsabilit ile privind monitorizarea. intele sunt stabilite în cadrul analizei efectuate de management. Evaluarea performan ei SSO are în vedere monitorizarea pericolelor i riscurilor, controale privind cunoa terea i aplicarea m surilor tehnice i organizatorice de securitate, dotarea i starea echipamentului de protec ie, factorii mediului de lucru care influen eaz starea de s tate i securitate a lucr torilor. Starea de s tate i securitate este analizat anual în cadrul analizei efectuate de management în baza raportului întocmit de medicul de medicina muncii. Privind obiectivele, programele i planurile stabilite se urm re te îmbun irea continu a performan ei de mediu i SSO. Când rezultatele planificate nu sunt atinse, se întreprind corec ii i ac iuni corective, dup caz, pentru a se asigura conformitatea cu cerin ele de reglementare. Documente de referin :, PS 02 Audit intern, PS 03 Controlul produsului i serviciului neconform, neconformi i, ac iuni corective i preventive, PS 04 Prevederi legale i alte cerin e aplicabile, evaluarea conform rii cu cerin ele legale i alte cerin e, PS 05 Aspecte de mediu, metodologia de stabilire a impactului asupra mediului, PS 06 Preg tirea pentru situa ii de urgen i capacitate de r spuns, PS 07 Monitorizarea i m surarea performan elor, PS 10 Identificarea pericolelor, evaluarea riscurilor i stabilirea controalelor, PS 08 Competen, instruire, con tientizare i control, PO Analiza efectuat de management, PO Desf urarea activit ilor didactice, PO Desf urarea activit ilor practice, PO Evaluarea studen ilor i cursan ilor, PO Desf urarea activit ii de cercetare, R Codul de etic i deontologie profesional universitar al Universit ii Vasile Alecsandri din Bac u, R ROF UB, R ROI UB Evaluarea competen elor dobândite de c tre studen i i cursan i În cadrul UB se evalueaz i se monitorizeaz competen ele dobândite pentru a se stabili dac acestea corespund angajamentelor ini iale i cerin elor studen ilor i ale altor p i interesate. Procedurile documentate, care definesc metodologia de evaluare i monitorizare a competen elor sunt elaborate astfel încât s se asigure: definirea i utilizarea unor criterii unitare de evaluare a competen elor dobândite de c tre studen i; evaluarea unitar a competen elor la nivel de disciplin / an de studiu; înregistrarea unitar a rezultatelor procesului de evaluare/ monitorizare a Fi ier SIM/MSIM/Capitolul 8.doc

72 CAPITOLUL 8 MÃSURARE, ANALIZÃ I ÎMBUNÃTÃ IRE Pag./Total pag. 5/9 competen elor dobândite de c tre studen i la nivel de disciplin / an de studiu. Înregistr rile referitoare la procesul de evaluare i monitorizare a competen elor sunt gestionate potrivit metodologiilor i regulamentelor în vigoare. Documente de referin :, PO Desf urarea activit ilor didactice, PO Procesul de desf urare a activit ii de practic, PO Evaluarea studen ilor i cursan ilor, PO Desf urarea examenului de finalizare a studiilor, PO Monitorizarea integr rii absolven ilor pe pia a muncii, PO Evaluarea satisfac iei studen ilor i a altor p i interesate, PO Procesul de evaluare a cadrelor didactice, PS 11 Investigarea i tratarea incidentelor, PO Procesul de tratare a reclama iilor i sesiz rilor, R - 05 ROF Comisiei pentru programe de studii, perfec ionarea i evaluarea personalului didactic i activit i studen e ti a Senatului Universit ii Vasile Alecsandri din Bac u, R Regulament privind activitatea didactic i activitatea profesional a studen ilor din Universitatea Vasile Alecsandri din Bac u - ciclul licen a, R Regulament privind activitatea didactica si activitatea profesionala a studen ilor din Universitatea Vasile Alecsandri din Bac u - ciclul masterat, R E7R0 - Metodologia de organizare i desf urare a admiterii în ciclurile de studii universitare de licen, de master i de doctorat pentru anul universitar ). 8.3 INEREA SUB CONTROL A NECONFORMIT ILOR, INCIDENTE/ ACCIDENTE În cadrul UB se asigur inerea sub control a neconformit ilor conform PS 03 Controlul produsului i serviciului neconform, neconformit i, ac iuni corective i preventive. Prin activit ile de inere sub control a neconformit ilor se asigur : identificarea, documentarea, solu ionarea neconformit ilor i în tiin area entit ilor func ionale implicate; definirea responsabilit ilor pentru analiza neconformit ilor i a competen elor decizionale pentru solu ionarea acestora; stabilirea modului de solu ionare a neconformit ilor conform PS 03 astfel încât se asigure: - eliminarea neconformit ilor constatate prin m suri adecvate; - prevenirea apari iei acestor neconformit i în procesele ulterioare, prin ac iuni corective/ preventive, care s elimine cauzele care au generat neconformit ile respective. În cazul în care neconformit ile constatate se refer la documenta ia SIM, acestea se solu ioneaz prin corectarea/ reeditarea documentelor în cauz, respectându-se procedura PS 01 Controlul documentelor i înregistr rilor Tratarea neconformit ilor de mediu Neconformit ile de mediu pot fi: neîndeplinirea cerin elor standardului SR EN ISO 14001:2005; neîndeplinirea cerin elor documentelor SIM privind mediul; sesiz ri i reclama ii ale p ilor interesate privind aspectele de mediu ale UB; Fi ier SIM/MSIM/Capitolul 8.doc

73 CAPITOLUL 8 MÃSURARE, ANALIZÃ I ÎMBUNÃTÃ IRE Pag./Total pag. 6/9 nerespectarea cerin elor legale i alte cerin e la care UB a subscris, incidente i accidente de mediu. În cazul producerii unui incident sau accident de mediu se efectueaz o analiz, condus de RM, care are în vedere urm toarele: identificarea i corectarea neconformit ii i luarea m surilor de reducere a impactului asupra mediului; cauzele producerii incidentului sau accidentului; adecvarea documenta iei SIM; respectarea i adecvarea criteriilor de operare; respectarea i adecvarea cerin elor de monitorizare i control; evaluarea comunic rii cerin elor i instruirii lucr torilor; eficacitatea planului de interven ie aplicat; stabilirea i luarea ac iunilor de reducere a impactului asupra mediului. Neconformit ile de mediu sunt analizate de c tre RM, RCMSSO i conduc torul compartimentului/departamentului în care a ap rut neconformitatea, întocminduse RNACP. M surile stabilite sunt aprobate de Rector i sunt comunicate tuturor celor care au definite responsabilit i pentru implementarea ac iunilor stabilite. În urma analizei se stabile te un program de îmbun ire care are în vedere reducerea efectelor incidentului sau accidentului produs i prevenirea repet rii lui. Dac este cazul, este revizuit planul de interven ie. Întotdeauna, concluziile analizei sunt comunicate într-un cadru organizat tuturor lucr torilor Universit ii. În cazul incidentelor i accidentelor de mediu se aplic planurile de interven ie pentru situa ii de urgen i se informeaz RM Tratarea neconformit ilor privind SSO Neconformit ile SSO pot fi: neîndeplinirea cerin elor standardului SR OHSAS 18001:2008; neîndeplinirea cerin elor documentelor SIM privind SSO; sesiz ri i reclama ii ale p ilor interesate privind aspectele de SSO ale UB; nerespactarea cerin elor legale i alte cerin e la care UB a subscris; incidente i accidente de munc ale lucr torilor, personalului altor organiza ii care desf oar activit i pe teritoriul Universit ii sau în numele s u sau ale vizitatorilor. Neconformit ile sunt analizate de c tre RM, RCMSSO i conduc torul compartimentului/departamentului în care a ap rut neconformitatea, întocminduse RNACP. M surile stabilite sunt aprobate de rector i sunt comunicate tuturor celor care au definite responsabilit i pentru implementarea ac iunilor stabilite. Întotdeauna rezultatele analizei neconformit ilor constatate i riscurile datorate acestora sunt comunicate într-un cadru organizat întregului personal din zona/ zonele în care s-a constatat neconformitatea sau ar putea s apar aceea i neconformitate. În cazul incidentelor sau accidentelor de munc se aplic planurile de interven ie pentru situa ii de urgen i se informeaz autorit ile locale ITM, dac este cazul (conform H.G. 1425/2006 cu modific rile i complet rile ulterioare). În cazul producerii unui incident sau accident de munc se efectueaz o analiz care are în vedere: Fi ier SIM/MSIM/Capitolul 8.doc

74 CAPITOLUL 8 MÃSURARE, ANALIZÃ I ÎMBUNÃTÃ IRE Pag./Total pag. 7/9 identificarea i corectarea neconformit ii i luarea m surilor de reducere a consecin elor referitoare la SSO cauzele producerii incidentului sau accidentului; adecvarea documenta iei SIM; respectarea i adecvarea criteriilor de operare; respectarea i adecvarea cerin elor de monitorizare i control; evaluarea comunic rii cerin elor i instruirii angaja ilor; eficacitatea planului de interven ie aplicat. În urma analizei se stabile te un program de m suri de îmbun ire care are în vedere reducerea efectelor incidentului sau accidentului produs i prevenirea repet rii sale. Daca este cazul, este revizuit planul de interven ie Preg tirea pentru situa ii de urgen i capacitate de r spuns În cadrul UB a fost stabilit procedura PS 11 Investigarea i analiza incidentelor care reglementeaz modalitatea de identificare a unor posibile incidente, accidente i situa ii de urgen în domeniul mediului i SSO, precum i de organizare a capacit ii de r spuns la acestea, în scopul prevenirii i diminu rii impactului asupra mediului, securit ii i s ii personalului angajat, colaborator i a altor p i interesate. În cadrul Universit ii sunt întocmite planuri de interven ie în situa ii de urgen pentru situa iile identificate. Planul de interven ie se elaboreaz în scopul planific rii m surilor specifice pentru reducerea riscului asupra s ii lucr torilor, calit ii factorilor de mediu i integrit ii bunurilor materiale, în caz de evenimente deosebite, catalogate ca fiind situa ii de urgen. Instruirea lucr torilor în domeniul situa iilor de urgen este component a preg tirii profesionale i are drept scop însu irea cuno tin elor i formarea deprinderilor necesare în vederea prevenirii i reducerii efectelor negative ale situa iilor de urgen sau ale dezastrelor la locul de munc i în incinta UB. Sunt precizate, deasemenea, ac iunile ce se întreprind în timpul i ulterior producerii unor astfel de incidente/ accidente/ situa ii de urgen, în scopul îmbun irii continue a capacit ii de r spuns. Periodic (odat cu simularea) i dup fiecare incident, accident sau apari ie a unei situa ii de urgen, RM analizeaz procedura i planurile mai sus men ionate i le modific, dac este cazul. Periodic, o dat la 3 ani i dup fiecare modificare, planurile sunt testate. Înregistr rile referitoare la activit ile de inere sub control a neconformit ilor trebuie p strate. Documente de referin :, PS 01 Controlul documentelor i înregistr rilor, PS 02 Audit intern, PS 03 Controlul produsului i serviciului neconform, neconformit i, ac iuni corective i preventive, PS 05 Aspecte de mediu, metodologia de stabilire a impactului asupra mediului, PS 06 Preg tirea pentru situa ii de urgen i capacitate de r spuns, PS 07 Monitorizarea i surarea performan elor, PS 10 Identificarea pericolelor, evaluarea riscurilor i stabilirea controalelor, PS 11 Investigarea i analiza incidentelor, PS 08 Competen, instruire, con tientizare i control, PO Analiza efectuat de Fi ier SIM/MSIM/Capitolul 8.doc

75 CAPITOLUL 8 MÃSURARE, ANALIZÃ I ÎMBUNÃTÃ IRE Pag./Total pag. 8/9 management. 8.4 ANALIZA DATELOR Prin procedurile de sistem i procedurile opera ionale sunt stabilite responsabilit ile pentru colectarea, prelucrarea i analiza datelor referitoare la SIM. Analiza acestor date se realizeaz în scopul demonstr rii conformit ii SIM cu standardele de referin i a eficacit ii acestui sistem în realizarea obiectivelor stabilite. De asemenea, prin analiza datelor sunt eviden iate posibilit ile de îmbun ire a eficacit ii SIM al UB. În acest scop se apeleaz i la tehnici statistice. Cele mai multe date sunt ob inute în procesul evalu rii i monitoriz rii proceselor i a rezultatelor acestora, a auditurilor interne ale SIM, a controalelor i ca urmare a evalu rii satisfac iei studen ilor i a altor p i interesate. Din analiza acestor date rezult informa ii cu privire la: conformitatea SIM cu cerin ele specificate, satisfac ia studen ilor privind desf urarea proceselor i competen ele dobândite, principalele caracteristici ale proceselor i rezultatelor acestora, ac iunile corective/ preventive care trebuiesc întreprinse etc. Documente de referin :, PO Analiza efectuat de management. 8.5 ÎMBUN IRE Îmbun ire continu UB î i îmbun te permanent eficacitatea SIM, luând în considerare rezultatele ob inute în implementarea politicii i a obiectivelor referitoare la calitate, mediu tate i securitate ocupa ional i responsabilitate social, rezultatele auditurilor interne, controalelor, consult rii lucr torilor i ale analizei datelor referitoare la SIM efectuat de c tre conducerea UB. În acest scop sunt stabilite suri de îmbun ire. Documente de referin :, PS 02 Audit intern, PS 03 Controlul produsului i serviciului neconform, neconformit i, ac iuni corective i preventive, PS 05 Aspecte de mediu, metodologia de stabilire a impactului asupra mediului, PS 06 Preg tirea pentru situa ii de urgen i capacitate de r spuns, PS 07 Monitorizarea i m surarea performan elor, PS 10 Identificarea pericolelor, evaluarea riscurilor i stabilirea controalelor, PS 08 Competen, instruire, con tientizare i control, PO Analiza efectuat de management Ac iuni corective Conducerea UB întreprinde ac iuni pentru a elimina cauzele neconformit ilor i pentru a preveni apari ia acestora în procesele ulterioare. Ac iunile corective sunt stabilite luând în considerare efectele neconformit ilor constatate. Procedura documentat referitoare la ac iunile corective asigur : înregistrarea i analiza neconformit ilor referitoare la procese i la rezultatele acestora, inclusiv a opiniilor clien ilor interni i externi referitoare la neconformit ile respective; solu ionarea reclama iilor clien ilor; investigarea cauzelor neconformit ilor constatate cu privire la procese i Fi ier SIM/MSIM/Capitolul 8.doc

76 CAPITOLUL 8 MÃSURARE, ANALIZÃ I ÎMBUNÃTÃ IRE Pag./Total pag. 9/9 rezultatele acestora i la SIM, cu înregistrarea constat rilor f cute; evaluarea ac iunilor necesare pentru eliminarea cauzelor neconformit ilor constatate, astfel încât s se evite apari ia acestora în procesele ulterioare; efectuarea de verific ri pentru a se stabili dac ac iunile corective sunt întreprinse i dac sunt eficace, cu înregistrarea constat rilor f cute. Documente de referin : ; PS 03 Controlul produsului i serviciului neconform, neconformit i, ac iuni corective i preventive, PS 05 Aspecte de mediu, metodologia de stabilire a impactului asupra mediului, PS 06 Preg tirea pentru situa ii de urgen i capacitate de r spuns, PS 07 Monitorizarea i surarea performan elor, PS 10 Identificarea pericolelor, evaluarea riscurilor i stabilirea controalelor, PS 08 Competen, instruire, con tientizare i control, PO Analiza efectuat de management Ac iuni preventive Conducerea UB stabile te ac iunile necesare pentru eliminarea cauzelor neconformit ilor poten iale i pentru a preveni apari ia acestora. Aceste ac iuni sunt stabilite luând în considerare efectele posibile ale respectivelor neconformit i. Procedura documentat referitoare la ac iunile preventive asigur : utilizarea unor surse adecvate de informa ii, astfel încât s se determine neconformit ile poten iale i cauzele posibile ale acestora; evaluarea ac iunilor necesare pentru a preveni apari ia neconformit ilor i implementarea acestor ac iuni; efectuarea de verific ri pentru a se stabili dac ac iunile preventive sunt întreprinse, cu înregistrarea constat rilor f cute i a rezultatelor ac iunilor respective. Documente de referin :, PS 03 Controlul produsului i serviciului neconform, neconformit i, ac iuni corective i preventive, PS 05 Aspecte de mediu, metodologia de stabilire a impactului asupra mediului, PS 06 Preg tirea pentru situa ii de urgen i capacitate de r spuns, PS 07 Monitorizarea i surarea performan elor, PS 10 Identificarea pericolelor, evaluarea riscurilor i stabilirea controalelor, PS 08 Competen, instruire, con tientizare i control, PO Analiza efectuat de management. 9 ANEXE Anexa nr. 1 - Declara ia Rectorului privind politica în domeniul calit ii, mediului, ii i securit ii muncii i responsabilit ii sociale Anexa nr. 2 - Harta proceselor Anexa nr. 3 - Organigrama Universit ii Anexa nr. 4 - Organigrama sistemului integrat de management Anexa nr. 5 - Lista documentelor interne în vigoare Fi ier SIM/MSIM/Capitolul 8.doc

77 ANEXA 1 DECLARA IA RECTORULUI Pag./Total pag. DECLARA IA RECTORULUI UNIVERSIT II VASILE ALECSANDRI DIN BAC U PRIVIND POLITICA ÎN DOMENIUL CALIT II, MEDIULUI, S N T II I SECURIT II OCUPA IONALE I RESPONSABILIT II SOCIALE Universitatea Vasile Alecsandri din Bac u este o institu ie de înv mânt superior de stat, a c rei misiune este de a asigura formarea ini ial i continu, inser ia social a speciali tilor i de a desf ura activit i de cercetare tiin ific. Rela ia dintre procesul educa ional i de cercetare este materializat prin transpunerea cuno tin elor i abilit ilor dobândite de c tre studen ii no tri în lucr ri de cercetare tiin ific prezentate la manifest rile organizate de c tre universitate i în parteneriat precum i în ideile formulate de c tre studen i în lucr rile de licen i diserta ie. Pentru îndeplinirea acestei misiuni în condi ii de performan cât mai înalt, politica Universit ii este consecvent cu standardele educa ionale, regulile i reglement rile de guvernare, cerin ele de acreditare, cu legisla ia pe linie de protec ia mediului, s tatea i securitatea muncii, a celei pentru situa ii de urgen, siguran alimentar, responsabilitate social. Pentru aceasta am optat pentru documentarea, implementarea i certificarea unui sistem integrat de management: calitate, mediu, s tate i securitate ocupa ional (SIM). În documentele SIM sunt prev zute responsabilit ile tuturor entit ilor din cadrul Universit ii implicater în sistemul de asigurare a calit ii. Sistemul Integrat de Management implementat i dezvoltat în cadrul Universit ii este organizat în conformitate cu cerin ele ARACIS i cerin ele prev zute în standardele de referin (SR EN ISO 9001:2008, SR ISO IWA 2:2009, SR EN ISO 14001:2005, SR OHSAS 18001:2008, SA 8000:2008 ). Cheia succesului pentru toate ac iunile ini iate i desf urate în Universitate este dat de orientarea c tre clien ii i partenerii no tri, studen ii i societatea civil la nivel local, regional, na ional i interna ional. O preocupare continu este aceea a adapt rii ofertei educa ionale a Universit ii la cerin ele pie ei for ei de munc, în special la nivel regional i ofertei de cercetare la priorit ile na ionale i interna ionale. Prevederile documentelor SIM vin în întimpinarea cerin elor studen ilor prin implicarea acestora în procesele educa ional i de cercetare. Ca urmare, Universitatea Vasile Alecsandri din Bac u este angajat în ameliorarea calitativ a proceselor de înv are, predare, cercetare tiin ific i a proceselor administrative. Toate acestea sunt posibile printr-o reflec ie continu asupra activit ilor didactice, printr-un efort de cercetare sus inut, prin solidaritatea cadrelor didactice i studen ilor în c utarea solu iilor creative pentru a realiza un înv mânt centrat pe student, prin implicarea i responsabilizarea întregului personal, prin asigurarea i modernizarea continu a s lilor de curs i seminarii, a laboratoarelor, a bibliotecilor, a cantinei, a c minelor i a altor utilit i. Asigur m clien ii no tri i p ile interesate c Universitatea Vasile Alecsandri din Bac u manifest o preocupare permanent în vederea respect rii cerin elor legale i reglementate aplicabile pentru oricare din activit ile sale prezente i viitoare, s prevenim poluarea i s minimaliz m riscurile de expunere a personalului propriu sau colaborator. Fi ier SIM/MSIM/Declara ia Rectorului.doc

78 ANEXA 1 DECLARA IA RECTORULUI Pag./Total pag. Prevenirea polu rii este o preocupare a noastr i ca urmare vom întreprinde ac iuni de con tientizare a întregului personal pentru ca acesta s aib în permanen în centrul aten iei, îndeplinirea sarcinilor ce îi revin, respectarea legisla iei i a celorlalte reglement ri relevante, generate de mediu, s tate i securitate ocupa ional, responsabilitate social aplicabile Universit ii noastre. În domeniul s ii i securit ii ocupa ionale sunt asigurate resursele necesare pentru a determina un mediu de desf urare al activit ilor care s protejeze s tatea i siguran a angaja ilor no tri, s minimaliz m riscurile de îmboln vire i de r nire a personalului propriu sau colaborator. Pentru realizarea misiunii, ca rector al Universit ii Vasile Alecsandri din Bac u voi milita pentru îmbun irea continu a sistemului integrat de management care s faciliteze orientarea spre performan în întreaga activitate academic. Pentru aceasta am realizat i vom îmbun i continuu urm toarele: stabilirea unei politicii proprii i a procedurilor de asigurare a calit ii, a protec iei mediului, a s ii i securit ii muncii, a ac ion rii în situa ii de urgen precum i de siguran alimentar ; dezvoltarea unei culturi de recunoa tere i de asigurare a calit ii în mediul academic; dezvoltarea unor mecanisme proprii de aprobare, control intern/ managerial i monitorizare a programelor de studii; asigurarea cre terii calit ii procedeelor de evaluare a studen ilor; asigurarea calit ii personalului didactic, respectarea normelor de etic i integritate academic ; asigurarea resurselor necesare pentru îndeplinirea cerin elor legate de preg tirea studen ilor i de activitatea de cercetare tiin ific, acces la informa ie, cazare, mas etc.; asigurarea particip rii reprezentan ilor studen ilor în forurile de conducere a Universit ii; asigurarea consult rii periodice a lucr torilor; asigurarea ca politicile s fie comunicate, în elese, implementate i men inute; asigurarea dezvolt rii sistemelor de informare; asigurarea proceselor suport necesare îmbun irii continue a sistemului integrat de management. Prezenta declara ie de politic este adus la cuno tin a tuturor factorilor implica i (interni i externi) este monitorizat la fiecare analiz de management i revizuit ori de câte ori este nevoie. R E C T O R, Prof. univ. dr. ing. Valentin Nedeff Fi ier SIM/MSIM/Declara ia Rectorului.doc

79 ANEXA 2 HARTA PROCESELOR Pag./Total pag. Data Edi ie/revizie / Fi ier SIM/MSIM/Harta procese.doc

80 ANEXA 3 ORGANIGRAMA UNIVERSIT II Pag./Total pag. Fi ier SIM/MSIM/Organigrama UB.doc