Primăria Prezentare Your Audit Public Intern Procedură Documentată: Ediţia: a II-a Planificarea anulă şi multianual a activităţilor de audit public in

Transcriere

1 Pagina 1 din: 14 Entitatea publică: Departamentul (Direcţia): PROCEDURĂ DOCUMENTATĂ privind COD: PO-API-10 Docum ente de referi nţă: Ordin 600/2018 pentru aprobarea Codului controlului intern/managerial al entităţilor publice Ediţia: a II-a Cupri ns 1.Lista responsabililor cu elaborarea, verificarea și aprobarea ediţiei sau, după caz, a reviziei în cadrul ediţiei 2 2.Formular de evidenţă a modificărilor 3 3.Formularul de distribuire/difuzare 4 4.Scopul procedurii 5 5. Domeniul de aplic are 6 6.Documente de referinţă 7 7.Definiţii și abrevieri 8 8.Descrierere activităţii sau procesului 10 9.Responsabilităţi Formular de analiză a procedurii Anexe 13 Pagina 1 / 14

2 Pagina 2 din: Li sta responsabi l i l or cu el aborarea, veri fi carea și aprobarea edi ţi ei sau, după caz, a reviziei în cadrul ediţiei Crt Elemente privind responsabilii/ operaţiunea 1 Elabor at Laz ar eanu Doina Numele și prenumele Funcţia Semnătura Conduc ator c ompar timent Audit Public Inter n Av iz at STRUG ARIU TIBERIU Pres edinte Comis ie Monitoriz are Apr obat Bar anai Cons tantin Pr imar Formular de evidenţă a modificărilor Crt Numărul ediţiei / reviz iei ediţiei / reviz iei Componenta reviz uită 1 Editia I X X Descrierea modificării Aviz ul conducătorului compartimentului 2 Ediţia a II-a Legislaţie primară - Legislaţie secundară Conform Ordinului nr. 600/2018, în vigoare de la , se aduc modificări în ceea ce privește definirea termenilor, structura din cadrul procedurii documentate prin introducerea/modificarea a 3 formulare, prevăzute ca si componente structurale minimale, respectiv Formular de evidenţă a modificărilor, Formular de analiză a procedurii, Formular de distribuire difuzare. Fav orabil 3. Formularul de distribuire/difuzare Crt Scopul difuz ării Informare Informare Informare Ev idenţă, Arhiv are 4. Scopul procedurii Compartiment Nume și prenume Pagina 2 / 14 primirii retragerii intrării în vigoare Primar Baranai Cons tantin Vic eprimar Ungurean Cris tian Sec retar Mirones c u Ioana Audit Public Inter n Laz ar eanu Doina Semnătura 4.1 Stabilește modul de realizare a activităţii, compartimentele și persoanele implicate Procedura reglementează un cadru unitar în cadrul instituţiei publice ce are ca obiectiv

3 Pagina 3 din: 14 ţ int ă planif ic area mult ianuală ș i anuală a ac t iv it ăţ ilor de audit public int ern, realiz ându-s e as t f el o armoniz are î nt re res urs ele dis ponibile la niv elul unui c ompart iment de audit public intern și activităţile care trebuie realizate în conformitate cu atribuţiile stabilite. 4.2 Dă asigurări cu privire la existenţa documentaţiei adecvate derulării activităţii 4.3 Asigură continuitatea activităţii, inclusiv în condiţii de fluctuaţie a personalului 4.4 Sprijină auditul și/sau alte organisme abilitate în acţiuni de auditare și/sau control, iar pe manager, în luarea deciziei 4.5 Alte scopuri 5. Domeniul de aplicare 5.1 Precizarea (definirea) activităţii la care se referă procedura operaţională: Procedura se referă la activitatea de planificare multianuală și anuală a activităţilor de audit prin c are s e urmăreș t e c a audit ul public int ern ș ă aduc ă un plus de v aloare, drept pent ru c are c onduc ăt orul c ompart iment ului de audit public int ern t rebuie s ă s t abileas c ă obiective măsurabile și realizabile și instrumente de măsurare efectivă a rezultatelor finale. P rin realiz area obiec t iv elor, audit ul int ern reprez int ă un s prijin pent ru management, pent ru îmbunătăţirea eficienţei și eficacităţii gestiunii riscului, controlului și procesului de guv ernanţ ă. 5.2 Delimitarea explicită a activităţii procedurate în cadrul portofoliului de activităţi desfășurate de entitatea publică: Activitatea este relevantă ca importanţă, fiind procedurată distinct în cadrul instituţiei Li starea pri nci pal el or acti vi tăţi de care depi nde și/ sau care depi nd de acti vi tatea procedurată: De activitatea procedurată depind toate celelalte activităţi din cadrul instituţiei, datorită rolului pe care această activitate îl are în cadrul derulării corecte și la timp a tuturor proc es elor. 5.4 Listarea compartimentelor furnizoare de date și/sau beneficiare de rezultate ale acti vi tăţi i procedurate: Compartimente furnizare de date Toate structurile Compartimente furnizoare de rezultate: Toate structurile Compartimente implicate în procesul activităţii: Pagina 3 / 14

4 Pagina 4 din: Documente de referinţă 6.1. Reglementări internaţionale: - Nu este cazul 6.2. Legislaţie primară: - Legea nr. 191/ 2011 pent ru modif ic area ş i c omplet area Legii nr. 672/ 2002 priv ind audit ul a apărut în Monitorul Oficial, Partea I nr.780 din Legea nr. 672/2002 privind auditul a apărut în Monitorul Oficial, Partea I nr. 953 din Ordinul nr. 252/ 2004 pent ru aprobarea Codului priv ind c onduit a et ic ă a audit orului int ern, a apărut în Monitorul Oficial, Partea I nr. 128 din Hotărârea nr. 1086/2013 pentru aprobarea Normelor generale privind exercitarea activităţii de audit, a apărut în Monitorul Oficial, Partea I nr. 17 din Legislaţie secundară: - Ordin nr. 600/ 2018 priv ind aprobarea Codului c ont rolului int ern managerial al ent it ăţ ilor publice Publicat in Monitorul Oficial, Partea I nr. 387 din Ordinul nr. 201/ 2016 pent ru aprobarea Normelor met odologic e priv ind c oordonarea îndrumarea metodologică și supravegherea stadiului implementării şi dezvoltării sistemului de control intern managerial la entităţile publice a apărut în Monitorul Oficial, din Alte documente, inclusiv reglementări interne ale entităţii publice: - Regulamentul de organizare şi funcţionare al instituţiei - Regulamentul Intern al Instituţiei - Decizii/Dispoziţii ale Conducătorului Instituţiei - Circuitul documentelor - Alte acte normative - Codul de conduită al entităţii publice Pagina 4 / 14

5 Pagina 5 din: Definiţii și abrevieri Crt Definiţii ale termenilor: Termenul 1. Proc edură doc umentată 2. Proc edură operaţională (proc edură de luc ru) 3. Doc ument 4. Aprobare 5. Verific are 6. G es tionarea doc umentelor 7. Ediţie proc edură 8. Rev iz ie proc edură 9. Audit public inter n 10. Planific ar e Definiţia și / sau, dacă este caz ul, actul care definește termenul Modul s pec ific de realiz are a unei ac tiv ităţi s au a unui proc es, editat pe s upor t de hâr tie s au în for mat elec tr onic ; pr oc edur ile doc umentate pot fi proc eduri de s is tem ş i proc eduri operaţionale; Proc edură c are des c rie un proc es s au o ac tiv itate c are s e des făş oară la niv elul unuia s au mai multor c ompar timente dintr- o entitate, făr ă aplic abilitate la niv elul într egii entităţi public e; Ac t prin c are s e adev ereș te, s e c ons tată s au s e prec oniz eaz ă un fapt, s e c onferă un drept, s e rec unoaș te o obligaţie res pec tiv tex t s c ris s au tipărit ins c ripţie s au altă mărturie s erv ind la c unoaș terea unui fapt real ac tual s au din trec ut Confirmarea s c ris ă, s emnătura ş i datarea ac es teia, a autorităţii des emnate de a fi de ac ord c u aplic area res pec tiv ului doc ument în or ganiz aţie. Confirmare prin ex aminare ş i furniz are de dov ez i obiec tiv e de c ătre autoritatea des emnată (v erific ator), a faptului c ă s unt s atis făc ute c erinţele s pec ific ate, inc lus iv c erinţele SCIM. Pr oc es ul de adminis tr ar e a doc umentelor unei entităţi public e, pentr u a s erv i interes elor ac es teia, pe parc urs ul întregii lor durate de v iaţă, de la înc eput, prin proc es ul de c reare, rev iz uire, organiz are, s toc are, utiliz are, partajare, identific are, arhiv are ş i până la dis trugerea lor; Forma ac tuală a proc edurii; Ediţia unei proc eduri s e modific ă atunc i c ând deja au fos t realiz ate 3 rev iz ii ale res pec tiv ei proc eduri s au atunc i c ând modific ările din s truc tura proc edurii depăș es c 50% din c onţinutul rev iz iei anterioare; Ac ţiunea de modific ar e r es pec tiv adăugar e s au eliminar e a unor infor maţii, date, c omponente ale unei ediţii a unei pr oc edur i, modific ăr i c e implic ă de regulă s ub 50% din c onţinutul proc edurii; Ac tiv itate func ţional independenta s i obiec tiv a, de as igur ar e s i c ons iliere, c onc eputa s a adauge v aloare s i s a imbunatateas c a ac tiv itatile entitatii public e; ajuta entitatea public a s a is i îndeplineas c ă obiec tiv ele, printr-o abordare s is tematic a s i metodic a, ev alueaz a s i imbunatates te efic ienta s i efic ac itatea managementului r is c ului, c ontr olului s i pr oc es elor de guv ernanta; Proc es ul prin c are s e realiz eaz ă repartiz area res urs elor av ând c a punc t de plec ar e nev oile identific ate pentr u r ealiz ar ea obiec tiv elor. As tfel, planific ar ea în auditul public inter n r epr ez intă un ins tr ument pr in inter mediul c ăr uia s e s tabileș te: c e domenii/ ac tiv ităţi ur meaz ă s a fie auditate, c and trebuie auditate, c um trebuie auditate. 11. Realiz abil Pos ibilitatea de realiz are a obiec tiv ului s tabilit. 12. Planul multianual de audit public inter n Se întoc meş te de c ătr e s tr uc tur a de audit public inter n pentr u o per ioada de 3 ani, pe baz a analiz ei r is c ur ilor as oc iate ac tiv ităţilor auditabile ş i c upr inde toate ac tiv ităţile der ulate în c adr ul entităţii public e ş i aflate în aria auditului intern. Pagina 5 / 14

6 Pagina 6 din: 14 Crt. 13. Termenul Planul anual de audit public inter n Definiţia și / sau, dacă este caz ul, actul care definește termenul Se întoc meş te de c ătre s truc tura de audit, în baz a planului multianual ş i c upr inde mis iunile de audit inter n pr ior itiz ate în func ţie de res urs ele de audit dis ponibile. Crt Abrevieri ale termenilor: Abrevierea 1. PO Proc edura operaţională 2. Ed Ediţie 3. Rev Rev iz ie 4. SCIM Sis tem de Contr ol Inter n/manager ial 5. E Elabor ar e 6. V Verific are 7. A Apr obar e 8. Ap Aplic ar e 9. Ah Arhiv are Termenul abreviat 10. UCAAPI Unitatea Centr ală de Ar moniz ar e pentr u Auditul Public Inter n 11. PT Punc taj total al ris c ului 12. P Pr obabilitate 13. I Impac t Pagina 6 / 14

7 Pagina 7 din: Descrierere activităţii sau procesului 8.1. Generalităţi: A. Elementele procesului de planificare: 1) descrierea sferei şi a modului de abordare a auditului; 2) stabilirea obiectivelor auditului; 3) s t abilirea modului de obţ inere ş i de analiz ă/ ev aluare a probelor de audit nec es are at ingerii obiectivelor auditării; 4) stabilirea unui calendar de realizare a acţiunii efective de audit; 5) estimarea bugetului de resurse umane şi financiare pentru realizarea acestuia B. Obiectivele planificării activităţii de audit intern: 1. stabilirea ariei de cuprindere a auditului intern; 2. stabilirea modului de îndeplinire a obligaţiilor de auditorii interni; 3. stabilirea rezultatelor aşteptate; 4. identificarea resurselor necesare, precum şi modul de utilizare efectivă a acestora; 5. monitorizarea de către conducerea entităţii auditate a stadiului de realizare a misiunilor de audit planificate. C. Rezultatele activităţii de planificare se reflectă cu ajutorul unor documente de sinteză care definesc: a) misiunea de audit intern; b) obiectivele misiunii şi sfera de intervenţie a auditului intern; c) perioada de derulare a misiunilor; d) t impul nec es ar pent ru realiz area mis iunilor ţ inând c ont de domeniul mis iunii, de nat ura ş i sfera activităţilor care vor fi auditate. D. Concluzii P lanul mult ianual/ anual de audit public int ern c uprinde mis iuni de as igurare, mis iuni de consiliere şi misiuni de evaluare. Î n moment ul elaborării planurilor de audit ş ef ul c ompart iment ului de audit public int ern t rebuie să aibă în vedere întreaga activitate a structurii pentru perioada următoare (potenţiale misiuni de audit ad-hoc, f ormare prof es ională a pers onalului din c adrul c ompart iment ului, ac t iv it ăţ i c u caracter administrativ etc.), precum şi resursele previzionate a le avea la dispoziţie Documente utilizate: Lista și provenienţa documentelor: - Documentele utilizate în elaborarea prezentei proceduri sunt cele enumerate la pct Conţinutul și rolul documentelor: - Documentele utilizate în elaborarea prezentei proceduri au rolul de a reglementa modalitatea de implementare a activităţii procedurate. - Accesul, pentru fiecare Compartiment, la legislaţia aplicabilă, se face prin programul informatic la care au acces salariaţii entităţii. Pagina 7 / 14