ANTET ANAD Formular-model 01

Transcriere

1 contractual din cadrul Primăriei Privind etica şi integritatea al funcționarilor publici și al personalului contractual din cadrul Primăriei Codul procedurii: Editia I Data intocmirii:

2 contractual din cadrul Primăriei Cuprins Numarul componentei in Denumirea componentei din cadrul procedurii operationale Pagina cadrul procedurii operationale 1. Coperta pag.1 2. Cuprins pag.2 3. Lista responsabililor cu elaborarea, verificarea si aprobarea pag.3 editiei sau, dupa caz, a reviziei in cadrul editiei procedurii 4. Situatia editiilor si a reviziilor in cadrul editiilor procedurii pag.4 operationale 5. Lista persoanelor la care se difuzeaza editia/revizia procedurii pag.5 6. Scopul procedurii pag.6 7. Domeniul de aplicare a procedurii pag.6 8. Documentele de referinta/reglementarile aplicabile activitatii pag.6 procedurate 9. Definitii si abrevieri ale termenilor utilizati in procedura pag Descrierea procedurii operationale pag Responsabilitati si raspunderi in derularea activitatii pag Formulare pag.17 2

3 contractual din cadrul Primăriei 3.Lista responsabililor cu elaborarea, verificarea si aprobarea editiei sau, dupa caz, a reviziei in cadrul editiei procedurii Nr. Crt. Elemente privind responsabilii/ operatiunea Numele si prenumele Functia Compartimentul Data Semnatura Consilier 1. Elaborat 2. Verificat 11. Aprobat Președinte Comisia de monitorizare a sistemului de control intern managerial Ordonator de credite 4.Situatia editiilor si a reviziilor în cadrul editților procedurii Editia sau, dupa caz, revizia in cadrul editiei Componenta revizuita Modalitatea reviziei Data de la care se aplica prevederile editiei sau reviziei editiei Editia I x x Decembrie Revizia Revizia Revizia Ediția II 4.6 Revizia Revizia 2 3

4 contractual din cadrul Primăriei 5. Lista persoanelor la care se difuzează ediția/revizia din cadrul ediției procedurii Nr. ex. Scopul difuzării 1 Aplicare 2 Aplicare Structura Functia Numele si prenumele Data primirii Semnatur a Informare Evidență/ Arhivare 8. Evidență/ Arhivare Secretariatul tehnic Comisia de monitorizare coordonare și îndrumare metodologică a dezvoltării sistemului de control intern managerial 6. Scopul procedurii 6.1. Stabilește modul de derulare a procesului privind implementarea și dezvoltarea Standardului 1 - Etica și integritatea, prin intermediul căruia conducerea Primăriei municipiului și salariații cunosc și susțin valorile etice și valorile institutului, respectă și aplică reglementările cu privire la etică, integritate, evită conflictele de interese, previn și raportează fraudele, actele de corupție și semnalează neregularitățile Dă asigurări cu privire la existența documentației adecvate pentru implementarea Standardului 1 - Etica și integritatea Asigură continuitatea activității, inclusiv în condiții de fluctuație a personalului Sprijină auditul și/sau alte organisme abilitate în acțiuni de auditare și/sau control, iar pe ordonatorul de credite îl sprijină în luarea deciziei. 4

5 contractual din cadrul Primăriei 7. Domeniul de aplicare a procedurii 7.1. Procedura de sistem pentru implementarea úi dezvoltarea Standardului 1 - Etica úi integritatea stabileúte activitățile ce trebuie realizate în vederea implementării și dezvoltării acestui standard În implementarea Standardului 1 - Etica și integritatea trebuie să fie implicați toți salariații și conducerea Primăriei municipiului pentru cunoașterea și susținerea valorilor etice și a valorilor organizației, pentru respectarea și aplicarea reglementărilor cu privire la etică, integritate, pentru evitarea conflictelor de interese, prevenirea úi raportarea fraudelor, a actelor de corupție úi pentru semnalarea neregularităților Principalele activități derulate în vederea implementării și dezvoltării Standardului 1 - Etica și integritatea sunt următoarele: o Promovarea valorilor etice, a integrității personale și profesionale a salariaților; o Adoptarea unui cod etic/cod de conduită care să dezvolte și să implementeze politici și proceduri privind integritatea, valorile etice, evitarea conflictelor de interese, prevenirea și raportarea fraudelor, a actelor de corupție și semnalarea neregularităților; o Adoptarea unui sistem privind consilierea etică și monitorizarea respectării normelor de conduită etică de către functiile de conducere și cele de execuție; o Crearea unui mediu adecvat pentru comunicarea deschisă a salariaġilor úi a preocupărilor acestora în materie de etică și integritate; o Elaborarea unei proceduri operaționale pentru semnalarea neregularităților și protejarea salariaților care semnalează neregularități; o Sprijinirea în mod permanent a controlului intern managerial Compartimentele furnizoare de date și/sau care depind de implementarea Standardului 1 - Etica și integritatea sunt: o Conducerea Primăriei municipiului ; o Comisia de monitorizare, coordonare si îndrumare metodologică a dezvoltării sistemului de control intern managerial; o Toate compartimentele/sucursale din cadrul Primăriei municipiului ; 8. Documente de referinta (reglementari) aplicabile activitatii procedurate 8.1. Legislatie primara : Legea nr. 500/2002 privind finanţele publice, cu modificările şi completările ulterioare; Ordonanţa Guvernului nr. 119/1999 privind controlul intern şi controlul financiar preventiv, republicată, cu modificările ulterioare Legea nr. 78/2000 pentru prevenirea, descoperirea și sancționarea faptelor de corupție, cu modificările și completările ulterioare; 5

6 contractual din cadrul Primăriei Legea nr. 571/2004 privind protecția personalului din autoritățile publice, instituțiile publice și din alte unități care semnalează încălcări ale legii Legislatie secundară : Ordinul Secretarului General al Guvernului nr. 600/2018 pentru aprobarea Codului controlului intern managerial al entităţilor publice 8.3. Alte documente, inclusiv reglementari interne ale entitatii publice Regulamentul de organizare și funcționare al Primăriei municipiului Regulamentul de ordine internă al Primăriei municipiului 9.0. Definitii si abrevieri ale termenilor utilizati in procedura 9.1. Definitii Control intern managerial - ansamblul formelor de control exercitate la nivelul entităţii publice, inclusiv auditul intern, stabilite de conducere în concordanţă cu obiectivele acesteia şi cu reglementările legale, în vederea asigurării administrării fondurilor în mod economic, eficient şi eficace; acesta include, de asemenea, structurile organizatorice, metodele şi procedurile. Sintagma control intern managerial subliniază responsabilitatea tuturor nivelurilor ierarhice pentru ţinerea sub control a tuturor proceselor interne desfăşurate pentru realizarea obiectivelor generale şi a celor specific; Corupţie - în sens larg, reprezintă folosirea abuzivă a puterii încredinţate, în scopul satisfacerii unor interese personale sau de grup; orice act al unei instituţii sau autorităţi care are drept consecinţă provocarea unei daune interesului public, în scopul de a promova un interes/profit personal sau de grup, poate fi calificat drept corupt ; această definire largă a corupţiei este reflectată în legislaţia românească prin definirea infracţiunilor de corupţie, precum: luarea şi darea de mită, traficul şi cumpărarea de influenţă, abuzul de funcţie etc; Etica - un set de reguli, principii sau moduri de gândire care încearcă să ghideze activitatea unui anumit grup; etica în sectorul public acoperă patru mari domenii: stabilirea rolului şi a valorilor serviciului public, precum şi a răspunderii şi nivelului de autoritate şi responsabilitate; măsuri de prevenire a conflictelor de interese şi modalităţi de rezolvare a acestora; stabilirea regulilor (standarde) de conduită a funcţionarilor publici; stabilirea regulilor care se referă la neregularităţi grave şi fraudă; Fraudă - înşelare, inducere în eroare, delapidare, furt, fals, cu scop de profit, prin provocarea unei pagube; Funcţie - totalitatea posturilor care au caracteristici asemănătoare din punctul de vedere al sarcinilor, obiectivelor, competenţelor, responsabilităţilor şi procedurilor; Funcţie publică - grupare de atribuţii, puteri şi competenţe stabilite prin lege, din cadrul unui serviciu public înfiinţat în scopul satisfacerii, în mod continuu şi permanent, de către funcţionarii publici a intereselor generale ale societăţii; 6

7 contractual din cadrul Primăriei Funcţie sensibilă - este considerată acea funcţie care prezintă un risc semnificativ de afectare a obiectivelor entităţii prin utilizarea necorespunzătoare a resurselor umane, materiale, financiare şi informaţionale sau de corupţie sau fraudă; Integritate - caracter integru; sentiment al demnităţii, dreptăţii şi conştiinciozităţii, care serveşte drept călăuză în conduita omului; onestitate, cinste, probitate; Procedură operaţională (procedură de lucru) - procedură care descrie un proces sau o activitate care se desfăşoară la nivelul unuia sau mai multor compartimente dintr-o entitate, fără aplicabilitate la nivelul întregii entităţi publice; Procedura de sistem (procedură generală) - descrie un proces sau o activitate care se desfăşoară la nivelul entităţii publice aplicabil/aplicabilă majorităţii sau tuturor compartimentelor dintr-o entitate publică Abrevieri ale termenilor Nr. crt Abrevierea Termenul abreviat 1. PS Procedură de sistem 2. E Elaborare 3. V Verificare 4. A Aprobare 5. Av avizat 6. I Informare 6. Ap Aplicat 7. Ah Arhivat 8. CM Comisia monitorizarea S ST Secretariatul tehnic Descrierea procedurii de sistem Generalități Prezenta procedură stabilește un set de reguli și operațiuni unitare, precum și responsabilitățile personalului de execuție și conducere în activitatea de implementare și dezvoltare a Standardului 1 Etica și integritatea. Comisia de monitorizare, coordonare și îndrumare metodologică a dezvoltării sistemului de control intern managerial primeste/elaborează, avizează propune spre apobare și difuzează întregului personal Codul de etică și integritate al Primăriei municipiului 7

8 contractual din cadrul Primăriei Toți angajații au obligația de a sesiza cu bună-credință orice faptă care presupune o încălcare a legii, a deontologiei profesionale sau a principiilor bunei administrări, eficienței, eficacității, economicității și transparenei, săvârșite de către persoane cu funcții de conducere sau de execuție din cadrul Primăriei municipiului. Persoanele (avertizorii) care au reclamat ori au sesizat încălcări ale legii cu bunăcredință sunt protejate împotriva oricăror discriminări, conform legislației. Persoanele care au încălcat legea, deontologia profesională sau principiile bunei administrări, eficienței, eficacității, economicității și transparenței vor fi cercetate administrativ și, în funcție de rezultatele cercetării, după caz, vor fi sancționate. Semnalarea unor fapte de încălcare a legii de către angajații Primăriei municipiului, prevăzute de lege ca fiind abateri disciplinare, contravenții sau infracțiuni, constituie avertizare în interes public și privește următoarele: o infracțiuni de corupție, infracțiuni asimilate infracțiunilor de corupție, infracțiuni în legătură directă cu infracțiunile de corupție, infracțiuni de fals și infracțiuni de serviciu sau în legătură cu serviciul; o infracțiuni împotriva intereselor financiare ale Comunității Europene; o practici sau tratamente preferențiale ori discriminatorii în exercitarea atribuțiilor; o încălcarea prevederilor privind incompatibilitățile și conflictele de interese; o folosirea abuzivă a resurselor materiale sau umane; o partizanatul politic în exercitarea prerogativelor postului, cu excepția persoanelor alese sau numite politic; o încălcări ale legii în privința accesului la informații și în privința transparenței decizionale; o încălcarea prevederilor legale privind achizițiile publice și finanțările nerambursabile; o incompetența sau neglijența în serviciu; o evaluări neobiective ale personalului în procesul de recrutare, selectare, promovare, retrogradare și eliberare din funcție; o încălcări ale procedurilor administrative sau stabilirea unor proceduri o interne cu nerespectarea legii; emiterea de acte administrative sau de altă natură care servesc interese de grup sau clientelare; o administrarea defectuoasă sau frauduloasă a patrimoniului public úi privat al instituției ; o încălcarea altor dispoziții legale care impun respectarea principiului bunei administrări și cel al ocrotirii interesului public. o Sesizarea privind încălcarea legii sau a normelor deontologice și profesionale de către angajați poate fi făcută alternativ sau cumulativ: 8

9 contractual din cadrul Primăriei o șefului ierarhic superior al compartimentului/sucursalei din care face parte persoana care a încălcat prevederile legale sau în care se semnalează practica ilegală, chiar dacă nu se poate identifica exact făptuitorul; o comisiilor de disciplină sau altor organisme similare din cadrul Primăriei municipiului o organelor judiciare; o organelor însărcinate cu constatarea úi cercetarea conflictelor de interese și a incompatibilităților; o comisiilor parlamentare; o mass-media; o organizațiilor profesionale, sindicale sau patronale; o organizațiilor neguvernamentale o personalului din cadrul institutului care semnalează neregularități li se asigură protecție, după caz, la cerere sau din oficiu, conform prevederilor Legii nr. 571/2004 privind protecția personalului din autoritățile publice, entitățile publice și din alte unități care semnalează încălcări ale legii, cu modificările și completările ulterioare, și conform procedurilor operaționale elaborate la nivelul instituției publice Documente utilizate Lista și proveniența documentelor utilizate - Codul de etică și integritate; Conținutul și rolul documentelor utilizate Codul de etică și integritate care dezvoltă și implementează politici și proceduri privind integritatea, valorile etice, evitarea conflictelor de interese, prevenirea și raportarea fraudelor, actelor de corupție și semnalarea neregularităților; Circuitul documentelor Codul de etică și integritate este elaborat, aprobat de conducerea Primăriei municipiului și comunicat întregului personal, pentru dezvoltarea și implementarea politicilor și procedurilor privind integritatea, valorile etice, evitarea conflictelor de interese, prevenirea úi raportarea fraudelor, actelor de corupție și semnalarea neregularităġilor Resurse necesare Resurse materiale Resursele materiale necesare implementării Standardului 1 - Etica și integritatea sunt: calculatoare personale, birouri, rechizite Resurse umane Resursele umane necesare implementării Standardului 1 - Etica și integritatea sunt: Comisia de monitorizare, conducerea entității publice, salariații. 9

10 contractual din cadrul Primăriei Resurse financiare Resursele financiare necesare implementării Standardului 1 - Etica și integritatea sunt stabilite prin bugetul entității publice. o o Modul de lucru Planificarea operațiunilor și acțiunilor activității Pentru implementarea Standardului 1 Etica și integritatea, Comisia de monitorizare, coordonare iڍ îndrumare metodologică a dezvoltării sistemului de control intern managerial, va proceda la: Promovarea valorilor etice, a integrității personale și profesionale a salariaților; Adoptarea unui cod etic/cod de conduită, care să dezvolte și să implementeze politici și proceduri privind integritatea, valorile etice, evitarea conflictelor de interese, prevenirea și raportarea fraudelor, actelor de corupție și semnalarea neregularităților; o Elaborarea unei proceduri operaționale privind consilierea etică și monitorizarea respectării normelor de conduită etică; o Crearea unui mediu adecvat pentru comunicarea deschisă a salariaților și a preocupărilor acestora în materie de etică și integritate; o Elaborarea unei proceduri operașionale pentru semnalarea neregularităților și protejarea salariaților care semnalează neregularitățile; o Elaborarea unei proceduri operaționale pentru cercetarea neregularităților semnalate și aplicarea sancțiunilor; o Sprijinirea în mod permanent a controlului intern managerial Derularea operațiunilor și acțiunilor/activitățiilor Implementarea și dezvoltarea Standardului 1 - Etica și integritatea presupune derularea următoarelor activități: o Elaborarea și difuzarea procedurilor operaționale aferente acestui standard; o Instituirea sistemului de consiliere etică a personalului și a unui sistem de monitorizare a respectării normelor de conduită; o Comunicarea către personalul angajat a procedurii aplicabile în cazul semnalării unor neregularități Verificarea rezultatelor activității privind implementarea Standardului 1 - Etica și integritatea o Este elaborat Codul etic și integritate, care stabilește reguli de comportament etic în realizarea atribuțiilor de serviciu, aplicabil atât personalului de conducere, cât și celui de execuție, funcționari publici sau personal sau contractual o Există un sistem de consiliere etică a personalului și un sistem de monitorizare a respectării normelor de conduită. o A fost comunicată personalului angajat procedura aplicabilă în cazul semnalării unor neregularități. 10

11 contractual din cadrul Primăriei o În cazul semnalării unor neregularități, conducătorul de structură a întreprins cercetările adecvate în scopul elucidării acestora și a aplicat măsurile necesare Indicator de evaluare Număr cercetări efectuate / Număr neregularități semnalate x Responsabilități și răspunderi în derularea activității Structura I II III IV V VI VIII /acțiune a E 2. b V 3. c A 4. d Ap 5. e Ap... f... g... h... i n... Ah I... z I 12. Anexe, înregistrări, arhivări Denumirea Elaborat Abobă Număr de Difuzare Arhivare Alte anexei exemplare Loc Perioadă elemente n. 11

12 contractual din cadrul Primăriei 13. PROCEDURA Pas Responsabil Descriere Timp alocat* Termen** Riscuri I. ELABORAREA CODULUI de ETICĂ și INTEGRITATE 1. Comisia de monitorizare, coordonare iڍ îndrumare metodologică a dezvoltării sistemului de control intern managerial Aaprobă Codul de etică și integritate al entității publice. Difuzează Codul etic întregului personal al entității publice. Nu este aprobat și nu este difuzat către întreg personalul primăriei II.ElLABORAREA ȘI DIFUZAREA PROCEDURILOR OPERAȚIONALE AFERENTE ACTIVITĂȚII DE SEMNALARE A NEREGULILOR 1. Comisia de monitorizare,coordonare și îndrumare metodologică a dezvoltării sistemului de control intern managerial Elaborează, aprobă úi difuzează următoarele proceduri: o Procedura operațională privind consilierea etică și monitorizarea respectării normelor de conduită etică; o Procedura operațională privind modalitatea de semnalare a neregularităților și protecția persoanelor care semnalează neregularitățile; o Procedura operațională privind cercetarea neregularităților semnalate și aplicarea sancțiunilor; o Procedura operațională privind Procedurile operaționale nu sunt difuzate personalului. 12

13 contractual din cadrul Primăriei 2. Comisia de monitorizare, coordonare iڍ îndrumare metodologică a dezvoltării sistemului de control intern managerial cercetarea disciplinară. Instruieúte personalul cu privire la semnalarea neregularităților. Prezintă și difuzează întregului personal procedurile operaționale aferente activității de semnalare a neregularităților. III. SEMNALAREA NEREGULARITĂȚILOR Personalul nu este instruit cu privire la semnalarea neregularităților IV PROTECTIA PERSOANELOR CARE SEMNALEAZĂ NEREGULARITĂȚI 1. Angajații din cadrul Primăriei municipiului 2. Conducerea Primăriei municipiului Au obligația de a sesiza cu bunăcredință orice faptă care presupune o încălcare a legii, a deontologiei profesionale sau a principiilor bunei administrări, eficienței, eficacității, economicității și transparenței, săvârșiite de către persoane cu funcții de conducere sau de execuție. Asigură protecția persoanelor care au semnalat neregularități (avertizorii), după caz, la cerere sau din oficiu. Angajații nu sesizează neregularitățile deoarece nu stiu că beneficiază de protecție Persoanele care semnalează neregularități sunt discriminate 13

14 contractual din cadrul Primăriei V.CERCETAREA NEREGULARITĂȚILO ȘI APLICAREA SANCȚIUNILOR 1. Comisia de cercetare Analizează sesizarea și probele care stau la baza sesizării și propune conducerii entității publice, după caz, sancționarea persoanei vinovate. 2. Ordonatorul de credite Aplică sancțiunea și dispune măsuri corective pentru eliminarea circumstanțelor care au condus la neregularități Probele nu sunt relevante. Ordonatorul de credite nu dispune măsuri corective pentru eliminarea circumstanșelor care au condus la neregularități * Timpul alocat operatiunii îl stabileúte fiecare entitate publică în funcġie de specificul acesteia. ** Termenul pentru realizarea operatiunii se stabileúte de fiecare entitate publică în functie de specificul acesteia. 14

15