Universitatea Ştefan cel Mare Suceava Cod: PO-CAPI-04 EdiŃia: 1 Revizia: 0 PROCEDURĂ OPERAłIONALĂ Informarea privind recomandările neînsuşite

Transcriere

1 Cod: PO--04 EdiŃia: 1 Revizia: 0 PROCEDURĂ OPERAłIONALĂ

2 Cuprins 1. SCOPUL PROCEDURII DOMENIU DE APLICARE DOCUMENTE DE REFERINłĂ DEFINIłII ŞI ABREVIERI Termeni şi definińii Abrevieri CONłINUT Cadrul general de reglementare privind informarea despre recomandările neînsuşite Documente utilizate Resurse necesare Derularea operańiunilor RESPONSABILITĂłI ÎNREGISTRĂRI, ARHIVĂRI DISPOZIłII FINALE SCOPUL PROCEDURII 2/7

3 Procedura stabileşte metodologia de informare a Ministerului EducaŃiei NaŃionale şi Cercetării ŞtiinŃifice despre recomandările formulate de auditorii publici i, ca urmare a derulării misiunilor de audit, şi neînsuşite de conducerea universităńii. 2. DOMENIUL DE APLICARE Procedura este aplicabilă Compartimentului de Audit Public Intern în calitate de structură care asigură funcńia de audit la nivelul UniversităŃii din. 3. DOCUMENTE DE REFERINłĂ 3.1. Reglementări ańionale Standardele InternaŃionale pentru Practica Profesională a Auditului Intern 3.2. LegislaŃie primară Legea nr. 672/2002 privind auditul public, cu modificările şi completările ulterioare 3.3. LegislaŃie secundară OMECT nr. 5281/2003 pentru aprobarea Normelor metodologice privind organizarea şi exercitarea activităńii de audit public în structura MECT şi în unităńile aflate în subordinea sau coordonarea MECT Alte documente, inclusiv reglementări e R33 Regulament de organizare şi funcńionare a Compartimentului Audit Public Intern Carta auditului 4. DEFINIłII ŞI ABREVIERI 4.1. Termeni şi definińii Audit public - Activitatea funcńional independentă şi obiectivă, de asigurare şi consiliere, concepută să adauge valoare şi să îmbunătăńească activităńile entităńii publice; ajută entitatea publică să îşi îndeplinească obiectivele, printr-o abordare sistematică şi metodică, evaluează şi îmbunătăńeşte eficienńa şi eficacitatea managementului riscului, controlului şi proceselor de guvernanńă. Fişa de identificare şi analiză a problemei - Reprezintă un document de lucru întocmit pe parcursul misiunilor de asigurare pentru fiecare problemă identificată care sprijină auditorii în parcurgerea unui rańionament profesional pentru stabilirea naturii problemei, faptelor, criteriilor, cauzelor, consecinńelor, precum şi pentru remediere şi prevenirea aparińiei pe viitor a deficienńei. Recomandare - Propunerea formulată pentru a corecta/a elimina deficienńele constatate şi pentru a preveni materializarea riscului Abrevieri A Ah. Ap. E Aprobare Arhivare Aplicare Compartiment Audit Public Intern Elaborare 3/7

4 FIAP Fişa de identificare şi analiză a problemei MENCS Ministerul EducaŃiei NaŃionale şi Cercetării ŞtiinŃifice PO Procedură operańională USV din V Verificare 5. CONłINUT 5.1. Cadrul general de reglementare privind informarea despre recomandările neînsuşite Prin cadrul legislativ nańional au fost stabilite atribuńiile compartimentelor de audit public care funcńionează la nivelul instituńiilor publice aflate în subordinea / în coordonarea / sub autoritatea altor entităńi publice Una dintre atribuńiile o reprezintă informarea entităńii publice ierarhic superioare despre recomandările neînsuşite de către conducătorul entităńii publice la care se desfăşoară activitatea de audit public Documente utilizate Lista şi provenienńa documentelor FIAP uri elaborate pe parcursul derulării misiunilor de audit Minutele reuniunilor de conciliere Rapoarte de audit public elaborate la finalul misiunilor de audit ConŃinutul şi rolul documentelor FIAP urile sunt întocmite de către auditorii publici i şi cuprind: constatarea, cauzele şi consecinńele manifestării unei probleme, precum şi recomandările formulate. Reuniunile de conciliere permit auditorilor şi reprezentanńilor structurii auditate să analizeze constatările şi concluziile din proiectul raportului de audit public în vederea acceptării formulate. Rapoartele de audit public conńin recomandările auditorilor, făcute ca urmare a derulării misiunilor de audit. Recomandările trebuie să fie fezabile şi să aibă un grad de semnificańie important în ceea ce priveşte efectul previzibil asupra structurii auditate. 5.3 Resurse necesare Resurse materiale: computere, birotică şi consumabile, acces la Internet Resurse umane: două posturi de auditor public Resurse financiare: prevederea în buget a sumelor necesare cheltuielilor de funcńionare şi a cheltuielilor pentru pregătire profesională. 5.4 Derularea operańiunilor În cadrul misiunilor de audit public, auditorii formulează recomandări care au un caracter de anticipare şi, pe această bază, de prevenire a eventualelor disfuncńionalităńi sau tendinńe negative la nivelul structurii auditate Auditorii i trebuie să dezbată concluziile şi recomandările împreună cu responsabilii abilitańi înainte de a emite raportul final Dezbaterea privind constatările şi recomandările auditorilor i se efectuează în timpul misiunii de audit, cu ocazia aducerii la cunoştinńă a FIAP-urilor sau în reuniunile de la sfârşitul misiunii, pe baza proiectului raportului de audit. Aceste dezbateri contribuie la 4/7

5 asigurarea că nu au existat neînńelegeri şi oferă structurii auditate ocazia de a clarifica anumite probleme şi de a-şi exprima părerea cu privire la recomandări Recomandările din raportul de audit trebuie să fie redactate clar, pentru fiecare deficienńă constatată, după cum urmează: Faptele Criteriile, cauzele, efectele Recomandările În situańia în care există recomandări neînsuşite, ul transmite la MENCS sinteze ale neînsuşite de către Rectorul USV şi consecinńele neimplementării acestora, însońite de documentańia relevantă Sinteza privind recomandările neînsuşite se transmite în maximum 5 zile calendaristice de la încheierea trimestrului ul informează Rectorul USV despre documentańia întocmită pentru MENCS InformaŃii despre recomandările neînsuşite se prezintă şi în raportul anual de audit. 6. RESPONSABILITĂłI ResponsabilităŃile şi răspunderile în privinńa raportării neînsuşite sunt cuprinse în următorul tabel: Nr. AcŃiunea / OperaŃiunea crt. 1 Identificarea neînsuşite de către Rectorul USV 2 Stabilirea consecinńelor neimplementării 3 Întocmirea sintezei privind recomandările neînsuşite de către Rectorul USV 4 Transmiterea la MENCS a sintezei privind recomandările neînsuşite, în termen de 5 zile calendaristice de la încheierea trimestrului, însońită de copii după: FIAP-uri, teste, chestionare, interviuri şi alte documente care susńin concluziile auditorului Auditor E E V V - E - E 7. ÎNREGISTRĂRI, ARHIVĂRI Lista neînsuşite SituaŃia consecinńele neimplementării privind Auditor Denumire Elaborare Verificare Nr. de Difuzare Arhivare Alte exemplare Loc Perioada elemente Auditor 1-5 ani 1-5 ani 5/7

6 Sinteza neînsuşite, însońită de documentańia relevantă Cuprinderea în raportul anual a informańiilor despre recomandările neînsuşite - 2 MENCS 5 ani Termen: până la data de 5 a lunii următoare încheierii trimestrului Rector USV 2 MENCS 10 ani Termen pentru raportarea anuală: 30 ianuarie 8. DISPOZIłII FINALE 8.1 Aprobarea modificării prezentei proceduri este de competenńa Biroului Senatului USV. 8.2 Prezenta procedură intră în vigoare din momentul aprobării în Biroul Senatului USV. 8.3 Verificarea modului în care se aplică prezenta procedură se realizează cu ocazia evaluării activităńii auditorilor i de către auditori din cadrul Serviciului de Audit Public Intern de la nivelul MENCS sau de către auditorii CurŃii de Conturi. 6/7

7 LISTA PERSOANELOR LA CARE SE DIFUZEAZĂ EDIłIA SAU, DUPĂ CAZ, REVIZIA DIN CADRUL EDIłIEI PROCEDURII OPERAłIONALE Scopul Ex. Compartiment FuncŃia Nume şi Data Semnătura difuzării nr. prenume primirii Aplicare, 1 Compartimentul ec. Dănilă Cezara evidenńă şi arhivare Audit Public Intern Auditor ec. Dăscălescu Vasilica 2. Informare 1 Conducerea USV Rector prof.univ.dr.ing. Popa Valentin 7/7