Microsoft Word - Pagina garda PO ed 2.doc

Transcriere

1 UNVRSTATA VASL ALCSANDR DN BACĂ U COD: PROCDURĂ OPRAŢ ONALĂ RCTOR, PROF. UNV. DR. NG. VALNTN NDFF Prenumele şi numele Semnătura Reprezentantul Managementului laborat Conf. univ. dr. Marcela-Cornelia DANU Şef lucr. dr. ing. Mirela PANANT DŢA: 2 RVZA: XMPLAR NR.: ntră în vigoare începând cu data de , prin aprobarea în Şedinţa Senatului Universităţii Vasile Alecsandri din Bacău. PRZNTA DOCUMNTAŢ ST PROPRTATA UNVRSTĂŢ VASL ALCSANDR DN BACĂU. MODFCARA, MULTPLCARA SAU DFUZARA ACSTA FĂRĂ APROBARA SCRSĂ A MTNTULU ST NTRZSĂ, CONFORM LG 8/ Document controlat - F 01.07/d.1

2 Pag./Total pag. 1/8 LSTA RVZLOR Simbol revizie diţie/ Revizie/ Cap./ Pag./ Paragr. Conţinutul reviziei Responsabilităţi laborat Verificat Aprobat F 02.07/d.1 Fişier SM/MSM/Lista reviziilor P

3 Pag./Total pag. 2/8 1. SCOP Prezenta procedură stabileşte metodologia de identificare a proceselor şi responsabilităţile persoanelor implicate în abordarea bazată pe proces a sistemului integrat de management din Universitatea Vasile Alecsandri din Bacău. 2. DOMNU Prezenta procedură se aplică în cadrul Universităţii Vasile Alecsandri din Bacău de către persoanele şi echipele stabilite pentru trecerea la abordarea bazată pe proces. Procesele sunt stabilite în conformitate cu standardele: SR N SO 9001:2008, SR SO WA 2:2009, SR N SO 14001:2005 şi SR OHSAS 18001:2008, având la bază organigrama Universității. 3. DOCUMNT D RFRNTĂ SR N SO 9000:2006 Sisteme de management al calităţii. Principii fundamentale şi vocabular; SR N SO 9001:2008 Sisteme de management al calităţii. Cerinţe; SR SO/TR 10013:2003 Linii directoare pentru documentaţia sistemului de management al calităţii; SR SO WA 2:2009. Sisteme de management al calităţii. Linii directoare pentru aplicarea SO 9001:2000 în domeniul educaţiei (Standards and Guidelines for Quality Assurance in the uropean Higher ducation Area, NQA, 2005); SR N SO 14001:2005 Sisteme de management de mediu, Cerinţe şi Ghid de utilizare; SR OHSAS 18001:2008 Sisteme de management al sănătăţii şi securităţii ocupaţionale, Cerinţe; Ordin MFP nr. 946/2005, modificat de Ordinul MFP nr. 1389/2006 pentru aprobarea Codului controlului intern, cuprinzând standardele de management/control intern la entităţile publice şi pentru dezvoltarea sistemelor de control managerial;mc 01 - Manualul calităţii. 4. DFNŢ Ş ABRVR 4.1. Definiţii - abordare pe bază de proces- identificarea măsurii în care fiecare proces operațional creează valoare; - abordarea pe bază de fapte- asigurarea că deciziile administrative sunt bazate pe înțelegerea clară a faptelor și nu pe speculații convenabile; F 03.07/d.1 Fişier SM/PO/

4 Pag./Total pag. 3/8 - implicarea personalului - utilizarea la maximm a competențelor, experienței, abilităților și creativităților întregului personal al Universității (utilizarea potențialului de leadership); - organizație educațională organizația care furnizează servicii educaționale; - furnizor de educație persoană care prestează servicii de educație persoanelor care învață; Alte definiţii sunt termenii utilizaţi conform SR N SO 9000: Abrevieri SM Sistem ntegrat de management calitate, mediu, sănătate şi securitate ocupaţională şi responsabilitate socială (SM); MSM - Manualul sistemului integrat de management; RM Reprezentantul managementului; RCMSSO Responsabilul cu calitatea, mediu, sănătatea şi securitatea ocupaţiei; UB Universitatea Vasile Alecsandri din Bacău; DM Departamentul de management. 5. DSCRRA PROCDUR 5.1. Generalităţi UB funcţionează după procese reale, care asigură producerea calităţii. Procesul general al Universităţii are următoarele componente principale: procesul educaţional, procesul de cercetare și procesul administrativ. Acestea descriu modul în care UB asigură implementarea politicii şi a obiectivelor generale, satisfacerea cerinţelor, adăugarea de valoare. Procesul general este compus din: - procese principale (de bază - procesul educațional și de cercetare); - procese manageriale (implementare sistem managerial/control intern); - procese-suport (procese administrative), care se pot reprezenta grafic sub forma unei diagrame bloc, procesul principal fiind un vector cu baza pe cerinţele clientului şi cu vârful pe satisfacţia acestuia (vezi fig.1) Tipuri de procese Procesele principale (numite şi de bază) sunt subprocese ale procesului general, din care rezultă servicii furnizate clienţilor şi au o influenţă decisivă asupra factorilor de succes ai Universităţii. Aceste procese vizează atingerea obiectivelor tehnice şi manageriale, cu focalizare pe satisfacerea cerinţelor clienţilor. Procesele principale (de bază) sunt cele care contribuie la producerea calităţii şi la adăugarea de valoare pentru părţile interesate. Serviciul educațional și de cercetare cuprinde: - proiectarea educațională și de cercetare: - acreditarea și certificarea programelor, alocarea sarcinilor de predare, metode de predare, stabilirea unei politici care să permită tuturor lucrătorilor din Universitate să cunoască viziunea și misiunea, F 03.07/d.1 Fişier SM/PO/

5 Pag./Total pag. 4/8 identificarea segmentului populației-țintă care învață, identificarea prevederilor legale și a altor cerințe, asigurarea capabilității de predare, instruirea personalului-suport; - elaborarea curriculumului: proiectarea și dezvoltarea curriculumului, validarea proiectării și dezvoltării curriculumului sau programei de învățământ, dezvoltarea materialelor de curs, dezvoltarea, analizarea și actualizarea programelor de studiu și a curriculumului; - prestarea serviciului educațional și de cercetare: transformarea informațiilor în cunoștințe, asigurarea de biblioteci, echipamente audio-video, computere, selectarea celor care învață, precizarea modificărilor activităților de instrucție, pregătire și consultare referitoare la oportunități vocaționale; valuarea învățării/cercetării: monitorizarea și măsurarea proceselor educaționale/cercetare, declararea modului în care vor fi acoperite lacunele în termeni de performanță și declarare a justificărilor etc Procesele manageriale (de conducere) sunt procesele care se referă la politici, decizii strategice şi de planificare. Rolul lor este de a asigura atingerea de către procesele principale a obiectivelor de natură managerială, inclusiv îmbunătăţirea continuă a proceselor. mplementarea unui sistem managerial/control intern: - documentarea și implementarea unui sistem managerial garantează realizarea scopului și țelului Universității. De asemenea prin procese manageriale se asigură: alocarea resurselor necesare realizării instrucției în afara campusului, alocarea spațiilor pentru săli de clasă, laboratoare, ateliere, biblioteci, asigurarea disponibilității resurselor materiale și umane, necesare realizării obiectivelor, stabilirea unei politici care să permită tuturor membrilor Universității să cunoască viziunea și misiunea, precum și consultarea acestora, stabilirea metodelor de verificare a performanțelor, transformarea în acțiuni (ținte) a obiectivelor stabilite pentru realizarea scopului și țelului, planificarea strategică, verificarea dacă au fost furnizate suficiente resurse pentru realizarea obiectivelor, verificarea dacă au fost complet implementate procedurile pentru realizarea obiectivelor Procesele-suport sunt procese interne, prin intermediul cărora se asigură susţinerea, controlul şi îmbunătăţirea proceselor principale şi manageriale. Altfel spus, aceste procese asigură funcţionarea eficientă şi efectivă a afacerilor curente. Procesele administrative, suport: - acestea asigură condițiile necesare desfășurării proceselor amintite mai sus și pot fi: procurarea de materiale și alte resurse, administrarea serviciilor, admiterea solicitanților, asigurarea funcționalității laboratoarelor, sălilor de clasă, atelierelor, bibliotecii, secretariatelor, cantinei, spațiilor de cazare și altele, asigurarea forței umane necesare, inventarierea echipamentelor de laborator, stabilirea metodelor de prestare, furnizare de servicii de securitate, siguranță și protecție civilă, selectarea și înscrierea celor care învață, asigurarea informațiilor corecte și concrete privind modul de asigurare a serviciilor-suport și altele. F 03.07/d.1 Fişier SM/PO/

6 Pag./Total pag. 5/8 C R N Ţ C L N T PROCS MANAGRAL PROCS PRNCPAL (D BAZĂ) PROCS- SUPORT Fig.1. Procesul general al Universităţii Formarea echipei pentru identificarea proceselor S A T S F A C Ţ C L N T Pentru identificarea proceselor, rectorul va aproba un program de lucru pentru documentarea, implementarea şi certificarea SM şi echipa interdepartamentală care, având la bază principiile prezentei proceduri, va stabili procesele principale, manageriale şi suport, precum şi responsabilii de procese Pentru fiecare proces, va fi numit un responsabil de proces chipa de identificare procese este propusă pentru fiecare zonă de Directorul DM. La alcătuirea echipelor se va avea în vedere antrenarea persoanelor care cunosc bine situaţia şi sunt instruite cu noţiunile, conceptele, cerinţele standardului de referinţă şi procedurile sistemului Dacă în cadrul UB au loc schimbări care influenţează SM, rectorul va dispune repetarea în noile condiţii a identificării proceselor de către echipele constituite anterior Fiecare proces poate fi alcătuit din mai multe activităţi Fiecare proces va fi abordat prin prisma metodologiei cunoscute sub denumirea PDCA (Planifică-fectuează-Verifică-Acționează), prezentată în standardul SR N SO 9001:2008. Planifică - stabilește obiective și procesele necesare satisfacției clienților; fectuează - implementează procesele; Verifică monitorizează procesele, obiectivele, cerințele, produsul rezultat și raportează; Acționează - întreprinde acțiuni pentru îmbunătățirea continuă a performanțelor proceselor dentificarea şi documentarea proceselor Directorul DM contactează decanii/directorii de departamente implicaţi, pentru a stabili începerea activităţii echipei de identificare a proceselor. F 03.07/d.1 Fişier SM/PO/

7 Pag./Total pag. 6/ În baza activităţilor care se desfăşoară în sectoarele implicate, echipa identifică datele de intrare, furnizorii acestora, datele de ieşire, precum şi clientul fiecărui proces Documentele care furnizează informaţii pentru desfăşurarea activităţii echipelor de identificare a proceselor sunt, fără a fi limitativ, următoarele: - declaraţia rectorului privind politica în domeniul calităţii, mediului, sănătății și securității ocupației; - organigrama UB - fişele posturilor; - standardele SR N SO 9001:2008 şi SR N SO 9000: Documentele care vor fi elaborate sunt: - harta proceselor; - tabelul cu procesele din cadrul Universității; - codificarea structurii organizatorice (5.6.) Aceste documente se află în MSM 01 rev. 1 (capitolul 4) Alocarea responsabilităţilor Având ca suport harta proceselor şi procedurile care le documentează, conducerea UB va stabili refacerea fişelor de post, dacă este cazul. 5.6 Codificarea structurii organizatorice Codificarea ține cont de organigrama Universității și va fi extinsă la nivelul facultăților și departamentelor în consecință. Codul este de forma XX:YY:ZZ: cifre, din care poate să lipsească ultima pereche sau chiar ultimele două perechi, după cum urmează: - Cod 01 Carta Universității Vasile Alecsandri din Bacău; - Cod 02 Senatul Universității Vasile Alecsandri din Bacău; - Cod 03 Comisia de control a activitatii rectorului si Directiei Generale Administrative; - Cod 04 Comisia pentru Reforme, Dezvoltare, Finanțare și Calitate; - Cod 05 Comisia pentru programe de studii, perfecţionarea şi evaluarea personalului didactic şi activităţi studenţeşti; - Cod 06 Comisia pentru cercetare ştiinţifică şi relaţii internaţionale; - Cod 07 Comisia pentru relaţii cu mass-media şi de promovare a imaginii Universității Vasile Alecsandri din Bacău; - Cod 08 Consiliul de administrație; - Cod 09 Comisia de etică şi deontologie profesională universitară; - Cod 10 Facultăți: - Cod Facultatea de nginerie; - Cod Facultatea de Litere; - Cod Facultatea de Științe; - Cod Facultatea de Științe conomice; - Cod Facultatea de Științe ale Mişcării, Sportului şi Sănătăţii; - Cod Departamentul pentru Pregătirea Personalului Didactic. - Cod 11 Departamente, servicii, birouri, comisii: F 03.07/d.1 Fişier SM/PO/

8 Pag./Total pag. 7/8 Biroul de Relaţii nternaţionale și Programe Comunitare, cod ; Serviciul Biblioteca Centrală universitară, cod ; Comisia cu atribuţii de monitorizare, coordonare şi îndrumare metodologică a sistemului propriu de control intern/ managerial, cod ; Departamentul de Consiliere Profesională, cod ; Departamentul de Cercetare, novare, Creaţie Artistică, performanţă Sportivă, cod ; ditura Alma Mater și Serviciul Multiplicare, cod Departamentul de Management, cod ; Biroul de Audit Public ntern, cod ; Biroul Control Financiar Preventiv; cod ; Oficiul Juridic; cod 11.10; Comisia pentru valuarea şi asigurarae Calităţii, cod Cod 12. Direcţia Generală Administrativă: cod Direcția Resurse Umane şi Salarizare; cod Direcția conomică; cod Secretariatul General Universitate; cod Direcția Patrimoniu; cod Serviciul nformatizare şi Comunicaţii Digitale. - Cod. 13. Consiliul pentru studii universitare de doctorat. 6. RSPONSABLTĂŢ 6.1. Rector - aprobă componenţa echipei de identificare a proceselor. - conduce reuniunile de analiză ale managementului de la cel mai înalt nivel. - stabileşte necesarul de proceduri pentru documentarea proceselor identificate. - aprobă programul de activitate pentru documentarea, implementarea şi certificarea SM RM - avizează programul de activitate pentru documentarea, implementarea şi certificarea SM. - participă la întîlnirile echipelor de analiză a proceselor. - coordonează instruirile privind SM necesare pentru trecerea la abordarea pe procese Directorul DM - propune componenţa echipei de identificare a proceselor. - coordonează activitatea echipei de identificare a proceselor. - întocmeşte harta proceselor şi o supune spre aprobare rectorului Membrii echipelor de identificare procese dentifică procesele, interacţiunile dintre ele, documentele de referinţă, datele de intrare/datele de ieşire, furnizorii/clienţii, resursele, parametrii ce trebuie monitorizaţi şi înregistrările rezultate din proces. F 03.07/d.1 Fişier SM/PO/

9 Pag./Total pag. 8/8 7. ÎNRGSTRĂR 7.1. Harta proceselor se păstrează împreună cu MSM Tabelul cu procesele ce se desfăşoară în cadrul UB (se păstrează împreună cu MSM) Lista echipei de identificare a proceselor (se păstrează la DM 3 ani, nu se arhivează). F 03.07/d.1 Fişier SM/PO/