Microsoft Word - PO-05.1 ed 2 rev 1 Analiza efectuata de management

Transcriere

1 UNIVERSITATEA VASILE ALECSANDRI DIN BACĂ U COD: PO RECTOR, PROF.UNIV.DR. ING. VALENTIN NEDEFF Prenumele şi numele Semnătura Reprezentantul Managementului Conf. univ. dr. Cornelia-Marcela DANU Elaborat Conf. univ. dr. ing. Mirela PANAINTE-LEHĂDUȘ EDIŢIA: 2 REVIZIA: EXEMPLAR NR.: Intră în vigoare începând cu data de , prin aprobarea în Şedinţa Consiliului de Administrație al Universităţii Vasile Alecsandri din Bacău. F 01.07/Ed.1 PREZENTA DOCUMENTAŢIE ESTE PROPRIETATEA UNIVERSITĂŢII VASILE ALECSANDRI DIN BACĂU. MODIFICAREA, MULTIPLICAREA SAU DIFUZAREA ACESTEIA FĂRĂ APROBAREA SCRISĂ A EMITENTULUI ESTE INTERZISĂ, CONFORM LEGII 8/ Document controlat -

2 Pag./Total pag. 1/7 LISTA REVIZIILOR Simbol revizie Ediţie/ Revizie / Cap./ Pag./ Paragr. Conţinutul reviziei Responsabilităţi Elaborat Verificat Aprobat 1 ed. 2/ rev. 1 1/2 2/2 2/3 SIM Ordinul MFP nr. 946/2005 cu modificările și completările ulterioare; [de Ordinul MFP nr. 1389/2006 pentru aprobarea Codului controlului intern, cuprinzând standardele de management/ control intern la entităţile publice şi pentru dezvoltarea sistemelor de control managerial;] R [R-01] Carta Universităţii Vasile Alecsandri din Bacău; R [R-01.01] Regulamentul de organizare şi funcţionare al Universităţii Vasile Alecsandri din Bacău; R [R-01.02] Regulamentul de ordine interioară [organizare internă] al Universităţii Vasile Alecsandri din Bacău; R [R-01.03] Codul de etică și deontologie profesională universitară al Universităţii Vasile Alecsandri din Bacău; Legea 1/2011 educației naționale cu modificările și completările ulterioare; F 02.07/Ed.1 Fişier SIM/MSIM/Lista reviziilor P

3 Pag./Total pag. 1 bis/7 4/5 5.3/7 5.4/7 6.3./8 [Legea Învăţământului 84/1995 republicată şi completată;] [Legea 128/1997 privind statutul cadrelor didactice, completată;] Legea 319/2003 privind statutul personalului de cercetare - dezvoltare; [OUG 34/2006 privind atribuirea contractelor de achiziţie publică, a contractelor de concesiune de lucrări publice şi a contractelor de concesiune de servicii;] [SIMCMSSO] SIM La nivelul facultăților, departamentelor, Direcției Generale Administrative analiza SIM se desfăşoară sub formă de reuniune condusă de Decan/ Director de Departament/ Director Direcție General Administrativă sau prin mandatarea acestuia, de către RM. conform termenelor stabilite în programul de acțiuni [cel puţin trimestrial] întocmește programul de acţiuni stabilit la analiza de management. F 02.07/Ed.1 Fişier SIM/MSIM/Lista reviziilor P

4 Pag./Total pag. 2/7 1. SCOP ŞI DOMENIU DE APLICARE Procedura descrie modul în care se analizează sistemul integrat de management calitate, mediu, sănătate şi securitate ocupaţională şi responsabilitate socială (SIM) de către conducerea Universităţii, pentru a asigura că sistemul este în continuare corespunzător, adecvat şi eficace. Analiza include evaluarea oportunităţilor de îmbunătăţire, a necesităţilor de schimbare în sistemul integrat de management, inclusiv politicile şi obiectivele referitoare la calitate, mediu, sănătate şi securitate ocupaţională, şi responsabilitate socială. 2. DOCUMENTE DE REFERINŢĂ MSIM-01 Manualul sistemului integrat de management calitate, mediu, sănătate şi securitate ocupaţională şi responsabilitate socială; SR EN ISO 9000:2006 Sisteme de management al calităţii. Principii fundamentale şi vocabular; SR EN ISO 9001:2008 Sisteme de management al calităţii. Cerinţe; SR EN ISO 14001: Sisteme de management de mediu. Specificaţii şi ghid de utilizare; SR ISO 14050: Management de mediu. Vocabular; SR OHSAS 18001:2008 Sisteme de management al sănătăţii şi securităţii ocupaţionale. Specificaţie; SR OHSAS 18002:2009 Sisteme de management al sănătăţii şi securităţii ocupaţionale. Linii directoare pentru implementare OHSAS 18001; SA 8000 Certificarea sistemelor de management a responsabilităţii sociale; SR ISO IWA 2:2009 (ISO IWA 2:2007). Sisteme de management al calităţii. Linii directoare pentru aplicarea ISO 9001:2000 în domeniul educaţiei; PO Elaborarea, modificarea şi difuzarea documentelor SIM; Ordinul MFP nr. 946/2005 cu modificările și completările ulterioare; [de Ordinul MFP nr. 1389/2006 pentru aprobarea Codului controlului intern, cuprinzând standardele de management/ control intern la entităţile publice şi pentru dezvoltarea sistemelor de control managerial;] R [R-01] Carta Universităţii Vasile Alecsandri din Bacău; R [R-01.01] Regulamentul de organizare şi funcţionare al Universităţii Vasile Alecsandri din Bacău; R [R-01.02] Regulamentul de ordine interioară [organizare internă] al Universităţii Vasile Alecsandri din Bacău; F 02.07/Ed.1 Fişier SIM/POI

5 Pag./Total pag. 3/7 R [R-01.03] Codul de etică și deontologie profesională universitară al Universităţii Vasile Alecsandri din Bacău; Legea 1/2011 educației naționale cu modificările și completările ulterioare; [Legea Învăţământului 84/1995 republicată şi completată;] [Legea 128/1997 privind statutul cadrelor didactice, completată;] Legea cercetării 324/2003; Legea 319/2003 privind statutul personalului de cercetare - dezvoltare; Legea 87/2006 privind asigurarea calităţii în învăţământ, [OUG 34/2006 privind atribuirea contractelor de achiziţie publică, a contractelor de concesiune de lucrări publice şi a contractelor de concesiune de servicii;] Standarde specifice şi proceduri ARACIS. 3. DEFINIŢII ŞI ABREVIERI 3.1. DEFINIŢII Termenii şi definiţiile folosite sunt conform SR EN ISO 9001:2008, SR ISO 14050:1999, SR-OHSAS 18001:2008, SR OHSAS 18002:2009 şi SA 8000:2008. Rezultatele auditului intern reprezintă date de intrare ale analizei efectuate de management. Termenul managementul de la cel mai înalt nivel se referă la managementul Universităţii al cărei sistem integrat de management este în curs de analiză ABREVIERI SIM Sistem integrat de management calitate, mediu, sănătate şi securitate ocupaţională, şi responsabilitate socială; RM Reprezentantul managementului; DM Director departament de management; RCMSSO Responsabil calitate, mediu, sănătate şi securitate a muncii; MSIM - Manualul sistemului integrat de management. 4. SCHEMA PROCESULUI F 02.07/Ed.1 Fişier SIM/POI

6 Pag./Total pag. 4/7 Planificare analiză Convocare analiză Întocmire raport de analiză a [SIMCMSSO] SIM Desfăşurarea analizei Elementele de ieşire (dispoziţii) Verificări realizare elemente de ieşire Raportări periodice Îmbunătăţire continuă 5. ACTIVITĂŢI PROCEDURATE 5. ACTIVITĂŢI PROCEDURATE Analiza efectuată de management reprezintă evaluarea oficială efectuată de managementul de la nivelul cel mai înalt asupra stadiului şi adecvării SIM în raport cu politica în domeniul calităţii, mediului, sănătăţii şi securităţii ocupaţiei şi a responsabilităţii sociale, cu obiectivele privind calitatea, mediul, sănătate şi securitate ocupaţională şi a celor de responsabilitate socială PLANIFICAREA ANALIZEI SIM RM, consultându-se cu rectorul, întocmeşte planificarea analizei SIM efectuată de către management. Analiza se efectuează cel puţin o dată pe an şi ori de câte ori este nevoie. F 02.07/Ed.1 Fişier SIM/POI

7 Pag./Total pag. 5/7 Planificarea cuprinde : - data; - ordinea de zi; - participanţii. Notă: Analize ale SIM se pot desfăşura din dispoziţia rectorului sau la propunerea RM/DM, ca urmare a unor reclamaţii, rezultate ale auditurilor interne/ externe, constatarea de neconformităti repetate după caz PREGĂTIREA ANALIZEI RM solicită documentele cerute de ordinea de zi aprobată prin planificare, de la decanii facultăţilor, directorii de departamente, directorul Direcţie Generale Administrative şi întocmeşte raportul necesar analizei sistemului. Sunt supuse analizei cel puţin următoarele: - eventuale schimbări ce ar putea afecta SIM; - politica şi obiectivele; - rezultatele auditurilor interne/ externe şi evaluările conformării cu cerinţele legale şi cu alte cerinţe la care Universitatea a subscris; - rezultatele controalelor interne; - monitorizarea sistemului propriu de control managerial; - eficacitatea şi eficienţa funcţionării; - fiabilitatea informaţiilor interne şi externe; - performanţa şi managementul riscurilor; - comunicarea (comunicările) cu părţile externe interesate, inclusiv reclamaţiile; - feed-back-ul de la clienţi; - sesizări ale părţilor interesate cu privire la mediu; - performanţa proceselor şi conformitatea produselor; - performanţa de mediu a organizaţiei; - conformitatea privind factorii de mediu; - stadiul acţiunilor corective/ preventive; - acţiuni de urmărire de la analiza efectuată de management anterioară; - recomandări pentru îmbunătăţire; - schimbarea împrejurărilor, inclusiv dezvoltări ale cerinţelor legale şi a altor cerinţe; - accidente, incidente, neconformităţi SSO-SU; - rezultate ale simulărilor efectuate conform programelor de mediu şi SSO; - rezultate ale planurilor de măsuri. RM convoacă persoanele menţionate în planificare să participe la analiză şi eventual alte persoane din dispoziţia rectorului, formular F (anexa 1). Dosarul cu documentele analizei va fi disponibil cu minim 5 zile înaintea datei stabilite şi se va afla la RM unde va putea fi consultat de participanţii la analiză. La nivelul facultăților, DGA, departamentelor (cu excepția departamentelor didactice) activitățile enumerate sunt efectuate de către RCMSSO. F 02.07/Ed.1 Fişier SIM/POI

8 Pag./Total pag. 6/ DESFĂŞURAREA ANALIZEI SIM ŞI ELEMENTE DE IEŞIRE ALE ANALIZEI Analiza SIM se desfăşoară sub formă de reuniune condusă de Rector [sau prin mandatarea acestuia, de către RM]. La nivelul facultăților, departamentelor (cu excepția departamentelor didactice), Direcției Generale Administrative analiza SIM se desfăşoară sub formă de reuniune condusă de Decan/ Director de Departament/ Director Direcție General Administrativă. Se parcurge ordinea de zi, se analizează şi se stabilesc măsuri sau acţiuni corective acolo unde sunt necesare. Desfăşurarea analizei, dispoziţiile/ acţiunile stabilite şi eventual responsabilii şi termenele se consemnează de către RM în procesul-verbal de analiză SIM, formularul F (Anexa 2). Deciziile şi acţiunile corective propuse vizează: - îmbunătăţirea, eficacitatea sistemului integrat de management; - îmbunătăţirea produselor/ serviciilor în raport cu cerinţele clienţilor; - îmbunătăţirea proceselor; - îmbunătăţirea performanţelor de mediu şi SSO; - respectarea drepturilor omului; - nevoile de resurse TRANSMITEREA ŞI URMĂRIREA REALIZĂRII ACŢIUNILOR STABILITE LA ANALIZA SIM RM/RCMSSO difuzează câte o copie a programului de acţiuni, formular F (anexa nr. 3), completat cu ocazia analizei, persoanelor responsabile de realizarea dispoziţiilor stabilite. RM verifică şi consemnează pe formularele/ rapoartele difuzate modul de rezolvare a dispoziţiilor stabilite. Periodic, conform termenelor stabilite în programul de acțiuni [cel puţin trimestrial], el raportează rectorului situaţia rezolvării acestora şi păstrează înregistrările. Înregistrările privind rezolvarea dispoziţiilor sau acţiunilor corective stabilite la analiza SIM sunt cuprinse, prin grija RM/RCMSSO, în dosarul de analiză din anul următor. 6. RESPONSABILITĂŢI 6.1. Rector - aprobă planificarea analizei SIM; - conduce reuniunea de analiză a SIM; - analizează personal politica şi obiectivele; - dispune măsuri pentru menţinerea eficacităţii şi îmbunătăţirea SIM Decanii, Directorii de departamente, DGA, - furnizează elementele necesare analizei solicitate de RM; - participă la analiză; F 02.07/Ed.1 Fişier SIM/POI

9 Pag./Total pag. 7/7 - realizează măsurile care le sunt atribuite, stabilite la analiză; - propune măsuri pentru menţinerea eficacităţii şi îmbunătăţirea SIM RM/RCMSSO - planifică şedinţele de management; - întocmeşte raportul de analiză a SIM; - întocmeşte planul de desfăşurare al analizei; - convoacă analiza; - întocmeşte procesul-verbal al şedinţei; - întocmește programul de acţiuni stabilit la analiza de management. 7. ÎNREGISTRĂRI Înregistrarea Suport Completează Loc de Durata păstrare Planificare analiză Hârtie RM RM 5 ani F Raport de analiză a Hârtie/ RM RM/DM 5 ani managementului 2 exemplare Raport de analiză la nivel de departament/facultate Hârtie/ 2 exemplare Directorii de departamente./ RCMSSO RCMSSO Fac./DM 3 ani Raport de analiză la nivel de compartiment Proces-verbal al analizei efectuate de management Program de acţiuni 8. ANEXE Hârtie/ 2 exemplare Facultate Şef compartiment RCMSSO/ RCMSSO Facultate 3 ani Hârtie F RM RM 5 ani Hârtie F RM RM 5 ani - Anexa nr. 1 - Planificarea analizei SIM, cod F /Ed.xx - Anexa nr. 2 Proces-verbal al analizei efectuate de management, cod F 16.07/Ed. xx - Anexa nr. 3 - Program de acţiuni, cod F /Ed.xx F 02.07/Ed.1 Fişier SIM/POI

10 Pag./Total pag. Data Anexa nr. 1 Model formular Universitatea Vasile Alecsandri din Bacău PLANIFICAREA ANALIZEI EFECTUATE DE MANAGEMENT 1. Data planificată: 2. Persoane participante: 3. Ordinea de zi : Aprobat, RECTOR, Întocmit, RM F /Ed. xx F 02.07/Ed.1 Fişier SIM/POI

11 Pag./Total pag. Anexa 2 Model formular Universitatea Vasile Alecsandri din Bacău PROCES VERBAL AL ANALIZEI EFECTUATE DE MANAGEMENT Nr. din Participanţi: Nr. crt. Numele Semnătura Aspecte analizate: Decizii: Nr. crt. Decizia Responsabil Termen F 16.07/Ed. xx F 02.07/Ed.1 Fişier SIM/POI

12 Pag./Total pag. Data Anexa nr. 3 Model formular Universitatea Vasile Alecsandri din Bacău Aprobat, RECTOR, PROGRAM DE ACŢIUNI STABILITE LA ANALIZA SIM EFECTUATĂ DE CONDUCERE din pentru activitatea din anul Nr. crt. Măsuri Responsabil Termen de realizare Stadiul rezolvării Resurse Semnătura Data Întocmit, RM F /Ed. xx F 02.07/Ed.1 Fişier SIM/POI