Utilizarea îmbinării corespondenței pentru crearea şi imprimarea scrisorilor şi a altor documente Dacă utilizați îmbinarea corespondenței când doriți

Transcriere

1 Utilizarea îmbinării corespondenței pentru crearea şi imprimarea scrisorilor şi a altor documente Dacă utilizați îmbinarea corespondenței când doriți să creați un set de documente, cum ar fi o scrisoare formular care este trimisă multor clienți sau o foaie cu liste de adrese. Fiecare scrisoare sau listă conține același tip de informații, totuși conținutul este unic. De exemplu, în scrisorile adresate clienților, fiecare scrisoare poate fi personalizată pentru a se adresa pe numele fiecărui client. Informațiile unice în fiecare scrisoare sau listă provine din intrări într-o sursă de date. Procesul de îmbinare a corespondenței constă din următorii pași generali: 1. Setarea documentului principal. Documentul principal conține textul și elementele grafice, care sunt aceleași pentru fiecare versiune a documentului îmbinat. De exemplu, adresa expeditorului sau formulele de salut dintr-o scrisoare formală. 2. Conectarea documentului la o sursă de date. O sursă de date este un fișier care conține informațiile de îmbinat într-un document. De exemplu, numele și adresele destinatarilor unei scrisori. 3. Ajustarea listei destinatarilor sau a elementelor. Microsoft Office Word generează o copie a documentului principal pentru fiecare element sau înregistrare în fișierul de date. Dacă fișierul de date este o listă de corespondență, probabil aceste elemente sunt destinatari. Pentru a genera copii doar pentru anumite elemente din fișierul de date, se pot alege elementele (înregistrările) care se includ. 4. Adăugarea substituenților, denumiți câmpuri de îmbinare de corespondență, la document. Când se efectuează îmbinarea de corespondență, câmpurile îmbinării de corespondență sunt completate cu informații din fișierul de date. 5. Examinarea și completarea îmbinării. Se poate examina fiecare copie a documentului înainte de a imprima întregul set. Pentru a efectua o îmbinare de corespondență se utilizează comenzile din fila Corespondențe. Sfat: Se poate efectua o îmbinare de corespondență utilizând panoul de activități Îmbinare corespondență, care vă conduce pas cu pas de-a lungul procesului. Pentru a utiliza panoul de activități, în grupul Pornire îmbinare corespondență din fila Corespondență, faceți clic pe Pornire Îmbinare corespondență, apoi faceți clic pe Expert îmbinare de corespondență pas cu pas. 1

2 Configurarea documentului principal 1. Porniți Word. Se deschide în mod implicit un document necompletat. Lăsați-l deschis. Dacă îl închideți, comenzile din pasul următor nu vor fi disponibile. 2. În fila Corespondență, în grupul Pornire Îmbinare corespondență, faceți clic pe Pornire Îmbinare corespondență. 3. Faceți clic pe tipul de document pe care doriți să îl creați. De exemplu, se poate crea: Un set de plicuri Adresa expeditorului este aceeași pe toate plicurile, dar adresa destinatarului este unică pentru fiecare. Faceți clic pe Plicuri, apoi specificați preferințele pentru dimensiunea plicurilor și formatarea textului din fila Opțiuni pentru plic a casetei de dialog Opțiuni pentru plic. Un set de etichete pentru adrese Fiecare etichetă afișează numele și adresa unei persoane, dar numele și adresa din fiecare etichetă sunt unice. Faceți clic pe Etichete, apoi specificați preferințele pentru tipul de etichetă în caseta de dialog Opțiuni etichetă. Un set de scrisori formular sau mesaje de poștă electronică Conținutul de bază este același în toate scrisorile și mesajele, dar fiecare conține anumite informații pentru fiecare destinatar, cum ar fi numele, adresa sau alte informații. Faceți clic pe Scrisori sau pe Mesaje de poștă electronică pentru a crea aceste tipuri de documente. Un catalog sau director Același tip de informații, cum ar fi numele și descrierea, se afișează pentru fiecare element, dar numele și descrierea din fiecare element sunt unice. Faceți clic pe Director pentru a crea acest tip de document. Reluarea unei îmbinări de corespondență Dacă trebuie oprită îmbinarea de corespondență, se poate salva documentul principal și relua îmbinarea ulterior. Microsoft Office Word reține informațiile despre surse de date și câmpuri. Dacă se utilizează panoul de activități Îmbinare corespondență, Word vă întoarce la locul din panoul de activități la când se reia îmbinarea. 1. Când doriți să reluați îmbinarea, deschideți documentul. Word afișează un mesaj care cere confirmarea deschiderii documentului, care va executa o comandă SQL. 2. Deoarece acest document este conectat la o sursă de date și doriți să regăsiți datele, faceți clic pe Da. În cazul în care deschideați un document despre care nu știați că este 2

3 conectat la o sursă de date, ați fi făcut clic pe Nu pentru a preveni accesul nedorit la date. Va apărea textul documentului, împreună cu toate câmpurile inserate. 3. Faceți clic pe fila Corespondență și reluați lucrul. Conectarea documentului la o sursă de date Pentru a îmbina informații în documentul principal trebuie conectat documentul la o sursă de date sau la un fișier de date. Dacă nu aveți un fișier de date, se poate crea unul în timpul procesului de îmbinare. Alegeți un fișier de date 1. În fila Corespondență, în grupul Pornire Îmbinare corespondență, faceți clic pe Selectare destinatari. 2. Alegeți una dintre următoarele: Pentru a utiliza lista Persoane de contact în Outlook, faceți clic pe Selectare din persoanele de contact Outlook. Dacă aveți o foaie de lucru Microsoft Office Excel, o bază de date Microsoft Office Access sau alt tip de fișier de date, faceți clic pe Utilizarea unei liste existente, apoi localizați fișierul în caseta de dialog Selectare sursă de date. Pentru Excel, se pot selecta date din orice foaie de lucru sau interval nominalizat din cadrul unui registru de lucru. Pentru Access, se pot selecta date din orice tabel sau Interogare definite în baza de date. Pentru alt tip de fișier de date, selectați fișierul în caseta de dialog Selectare sursă de date. Dacă fișierul nu este listat, selectați tipul de fișier corespunzător sau selectați Toate fișierele în caseta Fișiere de tipul. Într-o îmbinare de corespondență, se pot utiliza următoarele tipuri de fișiere de date: Fișiere din programe de baze de date, pe un singur nivel, bazate pe fișiere, pentru care s-a instalat un furnizor OLE DB sau un driver ODBC (dintre care unele sunt incluse în pachetul Microsoft Office). Un fișier HTML care are un singur tabel. Primul rând al tabelului trebuie să conțină numele coloanelor și celelalte rânduri trebuie să conțină date. Agende electronice: Agendă Microsoft Outlook Listă Persoane de contact Microsoft Schedule+ 7.0 Orice listă de adrese similară care a fost creată cu un sistem de corespondență compatibil cu MAPI, cum ar fi Microsoft Outlook. 3

4 Un document Microsoft Word. Documentul trebuie să conțină un singur rând. Primul rând din tabel trebuie să conțină anteturi, iar celelalte rânduri trebuie să conțină înregistrările pe care doriți să le îmbinați. Se poate utiliza și o sursă de anteturi ca sursă de date. Orice fișier text care are câmpuri de date separate (sau delimitate) de tabulatori sau virgule și înregistrări de date separate prin semne de paragraf. Dacă nu aveți un fișier de date încă, faceți clic pe Tastare listă nouă, apoi utilizați formularul care se deschide pentru a crea lista. Lista se salvează ca fișier bază de date (.mdb) care se poate reutiliza. Notă Dacă ați instalat 2007 Microsoft Office system (în loc de a instala doar Microsoft Word), se poate utiliza Microsoft Query pentru a construi o Interogare și a regăsi datele pe care le doriți dintr-o Sursă externă de date. Ajustarea listei de destinatari sau obiecte Când efectuați o conexiune la un anumit fișier de date, este posibil să nu fie nevoie să îmbinați informații din toate înregistrările din acel fișier de date în documentul principal. Pentru a restrânge lista de destinatari sau pentru a utiliza un subset de elemente din fișierul de date, efectuați următoarele acțiuni: 1. În fila Corespondență, în grupul Pornire îmbinare corespondență, faceți clic pe Editare listă destinatari. 2. În caseta de dialog Îmbinare corespondență destinatari, efectuați oricare dintre următoarele acțiuni: Selectarea înregistrărilor individuale Această metodă este cea mai utilă dacă lista este scurtă. Bifați casetele de selectare din dreptul destinatarilor care se includ și debifați casetele de selectare din dreptul destinatarilor care se exclud. Pentru a include doar câteva înregistrări în îmbinare, debifați caseta de selectare din rândul antet, apoi selectați doar înregistrările pe care le doriți. În mod similar, pentru a include o mare parte din listă, bifați caseta de selectare din rândul antet, apoi debifați casetele de selectare pentru înregistrările care nu se includ. Sortarea înregistrărilor Faceți clic pe titlul de coloană al elementului după care se sortează. Lista se sortează în ordine alfabetică ascendentă (de la A la Z). Faceți clic din nou pe titlul coloanei pentru a sorta lista în ordine alfabetică descendentă (de la Z la A). 4

5 Pentru sortare complexă, faceți clic pe Sortare sub Ajustare listă destinatari și alegeți preferințele de sortare în fila Sortare înregistrări din caseta de dialog Filtrare și sortare. De exemplu, se poate utiliza acest tip de sortare pentru ca adresele destinatarilor să se sorteze alfabetic după numele de familie din fiecare adresă poștală și să se listeze codurile poștale în ordine numerică. Filtrarea înregistrărilor Este utilă dacă lista conține înregistrări pe care nu doriți să le vedeți sau să le includeți în îmbinare. După filtrarea listei, se pot utiliza casetele de selectare pentru a include și exclude înregistrări. Pentru a filtra înregistrările, efectuați următoarele acțiuni: 1. Sub Ajustare listă destinatari, faceți clic pe Filtrare. 2. În fila Filtrare înregistrări din caseta de dialog Filtrare și sortare, alegeți criteriile de utilizat pentru filtru. De exemplu, pentru a genera copii ale documentului principal doar pentru adrese care listează Australia ca țară/regiune, faceți clic pe Țara sau regiunea în lista Câmp, pe Egal cu în lista Comparație și pe Australia în lista Comparare. 3. Pentru a ajusta mai mult filtrul, faceți clic pe Și sau pe Sau, apoi specificați mai multe criterii. De exemplu, pentru a genera copii ale documentului principal doar pentru afacerile din Munchen, se filtrează înregistrările pentru care câmpul Oraș conține Munchen și pentru care câmpul Nume firmă nu este necompletat. Dacă utilizați Sau în loc de Și în acest filtru, îmbinarea de corespondență va conține toate adresele din Munchen și toate adresele care includ un nume de companie, indiferent de oraș. Notă Dacă ați instalat software de validare a adreselor, faceți clic pe Validare adrese în caseta de dialog Destinatari îmbinare de corespondență pentru a valida adresele destinatarilor. Adăugarea substituenților, denumiți câmpuri de îmbinare de corespondență, la document După efectuarea unei conexiuni pentru documentul principal la un fișier de date, se poate tasta textul documentului și se pot adăuga substituenții care indică locul în care apar informațiile unice în fiecare copie a documentului. Substituenții, cum ar fi adresa și întâmpinarea, sunt denumiți câmpuri de îmbinare. Câmpurile din Word corespund titlurilor de coloană din fișierul de date selectat. 5

6 Coloanele dintr-un fișier de date reprezintă categorii de informații. Câmpurile adăugate în documentul principal sunt substituenți pentru acele categorii. Rândurile dintr-un fișier de date reprezintă înregistrări cu informații. Word generează o copie a documentului principal pentru fiecare înregistrare la efectuarea unei îmbinări de corespondență. Amplasând un câmp în documentul principal, indicați faptul că o anumită categorie de informații, cum ar fi nume sau adrese, trebuie să apară în acea locație. Notă Dacă se inserează un câmp de îmbinare de corespondență în documentul principal, numele câmpului este înconjurat de ghilimele unghiulare (). Aceste ghilimele unghiulare nu vor apărea în documentele îmbinate. Ajută la deosebirea câmpurilor de text obișnuit, în documentul principal. Ce se întâmplă la îmbinare La îmbinare, informațiile din primul rând al fișierului de date înlocuiesc câmpurile din documentul principal pentru a crea primul document îmbinat. Informațiile din al doilea rând al fișierului de date înlocuiesc câmpurile pentru a crea al doilea document îmbinat, și așa mai departe. 6

7 Lucrul cu câmpuri: Exemple Se poate adăuga orice titlu de coloană din fișierul de date în documentul principal drept câmp. Acest lucru oferă flexibilitate la proiectarea scrisorilor formular, etichetelor, mesajelor de poștă electronică și a celorlalte documente îmbinate. De exemplu: Să presupunem că alcătuiți o scrisoare pentru a anunța companii locale că au fost selectate pentru a fi incluse în ghidul anual al orașului. Dacă fișierul de date conține o coloană Companie cu numele fiecărei companii pe care doriți să o contactați, se poate insera câmpul «Companie» în loc de a tasta numele fiecărei companii. Imaginați-vă că trimiteți clienților mesaje de poștă electronică trimestriale, anunțândui despre produsele noi și ofertele speciale. Pentru a personaliza aceste mesaje pentru cei mai buni clienți, se poate adăuga o coloană NotăPersonală în fișierul de date, în care să tastați note precum Domnișoară Cristina Potra, noul nostru produs este exact ceea ce căutați. Amplasând un câmp «NotăPersonală» în documentul principal, aveți posibilitatea să includeți aceste note la sfârșitul anumitor mesaje. Să presupunem că lista de corespondență este pentru abonații la buletinul informativ și că fișierul de date conține o coloană, numită DatăExpirare, pentru stocarea datei la care expiră fiecare abonare. Dacă amplasați un câmp «DatăExpirare» în documentul principal înainte de a executa îmbinarea, fiecare abonat va vedea data sa de expirare în eticheta de corespondență. Câmpurile se pot combina și se pot separa prin semne de punctuație. De exemplu, pentru a crea o adresă, se pot configura câmpurile din documentul principal în modul următor: «Prenume» «Nume» «Adresă» «Oraș», «Cod Poștal» Pentru lucruri utilizate frecvent, cum ar fi blocuri de adrese și linii de întâmpinare, Word furnizează câmpuri compuse care grupează la un loc mai multe câmpuri. De exemplu: 7

8 Câmpul Bloc adresă este o combinație a mai multor câmpuri, printre care nume, prenume, adresă, oraș și cod poștal. Câmpul Linie de întâmpinare poate include unul sau mai multe câmpuri de nume, în funcție de salutul ales. Se poate particularizat conținutul fiecăruia dintre aceste câmpuri compuse. De exemplu, în adresă, se poate selecta un format de nume formal (Dl. Iulian Calinov Jr.); în întâmpinare, se poate utiliza "Pentru" în loc de "Dragă." Maparea câmpurilor de îmbinare de corespondență la fișierul de date Pentru a vă asigura că Word poate găsi o coloană din fișierul de date, corespunzătoare fiecărui element din adresă sau întâmpinare, poate fi nevoie să mapați câmpurile îmbinării de corespondență din Word la coloanele din fișierul de date. Pentru a mapa câmpurile, faceți clic pe Potrivire câmpuri în grupul Scriere & inserare câmpuri din fila Corespondență. Se deschide caseta de dialog Potrivire câmpuri. 8

9 Elementele unei adrese și întâmpinări sunt listate în stânga. Titlurile coloanelor din fișierul de date sunt listate în dreapta. Word caută coloana care se potrivește cu fiecare element. În imagine, Word a potrivit automat coloana Nume de familie din fișierul de date cu Nume de familie. Dar Word nu a potrivit alte elemente. Din acest fișier de date, de exemplu, Word nu poate potrivi Prenume. În lista din dreapta, se poate selecta coloane din fișierul de date care se potrivește cu elementul din stânga. În imagine, coloana Nume se potrivește acum cu Prenume. Este în regulă faptul că Titlu de politețe, Identificator unic și Al doilea nume nu se potrivesc. Documentul îmbinării de corespondență nu trebuie să utilizeze fiecare câmp. Dacă adăugați un câmp din fișierul de date care nu conține date, va apărea în documentul îmbinat ca un substituent gol de obicei o linie necompletată sau un câmp ascuns. Tastarea conținutului și adăugarea câmpurilor 3. În documentul principal, faceți clic acolo unde se inserează câmpul. 1. Utilizați grupul Scriere și inserare câmpuri din fila Corespondență. 9

10 2. Adăugați oricare dintre următoarele: Bloc adresă cu nume, adresă și alte informații Linie de întâmpinare Câmpuri individuale Câmpuri particularizate de la persoanele de contact Outlook Note Nu se pot tasta manual caracterele pentru câmpuri de îmbinare («») și nu se poate utiliza comanda Simbol din meniul Inserare. Trebuie utilizată îmbinarea de corespondență. În cazul în care câmpurile de îmbinare apar între paranteze, cum ar fi { MERGEFIELD Localitate}, atunci Microsoft Word afișează coduri de câmp în loc de rezultate de câmp. Nu se afectează îmbinarea, dar pentru a afișa rezultatele trebuie să faceți clic cu butonul din dreapta pe codul câmpului, apoi să faceți clic pe Comutare în coduri de câmp în meniul de comenzi rapide. Formatarea datelor îmbinate Programele pentru baze de date și foi de calcul, cum ar fi Microsoft Office Access și Microsoft Office Excel, stochează informațiile tastate în celule ca date neprelucrate. Formatarea aplicată în Access sau Excel, cum ar fi fonturile și culorile, nu se stochează împreună cu datele neprelucrate. La îmbinarea informațiilor dintr-un fișier de date într-un document Word, se îmbină datele neprelucrate fără formatarea aplicată. Pentru a formata datele dintr-un document, selectați câmpul de îmbinare de corespondență și formatați-l, la fel cum ați formata orice text. Asigurați-vă că selecția include parantezele unghiulare () care înconjoară câmpul. Examinarea și terminarea îmbinării După adăugarea câmpurilor la documentul principal, se pot examina rezultatele îmbinării. După examinare, se poate termina îmbinarea. Examinarea îmbinării Se pot examina documentele îmbinate și se pot efectua modificări înainte de a termina îmbinarea. 10

11 Pentru a examina, efectuați oricare dintre următoarele acțiuni în grupul Examinare rezultate din fila Corespondență: Faceți clic pe Examinare rezultate. Treceți prin fiecare document îmbinat utilizând butoanele Înregistrarea următoare și Înregistrarea anterioară din grupul Examinare rezultate. Examinați un anumit document făcând clic pe Găsire destinatari. Notă Faceți clic pe Editare listă destinatari în grupul Pornire Îmbinare de corespondență din fila Corespondență pentru a deschide caseta de dialog Îmbinare corespondență destinatari, în care se poate filtra lista sau se pot debifa destinatari pentru înregistrările pe care nu doriți să le includeți. Terminare îmbinare Se pot imprima documentele îmbinate sau se pot modifica individual. Se pot imprima sau modifica toate documentele sau doar un subset. Imprimarea documentelor îmbinate 1. În fila Corespondență, în grupul Terminare, faceți clic pe Terminare și îmbinare, apoi pe Imprimare documente. 2. Alegeți dacă se imprimă tot setul de documente, doar copia care este vizibilă în mod curent sau un subset al setului, pe care îl specificați după numărul înregistrării. Modificare copiilor individuale ale documentului 1. În fila Corespondență, în grupul Terminare, faceți clic pe Terminare și îmbinare, apoi pe Editare documente individuale. 11

12 2. Alegeți dacă editați întregul set de documente, doar copia care este vizibilă în mod curent sau un subset al setului, pe care îl specificați după numărul înregistrării. Word salvează copiile pe care doriți să le editați într-un singur fișier, cu un sfârșit de pagină între fiecare copie a documentului. Salvarea documentului principal Rețineți că documentele îmbinate pe care le salvați sunt separate de documentul principal. Este bine să se salveze documentul principal în sine pentru a se utiliza la altă îmbinare de corespondență. La salvarea documentului principal, se poate salva și conexiunea la fișierul de date. La următoarea deschidere a documentului principal, vi se va solicita să alegeți dacă informațiile din fișierul de date se îmbină din nou în documentul principal. Dacă faceți clic pe Da, documentul se deschide cu informațiile din prima înregistrare îmbinată. Dacă faceți clic Nu, conexiunea dintre documentul principal și fișierul de date se întrerupe. Documentul principal devine un document Word standard. Câmpurile se înlocuiesc cu informații unice din prima înregistrare. 12