Anexă la Ordinul DIP nr. 419 din 6 septembrie 2016 REGULAMENTUL privind procedura de acces a avocaților, notarilor şi mediatorilor în instituțiile penitenciare Capitolul I Dispoziții generale 1. Prezentul Regulament stabilește procedura de acces a avocaților, notarilor şi mediatorilor în instituțiile penitenciare în vederea acordării vizitelor cu clienții săi. 2. Procedura de autorizare a accesului în instituţia penitenciară nu poate aduce atingere drepturilor şi intereselor legitime ale persoanelor deţinute şi/sau reprezentanţilor profesiilor liberale menţionaţi la pct. 1. Capitolul II Autorizarea accesului 3. Autorizarea accesului avocaților, notarilor sau mediatorilor în instituțiile penitenciare se acordă de către Șeful penitenciarului, sau persoana care exercită atribuţiile acestuia. 4. Pentru accesul în instituţia penitenciară, persoanele menţionate la pct. 1 urmează să obţină permisiunea specială (autorizarea accesului) în conformitate cu prevederile alin. (2) art. 181 Cod de executare. 5. Accesul avocaților, notarilor sau mediatorilor în instituțiile penitenciare se efectuează în baza cererii depuse de persoanele menționate la pct. 1 sau de deținut, conform anexei nr.3 din prezentul Regulament, la prezentarea actului de identitate, legitimației de serviciu, actelor care confirmă solicitarea/contractarea prestării serviciilor corespunzătoare (pentru avocați fiind suficient mandatul de reprezentare). 6. În cazul persoanelor în privința cărora este aplicată măsura preventivă arestul preventiv, administrația instituției penitenciare va autoriza vizita doar după prezentarea permisiunii organului de urmărire penală, judecătorului de instrucție sau a instanței de judecată în procedura căreia se află cauza penală, cu excepția avocaților, care beneficiază de vizită în temeiul contractului de asistență juridică, confirmat prin mandatul eliberat. 7. Pentru accesul avocaţilor la preveniţi, hotărîrea organului de urmărire penală sau a instanţei de judecată, în procedura cărora se află cauza penală, nu este necesară dacă la solicitarea accesului se anexează mandatul sau copia acestuia care demonstrează calitatea de apărător/reprezentant al deţinutului în cauza penală respectivă. 8. În cazul prezentării de către avocat a mandatului la prima solicitare a avea întâlnire cu clientul său, prezentarea repetată a mandatului la următoarele solicitări nu este necesară, dacă nu a intervenit alte modificări în raporturile dintre acesta şi clientul său.
9. Refuzul de a autoriza accesul, dacă este altul decît suprasolicitarea numărului de vizite în ziua respectivă care se comunică imediat, urmează a fi comunicat solicitantului în termenii prevăzuți de Legea nr. 190 din 19.07.1994 cu privire la petiționare, cu indicarea motivului acestui refuz. 10. Numărul şi durata vizitelor avocaților și/sau mediatorilor (în procesul de mediere în cauzele penale) cu deținuții nu sunt limitate, însă ele au loc în timpul duratei normare a zilei de lucru, cu întrerupere pentru pauza de masă de cel mult 1 oră, în corespundere cu programul zilei în instituţia penitenciară respectivă. În zilele nelucrătoare, avocatul poate avea întâlniri cu deţinutul în cazul în care notifică în scris, inclusiv electronic, administraţia instituţiei penitenciare despre întâlnire cu cel puţin 6 ore până la aceasta. 11. Administraţia instituţiei penitenciare, va elabora, în funcţie de programul zilei îninstituţia respectivă, un orar de vizite pentru avocaţi, notari şi mediatori, care va fi afişat la intrarea în instituţia penitenciară. 12. Planificarea şi autorizarea accesului pentru efectuarea vizitelor se decide în funcţie de numărul spaţiilor special amenajate pentru desfăşurarea vizitelor în condiţii confidenţiale, în raport cu numărul cererilor depuse pentru ziua respectivă. La acordarea accesului trebuie ţinut cont că durata vizitelor avocaţilor nu poate fi limitată în timp şi corespunzător accesul în instituţie va fi acordat în ordinea depunerii cererilor la eliberarea spaţiilor pentru desfăşurarea vizitelor. 13. În cazul acţiunilor de regim sau logistice planificate, a calamităților naturale şi altor circumstanţe de forţă majoră, care împiedică activitatea normală a instituţiilor penitenciare, vizitele pot fi temporar sistate, fapt despre care administraţia penitenciarului este obligată să informeze deţinuţii şi persoanele sosite pentru vizite. 14. Persoanele sosite la întâlnire cu clienții săi sunt informate despre regulile de conduită în timpul acestea, precum şi sunt preîntâmpinate de întreruperea vizitei dacă vor fi constatate încălcări ale regulilor stabilite de desfăşurare a vizitelor, sau dacă va fi solicitat acest lucru de către persoanele cărora li s-a acordat accesul. Capitolul III Procedura de efectuare a controlului de specialitate 15. Accesul nemijlocit în instituţia penitenciară, se face la verificarea identităţii persoanei prin observarea vizuală şi confruntarea cu informaţiile din actul de identitate. Verificarea identităţii, conform aceleiași modalităţi, va fi efectuată şi la ieşirea persoanei din instituţia penitenciară. 16. La intrarea în penitenciar avocatul, notarul sau mediatorul, precum și bunurile pe care aceștia le au asupra lor, sunt supuse controlului de specialitate. 17. Până la efectuarea controlului de specialitate, avocatului, notarului sau mediatorului i se va cere să predea pentru depozitare, pe durata vizitei, toate obiectele şi substanţele interzise de a fi utilizate în penitenciar. 18. Informarea privind obligativitatea predării bunurilor interzise pentru acces în penitenciare, precum și bunurilor predate spre depozitare se consemnează în procesul-verbal (anexa nr.2).
19. Controlul de specialitate, în cazul avocaților și/sau notarilor, va fi realizat prin observare şi utilizarea echipamentului tehnic de detectare. Controlul de specialitate se desfășoară de către personalul sistemului penitenciar din componența gărzii pentru paza obiectelor instituțiilor, de către supraveghetori, precum şi de către alte persoane desemnate de către administrației penitenciarului, la intrarea în instituția penitenciară. 20. Rezultatele controlului de specialitate sunt consemnate în Procesul-verbal întocmit în acest sens, conform anexei nr. 2 la prezentul Regulament. 21. În situația în care avocatul, notarul sau mediatorul refuză de a fi supus controlului de specialitate, intrarea acestuia în instituţia penitenciară nu poate fi admisă, fapt consemnat în procesul-verbal menționat în pct.17. 22. În cazul depistării în cadrul controlului de specialitate a obiectelor şi/sau substanțelor interzise de a fi utilizate în penitenciar, nedeclarate de către persoanele sosite la vizite, acestea se ridică şi se sigilează, fapt consemnat în procesul-verbal întocmit în acest sens conform anexei nr.39 din Statutului executării pedepsei de către condamnaţi, aprobat prin Hotărârea Guvernului nr. 583 din 26.05.2006, cu anunțarea organelor de poliție despre acest caz. 23. Bunurile și/sau substanțele interzise de a fi utilizate în penitenciar, precum şi bunurile sau substanţele a căror circuit civil este limitat sau interzis, ridicate în cadrul controlului de specialitate se predau organelor de poliție împreună cu copia procesului-verbal, pentru luarea decizie conform prevederilor Codului contravențional sau Codului de procedură penală. 24. Bunurile predate spre depozitare, a căror circuit civil nu este limitat sau interzis, se restituie după finisarea vizitei, fapt ce se consemnează în procesul verbal menționat în pct. 19. Capitolul IV Păstrarea bunilor și obiectelor predate de către vizitatori 25. Pentru asigurarea păstrării obiectelor și/sau substanțelor interzise în penitenciar, pe durata vizitei predate de către persoanele sosite la vizite cu clienții lor, administrația penitenciarului are obligația de a instala boxe la intrarea în penitenciar, iar în cazurile de păstrare a armelor safeuri metalice. 26. Administrația penitenciarului poartă răspundere pentru integritatea bunurilor predate spre păstrare, cu excepția cazurilor când acestea au fost depozitate în boxe și încuiate cu cheia care se păstrează la persoana sosită la vizită. 27. În procesul-verbal (anexa nr.2) se efectuează descrierea succintă a bunurilor predate spre păstrare, după caz, se vor indica defectele vizuale depistate. În cazul depozitării bunurilor în boxe, despre acest fapt se vor face mențiunile respective în procesul-verbal. 28. Restituirea bunurilor predate se efectuează la finisarea vizitei, fapt consemnat în procesul-verbal (anexa nr.2), cu indicarea, după caz a obiecțiilor despre starea acestora. Capitolul V Registrul de evidență a proceselor verbale 29. Evidența proceselor-verbale se ține prin Registrul de evidență a proceselor-verbale privind accesul în instituțiile penitenciare a avocaților, notarilor şi mediatorilor (anexa nr.1),
care se păstrează în unitatea de gardă a instituției penitenciare (la punctul de control şi trecere). 30. Registrul este constituit din blanchetele proceselor-verbale integrate în acesta, numărul de ordine a filelor fiind corespunzător numărului de înregistrare a procesului-verbal respectiv. 31. Nu se admite extragerea și/sau deteriorarea intenționată a proceselor-verbale din Registru. 32. Registrul de evidență a proceselor-verbale se ia la evidentă de către secretariatul instituţiei cu respectarea regulilor de ținere a registrelor. 33. Termenul de păstrare a Registrului în arhiva instituției constituie 5 ani, după care conducerea penitenciarului ia decizia despre lichidarea acestuia. 34. Gestionarul Registrului poartă răspunderea pentru integritatea datelor acestuia cu respectarea prevederilor Legii nr. 133 din 08.07.2011 privind protecția datelor cu caracter personal. Capitolul VI Înregistrarea, circulaţia şi evidenţa cererilor de acces 35. Cererile de acces parvenite în instituţia penitenciară se înregistrează, în ordine cronologică, într-un Registru separat, ţinut de serviciul/secţia pază şi escortă. 36. Registrul de evidență a cererilor de acces se ia la evidentă de către secretariatul instituţiei cu respectarea regulilor de ținere a registrelor. 37. După atribuirea numărului de ordine, care se comunică şi persoanei care a depus cererea, sau se înscrie şi pe exemplarul doi al acesteia, cererea se transmite Serviciului evidenţă specială pentru verificări. 38. Serviciul evidenţă specială verifică prezenţa deţinutului, localizarea acestuia, posibilitatea prezentării acestuia la termenul stabilit, precum şi existenţa împuternicirilor solicitantului. 39. În cazul în care pentru verificarea împuternicirilor şi/sau a altor acte prezentate sunt necesare verificări suplimentare, cererea se transmite serviciilor responsabile pentru verificările corespunzătoare. 40. Toate serviciile care verifică actele de autorizare a accesului, în cazul în care avizează pozitiv cererea, fac menţiunea respectivă pe blanchetă. În cazul refuzului acestea vor pregăti un raport motivat care se anexează la cerere. 41. Cererea cu toate avizele se prezintă Şefului instituţiei sau persoanei care exercită atribuţiile acestuia, care urmează să ia decizia de autorizare a accesului printr-o rezoluţie dispusă nemijlocit pe blancheta cererii. În caz de refuz, aceasta se transmite serviciului responsabil de formularea răspunsului către solicitant. 42. Cererea autorizată se transmite subdiviziunii pază şi escortă, care de comun cu serviciul regim/detenţie urmează să o pună în executare. 43. După finalizarea vizitelor cererile se păstreză într-un dosar separat de nomenclatură pe o perioadă de un an.
Anexa nr. 1 la Regulamentul privind procedura de acces a avocaților, notarilor sau mediatorilor în instituțiile penitenciare, aprobat prin ordinul DIP nr. din Penitenciarul nr. - (numărul și denumirea instituției) Registrul de evidență a proceselor-verbale privind accesul în instituțiile penitenciare a avocaților, notarilor sau mediatorilor Înregistrat cu nr. din Început Sfârșit 20 20 Numărul total de file
Anexa nr. 2 la Regulamentul privind procedura de acces a avocaților, notarilor sau mediatorilor în instituțiile penitenciare, aprobat prin ordinul DIP nr. din 20 PROCES VERBAL nr. de efectuarea controlului de specialitate locul încheierii procesului-verbal Avocatul, notarul sau mediatorul: Numele: prenumele: patronimicul: funcţia Nr. legitimației de serviciu Solicită autorizarea accesului pentru vizita cu (numele, prenumele prevenitului, condamnatului) Data solicitării ; Autorizaţia administraţiei penitenciarului Data și ora accesului ; Locul petrecerii întâlnirii Până la efectuarea controlului de specialitate, conform prevederilor pct.4) art.221 2 al Codului de executare, s-a propus predarea benevolă a bunurilor (obiectelor) interzise pentru acces şi utilizare în penitenciar, enumerate în anexă nr.7 la Statutul executării pedepsei de către condamnaţi, aprobat prin Hotărârea Guvernului nr. 583 din 26.05.2006, precum și a altor bunuri, circuitul civil al cărora este restricționat sau sunt scoase din circuitul civil. S-a adus la cunoştinţă că controlul de specialitate se va realizează prin observare şi/sau cu utilizarea echipamentelor tehnice de detectare. Bunurile şi obiectele predate de către vizitator. Nr.d/o Denumirea şi semnele distinctive Cantitatea Note sau obiecţii SEMNĂTURA (colaboratorul care a efectuat controlul ) (persoana care a predat bunuri) Rezultatul controlului de specialitate SEMNĂTURA (colaboratorul care a efectuat controlul) (persoana supusă controlului) Data, ora finisării vizitei ; Bunurile şi obiectele au fost preluate de către: (numele, prenumele) Note sau obiecţii: SEMNĂTURA (colaboratorul care a predat bunuri) (persoana care a preluata bunuri)
Anexa nr. 3 la Regulamentul privind procedura de acces a avocaților, notarilor sau mediatorilor în instituțiile penitenciare, aprobat prin ordinul DIP nr. din Șefului Penitenciarului nr. - (numărul și denumirea instituției) (gradul, numele, prenumele ) de la (numele, prenumele) (nr. legitimației) (nr. mandatului) (telefonul de contact) CERERE Solicit autorizarea accesului în Penitenciarul nr. - în scopul întâlnirii cu (se indică datele de identitate a deținului sau a persoanei sosite la întâlnire) pentru data de ora : Solicitant Semnătura Data