Referat de necesitate

Transcriere

1 DOCUMENTAŢIA DE ATRIBUIRE A CONTRACTULUI DE PRESTARI SERVICII DE ORGANIZARE VIZITA DE SCHIMB DE EXPERIENTA SI BUNE PRACTICI PE TERITORIUL UNGARIEI cod CPV servicii pentru evenimente Achizitor Titlul proiectului POSDRU ID proiect POSDRU Calitatea achizitorului în cadrul proiectului FUNDAŢIA ROMA EDUCATION FUND ROMANIA Oportunităţi egale în educaţie pentru o societate incluzivă Beneficiar I. INFORMATII GENERALE I.1. Achizitor Denumire: FUNDAŢIA ROMA EDUCATION FUND ROMANIA Adresa: Str. Vaselor, nr. 60, etj 2, sector 2, Bucuresti Persoana de contact: Valentina Diana Gheoca Telefon: ; valentina.gheoca@romaeducationfund.ro Tel: ; Fax: Adresa de internet: I.2. Informatii privind depunerea ofertei a. Termen limita de depunere a ofertei: , ora 17:00 Termen limita de solicitare a clarificarilor: , ora 13:00 Deschiderea ofertelor va avea loc in data de , ora la sediul Achizitorului din Str. Vaselor, nr. 60. Ofertantii au obligatia sa urmareasca website-ul Beneficiarului, in vederea aparitiei unor potentiale clarificari. b. Adresa unde se primesc ofertele: Str. Vaselor, nr. 60, etj 2, sector 2, Bucuresti, Romania. Orice ofertă primită după termenul limită de depunere a ofertelor stabilită in documentaţia pentru ofertanţi sau la o altă adresă decat cea indicată mai sus nu va fi evaluată de achizitor, acestea fiind păstrate la sediul achizitorului, nedeschise. c. Procedura aplicata pentru atribuirea contractului de prestari servicii: Procedura competitiva desfasurată conform instructiunii AMPOSDRU nr 26 din , privind efectuarea achizitiilor publice necesare implementarii proiectelor finantate prin POSDRU

2 II. OBIECTUL CONTRACTULUI DE ACHIZITIE II.1. Descriere II.1.a. Denumirea contractului de achizitie: Contract de prestari servicii de organizare vizita de schimb de experienta si bune practici pe teritoriul Ungariei II.1.b. Descrierea serviciilor ce vor fi achiziţionate: Servicii de organizare pentru vizita de schimb de experienta si bune practici pe teritoriul Ungariei desfasurata in cadrul proiectului Oportunităţi egale în educaţie pentru o societate incluzivă II.1.c. Denumire contract şi locul de prestare a serviciilor: Lucrări Produse Servicii Execuţie Proiectare si execuţie Realizare prin orice mijloace corespunzătoare cerinţelor specificate de achizitor Cumpărare Leasing Inchiriere Cumpărare in rate Categoria serviciului: Principala locaţie a lucrării: Principalul loc de livrare: Principalul loc de prestare: Romania, Ungaria II.1.d. Durata contractului de achiziţie: 30 de zile de la data semnării contractului de ambele părţi II.1.e. Divizare pe loturi Da Nu 2A 2B III. CERINŢE MINIME DE CALIFICARE ŞI SELECŢIE III.1. Situaţia personală a ofertantului Declaraţie privind neîncadrarea în prevederile art. 180 din OUG 34/2006 Declaraţie privind neîncadrarea în prevederile art. 181 din OUG 34/2006 Cerinţă obligatorie: Prezentarea Formularului 2, in original, semnat de reprezentantul legal al operatorului economic şi ştampilat Cerinţă obligatorie: Prezentarea Formularului 3, in original, semnat de reprezentantul legal al operatorului economic şi ştampilat III.2 Capacitatea de exercitare a activităţii profesionale În situaţia în care din documentele solicitate reiese că ofertantul nu îşi poate exercita activitatea, sau documentele nu sunt în termenul de valabilitate, nu sunt prezentate în forma solicitată sau lipsesc, acesta va fi exclus de la procedura pentru atribuirea contractului. Cerinţă obligatorie: Operatorul economic (lider, asociat) Persoane juridice/fizice române trebuie să prezinte Certificatul de înregistrare (C.U.I.) eliberat de Oficiul Registrului Comerţului de pe lângă Tribunalul Teritorial, în copie certificata conform cu originalul. Persoane juridice /fizice străine Cerinţă obligatorie: Ofertantul trebuie sa depună documente care dovedesc o formă de înregistrare /

3 III.3. Capacitatea economico financiara a ofertantului Situatia economico financiara III.4. Capacitatea tehnica si /sau profesionala a ofertantului Capacitatea profesionala atestare ori apartenenţă din punct de vedere profesional, în conformitate cu prevederile legale din ţara în care ofertantul este rezident. Documentele depuse de ofertanti vor fi prezentate in copie certificata conform cu originalul si vor fi valabile la data deschiderii ofertelor şi trebuie să ateste faptul că : domeniul de activitate al ofertantului corespunde obiectului procedurii; nu sunt înscrise menţiuni cu privire la aplicarea prevederilor legale referitoare la insolventa si faliment din tara de origine a ofertantului sau asupra faptului ca că societatea se află în incapacitate de plată; Documentele emise in alta limba vor fi însoţite de o traducere legalizată în limba română, in original. Media profitului net al ofertantului pe ultimii trei ani, (respectiv 2008, 2009, 2010) trebuie să fie pozitivă iar cifra medie de afaceri anuala pe ultimii 3 ani, in domeniul de activitate aferent obiectului contractului trebuie sa fie de cel puţin lei. In acest sens, ofertantul va completa Formularul 4 Declaratia privind cifra de afaceri pe ultimii 3 ani. Ofertantul va prezenta in copie certificata conform cu originalul licenta de turism emisa de Ministerul Turismului in baza HG 238/2001. IV. INFORMAŢII DETALIATE ŞI COMPLETE CU PRIVIRE LA CRITERIUL APLICAT PENTRU STABILIREA OFERTEI CÂŞTIGĂTOARE Pretul cel mai scăzut Oferta cea mai avantajoasa din punct de vedere tehnico economic Observaţie: În cazul în care două sau mai multe oferte conţin, în cadrul propunerii financiare, acelaşi preţ minim, atunci în vederea atribuirii contractului de achiziţie publică se va solicita respectivilor ofertanţi, pentru departajare, o nouă propunere financiară în plic închis, caz în care contractul va fi atribuit ofertantului a cărui nouă propunere financiară are preţul cel mai scăzut. În situaţia în care egalitatea persistă, preşedintele comisiei de evaluare va identifica dintre participanţii care au formulat ofertele aflate la egalitate, pe cel care s-a înscris primul la procedură, desemnându-l câştigătorul procedurii. V. PREZENTAREA OFERTEI

4 prin scrisoare recomandată cu confirmare de primire (serviciu poştal) către: Fundatia Roma Education Fund Romania, Str. Vaselor, nr 60, sector 2, Bucuresti, Romania livrate personal la sediul Achizitorului pe baza unei Scrisori de înaintare - completată conform Formularului nr. 1 Documentatiiile se vor înregistra cu număr de intrare, dată, şi ora depunerii. Documentatiile depuse prin alte mijloace decât cele menţionate anterior nu vor fi luate în considerare. V.1. Limba de redactare a ofertei V.2. Moneda în care este exprimat preţul contractului V.3. Perioada minimă de valabilitate a ofertei V.4. Modul efectiv de prezentare a ofertei V Continutul documentelor de calificare si selectie V Continutul propunerii tehnice V Continutul propunerii financiare Alte instrucţiuni de prezentare a documentatiei de participare Limba de redactare a ofertei este limba romana Moneda in care va fi exprimat pretul contractului este RON Perioada minima de valabilitate a ofertei este de 30 de zile Ofertantul trebuie sa prezinte un exemplar al ofertei in original. Ordinea documentelor din cadrul ofertei va fi urmatoarea: 1. Documente de calificare şi selecţie; 2. Propunerea tehnică 3. Propunerea financiară Toate documentele si formularele mentionate la Capitolul III al prezentei Fise de Date a Achizitiei Criterii de calificare si selectie. Propunerea tehnica trebuie să reflecte asumarea de către ofertant a tuturor cerinţelor prevăzute în Caietul de sarcini. Neabordarea in propunerea tehnica a tuturor aspectelor mentionate in Caietul de Sarcini sau neprezentarea atrage dupa sine incadrarea propunerii tehnice ca fiind neconforma. Cerinţă obligatorie: Prezentarea Formularului 5 Formular de oferta financiara, in original, pentru fiecare din loturile ofertate, semnat de reprezentantul legal al operatorului economic şi ştampilat. Formularul 4 va fi insotit de Anexa la Formularul 5, care va evidentia preturile unitare si preturile totale ale serviciilor ce urmeaza a fi prestate. Toate documentele in original, trebuie tipărite sau scrise cu cerneală neradiabilă si vor fi semnate si stampilate pe fiecare pagină de reprezentantul/reprezentanţii autorizaţi corespunzător să angajeze ofertantul în contract. În cazul în care acestea sunt semnate de o altă persoană, aceasta va prezenta o împuternicire in acest sens.

5 Documentatia de participare la procedura se primeste de Achizitor doar daca este intacta si sigilata si se păstrează de aceasta, până la data si ora deschiderii procedurii. VI. ALTE INFORMATII VI.1. Posibilitatea retragerii sau modificării ofertei VI.2. Informaţii referitoare la termenele de prestare a serviciilor VI.3. Modalităţi de contestare a deciziei achizitorului de atribuire a contractului de achiziţie şi de soluţionare a contestaţiei Orice ofertant are dreptul de a-si modifica sau a-si retrage oferta numai inainte de data limita stabilita pentru depunerea ofertelor si numai printr-o solicitare scrisa in acest sens. In cazul in care ofertantul doreste sa opereze modificari in oferta deja depusa, acesta are obligatia de a asigura primirea si inregistrarea modificarilor respective de catre Achizitor pana la data limita pentru depunerea ofertelor. Ofertantul nu are dreptul de a-si retrage sau a-si modifica oferta dupa expirarea datei limita pentru depunerea ofertelor, sub sanctiunea excluderii acestuia din procedură Ofertele depuse la o alta adresa a Achizitorului decat cea stabilita in anuntul de participare ori primite de catre Achizitor dupa expirarea datei limita pentru depunerea ofertelor vor fi returnate nedeschise. Serviciile vor fi prestate in maxim 60 de zile de la semnarea contractului de catre ambele parti. Decizia de atribuire a contractului de achiziţie va putea fi contestată în termen de 3 zile de la data primirii acesteia în scris. Contestaţia va fi adresată Achizitorului şi va fi soluţionată în termen de maximum 3 zile de la data primirii. Contestatia depusa peste acest termen va fi respinsa ca tardiva. Contestatia depusa inainte de comunicarea deciziei de atribuire a contractului de achizitie publica va fi respinsa ca prematura. Contestatia trebuie insotita de toate inscrisurile pe care se intemeiaza. Contestatiile neinsotite de documente suport vor fi respinse ca neintemeiate. Contestatia depusa la achizitor se solutioneaza de catre o comisie desemnata in acest sens de catre reprezentantul legal al Achizitorului. Comisia de solutionare a

6 VI.4 Clauzele contractuale obligatorii, inclusive condiţiile de actualizare/ modificare a preţului contractului de achiziţie contestatiei va putea respinge contestatia ca neintemeiata, nefondata, tardiva, prematura ori o va putea admite, caz in care procedura de achizitie se va anula urmand a fi reluata. În cazul în care ofertantul este nemulţumit de soluţia dată contestaţiei sale, poate formula acţiune la instanta de judecata competenta în termen de 3 zile de la primirea soluţiei, cu obligaţia notificării achizitorului, în interiorul aceluiaşi termen. Clauzele contractuale obligatorii sunt detaliate sub această denumire în modelul anexat la sectiunea Contract de servicii. Pretul contractului este ferm si nu poate fi actualizat decat in cazul modificarii numarului de participanti mentionati in Caietul de Sarcini.

7 - FORMULARE -

8 OFERTANTUL FORMULARUL 1 (denumirea/numele) SCRISOARE DE INAINTARE Către: Fundatia Roma Education Fund Romania Adresa: Str. Vaselor, nr. 60, etj 2, sector 2, Bucuresti Ca urmare a anuntului de participare publicat in (specificati modalitatea in care ati aflat despre procedura de achizitie - mediul online, presa scrisa) privind aplicarea procedurii competitive pentru atribuirea contractului de prestari servicii de organizare vizita de schimb de experienta si bune practici pe teritoriul Ungariei, desfasurate in cadrul proiectului Oportunităţi egale în educaţie pentru o societate incluzivă,, noi, (denumirea/numele si sediul/adresa operatorului economic) va transmitem alaturat coletul sigilat si marcat in mod vizibil, continand, intr-un exemplar original si 1 copie: a) documentele de calificare şi selecţie; b) propunerea tehnică c) propunerea financiară Avem speranta ca oferta noastra este corespunzatoare si vă va satisface cerintele. Data completarii : Cu stima, Ofertant, (numele, semnătura autorizată şi ştampilă)

9 OFERTANTUL FORMULARUL 2 (denumirea/numele) DECLARAŢIE PRIVIND ELIGIBILITATEA Subsemnatul, reprezentant împuternicit al (denumirea/numele si sediul/adresa operatorului economic) declar pe propria răspundere, sub sancţiunea excluderii din procedură şi a sancţiunilor aplicate faptei de fals în acte publice, că nu ne aflăm în situaţia prevăzută la art. 180 din Ordonanţa de urgenţa a Guvernului nr. 34/2006 privind atribuirea contractelor de achiziţie publică, a contractelor de concesiune de lucrări publice şi a contractelor de concesiune de servicii, cu modificările şi completările ulterioare, respectiv în ultimii 5 ani nu am fost condamnat prin hotărâre definitivă a unei instanţe judecătoreşti pentru participarea la activităţi ale unei organizaţii criminale, pentru corupţie, fraudă şi/ sau spălare de bani. Subsemnatul declar că informaţiile furnizate sunt complete şi corecte în fiecare detaliu şi înţeleg că autoritatea contractantă are dreptul de a solicita, în scopul verificării şi confirmării declaraţiilor orice documente doveditoare de care dispunem. Data completării:... Ofertant, (numele, semnătura autorizată şi ştampilă)

10 OFERTANTUL FORMULARUL 3 (denumirea/numele) DECLARATIE privind neîncadrarea în situaţiile prevăzute la art. 181 din OUG nr. 34/ Subsemnatul, (nume şi prenume), reprezentant imputernicit al (denumirea/numele si sediul/adresa operatorului economic), declar pe propria raspundere ca: a. nu sunt în stare de faliment ori lichidare, afacerile mele nu sunt conduse de un administrator judiciar sau activităţile mele comerciale nu sunt suspendate şi nu fac obiectul unui aranjament cu creditorii. De asemenea, nu sunt într-o situaţie similară cu cele anterioare, reglementată prin lege; b. nu fac obiectul unei proceduri legale pentru declararea mea în una dintre situaţiile prevăzute la lit. a); c. mi-am îndeplinit obligaţiile de plată a impozitelor, taxelor şi contribuţiilor de asigurări sociale către bugetele componente ale bugetului general consolidat, în conformitate cu prevederile legale în vigoare în România sau în ţara în care sunt stabilit până la termenul limita de depunere al ofertei; d. în ultimii doi ani mi-am îndeplinit sau nu mi-am îndeplinit în mod defectuos obligaţiile contractuale, din motive imputabile, fapt care nu a produs sau nu este de natură să producă grave prejudicii beneficiarilor acestuia; e. nu am fost condamnat, în ultimii 3 ani, prin hotărârea definitivă a unei instanţe judecătoreşti, pentru o faptă care a adus atingere eticii profesionale sau pentru comiterea unei greşeli în materie profesională. 2. Subsemnatul declar pe proprie raspundere ca în ultimii 5 ani, nu am fost condamnat prin hotărârea definitivă a unei instanţe judecătoreşti, pentru participare la activităţi ale unei organizaţii criminale, pentru corupţie, pentru fraudă şi/sau pentru spălare de bani. 3. Subsemnatul declar ca informatiile furnizate sunt complete si corecte in fiecare detaliu si inteleg ca Achizitorul are dreptul de a solicita, in scopul verificarii si confirmarii declaratiilor, situatiilor si documentelor care insotesc oferta, orice informatii suplimentare privind eligibilitatea noastra, precum si experienta, competenta si resursele de care dispunem. 4. Inteleg ca in cazul in care aceasta declaratie nu este conforma cu realitatea sunt pasibil de incalcarea prevederilor legislatiei penale privind falsul in declaratii. Data completarii : Ofertant, (numele, semnătura autorizată şi ştampilă)

11 OFERTANTUL FORMULARUL 4 (denumirea/numele) DECLARAŢIE PRIVIND CIFRA DE AFACERI ȘI PROFITUL ÎN ULTIMII 3 ANI Subsemnatul, (nume şi prenume), reprezentant împuternicit al (denumirea/numele şi sediul/adresa candidatului/ofertantului) declar pe propria răspundere, sub sancţiunile aplicate faptei de fals în acte publice, că datele prezentate mai jos sunt reale. 1. Denumirea / numele companiei: 2. Adresa: 3. Date de contact (telefon, fax, ): 4. Cifra de afaceri si profitul pe ultimii 3 ani: Anul Cifra de afaceri anuala la (RON) Profit anual la (RON) Media anuală: Data completării: Operator economic, (numele, semnatura autorizata şi ştampilă)

12 OFERTANTUL FORMULARUL 5 (denumirea/numele) FORMULAR DE OFERTA FINANCIARA Către: Fundatia Roma Education Fund Romania Adresa: Str. Vaselor, nr 60, etj 2, sector, Bucuresti, Romania Doamnelor si Domnilor, 1. Examinând documentaţia de atribuire, subsemnatul, reprezentant al ofertantului (denumirea/numele si sediul/adresa ofertantului ), ne oferim ca, în conformitate cu prevederile şi cerinţele cuprinse în documentaţia mai sus menţionată, să prestam serviciile de organizare vizita de schimb de experienta si bune practici pe teritoriul Ungariei, pentru suma de (suma în litere şi în cifre) RON, plătibilă după recepţia serviciilor, la care se adaugă taxa pe valoarea adăugată în valoare de (suma în litere şi în cifre) RON. 2. Ne angajăm ca, în cazul în care oferta noastră este stabilită câştigătoare, să prestam serviciile mentionate in intervalul de timp stabilit. 3. Ne angajăm să menţinem această ofertă valabilă pentru o durată de 30 zile, respectiv până la data de (ziua/luna/anul), şi ea va rămâne obligatorie pentru noi şi poate fi acceptată oricând înainte de expirarea perioadei de valabilitate. 4. Până la încheierea şi semnarea contractului de achiziţie publică această ofertă, împreună cu comunicarea transmisă de dumneavoastră, prin care oferta noastră este stabilită câştigătoare, vor constitui un contract angajant între noi. Data: (numele şi prenume) (semnatura şi ştampilă), in calitate de, legal autorizat sa semnez oferta pentru si in numele (denumire/nume operator economic)

13 OFERTANTUL Anexa la FORMULARUL 5 (denumirea/numele) CENTRALIZATOR DE PRETURI Nr Descrierea serviciilor Nr. solicitat Pret unitar crt. fara TVA I. Servicii hoteliere II. Servicii de restaurant Cazare Cluj - Napoca 110 Cazare Budapesta Subtotal servicii de cazare Dejun 170 Cina 115 Subtotal servicii de restaurant III. Servicii de transport rutier 2800 km Romania Ungaria IV. Servicii de interpretariat 3 zile V. Servicii de asigurare de calatorie 25 pers VI. Alte costuri 1, (daca este cazul) 1 Total pret Total fara TVA Total cu TVA Data completării: Operator economic, (numele, semnatura autorizata şi ştampilă) 1 La rubrica Alte costuri se va include contravaloarea comisioanelor de agentie si a altor cheltuieli (diurne, cazari, mese pentru personalul agentiei, taxe rutiere, etc ). Aceste costuri vor fi prezentate sub forma de lump-sum si nu vor putea fi modificate pe parcursul derularii contractului.

14 - CAIET DE SARCINI -

15 I. INFORMATII GENERALE Prezentul contract de prestari servicii este cofinantat din Fondul Social European prin intermediul proiectului Oportunitati egale in educatie pentru o societate incluziva, contract nr. POSDRU/91/2.2/S/ Valoarea totală a proiectului este de ,00 RON din care valoarea totala eligibila a proiectului este de ,00 RON iar asistenţă financiară nerambursabilă este în valoare de ,00 RON. II. OBIECTUL CONTRACTULUI Fundatia Roma Education Fund Romania doreste contractarea unui operator economic pentru prestarea unor servicii de organizare pentru o vizita de schimb de experienta si bune practici din Ungaria, activitate ce urmeaza a fi desfasurata in cadrul proiectului Oportunitati egale in educatie pentru o societate incluziva. I. Cerinte generale privind organizarea evenimentului Vizita de schimb de experienta si bune practici din Ungaria este programata pentru desfasurare in perioada noiembrie Daca din diverse considerente, evenimentul nu va avea loc in perioada mentionata, acesta se va reprograma pana la finalul lunii decembrie Vizita va debuta cu plecarea din Bucuresti, in data de 19 noiembrie 2011, a echipei Fundatiei Roma Education Fund Romania si a participantilor din Regiunea Sud-Muntenia cu destinatia Cluj-Napoca. Participantii vor primi ca punct de intalnire o locatie accesibila, din centrul orasului Bucuresti, prestabilita de operatorul economic in consultare cu Fundatia Roma Education Fund Romania, de unde acestia se vor imbarca in autocarul pus la dispozitie de Prestator. Participantiilor li se va servi pranzul intr-un restaurant aflat pe ruta Bucuresti Cluj Napoca, respectiv, Sinaia, Predeal sau Brasov, daca ruta aleasa de Achizitor include Valea Prahovei, sau Ramnicu Valcea, Calimanesti sau Sibiu, daca ruta aleasa include Valea Oltului. Traseul autocarului va fi stabilit dupa semnarea contractului. In seara zilei de 19, participantii din Regiunea Sud Muntenia, sositi cu autocarul, vor fi cazati intr-o unitate hoteliera din Cluj-Napoca, impreuna cu o serie de alti participanti sositi din Regiunea Nord Est cu alte mijloace de transport. In dimineata zilei de 20 noiembrie 2011, se vor alatura grupului si participantii din Regiunea Centru si impreuna, vor incepe deplasarea din Cluj Napoca spre Budapesta. Pe parcursul deplasarii spre Budapesta vor avea loc minim 3 popasuri dintre care unul pentru masa de pranz, in locuri stabilite impreuna cu Fundatia Roma Education Fund Romania. In seara de 20 noiembrie participantii vor ajunge in Budapesta unde vor fi cazati intr-un hotel de 4 stele. In perioada noiembrie 2011 se vor vizita locatii in care s-au derulat sau inca se deruleaza, proiecte de succes privind dezvoltarea si educatia copiilor romi. Una dintre locatii se gaseste chiar in orasul Budapesta iar locatiile din afara Budapestei sunt reprezentate de orasele Nyiregyhaza si Hódmezővásárhely. In data de 24 noiembrie 2011, ultima zi a vizitei de schimb de experienta, grupul de participanti se va deplasa inapoi in Romania, via Cluj Napoca si Brasov, avand ca destinatie finala orasul Bucuresti. Programul detaliat al vizitei de schimb de experienta si bune practici din Ungaria va fi comunicat operatorului economic, cel tarziu la data de 14 noiembrie Resurselor Umane

16 Operatorul economic trebuie sa asigure prezenta permanenta a unui reprezentant propriu care sa insoteasca grupul de participanti pe toata durata vizitei de schimb de experienta si bune practici. Operatorul economic va avea in vedere, in intocmirea propunerii financiare, toate costurile suplimentare generate de cazari, mese, diurne, asigurari medicale, etc. pentru toate persoanele fara care insotesc grupul de participanti (reprezentantul agentiei, sofer/soferi, interpret/interpreti, etc) II. Cerinte speciale 1. Servicii hoteliere Unitatea hoteliera din Cluj-Napoca trebuie sa fie incadrata la un standard de minim 3 stele (***) si sa prezinte o capacitate de cazare de minim 18 camere tip single. Hotelul trebuie sa fie localizat la maxim 2 km de centrul orasului, si sa prezinte restaurant propriu cu o capacite de minim 35 de locuri. Unitatea hoteliera din Budapesta trebuie sa fie incadrata la un standard de minim 4 stele (****) si sa dovedeasca o capacitate de cazare de minim 30 de camere tip single. De asemenea, este obligatoriu ca unitatea hoteliera sa fie localizata la o distanta de maxim 3 km de la kilometrul 0 al orasului si sa prezinte restaurant propriu cu minim 40 de locuri. Unitatea hoteliera din Budapesta trebuie sa asigure si serviciu tip shuttle aeroport hotel, pentru un numar de 5-6 participanti la vizita de lucru, care vor sosi in data de cu avionul pe aeroportul Ferihegy. Serviciul trebuie pus la dispozitia Achizitorului gratuit Atat pentru cazarea din Cluj-Napoca, cat si pentru cea din Budapesta, micul dejun va fi inclus in pretul camerei. Toate costurile suplimentare determinate de serviciile comandate la hoteluri de catre participanti (mini-bar, room service, spalatorie, convorbiri telefonice etc) vor fi achitate personal de catre participanti inainte de plecare. Beneficiarul doreste punerea la dispozitie a serviciior de cazare in camere de tip single pentru: Un numar de minim 10 participanti si maxim 20 de participanti pentru ziua 1 a vizitei de schimb de experienta, respectiv 19 noiembrie 2011 hotelul din Cluj-Napoca Un numar de minim 25 de participanti si maxim 35 de participanti pentru urmatoarele patru zile ale vizitei de schimb de experienta, respectiv pentru perioada noiembrie 2011 hotelul din Budapesta In vederea intocmirii propunerii financiare, vor fi luate in considerare numerele minime prezentate in tabelul de mai jos: Resurselor Umane

17 Nr. Crt. Denumirea serviciilor Precizari Nr minim solicitat Servicii cazare camere single cu mic dejun inclus Nr maxim solicitat 1. Cazare ziua 1 (19.11) Hotel Cluj - Napoca Cazare ziua 2 (20.11) Hotel Budapesta Cazare ziua 3 (21.11) Hotel Budapesta Cazare ziua 4 (22.11) Hotel Budapesta Cazare ziua 5 (23.11) Hotel Budapesta Total Operatorul economic are obligatia de a rezerva numarul maxim de camere mentionat in tabelul de mai sus. Numarul exact de participanti si respectiv, camere single, necesar pentru buna desfasurare a evenimentului va fi comunicat operatorului economic cel tarziu la data de 14 noiembrie Servicii de restaurant (dejun si cina) Operatorul economic va asigura in cadrul contractului urmatoarele servicii de restaurant: dejun (1 dejun in judetul Brasov in data de 19 noiembrie 2011; 1 dejun in timpul deplasarii spre Budapesta in data de 20 noiembrie 2011; 1 dejun in orasul Nyiregyhaza in data de 21 noiembrie 2011, 1 dejun in Budapesta in data de 22 noiembrie 2011, 1 dejun in orasul Hódmezővásárhely in data de 23 noiembrie 2011, 1 dejun in timpul deplasarii spre Romania) cina (1 cina in Cluj-Napoca in data de 19 noiembrie 2011, 4 cine in Budapesta in perioada noiembrie 2011 si inca o cina in Cluj Napoca in data de 24 noiembrie 2011 ) Nr. Crt. Denumirea serviciilor Precizari Nr minim solicitat Servicii de restaurant Nr maxim solicitat 1. Dejun ziua 1 Pe traseul Bucuresti - Cluj-Napoca Dejun ziua 2 Pe traseul Cluj Napoca - Budapesta Dejun ziua 3 Restaurant Nyiregyhaza Dejun ziua 4 Restaurant sau Hotel Budapesta Dejun ziua 5 Restaurant Hódmezővásárhely Dejun ziua 6 Pe traseul Budapesta - Cluj-Napoca TOTAL Cina ziua 1 Hotel Cluj Napoca Cina ziua 2 Hotel Budapesta Cina ziua 3 Hotel Budapesta Resurselor Umane

18 4. Cina ziua 4 Hotel Budapesta Cina ziua 5 Restaurant Budapesta Cina ziua 6 Restaurant in Cluj-Napoca TOTAL Operatorul economic va tine cont ca masa de pranz poate fi servita in localitatile unde se viziteaza institutii de invatamant care au gazduit proiecte privind dezvoltarea si educatia copiilor romi, dar si in locatii aflate pe traseul dintre localitati. Operatorul economic va agrea impreuna cu Beneficiarul locatiile unde se va servi dejunul. Operatorul economic se va asigura ca restaurantele propuse pentru indeplinirea contractului prezinta meniuri variate, care sa poata satisface gusturile unui grup mai larg de persoane, inclusiv ale celor cu preferinte vegetariene sau lacto vegetariene. Fiecare restaurant propus trebuie sa puna la dispozitia participantilor minim 3 meniuri tip a la carte cu posibilitatea alegerii unuia dintre ele. Fiecare meniu pentru dejun va cuprinde felul 1 (supa, ciorba, etc), felul 2 (carne + garnitura), desert, apa minerala (plata si carbogazoasa) si cafea. Fiecare meniu pentru cina va cuprinde felul 1 (salata antreu, paste, platou rece, etc), felul 2 (carne +garnitura), desert si apa minerala (plata si carbogazoasa). Propunerea financiara va fi intocmita cu considerarea numarului minim de participanti mentionati in tabelul de mai sus. 3. Servicii de transport rutier (autocar cu sofer) Operatorul economic va pune la dispozitia Fundatiei Roma Education Fund Romania un autocar cu sofer pe toata durata vizitei de schimb de experienta si bune practice, respectiv, pentru perioada noiembrie Autocarul trebuie sa aiba minim 40 de locuri, să prezinte scaune reglabile, climatizare individuala, incalzire, instalatie audio-video, statie amplificare cu microfon, iluminat individual, toaleta functionala, masute individuale, buzunare pentru reviste, spatiu pt bagaje de mana, mocheta, perdele laterale, cale bagaje. Se estimeaza ca autocarul va parcurge cca km pe durata vizitei de studiu. Propunerea financiara va fi intocmita cu considerarea numarului de km mai sus mentionat si a tuturor cheltuielilor adiacente tarifului per kilometru, inclusiv cazarea si diurna soferului, vigniete, taxe de autostrada, poduri, parcari, carburant si carte verde. 4. Servicii de interpretariat Este obligatoriu ca operatorul economic sa puna la dispozitia Beneficiarului servicii de interpretariat din limba maghiara in limba romana si invers in perioada noiembrie 2011, perioada in care se vor vizita localitatile de Resurselor Umane

19 pe teritoriul Ungariei mentionate mai sus. Desi interpretul va fi prezent alaturi de grup pe toata durata zilei, acesta va presta servicii de interpretariat in limita maxima a 5 ore/zi. Propunerea financiara va fi intocmita cu considerarea tuturor cheltuielilor adiacente, inclusiv cazarea, diurna si transportul interpretului/interpretilor (daca este cazul) In vederea reducerii acestor cheltuieli, Achizitorul recomanda folosirea unor interpreti locali. 5. Servicii de asigurare de calatorie Serviciile de asigurare vor fi puse la dispozitie pentru un numar minim de 25 de persoane si un numar maxim de 35 de persoane. Aceste servicii trebuie sa acopere cel putin urmatoarele aspecte - tratament medical de urgenta, ce survine in urma unor accidentari (spitalizare, interventii chirurgicale, tratamente, proteze, medicamente etc); - tratament dentar de maxima urgenta. - transport medical de urgenta, repatriere medicala (dupa tratament sau spitalizare) sau repatriere in caz de deces; - asigurare in caz de accident pe parcursul deplasarilor in Romania sau in strainatate, cu mijloace de transport (autocar/avion) Propunerea financiara va fi intocmita avand in vedere numarul minim de persoane mentionat mai sus. Continutul propunerii tehnice Operatorul economic va prezenta în oferta tehnică cel puţin următoarele elemente: Imagini edificatoare cu hotelurile propuse pentru indeplinirea contractului exterior si interior in speciale cu camerele single, insotite de o descriere amanuntita a facilitatilor puse la dispozitie (pentru camere, este obligatorie mentionarea suprafetei si a dotarilor) Propuneri pentru locatiile din localitati sau de pe traseu unde se poate lua masa, conform Caietului de Sarcini, insotite de 3 propuneri orientative de meniuri pentru pranz, cina Descrierea autocarului propus pentru indeplinirea contractului, cu imagini exemplificatoare Descrierea facilitatilor care sunt puse la dispozitie prin intermediul asigurarii de calatorie ofertate Conditii de plata Plata serviciilor prestate se va efectua in termen de 15 zile de la primirea de catre Achizitor a facturii emise de Ofertant dupa incheierea vizitei de studiu si intocmirea proceselor verbale de receptie a serviciilor. Alte conditii sunt prevazute in modelul orientativ de contract de prestari servicii din Sectiunea 4 a prezentei documentatii de atribuire. Resurselor Umane

20 - CONTRACT DE PRESTARI SERVICII - Resurselor Umane

21 Contract de servicii nr. data 1. Partile contractului Acest contract s-a incheiat între: BENEFICIARUL: FUNDAȚIA ROMA EDUCATION FUND ROMANIA înfiinţată prin Incheierea nr.55 din pronunțată de Judecătoria Sector 4, București, cod de înregistrare fiscală , înregistrată în Registrul asociațiilor și fundațiilor al Judecătoriei Sectorului 1, București sub numarul 3/ , cu sediul în localitatea București, str. Vaselor nr. 60, etaj 2 si 3, sector 2, tel 021/ , fax: 021/ , poştă electronică: office@romaeducationfund.ro, prin reprezentant legal Eugen Vasile CRAI, Director National, in calitate de ACHIZITOR, pe de o parte, şi (denumire operator economic)... adresă sediu... telefon/fax... număr de înmatriculare... cod fiscal... cont (trezorerie, banca)... reprezentat prin... (denumirea conducătorului) funcţia... în calitate de prestator, pe de altă parte. 2. Definiţii 2.1 În prezentul contract următorii termeni vor fi interpretaţi astfel: a. contract reprezintă prezentul contract şi toate Anexele sale. b. beneficiar şi prestator - părtile contractante, aşa cum sunt acestea numite în prezentul contract; c. preţul contractului - preţul plătibil prestatorului de către achizitor, în baza contractului, pentru îndeplinirea integrală şi corespunzătoare a tuturor obligaţiilor asumate prin contract; d. servicii - activităţi a căror prestare fac obiect al contractului; e. produse - echipamentele, maşinile, utilajele, piesele de schimb şi orice alte bunuri cuprinse în anexa/anexele la prezentul contract şi pe care prestatorul are obligaţia de a le furniza aferent serviciilor prestate conform contractului; f. forţa majoră - un eveniment mai presus de controlul parţilor, care nu se datorează greşelii sau vinei acestora, care nu putea fi prevăzut la momentul încheierii contractului şi care face imposibilă executarea şi, respectiv, îndeplinirea contractului; sunt considerate asemenea evenimente: razboaie, revoluţii, incendii, inundaţii sau orice alte catastrofe naturale, restricţii apărute ca urmare a unei carantine, embargou, enumerarea nefiind exhaustivă ci Resurselor Umane

22 enunciativă. Nu este considerat forţă majoră un eveniment asemenea celor de mai sus care, fără a crea o imposibilitate de executare, face extrem de costisitoare executarea obligaţiilor uneia din părţi; j. zi - zi calendaristică; an de zile. 3. Interpretare 3.1 În prezentul contract, cu excepţia unei prevederi contrare cuvintele la forma singular vor include forma de plural şi vice versa, acolo unde acest lucru este permis de context. 3.2 Termenul zi sau zile sau orice referire la zile reprezintă zile calendaristice dacă nu se specifică in mod diferit. Clauze obligatorii 4. Obiectul principal al contractului Prestatorul se obligă să să presteze serviciile...(denumirea serviciilor), în perioada/perioadele convenite şi în conformitate cu obligaţiile asumate prin prezentul contract Achizitorul se obligă să plătească prestatorului preţul convenit pentru îndeplinirea contractului de servicii.... (denumirea) 5. Preţul contractului 5.1 Preţul convenit pentru îndeplinirea contractului, plătibil prestatorului de către beneficiar, conform graficului de plăti, este de... lei, la care se adaugă TVA. 5.2 Valoarea detaliată pe categorii de servicii este prezentată în centralizatorul de preturi, anexa la prezentul Contract. 5.3 Preţurile unitare menţionate în oferta financiara sunt ferme pe toată durata Contractului şi nu vor putea fi modificate. 6. Durata contractului 6.1 Prezentul Contract intră în vigoare la data semnării lui de către părţi şi este valabil până la data de 6.2 Modificarea duratei de valabilitate a Contractului poate fi realizată de către părţi prin încheierea unui Act adiţional în acest sens. 7. Executarea contractului 7.1 Executarea contractului începe la data..(se precizează data la care intră în efectivitate contractul) 8. Documentele contractului 8.1 Documentele contractului sunt: - Propunerea tehnică - Propunerea financiară - Procesul verbal de receptie a serviciilor Resurselor Umane

23 9. Obligaţiile principale ale prestatorului 9.1 Prestatorul se obligă să presteze serviciile la standardele şi sau performanţele prezentate în propunerea tehnică, anexă la contract Prestatorul se obligă să presteze serviciile în conformitate cu graficul de prestare prezentat în propunerea tehnică. 9.3 Prestatorul se obligă să despăgubească beneficiarul împotriva oricăror: i) reclamaţii şi acţiuni în justiţie, ce rezultă din încalcarea unor drepturi de proprietate intelectuală (brevete, nume, mărci înregistrate etc.), legate de echipamentele, materialele, instalaţiile sau utilajele folosite pentru sau în legatură cu produsele achiziţionate, şi ii) daune-interese, costuri, taxe şi cheltuieli de orice natură, aferente, cu excepţia situaţiei în care o astfel de încalcare rezultă din respectarea caietului de sarcini întocmit de către achizitor. 10. Obligaţiile principale ale beneficiarului 10.1 Beneficiarul se obligă să recepţioneze serviciile prestate în termenul convenit Beneficiarul se obligă să platească preţul către prestator în termen de 60 de zile de la emiterea facturii de către acesta. Prestatorul va emite factura după executarea corespunzătoare a serviciilor şi semnarea de către părţi a procesului-verbal de recepţie a serviciilor 10.3 Dacă beneficiarul nu onorează facturile în termen de 14 zile de la expirarea perioadei prevăzute convenite, prestatorul are dreptul de a sista prestarea serviciilor şi de a beneficia de reactualizarea sumei de plată la nivelul corespunzător zilei de efectuare a plaţii. Imediat ce beneficiarul onorează factura, prestatorul va relua prestarea serviciilor în cel mai scurt timp posibil. 11. Sancţiuni pentru neindeplinirea culpabilă a obligaţiilor 11.1 În cazul în care, din vina sa exclusivă, prestatorul nu reuşeşte să-şi execute obligaţiile asumate prin contract, atunci beneficiarul are dreptul de a deduce din preţul contractului, ca penalitaţi, o sumă echivalentă în cuantum de 0,06% pe zi de întârziere din valoarea facturii scadente şi neachitate În cazul în care beneficiarul nu onorează facturile în termen de 28 de zile de la expirarea perioadei convenite, atunci acesta are obligaţia de a plăti, ca penalităţi, o sumă echivalentă în cuantum de 0,06% pe zi de întârziere din valoarea facturii scadente şi neachitate Nerespectarea obligaţiilor asumate prin prezentul contract de către una dintre părţi, în mod culpabil şi repetat, dă dreptul părţii lezate de a considera contractul de drept reziliat şi de a pretinde plata de daune-interese Beneficiarul îşi rezervă dreptul de a renunţa oricând la contract, printr-o notificare scrisă adresată prestatorului, fără nici o compensaţie, dacă acesta din urmă dă faliment, cu condiţia ca această anulare să nu prejudicieze sau să afecteze dreptul la acţiune sau despăgubire pentru prestator. În acest caz, prestatorul are dreptul de a pretinde numai plata corespunzătoare pentru partea din contract îndeplinită până la data denunţării unilaterale a contractului. Clauze specifice 13. Alte resposabilităţi ale prestatorului Prestatorul se obligă să despăgubească achizitorul împotriva oricăror: Resurselor Umane

24 reclamaţii şi acţiuni în justiţie, ce rezultă din încălcarea unor drepturi de proprietate intelectuală (brevete, nume, mărci înregistrate etc.), legate de echipamentele, materialele, instalaţiile sau utilajele folosite pentru sau în legătură cu serviciile prestate, şi daune-interese, costuri, taxe şi cheltuieli de orice natură, aferente, cu excepţia situaţiei în care o astfel de încălcare rezultă din respectarea caietului de sarcini întocmit de către achizitor. 14. Alte responsabilităţi ale beneficiarului 14.1 Beneficiarul se obligă să plătească preţul convenit în prezentul contract pentru serviciile prestate Beneficiarul se obligă să recepţioneze serviciile prestate în termenul convenit Beneficiarul se obligă să plătească preţul către prestator în termen de 60 de zile de la emiterea facturii de către acesta. Plăţile în valută se vor efectua prin respectarea prevederilor legale Dacă Beneficiarul nu onorează facturile în termen de 15 zile de la expirarea perioadei prevăzute convenite, prestatorul are dreptul de a sista prestarea serviciilor. Imediat ce Beneficiarul onorează factura, prestatorul va relua prestarea serviciilor în cel mai scurt timp posibil. 15. Recepţie şi verificări 15.1 După executarea serviciilor se va întocmi un Proces-verbal de recepţie a serviciilor, conform modelului din anexa 2 Proces-verbal de recepţie, care face parte integrantă din prezentul Contract. În baza acestui proces-verbal se va constata sau nu corespondenţa dintre comenziile Beneficiarului şi rezultatul serviciilor efectuate de Prestator. 16. Începere, finalizare, întârzieri, sistare 16.1 (1) Prestatorul are obligaţia de a începe prestarea serviciilor în timpul cel mai scurt posibil de la primirea ordinului de începere a contractului. (2) În cazul în care prestatorul suferă întârzieri şi/sau suportă costuri suplimentare, datorate în exclusivitate beneficiarului, părţile vor stabili de comun acord: a) prelungirea perioadei de prestare a serviciului, şi b) totalul cheltuielilor aferente, dacă este cazul, care se vor adăuga la preţul contractului (1) Serviciile prestate în baza contractului sau, dacă este cazul, oricare fază a acestora prevazută a fi terminată într-o perioadă stabilită în graficul de prestare, trebuie finalizate în termenul convenit de parţi, termen care se calculează de la data începerii prestării serviciilor. (2) În cazul în care: i) orice motive de întârziere, ce nu se datorează prestatorului, sau ii) alte circumstanţe neobisnuite susceptibile de a surveni, altfel decât prin încalcarea contractului de către prestator, îndreptăţesc prestatorul de a solicita prelungirea perioadei de prestare a serviciilor sau a oricărei faze a acestora, atunci parţile vor revizui, de comun acord, perioada de prestare şi vor semna un act adiţional Dacă pe parcursul îndeplinirii contractului, prestatorul nu respectă graficul de prestare, acesta are obligaţia de a notifica acest lucru, în timp util, beneficiarului. Modificarea datei/perioadelor de prestare asumate în graficul de prestare se face cu acordul parţilor, prin act adiţional În afara cazului în care beneficiarului este de acord cu o prelungire a termenului de execuţie, orice întârziere în îndeplinirea contractului dă dreptul achizitorului de a solicita penalităţi prestatorului. Resurselor Umane

25 17. Ajustarea preţului contractului 17.1 Pentru serviciile prestate, plaţile datorate de achizitor prestatorului sunt tarifele declarate în propunerea financiară, anexă la contract. 18. Amendamente 18.1 Parţile contractante au dreptul, pe durata îndeplinirii contractului, de a conveni modificarea clauzelor contractului, prin act adiţional, numai în cazul apariţiei unor circumstanţe care lezează interesele comerciale legitime ale acestora şi care nu au putut fi prevăzute la data încheierii contractului. 19. Cesiunea 19.1 Prestatorul are obligaţia de a nu transfera total sau parţial obligaţiile sale asumate prin contract, fără să obţină, în prealabil, acordul scris al achizitorului Cesiunea nu va exonera prestatorul de nici o responsabilitate privind garanţia sau orice alte obligaţii asumate prin contract. 20. Forţa majoră 20.1 Forţa majoră este constatată de o autoritate competentă Forţa majoră exonerează parţile contractante de îndeplinirea obligaţiilor asumate prin prezentul contract, pe toată perioada în care aceasta acţionează Îndeplinirea contractului va fi suspendată în perioada de acţiune a forţei majore, dar fără a prejudicia drepturile ce li se cuveneau părţilor până la apariţia acesteia Partea contractantă care invocă forţa majoră are obligaţia de a notifica celeilalte părţi, imediat şi în mod complet, producerea acesteia şi să ia orice măsuri care îi stau la dispoziţie în vederea limitării consecinţelor Dacă forţa majoră acţionează sau se estimează ca va acţiona o perioadă mai mare de 6 luni, fiecare parte va avea dreptul să notifice celeilalte parţi încetarea de plin drept a prezentului contract, fără ca vreuna din parţi să poată pretindă celeilalte daune-interese. 21. Soluţionarea litigiilor 21.1 Beneficiarul şi prestatorul vor face toate eforturile pentru a rezolva pe cale amiabilă, prin tratative directe, orice neînţelegere sau dispută care se poate ivi între ei în cadrul sau în legatură cu îndeplinirea contractului Dacă, după 15 de zile de la începerea acestor tratative neoficiale, beneficiarul şi prestatorul nu reuşesc să rezolve în mod amiabil o divergenţă contractuală, fiecare poate solicita ca disputa să se soluţioneze, fie prin arbitraj la Camera de Comerţ şi Industrie a României, fie de către instanţele judecatoreşti din România. 22. Limba care guvernează contractul 22.1 Limba care guvernează contractul este limba română. 23. Comunicări 23.1 (1) Orice comunicare între părţi, referitoare la îndeplinirea prezentului contract, trebuie să fie transmisă în scris. Resurselor Umane

26 (2) Orice document scris trebuie înregistrat atât în momentul transmiterii cât şi în momentul primirii Comunicările între părţi se pot face şi prin telefon, telegramă, telex, fax sau cu condiţia confirmării în scris a primirii comunicării. 24. Legea aplicabilă contractului 24.1 Contractul va fi interpretat conform legilor din România. Părţile au înteles să încheie azi... prezentul contract în două exemplare, câte unul pentru fiecare parte. Beneficiar Prestator (semnătura autorizată) (semnătura autorizată) LS LS Resurselor Umane