GUVERNUL ROMÂNIEI MINISTERUL ADMINISTRATIEI SI INTERNELOR STANDARDIZAREA ACTIVITĂŢII JURIDICE PROMOVAREA APLICĂRII UNITARE ŞI TRANSPARENTE A ACTELOR NORMATIVE UN PAS IMPORTANT PENTRU MODERNIZAREA INSTITUŢIONALĂ Mecanisme moderne pentru o administraţie eficientă - exemplu de buna practica BUCURESTI, 11 OCTOMBRIE 2011
Prin strategia de dezvoltare, Instituţia Prefectului judeţului Cluj şi-a conturat şi asumat următorul obiectiv - Eficientizarea activităţii de verificare a legalităţii actelor prin standardizarea activităţilor specifice, comunicarea unitară a noutăţilor legislative şi a interpretărilor acesteia şi îmbunătăţirea colaborării cu instituţiile publice şi cu instanţele judecătoreşti din judeţului Cluj. Cadrul comun de auto-evaluare a modului de funcţionare a instituţiilor publice (CAF) este un instrument de management care a contribuit, alaturi de alte instrumente ca analiza SWOT, discuţii tematice cu angajaţii, cu coordonatorul componentei juridice, la conturarea unei imagini de ansamblu a performanţelor acesteia, dar şi a deficienţelor, fiind identificate pârghii specifice de acţiune. `
Aspecte problematice identificate: Neutilizarea sistemului de înregistrare electronică a corespondenţei, Inexistenţa unor proceduri de lucru standardizate, Insuficienta promovare a rolului de consiliere şi îndrumare legislativă al instituţei, Fişele de post -multe atribuţii specifice-foarte diferite între ele, Inexistenţa unor criterii unice de prioritizare a dosarelor în lucru Consumul mare de timp al juriştilor pentru îndeplinirea unor formalităţi administrative, Inexistenţa unei analize a nevoilor de formare si a unei planificări a fomării profesionale Numărul mare de întrebări privind aceleaşi aspecte legislativ. Insuficienta colaborare cu reprezentanţii instanţelor judecătoreşti pentru crearea unor practici judiciare unitare pentru speţe similare
PRIORITATEA ZERO modernizarea şi creşterea calităţii analizei legalităţii actelor administrative de la nivelulul judeţului Cluj, prin promovarea informării şi interpretării corecte şi unitare a prevederilor legale, în relaţia cu unităţile administrativ-teritoriale si cu alte institutii de profil, prin redefinirea priorităţilor şi a atribuţiilor specifice juriştilor angajaţi.
PAS CU PAS Identificarea şi promovarea unor modalităţi transparente şi unitare de comunicare rapidă a modificărilor legisltative. Forumul de discutii creat pe site-l instituţiei promoveaza ultimele modificări legisltative, afişează întrebări şi răspunsuri unitare specifice, Simplificarea procedurilor administrative - constituirea unei evidenţe electronice a dosarelor în lucru, respectiv a etapei de soluţionare a acestora, a unor proceduri standardizate de lucru în relaţia cu autorităţile publice locale, Creşterea responsabilităţii şi autonomiei personalului angajat - stabilirea unor regulamente unitare, în paralel cu încurajarea delegării şi asumării rapide a altor sarcini de către angajaţi, Prioritizarea dosarelor în lucru conform unor criterii unitare aprobate, identificarea unor indicatori de performanţă pentru activitatea juridică, Analiza nevoilor de formare specifice fiecarui post şi participarea juriştilor la cursuri de perfecţionare pe domenii de actualitate, Îmbunătăţirea colaborării cu instanţele de judecată în vederea creării unor practici judiciare unitare şi coerente.
Măsurile de modernizare noiembrie 2009 februarie 2010 : Utilizarea unei evidenţe informatizate a documentelor, a circuitului lor şi a modului lor de soluţionare,pri untilizarea unei aplicatii electronica, Evidenţierea în format electronic a numărului de dosare în lucru în domeniul restituirii proprietăţii, a stadiului lor de soluţionare, precum şi a demersurilor instituţionale efectuate pentru soluţionarea lor, Stabilirea unor reguli/proceduri de lucru în format standardizat, uşor accessible şi utilizabile, asumarea lor de către personalul angajat, Degrevarea juriştilor de unele activităţi de rutină cum ar fi de ex. înregistrarea şi verificarea unor acte şi preluarea acestora de către alte persoane din cadrul altor compartimente Desemnarea unei persoane din cadrul compartimentului de relaţii publice pentru preluarea apelurilor telefonice şi a actelor necesare pentru completarea dosarelor în domeniul restituirii proprietăţii,
Au fost modificate şi standardizate fişele de post ale juriştilor astfel încât atribuţiile specifice postului de jurist să se regăsească în toate fişele de post, asigurându-se astfel o preluare mai uşoară a atribuţiilor specifice altui coleg jurist, Aprobarea Regulamentului de organizare şi funcţionare a instituţiei şi a celui de organizare internă, ambele afişate pe site-ul instituţiei, Identificarea şi aplicarea unei metode unice, general aplicabile la nivelul structurii, de prioritizare a soluţionării dosarelor, Aprobarea unor indicatori de performanţă pentru evaluarea activităţii juridice, pentru evidenţierea performanţelor specifice, Analiza nevoilor actuale de formare specifice structurii juridice şi planificarea participării la cursuri de formare profesională pentru jurişti în funcţie de domeniile de interes identificate şi de bugetul limitat alocat, Intâlniri cu preşedinţii de instanţe- Curtea de Apel, Tribunalul şi Judecătoria Cluj pentru a analiza posibilitatea adoptării unor practici judiciare unitare în situaţii similare din domeniul legilor fondului funciar şi ale restituirii proprietăţii
LECŢII ÎNVĂŢATE Conturarea şi implementarea instrumentelor de lucru este accelerată dacă toţi membrii structurii contribuie la elaborarea lor, doresc aplicarea lor, şi le asumă şi propun adaptarea lor la noile realităţi. Delimitarea mai clară a sarcinilor de serviciu, degrevarea de unele sarcini administrative şi utilizarea la maximum a timpului de lucru pentru soluţionarea unui număr cât mai mare de dosare în domeniul restituirii proprietăţii a contribuit la sporirea randamentului direcţiei juridice. Unor unităţi adminsitrativ-teritoriale le lipseşte exerciţiul utilizării unor astfel de mijloace de comunicare gen forum de discuţii, ei fiind obişnuiţi să scrie întrebări sau să discute verbal Eficienţa intervenţiilor în paralel, atât la nivel operaţional precum şi la nivel managerial prin sprijinul acordat de conducera instituţiei pentru îndelinirea obiectivelor asumate, Colaborarea cu instanţele în procesul de stabilire a unor interpetări unitare a prevederilor legilor la nivelul judeţului Cluj asigură coerenţă în aplicarea legilor. Acest demers sporeşte şi gradul de încredere al cetăţenilor în instituţii, garantând modernizarea soluţiilor şi adaptarea lor la evoluţiile actuale ale societăţii.
IN LOC DE CONCLUZII Utilizarea concomitentă a unor pârghii diferite de actiune a contribuit la o nouă abordare a managementului instituţional Metoda de modernizare aplicată - un pas esenţial în restructurarea întregii instituţii. Evidenţierea rolului instituţiei de garantare a legalităţii actelor administrative de la nivelul judeţului Cluj, prin toate mijloacele de comunicare, în interpretarea unitară a prevederilor legale şi în diseminarea în timp real a acestora. ***