Anexa nr. 7 La Ghidul Beneficiarului în cadrul Programului de Restructurare a Sectorului Vitivinicol GHIDUL DE PROCURĂRI LA LINIA DE CREDIT Ghidul este recomandat pentru a fi folosit la achiziţia de bunuri, lucrări și servicii ale căror preț este mai mic de EUR 5,000,000 pentru un contract. Formularele sunt aplicabile pentru Beneficiarii Finali din sectorul privat. (Formularele includ: Cerere a ofertelor de preț; Oferte de preț; Raportul de evaluare) I. Scopuri 1.1 Acest Ghid pentru achiziţii a fost elaborat pentru a fi folosit de către Beneficiarii Finali din sectorul privat în cadrul componentei Liniei de Credit, fiind un instrument de facilitare a organizării achiziţiilor finanțate conform procedurilor proiectului BEI (Banca Europeana de Investiții) Filiera Vinului. Acest ghid pune la dispoziția Beneficiarilor Finali din sectorul privat o serie de îndrumări cu caracter general, oferindu le formulare ce ar putea facilita solicitarea și obținerea ofertelor de preț și de asemenea ar putea ajuta Beneficiarii Finali din sectorul privat în organizarea evaluării/negocierii ofertelor primite. 1.2 Scopul acestui Ghid este de a i încuraja pe Beneficiarii Finali din sectorul privat să se asigure că își minimalizează cheltuielile totale prin obținerea mai multor oferte pentru livrarea de mărfuri, lucrări și servicii, luând în considerare factori precum prețul, timpul de livrare, eficiența și autenticitatea, la fel și prezența serviciilor de mentenanță și a pieselor de schimb (precum și corespunderea achiziției cu scopurile Proiectului) pentru mărfurile necesare. Ține de responsabilitatea Beneficiarului Final să se asigure că a urmat practicile de achiziţii acceptate care ar garanta o mai bună valorificare a banilor. Beneficiarii Finali ai Liniei de Credit vor trebui să organizeze ei înșiși procurarea produselor, serviciilor și lucrărilorcare urmează să fie finanțate în cadrul proiectului Filiera Vinului, toate achizițiile fiind în conformitate cu Ghidul de Achiziţii al BEI (versiunea din iunie 2011). Este de responsabilitatea Beneficiarului Final de a se asigura că procesul de achiziţii pe care îl urmează este în conformitate cu Ghidul de Achiziţii al BEI și satisface obiectivul de economie și eficiență, respectînd regulile și practicile de procurări comerciale stabilite. Prin urmare, nu este necesar ca Beneficiarii Finali din sectorul privat să urmeze proceduri de achiziții publice. 1.3 Unitatea Consolidată pentru Implementarea și Monitorizarea Programului de Restructurare a Sectorului Vitivinicol (UCIM PRSVV) și Băncile Comerciale Partenere (BCP) vor oferi consultanță Beneficiarilor Finali (la solicitare) și vor verifica și monitoriza dacă sunt respectate regulile și procedurile de achiziţii corespunzătoare. 1.4 Se recomandă ca Beneficiarii Finali să coordoneze cu UCIM PRSVV planul de afaceri și propunerile pentru achiziţii înainte ca decizia de creditare să fie luată de către BCP şi înainte de a cere aprobarea finală din partea Directoratului Liniei de Credit (DLC). 1
1.5 Beneficiarii Finali şi BCP vor păstra documentele relevante şi dovezile achiziţiilor şi plăţilor efectuate pentru un eventual control şi/sau monitorizare ulterioară. Este necesar ca toate părţile implicate în procesul de procurare să respecte cele mai înalte standarde etice în timpul realizării achizițiilor şi executării contractelor de finanțare. Monitorizarea și revizuirea procesului de achiziţii pot fi efectuate și de reprezentanții BEI. 1.6 Astfel, pentru procurările estimate la o valoare mai mare sau echivalentă cu 100,000 EUR pentru un contract, Beneficiarii Finali din sectorul privat efectuînd achiziția, vor trebui să consulte cel puţin 3 companii calificate din cel puţin 2 ţări diferite. Beneficiarii Finali de asemenea trebuie să se asigure că nu va exista nici o discriminare pe bază de naţionalitate a furnizorului. 1.7 UCIM PRSVV, dacă va considera necesar, va revizui proiectul contractului înainte ca acesta să fie semnat cu potențialul furnizor, va revizui ofertele primite şi documentele de negociere ce se referă la acest subiect (clarificări, procese verbale ale şedinţelor de negociere, corespondenţa etc.). În plus, pentru a putea beneficia de serviciile de consultanţă, Beneficiarul Final va pregăti şi trimite către UCIM PRSVV spre revizuire proiectul termenilor de referinţă pentru bunurile care se planifică a fi procurate. 1.8 Pentru achiziții mici, estimate la o valoare ce nu depășește suma de 100,000 EUR (sau echivalentul acestei sume) pentru un contract, Beneficiarii Finali din sectorul privat nu vor fi obligați să prezinte detalii despre procesul de achiziții pe care l au urmat astfel, documente justificative despre modalitatea de desfășurare a procurărilor nu vor fi cerute. Însă colaboratorii UCIM PRSVV și/sau BEI pot solicita să fie prezentate copiile contractelor semnate cu furnizorii în perioada de monitorizare post implementare. 1.9 Pentru contractele estimate la valori mai mari de echivalentul a 5,000,000 EUR ( sau 5 000 000 EUR) pentru un contract Beneficiarii Finali din sectorul privat și public sunt îndemnați să publice un anunț de organizare a unui tender în OJEU (Jurnalul Oficial al Uniunii Europene) şi să adopte modalitatea de organizare a procurării de tip deschis, aplicînd Procedurile Concursului Internaţional de achiziţii, în conformitate cu Ghidul de Achiziţii al BEI. Organizarea a astfel de concursuri se va efectua cu aprobarea BEI pe bază de fara obiecţii. 1.10 Materia primă agricolă (capital circulant) şi materialele de construcţie gata pentru a fi folosite (pentru care există o ofertă vastă de la diferiți furnizori) pot fi procurate de către Beneficiarul Final în cadrul Componentei Liniei de Credit, în baza preţurilor medii de piaţă. Suma maximă pentru asemenea procurări bazate pe preţul mediu de piaţă efectuate de un Beneficiar Final nu va depăși suma de 600,000 EURO cumulativ pentru toate contractele de procurări finanțate. 1.11 Beneficiarii Finali din sectorul public pentru contractele estimate la valori mai mici de echivalentul a 5,000,000 EUR trebuie să organizeze tendere publice de achiziţii în conformitate cu legislaţia Republicii Moldova. 1.12 Beneficiarii Finali din sectorul public vor trebui să prezinte la UCIM PRSVV copiile următoarelor documente: (i) raportul de evaluare a achiziţiei, revizuit şi aprobat/acceptat de către Agenţia Achiziții Publice a RM; (ii) proiectul contractului, până la semnare; (iii) alte documente relevante conform cerinţelor locale. 2
II. Formularele procedurilor negociate (aplicabile pentru Beneficiarii Finali din sectorul privat pentru procurările estimate la valori mai mari de 100,000 EUR (sau echivalentul acestei sume) pentru un contract). 2.1 Beneficiarii Finali din sectorul privat vor fi responsabili de selectarea furnizorului de bunuri/servicii/lucrări, în baza criteriilor de preţ, calitate, reputaţie și capacitatea furnizorului de a îndeplini condițiile contractului. De asemenea, trebuie luați în considerare şi alţi factori decît preţul: condiţiile de lucru, prezenţa facilităţilor legate de serviciile de întreţinere şi punerea la dispoziție a pieselor de schimb, costurile de livrare, transportarea, asigurarea, termenii de livrare, etc. Lista companiilor ce vor fi invitate de către Beneficiarul Final să prezinte oferte de preţ trebuie să includă companii calificate, ce dispun de reputație, experienţă şi capacitate deplină în implementarea contractelor similare. 2.2 Beneficiarii Finali din sectorul privat sunt îndemnați să folosească formularele prezentate în Anexele A, B, C ale acestui Ghid de Procurări la Linia de Credit. În aşa mod se va economisi timp la verificarea achiziţiilor de către UCIM PRSVV și/sau BCP. 2.3 În timpul organizării achiziţiilor în cadrul Componentei Liniei de Credit, Beneficiarii Finali vor remite UCIM PRSVV spre examinare și revizuire următoarele documente (la solicitarea UCIM PRSVV): a) Lista scurtă a companiilor invitate, ce va conţine denumirea completă a companiilor şi datele de contact (preferabil ca această listă să vină împreună cu formularul CERERE A OFERTEI DE PREȚ în conformitate cu Anexa A) b) Copiile ofertelor de preţ primite (preferabil ca acestea să fie în conformitate cu formularul OFERTA DE PREȚ din Anexa B), c) Procesul verbal al negocierilor /corespondenţa cu companiile invitate ce va include argumentarea detaliată a motivului selectării ofertei (ar fi de dorit în conformitate cu formularul RAPORT DE EVALUARE din Anexa C), d) proiectul contractului, înainte de a fi semnat cu furnizorul selectat. 2.5 Beneficiarul Final trebuie să și argumenteze alegerea dacă aceasta a fost făcută în baza altor criterii, decît preţ şi calitate. Unele exemple de posibile argumentări sunt: a) experienţa, capacităţile şi resursele furnizorului de a îndeplini contractul; b) menținerea continuității furnizărilor cu scopul minimalizării costurilor de instruire a personalului şi de procurare a pieselor de schimb, în cazul cînd Beneficiarul Final a mai procurat în trecut utilaj de la furnizorul respectiv; c) serviciile şi/sau termenii/ costul de livrare sunt mai bune decât cele din ofertele cu cele mai mici prețuri; d) taxe, asigurare, servicii de garanţie, etc. 3
Anexa A a Ghidului de Procurări la Linia de Credit CERERE A OFERTEI DE PREȚ (COP) (a fi completat de Beneficiarii Finali din sectorul privat) Cererea ofertei de preţ pentru: {denumirea bunurilor, lucrărilor, serviciilor } Denumirea Beneficiarului Final (Cumpărătorul): { } Data expedierii COP ofertanţilor calificați: { } COP Nr.: { } Către: {denumirea furnizorului invitat} Stimate(ţi) furnizor(i), 1. Sunteţi invitat(ți) să înaintaţi oferta Dvs. de preţ pentru furnizarea următoarelor bunuri, servicii, lucrări: Tabel 1. No Descriere scurtă a tipului de bunuri/ servicii/ lucrări {a fi indicate articolele} cantitatea 1 buc 2 buc 3 Indicati componentele preţurilor: : 1 Exemplu: Transportarea CIP/CIF/ franco fabrică, impozitul plătit etc., asigurarea, taxe, instruire, instalarea, conditii de plata, conditii de livrare, termenul de furnizare, termenul ofertei în vigoare etc.} 2 {Setarea/ configurarea/ încărcarea/ descărcarea/ garanţii, orice precizări sunt binevenite} 3 Prețurile trebuie să fie indicate separat pentru fiecare din articolele procurate. 2. Furnizorul elaborează OFERTA DE PREŢ conform formularului dinanexa B și împreună cu copia certificatului de înregistrare a companiei o remite la adresa Cumparătorului, incluzînd: Denumirea Cumpărătorului, adresa, datele de contact: 3. OFERTA DE PREŢ (preferabil în limba Engleză/Romana sau Rusa) trebuie să fie însoțită de documentația tehnică detaliată adecvată pentru fiecare punct din ofertă, precum și de diverse cataloage şi alte materiale similare de prezentare a produselor și serviciilor {de asemenea trebuie specificate și datele de contact ale centrelor de deservire care oferă servicii de mentenanță postvânzare pentru bunurile oferite şi prezentate documentele care demonstrează originea bunurilor propuse }. 4
4. Data limită pentru primirea ofertelor de către Cumpărător la adresa indicată în paragraful 2 este: ora / data / luna / anul 20. 5. Ofertele trebuie să fie în conformitate cu următoarele instrucţiuni: (i) Preţurile trebuie să fie indicate în EUR, USD, sau MDL; (ii) Ofertele care corespund în mare măsură specificaţiilor tehnice menționate în Anexa B (para. 3) vor fi evaluate prin compararea preţurilor, care vor fi convertite într o singură valută, în baza ratei oficiale de schimb a Băncii Naţionale a Republicii Moldova valabilă la data limită de primire a ofertelor; dacă alte criterii de evaluare și selectare se vor aplica indicați. La evaluarea ofertelor, Cumpărătorul va stabili cu precizie prețul evaluat pentru fiecare punct în parte, ajustând astfel oferta de preţ prin corectarea unor eventuale greşeli de calcul, după cum urmează: (a) dacă există discrepanțe între sumele în cifre şi cele în litere, atunci suma în litere va avea prioritate; (b) dacă există discrepanțe între preţul per unitate şi suma totală, ce rezultă din înmulţirea preţului per unitate cu cantitatea, atunci preţul per unitate va avea prioritate. Dacă Furnizorul refuză să accepte corectările, atunci oferta sa poate fi respinsă. (iii) Oferta(ele) Dvs. vor trebui să fie valabile pentru o perioadă de {indicați numărul zilelor} zile de la data limită de primire a ofertelor. 6. Informaţii suplimentare pot fi obținute: Denumirea Cumpărătorului, adresa, datele de contact: Cu stimă, Numele deplin: Director al: {denumirea Cumpărătorului şi datele de contact } 5
Anexa B a Ghidului de Procurări la Linia de Credit OFERTĂ DE PREȚ Termenii şi condiţiile de livrare Oferta de preț pregătită pentru: {denumirea Cumpărătorului} Denumirea Furnizorului: {denumirea Furnizorului} No 1. Preţurile şi graficul livrărilor Descrierea bunurilor/serviciilor propuse cantitat ea Preţ unitar / valuta Preţul total per linie /valuta Timpul de livrare de la data semnării contractului 1. buc săptămâni 2. buc săptămâni Servicii adiţionale: 3. {Transportarea CIP/CIF/ franco fabrică, impozitul plătit etc., asigurări, transport} 4. {Setarea/ configurarea/ încărcarea / descărcarea/ garanţii} PREŢUL TOTAL AL OFERTEI (valuta)* *Notă: în caz de discrepanţă dintre preţul per unitate şi preţul total, preţul per unitate va avea prioritate. săptămâni! Notă: pentru lucrările de construcţie este necesar de indicat separat prețurile pentru lucrări şi separat pentru materialele de construcţie. 2. Preţ fix. Preţurile indicate mai sus sunt fixe şi nu pot fi modificate pe durata executării contractului. 3. Specificațiile tehnice necesare: Nr. Denumirea bunurilor, serviciilor Suma totală 1. buc 2. buc Parametrii tehnici minimi solicitați {în oferta sa, furnizorul va indica specificaţiile tehnice pentru bunurile oferite } 6
Servicii adiţionale: {Transportarea CIP/CIF/ franco fabrică, impozitul plătit etc., asigurări, transport} {Setarea/ configurarea } Garanţii ani DENUMIREA FURNIZORULUI Numele persoanei autorizate, poziţia şi semnătura Locul: Data: 7
Anexa C a Ghidului de Procurări la Linia de Credit RAPORT DE EVALUARE a ofertelor de preț (a fi completat de către Beneficiarul Final din sectorul privat) Invitaţia de ofertă nr: { } Data: { } 1. Denumirea beneficiarului final: { } 2. Numele BCP:{ } 3. Detalii ale bunurilor ce vor fi procurate (per loturi, dacă sunt): Lot 1. Tabel 1. No Descriere scurtă a tipului de echipament / servicii/ lucrări {a fi indicate cantitatea articolele} 1 buc 2 buc 3 Informaţie despre criteriile adiţionale de selecţie: 1 {Transportul CIP/CIF/ franco fabrică, impozitul plătit etc., asigurări, transport} 2 {Setarea/ configurarea/ încărcarea/ descărcarea/ garanţii} 3 Etc. 4. Cererile Ofertei de Preț (COP) trimise companiilor la data: {indicaţi}; data limită: {indicaţi}. 5. Ofertanţii invitaţi 1 : No Numele ofertanţilor invitaţi Ţara de origine a ofertantului Preţul oferit pentru Lot 1 preţul oferit pentru Lot 2 Data când COP a fost trimisă Clasificarea ofertelor potrivite după preţ 2 (preţurile vor fi convertite într o singură valută comună, în caz că în ofertele primite prețurile figurează în valute diferite. Pentru convertirea prețurilor se va utiliza rata oficială de schimb a BNM la data limită de înaintare a ofertelor. 3 ): 1 Beneficiarul Final îşi asumă responsabilitatea de a invita doar companiile cu reputaţie bună şi de încredere. 2 Oferiţi detalii dacă ofertele sunt incomplete, conţin erori de preţ/cantitate, dacă valuta ofertei nu este indicată. Oferiţi detalii dacă lipsesc alte documente solicitate (de ex. certificatul de înregistrare a companiei, licenţele etc.). 3 Anexaţi copia ratei de schimb a Băncii Naţionale a Moldovei (din data limită de înaintare a ofertelor)pentru valutele propuse. 8
Lot 1: No Denumirile ofertanţilor eligibili Preţurile oferite pentru Lot 1 (convertiți în ) Lot 2: No Denumirile ofertanţilor eligibili Preţurile oferite pentru Lot 2 (convertiți în ) Oferte descalificate: {_denumirea ofertanţilor / motivaţi descalificarea_} 7. Denumirea celui mai potrivit, eligibil și corespunzător ofertant şi prețul total evaluat al contractului: Contractul câștigător: { indicați numele companiei şi preţul/valuta ofertei } 8. Metoda, criteriile şi concluziile evaluării: { } { de obicei, oferta care răspunde tuturor cerințelor tehnice şi este cu cel mai mic preț obține contractul. Alte criterii de evaluare pot fi: termenii de livrare, dacă e inclusă transportarea, dacă este în conformitate cu cerințele de calitate etc., {a fi indicat} 9. Concluziile Beneficiarului Final cu referinţă la evaluarea ofertelor (oferiţi cît mai multe detalii şi argumente posibile): {} {} {} Semnătura persoanei responsabile din partea Beneficiarului Final {numele, prenumele şi poziţia} 10. Revizuirea de către UCIM PRSVV (dacă a fost solicitat de UCIM PRSVV) a procedurilor de achiziţii: În cazul argumentării neadecvate a achiziţiilor, comentarii şi recomandări a UCIM PRSVV pentru a corecta unele deficiențe: 9
Semnătura UCIM PRSVV Anexele Raportului de Evaluare: Anexa 1. Tabele de evaluare tehnică; Anexa 2. Copia ratelor de schimb valutar a Băncii Naţionale a Moldovei pentru valutele incluse în oferte (dacă în ofertele primite figurează valute diferite); Anexa 3. Negocierile/Comunicarea cu ofertanţii; Anexa 4. Copia Cererii Ofertei de Preț (COP) semnată de către Cumpărător; Anexa 5. Copii ale ofertelor primite (conform Formularului de Ofertă). 10
Anexa 1 La Raportul de Evaluare Tabelul de evaluare tehnică. Denumirea bunurilor /serviciilor/lucrărilor ce urmează a fi procurate: { } N r. Denumirea bunurilor suma totală Parametrii tehnici solicitați denumirea ofertantului denumirea ofertantului denumirea ofertantului a. buc b. c. d. e. f. Servicii adiţionale, dacă sunt oferite g. Documente adiţionale, dacă sunt oferite h. Opinia Finală a Beneficiarului Final cu privire la ofertă (Acceptabilă/neacceptabilă) i. PREŢUL TOTAL al ofertei / valuta: Semnătura persoanei responsabile din partea Beneficiarului Final {numele, prenumele şi poziţia} indicati datele de contact a persoanei semnatare: Nr. telefon. / email 11