Regulament
harnessing skills-based superpowers for social good CreateAthon a început în Statele Unite ale Americii în 1998, ca un eveniment pro bono dezvoltat de o agenție de publicitate, în care timp de 24 de ore, specialiști în marketing, design și comunicare și-au dăruit timpul și expertiza pentru mai multe organizații locale, ajutându-le să își îmbunătățească strategiile proprii de marketing, design și comunicare, pentru a le asigura sustenabilitate pe termen mediu. În cei 20 de ani, evenimentul a luat amploare, mai mult de 100 de agenții, instituții de învățământ și organizații profesionale din Statele Unite și Canada organizând un CreateAthon anual. Conceptul internațional este: harnessing skills-based superpowers for social good. Programul CREATEATHON ROMÂNIA (denumit în continuare Programul ) este un instrument de finanțare in-kind în servicii specializate de comunicare, lansat în România de Asociația Centrul de Resurse în Comunicare și susținut de Kaufland România. În cadrul programului, se vor oferi 10 seturi de servicii de comunicare, marketing, design și consultanță în vederea strângerii de fonduri pentru 10 organizații neguvernamentale din România, selectate în urma unui proces de aplicare. Programul pornește de la nevoia de dezvoltare a capacității de comunicare a ONG-urilor din România. Din cauza resurselor limitate sau a lipsei de personal, organizațiile mici și medii din țară aleg să nu investească în comunicare, marketing, strângere de fonduri sau prezență online. Acest fapt atrage după el atât lipsa notorietății, cât și sustenabilitate financiară redusă. De asemenea, lipsa comunicării și a transparenței au dus în ultimii ani la degradarea imaginii sectorului.
Solicitanți eligibili pentru CreateAthon România sunt exclusiv organizații neguvernamentale, fără scop lucrativ, înființate legal și cu sediul în România. Acestea trebuie să aibă personalitate juridică, să fie persoane juridice de drept privat, fără scop patrimonial, cu sediul în România, constituite, organizate și administrate în conformitate cu prevederile legislației care guvernează organizațiile neguvernamentale fără scop lucrativ din România (OG 26/2000 sau Legea 21/1924 cu privire la asociații și fundații, cu modificările și completările ulterioare), și anume sunt asociații, fundații sau federații. În afară de entitățile menționate, vor fi eligibile Crucea Roșie Română și structurile sale cu personalitate juridică. De asemenea, pentru a fi eligibili, solicitanții trebuie să îndeplinească cumulativ următoarele criterii/condiții de eligibilitate: Eligibilitate Să fi derulat în ultimul an, programe cu beneficiari în domeniile social, sport, cultură, educație, mediu sau sănătate (este obligatoriu ca organizația să fi împlinit un an de la înființare la data de 25 octombrie 2019) Să nu fi colaborat în ultimii 2 ani cu o agenție de publicitate/ marketing/ PR/ consultant plătit sau pro-bono pentru campanii/proiecte complexe de strângere de fonduri, design și comunicare Un reprezentant al ONG-ului să fie disponibil online/fizic pentru întâlniri în perioada premergătoare evenimentului și fizic în timpul evenimentului Să fi avut venituri totale sub 100.000 euro în anul 2018 Programul va avea cel mult 20% beneficiari care își desfășoară activitatea pentru care sunt solicitate serviciile în București.
În plus față de criteriile menționate mai sus, solicitanții trebuie să îndeplinească următoarele condiții: respectă valorile democratice și drepturile omului sunt independente de guvern și de alte autorități naționale, regionale sau locale sunt independente de persoane juridice cu scop lucrativ sunt independente de partide politice au dreptul, potrivit statutului, să deruleze activități în domeniul abordat în proiect. Solicitanți neeligibili în cadrul prezentului Program sunt orice entități juridice care nu îndeplinesc cumulativ criteriile si conditiile menționate mai sus, precum și partidele politice și instituțiile religioase (cultele religioase, asociațiile religioase înființate în baza Legii nr. 489/2006 privind libertatea religioasă și regimul general al cultelor), sindicatele, patronatele și cooperativele distribuitoare de profit. Nu au dreptul să primească finanțare persoanele juridice care: a) sunt în curs de dizolvare, și-au suspendat activitățile, sunt subiect al procedurilor vizând aceste aspecte sau sunt într-o situație similară ca urmare a aplicării unei proceduri prevăzute în legislația sau reglementările naționale în vigoare; b) au suferit condamnări definitive pentru orice tip de infracțiune; c) prezintă indicii de săvârșire a unor grave erori profesionale dovedite prin orice mijloace; d) au fost declarate a fi într-o situație gravă de nerespectare a obligațiilor precontractuale și contractuale privind procedurile de achiziție sau procedurile de acordare a finanțărilor; e) sunt subiect al unui conflict de interese cu organizații sau persoane direct sau indirect implicate în procedura de acordare a finanțării nerambursabile; f) sunt vinovați de inducerea gravă în eroare a finanțatorului prin furnizarea de informații incorecte în cursul participării la apelul de proiecte sau nefurnizarea informațiilor solicitate; g) există indicii că ar putea fi organizații ce au ca scop obținerea puterii politice și/sau care desfășoară acțiuni de propagandă în acest sens ori care au în orice mod legături sau afilieri politice; h) sprijină sau se angajează în activități teroriste sau cu caracter violent; i) furnizează resurse, sprijină sau sunt angajați în fabricarea sau vânzarea de muniții sau servicii asociate; j) practică și promovează prin acțiunile lor curente sau propuse în proiect un discurs instigator la ură sau discriminare; k) au încercat să obțină informații confidențiale sau să influențeze procesul de selecție din cadrul apelurilor de proiecte prezente sau anterioare. La depunerea aplicației, Solicitanții trebuie să declare pe propria răspundere că îndeplinesc condițiile de eligibilitate și nu se încadrează în niciuna din situațiile de neeligibilitate. În acest sens, Solicitanții vor completa, tipări, semna, scana și transmite electronic, odată cu propunerea de proiect, Declarația de eligibilitate.
Programul se desfășoară prin intermediul unei runde de aplicare de proiecte, desfășurată on-line, pe www.createathon.ro. Depunerea proiectelor se va face de către solicitanți în perioada 6 iunie 30 iunie 2019. Această perioadă poate fi prelungită de către organizator. Selectarea și anunțarea ONG-urilor câștigătoare se va face cel mai târziu la finalul lunii iulie 2019. Serviciile de comunicare propuse vor fi oferite ONG-urilor selectate într-un eveniment de 24 de ore, organizat în luna octombrie 2019. În paralel, organizatorul va derula o campanie de recrutare de voluntari specializați, voluntari care vor constitui echipa care va oferi serviciile specializate. Programul Servicii pro-bono oferite ONG-urilor În cadrul CreateAthon România, în funcție de nevoile ONG-urilor selectate, echipele specializate de voluntari profesioniști pot oferi următoarele servicii: Identitate de brand (logo, manual de identitate de brand, etc.) Creație și producție de materiale print (broșuri, rapoarte anuale, cărți de vizită, stickere, etc.) Strategie de comunicare și strângere de fonduri Design și construcție website Consultanță SEO Campanii de mail/email marketing Strategie Social Media Conținut multimedia (text/video/foto/audio) Animații Ilustrații Campanii la cheie de comunicare, awareness și strângere de fonduri pentru diverse proiecte
Serviciile pe care fiecare beneficiar selectat le va primi în timpul CreateAthon România vor fi selectate de organizator, după următoarele criterii: Nevoile exprimate în procesul de aplicație de beneficiar Strategia propusă de echipele de voluntari profesioniști Livrabilele propuse să se poată realiza în 24 de ore NOTĂ: Organizatorul nu va suporta costuri de achiziție domenii web, hosting sau licențe destinate beneficiarului și activității acestuia. Acestea vor fi suportate de către beneficiar și vor fi achiziționate numai cu acordul prealabil expres al beneficiarului sau direct de către acesta. De asemenea, organizatorul nu va aloca din fonduri proprii bugete de promovare online sau offline în favoarea beneficiarului. În cazul în care organizatorul va decide realizarea unor materiale care nu se pot realiza în 24 de ore (foto, video, etc.), unele materiale se vor realiza premergător evenimentului prin vizite de lucru la beneficiar. Beneficiarul va stabili de comun acord cu organizatorul și echipa de voluntari profesioniști termenii vizitei de lucru. În timpul procesului de realizare a brief-urilor de creație de către organizator, alături de voluntarii profesioniști, beneficiarii vor pune la dispoziție informații suplimentare despre organizație și proiectele sale și va fi disponibil pentru întâlniri. Informațiile furnizate de către beneficiari în cadrul prezentului proiect sunt confidențiale. În timpul evenimentului CreateAthon România, pe parcursul celor 24 de ore, beneficiarul va fi prezent la București, pe cheltuiala organizatorului și va sta la dispoziție echipelor de voluntari profesioniști pentru eventuale întrebări. Beneficiarul va vedea materialele finale realizate de echipele de voluntari la finalul evenimentului de 24 de ore. Nu sunt admise modificări legate de conceptul sau execuția materialelor. Modificările permise vor fi legate de neconcordanța anumitor informații ce sunt prezentate în materiale. Beneficiarul se obligă să folosească materialele realizate în cadrul CreateAthon România cu scopul în care au fost create, fără a le modifica, precum și să folosească în diseminarea acestor materiale disclaimer-ul Material realizat în cadrul CreathonRomânia, organizat de Centrul de Resurse în comunicare și susținut de Kaufland România. Aplicație și evaluare Procedura de depunere constă în completarea unui formular de aplicare, printr-un sistem online, prin intermediul site-ului www.createathon.ro. Formularul va fi disponibil pentru completare din data de 6 iunie, ora 10.00 până pe data de 30 iunie, ora 23.59. Niciun alt document transmis prin email, poștă sau fax sau în afara perioadei de depunere, nu va fi luat fi luat în considerare. Solicitările vor fi evaluate după perioada de depunere de către un juriu specializat, format din reprezentanți ai Asociației Centrul de Resurse în Comunicare, Kaufland România, precum și din partenerii acestora. Toate aplicațiile care vor intra în evaluare trebuie să respecte criteriile și condițiile de eligibilitate.
Selecția se va face după următoarele criterii: Echipa de jurizare va selecta aplicațiile pentru care serviciile de comunicare și marketing oferite vor avea cel mai mare impact. Decizia juriului este definitivă și nu poate face obiectul niciunei contestații. Să reiasă din aplicație nevoia (nu dorința) a unei intervenții profesioniste pentru îmbunătățirea imaginii/instrumentelor de comunicare și strângere de fonduri ale organizației. Organizația să demonstreze că prin resurse proprii, pe termen scurt și mediu, poate implementa sustenabil strategia și livrabilele realizate la CreateAthon România. Organizația să prezinte un plan strategic, argumentat și realizabil. Beneficiul de a fi selecționat / de a participa în cadrul CreateAthon România nu este transferabil către o altă organizație / persoană fizică sau juridică. Organizatorul se obligă ca datele personale transmise de participanţi să nu fie difuzate către terţi în țară sau în străinătate, cu excepţia persoanelor implicate în organizarea evenimentului sau a partenerilor organizatorului în legătură cu care orice persoană vizată va fi informată în prealabil și i se va cere consimțământul. În caz de retragere din proiect după data selecției și până la semnarea contractului, retragerea beneficiarilor va avea loc în baza unei înștiințări scrise transmise organizatorului, fără nicio despăgubire. În caz de retragere din proiect a beneficiarilor după semnarea contractului și până la finalizarea brief-ului, aceștia vor datora organizatorului despăgubiri egale cu 30% din valoarea serviciilor aferente proiectului, nu mai puțin de 5.000 euro. În caz de retragere din proiect a beneficiarilor după finalizarea brief-ului și până la data evenimentului și inclusiv în caz de neparticipare la eveniment, aceștia vor datora organizatorului despăgubiri egale cu 60% din valoarea serviciilor aferente proiectului, nu mai puțin de 10.000 euro. Voluntari Voluntarii CreateAthon România sunt selectați fie în urma înscrierii online pe www.createathon.ro, fie prin parteneriatele pe care organizatorul le încheeie cu agenții de publicitate/marketing/pr sau universități de profil din România. Calitatea de participant (voluntar sau, după caz, beneficiar) se dobândește prin semnarea contractului cu organizatorului. Voluntarii sunt împărțiți în trei categorii, respectiv team leader, voluntar specializat și voluntar de eveniment. Prin înscriere, participanții se angajează să respecte prezentul regulament, înțelegând ca este conceput exclusiv pentru siguranța și confortul acestora. - Fiecare participant va respecta deciziile de siguranță comunicate de organizatorii evenimentului pe toată durata acestuia; - Sunt interzise manifestările violente și lipsite de respect la adresa celorlalți participanți sau la adresa organizatorilor. Aceștia din urmă își rezervă dreptul de a interzice participarea unei persoane dacă aceasta se manifestă violent față de ceilalți participanți la eveniment sau față de organizatori;
- Este interzisă participarea la eveniment în stare de ebrietate sau sub influența drogurilor de orice fel. - Este interzisă participarea persoanelor care au asupra lor, la vedere sau ascunse, băuturi alcoolice, substanțe psihoactive, arme de orice fel, materiale explozive sau incendiare, substanțe instant-lacrimogene sau cu efect paralizant, ori alte obiecte ce pot fi folosite pentru acțiuni violente sau de tulburare a desfășurării normale a evenimentului; Organizatorul își rezervă dreptul de a interzice participarea la eveniment a oricărei persoane dacă aceasta se află în una din situațiile descrise și reprezintă un pericol pentru siguranța celorlalți participanți la eveniment sau pentru buna desfășurare a evenimentului. Organizatorul își rezerva dreptul să refuze continuarea participării la eveniment persoanelor care reprezintă un pericol pentru siguranța și confortul celorlalți. Prin participarea la acest eveniment, participanții sunt de acord ca datele lor personale să intre în baza de date a organizatorului, acestea putând fi folosite pentru orice tip de activități ale acestuia (marketing, promovare, statistici). În caz de retragere din proiect, voluntarii sunt obligați să anunțe de îndată organizatorul, pe orice cale, în formă scrisă, nu mai târziu de 48 de ore înainte de ora începerii evenimentului. La finalul evenimentului, voluntarilor li se va elibera un certificat de voluntariat. Responsabilităţile organizatorului - să asigure spaţiul de desfăşurare a eventimentului, la data și ora anunțate în prealabil; - să ia măsuri pentru îndepărtarea participanţilor, care prin modul de manifestare, tulbură ordinea şi liniştea publică, iar când acesştia nu se supun, să îi semnalezeorganelor de p oliţie; - să ia măsuri pentru asigurarea protecţiei şi siguranţei participanţilor la eveniment; - să asigure momente de revitalizare pe parcursul evenimentului. Drepturi de autor Prin drepturi de autor în sensul prezentului regulament se vor înțelege exclusiv drepturile patrimoniale de exploatare a rezultatului produs în urma CreateAthon România: reproducere, copiere, vânzare, închiriere, comunicare publică etc. Prin înscrierea în cadrul CreateAthon România participanții înțeleg că drepturile de autor asupra produselor vor aparține organizatorului care le va transmite beneficiarului pentru ca acesta să le poată utiliza în activitatea sa non-profit. Drepturile de autor nu vor putea fi utilizate de către niciuna dintre părți în scop comercial ori în scopul obținerii de profit. Beneficiarii vor utiliza operele rezultate în urma CreateAthon în forma în care acestea au rezultat în urma evenimentului, fără a putea modifica, adăuga, reduce conținutul proiectului. Cu toate acestea, modificarea ulterioară a proiectului, după prima utilizare, se poate face numai cu acordul prealabil, expres al organizatorului. Pe întreaga durată de utilizare a produsului, acesta va purta sigla și alte elemente de identificare ale CreateAthon România, conform îndicațiilor organizatorului.
Protecția datelor cu caracter personal Organizatorul respectă și aplică principiile în materie de colectare și prelucrare a datelor cu caracter personal, în conformitate cu Regulament general al UE privind protecția datelor (RGPD). Prin înscriere, participanții sunt de acord cu următoarele (se vor regăsi și în formularul de aplicare unde aplicantul va avea posibilitatea să își exprime consimțământul în mod expres prin bifarea căsuței da sau să refuze prin bifarea căsuței nu): - Datele cu caracter personal care vor fi colectate de către organizator pentru participarea aplicantului în CreateAthon România sunt: nume, prenume, vârstă, sex, cod numeric personal, număr de telefon, e-mail, alte date de contact. - Organizația care va prelucra datele cu caracter personal este Asociația Centrul de Resurse în Comunicare și Kaufland România. - Motivul pentru care organizația va folosi datele îl reprezintă înscrierea și participarea persoanelor vizate la CreateAthon România în nume propriu sau în calitate de reprezentanți ai altor beneficiari persoane juridice. Organizatorul va utiliza datele cu caracter personal atât pentru a înlesni participarea în proiect a persoanei vizate, dar și în scopuri statistice și de promovare. - Datele cu caracter personal vor fi stocate și prelucrate în conformitate cu prevederile legale, pe durata prevăzută de lege. Aplicantul poate solicita în orice moment, pe întreaga durată de stocare a datelor, acces la datele cu caracter personal pe care organizatorul le deține despre acesta și are dreptul de a obține gratuit o copie a acestor date, într-un format accesibil. Organizatorul se obligă să răspundă acestei solicitări în termen de cel mult 30 de zile de la data primirii solicitării și se obligă să transmită o copie a datelor personale și orice alte informații relevante despre modul în care au fost sau sunt utilizate datele solicitate de către persoana vizată. - Aplicantul are posibilitatea, în orice moment, să contacteze organizatorul și să retragă permisiunile acordate, iar organizatorul va lua de îndată toată măsurile prevăzute de lege în acest sens. În acest sens, organizatorul nu va mai utiliza datele cu caracter personal ale persoanei vizate imediat, de la data primirii notificării în acest sens. De asemenea, organizatorului va notifica cu privire la aceasta, dacă este cazul, și partenerii săi care, în temeiul acordului persoanei vizate, utilizează datele cu caracter personal obținute prin intermediul CreateAthon România. Ștergerea datelor cu caracter personal - dreptul de a fi uitat poate avea loc în orice moment, la solicitarea persoanei vizate, dacă datele acestuia nu mai sunt necesare sau dacă sunt folosite ilegal. - Persoana vizată își va da acordul pentru prelucrarea datelor pentru scopurile prevăzute în prezentul regulament prin formularul de aplicare. Consimțământul trebuie acordat în mod liber (fără constrângere), specific (în mod expres pentru scopurile specificate prin prezentul regulament), informat (cu privire la scopuri și consecințe, în conformitate cu prezentul regulament) și fără ambiguitate. - Persoana vizată își poate retrage consimțământul în mod necondiționat și diferențiat în raport cu metodele de colectare și cu scopurile pentru care sunt obținute datele personale. Prevederi finale Organizatorul poate modifica oricând sau poate anula/opri evenimentul dacă acesta nu se poate desfășura în condiții de siguranță. Organizatorul își rezervă dreptul de a aduce modificări asupra informațiilor afișate pe site si asupra regulamentului evenimentului. Orice modificare a prezentului regulament va fi anunțată pe site-ul www.createathon.ro