Direcția Comunicare şi Relații Externe ANEXĂ DETALII TEHNICE produse informative şi de promovare 1. INFORMAȚII GENERALE: 1.1. Achizitorul Autoritatea Electorală Permanentă Strada Stavropoleos nr.6, Sector 3, București office@roaep.ro; 1.2. Informații generale relevante și cadrul legal: Asociația Mondială a Organismelor Electorale (A-WEB) este o asociație apolitică și autonomă, înființată în anul 2013, formată din peste 95 organisme de management electoral și asociații regionale cu responsabilități electorale. Autoritatea Electorală Permanentă este membru cu drepturi depline al Asociației Mondiale a Organismelor Electorale. România, prin Autoritatea Electorală Permanentă, face parte, alături de India, Africa de Sud şi Canada, din Comitetul Executiv al A-WEB, preşedinţia Asociaţiei fiind deţinută de Republica Coreea, iar vicepreşedinţia de Republica Dominicană. Prima reuniune a Comitetului Executiv al A-WEB s-a desfăşurat la Incheon, Republica Coreea, în perioada 2-3 aprilie 2014, iar a doua reuniune a Comitetului Executiv s-a desfăşurat la Bucureşti, în data de 25 martie 2015. În perioada 18-21 august 2015 va avea loc în Republica Dominicană cea de-a 2 a Adunare Generală a Asociației Mondiale a Organismelor de Management Electoral. În cadrul acestui eveniment, Preşedintele Comisiei Electorale din Republica Dominicană, care deține funcția de vicepreşedinte, va prelua preşedinția A-WEB, iar preşedintele organismului de management electoral care va găzdui următoarea adunare generală din anul 2017 va deveni vicepreşedinte al A-WEB. 1
Având în vedere buna colaborare a Autorității Electorale Permanente cu Asociația Mondială a Organismelor de Management Electoral şi adresa oficială a Secretariatului A-WEB înregistrată la AEP cu nr.7437/29.04.2015, privind aplicația pentru organizarea celei de 3-a Adunări Generale A-WEB în anul 2017, AEP urmează să candideze pentru preluarea vicepreşedinției Asociației. În acest sens, potrivit atribuţiilor Autorităţii Electorale Permanente privind elaborarea de materiale pentru informarea asupra sistemului electoral românesc, stabilite prin Legea Nr. 35 din 13 martie 2008 pentru alegerea Camerei Deputaţilor şi a Senatului şi pentru modificarea şi completarea Legii nr. 67/2004 pentru alegerea autorităţilor administraţiei publice locale, a Legii administraţiei publice locale nr. 215/2001 şi a Legii nr. 393/2004 privind Statutul aleşilor locali, este necesară realizarea unor produse informative şi de promovare (clip video, flyer, broşuri, DVD-uri, stick-uri USB). 2. OBIECTIVUL, SCOPUL ȘI REZULTATELE AȘTEPTATE 2.1 Obiectivul general al contractului Realizarea unui spot video (clip) pentru promovarea candidaturii AEP şi a materialelor promoționale de promovare a instituției. Scopul final este prezentarea spotului video şi a materialelor promoționale în cadrul celei de-a 2 a Adunări Generale a Asociației Mondiale a Organismelor Electorale, ce va avea loc în Republica Dominicană, în perioada 18-21 august 2015. 2.2. Rezultate așteptate Rezultatele ce trebuie obținute de Prestatorul de servicii: Elaborarea conceptului pentru spotul video (clip) de promovare a AEP şi a României în vederea candidaturii. Durata spotului video va fi de 3 minute. Conceptul spotului video (clip) va evidenţia specificul Autorității Electorale Permanente, caracteristicile pozitive, esențiale ale României și aspecte relevante ale activității AEP pe plan național și internațional. Clipul video trebuie să fie realizat bilingv astfel: - în limba engleză fară subtitrare; - în limba română cu subtitrare în engleză; - în limba română fără subtitrare; - să conțină pentru ambele versiuni limbaj mimico-gestual; 2
Realizare materiale promovare: flyer, broşură, DVD cu ambalaj personalizat care să conțină clipul video atât în limba română cât şi în limba engleză, stick-uri USB personalizate care să conțină clipul video atât în limba română cât şi în limba engleză. 3. SUPOZIȚII ȘI RISCURI 3.1. Supoziții care stau la baza proiectului: Îndeplinirea atribuțiilor Autorității Electorale Permanente; Respectarea prevederilor stabilite prin Manualul de Identitate AEP; 3.2. Riscuri: Riscurile care vor fi luate în considerare pe durata implementării serviciilor sunt: Întârzieri pe parcursul derulării procedurii de atribuire din cauza contestațiilor și a aprobărilor necesare pentru documente, fapt care poate afecta demararea în timp a serviciilor. 4. ACTIVITĂȚI EFECTUATE DE CĂTRE PRESTATOR 4.1. Aspecte generale Activitățile vor fi efectuate de un Prestator, persoană juridică specializată în realizarea de filme publicitare şi documentare cu minimum 1 an de experiență în domeniu; 4.1.1. Scurtă descriere a serviciilor Serviciile se vor concretiza prin sprijinirea Autorității Electorale Permanente în activitatea de promovare internațională. 4.1.2. Aria geografică acoperită Aria geografică acoperită în afara granițelor României, iar baza de implementare va fi Santo Domingo, Republica Dominicană. 3
4.1.3. Grupul țintă. Țările membre A-WEB; 4.2. Activități specifice 4.2.1. Servicii de creație ale clipului video şi a materialelor de promovare; A. a. Activități pentru elaborarea unui clip video; servicii de creație grafică și producție pentru un clip video de informare și promovare, având ca durată 180 secunde ( în cele 180 de secunde se va încadra şi un testimonial) minimum două variante de concept de creație/clip; Important! - clipul video va conține caseta de limbaj mimico gestual și packshoot cu sigla animată AEP. A. b. Specificaţiile tehnice minime pentru clipul video; toate materialele filmate sunt proprietatea Autorității Electorale Permanente; calitatea de filmare full HD, filmările realizându-se cu camere digitale performante; livrarea se va face pe DVD şi în format digital, pentru a fi promovate și online; durata clipului va fi de 180 de secunde; va fi realizat pe baza unui story-board/screen-play şi a minimum 2 variante de creaţie, Beneficiarul rezervându-şi dreptul de a alege pentru producţie între variantele de creaţie propuse şi de a solicita ajustarea variantei alese sau refacerea ei; va avea o coloană sonoră şi voiceover, iar obţinerea drepturilor de utilizare a acesteia va fi în sarcina Prestatorului; va presupune prestarea de servicii de producţie, post-producţie şi montaj, grafică 2D/3D, integrarea efectelor de sunet, integrarea elementelor de identitate vizuală ale Autorității Electorale Permanente și ale României, corecţii de culoare şi de compoziţie, transferul online, servicii care sunt în sarcina Prestatorului; tonul comunicării va fi de informare promovare, tonalitate caldă, pozitivă, limbajul uzual, accesibil publicului larg, iar conţinutul spotului va fi în concordanţă cu obiectivul; Prestatorul are obligaţia asigurării personalului tehnic şi a personalului implicat în realizarea clipului, asigurării resurselor tehnice necesare, a echipamentelor, consumabilelor, etc., asigurării transportului, cazării şi diurnei tuturor membrilor echipei care va realiza serviciile contractate. 4
testimonialul va conține informații promoționale pentru promovarea Autorității Electorale Permanente şi a candidaturii la vicepreşedinția Asociației Mondiale a Organismelor Electorale; clipul va fi realizat într-un studio antifonat și dotat cu tehnologie pentru filmarea pe cromă; pentru filmare vor fi utilizate camera de filmat cu un set de obiective de 12mm, 16mm, 32mm, 40mm, 50mm, 85mm, 100mm, 135mm; pentru realizarea filmărilor va fi utilizat un echipament de videoassist, respectiv un monitor cu înregistrare, care să permită regizorului o imagine de ansamblu și reluarea unor duble în timp util în eventualitatea în care este necesar; studio-ul trebuie să dețină o dolie cu șine drepte și circulare, un mecanism care să permită operatorului să se deplaseze cu camera de filmat fără mișcări bruște; lumini- proiectoare de diferite puteri, lumini de interior, de fundal; recuzită; pentru o coordonare eficientă constatăm nevoia ca echipa de filmare să conțină cel puțin: director de producție, regizor, regizor secund, operator, doi asistenți de imagine/video, inginer de lumini și electricieni, mașinist șef și asistent mașinist, personal responsabil cu make-up-ul și coafura, scenograf și recuziter, sunetist, monteur și personal responsabil de postproducție pentru realizarea produsului finit. B. Activități pentru elaborarea materialelor de promovare; - servicii de creație grafică şi text în limba română şi engleză, potrivit manualului de identitate al AEP pentru: flyer 300 bucăți (format finit: 21 x 29,7 cm, număr de pagini: 2 pagini. Suport: interior hârtie dcl 70 x 100 /135 g/ mp. Cromatică: interior 4 + 4 culori. Finisare: tăiat la format, fălţuit la format 21 x 9.9 cm. Ambalare: bandat în pachete. Layout materiale: fişiere în format pdf) broşură 300 bucăți minimum 16 pagini, (Format finit 14,7 x 20,5 cm; Interior - hartie cretată lucios 70*100/135 g/mp; Coperta: carton cretat 250g/mp; Cromatica: Interior - 4+4 culori; Coperta - 4+4 culori + celofan lucios; Broşat fără coasere; Bandat în pachet; Layout materiale: fişiere în format pdf). DVD 300 bucăți, copertat conform manualului de identitate cu însemnele AEP şi va conține materialele realizate: clip video, flyer (PDF), broşură (PDF). stick USB 300 bucăți, inscripționat cu însemnele AEP, minimum 8 GB. 5
C. Rezultate: Minimum două variante de concept de creație grafică pentru clipul video, inclusiv cu identificarea tipului de voci folosite; Minimum două variante de concept creație grafică şi text pentru materialele de promovare, inclusiv text în limba engleză; Responsabilitatea privind drepturile de autor va aparține exclusiv ofertantului; După alegerea variantelor finale, drepturile de autor asupra variantelor alese vor fi transferate automat Autorității Electorale Permanente; În termen de 3 zile lucrătoare de la data semnării contractului, prestatorul se obligă să prezinte minimum 2 propuneri de idei creative/ clip, a căror transpunere se va realiza în urma punerii de comun acord cu Achizitorul. Achizitorul își rezervă dreptul de a alege între cele 2 variante. Produsele vor fi prezentate într-o primă formă în termen de 5 zile lucrătoare de la alegerea variantelor. Forma finală a clipului video va fi stabilită de prestator împreună cu Achizitorul; Produsele finale vor fi predate AEP până cel mai târziu la 10 zile de la data semnării contractului, dar nu mai târziu de 1 august 2015. Nerespectarea termenului stabilit pentru livrarea materialelor implică achitarea de către operatorul economic a tuturor costurilor datorate schimbării perioadei de difuzare a clipurilor; Prestatorul de servicii va prezenta documente justificative privind respectarea obligațiilor contractuale. IMPORTANT! Clipul video va conține caseta de limbaj mimico gestual și packshoot cu sigla animată AEP. Materialele promovare vor respecta manualul de identitate al AEP. 4.3. MANAGEMENTUL PROIECTULUI 4.3.1. Entitățile responsabile Autoritatea Electorală Permanentă va îndeplini rolul de Achizitor și are responsabilitatea pentru aspectele procedurale legate de procesul de atribuire și managementul financiar. Prestatorul va presta serviciile descrise în prezentul caiet de sarcini, asigurând un standard de calitate cât mai ridicat. Va respecta toate aspectele financiare, va îndeplini activitățile și va 6
efectua cheltuielile în conformitate cu prevederile menționate în contract. Prestatorul va gestiona toate aspectele administrative și organizaționale. 4.3.2. Sprijin ce va fi furnizat de Achizitor Achizitorul va furniza toate informațiile și va coopera cu Prestatorul în vederea obținerii celor mai bune rezultate. De asemenea, va furniza toate informațiile disponibile necesare contractului. 5. CERINȚE SPECIALE Nu este cazul. 7