Pagina 4 din: 16 Cod: PO--55 Exemplar nr.: 1 4. Scopul procedurii formalizate 4.1 Stabilește modul de realizare a activităţii, compartimentele și persoanele implicate: Prezenta procedura are ca scop asigurarea condiţiilor corecte şi concrete de transfer de la o altă unitate de învăţământ la Școala Gimnazială Nr.16 Take Ionescu Timișoara. Prin prezenta procedură se definesc pașii care trebuie urmați pentru transferul elevilor, în conformitate cu actele normative în vigoare, precum și asigurarea unui cadru clar reglementat pentru transferul elevilor. Procedura orientează transferul elevilor în cadrul aceleași unități sau de la o unitate școlară la alta, în conformitate cu normativele în vigoare și colectarea unor date necesare învățătorilor/diriginților și compartimentului secretariat pentru întocmirea diferitelor situații ulterioare. 4.2 Dă asigurări cu privire la existenţa documentaţiei adecvate derulării activităţii. 4.3 Asigură continuitatea activităţii, inclusiv în condiţii de fluctuaţie a personalului. 4.4 Sprijină auditul și/sau alte organisme abilitate în acţiuni de auditare și/sau control,iar pe manager, în luarea deciziei. 4.5 Alte scopuri specifice procedurii formalizate: Asigurarea unui cadru clar reglementat pentru transferul elevilor. 5. Domeniul de aplicare a procedurii formalizate 5.1 Precizarea (definirea) activităţii la care se referă procedura operaţională: Procedura se refera la activitatea de transfer al elevilor. 5.2 Delimitarea explicită a activităţii procedurate în cadrul portofoliului de activităţi desfășurate de entitatea publică: Activitatea este relevantă ca importanţă, fiind procedurată distinct în cadrul instituţiei. 5.3 Listarea principalelor activităţi de care depinde și/sau care depind de activitatea procedurată: De activitatea procedurată depind toate celelalte activităţi din cadrul instituţiei, datorită rolului pe care această activitate îl are în cadrul derulării corecte și la timp a tuturor proceselor. 5.4 Listarea compartimentelor furnizoare de date și/sau beneficiare de rezultate ale activităţii procedurate: 5.4.1.Compartimente furnizare de date: Secretariat 5.4.2.Compartimente furnizoare de rezultate: Secretariat 5.4.1 Compartimente implicate în procesul activităţii:, comisia tranferuri Pagina 4 / 16
Pagina 5 din: 16 Cod: PO--55 Exemplar nr.: 1 6. Documente de referinţă (reglementări) aplicabile activităţii procedurate 6.1 Reglementări internaţionale: - Nu este cazul 6.2 Legislaţie primară: -Legea educaţiei naţionale (Legea1/2011 cu modificările și completările ulterioare) - ORDIN Nr. 5079/2016 din 31 august 2016 privind aprobarea Regulamentului-cadru de organizare şi funcţionare a unităţilor de învăţământ preuniversitar - ORDIN Nr. 3027/2018 privind modificarea și completarea Anexei-Regulament-cadru de de organizare şi funcţionare a unităţilor de învăţământ preuniversitar - OG nr.137/2000 privind prevenirea și sancționarea tuturor formelor de discriminare, cu modificările și completările ulterioare - Ordinul nr. 200/2016 - modificarea şi completarea Ordinului secretarului general al Guvernului nr. 400/2015 pentru aprobarea Codului controlului intern/managerial al entităţilor publice a apărut în Monitorul Oficial, Partea I nr. 275 din 12.04.2016 - Ordinul nr. 201/2016 pentru aprobarea Normelor metodologice privind coordonarea, îndrumarea metodologică şi supravegherea stadiului implementării şi dezvoltării sistemului de control intern managerial la entităţile publice a apărut în Monitorul Oficial, Partea I nr. 276 din 12.04.2016 - OSGG nr.400/2015 pentru aprobarea Codului controlului intern/managerial al entităţilor publice - Legea nr. 35/ 2007 privind creşterea siguranţei în unităţile de învăţământ - Regulamentul de organizare și funcționare al Școlii gimnaziale Nr.16 Take Ionescu Timișoara - Alte documente, inclusiv reglemntări interne ale entității publice 6.3 Legislaţie secundară: Nota nr. 67843/09.11.2012Directiei Generale Educatie si Invatare pe Tot Parcursul Vietii Anexa la Nota cu nr. 67843/09.11.2012 6.4 Alte documente, inclusiv reglementări interne ale entităţii publice: - Regulamentul intern al instituţiei - Regulamentul de organizare şi funcţionare al instituţiei - Decizii/Dispoziţii ale Conducătorului Instituţiei - Circuitul documentelor; - Ordine şi metodologii emise de MEN; - Alte acte normative Pagina 5 / 16
Pagina 6 din: 16 Cod: PO--55 Exemplar nr.: 1 7. Definiţii și abrevieri ale termenilor utilizaţi în procedura operaţională7.1. Definiţii ale termenilor: Nr. Crt. 1. Procedura Termenul Definiţia și / sau, dacă este cazul, actul care definește termenul Prezentarea formalizată, în scris, a tuturor pașilor ce trebuie urmaţi, a metodelor de lucru stabilite și a regulilor de aplicat în vederea realizării activităţii, cu privire la aspectul procesual. Procedura trebuie înţeleasă ca un set de instrucţiuni scrise care fundamentează o acţiune sau activitate repetitivă din instituţia publică. 2. Procedura operaţională 3. Document 4. Aprobare Prezentarea formalizată, în scris, a tuturor paşilor ce trebuie urmaţi, a metodelor de lucru stabilite şi a regulilor de aplicat în vederea realizării activităţii, cu privire la aspectul procesual. Mai sunt cunoscute şi sub denumirile de proceduri specifice, proceduri de proces, proceduri formalizate etc. Metodele de lucru şi procedurile formalizate sunt specifice fiecărei ins tituţii ş i c ons tituie obiectul sistemului de control managerial intern, respectiv al standardului intitulat Proceduri. Pentru ca procedurile să reprezinte instrumente eficiente, trebuie să îndeplinească un număr de condiţii esenţiale: Să fie:, - scrise şi formalizate pentru fiecare activitate principală în parte, - simple şi specifice, - actualizate în mod permanent, - aduse la cunoştinţa salariaţilor, precum şi terţilor daca este cazul - bine înţelese şi bine aplicate, - să nu fie redundante. Dispoziţii, prevederi etc. scrise pe suport de hârtie sau magnetic (diskete, CD-uri etc.), care reglementează modul de efectuare a unor activităţi şi/ sau precizează cerinţe pentru acestea. Documentele pot fi de provenienţă internă: ROF, fişele posturilor, Regulamente interne privind desfasurarea activitatii dar şi externă: standarde, legi, prescripţii, instrucţiuni şi orice alte documente cu caracter normativ, tehnice sau legislaţie Confirmarea scrisă, semnătura şi datarea acesteia, a autorităţii desemnate de a fi de acord cu aplicarea respectivului document în organizaţie. Pagina 6 / 16
Pagina 7 din: 16 Cod: PO--55 Exemplar nr.: 1 5. Verificare 6. Gestionarea / controlul documentelor 7. Ediţie a unei proceduri Confirmare prin examinare şi furnizare de dovezi obiective de către autoritatea desemnată (verificator), a faptului că sunt satisfăcute cerinţele specificate, inclusiv cerinţele SCIM. Multiplicarea, difuzarea, păstrarea, retragerea din uz şi arhivarea documentelor. Forma iniţială sau actualizată, după caz, a unei proceduri, aprobată și difuzată 8. Revizia în cadrul unei ediţii Nr. Crt. 7.2. Abrevieri ale termenilor: Abrevierea 1. P.S. Procedura de sistem 2. P.O. Procedura operationala 3. E Elaborare 4. V Verificare 5. A Aprobare 6. Ap. Aplicare 7. Ah. Arhivare Acţiunile de modificare, adăugare, suprimare sau altele asemenea, după caz, a uneia sau a mai multor componente ale unei ediţii a procedurii, acţiuni care au fost aprobate și difuzate Termenul abreviat 8. Comisia de evaluare și asigurare a calităţii Pagina 7 / 16
Pagina 8 din: 16 Cod: PO--55 Exemplar nr.: 1 8. Descrierea procedurii 8.1 Generalităţi: Această procedura face referire la modalitatea de de trasnfer al elevilor într-o unitate de învăţământ 8.2 Documente utilizate: 8.2.1 Lista și provenienţa documentelor: Documentele utilizate în elaborarea prezentei proceduri sunt cele enumerate la pct.6. 8.2.2 Conţinutul și rolul documentelor: Documentele utilizate în elaborarea prezentei proceduri au rolul de a reglementa modalitatea de implementare a activităţii procedurate. Accesul, pentru fiecare Compartiment, la legislaţia aplicabilă, se face prin programul informatic la care au acces salariaţii entităţii. 8.2.3 Circuitul documentelor: Pentru asigurarea condiţiilor necesare cunoaşterii și aplicării de către salariaţii entităţii a prevederilor legale care reglementează activitatea procedurată, responsabilul va difuza procedura conform pct. 3. 8.3 Resurse necesare: 8.3.1 Resurse materiale: - Computer - Imprimantă - Copiator - Consumabile (cerneală/toner) - Hartie xerox - Dosare 8.3.2 Resurse umane: -Secretariat - membrii CA - Responsabilul și membrii comisiei - Membrii comisie de transferuri 8.3.3. Resurse financiare: - Pagina 8 / 16
Pagina 10 din: 16 Cod: PO--55 Exemplar nr.: 1 În cazul în care numărul de solicitări depășește numărul de locuri libere, clasificarea elevilor se va realiza, de către comisia de transferuri, pe baza următoarei grile de evaluare: MENTIUNE: au prioritate la transfer, elevii inmatriculati la Scoala Gimnaziala Nr. 16 Take Ionescu Timisoara CLASELE VI - VIII: 1. domiciliul în circumscripţia școlară - 20 puncte 2. fraţi în școală - 10 puncte 3. adresa locului de muncă al părinţilor este în circumscripţia școlară - 10 puncte 4. media pe anul anterior: între 9 10-20 puncte, 8-8,99-10 puncte 6-7,99-5puncte 5. media la purtare 10 40 puncte, 9-9,99-10puncte, 6-8,99-5puncte 6. fără corigenţe pe tot parcursul școlar - 10 puncte 7. rezultate la olimpiadele școlare nivel local 1punct; nivel judeţean 2 puncte; nivel naţional 3 puncte; nivel internaţional 4 puncte *(se vor dovedi prin diplome sau adeverinţe) 8. rezultate la concursuri școlare nivel local 1punct; nivel judeţean 2 puncte; nivel naţional 3 puncte; nivel internaţional 4 puncte *(se vor dovedi prin diplome sau adeverinţe) 9. membru in cercuri/cluburi știinţifice, artistice, sportive - 1 punct 10. participare la concursuri/festivaluri/expoziţii ca reprezentant al clubului/cercului : nivel judeţean 1 punct, nivel naţional 2 puncte, nivel internaţional 3 puncte 11. membru in organizaţii, ca voluntar sau participant la acţiuni umanitare (ex. colectare deșeuri, donaţii caritabile, acţiuni ecologice etc) - 10 puncte 12. recomandare din partea dirigintelui ( în cazul unui punctaj egal se va ţine cont de cele expuse în recomandare) Pagina 10 / 16
Pagina 11 din: 16 Cod: PO--55 Exemplar nr.: 1 CLASA a V-a 1. domiciliul în circumscripţia școlară - 20 puncte 2. fraţi în școală - 20 puncte 3. adresa locului de muncă al părinţilor este în circumscripţia școlară - 10 puncte 4. calificativul la purtare pe toată perioada de școlarizare - 40 puncte clasele I - (10p/an) 5 promovat pe tot parcursul școlar FB-30 puncte, B si FB - 10puncte, 6 rezultate la concursuri școlare nivel local 2 puncte; nivel judeţean 4 puncte; nivel naţional 6 puncte; nivel internaţional 8 puncte *(se vor dovedi prin diplome sau adeverinţe) 7 participă la concursuri/festivaluri/expoziţii ca reprezentant al clubului/cercului nivel judeţean 1 punct, nivel naţional 1 punct, nivel internaţional 3 puncte 8. face parte din organizaţii, ca voluntar sau participă la acţiuni umanitare (ex. colectare deșeuri, donaţii caritabile, acţiuni ecologice etc) - 10 puncte 9. recomandare din partea profesorului învăţământ primar ( în cazul unui punctaj egal se va ţine cont de cele expuse în recomandare) CLASELE V-VIII, TRANSFER IN REGIM INTERN (INTRE CLASE) Repartizarea se va realiza in ordinea descrescatoare a mediilor ultimului semestru in care au fost notati in acest sistem de notare. Nu fac obiectul transferului elevii care au mai beneficiat anterior de un transfer intern în același ciclu de școlarizare. Pagina 11 / 16
Pagina 12 din: 16 Cod: PO--55 Exemplar nr.: 1 CICLUL PRIMAR 1. domiciliul în circumscripţia școlară - 20 puncte (elevii care vin din alt județ și fac dovada că transferul în unitatea noastră este imperios necesar și justificat prin documente anexate cererii de transfer, vor primi 1 punct în plus la acest criteriu) 2. fraţi în școală - 20 puncte 3. adresa locului de muncă al părinţilor este în circumscripţia școlară - 10 puncte 4. calificativul FB la purtare pentru perioada de școlarizare anterioară: - 40 puncte elevii care solicită transfer în clasa a -a (10p/an) - 30 puncte puncte elevii care solicită transfer în clasa a III-a (10p/an) - 20 puncte puncte elevii care solicită transfer în clasa a II-a (10p/an) - 10 puncte puncte elevii care solicită transfer în clasa a I-a (10p/an) 5. calificativele din anii școlari precedenţi: FB - 15 puncte, FB și B - 4 puncte, FB, B si S -1 punct 6. rezultate la concursuri școlare la disciplinele din planul-cadru: nivel local 2 puncte; nivel judeţean 4 puncte; nivel naţional 6 puncte; nivel internaţional 8 puncte 7. participă și obţine rezultate la concursurile extracurriculare (în cadrul cercurilor/cluburilor) astfel: nivel judeţean 1 punct, nivel naţional 1 punct, nivel internaţional 3 puncte 8. recomandare din partea profesorului învăţământ primar ( în cazul unui punctaj egal se va ţine cont de cele expuse în recomandare) CLASELE CICLULUI PRIMAR, TRANSFER IN REGIM INTERN (INTRE CLASE) Repartizarea se va realiza in ordinea descrescatoare a calificativelor. NU FAC OBIECTUL TRANSFERULUI, ELEVII CARE AU ABATERI DISCIPLINARE IN ULTIMII 2 ANI DE STUDIU. Punctajul minim pentru aprobarea dosarului de transfer este: - 110 puncte la clasele 6-8, - 100 puncte clasa a 5-a, - 100 puncte clasele primare. Comisia de transferuri analizează dosarele depuse, ierarhizează solicitanţii în ordinea descrescătoare a punctajului realizat și transmite documentul /proces verbal semnat de toţi membrii comisiei către secretariatul școlii. Aprobarea transferului și repartizarea elevilor admiși prin transfer se face de către consiliul de administraţie la clasa/clasele cu efectivele cele mai mici. Pagina 12 / 16
Pagina 13 din: 16 Cod: PO--55 Exemplar nr.: 1 Dacă unul dintre elevii admiși la transfer nu confirmă locul ocupat în termen de 2 zile calendaristice de la afișare, următorul solicitant va fi admis și anunţat în ordinea descrescătoare a punctajului. 8.4.3. Valorificarea rezultatelor activităţii: Rezultatele activităţii vor fi valorificate de către toate compartimentele implicate în conformitate cu prevederile prezentei proceduri. 9. Responsabilităţi și răspunderi în derularea activităţii Secretarul șef/ Secretarul: a) 1. pentru vacanţa intersemestrială: afișează numărul de locuri libere la avizier și pe site 2. pentru vacanţa de vară: întocmește și afișează calendarul desfășurării transferurilor elevilor și numărul de locuri libere la avizierul unităţii și pe siteul școlii ( numărul de locuri libere se actualizează permanent în funcţie de numărul de cereri de plecare depuse) b)primește și verifică dosarele depuse de părinţii / reprezentanţii legali / tutori, le înregistrează și le transmite spre discutare Consiliului de Administraţie și comisiei de transferuri școlii c)afișează lista transferurilor și modul de soluţionare a acestora, cu menţiunea admis/respins la avizier și pe siteul d)solicită situaţia școlară a elevului admis la transfer e)înscrie în registrul matricol (unde este cazul) și în catalog elevii transferaţi Consiliul de Administraţie a) analizează dosarele depuse și le aprobă / respinge (conform procedurii). b) aprobă lista elevilor care au fost transferaţi Comisia de transferuri din unitatea școlară: a) analizează dosarele depuse și documentele justificative b) ierarhizează solicitanţii în ordinea descrescătoare a punctajului obţinut c) transmite secretariatului unutăţii procesul verbal cu rezultatul activităţii desfășurate 10. Anexe, înregistrări, arhivări Anexe Nr. anexa Denumirea anexei Elaborator Aproba Numar de exemplare Difuzare Arhivare Loc Perioada Alte elemente 1. cerere transfer 2. cerere transfer_aviz ISJ Pagina 13 / 16
Pagina 14 din: 16 Cod: PO--55 Exemplar nr.: 1 11. Cuprins 1.Lista responsabililor cu elaborarea, verificarea și aprobarea ediţiei sau, după caz, a reviziei în cadrul ediţiei procedurii formalizate 2. Situaţia ediţiilor și a reviziilor în cadrul ediţiilor procedurii formalizate... 3.Lista cuprinzând persoanele la care se difuzează ediţia sau, după caz, revizia din cadrul ediţiei 3. procedurii formalizate... 4. Scopul procedurii formalizate... 5. Domeniul de aplicare a procedurii formalizate... 6. Documente de referinţă (reglementări) aplicabile activităţii procedurate... 7. Definiţii și abrevieri ale termenilor utilizaţi în procedură... 8. Descrierea procedurii... 9. Responsabilităţi și răspunderi în derularea activităţii... 10. Anexe, înregistrări, arhivări... 11. Cuprins... Pagina 14 / 16
Pagina 15 din: 16 Cod: PO--55 Exemplar nr.: 1 Aviz consultativ consiliu de administraţie, Unitatea şcolară de unde se transferă elevul/copilul, * Preşedinte, Director, * Semnătura, CERERE DE TRANSFER ELEV Acord consiliu de administraţie, Școala Gimnazială Nr.16 Take Ionescu Timișoara, Preşedinte, Director, Prof. dr. Rodica Luminița MARINESCU Semnătura, L.S. * L.S. * Nr. * Doamnă/Domnule Director, Nr. * Doamna Director, Subsemnata *, legitimată cu BI/ CI seria * numărul *, cu domiciliul în judeţul *, localitatea *, str. *, nr. *, bl., sc., ap. *, telefon *, email *, în calitate de mamă și subsemnatul *, legitimat cu BI/ CI seria * numărul *, cu domiciliul în judeţul *, localitatea *, str. *, nr. *, bl., sc., ap. *, telefon *, email *, în calitate de tată, a elevei/elevului * (numele şi prenumele complet, aşa cum apare pe certificatul de naştere), având CNP înscris(ă) la şcoala *, vă rog să aprobaţi transferul elevei/elevului la unitatea şcolară Școala Gimnazială Nr.16 Take Ionescu Timișoara. (În cazul în care părinții sunt divorțați se anexează și sentința de divorț/hotărârea judecătorească privind modul de exercitare a autorității părintești). Facem precizarea că a absolvit clasa a -a, cu media generală * şi media la purtare *. Media generală a ultimului semestru absolvit este *, iar media la purtare este *(Se completează dacă transferul se efectuează în vacanța intersemestrială). Motivul transferului Pagina 15 / 16
Pagina 16 din: 16 Cod: PO--55 Exemplar nr.: 1 în acest sens anexez următoarele dovezi De asemenea, anexăm copii după cărțile de identitate ale părinților și copie după certificatul de naștere a minorului. Date părinţi (loc de muncă și adresa acestuia): Mama * Tata * Cunoaștem și ne angajăm să respectăm procedura privind transferul elevilor la Școala Gimnazială Nr.16 Take Ionescu Timișoara. Ne angajăm ca pe toată durata şcolarizării fiului/fiicei mele să colaborăm cu dirigintele/învăţătorul clasei şi conducerea şcolii, să răspundem la toate solicitările acestora,să răspundem de comportamentul fiicei/fiului noastre/nostru în școlală și în afara școlii, să respectăm prevederile Regulamentului intern al Școlii Gimnaziale Nr.16 Take Ionescu Timișoara. Data * Semnătura părinților/tutorelui/reprezentantului legal * * Date despre elev(ă) Data şi locul naşterii * Limbi moderne studiate: avansat începător * Date şcoală de unde se transferă eleva/-ul: Denumire Nr. telefon fix: Nr. fax: Date de contact prof.înv. primar/diriginte Pagina 16 / 16