RAPORT DE PROGRES INTERMEDIAR AL PROIECTULUI (RPI) Numărul raportului 1 / 2015 Numărul proiectului Titlul proiectului SUMARUL PROIECTULUI Rețea centre sprijin pentru victimele violenței domestice SOS violența Buget total (LEI) 1.269.388,00 Domeniul finanţare ta încheierii contractului finanţare Promotor Proiect - Denumirea legală completă Perioada raportare ta început şi sfârşit a proiectului Programul RO20 Violența domestică și violența bazată pe osebirea sex Fundația Sprijin a Vârstnicilor 01 mai 31 august 2015 Zi Lună An Zi Lună An 29 06 2015 30 04 2016 (astfel cum se preve în contractul finanţare) APROBARE Declar că sunt autorizat să semnez acest raport intermediar progres al proiectului şi că am analizat în mod riguros informaţiile privind progresul tehnic şi financiar furnizate în acest raport, acestea fiind corecte şi exacte. Confirm că acest proiect este implementat conform preverilor contractului/ ordinului finanţare. Pentru Promotorul Proiect Reprezentantul legal A doua semnătură (opţională) Nume Alecu Aurelia Bogos Octavian Funcţie Director executiv Manager proiect Organizaţie Fundația Sprijin a Vârstnicilor Fundația Sprijin a Vârstnicilor Semnătură Zi Lună An ta 14 09 2015 1
PARTEA A RAPORT DE PROGRES TEHNIC 1. PROGRES TEHNIC 1 1.1 Lista activităţilor Nr. crt. Activitatea Calendar planificat pentru implement area activităţii (data începere - data sfârşit) Calendarul estimat/efe ctiv implement are a activităţii (data începere - data sfârşit) Stadiu l imple mentă rii 2 Scurtă scriere a progresului activităţii 1 1.1 Activitatea 1. Managementul si monitorizarea activitatilor proiectului Subactivitatea 1.1 Managementul proiectului 30.04.2016 30.04.2016 30.04.2016 30.04.2016 ÎCD ÎCD Rezultate obtinute: Echipa management a organizat 13 sedinte lucru cu partenerii P1,P2,P3,P4,P5,P6 si P7, la care s-au discutat aspecte legate activităţile ce urmează a se sfăşura, responsabilităţile şi termenele execuţie, măsurile eliminare a disfuncţiilor apărute Echipa management a elaborat 1 grafic al sedintelor lucru pentru toata perioada implementare a proiectului. Fiecare partener a elaborat ciziile organizare ale personalului proiectului, s-au intocmit contracte munca / dispozitii, fise post si acte aditionale la contractele munca pentru personalul din cadrul proiectului. Echipa management a intocmit informari catre OP cu privire la stadiul implementarii, plan promovare, plan achizitii, schimbarea personalului partenerilor. Echipa management a intocmit Notificarea 1 modificare a bugetului proiectului, anexa a contractului finantare, cu privire la durata muncii expertilor din cadrul proiectului din ore/zi in ore/luna, Notificarea 2 modificare a acordurilor parteneriat incheiate cu partenerii institutii publice, 1 Informaţiile furnizate trebuie să se limiteze la progresul înregistrat în perioada raportare; 2 Introduceți unul dintre următoarele coduri: NI - Nu a început, ÎCD - în curs sfăşurare; F - finalizată; IR - întreruptă; Î - întârziată. Motivele pentru activitățile întârziate sau întrerupte şi acțiunile întreprinse pentru a contracara întârzierea / întreruperea în cauză trebuie să fie evințiate în secțiunea 5; 2
1.2 2 2.1 Subactivitatea 1.2 Monitorizarea proiectului Activitatea 2. Informare si publicitatea proiectului Subactivitatea 2.1 Lansarea proiectului 30.04.2016 30.04.2016 31.08.2016 30.04.2016 30.04.2016 31.08.2016 ÎCD ÎCD F Notificarea 3 pentru modificarea graficului implementare a proiectului, Notificarea 4 pentru modificarea planului achizitiilor prevazute in cadrul proiectului, modificarea sectiunii echipa proiect si modificarea bugetului proiectului Rezultate obtinute: Echipa management a intocmit 1 raport monitorizare in format draft, care va utilizat pentru monitorizarea activitatilor si cheltuielilor proiectului; 1 plan monitorizare si raportare tehnico-financiara in cadrul proiectului; 1 plan general actiune al proiectului; 7 planuri individuale actiune pentru fiecare partener din cadrul proiectului. Toate planurile actiune au fost aduse la cunostinta tuturor persoanelor implicate in implementarea proiectului Echipa proiect PP a elaborat 12 fise pontaj (rapoarte activitate) lunare pentru manager proiect, asistent manager, responsabil financiar, expert PR, asistent social, psiholog Echipa proiect P1 a elaborat 6 fise pontaj (rapoarte activitate) lunare pentru asistent social, psiholog si jurist Echipa proiect P2 a elaborat 8 fise pontaj (rapoarte activitate) lunare pentru coordonator proiect P2, asistent social, psiholog si contabil Echipa proiect P3 a elaborat 6 fise pontaj (rapoarte activitate) lunare pentru asistent social, jurist si contabil Echipa proiect P4 a elaborat 10 fise pontaj (rapoarte activitate) lunare pentru coordonator proiect P4, asistent social, psiholog, jurist si contabil Echipa proiect P5 a elaborat 8 fise pontaj (rapoarte activitate) lunare pentru coordonatro proiect P5, asistent social, psiholog si contabil Echipa proiect P6 a elaborat 4 fise pontaj (rapoarte activitate) lunare pentru asistent social si jurist Echipa management a elaborat termenii referinta pentru organizarea auditarii financiare a proiectului (ToR) PP a intocmit calendarul estimativ al activitatilor informare, publicitate si promovare din cadrul proiectului si template-uri portrait si landscape pentru documentele utilizate in cadrul proiectului. PP a elaborat machetele pentru: invitatie, prezentare PPT, mapa prezentare, agenda conferintei, lista prezenta, chestionar satisfactie eveniment. In data 28.08.2015, PP a organizat 1 conferinta lansare a proiectului la Galati, la care au participat 38 persoane: reprezentanti din institutii publice, ONG-uri, mass-media, victime, personal al partenerilor. PP a intocmit 1 prezentare PPT cu informatii spre programul finantare, finantator, obiectivele, activitatile si rezultatele proiectului, care a fost proiectata la conferinta lansare a proiectului. PP a transmis invitatii participare la Conferinta 3
2.2 2.3 2.4 3 3.1 Subactivitatea 2.2 Informarea Subactivitatea 2.3 Publicitatea Subactivitatea 2.4 Promovarea centrelor sprijin si a serviciilor pentru victime Activitatea 3. Infiintarea, zvoltarea si dotarea centrelor sprijin si serviciilor pentru victime Subactivitatea 3.1 Desfasurarea achizitiilor 30.04.2016 30.04.2016 30.04.2016 31.10.2015 31.10.2015 30.04.2016 30.04.2016 30.04.2016 31.10.2015 31.10.2015 ÎCD ÎCD ÎCD ÎCD ÎCD lansare catre 71 entitati cu responsabilitati in combaterea violentei domestice si persoane cointeresate domeniul interventie al proiectului. La conferinta lansare au fost distribuite participantilor: mape prezentare, pliante, fluturasi, agen ale evenimentului, pixuri. Au fost realizate fotografii la conferinta lansare a proiectului care vor fi publicate pe portalul web al acestuia. PP a elaborat machete pentru: fluturas, pliant, afis, roll-up-uri si bannere care au fost multiplicate si predate catre partenerii proiect, care le vor distribui catre grupurile tinta ale proiectului. PP a elaborat impreuna cu P7, 1 ghid legislativ care cuprind informatii legislative privind violenta domestica, masuri sprijin, modalitati combatere a violentei domestice, drepturile victimelor, formulare necesare, autoritati si institutii responsabile - varianta draft PP a elaborat 1 ghid servicii sociale care cuprin informatii privind serviciile si centrele sprijin adresate victimelor violentei domestice din cadrul proiectului - varianta draft PP a elaborat machetele pentru: 2 anunturi presa scrisa, 2 anunturi promovare la TV 1 comunicat presa scrisa pentru promovarea proiectului si o emisiune TV. PP a publicat ulterior materialele cu scopul promovarii proiectului si diseminarii informatiei in comunitate. PP impreuna cu partenerii au realizat 1 emisiune TV in data 28.08.2015, spre situatia violentei domestice la nivelul regiunilor SE si NE, spre activitatile, beneficiile si rezultatele proiectului, care a fost difuzata in presa TV in data 31.08.2015 In perioada raportare a fost elaborată și lansată macheta portalului internet dicat proiectului. Portalul poate fi consultat la următorul link www.sosviolenta.ro. PP impreuna cu partenerii ONG-uri au realizat procedura opeartionala pentru organizarea achizitiilor directe catre partenerii ONG-uri in conformitate cu OMFE 1120/2013 Organizarea achizitiilor PP - au fost marate urmatoarele actiuni in perioada referinta: A fost intocmita documentatia pentru serviciile publicitate presa scrisa (anunturi si comunicate presa 4
scrisa) si a fost semnat contractul aferent A fost intocmita documentatia pentru serviciile publicitatea TV (anunturi TV, spoturi TV si emisiuni TV) si a fost semnat contractul aferent A fost intocmita documentatia pentru serviciile auditare financiara si a fost semnat contractul aferent A fost intocmita documentatia pentru serviciile realizate portal web proiect si a fost semnat contractul aferent A fost intocmita documentatia pentru serviciile tiparire materiale promovare (manuale buna pratica, roll-up-uri, bannere) si a fost semnat contractul aferent A fost intocmita documentatia pentru servicii organizare evenimente in cadrul proiectului (conferinta lansare, seminarii informare, conferinta nationala, conferinta PPP, zbateri publice) si a fost semnat contractul aferent A fost intocmita documentatia pentru furnizare produse/echipamente electronice si IT (sisteme supraveghere adapost, laptop-uri, copiator, imprimanta, televizoare) si a fost semnat contractul aferent A fost intocmita documentatia pentru furnizare produse mobilier echipate (paturi, saltele si cazarmamente) si a fost semnat contractul aferent A fost intocmita documentatia pentru furnizare consumabile birou necesare pentru instrumentele lucru cu beneficiarii: hartie xerox, bibliorafturi, toner, dosare etc. si a fost semnat contractul aferent A fost intocmita documentatia pentru furnizare produse electrocasnice pentru adapostul VVD (masina spalat rufe, masina spalat vase, aragaz) si a fost semnat contractul aferent *Organizare achizitii P2- au fost marate urmatoarele actiuni in perioada referinta: A fost intocmita documentatia pentru servicii medicale specializate ce urmeaza a fi acordate beneficiarilor centrului recuperare VVD si fost semnat contractul aferent A fost intocmita documentatia pentru furnizare suplimente nutritive pentru beneficiarii centrului recuperare VVD si a fost semnat contractul aferent *Organizare achizitii P3- au fost marate urmatoarele actiuni in perioada referinta: Au fost intocmite documentatiile pentru: furnizare consumabile birou, furnizare autoturism echipa mobila VVD, furnizare echipamente IT (notebook, multifunctional), achizitionarea serviciului telefonic telver telefonul victimei P3 a semnat contractul pentru serviciul telefonic telver. *Organizare achizitii P4 A fost intocmita documentatia pentru furnizare echipamente IT (notebook si multifunctional) si a fost semnat contractul aferent 3.2 Subactivitatea ÎCD Echipa proiect PP a pregatit din punct vere 5
3.3 5 5.1 3.2 Dotarea centrelor sociale Subactivitatea 3.3 Acreditarea serviciilor sociale si a centrelor sociale Activitatea 5. Dezvoltarea unui consortiu public-privat Subactivitatea 5.1 Formarea consortiului 31.10.2015 31.10.2015 07.2015-04.2016 07.2015-11.2015 31.10.2015 31.10.2015 07.2015-08.2015 07.2015-08.2015 ÎCD ÎCD ÎCD igienic, al pozitionarii si al functionalitatii spatiile adapostului VVD care urmeaza sa fie dotate cu echipamentele si produsele achizitionate in cadrul proiectului Echipa proiect P2 a pregatit din punct vere igienic, al pozitionarii si al functionalitatii spatiile centrului recuperare VVD care urmeaza sa fie dotate cu echipamentele achizitionate in cadrul proiectului Echipa proiect P5 a pregatit din punct vere igienic, al pozitionarii si al functionalitatii spatiile centrului recuperare VVD care urmeaza sa fie dotate cu echipamentele achizitionate in cadrul proiectului PP tine certificat acreditare furnizor servicii sociale si a intocmit dosarul solicitare a licentierii pentru adapost VVD. PP a elaborat procedura proprie acordare a serviciilor sociale in cadrul adapostului VVD si instrumentele lucru cu beneficiarii. P1 tine certificat acreditare furnizor servicii sociale si a elaborat procedura proprie acordare a serviciilor sociale cu Echipa mobila si instrumentele lucru cu beneficiarii VVD. P2 tine certificat acreditare furnizor servicii sociale si a intocmit dosarul solicitare a licentierii pentru centru recuperare VVD. P2 a elaborat procedura proprie acordare a serviciilor sociale in cadrul centrului recuperare VVD si instrumentele lucru cu beneficiarii. P3 tine certificat acreditare furnizor servicii sociale si a elaborat procedura proprie acordare a serviciilor sociale cu Echipa mobila si instrumentele lucru cu beneficiarii VVD. P4 a intocmit dosarul solicitare a acreditarii furnizor servicii sociale si a intocmit cererea solicitare a avizarii ca operator date cu caracter personal. P4 a elaborat procedura proprie acordare a serviciilor sociale cu Echipa mobila si instrumentele lucru cu beneficiarii VVD. P5 a intocmit dosarul solicitare a licentierii pentru centru recuperare VVD si a elaborat procedura proprie acordare a serviciilor sociale in cadrul centrului recuperare VVD si instrumentele lucru cu beneficiarii. P5 a intocmit cererea solicitare a avizarii ca operator date cu caracter personal. P6 tine certificat acreditare furnizor servicii sociale si a elaborat procedura proprie acordare a serviciilor sociale cu Echipa mobila si instrumentele lucru cu beneficiarii VVD -PP a intocmit o baza date cu datele contact ale actorilor sociali relevanti in domeniul combaterii VD cu scopul transmiterii solicitari parteneriat / 6
colaborare pentru formarea unui consortiu publicprivat pentru infiintarea unei retele sprijin pentru VVD, stabilirea obiective si actiuni concrete pentru combaterea fenomenului VD si diseminarii informatiei catre aceste institutii spre obiectivele proiectului, activitatile si rezultatele acestuia. 1.2 Lista rezultatelor 3 Scurtă scriere a progresului Nr. crt. Rezultat Stadiul implementării rezultatului 1 Managementul si monitorizarea activitatilor proiectului asigurate / realizate ÎCR PP impreuna cu partenerii a organizat 13 sedinte lucru. Echipa management a elaborat 1 plan general actiune al proiectului si 7 planuri individuale actiune pentru fiecare partener din cadrul proiectului. Echipele proiect ale partenerilor au elaborat fise pontaj (rapoarte activitate) lunare pentru fiecare expert implicat in proiect in perioada raportare. Echipa management a intocmit 1 raport monitorizare in format draft, care va utilizat pentru monitorizarea activitatilor si cheltuielilor proiectului. 3 Introduceți unul dintre următoarele coduri: ÎCR în curs realizare; R - Realizat; NR - nerealizat, PR - parțial realizat. Motivele pentru rezultatele nerealizate sau parţial realizate trebuie să fie evințiate în secțiunea 5. 7
2 Informare si publicitatea proiectului realizata ÎCR PP a elaborat materialele vizibilitate (agen eveniment, mape prezentare, prezentare PPT, invitatie) pentru conferinta lansare a proiectului PP a organizat conferinta lansare a proiectului la Galati in data 28.08.2015, la care au participat 38 persoane: reprezentanti din institutii publice, ONG-uri, mass-media, victime, personal din proiect PP a elaborat si multiplicat materialelele informare si promovare ale proiectului (400 fluturasi, 400 pliante, 60 afise, 5 roll-up-uri, 3 bannere) care au fost predare partenerilor proiect pentru distribuire si diseminare PP a elaborat impreuna cu P7, 1 ghid legislativ in varianta draft si 1 ghid servicii sociale in varianta draft, necesare informarii grupului tinta si diseminarii informatiei in comunitate. PP a elaborat, difuzat si publicat in presa scrisa si presa TV materialele publicitate ale proiectului (2 anunturi presa scirsa, 2 anunturi TV, 1 comunicat presa pentru lansare, 1 emisiune TV pentru lansare. -machetele materialelor publicitate au fost avizate catre OP Emisiunea TV a fost realizata in data 28.08.2015 si a fost difuzata in presa TV in data 31.08.2015, subiectele zbatute fiind: situatia violentei domestice la nivelul celor doua regiuni SE si NE, activitatile, beneficiile si rezultatele proiectului PP a elaborat 1 macheta pentru portalul web dicat proiectului care a fost lansata pe web la adresa www.sosviolenta.ro 3 Infiintarea, zvoltarea si dotarea centrelor sprijin si serviciilor pentru victime realizata ÎCR PP a marat urmatoarele achizitii: -a intocmit documentatia pentru serviciile publicitate presa scrisa si a semnat contractul aferent -a intocmit documentatia pentru serviciile publicitatea TV si a semnat contractul aferent - a intocmit documentatia pentru serviciile auditare financiara si a semnat contractul aferent -a intocmit documentatia pentru serviciile realizate portal web proiect si a semnat contractul aferent -a intocmit documentatia pentru serviciile tiparire materiale promovare si a semnat contractul aferent -a intocmit documentatia pentru servicii organizare evenimente in cadrul proiectului 8
si a semnat contractul aferent -a intocmit documentatia pentru furnizare produse/echipamente electronice si IT si a semnat contractul aferent -a intocmit documentatia pentru furnizare produse mobilier echipate si a semnat contractul aferent - a intocmit documentatia pentru furnizare consumabile birou si a semnat contractul aferent -a intocmit documentatia pentru furnizare produse electrocasnice pentru adapostul VVD si a semnat contractul aferent P2 a marat urmatoarele achizitii: -a intocmit documentatia pentru servicii mediale specializate ce urmeaza a fi acordate beneficiarilor centrului recuperare VVD si a semnat contractul aferent -a intocmit documentatia pentru furnizare suplimente nutritive pentru beneficiarii centrului recuperare VVD si a semnat contractul aferent P3 a marat urmatoarele achizitii: -a intocmit documentatia pentru furnizare consumabile birou -a intocmit documentatia pentru furnizare autoturism echipa mobila VVD -a intocmit documentatia pentru furnizare echipamente IT -a organizat procedura pentru achizitionarea serviciului telefonic telver si a semnat contractul aferent P4 a marat urmatoarele achizitii: -a intocmit documentatia pentru furnizare echipamente IT si a semnat contractul aferent -PP, P1, P2, P3, P5 si P6 tin certificat acreditare furnizor servicii sociale -P4 a intocmit dosarul solicitare a acreditarii furnizor servicii sociale 1.3 Indicatorii rezultatelor proiectului Rezultatele proiectului Management si monitorizare a activitatilor proiectului asigurate/realizate Indicatori Stadiul realizare 4 13 sedinte lucruproiect, 1 sedinta/luna ÎCR 1 plan acţiune al proiectului, rapoarte activitate lunare pentru fiecare membru al echipei proiect ÎCR Observaţii Conform Sectiunii 1.1 Lista activităţilor Conform Sectiunii 1.1 4 Introduceți unul dintre următoarele coduri: ÎCR - În curs realizare; R - Realizat; NR - nerealizat, PR - parțial realizat. Vă rugăm să furnizați o explicație în coloana "Observaţii", în cazul indicatorilor nerealizaţi sau realizaţi parţial. 9
Lista activităţilor 1 Conferinta lansare a proiectului la Galati, 30 participanti, 1 prezentare PPT, 30 mape prezentare proiect, 1 lista prezenta R Conform Sectiunii 1.1 Lista activităţilor Informarea si publicitatea proiectului realizata *400 pliante (100/jut), format A5, color *400 fluturasi (100/jut), format A5, color *60 afise (15/jut), format A3, color *5 roll-up, dimensiuni 800 x 2000 mm, plastifiat, color pentru P1,P3,P4,P6,P7 *3 bannere, dimensiuni 800 x 1200 mm, plastifiat, color pentru S,P2,P5 *1 ghid legislativ - draft *1 ghid servicii sociale VVD draft ÎCR Conform Sectiunii 1.1 Lista activităţilor *1 comunicat presa scrisa, format A4, color *2 anunturi presa scrisa: 1 anunt/luna, format A5, color *2 anunturi TV: 1 anunt/luna, 1 min/anunt *1 emisiune TV: 1 lansare R Conform Sectiunii 1.1 Lista activităţilor *1 Portal web dicat proiectului cu rubrica SESIZARI, si o baza date comuna (cu parola acces) ÎCR Conform Sectiunii 1.1 Lista activităţilor Infiintarea, zvoltarea si dotarea centrelor sprijin si serviciilor pentru victime realizata Dezvoltarea unui consortiu publicprivat realizata Dosare achizitii produse Dosare achizitii servicii *1 acreditare servicii sociale obtinuta S *1 licentiere serviciul recuperare VVD solicitata S *1 acreditare servicii sociale obtinuta P2 *1 licentiere centru recuperare VVD solicitata P2 *1 acreditare servicii sociale obtinuta P5 *1 licentiere centru recuperare VVD solicitata P5 *acreditari obtinute P1, P3 si P6 *1 acreditare solicitata P4 *15 actori sociali relevanti in domeniul combaterii VD ÎCR ÎCR ÎCR Conform Sectiunii 1.1 Lista activităţilor Conform Sectiunii 1.1 Lista activităţilor Conform Sectiunii 1.1 Lista activităţilor 1.4 Modificări ale proiectului Numărul modificării proiect Notificarea nr. 1/17.07.2015 ta modificării 03.08.2015 Motiv Modificarea duratei muncii pentru toate funcțiile prevăzute în proiect din ore/zi, așa cum este prevăzută la rubrica Descrierea costului din Bugetul proiectului, în ore/lună, raportată la un numar 21 zile lucrătoare/lună. 10
Notificarea nr. 2/30.07.2015 Notificarea nr. 3/11.08.2015 Notificarea nr. 4/19.08.2015 31.07.2015 01.09.2015 01.09.2015 Modificarea Acordurilor parteneriat încheiate între Promotorul proiect Fundația Sprijin a Vârstnicilor și partenerii proiect instituții publice Direcția Asistență Socială Brăila, Direcția Asistență Socială și Protecția Copilului Galați și Direcția Asistență Socială și Protecția Copilului Vaslui, în sensul unificării celor trei tranșe prevăzute inițial la art. 5 alin 2 din acordurile parteneriat încheiate cu instituțiile mai sus menționate, prin virarea sumei integrale într-o tranșă unică. Modificarea calendarului implementare a proiectului după cum urmează: *Activitatea 3. Inființarea, zvoltarea și dotarea centrelor sprijin și serviciilor pentru victime Subactivitatea 3.1 Desfășurarea achizițiilor, din intervalul implementare cuprins inițial între lunile 1-2 va fi modificată în intervalul implementare cuprins între lunile 1-4 Subactivitatea 3.2 Dotarea centrelor sociale, din intervalul implementare cuprins inițial între lunile 1-3 va fi modificată în intervalul implementare cuprins între lunile 1-4 Subactivitatea 3.3 Acreditarea serviciilor sociale și a centrelor sociale, din intervalul implementare cuprins inițial între lunile 1-3 va fi modificată în intervalul implementare cuprins între lunile 1-4 1)Modificarea Planului achizițiilor prevăzute în cadrul proiectului: *modificarea datei estimată pentru finalizarea procedurilor achiziții din luna 08.2015 în luna 10.2015 pentru toate achizițiile. *modificarea numirii echipamentelor medicale prevăzute în cadrul Planului achizițiilor la pozițiile 2 și 34 din Mas Special Multi Plus - aparat medical fizioterapie în Aparat medical fizioterapie 2)Modificarea secțiunii Echipa proiect: *modificarea experienței specifice / experienţei solicitate, pentru funcția Instructor terapie ocupațională (Fundația Sprijin a Vârstnicilor) din cerințele prevăzute inițial: -10 ani experiență în muncă, -5 ani experiență specifică în asistență socială, -studii superioare în asistență socială, -cursuri perfecționare în -10 ani experiență în muncă, -5 ani experiență specifică în psihologie, -studii superioare în psihologie, -cursuri perfecționare 3)Modificarea numirii echipamentului medical prevăzut în Bugetul proiectului la categoria C (Fundația Sprijin a Vârstnicilor Galați) din Mas Special Multi Plus - aparat medical fizioterapie în Aparat medical fizioterapie 1.5 Informaţii/date privind ţinta incluziune a romilor, dacă este cazul; 11
Nu este cazul. 1.6 Condiţionalităţi, dacă este cazul; Nu este cazul. 2. MĂSURI DE INFORMARE, PUBLICITATE ŞI VIZIBILITATE Tipul măsurii informare, publicitate şi vizibilitate Descriere Conformitatea cu planul comunicare 5 /Nu Conformitatea cu regulile vizibilitate aplicabile granturilor norvegiene 6 /Nu Conferinta lansare Galati, 30 participanti La conferinta lansare a proiectului au fost realizate materialele promovare (invitatie participare, 60 mape prezentare, lisa prezenta, 1 prezentare PPT), care au fost diseminate in cadrul evenimentului catre 38 participanti. Au fost transmise invitatii participare si a fost facuta o prezentare PPT a proiectului, care a fost sustinuta PP. Campanie informare Campanie publicitate Pentru campania informare PP a realizat materialele vizibilitate (400 pliante, 400 fluturasi, 60 afise, 5 roll-up, 3 bannere) care au fost predate catre partenerii proiect in scopul distribuirii si diseminarii in comunitate. PP impreuna cu P7 au realizat draft-ul ghidului legislativ care uremaza sa fie transmis spre avizare OP PP a realizat draft-ul ghidului servicii sociale VVD care urmeaza sa fie transmis spre avizare la OP Pentru campania publicitatea PP a realizat materialele publicitate (1 comunicat presa scrisa, 2 anunturi presa scrisa, 2 anunturi publicitate TV si 1 emisiune TV) care au fost difuzate/publicate in presa scrisa si presa TV In curs avizare In curs avizare Dezvoltare portal web proiect PP a elaborat și lansat macheta portalului internet dicat proiectului. Portalul poate fi consultat la următorul link www.sosviolenta.ro. 5 Vă rugăm să furnizaţi explicaţii în caz neconformitate; 6 Vă rugăm să furnizaţi explicaţii în caz neconformitate; 12
3. ACHIZIŢII 7 Nr. crt. Tipul contractului achiziţie publică (lucrări/ furnizare/ servicii) Scurtă scriere a obiectului contractului achiziţie publică şi referinţă la activitatea corespunzătoare din proiect Valoarea estimată a achiziţiei (Lei cu TVA) Tipul procedurii achiziţie publică ta lansării procedurii achiziţie publică pentru fiecare contract în parte ta finalizării procedurii achiziţie publică pentru fiecare contract în parte Stadiul procedurii achiziţie pentru fiecare contract în parte 8 Valoarea fiecărui contract achiziţie publică (Lei cu TVA) Contract (nr., dată) Stadiul contractului 9 0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 PP-Fundația Sprijin a Vârstnicilor 1 Mobilier Furnizare paturi 2.221,75 saltele 3.332,63 cazarmamente 5.332,20 Achizitie OMFE 1120/2013 03.08.2015 06.08.2015 F 10.886,57 101/06.08.2015 ÎCD 3 Furnizare Echipamente electronice si IT sistem supraveghere centru notebook 5.332,20 3.554,80 Achizitie OMFE 1120/2013 28.07.2015 31.07.2015 F 20.224,00 79/31.07.2015 ÎCD 7 Informaţiile furnizate trebuie să se limiteze la progresul înregistrat în perioada raportare; 8 Introduceți unul dintre următoarele coduri: NI - Nu a început; ÎCD - în curs sfăşurare; F - finalizată; ÎR - întreruptă; Î- întârziată; X - anulată. Motivele pentru întârzieri/ întreruperi/anulări şi acțiunile întreprinse pentru a contracara întârzierea / întreruperea/anularea în cauză trebuie să fie evințiate în secțiunea 5. 9 Introduceţi unul dintre următoarele coduri: NI - Nu a început; ÎCD - în curs sfăşurare; F - finalizat; IR - întrerupt; Î- întârziat; X - anulat. Motivele pentru întârzieri/ întreruperi/anulări şi acțiunile întreprinse pentru a contracara întârzierea / întreruperea/anularea în cauză trebuie să fie evințiate în secțiunea 5. 13
imprimanta (cu jet) 666,53 copiator 2.221,75 televizor 8.887,00 4 Electrocasnice masina spalat rufe 1.333,05 Furnizare masina spalat vase 1.333,05 aragaz 1.333,05 Achizitie OMFE 1120/2013 21.08.2015 26.08.2015 F 3.427,00 112/26.08.2015 ÎCD 5 Consumabile Consumabile S (instrumente lucru, Furnizare chestionare, formulare beneficiari etc) Organizare 7 evenimente Organizare Conferinta lansare Galati (chirie sala, catering, cofeebreak, 30 participanti) Servicii Organizare Seminarii informare Galati, Braila, Tulcea, Vaslui (catering, cofeebreak, 30 participanti/seminar) 10.664,40 4.443,50 17.774,00 Achizitie OMFE 1120/2013 Achizitie OMFE 1120/2013 03.08.2015 06.08.2015 F 9.600,51 100/06.08.2015 ÎCD F 22.07.2015 27.07.2015 55.543,75 68/27.07.2015 ÎCD 14
Organizare Conferinta Nationala Galati (chirie sala, catering, cofeebreak, 60 participanti) Organizare Conferinta zvoltare PPP Galati (chirie sala, catering, cofeebreak, 50 participanti) Organizare Dezbateri publice Galati, Tecuci, Braila, Ianca, Tulcea, Macin, Vaslui, Husi (chirie sala, catering, cofeebreak, 30 participanti/zbatere) 8 Servicii web sign Dezvoltare portal web proiect (domeniu, mentenanta, realizare, Servicii actualizare, baza date comuna cu beneficiarii) 9 Tiparire Multiplicare Manuale buna practica Servicii Roll-up (P1, P3, P4, 8.887,00 6.665,25 21.328,80 6.665,25 Achizitie OMFE 1120/2013 4.443,50 Achizitie OMFE 4.443,50 1120/2013 17.07.2015 21.07.2015 F 6.500,00 46/21.07.2015 ÎCD 22.07.2015 27.072015 F 11.233,16 67/27.07.2015 ÎCD 15
P6, P7) Banner (S, P2, P5) 2.666,10 10 Servicii Publicitate presa scrisa comunicat presa scrisa (1 lansare, 1 nationala, 1 inchire) anunt presa scrisa (1 anunt/luna) 4.665,68 10.664,40 Achizitie OMFE 1120/2013 13.07.2015 16.07.2015 F 10.200,00 23/16.07.2015 ÎCD 11 Publicitate TV anunt TV (1 anunt/luna) spot TV (4 spoturi, 1 Servicii spot/jut) emisiune TV (1 lansare, 1 inchire) 12 Servicii audit Servicii Servicii audit financiar (1 interventie/3 luni) P2-Asociația AURA 2010 Brăila Servicii medicale 21 specializate Servicii Asistenta medicala specializata - medic 22 Produse alimentare Suplimente nutritive Furnizare (15 beneficiari) - 10.664,40 5.332,20 3.554,80 8.887,00 17.774,00 Achizitie OMFE 1120/2013 Achizitie OMFE 1120/2013 Achizitie OMFE 1120/2013 8.887,00 Achizitie 13.07.2015 16.07.2015 F 15.724,00 24/16.07.2015 ÎCD 17.07.2015 21.07.2015 F 8.887,00 45/21.07.2015 ÎCD 14.08.2015 28.08.2015 F 14.300,00 17/28.08.2015 ÎCD 14.08.2015 28.08.2015 F 7.700,85 18/28.08.2015 ÎCD 16
recuperare P3-Direcția Asistență Socială Brăila 24 Autoturisme 25 Furnizare Furnizare autoturism 53.322,00 OMFE 1120/2013 Achizitie OUG 34/2006 Echipamente electronice si IT notebook 9.997,88 Achizitie multifunctional 1.333,05 OUG 34/2006 17.07.2015 30.09.2015 ÎCD 20.07.2015 30.09.2015 ÎCD 27 Consumabile Consumabile P3 Achizitie (instrumente lucru, 3.732,54 Furnizare chestionare, formulare 10.08.2015 30.09.2015 ÎCD OUG beneficiari, materiale 34/2006 informative etc) 28 Servicii telefonie Servicii linie telefonica Achizitie 4.887,85 ver P3 (12 luni 41,13 Servicii 20.07.2015 28.07.2015 F 15275/28.07.2015 ÎCD abonament, kit OUG euro/luna instalare) 34/2006 P4-Asociația pentru Dezvoltare Educațională, Economică și Socială nubius Tulcea Echipamente 30 electronice si IT notebook 5.332,20 Achizitie Furnizare ÎCD 13.08.2015 17.08.2015 F 6.170,00 13/17.08.2015 multifunctional 888,70 OMFE sfăşurare 1120/2013 17
4. NEREGULI A fost intificată vreo neregulă/nereguli în conformitate cu legislaţia şi reglementările UE şi/sau naţionale în timpul perioai raportare acoperite prin prezentul raport? DA NU X În caz afirmativ, vă rugăm să scrieţi neregula/neregulile intificată/e în tabelul mai jos. În caz negativ, completaţi secţiunea următoare. 5. PROBLEME ÎNTÂMPINATE ŞI RISCURI PERCEPUTE Tip problemă/risc Problemă Cauză Probleme/ riscuri tehnice Probleme/ riscuri financiare Probleme/ riscuri juridice Probleme/ riscuri capacitate Probleme/ riscuri administrative Probleme/ riscuri vizând achiziţiile publice Probleme/ riscuri externe Altele (vă rugăm să specificaţi) Acţiuni contracarare previzionate Responsabilitate Termen realizare Nu X X X X X Nu X X X X X Nu X X X X X Nu X X X X X Nu X X X X X Nu X X X X X Nu X X X X X Nu Stadiul acţiunilor contracarare 10 Observaţii suplimentare, dacă e cazul. 6. ASPECTE ORIZONTALE 10 Introduceţi unul dintre următoarele coduri: NI - Nu a început; ÎCD - în curs sfăşurare; F - finalizată; ÎR - întreruptă; Î- întârziată; X - anulată. Furnizaţi o explicaţie în coloana Stadiu în cazul acţiunilor întrerupte, întârziate, anulate. 18
Sumar privind aspectele orizontale Buna guvernanţă În perioada raportare a existat participare şi incluziune a tuturor partenerilor, a echipelor implementare formate atât din femei, cât şi barbati. Coordonatorii proiect ai partenerilor au fost responsabili faţă cei care vor fi afectaţi ciziile sau acţiunile întreprinse; precum şi aplicarea acestora. Au fost respectate normele şi regulamentele proprii. Informaţiile sunt liber disponibile şi direct accesibile publicului larg; activităţile s-au realizat într-un timp rezonabil; s-a respectat legislaţia în vigoare, respectându-se şi cerinţele finanţatorului. Atât promotorul, cât şi partenerii, utilizează proceduri funcţionare, proceduri pentru organizarea achizițiilor și proceduri pentru acordarea serviciilor în cadrul proiectului. Promotorul proiect utilizează în monitorizarea proiectului proceduri lucru, aplică un management financiar bun, realizează managementul riscului, evaluare şi monitorizare permanentă a activităţii generale şi a implementării proiectului. Dezvoltare sustenabilă - mediu Dezvoltarea durabilă urmăreşte în cadrul proiectului, inclusiv aspecte precum: creşterea capitalului social, creşterea resurselor organizaţionale şi utilizarea rezonabilă a acestora, evaluarea continuă a rezultatelor şi a impactului proiectului. Dezvoltare sustenabilă economică Dotările și echipamentele propuse a se achiziționa în cadrul proiectului conferă partenerilor posibilitatea a acorda servicii calitate și sustenabile în timp, ceea ce termină zvoltarea durabilă la nivel social. Dezvoltare sustenabilă socială Suportul metodologic, logistic și professional acordat către instituțiile publice și crearea parteneriatului public privat în scopul acordării serviciilor către grupurile țintă asigură stabilitate socială și economică promotorului proiect și partenerilor ONG-uri. Egalitatea sexe Proiectul adoptă integrarea principiilor egalităţii şanse şi gen în toate activităţile, fie ele administrative, financiare şi procedurile organizaţionale, contribuind la o transformare organizaţională reală. Principiul privind egalitatea şanse a fost integrat în elaborarea şi în implementarea proiectului, în intificarea grupului ţintă, realizarea activităţilor şi în managementul proiectului. 7. OBSERVAŢII FINALE, după caz 19
PARTEA B RAPORTAREA FINANCIARĂ INTERMEDIARĂ 11 1. Cheltuieli eligibile efectuate în perioada raportare 12 : Bugetul proiectului (se vor copia toate coloanele din bugetul proiectului în ordinea în care sunt trecute indiferent dacă pe anumite linii bugetare nu s-au făcut cheltuieli în prezenta perioadă raportare; dacă au fost efectuate mai multe cheltuieli în cadrul aceleiași linii acestea vor fi trecute în ordine cronologică în coloanele 15-24 prin adăugarea linii succesive) Cheltuit pe linia bugetară până la momentul începerii perioai raportare (în LEI) Descriere cheltuială Contractul care stă la baza cheltuielii Factura/ Bon Fiscal/ Stat plată/ Alt document Documente care atestă efectuarea plății Defalcarea sumei propuse spre autorizare în prezenta perioadă raportare Rămas cheltuit pe respectiva linie bugetară Obs erv ații Nu măr ul lini ei bug etar e Ben efici arul Cat ego ria che ltui ală (da că exi stă) Acti vitat ea (dac ă exis tă) Lin ia bu get ară (în ro mâ nă sau în en gle ză în Uni tat ea mă sur ă Nu mă rul uni tăți Su m a pe r un ita te în E U R Co st tot al în E U R Curs ul Infor EUR la mo men tul sem nării cont ract ului Cos t tota l în LEI A exis tat vreo mod ifica re a linie i bug etar e în peri oad a Che ltuit pe lini a bug etar ă pân ă la mo me ntul înc epe Nu măr unit ăți mă sur ă utili zate pân ă la mo me Tip chel tuial ă (Ch eltui ală Dire ctă /Ch eltui ală Indi rect Des crie rea chel tuiel ii Co ntr act înc hei at (nr, dat a, pre stat or obi ect) Valoar ea contra ctului (Lei cu TVA dacă TVA e nerec upera bilă, în caz contra r se Fa ctu ra/ Bo n Fis cal / Sta t pla tă (nr., Val oar ea tot ală cu TV A Fur niz or Cur sul sch imb val uta r utili zat pen tru plăț ile efe Doc ume ntul plată (nr. și data ordi nelo r plată / disp oziți Su mel e plăt ită cătr e furn izor / pre stat or/ ben efic Din care TVA recu pera bil (în Lei, dac ă e cazu l) Nu mă rul uni tăți ch elt uit e Su ma soli cita tă spr e aut oriz are Tot al bug et răm as chel tuit pe res pect iva linie bug Nu mă r uni tăți ră ma se utili zat Obs erv ații 11 Va inclu cheltuielile eligibile efectuate și estimarea/ previziunile plăți/ cheltuieli pentru perioada următoare raportare atât pentru Promotorul Proiect, cât și pentru partenerul/ partenerii săi, ținând cont și preverile acordului parteneriat anexat contractului/ ordinului finanțare. 12 În situația în care o cheltuială efectuată în perioada raportare curentă nu este raportată cu această ocazie, ea va putea fi raportată la momentul următoarei raportări financiare, fiind necesară oferirea unei justificări cu privire la această situație la rubrica Observații din tabelul la punctul 1. 20
fun cție bu get ) rap orta re? c a da, la ce dată a intr at în vigo are? rii peri oad ei rap orta re (în LEI) ntul înc epe rii peri oad ei rap orta re (în Lei) ă) va preciz a suma fără TVA) dat a) ctu ate în alte mo ned e (du pă caz ) ei plată / extra sului cont/ alt docu ment justif icati v) iar (în Lei) etar ă (în Lei) 1 2 3 4 5 6 7 8 9 = 7* 8 1 10 11 =9* 10 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 23 24 25 26 = 23 27 =1 1- (13 +2 6) 28 =7 - (14 +2 5) 29 2 3 4 5 Pen ulti 21
ma lini e bug etar ă Ulti ma lini e bug etar ă Notă : Pentru informații suplimentare să se verifice Anexa financiară atașată raportului. 22
2. Cheltuieli eligibile estimate/ previzionate a fi efectuate în perioada următoare raportare: Valoarea contractului/ ordinului finanţare (Le i) Total sume disponibile în conturile proiectului, solicitate anterior Promotorul Proiect și neconsumate la sfârșitul perioai raportare 13 (Le i) Total cheltuieli eligibile estimate/ previzionate a fi efectuate în perioada următoare raportare (luna ianuarie aprilie 2016) 14 (EuSc ro) urt ă scr ier e a ch elt uie lilo r eli gib ile est im ate 13 Se vor atașa extrase cont doveditoare. 14 De ex., dacă perioada (curentă) raportare este 1 ianuarie-30 aprilie, perioada următoare raportare pentru care se completează în coloana a 3-a a tabelului la punctul 6 sumele necesare pentru efectuarea cheltuielilor eligibile estimate/ previzionate a fi realizate în această perioadă este 1 septembrie-31 cembrie în exemplul dat, conform regulilor care guvernează funcționarea Mecanismului Financiar Norvegian 2009-2014. De asemenea, pentru perioada raportare 1 mai-31 august, perioada următoare raportare o reprezintă intervalul 1 ianuarie-30 aprilie din anul următor, iar pentru perioada raportare 1 septembrie-31 cembrie perioada următoare raportare o reprezintă intervalul 1 mai-31 august din anul următor. La momentul estimării valorii totale a cheltuielilor eligibile previzionate a fi efectuate în perioada următoare raportare se vor lua în calcul și sumele necesare partenerului/ partenerilor proiect în această perioadă și care le vor fi transferate acestora către Promotorul Proiect. 23
/ pre vizi on ate a fi efe ctu ate în per ioa da ur mă toa re rap ort are (lu na (ia nu ari e apr ilie 20 16) Total cheltuieli eligibile estimate/ previzionate a fi efectuate în intervalul cuprins între sfârșitul perioai raportare (luna n ultima lună din perioada raportare) și până în perioada următoare raportare (luna septembrie cembrie 2015) 15 (Lei) PP - 457.310,28 (av an s PP 30. PP 46. PP - che 15 Având în vere explicațiile mai sus privind ce se înțelege prin perioada următoare raportare, în ultima coloană a tabelului la punctul 6 se va preciza totalul cheltuielilor eligibile estimate a fi efectuate în intervalul 1 mai-31 august (pentru perioada raportare 1 ianuarie-30 aprilie), 1 septembrie-31 cembrie (pentru perioada raportare 1 mai-31 august), respectiv 1 ianuarie-30 aprilie anul următor (pentru perioada raportare 1 septembrie-31 cembrie). 24
25 45. 68 0,0 8) 81 8,0 8 29 4,6 3 ltui eli cu per son alul - che lt.tr ans por t inte rn -chelt.consumabile - che lt.al ime nte - che lt.s upli me nte nut ritiv e - che lt.o rg. eve nim ent e - che lt.o rg. se min arii - che lt.p res a scri PP 20 5.9 20
sa - che lt.p ubli cita te tv - lucr ari au dit P1 92.149,68 (avans 92.149,68) P2 168.468,01 P1-102.422,68 P1 0 P1 -cheltuieli cu salariile -chelt.transport echipa mobila -chelt.cu consumabile P1 0 (avans 16.846,80) P3 95.547,82 P2-10.109,01 P2 18.250,75 P2 -chelt.cu salariile -chelt.cu consumabile -contract servicii medicale -chelt. cu suplimente nutritive -conferinta inchire -chelt. salariu contabil P2 70.524 (avans 95.547,82) P4 134.926,33 P3-106.199,65 P3 0 P3 -chelt. cu salarii -chelt.transp.intern -chelt.cu consumabile -chelt.salariu contabil P3-0 (avans 13.492,63) P4-12.127,63 P4 8.677,55 P4 -chelt. cu salarii -chelt. transport -chelt. pentru consumabile -chelt cu plata chiriei -chelt.cu salariu contabil P4-82.875 26
P5 144.361,18 (avans 14.436,12) P6 38.179,16 P5-2.820,41 P5 12.912,13 P5 -chelt cu salarii -chelt.cu mat.consumabile -chelt.cu suplimente nutritiva -chelt.expozitia -chelt. cu salariu contabil P5 72.550 (avans 38.179,16) P7 19.149,54 (avans 19.149,54) Total grant - P6-40.216,43 P6 0 P6 -chelt cu salarii -chelt. transport -chelt cu consumabilele P7-21.284,38 P7-0 P7 P7-0 P6 0 1.150.092 (avans 335.481,83) Total fonduri in banci 325.998,27 Total 86.135,06 x Total 431.869 Prin prezenta raportare financiară intermediară solicit suma 86.135,06 Euro, reprezentând prefinanțarea necesară în verea efectuării cheltuielilor eligibile estimate/ previzionate a fi realizate în următoarea perioadă raportare pentru implementarea activităților proiectului. În calitate persoană împuternicită a Promotorului Proiect, în conformitate cu preverile contractului/ ordinului finanțare, clar pe propria răspunre următoarele: a) lista cheltuielilor eligibile efectuate este în plină conformitate cu documentele justificative care au stat la baza întocmirii acesteia; b) documentele justificative care au stat la baza întocmirii listei cheltuielilor eligibile efectuate sunt autentice, corecte, conforme, complete și precise; c) lista cheltuielilor eligibile efectuate este bazată pe înregistrările contabile verificabile care sunt în conformitate cu principiile și metole general acceptate în contabilitate; d) cheltuielile incluse în lista cheltuielilor eligibile efectuate (inclusiv TVA nerecuperabilă) se încadrează în categoria cheltuielilor eligibile, conform art. 6 din contractul/ ordinul finanțare, și respectă totodată preverile legislației naționale aplicabile; 27
e) cheltuielile incluse în lista cheltuielilor eligibile efectuate respectă regulile privind achizițiile publice, protecția mediului, ajutorul stat, principiile egalității șanse și evitării conflictului interese; f) cheltuielile incluse în lista cheltuielilor eligibile efectuate au fost realizate în scopul implementării proiectului, cu respectarea cadrului legal implementare a MFN 2009-2014 la care face referire articolul 1.4 din Regulament, a preverilor cuprinse în prezentul contract finanțare, în Regulament, în Acordul Program RO20 Violența domestică și violența bazată pe osebirea sex, în alte reglementări incinte în domeniu, precum și cu respectarea instrucțiunilor emise Operatorul Program, au fost efectiv realizate și corespund perioai raportare; g) există o pistă audit acvată pentru cheltuielile cuprinse în lista cheltuielilor eligibile efectuate; h) pentru cheltuielile cuprinse în lista cheltuielilor eligibile efectuate au fost luate în consirare toate recomandările cu implicații financiare ce au rezultat în urma misiunilor audit și control, precum și în urma verificărilor sfășurate la fata locului. i) au fost întreprinse măsurile necesare astfel încât orice material rezidual sau rezultat din activitățile proiectului să fie reutilizat, reciclat, tratat și/sau pozitat într-un mod care să nu dăuneze mediului, precum și ca orice echipament achiziționat în proiect să nu dăuneze mediului. 28