MINISTERUL ECONOMIEI AGENŢIA NUCLEARĂ ȘI PENTRU DEȘEURI RADIOACTIVE DIRECŢIA RESURSE UMANE, FINANCIAR, JURIDIC DOCUMENTAŢIE DE ATRIBUIRE pentru privind achizitia serviciilor suport pentru organizarea de către ANDR în Bucuresti, Conferinţei Ministeriale Regionale privind Energia, Tehnologia Nucleară şi Managementul Deşeurilor Radioactive, în perioada 24 27 octombrie 2018, la Bucureşti, în România CUPRINS: 1. SECŢIUNEA I : FIȘA DE DATE 2. SECŢIUNEA a II-a : CAIET DE SARCINI 3. SECŢIUNEA a III-a : FORMULARE 4. SECŢIUNEA a IV-a : MODEL CONTRACT Pagina 1 / 20
SECŢIUNEA I : FIȘA DE DATE A ACHIZIŢIEI SECŢIUNEA I: AUTORITATEA CONTRACTANTǍ I.1) DENUMIRE, ADRESA ȘI PUNCT(E) DE CONTACT Denumire oficială: Agenţia Nucleară şi pentru Deşeuri Radioactive Adresa: Str. D.I.Mendeleev, nr. 21 25, Sector 1, București Localitate: Bucureşti Punct(e) de contact: In atenţia: Ramona BADEA Cod postal: 010362 Telefon: 021-316 80 01 E-mail: ramona.badea@andrad.ro Fax: 021-312 14 10 Adresa profilului cumpărătorului (URL) : www.agentianucleara.ro Tara: România Alte informaţii pot fi obţinute la: x Punctul (punctele) de contact mentionat(e) anterior Caietul de sarcini va fi postat pe site-ul ANDR www.agentianucleara.ro Ofertele trebuie transmise la secretariatul ANDR situat în Str. D.I.Mendeleev, nr. 21 25, Sector 1, București, etaj 1. Număr zile până la care se pot solicita clarificări înainte de data limită de depunere a ofertelor: Zile : două zile zile înainte de data limită de transmitere a ofertelor. I.2) TIPUL AUTORITǍŢII CONTRACTANTE SI ACTIVITATEA PRINCIPALǍ Autoritatea naţională competentă în domeniul promovării, dezvoltării şi monitorizării activităţilor nucleare în scopuri exclusiv paşnice şi al gospodăririi în siguranţă a deşeurilor radioactive, inclusiv depozitarea definitivă a acestora. SECTIUNEA II: OBIECTUL CONTRACTULUI II.1) DESCRIERE II.1.1) Denumirea dată contractului de autoritatea contractantă Servicii suport pentru organizarea de către ANDR în Bucureşti a Conferinţei Ministeriale Regionale privind Energia, Tehnologia Nucleară şi Managementul Deşeurilor Radioactive,în perioada 24 27 octombrie 2018,la Bucureşti, în România a) Lucrari B) Produse II.1.3) Procedura implica Un contract de achiziţii publice de servicii. Estimarea valorii totale a contractului c) Servicii x Pagina 2 / 20
Valoarea estimată fărătva : 135 015,84 lei II.1.4) Descrierea succinta a contractului Agenţia Nucleară şi pentru Deşeuri Radioactive (ANDR) va organiza în colaborare cu Agenţia pentru Energie Nucleară (NEA), din cadrul Organizaţiei pentru Cooperare şi Dezvoltare Economică (OECD), in perioada 24 27 octombrie 2018, la Bucureşti, conferinţa ministerială regională, pentru Europa de Est, cu tema Conferinţa Ministerială Regională privind Energia, Tehnologia Nucleară şi Managementul Deşeurilor Radioactive. Serviciile care urmează a fi prestate sunt descrise în Caietul de sarcini. II.1.5) Clasificare CPV (vocabularul comun privind achiziţiile) Obiect principal 79952000-2 -Servicii pentru evenimente II.2) CANTITATEA SAU DOMENIUL CONTRACTULUI Conform Caietului de sarcini. II.3) DURATA CONTRACTULUI SAU TERMENUL PENTRU FINALIZARE 60 de zile de la data semnării contractului de ambele părţi. II.4) AJUSTAREA PRETULUI CONTRACTULUI II.4.1. Ajustarea pretului contractului Preţul nu se ajustează. SECTIUNEA III: INFORMATII JURIDICE, ECONOMICE, FINANCIARE SI TEHNICE III.1) CONDITII REFERITOARE LA CONTRACT Principalele modalităţi de finanţare si plată : BVC ANDR. Forma juridică pe care o va lua grupul de operatori economici căruia i se atribuie contractul: Asociere temporară constituită în scopul participării la procedura de atribuire ( conf. art. 53 din Lege 98/2016) Legislatia aplicabila a) Legea nr. 98 din 19 mai 2016 privind achiziţiile publice b)hotarârea Guvernului nr. 395/2016 Norme Metodologice de aplicare a prevederilor referitoare la atribuirea contractului de achiziţie publică/acordului-cadru din Legea nr. 98/2016 privind achiziţiile publice c) pentru consultarea legislației pot fi accesate următoarele site-uri www.anap.gov.ro., www.mfinante.ro III.2) CONDITII DE PARTICIPARE Cerinţele minime impuse referitoare la situaţia economică şi financiară sau la capacitatea tehnică şi/sau profesională pe care operatorii economici trebuie să le indeplinească sunt următoarele: Pagina 3 / 20
o o o o Demonstrarea capacităţii profesionale se va face prin depunerea Certificatului constatator emis de ONRC sau a altor documente relevante care să dovedească forma de înregistrare şi, după caz, apartenenţa din punct de vedere profesional din care să reiasă că operatorul economic are capacitatea profesională de a presta serviciile care fac obiectul contractului. Datele înscrise în acestea trebuie să fie reale/actuale la data-limită de depunere a ofertelor; Lipsa datoriilor la bugetul general consolidat şi la bugetul local. In scopul demonstrării respectării cerinţei, se va depune Certificatul de atestare fiscală eliberat de Direcţia Impozite si Taxe Locale a unităţii administrativ-teritoriale de pe raza căreia societatea are sediul social, în original sau copie conformă cu originalul, din care să rezulte situaţia obligaţiilor scadente în luna anterioară celei în care se depun ofertele; Neîncadrarea în prevederile articolelor 164, 165 si 167 din Legea 98/2016 privind achiziţiile publice.in scopul demonstrării respectării cerinţei, se va depune o Declaraţie privind neîncadrarea în prevederile articolelor 164, 165 si 167 din Legea 98/2016 privind achiziţiile publice (Formularul 1). Prezentarea de documente care dovedesc o formă de înregistrare/atestare ori apartenenţă din punct de vedere profesional conform prevederilor legale din ţara în care ofertantul este rezident(persoane fizice/juridice străine). Operatorii economici trebuie să indice în cadrul ofertei faptul că la elaborarea acesteia au ţinut cont de obligaţiile relevante din domeniul mediului, social şi al relaţiilor de muncă (se va completa Formularul 2). Informaţii detaliate privind reglementarile care sunt în vigoare la nivel naţional şi se referă la condiţiile de munca şi protecţia muncii, securitaţii şi sănătăţii în muncă, se pot obţine de la Inspecţia Muncii sau de pe site-ul: http://www.inspectmun.ro/legislatie/legislatie.html. Iniţial, se va depune o declaraţie pe proprie răspundere a operatorului economic din care să rezulte că acesta îndeplineşte cerinţele minime, urmand ca documentele justificative care probează îndeplinirea celor asumate prin completarea declaraţiei sa fie prezentate, la solicitarea autorităţii contractante, numai de ofertantul clasat pe primul loc în clasamentul intermediar întocmit la finalizarea evaluării ofertelor. Toate documentele ofertei trebuie să fie ştampilate şi semnate de reprezentantul legal al operatorului economic sau de o persoană împuternicită de acesta. SECTIUNEA IV: PROCEDURA IV.1) PROCEDURA IV.1.1) Tipul procedurii şi modalitatea de desfăşurare IV.1.1.a) Modalitatea de desfăşurare a procedurii de atribuire Se va publica un Anunţ publicitar în SICAP. IV.1.1.b) Tipul procedurii Procedură simplificată proprie IV.2) CRITERII DE ATRIBUIRE IV.2.1) Criterii de atribuire Preţul cel mai scăzut Pagina 4 / 20
IV.3) INFORMATII ADMINISTRATIVE Limba de redactare a ofertei : româna Perioada minimă pe parcursul căreia ofertantul trebuie să îşi menţină oferta 60 zile ( de la termenul limită de primire a ofertelor) IV.4. PREZENTAREA OFERTEI IV.4.1. Modul de prezentare a propunerii tehnice Propunerea tehnică va fi prezentată în conformitate cu cerinţele din Caietul de sarcini. IV.4.2. Modul de prezentare a propunerii financiare Se va prezenta oferta în lei, fără TVA. Se vor completa: Formularul de ofertă (Formularul 3) și Centralizatorul de prețuri In alcătuirea preţului, ofertanţii trebuie să cuprindă toate cheltuielile pe care le implică îndeplinirea obligaţiilor contractuale. Prețul va fi ferm, exprimat în lei fără TVA, neputând fi modificat ulterior. IV.4.3. Modul de prezentare a ofertei Ofertele se vor depune la secretariatul ANDR situat în Str. D.I. Mendeleev, nr. 21 25, Sector 1, București, etaj 1, până la data specificată în invitaţia de participare. Informaţii suplimentare se pot obţine la e-mail ramona.badea@andrad.ro. Pagina 5 / 20
SECŢIUNEA a II-a : CAIET DE SARCINI 1. Denumire Achizitie: Contract de achizitie publica pentru prestarea serviciilor necesare pentru organizarea unei conferinţe ministeriale regionale, pentru Europa de Est, în cu tema: Conferinţa Ministerială Regională privind Energia, Tehnologia Nucleară şi Managementul Deşeurilor Radioactive, în perioada 24 27 octombrie 2018, la Bucureşti, în România. 2.Tip anunt: procedura proprie simplificata. 3. COD CPV: 79952000-2 3. Motivaţia organizării manifestării : Organizarea, in Bucuresti, a conferinţei ministeriale regionale pentru Europa de Est, cu tema: Conferinţa Ministerială Regională privind Energia, Tehnologia Nucleară şi Managementul Deşeurilor Radioactive a fost propusă de Directorul General al Agentiei pentru Energie Nucleare NEA, domnul William D. Magwood IV, cu prilejul vizitei sale in Romania, in perioada 27-30 august 2017. 4. Descrierea Evenimentului Agenţia Nucleară şi pentru Deşeuri Radioactive (ANDR) va organiza în colaborare cu Agenţia pentru Energie Nucleară (NEA), din cadrul Organizaţiei pentru Cooperare şi Dezvoltare Economică (OECD), in perioada 24 27 octombrie 2018, la Bucuresti, conferinţa ministeriala regionala, pentru Europa de Est, cu tema Conferinţa Ministerială Regională privind Energia, Tehnologia Nucleară şi Managementul Deşeurilor Radioactive. Conferinta se va desfasura astfel: Locatie Municipiul Bucuresti Perioada 24 27 octombrie 2018 Participanti Se estimeaza participarea a aproximativ 200 persoane Pentru desfăşurarea in bune conditii a evenimentului se va asigura o sala de conferinţe, Bucuresti zona centrală - Palatul Parlamentului 24 oct 2018 Preluarea delegatiilor ministeriale prin Salonul Oficial Transport de la aeroport la hotel a participantilor straini 24 oct 2018 ANDR va organiza un Cocktail de bun venit, in regim standing, pentru max 200 pers, intr-o sala de evenimente la un hotel situat în proximitatea Palatului Parlamentului, in intervalul orar 19:00 21:00 25 oct 2018 Desfasurarea Lucrarilor reuniunii ANDR va organiza o Masa Oficiala, in regim sitting 26oct 2018 Desfasurarea Lucrarilor reuniunii inregistrarea participantilor participantii vor primi Materiale de Lucru participantii vor avea o Pauza de Cafea, în două etape, pe timpul reuniunii, conform program participantii vor avea o Pauza de Cafea, în două etape, pe timpul reuniunii, conform program Pagina 6 / 20
25, 26 oct 2018 Transport de la hotel la aeroport a participantilor straini 27oct 2018 Inchiderea activitatilor 5. Servicii solicitate si Buget maxim alocat serviciu de inchiriere 1 sala din Palatul Parlamentului pentru 200 pers serviciu de inchiriere a unei săli de evenimente la un hotel situat în proximitatea Palatului Parlamentului in vederea organizarii Cocktail de Bun Venit pentru aprox 200 de pers perioada 25 oct 2018 intervalul orar 07.30 19.00 perioada si 26 oct 2018 intervalul orar 07.30 19.00 24 oct 2018, in intervalul orar 19: 00 pana la ora 21:00 43 000 lei cu TVA inclus serviciu de traducere si interpretare pentru limba engleza-romana / romana engleza, pe intreaga perioada de desfasurare a evenimentului, respectiv pentru perioada nr de translatori 2 translatori care trebuie să fie traducători cu experienţă în translaţie simultană. In acest sens prestatorul va anexa ofertei CV-urile translatorilor propuşi. 25 oct 2018, ora 09.00 19.00-26 oct 2018, ora 09.00 19.00 serviciu de organizare Cocktail de Bun Venit, in regim standing pentru 200 pers perioada 24 oct 2018, in intervalul 19:00 21:00 2 500 lei cu TVA inclus nu se va depasi tariful de 12,5lei/pers Serviciu de organizare a Pauzelor de Cafea in cadrul lucrarilor Conferintei, pentru 200 pers, in regim standing cu mentiunea ca in spatiul alocat sa existe minim 4 perioada 25 oct 2018 intervalul orar 09 19.00 26 oct 2018 intervalul orar 09 19.00 Servirea se va realiza în două etape conform program Servirea se va realiza în două etape conform 2 600 lei cu TVA inclus nu se va depasi tariful de 6,5lei/pers/zi Pagina 7 / 20
scaune tapitate si minim 6 fotolii program Serviciu de organizare a unei Mese oficiale pentru 200 pers, in regim sitting perioada programul va fi comunicat cu 3 zile inainte de eveniment 12 000 lei cu TVA inclus nu se va depasi tariful de 60 lei /pers Realizare Materiale de Lucru si de prezentare 200 Mape A4 cu block notes, spaţiu cărţi vizită, personalizate conform evenimentului - Mapa eleganta din imitatie de piele, cu notes format A4, culoare neagra. 200 Pix multifunctional cu touch tip, lanterna si laser, personalizate conform evenimentului 200 Memory stick 8 G personalizate conform evenimentului 1 Roll-up 1 Spider 1 Pop up display Serviciu grafică şi DTP pentru materialele de lucru, si alte servicii suport Serviciu de montare Roll-up si a Pop up display/spider plasarea se va face conform indicatiilor ANDR Serviciu de multiplicare (aprox 100 buc, format A4)si distribuire a materialelor uzilizate in cadrul evenimentului 83 000 lei cu TVA inclus 1 000 lei cu TVA inclus Marcarea salii pentru localizarea cu usurinta a acesteia de catre participanti Realizarea de fotografii in sala, pe parcursul desfasurarii evenimentului Acordare de asistenta tehnica pe toata perioada de desfasurare a evenimentului Taxa aeroport in vederea facilitarii preluarii delegatilor ministeriale prin Salonul Oficial 9 000,00 lei cu TVA inclus Serviciu de transport pentru participantii straini transport la sosire aeroport- hotel si la plecare hotel - aeroport transport hotel locatie Conferinta hotel in 6 000 lei cu TVA inclus Pagina 8 / 20
zilele de 25 si 26 oct 2018 inchiderea activitatilorin în data de 27 oct 2018 TOTAL = 159 100, 00 LEI 6. Cerinte minime obligatorii Cerinte minime obligatorii: serviciu de inchiriere 1 sala din Palatul Parlamentului pentru 200 pers 25 oct 2018 intervalul orar ora 07.30 19.00 + 26 oct 2018 intervalul orar ora 07.30 19.00 Prestatorul trebuie să asigure: o sală din Palatul Parlamentului Capacitate: maxim 200 persoane, curată (inclusiv tapițerie scaune, fețe de masă pentru masa de prezidiu si masa de secretariat), să dispună de mobilier modular, în perfectă stare de funcționare, Aranjament : asezare scaune tip teatru si 1 masă pentru 5 vorbitori (prezidiu) vizibilă din toate colţurile sălii; Sa aiba ca destinatie exclusiva organizarea de conferinte si evenimente similare; Să nu aibă stâlpi interiori/alte elemente care pot îngusta/limita vizibilitatea directă între participanti; Să dispună de instalaţie de iluminat funcţională, care să asigure vizibilitatea optimă pe întreaga suprafață a sălii; Să dispună de instalație de climatizare funcționala si silențioasa (exclus aparate de aer condiționat individuale); Să fie izolată din punct de vedere fonic, astfel încât derularea evenimentul să nu fie perturbată de eventuale zgomote exterioare sălii; Sa fie dotată cu următoarele echipamente tehnice, perfect funcționale: o instalaţie de sonorizare - microfoane fixe şi mobile (cel puțin 1 microfon fix la fiecare persoana din prezidiu şi 2 microfoane mobile); o telecomanda wireless cu laser point pentru prezentari o o sa asigure baterii pentru functionarea microfoanelor acces internet wireless, videoproiector a cărui stare tehnica sa permita redarea unei imagini vizibile din orice colț al salii, ecran de proiecţie cu dimensiune care sa asigure vizibilitatea proiecției din toate colţurile sălii, laptop, imprimanta color; o instalatie tehnica pentru proiectarea prezentarilor o echipamente necesare serviciilor de traducere simultană la locaţia de desfăşurare a evenimentului. Acestea vor include echipament individual de transmisie-recepţie a traducerii simultane (inclusiv căşti, cabine translaţie), căşti pentru minim 60 de persoane şi asistenţă tehnică. Pentru prestarea serviciilor de sonorizare prestatorul va analiza cu beneficiarul metodele cele mai potrivite privind amplasamentul echipamentelor şi tipul folosit. Prestatorul trebuie să asigure: un spaţiu pentru primirea şi înregistrarea participanţilor de către personalul propriu al achizitorului, localizat în imediata Pagina 9 / 20
apropiere (max. 5 m) a sălii de conferinţă (exclus organizarea secretariatului în sala de organizare eveniment), care să dispuna de: o 1 masă pentru secretariatul evenimentului, cu capacitate de 3 persoane pentru primirea şi înregistrarea participanţilor de către personalul propriu al achizitorului, o 1 masă pentru distribuirea de materiale tiparite. 2 mese mici (masa sa fie pt 1 pers) si fiecare masa cu cate 1 scaun - in sala de conferinta acces la toaletă in proximitatea salii de eveniment- parcare proprie pentru participanti sau la o distanţă de maxim 50 m de locatia salii multiplicarea si distribuirea materialelor uzilizate in cadrul evenimentului marcarea salii pentru localizarea cu usurinta a acesteia de catre participanti realizarea de fotografii pe parcursul desfasurarii evenimentului servicii de traducere si interpretare pentru limba englezaromana / romana engleza, pe intreaga perioada de desfasurare a evenimentului serviciu de organizare Cocktail de Bun Venit in regim standing pentru 200 pers 24 oct 2018, in intervalul orar 19: 00-21:00 Notă: Evaluarea propunerii tehnice cu privire la sala ofertată se va baza si pe experienta anterioară a achizitorului în ceea ce priveste organizarea acestui tip de evenimente. Prestatorul trebuie sa demonstreze prin orice mijloc (contract/rezervare) disponibilitatea salii de conferinta din cadrul palatului Parlamentului pentru zilele de 25 si 26 octombrie 2018 si a celei din hotelul propus pentru organizarea unui coktail de bun venit in ziua de 24 octombrie 2018, in intervalul orar mentionat la punctul 5. Prestatorul care nu prezinta o dovada de disponibilitate a salilor, vor fi exclusi din procedura. ANDR isi rezerva dreptul de a verifica veridicitatea documentului prezentat in oferta privind disponibilitatea salii. Programul va fi comunicat cu 3 zile inainte de eveniment Prestatorul trebuie să organizeze: Cocktail de Bun Venit in data de 24 octombrie 2018 incepand cu ora 19.00 pana la ora 21:00., se anticipează participarea a 200 de persoane, intr-o sala de evenimente la un hotel situat în proximitatea Palatului Parlamentului ANDR va comunica in timp util Prestatorului nr de persoane care au confirmat participarea Notă: Prestatorul se va asigura ca toti participantii la eveniment sa aiba la dispozitie: o suficiente mese si scaune pentru servirea mesei in conditii optime o accesorii de servire in numar suficient (pahare, cesti de cafea, platouri, farfurii, servetele, tacâmuri etc.) o Nu se accepta accesorii de servire din material plastic /de unică folosintă. o Plata serviciilor va fi efectuata corespunzator cu numarul de persoane participante la eveniment si Pagina 10 / 20
pentru care s-au prestat efectiv serviciile. serviciu de traducere si interpretare pentru limba engleza-romana / romana engleza, pe intreaga perioada de desfasurare a evenimentului serviciu de organizare a Pauzelor de Cafea in cadrul lucrarilor Conferintei, pentru 200 pers 25 oct 2018 intervalul orar ora 09.00 19.00 + 26 oct 2018 intervalul orar ora 09.00 19.00 in regim standing cu mentiunea ca in spatiul alocat sa existe minim 4 scaune tapitate si minim 6 fotolii + cu mentiunea ca in sala, pe toata perioada conferintei, se vor asigura apa minerala, apa plata / la sticla - pentru prezidiu si cate 1 sticla de apa minerala si 1 sticla de apa plata pentru fiecare persoana care va sta la o masuta. Prestatorul va asigura pentru traducere, 2 translatori română engleză si engleza romana - care trebuie să fie traducători cu experienţă în translaţie simultană. In acest sens prestatorul va anexa ofertei CV-urile translatorilor propuşi. Prestatorul va asigura toate echipamentele necesare serviciilor de traducere simultană la locaţia de desfăşurare a evenimentului. Acestea vor include echipament individual de transmisie-recepţie a traducerii simultane (inclusiv căşti, cabine translaţie), căşti pentru minim 60 de persoane şi asistenţă tehnică. Pentru prestarea serviciilor de sonorizare prestatorul va analiza cu beneficiarul metodele cele mai potrivite privind amplasamentul echipamentelor şi tipul folosit. Prestatorul trebuie să organizeze Tratatia in data 25 octombrie 2018: Servirea se va realiza în două etape conform program Produsele aferente pauzelor de cafea (cafele, ape minerale -plata si carbogazoasa, sucuri carbogazoase si naturale, gustari - patiserie dulce si sarata vor fi disponibile pe toata durata evenimentului pentru aproximativ 200 persoane/zi. Prestatorul va pune la dispozitie participantilor ape minerale in sala de conferinte. Prestatorul se va asigura ca toti participantii la eveniment sa aiba la dispozitie:»suficiente mese si scaune pentru servirea mesei in conditii optime»accesorii de servire in numar suficient pentru pentru masa oficiala (pahare, cesti de cafea, platouri, farfurii, servetele, tacâmuri etc.)»nu se accepta accesorii de servire din material plastic /de unică folosintă.»plata serviciilor va fi efectuata corespunzator cu numarul de persoane participante la eveniment si pentru care s-au prestat efectiv serviciile. Prestatorul trebuie să organizeze Tratatia in data de 26 octombrie 2018: Servirea se va realiza în două etape conform program Produsele aferente pauzelor de cafea (cafele, ape minerale, plata si carbogazoasa, sucuri carbogazoase si naturale, gustari, patiserie dulce si sarata vor fi disponibile pe toata durata evenimentului pentru aproximativ 200 persoane. Prestatorul va pune la dispozitie participantilor ape minerale in sala de conferinte. Prestatorul se va asigura ca toti participantii la eveniment sa aiba la dispozitie:»suficiente mese si scaune pentru servirea mesei in conditii optime»accesorii de servire in numar suficient pentru pentru masa oficiala (pahare, cesti de cafea, platouri, farfurii, servetele, tacâmuri etc.)»nu se accepta accesorii de servire din material plastic /de unică folosintă.»plata serviciilor va fi efectuata corespunzator cu numarul de persoane participante la eveniment si pentru care s-au prestat efectiv serviciile. Pagina 11 / 20
Serviciu de organizare 1 Masa oficiala In regim sitting pentru 200 pers Serviciu de Realizare a Materialelor de Lucru si a Materialelor de Prezentare Serviciu de transport pentru straini Prestatorul trebuie să organizeze: Masa oficiala Notă: Programul va fi comunicat cu 3 zile inainte de eveniment. Asigurarea mesei oficiale va contine: bufet suedez compus din preparate alimentare calde, preparate alimentare reci inclusiv preparate alimentare pentru vegetarieni, paine, fructe de sezon, desert, bauturi, pentru aproximativ 200 persoane. Produsele aferente mesei oficiale vor fi disponibile pe toata durata acesteia. Prestatorul va asigura : o suficiente mese si scaune pentru servirea mesei in conditii optime o accesorii de servire in numar suficient pentru pentru masa oficiala (pahare, cesti de cafea, platouri, farfurii, servetele, tacâmuri etc.) o Nu se accepta accesorii de servire din material plastic /de unică folosință. o plata serviciilor va fi efectuata corespunzator cu numarul de persoane participante la eveniment si pentru care s-au prestat efectiv serviciile. Prestatorul va comunica permanent cu ANDR in vederea stabilirii aspectelor tehnice (mesaj roll-up, spider, samd, cum se personalizeaza materialele de lucru pixuri, mape, samd) Prestatorul va aduce la sediul ANDR din Bucuresti toate materialele de lucru si materialele de prezentare pe baza de Proces Verbal In cazul in care produsele corespund cerintelor ANDR, Prestatorul va emite o factura detaliata pentru realizarea materialele de lucru si materialele de prezentare aduse la sediul ANDR, pentru celelalte servicii, Prestatorul va emite factura numai dupa efectuarea acestora (serviciu de inchiriere sala, serviciu de traducere, serviciu organizare masa oficiala, a pauzelor de cafea, transport samd.) transport la sosire aeroport- hotel transport hotel locatie Conferinta hotel in 25 si 26 oct 2018 transport la plecare hotel aeroport Pagina 12 / 20
Formular nr. 1 Operator economic... (denumirea/numele, adresa, telefon. Fax, cont banca) Declaraţie privind neîncadrarea în prevederile art 164, art 165 si art. 167 din Legea nr. 98 / 2016 privind achizițiile publice Subsemnatul, reprezentant împuternicit al... (denumirea/numele şi sediul/adresa operatorului economic), declar pe propria răspundere, sub sancţiunea excluderii din procedură şi sub sancţiunile aplicate faptei de fals în acte publice, că nu mă aflu în situaţia prevăzută la art. 164, 165 si 167 din Legea nr. 98/2016 privind achizitiile publice. Subsemnatul declar că informaţiile furnizate sunt complete şi corecte în fiecare detaliu şi înţeleg că autoritatea contractantă are dreptul de a solicita, în scopul verificării şi confirmării declaraţiilor, orice documente doveditoare de care dispun. Data completării... Operator economic,... (semnătură autorizată şi ştampila) Pagina 13 / 20
Formular nr. 2 Operator economic... (denumirea/numele, adresa, telefon. Fax, cont banca) Angajament privind clauzele contractuale si a respectarii obligațiilor relevante din domeniul mediului, social și al relațiilor de muncă Examinând documentaţia de atribuire pentru incheierea contractului de prestări servicii pentru organizare evenimente conform Anunt publicitar SEAP nr.. prin procedura simplificata proprie initiata de catre ANDR, subsemnatii., reprezentanti al ofertantului/ asocierii (denumirea/numele ofertantului) ne oferim ca, în conformitate cu prevederile cuprinse în documentaţia mai sus menţionată, să prestam serviciile cu respectarea cerinţelor incluse în Caietul de sarcini. Referitor la clauzele contractuale specifice, propunem urmatoarele:..., ( se va completa in cazul in care ofertantul are obiectiuni cu privire la Clauzele contractuale si propuneri de modificare ). Totodata subsemnatul/subsemnatii.. (nume şi prenume), reprezentant/i al..(denumirea ofertantului/ asocierii) declar pe propria răspundere că mă angajez să prestez serviciile, pe parcursul îndeplinirii contractului, în conformitate cu regulile obligatorii referitoare la obligații relevante din domeniul mediului, social și al relațiilor de muncă, care sunt în vigoare în legislația UE și legislația națională. De asemenea, declar pe propria răspundere că la elaborarea ofertei am ţinut cont de obligaţiile referitoare la condiţiile de muncă şi de protecţie a muncii şi am inclus costul pentru îndeplinirea acestor obligaţii. Data completării... Operator economic,... (semnătură autorizată şi ştampila) Pagina 14 / 20
Formular nr. 3 Operator economic... (denumirea/numele, adresa, telefon. Fax, cont banca) FORMULAR DE OFERTĂ Către... (denumirea autorităţii contractante şi adresa completă) 1. Examinând documentaţia de atribuire, subsemnaţii, reprezentanţi ai ofertantului (denumirea/numele ofertantului)...... ne oferim ca, în conformitate cu prevederile şi cerinţele cuprinse în documentaţia mai sus mentionată, să prestăm serviciile de organizare evenimente, solicitate prin documentatia de atribuire, pentru suma de... (suma în litere şi în cifre, in lei) platibilă după recepţia serviciilor, la care se adaugă TVA în valoare de...(suma în litere şi în cifre, in lei). 2. Ne angajăm ca, în cazul în care oferta noastră este stabilită câştigătoare, să prestăm serviciile din solicitate in Caietul de sarcini, în graficul de timp solicitat. 3. Ne angajăm să menţinem această ofertă valabilă pentru o durată de 60 de zile (saizeci) de la data limită de depunere a ofertelor, respectiv până la data... şi ea va rămâne obligatorie pentru noi şi poate fi acceptată oricând înainte de expirarea perioadei de valabilitate. 4. Precizăm că: (se bifează opţiunea corespunzătoare) _ depunem ofertă alternativă, ale carei detalii sunt prezentate într-un formular de ofertă separat, marcat în mod clar alternativă / altă ofertă. _ nu depunem ofertă alternativă. 5. Până la încheierea şi semnarea contractului de achiziţie publică aceasta ofertă, împreună cu comunicarea transmisă de dumneavoastră, prin care oferta noastră este acceptată ca fiind câştigătoare, vor constitui un contract angajant între noi. Data completării... Operator economic,... (semnătură autorizată şi ştampila) Pagina 15 / 20
SECŢIUNEA a IV-a : MODEL CONTRACT DE SERVICII Nr. data 1. Părtile: AGENŢIA NUCLEARĂ ŞI PENTRU DEŞEURI RADIOACTIVE, cu sediul principal în Bucureşti, str. D.I. Mendeleev nr. 21-25, sector 1, cont... deschis la... legal reprezentată prin dl..., având funcţia de...în calitate de BENEFICIAR, pe de altă parte, si S.C, cu sediul în localitatea.., str.., nr, județ., cod poștal.., telefon/fax., având CUI RO., nr de înregistrare în Registrul Comerțului., cont nr.. deschis la.., reprezentată prin.., în calitate de Prestator, pe de altă parte. Convin următoarele: 2. Definiţii: 2.1 - În prezentul contract următorii termeni vor fi interpretaţi astfel: a. contract - reprezintă prezentul contract şi toate anexele sale; b. achizitor şi prestator - părţile contractante, aşa cum sunt acestea numite în prezentul contract; c. preţul contractului - preţul plătibil prestatorului de către achizitor, în baza contractului, pentru îndeplinirea integrală şi corespunzătoare a tuturor obligaţiilor asumate prin contract; d. servicii - activităţi a căror prestare face obiect al contractului; e. produse - echipamentele, maşinile, utilajele, piesele de schimb şi orice alte bunuri cuprinse în anexa/anexele la prezentul contract şi pe care prestatorul are obligaţia de a le furniza aferent serviciilor prestate, conform contractului; f. forţa majoră - un eveniment mai presus de controlul părţilor, care nu se datorează greşelii sau vinei acestora, care nu putea fi prevăzut la momentul încheierii contractului şi care face imposibilă executarea şi, respectiv, îndeplinirea contractului; sunt considerate asemenea evenimente: războaie, revoluţii, incendii, inundaţii sau orice alte catastrofe naturale, restricţii apărute ca urmare a unei carantine, embargou, enumerarea nefiind exhaustivă, ci enunciativă. Nu este considerat forţă majoră un eveniment asemenea celor de mai sus care, fără a crea o imposibilitate de executare, face extrem de costisitoare executarea obligaţiilor uneia din părţi; g. zi - zi calendaristică; an - 365 de zile; 3. Interpretare 3.1 În prezentul contract, cu excepţia unei prevederi contrare, cuvintele la forma singular vor include forma de plural şi vice-versa, acolo unde acest lucru este permis de context. 3.2 Termenul "zi" sau "zile" sau orice referire la zile reprezintă zile calendaristice dacă nu se specifică în mod diferit. Clauze obligatorii 4. Obiectul principal al contractului 4.1 - Prestatorul se obligă sa livreze materialele de lucru si de prezentare si sa efectueze serviciile necesare conform Caietului de Sarcini pentru organizarea unei conferinte cu Pagina 16 / 20
titlul Conferinţa Ministerială Regională privind Energia, Tehnologia Nucleară şi Managementul Deşeurilor Radioactive, în perioada 24 27 octombrie 2018, la Bucureşti, în România. 4.2 - În prestarea serviciilor mentionate la punctul 4.1, prestatorul se obligă să respecte caracteristicile prezentate în cadrul ofertei sale si care reprezintă Anexa nr. 2 la prezentul contract. 4.3 - Achizitorul se obligă să plătească preţul convenit în prezentul contract dupa prestarea serviciilor. 5. Preţul contractului 5.1 - Preţul convenit pentru îndeplinirea contractului, plătibil prestatorului de către achizitor, este în valoare de...lei, la care se adauga TVA in valoare... 6. Durata contractului 6.1 - Prezentul contract produce efecte de la data semnării sale de către părti si până la data îndeplinirii tuturor obligatiilor contractuale. 7. Executarea contractului 7.1 - Executarea obligatiilor contractuale de către prestator va fi realizată în perioada 24 27 octombrie 2018, iar de către achizitor în termen de 30 de zile de la inregistrarea facturii la sediul ANDR. 8. Documentele contractului 8.1 - Documentele contractului sunt: Anexa nr. 1- Caietul de sarcini, inclusiv clarificarile si/sau măsurile de remediere aduse până la depunerea ofertelor ce privesc aspectele tehnice si financiare; Anexa nr. 2- Oferta, respectiv propunerea tehnică si propunerea financiară, inclusiv clarificarile din perioada de evaluare; Alte anexe (acte adiţionale). In cazul in care, pe parcursul executarii Contractului, se constata ca anumite elemente ale propunerii tehnice sunt inferioare sau nu corespund cerintelor prevazute in Caietul de Sarcini, prevaleaza prevederile Caietului de Sarcini. 9. Obligaţiile principale ale prestatorului 9.1 - Prestatorul se obligă să presteze serviciile la standardele şi/sau performanţele specifice domeniului, serviciile urmând a respecta cel putin calitatea prevăzută în ofertă, conform solicitării beneficiarului. 9.2 - Prestatorul se obligă să presteze serviciile mentionate la Art. 4.1 în perioada 24 27 octombrie 2018 9.3 - Prestatorul se obligă să despăgubească achizitorul împotriva oricăror: i) reclamaţii şi acţiuni în justiţie, ce rezultă din încălcarea unor drepturi de proprietate intelectuală (brevete, nume,mărci înregistrate etc.), legate de echipamentele, materialele, instalaţiile sau utilajele folosite pentru sau în legăturăcu produsele achiziţionate, şi ii) daune-interese, costuri, taxe şi cheltuieli de orice natură, aferente, cu excepţia situaţiei în care o astfel de încălcare rezultă din respectarea caietului de sarcini întocmit de către achizitor. 9.4. Prestatorul se obligă să emită factura/facturile fiscală/fiscale pentru serviciile real prestate conform Contractului. 10. Obligaţiile principale ale achizitorului 10.1 - Achizitorul se obligă să recepţioneze materialele de lucru în termenul convenit. 10.2 - Achizitorul se obligă să plătească preţul către prestator în termenul convenit de la emiterea facturii de către acesta. Plata se va efectua în termen de 30 zile de la inregistrarea Pagina 17 / 20
facturii la sediul ANDR. 11. Sancţiuni pentru neîndeplinirea culpabilă a obligaţiilor 11.1 - În cazul în care, din vina sa exclusivă, prestatorul nu reuşeşte să-şi execute obligaţiile asumate prin contract, atunci achizitorul are dreptul de a deduce din preţul contractului, ca penalităţi, o sumă echivalentă cu o cotă procentuală de 0,1% pe zi de întârziere din preţul contractului până la îndeplinirea efectivă a obligatiilor. 11.2 - În cazul în care achizitorul nu onorează facturile în termen de 30 de zile de la expirarea perioadei convenite, atunci prestatorul poate solicita, ca penalităţi, o sumă echivalentă cu o cotă procentuală de 0,1.% pe zi de întârziere din plata neefectuată, până la îndeplinirea efectivă a obligatiilor. 11.3 - Nerespectarea obligaţiilor asumate prin prezentul contract de către una dintre părţi, în mod culpabil şi repetat, dă dreptul părţii lezate de a considera contractul de drept reziliat şi de a pretinde plata de daune-interese. 11.4 - Achizitorul îşi rezervă dreptul de a renunţa oricând la contract, printr-o notificare scrisă adresată prestatorului, fără nici o compensaţie, dacă acesta din urmă dă faliment, cu condiţia ca această anulare să nu prejudicieze sau să afecteze dreptul la acţiune sau despăgubire pentru prestator. În acest caz, prestatorul are dreptul de a pretinde numai plata corespunzătoare pentru partea din contract îndeplinită până la data denunţării unilaterale a contractului. Clauze specifice 12. Alte responsabilităţi ale prestatorului 12.1 - (1) Prestatorul are obligaţia de a executa serviciile prevăzute în contract cu profesionalismul şi promptitudinea cuvenite angajamentului asumat şi în conformitate cu oferta sa. (2) Prestatorul se obligă să supravegheze prestarea serviciilor, să asigure resursele umane, materialele, instalaţiile, echipamentele şi orice alte asemenea, fie de natură provizorie, fie definitivă cerute de şi pentru contract, în măsura în care necesitatea asigurării acestora este prevăzută în contract sau se poate deduce în mod rezonabil din contract. 12.2 - Prestatorul este pe deplin responsabil pentru execuţia serviciilor. Totodată, este răspunzător atât de siguranţa tuturor operaţiunilor şi metodelor de prestare utilizate, cât şi de calificarea personalului folosit pe toată durata contractului. 12.3 - Prestatorul va aduce la sediul ANDR din Bucuresti toate materialele de lucru si materialele de prezentare in baza unui Proces Verbal si Avizului de insotire a marfii. 12.4 - Prestatorul se obliga sa livreze achizitorului produsele in cantitatile specificate, avand caracteristicile mentionate in caietul de sarcini la standardele si performanţele prezentate in ofertă. Toate materialele livrate vor fi noi, fara a fi fost utilizate anterior. In cazul in care produsele corespund cerintelor ANDR, Prestatorul va emite o factura detaliata pentru realizarea materialelor de lucru si a materialelor de prezentare aduse la sediul ANDR. 12.5 - Pentru serviciile prestate conform caietului de sarcini, anexa la contract, Prestatorul va emite factura numai dupa efectuarea acestora. 13. Alte responsabilităţi ale achizitorului 13.1 - Achizitorul se obligă să pună la dispoziţia prestatorului orice facilităţi şi/sau informaţii pe care acesta le-a cerut în propunerea tehnică şi pe care le consideră necesare îndeplinirii contractului. 14. Recepţie şi verificări 14.1 - Achizitorul are dreptul de a verifica modul de prestare a serviciilor si a materialelor de lucru pentru a stabili conformitatea lor cu prevederile din ofertă. 14.2 Receptia se va efectua pe baza unui Proces verbal de receptie. Pagina 18 / 20
15. Începere, finalizare, întârzieri, sistare 15.1 - Prestatorul are obligaţia de a începe efectuarea serviciilor în conformitate cu prevederile contractului. 15.2 - În cazul in care Achizitorul este de acord cu o prelungire a termenului de execuţie, orice întârziere în îndeplinirea contractului dă dreptul achizitorului de a solicita penalităţi prestatorului. 16. Ajustarea preţului contractului 16.1 - Pentru materialele livrate si serviciile prestate, plăţile datorate de achizitor prestatorului sunt preturile declarate în ofertă, Anexa la contract. 16.2 - Preţul contractului nu se actualizează. 17. Amendamente 17.1 - Părţile contractante au dreptul, pe durata îndeplinirii contractului, de a conveni modificarea clauzelor contractului, prin act adiţional, numai în cazul apariţiei unor circumstanţe care lezează interesele comerciale legitime ale acestora şi care nu au putut fi prevăzute la data încheierii contractului. 18. Cesiunea 18.1 - Prestatorul are obligaţia de a nu transfera total sau partial obligaţiile sale asumate prin contract, fără să obţină, în prealabil, acordul scris al achizitorului. 18.2 - Cesiunea nu va exonera prestatorul de nici o responsabilitate privind garanţia sau orice alte obligaţii asumate prin contract. 19. Forţa majoră 19.1 - Forţa majoră este constatată de o autoritate competentă. 19.2 - Forţa majoră exonerează părţile contractante de îndeplinirea obligaţiilor asumate prin prezentul contract, pe toată perioada în care aceasta acţionează. 19.3 - Îndeplinirea contractului va fi suspendată în perioada de acţiune a forţei majore, dar fără a prejudicia drepturile ce li se cuveneau părţilor până la apariţia acesteia. 19.4 - Partea contractantă care invocă forţa majoră are obligaţia de a notifica celeilalte părţi, imediat şi în mod complet,producerea acesteia şi să ia orice măsuri care îi stau la dispoziţie în vederea limitării consecinţelor. 19.5 - Dacă forţa majoră acţionează sau se estimează că va acţiona o perioadă mai mare de 6 luni, fiecare parte va aveadreptul sa notifice celeilalte părţi încetarea de plin drept a prezentului contract, fără ca vreuna din părţi să poată pretinde celeilalte daune-interese. 19.6 Partea contractanta care invoca forta majora are obligatia de a notifica celeilalte parti incetarea cauzei acesteia in maximum 3 zile de la incetare. 20. Soluţionarea litigiilor 20.1 - Achizitorul şi prestatorul vor face toate eforturile pentru a rezolva pe cale amiabilă, prin tratative directe, orice neînţelegere sau dispută care se poate ivi între ei în cadrul sau în legătură cu îndeplinirea contractului. 20.2 - Dacă, după 15 zile de la începerea acestor tratative neoficiale, achizitorul şi prestatorul nu reuşesc să rezolve în mod amiabil o divergenţă contractuală, fiecare poate solicita ca disputa să se soluţioneze, fie prin mediere, fie de către instanţele judecătoreşti din România. 21. Limba care guvernează contractul 22.1 - Limba care guvernează contractul este limba română. 22. Comunicări 22.1 - (1) Orice comunicare între părţi, referitoare la îndeplinirea prezentului contract, trebuie să fie transmisă în scris. (2) Orice document scris trebuie înregistrat atât în momentul transmiterii cât şi în momentul primirii. 22.2 - Comunicările între părti se pot face şi prin telefon, fax sau e-mail cu condiţia Pagina 19 / 20
confirmării în scris a primirii comunicării. 23. Legea aplicabilă contractului 23.1- Contractul va fi interpretat conform legilor din România. Părţile s-au înţeles să încheie azi, prezentul contract în două exemplare, câte unul pentru fiecare parte. PRESTATOR: ACHIZITOR: Pagina 20 / 20