CODUL DE CONDUITĂ ȘI ETICĂ POLITICA DE COMUNICARE PRUDENTĂ
POLITICA COMUNICĂRII PRUDENTE Această politică este menită să ajute angajații și alte persoane care acționează în numele Magna, inclusiv funcționari, directori, consultanți sau agenți, să înțeleagă importanța prudenței și profesionalismului în toate comunicările. Acționând în acest fel, vă va ajuta, pe dumneavoastră și pe Magna să vă protejați de consecințele negative ale comunicărilor defectuoase. Această politică se aplică Magna International Inc. și tuturor grupurilor sale operaționale, diviziilor, parteneriatelor și altor operațiuni la nivel mondial (intr-un cuvant, "Magna"). Introducere La Magna, noi încurajăm angajații noștri să fie profesioniști și neechivoci în toate comunicările și să analizeze cu atenție cea mai bună cale de a proceda astfel. În funcție de complexitate, urgență și sensibilitate, diversele problematici vor necesita diferite moduri de comunicare, cum ar fi o convorbire telefonică, o întâlnire, o întâlnire web, un e-mail, mesaj instant sau alt tip de mesaj. Fiecare tip de comunicare este potrivit pentru anumite scopuri. Ar trebui să luați în considerare care tip se potrivește cel mai bine situației. Atunci când comunicați în scris, asigurați-vă că comunicarea este adecvată problematicii și audienței. Atunci când creați o comunicare scrisă, în orice format, gândiți prin prisma temei și apreciați modul în care ar putea fi interpretate cuvintele (din punct de vedere reputațional, întro procedură legală sau în alt mod). Faceți uz de prudență și fiți profesioniști. Comunicările scrise ar trebui, în general, să excludă sarcasmul, impulsivitatea sau speculațiile inadecvate. Standardele comunicării Cunoașteți și verificați auditoriul. Verificați destinatarii comunicării revizuiți adresele de e-mail cu atenție și fiți conștienți de utilizarea caracteristicii "Răspundeți tuturor". Conștientizați rolul fiecărui destinatar al mesajului. Păstrați mesajele interne în cadrul Magna. Fiți profesioniști în toate comunicările dumneavoastră. Asigurați-vă că conținutul și tonul mesajului sunt adecvate. Oferiți contextul pentru declarațiile dumneavoastră și luați în considerare reacția în cazul dezvăluirii comunicării dumneavoastră întrun ziar sau pe internet. Manifestați extremă prudență în ceea ce privește comunicările cu concurența. Pentru mai multe informații specifice cu privire la acest subiect, vă rugăm să consultați Politica Antitrust și Concurență Magna. Respectați intimitatea, confidențialitatea și privilegiul. O comunicare privilegiată este aceea dintre dumneavoastră și un avocat intern sau extern, în legătură cu anumite probleme juridice. Atunci când trimiteți o comunicare scrisă, asigurați-vă că: Magna International Inc. Politica de Comunicare Prudentă 2
Sfaturi utile MANIFESTAȚI PRUDENȚĂ LA: Orice comunicare care include informații sensibile din punct de vedere competitiv sau care poate fi interpretată ca o încercare de conspirație sau colaborare în ceea ce privește stabilirea prețurilor, împărțirea sau atribuirea piețelor sau încalcă altfel Politica Antitrust și Concurență Magna. Acordarea de opinii în afara zonei de cunoștințe sau expertiză - nu speculați sau presupuneți. Declarați în mod clar elemente/aspecte despre care sunteți în deplină cunoștință de cauză. Implicați pe alții pentru a aborda domenii în afara zonei dumneavoastră de cunoștințe sau expertiză. Aspecte juridice fiți atenți la detectarea de probleme și înțelegeți legea raportat la poziția dumneavoastră și aria de responsabilitate. Dacă nu sunteți siguri cu privire la un aspect juridic pe care îl ridicați sau este ridicat de către alții, implicați Grupul dumneavoastră, Consilierului Juridic Regional și/sau Central, după caz și marcați-vă comunicarea prin sub privilegiul relației avocat-client dacă este cazul. Comunicările efectuate prin intermediul rețelelor de socializare. Este de așteptat ca angajații si alte persoane care acționează în numele Magna să se abțină de la denigrarea Magna sau dezvăluirea oricăror informații confidențiale - aceasta datorie se extinde la socializare. Comunicările efectuate prin intermediul rețelelor de socializare nu ar trebui să fie considerate ca fiind private, indiferent de setările utilizatorului. Pentru informații mai detaliate, vă rugăm să consultați Politica Globală Magna pentru Email, Internet și Rețele de Socializare. NICIODATĂ Nu faceți promisiuni nefondate fiți realiști. Nu trimiteți mesaje atunci când sunteți supărați; mai degrabă salvați o schiță a mesajului pentru o perioadă de timp și apoi revizuiți-o înainte de a o trimite. Luați în considerare obținerea unei a doua păreri. Nu discutați despre celelalte părți interesate într-un mod negativ fiți profesioniști. Nu trimiteți sau redirecționați comunicări care sunt discriminatorii sau hărțuitoare prin natura lor. Dacă primiți o asemenea comunicare, solicitați asistență din partea superiorului dumneavoastră sau managerului, Departamentului de Resurse Umane, Grupului, Consilierului Juridic Regional sau Central, Auditului Intern sau unui membru al Departamentului de Conformitate Etică si Juridică. Înregistrările companiei și confidențialitatea Amintiți-vă că aproape orice formă de comunicare referitoare la Magna sau munca dumneavoastră pot fi considerate o înregistrare a companiei (indiferent dacă acesta este în format hârtie, electronic, audio sau alt format). Înregistrările companiei sunt decisive în ceea ce privește afacerile Magna ele pot fi supuse controlului intern și extern (inclusiv de către auditorii interni și externi, agenții guvernamentale sau anchetatorii si avocații care revizuiesc probe în procese și alte proceduri legale). Presupuneți că nu există conversații sau comunicări "neoficiale" și că tot ceea ce este șters poate fi recuperat. Prin comunicarea cu atenție, ajutați nu numai protejarea reputației Magna, ci și propria dumneavoastră reputație. Dezvăluiri ale Corporației Cu excepția cazurilor în care se cere în exercitarea atribuțiilor lor, angajații Magna nu ar trebui să discute chestiuni ale companiei care constituie "informații materiale non-publice" cu Magna International Inc. Politica de Comunicare Prudentă 3
nicio persoană (inclusiv prieteni, rude și alți angajați Magna care nu trebuie să cunoască informațiile). În plus, angajații Magna nu sunt autorizați să discute aspecte ale companiei cu mass-media, profesioniștii din industrie (cum ar fi bancheri de investiții) sau acționarii Magna, cu excepția cazului în care sunt "purtători de cuvânt autorizați". Pentru informații mai detaliate, vă rugăm să consultați Politica Corporatistă Magna privind Dezvăluirile. PENTRU INFORMAȚII SUPLIMENTARE: Pentru informații suplimentare sau consiliere, vă rugăm să contactați Grupul dumneavoastră sau Consilierul Juridic Regional, un Ofițer de Conformitate, sau Vicepreședintele Magna, Conformitate Etică și Legală. June 2014 Effective: June 1, 2014 Revised: June 21, 2016 Next Review: June 21, 2018 Owner: Ethics & Legal Compliance Magna International Inc. Politica de Comunicare Prudentă 4