FACEȚI CEEA CE T REBUIE COD DE CONDUITĂ Politica PPD Nr.: r03 Data intrării în vigoare: 30 iunie 2019

Transcriere

1 FACEȚI CEEA CE T REBUIE COD DE CONDUITĂ Politica PPD Nr.: r03 Data intrării în vigoare: 30 iunie 2019

2 CUPRINS. O PREZENTARE A CODULUI NOSTRU Ne-am angajat să avem un comportament etic. 6 Respectăm Codul nostru de conduită. 9 Acceptăm responsabilitatea. 11 Raportăm eventualele abateri de la lege, de la Cod sau de la alte politici. 12 OAMENII NOȘTRI ȘI COMPANIA NOASTRĂ Ne respectăm reciproc și respectăm PPD. 14 Lucrăm împreună cu respect. 15 Menținem sănătatea și siguranța la locul de muncă 17 Respectăm normele de protecție a muncii. 17 Evităm conflictele de interese. 18 Păstrăm confidențialitatea. 22 Recunoaștem intimitatea. 23 Păstrăm evidențe corecte. 23 Respectăm legislația fiscală. 23 Respectăm legislația privind titlurile de valoare. 24 Așteptăm mai mult din partea Directorilor noștri. 24 Utilizăm în mod responsabil resursele companiei. 26 Accesăm în mod responsabil rețelele de socializare PIAȚA ȘI COMUNITĂȚILE NOASTRE Respectăm legislația antitrust 34 Respectăm regulile privind contractele guvernamentale. 34 Respectăm toate legile aplicabile privind dezvoltarea medicamentelor. 35 Respectăm mediul și contribuim în comunitățile noastre. 36 Participăm la politică în mod responsabil. 37 Reacționăm corespunzător la media. 38 PROGRAMUL NOSTRU DE CONFORMITATE CORPORATIVĂ Codul nostru de conformitate corporativă 40 Cazuri de derogare și de modificare a Codului. 41 SOLICITAREA DE AJUTOR ȘI FORMULAREA SESIZĂRILOR Adresăm întrebări. 43 Învățăm și ne îmbunătățim permanent. 46 Facem parte din echipă. 47. CLIENȚII ȘI DISTRIBUITORII NOȘTRI Asigurăm confidențialitatea informațiilor asupra cărora clienții noștri dețin dreptul de proprietate. 28 Interzicem mita și nu tolerăm corupția. 30 Oferim și acceptăm cadouri corespunzătoare și divertisment 31 Îi tratăm cu corectitudine pe distribuitori Politica PPD Nr.: r03 Data intrării în vigoare: 30 iunie 2019

3 ÎNAINTE DE A ACȚIONA ÎNTR-O ANUMITĂ SITUAȚIE ÎN CARE ACȚIUNEA ADECVATĂ ESTE NECLARĂ, TREBUIE SĂ NE ÎNTREBĂM ÎNTOTDEAUNA: Este legal? Respectă politica PPD? Este corect? Cum văd alții situația atât din cadrul, cât și din afara PPD? SCRISOARE DIN PARTEA PREȘEDINTELUI ȘI DIRECTORULUI NOSTRU EXECUTIV Stimați colegi angajați și directori, Încă de la înființare, cu 30 de ani în urmă, PPD a stabilit un nivel înalt al așteptărilor privitoare la desfășurarea afacerilor. Funcționarea integră a devenit piatra de temelie a culturii noastre și o parte integrantă a ceea ce s-a numit ADN-ul PPD. Ne menținem acest angajament față de integritate și în prezent, când avem angajați în peste 45 de țări din întreaga lume, care îi ajută pe clienții noștri să furnizeze rapid produse terapeutice sigure pentru pacienți. Angajamentul nostru la o conduită etică puternică este prezentat aici în codul nostru de conduită și inclus în principiile noastre definitorii: noi facem ceea ce trebuie. Deci ce înseamnă pentru noi, angajați și directori, să facem ceea ce trebuie? Înseamnă că respectăm standarde înalte de etică în activitatea cotidiană. Codul nostru și programul nostru de conformitate corporativă formează cadrul în care ne desfășurăm activitatea și ne comportăm în mod etic. Programul nostru de conformitate nu este un simplu set de reguli este un ghid care ne învață cum să funcționăm cu integritate. Înainte de a acționa într-o situație neclară, întotdeauna trebuie să ne întrebăm: + Este legal? DAVID SIMMONS PREȘEDINTE ȘI DIRECTOR EXECUTIV + Respectă politica PPD? + Este corect? + Cum văd alții situația atât din cadrul, cât și din afara PPD? 3 Politica PPD Nr.: r03 Data intrării în vigoare: 30 iunie 2019

4 Codul nostru de conduită ne ghidează în diverse situații de la locul de muncă: conflicte de interese, cadouri, divertisment și respectarea legilor și reglementărilor care vizează activitățile noastre, printre altele. Prin înțelegerea acestui cod și consultarea politicilor specifice la care face trimitere, vom avea o înțelegere clară a așteptărilor cu privire la ceea ce este permis sau interzis. Desigur, niciun cod sau program de conformitate nu poate acoperi toate situațiile posibile. Dacă aveți orice întrebări referitoare la Cod și la programul de conformitate, vă încurajăm să le adresați superiorului direct, reprezentantului pentru conformitate al departamentului de resurse umane, sau să apelați liniile telefonice independente care fac parte din programul nostru. Nu vor exista represalii față de persoanele care adresează întrebări sau fac sesizări cu bună credință. Din experiența mea, abordarea promptă a problemelor atunci când apar duce numai la îmbunătățiri. Cu toții avem îndatorirea de a semnala lucrurile incorecte. Uneori, problemele minore se agravează dacă sunt ignorate. Abaterile disciplinare trebuie abordate imediat; în caz contrar, compania PPD va fi expusă riscului, iar valorile noastre nu vor fi respectate. Fiecăruia dintre noi îi revine responsabilitatea de a cunoaște și de a înțelege codul și politicile PPD. Fiți mândri de munca dvs. și nu uitați că integritatea noastră ne definește existența. Noi facem ceea ce trebuie. Vă mulțumesc pentru angajamentul perpetuu față de PPD și față de un comportament etic. David Simmons Președinte și Director executiv PPD 4 Politica PPD Nr.: r03 Data intrării în vigoare: 30 iunie 2019

5 O PREZENTARE A CODULUI NOSTRU Politica PPD Nr.: r03 Data intrării în vigoare: 30 iunie 2019

6 NE-AM ANGAJAT SĂ AVEM UN COMPORTAMENT ETIC PPD s-a angajat să aibă un comportament etic și legal, și să dea dovadă de profesionalism și corectitudine în toate tranzacțiile și relațiile de afaceri. Urmărim să menținem standarde etice înalte și să respectăm toate legile și reglementările aplicabile. 6 Politica PPD Nr.: r03 Data intrării în vigoare: 30 iunie 2019

7 CERCETAREA ETICĂ ȘI CONDUITA ÎN AFACERI ETICĂ REPREZINTĂ PIETRELE DE TEMELIE ALE COMPANIEI NOASTRE. ACEST ANGAJAMENT LA INTEGRITATE ESTE REFLECTAT ÎN PRINCIPIILE NOASTRE DEFINITORII: NOI FACEM CEEA CE TREBUIE. 7 Politica PPD Nr.: r03 Data intrării în vigoare: 30 iunie 2019

8 CE ÎNSEAMNĂ INTEGRITATEA? A fi integru înseamnă a acționa cu onestitate, în conformitate cu legea, cu cele mai înalte standarde etice și cu principiile prezentate în acest Cod de conduită. NE AȘTEPTĂM LA INTEGRITATE în tot ceea ce facem și trebuie să ne străduim permanent să acționăm corect. Reputația companiei noastre depinde de integritatea și abilitatea noastră ca angajați și membri ai consiliului director ( directori ). Chiar dacă sectorul nostru industrial este vizat de numeroase norme și reglementări pe care avem obligația să le respectăm, angajamentul nostru de a asigura servicii de calitate și de a da dovadă de onestitate în relațiile cu clienții ne impune să facem și mai mult decât cere legea. 8 Politica PPD Nr.: r03 Data intrării în vigoare: 30 iunie 2019

9 RESPECTĂM CODUL NOSTRU DE CONDUITĂ Codul nostru este specific pentru compania noastră. Nu doar include o prezentare a legilor, reglementărilor și politicilor pe care trebuie să le respectăm, ci și reflectă valorile și cultura aici la PPD. Atunci când există conflicte între legile din SUA și cele din alte țări, încercăm să rezolvăm astfel de conflicte cu ajutorul consilierilor noștri juridici. În cazul în care aflați de existența unui conflict de natură juridică, aveți datoria să aduceți imediat acest lucru la cunoștința Departamentului juridic. ESTE RESPONSABILITATEA NOASTRĂ SĂ FACEM CEEA CE TREBUIE Cerințele legale și normative sunt punctul de pornire a ceea ce se așteaptă de la noi. Ne așteptăm la integritate. Trebuie să ne asigurăm că, în relațiile noastre cu colegii din structurile de conducere, cu angajații și cu directorii, cu clienții, cu furnizorii și cu funcționarii de stat, luăm deciziile etice și juridice corecte. Trebuie să cunoaștem politicile și procedurile aplicabile posturilor și pozițiilor noastre. Nu trebuie să ne lăsăm conduși pe o cale greșită de loialitatea față de PPD sau de dorința de profit NICIODATĂ nu trebuie să încălcăm vreo lege aplicabilă, acest Cod sau oricare altă politică a companiei, în încercarea de a ajuta compania să câștige. Codul explorează diverse subiecte și discută politicile aplicabile în fiecare domeniu. În esență, totul se rezumă la aceasta: trebuie să evităm până și lucrurile care doar dau impresia că ar fi necuvenite sau neetice. 9 Politica PPD Nr.: r03 Data intrării în vigoare: 30 iunie 2019

10 ÎNAINTE DE A ACȚIONA, ÎNTREBAȚI-VĂ: + Este legal? + Respectă politica PPD? + Este corect? + Cum ar vedea alții situația din cadrul sau din afara PPD? 10 Politica PPD Nr.: r03 Data intrării în vigoare: 30 iunie 2019

11 Nerespectarea legilor aplicabile, a acestui Cod sau a altor politici ale PPD poate atrage pentru persoanele implicate măsuri disciplinare mergând până la și inclusiv desfacerea contractului de muncă. De asemenea, poate duce la urmărirea penală a companiei și a persoanei în cauză. Prin urmare, este esențial să înțelegeți și să respectați cerințele aferente postului, și să adresați întrebări ori de câte ori sunteți nesigur. ACCEPTĂM RESPONSABILITATEA Trebuie să respectăm toate legile aplicabile, acest Cod și toate celelalte politici ale companiei în îndeplinirea activităților și responsabilităților de serviciu. Evităm toate activitățile care: + sunt ilegale + ar implica PPD în orice practici ilegale + nu se conformează cu acest Cod de conduită sau cu alte politici ale PPD 11 Politica PPD Nr.: r03 Data intrării în vigoare: 30 iunie 2019

12 RAPORTĂM EVENTUALELE ABATERI DE LA LEGE, DE LA COD SAU DE LA ALTE POLITICI Încurajăm semnalarea suspiciunilor de abatere de la acest Cod sau de la oricare altă lege sau politică. Datorită politicii noastre de interzicere a represaliilor pentru semnalarea abaterilor suspectate, puteți face sesizări fără teama de răzbunare. Această politică interzice represaliile de exemplu, concedierea sau măsurile disciplinare dacă ați raportat legal și cu bună credință un delict sau o abatere suspectată de la lege sau de la politică, sau dacă ajutați la investigarea unui astfel de incident. Dacă suspectați că a avut loc o abatere de la Cod sau de la oricare altă politică a companiei, oricare lege sau principiu etic, vă revine responsabilitatea de a raporta informațiile respective. În majoritatea cazurilor, puteți discuta despre posibila abatere cu superiorul dvs. imediat, dacă sunteți angajat, sau cu consilierul juridic general sau cu președintele comitetului de audit al consiliului director, dacă sunteți director. Desigur, dacă ați prefera să nu discutați despre situație cu aceste persoane, puteți raporta abaterile bănuite în oricare dintre următoarele moduri: + Apelați linia telefonică pentru Codul de conduită: + Din SUA și Canada, formați Din alte țări, formați către reprezentantul pentru conformitate al departamentului de resurse umane: Corporate.Compliance@ppdi.com Linia telefonică este administrată de un serviciu independent, care va trata toate apelurile în confidențialitate, după cum permite legea aplicabilă. De asemenea, dacă se solicită și dacă legea aplicabilă permite, sesizarea se poate face în mod anonim. Dacă există o politică separată, care include o modalitate de a sesiza o abatere suspectată de la respectiva politică, puteți fie să urmați procedurile respective, fie să raportați conform metodei de mai sus. 12 Politica PPD Nr.: r03 Data intrării în vigoare: 30 iunie 2019

13 OAMENII NOȘTRI ȘI COMPANIA NOASTRĂ Politica PPD Nr.: r03 Data intrării în vigoare: 30 iunie 2019

14 NE RESPECTĂM RECIPROC ȘI RESPECTĂM PPD Avem o îndelungată tradiție de colaborare în vederea dezvoltării companiei și aducerii ei la nivelul din prezent. Nu am putea avea atâta succes fără angajații și directorii noștri, fără modul în care ne tratăm reciproc și modul în care reprezentăm PPD. Trebuie să ne tratăm în continuare cu respect, atât personal cât și profesional. Există mai multe moduri în care ne putem demonstra considerația față de ceilalți și față de companie. 14 Politica PPD Nr.: r03 Data intrării în vigoare: 30 iunie 2019

15 LUCRĂM ÎMPREUNĂ CU RESPECT Oamenii noștri sunt un factor esențial al succesului companiei. Este important să ne mândrim cu locul de muncă, să ne tratăm colegii cu respect și să participăm activ la crearea și menținerea unui mediu de lucru pozitiv. În parte, aceasta înseamnă să nu permitem discriminarea și hărțuirea la locul de muncă. Compania noastră promovează egalitatea de șanse adică angajăm, instruim și promovăm angajații pe baza meritelor, nu prin discriminare ilegală. Nu tolerăm discriminarea pe considerente de rasă, culoare a pielii, gen, naționalitate, vârstă, religie, cetățenie, dizabilitate, boală, orientare sexuală, identitate sau expresie de gen, statut de veteran, stare civilă sau orice altă caracteristică protejată prin lege. OAMENII NOȘTRI SUNT UN FACTOR CHEIE AL SUCCESULUI NOSTRU Este important să ne mândrim cu locul de muncă, să ne tratăm colegii cu respect și să participăm activ la crearea și menținerea unui mediu de lucru pozitiv. De asemenea, hărțuirea nu este niciodată tolerată la PPD. În general, constituie hărțuire orice comportament nedorit care creează un mediu de lucru intimidant, ostil sau neconfortabil. Fie că este verbală sau fizică, sexuală sau nu, hărțuirea nu este niciodată acceptabilă. Dacă simțiți că sunteți supus hărțuirii sau discriminării, în SUA aveți obligația de a raporta situația superiorului dvs. ierarhic sau reprezentantului departamentului de resurse umane. Dacă nu vă puteți adresa acestor persoane, apelați linia telefonică sau trimiteți un reprezentantului pentru conformitate. Dacă simțiți că sunteți supus hărțuirii sau discriminării, vă rugăm adresați-vă superiorului dvs. ierarhic, departamentului de resurse umane, reprezentantului pentru conformitate al departamentului de resurse umane, sau apelați linia telefonică dedicată. Rețineți că politica PPD de interzicere a represaliilor interzice tuturor persoanelor să vă trateze negativ din cauză că ați făcut o sesizare sau ați colaborat într-o investigație cu privire la o posibilă încălcare a legii, a Codului sau a oricărei alte politici a PPD. O selecție din legile și reglementările aplicabile privind egalitatea de șanse este disponibilă pe intranet, inclusiv legea SUA privind șansele egale la locul de muncă și politica privind discriminarea pozitivă, precum și legea din 2010 din Regatul Unit privind egalitatea. De asemenea, aici puteți consulta și politica privind hărțuirea sexuală. 15 Politica PPD Nr.: r03 Data intrării în vigoare: 30 iunie 2019

16 SCENARIU Robert, colegul Colettei, a venit în biroul ei și i-a masat gâtul și umerii. Colette s-a simțit stânjenită și i-a cerut să se oprească. Nu a vrut să-l raporteze pe Robert superiorului ei ierarhic, fiindcă i-a fost jenă. Dar dacă Robert repetă gestul? Hărțuirea sexuală poate fi umilitoare, și e de înțeles de ce Colette s-a jenat să discute cu superiorul ei despre incident. Dar este important ca acest comportament să înceteze, fie că o vizează pe Colette, fie pe altă colegă. Există mai multe posibilități de raportare a acestui incident: Colette poate să se adreseze departamentului de resurse umane, să apeleze linia telefonică sau să trimită un reprezentantului pentru conformitate. Indiferent de metoda aleasă, raportul Colettei va fi investigat cu discreție, iar ea va fi ferită de represalii. 16 Politica PPD Nr.: r03 Data intrării în vigoare: 30 iunie 2019

17 MENȚINEM SĂNĂTATEA ȘI SIGURANȚA LA LOCUL DE MUNCĂ Compania noastră susține sănătatea și bunăstarea noastră completă. Din acest motiv, PPD are programe ample de promovare a bunăstării, programe de asistență pentru angajați și comitete sociale. Acestea promovează nu doar bunăstarea individuală, ci și bunele relații sociale și profesionale dintre noi. De asemenea, PPD este un loc de muncă fără droguri. Acest lucru înseamnă că avem obligația de a lucra fără a fi sub influența drogurilor sau a alcoolului. Deținerea sau utilizarea drogurilor, dispozitivelor sau substanțelor neautorizate sau ilegale, sau utilizarea necorespunzătoare și abuzul de droguri legale, de alcool sau de alte substanțe în timpul programului de lucru sau al activităților desfășurate pentru PPD sunt interzise. COMPANIA NOASTRĂ SUSȚINE SĂNĂTATEA BUNĂSTAREA TOTALĂ Din acest motiv, PPD are programe ample de promovare a bunăstării, programe de asistență pentru angajați și comitete sociale. În plus, pentru a avea un loc de muncă sigur și sănătos, trebuie să ne rezolvăm conflictele cu calm și profesionalism. Niciodată nu trebuie să tolerăm sau să utilizăm violența sau amenințările cu violența față de colegi sau alte persoane cu care interacționăm în cadrul îndatoririlor de serviciu. RESPECTĂM NORMELE DE SĂNĂTATE ȘI PROTECȚIE A MUNCII PPD s-a angajat să respecte toate legile aplicabile privind protecția muncii motiv din care fiecare dintre noi primește informații și instruire despre siguranță când se angajează în cadrul companiei. Dacă lucrați într-un laborator PPD, beneficiați și de instruire de specialitate în ce privește normele de siguranță și sănătate. Dacă aveți întrebări cu privire la orice aspecte ale protecției muncii, consultați site-ul intranet dedicat protecției muncii sau apelați linia telefonică. 17 Politica PPD Nr.: r03 Data intrării în vigoare: 30 iunie 2019

18 EVITĂM CONFLICTELE DE INTERESE Un conflict de interese se produce atunci când permitem intereselor personale să interfereze cu responsabilitățile noastre față de PPD. Este esențial să acționăm în beneficiul companiei și să evităm situațiile care ar putea determina astfel de conflicte, efective sau doar aparente. Când permitem activităților sau relațiilor externe să ne compromită judecata sau să interfereze cu responsabilitățile noastre față de PPD, facem rău nu doar companiei, ci și colegilor, clienților și altor persoane care ne-au acordat încrederea lor și se bizuie pe noi. Același lucru este valabil și în cazul intereselor sau investițiilor familiilor noastre. EXEMPLE Deși nu pot fi acoperite toate situațiile de conflict de interese, iată câteva exemple de situații în care aceste conflicte apar frecvent. UN INTERES DE PROPRIETATE ÎNTR-UN CLIENT, FURNIZOR SAU CONCURENT SE VA CONSIDERA NOMINAL NUMAI DACĂ: + Nu depășește 1% din titlurile de valoare în circulație ale respectivului client, furnizor sau concurent și + Valoarea lor nu depășește 5% din activele totale ale dvs. sau ale membrului familiei dvs. + A avea personal, sau a avea un membru al familiei care are orice interes de natură proprietară (altul decât cel reprezentat de valoarea nominală a acțiunilor deținute în cadrul unei companii private sau publice) deținut în cadrul unei companii cu calitate de client, furnizor sau concurent + Orice relație personală de consultanță sau de angajare în cadrul unei companii în calitate de client, furnizor sau concurent + Participarea în orice mod (de exemplu, în calitate de consilier, consultant sau membru) la o rețea de experți, un comitet de experți sau un grup similar pentru o bancă de investiții, un fond hedge sau o organizație similară, în nume personal rețineți: deoarece această activitate constituie un potențial conflict de interese și comportă riscuri inerente asociate cu divulgarea informațiilor confidențiale și încălcarea legilor privind tranzacțiile privilegiate, participarea la aceste grupuri de experți este interzisă. 18 Politica PPD Nr.: r03 Data intrării în vigoare: 30 iunie 2019

19 + Concurența de orice natură cu activitățile de afaceri ale companiei noastre + Schimbul de cadouri sau gratuități (cu excepția ocazională a unor articole de mică valoare) sau protocolul excesiv cu orice companie cu care avem relații de afaceri pentru mai multe detalii, consultați politica anticorupție + Acceptarea oricăror sarcini profesionale din exterior care interferează cu activitatea din cadrul PPD și angajamentul față de PPD + Relații personale cu superiorul ierarhic imediat, fără aprobarea departamentului de resurse umane + Operațiuni de vânzare către companie sau de cumpărare de la aceasta (altele decât cele aflate la îndemâna tuturor și/sau realizate în condiții prevăzute pentru părți terțe distincte) + Utilizarea oricăror informații ce fac obiectul dreptului de proprietate sau care nu sunt de domeniu public, obținute în timpul serviciului sau al angajării, în vederea realizării unor investiții sau obținerii unor câștiguri personale sau în vederea realizării unor investiții sau obținerii unor câștiguri de către o altă persoană sau parte, inclusiv de către rude REȚINEȚI CĂ ACESTE REGULI SE APLICĂ și membrilor familiei noastre adică soțul, soția, copiii, părinții, bunicii, frații și surorile, rudele prin alianță sau alți membri ai gospodăriei. 19 Politica PPD Nr.: r03 Data intrării în vigoare: 30 iunie 2019

20 SCENARII + Tony este asociat de cercetare clinică la PPD. Familia lui deține o firmă de catering care asigură servicii de profil pentru toate întâlnirile de la birou. Acesta este un posibil conflict de interese care trebuie divulgat și analizat. + Olga a lucrat patru ani pentru Sergei, înainte de a se căsători cu fiul acestuia. Acesta este un posibil conflict de interese, deoarece Olga face parte acum din familia lui Sergei și este în continuare supervizată de acesta. Atât Olga, cât și Sergei trebuie să discute situația cu departamentul de resurse umane. + Jose lucrează cu normă întreagă la PPD în timpul zilei, apoi lucrează ca supervizor al turei de noapte la poliția locală de la orele 17:30 la 00:30. Faptul că al doilea loc de muncă al lui Jose îi ia 35 de ore creează un conflict. Dacă ar fi nevoie ca Jose să lucreze peste program la PPD, este posibil ca al doilea loc de muncă să-l împiedice. De asemenea, programul de lucru prelungit l-ar putea obosi și i-ar scădea atenția necesară pentru responsabilitățile de la PPD. + Sarah este vicepreședinte pentru management clinic. Ea a fost abordată de un bancher de investiții pentru a se angaja în calitate de consultant de cercetare de piață cu privire la industria farmaceutică. Acționarea individuală în calitate de consultant pentru o firmă de investiții bancare este un conflict real de interese și interzis prin Cod. + Joe lucrează în departamentul de documentație medicală a PPD. După programul de lucru, prestează același tip de servicii pentru concurența PPD, compania Big CRO. Activitatea pentru un concurent direct al PPD constituie un conflict de interese și o abatere de la Cod. + Maria a lucrat în trecut la o mare companie farmaceutică. Recent, compania respectivă i-a cerut să se consulte cu ea sâmbetele și duminicile, în loc să angajeze PPD pentru aceleași servicii de consultanță. Acesta este un real conflict de interese pentru că Maria ia oportunități de afaceri de la PPD. 20 Politica PPD Nr.: r03 Data intrării în vigoare: 30 iunie 2019

21 CUM SE RAPORTEAZĂ UN POSIBIL CONFLICT DE INTERESE? + Dacă sunteți angajat, informați-vă supervizorul și contactați departamentul juridic la GeneralCorporate.LegalSM@ppdi.com. + Dacă sunteți director, discutați cu consilierul juridic general sau președintele comitetului de audit + În oricare dintre aceste circumstanțe, puteți apela linia telefonică pentru asistență NOTĂ: Posibilele conflicte de interese vor fi examinate fie împreună cu comitetul pentru conformitate corporativă, fie cu consiliul director: REȚINEȚI, întotdeauna este mai bine ca situația să fie analizată dinainte. Acest lucru ne ajută pe toți să evităm chiar și aparența unui conflict. + Dacă nu sunteți director executiv: comisia de conformitate corporativă va analiza situația dvs. și va decide dacă există un conflict de interese, și dacă există, este posibil să vă acorde o derogare + Dacă sunteți director sau director executiv: numai consiliul director poate să acorde o derogare de conflict de interese Dacă oferiți sau primiți un cadou sau divertisment sau vi se oferă divertisment din partea unui client sau furnizor, iată ce trebuie să faceți: + prezentați aceste lucruri pentru aprobare prealabilă, prin intermediul Registrului PPD de cadouri și protocol, conform cerințelor. + pentru detalii, consultați politica noastră anticorupție 21 Politica PPD Nr.: r03 Data intrării în vigoare: 30 iunie 2019

22 PĂSTRĂM CONFIDENȚIALITATEA Investim mult timp în gestionarea unor informații importante și sensibile informații despre angajați, financiare, medicale, despre clienți, procedurale și alte informații importante protejate de dreptul de proprietate. Se așteaptă din partea noastră să păstrăm confidențialitatea tuturor acestor informații. În calitate de angajați, avem acces la informațiile protejate de dreptul de proprietate ale companiei strict în interes de serviciu. Trebuie să păstrăm confidențialitatea acestor informații și convenim în acest sens, atât pe durata angajării la PPD cât și ulterior, cu excepția cazului în care legea locală nu permite astfel de acorduri privitoare la activitățile de după încetarea relației contractuale. Totuși, chiar dacă nu ați semnat un astfel de acord, trebuie să păstrați confidențialitatea informațiilor protejate de dreptul de proprietate și a invențiilor, în conformitate cu legile locale. INFORMAȚII IMPORTANTE ȘI SENSIBILE: + despre angajați + financiare + medicale + client + procedurale și + alte informații importante de proprietate De asemenea, avem obligația de a păstra confidențialitatea cu privire la informațiile protejate de dreptul de proprietate ale clientului. Aceste aspecte vor fi discutate în detaliu mai târziu. 22 Politica PPD Nr.: r03 Data intrării în vigoare: 30 iunie 2019

23 RECUNOAȘTEM INTIMITATEA Respectăm intimitatea fiecăruia. Toate datele cu caracter personal pe care le colectăm, păstrăm, menținem sau utilizăm trebuie să fie gestionate în mod responsabil. Totul trebuie protejat, de la nume, informații de contact, coduri numerice personale până la înregistrările medicale, și nu trebuie comunicat nimănui din interiorul sau din afara PPD dacă persoana respectivă nu are nevoie de aceste informații în vederea îndeplinirii îndatoririlor profesionale. Acest lucru este valabil și pentru informațiile colectate despre alte persoane cu care interacționăm, de exemplu participanții la studiile clinice. Politica noastră privind intimitatea este disponibilă atât pe intranet, cât și pe site-ul PPD extern. Prezintă principiile privind protecția datelor pe care le respectăm. De asemenea, ne conformăm cu toate legile și reglementările aplicabile privind confidențialitatea datelor personale. SCENARIU Pentru a le putea trimite facturi clienților și a fi plătiți prompt și corect pentru activitatea depusă, trebuie să ținem evidențe corecte ale timpului de lucru și ale deplasărilor în interes de serviciu. Prin urmare, cu toții trebuie să completăm și să transmitem la timp foile de pontaj aprobate, precum și deconturile de cheltuieli, în conformitate cu politica PPD privind deplasările. FACEM ÎNREGISTRĂRI CORECTE Este esențial să avem registre contabile și înregistrări corecte ale situației financiare, impozitelor, statelor de plată, deconturilor de cheltuieli, problemelor juridice, rapoartelor către instituțiile statului și documentelor clienților, în conformitate cu normele contabile, precum și cu alte legi și reglementări. Nerespectarea cerințelor privind corectitudinea înregistrărilor sau păstrarea acestora conform politicii PPD privind gestionarea înregistrărilor poate duce la abateri de la politica anticorupție și politica de conformitate, iar în unele cazuri poate constitui o ilegalitate. Compania noastră se bazează pe noi să ne asigurăm că informațiile furnizate sunt corecte și raportate la timp. RESPECTĂM LEGISLAȚIA FISCALĂ Respectăm legile fiscale aplicabile. Avem o abordare de toleranță zero față de activitățile penale inclusiv evaziunea fiscală și facilitarea evaziunii fiscale. Politica noastră cu privire la nefacilitarea evaziunii fiscale în Regatul Unit este disponibilă pe intranet. 23 Politica PPD Nr.: r03 Data intrării în vigoare: 30 iunie 2019

24 RESPECTĂM LEGISLAȚIA PRIVIND TITLURILE DE VALOARE În cadrul activității noastre pentru PPD, uneori vedem sau avem acces la informații sensibile, fără caracter public, legate de PPD, de clienții sau concurenții noștri. Poate fi vorba de informații financiare sau informații despre produsele sau serviciile aflate în curs de dezvoltare. Indiferent de tipul de informații, este important să înțelegem cerințele cu privire la gestionarea lor impuse de lege și de Politica PPD privind tranzacțiile privilegiate. Pe scurt, este interzis să folosim informații materiale fără caracter public pentru a obține beneficii personale. Informații materiale fără caracter public sunt acele informații care au probabilitatea de a influența decizia unui investitor rezonabil de a vinde, cumpăra sau reține acțiunile sau titlurile de valoare ale companiei la care se referă. Această regulă nu ne vizează doar pe noi, ci și familiile și prietenii noștri. Rețineți că nu trebuie niciodată să comunicați informații materiale fără caracter public niciunei persoane din afara companiei, și că trebuie să comunicați la nivel intern aceste informații numai în măsura în care o impun necesitățile de afaceri, și în conformitate cu eventualele acorduri aplicabile. Din cauza riscului de divulgare a informațiilor materiale fără caracter public și al riscului de încălcare a altor legi privind tranzacțiile privilegiate, acest Cod nu permite calitatea de membru al unei rețele de experți sau al unui comitet pentru o bancă de investiții sau altă entitate financiară. AȘTEPTĂM MAI MULT DIN PARTEA DIRECTORILOR NOȘTRI Ne așteptăm ca directorii noștri executivi să dea exemplu de comportament etic. Prin rolul lor în cadrul PPD, le revine o responsabilitate specială în ce privește menținerea și comunicarea informațiilor financiare. De aceea, Directorii Generali Executivi (CEO), Directorii Financiari (CFO) și funcționarii superiori (CAO) sau organele de control din sectorul contabil au obligația să acționeze cu onestitate, cu integritate și cu bună credință pentru a crea și promova date financiare corecte, complete și adecvate. Vă rugăm să raportați prin intermediul liniei telefonice orice preocupări legate de o abatere de la Cod comisă de directorii noștri. 24 Politica PPD Nr.: r03 Data intrării în vigoare: 30 iunie 2019

25 SCENARIU Sue a lucrat într-un studiu clinic amplu pentru DiabetesPharma, o companie cotată la bursă. În timp ce lucra în acest studiu clinic, a aflat că există foarte puține reacții adverse și că nu se raportaseră probleme semnificative legate de siguranță. Se părea că medicamentul urmează să fie pus pe piață foarte repede. Sue i-a spus socrului ei ce aflase, știind că va fi interesat. Ulterior, a aflat că socrul ei a decis să cumpere acțiuni ale DiabetesPharma. A greșit Sue? DA. Sue a încălcat Codul, politica noastră privind tranzacțiile privilegiate și acordul nostru de confidențialitate cu DiabetesPharma, precum și unele legi privind titlurile de valoare, atunci când a transmis această informație unui membru al familiei. De vreme ce Sue aflase despre beneficiile noului medicament în cadrul activității ei din studiul clinic, știa că informația este atât importantă, cât și nedisponibilă publicului. Prin faptul că a comunicat constatările studiului cu o persoană din afara companiei, Sue a încălcat legea, politicile noastre și acordul nostru de confidențialitate, și a atras asupra ei, a familiei și a companiei niște consecințe severe, care pot include amenzi, plata daunelor-interese și pedeapsa cu închisoarea. Dacă nu sunteți sigur că achiziția sau vânzarea titlurilor de valoare ale PPD sau ale unui client încalcă politica noastră privind tranzacțiile privilegiate, luați legătura cu departamentul juridic înainte de a cumpăra sau a vinde. Întotdeauna este mai bine să întrebați înainte de a acționa. 25 Politica PPD Nr.: r03 Data intrării în vigoare: 30 iunie 2019

26 UTILIZĂM ÎN MOD RESPONSABIL RESURSELE COMPANIEI Compania ne pune la dispoziție computere, telefoane, faxuri, imprimante, copiatoare și alte echipamente de birou pentru a ne îndeplini îndatoririle de serviciu. Ocazional, este permis să ne folosim în scopuri personale de aceste echipamente, de exemplu să facem apeluri telefonice personale sau să accesăm rețelele de socializare. Acesta este un privilegiu; așadar, este important să nu abuzăm de aceste resurse sau să le folosim pentru a accesa materiale ilegale sau compromițătoare. Luați la cunoștință că PPD monitorizează utilizarea resurselor companiei, pentru a se asigura că sunt utilizate corect și în conformitate cu politicile noastre, când legea permite. Luați la cunoștință că PPD își rezervă dreptul de a percheziționa orice bun, personal sau de altă natură, aflat în spațiile noastre, în orice moment, cu sau fără consimțământ, atunci când există credința rezonabilă că politicile sau procedurile noastre au fost încălcate, și dacă legea permite. SCENARIU Dirk era implicat într-un proiect de amploare, cu termen-limită scurt. De multe ori, lua prânzul la birou și petrecea cam 15 minute citind știrile locale și verificând scorul echipei de fotbal preferate și dispunerea în teren pentru meciurile viitoare. Dirk greșește cu ceva? ACCESĂM ÎN MOD RESPONSABIL REȚELELE DE SOCIALIZARE Compania noastră înțelege că rețelele de socializare ocupă un loc important în viața noastră, atât la serviciu cât și în afara acestuia. Politica PPD privind rețelele de socializare reglementează participarea noastră la toate tipurile de rețele sociale, atât în timpul serviciului cât și în afara acestuia, și dacă utilizăm echipamentele personale sau proprietatea PPD. În general, politica noastră oferă recomandări privind utilizarea rețelelor sociale multe dintre recomandările aplicabile sunt incluse în acest Cod, de exemplu cele privind confidențialitatea, intimitatea și utilizarea echipamentelor companiei. Dacă aveți întrebări referitoare la politica privind rețelele de socializare, luați legătura cu grupul pentru comunicare corporativă sau apelați linia telefonică. NU. Această utilizare ocazională a sistemelor informatice ale companiei nu constituie un abuz. Dacă utilizarea ar începe să interfereze cu activitatea lui Dirk sau să-i distragă pe alții, ar putea deveni o problemă. 26 Politica PPD Nr.: r03 Data intrării în vigoare: 30 iunie 2019

27 CLIENȚII ȘI DISTRIBUITORII NOȘTRI Politica PPD Nr.: r03 Data intrării în vigoare: 30 iunie 2019

28 ASIGURĂM CONFIDENȚIALITATEA INFORMAȚIILOR ASUPRA CĂRORA CLIENȚII NOȘTRI DEȚIN DREPTUL DE PROPRIETATE Prețuim relația cu clienții, iar aceștia au încredere că vom păstra confidențialitatea informațiilor sensibile pe care ni le comunică. Pentru ca acest angajament să devină oficial, semnăm acorduri de confidențialitate cu clienții actuali și potențiali. Prin aceste acorduri, ne obligăm să nu discutăm despre informațiile confidențiale ale clientului cu nimeni, nici măcar cu alt angajat sau director al PPD, cu excepția persoanelor autorizate să le primească. Când există această autorizație, trebuie să avem grijă să nu discutăm despre informațiile respective într-un mod sau într-un loc în care ar putea ajunge la cunoștința altora. 28 Politica PPD Nr.: r03 Data intrării în vigoare: 30 iunie 2019

29 SCENARIU Linda, asociat pentru cercetare PPD, avea de făcut un zbor lung cu avionul după ce vizitase un centru de studiu pentru PharmaInc. În ultima parte a zborului, s-a întâlnit din întâmplare cu Bob, un alt angajat PPD, care lucrează în departamentul financiar. Bob și Linda au băut împreună, iar Linda i-a spus lui Bob că studiul PharmaInc era într-o situație dificilă. Linda i-a dat lui Bob detalii despre protocolul dificil al studiului, care necesita vizite numeroase, și despre faptul că PharmaInc nu reușise să înroleze suficienți participanți la studiu, și i-a spus că medicamentul nu va fi aprobat niciodată. Un angajat al PharmaInc, care avea loc în avion în spatele Lindei și al lui Bob, a transmis această informație către PharmaInc. Linda ar putea avea probleme din această cauză? DA. Această divulgare neintenționată a încălcat acordurile de confidențialitate dintre PPD și PharmaInc, precum și acordul dintre Linda și PPD cu privire la invenții și informațiile protejate de dreptul de proprietate. Imediat ce Linda a divulgat neintenționat informațiile, ar fi trebuit să raporteze faptul managerului ei și departamentului juridic, pentru a ajuta la gestionarea situației. 29 Politica PPD Nr.: r03 Data intrării în vigoare: 30 iunie 2019

30 RESPECTĂM cu legile globale anticorupție, inclusiv legea SUA privind practicile corupte în străinătate și legea din Regatul Unit privind combaterea mitei. INTERZICEM MITA ȘI NU TOLERĂM CORUPȚIA Avem o abordare de toleranță zero față de mită și corupție. Ne-am angajat să respectăm legislația anticorupție și să implementăm sisteme de combatere a mitei și corupției în activitățile noastre globale un angajament concretizat în politica noastră de combatere a corupției. În cadrul acestei politici, respectăm legile globale anticorupție, inclusiv legea SUA privind practicile corupte în străinătate și legea din Regatul Unit privind combaterea mitei. Respectarea legilor anticorupție înseamnă că refuzăm să ne angajăm sau să tolerăm acte de corupție sau mită. Nu avem dreptul să facem, să oferim, să promitem sau să autorizăm niciun cadou, plată sau ceva de valoare în numele PPD cu scopul de a obține un avantaj incorect. Mai mult, nu avem dreptul să solicităm, să acceptăm să primim sau să acceptăm orice cadou, plată sau orice alt lucru de valoare despre care știți sau suspectați că vi se oferă sau vă este oferit cu speranța că PPD va oferi în schimb un avantaj necuvenit. De asemenea, această politică se aplică și partenerilor de afaceri, inclusiv consultanților, contractanților, agenților și altor reprezentanți care acționează pentru sau în numele PPD. Vedeți mai multe informații despre cadouri și divertisment în secțiunea următoare. 30 Politica PPD Nr.: r03 Data intrării în vigoare: 30 iunie 2019

31 OFERIM ȘI ACCEPTĂM NUMAI CADOURI ȘI DIVERTISMENT CORESPUNZĂTOARE Este posibil ca în unele țări să existe obiceiul de a oferi cadouri rezonabile, mese de afaceri și divertisment oficialilor guvernamentali sau contactelor comerciale cu ocazia întâlnirilor de afaceri și a anumitor sărbători. Politica noastră anticorupție permite astfel de cadouri și gesturi de protocol dacă întrunesc TOATE cerințele de mai jos: + Sunt rezonabile și în limitele uzanțelor + Sunt rezonabile și în limitele uzanțelor + Sunt oferite în mod transparent + Nu sunt motivate de dorința de a influența sau de așteptarea de a obține un avantaj comercial + Întrunesc alte cerințe precizate în politică Vă rugăm să analizați cu precauție situația înainte de a da ceva de valoare unui oficial guvernamental (și rețineți că, în multe țări în care ne desfășurăm activitățile, investigatorii și personalul de studiu sunt oficiali guvernamentali). Asigurați-vă că ați consultat politica anticorupție și că respectați toate condițiile pe care le prevede. CE ESTE UN FUNCȚIONAR GUVERNAMENTAL? Categoria oficialilor guvernamentali include toate persoanele de mai jos. Nu contează dacă este vorba de guvernul SUA sau al oricărei alte țări din lume. Rețineți că, în multe țări în care ne desfășurăm activitatea, spitalele sunt de stat, și prin urmare medicii și alte categorii de personal implicate în studii (angajați ai spitalului) sunt oficiali guvernamentali Orice director sau angajat (la orice nivel ierarhic) al unui guvern sau al unui departament, al unei agenții sau al unui organism guvernamental. Orice persoană care acționează în calitate oficială pentru sau în numele unui guvern sau al unui departament, al unei agenții sau al unui organism guvernamental Orice director sau angajat al unei companii sau societăți comerciale deținute integral sau parțial de stat Orice director sau angajat al unei organizații publice internaționale Orice director sau angajat al unui partid politic sau orice persoană care acționează în calitate oficială în numele unui partid politic Orice candidat la o funcție politică 31 Politica PPD Nr.: r03 Data intrării în vigoare: 30 iunie 2019

32 Aprobăm, ținem evidența și înregistrăm toate cadourile și elementele de protocol oferite și primite prin intermediul registrului de cadouri și protocol. Dacă oferiți sau primiți cadouri sau protocol, consultați regulile referitoare la registru, care se regăsesc în anexa la politica anticorupție. Protocolul excesiv de orice tip indiferent dacă sunt implicați oficiali guvernamentali, clienți sau distribuitori nu este niciodată permis. Rețineți că PPD este sub incidența unor politici și restricții suplimentare, în calitate de furnizor al guvernului SUA. Asigurați-vă că știți care sunt aceste reguli. ÎI TRATĂM CU CORECTITUDINE PE DISTRIBUITORI Îi prețuim pe distribuitori și apreciem relația de lucru pe care o avem cu aceștia. Îi tratăm cu corectitudine și cu respectul pe care îl avem și față de colegii din PPD. Din acest motiv, toate achizițiile noastre depind de preț, calitate și servicii, iar relațiile noastre cu distribuitorii sunt echitabile, oneste și deschise. În cadrul procesului de selecție a distribuitorilor, trebuie să evităm orice acțiune care ar putea crea impresia de favoritism sau de alte avantaje necuvenite. Acordarea unui avantaj incorect unui distribuitor în defavoarea altuia nu dăunează doar pieței, ci și companiei. Pentru detalii cu privire la relațiile cu distribuitorii, vă rugăm să consultați politica noastră de achiziții și codul de conduită al distribuitorului disponibil pe site-ul extern PPD. Această politică se referă la toți distribuitorii. Printre distribuitori se numără investigatorii, curierii, traducătorii și planificatorii de întâlniri, precum și prestatorii de servicii bancare, juridice, de publicitate, construcții și întreținere. 32 Politica PPD Nr.: r03 Data intrării în vigoare: 30 iunie 2019

33 PIAȚA ȘI COMUNITĂȚILE NOASTRE Politica PPD Nr.: r03 Data intrării în vigoare: 30 iunie 2019

34 RESPECTĂM LEGISLAȚIA ANTITRUST Legislația antitrust cunoscută la nivel mondial drept legislația privind concurența urmărește să prevină practicile neconcurențiale de pe piață. Scopul propriu-zis al acestor legi este de a-i proteja pe consumatori, asigurându-le accesul la bunuri și servicii de calitate, la prețuri corecte. Este ilegal să încheiem acorduri, oficiale sau nu, cu concurenții noștri pentru a dobândi un avantaj necuvenit în domeniul nostru de activitate. Conform acestor legi, în calitate de angajați sau directori, ne este interzis să încheiem acorduri de stabilire a prețurilor, de limitare a producției sau de alocare a clienților, piețelor sau distribuitorilor. În cazul în care considerați că situația vă permite să discutați în mod legal despre prețuri cu un concurent care este și distribuitor, client sau asociat, mai întâi trebuie să vă consultați cu departamentul juridic. NOI RESPECTĂM REGULILE... Noi am adoptat politici și restricții care ne guvernează conduita atunci când asigurăm servicii în calitate de contractant guvernamental. Este posibil ca legislația antitrust sau concurențială să interzică de asemenea anumite acorduri cu distribuitorii sau clienții în plus față de cele cu concurenții dacă acestea restricționează concurența. De exemplu, monopolurile, dispozițiile contractuale, stabilirea discriminatorie a prețurilor, boicoturile, măsurile și restricțiile reciproce în tranzacționarea produselor unei firme concurente sunt de cele mai multe ori în afara legii. Chiar schimburile de informații între membrii unei asociații profesionale nu sunt protejate de prevederile legislației în domeniul antitrust. Dacă aveți întrebări despre legislația antitrust, contactați Departamentul Juridic. Desigur, puteți apela și linia telefonică. RESPECTĂM REGULILE PRIVIND CONTRACTELE GUVERNAMENTALE Asigurăm servicii agențiilor guvernamentale și altor entități economice care desfășoară activități de cercetare finanțate de guvern. În relațiile cu entitățile economice de stat, este posibil să ne aflăm și sub incidența altor norme și prevederi legislative. Am adoptat politici și restricții care ne guvernează conduita atunci când asigurăm servicii către stat, în calitate de furnizor independent. Dacă aveți întrebări cu privire la aceste politici și restricții sau la relațiile cu o entitate economică de stat, vă rugăm să contactați departamentul juridic. 34 Politica PPD Nr.: r03 Data intrării în vigoare: 30 iunie 2019

35 RESPECTĂM TOATE LEGILE APLICABILE PRIVIND DEZVOLTAREA MEDICAMENTELOR PPD este un furnizor de prim rang de servicii de identificare și descoperire a medicamentelor. În calitate de membri ai industriei de cercetare prin contract, suntem obligați să respectăm reglementările și legile impuse de autoritățile de reglementare de la nivel mondial, de exemplu Administrația pentru Alimente și Medicamente din SUA (FDA), Agenția pentru reglementarea produselor farmaceutice și de uz medical (MHRA), Agenția Europeană pentru Medicamente (EMA), precum și ghidurile Conferinței internaționale pentru armonizare (ICH) care reglementează bunele practici clinice (GCP), bunele practici de producție (GMP) și bunele practici de laborator (GLP). De asemenea, trebuie să ne desfășurăm activitatea în conformitate cu Legea cu privire la optimizarea activității clinice de laborator. Pentru a ne asigura că PPD funcționează în conformitate cu toate aceste cerințe, am elaborat procedurile operaționale standard (SOP), care sunt supuse unui proces constant de revizuire. Cu toții avem obligația de a înțelege care sunt procedurile operaționale standard aplicabile postului nostru. În plus, avem obligația de a fi la zi cu instruirea privitoare la SOP, la documentele privind practicile de lucru și la alte politici necesare postului din cadrul PPD. Bunul renume profesional al companiei PPD depinde de corectitudinea datelor pe care le raportează clienților săi și organismelor FDA și ICH. Dacă suspectați că într-un raport, program sau studiu clinic s-au strecurat date false, trebuie să raportați imediat abaterea suspectată superiorului dvs. ierarhic. Acesta va raporta la rândul său departamentului global pentru calitate și conformitate, care va investiga problema. Dacă descoperiți o reacție adversă gravă, manifestată în cadrul unui studiu clinic, aveți obligația să sesizați imediat acest lucru, comunicându-l managerului de proiect al studiului respectiv. Includeți cât mai multe informații și comunicați apoi cu managerul de proiect, pentru a vă asigura că primește informațiile necesare. Rețineți: Puteți apela oricând linia telefonică pentru a raporta orice abateri suspectate de la legi, reglementări sau politici. 35 Politica PPD Nr.: r03 Data intrării în vigoare: 30 iunie 2019

36 RESPECTĂM MEDIUL ȘI CONTRIBUIM ÎN COMUNITĂȚILE NOASTRE Trăim și lucrăm într-o diversitate de comunități și medii din întreaga lume. Ca buni cetățeni corporativi, dorim ca angajații noștri să contribuie la bunăstarea acestor comunități și la conservarea mediului înconjurător. La nivelul companiei, respectăm legislația și normele privitoare la mediu care reglementează operațiunile noastre din locurile unde le desfășurăm. Noi căutăm să protejăm resursele naturale, în măsura posibilităților reale în desfășurarea afacerilor. Dacă vă preocupă politicile PPD privitoare la mediu, vă rugăm să luați legătura cu grupul pentru sănătatea și siguranța TRĂIM ȘI LUCRĂM ÎNTR-O VARIETATE DE COMUNITĂȚI mediului. Desigur, puteți apela oricând linia telefonică dacă aveți întrebări. De asemenea, compania ne încurajează să ne implicăm în comunitățile locale și să fim buni cetățeni. Deși deservirea comunităților noastre este o componentă importantă a filosofiei PPD, este important să facem acest lucru cu respectarea liniilor directoare și a politicilor companiei. Deși deservirea comunităților noastre este o componentă importantă a filosofiei PPD, este important să facem acest lucru cu respectarea liniilor directoare și a politicilor companiei. 36 Politica PPD Nr.: r03 Data intrării în vigoare: 30 iunie 2019

37 PARTICIPĂM LA POLITICĂ ÎN MOD RESPONSABIL La nivel personal, suntem încurajați să ne implicăm în comunitățile noastre, prin vot și participare la procesul politic. Dar, potrivit legii federale și legilor adoptate în unele state (inclusiv în Carolina de Nord), PPD nu are voie să aducă niciun fel de contribuții politice. Din cauza acestor interdicții, nu putem folosi fondurile, telefoanele, timbrele, papetăria sau birourile companiei pentru a susține un candidat la o funcție publică. SCENARIU Marley militează fervent pentru inițiativele din domeniul sănătății. Îi place activitatea ei la PPD și susține cercetarea clinică. Recent, a făcut lobby în afara serviciului pentru un candidat pe care îl considera în favoarea inițiativelor din domeniul sănătății. Dorind ca scrisorile ei să aibă mai multă influență, Marley a hotărât să folosească hârtie cu antetul PPD și să adauge la semnătură funcția ei de angajat clinic la PPD, când a trimis scrisori prin care cerea contribuții pentru acest candidat. Este permis un astfel de gest? NU. Marley nu ar fi trebui să folosească hârtie cu antetul companiei și nici să menționeze calitatea ei de angajat PPD în asociere cu activitățile ei politice. Gestul ei a creat impresia că PPD, la nivel de companie, îl susține pe acest candidat, ceea ce este o încălcare a politicii PPD și este posibil să fie și o încălcare a legilor locale. 37 Politica PPD Nr.: r03 Data intrării în vigoare: 30 iunie 2019

38 REACȚIONĂM CORESPUNZĂTOR LA MEDIA Compania noastră primește cu regularitate întrebări din partea ziarelor, revistelor, site-urilor web și altor medii cu privire la activitățile noastre. Pentru a asigura o abordare unitară, am adoptat o politică privitoare la media. Conform acesteia, trebuie să transmitem orice întrebări din partea media către departamentul de comunicare corporativă. Dacă vi se adresează întrebări cu privire la aspecte financiare sau alte întrebări din partea unor investitori/potențiali investitori, transmiteți-le departamentului pentru relații cu investitorii al PPD. Nu răspundeți niciodată personal întrebărilor din partea media. Informați-i politicos pe cei care întreabă cu privire la politica PPD și direcționați-i către departamentul cel mai adecvat. 38 Politica PPD Nr.: r03 Data intrării în vigoare: 30 iunie 2019

39 PROGRAMUL NOSTRU DE CONFORMITATE CORPORATIVĂ Politica PPD Nr.: r03 Data intrării în vigoare: 30 iunie 2019

40 PROGRAMUL NOSTRU DE CONFORMITATE CORPORATIVĂ Codul este doar o parte din programul nostru global de conformitate la nivel corporativ. Cu sprijinul conducerii superioare și al consiliului director, programul este administrat și supervizat de comitetul pentru conformitate corporativă, format din liderii departamentelor de finanțe, juridic, de asigurare a calității, resurse umane și operațiuni. În plus față de Cod, rețineți că programul nostru de conformitate corporativă include: + Politica anticorupție și registrul de cadouri și protocol + Acest Cod și instruirea cu privire la politica anticorupție + Alte politici și proceduri specifice și instruirea aferentă + Sisteme de audit + Măsuri disciplinare pentru abateri + Politica de interzicere a represaliilor + Linii telefonice dedicate și mecanisme interne de raportare 40 Politica PPD Nr.: r03 Data intrării în vigoare: 30 iunie 2019

41 CAZURI DE DEROGARE ȘI DE MODIFICARE A CODULUI Pentru majoritatea angajaților, comitetul pentru conformitate corporativă poate acorda o derogare de la oricare dintre prevederile acestui cod de conduită. Dacă sunteți director executiv sau membru al consiliului director, numai consiliul director vă poate acorda derogarea. Pentru a solicita o derogare, trebuie să depuneți o cerere în scris, cu informații detaliate, la GeneralCorporate.LegalSM@ppdi.com. Rețineți: + Consiliul trebuie să consemneze în procesul-verbal orice derogare care vi s-a acordat; + Trebuie să semnați o autorizație separată pentru derogare; + Consiliul va examina periodic derogarea, pentru a verifica dacă v-ați conformat cu condițiile acesteia și a stabili dacă rămâne valabilă; și + Este posibil să ni se ceară să divulgăm public sau către alte părți orice derogare care v-a fost acordată. Este posibil ca acest Cod să suporte modificări periodice. Aceasta ne ajută să evităm posibilele abateri viitoare, și totodată se clarifică politicile și se includ noi informații într-o lume aflată în continuă evoluție. Am modificat Codul în trecut și va trebui să-l modificăm în funcție de schimbările din viitor. Rețineți că numai consiliul director poate să modifice acest Cod. Dacă legea o impune, este posibil să trebuiască să divulgăm public orice modificări. 41 Politica PPD Nr.: r03 Data intrării în vigoare: 30 iunie 2019

42 SOLICITAREA DE AJUTOR ȘI FORMULAREA SESIZĂRILOR Politica PPD Nr.: r03 Data intrării în vigoare: 30 iunie 2019

43 ADRESĂM ÎNTREBĂRI Dacă aveți orice întrebări cu privire la programul de conformitate corporativă sau la Codul de față, ajutorul vă este la dispoziție. La alegere, puteți: + să vă adresați superiorului direct + contactați reprezentantul pentru conformitate al departamentului de resurse umane (Corporate.Compliance@ppdi.com) + departamentul juridic (GeneralCorporate.LegalSM@ppdi.com) + și, desigur, să apelați linia telefonică. REȚINEȚI CĂ AȘTEPTĂM INTEGRITATE și știm că putem îndeplini așteptările. Pentru a ne asigura de acest fapt, punem tot felul de întrebări, fără teamă de represalii. Ca punct de plecare, rețineți să vă puneți următoarele întrebări în legătură cu orice situație: + Este legal? + Respectă politica PPD? + Este corect? + Cum ar vedea alții situația din cadrul sau din afara PPD? Dacă răspunsurile pe care vi le dați sunt neclare, recurgeți la oricare dintre resursele indicate în acest Cod pentru informații și recomandări. 43 Politica PPD Nr.: r03 Data intrării în vigoare: 30 iunie 2019

44 INVESTIGĂM Compania noastră, comitetul de conformitate și consiliul tratează cu seriozitate sesizările privind posibilele abateri de la Codul de conduită. Sesizările și reclamațiile cu privire la directorii executivi și la conducerea superioară vor fi investigate după cum dispune comitetul de audit al consiliului, iar cele care îi vizează pe alți angajați vor fi investigate după cum dispune comitetul pentru conformitate corporativă. Toate problemele disciplinare vor fi investigate cu promptitudine și vom comunica rezultatele persoanei care a formulat sesizarea. Deși investigațiile se fac cu discreție, este posibil să divulgăm rezultatele acestora agențiilor de aplicare a legii sau de reglementare, după caz. 44 Politica PPD Nr.: r03 Data intrării în vigoare: 30 iunie 2019

45 ACȚIONĂM Respectarea Codului nostru este o obligație inerentă activității la PPD. În caz de încălcare a Codului, a politicii companiei sau a legii, există întotdeauna consecințe. Măsurile disciplinare pot include recomandări, mustrări verbale sau scrise, avertismente, supravegherea sau suspendarea fără plată, retrogradarea, reducerea salariului sau a altor forme de plată și încheierea activității sau desfacerea contractului de muncă. NOTĂ: Rețineți că simpla respectare a acestui Cod nu este suficientă. Sunteți pasibil de măsuri disciplinare dacă: + Nu utilizați precauții rezonabile pentru a detecta o abatere + Vi se cer informații despre o abatere și nu le furnizați + Supervizați o persoană care se abate de la Cod și aprobați/tolerați respectiva abatere + Vă răzbunați sau încercați să vă răzbunați pe o persoană care raportează o posibilă abatere 45 Politica PPD Nr.: r03 Data intrării în vigoare: 30 iunie 2019

46 ÎNVĂȚĂM ȘI NE ÎMBUNĂTĂȚIM PERMANENT Grupul pentru conformitate corporativă are propriul website. Acolo veți regăsi Codul de față, politica anticorupție, liniile directoare privind contractele cu instituțiile statului și numeroase alte documente importante. De asemenea, veți găsi datele liniilor telefonice de asistență, un link la cursurile de instruire și un link către reprezentantul pentru conformitate al departamentului de resurse umane. Cu toții avem obligația de a parcurge în fiecare an un curs cu privire la Cod și la conformitate. Acesta include politicile, procedurile, procedurile operaționale standard și procedurile de lucru din cardul programului. Uneori, cursul include parcurgerea Codului, vizionarea unui webcast și/sau un test bazat pe situații ipotetice. Periodic, comitetul pentru conformitate corporativă prezintă exemple de întrebări reale care i-au fost adresate și modul în care au fost gestionate. Acest curs ne ajută să înțelegem și să aplicăm mai bine Codul în cadrul PPD. 46 Politica PPD Nr.: r03 Data intrării în vigoare: 30 iunie 2019

47 CREDEM ÎN COLABORARE BAZAT PE COLABORARE Compania noastră se bazează pe noi să semnalăm situațiile care nu ni se par corecte. FACEM PARTE DIN ECHIPĂ Credem într-un loc de muncă bazat pe colaborare cu toții facem parte din echipa PPD. Ca membri ai echipei, ne bazăm unii pe alții să acționăm corect în activitatea de zi cu zi. Compania noastră se bazează pe noi să semnalăm situațiile care nu ni se par corecte. Dacă observați ceva ce nu vi se pare corect, luați legătura cu supervizorul dvs., cu reprezentantul departamentului de resurse umane, cu reprezentantul pentru conformitate al resurselor umane sau apelați linia telefonică dedicată. Nu vor exista represalii împotriva dvs. pentru sesizarea făcută cu bună credință. Consiliul director și conducerea superioară a PPD vă mulțumesc pentru că ați citit, ați înțeles și ați respectat Codul. Împreună, putem să dezvoltăm mai departe compania noastră în mod etic și responsabil, și să menținem cultura integrității care s-a dovedit benefică atâția ani. 47 Politica PPD Nr.: r03 Data intrării în vigoare: 30 iunie 2019