Lanțul de aprovizionare E.ON 15.11.2018 Ghidul furnizorului Instrucțiuni pas cu pas
Introducere Stimate furnizor, Pentru a maximiza valoarea interacțiunii cu furnizorii și pentru a asigura transparența la nivel de grup în ceea ce privește furnizorii și produsele și serviciile lor, E.ON aplică o abordare consecventă a managementului relației cu furnizorii (SRM), asistat de instrumente. Inregistrarea in baza de date E.ON este un pas din procesul de management al relatiei cu furnizorii, care ne garanteaza ca atat furnizorii noi cat si cei existenti respecta cerintele minime stabilite de E.ON. Majoritatea pasilor referitori la inregistrarea in baza de date E.ON se va face prin intermediul portalului online, Synertrade. Dacă sunteți un furnizor nou, trebuie să utilizați auto-înregistrarea furnizorilor (SSR) pentru a introduce informațiile despre societatea dumneavoastră. După finalizarea cu succes a etapei SSR, veți putea fi invitat sa participati la licitatii organizate de E.ON. În etapele următoare ale procesului de inregistrare a furnizorilor, vi se poate cere dacă este necesar să completați chestionare și să furnizați documente și certificate prin portalul online. O data ce ati parcurs toti pasii, veti fi informat prin email ca ati fost acceptat ca furnizor E.ON. Acest ghid are scopul de a vă ajuta să finalizați cu succes inregistrarea in sistem. Dacă aveți întrebări despre proces, vă rugăm să contactați achizitorul responsabil din partea E.ON. Dacă aveți întrebări de natură tehnică despre utilizarea portalului online, vă rugăm să contactați persoana responsabila de Synertrade prin telefon (+40-31-630 1727) sau prin e-mail (support.eon@synertrade.com). 15.11.2018 2
Invitație la procesul E.ON de auto-înregistrare a furnizorilor (SSR) Felicitări! De îndată ce primiți acest e-mail, sunteți invitați să deveniți furnizori potențiali ai E.ON. Utilizați linkul și datele de autentificare furnizate în e-mail pentru a accesa portalul. Parola de autentificare cu utilizare unică este trimisă într-un e-mail separat. brian.happy@topsupplier.com. brian.happy@topsupplier.com. https://eon.synertrade.com 15.11.2018 3
Autentificarea în portalul online Utilizați linkul și datele de autentificare furnizate în e-mail pentru a accesa portalul. Parola de autentificare cu utilizare unică este trimisă într-un e-mail separat. Dacă ați uitat sau ați pierdut parola, o puteți recupera prin clic pe linkul Can not log in? (Nu va puteti autentifica?) 15.11.2018 4
Bun venit la auto-înregistrarea furnizorilor După ce v-ați înregistrat cu succes, veți vedea pagina de bun venit a portalului online. Toate paginile afișate fac parte din procesul de înregistrare. Pentru Salvare și trecere la fiecare secțiune, trebuie să faceți întotdeauna clic pe Următorul. 15.11.2018 5
Auto-înregistrarea furnizorilor: Pagina Companie si persoana de contact Companie si persoana de contact Va rugam sa introduceti informatiile solicitate pentru compania dvs si prima persoana de contact din cadrul companiei dvs. Câmpurile obligatorii sunt subliniate cu roșu (aceasta se aplică și câmpurilor din paginile următoare). Faceți clic pe Următorul pentru a trece la pagina următoare. Introduceți adresa de e-mail a persoanei de contact din cadrul companiei dvs. Toate comunicările/transmiterile de comenzi de achiziții după efectuarea auto-înregistrării furnizorului se vor efectua prin intermediul acestei adrese de e-mail! 15.11.2018 6
Auto-înregistrarea furnizorilor: Pagina Contact furnizor Faceți clic pe Contact nou pentru a crea una sau mai multe persoane de contact noi. Faceți clic pe și apoi pe Aplica pentru a salva datele introduse pentru o persoană de contact. Faceți clic pe Următorul pentru a trece la pagina următoare. 15.11.2018 7
Auto-înregistrarea furnizorilor: Pagina Conturi bancare furnizori Faceți clic pe Nou pentru a introduce conturi bancare. Puteți crea un cont separat pentru fiecare monedă. Faceți clic pe și apoi pe Aplica pentru a salva datele introduse pentru contul bancar. Faceți clic pe Urmatorul pentru a trece la pagina următoare. 15.11.2018 8
Auto-înregistrarea furnizorilor: Pagina Locatii ale organizatiei Faceți clic pe Nou pentru a introduce locațiile/unitățile organizatiei dumneavoastra. Faceți clic pe și apoi pe Aplica pentru a salva datele introduse. Faceți clic pe Urmatorul pentru a trece la pagina următoare. 15.11.2018 9
Auto-înregistrarea furnizorilor: Pagina Certificate Este obligatoriu pentru înregistrarea dvs să încărcați o scrisoare de afaceri a societății dvs potrivit instrucțiunilor de mai jos. Etichetați scrisoarea de afaceri ca Scrisoare Antet (Letter Head). Dupa incarcarea scrisorii antet in sistem, trebuie completate campurile aditionale. In campul Valabil de la introduceti data curenta, in campul Valabil pana la introduceti data 31.12.2099 si la Autoritatea de certificare se va introduce 0 (zero). Scrisoarea antet va curpinde minim: nume companie, adresa sediului principal, CUI, conturile bancare. Adresa va fi semnata de catre reprezentantul legal al companiei dvs. 0 Faceți clic pe Nou pentru a încărca certificatele noi. Selectați certificatul relevant din meniul derulant din coloana Nume certificat. Introduceți pentru fiecare certificat perioada de valabilitate în câmpurile Valabil de la și Valabil până la. Puteți încărca documente asociate prin clic pe (a se vedea descrierea din pagina următoare). Faceți clic pe și apoi pe Aplica pentru a salva datele introduse. Faceți clic pe Următorul pentru a trece la pagina următoare. 15.11.2018 10
Încărcarea documentelor în lista cu documente Atenție: Documentele nu vor fi încărcate în lista cu documente dacă nu faceți clic pe Salvare! Faceți clic pe Incarcati pentru a încărca documente noi. Va apărea o fereastră popup. În aceasta puteți adăuga unul sau mai multe documente prin Drag & Drop (Glisare și fixare) sau prin selectarea acestora într-un browser (linkul Selectati fisiere ). După ce le-ați încărcat cu succes, închideți fereastra făcând clic pe Inchide. Salvați modificările listei cu documente făcând clic mai întâi pe Salvare și apoi pe Închidere. 15.11.2018 11
Auto-înregistrarea furnizorilor: Pagina Documente Dacă este necesar, puteți să încărcați și alte documente pentru E.ON. Faceți clic pe Incarcare avansata. Va apărea o fereastră popup. Puteți selecta documentele pentru încărcare. Faceți clic pe Următorul pentru a trece la pagina următoare. 15.11.2018 12
Auto-înregistrarea furnizorilor: Pagina Codul de conduita al furnizorului Acceptarea Codului de conduită al furnizorilor este o etapă obligatorie pentru auto-înregistrarea furnizorilor. Procesul nu poate continua dacă nu a fost acceptat Codul de conduită. În această filă, trebuie să acceptați Codul de conduită al furnizorilor E.ON. Puteți descărca acest document în mai multe limbi prin intermediul linkului. Selectați Da în lista derulantă și faceți clic pe Publicati. Faceți clic pe Urmatorul pentru a trece la pagina următoare. 15.11.2018 13
Auto-înregistrarea furnizorilor: Pagina Finalizare Atenție: După ce faceți clic pe Finalizare si Acceptati, nu mai puteți modifica informațiile introduse anterior! Verificați datele introduse și confirmați prin clic pe Acceptati. 15.11.2018 14
Auto-înregistrarea furnizorilor: Înregistrare finalizată cu succes Vă mulțumim! Ați finalizat auto-înregistrarea furnizorului. Modificarea datelor dumneavoastră este posibilă doar la cererea E.ON. Contul dumneavoastră din platforma online va fi dezactivat. În cazul informațiilor incomplete sau incorecte, înregistrarea dumneavoastră va fi respinsă și vă va fi returnată spre corectare. Veți fi contactați prin e-mail de îndată ce înregistrarea dumneavoastră a fost verificată și avizată de E.ON. Apoi, veți putea fi invitați la proceduri de achizitii/ licitatii electronice. 15.11.2018 15
Continuarea procesului de inregistrare furnizor E.ON https://eon.synertrade.com Dacă lipsesc alte detalii, achizitorul responsabil din partea E.ON poate redeschide accesul dumneavoastră la procesul de inregistrare. Veți primi un e-mail prin care vi se cere să adăugați informațiile lipsă în platforma online. Linkul din e-mail conduce la platforma online, unde puteți continua procesul de inregistrare a furnizorilor. Utilizați acreditările de autentificare ce v-au fost furnizate și parola pe care ați ales-o. 15.11.2018 16
Afișarea setărilor în platforma online La prima dumneavoastră conectare la platforma online, trebuie să selectați conținutul care va fi afișat pe pagina dumneavoastră de pornire (SynerSpace). Puteți modifica aceste setări oricând prin clic pe Gestionati carduri. 15.11.2018 17
Completarea chestionarelor solicitate Pentru a afișa chestionarele solicitate, selectați Informații suplimentare din Contul meu. Starea fiecărui chestionar este indicată printr-un sistem de tip semafor. Pentru a completa un chestionar, faceți clic pe numele chestionarului. Roșu: Nu au fost completate toate câmpurile obligatorii. Galben: Au fost completate toate câmpurile obligatorii, lipsesc câteva informații opționale. Verde: Toate câmpurile au fost completate. 15.11.2018 18
Completarea unui chestionar Răspundeți la întrebările din chestionar. Câmpurile obligatorii sunt subliniate cu roșu. Dacă este necesar, trebuie să fie încărcate documente și certificate suplimentare. După ce completați un chestionar, puteți să alegeți Salvare ca model sau Publica daca doriti transmiterea lui. Făcând clic pe Inapoi la lista de structuri, reveniți la pagina de prezentare generală a profilului dumneavoastră. 15.11.2018 19
Prezentarea generală a chestionarelor solicitate Roșu: Nu au fost completate toate câmpurile obligatorii. Galben: Au fost completate toate câmpurile obligatorii, lipsesc câteva informații opționale. Verde: Toate câmpurile au fost completate. Fila Informatii suplimentare vă arată starea chestionarelor și procentul de finalizare a acestora. După ce completați toate chestionarele solicitate, închideti procesul făcând clic pe Finalizare 15.11.2018 20
Finalizarea procesului de auto-inregistrare furnizor Dacă aveți întrebări privind procesul de inregistrare furnizor pe platforma online, vă rugăm să consultați achizitorul responsabil din partea E.ON. Dacă aveți întrebări de natură tehnică, va rugam sa contactati persoana responsabila de Synertrade prin telefon (+40-31-630 1727) sau prin e-mail (support.eon@synertrade.com). Vă mulțumim! Inchideti procesul de auto-inregistrare furnizor prin clic pe Sfarsit. În cazul informațiilor lipsă sau incorecte, chestionarele vor fi respinse și vă vor fi returnate. Veți fi contactați prin e-mail atunci când informațiile dumneavoastră au fost verificate și avizate. Apoi, veti putea primi comenzi de aprovizionare pe codurile de materiale/servicii/lucrari mentionate. Sperăm că vom colabora cu succes! 15.11.2018 21