Avizat, Prof.Dr.Liana Simona Gheorghe Manager de Proiect CAIET DE SARCINI pentru atribuirea contractului de servicii de Organizare seminarii de formare in cadrul proiectului Program de formare a personalului medical din Romania in managementul pacientilor infectati cronic cu virusi hepatitice B si C-HEPATER cod CPV 79951000-5 PROCEDURA DE ACHIZITIE: PROCEDURA OPERATIONALA INTERNA privind organizarea și desfășurarea propriilor proceduri simplificate de atribuire a contractelor de achiziție publică ce au ca obiect Servicii Sociale și alte servicii specifice, prevăzute în Anexa nr. 2 la Legea nr. 98 din 19 mai 2016 privind achizițiile publice 2019 1
Descrierea tehnică face parte integrantă din documentaţia de atribuire şi constituie ansamblul cerinţelor pe baza cărora se elaborează de către fiecare ofertant propunerea tehnică; Serviciile vor fi prestate in baza contractului si numai in baza comenzii emise de autoritatea contractanta. Receptia calitativa si cantitativa se va face de catre autoritatea contractanta in prezenta unei comisii de receptie si a unui delegat imputernicit de ofertant. OBIECTUL ACHIZITIEI : Obiectul prezentei Documentatii de atribuire îl constituie achizitionarea de servicii de,,organizare seminarii de formare pentru proiectul Program de formare a personalului medical din Romania in managementul pacientilor infectati cronic cu virusuri hepatitice B si C - HEPATER cod SMIS 107931, cu respectarea specificatiilor minime obligatorii solicitate, precum si a restului de prevederi din prezenta Documentatie de atribuire. 2
SECTIUNEA 1 PREZENTARE GENERALA A PROIECTULUI OBIECTIVE OBIECTIVUL GENERAL propus prin proiect este actualizarea, dezvoltarea si perfectionarea cunostintelor personalului medical primar (medici de familie) si personalului medical cu activitate in gastroenterologie, medicina de laborator, microbiologie medicala, medicina interna, imagistica medicala, boli infectioase, oncologie (medici rezidenti/ specialisti/ primari) din Romania ce activeaza in unitati sanitare publice din regiunile de dezvoltare Sud, Sud-Est, Sud-Vest, Nord-Est, Centru, Vest, Nord-Vest si Bucuresti-Ilfov, in ceea ce priveste diagnosticul precoce, stadializarea si managementul terapeutic si al complicatiilor pacientilor cu infectii cronice cu virusuri hepatitice B/D/C. Cu ajutorul acestui program de formare se doreste totodata crearea unei infrastructuri de conexiuni pentru implicarea personalului format in proiecte viitoare de screening pentru identificarea unor grupuri de persoane cu risc cu o prevalenta ridicata a infectiilor virale HBV/HDV/HCV, care necesita tratament cu antivirale. Formarea grupului tinta va crea infrastructura necesara implementarii programelor de screening national pentru depistrea pacientilor infectati. In cazul celor cu infectie cronica, prin metodele imagistice ce vor fi exemplificate in cadrul cursurilor practice se doreste imbunatatirea diagnosticului precoce al cirozei hepatice si al complicatiilor acestora precum carcinomul hepatocelular, pacientii fiind trimisi spre centre tertiare de hepatologie intr-un stadiu curativ. CONTEXTUL PROIECTULUI Este estimat ca aproximativ 2 miliarde de oameni la nivel mondial au fost infectati cu virus hepatitic tip B (VHB) si aproximativ 350 de milioane de indivizi traiesc cu infectie cronica cu VHB. Aproximativ 600.000 de decese pe an deriva din ciroza secundara VHB si hepatocarcinomul asociat cirozei. In acest fel, hepatita virala cronica VHB se claseaza ca a zecea cauza de mortalitate la nivel mondial (Hatzakis A - The state of hepatitis B and C in Europe: report from the hepatitis B and C summit conference). Ciroza hepatica secundara infectiei VHB reprezinta principala indicatie pentru transplant hepatic in Romania, tara ce se situeaza prima in Uniunea Europeana in ceea ce priveste mortalitatea datorata acestei cauze. 3
Epidemiologia infectiei VHC la nivel European este intr-o continua evolutie, iar parametrii epidemiologici de genul prevalenta, incidenta, distributia si factorii de risc au suferit schimbari substantiale in ultimii zece ani ca o consecinta a imbunatirilor aduse sistemului sanitar, cresterii numarului de consumatori de droguri intravenoase si migratiei populatiei din zonele endemice. In cazul pacientilor terapia antivirala eficienta este obligatorie pentru a stopa progresia bolii pana la ciroza decompensata si hepatocarcinom si implicit la scaderea secundara a costurilor asociate managementului acestor complicatii si scaderii nevoii de transplant hepatic. In plus, in cazul pacientilor infectati cu VHB, vindecarea nu este inca posibila. In anul 2010, in Romania, din indicatorii morbiditatii spitalizate la DRG H 3012-3013, reiese ca numarul cazurilor internate de ciroza si hepatita cronica a fost de 40.551, iar numarul deceselor prin ciroza si hepatopatii cronice a fost de 11.920 (Metodologia de supraveghere a hepatitelor virale tip B si C). Este recunoscut faptul ca, urmare a programelor de vaccinare de rutina desfasurate de statele membre UE, incidenta VHB a scazut.totusi, actual, numerosi parinti, inclusiv la sfatul medicilor de familie, refuza vaccinarea copiilor lor.desi nu exista o statistica oficiala, se estimeaza ca aproximativ 20% din parinti refuza vaccinarea.in aceste conditii, instruirea medicilor de familie, care interactioneaza cu parintii, este esentiala pentru promovarea vaccinarii si implicit scaderea tuturor consecintelor asociate infectiei cronice B (Nelson NP - Epidemiology of Hepatitis B Virus Infection and Impact of Vaccination on Disease). In cadrul supravegherii gravidelor de catre medicii de familie se indica testarea obligatorie pentru hepatita B/C prin Ordin al Ministrului Sanatatii (nr 388/186/2015).Cu toate acestea, nu exista date referitoare la procentul de femei insarcinate si infectate viral.in acelasi timp, gravidele decelate cu infectie, trebuie indrumate catre Centre tertiare de Gastroenterologie pentru stadializarea bolii, stabilirea riscurilor nasterii si a profilaxiei transmiterii verticale, prevenind astfel mortalitatea infantila si materna.in Institutul Clinic Fundeni, Centrul de Gastroenterologie si Hepatologie, au fost evaluate numai 20 de paciente insarcinate in cursul anului 2016. Infectia cu virusurile hepatitice B si C, reprezinta o prioritate de sanatate publica in Romania pe seama profilului epidemiologic nefavorabil al infectiei virale in populatie, a incidentei formelor clinice de boala, dar si a potentialului evolutiv important catre patologii hepatice cu grad inalt de severitate si letalitate, intens consumatoare de resurse. In conditiile in care medicina inregistreaza progrese considerabile de la an la an, este imperios necesar ca personalului medical sa i se ofere posibilitatea de a participa la 4
programe de formare profesionala.formarea profesionala continua este considerata cea mai eficienta modalitate de a facilita insusirea cunostintelor teoretice, dar in special a abilitatilor practice de evaluare, diagnostic si tratament, precum si actualizarea cunostintelor si perfectionarea continua a pregatirii profesionale. Prin imbunatatirea competentelor medicilor din intreaga tara se poate imbunatati si accesabilitatea pacientilor la tratament. Se doreste a se crea o imagine completa si corecta asupra dimensiunii epidemiologice a infectiilor virale din Romania si asupra beneficiilor vitale privind tratamentul antiviral.prin presiunea combinata a pacientilor bine informati de catre medici si a medicilor competenti, se poate crea premiza informarii factorilor de decizie din sistemul sanitar pentru o alocare mai eficienta a resurselor disponibile in special pentru a creste accesul pacientului cu hepatita la noile terapii antivirale. ACTIVITATI A2.1 Planificarea si derularea modulului de formare pentru medici de familie si medici gastro/ medicina internia/ imagistica/ boli infectioase/ oncologie METODOLOGIE DE FORMARE: Metodologia de formare a personalului medical implicat in managementul pacientilor infectati cronic cu virus hepatitic B si C va fi elaborata pornind de la structura practicilor existente in alte state membre UE. Prin urmare, metodologia din cadrul proiectului va pune la dispozitia medicilor participanti la programul de formare a unui pachet de cunostinte teoretice si practice conceput si structurat prin adaptarea modelelor europene. Modulele teoretice vor integra seturi de informatii/ reguli/ proceduri/ tehnici cu privire la infectia cronica cu virusuri hepatice B si C. Aspecte care vor fi detaliate si urmarite pe parcursul modulelor conform metodologiei de formare avizata in cadrul proiectului. Modulele de curs teoretic si modulele practice vor contine informatii structurate in functie de categorie de grup tinta careia se adreseaza: medici de familie si medici gastroenterologi/ medici internisti/ medici imagistica/ medici boli infectioase/ medici oncologi. Activitatile de formare a personalului medical (medici) implicat in managementul pacientilor diagnosticati cu infectii hepatice cronice vor fi autorizate de catre Colegiul Medicilor, iar cursantii vor primi credite EMC dupa parcurgerea programului de formare. In paralel cu demersul de acreditare a programului de formare, va fi demarata elaborarea procedurii de selectie a grupului tinta. Aceasta procedura va respecta principiile transparentei si nediscriminarii, al egalitatii de sanse indiferent de varsta, gen, rasa, origine etnica, origine 5
sociala, persoane dezavantajate. Procedura de selectie a membrilor grupului tinta va fi facuta publica la nivelul unitatilor sanitare publice vizate si intregul personal medical va fi informat in mod real despre beneficiile participarii in cadrul proiectului. Criteriul general administrativ de selectie se bazeaza pe incadrarea in categoria de grup tinta eligibil conform ghidului de finantare, respectiv medici de familie, medici gastroenterologi/ medici internisti/ medici imagistica/ medici boli infectioase/ medici oncologi din institutii publice. Dupa elaborarea procedurii, Solicitantul va organiza selectia propriu-zisa (depunerea dosarelelor, evaluarea candidaturilor, anuntarea rezultatelor). Pe baza criteriilor de evaluare si selectie mentionate in metodologia de selectie, Solicitantul va evalua fiecare dosar in parte. Vor fi selectati si implicati in A2.1: 170 medici rezidenti, specialisti si/sau primari din categoria medicilor de familie si 240 de medici rezidenti, specialisti si/sau primari din categoria medicilor cu activitate in gastroenterologie, medicina interna, imagistica medicala, boli infectioase, oncologie angajati in institutii publice medicale din Romania. Cursantii vor fi repartizati in grupe de aproximativ 20 de participanti pentru a facilita identificarea, organizarea si distributia pe zone/ regiuni geografice. Planificarea si desfasurarea efectiva a programului de formare se vor realiza in concordanta cu metodologia de formare elaborata. Vor fi organizate 20 de seminarii de formare si evaluare la nivel national, ce se vor desfasura in sali de conferinta dotate cu echipamente necesare sustinerii cursurilor teoretice si exemplificarilor practice. Fiecare seminar se va desfasura pe o perioada maxima de 3 zile. Participantii isi vor insusi concepte teoretice cat si exemplificari practice, iar la finalul parcurgerii intregului program vor fi testati pentru acordarea de credite EMC. Subactivitatea A2.1 Planificarea si derularea modulului de formare pentru medici de familie si medici gastro/ medicina internia/ imagistica/ boli infectioase/ oncologie va fi partial subcontractata. Vor fi achizitionate serviciile de organizare a seminariilor de formare, 20 seminarii pentru aproximativ 21 participanti fiecare ce se vor desfasura in B-If si in regiuni, in locatie hoteliera cu spatiu destinat conferintelor, vor fi asigurate servicii de cazare, masa si pauze de cafea pentru participanti si echipa de proiect. A2.2 Planificarea si derularea modulului de formare destinat medicilor de laborator si medicilor microbiologi 6
METODOLOGIE DE FORMARE: Metodologia de formare a personalului medical implicat in managementul pacientilor infectati cronic cu virus hepatitic B si C va fi elaborata pornind de la structura practicilor existente in alte state membre UE. Prin urmare, metodologia din cadrul proiectului va pune la dispozitia medicilor participanti la programul de formare a unui pachet de cunostinte teoretice si practice conceput si structurat prin adaptarea modelelor europene. Modulele teoretice vor integra seturi de informatii/ reguli/ proceduri/ tehnici cu privire la infectia cronica cu virusuri hepatice B si/ sau C. Aspecte care vor fi detaliate si urmarite pe parcursul modulelor conform metodologiei de formare avizata in cadrul proiectului. Modulele de curs teoretic si modulele practice vor contine informatii structurate in functie de categoria de grup tinta careia se adreseaza: medici de laborator si medici microbiologi. Vor fi selectati si implicati in A2.2: 40 medici rezidenti, specialisti si/sau primari din categoria medicilor de laborator si medicolor microbiologi angajati in institutii publice medicale din Romania. Cursantii vor fi repartizati in grupe 2 de grupe de 20 participanti pentru a facilita identificarea, organizarea si distributia pe zone/ regiuni geografice. Planificarea si desfasurarea efectiva a programului de formare se vor realiza in concordanta cu metodologia de formare elaborata Vor fi organizate 2 de seminarii de formare si evaluare la nivel national, ce se vor desfasura in sali de conferinta dotate cu echipamente necesare sustinerii cursurilor teoretice si exemplificarilor practice. Fiecare seminar se va desfasura pe o perioada maxima de 3 zile. Participantii isi vor insusi concepte teoretice cat si exemplificari practice, iar la finalul parcurgerii intregului program vor fi testati pentru acordarea de credite EMC. Subactivitatea A2.2 va fi partial subcontractata. Vor fi achizitionate servicii de organizare a seminariilor de formare, 2 seminarii pentru aproximativ 20 participanti fiecare ce se vor desfasura in B-If si/sau in regiuni, in locatie hoteliera cu spatiu destinat conferintelor, vor fi asigurate servicii de cazare, masa si pauze de cafea pentru participanti si echipa de proiect. 7
SECTIUNEA 2 DESCRIEREA SERVICIILOR SOLICITATE Operatorul economic va organiza seminarii de formare pentru una, maxim doua grupe formate din aproximativ 20-21 de medici participanți/grupa. La fiecare seminar vor participa totodata maxim 7 experți din echipa de implementare a proiectului din partea autorității contractante și o persoana dedicata din partea operatorului economic (responsabil servicii de organizare). În total, la nivelul seminariilor de formare vor participa 426 de medici din grupul ținta, cu o distribuție de 403 medici din spitalele publice/medici de familie din regiunile S, SV, SE, N, NE, NV, C si respectiv 23 medici din spitalele publice/medici de familie din regiunea B-If. Lista orașelor de desfășurare ale evenimentelor: București; Timișoara; Cluj-Napoca; Iași; Constanța Craiova. Operatorul economic va trebui sa se incadreze in urmatoarele tarife maximale: pret valoare maxima serviciu /descriere cantitate zile /nopti unitar fara TVA cazare 426 2 cina 426 2 Cursanți dejun 426 2 (grup țină) coffee break 426 2 decontare transport cursanți 426 1 54,664.32 Experți implementare cazare 49 2 cina 49 2 dejun 49 2 coffee break 49 2 asistență și suport eveniment 426 1 TOTAL 637.464,22 Operatorul economic va trebui sa asigure pentru fiecare seminar sala de curs, cazarea și masa pentru participanți și experții din echipa de implementare în aceeași locație hotelieră. 8
Excepție de la această regulă este București, unde sala pentru desfășurarea seminariilor va fi pusă la dispoziție de autoritatea contractantă iar operatorul economic va trebui să asigure serviciile de masă în locația indicată iar cazarea participanților într-o locație hotelieră conform specificațiilor solicitate. 1. Servicii de cazare in regim single Cerințe obligatorii: Cazarea cursanţilor și experților din echipa de implementare se va face în hotel de 3 stele (***) sau echivalent, sau 4 stele cu camere în regim 3 (stele), cu capacitate de cazare aferentă numărului de participanți. Cazarea se va asigura în unităţi clasificate conform legislaţiei şi standardelor naţionale, acceptându-se unităţi de cazare aşa cum sunt cuprinse în Hotărârea Guvernului nr. 709/2009 privind clasificarea structurilor de primire turistice. Participanții vor fi cazați în regim single şi vor include micul dejun tip buffet. Camerele vor îndeplini următoarele condiții minime: suprafață minimă de 18 mp; vor dispune de baie proprie; vor fi dotate cu instalații de aer condiționat; vor avea acces gratuit la wifi, TV, mini-frigider, parcare. Toate costurile suplimentare determinate de servicii comandate la hoteluri de către participanți (mini-bar, room-service, servicii de spălătorie, convorbiri telefonice, diferenta single double etc.) vor fi achitate individual, de fiecare participant, înainte de părăsirea locației. De asemenea, Autoritatea Contractantă nu va achita decât serviciile efectiv prestate, demonstrate prin diagramă de cazare. Autoritatea Contractantă: va notifica operatorului economic orașul de desfășurare și numarul estimat de participanți cu minim 30 zile calendaristice înainte de data efectivă a evenimentului, 9
cu excepția primelor două evenimente care se vor defășura în datele de 18-20 aprilie 2019 și 9-11 mai 2019 la București; își rezervă dreptul de a transmite lista finală nominală de cazare cu 5 zile calendaristice înainte de data efectivă a evenimentului. În propunerea tehnică ofertantul va prezenta 3(trei) variante de cazare în București pentru seminariile din 18-20 aprilie 2019 și respectiv 9-11 mai 2019,care sa indeplineasca condițiile din caietul de sarcini, iar în cazul ofertei câștigătoare Autoritatea contractanta va stabili locatia finala pentru fiecare seminar în parte. Pentru restul seminariilor de formare organizate, în maxim 5 zile după notificarea din partea autorității contractante privind orașul de desfășurare, ofertantul castigator va prezenta 3(trei) variante de cazare din regiunea vizata, care sa indeplineasca conditiile din caietul de sarcini si cele din oferta tehnica declarata castigatoare,iar Autoritatea contractanta va stabili locatia finala. Se vor achita numai camerele de hotel efectiv ocupate, în acest sens beneficiarul având obligaţia să notifice prestatorului numărul de camere ocupate cu cel puţin 5 zile calendaristicce înainte de data evenimentului. Plata se va face in urma incheierii unui Proces-Verbal de accepțănta a serviciilor prestate. Documentatia de plata va contine, in conformitate cu legislatia in vigoare, urmatoarele documente aferente fiecarei facturi emise: - Notificarea/comanda beneficiarului; - Factura fiscala; - Diagrama de cazare ștampilată de unitatea hotelieră; - Lista de prezentă a cursanților. 2. Servicii de masa Aceste servicii vor fi prestate pentru toată perioada derulării cursurilor în conformitate cu calendarul desfasurarii seminariilor de formare profesionala. Specificatii minimale pentru DEJUN: Dejunul va fi organizat în sistem bufet si va include: Aperitive reci (minim 5 tipuri ce vor conține pește, diverse feluri de brânză, legume, fructe și carne de pui/porc sau vită) în cantitate de aproximativ 150 gr/persoană. Aperitive calde (minim 3 tipuri ce vor conține pește, carne de pui/porc sau vită) în cantitate de aproximativ 150 gr/persoană; 10
Garnituri (minim 3 tipuri) în cantitate de aproximativ 150 gr/persoană; Salate (minim 3 tipuri) în cantitate de aproximativ 150 gr/persoană; Desert (minim 3 tipuri) în cantitate de aproximativ 60 gr/persoană; Apă carbogazoasă/necarbogazoasă, 0,5 l/persoană; Sucuri naturale necarbogazoase 0,5 l/persoană. Cafea Ofertanţii au obligaţia de a prezenta 3 variante orientative de meniu, cu gramaje per persoană. - Locaţia de predare/servire a mesei va fi la locatia de desfasurare a seminariilor de formare profesionala. Intervalul de timp pentru mese şi pauzele de cafea este flexibil şi poate fi schimbat in functie de orarul seminariilor. - Ofertanţii au obligaţia de a prezenta un meniu diversificat pentru fiecare zi a modulului de formare. Oferta va contine în mod obligatoriu gramajul fiecarui preparat. Specificatii minale pentru CINA: Cina va fi organizată, în sistem bufet suedez si va include: Aperitive (minim 3 tipuri ce vor conține pește, carne de pui/porc sau vită) în cantitate de aproximativ 150 gr/persoană; Fel principal (minim 3 tipuri ce vor conține pește, carne de pui/porc sau vită) în cantitate de aproximativ 150 gr/persoană; Garnituri (minim 3 tipuri) în cantitate de aproximativ 150 gr/persoană; Salate (minim 3 tipuri) în cantitate de aproximativ 150 gr/persoană; Desert (minim 3 tipuri) în cantitate de aproximativ 60 gr/persoană; Apă carbogazoasă/necarbogazoasă, 0,5 l/persoană; Sucuri naturale necarbogazoase 0,5 l/persoană. Ofertanţii au obligaţia de a prezenta 3 variante orientative de meniu, cu gramaje per persoană. - Locaţia de predare/servire a mesei va fi la locatia de desfasurare a seminariilor de formare profesionala. Intervalul de timp pentru mese şi pauzele de cafea este flexibil şi poate fi schimbat in functie de orarul seminariilor. - Ofertanţii au obligaţia de a prezenta un meniu diversificat pentru fiecare zi a modulului de formare. Oferta va contine în mod obligatoriu gramajul fiecarui preparat. Specificatii minale pentru COFFEE BREAK: Pentru pauzele de cafea, prestatorul va asigura următoarele tipuri de produse în cantități suficiente pentru numărul de participanți și în funcție de solicitarea autorității contractante: Cafea 11
Apa minerala/ Apa plata Sucuri naturale necarbogazoase (minim 2 sortimente, ex.portocale, mar etc.) Selecție miniprajituri (minim 3 sortimente) Selecție de fructe proaspete sau fructe confiate, - Locaţia de predare/servire a mesei va fi la locatia de desfasurare a seminariilor de formare profesionala. Intervalul de timp pentru mese şi pauzele de cafea este flexibil şi poate fi schimbat in functie de orarul seminariilor. Pauzele de cafea se vor asigura într-un spațiu adecvat, în incinta locației de desfășurare a evenimentului, cât mai aproape de sala unde vor avea loc lucrările acestuia. În timpul desfășurării cursului Prestatorul va asigura de asemenea și apă la sticle de 0,5 l pentru prezidiu si cursanti pe mesele de lucru. De asemenea, Autoritatea Contractantă nu va achita decât serviciile efectiv prestate, demonstrate prin lista de prezență semnată, in original, de către participanți. Plata se va face in urma incheierii unui Proces-Verbal de acceptanță a serviciilor prestate. Documentatia de plata va contine, in conformitate cu legislatia in vigoare, urmatoarele documente aferente fiecarei facturi emise: - Factura fiscala - Lista de prezenta a cursantilor și expertilor din echipa de implementare. Nu se accepta produse vechi, perisate, necalitative, autoritatea contractanta rezervandu-si dreptul de a la respinge si de a nu le plati daca sunt neconforme. Se vor asigura toate echipamentele si consumabilele necesare servirii: termos/ expresor, spatule, servetele, farfurii, pahare, cesti (pahare plastic/hartie), tacamuri. Oferta va contine in mod obligatoriu gramajul fiecarui preparat. În cazul în care locaţia ofertată nu îndeplineste cumulativ toate aceste condiţii, oferta respectivă va fi declarată neconformă. 3.Decontare transport participanti Se solicită servicii de decontare a cheltuielilor de transport pentru participanți. Decontarea transportului dus-intors pentru participantii de la nivel local, ce pot proveni din toate judetele, se va face pe baza ordinelor de deplasare emise de fiecare instituție sau pe baza documentelor justificative (bilete de transport/bonuri de benzina etc.) in conformitate cu HG nr.1860/21.12.2006 privind drepturile si obligatiile personalului autoritatilor si 12
institutiilor publice pe perioada delegării și detașării în alta localitate cu modificările și completările ulterioare. Documentele justificative pentru decontarea transportului cu microbuzul, feroviar, aerian sau alte autovehicule destinate transportului de persoane: Bilete/tichete de calatorie(in conditiile si plafoanele prevazute de dispozitiile legale in vigoare) dus-intors; Bilete de tren cls.ii pentru distante de pana la 300km si cls.i pentru distanțe mai mari de de 300km; Bilete de autobuz/microbuz,conform tarifelor stabilite de aceste mijloace, datate și stampilate; Foaie de parcurs completata corespunzator de catre ofertant; Documentele de transport dus-intors (bilete/tichete,bonuri benzina,bilete tren,microbuz,etc.) trebuie sa corespunda cu datele seminarului. Decontarea se va face în concordanță cu regulile de eligibilitate stabilite pentru justificarea cheltuielilor cu transportul, în vederea participării la seminarii, traininguri, conferințe după cum urmează: Autoturism propriu Bon fiscal de combustibil (emis de o statie de carburant din localitatea de domiciliu sau de pe traseul dintre aceasta si locația de desfășurare a seminarului) ștampilat, în limita a 7,5 litri pe suta de km folosind calculatorul de distante www.distanta.ro,cu înscrierea pe verso a numărului mașinii și a persoanei care efectuează deplasarea. Se deconteaza combustibil normal Bonuri taxe autostradă, poduri Transport cu avionul/trenul/navigație fluvială Biletele de călătorie/tichete/boarding pass Factura sau comandă Dovada plății a facturii sau comenzii (extras de cont, bon fiscal, etc) Transport cu autocarul Factura externă sau internă (dacă este cazul) 13
In vederea decontarii cheltuielilor de transport ale participanților, Prestatorul va realiza urmatoarele: Va completa fisa de decontare pentru fiecare participant la sesiune/modul caruia i se asigura decontarea transportului; Va prelua de la participanti bilete/tichete de calatorie/bonuri combustibil/etc.; Va completa un tabel centralizator (cu distante precompletate conform www.distanta.ro) privind decontarea cheltuielilor de transport. Participantii vor completa o fisa de decont; Prestatorul va colecta și verifica documentele justificative, dupa care va achita cash fiecarui participant suma cuvenita în baza documentelor și a legislației în vigoare. Dupa decontarea si centralizarea tuturor cheltuielilor de transport ale participantilor pentru fiecare seminar, se va intocmi factura fiscala aferenta raportului de activitate intocmit de Prestator (ofertantul castigator) si aprobat de catre Autoritatea contractanta. Prestatorul va asigura participantilor decontarea cheltuielilor de transport din banii proprii, cheltuielile eligibile urmând a se factura către Beneficiar după finalizarea evenimentului. Suma ce poate fi decontata aferenta cheltuielilor de transport pentru deplasarea la seminariile de formare este de maxim 128,32 lei fara TVA/ cursant. Numarul minim de persoane care trebuie sa se deplaseze la evenimente, din partea Prestatorului, trebuie sa fie de cel putin un responsabil servicii de organizare. Prestatorul va prezenta componenta echipei propusa pentru derularea contractului in cadrul ofertei tehnice, unde va evidentia si experienta profesionala a acestora in domeniul organizarii de evenimente. 4.Asistenta si suport eveniment Serviciile de asistență si suport eveniment vor include: A.) Prezenta unui responsabil de servicii de organizare Persoana nominalizata de operatorul economic va trebui sa aibă experiență în organizarea/coordonarea de evenimente de formare minim un eveniment/ seminar/ curs/ conferință / congres. În acest sens se va depune CV-ul în format europass actualizat al responsabilului de servicii de organizare, însoțit de documente justificative ale experienței (copii contracte, adeverințe sau recomandari semnate de beneficiari publici sau privați care să demonstreze experiența în organizarea a minim un eveniment/ seminar/ curs/ conferință / congres în calitate de responsabil eveniment/coordonator sau organizator). 14
Prezența responsabilului de servicii de organizare va fi asigurata pe toata perioada de desfășurare a seminariilor începând cu prima zi a intrarii participanților și experților de implementare în locatie și pana la finalul seminarului și check-out acestora. Responsabilului de servicii de organizare va asigura suportul necesar derularii în condiții optime a evenimentului și va comunica permanent cu expertii de implementare și cursanții în vederea soluționării eventualelor situații/probleme apărute. Responsabilul de servicii de organizare va intocmi, colecta, centraliza și transmite în mod autoritatii contractante împreuna cu factura fiscală aferentă serviciilor realizate și urmatoarele documente: Diagrama de cazare cu semnatura si stampila in original a unitatii hoteliere; Liste de prezenta la curs cu semnaturile participantilor și experților de implementare; Tabele de semnaturi ale participantilor cu privire la serviciile de masa; Ordine de deplasare ale participantilor cu stampila unitatii hoteliere si documente ce atesta plata transportului (bonuri fiscale de carburant/ bilete de tren/ bilete transport rutier terestru); Documentare fotografica a seminariilor realizate (minim 10 fotografii pentru fiecare sesiune); Raport de activitate după încheierea fiecărui curs în parte; Alte documente cu referire la derularea seminariilor în conformitate cu prezenta documentație. Responsabilul de servicii de organizare propus în cadrul ofertei tehnice va asigura desfășurarea evenimentelor pe toata durata acestora, și nu va putea fi schimbat decat în cazuri extreme și cu acordul Autoritatii contractante. B.) Sala de conferinta/curs pentru organizarea sesiunilor de formare Solicitată doar pentru Timișoara, Iași, Cluj-Napoca, Constanța, Craiova, nu și pentru București unde va fi pusă la dispoziție de autoritatea contractantă. Aceasta trebuie sa fie situată în aceeași locatie hotelieră în care se va oferi cazarea și masa participanților. Caracteristici minimale sala de conferinta/curs: Să aibă o capacitate de minim 50 locuri, Să permită reconfigurarea aranjamentului pentru activitatile practice tip classroom, Să dispună de o masa de prezidiu, Să fie dotata cu echipamente de sonorizare, Să fie dotata cu echipamente de video-proiectie (videoproiector minim 3000 lumeni si ecran de proiectie minim 1800mm x 1800mm), Să dispună de un spatiu de recepție destinat primirii și inregistrării participanților, Să permită conexiunea la internet wireless pentru toti participantii (fara limitarea numarului de aparate conectate simultan), Să dispună de flip-chart si marker (diverse culori), 15
Să dispună de o imprimanta multifunctionala cu functii de printare, scanare si copiere. Să puna la dispozitia echipei de proiect un top (500 coli hartie A4) pentru fiecare seminar organizat. C.) Transport participanți de la hotel la sala curs doar pentru seminariile desfășurate în București. Observatii: În propunerea financiară, ofertantul va prezenta atât costurile unitare, cât și costurile totale pentru serviciile solicitate, ținînd cont de toate cheltuielile inerente organizării evenimentelor, inclusiv taxe. Plata serviciilor aferente pauzelor de cafea, cazare și masa aferente fiecărui eveniment va fi efectuată corespunzător cu numărul de persoane participante la evenimente și pentru care s-au prestat efectiv serviciile. Autoritatea Contractantă va anunța prestatorul (ofertantul câștigător) de orice modificare, înainte de data inițială de desfășurare a evenimentelor, în măsura în care aceste informații sunt cunoscute în timp util. Plăţile se vor face pe baza de documente în original. Facturile se achită în termenul stabilit prin contract. Raportul de activitate va descrie rezultatele obţinute pe parcursul evenimentului desfăşurat şi va înregistra detalii despre implementarea proiectului de natură tehnică, financiară şi administrativă. Raportul va fi transmis Autoritatii contractante, de catre Prestator, în termen de maxim 15 zile calendaristice după finalizarea activităţilor din cadrul proiectului. Raportul trebuie să cuprindă o parte narativă şi o secţiune financiară. Secţiunea financiară trebuie să conţină detalii privind costurile pe tipuri de cheltuieli și documentele justificative pentru verificarea cheltuielilor. Plăţile se vor face pe baza următoarelor documente obligatorii, în original: Factură emisă de Furnizorul serviciilor; Proces verbal de recepție al serviciilor aprobat de către beneficiar. Raport de activitate după încheierea fiecărui curs în parte. Tabel centralizator/diagrama de cazare cu mentionarea numelor tuturor persoanelor cazate, a duratei cazarii. Borderou/listă de prezență completată și semnată de către participanți pentru fiecare curs. Borderou/lista participanti de prezenta masa. Centralizator de decont semnat de fiecare participant căruia i s-a decontat transportul, pentru fiecare curs, impreuna cu biletele/boarding pass-uri, bonuri de combustibil, bonurile fiscale, fișele de decont aferente fiecarui participant. Facturile se achită în termenul stabilit prin contract. 16
Autoritatea Contractantă va efectua plata conform procedurilor specifice decontării cheltuielilor proiectelor finanțate POCU. Toate rapoartele, datele, materialele produse de Furnizor în cadrul acestui contract vor constitui proprietatea Beneficiarului contractului. Specificatiile tehnice care indica o anumita origine, sursa, productie,un procedeu special,o marca de fabricatie sau de comert, un brevet de inventie, o licenta de fabricatie, sunt mentionate doar pentru identificarea cu usurinta a tipului de produs si a caracteristicilor si parametrilor pentru acestea, necesare de altfel in cadrul activitatilor de formare din cadrul Insitutului nostru si nu au ca efect favorizarea sau eliminarea anumitor operatori economici sau anumitor produse, aceste specificatii vor fi considerate ca avand mentiunea sau echivalent. INTOCMIT, Echipa de implementare Coordonator formare medicala - Gastroenterologie si Medicina interna, Prof.Dr. Mircea DICULESCU Responsabil national curicula formare VHC, Sl.Dr. Maria Speranta IACOB Responsabil national curicula formare VHB, Sl.Dr. Razvan Andrei IACOB Expert studiu standardizat si protocoale, Dr. Iulia SIMIONOV Expert dezvoltare competente medicale - Imagistica, Prof.Dr. Ioana-Gabriela LUPESCU Expert dezvoltare competente medicale Radiologie interventionala, Dr. Cristian-Mugur GRASU 17