UNIUNEA EUROPEANĂ Fondul Social European GUVERNUL ROMÂNIEI Ministerul Dezvoltării Regionale şi Administraţiei Publice Inovaţie în administraţie Programul Operaţional "Dezvoltarea Capacităţii Administrative" Anunț achiziție publică prin aplicarea Procedurii proprii nr. 121379/16.01.2013, conform anexei nr. 2B din OUG nr. 34/2006 pentru achiziţia de servicii pentru organizare evenimente, necesare implementării proiectului Strategii pentru valorificarea potențialului agroalimentar al României În vederea implementării activităţilor din cadrul proiectului Strategii pentru valorificarea potențialului agroalimentar al României, cod SMIS 39078, finanţat din FSE prin Programul Operaţional Dezvoltarea Capacităţii Administrative, Ministerul Agriculturii şi Dezvoltării Rurale achiziţionează servicii pentru organizare evenimente, conform anexei nr. 2B din Ordonanța de urgență a Guvernului nr. 34/2006 privind atribuirea contractelor de achiziție publică, a contractelor de concesiune de lucrări publice și a contractelor de concesiune de servicii, cu modificările și completările ulterioare, prin aplicarea Procedurii proprii nr. 121379/16.01.2013. Cod CPV: 55120000-7 Servicii de reuniuni și conferințe organizate la hotel. Valoarea totală a achiziției este de 370.550,00 lei fără TVA, respectiv 459.482,00 lei cu TVA, echivalentul a 83.798,82 Euro fără TVA, calculat la cursul BNR din data de 21.03.2013 de 1 Euro = 4,4219 lei. Criteriul utilizat pentru atribuirea contractului va fi oferta cea mai avantajoasă din punct de vedere economic. Pentru depunerea ofertei, operatorul economic trebuie să îndeplinească toate cerințele solicitate în Caietul de Sarcini. Achiziția se realizează conform Procedurii proprii nr. 121379/16.01.2013; serviciile respective sunt incluse în anexa 2B la poziția 17 din Ordonanța de urgență a Guvernului nr. 34/2006 privind atribuirea contractelor de achiziție publică, a contractelor de concesiune de lucrări publice și a contractelor de concesiune de servicii, cu modificările și completările ulterioare. Prețul ofertei va fi exprimat ferm în LEI, fără TVA. Limba în care trebuie elaborată oferta este limba română. Data limită de depunere a ofertelor: 10.04.2013, ora 15 00. Perioada de valabilitate a ofertei: 60 zile de la termenul limită de depunere a ofertei. Informaţii suplimentare la tel: 021/3079813, persoană de contact Aida Elena SLAV, aida.slav@madr.ro, Dana GAFIȚIANU dana.gafitianu@madr.ro.
Ofertantul va depune la sediul M.A.D.R. din Bdul. Carol I, nr. 24, codul poștal 030163, sector 3, București, de luni până vineri, între orele 8:30-15:00, la Registratura MADR, oferta însoțită de: a) scrisoarea de înaintare (Formularul nr. 1); b) dovada constituirii garanției de participare, în original. Documentele atașate/însoțitoare vor fi prezentate la vedere, astfel încât conținutul acestora să fie accesibil înaintea deschiderii ofertei (în cazul în care nu se poate face dovada constituirii garanției de participare, oferta va fi returnată nedeschisă). Depunerea garanției de participare este obligatorie. Cuantumul garanției de participare este de 7.411,00 LEI. Valabilitatea garanției va fi cel puțin egală cu perioada de valabilitate a ofertei, respectiv de 60 zile de la termenul limită de depunere a ofertelor. Garanţia de participare se poate constitui prin virament bancar (în cont RO33 TREZ 7005 005X XX00 0152 deschis la ATCPMB), cod fiscal 4221187 sau printr-un instrument de garantare emis în condiţiile legii de o societate bancară ori de o societate de asigurări, care se prezintă în original, în cuantumul şi pentru perioada prevăzută. MODUL DE DEPARTAJARE A OFERTELOR CLASATE PE PRIMUL LOC CU PUNCTAJE EGALE: în cazul în care se constată că ofertele clasate pe primul loc au punctaje egale, autoritatea contractantă va solicita reofertarea în plic închis, în vederea departajarii ofertelor. NEPREZENTAREA UNUI DOCUMENT DIN CELE SOLICITATE PRIN ANUNTUL DE PARTICIPARE CONDUCE LA DESCALIFICAREA OPERATORULUI ECONOMIC RESPECTIV.
Anexa CAIET DE SARCINI pentru achiziția de servicii de organizare evenimente 1. INTRODUCERE Caietul de sarcini face parte integrantă din documentaţia pentru atribuirea contractului şi constituie ansamblul cerinţelor pe baza cărora se elaborează de către fiecare ofertant propunerea tehnică. Cerinţele impuse vor fi considerate ca fiind minimale. În acest sens, orice ofertă prezentată care se abate de la prevederile Caietului de sarcini, va fi luată în considerare, numai în măsura în care propunerea tehnică presupune asigurarea unui nivel calitativ superior cerinţelor minimale din Caietul de sarcini. Ofertele de servicii care nu satisfac cerinţele Caietului de sarcini vor fi declarate oferte neconforme şi vor fi respinse. 2. INFORMATII GENERALE Un instrument esenţial în sprijinirea dezvoltării instituţionale este Programul Operaţional Dezvoltarea Capacităţii Administrative (PO DCA), finanţat din FONDUL SOCIAL EUROPEAN. Acest proiect se încadrează la Axa prioritară 1 (Imbunatatiri de structura si proces ale managementului ciclului de politici publice), domeniul de intervenţie 1.1. Imbunătățirea procesului de luare a deciziilor la nivel politico-administrativ, operațiunea Elaborarea unui set de instrumente, metode și a unui cadru instituțional (inclusiv planificarea strategică și bugetară pe programe) specific unei abordări orientate către politici publice, care să ducă la o mai bună reglementare( inclusiv la reducerea costurilor administrative) în administrația publică. Proiectul Strategii pentru valorificarea potenţialului agroalimentar al României cod SMIS 39078 implementat de Ministerul Agriculturii și Dezvoltării Rurale (MADR) şi finanţat din PO DCA se încadrează în acest demers, având drept obiectiv general,,consolidarea capacităţii administrative a MADR în domeniul managemetului strategic.valoarea eligibilă a proiectului: 5.051.362 lei, fără TVA. 3. OBIECTUL ACHIZIȚIEI Achiziţonarea de servicii de organizare evenimente prevăzute în cadrul proiectului cod SMIS 39078 Strategii pentru valorificarea potenţialului agroalimentar al României, COD CPV 55120000-7,,Servicii de reuniuni și conferințe organizate la hotel. Prestatorul de servicii de organizare evenimente/ Operatorul economic/ofertantul va trebui să realizeze toate acţiunile necesare pentru buna desfăşurare a următoarelor 4 evenimente: 1. Organizarea şi derularea conferinţei de lansare a proiectului; 2. Organizarea a 4 sesiuni de instruire; 3. Organizarea a 7 conferințe regionale; 4. Organizarea şi derularea conferinţei de închidere a proiectului. Suma totală alocată 370.550 lei.
Toate evenimentele, pentru care Beneficiarul (MADR) achiziţionează serviciile, au o importanţă majoră în cadrul proiectului şi contribuie în mod semnificativ şi măsurabil la atingerea rezultatelor acestuia. Locaţii, numărul participanţilor şi datele/perioadele de desfăşurare ale evenimentelor din cadrul proiectului Nr. crt. 1 2 3 Denumire eveniment Conferinţa de lansare a proiectului 4 sesiuni de instruire în domeniul politicilor publice x 5 zile 7 Conferințe regionale ( cate una în fiecare dintre locațiile specificate) Nr. estimat de participanţi Durata (zile) Locaţia aprox.100 1 Bucureşti 88 4 sesiuni x 22 participanti aprox 700 7x100 5 1 zonă montană Judeţele Braşov,Sibiu, Prahova, Argeş Craiova, Timisoara, Cluj Napoca, Iași, Constanta, Sibiu, Pitești Perioada estimată aprilie - iunie 2013 iulie 2013- ianuarie 2014 mai august 2013 4 Conferinţa de închidere a proiectului aprox 100 1 Bucureşti aprilie 2014 Perioadele de desfăşurare a evenimentelor sunt menţionate cu titlu orientativ, data exactă de desfăşurare a acestora urmând a fi stabilită ulterior încheierii contractului şi comunicată, în timp util ( min. 20 zile înainte), Prestatorului/Operatorului economic. Toată logistica necesară și serviciile specifice pentru derularea corespunzătoare a evenimentelor din cadrul proiectului Strategii pentru dezvoltarea potenţialului agroalimentar al României cod SMIS 39078 vor fi asigurate, conform cerinţelor din prezentul caiet de sarcini. 4. REZULTATE AŞTEPTATE- SERVICII PRESTATE, SPECIFICAŢII TEHNICE Pentru realizarea activităţilor din prezentul caiet de sarcini, Operatorul economic/ofertantul va trebui să pună la dispoziţia Beneficiarului, personal care să se ocupe de buna desfăşurare a evenimentelor, după cum urmează: minimum 2 persoane, pe care Operatorul economic/ofertantul le va desemna, pe toată durata derulării contractului, să lucreze direct cu Beneficiarul, astfel încât toate activităţile cuprinse în prezentul caiet de sarcini să fie realizate la timp. 4 persoane, pe care Operatorul economic/ofertantul le va pune la dispoziţia Beneficiarului, pe durata desfăşurării conferinţei de lansare şi a conferinţei de închidere. Dintre acestea, 3 persoane (din care una va fi vorbitoare de limba engleza) vor trebui să asigure primirea participanţilor, înregistrarea şi ghidarea acestora şi 1 persoană să asigure gestionarea urgenţelor şi comunicarea cu Beneficiarul pe toată perioada de derulare a evenimentelor. 2 persoane pe care Operatorul economic/ofertantul o va pune la dispoziţia Beneficiarului, pe durata desfăşurării Conferintelor regionale, (din care una va fi vorbitoare de limba
engleză) prevăzute în prezentul caiet de sarcini, care să asigure gestionarea urgenţelor şi comunicarea cu Beneficiarul pe toată perioada de derulare acestora. 1 persoană, pe care Operatorul economic/ofertantul o va pune la dispoziţia Beneficiarului, pe durata desfăşurării sesiunilor de instruire prevăzute în prezentul caiet de sarcini, care să asigure gestionarea urgenţelor şi comunicarea cu Beneficiarul pe toată perioada de derulare acestora. Operatorul economic/ofertantul va întocmi și preda Beneficiarului toate documentele necesare decontării cheltuielilor (pentru serviciile prestate), întocmite conform solicitărilor autorității de management care gestionează proiectul; 4.1. Organizarea şi derularea Conferinţei de lansare a proiectului și a Conferinţei de închidere a proiectului Conferinţa de lansare a proiectului și Conferinţa de închidere a proiectului vor avea loc în Bucureşti, pe durata unei zile. La fiecare conferinta vor fi aproximativ 100 de participanţi din administrația publică centrală și locală, reprezentanți ai Băncii Mondiale și ai mass-media. Costul total estimat pentru organizarea fiecărei conferințe este de 30.000, 00 lei fără TVA. În vederea atingerii rezultatelor aşteptate pentru organizarea celor două conferințe ale proiectului, prestatorul de servicii de organizare evenimente va trebui să asigure următoarele servicii, considerate a fi cerinţe minime: Pentru organizarea fiecărei conferinţe: a) Asigurare sală de conferinţă (dotată cu echipamentele necesare), servicii pentru participanți Operatorul economic/ofertantul va asigura o sală cu o capacitate minimă de 100 locuri, într-o locaţie de minimum 4 stele, în apropiere de sediul MADR (o rază de 4 km de la sediul MADR) dotată cu: instalaţie pentru sonorizare, luminozitate adecvată, aer condiţionat, microfon mobil pentru sală (2 buc.), microfon fix pentru prezidiu (3 buc.), videoproiector cu telecomandă, ecran de proiectare, laptop, flipchart (cu hârtie şi 1 set markere cel puţin 3 culori), sistem de traducere, căşti şi receptori corespunzător numărului de participanţi menţionat în caietul de sarcini, 6 suporţi din plastic (călăreţi) care vor fi utilizaţi pentru afişarea numelor persoanelor aflate la prezidiu; Locaţia aleasă trebuie să fie situată într-o zonă cu accesibilitate la mijloacele de transport în comun; Sala va avea masă prezidiu (minimum 6 persoane), pupitru pentru vorbitori și scaune pentru toţi participanţii. Închirierea sălilor se va face pentru fiecare eveniment, timp de 8 ore/zi; Operatorul economic/ofertantul va asigura un punct de înregistrare a participanţilor; Operatorul economic/ofertantul va asigura înmânarea mapelor, distribuirea kit-urilor de materiale promoționale și va asigura completarea formularelor și listelor de participanți ( în ordine alfabetică) cu datele necesare conform obligațiilor asumate pentru proiectele finanțate din fonduri structurale (nume și prenume, date de contact, semnătura în original de către fiecare participant, etc).
Operatorul economic/ofertantul va asigura și distribui ecusoane cu numele participanţilor (pe baza confirmărilor şi a listei de participanţi). Operatorul economic/ofertantul va realiza o bază de date/centralizare cu participanții la evenimente, după modelul care va fi furnizat de Beneficiar; Operatorul economic/ofertantul va asigura prezența permanentă a 3 (trei) persoane (din care una va fi vorbitoare de limba engleza) care vor sprijini participanții pe toată perioada evenimentelor şi o persoană care va asigura gestionarea urgenţelor şi comunicarea cu Beneficiarul; Operatorul economic/ofertantul va asigura montarea de bannere şi afişe puse la dispoziţie de Beneficiar/achizitor, la locul desfăşurării conferinţelor; Operatorul economic/ ofertantul va realiza fotografii pe perioada desfăşurării evenimentelor. Aceste fotografii vor fi predate autorității contractante pe suport electronic după fiecare eveniment - dreptul de proprietate al acestor fotografii aparţine Beneficiarului; Operatorul economic/ofertantul este responsabil cu asigurarea condițiilor necesare participării reprezentanților administrației publice locale la lucrările conferințelor: asigurarea transportului dus-întors, asigurarea cazării și diurnei (cu respectarea specificațiilor legale în vigoare) pentru aproximativ 30 persoane. Operatorul economic/ofertantul trebuie să țină cont de sumele alocate pentru transport, cazare și diurnă acestea trebuind să fie incluse în oferta financiară; responsabilitatea de decontare este a Operatorului economic/ofertantului, atât ca procedură de decontare, cât şi ca sumă efectivă decontată; Se va avea în vedere faptul că participanții administrației publice locale provin de pe întreg teritoriul României; Locaţia aleasă pentru cazarea participanților din teritoriu trebuie să fie de 3 stele sau echivalent, situată într-o zonă cu accesibilitate la mijloacele de transportul în comun, într-o izocronă de 15 minute de mers pe jos față de locația unde vor avea loc conferințele; Cazarea participanţilor trebuie să fie realizată în camere single sau duble în regim single, curate, cu următoarele facilităţi: lumină naturală, instalatie de climatizare, cabină cu duş sau cadă, TV; Pentru locatia destinată cazării participanților, operatorul economic/ofertantul va prezenta o copie cu mențiunea conform cu originalul după certificatul de clasificare al locatiei/hotelului sau orice altă probă din care rezultă în mod clar această clasificare - documentul va fi introdus în oferta tehnică; Asigurarea pauzelor de lucru - Operatorul economic/ofertantul va asigura 3 pauze de lucru pentru toți participanții, astfel: pauză de cafea la orele 11 00 și 15 00 și pauză de prânz la ora 12. 45, în sistem bufet suedez. La cele două pauze de cafea se vor asigura: cafea, apă minerală plată și carbogazoasă, ceai ( min.3 sortimente), sucuri, produse de patiserie.la pauza de prânz se vor asigura: bufet cald şi bufet rece, apă minerală plată și carbogazoasă, produse de cofetărie, fructe. Orele pauzelor sunt orientative și vor fi stabilite în funcție de programul conferinței. Pauzele de lucru se vor asigura într-un spaţiu adecvat, în incinta locaţiei de desfăşurare a evenimentului, cât mai aproape de sala unde vor avea loc lucrările acesteia. Operatorul economic/ofertantul va asigura transportul materialelor necesare derulării evenimentului la locul de desfăşurare al acestuia. De asemenea, Operatorul economic/ofertantul va asigura realizarea a 100 de invitaţii, transmiterea acestora către persoanele din lista de invitaţi, pusă la dispoziţie de către Beneficiar
şi centralizarea confirmărilor. Datele cu privire la participanţi vor fi transmise de către Beneficiar, în timp util, prestatorului de servicii de organizare evenimente/operatorului economic/ofertantului. b) Servicii de traducere şi interpretariere Operatorul economic/ofertantul va asigura prezenţa a 2 persoane care să asigure serviciul de traducere şi interpretariere simultană, în limbile română-engleză și engleză -română pe întreaga durată de desfăşurare a evenimentului. Persoanele ce vor asigura acest serviciu trebuie să fie atestate în traducerea şi interpretarierea pentru conferinţe/seminarii/cursuri conform prevederilor in vigoare si să cunoască termeni specifici domeniului agroalimentar. c) Asigurarea unui moderator - pentru derularea in condiții optime a conferințelor, Operatorul economic/ofertantul va asigura prezența, pe toată durata conferinței, a unui moderator cu experiență în moderarea de evenimente similare (conferințe, seminarii, etc.). În acest sens, Operatorul economic/ofertantul va propune Beneficiarului, CV-urile a min.2 moderatori. Din CV-uri trebuie să reiasă experienţa în activitatea de comunicare: experienţă de muncă în mediul universitar, experienţă în susţinerea de seminarii, conferinţe, etc. Beneficiarul va selecta moderatorul pe baza CV-urilor propuse de Operatorul economic/ofertantul, ulterior desemnării ofertei câștigătoare. Operatorul economic/ ofertantul va întocmi un raport la finalul fiecărei conferințe, care va conține detalii despre activitățile desfășurate, dificultăți apărute și modul de soluționare a acestora ( dacă este cazul), numărul de participanți, calitatea serviciilor, recomandări, etc. 4.2. Cursuri de formare profesională în domeniul politicilor publice Vor fi organizate 4 sesiuni de formare profesională, fiecare cu participarea a 22 de persoane din administrația agricolă centrală (20 de angajați ai Ministerului Agriculturii şi Dezvoltării Rurale și 2 membri din echipa de implementarea a proiectului și/sau echipa de asistență tehnică-banca Mondială), pe durata a 5 zile. Costul total estimat pentru organizarea sesiunilor este de 233.200, 00 lei fără TVA. Pentru organizarea fiecărei sesiuni de formare: - Operatorul economic/ofertantul va închiria şi asigura o sală cu capacitate de min. 20 de locuri, dotată cu luminozitate adecvată, instalatie de climatizare, videoproiector, ecran de proiectare, laptop, flipchart. Sala va fi dotată cu masă prezidiu, mese şi scaune pentru toţi participanţii. Sala va fi pusă la dispoziția Beneficiarului, pentru fiecare eveniment, timp de min.8 ore/zi. Operatorul economic/ofertantul va asigura, împreună cu formatorii, înmânarea mapelor, distribuirea kit-urilor de materiale promoționale și va asigura completarea formularelor și listelor de participanți cu nume și prenume, date de contact și semnătura în original de către fiecare participant, conform obligațiilor asumate pentru proiectele finanțate din fonduri structurale; Operatorul economic/ofertantul va asigura și distribui ecusoane cu numele participanţilor (pe baza confirmărilor şi a listei de participanţi) Operatorul economic/ofertantul, împreună cu formatorii, va realiza o bază de date/centralizare cu participanții la evenimente, după modelul recomandat de autoritatea de management a Programului Operaţional Dezvoltarea Capacităţii Administrative.
Operatorul economic/ofertantul va asigura prezența permanentă a unei persoane care va sprijini participanții pe toată perioada evenimentelor; Operatorul economic/ofertantul va asigura montarea de bannere şi afişe puse la dipoziţie de Beneficiar, la locul desfăşurării conferinţelor; Operatorul economic/ofertantul va realiza fotografii pe perioada desfăşurării evenimentelor. Aceste fotografii vor fi predate autorității contractante pe suport electronic după fiecare eveniment - dreptul de proprietate al acestor fotografii aparţine autorităţii contractante; Operatorul economic/ofertantul va asigura 4 pauze de lucru pentru toți cei 22 de participanți - pauză de cafea la orele 11 00 și 15.00, pauză de masă la orele 12.45 și 18.00. La pauza de cafea se vor asigura: cafea, apă minerală plată și carbogazoasă, ceai, sucuri, produse de patiserie; la pauza de masă se vor asigura: apă minerală plată și carbogazoasă, meniu format din antreu/supă/ciorbă, fel principal și desert.orele pauzelor de lucru sunt orientative, vor fi stabilite în funcție de programul fiecărei zile. Operatorul economic/ofertantul este responsabil cu organizarea transportului (dus-întors) participanţilor la fiecare sesiune, va deconta transportul cu trenul, autocarul sau autoturismul conform legislaţiei în vigoare. Operatorul economic/ ofertantul trebuie să țină cont de sumele ce se vor achita pentru transportul participanţilor sau ce se vor deconta participanţilor pentru transport, acestea trebuind să fie incluse în oferta financiară, responsabilitatea de decontare fiind a operatorului, atât ca procedură de decontare, cât şi ca sumă efectivă decontată; Suma efectiva a transportului va fi decontată în termen de maximum 30 de zile de la depunerea documentelor doveditoare in conformitate cu legislatia în vigoare. Operatorul economic/ofertantul este responsabil cu cazarea în sistem cu totul inclus, a 22 de persoane/sesiune. Fiecare sesiune va avea o durată de 5 zile de cursuri/training. Sosirea participanților va fi asigurată în ziua premergătoare începerii cursurilor iar plecare va fi în ziua următoare finalizării cursurilor; Locaţia aleasă trebuie să fie situată într-o zonă cu accesibilitate la mijloacele de transport în comun. Cazarea participanţilor trebuie să fie realizată în camere single sau duble în regim single, curate, cu următoarele facilităţi: lumină naturală, instalatie de climatizare, cabină cu duş sau cadă, TV; Operatorul economic/ ofertantul va prezenta o copie cu mențiunea conform cu originalul după certificatul de clasificare al locatiei/hotelului sau orice altă probă din care rezultă în mod clar această clasificare. Documentul va fi introdus în oferta tehnică; Operatorul economic/ ofertantul, în oferta depusă, trebuie să propună minimum 3 variante de locaţii de desfăşurare a sesiunilor de instruire, care trebuie să fie de 3 stele sau echivalent, situate într-o zonă montană din judeţele Braşov, Sibiu, Prahova, Argeş şi să respecte toate cerinţele minime incluse în prezentul caiet de sarcini. Pe durata perioadei de evaluare a ofertelor, autoritatea contractantă își rezervă dreptul de a trimite reprezentanți pentru a vizita locațiile (sala de curs, spatiile de cazare), pentru verificarea respectării cerințelor minime de calificare. Datele la care se vor desfășura evenimentele vor fi stabilite și comunicate de autoritatea contractantă cu minimum 20 zile înainte; Operatorul economic/ ofertantul va întocmi un raport la terminarea tuturor sesiunilor de formare, care va conține detalii despre activitățile desfășurate, întârzierile sau cauzele care au dus la modificări în cadrul activităților respective, observații ale părților implicate, numărul de participanți, calitatea serviciilor, etc.
4.3. Organizarea şi derularea a 7 Conferinţe regionale Fiecare Conferinţă regională se va desfășura pe durata unei zile şi va avea un număr de aproximativ 100 de participanţi din administrația publică centrală și locală, reprezentanți ai fermierilor/procesatorilor, reprezentanți ai Băncii Mondiale, ai mass-media,etc. Costul total estimat pentru organizarea conferințelor este de 77.350, 00 lei fără TVA. În vederea atingerii rezultatelor aşteptate pentru organizarea celor 7 conferințe ale proiectului, prestatorul de servicii de organizare evenimente va trebui să asigure următoarele servicii, considerate a fi cerinţe minime: Pentru organizarea fiecărei conferinţe: a) Asigurare sală de conferinţă (dotată cu echipamentele necesare), servicii pentru participanți Operatorul economic/ofertantul va închiria şi asigura o sală cu o capacitate minimă de 100 locuri, într-o locaţie de minimum 4 stele, dotată cu: instalaţie pentru sonorizare, luminozitate adecvată, aer condiţionat, microfon mobil pentru sală (2 buc.), microfon fix pentru prezidiu (3 buc.), videoproiector, ecran de proiectare, laptop, flipchart (cu hârtie şi 1 set markere cel puţin 3 culori), sistem de traducere, căşti şi receptori corespunzător numărului de participanţi menţionat în caietul de sarcini, 6 suporţi din plastic (călăreţi) care vor fi utilizaţi pentru afişarea numelor persoanelor aflate la prezidiu; Locaţia aleasă trebuie să fie situată într-o zonă cu accesibilitate la mijloacele de transportu în comun; Sala va avea masă prezidiu (minimum 6 persoane), pupitru pentru vorbitori și scaune pentru toţi participanţii. Închirierea sălilor se va face pentru fiecare eveniment, timp de 8 ore/zi; Operatorul economic/ofertantul va asigura un punct de înregistrare a participanţilor; Operatorul economic/ofertantul va asigura înmânarea mapelor, distribuirea kit-urilor de materiale promoționale și va asigura completarea formularelor și listelor de participanți cu datele necesare conform obligațiilor asumate pentru proiectele finanțate din fonduri structurale (nume și prenume, date de contact, semnătura în original de către fiecare participant, etc). Operatorul economic/ofertantul va asigura și distribui ecusoane cu numele participanţilor (pe baza confirmărilor şi a listei de participanţi). Operatorul economic/ofertantul va realiza o bază de date/centralizare cu participanții la evenimente, după modelul ce va fi furnizat de autoritatea contractantă; Operatorul economic/ofertantul va asigura prezența permanentă a 2 (două) persoane (din care una va fi vorbitoare de limba engleza) care vor sprijini participanții pe toată perioada evenimentelor şi o persoană care va asigura gestionarea urgenţelor şi comunicarea cu Beneficiarul; Operatorul economic/ofertantul va asigura montarea de bannere şi afişe puse la dispoziţie de Beneficiar/achizitor, la locul desfăşurării conferinţelor; Operatorul economic/ ofertantul va realiza fotografii pe perioada desfăşurării evenimentelor. Aceste fotografii vor fi predate autorității contractante pe suport electronic după fiecare eveniment - dreptul de proprietate al acestor fotografii aparţine autorităţii contractante;
Operatorul economic/ofertantul este responsabil cu asigurarea condițiilor necesare participării: - reprezentanților administrației publice locale din județele limitrofe localității unde este organizat evenimentul (asigurarea transportului dus-întors pentru aproximativ 50 persoane) la lucrările conferinței; - reprezentanților MADR (asigurarea diurnei, transportului dus-întors și cazarea pentru aproximativ 10 persoane) la lucrările conferințelor; Sosirea reprezentanților MADR va fi asigurată în ziua premergătoare Conferinței iar plecarea va fi în ziua următoare finalizării Conferinței; Operatorul economic/ofertantul trebuie să țină cont de sumele ce se vor achita pentru transportul participanţilor sau ce se vor deconta participanţilor pentru transport și cazare, acestea trebuind să fie incluse în oferta financiară; -responsabilitatea de decontare este a Operatorului economic/ofertantului, atât ca procedură de decontare, cât şi ca sumă efectivă decontată decontarea va fi efectuată în termen de maximum 30 de zile de la depunerea documentelor doveditoare, cu respectarea legislatiei în vigoare. Locaţia aleasă pentru cazarea reprezentaților MADR trebuie să fie de 3 stele sau echivalent, situată într-o zonă cu accesibilitate la mijloacele de transportul în comun, într-o izocronă de max.15 minute de mers pe jos față de locația unde vor avea loc conferințele; Cazarea participanţilor trebuie să fie realizată în camere single sau duble în regim single, curate, cu următoarele facilităţi: lumină naturală, instalatie de climatizare, cabină cu duş sau cadă, TV; Pentru locatia destinată cazării participanților, operatorul economic/ofertantul va prezenta o copie cu mențiunea conform cu originalul după certificatul de clasificare al locatiei/hotelului sau orice altă probă din care rezultă în mod clar această clasificare - documentul va fi introdus în oferta tehnică; Asigurarea pauzelor de lucru - Operatorul economic/ofertantul va asigura 3 pauze de lucru pentru toți participanții, astfel: pauză de cafea la orele 11 00 și 15 00 și pauză de prânz la ora 12. 45. La pauza de cafea se vor asigura: cafea, apă minerală plată și carbogazoasă, ceai, sucuri, produse de patiserie; la pauza de masă se vor asigura: apă minerală plată și carbogazoasă, meniu oferit în sistem bufet suedez ( bufet rece, bufet cald, produse de cofetărie, fructe) sau meniu format din antreu/supă/ciorbă, fel principal și desert. Orele pauzelor sunt orientative și vor fi stabilite în funcție de programul conferinței; Pauzele de lucru se vor asigura într-un spaţiu adecvat, în incinta/sau în apropierea locaţiei de desfăşurare a evenimentului. Operatorul economic/ofertantul va asigura transportul materialelor necesare derulării evenimentului la locul de desfăşurare al acestuia. De asemenea, Operatorul economic/ofertantul va asigura realizarea a 100 de invitaţii, transmiterea acestora către persoanele din lista de invitaţi, pusă la dispoziţie de către Beneficiar şi centralizarea confirmărilor. Datele cu privire la participanţi vor fi transmise de către Beneficiar, în timp util, prestatorului de servicii de organizare evenimente/operatorului economic/ofertantului. b) Servicii de traducere şi interpretariere Operatorul economic/ofertantul va asigura prezenţa unei persoane care să asigure serviciul de traducere şi interpretariere simultană, în limbile română-engleză și engleză -română pe întreaga durată de desfăşurare a evenimentului. Persoana care va asigura acest serviciu trebuie să fie atestată în traducerea şi interpretarierea pentru conferinţe/seminarii/cursuri conform prevederilor legale in vigoare si să cunoască termenii specifici domeniului agroalimentar.
c) Asigurarea unui moderator - pentru derularea in condiții optime a conferinței, operatorul economic/ofertantul va asigura prezența, pe toată durata conferinței, a unui moderator cu experiență în moderarea de evenimente similare (conferințe, seminarii, etc.). În acest sens, operatorul economic/ofertantul va propune Beneficiarului, CV-urile a min.2 moderatori. Din CV-uri trebuie să reiasă: experienţa în activitatea de comunicare, experienţă de muncă în instituţii publice sau în mediul universitar, experienţă în susţinerea de seminarii, conferinţe, etc. Beneficiarul va selecta moderatorul pe baza CV-urilor propuse de Operatorul economic/ofertantul, ulterior desemnării ofertei câștigătoare. Operatorul economic/ ofertantul va întocmi un raport la finalul celor 7 conferințe, care va conține detalii despre activitățile desfășurate, dificultăți apărute și modul de soluționare a acestora ( dacă este cazul), numărul de participanți, calitatea serviciilor, recomandări, etc. 5. RAPORTAREA 5.1.Cerinţe privind raportarea Prestatorul de servicii va realiza 4 rapoarte de activitate ( după organizarea conferinței de deschidere, a celor 7 conferințe regionale, a cursurilor de formare profesională, a conferinței de închidere) așa cum este specificat la punctul 4.SERVICII PRESTATE Specificaţii tehnice In cadrul raportului de activitate vor fi incluse: o descriere a activităţii desfăşurate de Operatorul economic/ofertant pentru organizarea evenimentului în cadrul proiectului, detalii de natură tehnică, financiară şi administrativă. La raportul de activitate se vor ataşa următoarele: - lista participanţilor la conferinţă, semnată în original de către participanţi, la locul desfăşurării acesteia; - diagrama de cazare care să conţină numele persoanelor care au beneficiat de cazare, semnată şi stampilată de reprezentantul legal al structurii de cazare la evenimentele pentru care este asigurată cazarea; - lista participanţilor care s-au deplasat la locul desfăşurării reuniunii şi cărora li s-au decontat cheltuielile de transport, în condiţiile HG 1860/2006, la care se vor anexa ordinele de deplasare individuale ale participanţilor, bonurile de combustibil şi dovada că prestatorul a efectuat plata la evenimentele la care este cazul ; - un CD/DVD/memory stick cu fotografii din cadrul evenimentului. - alte documente solicitate de către AM PODCA pentru rambursarea cheltuielilor (justificarea cheltuielilor efectuate) sau întocmirea raportelor de progres. Raportul de activitate va contine un capitol referitor la aspectele financiare în care se vor detalia toate cheltuielile efectuate de Operatorul economic/ofertant. Raportul de activitate trebuie aprobat de către Beneficiar, ulterior operatorul economic va emite factura către Beneficiar (MADR) care va achita contravaloarea serviciilor efectiv prestate, conforme cu cerinţele din prezentul caiet de sarcini. 5.2. Transmiterea şi aprobarea rapoartelor O variantă preliminară a raportului de activitate va fi transmisă Beneficiarului în termen de maxim 5 zile de la finalizarea perioadei de derulare a fiecărui eveniment organizat conform contractului.
Versiunea finală a raportului de activitate va fi transmisă în maxim 10 de zile de la finalizarea perioadei de derulare a fiecărui eveniment contractat în cadrul proiectului. Documentele menţionate la punctul 5.1. vor fi transmise Beneficiarului în trei exemplare, în limba română. Beneficiarul este responsabil pentru analiza și aprobarea rapoartelor şi va informa Operatorul economic/prestatorul privind decizia de aprobare a raportului de activitate în termen de 10 zile lucrătoare de la data depunerii acestuia de către Operatorul economic/prestator la sediul Beneficiarului. 6.PRECIZARI REFERITOARE LA CONTRACT Contractul începe de la data semnării de către ambele părţi şi comunicarea către MADR a garanţiei de bună execuţie şi se finalizează în termen de 30 zile calendaristice de la data prestării ultimei activităţi de organizare eveniment (Conferința de închidere a proiectului). Plata se va face pe baza facturii emise, după aprobarea raportului de activitate şi semnarea procesului verbal de recepţie, aferente fiecărui eveniment organizat. Proiectul Strategii pentru dezvoltarea potenţialului agroalimentar al României cod SMIS 39078 a demarat în data de 04.05.2012, data estimată a încheierii perioadei de implementare fiind 03.05.2014. În cazul prelungirii perioadei de implementare a proiectului, pe baza aprobării de notificări/acte adiționale la contractul de finanţare între Ministerul Agriculturii şi Dezvoltării Rurale şi Ministerul Dezvoltării Regionale şi Administraţiei Publice, prezentul contract se va prelungi în mod corespunzător, în funcție de graficul de implementare a proiectului. De asemenea, operatorului economic îi este interzis: să facă orice declaraţii publice cu privire la sau în legătură cu activităţile derulate în baza acestui proiect; să-şi însuşească, să utilizeze, să multiplice în vederea valorificării sau utilizării ulterioare, personal sau de către o terţă parte, documente tipărite sau în format electronic utilizate în executarea responsabilităţilor ce le revin. Bugetul total estimat pentru organizarea evenimentelor este de 370.550,00 lei fără TVA, care vor fi utilizaţi de către Prestator potrivit următoarelor alocări generale: Centralizator activități: Nr. Tip cheltuială Precizari Valoare totală (fără Crt. 1 Organizarea conferinţei de lansare participarea a aprox. 100 persoane din care aprox. 30 de pe întreg teritoriul României 2 Organizarea conferinţei de închidere participarea a aprox. 100 persoane din care aprox. 30 de pe întreg teritoriul României 3 Organizarea formării profesionale în 4 sesiuni cumulând participarea a 88 domeniul politicilor publice persoane 5 Organizarea a 7 conferințe regionale Participarea a aprox. 100 participanți la fiecare conferința, din care - aprox. 50 participanți din judetele limitrofe - aprox.10 participanți din București ( MADR, Banca Mondială) TVA) - lei 30.000, 00 lei 30.000, 00 lei 233.200, 00 lei 77.350,00 lei TOTAL Cheltuieli cu servicii pentru evenimente 370.550,00 Propunerea financiara va fi exprimata ferm în lei. Limba de redactare a ofertei: română.
7. CRITERII DE CALIFICARE: Pentru depunerea ofertei, operatorul economic trebuie să depună: - Formular nr. 1- Scrisoare de înaintare; - Formular nr. 2 - Împuternicire; - Formular nr. 3 - Declaratie de eligibilitate, declaraţie privind situaţia personală (neîncadrarea în prevederile art. 180 din OUG 34/2006); - Cazier judiciar pentru administratorul care semneaza declaratia privind eligibilitatea. În cazul în care declaratia mentionata este semnata de o persoana împuternicita se va prezenta cazier judiciar pentru aceasta persoana precum si cel al administratorului. Cazierul judiciar (original sau copie lizibila semnata si stampilata pentru conformitate cu originalul de catre reprezentantul legal al ofertantului) trebuie sa fie valabil la data deschiderii ofertelor. În cazul unei asocieri, fiecare asociat (inclusiv leaderul) este obligat sa depuna acest formular si cazierul judiciar - Formular nr. 4 - Declaraţie privind neîncadrarea în situaţiile prevăzute la art. 181 din OUG nr. 34/2006; - Certificat de atestare fiscala pentru bugetul consolidat al statului, eliberat de organul de administrare fiscala al unitatii administrativ teritoriale de pe raza careia societatea îsi are sediul social privind plata obligatiilor la bugetul de stat din care sa reiasa ca acesta nu are datorii scadente în luna anterioara celei în care se depun ofertele(original sau copie lizibila semnata si stampilata pentru conformitate cu originalul de catre reprezentantul legal al ofertantului). - Certificat privind plata impozitelor si taxelor locale, din care sa reiasa ca acesta nu are datorii scadente în luna anterioara celei în care se depun ofertele(original sau copie lizibila semnata si stampilata pentru conformitate cu originalul de catre reprezentantul legal al ofertantului). Formular nr. 5 - Declaratia privind calitatea de participant la procedura; In cazul in care oferta este depusa de o asociere, membrii asociatiei vor prezenta documentele in aceleasi conditii ca si liderul de asociere. - Certificatul constatator eliberat de Oficiul Registrului Comertului de pe langă instanta competentă, în original sau copie legalizată, în perioada de valabilitate, din care sa rezulte numele complet, sediul/adresa actuală, persoanele autorizate/administratori şi obiectul de activitate al societăţii. - Formularul nr.6 - Informaţii generale; Pentru confirmarea informațiilor economice și financiare prezentate în formularul 6 ofertanții vor prezenta documente suport în vederea îndeplinirii cerinței de calificare, respectiv bilanțul contabil din ultimii 3 ani (2009, 2010, 2011) din care sa rezulte ca in cel putin 2 ani ofertantul a avut profit si ca media cifrei de afaceri ( pentru cei trei ani) este egala cu dublul valorii estimate totale a contractului. - Formularul nr.7 - Lista cu personalul propus pentru implementarea proiectului; - Prezentarea unei liste cu personalul propus pentru implementarea proiectului; Vor fi asigurate cel putin patru persoane ( din care doi experți implementare evenimente) având : - studii superioare (in acest sens se vor prezenta copii ale diplomei de studii) - experienta specifica de minim 3 ani in organizare de evenimente publice în cadrul proiectelor finanţate din fonduri europene;
- experienţă în organizarea de evenimente publice, la nivel naţional, cu participarea a cel puţin 100 de persoane. -Minimum o persoană va fi vorbitoare de limba engleză -Pentru conferintele de lansare si de inchidere a proiectului, in vederea asigurarii serviciilor de traducere si interpretare simultana in limbile romana-engleza si engleza romana, va fi asigurata prezenta a 2 persoane atestate in traducerea si interpretarierea pentru conferinte/seminarii/cursuri conform prevederilor legale in vigoare. -Pentru fiecare conferinta regionala in vederea asigurarii serviciilor de traducere si interpretare simultana in limbile romana-engleza si engleza romana, va fi asigurata prezenta unei persoane atestate in traducerea si interpretarierea pentru conferinte/seminarii/cursuri conform prevederilor legale in vigoare, si care să cunoască termenii specifici domeniului agroalimentar. - Curriculum vitae pentru fiecare persoană propusă - completate conform formular nr. 8.(model CV) - CV-urile vor fi datate si semnate de fiecare expert; - Copii ale diplomelor de studii si ale certificatelor profesionale / atestate obtinute si mentionate în CV care vor contine mentiunea conform cu originalul, semnatura si stampila operatorului economic care depune oferta, - Prezentarea unor documente constatatoare care conţin informaţii referitoare la îndeplinirea obligaţiilor contractuale, conform art. 97^1, din HG 925/2006, din partea altor angajatori/beneficiari care sa probeze experienta indicata în CV, în copie conform cu originalul, cu semnatura si stampila operatorului economic care depune oferta. - Formularul nr.9 - Model declaraţie subcontractanţi; - Formularul nr.10 - Declaraţie privind respectarea condiţiilor de munca si de protectie a muncii; - Ofertantul (operator economic sau oricare dintre membrii asocierii de operatori economici) trebuie să fie atestat pentru un sistem de management al calității, respectiv ISO 9001/2008 sau echivalent. - Formularul nr.11 - Formular de ofertă; - Formularul nr.12 - Scrisoare de garantie bancară; - Formularul nr.13 - Model scrisoare de garanţie de bună execuţie; La contract se va constitui garanție de bună execuție în cuantum 10% din valoarea contractului. Termenii de constituire a garanției vor fi stabiliți înainte de semnarea contractului. Modalitatea de constituire a acesteia :conform Art.90 (1)-(3) din HG 925/2006, cu modificarile si completarile ulterioare. Perioada de valabilitate a garantiei de buna executie va avea o durata de valabilitate egala cu perioada de valabilitate a contractului.i.m.m. urile beneficiaza de dreptul de a plati 50% din contravaloarea garantiei de buna executie, conform art.16 din Legea nr. 346/2004. - Formularul nr.14 - Declaraţie privind încadrarea întreprinderii în categoria IMM; - Formularul nr.15 - Declaraţie privind neincadrarea in situatiile prevazute la art. 69^1 din OUG nr. 34/2006; - Formularul nr.16 - Declaraţie de participare la licitaţie cu ofertă independentă; - Formularul nr.17 - Experienţa similară; - Formularul nr.18 - Experienţa similară detaliere: Ofertantul (operator economic sau membrii asocierii împreuna) trebuie să prezinte maxim trei contracte de servicii similare cu cele care fac obiectul prezentei proceduri de achiziție a căror valoare cumulată să fie cel puţin egală cu valoarea prezentului contract.astfel,ofertantul (operator economic sau membrii asocierii împreuna) trebuie sa faca dovada ca a desfasurat in ultimii 3 ani (calculati de la data depunerii ofertelor) unul sau maximum 3 contracte similare care au presupus: servicii de organizare evenimente ( cu participarea a min. 100 persoane), servicii de cazare, servicii de transport - servicii care au fost asigurate cu finantare din fonduri
europene (ofertantul trebuie să cunoască cerințele specifice prevăzute de procedurile de raportare/decontare europene, pentru fiecare categorie de servicii solicitate) Pentru dovedirea experientei similare se va permite si prezentarea de contracte distincte, cu o valoare cumulată de minimum 370.550 lei, fara TVA. Pentru a demonstra cerințele de mai sus, pentru fiecare contract mentionat în lista Formularului nr. 18 se vor atasa documente suport (copii dupa contracte si recomandari, precum si alte documente care sa ateste implementarea/finalizarea cu succes a contractului). Documentele suport vor contine date referitoare la beneficiarul contractului, tipul servicilor prestate, perioada în care s-a realizat contractul, iar recomandarile vor fi emise sau contrasemnate de o autoritate contractanta beneficiara a prestarilor de servicii ori de catre clientul privat beneficiar al prestarilor de servicii. Recomandarile vor fi depuse în original sau copie. Daca recomandarile/ certificarile sunt depuse in copie, se va mentiona conform cu originalul si vor fi insotite de semnatura deponentului. - Formularul nr.19 Declaraţie de acceptare a condiţiilor contractuale; - Formularul nr.20 - Solicitare de clarificări. - Garantie de participare în cuantum de 7.411,00 lei care se constituie prin Scrisoare de garanţie bancară cu valabilitate pe perioada de valabilitate a ofertei (formular nr.12) sau prin Ordin de plată. Contul de garanţii al Autoritatii contractante este: cod fiscal 4221187, cont IBAN RO33TREZ7005005XXX000152 deschis la A.T.C.P.M.B. In cazul în care ofertantul se încadreaza în categoria intreprinderilor mici si mijlocii, astfel cum acestea sunt definite prin Legea nr. 346 / 2004 privind stimularea infiintarii şi dezvoltarii intreprinderilor mici si mijlocii, publicată in Monitorul Oficial nr. 681/29 iulie2004, cu modificările şi completările ulterioare, acesta beneficiază de reducerea cu 50% a cerinţei privind cuantumul garanţiei de participare. In această situaţie, ofertantul trebuie să completeze şi să ataşeze la ofertă Declaratia pe propria raspundere privind încadrarea în categoria IMM. 8. CRITERIUL DE ATRIBUIRE - Oferta cea mai avantajoasă din punct de vedere economic în ceea ce priveşte criteriile menţionate în continuare. 8.1.Instrucţiuni privind aplicarea criteriului de atribuire: Ofertele vor fi clasificate în ordinea descrescătoare a punctajului total, calculat conform formulei: Ptotal(n) =P pret(n)+p facilitati suport(n) P pret(n) punctajul obtinut de ofertantul n pentru factorul de evaluare 1,,Pret,, P facilitati suport(n) - punctajul obtinut de ofertantul n pentru facorul de evaluare 2-,,Facilități suport,, Ptotal(n) punctajul total obtinut de ofertantul n Notă: i. În cazul cand vor exista limitări, condiţionări sau restricţii impuse de Operatorul economic/ofertant în raport cu cerinţele caietului de sarcini, oferta va fi declarată ca fiind neconformă. ii. Punctajul acordat pentru factorul de evaluare 2 va fi însoţit de un memoriu justificativ care să evidenţieze clar, motivarea punctelor acordate. iii. Punctajul va fi calculat cu două zecimale.
8.2.Factori de evaluare: Pondere 100% (max. 100 puncte) a. Factor de evaluare 1 - Preţ : 60%, respectiv max.60 puncte Detalii privind aplicarea algoritmului de calcul: Punctajul (60 puncte) pentru factorul de evaluare Preţ se acordă astfel: a) Pentru cel mai scăzut dintre preţuri se acordă punctajul maxim alocat factorului de evaluare, respectiv 60 de puncte; b) Pentru celelalte preţuri ofertate punctajul se acordă proporţional, astfel: Ppret(n) =( Preţmin /Preţ(n)) x 60 puncte unde, Ppret(n) - Punctajul ofertei pentru factorul de evaluare Preţ al operatoului economic pentru care se calculează punctajul ; Preţmin - Preţul cel mai mic ofertat în cadrul procedurii de atribuire; Preţ (n) - Preţul ofertat de operatorul economic pentru care se calculează punctajul. b. Factor de evaluare 2 - Facilitățile suport (backstopping resurse tehnice, logistice, servicii de asistenţă administrativă, management) pe care ofertantul le pune la dispozitie, în mod suplimentar față de cerințele caietului de sarcini, în scopul realizării activităților propuse: 40%, respectiv maxim 40 puncte Detalii privind aplicarea algoritmului de calcul: Punctajul (40 puncte) pentru factorul de evaluare Facilitățile suport (backstopping resurse tehnice, logistice, servicii de asistenţă administrativă, management) pe care ofertantul le pune la dispozitie, în mod suplimentar față de cerințele caietului de sarcini, în scopul realizării activităților propuse se acordă astfel: a) Se vor contabiliza toate facilităţile suport (backstopping, resurse tehnice, logistice, administrative, management) pentru fiecare eveniment, identificate de autoritatea contractantă din toate ofertele depuse, în mod suplimentar faţă de cerinţele caietului de sarcini, în concordanţă cu activităţile propuse pentru fiecare eveniment, aşa cum au fost acestea prezentate de către fiecare ofertant în parte în cadrul propunerii tehnice.pentru fiecare facilitate suport propusă, Operatorul economic/ofertantul va prezenta argumente/ justificări/explicații din care să reiasă diminuarea sau eliminarea unor riscuri/valoarea adăugată/îmbunătățirea calității serviciilor prestate. Comisia de evaluare va contabiliza exclusiv facilităţile suport care fac referire directă la serviciile prestate și pentru care sunt prezentate argumente/ justificări/explicații din care să reiasă diminuarea sau eliminarea unor riscuri/valoarea adăugată/îmbunătățirea calității serviciilor prestate.in urma contabilizării va fi obținut câte un număr maxim de facilităţi suport pentru realizarea fiecărui eveniment (notat NiF(max)), i (de la 1 la 4).Fiecare eveniment va fi ponderat cu 10 %, putând fi atribuite un maxim de 10 puncte/eveniment. b) Punctajul obţinut la acest factor de evaluare de către un ofertant se va calcula astfel: P facilitati suport(n)= Ʃ Pi facilitati suport(n), i (de la 1 la 4) Pi facilitati suport(n)- reprezintă Punctajul ofertei pentru factorul de evaluare 2 al operatoului economic pentru care se calculează punctajul, pentru evenimentul i (fiecare eveniment organizat, de la 1 la 4).
- pentru oferta care conţine numărul maxim de facilităţi suport pentru realizarea fiecărui eveniment se acordă 40 puncte ( P facilitati suport(n) poate fi max 40puncte ); -pentru oferta care conţine numărul maxim de facilităţi suport pentru realizarea unui eveniment se acordă 10 puncte (Pi facilitati suport (n) poate fi max 10 puncte); - pentru oferta care răspunde doar facilităților solicitate în caietul de sarcini se acordă 0 punct; - pentru ofertele cu un număr mai mic de facilităţi suport, propuse pentru realizarea fiecărui eveniment, decât NiF(max), punctajul se calculează procentual, astfel: Pi facilitati suport(n)= (NiF(n) / NiF(max)) x 10 puncte, i(de la 1 la 4) unde NiF(n) - Numărul de facilităţi suport propuse pentru realizarea evenimentului i, care se regăsesc în lista facilităților suport contabilizate pentru evenimentul i, aferent ofertei pentru care se calculează punctajul. NiF(max) - Numărul maxim de facilităţi suport propuse pentru realizarea evenimentului i, contabilizate în cadrul procedurii de atribuire; 9. CERINŢE PENTRU PREZENTAREA OFERTEI 9.1.Cerinţe privind prezentarea propunerii tehnice propunerea tehnică va fi elaborata tinanduse cont de cerintele din caietul de sarcini si va trebui sa raspunda in totalitate acestora. Toate elementele referitoare la factorul de evaluare 2 - Facilitățile suport (backstopping resurse tehnice, logistice, servicii de asistenţă administrativă, management) pe care ofertantul le pune la dispozitie, în mod suplimentar față de cerințele caietului de sarcini, în scopul realizării activităților/organizării evenimentelor propuse (facilitățile suport și argumentele/justificările/ explicațiile) vor fi prezentate în mod unitar, într-un capitol distinct. 9.2.Organizare şi Metodologie 9.2. 1 Metodologia de implementare: prezentarea modalităţii prin care se asigură îndeplinirea tuturor cerinţelor caietului de sarcini. Metodologia trebuie să cuprindă minimum următoarele informaţii: - descrierea de ansamblu a abordării propuse de ofertant pentru executarea serviciilor; - descrierea cât mai detaliată a activităţilor propuse de ofertant pentru prestarea serviciilor solicitate, cu indicarea oricăror etape/stadii considerate ca esenţiale, a rezultatelor şi efectelor aşteptate şi estimate ale fiecărei activităţi; - descrierea input-urilor ofertantului, în termeni de resurse umane specializate, cunoştinţe, etc., necesare pentru ducerea la îndeplinire în cele mai bune condiţii a activităţilor respective şi obţinerea rezultatelor; - în cazul în care oferta este depusă de o asociere, o descriere a implicării fiecărui asociat în prestarea serviciilor solicitate, a modului de colaborare între asociaţi în vederea executării contractului, inclusiv prin delimitarea sarcinilor şi responsabilităţilor individuale în prestarea serviciilor; - descrierea oricăror aranjamente de subcontractare a unei părţi a serviciilor solicitate, a interacţiunii dintre ofertant şi subcontractor/i, precum şi o descriere detaliată a serviciilor ce vor fi subcontractate ( daca este cazul).