Microsoft® Access®

Transcriere

1 Microsoft Access Cuprins Capitolul 1 - Mediul Access. Capitolul 2 - Crearea unei noi baze de date. Capitolul 3 - Crearea unui tabel pornind de la zero. Capitolul 4 - Editarea structurii unui tabel. Capitolul 5 - Crearea relaţiilor dintre tabele. Capitolul 6 - Crearea formularelor. Capitolul 7 - Modificarea unui formular Capitolul 8 - Adăugarea controalelor speciale în formulare Capitolul 9 - Sortarea, filtrarea şi indexarea datelor Capitolul 10 - Adăugarea câmpurilor la o interogare Capitolul 11 - Crearea unui raport simplu Capitolul 12 - Tipărirea obiectelor Access 1

2 - Capitolul 1 - Mediul Access. Introducere Microsoft Access este un pachet de programe performant pentru baze de date relaţionale, care facilitează crearea şi gestionarea bazelor de date complexe. Cu Access puteţi crea rapid o bază de date, pornind de la zero sau utilizând Access Database Wizard. După ce aţi creat baza de date, Access furnizează toate instrumentele de care aveţi nevoie pentru a introduce şi manipula date. Access vă poate ajuta să gestionaţi bazele de date de orice dimensiune, de la simple liste cu persoane de contact până la baze de date complexe ale unei firme. Utilizând Microsoft Access, puteţi face următoarele: Crea rapid o nouă bază dedate, utilizând Database Wizard. Crea tabele pornind de la zero sau utilizând o aplicaţie expert (wizard). Adăuga şi edita informaţiile dintr-o bază de date utilizând atât tabele cât şi formulare. Manipula date dintr-un număr de tabele, utilizând interogări şi rapoarte. În termeni foarte exacţi, o bază de date este o colecţie de informaţii. Cartea de telefon, de exemplu, constituie o bază de date. Containerul electronic pus la dispoziţie de Access pentru păstrarea datelor dvs. se numeşte tabel (fig. 1). Un tabel constă din rânduri şi coloane. Access stochează fiecare intrare din baza de date în propriul rând al intrării; acesta se numeşte înregistrare. Fiecare înregistrare conţine informaţii specifice legate de o persoană, de un loc sau de un obiect. Fiecare înregistrare este împărţită în informaţii individuale, numite câmpuri. Fiecare câmp constă dintr-o coloană de tabel separată. Fiecare câmp conţine câte o altă informaţie. Luate la un loc, acestea formează o 2

3 înregistrare. De exemplu Prenume este un câmp. Toate prenumele din întregul tabel (toate din aceeaşi coloană) sunt cunoscute global de câmpul Prenume. Tabelul este doar un tip de obiect din Access. Puteţi lucra, de asemenea, cu formulare, interogări şi rapoarte. Un formular este utilizat pentru introducerea şi vizualizarea datelor dintr-un tabel, înregistrare cu înregistrare. O interogare vă permite să puneţi întrebări bazei dvs. de date. Răspunsul la interogare poate fi utilizat pentru a manipula datele dintr-un tabel, cum ar fi ştergerea unor înregistrări sau vizualizarea datelor dintr-un tabel, care îndeplinesc anumite criterii. Un raport vă permite să rezumaţi informaţiile unei baze de date într-un format potrivit pentru tipărire. Lansarea programului Access Puteţi lansa Access pe mai multe căi, în funcţie de modul în care l-aţi instalat. O cale este să utilizaţi butonul de maniu Start. Urmaţi aceşti paşi: 1. Executaţi clic pe butonul Start. Apare un meniul Start. 2. Evidenţiaţi sau indicaţi Programs. Apare o listă de programe instalate în calculatorul dvs. 3. În lista de aplicaţii, executaţii clic pe Microsoft Access. Access este lansat. Alte câteva moduri de a lansa Access necesită o mai bună cunoaştere a sistemului Windows şi a pchetului Microsoft Office. Dacă aceste metode vă derutează, rămâneţi fidel primei metode descrisă în secţiunea anterioară. Puteţi crea o pictogramă de scurtătură pentru Access pe suprafaţa dvs. de lucru, după aceea puteţi lansa Access executând dublu clic pe pictogramă. Pentru a crea pictograma de scurtătură, trageţi articolul Access din meniul Start pe suprafaţa de lucru. Când răsfoiţi fişiere în Windows Explorer, puteţi să executaţi clic pe orice fişier de date. Fişierele de date Access au o extensie.mdb şi o mică pictogramă lângă ele, care seamănă cu pictograma de lângă intrarea Microsoft Access din meniul Programs. Dacă nu puteţi găsi Access, îl puteţi căuta. Executaţi clic pe butonul Start şi selectaţi Find, selectaţi Files or Folders, după care tastaţi msaccess.exe în caseta de text Named. Deschideţi lista Look In şi selectaţi My Computer. După aceea, executaţi clic pe Find Now. Când apare fişierul în lista de la baza ferestrei Find, executaţi clic pe acesta pentru a lansa Access şi trageţi-l pe suprafaţa de lucru (Desktop), pentru a crea o scurtătură Access. 3

4 Părţi ale ecranului Access Access este foarte asemănător cu orice alt program pentru sistemul de operare Windows: conţine meniuri, bare de instrumente, o bară de stare, caseta Ask a Question din figura 2 oferă o imagine a acestor zone diferite ale ferestrei Access. Probabil aţi observat că majoritatea butoanelor de pe bara de instrumente nu sunt disponibile. Acest lucru se întâmplă deoarece nu aţi creat nici un obiect, cum ar fi un tabel sau un formular pentru noua bază de date. Bara de instrumente afişată curent în fereastra Access este bara de instrumente Database. Access are de fapt câte o bară de instrumente diferită pentru fiecare obiect de bază de date, cum ar fi un tabel sau un formular. În unele cazuri, pentru un obiect există mai multe bare de instrumente, în funcţie de faptul că introduceţi date în obiect sau schimbaţi parametrii de proiectare ai obiectului. Un lucru care trebuie menţionat în legătură cu fereastra Access este faptul că la un moment dat în fereastra Access poate fi deschisă o singură bază de date. Nu puteţi lucra cu mai multe baze de date simultan, aşa cum puteţi lucra cu mai multe documente sau foi de calul în Word sau Excel. Ieşirea din programul Access Deşi de-abia aţi făcut cunoştinţă cu Access, veţi vedea cum puteţi să părăsiţi aplicaţia. Puteţi ieşi din programul Access în mai multe moduri: 4

5 Selectaţi File, după care selectaţi Exit. Executaţi clic pe butonul Close (x) din fereastra Access, aflat în colţul din dreapta-sus al ferestrei Access. Apăsaţi simultan tastele Alt+F4. Planificarea unei baze de date Access este un tip special de bază de date, numită bază de date relaţională. O bază de date relaţională împarte informaţiile în submulţimi distincte. Fiecare submulţime grupează informaţiile pe o anumită temă, cum ar fi informaţiile privind clienţii, comenzile pentru vânzări sau produsele. În Access, aceste submulţimi de date rezidă în tabele individuale. Access vă permite să creaţi relaţii între tabele. Aceste relaţii se bazează pe un câmp comun din două tabele. Fiecare tabel trebuie să aibă un câmp numit cheie principală. Cheia principală trebuie să identifice în mod unic fiecare înregistrare din tabel. Astfel câmpul de cheie principală este în mod caracteristic un câmp care atribuie un număr unic (nu există dubluri în tabel) fiecărei înregistrări. De exemplu, un tabel Clienţi ar putea conţine un câmp Identificare clienţi, care identifică fiecare client printrun număr unic (cum ar fi codul numeric personal). Aţi putea avea un tabel care conţine toate comenzile de produse. Pentru a lega tabelul Vânzări de tabelul Clienţi, includeţi în tabelul Vânzări câmpul Identificare clienţi. Aceasta identifică fiecare vânzare prin client şi leagă tabelul Vânzări de datele din tabelul Clienţi. Stabilirea tabelelor Tehnic vorbind, aveţi nevoie de un singur tabel pentru a forma o bază de date. Totuşi, deoarece Access este un program pentru baze de date relaţionale, e destinat să trateze mai multe tabele simultan şi să creeze relaţii între acestea. De exemplu, într-o bază de date care urmăreşte comenzile clienţilor, aţi putea avea următoarele tabele: Clienţi Comenzi Produse Vânzători Metode de transport Utilizarea mai multor tabele care păstrează subseturi de informaţii ale bazei de date vă pot ajuta să evitaţi repetarea inutilă a datelor introduse. De exemplu, să presupunem că doriţi să păstraţi informaţiile de contact ale clienţilor împreună cu o înregistrare a fiecărei tranzacţii pe care o efectuează. Dacă aţi păstra toate informaţiile într-un tabel, ar trebui să repetaţi integral numele clientului, adresa şi numărul de telefon al acestuia de fiecare dată când introduceţi o nouă tranzacţie. Ar fi un coşmar dacă adresa clientului s-ar schimba; ar trebui să schimbaţi adresa în fiecare înregistrare de tranzacţie pentru respectivul client. 5

6 O cale mai bună este să atribuiţi fiecărui client un cod numeric pentru identificare. Includeţi acel cod într-un tabel care conţine numele şi adresele, după care folosiţi acelaşi cod numeric ca legătură la un tabel de tranzacţii separat. În esenţă, fiecare tabel din baza dvs. de date ar trebui să aibă o anumită temă de exemplu Informaţii de contact pentru angajaţi) sau Tranzacţiile clientului). Nu încercaţi să aveţi mai multe teme într-un tabel. O cerinţă care se impune în proiectarea tabelelor este să vă asiguraţi că fiecare tabel pe care-l creaţi utilizează primul câmp (prima coloană a tabelului) drept mod de identificare unică a fiecărei înregistrări din tabel. Acest câmp poate servi ulterior drept cheie principală a tabelului. De exemplu, clienţilor li se poate atribui câte un cod de client sau vânzătorilor li se poate atribui câte un cod de tranzacţie. Cheia principală este singura modalitate prin care puteţi lega ulterior tabelul la un alt tabel din baza de date. Este bine să puneţi mai întâi pe hârtie o listă de tabele care vor fi conţinute în baza de date şi liste de câmpuri care vor fi conţinute în aceste tabele. Restructurarea tabelelor datorită unei proiectări defectuoase nu este imposibilă, dar nu e nici prea plăcută. Stabilirea formularelor Formularele sunt folosite pentru introducerea datelor. Acestea vă permit să introduceţi datele, înregistrare cu înregistrare. Pot fi construite şi formulare complexe, care vă permit să introduceţi date în mai multe tabele simultan (deoarece câmpurile pot introduce date în mai multe tabele din aceeaşi bază de date, utilizând un singur formular). Planificarea formularelor pe care le folosiţi pentru introducerea datelor nu este atât de importantă ca proiectarea tabelelor care formează baza de date. Formularele ar trebui proiectate astfel încât să simplifice introducerea datelor. Aceste sunt nemaipomenite pentru că vă permit să vă concentraţi pe introducerea datelor sau editarea datelor, înregistrare cu înregistrare. Veţi dori să aveţi câte un formular pentru fiecare tabel din baza de date, sau veţi dori să creaţi formulare compuse, care vă permit să introduceţi în formular date care sunt depozitate în mai multe tabele. Ceea ce este extraordinar la un formular este faptul că nu trebuie să conţină toate câmpurile dintr-un anumit tabel. De exemplu, dacă puneţi pe altcineva să introducă datele păstrate într-o bază de date cu angajaţi, dar nu doriţi ca acest operator să vadă salariile angajaţiilor, puteţi proiecta un formular care nu conţine câmpul de salariu. Stabilirea interogărilor Interogările vă permit să manipulaţi datele din tabelele bazei de date. O interogare poate conţine criterii care vă permit să ştergeţi înregistrările cu clienţii vechi sau vă pot furniza o listă de angajaţi care lucrează în firmă de peste 10 ani. 6

7 Stabilirea interogărilor pe care le veţi folosi, înainte ca toate datele să fie introduse, poate fi un lucru dificil. Exemplu, în cazul în care conduceţi un magazin şi ştiţi că este important pentru dvs. să ţineţi un inventar strict al produselor, veţi dori să construiţi interogări care să urmărească vânzările şi inventarul. Interogările constiutuie o modalitate excelentă de a determina situaţia firmei dvs. De exemplu, aţi putea crea o interogare care să vă furnizeze cifra totală a vânzărilor pe o anumită lună. Interogările sunt de fapt întrebări. Utilizaţi interogări pentru a obţine răspunsurile de care aveţi nevoie, pornind de la informaţiile conţinute în baza de date. Stabilirea rapoartelor Un raport este utilizat pentru publicarea datelor din baza de date. Acesta plasează datele pe pagină (sau pagini), într-un format cât mai lizibil. Rapoartele sunt destinate a fi tipărite (spre deosebire de tabele şi formulare, care sunt folosite de obicei pe ecran). De exemplu, să presupunem că conduceţi un club şi doriţi un raport cu toţi membrii care nu şi-au plătit abonamentul. De un raport beneficiază de obicei alte persoane, care nu stau cu dvs. lângă calculator. Un raport poate extrage simultan date din mai multe tabele, poate efectua calcule cu datele (cum ar fi însumarea sau calcularea mediei) şi vă poate prezenta rezultatele într-un format agreabil. În orice moment puteţi crea rapoarte noi; nu trebuie să le proiectaţi înainte să creaţi baza de date. Totuşi, dacă ştiţi că veţi dori un anumit raport, aţi putea proiecta tabelele dvs. în formatul care va fi cel mai eficient pentru utilizarea raportului. Proiectarea corectă a bazelor de date se învăţă. Cu cât lucraţi cu mai multe baze de date, cu atât va fi mai bună fiecare dintre acestea. 7

8 - Capitolul 2 - Crearea unei noi baze de date. Alegerea modului de creare a bazei de date Înainte să puteţi crea tabelele bazei de date şi să introduceţi datele, trebuie să creaţi un fişier tip bază de date. Baza de date este doar un fişier container care conţine toate celelalte obiecte ale bazei de date, cum ar fi tabelele, formularele şi rapoartele. Aveţi, de asemenea, două opţiuni pentru crearea unei baze de date: puteţi crea o bază de date vidă pornind de la zero sau puteţi crea o nouă bază de date pornind de la un şablon de bază de date. Crearea unei noi baze de date pornind de la un şablon înseamnă că beneficiaţi de avantajele oferite de Database Wizard care nu doar creează noul dvs. fişier de bază de date, ci vă ajută şi să creaţi noul dvs. fişier de bază de date, ci vă ajută şi să creaţi rapid tabele, formulare şi alte obiecte pentru baza de date. În unele cazuri, este posibil ca şabloanele să nu corespundă cerinţelor dvs. De exemplu, dacă doriţi să creaţi o bază de date complexă, care vă permite să urmăriţi vânzările, clienţii şi performanţele angajaţilor, ar putea să fie mai simplu să creaţi o bază de date vidă, după care să creaţi o bază de date vidă, după care să creaţi fiecare tabel al bazei de date pornind de la zero. Să începem prezentarea creării unei baze de date cu crearea unei baze de date vide. Crearea unei baze de date vide Crearea unei baze de date vide se realizează foarte uşor. După cum s-a menţionat anterior, creaţi doar fişierul container care conţine toate obiectele care formează de fapt baza de date. Pentru a crea o bază de date vidă, urmaţi paşii: 1. Deschideţi fereastra Access (clic pe Start, Programs, Access). 2. În panoul pentru taskuri selectaţi Blank Databases sau executaţi clic pe butonul New din bara de instrumente Database. Apare caseta de dialog File New Database (vezi fig. 1 de mai jos). 3. Utilizaţi caseta cu listă derulantă Save In, pentru a localiza dosarul în care doriţi să salvaţi noua bază de date. În caseta de text File Name tastaţi un nume pentru noul fişier. 4. Când sunteţi pregătit să creaţi fişierul de bază de date, executaţi clic pe Create. Noua fereastră de bază de date apare în spaţiul de lucru Access. (vezi fig. 2) 8

9 În partea superioară a panoului Object, în partea dreaptă a ferestrei bazei date, sunt furnizate scurtături pentru diversele metode creare a tabelelor. După ce aţi creat un nou tabel pentru baza de date, tabelul apare în acest panou. 9

10 Fereastra bazei de date vă permite să vedeţi diferitele obiecte pe care le-aţi creat pentru o anumită bază de date (sau cele care au fost create când aţi folosit Databases Wizard). Când doriţi să treceţi în fereastra bazei de date la un alt obiect Access, tot ce aveţi de făcut este să executaţi clic pe pictograma potrivită din lista Objects. Crearea unei baze de date pornind de la un şablon O altă posibilitate de a crea o bază de date nouă o reprezintă folosirea unuia dintre şabloanele pentru baze de date din Access. Sunt disponibile şabloane pentru urmărirea produselor, gestionarea informaţiilor de contact, controlul inventarului şi alte tipuri de baze de date. Un alt câştig suplimentar al utilizării unui şablon Access pentru crearea unei baze de date este acela că o aplicaţie Database Wizard creează tabele şi alte obiecte, cum ar fi formulare şi rapoarte, pentru noua bază de date. Aplicaţia expert configurează, de asemenea, relaţiile dintre tabele (realizând o bază de date relaţională). Interacţiunea dvs. cu Database Wizard este întrucâtva limitată; aplicaţia expert vă permite să selectaţi câmpurile care vor fi folosite în tabelele pe care le creează pentru baza de date. Totuşi, nu aveţi nimic de spus în privinţa ordinii de creare a tabelelor (tabelele pot fi şterse oricând mai târziu, dacă nu aveţi nevoie de acestea). Vi se oferă, totuşi, ocazia să alegeţi formatul de afişare pe ecran pentru rapoartele tipărite. Pentru a crea o bază de date pe baza unui şablon, urmaţi aceşti paşi: 1. În fereastra Access, executaţi clic în panoul pentru taskuri, pe General Templates. Dacă panoul pentru taskuri nu se află curent în fereastra Access, selectaţi File, New, pentru a-l deschide. Deschiderea panoului pentru taskuri. Când lucraţi cu o anumită bază de date şi doriţi să deschideţi panoul pentru taskuri, selectaţi View, indicaţi Toolbars, după care selectaţi Task Pane. 2. Apare caseta de dialog Templates. Dacă este necesar, executaţi clic pe eticheta Databases din caseta de dialog, pentru a vedea şabloanele de baze de date. (fig. 3) 3. Executaţi clic pe şablonul de bază de date pe care doriţi să-l folosiţi (de exemplu, şablonul Contact Management), după care executaţi clic pe OK. Apare caseta de dialog File New Database. 4. Specificaţi un loc pentru stocarea bazei de date, utilizând lista derulantă Save In, tastaţi un nume pentru baza de date, după care executaţi clic pe Create pentru a continua. Este creat un nou fişier de bază de date, după care este lansat Database 10

11 Wizard asociat cu şablonul. De exemplu, dacă alegeţi şablonul Contact Management, apare aplicaţia expert şi explică tipul de informaţii conţinute de baza de date. 5. Pentru a trece de fereastra de deschidere a aplicaţiei expert, executaţi clic pe Next. În ecranul următor apare o listă de tabele care vor fi create (vezi fig. 4). Tabelele din baza de date sunt enumerate în partea stângă a ecranului, iar câmpurile tabelului selectat apar în dreapta. 11

12 6. Selectaţi un tabel pentru a-i examina câmpurile. Dacă nu doriţi să includeţi un câmp în tabel, ştergeţi căsuţa de validare de lângă numele câmpului. Câmpurile facultative sunt de asemenea enumerate pentru fiecare tabel şi sunt scrise cu caractere cursive. Pentru a include un câmp facultativ, executaţi clic pe acesta, pentru a plasa o bifă lângă câmp. Când aţi terminat de vizualizat tabelele şi câmpurile acestora, executaţi clic pe Next pentru a continua. Fiţi atenţi la deselectarea câmpurilor! Deoarece sunteţi legat de tabelele create de Databases Wizard, trebuie să fiţi foarte atenţi când eliminaţi câmpurile care identifică în mod unic înregistrările dintr-un tabel, cum ar fi Contact ID. Aceste câmpuri sunt folosite adesea pentru a face legătura între tabelele bazei de date. Veţi dori să lăsaţi toate câmpurile neschimbate iniţial când utilizaţi aplicaţia expert. 7. În ecranul următor vi se cere să selectaţi stilul de afişare pe ecran, pe care doriţi să-l utulizaţi. Acesta afectează modul în care apar formularele pe ecran. Executaţi clic pe un stil de afişare din listă, pentru a examina stilul înainte de a-l aplica; după ce selectaţi stilul pe care doriţi să-l utilizaţi, executaţi clic pe Next. 8. În ecranul următor, aplicaţia expert vă solicită să specificaţi un stil pentru rapoartele dvs. tipărite. Executaţi clic pe un stil de raport şi examinaţi-l înainte de a-l aplica. Când v-aţi decis la un stil, executaţi clic pe acesta, după care executaţi clic pe Next. 9. În următorul ecran al aplicaţiei expert, vi se cere să furnizaţi un titlu pentru baza de date. Acest titlu apare în rapoarte şi poate să difere de numele de fişier. Introduceţi un titlu aşa cu se arată în figura 5. 12

13 10. (Facultativ) Pentru a include o imagine în formularele şi rapoartele dvs. (de exemplu sigla firmei dvs.), executaţi clic în căsuţa de validare Yes I d Like to Include a Picture. După aceea, executaţi clic pe butonul Picture, selectaţi un fişier imagine de pe disc (sau din altă sursă) şi executaţi clic pe OK pentru a reveni la aplicaţia expert. 11. Executaţi clic pe Next pentru a continua. Sunteţi transportat în ultimul ecran al aplicaţiei expert; executaţi clic pe Finish pentru a deschide noua bază de date. Aplicaţia expert trece la lucru creând baza de date şi obiectele acesteia. După ce aplicaţia expert a terminat de creat baza de date, apare fereastra Main Switchboard a bazei de date (fig. 6). Main Switchboard se deschide automat, ori de câte ori deschideţi baza de date. 13

14 Toate bazele de date create utilizând unul din şabloanele Access (diferit de Blank Database) includ câte un Main Switchboard. Switchboard nu este nimic altceva decât un formular fantezist, având încorporate elemente de programare. Acesta vă permite să executaţi operaţii obişnuite de gestionare a bazei de date, executând clic pe un buton. Este foarte util când cineva nu este familiarizat cu manipularea diverselor obiecte dintr-o bază de date. Pentru a vedea tabelele create de aplicaţia expert, executaţi clic pe tipul de obiect Tables. Executaţi clic pe alte tipuri de obiecte (cum ar fi formularele), pentru a vedea celelalte obiecte create de aplicaţia expert. Tabelele create de aplicaţia expert sunt, desigur, vide. După ce le umpleţi cu date (fie introducând datele direct în tabel, fie utilizând un formular), veţi putea rula interogări şi crea rapoarte. Deschiderea unei baze de date Una dintre cele mai uşoare căi de deschide o bază de date pe care aţi folosit-o recent este să o selectaţi din meniul File. Urmaţi aceşti paşi: 1. Deschideţi meniul File. Veţi vedea până la patru baze de date pe care le-aţi folosit cel mai recent, enumerate la baza meniului. 2. Dacă baza de date de care aveţi nevoie este enumerată aici, executaţi clic pe ea. 14

15 O listă cu cel mai recent utilizate baze de date apare, de asemenea, în susul panoului pentru taskuri din Access. Puteţi deschide oricare dintre fişiere executând clic pe numele de fişier (pentru a deschide panoul pentru taskuri selectaţi View, Toolbars, Task Pane). Dacă un fişier pe care doriţi să-l deschideţi nu se află nici în lista meniul File, nici în panoul pentru taskuri, îl puteţi deschide utilizând comanda Open. Urmaţi aceşti paşi: 1. Selectaţi File, Open sau executaţi clic pe butonul Open din bara de instrumente. Apare caseta de dialog Open (vezi fig. 7) 2. Dacă fişierul nu se află în dosarul afişat curent, utilizaţi lista derulantă Look In pentru a accede la unitatea de disc corectă, după care executaţi dublu clic pe dosarele afişate în caseta de dialog, pentru a localiza fişierul. 3. După ce aţi localizat fişierul bază de date, executaţi dublu clic pe fişier, pentru a-l deschide. Închiderea unei baze de date Când terminaţi de lucrat cu o bază de date, veţi dori să o închideţi, pentru a vă putea concentra pe crearea unei noi baze de date. 15

16 Dacă doriţi să închideţi o bază de date, există mai multe posibilităţi: puteţi să executaţi clic pe butonul Close(x) din fereastra bazei de date sau puteţi selecta File, Close. În oricare dintre cazuri, fereastra bazei de date se închide, golind spaţiul de lucru din Access. 16

17 - Capitolul 3 - Crearea unui tabel pornind de la zero. Crearea unui tabel în modul de vizualizare Table Design Modul de vizualizare Design. Acest mod de vizualizare vă pemite să introduceţi nume de câmpuri, să selectaţi tipul de date pe care le conţine un camp şi să particularizaţi proprietăţile fiecărui câmp. Pentru toate obiectele Access, inclusiv tabele, interogări şi rapoarte, este disponibil câte un mod de vizualizare Design. Când creaţi un tabel în mdul de vizualizare Design, creaţi structura tabelului: o listă de câmpuri care vor fi în tabel. De asemenea, selectaţi tipul de date pentru fiecare camp. (Câmpurile pot să conţină text, numere, chiar imagini mai târziu veţi învăţa tipurile de câmpuri care pot fi create). Mai aveţi posibilitatea de a introduce o descriere pentru fiecare câmp. Descrierile câmpurilor sunt utile întrucât furnizează un rezumat al tipului de date care sunt introduse în câmp. Reguli de denumire a câmpurilor. Numele de câmpuri din Access pot avea lungimea maximă de 64 caractere şi pot să conţină spaţii şi caractere alfanumerice şi numerice. Nu puteţi folosi două puncte sau semnul de exclamare, evitaţi caracterele speciale (cum ar fi $, % sau #) în numele de câmpuri, deoarece unele dintre aceste caractere speciale au semnificaţii speciale în codul Access. Pentru a crea un tabel în modul de vizualizare Table Design, urmaţi paşii: 1. În fereastra bazei de date (a unei anumite baze de date) executaţi clic pe pictograma Tables, dacă este necesar, după care executaşi dublu clic pe Create Table in Design View. Se deschide modul de vizualizare Table Design. (fig.1) 2. Asiguraţi-vă că punctul de inserare este în primul rând al coloanei Field Name. Tastaţi numele de câmp pentru primul câmp din tabelul dvs. După aceea, tastaţi Tab sau Enter, pentru a trece în coloana Data Type. 3. Când treceţi în coloana Data Type, apare o săgeată pentru o listă derulantă. Parametrul prestabilit pentru tipul de date este Text; sunt disponibile mai multe tipuri de date, cum ar fi AutoNumber care numerotează automat fiecare dintre înregistrările dvs. Acest tip de câmp este foarte potrivit pentru câmpurile cu numărul clientului sau pentru câmpurile cu numărul clientului sau pentru câmpurile pentru codul de identificare a angajatului. Executaţi clic în lista derulantă Data Type şi selectaţi un tip de câmp. Diferitele tipuri de date sunt discutate în secţiunea Ce sunt tipurile de date şi formatarea acestora. 17

18 4. După selectarea tipului de date, tastaţi Enter pentru a trece în coloana Description; tastaţi o descriere a câmpului (acest lucru este facultativ). 5. Introduceţi alte câmpuri şi tipurile de date ale acestora (descrierile sunt facultative), după necesităţi. Ştergerea unui câmp. Dacă introduceţi un câmp şi decideţi că nu îl doriţi în structura tabelului, selectaţi câmpul (întregul rând al acestuia) şi apăsaţi Delete. Stabilirea Cheii Principale (Primary Key) Un aspect important al proiectării structurii unui tabel este că fiecare tabel trebuie să aibă un câmp utilizat pentru a identifica în mod unic înregistrările din tabel. Acest câmp se numeşte cheie principală. Stabilirea unei chei potrivite este mai complicată decât pare, deoarece oricare două înregistrări nu pot avea aceeaşi valoare de cheie. Într-un tabel cu clienţi, de exemplu, aţi putea considera că numele ar putea fi un câmp cheie potrivit, dar această teorie este infirmată de îndată ce descoperiţi că aveţi mai mulţi clienţi cu acelaşi nume. O cheie principală mai potrivită pentru clienţi este un cod numeric personal, deoarece identifică în mod unic fiecare client. O regulă generală adecvată este să creaţi un câmp de identificare, cum ar fi un număr de client, care vă permite să atribuţi câte un număr fiecărui client, pe măsură ce-i adăugaţi în 18

19 tabelul adecvat din baza de date. Access vă poate ajuta să atribuiţi numere clienţilor, deoarece pentru câmpul Număr client puteţi stabili tipul de câmp AutoNumber. Un tip de câmp AutoNumber atribuie un număr fiecarei înregistrări, începând cu cifra 1. Pentru a stabili o cheie principală, urmaţi paşii: 1. În modul de vizualizare Table Design, selectaţi câmpul dorit pentru cheia principală. 2. Selectaţi Edit, Primary Key sau executaţi clic pe butonul Primary Key de pe bara de instrumente. La stânga numelui de câmp apare un simbol în formă de cheie, după cum se arată în fig După ce selectaţi cheia principală şi după ce aţi terminat de introdus câmpurile tabelului dvs., ar trebui să salvaţi tabelul. Executaţi clic pe butonul Save de pe bara de instrumente Table Design, pentru a deschide caseta de dialog Save As. 4. Introduceţi un nume pentru tabel, după care executaţi clic pe OK. 5. După salvarea tabelului, puteţi fie să treceţi în modul de vizualizare Datasheet (pentru a introduce date), executând clic pe butonul View de pe bara de instrumente, fie să închideţi tabelul, executând clic pe butonul Close (x) al tabelului. Fără cheie principală! Dacă încercaţi să închideţi noul dvs. tabel în modul de vizualizare Design fără a specifica o cheie principală (chiar dacă aţi salvat tabelul), apare un mesaj care 19

20 vă anunţă că nu a fost atribuită nici o cheie principală. Executaţi clic pe Yes în caseta de mesaj, pentru a determina Access să atribuie o cheie principală tabelului. Dacă v-aţi configurat tabelul astfel încât să conţină un câmp AutoNumber, Access va transforma acest câmp în cheie principală. În caz contrar, Access creează un nou câmp AutoNumber în tabel şi-l specifică drept cheie principală. Puteţi schimba numele acestui nou câmp după cum este necesar. Ce sunt tipurile de date şi formatele acestora? Pentru a atribui tipuri de date potrivite câmpurilor pe care le creaţi într-un tabel, este necesar să ştiţi ce diferenţiază diferitele tipuri de date disponibile, pentru a fi utilizate pentru câmpurile tabelului dvs. Când creaţi un câmp, doriţi să-i atribuiţi un tip de date, pentru ca Access să ştie cum să-i trateze conţinutul. Iată diferitele tipuri de date pe care le puteţi alege: Text Text şi numere conţinând un număr de maxim 255 caractere (numere ce nu sunt folosite în calcul) Memo Text lung Date/Time Valori pentru dată şi oră Currency Numere formatate ca valori monetare AutoNumber Numere secvenţiale pentru fiecare nouă înregistrare. Într-un tabel poate fi plasat doar un singur câmp AutoNumber. Acest tip de câmp este utilizat în mod caracteristic pentru câmpul de cheie principală. Yes/No Vă permite să configuraţi câmpuri cu un tip de date true/false (adevărat/fals) OLE (Object Linking and Embedding) o imagine, foaie de calcul sau alt articol provenind dintr-un alt program Hyperlink o legătură la un alt fişier sau adresă dintr-o pagină Web. Acest tip de câmp vă permite să faceţi un salt din câmpul curent la informaţii dintr-un alt fişier. Lookup Wizard Acest tip de câmp îşi alege valorile dintr-un alt tabel. Pe lângă un tip de câmp, fiecare câmp mai are şi opţiuni de formatare pe care le puteţi aplica. Acestea apar în jumătatea de jos a casetei de dialog, în zona Field Properties. Opţiunile de formatare se schimbă în funcţie de tipul de câmp; acestea sunt prea multe pentru a le enumera aici, dar tabelul de mai jos arată câteva dintre cele mai importante pe care le veţi întâlni: Opţiuni de formatare Field Size (Dimensiune de câmp) Format Descriere Numărul maxim de caractere pe care un utilizator le poate introduce în respectivul câmp (se aplică doar câmpurilor de text). O listă derulantă cu formatele disponibile pentru respectivul tip de câmp. Puteţi crea şi formate particularizate. 20

21 Decimal Places (Poziţii zecimale) Default Value (Valoare prestabilită) Required (Necesar) Pentru câmpurile numerice, puteţi stabili poziţii zecimale afişate de un număr. Dacă un câmp va conţine în mod mormal a anumită valoare (de exemplu un anumit cod poştal pentru aproape toate înregistrările), puteţi defini de aceasta drept opţiune Default Value. Această valoare apare întotdeauna într-o nouă înregistrare, dar puteţi tasta peste valoarea prestabilită în rarele cazuri în care aceasta nu se aplică. Selectaţi Yes dacă se impune completarea unui câmp în fiecare înregistrare. Cea mai bună regulă generală pentru stabilirea tipului de date al câmpului este să vă acordaţi o clipă pentru a vă gândi ce tip de date vor fi introduse în respectivul câmp. De exemplu, dacă lucraţi cu o valoare monetară a unui produs, veţi dori probabil formatul Currency. Diferitele opţiuni de formatare furnizate pentru un câmp în caseta Field Properties sunt folosite adesea pentru a vă ajuta să vă asiguraţi că datele sunt introduse corect. De exemplu, opţiunea Field Size poate fi utilizată pentru a limita la una sau două cifre un câmp având tipul de date Number. În cazul valorii prestabilite, puteţi economisi timpul de introducere a datelor. Crearea unui tabel în modul de vizualizare DATASHEET Crearea tabelelor în modul de vizualizare Datasheet este într-adevăr utilă doar că simţiţi nevoia să introduceţi rapid câteva date în tabel în modul de vizualizare Datasheet. Urmaţi paşii: 1. În fereastra bazei de date (cu pictograma Table selectată) executaţi dublu clic pe Create Table by Entering Data. În suprafaţa de lucru a programului Access apare un nou tabel în modul de vizualizare Datasheet. (fig. 4) 21

22 2. Pentru a introduce numele de câmpuri, executaţi dublu clic pe orice cap de coloană a unui câmp (Field1, Field2, ş.a.m.d.). După aceea, tastaţi numele câmpului. 3. După ce aţi plasat numele de câmpuri, puteţi începe introducerea datelor. Crearea unui tabel în modul de vizualizare Datasheet ar putea fi potrivită pentru introducerea rapidă a datelor, dar tot va trebui probabil să comutaţi la un moment dat la modul de vizualizare Table Design şi să stabiliţi diferitele tipuri de date şi proprietăţi pentru câmpuri. Puteţi trece în modul de vizualizare Datasheet clic pe pictograma View de pe bara de instrumente Table Datasheet. 22

23 - Capitolul 4 - Editarea structurii unui tabel. Editarea câmpurilor şi a proprietăţilor acestora Definitivaţi structura tabelului înainte să începeţi să introduceţi date. Ar trebui să încercaţi să finalizaţi structura de câmpuri a tabelului şi să stabiliţi proprietăţile acestora înainte să introduceţi date. Schimbarea tipurilor de date sau a altor proprietăţi de câmpuri poate şterge datele pe care le-aţi introdus deja în tabel. Puteţi deschie un tabel existent în modul de vizualizare Table Design, procedând în mai multe moduri: În fereastra bazei de date, executaţi clic pe pictograma de obiect Table, selectaţi în panoul din dreapta al ferestrei bazei dedate tabelul cu care doriţi să lucraţi, după care executaţi clic pe butonul Design din bara de instrumente a ferestrei bazei de date. Executaţi clic-dreapta pe tabelul din fereastra bazei de date şi selectaţi Design View din meniul rapid care apare. Dacă sunteţi în modul de vizualizare Datasheet al tabelului, executaţi clic pe butonul View de pe bara de instrumente din modul de vizualizare Table Datasheet. Schimbarea numelor de câmpuri şi a tipurilor de date Când sunteţi în modul de vizualizare Design (fig. 1), puteţi îmbunătăţi sau prelucra din nou structura tabelului. De exemplu, puteţi schimba numele unui câmp. Este suficient să executaţi dublu clic pe numele curent al câmpului şi tastaţi un nume nou. Puteţi schimba şi tipul de date pentru un câmp existent. Executaţi clic pe caseta Data Type a câmpului şi selectaţi un nou tip de date din lista derulantă. Nu uitaţi că atunci când schimbaţi numele unui câmp sau tipul de date al unui câmp trebuie să salvaţi modificările pe care le-aţi efectuat în structura tabelului. 23

24 Stabilirea proprietăţilor de câmp Proprietăţile câmpurilor pot fi editate, de asemenea, pentru fiecare câmp, utilizând diferitele casete Properties din panoul Field Properties. Se furnizează o scurtă trecere în revistă a câtorva dintre proprietăţile disponibile. O altă proprietate de câmp foarte utilă, în special pentru câmpurile care folosesc intrări de text este o mască de intrare. O mască de intrare este utilizată pentru a formata datele aşa cum le tastaţi în câmp. De exemplu, aţi putea dori să introduceţi o dată calendaristică într-un anumit format, cum ar fi formatul xx/xx/xx. Masca de intrare poate fi utilizată astfel încât atunci când introduceţi data calendaristică în câmpul pentru dată, tot ce trebuie să tastaţi să fie valorile de câte două cifre pentru lună, zi şi an. Access plasează automat slash-uri în câmp, în locul dvs. Măştile de intrare sunt, de asemenea, foarte utile pentru introducerea codurilor poştale. Masca de intrare limitează numărul de caractere care pot fi introduse (cum ar fi un cod poştal), iar dacă utilizaţi formatul de număr de telefon internaţional, de exemplu (compus din codul de ţară, codul localităţii şi numărul de telefon), masca de intrare poate plasa cratime în numărul de telefon în locul dvs. Pentru a crea o mască de intrare pentru un câmp (cum ar fi un câmp de dată calendaristică sau un câmp în modul de vizualizare Design), urmaţi aceşti paşi: 24

25 1. Executaţi clic pe caseta Field Name, pentru a selecta câmpul pentru care doriţi să creaţi masca de intrare. 2. În panoul Field Properties, executaţi clic pe caseta Input mask. În casetă apare butonul Input Mask Wizard. 3. Executaţi clic pe butonul Input Mask Wizard pentru a deschide caseta de dialog (fig. 2) 4. Input Mask Wizard oferă o listă de măşti posibile pentru un câmp, pe baza tipului de date ale câmpului. De exemplu, fig. 2 arată Input Mask Wizard utilizat pentru un câmp care are selectat tipul de date Date. Selectaţi unul dintre formatele de mască enumerate, după care executaţi clic pe Next. 5. Următorul ecran al aplicaţiei expert vă arată masca de intrare pe care aţi ales-o şi vă dă posibilitatea să schimbaţi formatul. Puteţi testa, de asemenea, formatul de mască de intrare tastând câteva date în caseta Try It. Dacă este necesar, editaţi formatul măştii de intrare, după care executaţi clic pe Next, pentru a continua. 6. Sunteţi transportat la ultimul ecran al aplicaţiei expert. Executaţi clic pe Finish, pentru a crea masca de intrare. Masca de intrare apare în caseta Input Mask din panoul Field Properties (fig.3) 7. Executaţi clic pe butonul Save, pentru a salva modificările pe care le-aţi efectuat în structura tabelului. Adăugarea, ştergerea şi mutarea câmpurilor Puteţi adăuga, de asemenea, câmpuri suplimentare structurii tabelelor dvs. Tot ce aveţi de făcut este să adăugaţi un rând nou la lista de câmpuri, după care introduceţi noul nume de câmp şi tipul de date. Urmaţi paşii: 1. Executaţi clic pe selectorul de înregistrare (pătratul gri de la stânga numelui de câmp), pentru a selecta câmpul care va urma după noul câmp pe care-l creaţi (în lista de câmpuri). 25

26 2. Selectaţi Insert Row. Apare un rând vid în lista Field Name. 3. Introduceţi un nume, un tip dedate, o descriere şi altele pentru noul câmp. Puteţi, de asemenea, şterge oricâte câmpuri nedorite. Executaţi clic pe selectorul de câmp pentru câmp, după care apăsţi tasta Delete de pe tastatură. Apare o casetă de mesaj care vă cere să confirmaţi ştergerea câmpului. Executaţi clic pe Yes pentru a şterge câmpul. Nu ştergeţi câmpurile importante. Fiţi atenţi când ştergeţi câmpuri după ce începeţi să introduceţi înregistrări în tabelul dvs. Când ştergeţi un câmp, toate informaţiile stocate pentru fiecare înregistrare în acel câmp se pierd, de asemenea. Mai puteţi rearanja câmpurile din tabel. Executaţi clic pe selectorul de câmp, pentru a selecta câmpul. După aceea, utilizaţi mouse-ul, pentru a trage câmpul pe o nouă poziţie în lista de câmpuri. Nu uitaţi să salvaţi orice modificare pe care aţi efectuat-o. Ştergerea unui tabel Indiferent cât de mult lucraţi la proiectul unui tabel, puteţi descoperi în timp ce proiectaţi celelalte tabele pentru baza dvs. de date că nu aveţi nevoie de un anumit tabel. Un tabel este uşor de şters. Pur şi simplu urmaţi aceşti paşi: 1. În fereastra bazei de date executaţi clic pe tipul de obiect Table. 2. În panoul din dreapta al ferestrei bazei de date selectaţi tabelul pe care doriţi să-l ştergeţi. 3. Selectaţi Edit, Delete, sau apăsaţi tasta Delete de pe tastatura dvs. 4. Apare un mesaj care vă întreabă dacă sunteţi sigur că doriţi să faceţi acest lucru. Executaţi clic pe Yes. 26

27 Relaţii între tabele - Capitolul 5 - Crearea relaţiilor dintre tabele. Să presupunem că în baza dvs. de date aveţi două tabele. Un tabel, Clienţi, conţine nume şi adrese; celelalt, Comenzi, conţine comenzi făcute de clienţi. Ambele tabele conţin un câmp comun: ClientID. Toate înregistrările din tabelul Comenzi corespund unei înregistrări din tabelul Clienţi. (acesta se numeşte o relaţie unu-la-mai-mulţi deoarece un client poate face mai multe comenzi.) Secretul creării relaţiilor gravitează în jurul cheilor principale ale tabelelor dvs. De exemplu, într-un tabel Clienţi, cheia principală este ClientID. Aceasta identifică în mod unic fiecare înregistrare a unui client. După aceea, când proiectaţi un tabel Comenzi, vă asiguraţi că includeţi câmpul ClienţiID. În tabelul Comenzi, ClientID nu este cheie principală (de fapt este numit cheie străină sau secundară); un câmp ca Numărul Comenzii ar fi câmpul de cheie principală. Includeţi câmpul ClientID în tabelul Comenzi, pentru ca informaţiile din comenzi să poată fi legate la informaţiile despre clienţi din tabelul Clienţi. Crearea unei relaţii între tabele Pentru a crea o relaţie între tabele, deschieţi fereastra Relationships. Înainte să puteţi crea relaţii între tabele, trebuie să adăugaţi tabelele în fereastra Relationships. Urmaţi aceşti paşi: 1. În baza de date, selectaţi Tools, Relationships sau executaţi clic pe butonul Relationships de pe bara de instrumente, pentru a deschide fereastra Relationships. 2. Dacă până în prezent nu aţi selectat vreun tabel, va apărea automat caseta de dialog Show Table (fig. 1). Dacă aceasta nu apare, selectaţi Relationships, Show Table. 3. Executaţi clic pe un tabel pe care doriţi să-l introduceţi în fereastra Relationships, după care executaţi clic pe butonul Add. 27

28 4. Repetaţi pasul 3 pentru a selecta toate tabelele de care aveţi nevoie în fereastra Relationships, după care executaţi clic pe Close. Fiecare tabel apare în propria sa casetă, în fereastra Relationships, după cum se arată în fig. 2. Fiecare casetă de tabel enumeră toate câmpurile din respectivul tabel. 5. După ce aveţi tabelele disponibile în fereastra de relaţii, puteţi crea relaţiile dintre tabele. Nu uitaţi că trebuie să legaţi tabelele utilizând un câmp comun. De exemplu, puteţi lega tabelul Clienţi la tabelul Comenzi, utilizând câmpul ClienţiID. Selectaţi câmpul comun din tabelul în care este cheie principală (în acest caz, tabelul Clienţi). Trageţi câmpul şi plasaţi-l peste corespondentul său (acelaşi nume de câmp) din celălalt tabel (în acest caz, Comenzi). Se deschide fereastra Edit Relationships (fig. 3) 6. Caseta de dialog Edit Relationships arată câmpurile care vor fi legate. Vă mai permite să impuneţi integritatea referenţială, aspect despre care veţi învăţa în secţiunea următoare. Pentru moment, executaţi clic pe Create. Este creată o relaţie, iar dvs. veţi vedea o linie de unire între cele două câmpuri din fereastra Relationships. 28

29 Când creaţi relaţii între tabele, este important să salvaţi relaţiile curente (şi lista de tabele din fereastra Relationships). Executaţi clic pe butonul Save de pe bara de instrumente Relationships, pentru a salva relaţiile curente (şi lista de tabele disponibile în fereastra Relationships). Impunerea integrităţii referenţiale În caseta Edit Relationships se află o căsuţă de validare numită Enforce Referential Integrity. Ce înseamnă aceasta? Integritatea referenţială înseamnă că datele introduse într-un câmp utilizat pentru a lega două tabele trebuie să coincidă în ambele tabele. De fapt, datele introduse în tabelul în care câmpul nu este cheie principală trebuie să coincidă cu intrările din tabelul în care câmpul serveşte drept cheie principală. De exemplu, aţi putea lega un tabel Clienţi, care are un câmp ClientiID drept cheie primară a acestuia, la un tabel Comenzi care conţine de asemenea câmpul ClienţiID, tabel în care acesta nu mai serveşte drept cheie principală (ClienţiID asigură o legătură pentru relaţie). Dacă impuneţi integritatea referenţială, valorile introduse în câmpul ClientID din tabelul Comenzi trebuie să coincidă cu valorile deja introduse în câmpul ClienţiID al tabelului Clientţi. Impunerea integrităţii referenţiale este o cale de a vă asigura că datele sunt introduse corect în al doilea tabel. Când este compromisă integritatea referenţială, prin introducerea de date (ceea ce înseamnă că este introdusă o valoare în al doilea tabel al relaţiei, această valoare neexistând în câmpul de legătură din tabelul principal), apare un mesaj de eroare. Când datele introduse într-un câmp compromit integritatea referenţială, mai pot apărea două alte opţiuni. Figura 6 arată Edit Relationships cu căsuţa Enforce Referencial Integrity selectată. Celelalte două opţiuni oferite sunt: Cascade Update Related Field Dacă această căsuţă de validare este selectată, orice schimbări de date pe care le aplicaţi câmpului de legătură din tabelul principal sunt actualizate în tabelul secundar. Cascade Delete Related Field Dacă este bifată această căsuţă de validare şi schimbaţi o informaţie din câmpul de legătură din tabelul principal, astfel încât intrările acestui câmp nu mai coincid cu intrările din câmpul corespunzător din tabelul secundar, informaţia din câmp este ştearsă din al doilea tabel. De aceea, dacă aţi schimba un număr ClientiID în tabelul Clienţi, datele de câmp din câmpul ClientiID din tabelul Comenzi vor fi şterse. Probabil ar trebui să vă configuraţi relaţiile şi să impuneţi integritatea referenţială înainte să introduceţi date în tabelele legate. Ar trebui, de asemenea, să introduceţi în primul rând datele în tabelul în care câmpul de legătură este cheie principală. 29

30 Editarea unei relaţii Puteţi edita oricare dintre relaţiile pe care le creaţi între tabelele dvs. Este suficient să executaţi dublu clic pe linia de relaţie iar caseta de dialog Edit Relationships va apărea (fig. 6). De exemplu, veţi dori să impuneţi integritatea referenţială într-o relaţie existentă sau să schimbaţi alte opţiuni legate de relaţie, după cum s-a arătat în secţiunea precedentă. După ce aţi terminat de editat relaţia, executaţi clic pe OK, pentru a închide caseta Edit Relationships. Astfel reveniţi în fereastra Relationships. Ştergerea unei relaţii Pentru a şterge o relaţie, executaţi clic pe aceasta în fereastra Relationships (linia dintre tabele devine groasă, pentru a indica faptul că este selectată), după care tastaţi Delete. Access cere o confirmare; executaţi clic pe Yes iar relaţia va dispărea. Dacă ştergeţi relaţiile dintre tabele, afectaţi modul în care pot fi combinate informaţiile într-o interogare, întrun formular sau într-un raport. Este bine să proiectaţi tabelele astfel încât acestea să poată fi legate. Nu uitaţi că fiecare tabel ar trebui să conţină o submulţime a mulţimii informaţiilor din baza de date. Dacă fiecare tabel este configurat corect, atunci ar trebui să aibă cel puţin încă un tabel în baza de date, la care să poată fi legat. 30

31 - Capitolul 6 - Crearea formularelor. O alternativă la introducerea datelor în tabel este utilizarea unui formular. Cu un formular puteţi aloca atât de mult spaţiu cât aveţi nevoie pentru fiecare câmp, puteţi să vă concentraţi pe câte o înregistrare la fiecare moment şi puteţi crea formulare care introduc simultan date în mai multe tabele. Puteţi crea un formular procedând în trei moduri: 1. Formularele automate furnizează rapid formulare generice, care conţin toate câmpurile dintr-un singur tabel. 2. Form Wizard vă ajută să creaţi un formular furnizând o serie de ecrane în care puteţi selecta câmpurile dintr-un singur tabel. 3. Crearea unui formular pornind de la zero înseamnă că lucraţi în modul de vizualizare Form Design şi selectaţi câmpurile din tabelul sau tabelele potrivite. Aceasta este calea cea mai dificilă de a crea un nou formular ( la început), dar asigură, de asemenea, controlul cel mai strict. Crearea unui formular utilizând AutoForm Cea mai simplă cale de a crea un formular este utilizând AutoForm. AutoForm ia câmpurile dintr-un anumit tabel şi creează un formular ce nu e foarte flexibil, dar este foarte convenabil. Pentru a utiliza caracteristica AutoForm, urmaţi paşii: 1. În fereastra bazei de date, executaţi clic pe tipul de obiect Forms. 2. Executaţi clic pe butonul New din bara de instrumente din fereastra bazei de date. Apare caseta de dialog New Form (fig. 1): 31

32 3. Puteţi să executaţi clic pe mai multe tipuri de formulare, printre care: AutoForm:Columnar un fromular pe coloană. Acesta creează un formular care conţine câmpurile dvs. într-o singură coloană, de sus în jos. AutoForm:Tabular un formular care se aseamănă cu un tabel AutoForm:Datasheet un formular care se aseamănă cu o foaie de date. 4. Deschideţi lista derulantă de la baza casetei de dialog şi selectaţi tabelul sau interogarea pe care o doriţi s-o utilizaţi ca sursă a câmpurilor din formular. 5. Executaşi clic pe OK. Formularul este afişat, pregătit pentru introducerea datelor. Crearea unui formular utilizând Form Wizard Form Wizard oferă un compromis avantajos între automatizarea oferită de AutoForm şi controlul creării unui formular pornind de la zero. Aplicaţia expert vă permite să selectaţi câmpurile pentru formular şi să alegeţi aşezarea în pagină şi aspectul formularului. Pentru a utiliza Form Wizard, urmaţi paşii: 1. Într-o fereastră de bază de date, executaţi clic pe tipul de obiect Forms. 2. Executaţi dublu clic pe Create Form by Using Wizard pentru a deschide Form Wizard (fig. 2) 32

33 3. Din lista derluantă Tables/Queries selectaţi un tabel sau o interogare din care să selectaţi câmpuri. 4. Executaţi clic pe un câmp din lista Available Fields, pe care doriţi să-l includeţi în formular, după care executaţi clic pe Add (>) pentru a-l muta în lista Selected Fields. 5. Repetaţi pasul 4 până când aţi selectat toate câmpurile pe care doriţi să le includeţi din acel tabel. Dacă doriţi să includeţi câmpuri dintr-un tabel sau dintr-o altă interogare, reveniţi la pasul 3 şi selectaţi un alt tabel. 6. Executaţi cli pe Next pentru a continua. Vi se cere să alegeţi o aşezare în pagină: Columnar, Tabular, Datasheet sau Justified. Executaţi clic pe fiecare buton pentru a vedea o ilustrare a tipului respectiv. Selectaţi aşezarea în pagină pe care o doriţi s-o folosiţi, după care executaţi clic pe Next. 7. Următorul ecran vă cere să alegeţi un stil pentru formularul dvs. Executaţi clic pe fiecare stil enumerat, pentru a veea o ilustrare a acestuia; executaţi clic pe Next, după ce aţi selectat stilul. 8. În ultimul ecran introduceţi un titlu pentru formular în caseta de text din susul csetei de dialog (dacă doriţi un titlu diferit de cel prestabilit). 9. Executaţi clic pe butonul Finish. Formularul este afişat, pregătit pentru introducerea datelor. Crearea unui formular pornind de la zero Mai puteţi crea un formular pornind de la zero, în modul de vizulaizare Form Design. Această metodă ar putea părea dificilă la început, dar Access furnizează instrumente cum ar fi lista Field şi Toolbox pentru a vă ajuta să creaţi formularul. Cea mai performantă şi mai dificilă cale de a crea formulare este cu modul de vizualizare Form Design. În acest mod de vizualizare, stabiliţi exact unde plasaşi fiecare câmp şi modul în care-l formataţi. Pentru a deschide modul de vizualizare Form Design şi a crea un nou formular, urmaţi paşii: 1. În fereastra bazei de date executaţi clic pe tipul de obiect Forms. 2. Executaţi clic pe butonul New. Apare caseta de dialog New Form. 3. Executaţi clic pe Design View. 4. Selectaţi un tabel sau o interogare din lista derulantă de la baza casetei de dialog. Acest tabel furnizează o listă Field care facilitează plasare câmpurilor în formular. 5. Executaţi clic pe OK. Apare o fereastră Form Design. Sunteţi pregătit să creaţi formularul. (fig. 3) 33

34 Observaţi că în modul de vizualizare Form Design apare o listă Field şi o casetă de instrumente Toolbox. Mai puteţi începe procesul de construire a unui formular în modul de vizualizare Design, executând dublu clic pe legătura Create Form in Design View în fereastra bazei de date. Deoarece nu specificaţi un tabel pentru a fi utilizat de lista Field (aşa cum aţi procedat la paşii subliniaţi în această secţiune), acea listă Field nu va fi disponibilă. În schimb, trebuie să specificaţi un tabel pentru lista Field. Pentru face acest lucru, execuataţi clic pe butonul Properties din bara de instrumente Form Design. Apare caseta de dialog pentru proprietăţile formularului (fig. 4): În caseta de dialog pentru proprietăţi verificaţi să fie selectată eticheta All. Executaţi clic în caseta Record Source, după care utilizaţi săgeata de derulare care apare pentru a specifica 34

35 tabelul care va servi drept câmp sursă pentru formular. Apare lista Field. Închideţi caseta de dialog pentru proprietăţi. Adăugarea controalelor într-un formular Pentru a adăuga un control care afişează un câmp în formular, urmaţi paşii: 1. Afişaţi lista Field dacă aceasta nu este afişată. Pentru a face acest lucru, selectaţi Field List din meniul View. 2. Trageţi un câmp din lista Field în zona detail a formularului. Indicatorul mouse-ului se schimbă, pentru a arăta că este plasat un câmp. 3. Repetaţi pasul 2, pentru a adăuga în formular oricât de multe câmpuri doriţi. Când trageţi un câmp din lista Field într-un formular, acesta se transformă într-un control care afişează date din acel câmp de tabel în formular. În esenţă este o legătură între câmpul tabelului şi controlul din formular. Puteţi trage simultan mai multe câmpuri în formular, utilizând paşii descrişi mai devreme. Totuşi, la pasul 2, în loc să executaţi clic şi să trageţi un singur câmp, efectuaţi una dintre următoarele acţiuni înainte de tragere: Pentru a selecta un bloc de câmpuri succesive, executaşi clic pe primul câmp dorit şi menţineţi apăsată tasta Shift în timp ce executaţi clic pe ultimul. Pentru a selecta câmpuri care nu se află în succesiune, menţineţi apăsată tasta Ctrl şi executaţi clic pe fiecare dintre câmpurile dorite. Pentru a selecta toate câmpurile dintr-o listă, executaţi dublu clic pe bara de titlu Field List. Introducerea datelor într-un formular Scopul creării unui formular este acela de a introduce mai uşor date în tabelele dvs. Formularul acţionează ca o mască atractivă care vă protejează de realitatea dezolantă a modului de vizualizare Datasheet. Pentru a introduce date într-un formular, urmaţi aceşti paşi: 1. Deschideţi formularul. În fereastra bazei de date executaţi clic pe eticheta Form, după care executaţi dublu clic pe numele formularului. 2. Executaţi clic în câmpul cu care doriţi să începeţi şi tastaţi datele. 3. Tastaţi Tab pentru a trece la câmpul următor. Dacă trebuie să vă întoarceţi, puteţi tasta Shift+Tab pentru a trece la câmpul anterior. Când ajungeţi la ultimul camp, tastând Tab treceţi în primul camp al unei noi înregistrări vide. 35

36 Pentru a trece la înregistrarea următoare înainte de a ajunge la ultimul camp, sau pentru a vă deplasa în urmă cu câteva înregistrări, executaţi clic pe butoanele cu săgeată la stânga, respective la dreapta, de la capătul stâng al barei de navigare, aflată la baza ferestrei. 4. Repetaţi paşii 2 şi 3 pentru a introduce toate înregistrările dorite. Acestea sunt salvate automat, în timp ce le introduceţi. 36

37 Mutarea controalelor de câmp - Capitolul 7 - Modificarea unui formular. Cea mai obişnuită modificare într-un formular este repoziţionarea unui control. De exemplu, aţi putea dori să mutaţi mai multe controale în jos, pentru a putea dori să mutaţi mai multe controale în jos, pentru a putea insera un nou control, sau aţi putea dori să rearanjaţi controalele faţă de grilă. Dacă aţi plasat în formular controale de la care se porneşte (în loc să folosiţi AutoForm sau Form Wizard), aţi observat probabil că un control constă din două părţi: o etichetă şi controlul propriu-zis. Puteţi manipula diverse atribute ale etichetei şi controlului în mod independent (cum ar fi dimensiunile acestora sau distanţa dintre ele). Urmaţi aceşti paşi: 1. În fereastra bazei de date selectaţi un formular din lista Form, după care executaţi clic pe butonul Design din bara de instrumente din fereastra bazei de date. Formularul este deschis în modul de vizualizare Design. 2. Executaţi clic pe eticheta unui control, pentru a-l selecta. În jurul etichetei apar punctele de control de selecţie (un punct de control de deplasare apare de asemenea pe control, dar nu veţi dori să vă preocupaţi de acesta acum). Puteţi să selectaţi mai multe controale, meţinând apăsată tasta Shift în timp ce executaţi clic pe eticheta fiecărui control. 3. Poziţioanţi indicatorul mouse-ului pe marginea etichetei controlului, pentru ca indicatorul să se transforme într-o mână. Dacă mutaţi mai multe controale selectate, puteţi poziţiona indicatorul mouse-ului pe orice etichetă a controlului selectat. 4. Trageţi pe o nouă poziţie eticheta controlului şi controlul. 5. Eliberaţi butonul mouse-ului când controlul este pe poziţia dorită. Eticheta s-a mutat, dar controlul anexat a rămas pe loc! Când poziţionaţi indicatorul mouse-ului deasupra controlului de mutat, asiguraţi-vă că indicatorul se transformă într-o mână deschisă. Dacă vedeţi un deget întins, vă aflaţi deasupra căsuţei de deplasare a controlului. Degetul întins este utilizat pentru a muta controale şi etichete în mod independent. Mutarea în mod independent a controalelor şi etichetelor de câmp În funcţie de modul în care dispuneţi controalele din formularul dvs., aţi putea dori să separaţi controlul de eticheta controlului. Pentru a muta un control sau eticheta ataşată acestuia în mod independent, urmaţi paşii: 1. Executaţi clic pe controlul pe care doriţi să-l separaţi de eticheta acestuia. 37

38 2. Poziţionaţi indicatorul mouse-ului peste punctul de control dedeplasare din colţul din stângasus al etichetei sau controlului. Indicatorul mouse-ului se transformă într-un deget întins. 3. Trageţi eticheta sau controlul pe o nouă poziţie. Separarea unei etichete de un control vă permite să rearanjaţi controalele dvs. în tot felul de configurări tabelare şi pe coloană pe grila formularului. Trebuie însă să vă asiguraţi că păstraţi eticheta corectă în aproprierea controlului corespunzător. Schimbarea dimensiunilor etichetelor şi controalelor Mai puteţi schimab lăţimea sau înălţimea unei etichete sau unui control. Separarea unei etichete de controlul acesteia vă asigură un spaţiu pentru redimensionarea independentă a etichetei sau controlului. Pentru a schimba lăţimea (lungimea) unei etichete sau unui control, urmaţi aceşti paşi: 1. Executaţi clic pe etichetă sau pe control, pentru a-l selecta. Dacă veţi redimensiona chiar controlul, verificaţi să executaţi clic pe control. În jurul acestuia apar puncte de control (mici casete) de selecţie. 2. Încercaţi să poziţionaţi indicatorul mouse-ului fie pe dreapta fie pe stânga eticehtei sau controlului, până când indicatorul mouse-ului se transformă într-un instrument de dimensionare (o săgeată orizontală, cu două capete) fig Trageţi punctul de control de dimensionare a etichetei sau controlului, pentru a creşte sau descreşte lungimea, după cum este necesar. După aceea, eliberaţi butonul mouse-ului. Vizualizarea anteturilor şi subsolurilor Până acum aţi lucrat în partea principală a grilei formularului, numită zona Detail. Zona Detail este acolo unde plasaţi diferitele controale de câmp pentru formular. 38

39 Există şi alte zone ale formularului. De exemplu, un antet de formular poate fi utilizat pentru a include un titlu de formular (informaţiile de antet apare în susul formularului). Celelalte zone de formular sunt: Form Header Zonă din susul formularului, care poate fi utilizată pentru repetarea informaţiilor, cum ar fi titlul formularului. Form Footer O zonă din josul formularului, care poate fi utilizată pentru repetarea informaţiilor, cum ar fi data curentă sau informaţii explicative legate de formular. Page Header Formularele care sunt construite pentru adăugarea datelor în mai multe tabele pot consta din mai multe pagini. Puteţi include şi o zonă Page Header pe un formular, care vă permite să includeţi informaţiile care doriţi să se repete pe fiecare pagină a formularului la momentul tipăririi acestuia, cum ar fi pagină a formularului la momentul tipăririi acestuia, cum ar fi numele dvs. şi numele firmei. Page Footer Această zonă vă permite să plasaţi informaţii, cum ar fi numerotarea paginilor, care apar pe fiecare pagină când este tipărit formularul. Aceste zone diferite ale grilei formularului nu sunt afişate în mod prestabilit; pentru a afişa aceste zone, cum ar fi Form Header/Footer, utilizaţi meniul View, Form Header/Footer. Când creaţi un formular cu Form Wizard, zonele Form Header şi Form Footer apar în modul de vizualizare Design, dar nu conţin nimic. Pentru a face loc ca să lucraţi în Form Header, executaţi clic pe bara Detail Header pentru a o selecta, poziţionaţi indicatorul mouse-ului între bare şi trageţi mouse-ul în jos. (fig.2) 39

40 Secţiunea Detail conţine contoale ale căror date se schimbă în fiecare înregistrare. După cum am menţionat, Form Header conţine text care doriţi să se repete pe fiecare formular de pe ecran. Asta face din Form Header un loc extraordinar pentru adăugarea unei etichete care conţine un titlu pentru formular. Adăugarea etichetelor Puteţi adăuga o etichetă în oricare dintre zonele formularului. Adăugarea etichetelor la un formular vă permite să plasaţi titluri, subtitluri sau text explicativ în formular. Deoarece veţi dori ca aceste tipuri de etichete să se repete în susul sau la baza unui formular, cel mai bun loc pentru adăugarea acestora este antetul sau subsolul formularului. Pentru a adăuga titluri şi alte informaţii generale într-un antet sau subsol, sau pentru a adăuga în zona Detail anumite informaţii despre anumite controale, urmaţi paşii: 1. În cazul în care caseta de instrumente nu este afişată, selectaţi Toolbox din meniul View sau executaţi clic pe butonul Toolbox de pe bara de instrumente. 2. Executaţi clic pe instrumentul Label din caseta de instrumente (cel cu literele Aa înclinate pe el). Indicatorul mouse-ului se transformă într-un A însoţit de un semn plus lângă acesta. 3. Plasaţi indicatorul Label pe o zonă din grila formularului, cum ar fi zona Form Area. Trageţi mouse-ul pentru a crea o casetă sau un dreptunghi pentru introducerea textului.(fig. 3) 4. Când eliberaţi butonul mouse-ului, apare o nouă casetă de etichetă, conţinând un punct de inserare. Tastaţi textul pe care doriţi să-l conţină caseta de etichetă. 40

41 Trebuie să tastaţi textul acum! Dacă nu tastaţi nimic înainte să treceţi la pasul 5, caseta dispare de îndată ce executaţi clic în afara acesteia. 5. Executaţi clic oriunde în exteriorul suprafeţei controlului pentru a încheia, sau tastaţi Enter. Formatarea textului dintr-un formular După ce plasaţi toate informaţiile într-un formular (adică acele controale pe care doriţi să le inseraţi în formular şi etichetele pentru afişarea oricărui titlu sau text explicativ), la pasul următor faceţi formularul să arate mai atractiv. Toate instrumentele de formatare de care aveţi nevoie se află pe bara de instrumente Formatting (bara de instrumente de sus din modul de vizualizare Form Design). Pentru a formata un control sau o etichetă, selectaţi-o, după care executaţi clic pe instrumentul de formatare potrivit, pentru a aplica formatul controlului sau etichetei. (fig. 4) Unele instrumente, cum ar fi instrumentele Font şi Size, sunt liste derulante. Executaţi clic pe săgeata în jos, de lângă instrument, după care alegeţi din listă. Alte instrumente sunt simple butoane pentru activarea sau dezactivarea scrierii cu caractere aldine sau cursive. Alte instrumente, cum ar fi instrumentele Color şi Border, combină un buton cu o listă derulantă. Dacă executaţi clic pe un buton, acesta aplică culoarea curentă. Puteţi să executaţi clic pe săgeata în jos de lângă buton, pentru a schimba valoarea. Puteţi schimba şi culoarea fundalului de formular. Este suficient să executaşi clic pe antetul pentru secţiunea pe care doriţi s-o modificaţi (de exemplu, Detail) pentru a selecta întreaga secţiune. După aceea executaţi clic-dreapta şi selectaţi culoarea Fill/Back, pentru a schimba culoarea. Schimbarea ordinii etichetelor Când introduceţi date într-un formular, tastaţi Tab pentru a vă deplasa de la un control la altul, în ordinea în care acestea apar în formular. Trecerea de la un control la altul în formular se numeşte ordine de tabulare. Când creaţi pentru prima dată un formular, ordinea de tabulare se desfăşoară de sus în jos. Când deplasaţi şi rearanjaţi controale, ordinea de tabulare nu se shimbă automat. De exemplu, să presupunem că aţi avut 10 controale dispuse într-o coloană şi că le-aţi rearanjat astfel încât al X lea să apară acum la început. Ar fi necesare tot 10 apăsări ale tastei Tab pentru a deplasa punctul de inserare în 41

42 primul control, chiar dacă este în susul formularului. Acest aspect îngreunează completarea formularului, aşa că veţi dori să schimbaţi ordinea de tabulare, pentru a reflecta noua structură a formularului. Pentru a ajusta ordinea de tabulare, urmaţi paşii: 1. Selectaţi View, Tab Order. Apare caseta de dialog Tab Order (fig. 5) 2. Selectaţi secţiunea pentru care doriţi să stabiliţi ordinea de tabulare. Secţiunea prestabilită este Detail. 3. Controalele apar în ordinea de tabulare. Pentru a schimba ordinea, executaţi clic pe un control, după care trageţi-l în sus sau în jos, în listă. 4. Pentru a stabili ordinea de tabulare pe baza poziţiilor curente ale controalelor din formular (de sus în jos), executaţi clic pe butonul AutoOrder. 5. Executaţi clic pe OK. După ce aţi terminat de făcut diferite îmbunătăţiri în formularul dvs., trebuie să salvaţi modificările. Executaţi clic pe butonul Save din bara de instrumente Form Design. 42

43 - Capitolul 8 - Adăugarea controalelor speciale în formulare. Utilizarea controalelor de formular speciale Până acum aţi studiat adăugarea controalelor la un formular, controale legate direct de câmpurile dintr-un tabel sau de tabele. Asta înseamnă că în cazul în care controlul nu este legat la un câmp dintr-un tabel care utilizează tipul de date AutoNumber, va trebui să tastaşi în întregime informaţiile pe care le introduceţi în formular (la fel cum aţi proceda într-un tabel). Din fericire, Access oferă câteva controale de formular speciale, care pot fi utilizate pentru a vă ajuta să introduceţi date. De exemplu, o casetă cu listă poate să conţină o listă de intrări pentru un control. Tot ce aveţi de făcut este să selectaţi intrarea potrivită din listă. Există şi alte controale speciale care pot simplifica inserarea datelor în formular. Aceste controale sunt: Caseta cu listă Prezintă o listă din care alegeţi un articol Grupul combinat La fel ca ocasetă cu listă, dar puteţi tasta alte intrări, în plus faţă de cele din listă. Grupul de opţiune Vă furnizează diverse tipuri de butoane de intrare (puteţi alege doar un tip de buton atunci când creaţi un grup de opţiune). Puteţi utiliza butoane de opţiune, butoane de comutare sau căsuţe de validare. Butonul de comandă Când executaţi clic pe acesta, este rulată o funcţie, cum ar fi lansarea unui alt program, tipărirea unui raport, salvarea înregistrării sau orice altceva specificaţi Figura 1 arată câteva controale speciale în modul de vizualizare Form 43

44 Toate aceste controale speciale pot fi create utilizând butoanele din Toolbox. Sunt disponibile şi aplicaţii expert care vă conduc prin etapele creării fiecăruia dintre aceste tipuri de controale speciale. Pentru a utiliza aplicaţia expert pentru un anumit control special, asiguraţi-vă că este activat butonul Control Wizards în Toolbox. Crearea unei casete cu listă sau a unei casete combinate O casetă cu listă sau o casetă combinată se poate dovedi foarte utilă dacă tastaţi în mod repetat anumite valori într-un câmp. De exemplu, dacă trebuie să introduceţi numele uneia dintre cele 12 filiale ale unei firme de fiecare dată când utilizaţi un formular, aţi putea considera că este mai uşor să creaţi o casetă cu listă care conţine numele filialelor, după care puteţi să executaţi clic pentru a selecta un anumit număr din listă. În cazul unei casete du listă, persoana care efectuează introducerea datelor este limitată la opţiunile care sunt afişate în listă. Urmaţi aceşti paşi pentru a crea o casetă cu listă sau o casetă combinată în modul de vizualizare Form Design: 1. Asiguraţi-vă că este selectat butonul Control Wizards din Toolbox. 2. Executaţi clic pe butonul Combo Box din Toolbox. Indicatorul mouse-ului se schimbă, pentru a afişa tipul de casetă pe care l-aţi selectat. 3. Tragteţi mouse-ul pentru a desena o casetă pe grilă, pe poziţia pe care doriţi s-o plasaţi. Când eliberaţi butonul mouse-ului, este lansată aplicaţia expert pentru casete cu listă sau pentru casete combiante. 4. În primul rând ecran al aplicaţiei expert (fig. 2), executaţi clic pe butonul de opţiune I Will Type In The Values That I Want. După aceea, executaţi clic pe Next. 44

45 5. În ecranul următor este furnizată o coloană de casete (înainte să introduceţi valori se vede o singură casetă) pe care o utilizaţi pentru a introduce valori le care doriţi să apară în listă. Introduceţi-le (după cum arată fig. 2), apăsând tasta Tab după fiecare intrare. După aceea executaţi clic pe Next. 6. În ecranul următor alegeţi opţiunea prin care fie Access reţine valorile din listă pentru o utilizare ulterioară (cum ar fi calculele), fie introduce un anumit câmp o valoare selectată din listă. Deoarece utilizaţi această casetă pentru introducerea datelor, Selectaţi Store That Value in This Field, după care alegeţi un câmp din lista derulantă furnizată. De exemplu, dacă doriţi ca această listă să furnizeze date din câmpul dvs. Product Description, selectaţi câmpul din lista derulantă. Executaţi clci pe Next pentru a continua. 45

46 7. În ecranul următor, tastaţi textul etichetei pentru noul control casetă cu listă combinată. 8. Executaţi clic pe Finish. Noua dvs. casetă cu lista sau casetă combinată apare în formular. Legarea unei casete sau a unei casete combinate de un câmp. Cea mai bună cale de a aborda casetele cu listă sau casetele combinate este să creaţi un formular care include toate câmpurile dintr-un anumit tabel. După aceea, puteţi şterge în modul de vizualizare Form Design acele controale pentru câmpuri pe care doriţi să le re-creaţi sub formă de casete cu listă sau casete combinate. După aceea, salvaţi valorile din caseta combinată într-unul dintre câmpurile pe care le-aţi şters din formular. Crearea unui grup de opţiune Un alt control special util este grupul de opţiune. Un grup de opţiune furnizează diferite tipuri de butoane sau casete de introducere, care pot fi utilizate pentru a insera rapid informaţii într-un formular. Un grup de opţiune poate utiliza unul dintre următoarele tipuri de butoane: Butoane de opţiune (Option) este furnizat câte un buton de opţiune separat pentru fiecare opţiune pe care o puneţi la dispoziţie în formular. Pentru a face o anumită alegere, executaţi clic pe butonul de opţiune potrivit. Căsuţe de validare (Check) este furnizată câte o căsuţă de validare separată pentru fiecare opţiune pe care o puneţi la dispoziţie în formular. Pentru a face o anumită alegere, executaţi clic pe căsuţa de validare potrivită. Butoane de comutare (Toggle) Pentru răspunsul necesar, este furnizat un buton care poate fi activat şi dezactivat prin clic pe buton. 46

47 Grupurile de opţiune funcţionează optim în cazul unui număr limitat de opţiuni disponibile, iar atunci când creaţi grupul dvs. de opţiune, ar trebui să selectaţi tipul de buton sau de casetă care corespunde cel mai bine cerinţelor dvs. Dacă aveţi mai multe răspunsuri când este valabil unul singur, utilizaţi butoane de opţiune. Dacă aveţi o situaţie în care sunt posibile mai multe răspunsuri, utilizaţi căsuţe de validare. Butoanele de comutare sunt utilizate când este posibil un singur răspuns şi se răspunde la o întrebare prin da sau nu. Butonul de comutare este activat sau dezactivat atunci cu un clic de mouse. Pentru a crea un control Option Group (veţi crea un control care utilizează butoanede opţiune), urmaţi aceşti paşi: 1. Verificaţi să fie selectat butonul Control Wizards din Toolbox. 2. Executaţi clic pe butonul Option Group din Toolbox. Indicatorul mouse-ului se schimbă, pentru a afişa pictograma Option Group. 3. Trageţi indicatorul mouse-ului în formularul dvs., pentru a desena o casetă în care doriţi să apară grupul de opţiune. Când eliberaţi butonul mouse-ului, plivcaţia experet este lansată. 4. Aplicaţia expert vă cere să introduceţi etichetele dorite pentru fiecare buton (sau căsuţă de validare sau buton de comutare), vezi fig. 3. Veţi avea nevoie de câte o etichetă pentru fiecare buton care va apărea în grup. Aceste etichete ar trebui să aibă tipul de date pe care l-aţi insera în mod normal în câmpul pentru care construiţi un grup de opţiune (este specificat la pasul 7). Introduceţi etichetele necesare, tastând Tab după fiecare; după aceea executaţi clic pe Next. 5. În ecranul următor, puteţi selecta una dintre etichetele pe care le-aţi introdus la pasul 4 drept opţiune prestabilită pentru grupul de opţiune. Specificaţi eticheta, după care executaţi clic pe Yes, the Default Choice Is sau executaţi clic pe No, I Don t Want a Default As the Other Possibility. După aceea, executaţi clic pe Next. 6. În ecranul următor, aplicaţia expert vă întreabă ce valoare doriţi să atribuiţi fiecărei opţiuni (cum ar fi 1, 2 ş.a.m.d.). Aceste valori furnizează un echivalent numeric pentru fiecare etichetă pe care aţi enumerat-o la pasul 4 şi sunt utilizate de Access pentru a stoca răspunsul furnizat de un anumit buton de opţiune sau de o anumită casetă de validare. Ar trebui să utilizaţi valorile prestabilite furnizate de Access. Executaţi clic pe Next pentru a continua. 7. În ecranul următor decideţi dacă valoarea pe care aţi atribuit-o fiecăreia dintre etichetele de opţiune este stocată într-un anumit câmp sau este salvată de Access pentru o utilizare viitoare. Deoarece folosiţi grupul de opţiune pentru a introduce date într-un anumit câmp, verificaţi să fie selectat butonul de opţiune Store the Value in this Field. Astfel stocaţi datele furnizate de grupul de opţiune într-un anumit câmp. Selectaţi câmpul din lista derulantă furnizată. După aceea, executaţi clic pe Next pentru a continua. 8. În ecranul următor, selectaţi tipul de control (buton de opţiune, căsuţă de validare sau buton de comutare vezi fig. 3 pe care doriţi să-l utilizaţi ţi un stil pentru controale; după aceea executaţi clic pe Next. 47

48 9. În ultimul ecran, tastaţi o etichetă pentru noul control. După aceea, executaţi clic pe Finish. Noul dvs. control de opţiune apare în zona de grilă din formular. Toate valorile de opţiune diferite pe care leaţi introdus apar în control. Când treceţi în modul de vizualizare Form pentru a introduce date, puteţi utiliza diferitele butoane de opţiune sau căsuţe de validare pentru a selecta o valoare actuală pentru respectivul câmp. Adăugarea butoanelor de comandă Un alt tip de control special pe care-l puteţi adăuga în formularul dvs. este un buton de comandă. Butoanele de comandă sunt utilizate pentru a efectua o anumită acţiune. De exemplu, aţi putea pune într-un formular un buton de comandă care vă permite să treceţi la înregistrarea următoare sau să tipăriţi formularul. Access oferă diferite tipuri de butoane de comandă pe care le puteţi plasa în formularele dvs.: Record Navigation Puteţi adăuga butoane de comandă care vă permit să treceţi la înregistrarea următoare, anterioară, la prima sau la ultima înregistrare. Record Operations Puteţi crea butoane care şterg, dublează, tipăresc, salvează sau anulează o înregistrare. Form Operations Butoanele de comandă pot tipări un formular, pot deschide o pagină (într-un formular cu mai multe pagini) sau pot închide formularul. Aplicaţie Butoanele de comandă pot determina ieşirea din Access sau rularea unei alte aplicaţii. Diverse Butoanele de comandă pot tipări un tabel, pot rula o macrocomandă, pot executa o interogare sau pot utiliza AutoDialer pentru a apela un număr de telefon specificat într-un formular. Pentru a plasa un buton de comandă într-un formular, urmaţi aceşti paşi: 48

49 1. Asiguraţi-vă că este selectat butonul Control Wizards din Toolbox. 2. Executaţi clic pe Command Button din Toolbox. Indicatorul mouse-ului dvs. se schimbă, afişând pictograma Command Button. 3. Executaţi clic în formularul dvs., acolo unde doriţi să apară butonnul de comandă (cum ar fi antetul formularului). Se deschide Command Button Wizard. 4. În primul ecran al aplicaţiei exepert, selectaţi o categorie de acţiune din lista Categories şi apoi, din caseta Actions (vezi fig. 4), selectaţi acţiunea pe care ar trebui s-o execute butonul. După aceea, executaţi clic pe Next. 5. În ecranul următor puteţi alege ca pe butonul de comandă să apară fie text, fie o imagine. Pentru text, selectaţi Text, după care introduceţi textul în caseta potrivită. Pentru a plasa o imagine pe buton, selectaţi Picture, după care selectaţi o imagine din lista furnizată sau din alte liste; utilizaţi butonnul Browse pentru a le localiza). După aceea, executaţi clic pe Next. 6. În ecranul următor, tastaţi un nume pentru noul dvs. buton. După aceea, executaţi clic pe Finish. Butonul apare în formularul dvs. Îl puteţi deplasa la fel ca orice alt control. În acestă lecţie aţi învăţat să creaţi casete cu listă şi casete combinate, grupuri de opţiune şi butoane de comandă. 49

50 - Capitolul 9 - Sortarea, filtrarea şi indexarea datelor. Sortarea datelor Deşi aţi introdus înregistrările în tabel într-o ordine care are o logică oarecare, eventual după codul angajatului sau data angajarii, posibilitatea de a schimba ordinea înregistrărilor din tabel pe baza unui anumit parametru de câmp paote fi un lucru extrem de util. Aici intervine caracteristica Sort. Utilizând Sort, puteţi rearanja din tabel pe baza oricărui câmp din tabel (pot fi create şi sortări mai complexe, care vă permit să efectuaţi sortări după mai multe câmpuri, cum ar fi mai întâi Prenume şi după aceea Nume). Puteţi efectua sortări fie în ordine crescătoare (de la A la Z sau de la 1 la 10), fie în ordine descrescătoare de la (Z la A sau de la 10 la 1). Cea mai rapidă cale de a sorta este utilizând fie butonul Sort Ascending, fie butonul Sort Descending din bara de instrumente Table. Totuşi, această cale simplă de a sorta înregistrări vă limitează la sortarea după un câmp sau după câmpuri alăturate. Pentru a sorta înregistrări, urmaţi aceşti paşi: 1. Plasaţi punctul de inserare în câmpul după care doriţi să sortaţi tabelul (dacă doriţi să sortaţi după mai multe câmpuri alăturate, selectaţi coloanele câmpurilor executând clic şi tragând mouse-ul peste numele de câmpuri). 2. Pentru a sorta înregistrările din tabel după acel câmp, în ordine crescătoare (alfabetic de la A la Z), executaţi clic pe butonul Sort Ascending. 3. Pentru a sorta înregistrările în ordine descrescătoare, executaţi clic pe butonul Sort Descending. 4. Pentru a plasa înregistrările la loc în ordinea lor dinaintea sortării, selectaţi meniul Records, după care selectaţi Remove Filter/Sort. După cum s-a menţionat deja, puteţi sorta un tabel după câmpuri alăturate, utilizând butoanele de sortare. Tot ce aveţi de făcut este să selectaţi capetele de coloană pentru acele coloane de câmp, după care să executaţi clic pe butonul de sortare corect. De exemplu, dacă aţi fi dorit să sortaţi un tabel cu clienţi după nume, după care să-l sortaţi după prenume, numele ar fi trebuit să fie în coloana care este imediat la stânga câmpului prenume. Filtrarea datelor Deşi sortarea rearanjează înregistrările din tabel, ar putea fi necesar să vedeţi o parte din înregistrări dintr-un tabel, pe baza unui anumit criteriu. În acest scop este utilizată filtrarea. Caracteristica Filter ascunde temporar înregistrările din tabel care nu corespund criteriilor de filtrare. 50

51 De exemplu, aţi putea dori să vedeţi înregistrările dintr-un tabel de angajaţi, în care angajaţii şi-au depăşit planul la vânzări pe an. În alt tabel, aţi putea dori să găsiţi comenzile care au fost emise la o anumită dată. Filtrele vă pot ajuta să micşoraţi temporar numărul de înregistrări din tabel, pe baza criteriilor stabilite de dvs. Puteţi aplica un filtru în trei moduri: Filter by Selection (sau Filter Excluding Selection), Filter by Form şi Advanced Filter/Sort. Primele două metode sunt căi foarte uşoare de filtrare rapidă a înregistrărilor dintr-un tabel. Caracteristica Advanced Filter/Sort utilizează un mod de vizualizare Design care este aproape identic cu modul de vizualizare Query Design. Filtrarea după selecţie Filtrarea după selecţie este cea mai simplă metodă de filtrare, dar înainte să o puteţi utiliza trebuie să localizaţi un câmp care conţine valoarea pe care doriţi s-o folosiţi pentru a filtra tabelul. De exemplu, dacă doriţi să filtraţi un tabel cu clienţi după o ţară, cum ar fi Germania, trebuie să localizaţi un câmp în înregistrare care conţine textul Germania. Pentru a filtra după selecţie, urmaţi paşii: 1. Localizaţi un câmp dintr-o înregistrare, care conţine valoarea pe care doriţi s-o utilizaţi pentru a filtra tabelul. De exemplu, dacă doriţi să vedeţi toţi clienţii din Germnania, ar trebuie să găsiţi o înregistrare care conţine Germania în coloana de câmp Ţara. 2. Selectaţi datele din câmp. 3. Executaţi clic pe butonul Filter by Selection de pe bara de instrumente sau selectaţi Records, indicaţi Filter, după care alegeţi Filter by Selection. Înregistrările care corespund criteriilor vor fi afişate în tabel. Finisrea caracteristicii Filter by Selection. Puteţi filtra de asemenea tabelul, selectând doar o porţiune a unei intrări dintr-un câmp. De exemplu, dacă doriţi să filtraţi înregistrările după numele care încep cu litera S, selectaţi S dintr-un nume care apare în câmpul Prenume al unei înregistrări. Cu Filter by Selection puteţi filtra după un singur criteriu la un moment dat. Totuşi după primul filtru puteţi aplica filtre succesive, pentru a micşora şi mai mult lista înregistrărilor potrivite. Mai puteţi filtra căutând înregistrări care nu conţin valoarea selectată. Urmaţi aceiaşi paşi ca cei descrişi în această secţiune, dar la pasul 3 selectaţi Records, indicaţi Filter şi selectaţi Filter Excluding Selection. După ce aţi încheiat examinarea înregistrărilor care corespund criteriilor dvs. de filtrare, veţi dori să aduceţi toate înregistrările tabelului înapoi pe ecran. Selectaţi Records, Remove Filter/Sort. 51

52 Filtrarea după formular Filtrarea după formular este o metodă de filtrare mai performantă decât filtrarea după selecţie. Cu Filter by Form puteţi filtra după mai multe criterii la un moment dat. Pentru a filtra după formular, urmaţi aceşti paşi: 1. Cu tabelul deschis în modul de vizualizare Datasheet, executaţi clic pe butonul Filter by Form din bara de instrumente sau selectaţi Records, indicaţi Filter, după care selectaţi Filter by Form. Apare un formular vid, semănând cu o foaie de date goală, având o singură linie de înregistrare. 2. Executaţi clic în câmpul pentru care doriţi să stabiliţi un criteriu. Apare o săgeată în jos pentru o listă derulantă. Executaţi clic pe săgeată în jos pentru listă derulantă. Executaţi clic pe săgeată şi selectaţi valoarea dorită din listă (fig. 1). Puteţi să tastaţi valoarea şi direct în câmp, dacă preferaţi. 3. Introduceţi criterii suplimentare pentru filtru, după cum e necesar, utilizând listele derulante furnizate de celelalte câmpuri din tabel. 4. După ce introduceţi criteriile, executaţi clic pe butonul Apply Filter de pe bara de instrumente. Datele dvs. filtrate apar în fereastra Table. Cum s-a specificat la Filter by Selection, puteţi şterge un filtru, executând clic pe butonul Remove Filter sau selectând Records, Remove Filter/Sort. 52

53 Salvarea filtrului ca interogare Dacă proiectaţi un filtru pe care aţi dori să-l păstraţi, îl puteţi salva ca interogare. După ce este salvat ca interogare, acesta rezidă în lista Query din fereastra bazei de date. Pentru a salva un filtru ca interogare, urmaţi paşii: 1. Afişaţi filtru în modul de vizualizare Filter by Form. 2. Selectaţi File, Save As Query. Access vă cere numele noii interogări. 3. Tastaţi un nume şi executaţi clic pe OK. Access salvează filtrul ca interogare. Indexarea datelor Deşi nu reprezintă o metodă de manipulare a datelor, ca sortarea sau filtrarea, indexurile asigură o metodă prin care grăbesc căutările, sortările şi filtrările, catalogând conţinutul unui anumit câmp. Câmpul de cheie principală dintr-un tabel este indexat automat. Dacă aveţi un tabel de bază de date voluminos şi efectuaţi frecvent căutări, sortări sau filtrări după un câmp care nu este câmpul cheie principală, aţi putea dori să creaţi un index pentru respectivul câmp. NU poate fi indexat. Nu puteţi indexa un câmp al cărui tip de date este Memo, Hyperlink sau OLE Object. Nu este există nici o metodă prin care Access să verifice conţinutul câmpurilor care conţin aceste tipuri de intrări, făcând imposibilă crearea unui index. Pentru a indexa un câmp, urmaţi paşii: 1. Deschideţi tabelul în modul de vizualizare Design. 2. Selectaţi câmpul pe care doriţi să-l indexaţi. 3. În panoul Field Properties din eticheta General. Executaţi clic în caseta Indexed. 4. Din lista derulantă a câmpului Indexed, selectaţi fie Yes (Duplicates OK), fie Yes (No Duplicates), în funcţie de oportunitatea unicităţii conţinutului câmpului pentru fiecare înregistrare (fig. 2). 53

54 De exemplu, în cazul indexării unui câmp care conţine nume, veţi dori să fie permise dubluri (Duplicates OK), dar în cazul unui câmp numeric pentru codul numeric personal în care ştiţi că fiecare intrare este unică, nu veţi dori să permiteţi dubluri (No Duplicates). 5. Salvaţi modificările aduse structurii tabelului executând clic pe butonul Save din bara de instrumente Design. 6. Închideţi modul de vizualizare Design al tabelului. Indexurile nu sunt strălucitoare. Acestea funcţionează în culise pentru a grăbi căutările şi filtrările. Indexurile nu au în realitate vreo funcţie de sine stătătoare. 54

55 - Capitolul 10 - Adăugarea câmpurilor la o interogare. Indiferent dacă creaţi interogarea dvs. Pornind de la zero sau modificţnd o intergare existentă, modul de vizualizare Query Design oferă posibilitatea de a adăuga câmpuri de tabel care vor fi conţinute în interogare. Verificaţi ca tabelele care conţin cţmpurile pentru interogare să fie prezente în fereastra de proiectare. Adăugarea mai multor tabele. Puteţi adăuga tabele la interogare în orice moment. Executaţi clic pe butonul Show Table de pe bara de instrumente sau selectaţi Query, Show Table. După aceea, selectaţi tabelele dorite şi executaţi clic pe Add. Executaţi clic pe Close pentru a reveni la proiectul dvs. de interogare. Pentru a dăuga un câmp la interogare, urmaţi paşii: 1. În prima coloană de câmp a grilei interogării executaţi clic în caseta Field. Apare săgeata unei liste derulante. 2. Executaţi clic pe lista derulantă şi selectaţi un câmp (vezi fig. 3). Deoarece sunt enumerate toate câmpurile diponibile în tabelele pe care le-aţi selectat pentru interogare, veţi fi probabil nevoit să derulaţi lista pentru a găsi câmpul pe care doriţi să-l utilizaţi. 3. Executaţi clic pe următoarea coloană de câmp şi repetaţi procedura. Adăugaţi celelalte câmpuri pe care doriţi să le includeţi în interogare, după necesităţi. 55

56 Pe măsură ce adăugaţi câmpuri la interogare, de la stânga la dreapta, trebuie să ştiţi că aceasta va fi ordinea în care cor apărea câmpurile în interogare atunci când o rulaţi. Dacă doriţi să schimbaţi câmpul pe care l-aţi plasat într-o anumită coloană de câmp, utilizaţi lista derulantă Field a coloanei pentru a selecta un alt câmp. Adăugarea rapidă a câmpurilor la un formular. Mai puteţi adăuga câmpuri la formular direct din tabelele care apar în panoul Table al modului de vizualizare Query Design. Într-unul dintre tabele, localizaţi câmpul pe care doriţi să-l plasaţi în prima coloană de câmp şi executaţi dublu clic pe numele din prima coloană din câmp a grilei interogării. Pentru a adăuga câmpul următor, localizaţi-l într-un tabel, după care executaţi dublu clic pe câmp. Această metodă vă permite să selectaţi câmpuri din anumite tabele în loc să derulaţi o listă lungă, continuă de nume de câmpuri. Ştergerea unui câmp Dacă plasaţi într-o coloană de câmp un câmp nedorit, îl puteţi înlocui utilizând lista derulantă din caseta Field (a coloanei respective) pentru a selecta un câmp diferit. Dacă nu doriţi ca în acea coloană de câmp să apară vreun câmp, puteţi şterge câmpul din interogare. Ştergerea câmpului determină ştergerea întregii coloane de câmp din interogare. Puteţi utiliza două metode pentru ştergerea unei coloane de câmp din interogare: 1. Executaţi clic oriunde în coloană şi selectaţi Edit, Delete Columns. 2. Poziţionaţi indicatorul mouse-ului imediat deasupra coloanei, astfel încât indicatorul să se transforme într-o săgeată neagră, îndreptată în jos. După aceea executaţi clic pentru a selecta întreaga coloană. Pentru a şterge coloana de câmp selectată, tastaţi Delete. Adăugarea criteriilor Criteriul sau criteriile pe care le stabiliţi pentru interogarea dvs. determină modul în care vor apărea în interogarea finalizată informaţii din câmpurile selectate. Stabiliţi criterii în interogare pentru a filtra datele din câmpuri. De exemplu, să presupunem că aveţi o interogare în care aţi selectat câmpuri dintr-un tabel Angajaţi şi Departament (care sunt legate). Interogarea enumeră angajaţii şi departamentele în care lucrează aceştia. Aţi dori, de asemenea, să enumeraţi doar angajaţii care au fost angajaţi înainte de martie Asta înseamnă că veţi stabili pentru câmpul dvs. Dată început un criteriu de filtrare de <03/01/99. Utilizând semnul mai mic decât (<) îi comunicaţi programului Access că doriţi ca interogarea să filtreze înregistrările angajaţiilor pentru care data de angajare este anterioară (mai mică) de 1 martie Pentru a stabili criterii pentru un câmp din interogarea dvs., urmaţi paşii: 1. În modul de vizualizare Query Design, executaţi clic pe rândul Criteria din coloana de câmp dorită. 2. Tastaţi criteriul pe care doriţi să-l utilizaţi. 56

57 3. Interogările pot conţine mai multe criterii. Repetaţi paşii 1 şi 2, după cum este necesar, pentru a adăuga criterii suplimentare la coloanele de câmp din interogare. Criteriile de interogare pot acţiona atât asupra datelor dintr-un câmp alfanumeric (text) cât şi asupra datelor numerice (date care sunt considerate de Access ca informaţii numerice). Când lucraţi cu criterii, sunt folosite simboluri (cum ar fi semnul pentru mai mic decât - < ) pentru a preciza cum ar trebui să reacţioneze interogarea raportat la şirul de date pe care le plasaţi în caseta Criteria. Tabelul de mai furnizează o listă a câtorva dintre aceste simboluri împreună cu utilizarea lor. Simbol < (mai mic decât) > (mai mare decât) <= (mai mic sau egal cu) >= (mai mare su egal cu) = (egal cu) Not Utilizat pentru Valorile potrivite trebuie să fie mai mici decât (sau îninte de, în cazul literelor) şirul numeric specificat Valorile potrivite trebuie să fie mai mari decât (sau după, în cazul literelor) şirul numeric specificat Valorile potrivite trebuie să fie mai mici sau egale cu valoarea utilizată în criteriu Valorile potrivite trebuie să fie mai mari sau egale cu valoarea utilizată în criteriu Valorile potrivite trebuie să fie egale cu şirul din criteriu. Acest simbol poate fi uitilizat şi pentru intrări de text şi pentru intrări numerice. Valorile care îndeplinesc criteriul nu vor fi incluse în rezultate. De exemplu, Not PA elimină toate înregistrările în care în câmpul respectiv apare PA Utilizarea rândului Total într-o interogare Puteţi face, de asemenea, calcule într-o interogare, cum ar fi o informaţie numerică totalizatoare într-un anumit câmp sau calcularea mediei unor informaţii numerice conţinute într-un anumit câmp al interogării. Pentru a adăuga calcule la o interogare, trebuie să adăugaţi rândul Total la grila Query Design. După ce rândul Total este disponibil în grila interogării, pot fi alese diverse calcule dintr-o listă derulantă în oricare dintre câmpurile pe care le-aţi ales pentru interogare. De exemplu, puteţi însuma (totaliza) informaţiile numerice dintr-un câmp, puteţi calcula media şi puteţi face analize statistice mai aprofundate utilizând formule, cum ar fi calcularea abaterii minime, a abaterii maxime şi abaterii standard. 57

58 Pentru a adăuga un calcul la un câmp din grila interogării, urmaţi paşii: 1. În modul de vizualizare Query Design, executaţi clic pe butonul Totals de pe bara de instrumente Query Design. La grila Query Design este adăugat rândul Total (imediat sub rândul Table). 2. Executaţi clic în rândul Total pentru un câmp din grila Query Design, care conţine informaţii numerice. Apare o săgeată de derulare. 3. Executaţi clic pe săgeata de derulare (vezi fig. 4) pentru a selecta formula pe care doriţi să o plasaţi în caseta Total a câmpului. Următoarele sunt câteva dintre cele mai des utilizate expresii de formule: Sum totalizează valorile găsite în câmp Avg claculează media valorilor găsite în câmp Min afişează cea mai mcă valoare (minimul) găsită în câmp Max Afişează cea mai mare valoare (maximul) găsită în câmp Count Calculează numărul de intrări din câmp; de fapt numără intrările StDev calculează abaterea standard pentru valorile din câmp. Abaterea standard calculează cât de mult diferă valorile unui câmp faţă de valoarea medie a câmpului. 4. Repetaţi paşii 2 şi 3 pentru a plasa formule în alte coloane de câmp. Când utilizaţi rândul Total, puteţi rezuma din punct de vedere matematic informaţiile dintr-un anumit câmp când rulaţi interogarea. De exemplu, aţi putea dori să totalizaţi numărul de comenzi pentru un anumit produs, aşa că veţi utiliza formula de sumare furnizată de lista derulantă Total. Vizualizarea rezultatelor interogării După ce aţi selectat câmpurile pentru interogare şi aţi stabilit criteriile pentru câmpuri, sunteţi pregătit să rulaţi interogarea. Ca în cazul tabelelor create în modul de vizualizare Design şi a formularelor create în modul de vizualizare Design, ar trebui să salvaţi interogarea după ce aţi terminat proiectarea acesteia. Este suficient să executaţi clic pe butonul Save din bara de instrumente Query Design. Daţi un nume interogării, după care executaţi clic pe Yes. Acum sunteţi pregătit să rulaţi interogarea. Executaţi clic pe butonul Run de pe bara de instrumente Query Design sau selectaţi Query apoi, Run. Rezultatele interogării apar într-o foaie de date care arată ca un tabel Access. 58

59 Ce sunt rapoartele? - Capitolul 11 - Crearea unui raport simplu. Tabelele şi formularele furnizează diverse diverse căi de introducere a înregistrărilor în baza de date, iar interogările vă permit să sortaţi şi să filtraţi datele din baza de date. Acum vă veţi îndrepta atenţia asupra unui obiect al bazei de date, care este proiectat pentru a rezuma datele şi a oferi un rezultat tipărit al informaţiilor din baza de date un raport Access. Rapoartele sunt proiectate special pentru a fi tipărite şi partajate cu alţii. Crearea unui raport utilizând Report Wizard Report Wizard asigură un compromis bun între uşurinţa de utilizare şi controlul asupra raportului creat. Cu Report Wizard puteţi construi un raport creat. Cu Report Wizard puteţi construi un raport care utilizează mai multe tabele şi interogări. Puteţi alege de asemenea o aşezare în paginnă şi un format pentru raport. Pentru a crea un raport cu Report Wizard, urmaţi paşii: 1. Deschideţi baza de date care conţine tabelul sau interogarea pentru care doriţi raportul. 2. Executaţi clic pe pictograma Reports din fereastra bazei de date. 3. În panoul Reports al ferestrei bazei de date, executaţi dublu clic pe Create Report by Using Wizard pentru a lansa Report Wizard (fig. 1). Primul ecran al aplicaţiei expert vă permite să alegeţi câmpurile de inclus în raport. 59

60 4. Din lista derulantă Tables/Queries, selectaţi un tabel sau o interogare din care doriţi să includeţi câmpuri. (fig. 2) 5. Executaţi clic pe un câmp din lista Available Fields, după care executaţi clic pe butonul Add (>), pentru a-l muta în lista Selected Fields. Repetaţi acest pas pentru a selecta toate câmpurile dorite, sau executaţi clic pe Add All (>>) pentru a muta toate câmpurile deodată. 6. Pentru un raport care utilizează câmpuri din mai multe tabele, selectaţi un alt tabel sau o altă interogare din lista Tables/Queries şi repetaţi pasul 5. Pentru a construi tabelul din mai multe tabele, trebuie să creaţi o relaţie între tabele. După ce aţi terminat de selectat câmpurile, executaţi clic pe Next pentru a continua. 7. În următorul ecran al aplicaţiei wizard, Access vă oferă opţiunea de vizualizare a datelor după o anumită categorie de informaţii. Aplicaţia expert furnizează această opţiune doar când construiţi un raport pornind de la mai multe tabele. De exemplu, dacă aveţi un raport care include câmpuri pentru un tabel Clienti, un tabel Produse şi un tabel Comenzi, informaţiile din raport pot fi organizate după informaţiile referitoare la client, produs sau comandă. Selectaţi punctul de vedere pentru date din lista de la stânga din ecranul aplicaţiei exeprt; după aceea selectaţi Next pentru a continua. 8. În următorul ecran al aplicaţiei expert puteţi grupa mai departe înregistrările din raport după un anumit câmp. Pentru a efectua o grupare după un anumit câmp, executaţi clic pe câmp, după care executaţi clic pe butonul >. Puteţi alege mai multe niveluri de grupare, în ordinea dorită. Pentru a continua, executaţi clic pe Next. (fig. 3) În mod prestabilit, datele de câmp din raport nu sunt grupate. Prin selectarea diferitelor niveluri de grupare puteţi grupa informaţii după un anumit câmp pe care-l alegeţi. Gruparea datelor vă permite să creaţi un raport care a fost împărţit în subsecţiuni logice. 60

61 9. Aplicaţia expert vă întreabă dacă doriţi să sortaţi înregistrările din raport (fig. 4). Dacă doriţi să sortaţi înregistrările după un anumit câmp sau după anumite câmpuri, cum ar fi după nume şi prenume), deschideţi lista derulantă de sus şi selectaţi un câmp după care să se realizeze sortarea. Din lista derulantă, selectaţi până la patru câmpuri de sortare, după care executaţi clic pe Next. 61

62 10. În următorul ecran al aplicaţiei exeprt selectaţi o opţiune de aşezare în pagină din secţiunea Layout. Când executaţi clic pe un buton de opţiune pentru o anumită aşezare în pagină, mostra din casetă se schimbă, arătându-vă ce aţi selectat. 11. În următoarea casetă de dialog a aplicaţiei expert alegeţi un stil de raport. Sunt enumerate mai multe stiluri; executaţi clic pe unul pentru a vedea o mostră de aplicare a acestuia, după care executaţi clic pe Next când sunteţi mulţumit de alegerea dvs. 12. În ultimul ecran al aplicaţiei expert vi se cere un titlu pentru raport. Introduceţi un nume în caseta de text Report şi executaţi clic pe Finish pentru a vedea raportul dvs. în Print Preview. Vizualizarea şi tipărirea rapoartelor în Print Preview Când creaţi un raport fie cu AutoReport, fie cu Report Wizard, raportul apare în Print Preview (fig. 5). De acolo puteţi tipări un raport dacă sunteţi mulţumit de acesta, sau puteţi trece în modul de vizualizare Report Design pentru a face modificări. În modul Print Preview puteţi maări sau icşora dimensiunea de afişare a raportului pe ecran, utilizând instrumentul Zoom (executaţi clic o dată pentru mărire şi executaţi clic din nou pentru micşorare). Utilizând butonul potrivit din bara de instrumente Print Preview, puteţi afişa de asemenea raportul pe o singură pagină, pe două sau pe mai multe pagini. 62

63 Dacă doriţi să tipăriţi raportul şi să precizaţi orice opţiuni de tipărire (cum ar fi numărul de copii) selectaţi File, Print. Dacă doriţi rapid o copie tipărită, executaţi clic pe butonul Print din bara de instrumente. Dacă executaţi clic pe butonul Close (x) din bara de instrumente Print Preview, sunteţi transportat direct în modul de vizualizare Report Design. În lecţia următoare veţi învăţa despre modul de vizualizare Report Design. 63

64 Tipărirea rapoartelor - Capitolul 12 - Tipărirea obiectelor Access. După cum aţi învăţat din capitolul precedent, raportul Access este formatul ideal pentru prezentarea informaţiilor din baza de date pe pagina tipărită. Utilizând rapoarte puteţi adăuga controlae de numerotare a paginilor şi alte informaţii de antet şi subsol, care se repetă pe fiecare pagină a raportului. Indiferent dacă creaţi un raport utilizând AutoReport sau Report Wizard, raportul finalizat apare în modul Print Preview. Puteţi trimite imediat raportul către imprimanta prestabilită, executând clic pe butonul Print din bara de instrumente Print Preview. Dacă descoperiţi că ar trebui să schimbaţi marginile raportului sai să modificaţi orientarea raportului pe pagină, executaţi clic pe butonul Setup din bara de instrumente Print Preview. Apare caseta de dialog Page Setup. (fig. 1) În caseta de dialog Page Setup sunt două sau trei etichete (în funcţie de softul instalat pentru imprimantă): Margins Această etichetă vă permite să stabiliţi marginile de sus, de jos, din stânga şi din dreapta ale paginii. Pentru a schimba dintre valorile prestabilite, tastaţi noua valoare în caseta pentru margine potrivită. Columns Acesată etichetă vă permite să schimbaţi numărul de coloane din raport şi distanţa dintre coloane. Deoarece coloanele pentru raport sunt determinate când creaţi raportul, utilizând AutoReport sau Report Wizard, probabil nu veţi dori să modificaţi parametrii de coloană. Este mai uşor să schimbaţi distanţa dintre controalele de câmp în modul de vizualizare Report Design. 64

65 Page Această etichetă vă permite să schimbaţi orientarea paginii raportului pe pagina tipărită. Portrait, care este parametrul prestabilit, orientează textul raportului de sus în jos pe o pagină obişnuită A4. Landscape întoarce pagina cu 180 de grade. Această orientare (pe orizontală) este potrivită pentru rapoarte care conţin un număr mare de câmpuri plasate de la stânga la dreapta în raport. Ö Utilizaţi modul de vizualizare Report Design pentru a face modificări de aspect. Dacă desoperiţi că raportul are nevoie de câteva schimbări majore, executaţi clic pe butonul View pentru a trece în modul de vizualizare Design. După ce aţi terminat de făcut alegerile în caseta de dialog Page Setup, executaţi clic pe OK pentru a închide caseta de dialog. Acum puteţi tipări raportul. Tipărirea altor obiecte ale bazei de date Cea mai rapidă cale de a tipări un obiect al bazei de date, cum ar fi un tabel, un formular sau o interogare, este să selectaţi obiectul din fereastra bazei de date. Este suficient să selectaţi pictograma de obiect potrivită din fereastra bazei de date şi să selectaţi un obiect din lista de obiecte, cum ar fi un tabel. După ce este selectat obiectul, executaţi clic pe butonul Print din bara de instrumente a bazei de date. Obiectul dvs. de bază este trimis către imprimantă. Dacă aţi dori să examinaţi înaintea tipăririi un tabel, un formular sau o interogare, fie selectaţi obiectul în cauză din fereastra bazei de date, fie deschideţi obiectul în cauză, după care executaţi clic pe butonul Print Preview. După aceea obiectul va fi afişat în modul Print Preview (fig. 2). Când tipăriţi tabele, formulare sau interogări, numele obiectului şi data curentă sunt plasate sus pe pagina tipărită. Numerele de pagină sunt plasate sus pe pagina tipărită. Numerele de pagină sunt plasate automat la baza paginilor tipărite. Puteţi controla marginile şi aşezarea în pagină (pe orizontală sau pe verticală) pentru tabelul (sau alt obiect) tipărit, utilizând caseta de dialog Page Setup. 65

66 Utilizarea casetei de dialog Print Până în prezent, s-a presupus că doriţi să tipăriţi utilizând imprimanta prestabilită. Puteţi tipări un raport sau un alt obiect al bazei de date la o imprimantă diferită şi puteţi controla domeniul de pagini care sunt tipărite sau înregistrările care sunt tipărite. Aceşti parametri sunt controlaţi în caseta de dialog Print. Din modul Print Preview sau având un anumit obiect deschis în fereastra Access, selectaţi File, Print. Apare caseta de dialog Print (fig. 3). Pentru a selecta o imprimantă diferită (alta decât cea prestabilită), executaţi clic pe lista derulantă Name şi selectaţi un nume de imprimantă. Dacă doriţi să selectaţi un domeniu de pagini de tipărit (cum ar fi un domeniu de pagini dintr-un raport), executaţi clic pe opţiunea Pages, după care tastaţi domeniul de pagini în casetele de pagină. În cazul tabelelor şi al interogărilor, puteţi tipări de asemenea înregistrări selectate. Înainte să deschideţi caseta de dialog Print, selectaţi înregistrările din tabel sau din interogare. După aceea, când deschideţi caseta de dialog Print, executaţi clic pe butonul de opţiune Selected Record(s). 66

67 După ce aţi terminat de schimbat imprimanta prestabilită, sau de specificat un domeniu de pagini sau tipărirea de înregistrări selectate, sunteţi pregătit să tipăriţi obiectul. Executaţi clic pe butonul OK. Astfel închideţi caseta de dialog Print şi trimiteţi obiectul către imprimantă. 67