Sistemul de Gestiune a Bazelor de Date Access

Transcriere

1 SISTEMUL DE GESTIUNE A BAZELOR DE DATE ACCESS Microsoft Access este unul dintre cele mai bune sisteme pentru crearea şi utilizarea bazelor de date de complexitate medie pentru calculatoare personale, putând lucra performant cu sute de mii de înregistrări pe un calculator personal sau în cadrul unei reţele de până la 20 utilizatori care lucrează simultan cu baza de date. Programul Access stochează toate componentele unei baze de date într-un singur fişier pe disc cu extensia.mdb. O bază de date Access poate conţine următoarele componente: - Tabele stochează datele bazei de date. Fiecare coloană a tabelei este numită câmp şi fiecare rând al tabelei este numit înregistrare. - Interogări realizează extragerea unor date din una sau mai multe tabele conform unor criterii precizate de utilizator în vederea vizualizării şi actualizării datelor din baza de date sau pentru a crea alte tabele în vederea păstrării unui instantaneu al informaţiilor. O interogare nu are date proprii şi operează cu date din tabelele bazei de date. - Formulare un formular este o fereastră pentru introducerea sau afişarea şi editarea datelor. Un formular poate conţine subformulare pentru a afişa date asociate unor date din formular şi butoane sau alte obiecte grafice pentru realizarea anumitor acţiuni. - Rapoarte sunt utilizate pentru operaţii de ieşire în vederea obţinerii unor situaţii rezultate din prelucrarea unor date din baza de date. Pentru includerea selectivă a unor date într-un raport sau pentru realizarea unui raport care foloseşte date din mai multe tabele va trebui creată mai întâi o interogare şi apoi raportul să fie fundamentat pe rezultatele interogării. - Comenzi macro permit realizarea unei secvenţe de acţiuni care poate fi ataşată unui buton. - Module stochează proceduri şi funcţii scrise în limbajul Visual Basic pentru tratarea evenimentelor. Crearea unei baze de date Microsoft Access furnizează două metode de creare a unei baze de date. Se poate crea o bază de date goală şi apoi se adaugă tabelele, interogările, formularele, rapoartele şi alte obiecte necesare. De asemenea, se mai poate crea o bază de date folosind Database Wizard. Indiferent de metoda prin care se creează baza de date, ea poate fi oricând modificată. Crearea unei baze de date goale Pentru a crea o bază de date goală se vor executa următoarele operaţii: 1. Atunci când se deschide o sesiune Microsoft Access, pe ecran se afişează caseta de dialog Microsoft Access ce conţine opţiuni care permit crearea unei baze de date noi sau deschiderea uneia existente (vezi figura 1). Pentru a crea o bază de date goală (fără a folosi un Wizard), se execută clic pe opţiunea Blank Database şi apoi se execută clic pe butonul OK. Blank Database permite crearea unei baze de date goale Database Wizard permite crearea unei noi baze de date folosind un wizard Open an Existing Database permite deschiderea unei baze de date existente. Figura 1 Caseta de dialog la lansare Microsoft Access 1

2 Dacă baza de date este deschisă deja sau caseta de dialog Microsoft Access este închisă, atunci se va executa clic pe butonul New Database din bara instrumentelor Database. Pe ecran se afişează caseta de dialog New (vezi figura 2). Se execută dublu-clic pe pictograma Blank Database din eticheta General. Butonul Blank Database Caseta de dialog New Eticheta General Pictograma Blank Database Figura 2 Caseta de dialog New 2. În caseta de dialog File New Database care apare pe ecran (figura 2.1), se vor specifica numele şi se alege un dosar pentru baza de date. Se execută clic pe butonul Create. Pe ecran se va deschide fereastra Database (vezi figura 2.1). În controlul Save în alegeţi dosarul în care se va salva baza de date Butonul Create În controlul File name tastaţi numele bazei de date Figura 2.1 Caseta de dialog File New Database După crearea unei baze de date goale se vor defini obiectele (tabelele, formularele, interogările, rapoartele etc.) care vor forma baza de date. Crearea bazei de date folosind Database Wizard Pentru a crea o nouă bază de date folosind un Wizard se vor executa următoarele operaţii: 1. Atunci când se deschide o sesiune Microsoft Access, pe ecran se afişează caseta de dialog Microsoft Access ce conţine opţiuni care permit crearea unei baze de date noi sau deschiderea uneia deja existente (vezi figura 1). Pentru a crea o bază de date folosind un Wizard, se va executa clic pe opţiunea Database Wizard şi apoi se execută clic pe butonul OK. Dacă este deja deschisă o bază de date sau caseta de dialog Microsoft Access este închisă, atunci se execută clic pe butonul New Database din bara instrumentelor Standard. Pe ecran se afişează caseta de dialog New (vezi figura 2). Se execută apoi clic pe eticheta Databases. 2

3 Figura 3 Caseta de dialog New având selectatã eticheta Databases 2. În eticheta Databases, se execută dublu-clic pe pictograma tipului de bază de date care se va crea (vezi figura 3). 3. În caseta de dialog File New Database se selectează dosarul în care se va salva baza de date şi se va tasta numele acesteia. 4. Se execută clic pe butonul Create pentru a începe definirea noii baze de date. 5. Ser vor urma indicaţiile din casetele de dialog ce apar pe ecran. La terminarea operaţiei de creare a bazei de date pe ecran se afişează fereastra Database conţinând obiectele definite de Wizard (vezi figura 4), pe baza indicaţiilor care au fost date în casetele de dialog. Crearea şi utilizarea tabelelor Tabela este o colecţie organizată de date despre un anumit subiect, cum ar fi produse, furnizori etc. Folosind o tabelă separată pentru fiecare subiect se elimină duplicarea datelor, asigurându-se astfel utilizarea mai eficientă a spaţiului de stocare şi reducerea erorilor la introducerea datelor. Tabelele sunt organizate în coloane (numite câmpuri) şi linii (numite înregistrări sau articole). Crearea unei tabele Figura 4 Obiectele bazei de date de tip Book Collection În Microsoft Access există două metode de a crea o tabelă. Se poate crea o tabelă goală (empty) pentru a introduce singuri datele sau se poate crea o tabelă folosind datele existente într-o altă sursă de date. Tipuri de date La alegerea tipului de date pentru un câmp se va ţine cont de următoarele: Ce tipuri de date doresc să fie admise în câmp? Spre exemplu, nu se va putea memora text într-un câmp cu tipul de date Number. Cât spaţiu doresc să folosesc pentru memorarea valorilor din câmp? 3

4 Ce tipuri de operaţii doresc să se execute cu valorile din câmp? Spre exemplu, Microsoft Access poate aduna valorile din câmpurile Number sau Currency, dar nu şi valorile din câmpurile Text sau OLE Object. Doresc sortarea sau indexarea unui câmp? Câmpurile Memo sau OLE Object nu pot fi sortate sau indexate. Doresc folosirea unui câmp pentru a grupa articolele din cereri şi rapoarte? Câmpurile Memo sau OLE Object nu se pot folosi pentru a grupa articolele. Cum doresc să sortez valorile dintr-un câmp? într-un câmp Text, numerele sunt sortate ca şiruri de caractere (1, 10, 100, 2, 20, 200 s.a.m.d.), nu ca valori numerice. Pentru a sorta numerele ca valori numerice se folosesc câmpurile Number sau Currency. De asemenea, multe formate de date calendaristice nu se vor sorta corect. Dacă se introduc într-un câmp Text; pentru a fi sortate corect se introduc numai într-un câmp Date/Time. Următorul tabel prezintă toate tipurile de date admise în Microsoft Access, modul lor de folosire şi dimensiunea de memorare. Tipul datei Utilizare Spaţiul de memorie necesar Text Memo Number Text sau combinaţie de text şi numere, cum ar fi adresele. De asemenea, numere ce nu necesită calcule, cum ar fi numerele de telefon, numerele de partidă sau codurile poştale. Texte şi numere foarte lungi, cum ar fi notiţe sau descrieri. Date numerice folosite pentru calcule matematice, cu excepţia calculelor ce impun valori monetare. Pentru a defini un anumit tip Number setaţi proprietatea FieldSize. 4 Până la 255 caractere. Microsoft Access memorează numai caracterele introduse în câmp; nu se memorează caractere spaţiu pentru poziţiile nefolosite. Pentru a controla numărul maxim de caractere ce pot fi introduse se setează proprietatea FieldSize. Date/Time Date calendaristice şi timpi. 8 bytes. Currency AutoNumber Yes/No OLE Object Valori monetare. Se va folosi tipul de date Currency pentru a preveni rotunjirea pe timpul calculelor. Precizia tipului este de 15 cifre la partea întreagă şi 4 cifre la partea zecimală. Numere în secvenţă unică (din 1 în 1) sau aleatoare care sunt automat inserate atunci când se adaugă un articol. Câmpuri care vor conţine numai una din două valori, cum ar fi Yes/No, True/False, On/Off. Obiecte (cum ar fi documente Microsoft Word, foi de calcul Microsoft Excel, imagini, sunete sau alte date binare) create în alte programe folosind protocolul OLE, ce pot fi înlănţuite sau încapsulate într-o tabelă Până la 64,000 caractere. 1, 2, 4 sau 8 bytes (16 bytes numai pentru Replication ID). 8 bytes. 4 bytes (16 bytes numai pentru Replication ID). 1 bit. Pâna la 1 GB (limitat de spaţiul disc).

5 Lookup Wizard Microsoft Access. Trebuie să se folosească un cadru de obiect legat într-o machetă sau raport pentru a afişa obiectul OLE. Crearea unui câmp care permite alegerea unei valori dintr-o altă tabelă sau dintr-o listă de valori folosind o casetă combo. Alegând această opţiune, se lansează un Wizard care dirijează crearea listei. Acelaşi spaţiu ca şi câmpul cheii primare folosit pentru a executa examinarea, în mod obişnuit 4 bytes. În tabelul următor sunt prezentate tipurile şi mărimea valorilor numerice ce pot fi memorate în câmpurile de tip Number: Valoarea proprietăţii FieldSize Domeniu Precizie Memorie necesară Byte 0 la byte Integer -32,768 la 32,767 2 bytes Long Integer -2,147,483,648 la 2,147,483,647 4 bytes Single E38 la E bytes Double E308 la E bytes Crearea unei tabele goale În Microsoft Access există patru procedee ce se pot folosi la crearea unei tabele goale: Utilizarea unui Database Wizard pentru a crea într-o singură operaţie toate tabelele, formularele şi rapoartele necesare întregii baze de date. Database Wizard creează o nouă bază de date; acesta nu poate fi folosit pentru a adăuga noi tabele, formulare sau rapoarte într-o bază de date existentă. Utilizarea unui Table Wizard pentru a alege câmpurile tabelei dintr-o varietate de tabele predefinite, cum ar fi contacte de afaceri, inventare de casă sau articole medicale. Introducerea datelor direct într-o foaie de date (datasheet). La salvarea foii de date Microsoft Access va analiza datele şi automat va atribui tipul de date şi formatul pentru fiecare câmp. Utilizarea vederii Design pentru a specifica singuri toate detaliile tabelei. Indiferent de metoda care se foloseşte pentru crearea unei tabele, se poate utiliza vederea Design pentru a personaliza mai mult tabela, prin adăugarea de noi câmpuri, stabilirea valorilor implicite sau crearea măştilor de introducere (figura 5). Figura 5 Fereastra Design View a unei tabele 5

6 Crearea unei tabele folosind vederea Design. Pentru a crea o tabelă folosind vederea Design se executa următoarele operaţii: 1. Se deschide în fereastra Database baza de date în care se creează o nouă tabelă, dacă ea nu este deja deschisă. Se poate folosi tasta funcţională F11 pentru a comuta în fereastra Database din orice altă fereastră. 2. Se activează eticheta Tables şi apoi se execută clic pe butonul New (vezi figura 6). Figura 6 Fereastra Database având activată eticheta Tables 3. În caseta de dialog New Table, ce apare pe ecran (vezi figura 7), se va selecta opţiunea Design View şi apoi se execută clic pe butonul OK. 4. În fereastra Design View care apare pe ecran (vezi figura 8) se va defini fiecare câmp al tabelei. 5. Înainte de a salva tabela, se va defini o cheie primară. Figura 7 Caseta de dialog New Table având selectată opţiunea Design View Figura 8 Fereastra Design View a unei tabele 4. După definirea structurii tabelei, se execută clic pe butonul Save din bara butoanelor Standard sau se selectează opţiunea Save din meniul File şi apoi se va tasta un nume pentru tabelă. Definirea câmpurilor Pentru a defini câmpuri în Design View se vor executa, în general următoarele operaţii: 1. Pentru adăugarea unui câmp în interiorul unei structuri deja definite, se selectează linia sub care se va adăuga noul câmp şi apoi se execută clic pe butonul Insert Rows din bara instrumentelor Standard sau se selectează comanda Rows din meniul Insert. Pentru a adăuga câmpul la sfârşitul structurii se execută clic în coloana Field Name a primei linii goale. 6

7 2. În coloana Field Name se tastează numele câmpului, respectând regulile Microsoft Access pentru denumirea obiectelor În coloana Data Type, se execută clic pe săgeată şi se selectează tipul de dată dorit. 4. În coloana Description se poate introduce o descriere a câmpului. 5. În foaia de configurare Field Properties se stabilesc caracteristicile câmpului (dimensiune, mesaj de introducere, valoarea implicită, formate de afişare etc.). Algoritmul prezentat este valabil pentru următoarele tipuri de câmpuri: Text, Memo, Number, Curency, Yes/No, Date/Time, AutoNumber. În cazul în care pentru un câmp s-a ales tipul Lookup Wizard, atunci se lansează un Wizard prin intermediul căruia putem realiza o listă de examinare care afişează datele dintr-o listă de valori prestabilită sau dintr-o tabelă (sau interogare) existentă. Acest tip de câmp permite selectarea valorilor dintr-o listă afişată, în loc ca ele să fie tastate. Crearea unui câmp pentru examinarea şi afişarea unei liste de valori Pentru a crea o listă de valori se execută următoarele operaţii: 1. În coloana Data Type a câmpului de examinare, se execută clic pe săgeată şi selectează Lookup Wizard din lista afişată (vezi figura 9.1). Lista tipurilor de câmpuri având selectat tipul Lookup Wizard Figura 9.1. Tabela afişată în Design View pentru definirea sau modificarea structurii 2. În prima casetă de dialog Lookup Wizard (vezi figura 10.1) se selectează opţiunea I will type în the values that I want ( voi tasta valorile pe care le doresc ) şi apoi se execută clic pe butonul Next pentru a trece la următoarea casetă de dialog. Selectarea acestei opţiuni permite introducerea unei liste de valori pentru câmpul respectiv. Figura Prima casetă de dialog Lookup Wizard 1 Reguli de denumirea obiectelor Numele unui obiect poate avea maximum 64 caractere şi poate include orice combinaţie de litere, cifre, spatii şi caractere speciale, exceptând punctul (.), semnul exclamării (!), apostroful (`) şi parantezele drepte ([,]). Este indicat să se evite folosirea spatiilor în numele obiectelor şi nume foarte lungi pentru obiecte dacă acestea vor fi referite frecvent în expresii sau cod Visual Basic. 7

8 3. În a doua casetă de dialog Lookup Wizard (vezi figura 11.1) se va stabili numărul de coloane al listei şi se vor introduce valorile listei. Se execută clic pe butonul Next pentru a trece la următoarea casetă de dialog. 4. În a treia casetă de dialog Lookup Wizard se modifică, dacă este necesar, numele câmpului de examinare şi caseta de validare Display Help on customizing the lookup column ( afişarea Help-ului la personalizarea coloanei de examinare ). Se execută clic pe butonul Finish pentru a termina crearea câmpului de examinare. În caseta Number of columns se va tasta numărul de coloane pe care-l va avea lista de valori. Aici se vor tasta valorile pe care le va conţine lista de examinare. Figura În a doua casetă de dialog Lookup Wizard se introduc valorile istei Crearea unui câmp pentru examinarea şi afişarea valorilor dintr-o tabelă Pentru a crea un câmp care să afişeze valorile dintr-o tabelă sau interogare se execută următoarele operaţii: 1. În coloana Data Type a câmpului de examinare, se execută clic pe săgeată şi selectează Lookup Wizard din lista afişată (vezi figura 9.1). 2. În prima casetă de dialog Lookup Wizard (vezi fihgura 9.2) se selectează opţiunea I will the lookup column to look up the values în a table or query ( doresc o coloană de examinare pentru a vizualiza valorile dintr-o tabelă sau interogare ) şi apoi se execută clic pe butonul Next pentru a trece la următoarea casetă de dialog. Figura 9.2. Casetă de dialog Lookup Wizard având selectată opţiunea de creare a unei liste din valorile unei tabele (interogări) 3. În a doua casetă de dialog Lookup Wizard (vezi figura 10.2) se selectează tabela (interogarea) care va sta la baza listei de examinare şi care va trebui să existe şi să conţină date în câmpul respectiv. Se execută clic pe butonul Next pentru a trece la următoarea casetă de dialog. 8

9 4. 5. Figura Casetă de dialog Lookup Wizard pentru selectarea tabelei sau interogării care va sta la baza listei 5. În a treia casetă de dialog Lookup Wizard (vezi figura 11.2)se vor selecta câmpurile din tabela examinată a căror valori se vor afişa în lista de examinare. Lista de examinare va conţine câmpurile ce se găsesc în lista Selected Fields. Pentru a muta un câmp din lista Available Fields în lista Selected Field se va selecta câmpul în lista Available Fields şi apoi se va executa clic pe butonul >. După selectarea câmpurilor pentru lista de examinare se va executa clic pe butonul Next pentru a trece la următoarea casetă de dialog. Figura Casetă de dialog Lookup Wizard pentru selectarea câmpurilor ce se vor include în lista de examinare 6. În a patra casetă de dialog Lookup Wizard (vezi figura 12) se stabileşte aspectul listei de examinare. Se recomandă activarea casetei de validare Hide key column pentru ca lista de examinare să nu afişeze şi coloana care conţine cheia de legătură. Pentru a trece la următoarea casetă de dialog se execută clic pe butonul Next. 7. În a şasea casetă de dialog Lookup Wizard se modifică, dacă este necesar, numele câmpului de examinare şi caseta de validare Display Help on customizing the lookup column ( afişarea Help-ului la personalizarea coloanei de examinare ). Se execută clic pe butonul Finish pentru a termina crearea câmpului de examinare. 9

10 Figura 12 Casetă de dialog Lookup Wizard care permite stabilirea aspectului listei de examinare Proprietăţile câmpurilor Fiecare câmp are un set de proprietăţi care se pot folosi pentru a personaliza modul în care datele unui câmp sunt stocate, manipulate sau afişate. Spre exemplu, se poate controla numărul maxim de caractere ce se pot introduce într-un câmp Text stabilind proprietatea FieldSize a acestuia. Proprietăţile care există pentru fiecare câmp depind de tipul de date care a fost selectat pentru câmpul respectiv. Pentru a modifica proprietăţile unui câmp se execută următoarele operaţii: 1. Se deschide tabela în vederea Design. 2. În partea superioară a ferestrei Design se selectează câmpul ale cărei proprietăţi urmează a fi modificate. 3. Se selectează proprietatea a cărei valoare vrem s-o modificăm executând clic în linia din dreapta numelui proprietăţii (în fila General de sub descrierea tabelei). 4. Se repetă operaţiile 2 şi 3 pentru toate proprietăţile ale căror valori vrem să le modificăm. 5. După efectuarea tuturor modificărilor se închide fereastra Design. Crearea unei tabele goale folosind un wizard Pentru a crea o tabelă folosind Table Wizard se vor executa următoarele operaţii: 1. În fereastra Database se deschide baza de date în care se creează o nouă tabelă. 2. Se selectează eticheta Tables şi apoi se execută clic pe butonul New. 3. În caseta de dialog New Table se selectează opţiunea Table Wizard şi apoi se execută clic pe butonul OK. 4. În prima casetă de dialog Table Wizard (vezi figura 13) se execută următoarele operaţii: - Se alege tipul de tabel folosind una din opţiunile Bussines sau Personal. - Din lista Sample Tables se alege un model de tabel. - Din lista Sample Fields se aleg câmpurile ce vor forma structura tabelei (se selectează câmpul dorit şi apoi se execută clic pe butonul >) - Dacă se doreşte schimbarea numelui câmpului, atunci în lista Fields in my new table se selectează câmpul respectiv şi se execută clic pe butonul Rename Field. În caseta de dialog Rename field ce se va afişa se va tasta noul nume al câmpului şi apoi se execută clic pe butonul OK. - După definirea structurii tabelei se execută clic pe butonul Next pentru a trece la următoarea casetă de dialog Table Wizard. 10

11 Figura 13 În această casetă de dialog se stabilesc câmpurile tabelei 5. În a doua casetă de dialog Table Wizard (vezi figura 14) se tastează numele noii tabele şi se stabileşte dacă Table Wizard va seta o cheie primară sau acest lucru îl vom face ulterior. Se execută clic pe butonul Next. Figura 14 În această casetă de dialog se introduce numele tabelei şi se stabileşte dacă Table Wizard setează cheia primară 6. În a treia casetă de dialog Table Wizard (vezi figura 15) se stabilesc, dacă este posibil relaţiile dintre tabela nou creată şi celelalte tabele ale bazei de date. Figura 15 În aceasta casetă de dialog Table Wizard se stabilesc, dacă este posibil, relaţiile dintre noua tabelă şi celelalte tabele ale bazei de date. 7. În ultima casetă de dialog Table Wizard (vezi figura 16) se stabileşte ce se va face după crearea tabelei. Exista trei opţiuni şi anume: 11

12 Modify the table design determină deschiderea tabelei în vederea Design (vezi figura 17) pentru a modifica structura tabelei. Enter data directly into the table vă permite introducerea datelor direct în tabelă. Enter data into the table using a form the wizard creates for me asigură introducerea datelor într-un formular creat de Table Wizard. Figura 16 În ultima casetă de dialog Table Wizard se stabileşte ce vreţi să faceţi după crearea tabelei Figura 17 Tabelă nou creată deschisă în vederea Design Crearea unei tabele prin introducerea datelor într-o foaie de date Pentru a crea o tabelă prin introducerea datelor într-o foaie de date se execută următoarele operaţii: 1. Se deschide baza de date în fereastra Database. 2. Se selectează eticheta Tables şi se execută clic pe butonul New. 3. În caseta de dialog New Table se selectează opţiunea Datasheet View şi apoi se execută clic pe butonul OK. Pe ecran apare o foaie de date goală având 20 coloane şi 30 de linii. Numele implicite ale coloanelor sunt Field1, Field2 etc. (vezi figura 18). 4. Se va redenumi fiecare coloană care se va folosi: se execută dublu-clic pe numele coloanei, se tastează numele coloanei respectând regulile Microsoft Access pentru numele de obiecte şi apoi se apasă tasta Enter. 12

13 Figura 18 Foaie de date goală pentru introducerea datelor 5. Pentru mai mult de 20 coloane, se pot insera coloane suplimentare în orice moment: se execută clic pe coloana ce se va afla în stânga noi coloane şi se selectează opţiunea Column din meniul Insert, apoi se redenumeşte coloana aşa cum s-a descris la operaţia Se vor introduce datele în foaia de calcul (vezi figura 19). Se introduce fiecare tip de dată în propria să coloană (în Microsoft Access fiecare coloană se numeşte câmp). Spre exemplu, dacă se introduc nume, atunci se introduce numele de familie şi prenumele în coloane separate. Dacă se introduc date calendaristice, timpi sau numere, atunci acestea se introduc în acelaşi format astfel încât Microsoft Access să poată crea tipul de date şi formatul de afişare corespunzător pentru coloana respectivă. Toate coloanele lăsate goale vor fi eliminate atunci când se salvează foaia de date. 7. Atunci când se termină de adăugat datele în foaia de date se execută clic pe butonul Save din bara instrumentelor Standard pentru a salva foaia de date şi se va da un nume tabelei nou create. 8. Microsoft Access va întreba dacă se doreşte crearea unei chei primare. Dacă nu sunt introduse date ce pot fi folosite pentru identificarea unică a fiecărei linii din tabelă, atunci este indicat să se execute clic pe Yes. Dacă sunt introduse date ce pot identifica în mod unic fiecare linie a tabelei, atunci se poate specifica acest câmp drept cheie primară. Figura 19 Foaie de date cu coloane redenumite şi date introduse într-o linie. Microsoft Access va atribui tipurile de date fiecărui câmp (coloană) pe baza tipului datei introduse în coloana respectivă. Dacă se doreşte personalizarea definiţiei unui câmp spre exemplu, schimbarea tipului de dată sau definirea unei reguli de validare se va folosi vederea Design (vezi figura 20). 13

14 Figura 20 Tabelă nou creată deschisă în vederea Design. Crearea unei tabele din datele existente Microsoft Access permite folosirea a două metode pentru crearea unei tabele din datele existente: Se pot importa sau înlănţui date dintr-o altă bază de date Microsoft Access sau date din alte formate de fişiere; Se poate proiecta o interogare pentru a realiza o tabelă pe baza datelor din tabela curentă. Crearea unei tabele prin importarea sau înlănţuirea datelor Microsoft Access poate importa sau înlănţui tabele de date din alte baze de date Microsoft Access (versiunile 1.x, 2.0 şi 7.0), precum şi date din alte programe şi formate de fişiere, cum ar fi Microsoft Excel, dbase, Microsoft FoxPro sau Paradox. Importarea datelor creează o copie a acestor informaţii în noua tabelă din baza de date Microsoft Access. Tabela sau fişierul sursă nu este alterat în acest proces. Înlănţuirea datelor permite citirea şi actualizarea datelor din sursa externă de date fără a le importa. Formatul sursei externe de date nu este alterat, astfel încât se va putea continua folosirea fişierului cu programul care l-a creat, dar se pot adăuga, şterge sau edita datele acestuia folosind Microsoft Access. Microsoft Access foloseşte diferite pictograme pentru a reprezenta tabelele înlănţuite şi tabelele care sunt stocate în baza de date curentă. Pictograma care reprezintă o tabelă înlănţuită rămâne în fereastra Database împreună cu tabelele din baza de date curentă, astfel că se poate oricând redeschide tabela. Microsoft Access afişează o pictogramă diferită pentru tabelele din fiecare tip al bazei de date sursă. Daca se şterge pictograma pentru o tabelă înlănţuită, se va şterge legătura către tabelă, nu tabela externă însăşi. Sales Database Tables Query Name Categories db EMPLOYEE Order Details Orders Px Products Suppliers Tabele înlănţuite 14

15 Când se importă date, nu se vor putea adăuga date la tabelele existente (exceptând importarea foilor de calcul sau fişierele text),totuşi, după importarea unei tabele, se poate executa o interogare de adăugare pentru a insera datele acesteia într-o altă tabelă. De asemenea, se pot importa obiecte ale bazei de date altele decât tabelele, cum ar fi formulare sau rapoarte, dintr-o altă bază de date Microsoft Access. Când se importă obiecte dintr-o altă bază de date Microsoft Access, se poate opta pentru importarea tuturor obiectelor sau numai a unui subset al acestor obiecte într-o singură operaţie. Pentru realizarea unei operaţii continue de import, se pot folosi macrourile sau Visual Basic pentru codul aplicaţiei. Alegerea metodei de folosire a datelor dintr-o sursă externă Microsoft Access furnizează două posibilităţi de utilizare a datelor dintr-o sursă externă, şi anume: - Importarea datelor într-o nouă tabelă Access din baza de date curentă - Înlănţuirea datelor (folosirea lor în formatul curent fără a le importa). Sursele de date externe pot fi: tabelele din alte baze de date Microsoft Access localizate într-o reţea şi datele din alte programe cum ar fi Microsoft Excel, Microsoft FoxPro, Paradox şi Microsoft SQL Server. De asemenea, dacă datele ce urmează a fi utilizate sunt actualizate printr-un alt program diferit de Microsoft Access, atunci trebuie folosită înlănţuirea. Folosind acest procedeu, metodele curente de actualizare, manipulare şi distribuire a datelor pot rămâne la loc, putînd folosi Microsoft Access pentru a lucra cu datele respective. Spre exemplu, se pot crea interogări, formulare şi rapoarte care să folosească datele externe, să combine datele externe cu datele din tabelele Microsoft Access şi chiar vizualiza şi edita datele externe în timp ce ele sunt folosite de către alţi utilizatori în programele lor originale. De asemenea, se pot înlănţui tabele din alte baze de date Microsoft Access. Spre exemplu, este posibil să se folosească o tabelă dintr-o altă bază de date Microsoft Access, care este distribuită pe reţea. Acest procedeu este util în special dacă se doreşte stocarea tuturor tabelelor într-o singură bază de date pe un server de reţea, în timp ce formularele, rapoartele şi alte obiecte sunt păstrate într-o bază de date separată care va fi copiată tuturor utilizatorilor bazei de date distribuite. Divizarea unei baze de date existente în două baze de date se poate realiza uşor folosind comanda Database Splitter a opţiunii Add-ins din meniul Tools. Importarea sau înlănţuirea unei foi de calcul Se pot importa sau înlănţui date din foaia de calcul Microsoft Excel (versiunile 2.x, 3.0, 4.0, 5.0 şi 7.0). Din foaia de calcul Lotus (1-2-3 sau 1-2-3/W) datele se pot numai importa. În ambele cazuri, datele din foaia de calcul trebuie să fie aranjate într-un format tabular corespunzător. Pentru aceasta, foaia de calcul trebuie să aibă acelaşi tip de date în fiecare câmp (coloană) şi aceleaşi câmpuri în fiecare linie. Se pot importa sau înlănţui datele dintr-o foaie de calcul sau doar datele dintr-un interval de celule. Deşi în mod normal pentru importare se crează o nouă tabelă în Microsoft Access, se pot, de asemenea, adăuga date într-o tabelă deja existentă atâta timp cât antetele coloanelor foii. de calcul corespund cu numele câmpurilor tabelei sau ordinea coloanelor este aceeaşi. Algoritmul de importare sau înlănţuire a unei foi de calcul este: 1. Se deschide o bază de date sau se comută în fereastra Database pentru o bază de date deja deschisă. 2. Pentru a importa o foaie de calcul, în meniul File se selectează Get External Data şi apoi se execută clic pe Import. Pentru a înlănţui o foaie de calcul, în meniul File se selectează Get External Data şi apoi se execută clic pe Link. 3. În caseta Files Of Type a casetei de dialog Import (sau Link) se selectează Microsoft Excel sau Lotus Dacă în pasul 2 s-a executat clic pe Link, atunci Lotus nu este accesibil (nu se pot înlănţui foi de calcul Lotus 1-2-3). 15

16 4. Se execută clic pe săgeata din dreapta casetei Look In, se selectează unitatea şi dosarul unde se găseşte fişierul foii de calcul şi apoi se execută dublu-clic pe pictograma acestuia. 5. Se urmează instrucţiunile din casetele de dialog Import Spreadsheet Wizard. Dacă se importă dintr-un dosar de lucru (workbook) Microsoft Excel versiunea 5.0 sau 7.0, se poate importa dintr-o foaie de lucru a dosarului de lucru. Nu se poate importa din orice alte fişiere de foi de calcul multiple, cum ar fi dosarele de lucru din Microsoft Excel versiunea 4.0 sau din notebook-urile Lotus. Pentru a importa din aceste fişiere trebuie să se salveze, mai întâi, fiecare foaie de calcul într-un fişier individual. Crearea şi utilizarea formularelor În Microsoft Access formularele (vezi figura 21) se pot folosi pentru a crea: - un ecran pentru introducerea datelor într-o tabelă; - un ecran tip panou de comutatoare pentru a deschide alte formulare sau rapoarte; - o casetă de dialog care să solicite de la utilizator informaţii suplimentare necesare executării unei acţiuni. Ecran pentru introducerea şi vizualizarea datelor Ecran cu butoane de comandă Casetă de dialog pentru solicitarea informaţiilor suplimentare de la utilizator Figura 21 Tipuri de formulare Majoritatea informaţiilor dintr-un formular provin dintr-o sursă de informaţii, dar există şi informaţii care se introduc la proiectarea machetei (vezi figura 22). Textul descriptiv este stocat în proiectul formularului. Vederea Form Element grafic; este memorat în proiectul formularului. Datele provin din câmpurile sursei de articole. Un calcul ce provine dintr-o expresie, care este stocată în proiectul formularului. Figura 22 Exemple de elemente ce pot să apară pe un formular Legătura dintre formular şi sursa de date se realizează prin intermediul unor obiecte grafice, numite controale. Cele mai utilizate controale sunt casetele de text (vezi figura 23), cu ajutorul cărora se pot afişa fie informaţiile dintr-o sursă de date, fie rezultatele evaluării unei expresii. 16

17 Etichetele afişează un text descriptiv. Vederea Design Casetele de text se pot folosi pentru afişarea şi introducerea datelor într-o tabelă. Această casetă de text foloseste o expresie pentru a calcula un total. Figura 23 Formular în vederea Design; legatura cu sursa de date. Crearea unui formular În Microsoft Access 97 se poate crea un formular de către utilizator sau folosind Form Wizard. Utilizarea unui Form Wizard la crearea unui formular creşte productivitatea, deoarece acesta execută toată munca de rutină în locul utilizatorului. Când se foloseşte Form Wizard, Microsoft Access va solicita informaţii şi va crea formularul pe baza răspunsurilor date. Şi în situaţia când se crează mai multe formulare este indicat a se folosi Form Wizard deoarece acesta va plasa toate controalele strict necesare. Apoi se poate deschide formularul în vederea Design pentru a-l modifica aşa cum se doreşte. Pentru crearea unui singur formular simplu, pe o singură coloană, se poate utiliza opţiunea AutoForm din meniul ce apare executând clic pe săgeata butonului New Object (vezi figura 24) din bara instrumentelor Database. Butonul New Object Meniul New Object apare când se se xecută clic pe săgeata butonului New Object Figura 24 Bara instrumentelor Database Crearea unui formular folosind AutoForm AutoForm creează un formular care afişează toate câmpurile şi articolele din tabelă sau interogarea selectată. Fiecare câmp apare pe o linie separată având o etichetă în stânga sa. Pentru a crea un formular folosind AutoForm se execută următoarele operaţii: - Se deschide baza de date în fereastra Database şi se execută clic pe eticheta Tables sau Queries. - Se selectează tabela sau interogarea ce va sta la baza formularului sau se deschide tabela sau interogarea respectivă în orice vedere. - Se execută clic pe săgeata de lângă butonul New Object din bara instrumentelor Database şi din lista de opţiuni ce apare se va selecta AutoForm Pentru modificarea formularului obţinut, acesta trebuie deschis în vederea Design şi apoi se execută schimbările dorite. 17

18 Crearea unui formular folosind un Wizard ( vrăjitor ) Pentru a crea un formular folosind un Wizard se execută următoarele operaţii: 1. Se deschide baza de date în fereastra Database şi apoi se execută clic pe opţiunea Forms. 2. Se execută clic pe New. Pe ecran apare caseta de dialog New Form (vezi figura 25). 3. Se selectează wizard-ul care va fi utilizat. În partea stângă a casetei de dialog apare o scurtă descriere a wizard-ului selectat. 4. Se execută clic pe OK. Dacă în pasul 3 s-a selectat Form Wizard, Chart Wizard sau PivotTable Wizard, atunci se vor urma indicaţiile din casetele de dialog ale wizard-ului. Dacă s-a selectat AutoForm: Columnar, AutoForm: Tabular sau AutoForm: Datasheet, atunci Microsoft Access creează automat formularul. Descrierea wizard-ului selectat Caseta cu lista derulantă pentru selectarea tabelei sau interogării care va sta la baza formularului. Lista opţiunilor ce se pot folosi pentru crearea unui formular. Executaţi clic pe acest buton pentru a se afişa lista tabelelor şi interogărilor existente în baza de date deschisă. Figura 25 Casetă de dialog New Form având selectată opţiunea Form Wizard În continuare sunt prezentate casetele de dialog pentru cazul în care s-a selectat Form Wizard. 1. În prima casetă de dialog Form Wizard (vezi figurile 26 şi 27) se vor executa următoarele operaţii: - În lista derulantă Tables/Queries se va selecta tabela ce va sta la baza formularului. - Pentru a indica ce câmpuri vor apare în formular, ele se vor muta din lista Available Fileds în lista Selected Fields. Pentru a muta un câmp în lista Selected Fileds se selectează câmpul respectiv din lista Available Fields şi se execută clic pe butonul >. Pentru a muta toate câmpurile în lista Selected Fields se execută clic pe butonul >>. - Pentru a elimina un câmp din lista Selected Fields se selectează câmpul respectiv şi se execută clic pe butonul <. Pentru a elimina toate câmpurile din lista Selected Fileds se execută clic pe butonul <<. Se execută clic pe butonul Next pentru a trece la următoarea casetă de dialog Form Wizard. Lista permite selectarea tabelei ce va sta la baza formularului. Lista câmpurilor existente în tabela selectată Mută un câmp din lista Available Fields în lista Selected Fields. Mută toate câmpurile din lista Available Fields în lista Selected Fields. Va conţine câmpurile ce se vor afişa în formularul creat. Figura 26 Selectarea tabelei ce va sta la baza formularului şi a câmpurilor ce se vor afişa în formular. 18

19 Mută un câmp din lista Selected Fields în lista Available Fields. Mută toate câmpurile din lista Selected Fields în lista Available Fields Figura 27 Câmpurile ce vor apare pe noul formular. 2. În a doua casetă de dialog Form Wizard (vezi figura 28) se va selecta cum se vor afişa pe formular câmpurile selectate în operaţiunea anterioara. Există patru posibilităţi: Columnar, Tabular, Datasheet şi Justified. Selectarea unei opţiuni va determina şi modificarea modelului din partea stânga a casetei de dialog. După alegerea formatului de afişare dorit se execută clic pe butonul Next pentru a trece la următoarea casetă de dialog Form Wizard. Figura 28 Selectarea modului în care vor fi afişate câmpurile pe formular 3. În a treia casetă de dialog Form Wizard (vezi figura 29) se alege un stil pentru formularul ce se va crea. În partea stânga a casetei de dialog se prezintă un model pentru stilul selectat. După selectarea stilului formularului se execută clic pe butonul Next pentru a trece la următoarea casetă de dialog Form Wizard. Modelul selectat stilului Lista stilurilor disponibile Figura 29 Selectarea unui stil pentru formular. 4. În a patra casetă de dialog Form Wizard (vezi figura 30) se execută următoarele operaţii: 19

20 - În caseta de text What title do you want for your form? se va tasta numele noului formular. - Se indică ce se va face după ce s-a creat formularul. Există două posibilităţi: - Se va selecta opţiunea Open the form to view or enter information dacă se doreşte ca după crearea formularului, acesta să fie deschis în vederea Form pentru a introduce sau vizualiza informaţiile. - Se va selecta opţiunea Modify the form s design dacă se doreşte ca după crearea formularului, acesta să fie deschis în vederea Design pentru a-l modifica. - Se activează caseta de validare Display Help on workung with the form? dacă se doreşte ca pe timpul lucrului cu acest formular să se afişeze un Help. În continuare se execută clic pe butonul Finish pentru ca Microsoft Access să creeze formularul pe baza informaţiilor date în casetele de dialog Form Wizard.. Figura 30 Ultima casetă de dialog Form Wizard Crearea unui formular fără a folosi un Wizard Pentru a crea un formular în fereastra Design, fără a folosi un Wizard se execută următoarele operaţii: 1. Se deschide baza de date în fereastra Database şi apoi se execută clic pe eticheta Forms. 2. Se execută clic pe butonul New. Pe ecran se afişează caseta de dialog New Form (vezi figura 31). Lista posibilităţilor de creare a unui formular. Dacă formularul va afişa date, atunci se va selecta din această listă tabela sau interogarea ce conţine informaţiile respective. Figura 31 Casetă de dialog New Form 3. În caseta de dialog New Form se va selecta opţiunea Design View şi tabela sau interogarea care va sta la baza formularului ce urmează a fi creat. Dacă formularul nu va conţine date (spre exemplu, dacă formularul va fi folosit ca panou de comandă sau casetă de dialog), atunci nu se va selecta nimic din această listă. 4. Se execută clic pe OK. Pe ecran se va afişa fereastra Form în vederea Design (vezi figura 32). 20

21 Secţiunea Form Header (antet formular) Secţiunea Page Header (antet pagină) Secţiunea Detail (detaliu) Secţiunea Page Footer (subsol pagină) Secţiunea Form Footer (subsol formular) Figura 32 Fereastra Form în vederea Design. Secţiunile unei machete de formular. Pentru ca formularul să poată afişa câmpurile tabelei (interogării) selectate, trebuie adăugate controale (casete de text, casete combinate, liste etc.) în macheta acestuia. Pentru a putea adăuga controale este necesar ca pe ecran să existe caseta cu instrumente Toolbox (vezi figura 33) şi fereastra List Field (vezi figura 34). Dacă aceste obiecte nu sunt afişate pe ecran, atunci va trebui ca din meniul View să se selecteze opţiunile Toolbox, pentru a afişa caseta instrumentelor Toolbox, respectiv Field List, pentru a afişa lista câmpurilor. Adăugarea controalelor pe formular se va prezenta într-o secţiune separată. După adăugarea controalelor şi stabilirea proprietăţilor formularului, se închide formularul şi i se dă un nume. În figura 35 este prezentat formularul ce s-a creat folosind această metodă. Select Objects Label Option Group Option Button Combo Box Command Button Unbound Object Frame Page Break Subform/Subfeport Rectangle Control Wizards Text Box Toggle Button Check Box List Box Image Bound Object Frame Tab Control Line More Controls Figura 34 Fereastra List Field. Figura 33 Instrumentele din caseta Toolbox 21

22 Selector formular Selector secţiune Proprietăţile formularului Figura 35 Macheta formularului obţinută prin adăugarea controalelor necesare în vederea Design. În Microsoft Access 97 proprietăţile se folosesc pentru a determina caracteristicile tabelelor, interogărilor, câmpurilor, formularelor şi rapoartelor. Proprietăţile determină structura, aspectul şi modul de funcţionare al obiectului respectiv. Setarea proprietăţilor se face folosind foaia de proprietăţi. Pentru a stabili proprietăţile formularului se vor executa următoarele operaţii: 1. Se deschide formularul ale căror proprietăţi urmează a fi modificate în vederea Design. Se va executa una din următoarele operaţii: - Pentru a stabili proprietăţile unui formular, se execută dublu-clic pe selectorul formularului ca să se deschidă foaia de proprietăţi a formularului. - Pentru a stabili proprietăţile unei secţiuni a formularului se execută dublu-clic pe selectorul secţiunii ca să se deschidă foaia de proprietăţi a secţiunii. - Pentru a stabili proprietăţile unui control, se selectează controlul respectiv şi apoi se execută clic pe butonul Properties din bara instrumentelor Database. De asemenea, pentru a deschide foaia de proprietăţi a controlului se poate executa dublu-clic pe acesta. În foaia de proprietăţi se execută clic pe proprietatea ce urmează a fi modificată şi apoi se va executa una din următoarele operaţii: - Dacă în caseta proprietăţii apare un buton cu săgeată, atunci se execută clic pe el şi apoi se selectează o valoare din lista afişată. - Se va tasta o valoare sau o expresie direct în caseta proprietăţii. - Dacă lângă caseta proprietăţii apare butonul Build ( ), atunci se execută clic pe el pentru a afişa o casetă de dialog din care se va alege generatorul dorit. Dacă este nevoie de mai mult spaţiu pentru introducerea sau editarea parametrului unei proprietăţi, atunci se apasă tastele Shift + F2 (sau se execută clic-dreapta şi apoi se selectează Zoom) ca să se deschidă caseta Zoom. Crearea unui formular de tip panou de comandă Atunci când se utilizează Database Wizard pentru a crea o bază de date, Microsoft Access creează automat un panou de comandă care permite navigarea prin obiectele bazei de date. Acest panou de comandă are butoane care pot fi activate prin clic cu mouse-ul pentru a deschide formulare sau rapoarte (sau pentru a deschide alte panouri de comandă ce permit deschiderea unor formulare sau rapoarte suplimentare), pentru a ieşi din Microsoft Access sau 22

23 pentru a personaliza un panou de comandă. Se poate crea un panou de comandă similar cu cel realizat de Database Wizard folosind Switchboard Manager. Crearea unui panou de comandă folosind Switchboard Manager Pentru a crea un panou de comandă folosind Switchboard Manager se vor executa următoarele operaţii: 1. Se va deschide într-o fereastra Database baza de date pentru care urmează a fi creat panoul de comandă. 2. În meniul Tools, se selectează opţiunea Add-Ins şi apoi opţiunea Switchboard Manager 3. Pe ecran va fi activată o fereastră în care Microsoft Access va cere confirmarea creării unui panou de comandă. Se execută clic pe butonul Yes. 4. În caseta de dialog Switchboard Manager, ce va fi afişată pe ecran ca urmare a răspunsului Yes dat în pasul precedent, se execută clic pe butonul Edit. 5. În caseta de dialog Edit Switchboard Page, se tastează în caseta de text Switchboard Name un nume pentru panoul de comandă şi apoi se execută clic pe butonul New. 6. În caseta de dialog Edit Switchboard Item, care apare pe ecran se tastează textul primului buton al panoului de comandă în caseta Text şi apoi din caseta Command se selectează comanda care se va asocia butonului. Spre exemplu, se tastează Introducere/Vizualizare date abonat în caseta Text şi apoi se selectează Open Form In Edit Mode din caseta Command. 7. În funcţie de comanda selectată în pasul 6, Microsoft Access afişează sub caseta Command o altă casetă. Dacă este necesar, atunci se selectează un element din această listă. Spre exemplu, dacă la pasul 5 s-a selectat Open Form In Edit Mode în caseta Command, atunci în caseta Form se selectează numele formularului ce va fi deschis şi apoi se execută clic pe butonul OK. 8. Se repetă paşii 4 la 6 până când s-au adăugat toate elementele panoului de comandă. Pentru editarea sau ştergerea unui element se execută clic pe elementul dorit în caseta Items On This Switchboard din caseta de dialog Edit Switchboard Page şi apoi se execută clic pe butonul Edit sau Delete. Pentru rearanjarea elementelor panoului se selectează elementul respectiv din caseta Items On This Switchboard şi apoi se execută clic pe butonul Move Up sau Move Down. 9. În final se execută clic pe butonul Close. Exemplu de formular (figura 36): Figura 36 Exemplu de panou de comandã. Crearea unui formular Startup Pentru ca la lansarea aplicaţiei să se afişeze un ecran care conţine numele aplicaţiei, o emblemă şi alte informaţii, trebuie să se creeze un formular Startup (de pornire). Pentru a crea un formular Startup se vor executa următoarele operaţii: 1. Se deschide baza de date pentru care pentru care se va crea formularul Startup. 2. Se creează un formular nou, nelegat. Se stabilesc proprietăţile formularului la valorile indicate în tabelul următor: 23

24 Proprietate Valoare Descriere Default View Single Form Se creează un formular singular. Views Allowed Form Pentru ca să nu se poată comuta în vederea Design formularul. Scroll Bars Neither Ecranul de deschidere nu are nevoie de bare de derulare Record Selectors No Nu se afişează articole şi deci nu este nevoie de selector de articole. Navigation No Nu sunt necesare butoanele de navigare. Buttons Auto Resize Yes Formularul trebuie să se redimensioneze automat. Auto Center Yes Ecranul trebuie să se centreze automat. Border Style None Ecranul nu are bordură. Popup Modal Nu trebuie să se poată deschide alte ferestre cât timp se execută formularul Startup. Shortcut Menu No Să nu se poată afişa meniurile contextuale. Se poate adăuga o imagine pentru fundalul formularului introducând în caseta proprietăţii Picture calea către fişierul ce conţine imaginea dorită sau se execută clic pe butonul Build al proprietăţii pentru a selecta fişierul. Pe formular se poate adăuga o etichetă independentă în care se introduce numele aplicaţiei. De asemenea se pot adăuga şi alte informaţii, cum ar fi: autorul, dreptul de autor etc. Se salvează formularul cu numele Startup. Dacă formularul se va salva sub un alt nume, atunci trebuie selectată opţiunea Startup din meniul Tools şi în lista derulantă Display Form a casetei de dialog Startup se va selecta numele formularului. Selectaţi eticheta Modules şi apoi executaţi clic pe butonul New pentru a crea un nou modul. Pe ecran apare fereastra Module În fereastra Module se va tasta următorul cod Visual Basic: Function SetTimer() Seteaza proprietatea Timer Interval a formularului pe o temporizare de 7 secunde. Forms![Startup].TimerInterval = 7000 End Function Function CloseNewStartupForm() Resetarea proprietăţii Timer Interval a formularului pentru a anula temporizarea If Forms![Startup].TimerInterval <> Then Forms![Startup].TimerInterval = 0 End If Se închide formularul Startup şi se deschide formularul Switchboard. DoCmd.OpenForm Suwtchboard DoCmd.Close acform, Startup End Function Se închide fereastra Module. Pe ecran apare casetă de dialog Save As. În caseta Module Name se tastează un nume pentru modulul creat. În fereastra Database se selectează eticheta Forms, se selectează formularul Startup şi apoi se execută clic pe butonul Design. Se va deschide foaia de proprietăţi a formularului, unde se va selecta eticheta Event şi se vor executa următoarele: - Pentru a seta temporizarea la deschiderea formularului se selectează caseta proprietăţii On Open şi se tastează =SetTimer() 24

25 - Pentru ca după epuizarea timpului stabilit pentru afişarea formularului Startup să se închidă acest formular şi să se deschidă formularul de tip panou de comandă, se selectează caseta proprietăţii On Timer şi se tastează =CloseNewStartupForm() În figura 37 este prezentată foaia de proprietăţi a formularului Startup având proprietăţile On Open şi On Timer setate pe valorile precizate. Din meniul Tools se selectează opţiunea Startup pentru a stabili caracteristicile formularului Startup. Pe ecran se afişează caseta de dialog Startup. Utilizarea controalelor Toate informaţiile dintr-un formular sau raport sunt conţinute în controale. Controalele sunt obiectele de pe un formular sau un raport care afişează date, execută acţiuni sau decorează formularul sau raportul. Spre exemplu, se poate folosi o casetă de text pe un formular sau un raport pentru a afişa datele, un buton de comandă de pe un formular pentru a deschide un alt raport sau o linie sau un dreptunghi la separarea şi gruparea controalelor pentru a le face mai uşor accesibile. Microsoft Access 97 include următoarele tipuri de controale, care sunt accesibile prin intermediul casetei cu instrumente din vederea Design a formularului sau raportului: casetă de text (text box), eticheta (label), grup de opţiuni (option group), buton de opţiune (option button), casetă de validare (check box), buton de comutare (toggle button), buton de comandă (command button), control de imagine (image control), cadru de obiect legat (bound object frame), cadru de obiect nelegat (unbound object frame), subformular/subraport (subform/ subreport), întrerupere de pagină (page break), linie (line), dreptunghi (rectangle) şi controale proprii ActiveX. Controalele pot fi legate, nelegate sau calculate. Controlul legat este asociat unui câmp al tabelei sau interogării de bază. Controalele legate sunt folosite pentru a afişa, edita şi actualiza valorile câmpurilor din baza de date. Controlul calculat foloseşte o expresie ca sursă de date. Expresia poate utiliza datele dintr-un câmp al tabelei sau interogării de bază al formularului sau raportului. Controlul nelegat nu are sursă de date. Controalele nelegate pot fi folosite pentru a afişa informaţii, linii, dreptunghiuri şi ilustraţii. În continuare sunt prezentate principalele controale ce se pot folosi pe formulare şi rapoarte. Tipuri de controale Figura 37 Foaia de proprietăţi a formularului Startup Eticheta (label) Etichetele sunt folosite pe un formular sau raport pentru a afişa text descriptiv cum ar fi: titlurile, semnificaţiile sau scurte instrucţiuni. Etichetele nu afişează valorile din câmpuri sau expresii, sunt întotdeauna nelegate şi nu se schimbă în timp ce ne deplasăm de pe un articol pe altul. O etichetă poate fi ataşată unui alt control. Spre exemplu, atunci când se creează casete de text, acestea vor avea ataşată o etichetă care afişează titlul acelei casete de text. Această etichetă apare ca antet de coloană în vederea Datasheet a formularului. Atunci când se creează o etichetă folosind instrumentul Label, se creează de fapt o etichetă independentă nu este ataşată nici unui alt control. Etichetele independente sunt 25