Programul Împreună pentru cei mai importanți oameni din lume al SC IKEA România SRL Implicarea în proiectele comunităților locale și eforturile continue de a fi sustenabili în toate aspectele activității noastre, ne ajută să rămânem fideli viziunii noastre de a crea o viață de zi cu zi mai bună pentru cei mai mulți oameni, prin: Stabilirea unor parteneriate pe termen lung, pentru a contribui împreună la rezolvarea celor mai importante probleme sociale și de mediu ale comunității locale; Folosirea gamei noastre de produse, a competențelor profesionale și a resurselor financiare, materiale și umane, pentru a sprijini categoriile de oameni care au mai multă nevoie și pentru a proteja mediul, ca să re-dăm societății mai mult decât locurile de muncă create. În acest an, IKEA România deschide selecția de proiecte în vederea susținerii proiectelor sociale ale comunității locale din apropierea magazinului IKEA din București. Selecția de proiecte este destinată organizaţiilor neguvernamentale, non-profit din România ce își desfășoară activitatea pe teritoriul municipiilor București și Ploiești, şi în judeţul Ilfov, în domeniul protejării drepturilor copilului și al educației copilului în România. Suma disponibilă pentru anul 2012 este echivalentul în lei a 30.000 EUR. Aria de desfăşurare a proiectelor: municipiile Bucureşti şi Ploieşti, judeţul Ilfov. Data de lansare a ofertei de sponsorizare: 25 aprilie 2012. Data limită de depunere a cererilor de sponsorizare: 24 mai 2012, ora 14.00 (data poștei sau data de livrare prin curier). Cererile de sponsorizare insoțite de documentele prevăzute în condițiile menționate mai jos trebuie să ajungă la sediul IKEA România până la data de 24 mai 2012, ora 14.00) I. CONDIŢII GENERALE I.1. Procedura de prezentare a proiectelor spre selecție și sponsorizare Proiectele se prezintă pe cele 3 formulare standard oferite de IKEA România: 1. Sponsorship request 2. Annex A: Project description 3. Annex B: Action plan and budget Proiectele se vor prezenta în 3 exemplare tipărite și un exemplar în format electronic (CD) conform formularelor tipizate, în limba engleză. Proiectele trebuie să fie însoţite de următoarele anexe: 1) statutul organizaţiei (copie); 2) hotărârea judecătorească de înființare a persoanei juridice de drept privat fără scop patrimonial (copie); 3) dovada înscrierii persoanei juridice de drept privat fără scop patrimonial în Registrul asociațiilor și fundațiilor (copie); 1
4) declaraţie pe proprie răspundere că organizația şi reprezentanţii săi legali nu sunt, şi nici nu au fost în ultimii 10 ani, implicaţi în procese civile, penale, comerciale etc. 5) CV-ul coordonatorului de proiect în limba engleză. 6) acorduri scrise din partea organizaţiilor/instituţiilor cu care se va colabora pe parcursul derulării proiectului (dacă este cazul); Anexele se vor expedia într-un singur exemplar. Proiectele, împreună cu anexele, pot fi expediate prin poştă sau prin curier sau pot fi depuse personal la adresa: Cristian Clita (+4 0726 772 262) Magazinul IKEA România Șoseaua București-Ploiești, nr. 42A (Zona Comercială Băneasa) București, sector 1. I.2. Obţinerea formularelor Formularele standard se trimit solicitanţilor prin e-mail, după ce aceştia le solicită la marketing.bucharest.ro@ikea.com sau pot fi accesate pe site-ul www.ikea.ro, secțiunea Despre IKEA, subsecțiunea "Responsabilitatea noastră. I.3. Durata proiectelor propuse spre selecție și sponsorizare Proiectul câștigător trebuie derulat într-o perioadă de maximum 12 luni și trebuie finalizat până la data de 31 decembrie 2013. Data de începere a proiectelor poate fi cel mai devreme: 1 august 2012. I.4. Condiţii de eligibilitate ale aplicanţilor Sunt eligibile pentru finanţare: organizaţii autonome, non-partizane, fără scop lucrativ (non-profit), cu sediul în București, Ploiești sau într-o localitate judeţul Ilfov ce funcționează conform Ordonanţei de Guvern 26/2000 ca persoane juridice de drept privat fără scop patrimonial; filiale ale organizaţiilor naţionale menționate mai sus, care își desfășoară activitatea în București, Ploiești sau într-o localitate din judeţul Ilfov, cu condiţia să aibă cont separat în bancă şi să aibă acordul conducerii organizaţiei centrale. NU sunt eligibile: partidele politice şi cultele religioase; persoanele fizice (inclusiv persoanele fizice autorizate, PFA, în condițiile legii); societățile comerciale; proiectele sosite la sediul IKEA România după data limită; proiectele care nu conţin toate anexele menţionate la punctul I.1 de mai sus; proiectele care sunt planificate pe o perioadă mai lungă de 12 luni; proiectele ce se desfăşoară în alte localităţi decât: Bucureşti, Ploieşti şi localităţile din judeţul Ilfov; proiectele la care bugetul nu respectă limitele prevăzute în Ghidul de sponsorizare (30.000 euro). I.5. Proiecte/activităţi/costuri neeligibile: proiecte care nu se înscriu în obiectivele şi activităţile acestui program; 2
cereri de finanţări individuale (ex: burse, sponsorizări pentru călătorii, etc.); împrumuturi; proiecte şi activităţi de cercetare ştiinţifică; proiecte incomplete sau depuse de organizaţii neeligibile; investiţii financiare; cheltuieli retroactive ale unor proiecte încheiate sau în curs de desfăşurare; organizaţii de susţinere a iniţiativelor care nu sunt deschise tuturor membrilor comunităţii; campanii de relaţii publice sau marketing care nu susţin o cauză socială şi nu aduc o îmbunătăţire semnificativă vieţii comunităţilor locale; sponsorizarea evenimentelor sportive, în particular sporturi periculoase; sponsorizarea evenimentelor artistice, culturale şi de divertisment; donarea echipamentelor IT învechite (întotdeauna interzis); conferinţe, seminarii; parteneriate care ar necesita ca IKEA România să distribuie materiale informative sau orice alte obiecte, lucruri sau materiale către colaboratori sau clienţi la sediul societăţii; programe de tratament şi/sau promovare sau grupuri de cercetare; tombole, licitaţii sau reclame. I.6. Selecţia proiectelor Toate proiectele depuse vor primi un număr de înregistrare, care va fi comunicat organizaţiei şi va fi folosit în toată corespondenţa viitoare. Organizaţiile sau proiectele care nu îndeplinesc condiţiile de eligibilitate vor fi respinse. Organizaţiile ale căror proiecte nu au fost selecţionate, vor fi informate în scris până la data de 30 iunie 2012. Nu se asumă sarcina înapoierii sau copierii documentelor primite. Vă sugerăm să păstraţi propria copie a proiectului la organizaţie. De asemenea, va fi informată în scris organizaţia al cărei proiect a fost selecţionat, menţionând, după caz, condiţiile solicitate în vederea semnării contractului de sponsorizare. I.7. Condiţiile de sponsorizare Organizaţia beneficiară se va angaja la prezentarea unor rapoarte de activitate (două rapoarte intermediare şi unul final) pe baza unor formulare standard, în condiţiile ce vor fi precizate în contractul de sponsorizare încheiat de IKEA România cu organizația selectată şi va permite reprezentanților desemnaţi din partea IKEA România să aibă acces la documentele necesare evaluării rapoartelor de activitate. Proiectele vor fi monitorizate inclusiv prin vizite la faţa locului şi evaluate de reprezentanții IKEA România. Bugetul proiectului nu poate depăşi 30.000 euro şi nu poate să provină decât din partea IKEA România, în calitate de sponsor. Materialele care sunt rezultatul proiectului sponsorizat de IKEA România, nu vor menţiona numele sponsorului decât în condiţiile și cu acordul obținut în prealabil, în scris, din partea sponsorului. IKEA România consideră înscrierea în concurs a unui proiect ca o acceptare implicită a acestui regulament şi consideră orice date cu privire la participant adevărate şi corecte. În cazul descoperirii oricăror neconcordanţe cu realitatea, IKEA România nu va considera respectiva participare validă. IKEA România nu este răspunzătoare de eventualele pagube produse către terţi, de organizaţii, în timpul desfăşurării proiectului sponsorizat. Orice modificare faţă de contractul de sponsorizare, apărută în cursul realizării proiectului, trebuie aprobată în scris în prealabil de către sponsor. 3
I.8. Valoarea şi modalitatea de plată a finanţărilor Plata finanţării se va face în tranşe, conform condiţiilor din contractul de sponsorizare, prin virament bancar în lei (la cursul BNR din data viramentului). Plata se va face în felul următor: - suma de 30.000 euro va fi virată în contul organizației sponsorizate până la data de 1 august 2012. - suma va fi blocată de bancă la cererea IKEA România, organizaţia sponsorizată putând accesa sumele astfel: - 10.000 euro la data de 1 septembrie 2012; - 5.000 euro după trimiterea primului raportul intermediar; - 5.000 euro după trimiterea celui de-al doilea raport intermediar; - 10.000 euro după trimiterea raportului final. II. CRITERII DE SELECŢIE A CERERILOR DE SPONSORIZARE II.1. Criterii de preselecţie Proiecte care vor fi respinse la preselecţie: o Proiecte incomplete, scrise neciteţ sau care nu au folosit formularele standard ale acestei selecții de proiecte; o Proiecte care nu includ anexele solicitate; o Proiecte depuse de organizaţii neeligibile; o Proiecte care nu sunt relevante pentru obiectivul general al programului Împreună pentru cei mai importanți oameni din lume ; o Proiecte care au depăşit data limită de depunere a cererii de finanţare. II.2. Criterii propriu-zise de evaluare a) Valoarea proiectului Impactul proiectului număr de beneficiari direcţi; categorii de grupuri-țintă atinse; durabilitatea rezultatelor proiectului pe termen lung. Concepţia proiectului adecvarea la nevoile reale ale beneficiarilor; contribuţia la îmbunătăţirea condițiilor de viață a copiilor ce provin din familii defavorizate; contribuţia la îmbunătăţirea șanselor la educație a copiilor vulnerabili și/sau cu nevoi speciale; parteneriat cu autorități sau cu instituții ale statului numai dacă e nevoie de acordul lor pentru desfășurarea proiectului. b) Prezentarea şi administrarea proiectului eficienţa costurilor bugetate în raport cu activităţile; adecvarea activităților la atingerea obiectivelor propuse; modul de monitorizare şi evaluare. 4
II.3. Procesul de selecţie: Etapa 1: Comisie de reprezentanţi ai IKEA România Proiectele candidaţilor vor fi analizate de o comisie formată din reprezentanţi desemnaţi ai IKEA România, care vor acorda puncte de la 1 la 5 criteriilor de evaluare listate la punctul II.2. În baza punctajului acordat de comisia reprezentanţilor IKEA România, primele 3 proiecte, care vor obţine cel mai mare punctaj total, vor fi desemnate finaliste. Cele 3 proiecte finaliste vor fi anunţate public pe site-ul IKEA Romania, www.ikea.ro, pe data de 15 iunie. Etapa 2: Votarea internă a proiectului câştigător În perioada 15 iunie - 29 iunie 2012 (ora 15:00), angajaţii IKEA România vor vota proiectul câștigător, dintre cele 3 proiecte desemnate finaliste pe baza punctajului acordat de comisia reprezentanţilor IKEA România. Votarea se va încheia pe 29 iunie 2012, orele 15:00. Voturile se vor număra în data de 29 iunie 2012, iar câştigătoare va fi organizaţia cu cel mai mare număr de voturi. În cazul în care două organizaţii vor avea acelaşi număr de voturi, câştigător va fi proiectul care a acumulat punctajul cel mai mare în Etapa 1, iar dacă cele două organizaţii cu acelaşi număr de voturi vor avea acelaşi punctaj, comisia reprezentanţilor IKEA România va alege în data de 2 iulie 2012 prin tragere la sorți organizația câștigătoare. Câştigătorul va fi anunţat până la data de 2 iulie 2012. 5