CAIET DE SARCINI

APROBAT DIRECTOR GENERAL Alin Vieru CAIET DE SARCINI pentru servicii de întreținere privind zonele de recreere I. INFORMAŢII GENERALE 1. Denumirea instituției: Administrația Domeniului Public Sector 1 Bd. Poligrafiei 4, Sector 1 Date de contact: tel. 021 319 32 58, fax: 021 319 32 54; Titlul contractului: «Contract servicii de întreținere privind zonele de recreere, Administrația Domeniului Public Sector 1» Clasificare CPV principal: 92330000-3 Servicii privind zonele de recreere pentru 2. Autoritatea contractantă / beneficiarul contractului: Administrația Domeniului Public Sector 1 II. SCOPUL CONTRACTULUI Operatorul economic selectat va presta servicii de întreținere la calitatea și cantitatea prevăzute în prezentul caiet de sarcini. III. DESCRIEREA SARCINILOR OPERATORULUI SELECTAT Operatorul economic selectat va asigura prestarea de servicii de întreținere în cele 20 de parcuri și 80 de locuri de joacă amplasate pe raza Sectorului 1, după specificațiile din prezentul Caiet de Sarcini. I.1. Titulatura contractului de servicii Prezentul referat descrie necesitatea incheierii unui contract anual, care va avea ca obiect Prestari servicii privind zonele de recreere, respectiv intretinerea, mentenanta si reparatiile tehnice din sediile ADP si parcuri, respectiv zonele de recreere aflate in administrarea Administratie 1

Domeniului Public - Sector 1. Contractul se doreste a fi de tip serviciu lunar, astfel incat pretul lunar va include pretul manoperei si materialului tuturor tipurilor de servicii necesare intretinerii, mentenantei si reparatiilor aferente zonelor de recreere, mai precis parcuri, zone de joaca si cladiri aferente acestora, aflate in administrarea ADP Sector 1. I.2. Prestarea serviciului Se doreste achizitionarea unui pachet de servicii complete, gestionat de un singur prestator(antreprenor General sau Asociatie intre societati comerciale, avand un Lider), ce poate presta toate categoriile de servicii solicitate de mai sus, cu respectarea stricta a cerintelor si normelor privind mediul, securitatea oamenilor, securitatea la incendiu, securitatea informatiei, organizarea si desfasurarea activitatii in parcurile si sediile din subordinea ADP Sector 1. Prestarea serviciilor se va face in baza prevederilor viitorului Caiet de sarcini cu privire la fiecare tip de categorie de serviciu si a normelor in vigoare la data semnarii contractului. Operatorul economic declarat castigator in urma analizarii ofertelor tehnico-financiare are datoria de a presta serviciile descrise prin Caietul de sarcini. Operatorul economic are obligatia de a remedia sau desfasura prestarea serviciilor de mentenanta predictiva, preventiva si corectiva privind zonele de recreere, cu un nivel de calitate impus prin Caietul de sarcini, normele in vigoare si recomandarile producatorilor de materiale utilizate. Sunt nominalizate tipurile de servicii pe categorii de servicii solicitate ce se vor realiza in locatiile aflate in subordinea ADP Sector 1, precum si cladirile aferente si sediul acesteia, pe parcursul contractului (anul 2019). I.3. Descriere generala ADP Sector 1 detine un patrimoniu format din aproximativ 20 de parcuri si 80 de locuri de joaca, amplasate pe raza sectorului 1, la care se adauga sediile ADP Sector 1. Spatiile exterioare sunt de mai multe tipuri, cum ar fi, spatii verzi, spatii pentru desfasurarea activitatilor sportive, zone de recreere, care sunt deja amenajate. Pentru a asigura un climat optim si un cadru adecvat cetatenilor, precum si asigurarea cerintelor de igiena si sanatate in spatii interioare si exterioare dens populate de pe raza sectorului 1, aflate in subordinea ADP Sector 1, se impune implementarea unui serviciu complet de administrare a acestor zone si spatiilor adiacente, in baza unui program bine definit pentru categoriile de servicii preventive si in baza unor termene de interventie optime pentru categoriile de servicii corective. Implementarea unui sistem integrat de administrare a parcurilor si spatiilor adiacente, va duce la optimizarea si eficientizarea costurilor. Cap.II Metodologia implementarii serviciilor II.1. Descrierea serviciilor solicitate Crearea unui pachet complet ce urmareste prestarea serviciilor de administrare privind zonele de recreere si a cladirilor adiacente acestora cat si sediului ADP, spatiilor exterioare si imprejmuirilor, are ca scop rezolvarea a trei probleme primordiale: 1. Scaderea costurilor de administrare si intretinere a tuturor locatiilor de recreere; 2

2. Prestarea de servicii cu un grad inalt de profesionalism si responsabilitate; 3. Transferarea tuturor sacinilor de administrare a unitatilor din sfera personalului propriu (insuficient si necalificat pentru toate categoriile de servicii) catre Antreprenorul General. Prima problema are o rezolvare prin evidentierea si cuantificarea tuturor factorilor de cost ce nu au fost luati in discutie pana in prezent: In lipsa unui singur operator Antreprenor General: - nu se pot executa coerent interventiile, acestea fiind dependente tehnic una de cealalta; - nu pot fi controlate costurile materialelor; - nu pot fi controlate costurile cu personalul; - apar costuri suplimentare cu transportul materialului si al personalului; - nu se poate evidentia lunar/anual un cost al serviciilor prestate; - nu se pot face interpretari statistice de consumuri pentru predictii lunare sau anuale; - nu se poate cuantifica cantitatea materialelor puse in opera. In prezenta unui sistem de lucru complet integrat: - se poate face predictibilitate in timp a tipurilor de materiale pe categorii de servicii, eficientizand costul de aprovizionare si evitand supraaglomerarea cu materiale ce nu sunt necesare; - negocierea costurilor materialului de catre A.G. cu furnizorii; - optimizarea si cunoasterea initiala a costurilor cu personalul; - controlul si optimizarea coturilor de transport prin comenzi ferme si trasee predefinite. Cea de-a doua problema care tine de pregatirea tehnica, profesionalismul si responsabilitatea Antreprenorului General: In lipsa unui sistem de lucru integrat: - se poate verifica cu greu calitatea lucrarilor efectuate; - nu se poate cunoaste calitatea materialelor puse in opera; - nu se poate verifica corectitudinea operatiilor tehnologice de prestare a serviciului; - incapacitatea de rezolvare a tuturor deficientelor aparute in toate unitatile; - lipsa de garantare in timp a lucrarilor efectuate. In prezenta unui sistem de lucru complet integrat: - calitatea prestarii serviciilor se verifica in ziua urmatoare prestarii lor; - calitatea materialelor este cunoscuta; - operatiile tehnologice se vor executa corect intrucat personalul direct implicat este calificat pentru natura serviciului prestat; - remedierea intr-un timp scazut a tuturor deficientelor aparute datorita atribuirii serviciilor pe categorii; - garantarea calitatii serviciilor prestate si remedierea acestora in perioada de garantie pe cheltuiala Antreprenorului General. 3

Cel de-al treilea aspect rezolva o problema cu care in prezent toate autoritatile locale se confrunta, executarea unor categorii de servicii care nu intra in sfera acestora de activitate, fiind foarte greu de controlat si gestionat: In lipsa unui sistem de lucru integrat: - aspectele de ordin tehnic sunt foarte greu de urmarit de catre conducerea autoritatii; - decizia de interventie pe categorii de servicii se aproba de catre A.G., cu instiintarea autoritatii; - activitatea de administrare a zonelor de recreere se desfasoara exclusiv in timpul programului de lucru al ADP Sector 1; - nu exista personal calificat pentru toate categoriile de servicii. In prezenta unui sistem de lucru complet integrat cu un singur operator privat AG: - aspectele de ordin tehnic se vor urmari de catre personalul calificat al AG, fara implicarea conducerii autoritatii; - decizia si tipul interventiei se stabileste de catre personalul calificat si executata de catre Antreprenorul General prin echipele dedicate fiecarei categorie de servicii; - programul de remediere a deficientelor, cu exceptia cazurilor urgente, se va derula pe tot parcursul zilei, avand in vedere si evitarea perturbarii programului zilnic a zonelor de recreere; - Antreprenorul general dispune de un personal calificat pentru toate categoriile de servicii solicitate, acestea realizandu-se in timp, evitandu-se astfel birocratia si blocajele de orice tip, rezultatul final fiind rezolvarea problemelor aparute in aceste spatii de recreere. In vederea perstarii de servicii cu un nivel ridicat de calitate si in timp util, eficiente din punct de vedere al costurilor si o durata de interventie minima, s-a gandit o lista cu serviciile necesare acestor zone de recreere, evidentiate in Anexa 1. II.2. Factorii de decizie si structura personalului ce va avea ca indatorire indeplinirea prevederilor contractului sunt urmatorii: Comisia de Supraveghere si Control, formata din minim 2 membri cu specializari diferite, astfel incat sa acopere toate domeniile de servicii solicitate, reparatii, constructii, instalatii termice si sanitare, instalatii electrice si automatica; Inspector Zonal, persoana autorizata a operatorului economic, care are rolul de a se deplasa in cadrul zonelor de recreere si sa culeaga informatii despre totalitatea deficientelor, tipul acestora, nivelul de urgenta; Antreprenorul General reprezinta agentul economic caruia i s-a atribuit contractul de Prestari servicii privind zonele de recreere ; Echipele Operative reprezinta totalitatea personalului cu caracter executiv, necesar indeplinirii prevederilor contractuale; 4

Dispeceratul reprezinta centrul de colectare, triere si distributie a informatiei, cat si a personalului si a materialelor necesare acesta se va amplasa in sediul ADP Sector 1 subsol, pentru o buna coordonare cu persoanele de decizie din cadrul autoritatii contractante; Depozitul de materiale si scule-unelte reprezinta un depozit pozitionata in cadrul ADP Sector 1(garajele din zona garaje subsol 1), constituit din minimul de materiale, scule-unelte etc necesare derularii in conditii bune a obiectului contractului; Depozitul de materiale marunte reprezinta o locatie existenta a autoritatii, tot in sediul ADP Sector 1, unde operatorul economic ce va furniza servicii intretinere va depozita materialele marunte necesare bunei desfasurari a activitatii, respectiv un birou la subsol 1; Zonele de interventie reprezinta totalitatea zonelor de recreere si a sediilor aferente acestora, unde se vor desfasura activitatile de intretinere si mentenanta descrise mai sus. De asemenea, personalul A.G. isi va desfasura activitatea in birourile ADP Sector 1 aflate la Subsol 1 de la sediul acesteia, pentru o buna coordonare cu factorii de decizie din partea Autoritatii contractante, cat si pentru o eficienta gestionare a activitatii curente. II.1.1. Schema logica derulare activitate contractuala zilnica Comisia de Supraveghere si Control Inspector Zonal Antreprenor General Zone de interventie (Zone de recreere) Dispecerat (Primire/Triere/Atribuire) Depozit Materiale si scule-unelte Echipele Operative Depozit de materiale marunte Echipe Operative 5

II.3. Etapizarea zilnica a categoriilor de servicii Fluxul de culegere a informatiilor din zonele de recreere arondate se va derula pe timpul programului de lucru zilnic de 8h, cat si in afara acestuia, pentru urgente. Astfel, Inspectorul de zona va prelua reclamatiile din toate sursele si daca va fi necesar se va deplasa in cadrul locatiilor arondate de unde vor culege informatii detaliate cu privire la deficientele existente. Informatiile se vor transmite catre Dispecerat, unde vor fi triate functie de natura si urgenta interventiei si distribuite Echipelor operative, pe de o parte, si Depozitelor de materiale, pe de alta parte. Echipele operative vor avea obligatia sa preia informatiile venite din Dispecerat, sa mearga in Depozitul de materiale, sa ridice materialele si sculele necesare interventiei pentru toate locatiile arondate interventiei si sa inceapa derularea interventiilor in ordinea prioritatilor primite. Echipele operative de servicii dedicate vor fi compuse strict din angajati ai operatorului economic ce presteaza serviciile de intretinere a zonelor de recreere. Remedierea deficientelor care intra in categoriile de servicii solicitate in toate zonele aflate in administrarea ADP Sector 1 si sediul acesteia, se vor desfasura pe cat posibil in orele de program ale institutiei, insa si in afara acestora, functie de urgenta interventiei necesare; exceptie fac serviciile de mentenanta I.T., curenti slabi etc desfasurate de echipa dedicata, exclusiv in programul de lucru al ADP Sector 1. II.4. Eficientizarea si optimizarea anuala a costurilor Antreprenorul General va acorda o importanta crescuta eficientizarii si optimizarii costurilor anuale ale serviciilor obiectivelor contractului, prin: o Implicarea furnizorilor de materiale in instruirea tehnica a personalului calificat de interventie; o Identificarea obiectiva si corecta a serviciilor sau a echipamentelor, materialelor si/sau elementelor ce necesita schimbarea sau inlocuirea; o Cuantificarea statistica a frecventei lunare a categoriilor de servicii de intretinere in vederea crearii unor stocuri optime de materiale; o Sanctionarea diverselor cazuri de frauda ce pot aparea in cadrul personalului de interventie sau al utilizatorilor aflati in zonele de recreere; o Minimizarea consumurilor prin utilizarea de echipamente si scule profesionale; o Monitorizarea si controlul permanent al echipelor de interventie. II.5. Principii si factori de decizie in implementarea serviciilor de intretinere si mentenanta a zonelor de recreere Comisia de Supraveghere va fi constituita din personal propriu de catre AG. Necesarul de personal al Comisiei de Supraveghere este de minim 2 persoane, fiecare dintre ele avand calificare in munca diferita, in urmatoarele domenii: constructii, instalatii termice si sanitare, instalatii 6

electrice si echipamente de calcul/retele. Membri comisiei de supraveghere isi vor desfasura activitatea in cadrul programului de lucru normal, de 8h/zi. Comisia de Supraveghere reprezinta Antreprenorul General in relatia cu autoritatea contractanta si Inspectorul de zona, avand urmatoarele obligatii: 1. verificarea prin sondaj statistic a tuturor zonelor de recreere, sa corespunda din punct de vedere tehnic si functional; 2. eficientizarea cu privire la calitatea, operativitatea si modul de remediere a deficientelor, cat si a acelor situatii care necesita schimbarea sau modernizarea; 3. va analiza timpul de interventie si calitatea acestora, provenite de la Inspectorul de zona. Inspectorii zonali vor avea obligativitatea contractuala de a intreprinde urmatoarele activitati zilnice, pe parcursul programului de lucru normal de 8h: - deplasarea la fiecare zona; - vizualizarea exterioara a elemntelor din zona; - culegerea de informatii suplimentare de la personalul de paza; - verificarea calitatii serviciilor prestate in ziua precedenta; - deplasarea la Dispecerat si transmiterea informatiilor culese; Dispeceratul reprezinta centrul de primire si distributie a fluxului de informatie. Se va pozitiona pe cat posibil intr-un birou din cadrul ADP Sector 1 la Subsol 1, usor accesibil tuturor factorilor determinanti din contract. Antreprenorul General are obligatia contractuala de a infiinta Dispeceratul, de a-l dota cu suportul logistic necesar descris in metodologia de participare si de a angaja personalul dedicat activitatilor curente. Personalul dedicat al dispeceratului va fi compus din minim 1 persoana, cu studii medii, care vor acoperi tot programul zilnic. Programul dispeceratului va fi de 8h/zi in zilele de lucru. Depozitele de materiale constituie stocul total al materialelor necesare derularii activitatilor zilnice pentru o perioada de minim 5 zile lucratoare. Se va infiinta de catre Antreprenorul General si se va amplasa in garajele existente in sediul ADP Sector 1. Depozitul va fi aprovizionat de catre Antreprenorul General. Acesta are responsabilitatea de a dota si utila depozitul/depozitele cu logistica necesara aprovizionarii echipelor operative cu tipurile de materiale solicitate, in timpul cel mai scurt. Depozitul va functiona 8h pe perioada zilelor lucratoare. Sarcinile personalului angajat vor fi: - centralizarea cererilor primite din dispecerat pe tipuri si cantitati de materiale; - distribuirea materialelor catre echipele operative intr-un interval de timp cat mai scurt; - gestionarea stocurilor de materiale si transmiterea informarilor de aprovizionare catre furnizorii de materiale. 7

Echipele Operative reprezinta personalul dedicat si calificat in a executa totalitatea categoriilor de servicii de intretinere enumerate in Caietul de sarcini. Echipele operative vor trebui sa fie suficiente astfel incat sa acopere toate zonele de interventie in intervalul de timp estimat si la nivelul de calitate cerut. Calificarile in munca necesare personalului echipelor operative cad in sarcina AG. Serviciul de mentenanta I.T. si curenti slabi va include si interventii in sistem ultrarapid, din sediul/punctul de lucru al autoritatii. Acesta are obligatia de a crea o camera securizata, dotata cu minim 2 posturi de lucru, avand conexiune la internet 24h/24h, la acestea lucrand 2 operatori PC, ce vor face interventii on site, cat si on-line. Programul de lucru al acestora este 08.00 17.00, 5 zile pe saptamana, corelat cu programul Autoritatii Contractante. Echipele structurate pe tipuri si calificari de personal vor avea un caracter permanent in cadrul prestatii serviciilor corective solicitate. Datorita unor cerinte impuse prin legislatie si/sau de necesitatile zonelor de recreere, va fi necesar ca pentru anumite categorii de servicii sa se previna actiunile corective prin actiuni preventive. Actiunile preventive apar in anuminte momente pe parcursul perioadei derularii contractului, putand aparea necesitatea suplimentarii personalului permanent pe categorii de servicii, cu personal care va avea caracter temporar. Principalele categorii de servicii solicitate se regasesc in Anexa 1 aferenta Caietului de sarcini. Prezentul caiet de sarcini face parte integrată din documentația pentru elaborarea și prezentarea ofertei și stabilește cerințele solicitate ofertanților pe baza cărora aceștia își vor elabora propunerile tehnice și financiare. IV. LOCUL DE PRESTARE Serviciile vor fi prestate în locațiile indicate de către autoritatea contractantă, pe suprafața addministrativă a Sectorului 1, București. V. TERMENE Termenul de prestare începe la data semnării contractului și se încheie la 31 decembrie 2019, cu posibilitatea de prelungire prin act adițional. 8

VI. MONITORIZAREA ŞI EVALUAREA Operatorul economic selectat este responsabil pentru prestarea la timp a tuturor serviciilor prevăzute şi prezentate în caietul de sarcini și în contract. VII. CONDIȚII DE PARTICIPARE Transmiterea la adresa de e-mail achizitii@adp-sector1.ro sau la sediul autorității contractante a următoarelor documente până la data de 28.05.2019, ora 10:00 Certificat Unic de Înregistrare - copie Certificat Constatator eliberat de ONRC (informațiile din acest document vor fi reale / actuale la data prezentării certificatului) copie Formulare anexate Propunerea tehnică în conformitate cu Caietul de sarcini Propunerea financiară trebuie să se încadreze în fondurile alocate achiziției publice. Perioada de valabilitate a ofertei: minim 30 de zile. *Notă: Documentele vor fi îndosariate, numerotate și se va întocmi un OPIS. Nota: 1. Acolo unde există specificații tehnice care indică o anumită origine, sursă, producție, un procedeu special, o marcă de fabrică sau de comerț, un brevet de invenție, o licență de fabricație sau o certificare, se va citi sau echivalent. 2. Toate specificațiile caietului de sarcini sunt minimale și obligatorii. Neconformitatea cu una sau mai multe din caracteristicile acestuia atrage după sine respingerea ofertei. 3. Criteriul de atribuire raport calitate-pret Șef Compartiment Administrativ-Aprovizionare Marius Ambrozie 9