UNIVERSITATEA VASILE ALECSANDRI DIN BACĂ U COD: PROCEDURĂ OPERAŢ IONALĂ RECTOR, PROF. UNIV. DR. ING. VALENTIN NEDEFF Prenumele şi numele Semnătura Departamentul de Management Avizat Elaborat Şef lucr. dr. ing. Mirela PANAINTE Ec. Gabriela-Lidia ŞERBAN Ec. Luminiţa CABAT EDIŢIA: 1 REVIZIA: 0 1 2 3 4 5 EXEMPLAR NR.: Intră în vigoare începând cu data de 02.02.2012, prin aprobarea în Ședința Senatului Universității Vasile Alecsandri din Bacău. PREZENTA DOCUMENTAŢIE ESTE PROPRIETATEA UNIVERSITĂŢII VASILE ALECSANDRI DIN BACĂU. MODIFICAREA, MULTIPLICAREA SAU DIFUZAREA ACESTEIA FĂRĂ APROBAREA SCRISĂ A EMITENTULUI ESTE INTERZISĂ, CONFORM LEGII 8/1996. - Document controlat - F 01.07/Ed.1
PROCEDURĂ OPERAŢIONALĂ P0 07.18 Pag./Total pag. 1/9 LISTA REVIZIILOR Simbol revizie Ediţie/ Revizie/ Cap./ Pag./ Paragr. Conţinutul reviziei Responsabilităţi Elaborat Verificat Aprobat F 02.07/Ed.1 Fişier SIM/MSIM/Lista reviziilor
Pag./Total pag. 3/9 1. SCOP Procedura urmăreşte modul de organizare si conducere a contabilităţii pentru a asigura înregistrarea cronologică şi sistematică, prelucrarea, transmiterea şi păstrarea informaţiilor, precum şi respectarea legislaţiei în ceea ce priveşte cheltuielile cu deplasările interne. 2. DOMENIUL DE APLICARE Procedura se aplică în cadrul Universităţii Vasile Alecsandri din Bacău, pentru decontarea contravalorii diurnei şi a cheltuielilor de deplasare efectuate de personalul angajat al instituţiei în ţară. 3. DOCUMENTE DE REFERINŢĂ Legea nr. 82/1991, a contabilităţii, republicată, cu modificările şi completările ulterioare. Hotărârea Guvernului nr. 1860/2006 privind drepturile şi obligaţiile personalului autorităţilor şi instituţiilor publice pe perioada delegării şi detaşării în altă localitate, precum şi în cazul deplasării, în cadrul localităţii, în interesul serviciului, cu modificările şi completările ulterioare O.M.F.P. nr. 1.792/2002 - pentru aprobarea Normelor metodologice privind angajarea, lichidarea, ordonanţarea şi plata cheltuielilor instituţiilor publice, precum şi organizarea, evidenţa şi raportarea angajamentelor bugetare şi legale O.M.F.P. nr. 1954/2005 pentru aprobarea Clasificaţiei indicatorilor privind finanţele publice Normele metodologice privind organizarea şi conducerea contabilităţii instituţiilor publice şi planul de conturi pentru instituţiile publice şi instrucţiunile de aplicare a acestuia, aprobate prin O.M.F.P. nr. 1917/2005, cu modificările si completările ulterioare. ORDIN nr. 3.512/2008 privind documentele financiar-contabile.
Pag./Total pag. 4/9 4. DEFINIŢII ŞI PRESCURTĂRI 4.1 Definiţii Birou financiar-contabilitate structura organizatorică din cadrul instituţiei publice în care este organizată execuţia bugetară. Contabil denumire generică pentru persoana şi/sau persoanele care lucrează în compartimentul financiar-contabil, care verifică documentele justificative, întocmesc instrumentele de plată a cheltuielilor efectuate pe seama fondurilor publice. Articol bugetar subdiviziune a clasificaţiei cheltuielilor bugetare determinată în funcţie de caracterul economic al operaţiunilor în care acestea se concretizează şi care desemnează natura unei cheltuieli indiferent de acţiunea la care se referă. Indemnizaţia de delegare şi detaşare se atribuie personalului şi se dispune în scris de către conducătorul instituţiei. Controlul financiar preventiv activitatea prin care se verifică legalitatea şi regularitatea operaţiunilor efectuate pe seama fondurilor publice sau a patrimoniului public, înainte de aprobarea acestora. Angajat (ă) persoana cu contract de munca pe durata (ne)determinată. ALOP Cele patru faze ale execuţiei bugetare: Angajare orice act juridic din care rezultă sau ar putea rezulta o obligaţie pe seama fondurilor publice. Lichidare faza în procesul execuţiei bugetare în care se verifică existenţa angajamentelor, se determină sau se verifică realitatea sumei datorate, se verifică condiţiile de exigibilitate ale angajamentului legal pe baza documentelor justificative care să ateste operaţiunile respective. Ordonanţare Faza în procesul execuţiei bugetare în care se confirmă că livrările de bunuri au fost efectuate sau alte creanţe au fost verificate şi că plata poate fi realizată. Plata cheltuielilor este faza finală a execuţiei bugetare prin care instituţia publică este eliberată de obligaţiile sale faţă de terţii creditori. 4.2 Abrevieri Art. Articol bugetar;
Pag./Total pag. 5/9 CFP Control financiar preventiv; ALOP Angajare, lichidare, ordonanţare, plată. 5. DESCRIEREA PROCEDURII 5.1. Elemente de intrare 5.1.1. Documentele utilizate sunt: - Referatul de necesitate ; - Ordinul de deplasare; - Chitanţa cu regim special; - Dispoziţia de plata/ încasare; - Registru de casă; - Ordinul de plată. (documente financiar-contabile conform ORDIN nr. 3.512/2008) 5.1.2 Persoana care urmează să efectueze deplasarea întocmeşte referatul de necesitate (formular, cod F137.08) pe care îl înaintează spre aprobare şefului de compartiment după care îl depune la Registratura instituţiei. 5.1.3 Registratura va trimite referatul după înregistrare spre aprobare Rectorului. După aprobarea de către acesta, secretara completează şi înregistrează ordinul de deplasare pe care îl transmite spre semnare la Rector. 5.1.4 Rectorul aprobă deplasarea, daca este cazul, cu: maşina proprietate personala sau cu vagonul de dormit. 5.1.5 Registratura înmânează ordinul de deplasare aprobat împreună cu referatul de necesitate aprobat solicitantului. 5.1.6 Şeful compartimentului semnează ordinul pentru deplasarea personalului subordonat. 5.1.7 Pentru efectuarea deplasării angajatul poate apela la două posibile doua situaţii: - angajatul solicita un avans de deplasare - angajatul nu solicita un avans de deplasare 5.1.7. Dacă angajatul solicită un avans de deplasare, sunt necesare următoarele activităţi. - menţionarea în referatul de necesitate a solicitării avansului;
Pag./Total pag. 6/9 - aprobarea referatului pentru ridicarea de avans de către ordonatorul de credite; - întocmirea dispoziţiei de plată/ ordinului de plată de către persoana desemnată din cadrul Biroului Financiar Contabilitate, simultan se întocmeşte documentaţia pentru ALOP. - aprobarea şi vizarea dispoziţiei de plată de control financiar preventiv şi de ordonatorul de credite; - ridicarea numerarului de către angajat de la casieria Universităţii şi semnarea dispoziţiei de plată. 5.1.8. Avansul se stabileşte în raport cu numărul zilelor de deplasare, dar nu mai mult decât totalul cheltuielilor de delegare sau detaşare estimat pentru 30 de zile calendaristice. 5.1.9. Persoana care efectuează deplasarea are obligaţia de a obţine pe ordinul de deplasare, de la unitatea la care se deplasează, viza şi ştampila conducătorului unităţii sau înlocuitorului acestuia, indicând data şi ora sosirii şi a plecării. 5.1.10. Angajatul care efectuează deplasarea trebuie să completeze pe versoul Ordinului de deplasare, a orei şi datei plecării, respectiv sosirii în/şi din localitate. 5.1.11. După efectuarea deplasării angajatul va trebui să întocmească decontul privind cheltuielile efectuate cu ocazia deplasării, simultan se întocmeşte şi documentaţia pentru ALOP. 5.1.12. Decontul de cheltuieli şi ALOP-ul sunt vizate de către CFP şi aprobate de către ordonatorul de credite al Universităţii. 5.1.13. Plata/ încasarea sumei de bani înscrise pe document de la casierie sau prin transfer bancar. 5.2. Aspecte speciale 5.2.1. Decontarea diurnei. Diurna se decontează pentru deplasările într-o localitate aflată la o distanţă mai mare de 5 km de Bacău, indiferent de funcţia pe care o îndeplineşte persoana în cadrul Universităţii.
Pag./Total pag. 7/9 5.2.2. Numărul zilelor calendaristice în care persoana se află în delegare sau detaşare se socoteşte de la data şi ora plecării până la data şi ora înapoierii mijlocului de transport din şi în localitate, considerându-se fiecare 24 de ore câte o zi de delegare. 5.2.3. Pentru delegarea cu o durata de o singura zi, precum şi pentru ultima zi, în cazul delegării de mai multe zile, indemnizaţia se acordă numai dacă durata delegării este de cel puţin 12 ore. 5.2.4. Cheltuielile de transport. Decontarea biletelor de transport se efectuează după cum urmează: - în cazul transportului aerian vor fi necesare următoarele documente în original: o la achiziţia biletului de la agenţia de voiaj şi achitarea prin ordin de plată sau numerar biletul de călătorie, factura fiscală, chitanţa/ ordinul de plată şi tichetele de îmbarcare,,boarding pass ; o la achiziţia biletului prin intermediul internetului biletul de călătorie, factura fiscală, chitanţa, ordinul de plată şi tichetele de îmbarcare,,boarding pass, copie după pagina de internet unde s-a făcut rezervarea (pagina în care este specificat preţul biletului de avion), o declaraţie pe proprie răspundere în care se va specifica faptul că biletul a fost procurat de pe internet. o la achitarea biletului prin intermediul cardului, este necesară chitanţa de la bancomat sau extrasul de cont în care se reflectă suma plătită şi compania către care s-a efectuat plata. - în cazul transportului feroviar vor fi necesare biletele de tren în original, cu preţul pe ele; - în cazul deplasării cu autoturismul proprietate personală, decontarea cheltuielilor de transport se vor face în baza bonului fiscal de combustibil achiziţionat in ziua deplasării sau cu o zi înainte, respectiv 7.5 litri de carburant la 100 km parcurşi pe distanta cea mai scurtă. 5.2.5. Cheltuielile de cazare. Pentru deplasările efectuate într-o localitate situată la o distanţă mai mare de 5 km şi în cazul în care nu se poate înapoia la sfârşitul zilei de lucru,
Pag./Total pag. 8/9 se decontează cheltuieli de cazare efectuate pe baza documentelor justificative, după cum urmează: - în cazul cazării în structurile de primire turistice, în limita tarifelor practicate în structurile de 2 stele, pentru o cameră cu pat individual sau, în cazul în care unitatea nu dispune de o astfel de cameră, pentru o cameră cu două paturi; - în situaţii deosebite, rezultate din declaraţii pe proprie răspundere, în care, datorită imposibilităţii cazării în structurile de primire turistice de 2 stele sau de confort mai redus, persoana trimisă în delegare a fost cazată în structuri de primire turistice de confort superior, decontarea cheltuielilor de cazare se face în limita tarifelor practicate în structurile de primire turistice de 3 stele pentru o cameră cu pat individual sau, în cazul în care unitatea nu dispune de o astfel de cameră, pentru o cameră cu două paturi; - în cazul în care cazarea s-a făcut într-o structură de primire turistică de confort superior celei de 4 stele, se decontează numai 50% din tariful de cazare perceput; - în situaţia în care personalul aflat în delegare nu se cazează în condiţiile prevăzute la niciuna din situaţiile prezentate mai sus, cheltuielile de cazare se compensează prin plata, pentru fiecare noapte a sumei de 30 lei. 5.2.6. La stabilirea cheltuielilor de cazare care se decontează se iau în considerare taxa de parcare hotelieră, taxa de staţiune şi alte taxe prevăzute de dispoziţiile legale în vigoare. 6. RESPONSABILITĂŢI 6.1. Rectorul Aprobă deplasările şi semnează pentru decontarea cheltuielilor efectuate cu ocazia deplasării personalului instituţiei. 6.2. Şeful de compartiment Vizează ordinul de deplasare confirmând că operaţiunea de deplasare corespunde intereselor instituţiei. 6.3. Biroul financiar-contabilitate
Pag./Total pag. 9/9 Răspunde de întocmirea decontului prin verificarea documentelor prezentate de persoana care a fost în deplasare. Răspunde de înregistrarea în contabilitate şi semnează nota contabilă. 6.4. CFP Răspunde de legalitatea decontării cheltuielilor sau de acordare a avansurilor şi de existenţa creditelor bugetare. 6.5. Contabilul şef Răspunde de existenta vizelor necesare şi dispune plata. Răspunde de înregistrarea contabilă. 6.6. Casierul Răspunde de efectuarea plaţilor şi a încasărilor. 6.7. Persoana care efectuează deplasarea Răspunde de completarea corectă a decontului şi respectarea procedurilor 7. ÎNREGISTRARI Înregistrarea Suportul Completează Locul de păstrare Durata de păstrare Referatul de necesitate Hârtie Solicitant SFC 10 F137.08 Ordinul de deplasare Hârtie Rectorat SFC 10 Dispoţia de Hârtie SFC SFC 10 plată/încasare Chitanţa cu regim special Hârtie Casierie SFC 10 Registrul de casa Hârtie Casierie SFC 10 Ordinul de plată Hârtie SFC SFC 10 8. ANEXE Anexa nr. 1. referat de necesitate (formular, cod F137.08).
Pag./Total pag. Anexa nr. 1 Universitatea Vasile Alecsandri din Bacău Se aprobă ordonator de credite Rector Nr... din... Avans:... REFERAT DE NECESITATE Subsemnatul,... având funcţia de... la Departamentul/Serviciul..., Facultatea de... vă rog să-mi aprobaţi deplasarea la... în localitatea... în perioada... cu mijloc de transport... Scopul deplasării:...... pentru care solicit următoarele cheltuieli: transport Bc -... Bc, lei:... ; cazare:... nopţi a... lei; diurnă... zile a... lei; alte cheltuieli... lei care se suportă din fonduri... Total lei... Data...... Semnătura Conform HCM nr. 822 din 1959 certificăm necesitatea deplasării pentru...... Decan, Şef compartiment,...... F 137.08/xx