Cuprins CAPITOLUL I - Microsoft Word Descrierea programului Setarea paragrafelor Editarea documentelor simple în MSWord..

Transcriere

1 Cuprins CAPITOLUL I - Microsoft Word Descrierea programului Setarea paragrafelor Editarea documentelor simple în MSWord Instrumentul Mail Merge Inserarea tabelelor Formatarea tabelelor Ştergerea celulelor şi tabelelor Formule în Word CAPITOLUL II Microsoft Excel Descrierea programului Microsoft Excel Modificarea lăţimii coloanelor Introducerea valorilor numerice Folosirea comenzii AutoFill Crearea unei diagrame cu ajutorul aplicaţie Chart Wizard Filtrarea datelor Referinţe relative şi absolute Utilizarea funcţiilor Funcţii financiare Prognozarea evoluţiei unor valori folosind funcţia TREND... 40

2 CAPITOLUL I - Microsoft Word 1.1. Descrierea programului Aplicaţia se lansează cu Start Programs Microsoft Word sau dublu click pe pictograma de pe desktop, dacă există. După deschiderea aplicaţiei de pe ecran apar 2 ferestre, una în alta. Prima fereastră, cea exterioară, este fereastra aplicaţiei, iar cea interioară a documentului, figura 1.1. Figura 1.1 Fereastra Microsoft Word Fereastra programului conţine toate elementele unei ferestre de aplicaţii, bară de titlu pe care sunt afişate numele documentului deschis şi pictograma meniului sistem (opţiunile acestuia devin vizibile dacă se apasă fie click dreapta pe pictogramă, fie combinaţia de taste Alt+ Space), bară de meniuri, bare de instrumente standard, bară de stare. Pe bara de titlu este plasată de asemenea și Quick Access Toolbar, pe care se pot plasa pictogramele opțiunilor utilizate frecvent. Fereastra documentului conţine două rigle, una verticală şi una verticală, pe prima găsindu-se nişte indicatori de aliniere (cursoare) precum şi butoanele de închidere, minimizare şi redimensionare a ferestrei. Programul poate deschide simultan mai multe documente, fiecare în fereastra lui. Pentru minimizarea, redimensionarea sau închiderea aplicaţiei se folosesc cele 3 butoane de pe bara de titlu, iar pentru minimizarea, redimensionarea sau închiderea unui document se folosesc cele trei butoane de pe bara de meniuri. Lista documentelor deschise la un moment dat este accesibilă executând click pe meniul Windows, iar aducerea pe ecran (în fereastra activă) a oricărui document din listă se face cu un click pe numele documentului din listă (sau prin folosirea combinaţiei de taste CTRL+F6). În mod implicit Word 2010 afișează meniurile Home, Insert, Page Layout, References, Mailings, Review, View, fiecare cu (ribbonul) banda aferenta ce conține diverse butoane, grupate pe secțiuni. Funcţia oricărui buton de pe barele de instrumente poate fi uşor aflată poziţionând cursorul mouse deasupra butonului; în câteva secunde apare o casetă cu numele acestuia. 2

3 Figura 1.2 Secțiunea font, de pe bara Home. Pe bara de formatare se pot localiza diferite elemente, începând din stânga, în prima listă cu opţiuni se specifică stilul folosit, în următoarea tipul fontului, mărimea fontului. Următoarele trei butoane se referă la efecte aplicate fontului (scris îngroşat Bold, cu litere aldine Italic, subliniat - Underlined), iar următoarele patru butoane stabilesc alinierea textului în pagină şi distanţa între rândurile din text. Ultimele butoane permit crearea unei liste numerotate sau o listă cu marcatori speciali, creşterea sau reducerea indentului, etc. Conţinuturile barelor de instrumente pot fi particularizate, în sensul că se pot adăuga pictogramele unor comenzi frecvent folosite: în meniul Tools se alege Customize şi se deschide o fereastră de dialog cu trei tabele din care se alege tabela Commands, figura 1.3. Figura 1.3 Fereastra Customize Pictogramele sunt grupate pe categorii. Lista din stânga listează numele categoriilor iar cea din dreapta afişează pictogramele corespunzătoare categoriei selectate în panoul din stânga. Pictogramele pot fi trase, prin tehnica drag and drop, pe bara de instrumente. O altă serie de opţiuni importante pentru configurarea meniurilor, a spaţiului ocupat de barele de formatare, a mărimii pictogramelor din bara de butoane, a afişării unei scurte explicaţii referitoare la rolul butonului pe care se află poziţionat cursorul mouse-ului (selectarea casetei de validare Show screen tips on toolbars) este oferită de tabela Options. 3

4 Fereastra aplicaţiei Word mai conţine, pe lângă elementele deja enumerate, în extremitatea stângă a barei de defilare orizontală butoane ce permit alegerea tipului de vizualizare a documentului (Normală, Aspect Web Web Layout, Aspect pagină tipărită Print Layout şi Aspect Carte - Reading Layout). Bara de stare oferă informaţii legate de numărul paginii curente, numărul secţiunii, numărul paginii din numărul total de pagini pe care se află poziţionat cursorul, la ce distanţă faţă de marginea de sus a paginii se află cursorul, pe a câta coloană şi pe al câtelea rând din Grid-ul (caroiajul de marchează o pagină Word) se află poziţionat cursorul. Un dublu click pe oricare din aceste informaţii va deschide fereastra Find and Replace pe tabela Go To. Înainte de a începe editarea propriu-zisă a documentului, se recomandă respectarea următoarelor reguli enunţate cu scopul de uşura munca de editare a unui document complex. Regulile enunţate mai jos sunt reguli generale: 1. O primă etapă constă din setarea marginilor paginii şi a mărimii hârtiei (din meniul File opţiunea Page Setup, tabelele Margins şi Paper Size). Dacă stabilirea acestor dimensiuni se realizează după încheierea editării documentului este posibil ca setările anterioare să fie alterate fiind necesară rearanjarea în pagină a întregului document. 2. Pentru a putea vizualiza eventualele greşeli de ortografie sau de spaţiere se va selecta limba în care se editează documentul din Review Language Set Proofing Language. Există posibilitatea ca Word-ul să detecteze automat limba de editare prin bifarea casetei de validare Detect Language Automatically. 3. Modul de vizualizare folosit în mod obişnuit este Print Layout (din meniul View). 4. În lipsa unor precizări explicite, documentul se editează cu font Times New Roman, mărimea 12, spaţiere la un rând, aliniere completă (Justify). Marginile paginii se vor stabili astfel încât să se permită îndosarierea acestora (dacă este cazul) şi afişarea numărului paginii în cazul numerotării paginilor documentului (dacă la listare nu apare numărul paginii, acesta se va stabili spaţiul Footer din Page Setup prin încercări succesive la valoarea optimă). 5. Alinierea unor titluri, fragmente de text, paragrafe etc., nu se realizează apăsând de mai multe ori tasta SPACE, ci folosind butoanele corespunzătoare de pe bara de formatare. 6. Pentru păstrarea unui caracter unitar, aliniatul se lasă apăsând o singură dată tasta TAB (mărimea implicită a acestuia este de 1,27 cm şi se poate modifica din meniul Format, opţiunea Tabs). 7. Referitor la semnele de punctuaţie, înaintea unei virgule, punct etc., nu se lasă spaţiu. Se va lăsa spaţiu doar între semnul de punctuaţie şi cuvântul care îl precede. 8. Referitor la modul de lucru, este de preferat lucrul cu tastatura şi nu cu mouse-ul deoarece se economiseşte foarte mult timp În tabelul următor se vor prezenta câteva combinaţii de taste mai des folosite în word: Tabelul 1.1 Combinaţii de taste folosite uzual în Word. CTRL +S CTRL+O CTRL+P Combinaţie de taste Efect Salvează documentul curent Deschide un document deja existent Listează documentul curent la imprimantă CTRL+F6 Permite comutarea între documentele deschise 4

5 CTRL+SHIFT+P Modificarea dimensiunii fontului CTRL+] CTRL+[ CTRL+B CTRL+I CTRL+U CTRL+L CTRL+R CTRL+E CTRL+J Modificarea mărimii fontului din unitate în unitate Scris îngroşat Scris înclinat (italic) Scris subliniat Alinierea textului selectat la stânga Alinierea textului selectat la dreapta Alinierea centrattă a textului Alinierea completă (Justified) CTRL+End Poziţionare automată la sfârşitul documentului CTRL+Home Poziţionare automată la începutul documentului CTRL+PgUp CTRL+PgDown SHIFT+F5 Poziţionare la începutul paginii Poziţionare la sfârşitul paginii Poziţionare automată în locul ultimei modificări Tastele funcţionale au următoarele efecte: - F1 activează Help-ul programului - F2 mută un text sau o imagine - F3 inserează o intrare în Auto Text - F4 repetă ultima acţiune - F5 activează opţiunea Go To - F6 trece la noul cadru - F7 Lansează verificarea automată Spelling and Grammar - F8 activează modul EXT - F9 actualizează câmpurile selectate - F10 activează bara de meniuri - F11 trece la următorul câmp - F12 activează opţiunea Save As din meniul File Setarea paginii. La deschiderea oricărui document nou cu ajutorul pictogramei New de pe bara de instrumente Standard se deschide un document nou, vid, pe ecran afişându-se o pagină albă. Noul document, deşi nu conţine text, conţine informaţii despre marginile paginii, tipul de corpuri de literă (fonturi) folosite şi mărimea lor, unităţilor de măsură în care sunt exprimate dimensiunile, etc. Toate aceste informaţii sunt memorate într-un fişier şablon (template) care se numeşte Normal.dot şi este localizat în directorul (dosarul, folder-ul) Program Files - Microsoft Office - Templates. De regulă, utilizatorul nu foloseşte setările prestabilite în această machetă (şablon) şi poate modifica setările implicite ale paginii. Pentru aceasta se parcurg următorii paşi: 5

6 1. Se deschide un document nou cu un click pe iconul de pe bara de instrumente. Se setează marginile paginii din meniul File Page Setup Margins. Dacă se doreşte să se tipărească documentul pe ambele feţe ale unei coli de hârtie, se bifează caseta Mirror margins. În asemenea situaţie se recomandă ca marginea cu denumirea Inside să se seteze la o valoare mai mare decât marginea exterioară Outside, figura 3.3. Dacă se doreşte păstrarea aceloraşi margini şi pentru interior şi pentru exterior, se va adăuga un spaţiu suplimentar din caseta Gutter. 2. Se trece la tabela Paper Size de unde se alege tipul colii A 3, A 4, A 5, Letter, etc., precum şi orientarea Portrait (normal) sau Landscape (transversal). Rezultatul oricărei acţiuni se vede într-o mică fereastră Preview. Figura 1.4 Fereastra Page Setup 3. Se trece la tabela Paper Source şi se stabileşte modul de alimentare al imprimantei, pentru prima pagină şi pentru următoarele. Opţiunile sunt diferite, funcţie de tipul imprimantei (imprimantelor) instalate. Uzuale sunt: Manual feed (alimentare manuală), Sheet feeder (din rezervorul de coli al imprimantei), Tractor (pentru hârtia listing - cu perforaţii pe margini şi pliată în formatele A 3, A 4, etc.). 4. Se trece la tabela Layout de unde se stabileşte dacă antele paginii (Headers) şi subsolurile paginii (Footers) să se păstreze sau să difere de la prima pagină la celelalte sau între paginile pare şi impare. Celelalte opţiuni se vor explica mai târziu, la editarea documentelor mai complexe. Dacă se doreşte ca formatul stabilit să devină implicit se apasă butonul Default care va salva modificările în fişierul şablon. Utilizatorul este avertizat asupra acestui lucru printr-o fereastră de dialog cu două butoane, Yes şi Cancel. Dacă se apasă Yes se salvează modificarea iar cu Cancel se renunţă la salvare. Apoi se apasă OK din fereastra Page Setup. Dacă nu se apasă Default setările paginii rămân valabile doar în cadrul documentului deschis. 6

7 1.2 Setarea paragrafelor. Din meniul Home Paragraph, se apasă butonul de afișare a ferestrei din colțul dreaptajos al acestei secțiuni. Cu instrumentele din tabela Indents and Spacing (aliniere şi spaţiere) se aliniază paragraful la stânga, central, dreapta sau faţă de margini (justified). Valoarea Indentation (spaţiul faţă de marginea stângă sau dreapta a zonei tipăribile) se introduce direct sau se folosesc săgeţile din dreptul casetelor text respective. Spacing: stabileşte numărul de puncte (spaţiul) dintre 2 paragrafe succesive; permite introducerea unui spaţiu specificat deasupra sau sfârşitul paragrafului). Line spacing stabileşte ca scrierea să se facă la 1 rând (single), la 1,5 rânduri sau la 2 rânduri. În tabela Line and Space Breaks, figura 6.6, sunt câteva opţiuni utile: Figura 1.5 Fereastra de dialog Paragraph Widow/Orphan control, previne tipărirea ultimei linii dintr-un paragraf la începutul unei pagini noi precum şi tipărirea primei linii a unui paragraf la sfârşitul unei pagini. Keep lines together, previne apariţia unui sfârşit de pagină în interiorul unui paragraf. Don t hyphenate, previne despărţirea în silabe a paragrafului selectat (disponibilă numai în limbile pentru care există programul despărţitor în silabe. Pentru limba română nu este disponibilă.) Se apasă OK. Din meniul Tools Options, tabela General se stabileşte Measurement units în cm sau inch, unităţi în care vor fi gradate riglele verticale şi orizontale din ferestrele document şi din ferestrele de dialog care afişează informaţii despre dimensiuni (ex. Page Setup). 1.3 Editarea documentelor simple în MSWord Nu există o definiţie universal acceptată a ceea ce este un document simplu sau un document complex. Practica arată, însă, că pot fi considerate documente simple cele care nu depăşesc în lungime 3-4 pagini, nu sunt structurate într-o ierarhie a capitolelor şi subcapitolelor, nu conţin formate multiple pentru fonturi, paragrafe şi pagini, nu creează indexuri sau cuprinsuri 7

8 automate. În activitatea de birotică acest tip de document este cel mai răspândit, motiv pentru care vom insista cu precădere asupra lui. La apăsarea unei taste alfanumerice în locul în care se află cursorul de editare aste afişat caracterul tastat iar cursorul se deplasează spre dreapta. Cursorul poate fi deplasat cu ajutorul săgeţilor de pe tastatură dar numai pe zonele unde există text. Nu poate fi mutat la dreapta ultimului caracter dintr-un rând şi nici sub ultimul rând editat. Mutarea rapidă în orice punct al documentului se face poziţionând cursorul mouse în locul dorit şi executând un click cu butonul stâng. Apăsarea tastei Backspace şterge un caracter la stânga cursorului iar apăsarea tastei Delete şterge un caracter la dreapta. Dacă oricare din aceste taste se menţine apăsată se şterg mai multe caractere, până la eliberarea ei. O caracteristică a sistemului de operare Windows şi prin urmare şi a editorului Word este redundanţa metodelor, în sensul că există mai multe procedee care au ca finalitate obţinerea aceloraşi rezultate. În continuare se descriu câteva procedee pentru fiecare operaţiune prezentată. Selecţia textului. Pentru a selecta o anumită porţiune de text se poziţionează cursorul mouse la începutul sau sfârşitul părţii de text ce trebuie selectat; se apasă butonul stâng al mouse-ului şi cu el apăsat se deplasează cursorul până la sfârşitul respectiv începutul textului care se doreşte a fi marcat, funcţie de poziţia iniţială a cursorului. Altă metodă foloseşte tastatura: după poziţionarea cursorului la unul din capetele textului de selectat se apasă şi se menţine apăsată tasta Shift + End (pentru selecţia unui rând), iar cu ajutorul săgeţilor se deplasează cursorul pe cele patru direcţii până se selectează textul în întregime. Un text selectat poate fi şters, copiat în clipboard, decupat, lipit sau mutat în cadrul documentului. Toate aceste operaţii se efectuează conform procedeelor arătate la Windows Explorer. Se folosesc fie comenzile rapide din tastatură (CTRL+C pentru copiere, CTRL+V pentru lipire, CTRL+X pentru mutare), fie butoanele de pe bara de instrumente fie comenzile din meniul Edit (sau opţiunile din meniul contextual). Pentru mutarea unor selecţii mici de text în cadrul zonei din document, vizibile pe ecran, poate fi folosită metoda drag&drop (fie în varianta cu click stânga apăsat, caz în care textul va fi mutat imediat, fie în varianta cu click dreapta apăsat - caz în care la eliberarea butonului din dreapta se activează un meniu contextual ce permite, printre, altele fie mutarea fie copierea textului). O metodă mai puţin cunoscută de mutare a unui text sau a unei imagini este urmăătoarea: - se selectează textul sau imaginea ce se va muta; - se apasă tasta F2; - se plasează cursorul în locul în care se va muta textul; - se apasă tasta Enter. Editarea documentului. Când se editează un document textul se scrie, până la terminare. Tastele se apasă scurt dar ferm, în caz contrar fie se va repeta caracterul tastat fie nu va fi trimis de la tastatură la calculator. Atunci când cursorul ajunge la marginea dreaptă a paginii execută automat un salt la început de rând nou. Tasta Enter se apasă numai când se doreşte trecerea la un nou paragraf. În timpul editării poate apărea necesitatea ştergerii unor porţiuni de text, mutarea sau înlocuirea altora; se pot folosi oricare din metodele descrise mai sus pentru copierea, ştergerea sau mutarea textelor. Când documentul este gata se trece la formatarea lui. După încheierea redactării documentului cuprinsul acestuia se poate genera automat. Pentru a genera cu succes cuprinsul unui document este necesară parcurgerea următoarelor etape: a) fiecărui titlu ce se doreşte a fi inclus în cuprins i se atribuie un stil corespunzător, astfel: titlului capitolului i se atribuie stilul Heading 1, titlului subcapitolului Heading 2, ş.a.m.d. Se pot folosi shortcut-urile CTRL+Alt+1 pentru Heading 1, CTRL+ALT+2 pentru Heading 2, CTRL+ALT+3 pentru Heading 3. b) References Table of Contents 8

9 Figura 1.6. Fereastra Index and Tables de configurare a aspectului Cuprinsului. Fereastra de configurare a formei cuprinsului (accesibilă prin click pe butnul Table of Contents și alegerea opțiunii Insert Table of Contents) permite alegerea nivelelor de titlu (Show levels), includerea numerelor paginilor (Show page numbers), şi folosirea formatelor din document. c) după realizarea acestor setări se apasă butonul OK şi se va obţine cuprincul generat automat la poziţia curentă a cursorului 1.4. Instrumentul Mail Merge Mail Merge este utilizat pentru a gener documente-tip, pe baza unor surse de date. Sursa de date poate fi: un fișier Excel care să conțină datele necesare, un fișier CSV, un fișier bază de date Microsoft Access, lista de contacte Outlook, document Word sau document HTML. Generarea documentelor-tip se va realiza prin utilizarea câmpurilor de fuzionare din sursa de date. Drept exemplu, vom presupune că o firmă de televiziune prin cablu dorește să trimită tuturor abonaților o înștiințare referitoare la restanțele la plată ale fiecărui abonat. Documentul sursă, realizat sub forma unui tabel Word, va fi de forma următoare: Nr. Crt. Nume prenume Adresă Nr. Telefon Restanță Scadență După încheierea editării, documentul-sursă se va salva cu denumirea abonați.docx și se va închide, apoi se va deschide un document nou (CTRL+N) și se va apăsa, din meniul Mailings (Corespondență), butonul Start Mail Merge. Din meniul derulant afișat, se allege opțiunea Step by Step Mail Marge Wizard. Procesul de îmbinare a corespondenței presupune parcurgerea a șase pași. Trecerea la următoarea etapă sau revenirea la cea anterioară se va realiza prin click pe link-ul corespunzător din partea de jos a ferestrei wizard-ului Mail Merge. Acest wizard se lansează prin parcurgerea pașilor: Mailings Start Mail Merge- Step by Step Mail Marge Wizard. Cele șase etape sunt următoarele: 9

10 a) Se stabileşte tipul documentului, în acest caz Letter (Scrisoare) b) Se stabileşte ce document se va folosi: documentu curent, se porneşte de la un şablon sau se începe de la un document existent c) Se selectează destinatarii: dintr-un document existent (în cazul de faţă documentul ce conţine tabelul de mai sus), se apasă link-ul Browse și, din fereastra de navigare afișată se alege fișierul abonati.docx. Notă: Pentru ca tabelul din documentul-sursă să poată fi utilizat, acesta nu trebuie numerotat și etichetat automat. 10

11 d) Se editează scrisoarea şi se introduc câmpurile de fuzionare (click pe More Items) Cîmpurile de fuzionare (cu ajutorul cărora se va personaliza fiecare scrisoare în parte) vor apărea în document încadrate între paranteze ascuțite duble (<< >>). e) Previzualizarea scrisorii 11

12 f) Încheierea procesului de îmbinare a corespondenței Am realizat înștiințările, fiecare dintre ele adresată destinatarului corespunzător, însă, în forma actuală, documentul va fi adresat fiecărui abonat, indiferent dacă figurează sau nu cu restanță 0 în documentul-sursă. Din acest motiv, vom modifica forma documentului obținut cu ajutorul câmpurilor de fuzionare, astfel încât, în funcție de valoarea din coloana Restanță (0 sau altă valoare) textul înștiintării să fie diferit. Se procedeazăastfel: se revine la pasul 4 și modifică textul documentului ca în figura!!!, după care, prin apăsarea butonului Rules, se va introduce un camp de tip If Then Else care se va complete cu variantele de text pentru cele două situații restanță 0 sau restanță diferită de 0 (figura!!!). Se apasă butonul OK și se revine în document. Se apasă click dreapta pe fragmentul de text nu figurați în evidențele moastre cu debite restante și se alege Toggle Field Code. Se va introduce, apăsând butonul Insert Merge Field, câmpul de fuzionare Restanță. Documentul va lua aspectul din figura!!! Notă: Un camp poate fi introdus și manual, prin combinația de taste CTRL+F9. 12

13 Se apasă din nou click dreapta și se allege din nou opțiunea Toggle Field Code și se încheie îmbinarea corespondenței. Se vor obține 2 variante de însțiintări: una pentru cei cu restanță 0 și a doua pentru cei cu valoare din câmpul Restanță diferită de 0, figurile 1.7. Figura 1.7. Cele două variante ale documentului generat în funcție de valoarea din câmpul Restanță Inserarea tabelelor Tabelele pot fi inserate în corpul unui text în mai multe feluri. O metodă este utilizarea butonului Insert Table (inserează table) de pe bara de instrumente Standard, figura Butonul deschide un meniu sub forma unui tabel cu cinci linii şi cinci coloane. Cu ajutorul cursorului mouse selectaţi, începând cu celula din colţul din stânga sus, numărul de celule dorit. Dacă e nevoie, trageţi cursorul mouse dincolo de marginea dreaptă şi / sau inferioară a tabelului, care se va extinde pe lăţime, respectiv pe înălţime cât aveţi nevoie. La eliberarea butonului mouse-ului, în poziţia curentă a cursorului de editare, va fi inserat tabelul cu numărul de linii şi coloane selectat. A doua metodă, care permite crearea de tabele într-un mod extrem de facil, constă în folosirea butonului pentru desenat tabele.. 13

14 Figura 1.8. Instrumente folosite în crearea tabelelor în Microsoft Word La acţionarea acestuia se deschide bara de instrumente Tables and Borders care vă permite să desenaţi tabele, să adăugaţi linii şi coloane, să ştergeţi linii dintre celule, să aliniaţi conţinutul celulelor în interiorul acestora, să alegeţi tipul de linii utilizate la desenare etc. A treia metodă foloseşte meniul Table de pe bara de meniuri din care alegeţi opţiunea Insert Table. Apare o fereastră de dialog care solicită introducerea numărului de linii şi coloane, precum şi formatul acestora. Puteţi alege un format dintr-o listă şabloane dacă apăsaţi butonul AutoFormat. Toate formatele au asigurată o previzualizare, astfel încât să puteţi alege în cunoştinţă de cauză Formatarea tabelelor Prin formatarea tabelelor se înţelege stabilirea aspectului tabelului: a dimensiunilor, a aspectului chenarului şi liniilor de separaţie dintre celule, a culorilor, precum şi aranjarea textului sau imaginilor din celule. Stabilirea aspectului chenarului şi liniilor de separaţie. Indiferent de modul în care a fost creat tabelul, plasaţi cursorul de editare în oricare celulă a tabelului şi cu ajutorul comenzii Select Table din meniul Table selectaţi tabelul. Apoi afişaţi bara de instrumente Tables and Borders din meniul View Toolbars, figura 1.8. Figura 1.8. Bara de instrumente Tables and Borders Selectaţi din lista Line Style (stiluri linie) aspectul liniilor pe care doriţi să le trasaţi, iar din caseta derulantă grosime linii şi bordere alegeţi grosimea dorită pentru linii. Culoarea liniilor o alegeţi cu ajutorul butonului culoare border. Cu aceste setări trasaţi cu ajutorul creionului liniile dorite din tabel; dacă acestea există deja şi doriţi să le modificaţi aspectul, trasaţi-le încă o dată peste cele existente. Puteţi adăuga linii şi coloane sau împărţi cele existente. Pentru a şterge linii din tabel (astfel încât să devină invizibile la tipărire) folosiţi instrumentul radieră. Dacă doriţi ca toate liniile sau coloanele să aibă aceeaşi înălţime, respectiv lăţime, selectează tabelul şi din meniul Tables AutoFit se aleg opţiunile Distribute Rows Evenly sau Distribute Cols Evenly, după caz. Când tabelul este selectat devin active şi butoanele de distribuire egală a dimensiunilor liniilor şi coloanelor de pe bara de instrumente şi puteţi să le folosiţi în consecinţă. Modificarea lăţimii coloanelor sau înălţimii liniilor se face uşor dacă poziţionaţi cursorul mouse pe linia de separaţie dintre celule şi cu butonul stâng al mouse-ului apăsat trageţi linia pe poziţia dorită. Aspectul cursorului se modifică atunci când este poziţionat pe liniile tabelului; pentru liniile verticale aspectul este. Pentru a uni mai multe celule în una singură, care să se întindă pe mai multe linii sau coloane, selectaţi respectivele celule şi din meniul Table selectaţi Merge Cells. Pentru a selecta mai multe celule, plasaţi cursorul în una din ele şi cu butonul stâng al mouse-ului apăsat, trageţi în direcţia dorită; culoarea celulelor selectate se modifică, indicând acest lucru. 14

15 Majoritatea comenzilor sunt disponibile şi în meniul contextual, de unde puteţi şi să le folosiţi dacă vă este mai comod. Puteţi colora celulele, rânduri sau coloane dintr-un tabel selectându-le şi apăsând butonul cu triunghi culoare fond celule, figura 3.17, de unde selectaţi culoarea dorită. Se poate modifica automat dimensiunea celulelor având ca referinţă textul introdus sau fereastra activă fie chiar de la fereastra de stabilire a dimensiunilor tabelului (prin selectarea butoanelor radio AutoFit to Contents şi respectiv AutoFit to Window), fie după introducerea tabelului din meniul contextual al acestuia. Introducerea textului în celule se face ca şi la editarea oricărui text în pagină. Dacă cantitatea de text depăşeşte înălţimea stabilită a celulei aceasta se dimensionează pe verticală astfel încât să cuprindă întregul text. Odată cu aceasta se redimensionează toate celulele de pe rândul respectiv. Pentru a trece în celula următoare de pe acelaşi rând apăsaţi tasta TAB sau faceţi un click cu butonul stâng al mouse-ului în celula respectivă. În tabelul 1.2, care este şi un exemplu de formatare, sunt rezumate comenzile rapide de deplasare în interiorul tabelului. Tabelul 1.2 Shortcut-uri pentru poziţionarea în interiorul unui tabel Efect Comanda TAB (Dacă punctul de inserare este în ultima celulă a tabelului, Deplasare la celula următoare apăsarea pe TAB adaugă un rând nou.) Deplasare la celula anterioară Deplasare la rândul anterior sau următor Deplasare la prima celulă din rând Deplasare la ultima celulă din rând Deplasare la prima celulă din coloană Deplasare la ultima celulă din coloană Început de paragraf nou Adăugare un rând nou la sfârşitul tabelului SHIFT+TAB SĂGEATĂ ÎN SUS sau SĂGEATĂ ÎN JOS ALT+HOME sau ALT+7 pe tastatura numerică (NUM LOCK trebuie să fie dezactivat.) ALT+END sau ALT+1 pe tastatura numerică (NUM LOCK trebuie să fie dezactivat.) ALT+PAGE UP sau ALT+9 pe tastatura numerică (NUM LOCK trebuie să fie dezactivat.) ALT+PAGE DOWN sau ALT+3 pe tastatura numerică (NUM LOCK trebuie să fie dezactivat.) ENTER TAB la sfârşitul ultimului rând Pentru a insera text înaintea unui tabel plasat chiar la începutul documentului poziţionaţi cursorul în prima celulă şi apăsaţi tasta Enter. Alinierea pe orizontală a textului în interiorul celulei se face fie cu comenzile rapide din tastatură, fie folosind butoanele de aliniere de pe bara de instrumente Formatting în timp ce alinierea pe verticală se face cu ajutorul butoanelor de pe bara de instrumente Tables and Borders. Direcţia de scriere a textului se poate modifica astfel: plasaţi cursorul de editare în celula dorită şi din meniul Format alegeţi opţiunea Text Direction 15

16 sau plasaţi cursorul de editare în celula dorită şi daţi click dreapta şi din meniul contextual alegeţi aceeaşi opţiune. Se deschide o fereastră care dă posibilitatea orientării textului şi pe verticală, de sus în jos sau de jos în sus. Alinierea textului în celulă se poate realiza din meniul contextual, opţiunea Cell Alignment Ştergerea celulelor şi tabelelor Pentru a şterge unul sau mai multe rânduri sau coloane dintr-un tabel selectaţi respectivele rânduri sau coloane şi din meniul Table Delete alegeţi opţiunea de ştergere corespunzătoare. Pentru a selecta mai multe rânduri poziţionaţi cursorul mouse la marginea stângă a celulei din primul rând care trebuie selectat şi apăsaţi butonul stâng al mouse-ului. Trageţi de mouse în jos până la selectarea ultimului rând dorit. Pentru a selecta mai multe coloane poziţionaţi cursorul mouse-ului deasupra primei celule din prima coloană ce trebuie selectată. Cursorul ia forma unei săgeţi de culoare neagră cu vârful în jos. Apăsaţi butonul stâng al mouse-ului şi trageţi mouse-ul pe orizontală până deasupra ultimei coloane care trebuie selectată. Dacă vreţi să ştergeţi întregul tabel atunci selectaţi tabelul şi din acelaşi meniu alegeţi opţiunea Delete Rows sau Delete Columns după cum selecţia s-a făcut pe linii sau pe coloane Formule în Word Deşi nu este special conceput pentru calcul tabelar, programul Word permite efectuarea unor calcule prin introducerea de formule în interiorul celulelor tabelelor. De la început trebuie precizat modul de numerotare al celulelor într-un tabel pentru a şti cum le referim în cadrul formulelor. Coloanelor li se asociază litere, începând cu litera A, de la stânga la dreapta. Rândurile se numerotează cu cifre arabe, de sus în jos, începând cu numărul 1. Orice celulă este referită printr-o combinaţie dintre o literă şi un număr, în această ordine; de exemplu b3 sau B3 desemnează celula de pe coloana a doua şi linia a treia. Pentru introducerea unei formule se procedează astfel: 1. click în celula în care doriţi să apară rezultatul. 2. din meniul contextual Layout selectaţi Formula. Se va deschide fereastra Formula, figura dacă programul Word propune în caseta Formula o formulă care nu corespunde operaţiei dorite, ştergeţi-o. 4. din caseta Paste function selectaţi funcţia dorită. De exemplu, pentru a aduna numere selectaţi SUM. Pentru a face referire la conţinutul unei celule din tabel introduceţi adresa celulei în parantezele din formulă. De exemplu, pentru a aduna numerele din celulele A1 şi B4, formula este: =SUM(a1,b4). Observaţie: Dacă sistemul de operare este setat pentru România atunci veţi folosi ca separator al argumentelor funcţiei semnul punct şi virgula ; în loc de virgulă. Folosirea virgulei va produce eroare. 5. în caseta Number format se stabileşte formatul dorit pentru numere. De exemplu, pentru a afişa un număr sub formă de procent cu zecimale faceţi click pe 0.00%. Observaţie: Dacă sistemul de operare este setat pentru România atunci veţi folosi ca separator zecimal virgula în loc de punct. Vă puteţi da seama rapid care este setarea regională examinând separatorul zecimal din lista pusă la dispoziţie de caseta Number format. Notă: Programul Word inserează rezultatul calculelor ca un câmp în celula selectată. Dacă apare necesitatea modificării conţinutului celulelor adresate în cadrul formulei, reactualizarea rezultatului se obţine selectând mai întâi rezultatul din celulă şi apoi apăsând tasta F9. De asemenea, dacă apare necesitatea aplicării aceleiaşi formule de mai multe ori (de exemplu pentru calculul mediilor studenţilor), copiaţi rezultatul obţinut în urma aplicării formulei din prima celulă în celelalte celule, iar în final selectaţi întreaga coloană şi apăsaţi tasta F9 (tastă corespunzătoare opţiunii de actualizare a valorii câmpurilor). 16

17 1.7. Șabloane Figura 1.9. Fereastra Formula Lucrul cu șabloane vă poate ajuta să lucrați mult mai eficient cu Microsoft Word. Cu ajutorul șabloanelor, puteți creea matrițe pentru documente tip, pe care, ulterior, le veți personaliza conform cerințelor. Dacă nu dispuneți de o sursă de date, ca în cazul instrumentului Mail Merge și aveți de creat mai multe invitații la un anumit eveniment, aveți la dispoziție posibilitatea de a crea un șablon al acestui document, pe care îl veți complete ulterior cu datele persoanelor invitate. Word-ul are la dispoziție un set de șabloane predefinite, pe care le puteți accesa din File New Sample Template. Tot în această fereastră, în secțiunea Office.com Templates puteți accesa șabloanele disponibile on-line și grupate pe categorii sau puteți să săutați un anume șablon cu ajutorul casetei de cautare. Pentru a crea un șablon se procedează astfel: se deschide un document nou (CTRL+N) și se completează conținutul documentului, după care se va salva, alegând în lista derulantă Save as type, variant Word Template (*.dotx). Pentru a putea fi localizată cu ușurință, șablonul se va salva în folderul Template al Word-ului (încadrat în chenar roșu în figura!!!). 17

18 Șablonul va putea fi utilizat ca matriță pentru documentele personalizate, dacă după deschidere (File New My Templates) și completarea cu datele corespunzătoare, acesta se va salva ca document (*.docx). Șablonul va rămâne nemodificat și utilizabil în continuare. 18

19 2.1 Descrierea programului Microsoft Excel CAPITOLUL II Microsoft Excel Aplicaţia se lansează cu Start Microdoft Office Microsoft Excel, dublu click pe pictograma de pe desktop, dacă există sau scriind Excel în fereastra asistentului Cortana și executând click pe rezultatul afișat. După deschiderea aplicaţiei de pe ecran apar două ferestre, una în alta. Prima fereastră, cea exterioară, este fereastra aplicaţiei, iar cea interioară este fereastra registrului de calcul ce afișează implicit conținutul primei foi de calcul, figura 2.1. Figura 2.1 Fereastra Microsoft Excel 2010 Registrul de calcul (Workbook) este principalul document folosit în Excel pentru stocarea şi prelucrarea datelor. Un registru de calcul este format dintr-un număr de foi de calcul (Worksheet-uri, implicit 3), la care utilizatorul poate adăuga şi altele. În plus, se pot crea foi pentru diagrame, pentru secvenţe macro, pentru module Visual Basic şi fereastre de dialog cu controale ce execută macrocomenzi. Fiecare foaie de calcul este formată din cel mult coloane şi rânduri. Coloanele au etichete dispuse în partea superioară a ferestrei documentului, notate de la A la Z şi continuând până la coloana XFD. Rândurile sunt numerotate de la 1 la în partea din stânga a ferestrei. Intersecţia rândurilor cu coloanele formează celulele (cells), care sunt unităţi 19

20 fundamentale pentru stocarea de date. Fiecare celulă este referită prin această intersecţie. Spre exemplu adresa celulei de la intersecţia coloanei C cu linia 5 este indicată (sau este adresată, referită) ca fiind celula C5. Fiecare foaie de calcul are în partea inferioară o eticheta (Sheet tab), care permite identificarea acesteia în registrul de calcul. Etichetele au nume implicite Sheet 1, Sheet 2, etc., dar pot fi oricând redenumite pentru a reflecta cât mai bine conţinutul de date al foii. Pentru a modifica numărul implicit de foi de calcul (3) dintr-un registru de calcul parcurgeţi comenzile: File Options General, iar în lista derulantă Include this many Sheets faceţi modificarea dorită. Pentru a redenumi o foaie de calcul plasaţi cursorul mouse-ului deasupra etichetei şi faceţi click dreapta; selectaţi comanda Rename din meniul contextual şi introduceţi numele dorit. Tot cu click dreapta puteți insera și tipurile speciale de foi de calcul amintite mai sus (pentru diagrame, de dialog, etc). Fereastra programului conţine toate elementele unei ferestre de aplicaţii, bară de titlu pe care sunt afişate sigla cu numele programului şi numele registrului de calcul deschis, bară de meniuri, ribbonul cu opțiunile meniului ales şi bara pentru formule, figura Pentru a nu întâmpina dificultăți altfel ușor de evitat, atunci când lucrați cu Microsoft Excel, este bine să țineți cont de următoarel.e observaţii: 1. Formula începe întotdeauna cu semnul egal. 2. Celulele trebuie formatate astfel încât, datele introduse în acestea să coincidă cu formatul celulei. 3. Pentru a comuta pe modul editare, adică pentru a edita parţial conţinutul unei celule, se apasă tasta F2. 4. În Excel se pot uni celule (nu se pot împărţi) prin parcurgerea următorilor paşi: se selectează celulele, apoi se dă click dreapta, din meniul contextual se alege Format Cells, click pe tabela Alignment, se bifează caseta de validare Merge Cells. Într-o foaie de calcul nouă este selectată automat celula de la intersecţia coloanei A cu linia 1, (celula A1). Selectarea celulei este semnalizată prin conturul gros, mai gros decât al celorlalte celule, şi semnifică faptul că celula este activă (active cell). În momentul în care se introduc caractere de la tastatură acestea apar în celula activă. Pentru a introduce date în altă celulă, mai întâi aceasta trebuie activată, operaţie care poate fi făcută folosind fie mouse-ul fie tastatura: 1. Cu ajutorul mouse-ului puteţi activa rapid o celulă plasând cursorul pe celula respectivă şi executând click pe butonul din stânga al mouse-ului. 2. Pentru a selecta alte celule cu ajutorul tastaturii folosiţi tastele cu săgeţi şi/sau tastele Page Up şi Page Down de pe tastatură sau diverse alte combinaţii de taste. Tastele care pot fi utilizate sunt prezentate în tabelul 7.1. Tabelul 7.1 Comenzi pentru deplasarea în interiorul unui tabel Excel Combinaţie detaste Efect Tab Deplasare o celulă la dreapta Enter Deplasare o celulă în jos Shift + Tab Deplasare o celulă la stânga Shift +Enter Deplasare o celulă în sus Home Deplasare în coloana A pe rândul activ Ctrl + Home Deplasare în celula A1 a foii de calcul Ctrl + End Deplasarea în ultima celulă folosită din foaia de calcul 20

21 Page Up Page Down Alt + Page Up Alt +Page Down Ctrl+Page Up Ctrl+Page Down Deplasare în sus pe ecran Deplasare în jos pe ecran Deplasare o lăţime de ecran la stânga Deplasare o lăţime de ecran la dreapta Deplasare la foaia de calcul anterioară Deplasare la următoarea foaie de calcul Deplasarea la o anumită celulă se poate face şi folosind caseta de denumire a domeniului de celule sau a unei celule (name box) care se află la capătul din stânga al barei pentru formule: se execută click pe casetă, se scrie adresa celulei la care se doreşte saltul şi apoi se apasă tasta Enter. Pentru deplasarea într-o anumită celulă se poate folosi şi comanda Go To. Din meniul Home, secțiunea Editing, apăsați buutonul Find and Select apoi selectaţi comanda Go To sau apăsaţi tasta F5 şi se va deschide fereastra de dialog Go To... Se scrieţi în caseta de text Reference referinţa (adresa) celulei pe care doriţi să o activaţi apoi apăsaţi tasta Enter sau butonul OK din fereastră. Există mai multe posibilităţi de deplasare în foaia curentă. Le puteţi vizualiza şi testa dacă alegeți opțiunea Go to Special Modificarea lăţimii coloanelor Pentru a ajusta automat coloana la lăţimea celui mai mare rand, se plasează cursorul pe suprafaţa de separare dintre eticheta coloanei în cauză şi eticheta următoarei coloane şi se execută dublu click. Lăţimea unei coloane se poate modifica manual folosind mouse-ul sau comenzile din meniu. Dacă folosiţi mouse-ul, plasaţi cursorul acestuia pe marginea din dreapta a etichetei coloanei a cărei lăţime vreţi să o modificaţi, iar în momentul în care indicatorul ia forma unei săgeţi orizontale cu două vârfuri, trageţi săgeata spre dreapta sau spre stânga pentru a mări sau micşora lăţimea coloanei. Pentru a modifica lăţimea mai multor coloane, mai întâi să selectaţi respectivele coloane astfel: - plasaţi cursorul mouse-ului pe eticheta primei coloane din seria celor a căror lăţime trebuie modificată - apăsaţi butonul stâng al mouse-ului; toate celulele coloanei respective se vor înnegri. Menţineţi butonul apăsat şi trageţi cursorul deasupra etichetelor celorlalte coloane până pe ultima coloană din serie. toate coloanele selectate vor avea celulele înnegrite. - eliberaţi butonul mouse-ului. Având coloanele astfel selectate plasaţi cursorul mouse-ului pe marginea dreaptă a ultimei etichete din serie şi procedaţi în continuare ca la modificarea lăţimii unei singure coloane. Toate coloanele selectate vor avea aceeaşi lăţime cu cea pe care o stabiliţi pentru ultima coloană. Dacă coloanele ale căror lăţimi doriţi să le modificaţi nu sunt adiacente, atunci selectarea lor se face astfel: - apăsaţi tasta Ctrl şi menţineţi-o apăsată - plasaţi cursorul mouse-ului pe eticheta uneia din colonele din seria care trebuie modificată şi faceţi un click pe butonul stâng; coloana va fi selectată 21

22 - treceţi la următoarea coloană şi repetaţi pasul anterior; dacă în seria de coloane există şi coloane adiacente, puteţi trage cursorul mouse-ului peste etichetele lor, până la selectarea întregului grup. - când aţi selecta ţi ultima coloană eliberaţi tasta Ctrl. Excel dă posibilitatea formatării atât a conţinutului celulelor cât şi a celulelor însăşi prin aplicarea de chenare de grosimi şi culori diverse sau texturi şi culori pentru fundalul celulelor. Chenarele îmbunătăţesc aspectul foilor de calcul oferind separaţii vizuale între zonele lor. Chenarele îmbunătăţesc şi aspectul rapoartelor tipărite. Pentru a aplica un chenar se selectează mai întâi domeniul care trebuie formatat. Pentru selectarea unui domeniu procedaţi astfel: 1. poziţionaţi cursorul mouse-ului pe celula din unul din colţurile extreme ale domeniului. 2. apăsaţi butonul stâng al mouse-ului şi glisaţi cursorul în diagonală spre colţul opus, până la acoperirea întregului domeniu. Toate celulele selectate, cu excepţia celei de la care s-a pornit selecţia au culoarea neagră, indicând în acest fel faptul că au fost selectate, figura 2.2 Figura 2.2 Domeniu de celule selectat, B2:E6 3. click dreapta, alegeți Format Cells, iar din fereastra afișată alegeţi tabela Border, figura Figura 2.3 Tabela Border a ferestrei de dialog Format Cells 4. din secţiunea Line selectaţi stilul de linie (Style) ce va fi folosit pentru chenar iar din lista derulantă Color, culoarea dorită pentru liniile chenarului. 22

23 5. în secţiunea Border a tabelei faceţi click cu butonul stâng al mouse-ului peste liniile machetei tabelului care doriţi să ia aspectul şi culoarea selectate la pasul anterior. Puteţi folosi şi butoanele din stânga şi de sub fereastra de previzualizare. 6. repetaţi paşii 4 şi 5 până la trasarea tuturor liniilor dorite 7. Apăsaţi butonul OK pentru aplicarea efectivă a chenarelor şi închiderea ferestrei 8. Apăsaţi butonul OK pentru aplicarea efectivă a texturii şi închiderea ferestrei Dacă o celulă conţine un şir de caractere numerice care, din diverse motive, nu trebuie interpretate de Excel ca număr, respectivul şir trebuie precedat de apostrof. Puteţi selecta, de asemenea, formatul Text pentru celula respectivă, din tabela Number a ferestrei Format Cells. 2.3 Introducerea valorilor numerice Datele numerice sunt valori constante şi sunt formate doar din valori numerice. Într o celulă pot fi introduse numere întregi (cum ar fi 228), fracţii zecimale (17,258), fracţii cu numere întregi (1 1/4) şi valori notate în sistem ştiinţific (1.23E+08). Dacă numărul introdus este aliniat la stânga în celula respectivă atunci numărul respectiv NU ESTE recunoscut ca valoare numerică şi trebuie formatată în mod corespunzător celula sau coloana respectivă. Dacă nu veţi face formatarea, datele nerecunoscute ce vor fi folosite eventual într-o formulă, vor determina obţinerea unor rezultate eronate. Numărul introdus într-o celulă şi recunoscut ca atare va fi aliniat la dreapta. Dacă numărul este real și nu este recunoscut, atunci verificați si dacă ați folosit separatorul zecimal corect. Figura 2.4 Fereastra de dialog Format Cells, tabela Number 23

24 Dacă se introduce un număr lung într-o celulă şi în locul lui celula afişează #### sau dacă numărul apare în sistemul de notare ştiinţifică (ex. 1.23E+08) atunci lăţimea coloanei curente este prea mică pentru a cuprinde numărul în întregime. Pentru a elimina acest lucru faceţi dublu click pe marginea din dreapta a etichetei coloanei pentru a o lărgi. MS Excel oferă posibilitatea schimbării modului de afişare a numerelor în celule folosind alt format numeric. Pentru aceasta apăsați butonul Format și alegeți opţiunea Format Cells sau apăsaţi tastele Ctrl+1 (unu) sau folosiţi comanda Format Cells din meniul contextual. Oricare ar fi metoda aleasă, pe ecran va apărea fereastra de dialog Format Cells. Din secţiunea Category: a tabelei Number selectaţi tipul formatului numeric dorit, Number, Percentage, Fraction, Scientific. Câmpul Sample oferă previzualizarea numărului din celula activă pentru oricare din formatele alese. Caseta Decimal places: dă posibilitatea stabilirii numărului de zecimale cu care este afişat numărul, valoarea implicită fiind 2. Pentru categoriile Date, Time, Fraction, Special şi Custom, în caseta Type este afişată o listă cu formate-model. După ce stabiliţi formatele dorite pentru diversele tipuri de date apăsaţi butonul OK; Excel va aplica formatul ales în celulele selectate în prealabil din foaia de calcul. În scrierea formulelor trebuie să se ţină cont de prioritatea operaţiilor. Programul Excel respectă regulile matematice privind ordinea operaţiilor. Formula =B4+3*A5 calculează produsul dintre constanta 3 şi conţinutul celulei A5 la care va aduna conţinutul celulei B4. Formula =(B4+3)*A5 va aduna conţinutul celulei B4 cu constanta 3, iar rezultatul îl va înmulţi cu conţinutul celulei A5. Separator de domeniu şi este întotdeauna reprezentat prin :, iar operatorul de uniune se mai numeşte şi separator de listă, reprezentat prin, sau ; în funcţie de setările sistemului de operare. În cadrul formulelor şi funcţiilor utilizate în Excel cei doi operatori au efecte mari asupra rezultatului obţinut. Astfel formula =AVERAGE(C2:G2) va calcula media tuturor valorilor din celulele domeniului C2:G2. Aceeaşi formulă, scrisă cu o mică diferenţă şi anume =AVERAGE(C2;G2) va calcula media aritmetică doar a valorilor din celulele C2 şi G2. Un domeniu de celule se poate denumi astfel încât, în cadrul formulelor, să se poată folosi denumirea acestuia şi nu referinţele celulelor ce formează domeniul. Pentru a de numi un domeniu de celule în caseta Name box se introduce denumirea sub care se doreşte referirea ulterioară a celulelor în cadrul formulelor, figura 2.5. a) b) Figura 2.5. Denumirea unui domeniu de celule a) şi b) utilizarea domeniului în cadrul formulelor Utilizarea denumirii domeniilor de celule este utilă în Excel deoarece uşurează lucrul cu formule. Astfel, pentru calculul mediei vanzărilor se poate folosi numele domeniului şi nu referinţele celulelor B2:B6. 24

25 2.3.1 Folosirea comenzii AutoFill O funcţie foarte utilă a programului Excel este funcţia AutoFill, cu ajutorul căreia se poate crea rapid o foaie de calcul prin completarea automată a unui domeniu de celule cu înregistrări în serie. Este posibilă, de exemplu, completarea unui domeniu de celule cu o serie de date consecutive sau crearea unei serii de titluri pentru coloane. Pentru a crea o serie de înregistrări, procedaţi după cum urmează: - completaţi primele două celule din serie, pe coloană sau pe rând. - selectaţi cele două celule şi apoi plasaţi cursorul mouse-ului pe mânerul de umplere a porţiunii selectate (acel mic pătrat din colţul din dreapta jos al selecţiei). - apăsaţi butonul stâng al mouse-ului şi cu el menţinut apăsat trageţi în jos sau la dreapta de acest mâner: celulele care urmează vor fi completate automat. În cazul formatelor numerice pasul seriei este considerat ca fiind diferenţa dintre conţinutul celei de a doua celule şi cel al primei celule. Pentru alte formate, cum ar fi date calendaristice sau zile ale săptămânii, funcţia lucrează diferit: este suficient să se introducă numele zilei sau a datei calendaristice într-un format recunoscut de Excel şi apoi trăgând de mânerul funcţiei AutoFill completarea să se facă automat, în ordine crescătoare. Folosirea comenzii Fill - Series Cu ajutorul butonului Fill din secțiunea Editing a meniului Home se poate completa un domeniu de celule cu o precizie mai mare decât procedeul descris mai sus. Funcţia permite specificarea unei valori de pornire şi a unei valori limită. Sunt posibile mai multe moduri de accesare a acestei funcţii. 1. Completarea unui domeniu de celule cu ajutorul opțiunii Series din secțiunea Editing: - completaţi numărul de pornire sau data calendaristică iniţială în prima celulă a domeniului care trebuie completat - apăsați butonul Fill și alegeți opțiunea Series: ; pe ecran va apărea fereastra de dialog Series, figura în fereastra de dialog Series specificaţi direcţia de completare, pe rânduri (Rows) sau pe coloane (Columns), tipul de serie (Type), liniar, exponenţial sau în progresie geometrică (Growth), de date calendaristice (Date) sau autocompletare (AutoFill). În cazul în care doriţi crearea unei serii de date calendaristice trebuie să specificaţi unitatea de măsură (Date Unit). Figura 2.6 Fereastra de dialog Series 25

26 - specificaţi valoarea raţiei (Step Value) această valoare reprezentând numărul cu care se modifică seria de la celulă la celulă - introduceţi valoarea limită superioară (Stop Value), această valoare reprezentând ultima valoare din serie. - Se apasă butonul OK. 2. Completarea cu ajutorul meniului de comenzi rapide. - completaţi doar prima celulă şi cu butonul drept al mouse-ului apăsat pe mânerul de umplere, trageţi peste zona de celule care trebuie completate. - eliberaţi butonul mouse-ului. Va apare un meniu contextual din care alegeţi opţiunea Series.., care va deschide fereastra de dialog din figura 7.5, după care continuaţi cu paşii arătaţi. Din acelaşi meniu, dacă alegeţi opţiunea Fill Series, seria va fi completată cu pasul 1. De asemenea, dacă alegeţi opţiunea Copy cells conţinutul primei celule va fi copiat în toate celelalte. O altă funcţie utilă pentru crearea unei serii de înregistrări este AutoComplete. Pe măsură ce se introduc date într-o listă, Excel memorează fiecare înregistrare. Când se începe introducerea unei noi înregistrări, care este similară cu una anterioară, pe aceeaşi coloană, Excel va completa în mod automat înregistrarea respectivă. În acest caz puteţi accepta varianta propusă sau, în caz contrar, continuaţi scrierea noii înregistrări. Lista memorată este accesibilă cu ajutorul comenzii Pick From Drop - down List din meniul contextual. Selectând comanda, sub celula activată va fi derulată o listă cu înregistrările anterioare, din care se poate alege data dorită. Observaţie: lista este disponibilă numai dacă celula activată se află imediat sub ultima celulă completată din coloană. 2.4 Crearea unei diagrame cu ajutorul aplicaţie Chart Wizard Excel oferă o metodă rapidă pentru realizarea rapidă a unei diagrame pornind de la datele din foaia de calcul. Datele pentru diagramă trebuie să fie incluse în coloane şi linii, dar nu trebuie neapărat să se afle în coloane şi linii adiacente. Etichetele care vor fi folosite în diagramă trebuie plasate în primele linii şi în coloanele din extrema stângă a foii de calcul. Dacă în diagramă trebuie să apară şi etichetele coloanelor şi liniilor atunci acestea trebuie incluse în selecţie. Celulele care nu sunt adiacente se selectează ţinând apăsată tasta Ctrl; se selectează fiecare grup de celule până la completarea selecţiei după care se eliberează tasta Ctrl. După selectarea datelor, din meniul Insert se selectează unul dintre tipurile de grafice afișate în mod standard în secțiunea Charts. Dacă doriți alegerea unui alt tip de diagrame, apăsați lansatorul de ferestre (butonul) din colțul dreapta-jos al acestei secțiuni. Figura 2.7. Secțiunea Charts meniul Insert. 26

27 Figura 2.8. Fereastra Insert Chart. Se va afișa fereastra Insert Chart, figura 2.8, în care puteți selecta tipul diagramei. Acestea sunt grupate pe categorii de șabloane (Templates), după care apăsați butonul OK. Diagrama selectată va fi afișată în foaia de calcul curentă. În momentul în care veți da click pe diagrama creată, bara de meniuri se va completa cu încă trei meniuri, grupate în categoria Chart Tools și anume: Design, Layout și Format, figura 2.8. Figura 2.9. Ajustarea automată a barei de meniuri în funcție de elementul activ (în acest caz diagrama). Toate modificările și completările ulterioare se vor realiza fie utilizând butoanele din aceste meniuri, fie meniul contextual al diagramei. De exemplu, dacă se dorește completarea diagramei cu un titlu și cu semnificația mărimilor reprezentate pe abscisă și ordonată, din meniul Layout se apasă butonul Chart title, respectiv Axis titles. Vor fi afișate casete în care se pot introduce informațiile dorite. 27

28 Figura 2.10 Adăugarea titlului diagramei. Butonul Select Data dă posibilitatea stabilirii sau modificării domeniului de date luat în considerare pentru crearea diagramei. Includerea unor noi serii de date se poate realiza foarte ușor şi după încheierea generării diagramei. Se procedează astfel: click pe diagramă; ca urmare zona de date va fi încercuită întrun chenar albastru, figura Includerea noilor serii de date se realizează prin redimensionarea zonei încadrată în chenar albastru (trageți de colțul dreapta jos cu corsorul plasat pe marcaj până când includeți și celulele respective). În momentul când ați încheiat procedeul, diagrama este actualizată automat. Există bineînțeles și alte metode care implică utilizarea unor opțiuni. Nu sunt la fel de rapide ca cea descrisă, însă permit realizarea mai multor setări. De exemplu, dacă alegeți, din meniul contextual al diagramei opțiunea, Select data, se va afișa fereastra din figura Atenție pe ce element al diagramei dați click dreapta meniurile contextuale diferă. Din Chart data range puteți ajusta zona cu date, puteți schimba reprezentarea diagramei prin comutarea între rânduri și coloane, este posibilă adăugarea sau eliminarea seriilor de date și modificarea denumirii acestora. 28

29 Figura Fereastra Select data source Filtrarea datelor Deoarece volumul datelor dintr-o foaie de lucru Excel poate fi la un moment dat foarte mare, localizarea unei anumite date devine mai greoaie. În acest caz, o soluţie care poate localiza cu precizie datele dorite o reprezintă filtrarea datelor. Excel permite folosirea unei filtrări simple Autofilter care aplică o filtrare simplă asupra datelor şi care se poate ulterior personaliza şi o metodă de filtrare avansată ce aplică criterii de filtrare mai complexe. În cele ce urmează se prezintă atât utilizarea unui filtru simplu personalizat cât şi a unui filtru avansat în rezolvarea aceleiaşi probleme. Avem la dispoziţie următoarele date structurate într-o foaie de lucru Excel după cum urmează: 29

30 Figura Datele disponibile pentru filtrare Se cer următoarele: - lista persoanelor cu funcţia economist care au un salariu ce depăşeşte 1700 lei; - lista cu primii 50% dintre angajaţi sortată descendent în funcţie de salariul de bază; Pentru a obţine lista persoanelor cu funcţia economist şi care au un salariu ce depăşeşte 500 lei se procedează astfel: - se execută click în zona cu date; - meniul Home secțiunea butonul Sort&Filter opțiunea Filter; - din lista derulantă activată la apăsarea butonului din dreapta celulei Funcţie se selectează articolul Economist; - se apasă butonul din dreapta celulei Salariu de bază şi din lista derulantă se alege articolul Number Filters. Pentru că este vorba de economiştii care au un salariu mai mare decât 500 lei se alege condiţia Greater than (mai mare decât), iar în dreapta se specifică valoarea 1700, figura Figura Fereastra Custom AutoFilter 30

31 Rezultatul obţinut este prezentat în figura Figura2.14. Datele obţinute în urma filtrării Pentru a rezolva a doua cerinţă se revine pentru început la forma iniţială a tabelului, click pe butonul Sort&Filter Clear. Se alege opţiunea Sort Descending din lista derulantă a butonului din dreapta celulei Salariu de bază şi apoi opţiunea, din Number Filters, Top 10. În a treia listă derulantă din fereastra Top 10 AutoFilter (figura 2.15) se selectează Percentage şi de asemenea se selectează procentajul dorit. Figura Fereastra Top10 Autofilter Pentru a crea un filtru avansat (Advanced Filter) se introduc în celule criteriile ce vor constitui domeniul de criterii. Astfel, pentru rezolvarea primei cerinţe s-au introdus criteriile în celulele I2, J2 specificând în celulele I1 şi J1 numele celulelor din capul de tabel. Se selectează Data secțiunea Sort&Filter Advanced. În câmpul Criteria Range se vor selecta celulele ce conţin descrierea criteriilor apoi se apasă OK, figura Rezultatul acestei filtrări poate fi plasat în altă foaie de calcul decât cea curentă. Figura Fereastra Advanced Filter pentru crearea unui filtru avansat 31

32 2.6 Referinţe relative şi absolute Referirea la o celulă se poate face în două moduri: relativ şi absolut. Referirea relativă localizează în tabel celulele la care se face referirea în formule în raport cu poziţia celulei care conţine formula. Spre exemplu, dacă formula se află în celula F8 şi ea face referire la celulele B8 şi C7, atunci programul Excel va găsi celulele prin deplasarea cu patru celule la stânga (B8) şi respectiv trei la stânga şi una sus (C7), vezi tabelul de mai jos. A B C D E F =B8+C7 9 Când se copie o formulă care foloseşte referinţe relative, referinţele din formula copiată se actualizează, după logica expusă, corespunzător poziţiei actuale a formulei. În exemplul de mai sus, dacă formula din celula F8 se copiază în celula F9 atunci formula din celula F9 se transformă în =B9+C8, care se referă la celulele care se află cu patru celule la stânga şi respectiv cu trei celule la stânga şi una mai sus faţă de celula F9. Pentru ca referinţele să nu se modifice la copierea unei formule într-o altă celulă trebuie folosite referinţe absolute. În exemplul de mai sus dacă doriţi ca formula să utilizeze valoarea din celula C7 și să rămână nemodificată în urma acţiunii de copiere, trebuie să plasaţi simbolul dolar ($) în faţa referinţei coloanei şi rândului: =B8+$C$7. În interiorul unei formule pot fi utilizate deopotrivă referinţe absolute şi relative, singura grijă este de a utiliza semnul $ în desemnarea referinţelor absolute. Observaţie: Transformarea unei adrese absolute în adresă relativă se poate realiza şi prin apăsarea succesivă a tastei F4. Astfel se plasează cursorul în bara de formule înaintea referinţei celulei ce va fi modificată şi se apasă tasta F4 până când se obţine o referinţă de tipul dorit. Pentru a face referire la celule aflate în alte foi de calcul, referinţele celulelor trebuie precedate de numele foii de calcul în care se află respectivele celule, urmat de semnul exclamării (!). Exemplul următor adună conţinutul celulei A4 din foaia de calcul 1 cu conţinutul celulei B4 din foaia de calcul 2 a aceluiaşi registru. =SUM(Sheet1!A4;Sheet2!B4) 1 Pentru referirea celulelor care se află în aceeaşi foaie de calcul cu celula unde se introduce formula se poate omite eticheta foii, încât formula de mai sus produce acelaşi rezultat cu următoarea formulă: =SUM(A4;Sheet2!B4) dacă rezultatul trebuie să apară în foaia 1. Referinţele la celulele din alte foi de calcul pot fi, de asemenea, relative ca în exemplul de mai sus sau absolute: =SUM(A4;Sheet2! $B$4) Când faceţi referire la celule aflate în alte registre de lucru, referinţa va fi precedată şi de numele registrului respectiv între paranteze drepte. Toate referinţele situate în alte registre devin referinţe ABSOLUTE. Exemplul următor calculează suma dintre conţinutul celulei B7 din foaia curentă şi conţinutul celulei A6 din foia 1 a registrului cu numele registru_2.xls. 1 S-a folosit separatorul de listă pentru setare regională România. Dacă exemplul nu funcţionează, folosiţi separatorul virgulă (,) 32

33 =SUM(B7;[registru_2.xls]Sheet1!$A$6) 2.7. Utilizarea funcţiilor O funcţie este o formulă predefinită care operează cu una sau mai multe valori şi returnează una sau mai multe valori. Toate funcţiile sunt formate din nume şi argumente separate prin, sau ; în funcţie de setările sistemului de operare. Argumentele specifică valorile sau celulele ce vor fi folosite de către funcţie. Numărul maxim permis de argumente ale unei funcţii este 30. În utilizarea funcţiilor apardeseori erori, de obicei uşor de remediat, ale căror coduri şi semnificaţii sunt prezentate în Tabelul 1. Tabel 2.1. Erori frecvente în utilizarea funcţiilor. Inserarea unei funcţii se realizează din meniul Formulas, butonul Function, prin apăsarea butonului Insert Function din stânga barei de formule sau tastând SHIFT+F3. Funcţiile sunt grupate pe categorii; cele recent utilizate, funcţii financiare, statistice, logice sau definite de utilizator. 33

34 Figura Inserarea unei funcţii Observaţie: Introducerea unei funcţii se poate realiza şi prin scriere directă (în cazul utilizatorilor cu experienţă), fără a apela la metodele prezentate mai sus. După selectarea numelui funcţiei se apasă butonul OK. Se va afişa o fereastră ce permite introducerea argumentelor funcţiei. De exemplu, în cazul funcţiei IF, macheta funcţiei este următoarea: Figura Funcţia IF Funcţia IF este o structură decizională de tip IF-THEN-ELSE care analizează valoarea de adevăr (TRUE sau FALSE) a condiţiei (Logical test) şi, în funcţie de rezultatul evaluării, execută operaţiile specificate în câmpul Value_if_True (condiţia este adevărată) sau ignoră operaţiile din 34

35 câmpul de mai sus şi execută direct funcţia sau formula scrisă în câmpul Value_if_false (condiţia este falsă). De exemplu, funcţia IF de mai jos, calculează media aritmetică a notelor introduse în domeniul E2:E7 dacă toate notele sunt de trecere (>4), în caz contrar afişează semnul -. Figura Exemplu de utilizare a funcţiei IF. Funcţia COUNTIF numără celulele dintr-un domeniu care satisfac anumite condiţii. Sintaxa funcţiei este următoarea: COUNTIF(range, criteria), unde range este domeniul de celule, iar criteria este condiţia satisfăcută de celulele din domeniu. Condiţia poate fi scrisă explicit ca argument al funcţiei, caz în care este încadrată în ghilimele sau poate fi scrisă într-o celulă separată, argumentul criteria al funcţiei COUNTIF fiind în acest caz referinţa celulei în care s-a introdus în prealabil condiţia. Astfel, de exemplu, funcţia COUNTIF se poate scrie: =COUNTIF(A1:A10, >1 ) sau =COUNTIF(A1:A10, B1), dacă în celula B1 s-a introdus criteriul >1. Ambele funcţii calculează numărul de valori mai mari decât 1 din domeniul A1:A10. Funcţia SUMIF însumează valorile dintr-un domeniu de celule corespunzătoare celulelor dintr-un alt domeniu care respectă o anumită condiţie. Sintaxa funcţiei este următoarea: SUMIF(range, criteria, sum_range) unde range este domeniul de celule pe care va fi aplicată condiţia criteria, iar sum_range este domeniul de celule pe care se calculează suma corespunzătoare celulelor domeniului care îndeplinesc condiţia. În exemplul din figura 7.20 se doreşte calculul sumei vânzărilor realizate de firmele din Suceava. Range va fi coloana Oras_firmă, criteria va fi Suceava, iar sum_range va fi coloana Vânzări (mii lei). 35

36 Figura Exemplu SUMIF. COUNT numără celulele ce conţin valori numerice (şi date calendaristice) din lista de argumente Figura Exemplu COUNT. COUNTA numără celulele completate cu date (de orice natură) Figura Exemplu COUNTA. Funcția DMIN Returnează voloarea minimă dintr-o coloană (câmp) al unei baze de date sau a unei liste, în funcție de condiția specificată. Dmin(Database, Field, Criteria) Database domeniul (tabelul) completat cu date; Field coloana (denumirea sau numărul coloanei din tabel) pentru care se calculează valoarea minimă Criteria condițiile impuse celorlalte coloane (câmpuri) 36

37 In figura 2.23 se prezintă modul de utilizare a funcției DMIN luânf în calcul același date ca în cazul filtrării datelor. Pentru a putea plica funcția, criteriile vor fi scrise separat. Se va ține cont de următoarele observații: - condițiile se scriu separat față de tabel, menționând denumirea coloanei pe care se aplică și condiția ca atare; - Denumirea coloanelor trebuie să fie exact cea utilizată în tabel; - În cazul în care se testează egalități se recomandă scrierea condiției astfel: = =10 sau = =Financiar În exemplul de mai sus s-a determinat valoarea minimă a salariului pentru angajații cu funcția Economist din deprtamentul Financiar. =DMIN(A1:F17,6,I1:J2) A1:F17 este domeniul cu date 6 este numărul coloanei Salariul de bază din tabel I1:J2 este domeniul în care s/au introdus condițiile Funcția DMAX are aceleași argumente dar va determina valoarea maximă pentru câmpul numeric specificat, luând în considerare și condițiile impuse. Funcția DCOUNT Numără celulele ce conțin valori numerice dintr-un domeniu și satisfac condițiile specificate. Modul de pregătire a datelor este același: domeniul completat cu date și condițiile scrise separat, la fel ca în cazul funcțiilr DMIN și DMAX. Funcția va calcula numărul angajaților din departamentul Financiar, cu funcția Economist care au Salariul de bază >1500 și se scrie astfel: =DMIN(A1:F17,6, I1:K2) 37

38 2.7.1 Funcţii financiare Presupunem că am contractat un împrumut pentru o investiţie şi dorim să aflăm care este rata lunară aferentă. Funcţia PMT (payment) Calculează suma de plată pentru un împrumut în condiţii de anuitate (plăţi cu valoare fixă şi dobândă fixă). Sintaxă PMT(rate;nper;pv;fv;type) Rate, nper, pv, fv au semnificaţiile prezentate la funcţiile anterioare. Fv, dacă nu este menţionat, este considerat a fi egal cu 0. Reprezintă valoarea unei investiţii sau a unui împrumut după realizarea ultimei plăţi. Type este un număr ce poate lua valorile 0 sau 1 şi semnifică momentul plăţii. Dacă are valoarea 0 sau nu este specificat, atunci plata este făcută la sfârşitul perioadei, iar dacă are valoarea 1 atunci plata se face la începutul perioadei. Funcţia IPMT (Interest payment) Returnează dobânda pe o perioadă pentru o investiţie bazată pe plăţi periodice constante şi o rată a dobânzii constantă. Reprezintă partea din rata lunară reprezentată de dobândă. Sintaxă IPMT(rate;per;nper;pv;fv;type) Rate, nper, pv, fv, şi type au semnificaţiile de la funcţia PMT, iar per semnifică perioada pentru care se doreşte calcularea dobânzii. Exemple Să considerăm un împrumut de Euro pe o durată de 10 luni, cu o dobândă anuală de 10%. IPMT(0,1/12; 1; 10; 10000) returnează valoarea -83,33 Euro, reprezentând dobânda aferentă primei luni, cu plata la sfârşitul lunii, IPMT(0.1/12, 6,10,10000) returnează valoarea -42,53 Euro, reprezentând dobânda aferentă celei de a şasea luni, cu plata la sfârşitul lunii. Semnele minus din faţa numerelor indică faptul că sumele sunt de plată şi nu de încasat. Putem construi un desfăşurător al dobânzilor de plată, aşa cum se arată în figura 7.23 Figura 2.23 Calculul dobânzii 38

39 Pentru a calcula suma de plată aferentă împrumutului, pe o perioadă oarecare, dispunem de funcţia PPMT, descrisă în continuare: Funcţia PPMT (Principal payment) Returnează suma de plată aferentă sumei împrumutate (principalului), pentru o perioadă dată, în condiţii de anuitate. Sintaxă PPMT(rate;per;nper;pv;fv;type) Rate, nper, per, pv, fv, şi type au semnificaţiile deja cunoscute. Exemple IPMT(10%/12; 1; 10; 10000) returnează valoarea -963,07 Euro, reprezentând suma de plată aferentă sumei împrumutate de Euro, corespunzătoare primei luni, cu plata la sfârşitul lunii, IPMT(0.1/12; 6; 10; 10000) returnează valoarea Euro, reprezentând suma de plată aferentă sumei împrumutate de Euro, corespunzător celei de a şasea luni, cu plata la sfârşitul lunii. Legătura între cele trei funcţii, calculate pentru acelaşi credit este PMT=PPMT+IPMT, figura Figura Legătura între funcţiile PMT, PPMT şi IPMT. Funcţia FV Returnează valoarea unei investiţii la un moment viitor în condiţiile unei rate fixe a dobânzii. Argumentele funcţiei au semnificaţia deja prezentată la celelalte funcţii financiare. Sintaxă FV(rate,nper,pmt,[pv],[type]) Exemple 1. Care va fi soldul contului de economii în cazul unei persoane care, lunar, timp de 3 ani depune în cont 65 lei cu o dobândă anuală de 3%. Soldul iniţial este 300 lei. FV(3%/12,36,-65,-300)= lei 2. Care este suma pe care o persoană o mai are de returnat băncii, dacă a plătit timp de 3 ani cîte 250 lei dintr-un credit în valoare de lei, dobânda fiind 10%. FV(10%/12,3*12,-250,10000)= Funcţia PV 39

40 Returnează valoarea iniţială a unui împrumut sau investiţii. Funcţia este aproape identică cu FV, cu deosebirea ca parametrul pv este înlocuit cu fv. Sintaxă PV(rate,nper,pmt,[fv],[type]) Exemple 1. Doriţi să vă încheiaţi o asigurare de viaţă pe o perioadă de 25 de ani. Agentul vă spune că, dacă aşteptaţi ca poliţa să ajungă la maturitate şi plătiţi lunar o primă de asigurare de 100 lei, în condiţiile unei dobânzi de 3%, veţi încasa în final lei. Încheiaţi asigurarea? PV(3%/12,25*12,-100)= Răspuns: Nu veţi încheia asigurarea deoarece vi se propune o sumă mai mică decât cea care rezultă în urma calculelor. 2. Ce sumă ar trebui să investiţi într-o afacere care vă garantează o dobândă anuală de 10%, pentru ca, după 25 de ani soldul contului să fie lei? PV(10%/12,25*12,,200000) 3. Ce sumă vă puteţi permite să împrumutaţi primtr-un credit bancar, ştiind că puteţi achita o rată de maxim 250 lei pe lună? Dobânda este de 9%, iar durata pe care doriţi să se desfăşoare creditul este de 7 ani. PV(9%/12,7*12,-250,0) Funcţia NPER Returnează durata de timp necesară achitării unui împrumut sau acumulării unei anumite sume în condiţiile în care se cunoaşte soldul iniţial, rata dobânzii şi contribuţiile lunare. Sintaxă NPER(rate,nper,pmt,[fv],[type]) Exemple În cât timp vă veţi permite să cumpăraţi un imobil în valoare de lei, în condiţiile în care, în contul de economii cu dobândă de 3% depuneţi lunar câte 400, iar soldul iniţial este de 1000 lei. NPER(3%/12,-400,1000,230000)= Va trebui să faceţi 359 de plăţi lunare (30 de ani) pentru a putea economisi suma respectivă Prognozarea evoluţiei unor valori folosind funcţia TREND Funcţia TREND permite (utilizând metoda regresiei simple) prognozarea evoluţiei viitoare a valorii unei variabile pe baza datelor deja cunoscute. Funcţia TREND încadrează o dreaptă, prin metoda celor mai mici pătrate, în punctele reprezentate în sistem XoY corespunzătoare valorilor cunoscute ale variabilei ce se va predicţiona. Spre deosebire de FORECAST, TREND poate fi aplicată pe domenii de celule, adică va putea predicționa simultan, pentru mai multe intervale de timp. TREND(known_y's,known_x's,new_x's,const) 40

41 Unde: known_y s reprezintă valorile cunoscute în evoluţia variabilei ale căror valori viitoare se vor prognoza known_x's intervalul de evoluţie a variabilei new_x's valorile viitoare predicţionate De exemplu se doreşte realizarea unei prognoze a evoluţiei valorilor vânzărilor unei firme pentru lunile noiembrie, decembrie cunoscându-se valoarea vânzărilor pentru celelalte 10 luni anterioare. Datele vor fi structurate pe două coloane, Luna şi Vânzări, iar în celula B12 se introduce formula TREND având ca argumente: - valorile cunoscute ale variabilei de prognozat B2:B11 (vânzările pe primele 10 luni) - intervalul de timp corespunzător evoluţiei acestor valori A2:A11 (primele 10 luni ale anului) - intervalul de timp pe care se doreşte realizarea prognozei, celulele A12, A13 (ultimele două luni ale anului). Notă: Este foarte important ca, înainte de începerea editării funcției, să se selecteze celulele corespunzătoare lunilor pentru care se va realiza predicția, adică celulele A12, A13. După ce se încheie scrierea funcției în loc să apăsați tasta Enter, apăsați combinația de taste CTRL+SHFT+ENTER. Rezultatele obținute pot fi observate în figura Figura Vânzările pe lunile noiembrie, decembrie prognozate cu funcţiile TREND și FORECAST. Funcția FORECAST permite, de asemenea predicționarea valorilor viitoare ale unei variabile. Funcția va furniza o valoare predicționată la un moment dat. Semnificația argumentelor este asemănătoare cu cea a funcției TREND. FORECAST(x, known_y s, known_x s) 41

42 x valoarea viitoare predicționată known_y s valorile cunoscute ale variabilei known_x s intervalele pentru care se cunosc valorile variabilei Valoarea predicționată pentru luna Decembrie (celula C12) se va obține prin copierea formulei din celula C11 (figura 7.22). 42

43 CAPITOLUL 5 ELEMENTE INTRODUCTIVE ÎN ACCESS 5.1 Introducere Sistemele informatice din domeniul economic conţin un volum relativ mare de date care se organizează cel mai bine în baze de date. Microsoft Access 2007 face parte din suita Microsoft Office 2007, având caracteristicile specifice unui sistem de gestiune al bazelor de date relaţionale. Access este totodată şi un instrument complex de dezvoltare al aplicaţiilor de baze de date. 5.2 SGBD Access: prezentare generală Microsoft Office Access 2007 este un sistem de gestiune a bazelor de date (SGBD) dezvoltat de firma Microsoft care oferă următoarele facilităţi 33 : permite lucrul atât pe staţii individuale cât şi în reţea, cu exploatarea partajată a datelor; are în structură un limbaj neprocedural SQL (Structured Query Language) larg răspândit în toate SBDG-urile; modul de lucru vizual facilitează crearea rapidă a unor aplicaţii; este autodocumentat şi conţine Wizard-uri; are access la reţeaua Internet. Access 2007 include facilităţi oferite de sistemul de operare Microsoft Windows (de exemplu meniu contextual al obiectelor) şi permite şi facilităţi de tipul drag and drop. Microsoft Access este compatibil cu tehnicile de legare şi încapsulare din tehnologia OLE Microsoft (Object Linking and Embedding). Este recomandată utilizarea Microsoft Access dacă: sunt necesare baze de date relaţionale (tabele multiple sau multidimensionale) sau dacă se anticipează adăugarea unor noi tabele pe viitor; cantitatea de date este mare; este necesară o legătură permanentă cu o bază de date externă de dimensiuni mari, cum ar fi una construită cu Microsoft SQL Server sau cu sistemul integrat al organizaţiei; 33 Tamaş I. (coord.), Stanciu V., Gheorghe M. Access 2007 Proiectare şi realizare pas cu pas, Editura Infomega, Bucureşti, 2010, p.7 97

44 este necesară regruparea datelor din diverse tabele într-un singur loc cu ajutorul unor interogări complexe; baza de date este accesată de mai mulţi utilizatori (se poate beneficia de mecanismele de modificare furnizate de baza de date). Este recomandată utilizarea Microsoft Excel dacă: sunt suficiente tabelele simple, fără relaţii între ele; se doresc efectuarea de calculi şi comparaţii statistice; setul de date nu depăşeşte de înregistrări Caracteristici generale Primul lucru care se poate observa la deschiderea Microsoft Access este noua interfaţă grafică prietenoasă cu utilizatorul (GUI Graphical User Interface), folosită atât de Access cât şi de toată gama de produse Office De pe bara de meniuri evidenţiem: pagina Home (Views, Clipboard, Font, Rich Text, Records, Sort&Filter, Find) pagina principală Access, conţine funcţii de editări de bază cum ar fi Cut şi Paste, împreună cu marea majoritate a opţiunilor de formatare; pagina Create (Tables, Forms, Reports, Other) grupează toate opţiunile de creare; pagina External Data (Import, Export, Collect Data, SharePoint Lists) conţine toate operaţiile care facilitează colaborarea şi schimbul de date; pagina Database tools (Macro, Show/Hyde, Analyze, Move Data, Database Tools) coloana vertebrală a Access-ului. Aici se pot crea sau menţine relaţiile dintre tabele, se analizează performanţele fişierului şi se execută rutine de întreţinere. Fereastra Access Options furnizează acces rapid la aproape toate opţiunile care pot fi configurabile în Access. Dintre acestea vom evidenţia următoarele opţiuni: Popular: opţiunile cele mai populare printre utilizatori (selectate de Microsoft); Current Database: opţiuni care afectează baza de date curentă, de exemplu, opţiuni pentru adăugarea unui titlu sau a unei icoane, selectarea unui formular care să apară la deschiderea aplicaţiei, dezactivarea opţiunii Layout view, şi o opţiune utilă programatorilor, activarea sau dezactivarea panoului de navigare (Navigation Pane). În 98

45 cadrul acestei opţiuni, utilizatorii pot crea o panglică specială şi o pot folosi în locul celei predefinite; Datasheet: opţiuni de formatare pentru Datasheet View. Utilizând această opţiune, se poate selecta tipul literelor folosite, afişarea liniilor de ghidaj pe formulare şi setarea efectelor implicite ale celulelor; Object Designers: opţiuni care pot fi setate şi afectează modul în care uneltele de design sunt configurate în Access. Opţiunile sunt grupate astfel: Table Design, Query Design, Form Design, Error Checking; Proofing: include opţiuni legate de verificări gramaticale cum ar fi: spell checking, grammar checking, şi auto correction; Advanced: opţiuni care pot fi setate şi care controlează modul în care Access interacţionează cu datele şi utilizatorul cu aplicaţiile. Sunt disponibile următoarele grupuri de opţiuni: Editing, Display, Printing, General, Advanced; Customization: utile pentru a adăuga sau şterge opţiuni de pe panglică. Add-Ins: o listă a utilitarelor add-ins disponibile pentru Access; Trust Center: accesează Trust Center. Mulţi utilizatori setează nivelul de securitate la nivelul minim pentru a evita mesajele care apar atunci când se deschide o bază de date care conţine o macrocomandă. Microsoft recomandă păstrarea nivelului de securitate la valoarea implicită, şi anume funcţionalitate deplină. În Trust Center sunt disponibile două opţiuni: Show the message bar in all applications when content has been blocked şi Never show information about blocked content. Resources: conţine link-uri către resurse online care asistă utilizatorul care lucreză cu Access. Sunt disponibile linkuri la pagina Office, diagnostice interactive Office 2007, help online şi actualizări de software. Există multe opţiuni, controale şi unelte disponibile pentru a ajuta la modificarea programului şi a aplicaţiei fără a fi necesare cunoştinţe de programare Operaţii cu baze de date Pentru a deschide Microsoft Access 2007 se acţionează butonul Start de pe bara de sarcini, se selectează Microsoft Office, apoi Microsoft Office Access

46 Fig. 1 Deschiderea mediului de lucru Microsoft Access 2007 La deschiderea Microsoft Access 2007 pe ecran va apare fereastra Getting Started with Microsoft Office Access. Butonul Office Fig. 2. Fereastra Getting Started with Microsoft Office Access 100

47 În partea din dreapta a ecranului sunt vizibile link-uri către ultimele fişiere de tip bază de date utilizate. În cazul închiderii accidentale a bazei de date, aceasta poate fi deschisă rapid selectând primul link din lista Open Recent Database. Dacă se doreşte modificarea locaţiei implicite de salvare a bazelor de date se selectează butonul Office, se alege opţiunea Access Options, modificând cu ajutorul butonului Browse opţiunea Default database folder. Fig. 3. Modificarea locaţiei implicite în care sunt salvate bazele de date Crearea unei baze de date Pentru a crea o bază de date vidă se alege butonul Blank Database figura 2. Folosind icoana de folder din partea din dreapta a ecranului se alege locaţia unde va fi salvată baza de date, se tastează numele dorit, apoi se apasă butonul Create figura 4. Fig. 4 Stabilirea locaţiei şi a denumirii bazei de date 101

48 Odată cu crearea unei baze de date vide, Microsoft Access crează o nouă tabelă în care să fie salvate datele. Aceasta poarta numele implicit Table1 şi este deschisă în Datasheet View (mod de vizualizare care permite afişarea datelor din tabel). Pentru a crea o tabelă în acest mod de vizualizare se poate studia problema rezolvată Parolarea unei baze de date Pentru a parola baza de date, aceasta trebuie să fie deschisă exclusiv. Pentru aceasta, se închide baza de date folosind butonul Office, opţiunea Close Database figura 5. Fig. 5 Închiderea unei baze de date Pentru a uşura accesul la anumite butoane se poate folosi bara de acces rapid. Pentru a afişa mai multe butoane pe aceasta (în cazul de faţă butonul Open) se apasă săgeata din partea dreaptă a barei, selectându-se comanda Open. Butonul Open va fi afişat pe bara de acces rapid. Analog se pot selecta alte butoane pentru a fi afişate pe bara de acces rapid. Dacă acestea nu sunt afişate implicit, se pot căuta utilizând comanda More Commands. 102

49 Fig. 6 Adăugarea butonului Open pe bara de acces rapid Pentru a deschide exclusiv baza de date creată anterior se apasă butonul Open de pe bara de acces rapid figura 7. Fig. 7 Butonul Open de pe bara de acces rapid În fereastra Open se selectează locaţia, numele bazei de date, apoi de pe butonul Open se selectează opţiunea Open Exclusiv figura 8. Fig. 8 Deschiderea exclusivă a unei baze de date Baza de date fiind deschisă exclusiv, de pe bara de meniuri se alege opţiunea Database Tools, apoi comanda Encrypt with Password figura 9. În fereastra Set Database Password se cere introducerea parolei de două ori, la apăsarea butonului OK baza de date fiind protejată. 103

50 Fig. 9 Parolarea bazei de date Protejarea bazei de date este vizibilă doar la deschiderea acesteia, deci pentru a verifica acest lucru se închide şi se deschide din nou baza de date. Pentru a elimina parola setată la deschiderea bazei de date, aceasta trebuie deschisă exclusiv, selectându-se mai apoi opţiunea Decrypt Database figura 10. Fig. 10 Decriptarea bazei de date În cazul în care panoul de navigare este ascuns, acesta poate fi afişat selectând săgeţile laterale figura 11. Fig. 11 Afişarea/ascunderea panoului de navigare 104

51 Afişarea sau ascunderea panglicii (Ribbon) poate fi controlată folosind opţiunea Minimize the Ribbon de pe bara de acces rapid figura 12. Fig. 12 Minimizarea/afişarea panglicii (Ribbon) Observaţie: Baza de date se salvează automat, dar obiectele conţinute trebuie salvate de către utilizator. Numele bazei de date este setat la începutul creării acesteia. Dacă se doreşte salvarea bazei de date cu alt nume, de pe butonul Office se alege Save as.. urmată de opţiunea Access 2007 Database, specificându-se locaţia şi numele bazei de date Salvarea unei baze de date Pentru a salva o bază de date cu un alt nume, se apelează butonul Office, opţiunea Save as, apoi Access 2007 Database, selectându-se apoi locaţia şi/sau noul nume al fişierului Închiderea unei baze de date Pentru a închide o bază de date, de pe butonul Office se apelează comanda Close Database Deschiderea unei baze de date Pentru a deschide o bază de date se poate folosi lista din partea dreaptă a ecranului, priul link fiind către ultima bază de date utilizată, sau utilizând butonul Office, opţiunea Open Obiectele bazei de date Principalele obiecte conţinute în Microsoft Access 2007 sunt: Tabele (Tables): structuri elementare în care sunt stocate datele în cadrul unei baze de date. Tabelele sunt inima oricărei baze de date. De exemplu, o bază de date legată de fitness poate să reţină informaţii legate de antrenamentul efectuat, echipamentele utilizate şi numărul 105

52 milkshake-urilor consumate în fiecare zi în trei tabele separate. O tabelă este containerul în care sunt stocate datele. Restul obiectelor permit manipularea datelor stocate în tabele. Construirea tabelelor Access se poate rezuma la două activităţi principale: crearea structurii tabelei (în modul de vizualizare Design View) şi popularea tabelului cu date fie în Datasheet View, prin intermediul formularelor sau a instrucţiunilor SQL; Interogări (Queries): sunt structuri care permit efectuarea unei acţiuni rapide asupra unei tabele sau mai multor tabele. Aceste acţiuni implică de obicei obţinerea unei informaţii necesare (de exemplu, cumpărăturile efectuate pe parcursul unei zile cu cardul de credit), sau aplicarea unor modificări. Interogările sunt obiecte virtuale de tip tabelă care nu au corespondent fizic, fiind definite cu ajutorul tabelelor create deja în baza de date. Ele permit efectuarea selecţiilor şi sortărilor în tabele, a calculelor simple şi analizelor încrucişate, a acţiunilor (crearea unui nou tabel, adăugarea, ştergerea sau actualizarea înregistrărilor) sau execuţia unor comenzi SQL. Formulare (Forms) sunt ferestre atractive folosite pentru a consulta sau actualiza datele dintr-un tabel sau o interogare. Ele permit totodată crearea unui meniu interactiv construit de către utilizator, furnizând şi o facilitate specială pentru aceasta (Switchboard). Pe un formular pot fi plasate butoane care pot încorpora comenzi SQL; Rapoarte (Reports) sunt utilizate pentru a tipări unele sau toate informaţiile din tabele sau interogări. Permit gruparea şi sortarea datelor, adăugarea unor câmpuri calculate, numere de pagină, etc; Macrocomenzi (Macros) mini-programe care automatizează sarcinile curente. Macrocomenzile sunt formate dintr-o suită de acţiuni; Module (Modules) fişiere care conţin cod Visual Basic Application. VBA este un mediu de programare orientat obiect. Se pot defini variabile, constante, funcţii şi proceduri globale întregii aplicaţii sau asociate unui anumit obiect. Cu ajutorul acestor coduri se poate executa aproape orice. 5.3 Obiecte Tables Înaintea descoperirii bazelor de date, organizaţiile lucrau cu datele manual. Ei plasau hârtii în dosare şi organizau dosarele în sertare ale unui dulap. Dulapul este echivalentul bazei de date. Fiecare sertar plin de dosare corespunde unui tabel din baza de date. 106

53 Un câmp este o unitate elementară sau o categorie cum ar fi titlurile cărţilor sau numerele de telefon. Un câmp nu conţine în mod necesar o valoare. De exemplu, un câmp numit poate rămâne necompletat dacă furnizorul nu deţine o adresă de . O înregistrare este un set complet de date (câmpuri) care se referă la o persoană, loc, eveniment, idee. De exemplu, pentru un profesor numărul matricol, numele, prezenţa şi nota finală compun o înregistrare. O tabelă, fundaţia oricărei baze de date, este o colecţie de înregistrări care au legătură unele cu altele, şi conţine câmpuri pentru a organiza datele. O coloană reprezintă un câmp, o linie reprezintă o înregistrare. Fiecare înregistrare conţine aceleaşi câmpuri în aceeaşi ordine. Fişierul profesorului cu prezenţele studenţilor este o tabelă care conţine înregistrări despre toţi studenţii având o structură comună. O bază de date constă în una sau mai multe tabele şi obiectele suport care permit introducerea datelor, prelucrarea şi extragerea lor din tabele. baza de date valoarea câmpului înregistrare tabel Fig 13. Bază de date primitivă Definiţie: O cheie primară este un câmp (sau o combinaţie de câmpuri) a cărui valori identifică în mod unic o înregistrare într-un tabel. Cheie primară Câmp Înregistrare valoare Fig. 14 Concepte de bază 107

54 Codul produsului este cheie primară în tabela produse. Cheia primară poate conţine numere, litere, sau o combinaţie a acestora. Puterea bazelor de date relaţionale stă în abilitatea SGBD-ului de a organiza datele şi a le recombina pentru a obţine o imagine completă a evenimentelor descrise. Un design eficient a bazelor de date conectează datele din diferite tabele sub forma unui sistem de legături. Legătura dintre tabele este ca un fir electric care traversează baza de date conectând tabelele astfel încât să permită obţinerea răspunsului la cererea utilizatorului (figura 15). Odată identificat răspunsul, câmpurile şi înregistrările sunt rearanjate astfel încât să poate fi înţelese cu uşurinţă de către utilizator. Capătul de început al firului este creat odată cu setarea cheii primare într-unul dintre tabele. Celălalt capăt la firului este legat de un câmp dintr-un alt tabel. Acel câmp poartă numele de cheie străină. De exemplu câmpul cod_f (cod furnizor) din tabela furnizori este un câmp de tip cheie străină. Definiţie: O cheie străină este un câmp dintr-o tabelă, care într-o altă tabelă este cheie primară. Fig. 15 Fereastra Relationships După cum se poate observa din figura 15, chiar şi în relaţia normalizată încă mai există redundanţe. De exemplu, codul produsului (cod_p) apare în mai multe tabele. De fapt nu pot fi eliminate toate câmpurile duplicate şi în acelaşi timp menţinute legăturile dintre tabele. Acest tip de redundanţă (cheie primarăcheie străină) poartă numele de redundanţă necesară. Orice legătură dintre două tabele poată fi întărită utilizându-se regulile de integritate referenţială. Integritatea sugerează încredere. Atunci când regulile de integritate sunt stabilite, utilizatorul poate avea încredere în firul care leagă tabelele bazei de date, fiind păstrată acurateţea datelor. Regulile de tip cascadă permit ca modificările datelor să se perpetueze dintr-o tabelă în alta figura

55 Definiţie: Regula Cascade Update Related Records va fi setată în cazul în care dacă o valoare a câmpului pe care este setată cheia primară este modificată, atunci toate valorile corespunzătoare din tabela referită sunt modificate automat cu aceeaşi valoare. Regula Cascade Delete Related Records va fi setată în cazul în care dacă o valoare din tabela de referinţă este ştearsă prin ştergerea înregistrării care o conţine, atunci toate înregistrările din tabela referită care conţin acea valoare referită vor fi automat şterse. Fig. 16 Setarea regulilor de integritate referenţială Legăturile dintre tabele în Microsoft Access 2007 sunt de mai multe tipuri: One-to-Many (unu-la-mai-mulţi) această legătură se crează între o cheie primară dintr-un tabel şi o cheie străină din alt tabel. În prima tabelă există o singură înregistrare care conţine o valoare a câmpului de tip cheie primară. În cea de-a doua tabelă există mai multe înregistrări care conţin în câmpul comun aceeaşi valoare a câmpului comun. One-to-One (unu-la-unu) se crează între două tabele care au aceeaşi cheie primară sau un câmp de tip cheie primară în prima tabelă şi un câmp cheie străină pe care este setat un index Unique din a doua tabelă. În acest caz în ambele tabele există o singură înregistrare cu valoarea câmpului comun identică. Acest tip de relaţie se foloseşte foarte rar, în special datorită necesităţii menţinerii securităţii datelor din tabele. Many-to-Many (mai-mulţi-la-mai-mulţi) acest tip de relaţie este construită artificial (nu există în Access) şi corespunde mai multor valori ale câmpului comun din ambele tabele. În acest caz este necesară construirea unui nou tabel numit tabel de joncţiune. Într-o bază de date bine definită, relaţia de tip one-to-many este cel mai frecvent întâlnită. Pentru a crea un nou tabel, de pe panglică, opţiunea de meniu Create, se selectează Table Design. Design View este un mod de vizualizare care oferă cele mai puternice opţiuni pentru definirea unei tabele. 109

56 Atunci când se proiectează o tabelă este importantă cunoaşterea operaţiilor de bază care pot fi efectuate cu câmpurile acesteia: pentru adăugarea unui nou câmp între alte câmpuri existente se poziţionează cursorul pe câmpul deasupra căruia se doreşte adăugarea unui nou câmp, se apelează meniul contextual (clic cu butonul din dreapta al mouse-ului) şi se alege opţiunea Insert Rows; mutarea unui câmp un câmp poate fi mutat folosind drag-and-drop, selectându-se pătratul gri din stânga numelui câmpului şi repoziţionându-se câmpul în poziţia dorită; ştergerea unui câmp se apelează meniul contextual al pătratului gri din stânga numelui câmpului şi se selectează Delete Rows. De reţinut faptul că odată cu ştergerea unui câmp se şterg toate datele depozitate în acel câmp, acţiunea nefiind reversibilă, de aceea Access afişează un mesaj pentru a preveni eventualele ştergeri accidentale. Fiecare câmp are un nume (Field Name) cu ajutorul căruia sunt identificate datele introduse în acel câmp. Numele câmpului trebuie să fie descriptiv pentru datele conţinute şi poate conţine maxim 64 de caractere incluzând litere, cifre şi spaţii. Este interzisă utilizarea caracterelor.,!, [, şi ], iar numele câmpului nu poate începe cu cu spaţiu. Fiecare câmp este definit ca fiind de un anumit tip (Data Type), care determină valorile care pot fi introduse şi operaţiile care pot fi efectuate cu datele. Access recunoaşte 10 tipuri de date: Text date alfanumerice cele mai multe caractere care se află pe tastatură (incluzând numere), cu limita maximă de 255 de caractere. Câmpurile care conţin doar numere care nu sunt folosite pentru a efectua calcule ar trebui setate ca fiind de tip Text (numere de telefon, coduri poştale, numărul cărţii de identitate, numărul de paşaport); Number conţine o valoare care poate fi folosită în calcule, ca de exemplu numărul creditelor pe care le are un student. Conţinutul câmpului de tip Number este restricţionat la numere, virgula zecimală şi simbolurile + şi -: Byte numere între 1 şi 255 (ocupă 1 byte); Integer numere în intervalul [-32768,+32757] (ocupă 2 bytes); Long Integer [ , ] (ocupă 4 bytes); Single numere reprezentate în simplă precizie: [-3.40*10 38,3.40*10 38 ] (ocupă 4 bytes şi are precizie de 7 zecimale); 110

57 Double numere reprezentate în dublă precizie, [-1.797*10 308, 1.797* ] (ocupă 8 bytes şi are precizie de 15 zecimale); Replication ID GUID (Global Unique IDentifier) identificator unic global, (ocupă 16 bytes) este folosit pentru un câmp care este sau compun un câmp de tip cheie străină corespondentul unui câmp de tip cheie primară Autonumber; Decimal [-10 28, ] (ocupă 12 bytes şi implicit are o precizie de 18 zecimale care poate să crească până la 28 de zecimale). Memo blocuri mari de text de lungime maximă caractere. Câmpurile de tip Memo sunt utilizate pentru a păstra date descriptive (propoziţii, paragrafe). Lungimea maximă este de is 2 GB. Date/Time conţine date calendaristice formatate, ore, sau ambele, permiţând calcule aritmetice cu acestea. Anii din datele calendaristice sunt în intervalul dintre anii 100 şi Datele sunt salvate sub formă de număr pe 8 bytes, cu dublă precizie; Currency numere cu 4 zecimale urmate de simbolul monetar, cu care pot fi efecuate calcule. Ocupă 8 bytes şi sunt utilizate pentru calcule financiare, dacă nu se doreşte rotunjirea valorilor; AutoNumber un număr care este incrementat automat pentru fiecare înregistrare. Valoarea unui câmp de tip Autonumber este unică pentru fiecare înregistrare din tabel, de aceea tipul Autonumber se utilizeză în mod frecvent ca tip de date al unui câmp cheie primară. Numărătoarea poate fi secvenţială sau întâmplătoare (random). Valoarea acestuia nu poate fi modificată şi ocupă 4 bytes; Yes/No permite alegerea unei valori din 2 posibile, o informaţie discretă care poate avea doar două valori cum ar fi: True/False, Yes/No, On/Off, (ocupă 1 byte); OLE Object conţine un obiect creat cu o altă aplicaţie, cum ar fi Microsoft Excel, Microsoft Word sau poze. Dimensiunea maximă a fişierului este de 2GB, dar baza de date este încetinită considerabil prin înglobarea obiectelor externe; Hyperlink utilizat pentru a stoca adrese Web (URL Uniform Resource Locators). Toate fişierele din suita Office permit facilităţi Web dacă se selectează un link, automat este afişată pagina Web asociată (1 GB); Attachment cel mai nou tip de date introdus doar în MS Access 2007, permite ataşarea mai multo obiecte create cu alte aplicaţii. Măreşte flexibilitatea bazei de date prin utilizarea technicilor OLE (Object Linking and Embedding=Legare şi Încorporare de Obiecte); 111

58 Lookup Wizard este utilizat pentru valori care vor fi completate selectând o valoare dintr-o casetă combinată. Nu este un tip de date propriu-zis, ci un program utilitar care crează relaţii cu tabela părinte sau o listă definită de utilizator. Pentru a crea o legătură între tabele, se va crea tabela de referinţă cu cheia primară, se inserează date în tabelă, apoi se crează tabela referită, iar pentru câmpul care va fi cheie străină se va selecta opţiunea Lookup Wizard, cu prima opţiune I want the lookup column to lookup the values in a table or query; se selectează numele tabelei de referinţă, câmpul de tip cheie primară din tabela de referinţă şi ordinea de sortare. Atunci când se introduc date în câmpul de tip cheie străină din tabela referită se utilizează caseta combinată creată cu ajutorul opţiunii Lookup Wizard, selectându-se din valorile din listă. Dacă se doreşte crearea unei liste predefinite de către utilizator, se va selecta Lookup Wizard cu a doua opţiune I will type in the values that I want, apoi se vor insera toate valorile pe o coloană. Atunci când se inserează datele în câmpul respectiv, se utilizează caseta combinată creată automat de către Lookup Wizard. Description este o coloană opţională care se utilizeză dacă se doreşte afişarea descrierii câmpului pe bara de stare atunci când câmpul este selectat (activ). O proprietate este o caracteristică sau un atribut care determină cum va arăta şi cum se va comporta obiectul. Fiecare obiect Access are o mulţime de proprietăţi. Proprietăţile tabelei sunt afişate şi pot fi modificate în fereastra Property Sheet. Aceasta se găseşte pe panglică, în modul de vizualizare Design View, opţiunea de meniu Design. Fiecare câmp are o mulţime de proprietăţi. Proprietăţile sunt setate pe valoarea implicită în concordanţă cu tipul de date selectat, dar pot fi modificate. Ele sunt afişate în modul de vizualizare Design View, în partea de jos a ecranului. Field Size (dimensiunea câmpului) ajustează dimensiunea unui câmp de tip text sau limitează valoarea permisă într-un câmp de tip numeric. Microsoft Access utilizează doar cantitatea de spaţiu de stocare necesară, chiar dacă dimensiunea câmpului permite o dimensiune mai mare. Multe SGBD-uri folosesc tot spaţiul specificat ca dimensiune a cîmpului. De aceea, este utilă crearea obişnuinţei de a reduce dimensiunea spaţiului cu scopul ajustării la cerinţele de stocare ale sistemului (optimizarea spaţiului de stocare); 112

59 Decimal Places specifică numărul de zecimale. Valoare predefinită este Auto sunt afişate toate zecimalele rezultate în urma calculelor, dar nu mai mult de 15 zecimale; Format modifică modul de afişare al valorii unui câmp, dar nu afectează valoarea stocată; pentru unele tipuri de date cum ar fi Number, Date/Time şi Yes/No se poate alege formatul dorit dintr-o listă; pentru câmpuri de tip Number pot fi afişate valori pozitive, negative, zero sau valoarea Null folosind caractere speciale (0, #, $, %, E+, E-, e+, e-); pentru câmpuri de tip Date/Time: se utilizează următoarele caractere (d zi între 1 şi 31, dd zi între 01 şi 31, ddd primele 3 litere în engleză din numele zilei (de exemplu, Mon de la Monday pentru ziua de Luni), dddd numele întreg al zilei, etc ); pentru câmpuri de tip Text:! dacă se introduc numere; < litere mici; > majuscule; text textul va apărea exact cum este scris: text crează grupuri de cum ar fi Input Mask facilitează introducerea datelor afişând caractere care nu sunt stocate, cum ar fi caracterul slash într-o dată calendaristică (/). De asemenea, asigură validarea datelor pentru a corespunde formatului ales (de exemplu, previne introducerea unei cifre în plus sau în minus în cazul unui număr de telefon); 0 o cifră obligatorie între 0 şi 9; 9 o cifră opţională între 0 şi 9; A o literă sau o cifră obligatorie; a o literă sau o cifră opţională; # o cifră opţională între 0 şi 9 sau un spaţiu opţional; & orice caracter sau spaţiu; C un caracter opţional sau un spaţiu L o literă obligatorie de la A la Z;? o literă opţională de la A la Z; > litere care vor fi transformate în majuscule; < litere care vor fi transformate în majuscule. Când ambele proprietăţi sunt setate, (Format şi Input Mask), Format este cea impusă (are prioritate). 113

60 Caption specifică o etichetă diferită faţă de numele câmpului, care va fi afişată în DataSheet View în capul de tabel, pe formulare şi rapoarte. Lungimea maximă a valorii introduse în Caption este 2084 caractere. Valoarea proprietăţii Caption nu are nici o semnificaţie în cadrul interogărilor sau când se utilizează cod în Visual Basic Application; Default value introduce automat o valoare predefinită pentru câmpul respectiv atunci când o nouă înregistrare este inserată într-un tabel. De exemplu, dacă foarte mulţi dintre studenţi sunt născuţi în Timişoara, valoarea proprietăţii Default Value poate fi modificată în Timişoara; Validation Rule respinge orice înregistrare pentru care valoarea introdusă în câmpul respectiv nu respectă regula stabilită. Expresia poate fi tastată în interiorul casetei de text, sau se poate selecta butonul pentru a deschide fereastra Expression Builder. Această proprietate nu poate fi folosită pentru tipuri de date cum ar fi: Autonumber, OLE Object, Attachment, Number cu sub-tipul Replication ID. Pentru a construi o regulă de validare pot fi folosite funcţii Access, operatori şi constante. Numele câmpului trebuie să apară între paranteze drepte, de exemplu [cod produs]. Exemple de reguli de validare: >200 and <=400 pentru un câmp numeric; <>NULL, IS NOT NULL pentru orice fel de câmp; Timisoara pentru un câmp de tip Text; >=#03/12/2011# pentru o dată calendaristică; >=Date() pentru o dată calendaristică; Year([data factura])=year(date()) unde fucţia Year extrage anul dintr-o dată calendaristică (în acet caz câmpul data facturii), iar funcţia Date() extrage data curentă; Validation Text specifică mesajul de eroare care va fi afişat în cazul în care regula de validare nu este respectată; Required dacă este setată pe Yes, respinge orice înregistrare care nu conţine o valoare în câmpul respectiv; valoarea predefinită este No; Allow Zero Length dacă este setată pe Yes, permite şirul de lungime zero în cazul câmpurilor de tip text sau memo; valoarea predefinită este No; Indexed măreşte eficacitatea căutărilor în acel câmp (câmpul pe care este setată cheia primară este întotdeauna indexat): No nu este setat nici un index; Yes (No Duplicates) este setat un index care nu permite duplicarea valorilor, ca în cazul CNP-ului, de exemplu. Este valoarea care apare atunci când se setează cheia primară; 114

61 Yes (Duplicates Ok) este setat un index care permite duplicarea valorilor, ca în cazul numelui pacientului, de exemplu. Indecşii mai pot fi definiţi şi prin intermediul butonului Indexes de pe panglică figura 17. Se poate seta numele indexului (Index Name), câmpul pe care acesta va fi setat (Index Field), şi ordinea de sortare (Sort Order), specificându-se pentru fiecare index tipul acestuia: Primary (dacă se doreşte crearea unui index de tip Primary Key), Unique (crearea unor chei candidate cu valori unice) sau Ignore Null (crearea unui index care ignoră valorile Null). Fig. 17 Fereastra Indexes Unicode Compression pentru câmpurile Text, Memo şi Hyperlink, are valoarea implicită setată pe Yes şi este folosită pentru a eficientiza modul de stocare a datelor; IME Mode and IME Sentence Mode specifică modul Input Method Editor cu opţiunea implicită No Control pentru versiunea în engleză şi tipul de dată pentru modul Input Method; Smart Tags pentru utilizatorii avansaţi, permite adăugarea butoanelor de acţiune asociate unui câmp. Atunci când o bază de date oferă produse la ofertă, un buton de tip Smart Tag încorporat câmpului nume produs ar putea deschide un fişier de inventar pentru a vizualiza produsele din stoc; Text Align aliniază textul, furnizând următoarele opţiuni: General (aliniere predefinită), Left (aliniere la stânga), Center (aliniere centrată), Right (aliniere la dreapta) şi Distributed (aliniere şi la stânga şi la dreapta). Datasheet View este utilizat pentru inserarea datelor în tabele. Vizualizarea de tip Pivot Table View furnizeză un mod convenabil de sumatizare şi organizare a datelor în grupuri de înregistrări. Vizualizarea Pivot Chart View afişează un 115

62 grafic asociat modului de vizualizare Pivot Table View. Pentru a trece de la un mod de vizualizare la altul, se poate utiliza fie butonul View de pe panglică, opţiunea de meniu Home, fie butonul corespunzător de pe bara de stare (Status bar). O tabelă poate fi deschisă din panoul de navigare direct în modul de vizualizare dorit apelându-se meniul contextual al tabelei şi selectându-se modul de vizualizare dorit. 5.4 Obiecte Queries Interogarea este un obiect ce permite vizualizarea informaţiilor din una sau mai multe tabele pe baza unor criterii de selecţie. Microsoft Access prevede o interfaţă prietenoasă cu utilizatorul, de tip QBE (Query By Example) pentru a construi o interogare. Rezultatul unei interogări este o foaie de răspuns dinamică care poartă numele de Dynaset. Aceasta este volatilă (dispare odată cu închiderea interogării). Cu ajutorul unei interogări pot fi grupate datele din mai multe tabele, pe baza leagăturilor create între ele, pot fi create noi câmpuri calculate, dar pot fi efectuate şi următoarele acţiuni: crearea unui nou tabel, adăugarea înregistrărilor din alt tabel, modificarea valorii câmpurilor sau ştergerea înregistrărilor. Interogările se crează de obicei în modul de vizualizare Query Design. Pentru a vedea rezultatul interogării, se trece în modul de vizualizare Datasheet View sau se apasă butonul Run de pe panglică, opţiunea de meniu Design. O altă modalitate de a crea o interogare este folosind modul de vizualizare SQL View. Această metodă necesită cunoştinţe de SQL (Structured QueryLanguage) detaliate în capitolul următor. Interogările sunt de mai multe tipuri: de selecţie (SELECT) permit afişarea datelor din una sau mai multe tabele, pe baza unor criterii de selecţie, calcularea unor câmpuri şi afişarea datele ordonate după anumite câmpuri crescător sau descrescător; de sintetizare a datelor (TOTAL) permit selectarea unor câmpuri ca criterii de grupare, fiind aplicate diverse funcţii: SUM, MIN, MAX, COUNT, etc; de analiză încrucişată (CROSSTAB) de analiză încrucişată a datelor; de acţiune (MAKE TABLE, APPEND, UPDATE, DELETE); speciale (UNION, PASS THROUGH, DATA DEFINITION). Cel mai des întâlnite şi utilizate sunt interogările de selecţie. 116

63 Interogări de selecţie Pentru a crea o interogare, de pe panglică, opţiunea de meniu Create, se apasă butonul Query Design. Fig. 18 Fereastra QBE În fereastra Show Table se va preciza sursa datelor executând dublu-clic pe numele tabelei sau tabelelor figura 18. De reţinut că dacă se selectează mai multe tabele, trebuie specificate toate tabele intermediare pentru a fi vizibile legăturile dintre ele în caz contrar rezultatul interogării nu este cel dorit. După închiderea ferestrei, dacă se doreşte redeschiderea ferestrei pentru a adăuga o nouă tabelă, se selectează butonul cu acelaşi nume de pe panglică. Dacă se doreşte ştergerea unei tabele, se apelează meniul contextual asociat acesteia, selectându-se comanda Delete. După ce tabelele au fost selectate, ferestra Show Table se închide. Următorul pas este selectarea câmpurile din tabele. Se execută dublu clic pe numele de câmpurilor din tabele, acestea fiind selectate automat în partea de jos a ecranului, find completate liniile Field şi Table. Linia Sort permite ordonarea valorilor câmpurilor în ordine crescătoare (Ascending) sau descrescătoare (Descending). Pe linia Show sunt selectate implicit toate câmpurile ca fiind vizibile. Dacă se doreşte ascunderea unui câmp din vizualizarea finală, se debifează check-box-ul corespunzător. Liniile Criteria şi Or permit impunerea unor condiţii. Dacă operatorul dintre condiţii este AND, atunci toate condiţiile se scriu pe linia Criteria. Dacă între condiţii operatorul este OR, atunci a doua condiţie se scrie pe linia Or. Pentru a vizualiza rezultatul interogării se trece de pe bara de stare în Datasheet View. 117

64 Dintre operatorii folosiţi în construirea expresiilor de pe linia Criteria amintim: + (adunare), - (scădere), * (înmulţire), / (împărţire), MOD (restul împărţirii a două numere), ^ (ridicarea la putere, de exemplu x 2 se scrie x^2), & (concatenare a două şiruri de caractere), = (verifică egalitatea a două valori), <> (operatorul diferit, de exemplu ), < (strict mai mic), > (strict mai mare), <= (mai mic sau egal), >= (mai mare sau egal), LIKE (format general LIKE masca, de exemplu nume LIKE A* se vor afişa toate numele care încep cu A, indiferent din câte caractere, dar LIKE A?? va afişa doar numele care începe cu A şi are lungimea de trei caractere), IN (formatul general IN (listă de valori), de exemplu condiţia: sex IN ( m, f ) sau [tip client] IN ( persoana fizica, persoana juridica )), BETWEEN (format general Between Val_minimă AND Val_maximă, de exemplu, dacă se doreşte afişarea studenţilor cu note între 9 şi 10 se va utiliza condiţia BETWEEN 9 AND 10), NOT (negaţie), AND (conjuncţie), OR (disjuncţie), NOT NULL (va afişa toate înregistrările care nu au valori introduse în acel câmp), Date() (returnează data curentă), MONTH (afişează luna dintr-o dată calendaristică, de exemplu MONTH(# #) va returna valoarea 12), YEAR (afişează anul dintr-o dată calendaristică, de exemplu YEAR(# #) va returna valoarea 2011), IIF (cu formatul general IIF (condiţie, val_dacă_adevarat, val_daca_fals), de exemplu dacă se doreşte afişarea situaţiei bursierilor: pentru studenţi care au media peste 9,50 se va afişa bursă de merit, celor între 8 şi 9,50 bursă de studiu iar celorlaţi nimic, se va scrie următoarea condiţie: IIF ([media]>9,5; bursa de merit ; IIF([media] BETWEEN 8 AND 9,50; Bursa de studiu ; )) ) şi multe altele. Simbolul ; care desparte argumentele funcţiei depinde de setările regionale. Setările regionale utilizate în cadrul aceszui capitol sunt cele corespunzătoare României (Control Panel, Clock Language and Region, Change Location, pagina Location, Current Location: Romania). Data calendaristică este astfel formatată ca dd.mm.yyyy, iar punctul zecimal este simbolul virgulă. În cazul în care este selectată o altă locaţie, atât separatorul care desparte argumentele funcţiei, simbolul zecimal, formatul Currency cât şi formatele Date/Time sunt modificate în consecinţă. Dacă se doreşte adăugarea unui câmp care va fi calculat după o formulă, se selectează prima coloană liberă în Design View, iar pe linia Field se tastează numele care se doreşte să apară în capul de table ca titlul al coloanei respective, urmat de simbolul : şi formula de calcul. Numele de câmpuri se scriu între paranteze drepte. De exemplu: Valoare: [cant]*[pret]. Dacă se doreşte formatarea câmpului (de exemplu, Currency), în Design View se apelează meniul contextual pe câmpul proaspăt construit, se selectează Properties, apoi la proprietatea Format se selectează Currency. 118

65 Interogări cu parametru În cazul interogărilor de selecţie se pot utiliza parametrii. Dacă se doreşte citirea interactivă de la tastatură a unei valori a unui câmp, în vederea verificării unui criteriu şi a afişării datelor din tabelă/tabele, pe linia Criteria se introduce între paranteze drepte un text, de exemplu [Introduceti data facturii]. Acest text va fi interpretat ca un parametru, construindu-se automat pentru acest parametru o casetă de introducere a valorii. Va fi evaluată valoarea citită de la tastatură, se verifică egalitatea cu valorile din câmpul pe care este plasat parametrul, şi anumte [data facturii], şi sunt afişate înregistrările care verifică condiţia [data facturii]=valoarea introdusă de la tastatură Interogări de sintetizare a datelor Interogarea de selecţie poate fi transformată într-o interogare de sintetizare a datelor apelîndu-se butonul Totals de pe panglică. Aceasta are ca efect crearea unei linii noi denumită Total, unde automat apare condiţia Group by. Pentru a crea o interogare de sintetizare a datelor: 1. se crează o interogare în Design View; 2. se selectează sursa datelor (din fereastra Show Table, dublu-clic pe numele tabelelor, neapărat acestea trebuie să fie toate legate între ele), apoi se închide fereastra Show Table; 3. se selectează câmpurile după care se grupează datele şi câmpurile care trebuie calculate (de exemplu dacă se doreşte afişarea mediei anului, se aleg câmpuri an şi medie; dacă se doreşte afişarea medie studenţilor pe grupe, se aleg câmpurile an, grupa şi medie); 4. se selectează butonul Totals. Pe linia Totals vor apare opţiunile Group By utilizate pentru a defini grupurile de înregistrări asupra cărora se vor executa funcţii agregat (SUM, MIN, MAX, COUNT, AVG, etc); 5. pe coloana/coloanele care se doresc a fi calculate şi linia Totals se alege o funcţie de agregare sau condiţia WHERE care permite impunerea unor criterii suplimentare. Toţi operatorii amintiţi mai sus pot fi folosiţi în clauza Where; 6. dacă se doreşte ascunderea unor câmpuri, se deselectează caseta corespunzătoare de pe linia Show; 7. pentru a vizualiza rezultatul se apelează opţiunea Datasheet View. 119

66 5.4.3 Interogări de acţiune Interogările de acţiune sunt nu au ca efect afişarea unui rezultat, ele au un alt scop: manipularea datelor din tabele. Operaţiile care pot fi executate cu ajutorul interogărilor de acţiune sunt: Make Table, Append, Update şi Delete. Pentru ca toate aceste interogări de acţiune să poată fi executate, este necesară setarea unui nivelul de securitate mai scăzut prin selectarea butonului Options de pe bara Security Warning, selectându-se opţiunea Enable this content Interogări pentru crearea unei noi tabele (MAKE TABLE) Interogările care crează o nouă tabelă sunt utilizate de obicei pentru a obţine un tabel unic cu date din mai multe tabele legate între ele. Pentru a crea o interogare de tip Make Table se parcurg următorii paşi: 1. se crează o interogare în Design View; 2. se selectează sursa datelor (din fereastra Show Table, dublu-clic pe numele tabelelor, acestea fiind legate între ele), apoi se închide fereastra Show Table; 3. se selectează câmpurile dorite, se ordonează datele, se adăugă condiţii; 4. se verifică trecând în Datasheet View rezultatul dorit, apoi se revine în Design View; 5. se transformă interogarea de selecţie într-una de acţiune selectându-se butonul Make Table de pe panglică. În fereastra Make Table se va tasta numele noului tabel care va fi creat figura 19; 6. se va salva interogarea: 7. se execută interogarea prin apăsarea butonului Run de pe panglică. Observaţie: Dacă se doreşte deschiderea interogării pentru modificare, se apelează meniul contextual ataşat interogării din panoul de navigare, apoi se alege Design View. De fiecare dată când interogarea este apelată, tabela este rescrisă. 120

67 Fig. 19 Interogare de tip Make Table Se observă că icoana asociată interogării de tip Make Table este diferită faţă de cea asociată interogărilor de selecţie Interogări pentru actualizarea datelor (UPDATE) Interogările care permit actualizarea datelor sunt folosite pentru a efectua anumite calcule asupra unor câmpuri din tabele (de exemplu, se măreşte preţul pâinii cu 2%). Pentru a crea o interogarea de tip Update se parcurg următorii paşi: 1. se crează o interogare în Design View; 2. se selectează sursa datelor (din fereastra Show Table, dublu-clic pe numele tabelelor, acestea fiind legate între ele), apoi se închide fereastra Show Table; 3. se selectează câmpul a cărui valoare trebuie modificată şi cel ce limitează modificarea la anumite înregistrări (în acest caz, câmpul denumirea produsului pe care se va seta condiţia pe linia Criteria (= paine, şi câmpul pret, căruia i se va modifica valoarea în urma interogării); 4. se transformă interogarea de selecţie într-una de acţiune selectându-se butonul Update de pe panglică. În fereastra QBE va apare o nouă linie numită Update To. Pe acea linie, sub pret se va scrie formula de calcul: [pret]+[pret]*2/100; 5. se verifică trecând în Datasheet View rezultatul dorit, apoi se revine în Design View; 6. se salvează interogarea; 7. se execută interogarea prin apăsarea butonului Run de pe panglică. 121

68 Observaţie: Dacă se doreşte deschiderea interogării pentru modificare, se apelează meniul contextual ataşat interogării din panoul de navigare, apoi se alege Design View. De fiecare dată când interogarea este apelată, valoarea câmpului este modificată. Se observă că icoana asociată interogării de tip Update este diferită faţă de cea asociată interogărilor de selecţie şi de cea a interogării de tip Make Table Interogări pentru adăugarea datelor din alte tabele (APPEND) Interogările de acest tip permit adăugarea unor înregistrări din alte tabele care au în componenţă câmpuri de acelaşi tip. Pentru a crea o interogarea de tip Append se parcurg următorii paşi: 1. se crează o interogare în Design View; 2. se selectează sursa datelor tabelul sursă, de unde se doreşte transferul datelor în celălalt tabel (din fereastra Show Table, dublu-clic pe numele tabelelor, acestea fiind legate între ele), apoi se închide fereastra Show Table; 3. se selectează câmpurile care se doresc a fi trimise într-o altă tabelă. În acea tabelă vor trebui să existe câmpuri de acelaşi tip cu cele selectate la acest pas; 4. se selectează o ordine de sortare a înregistrărilor şi/sau se completează liniile Criteria şi Or (dacă este cazul); 5. se verifică trecând în Datasheet View rezultatul dorit, apoi se revine în Design View; 6. se transformă interogarea de selecţie într-una de acţiune selectându-se butonul Append To. Se selectează numele tabelei destinaţie. Se observă adăugarea unei noi linii în fereastra QBE, cu numele Append To. Dacă numele câmpurilor din cele două tabele diferă, celula corespunzătoare din tabela destinaţie, de pe linia Append to, va rămâne necompletată. Ea poate fi completată utilizându-se caseta combinată, alegând numele câmpului dorit din tabela destinaţie; 7. se salvează interogarea; 8. se execută interogarea prin apăsarea butonului Run de pe panglică. Aceeaşi observaţie este valabilă ca şi la interogarea de tip Update. Totodată, icoana asociată acestui tip de interogare este diferită de celelalte. 122

69 Interogări pentru ştergerea înregistrărilor (DELETE) Acest tip de interogare se utilizează pentru a şterge automat anumite înregistrări din una sau mai multe tabele. Pentru a crea o interogarea de tip Delete se parcurg următorii paşi: 1. se crează o interogare în Design View; 2. se selectează sursa datelor tabelul sursă, de unde se doreşte ştergerea datelor (din fereastra Show Table, dublu-clic pe numele tabelelor, acestea fiind legate între ele), apoi se închide fereastra Show Table; 3. se selectează câmpul/câmpurile care conţin valorile care compun condiţia de ştergere; 4. se completează liniile Criteria şi Or (dacă este cazul în caz contrar vor fi şterse toate înregistrările din tabela sau tabelele respective); 5. se transformă interogarea de selecţie într-una de acţiune selectându-se butonul Delete. Pe linia Delete va apare clauza Where, care permite construirea condiţiei de ştergere ; 6. se verifică trecând în Datasheet View rezultatul dorit, apoi se revine în Design View; 7. se salvează interogarea; 8. se execută interogarea prin apăsarea butonului Run de pe panglică. Aceeaşi observaţie este valabilă ca şi la interogarea de tip Append. Icoana asociată acestui tip de interogare este diferită de celelalte. Observaţie: În cazul ştergerii înregistrărilor din mai multe tabele, aceasta poate fi împiedicată datorită setării regulilor de integritate referenţială (dacă în fereastra Relationship, fiind selectată legătura dintre tabele, este selectată caseta Enforce Referential Integrity iar Cascade Delete Related Records nu este bifată). 5.5 Obiecte Forms Formularul este un obiect al bazei de date care permite vizualizarea, modificarea sau introducerea a noi informaţii în tabela pe baza căruia a fost creat. Pe un formular pot fi adăugate următoarele tipuri de controale: legate: sunt create pe baza unui tabel, a mai multor tabele sau a unei interogări, permit vizualizarea înregistărilor, actualizarea valorilor câmpurilor sau adăugarea unor câmpuri calculate; 123

70 nelegate: destinate creării unui meniu, afişării unor mesaje, informaţii despre sistem, etc. Formularele pot fi create utilizând butoanele de pe panglică. Vom prezenta în continuare crearea formularelor cu ajutorul butoanelor Form, Form Wizard şi Design Form Formulare create cu ajutorul butonului Form Pentru a crea un formular, se selectează din panoul de navigare numele tabelei sau interogării care va conţine sursa datelor. Dacă tabelul este tabel de referinţă pentru mai multe alte tabele sau este tabel referit de alte tabele (copil) atunci Access va crea automat un formular cu layout-ul Columnar (este afişat conţinutul unei singure înregistrări la un moment dat) figura 20. Pentru a vizualiza toate înregistrările se poate utiliza bara de navigare Record aflată în partea de jos a formularului, utilizându-se butoanele Next Record (trecerea la următoarea înregistrare), Previous Record (trecerea la înregistrarea anterioară), First Record (trecerea la prima înregistrare), Last Record (trecerea la ultima înregistrare), New (Blank) Record (adăugarea unei noi înregistrări) şi Search. Fig. 20 Formularul Furnizori Dacă tabelul este tabel de referinţă pentru un singur tabel, atunci Access va crea automat un formular cu subformular, afişând în subformular doar acele înregistrări din tabela referită care verifică condiţia ca valoarea cheie străină este egală cu valoarea afişată în câmpul cheie primară din tabela de referinţă afişată în formular. Pentru tabela de referinţă layout-ul formularului este Columnar (este afişată o singură înregistrare la un moment dat), iar pentru sub- 124

71 formular layout-ul este Tabular (sunt afişate toate înregistrările care verifică condiţia de legătură) figura 21. Totodată câmpul cheie străină (din tabelul referit) este ascuns (nu este necesară afişarea aceluiaşi câmp de mai multe ori în cadrul unui formular). Se observă că pentru fiecare formular apare câte o bară de navigare Record. Cea mai de jos este pentru datele din tabelul de referinţă (părinte), cea din interior va fi pentru datele din tabelul referit (copil). Pentru a naviga prin înregistrări se utilizeză bara corespunzătoarelor formularului creat pentru tabelul de referinţă. Fig. 21. Formular cu sub-formular Modul de afişare afişat implicit va fi Form View. Dacă se doreşte, se poate trece la Design View pentru a modifica proprietăţile controalelor de pe formular cu ajutorul butonului View de pe panglică Formulare create cu ajutorul butonului Form Wizard Access 2007 pune la dispoziţia utilizatorilor un asistent care permite crearea rapidă a înregistrărilor urmând anumiţi paşi. Pentru a utiliza butonul Form Wizard este necesară selectarea butonului More forms de pe panglică, opţiunea de meniu Create figura

72 Fig. 22 Selectarea butonului Form Wizard Pentru a crea un formular utilizând Form Wizard trebuie parcurşi următorii paşi: se selectează sursa datelor numele tabelului sau a interogării pe baza căruia se doreşte crearea formularului şi a câmpurilor care se doreşte să apară pe formular figura 23, apoi se apasă butonul Next; Fig. 23 Selectarea sursei formularului se selectează layout-ul formei (modul în care sunt aranjate înregistrările pe formulare; Columnar şi Justified afişează o singură înregistrare la un moment dat, Tabular şi Datasheet afişează toate înregistrările la un moment dat) figura 24, apoi se apasă butonul Next; Fig. 24 Alegerea Layout-ului formularului 126

73 se alege stilul (combinaţiile de culori şi obiectele grafice de pe formular) figura 25, apoi se apasă butonul Next; Fig. 25 Alegerea stilului formularului se alege un titlu pentru formular şi modul de vizualizare al acestuia, în cazul de faţă deschiderea în modul de vizualizare Form View (Open the form to view or enter information) figura 26, apoi se apasă butonul Finish. Fig. 26 Crearea unui titlu şi deschiderea formularului în modul Form View Formularul astfel creat va arăta ca în figura 27. Fig. 27 Formularul Furnizori1 în Form View 127

74 Orice formular conţine următoarele zone figura 28: Form Header antetul formularului, utilizat pentru afişarea unui titlu, sigla unei companii, data întocmirii; Detail zona în care sunt amplasate controalele corespunzătoare înregistrărilor din tabelul sau interogarea sursă; Form Footer: subsolul formularului, utilizat pentru comentarii, semnături, numărul paginii, butoane de comandă. Fig. 28 Formularul Furnizori1 în Design View Pentru a activa zonele Form Header/Footer se apelează meniul contextual al formularului, selectându-se opţiunea cu acelaşi nume Formulare create cu ajutorul butonului Form Design Pentru a creea un formular cu ajutorul butonului Form Design se parcurg următorii paşi: 1. se selectează butonul Form Design de pe panglică, opţiunea de meniu Create figura 29; Fig. 29 Un formular gol în Design View 128

75 2. de pe panglică, opţiunea de meniu Design, se selectează butonul Property Sheet. În fereastra cu acelaşi nume, în cadrul casetei combinate Selection Type se alege obiectul Form. De pe pagina All, apelând săgeata din dreptul casetei Record Source numele tabelei pe baza căreia se va creea formularul: de exemplu furnizori figura 30; Fig. 30 Selectarea sursei formularului 3. se selectează butonul Add Existing Fields iar din fereastra Field List se execută dublu-clic pe numele câmpurilor care se doreşte să apară pe formular figura 31. Acestea vor apărea pe formular în zona de Detail a formularului; Fig. 31 Adăugarea controalelor pe formular 4. se salvează formularul butonul Save de lângă butonul Office; 5. pentru a vizualiza înregistrările se trece în modul de vizualizare Form View (folosind butonul View de pe panglică) figura 32. Fig. 32 Formular în modul de vizualizare Form View Pe formulare pot fi plasate diverse obiecte care poartă numele de controale. 129

76 Dintre cele mai des utilizate controale amintim: Label (etichete) control cu un conţinut fix, corespunzător constantelor, utilizat pentru afişarea unor comentarii, titluri, mesaje. Access generează automat câte o etichetă pentru majoritatea controalelor definite de utilizator. De obicei ele sunt plasate în stânga controlului pe care îl însoţeşte. Toate etichetele vor fi salvate cu nume care încep cu prefixul de 3 litere lbl (label). Pentru fiecare control de tip etichetă se vor modifica proprietăţile Name şi Caption. Proprietatea Caption controlează textul care va apare pe formular figura 33. Pentru a crea o etichetă, se selectează butonul de pe panglică, opţiunea de meniu Design. În fereastra Property Sheet se modifică proprietatea Name: lbltitlufurnizor, Caption: Lista furnizorilor; Fig. 33 Controale de tip etichetă Text-box (casete de text) sunt controale cu conţinut variabil, corespunzătoare câmpurilor dintr-o tabelă sau interogare, sau variabilelor. Conţinutul acestora se modifică în funcţie de înregistrarea curentă figura 34. Pentru toate casetele de text se modifică proprietatea Name în fereastra Property Sheet. Prefixul pentru casetele de text este txt (text). Pentru casetele de text legate de un câmp, proprietatea Control Source apare automat completată în cazul formularului creat după paşii prezentaţi anterior. De exemplu, pentru caseta de text Nr_furn se va modifica proprietatea Name: txtnr_furn, proprietatea Control Source va fi automat completată cu valoarea Furnizori.Nr_furn (numele tabelei sursă urmată de punct apoi numele câmpului de unde provin datele). Dacă se doreşte crearea unei casete de text, se selectează de pe panglică butonul. Vor fi create automat atât o casetă de text cât şi o etichetă care va explicita valorile afişate în caseta de text. Pentru etichetă se vor modifica proprietăţile Name şi 130

77 Caption, iar pentru caseta de text se vor modifica proprietăţile Name şi Control Source (dacă nu este deja completat); Fig. 34 Controale de tip casete de text Button (butoane de comandă) serveşte la declanşarea unor acţiuni predefinite sau a unor acţiuni definite prin intermediul unor proceduri Visual Basic Application. În capitolul următor este prezentată o modalitate de a crea butoane de comandă fără ajutorul asistentului. Vom prezenta în continuare crearea unui buton cu ajutorul asistentului. Pentru a crea un buton fără a cunoaşte comenzi Visual Basic Application este necesară selectarea butonului Use Control Wizards de pe panglică. Se selectează butonul Button de pe panglică apoi se execută un clic în zona Form Footer figura 35. La primul pas se alege categoria de acţiuni (navigare prin înregistrări, operaţii cu înregistrări, operaţii cu formulare, operaţii cu rapoarte, închiderea aplicaţiei şi diverse tipărirea tabelelor, execuţia unei interogări, execuţia unei macrocomenzi, etc). Fig. 35 Crearea unui buton de comandă cu ajutorul asistentului După ce s-a ales categoria, se alege acţiunea din partea dreaptă. În cazul de faţă, s-au ales operaţiile cu formulare pentru că se doreşte crearea unui buton care să închidă forma, de aceea a fost selectată acţiunea Close Form. Se trece cu Next la pasul următor. 131

78 Se va alege opţiunea Text specificându-se textul care se doreşte să apară pe buton: Închidere figura 36, apoi se apasă butonul Next. Fig. 36 Specificarea textului care va apare pe buton În cadrul ultimei ferestre se specifică numele controlului. Butoanele de comandă au prefixul cmd, deci numele controlului va fi cmdinchidere figura 37. Pentru a finaliza crearea butonului se apasă selectează opţiunea Finish. Fig. 37 Denumirea controlului de tip buton de comandă Pentru a încerca butonul trebuie selectat modul de vizualizare Form View figura 38. Fig. 38 Butonul Inchidere În mod similar pot fi create multe alte butoane de comandă pentru a automatiza baza de date. 132

79 Pe un formular pot fi plasate controale care să afişeze valori calculate. Pentru a crea un control calculat, se parcurg următorii paşi: 1. se selectează butonul Text box de pe panglică, apoi execută clic în zona Detail, sub controalele existente; 2. se modifică proprietăţile Name şi Caption ale etichetei; 3. se modifică proprietatea Name a casetei de text; 4. în cadrul proprietăţii Control Source se tastează formula de calcul, începând cu semnul =. Numele câmpurilor sunt scrise între paranteze drepte, de exemplu: =[valoare fara TVA]*1, Formulare cu sub-formulare Crearea unui formular cu subformular permite actualizarea mai multor tabele prin intermediul unui singur obiect. Subformularele sunt create pentru tabelele referite din cadrul unei relaţii de tip one-to-many. Formularul principal are ca sursă tabelul de referinţă, reprezentând partea de one (unu). Pentru acest formular se va utiliza un layout de tip Columnar sau Justified (permite afişarea unei singure înregistrări). Sursa subformular este tabelul referit, reprezentând partea many (mai mulţi). Subformularul va fi construit pe baza unui layout de tip Tabular sau Datasheet (sunt afişate toate înregistrările). Crearea unui formular cu subformular presupune înglobarea formularului many în formularul one. Pentru a crea un formular cu subformular se parcurg următorii paşi: 1. se crează un formular utilizându-se Form Wizard pentru tabela de referinţă, pe un layout de tip Columnar. Se salvează formularul. Formularul rămâne deschis în Design View; 2. se crează un formular utilizându-se Form Wizard pentru tabela referită (copil), pe un layout de tip Tabular. Se salveză formularul şi se închide; 3. în primul formular, se extinde zona Detail. Din panoul de navigare se alege numele formularului corespunzător tabelului referit şi se depozitează pe formular în zona Detail, sub celelalte controale. Se salvează formularul utilizându-se butonul Office, opţiunea Save as, Save object as, cu numele celor două formulare care compun formularul cu subformular (de exemplu FurnizoriFacturi). 133

80 5.6 Obiecte Reports Raportul este un obiect al bazei de date care permite vizualizarea informaţiilor pe ecran sau trimiterea acestora la imprimantă. Raportul poate fi creat fie pe baza unui tabel, fie pe baza unei interogări. Un obiect de tip report poate conţine următoarele zone: Report Header/Footer zona de antet şi subsol ale raportului, ele apar o singură dată la începutul, respectiv finalul raportului; Page Header/Footer zona de antet şi subsol ale fiecărei pagini a raportului; Group Header/Footer zona de antet şi subsol al câmpului/câmpurilor după care se realizează o grupare; Detail se afişează pentru fiecare înregistrare în parte; Subrapoarte sunt obiecte de tip raport conţinute în cadrul raportului părinte; Controale obiecte care pot fi plasate în cadrul raportului. Varianta cea mai simplă de creare a rapoartelor este Report Wizard. Dacă se doreşte afişarea datelor din mai multe tabele, poate fi creată o nouă tabelă pe baza unei interogări, raportul fiind construit pe baza acesteia. Dacă se doreşte afişarea unor câmpuri calculate, acestea pot fi create cu ajutorul unei interogări, raportul fiind creat pe baza interogării. Raportul creat cu ajutorul instrumentului Report Wizard poate fi deschis în modul Design View şi modificat prin adăugarea unui nivel de grupare, a unei sortari sau a unor câmpuri calculate. Pentru a construi un raport în Report Wizard se parcurg următorii paşi: 1. se selectează opţiunea de meniu Create, butonul Report Wizard; 2. din caseta Tables/Queries se alege sursa raportului (tabelul sau interogarea), iar cu ajutorul săgeţilor din mijlocul ferestrei se selectează câmpurile care se doresc a fi afişate în raport, ele apărând în fereastra Selected Fields, apoi se apasă butonul Next figura 39; 134

81 Fig. 39 Selectarea sursei raportului 3. Se pot adăuga unul sau mai multe niveluri de grupare selectând numele câmpului din partea din stânga. Se folosesc butoanele cu săgeţi pentru a selecta câmpul/câmpurile ca nivel de grupare. Pot fi adăugate până la 10 niveluri de grupare figura 40. Fig. 40 Adăugarea unor criterii de grupare Dacă se doresc grupări mai speciale, se poate selecta butonul Grouping Options. În funcţie de tipul câmpului selectat pot fi alese intervale de grupare, de exemplu în cazul unui câmp de tip Text grupare după prima literă, după primele 2 litere, etc figura 41. Pentru a trece la pasul următor se apasă butonul Next; Fig. 41 Opţiuni de grupare 135

82 4. se poate stabili o ordine de afişare a înregistrărilor în cadrul raportului, sortând până la 4 câmpuri simultan figura 42, apoi se apasă butonul Next figura; Fig. 42 Opţiuni de ordonare 5. Se pot alege diverse modalităţi de aranjare a datelor (Stepped, Block sau Outline) şi se poate seta orientarea paginii (Portrait pe verticală sau Landscape pe orizontală), apoi se apasă butonul Next figura 43; Fig. 43 Opţiuni legate de formatare 6. se poate alege un stil dintr-o listă cu stiluri disponibile, fiind vizibil un Preview al acestuia în partea din stânga al ferestrei, apoi se apasă Next figura 44; Fig. 44 Alegerea unui stil 136

83 7. la ultimul pas se alege titlul raportului şi vizualizarea acestuia în modul Preview figura 45, apoi se apasă butonul Finish. Fig. 45 Adăugarea unui titlu Raportul va fi afişat în modul Print Preview figura 46. Pentru a reveni la modul de Design, se apasă butonul Close Print Preview de pe panglică. Fig 47 Raport în modul Print Preview Raportul în modul Design View seamănă cu un obiect de tip formular în Design View figura

84 Fig. 48 Raport în Design View Pentru câmpurile numerice care conţin valori multiple în cadrul aceluiaşi grup, la pasul 4 se va afişa un buton în plus, denumit Summary Options figura 49. Fig. 49 Butonul Summary Options Dacă acesta este selectat, pune la dispoziţia utilizatorilor funcţii totalizatoare: SUM, MIN, MAX şi AVG figura 50. Fig. 50 Fereastra Summary Options Se poate selecta una din opţiunile Detail and Summary (vor fi afişate subtotaluri la nivelul fiecărui grup şi la nivel de raport) sau Summary Only (doar subtotal la nivel de grup) figura

85 Fig. 51 Raport cu grupare şi subtotaluri la nivel de grup şi raport Pe orice raport pot fi create casete de text care pot fi calculate după modelul prezentat în paragraful Pentru a adăuga o funcţie totalizatoare (de exemplu, calcularea valorii totale a tuturor facturilor, în zona Report Footer se va adăuga o casetă de text. Se vor modifica proprietăţile Name şi Caption corespunzătoare etichetei. Se va modifica proprietatea Name asociată casetei de text. În cadrul proprietăţii Control Source asociată casetei de text se va tasta formula =SUM([cantitate]*[pret]*1,24)). Din cadrul proprietăţii Format asociată casetei de text se va alege opţiunea Currency, pentru afişarea simbolului valutar. 5.7 Obiecte Macros Obiectele de tip Macro sunt un instrument util atunci când se doreşte execuţia unor acţiuni şi evitarea programării. Ele automatizează operaţiunile din cadrul unei baze de date Access. Obiectele de tip Macro pot fi încorporate în cadrul unui formular, depinzând de obiectul în care este plasat, sau pot fi autonome, fiind apelabile de oriunde. În cadrul unui obiect de tip Macro pot fi selectate mai multe acţiuni, acestea fiind alese dintr-o listă şi executate în ordinea în care au fost create. O macrocomandă se execută folosindu-se butonul Run (ca şi în cazul interogărilor de acţiune). Cu ajutorul macrocomenzilor pot fi create meniuri personalizate pentru a înlocui panglica (Ribbon-ul). Pentru a crea o macrocomandă se selectează opţiunea de meniu Create, iar din zona Other, Macro. De exemplu, dacă se doreşte crearea unei macrocomenzi 139

86 care să deschidă o interogarea în mod Read-Only se vor parcurge următorii paşi: în coloana Action se alege dintr-o listă de acţiuni predefinite, Open Query; în partea de jos a ecranului se selectează Query Name (numele interogării); se selectează modul de vizualizare în care va fi deschisă interogarea (în cazul de faţă Datasheet); în caseta Data Mode se alege Read-Only. Macrocomanda va fi salvată cu numele Deschidere Interogare Furniz şi poate fi executată apăsând butonul Run figura 52. Fig. 52 Crearea unei macrocomenzi De regulă macrocomenzile sunt ataşate fie unei opţiuni de meniu fie unui buton de comandă plasat pe un formular. 140