Pag. 1 / 7 1282 b/14.09.2015 Aprobat in CA din 1. Lista responsabililor cu elaborarea, verificarea şi aprobarea ediţiei sau, după caz, a reviziei în cadrul ediţiei procedurii: Crt. Elemente privind responsabilii / operaţiunea Numele si prenumele Funcţia Data Semnătura 1.1. Elaborat Gavrila Monica Secretar CEAC 1.2. Verificat Cirneanu Cristina Coordonator CEAC 1.3. Aprobat Gruia Manuela Director 2. Situaţia ediţiilor şi a reviziilor în cadrul ediţiilor procedurii Crt. Ediţia sau, după caz, revizia în cadrul ediţiei Componentă revizuită 2.1. Ediţia I Elaborarea ediţiei iniţiale Modalitatea reviziei Conform CEAC Data la care se aplică prevederile sau reviziei ediţiei Data aprobării 3. Lista cuprinzând persoanele la care se difuzează ediţia sau, după caz, revizia din cadrul ediţiei procedurii crt. Scopul Difuzării Exemplar nr. Compartiment Funcţia Nume şi prenume Data primirii Semnătura 3.1. Aplicare 1 Secretariat Secretar Vaduva Floarea 3.2. Arhivare 2 Arhivă Persoana cu atribu ii de Vaduva arhivă Floarea 3.3. Coordonare, control 3 CEAC Coordonator CEAC Cirneanu Cristina 3.4. Aprobare 4 Conducere Director Gruia Manuela
Pag. 2 / 7 4. Scopul procedurii Scopuri generale Prezenta procedură opera ională descrie modul în care se completează corect atât condica de prezen ă din cât i celălălte documente care ajută la păstrarea eviden ei prezen ei, învoirilor i concediilor. Scopuri specifice Stabile te modul de realizare a activită ilor i persoanele implicate; Asigură existen a documenta iei care stă la baza completarii condicii de prezen ă; Asigură realizarea activită ilor procedurate, în diverse condi ii de func ionare a institu iei; Sprijină auditul i/sau alte organisme abilitate în ac iuni de auditare i/sau control, iar pe director, în luarea deciziei. 5. Domeniul de aplicare Procedura este aplicată de cadrele didactice desemnate pentru completarea registelor matricole. Compartimente implicate în activitatea procedurată: - compartimente furnizoare de date: secretariat; - compartimente beneficiare a activităţii procedurate: toate compartimentele unitatii de invatamant. 6. Documente de referinţă Legislaţie naţională primară (legi, ordonanţe de urgenţă) 6.1. Legea nr. 1/2011, Legea educaţiei naţionale, cu modificările i completările ulterioare; 6.2. Lege nr. 87 /2006 pentru aprobarea Ordonanţei de urgenţă a Guvernului nr. 75/2005 privind asigurarea calităţii educaţiei, cu modificările i completările ulterioare; 6.3. Ordonanţă de urgenţă nr. 75 /2005 privind asigurarea calităţii educaţiei, cu modificările i completările ulterioare; 6.4. Codul Muncii ( legea nr.53/2003 cu modificările i completările ulterioare). Legislaţie naţională secundară (hotărâri de guvern, ordine, etc.) 6.5. Ordinul nr. 3502 din 03/03/2005 pentru aprobarea Regulamentului privind actele de studii şi documentele şcolare în învăţământul preuniversitar; 6.6. Ordinul nr. 5115/2014 privind aprobarea Regulamentului de organizare şi funcţionare a unităţilor de învăţământ preuniversitar, cu modificările si completările ulterioare; 6.7. Ordinul nr. 400/2015 pentru aprobarea Codului controlului intern/managerial al entităţilor publice; 6.8. Hotărâre nr. 1534/2008 privind aprobarea Standardelor de referinţă şi a indicatorilor de performanţă pentru evaluarea şi asigurarea calităţii în învăţământul preuniversitar.
Pag. 3 / 7 7. Definiţii şi abrevieri ale termenilor utilizaţi 7.1. Definiţii: Termenul Definiţia şi/sau, dacă este cazul, actul care defineşte termenul Crt. 1. Procedură Prezentare în scris a paşilor ce trebuie urmaţi, a metodelor de lucru stabilite şi a regulilor de aplicat necesare îndeplinirii atribuţiilor şi sarcinilor, având în vedere asumarea responsabilităţilor; PO (Procedură operaţională) = procedură care descrie o activitate sau un proces care se desfăşoară la nivelul unui singur compartiment din cadrul unită ii de învă ământ. 2. Compartiment Departament / serviciu / birou. 3. Conducătorul Şef birou / şef serviciu. compartimentului 4. Educaţia Este ansamblul proceselor de punere în aplicare a programelor şi activităţilor de învăţare şi formare de competenţe academice sau profesionale. Educaţia include atât activităţile de învăţare în context formal, cât şi în context nonformal sau informal. 5. Controlul calităţii educaţiei în unităţile de învăţământ preuniversitar Semnifică activităţi şi tehnici cu caracter operaţional, aplicate sistematic de o autoritate de inspecţie desemnată pentru a verifica respectarea standardelor prestabilite. 6. Consiliul profesoral Organ decizional format din totalitatea cadrelor didactice din unitatea şcolară cu personalitate juridică, prezidat de către director. 7. Consiliul de administra ie Organ de conducere în unită ile de învă ământ de stat, constituit din 7,9 sau 13 membri, incluzând reprezentan i ai părin ilor, ai consiliului local, ai primarului, ai cadrelor didactice, inclusiv directorul unită ii de învă ământ. 8. Eficacitate Mãsurã în care sunt realizate activitãţile planificate şi sunt obţinute rezultatele planificate 7.2 Abrevieri: Abrevierea Termenul abreviat crt. 1. PO Procedura operaţională 2. E. Elaborare 3 V. Verificare 4 A Aprobare
Pag. 4 / 7 5. Ap. Aplicare 6. Ah.. Arhivare 7. CEAC Comisia de evaluare si asigurare a calită ii 8. CO Concediu de odihnă 9. CM Carnet de muncă 10. OS Ore suplimentare 11. CP Condica de prezenţa 12. FCP Foaie colectivă de prezen ă 13. CFP Concediu fără plată 14. REVISAL Registru de evidenţă a salariaţilor 8. Descrierea procedurii 8.1. Documente utilizate: 1 - condica de prezen ă 2 - Foaia colectivă de prezen ă 8.2. Modul de lucru: 8.2.1 Condica de prezenţă este documentul care certifică activitatea pe care o desfăşoară zilnic (în ore) angajatul. Serveşte ca document obligatoriu în care angajatul semnează la începutul şi sfârşitul programului consemnarea orelor suplimentare, orelor de noapte, concedii de odihnă, concedii boală, accidente în muncă, maternitate, învoiri, concediu fără plată, absenţe nemotivate; Se întocneşte într-un singur exemplar de compartimentul resurse umane din cadrul colii; Nu circulă; Se arhivează la compartimentul resurse umane din cadrul colii; Conţine minim obligatoriu: denumirea instituţiei, secţia pentru care se întocmeşte documentul, în interior se vor scrie numele şi prenumele salariaţilor, funcţia ziua luna anul, semnătura ora plecării, absenţe nemotivate (pentru personalul didactic auxiliar şi nedidactic) pentru personalul didactic condica de prezenţa cuprinde Orarul claselor pe zile ore specialitaţi, subiectele lecţiilor, semnatura profesorilor, confirmarea directorului şi a secretarului. La începutul fiecărei zile de lucru, condica de prezenţă este datată corespunzător. Completarea condicii este efectuată de către fiecare angajat în parte, atâtla începerea cât şi la finalizarea programului de muncă.
Pag. 5 / 7 Completarea se va face cu multă grijă, citeţ, fără a se omite ore din programul de muncă, iar directorul, respectiv înlocuitorul vor semna sub ultima rubrică, urmărind ca intervalul orar consemnat de către angajat să se coreleze cu planificarea turelor. Nu se admit ştersături, adăugiri nejustificate, alte semne şi modificări sau semnături ale altor persoane în locul celor în cauză, decât in cazuri justificate. În condica de prezenţă vor fi consemnate şi persoanele care se află în ture libere, concediu de odihnă, concediu medical, concediu fară plată sau în orice altă situaţie care-i face imposibilă prezenţa la serviciu. Este obligaţia angajatorului de a consemna situaţia reală. Rubricile rămase goale se barează la finalul zilei. Condica de prezenţă se încheie zilnic cu semnătura directorului, respectiv a înlocuitorului, care îşi va trece şi numele în clar şi răspunde de calitatea şicantitatea muncii desfăşurate de către angajati, precum şi de autenticitateatuturor datelor înscrise. Nesemnarea condicii de prezenţă reprezintă abatere de la respectarearegulamentului de ordine interioară şi nerespectarea sarcinilor din fişa postului,atrăgând după sine sancţionarea prin neplata acestor ore. Orele constatate neefectuate, nu vor fi plătite şi vor fi consemnate caabsenţe nemotivate, atrăgând dupa sine sancţionarea disciplinară. Eventualele modificări se operează numai cu aprobarea conducerii. 8.2.2 Foaia colectivă de prezenţă Serveşte ca document centralizator privind evidenţa timpului de muncă a salariatului, a orelor suplimentare, orelor de noapte, concediu de odihnă, concedii de boală, maternitate, învoiri şi concediu făra plată, absenţe nemotivate Se întocmeşte într-un singur exemplar care stă la baza întocmirii statelor de plată Circulă la - persoana care îl întocmeşte; - conducerea unităţii care îl aprobă; Conţinutul minim obligatoriu : - denumirea unităţii; - secţia pentru care se întocmeşte; - luna pentru care se întocmeşte; - abrevieri ce stau la baza întocmirii documentelor; 8.3 Resurse necesare: Resurse materiale hârtie de scris; telefon pentru legături operative cu persoanele implicate în realizarea activităţii procedurate;
Pag. 6 / 7 caiete, dosare, pixuri, foi veline de scris, agrafe, perforator, capsator. Resurse umane Secretar; cadrele didactice; conducere; 8.4.1 Resurse financiare bugetul institu iei, conform alocării bugetare anuale, precum i alte surse suplimentare. 9. Responsabilităţi şi răspunderi în derularea activităţii 9.1 Directorul 1. Desemnează prin decizie persoana responsabila cu CP; 2. Stabileşte programul de lucru prin Regulamentul intern; 3. Aprobă: FCP, cererile de învoire, CO, CFP, zile libere platite, concedii medicale, ore suplimentare; 4. Emite decizii pentru: cererile de învoire, CO, CFP, ore suplimentare, zile libere plătite; 5. Planifica CO în baza cererilor înregistrate; 6. Procură CP formulare tipizate specifice fiecărui punct de lucru. 7. Urmăreşte respectarea programului de lucru prin semnarea CP. 9.2 Secretarul 1. Numerotează filele CP şi întocmeşte procesul verbal la sfârşit; 2. Înscrie în CP salariaţii (nedidactic şi didactic auxiliar) 3. Întocmeşte FCP; 4. Înregistrează: cererile de CO, CFP, învoire, zile libere plătite, ore suplimentare(os); 5. ine evidenţa pe fiecare salariat pentru: zile CO, CFP, OS, concedii medicare, învoiri; 6. Predă sub semnătură privată un exemplar din deciziile emise de conducătorul unităţii, după ce le-a înregistrat în Registrul de decizii al unităţii. 10. Anexe, înregistrări, arhivări anexă/ cod formular Denumirea anexei/ formularului Elaborator Aprobă de exemplare Difuzare Arhivare Alte eleme loc perioadă nte
Pag. 7 / 7 Copertă ----------- ---------- Arhivă Cf. nomenclator arhivistic 11. Cuprins Numărul componentei în cadrul procedurii Denumirea componentei din cadrul procedurii Pagina 0 Copertă 0 1 Lista responsabililor cu elaborarea, verificarea şi aprobareaediţiei 1/7 sau, după caz, a reviziei în cadrul ediţieiprocedurii 2 Situaţia ediţiilor şi a reviziilor în cadrul ediţiilor procedurii 1/7 3 Lista cuprinzând persoanele la care se difuzează ediţia sau, după 1/7 caz, revizia din cadrul ediţiei procedurii 4 Scopul procedurii 2/7 5 Domeniul de aplicare 2/7 6 Documente de referinţă 3/7 7 Definiţii şi abrevieri ale termenilor utilizaţi 3/7 8 Descrierea procedurii 4/7 9 Responsabilităţi şi răspunderi în derularea activităţii 6/7 10 Anexe, înregistrări, arhivări 7/7 11 Cuprins 7/7