LOGISTICA INFORMAŢIEI UN ELEMENT INTEGRATOR PENTRU ÎNTREAGA ACTIVITATE DIN ORGANIZAŢIE Autori: Prof. dr. ing. Dumitru Stanciu, Universitatea Politehnică Bucureşti Prof. dr. ing. Ion David, Universitatea de Construcţii Bucureşti Sisteme logistice Pentru a defini sistemul logistic sau logistica unei activităţi am făcut apel la dicţionarele avute la îndemână. Doar Micul Larousse m-a luminat parţial că termenul logistică este împrumutat, ca şi cel de strategie, de la armată şi că înseamnă, acolo la armată, denumirea dată părţii din arta militară destinată transporturilor şi revitalizării armatei. Prin extensie vom propune drept definiţie pentru sistemul logistic ca fiind totalitatea elementelor care concură, ca infrastructură, la realizarea întregii istorii a unui produs sau serviciu de la obţinerea sa din elementele componente până la descompunerea sa, după scoaterea din funcţiune, în elementele componente. Înţelegem, aici, prin infrastructură ceva mai mult decât elementele bazei tehnico-materiale şi includem şi tehnologiile. Activităţile logistice sunt în interdependenţă cu activităţile de cercetaredezvoltare, de producţie, de marketing, de gestiune şi control al calităţii, de omologare şi certificare a produselor şi tehnologiilor, de respectare a constrângerilor de mediu etc.. Astfel, activităţile logistice sunt asociate tuturor activităţilor dintr-o organizaţie şi dată fiind complexitatea acestor activităţi este necesară abordarea lor atât individuală, focalizată pe anumite domenii, cât şi a sistemului format de ele, în ansamblul său. În acest mod se relevă, cu toată importanţa sa, rolul integrator al sistemului logistic pentru activităţile din organizaţie. Din această perspectivă este indiscutabilă necesitatea investiţiei în activităţile logistice pentru creşterea eficienţei organizaţiei. Pentru sistemele logistice o însemnătate aparte o are logistica informaţiei căci urmărirea în sistem informatic ( controlling ) a tuturor factorilor din organizaţie poate aduce avantaje notabile în activitatea pentru asigurarea competitivităţii şi perenităţii firmei. Inovarea în comunicarea şi comunicaţiile din cadrul managementului unei organizaţii Pe scurt, comunicarea înseamnă transfer de semnificaţie şi este fundamentală în procesul de socializare.
Activitatea de management, care este prin excelenţă o meserie de echipă, se învaţă nu printr-un studiu exclusiv teoretic sau livresc ci prin contactul direct cu oamenii, prin practica directă şi continuă specifică domeniului. Managerul, lucrătorul cunoaşterii...în societatea bazată pe cunoştinţe, cum îl numeşte Drucker, celebritatea economică din paginile ziarelor mondene, cel mai bine plătit om etc. este responsabil de aplicarea şi realizările cunoştinţelor, de punerea lor în practică, de materializarea lor. Pornind de la afirmaţia lui Sun-Tse ( conducător chinez din secolul V î. CH. ) Cel ce nu are un obiectiv, nu se expune îndeplinirii realizăm cât de importantă este în actul managerial viziunea managerului transpusă în obiective largi care trebuie, în totalitate, comunicate actorilor din organizaţie. Gândirea în perspectivă a actului managerial îi conferă acestuia caracterul strategic. Activitatea managerială înseamnă şi gestionarea resurselor umane în cel mai eficient mod posibil, căci a conduce nu înseamnă, numai, a avea oameni în subordine. Dacă avem în vedere, fie şi numai, motivarea puternică a celor conduşi realizăm cât de importante sunt comunicarea şi suportul ei tehnologic comunicaţiile - pentru actul de management. De cele mai multe ori este nevoie de comunicare nu ca un limbaj al analizei ci, mai degrabă, ca un limbaj al acţiunii. Răspunzând, în diversele etape ale unei schimbări, la toate întrebările de ce? şi cum? Comunicarea poate avea un caracter mobilizator, atunci când este utilizată pentru a învinge neîncrederea, poate fi explicativă, când este folosită pentru a învinge rezistenţele, are un caracter asigurator, când este utilizată pentru a depăşi teama sau este stimulativă, când se utilizează pentru validarea unei acţiuni. O organizaţie are o singură responsabilitate: performanţa economică susţine Milton Friedmann, laureat Nobel, în timp ce romancierul englez E. M. Forster îndeamnă pe cei care, în procesul de folosire a cunoştinţelor, se concentrează asupra rezultatului urmărit, Doar fă legătura. Fă legătura cu realitatea! Fii un observator perspicace, am putea spune, căci pe baza unor tehnologii existente, optim şi ingenios combinate, se pot obţine rezultate noi, remarcabile, se poate inova. Pentru managerul modern, inovarea este o necesitate şi nu o opţiune în activităţile sale de a asigura organizaţiei competitivitate şi perenitate. Pe lângă alte tipuri de inovare, inovarea procesului duce la creşterea eficienţei şi a flexibilităţii unei activităţi dintr-o organizaţie. Ea include şi schimbările semnificative în tehnici speciale sau echipamente şi software. Pentru manager a conduce schimbarea înseamnă a schimba managementul care va schimba cultura pentru a crea o cultură a schimbării, o cultură a inovării, o cultură a perfecţionării continue. De altfel, astăzi, organizaţia este percepută mai mult ca o cultură şi mai puţin ca o organizaţie cu o cultură. Acest lucru l-au înţeles cel mai bine japonezii, pentru care perfecţionarea continuă, denumită Kaizen, este un mod de a fi al organizaţiei.
După Emil Lander, un om de afaceri israelian, avantajul competitiv durabil al unei firme derivă din sinergia capabilităţilor variate ale acesteia iar aceste capabilităţi decurg din arhitectura firmei. După acelaşi autor arhitectura întreprinderii cuprinde arhitectura afacerilor, arhitectura informaţională, arhitectura datelor, arhitectura sistemică şi arhitectura informatică. Conform acestei structuri, strategia afacerilor firmei este tradusă în strategia sistemului informaţional prin procesul planificării acestuia. Tot din perspectiva afacerilor se definesc datele reprezentative materializate în baze de date, protocoale pentru integrarea electronică etc.. Pe de altă parte arhitectura sistemică se referă la configuraţia comunicaţională materializată prin arhitectura client-server. În fine, arhitectura informatică reprezintă baza tehnologică ce conţine hardware-ul şi software-ul. Logistica informaţiei Informarea în activitatea de afaceri este reprezentată de ansamblul acţiunilor din interiorul şi din exteriorul organizaţiei desfăşurată pentru adunarea, prelucrarea şi analiza datelor şi informaţiilor în scopul luării deciziilor în procesele de cercetare-dezvoltare, de producţie, de marketing şi de vânzări. Este, cred, necesar, înainte de a dezvolta problematica domeniului, să facem câteva precizări. Datele, ca atare, nu ne sunt foarte utile. Ele sunt reprezentate de cifre, cuvinte, simboluri etc. şi se referă la evenimente şi procese din organizaţie. Mulţimea lor este un alt impediment pentru manager. Informaţiile sunt datele interpretate care comunică destinatarului anumite semnificaţii sau cunoştinţe. Să exemplificăm amintind că numerele din vechile buletine de analize medicale nu însemnau nimic pentru pacientul care trebuia să le înmâneze medicului pentru interpretare. Mai nou, buletinele cuprinzând rezultatele la analizele medicale au prevăzute, la fiecare tip de analiză, şi limitele de normalitate ale valorilor determinate şi, astfel, datele din buletinul de analiză devin pentru cel interesat informaţii. Sunt,cred, de remarcat următoarele aspecte subliniate de Drucker, cu privire la informaţii: Cunoştinţele pe care le considerăm astăzi ca fiind cunoştinţe se verifică prin acţiune. Ceea ce înţelegem noi astăzi prin cunoştinţe este informaţie eficientă în acţiune, informaţie orientată către rezultate. Aceste rezultate sunt văzute în afara persoanei în societate şi economie, sau în avansarea cunoştinţei însăşi. Infrastructura informaţională este un sistem de elemente intercondiţionate şi interconectate, care cuprinde resursele informaţionale, cadrul organizatoric şi relaţiile funcţionale. Ea asigură suportul necesar pentru realizarea politicii şi funcţiilor managementului informaţional. Uzual, resursele informaţionale sunt considerate că reprezintă numai fondul informaţiilor, baza tehnico-materială şi cadrele de informaticieni.
După părerea lui Alvin Toffler Cea mai importantă evoluţie economică a timpurilor noastre a fost ascensiunea noului sistem de a crea avere care nu se mai bazează pe muşchi ci pe creier. Într-o economie avansată, munca nu mai constă în a lucra asupra unor <obiecte>, după cum scria istoricul Mark Poster de la Universitatea din California (Irvine), ci din <bărbaţi şi femei care acţionează asupra altor bărbaţi şi femei, sau... oameni acţionând asupra informaţiei şi informaţia acţionând asupra oamenilor>. Substituirea muncii brute cu informaţia sau cunoaşterea stă, de fapt, la baza necazurilor Companiei General Motors precum şi a ascensiunii Japoniei. Căci, în vreme ce G.M. încă mai credea că Pământul este plat, Japonia îşi explora marginile şi descoperea cu totul altceva. Încă din 1989, John Naisbitt ne semnala următoarele cinci aspecte mai importante care trebuie avute în vedere de cei care visează, tind sau chiar trec la societatea informaţională: Societatea informaţională este o realitate economică, nu o abstracţie intelectuală; Inovaţiile în sistemul de comunicare şi tehnologia computerelor vor accelera ritmul schimbării, înlăturând privilegiul informaţional; Noile tehnologii informaţionale vor fi aplicate mai întâi în vechile sarcini industriale, apoi, în mod treptat, vor da naştere unor activităţi, procese şi produse noi; În societatea informaţională se presupune o instruire intensivă, căci este nevoie mai mult ca oricând de deprinderea de a scrie şi a citi ; Tehnologia noii ere informaţionale nu este absolută, ea va avea succes sau va eşua conform principiului înaltă tehnologie înalte reacţii. După 20 de ani previziunile autorului au fost confirmate în totalitate de dinamica spectaculoasă din domeniul IT. Aş mai menţiona că noile tehnologii informaţionale aplicate în vechile procese industriale au creat întreprinderi în care proiectarea tehnologiilor şi aplicarea lor ţinând seama de constrângerile de mediu au dus la organizaţii cu totul noi, performante şi eficiente. Comunicaţia, în sensul care ne interesează, este reprezentată de sistemul tehnic folosit pentru transmiterea de semnale purtătoare de informaţii, numite mesaje. Prin urmare, comunicaţia este suportul tehnologic al comunicării, infrastructura acesteia sau logistica ei. Într-o organizaţie, un sistem de comunicaţii interior şi exterior performant asigură: o transmitere a informaţiei de la emiţător la receptor fără distorsiuni care ar conduce la o modificare parţială, neintenţionată a mesajului unei informaţii, o circulaţie rapidă a informaţiilor, capabilitatea de preluare în totalitate a volumului de informaţii ce se doreşte transmis.
Sistemul de comunicaţii al firmei, parte integrantă a sistemului informaţional ( după O. Nicolescu, într-o organizaţie sistemul informatic se referă la culegerea, transmiterea şi prelucrarea automată a informaţiilor şi este inclus în sistemul informaţional care se defineşte ca ansamblul datelor, informaţiilor, fluxurilor şi circuitelor informaţionale, procedurilor şi mijloacelor de tratare a informaţiilor ) este direct şi absolut dependent de calitatea surselor de informaţii, de modul de prelucrare a acestor informaţii, de nivelul de pregătire al persoanelor ce emit, transmit, prelucrează informaţii şi execută comenzi ce rezultă din acestea. Sistemul oficial de comunicaţii format din canale denumite formale (oficiale ) este cel realizat, în cadrul organizaţiei, în baza unor legi, acte normative sau dispoziţii interne. El permite vehicularea unor mesaje, purtătoare de informaţii oficiale, strict necesare funcţionării eficiente a organizaţiei. Sistemul oficial de comunicaţii dintr-o organizaţie poate fi apreciat ca sistemul circulaţiei sângelui din organismul uman. El asigură vehicularea sângelui oxigenat (a informaţiilor ) care va permite integrarea funcţională a întregului organism uman (a organizaţiei ). Ca structură, sistemul de comunicaţii dintr-o organizaţie este format dintr-o reţea de canale formale care pot fi verticale, orizontale sau oblice ( diagonale ). Pe fiecare canal mesajele pot circula în ambele sensuri. Pe canalele verticale circulă mesaje de la manager spre subordonaţi şi invers. Pe canalele orizontale circulă mesaje între compartimentele aflate pe acelaşi nivel ierarhic, între care există relaţii organizatorice de colaborare. Pe canalele diagonale circulă mesaje între compartimentele aflate la nivele ierarhice diferite, între care nu există relaţii de subordonare organizatorică dar pot exista relaţii de cooperare în cadrul unei echipe care lucrează la un anumit proiect. Între sistemul de comunicaţii din firmă şi managementul acesteia există o strânsă legătură în sensul că tipul de management ( management autocrat, management participativ etc.) determină structura reţelei de comunicaţii formată de canale ( tip roată, tip lanţ, tip stea etc. ). B I B L I O G R A F I E 1. Drucker, P. F., Societatea Postcapitalistă, Ed. Image, 1999 2. Nicolescu, O., Verboncu, I., Management, Ed. Economică, Ed. III-a revizuită, 1999 3. Toffler, A., Şocul viitorului, Ed. Politică, 1983 4. Naisbitt, J., Megatendinţe, Ed. Politică, 1989 5. Stanciu, D., Managementul,soluţia eficienţei, Ed. MATRIXROM, 2004