UNIVERSITATEA VASILE ALECSANDRI DIN BACĂ U COD: PS 01 RECTOR, PROF. UNIV. DR. ING. VALENTIN NEDEFF Prenumele şi numele Semnătura Reprezentantul Managementului Elaborat Prof. univ. dr. ing. Gheorghe PINTILIE Şef lucr. dr. ing. Mirela PANAINTE EDIŢIA: 2 REVIZIA: 0 1 2 3 4 5 EXEMPLAR NR.: Intră în vigoare începând cu data de 02.02.2012, prin aprobarea în Ședința Senatului Universității Vasile Alecsandri din Bacău. PREZENTA DOCUMENTAŢIE ESTE PROPRIETATEA UNIVERSITĂŢII VASILE ALECSANDRI DIN BACĂU. MODIFICAREA, MULTIPLICAREA SAU DIFUZAREA ACESTEIA FĂRĂ APROBAREA SCRISĂ A EMITENTULUI ESTE INTERZISĂ, CONFORM LEGII 8/1996. - Document controlat - F 01.07/Ed.1
PS 01 Pag./Total pag. 1/15 LISTA REVIZIILOR Simbol revizie Ediţie/ Revizie/ Cap./ Pag./ Paragr. Conţinutul reviziei Responsabilităţi Elaborat Verificat Aprobat F 02.07/Ed.1 Fişier SIM/MSIM/Lista reviziilor PS01
Pag./Total pag. 2/15 1 SCOP Prezenta procedură stabileşte responsabilităţile şi modul de ţinere sub control a tuturor documentelor interne şi externe, pentru a se asigura că: sunt analizate înainte de redactarea formei finale la nivelul tuturor factorilor implicaţi ; sunt elaborate, verificate şi aprobate conform cerinţelor referenţialelor şi procedurilor documentate; versiunile relevante sunt disponibile în locurile de utilizare; documentele de provenienţă externă determinate de organizaţie ca fiind necesare pentru planificarea şi operarea sistemului de management integrat sunt identificate şi distribuţia lor este controlată; sunt identificate, lizibile, difuzate controlat şi păstrate după reglementări definite ; documentele depăşite sunt retrase din uz pentru a nu fi utilizate neintenţionat sau sunt identificate corespunzător atunci când sunt păstrate pentru orice alt scop; documentele modificate şi reviziile acestora sunt analizate şi aprobate similar ca şi cele originale şi cuprind condiţiile şi responsabilităţile stabilite pentru identificarea, depozitarea, protejarea, regăsirea, durata de păstrare şi eliminarea înregistrărilor sistemului integrat de management şi sistemului siguranţei alimentelor prin care Universitatea Vasile Alecsandri din Bacău poate să demonstreze conformitatea cu cerinţele standardelor de referinţă. 2 DOMENIU Se aplică tuturor documentelor şi înregistrărilor aferente SIM şi SMSA rezultate din procesele ce se desfăşoară în UB, indiferent de suportul pe care sunt stocate (hârtie sau informatic). Sunt incluse două categorii de documente. 2.1 Documente interne: documente de proiectare a SIM şi SMSA: documente care definesc angajamentul managementului, politica şi obiectivele în domeniul calităţii, mediului, sănătăţii şi securităţii ocupaţionale, responsabilităţii sociale şi siguranţei alimentelor; manualul sistemului integrat de management şi manualul de management al siguranţei alimentelor; procedurile SIM şi SMSA (proceduri de sistem şi proceduri operaţionale); instrucţiuni (I); regulamente (R); documentele necesare Universităţii pentru a asigura planificarea, funcţionarea şi controlul intern/managerial efectiv al proceselor sale; contracte; alte documente aferente proceselor/ activităţilor Universităţii legate de realizarea/monitorizarea/măsurarea produselor /serviciilor furnizate. Fişier SIM/
Pag./Total pag. 3/15 2.2 Documente externe documente de referinţă privind SIM şi SMSA (standarde, ghiduri etc.); documente normative (standarde naţionale, europene, internaţionale); documente de reglementare (naţionale, internaţionale); documente de certificare/ autorizare; documente primite de la clienţi şi de la furnizori (diplome, contracte, desene, caiete de sarcini, specificaţii tehnice etc.); cerinţe legale, reglementate şi alte cerinţe la care Universitatea subscrie (legi, hotărâri de guvern, ordine ministeriale, ghiduri europene şi/sau naţionale etc., cerinţe ale consiliului judeţean, municipal). 3 DOCUMENTE DE REFERINŢĂ SR EN ISO 9000:2006 Sisteme de management al calităţii. Principii fundamentale şi vocabular; SR EN ISO 9001:2008 Sisteme de management al calităţii. Cerinţe; SR EN ISO 14001: 2005 - Sisteme de management de mediu. Specificaţii şi ghid de utilizare; SR ISO 14050: 2010 - Management de mediu. Vocabular; SR OHSAS 18001: 2008 Sisteme de management al sănătăţii şi securităţii ocupaţionale. Specificaţie; OHSAS 18002: 2010 Sisteme de management al sănătăţii şi securităţii ocupaţionale. Linii directoare pentru implementare OHSAS 18001; SR ISO IWA 2:2009 (ISO IWA 2:2007). Sisteme de management al calităţii. Liniii directoare pentru aplicarea ISO 9001:2000 în domeniul educaţiei (Standards and Guidelines for Quality Assurance in the European Higher Education Area, ENQA, 2005); SA 8000:2008. Certificarea sistemelor de management al responsabilităţii sociale; SR EN ISO 22000:2005 - Sisteme de manangement al siguranţei alimentelor Cerinţe pentru orice organizaţie din lanţul alimentar; SR ISO/TS 22004:2005 - Sisteme de management al siguraţei alimentului. Recomandări de aplicare pentru ISO 22000:2005; SR EN ISO 22005:2007 - Trasabilitatea în lanţul alimentar. Principii generale şi cerinţe fundamentale pentru proiectarea şi implementarea sistemului; Regulamentul (CE) nr. 852/2004 privind igiena produselor alimentare; Regulamentul (CE) nr. 853/2004 de stabilire a normelor specifice de igienă privind igiena produselor alimentare; Regulamentul (CE) nr. 2073/2005 privind criteriile microbiologice pentru produsele alimentare; Legea nr.150 din 2004 - privind siguranţa alimentară; Hotărârea nr. 924 din 11/08/2005 privind aprobarea Regulilor generale pentru igiena produselor alimentare; MSIM 01 Manualul Integrat al Sistemului de Management (Calitate, Mediu, Sănătate şi Securitate Ocupaţională); MSMSA 01 Manualul Sistemului de Management al Siguranţei Alimentelor; PO - 01 Elaborarea, modificarea şi difuzarea documentelor SIM. Fişier SIM/
Pag./Total pag. 4/15 4 DEFINIŢII ŞI ABREVIERI 4.1 Definiţii Compartiment orice structură organizatorică din cadrul Universităţii şi cantinei Universităţii (universitate, facultate, departament, serviciu, catedră etc.); Termenii utilizaţi şi definirea acestora sunt conformi cu SR EN ISO 9000, SR ISO 14050, OHSAS 18002, SA 8000, SR EN ISO 22000, MSIM şi MSMSA. 4.2 Abrevieri SIM Sistemul Integrat de management SMSA Sistemul de Management al Siguranţei Alimentelor RM Reprezentantul managementului DM Departamentul de management MSIM Manualul sistemului integrat de management calitate, mediu, sănătate şi securitate ocupaţională şi responsabilitate socială MSMSA Manualul Sistemului de Management al Siguranţei Alimentelor PS Procedură de sistem PO Procedură operaţională I Instrucţiune F Formular R - Regulament CAI Comisia de avizare internă UMS- Sistem de Management Universitar RCMSSO Responsabil pe probleme de calitate, mediu, sănătate şi securitate ocupaţională pe compartiment (facultate/ departament/ catedră) RMSA Responsabilul siguranţei alimentelor UB Universitatea Vasile Alecsandri din Bacău 5 DESCRIEREA PROCEDURII 5.1 Controlul documentelor interne Se asigură conform diagramei-flux, cu următoarele precizări: 5.1.1 Reunirea celor implicaţi să elaboreze documentul Un document este elaborat de către un grup de lucru. Grupul se constituie din persoane autorizate, nominalizate de şeful structurii elaboratoare, pentru analiza, elaborarea, modificarea documentului (MSIM, MSMSA, PS, PO, I, R etc.), şi care trebuie să fie implicate în activitatea respectivă. Numărul de persoane din grup este stabilit de şeful structurii elaboratoare. 5.1.2 Instruire, documentare Grupul implicat în analiza, elaborarea/ modificarea documentului se instruieşte în domeniu, se documentează cu toate informaţiile necesare: cerinţe SIM, SMSA, cerinţele clientului, cerinţele legale şi de reglementare etc. 5.1.3 Elaborare/ modificare (actualizare) document Documentele se elaborează de personal autorizat şi competent şi pot fi prezentate pe suport de hârtie şi pe suport informatic. Toate modificările documentelor difuzate ulterior se elaborează de acelaşi compartiment care le-a elaborat iniţial, dacă nu se specifică altfel. Fişier SIM/
Pag./Total pag. 5/15 Documentele SIM şi SMSA se analizează, se elaborează, se codifică şi se modifică conform procedurii operaţionale PO 04.02 Elaborarea, modificarea şi difuzarea documentelor sistemului integrat şi sistemului siguranţei alimentelor. Pentru documentele SIM şi SMSA, modificările se identifică în Lista reviziilor F-PO- 01-02/Ed.x. Evidenţa modificărilor (reviziilor) documentelor, mai puţin la documentele SIM, este ţinută de compartimentul elaborator în ordinea apariţiei. Pentru documentele SIM şi SMSA, evidenţa modificărilor (reviziilor) este ţinută de DM în Lista de control a documentelor SIM. 5.1.4 Analiza documentului Analiza documentului se face pornind de la disfuncţionalităţile observate (rapoarte de audit, neconformităţi, reclamaţii etc.), cerinţele SIM şi SMSA, cerinţele clienţilor, cerinţele legale şi de reglementare etc. Analiza documentului se face de personal autorizat (grupul de elaborare, specialiştii din Universitate, DM etc.), factori implicaţi în funcţie de natura documentului elaborat. 5.1.5 Identificare document UB are stabilit şi adoptat un sistem propriu de identificare a documentelor (altele decât documentele SIM). Fiecare document are o identificare unică. Documentele SIM şi SMSA sunt identificate conform procedurii operaţionale PO-04.02 Elaborarea, modificarea şi difuzarea documentelor sistemului integrat şi sistemului siguranţei alimentelor. 5.1.6 Redactarea finală (elaborarea noului document) Grupul elaborator analizează observaţiile primite de la factorii care au analizat documentul, le discută cu aceştia dacă este cazul şi redactează forma finală a documentului. 5.1.7 Verificarea şi aprobarea documentelor Verificarea şi aprobarea documentelor, inclusiv a modificărilor acestora, se fac de persoane autorizate care nu sunt implicate direct în elaborarea acestora, pentru a confirma că sunt adecvate. Toate modificările documentelor se analizează şi se aprobă de aceleaşi funcţii care l- au analizat şi aprobat iniţial, dacă nu se specifică altfel. Funcţiile desemnate au acces la informaţiile de bază, adecvate, în raport de care să-şi fundamenteze analiza şi aprobarea. Orice modificare devine aplicabilă numai după obţinerea tuturor aprobărilor sau avizărilor deţinute de documentul iniţial, dacă nu este specificat altfel. Notele scrise direct pe documentele difuzate sunt acceptabile cu condiţia ca ele să fie făcute de persoane autorizate, care îşi scriu citeţ numele şi prenumele, data când au scris nota şi se semnează pe document. 5.1.8 Difuzarea documentelor Documentele SIM şi SMSA se difuzează de către DM pe baza Listei de difuzare tuturor utilizatorilor din UB şi cantinei Universităţii, în funcţie de nivelul şi conţinutul documentului, asigurându-se că versiunile relevante ale documentelor aplicabile sunt disponibile în locurile de utilizare. Lista de control a documentelor SIM şi SMSA este avizată de RM. Când intervin modificări de copii difuzate controlat, persoanele autorizate au obligaţia de a informa DM, care retrage sau redifuzează copia în cauză şi operează modificarea survenită în Lista de difuzare. Fişier SIM/
Pag./Total pag. 6/15 Fiecare compartiment deţinător de documente ale SIM şi SMSA, actualizează prin RCMSSO Lista de control a documentelor SIM şi SMSA ori de câte ori apar difuzări sau retrageri de documente şi o ataşează dosarului/ biblioraftului cu proceduri/ instrucţiuni. Fiecare compartiment elaborator de documente, altele decât cele ale SIM şi SMSA, difuzează documentele, pe bază de Listă de difuzare proprie, în conformitate cu procedurile operaţionale/ instrucţiunile de lucru proprii, asigurându-se că versiunile relevante ale documentelor aplicabile sunt disponibile în locurile de utilizare. Regimul de difuzare al documentelor modificate este acelaşi ca cel al documentelor iniţiale. Clienţii sunt informaţi în legătură cu modificările care afectează caracteristicile şi performanţele serviciului şi, dacă este specificat în contract, li se cere de către compartimentul elaborator acordul asupra implementării. În cazul în care se solicită documente pentru utilizare în scop informativ, acestea se difuzează intern numai cu aprobarea şefului compartimentului emitent, iar în exterior numai cu aprobarea rectorului. Aceste documente se marchează cu ştampila Copie informativă şi nu se supun controlului modificărilor documentelor. Pentru a împiedica folosirea de documente nevalabile sau anulate şi pentru a se identifica uşor revizia în vigoare a documentelor SIM şi SMSA, DM întocmeşte şi actualizează Lista de control a documentelor SIM şi SMSA în fiecare an, pe care o difuzează compartimentelor deţinătoare de documente (RCMSSO). 5.1.9 Anularea documentelor Anularea documentelor se face de compartimentul elaborator sau de funcţiile autorizate dacă nu se specifică altfel, cu anunţarea DM pentru reactualizarea listei de control. 5.1.10 Arhivare, retragere, distrugere documente DM retrage documentele nevalabile şi/sau perimate ale SIM şi SMSA şi le distruge. În cazul în care documentele perimate ale SIM şi SMSA sunt păstrate în anumite scopuri (juridice şi/sau de conservare a cunoştinţelor), personalul DM le marchează cu Anulat, trece data anulării şi permite deţinătorului păstrarea acestora şi arhivarea separată. DM consemnează în Lista de control a documentelor SIM şi SMSA operaţia de retragere prin marcare cu Anulat. Toate documentele identificate ca deteriorate, nevalabile sau perimate, mai puţin documentele SIM şi SMSA, se distrug de posesor sau se retrag de persoanele abilitate în acest sens, dacă nu sunt alte reglementări. Documentele perimate păstrate în anumite scopuri (juridice şi/sau de păstrare a cunoştinţelor) se identifică corespunzător de către RCMSSO şi RMSA prin Anulat, datat şi se arhivează separat pentru a nu putea fi difuzate în mod neintenţionat. Documentele în format electronic valabile, altele decât documentele SIM şi RMSA, se păstrează la utilizator într-un director separat, în care să poată fi identificate cu uşurinţă. Documentul pe suport informatic identificat ca nevalabil se distruge prin ştergere sau mutare într-un alt director, introducându-se în acelaşi loc noua versiune. Noua versiune, dacă nu sunt alte specificaţii, se salvează pe suport optic sau magnetic ce se păstrează în locuri asigurate împotriva distrugerii. Compartimentele deţinătoare de documente păstrează documentele în spaţii special destinate în cadrul compartimentelor, pe tipuri de documente, printr-un sistem care să Fişier SIM/
Pag./Total pag. 7/15 asigure prevenirea pierderii, deteriorării sau distrugerii documentelor, astfel încât documentele să rămână lizibile şi uşor de identificat. Durata de arhivare a documentelor originale este stabilită în procedurile/ instrucţiunile corespunzătoare. Documentele SIM şi RMSA se arhivează la DM în original pe o perioadă de minimum 5 ani de la expirare. Fişier SIM/
Pag./Total pag. 8/15 Diagrama-flux Cine? Ce? Cum? Grupul elaborator, format din: persoane autorizate nominalizate de şeful compartimentului elaborator,conform procedurilor operaţionale specificate Asigurare resurse Grupul elaborator Factori implicaţi: Grupul elaborator+ specialişti+rcmsso+ DM DM+ Compartiment elaborator ÎMBUNÃTÃŢIRE CONTINUÃ 5.1.1 5.1.2 5.1.3 NU 5.1.4 5.1.5 Reunirea celor implicaţi Instruire Documentare Elaborare/modificare document Analiza internă Document (confirmare OK?) DA Anchetare document (criticare-cauze) Codificare Identificare Elemente de intrare Cerinţe SIM şi SMSA, cerinţe client, cerinţe legale şi de reglementare, cerinţe din normative etc. PO-01 Proceduri operaţionale/ instrucţiuni specifice, Instrucțiuni proprii PO- 05.01 PO-01 Proceduri operaționale PO-05.01 PO-01 Observaţii PO-01 Proceduri operaţionale/ instrucţiuni specifice Grupul elaborator 5.1.6 Redactarea finală (elaborarea noului document) Observaţii Documentul redactat final (primul document) Funcţiile autorizate NU 5.1.7 Verificare şi aprobare OK? Conform tab. 1 DM+ RCMSSO + RMSA pe compartimente elaboratoare de documente DMC Compartimente elaboratoare de documente Compartimente deţinătoare de documente(rcmsso şi RMSA) 5.1.8 DA Difuzare Analiza Document Util? NU PO-05.01 PO-01 Proceduri operaţionale specifice Elemente de ieşire -documentele elaborate -Lista de difuzare -Lista de control a documentelor Persoana autorizată (elaboratorul) DM Compartimente deţinătoare de documente+funcţii implicate 5.1.9 5.1.10 Anulare Arhivare, retragere, distrugere -suport magnetic -suport de hârtie Proceduri operaţionale specifice Fişier SIM/
Pag./Total pag. 9/15 5.2 Controlul documentelor de provenienţă externă 5.2.1 Documentele de provenienţă externă de uz general (legi, ordine, hotărâri, norme, ghiduri etc.) se ţin sub control de către DM. Sarcina asigurării actualităţii acestora revine fiecărui conducător al compartimentelor din UB. 5.2.2 Aceste documente se difuzează controlat utilizatorilor (lista de difuzare proprie), prin grija RCMSSO şi RMSA. 5.2.3 Documentele externe primite de la clienţi şi/sau de la furnizori (diplome, desene, teme de proiectare, specificaţii tehnice, cataloage, proceduri etc.) se ţin sub control de RCMSSO şi RMSA din compartimentele care le recepţionează. RCMSSO şi RMSA realizează pe baza acestora Lista de control a documentelor externe (F 07.07). 5.2.4 Documentele externe de referinţă cuprinse în MSIM Şi MSMSA sunt trecute în Lista de control a documentelor SIM şi SMSA (F 06.07). 5.3 Controlul înregistrărilor 5.3.1 Generalităţi Pentru a asigura realizarea calităţii cerute, UB ţine sub control toate înregistrările SIM şi SMSA care decurg din: activităţile de elaborare, implementare şi menţinere a SIM şi SMSA; activităţile de evaluare a SIM şi SMSA de către client; activităţile de evaluare şi certificare a SIM şi SMSA şi a produselor de către un organism (extern) acreditat pentru aceasta; activităţile de analiză şi evaluare efectuate de conducerea UB asupra rezultatelor auditurilor; activităţi legate de proiectarea, realizarea şi îmbunătăţirea produselor UB; activităţile care influenţează calitatea (educaţie, cercetare, hrana procesată) protecţia factorilor de mediu, sănătatea şi securitatea muncii şi siguranţa alimentelor. Toate înregistrările rezultate din activităţile enunţate mai sus vor fi verificate, aprobate, avizate la nivelul corespunzător. Înregistrările sunt stabilite şi păstrate pentru demonstrarea conformităţii cu cerinţele specificate şi a funcţionării eficace a SIM şi SMSA. 5.3.2 Condiţii referitoare la înregistrările SIM şi SMSA. Pentru a fi eficiente, înregistrările satisfac următoarele cerinţe: identificarea şi trasabilitatea; lizibilitatea şi reproductibilitatea; ţinerea în evidenţă; îndosarierea; arhivarea şi întreţinerea; accesibilitatea; timpul de păstrare; eliminarea înregistrărilor. 5.3.2.1 Identificarea şi trasabilitatea a) În cadrul UB, toate înregistrările se întocmesc pe formulare tipizate, ele rezultând din procedurile de sistem, operaţionale, specifice proceselor şi din UMS. b) În Lista de control a documentelor SIM şi SMSA secţiunea C Formulare se regăseşte identificarea înregistrărilor obţinute prin completarea datelor pe formulare. Fiecare formular are un cod unic, stabilit conform PO 04.02 Elaborarea, modificarea Fişier SIM/
Pag./Total pag. 10/15 şi difuzarea documentelor sistemului integrat. Ţinerea evidenţei la zi a tuturor formularelor şi supravegherea modului în care ele sunt folosite în practică revin DM. c) DM întocmeşte, verifică şi dă soluţii asupra modului în care se utilizează formularele, astfel încât ele să respecte întru totul cerinţele de identificare, valabilitate şi trasabilitate a înregistrărilor. 5.3.2.2 Lizibilitatea şi reproductibilitatea a) Înregistrările rezultate din procesele care se desfăşoară în UB şi cantina Universităţii trebuie să fie redactate astfel încât să fie înţelese, citite şi reproduse în bune condiţii. b) Nu se admit înregistrări înscrise cu creionul. 5.3.2.3 Evidenţa înregistrărilor a) Înregistrările sunt ţinute în evidenţă în cadrul compartimentelor care le generează şi/sau le folosesc. b) Ţinerea în evidenţă se face prin indexarea şi îndosarierea înregistrărilor realizate pe foi volante sau prin indexarea lor când sunt sub formă electronică. 5.3.2.4 Îndosarierea înregistrărilor a) Înregistrările sub formă de registre se păstrează în această formă. Înregistrările întocmite pe foi volante se îndosariază pe categorii, în ordine cronologică sau sistematică. În ambele cazuri paginile trebuie numerotate, iar pe copertă se scriu denumirea înregistrărilor, numele departamentului deţinător, anul, data de început şi de sfârşit a dosarului/registrului, numărul de volum (daca este cazul), numărul de pagini conţinute şi termenul de păstrare. Dosarele vor fi păstrate în dulapuri sau fişete corespunzătoare. Înregistrările pe suport informatic se păstrează în casete cu destinaţie specifică. b) Dosarul înregistrărilor SIM şi SMSA este ţinut la zi de către DM şi conţine documentele SIM şi SMSA şi înregistrările rezultate din activităţile descrise la cap. 5.1. şi conţine: - planul de audit; - chestionar pentru audit; - raportul de audit intern; - RNACP; - Procese-verbale ale şedinţelor de analiză a managementului, planuri de măsuri, planuri de desfăşurare a instruirilor, documente de planificare a SIM şi SMSA, planificarea realizării obiectivelor în domeniul calităţii, mediului, sănătăţii şi securităţii muncii (ocupaţiei), responsabilităţii sociale şi siguranţei alimentelor. - Note interne de difuzare a documentelor. c) Dosarul specializării este format din: - documentele de iniţiere a specializării (studiu de piaţă, aprobări etc); - dosarul de autoevaluare; - documentele privind autoevaluarea şi evaluarea externă; - documente privind îmbunătăţirea programelor de studiu; - fişele disciplinelor; - analize, rapoarte, statistici etc. cu privire la specializare. După încheierea fiecărei activităţi înregistrările sunt identificate şi incluse în dosar. Dosarul este verificat şi analizat din punctul de vedere al conţinutului, calităţii şi valabilităţii înregistrărilor la nivelul şefului de compartiment şi/sau DM. d) Dosarul centrului de cercetare este format din: Fişier SIM/
Pag./Total pag. 11/15 - dosarul de autorizare/acreditare este întocmit şi ţinut la zi de directorul de centru. Acesta conţine toate documentele, de la iniţierea centrului la acreditare. - dosarele de contractare pentru proiecte/contracte de cercetare sunt întocmite de directorul/responsabilul de proiect şi conţin contractul, anexele acestuia şi actele adiţionale. - dosarele interne al lucrărilor de cercetare sunt întocmite şi ţinute la zi de responsabilul de lucrare. Acestea conţin: rapoarte de fază şi raport final; programări ale lucrărilor, documente de analiză, procese-verbale, contracte de colaborare etc; lista cu personalul; state de plată; bugete antecalcul şi postcalcul, documente financiare; lucrări ştiinţifice publicate, brevete, omologări etc.; dovezi privind verificarea, analizarea şi validarea lucrărilor de cercetare. Fiecare dosar va avea un borderou al documentelor conţinute. După încheierea activităţilor de cercetare, înregistrările sunt identificate şi incluse în dosar. Dosarul centrului de cercetare va fi verificat şi analizat din punctul de vedere al conţinutului, calităţii şi valabilităţii înregistrărilor la nivelul directorului Departamentului de Cercetare. e) Dosarele de contractare pentru produse/servicii contractate de UB sunt întocmite şi păstrate la Compartimentul Marketing şi conţin comenzile, contractele, înregistrările care decurg din activitatea de negociere a contractului, acte adiţionale, etc. 5.3.2.5 Arhivarea şi păstrarea Şefii compartimentelor care elaborează înregistrări pe suport de hârtie asigură indexarea, arhivarea şi păstrarea lor în condiţii în care să se împiedice deteriorarea, pierderea sau distrugerea acestora, astfel încât ele să rămână lizibile şi uşor identificabile. Înregistrările pe suport magnetic sau optic se arhivează în cadrul compartimentelor în locuri special amenajate şi în condiţii care să împiedice deteriorarea, pierderea sau distrugerea acestora. Pentru aceste înregistrări se realizează copii de siguranţă, care se păstrează în aceleaşi condiţii. 5.3.2.6 Accesul Dacă s-a stabilit în contract, documentaţia trebuie să fie disponibilă pe o perioadă stabilită pentru evaluarea de către client sau de către reprezentantul acestuia. Accesul la înregistrări pe durata de păstrare îl au numai persoanele împuternicite. Personalul interesat din cadrul Universităţii are acces la înregistrările altui compartiment, cu aprobarea şefului compartimentului respectiv. În timpul utilizării înregistrărilor, este interzisă modificarea, descompletarea sau deteriorarea lor. Reprezentanţii autorizaţi ai clientului sau ai organismelor de certificare au acces la înregistrările generale în cadrul UB şi cantinei referitoare la conformitatea cu cerinţele şi la funcţionarea SIM şi SMSA numai însoţiţi de un reprezentant al DM. Înregistrările Universităţii nu pot fi scoase în exterior fără aprobarea rectorului sau a unei persoane desemnate de acesta. 5.3.2.7 Durata de păstrare Fişier SIM/
Pag./Total pag. 12/15 Duratele de păstrare a înregistrărilor sunt stabilite în procedurile operaţionale/ instrucţiunile de lucru, ţinând cont de următoarele: cerinţele legale şi de reglementare, prevederile contractuale, durata de viaţă a produsului. Înregistrările pe suport informatic, dacă nu sunt alte specificaţii, se salvează şi se păstrează atât pe hard diskul (HD) calculatorului, cât şi pe o dischetă sau pe un compact-disc (CD). Acestea din urmă se păstrează în condiţii care să împiedice distrugerea şi modificarea, respectându-se prescripţiile producătorului privind protecţia dischetelor şi a CD-urilor. Fiecare angajat este răspunzător pentru depozitarea, protejarea şi regăsirea înregistrărilor care se află în grija sa. 5.3.2.8 Eliminarea înregistrărilor După depăşirea duratei de păstrare în cadrul compartimentului, specificată în procedurile/instrucţiunile proprii sau în contractele cu clientul, înregistrările se predau cu proces-verbal şi opisuri la arhiva Universităţii, pentru arhivare pe durata specificată în documentele normative în vigoare, prin grija şefului de compartiment. Şeful de compartiment aprobă distrugerea înregistrărilor proprii la care perioada de păstrare este expirată, sunt uzate sau nu mai sunt lizibile. RCMSSO şi RMSA asigură distrugerea înregistrărilor perimate care nu se arhivează. 5.3.3 Lista înregistrărilor În Lista de control a documentelor SIM şi SMSA secţiunea C sunt cuprinse toate formularele SIM şi SMSA (elemente de intrare) care se completează şi devin înregistrări (elemente de ieşire). Se constituie înregistrări şi documentele rezultate din următoarele activităţi: - analizele efectuate de management; - formare (studii), instruire, abilităţi şi experienţă; - procese de realizare a activităţilor de educaţie/formare profesională şi de cercetare ; precum şi a produselor procesate în cadrul cantinei Universităţii; - rezultatele analizei cerinţelor referitoare la educaţie/formare profesională/cercetare şi acţiunile care rezultă din analiză; - datele de intrare ale proiectării şi dezvoltării referitoare la cerinţele pentru educaţie/formare profesională/cercetare; - rezultatele analizelor proiectării şi dezvoltării şi ale oricăror acţiuni necesare; - rezultatele verificării proiectării şi dezvoltării şi ale oricăror acţiuni necesare; - rezultatele validării proiectării şi dezvoltării şi ale oricăror acţiuni necesare; - modificările proiectării şi dezvoltării şi rezultatele analizei acestor modificări; - rezultatele evaluărilor furnizorilor şi ale oricăror acţiuni necesare care rezultă din evaluare; - auditurile interne; - conformitatea cu criteriile de acceptare; - natura neconformităţilor la orice acţiuni ulterioare întreprinse, inclusiv derogările; - rezultatele acţiunilor corective întreprinse pentru eliminarea cauzelor neconformităţilor; - rezultatele acţiunilor preventive întreprinse pentru eliminarea cauzelor neconformităţilor potenţiale. Lista înregistrărilor se face conform formularului cod F 08.07 şi, în care sunt înscrise toate documentele interne utilizate cu excepţia proceselor-verbale ale Senatului Fişier SIM/
Pag./Total pag. 13/15 /Birou Senat/ Consiliului de Administraţie/ Colegiului Academic care se vor consulta săptămânal, accesând pagina web a Universităţii. Îmbunătăţirea continuă a procesului se realizează prin acţiuni corective şi preventive stabilite în urma auditurilor, precum şi prin valorificarea ideilor angajaţilor. 6 RESPONSABILITAŢI Definirea responsabilităţilor privind elaborarea, modificarea, verificarea, avizarea, aprobarea, difuzarea şi arhivarea documentelor utilizate în SIM şi SMSA, precum şi controlul înregistrărilor sunt precizate în PO 04.02. 6.1 Rector - aprobă prezenta procedură; - întocmeşte, aprobă sau verifică documentele, conform datelor din tabelul 1; - aprobă scoaterea în afara Universităţii a înregistrărilor sau desemnează persoana autorizată pentru acordarea aprobării. 6.2 Reprezentant Management - avizează lista de control a documentelor SIM şi SMSA; - aprobă şi verifică, după caz, documentele SIM şi SMSA, conform precizărilor din tabelul 1; - răspunde de aplicarea prezentei proceduri. 6.3 Directorul DM - difuzează controlat factorilor implicaţi copii ale reviziilor în vigoare ale MSIM, MSMSA, PS, PO, I, R, F, le retrage pe cele perimate (nevalabile) şi arhivează originalul. - întocmeşte, actualizează şi difuzează Lista de control a documentelor SIM şi SMSA. - răspunde de identificarea adecvată a documentelor SIM şi SMSA nevalabile (MSIM, MSMSA, R, PS, PO, I, F), le marchează cu Anulat dacă sunt păstrate într-un anumit scop (juridice şi/sau de conservare a cunoştinţelor), consemnează în Lista de difuzare operaţia de retragere sau de marcare cu Anulat. - ţine evidenţa tuturor formularelor şi supraveghează modul în care sunt folosite în practică. - asigură întocmirea formularelor conform cerinţelor de identificare, valabilitate şi trasabilitate a înregistrărilor. - asigură arhivarea înregistrărilor legate de SIM şi SMSA. 6.4 Şefii de compartimente - nominalizează persoanele autorizate să elaboreze documente. - verifică şi aprobă, după caz, documentele interne, altele decât cele ale SIM şi SMSA. - asigură elaborarea de proceduri operaţionale şi/sau instrucţiuni de lucru sau proceduri specifice activităţilor pe care le desfăşoară compartimentele din subordine. - asigură şi verifică utilizarea doar a documentelor conforme cu specificaţiile şi normele în vigoare. - răspund de instruirea personalului din subordine cu cerinţele prezentei proceduri. - aprobă difuzarea în exterior a documentelor/înregistrărilor emise de compartimentul pe care îl conduc; - informează DM cu privire la modificarea copiilor difuzate controlat. Fişier SIM/
Pag./Total pag. 14/15 - asigură şi răspund de completarea corespunzătoare şi de păstrarea integrităţii şi acurateţei înregistrărilor specifice compartimentului. - răspund de elaborarea, indexarea şi arhivarea înregistrărilor proprii. - aprobă distrugerea înregistrărilor/documentelor proprii la care perioada de păstrare este expirată, sunt uzate sau nu mai sunt lizibile. - atunci când s-a convenit prin contract, pun la dispoziţia clientului sau reprezentantului acestuia, pentru evaluare, înregistrările pe care le întocmesc şi le păstrează. - consultă săptămânal procesele-verbale ale Senatului/ Biroului senat/ Consiliului de administraţie/ Colegiului academic. 6.6 RCMSSO şi RMSA - răspunde de primirea, identificarea, indexarea, păstrarea, retragerea şi arhivarea documentelor (interne şi externe) şi a înregistrărilor, în condiţii corespunzătoare. - răspunde de înlocuirea documentelor perimate, altele decât MSIM, MSMSA, PS, PO, R, I, le distruge în cazul în care nu există alte prescripţii. În cazul în care sunt păstrate pentru orice alt scop, le marchează cu Anulat, semnează, datează şi le arhivează separat. - răspunde de actualizarea anuală sau ori de câte ori este necesar a Listei de control a documentelor externe din compartimentul în care îşi desfăşoară activitatea. - răspunde de actualizarea anuală sau ori de câte ori este necesar a Listei de control a instrucţiunilor din compartimentul în care îşi desfăşoară activitatea; - asigură distrugerea documentelor perimate care nu se arhivează; - răspunde de difuzarea controlată a documentelor proprii la nivelul utilizatorilor. 6.7 Fiecare angajat - este răspunzător pentru depozitarea, protejarea şi regăsirea înregistrărilor/ documentelor care se găsesc în grija sa; - are obligaţia utilizării numai a documentelor şi înregistrărilor din SIM şi SMSA, aplicabile la acea dată. 7 ÎNREGISTRĂRI Înregistrarea Suportul Completează Opis dosar cu înregistrări Lista centralizatoare a înregistrărilor Lista de control a documentelor SIM şi SMSA Hârtie Hârtie şi electronic F 08.07 Hârtie şi electronic F 06.07 Compartiment sau funcţia responsabilă RCMSSO şi RMSA DM/RMSSO/ RMSA Loc de depozitare Compartiment elaborator DM DM - Documente Intranet Durata 7.1 Lista de control a documentelor SIM şi SMSA. se întocmeşte şi se actualizează anual de DM, se difuzează la RCMSSO şi RMSA şi originalul se păstrează la DM 3 ani; nu se arhivează. 7.2 Lista de difuzare se întocmeşte şi se difuzează la fiecare apariţie a unei modificări a documentului difuzat pe aceasta de către DM, în colaborare cu compartimentul 3 ani 3 ani 3 ani Fişier SIM/
Pag./Total pag. 15/15 elaborator. Se păstrează la documentele originale pe durata păstrării acestora; nu se arhivează. 7.3 Lista de control a instrucţiunilor pe compartimente, se întocmeşte şi se actualizează de RCMSSO/RMSA, se păstrează în dosarul cu instrucţiuni, nu se arhivează. Se întocmeşte pe acelaşi tip de formular ca şi Lista de control a documentelor SIM/ SMSA. 7.4 Lista de control a documentelor externe existente la compartiment se întocmeşte şi se actualizează de RCMSSO/RMSA, un exemplar se difuzează la DM, se păstrează la RCMSSO 1 an; nu se arhivează. Notă: Originalul listelor de difuzare (MSIM, R, PS, PO, I, F), al Listei de control a documentelor SIM/SMSA, precum şi originalul formularelor se păstrează 3 ani la DM împreună cu originalul documentelor aferente. 7.5 Procesele-verbale şi opis-urile de predare la arhivă şi de eliminare a înregistrărilor se întocmesc de persoanele responsabile din compartimente şi se arhivează 1 an la compartimentele care le întocmesc. 8 ANEXE - Anexa nr. 1 - Lista de control a documentelor SIM/SMSA, cod F 06.07; - Anexa nr. 2 - Model formular Lista înregistrărilor interne, cod F 08.07. Fişier SIM/
AL Pag./Total pag. Lista documentelor SIM Anexa nr. 1 Nr. crt. Documentul Responsabil elaborare, modificare (actualizare) Responsabil verificare/avizare Responsabil aprobare Responsabil difuzare Responsabil aplicare Responsabil arhivare original, după expirare 0 1 2 3 4 5 6 7 1. Declaraţia-angajament a rectorului, politica şi obiectivele în domeniul calităţii, mediului, sănătăţii şi securităţii muncii, responsabilităţii sociale şi siguranţei alimentelor Rectorul - Rectorul DM directorii de şeful cantinei DM 2. Manualul SIM/SMSA DM/RMSSO/ RMSA/CEAUC RM Rectorul DM directorii de, şeful cantinei DM 3. PS,PO, Formulare (F) DM/RMSSO/CEAUC RM Rectorul DM directorii de DM 4. Regulamente directorii de şefi de consilii şi comisii Rector SENAT DM directorii de, şeful cantinei Secretar General 5. Instrucţiuni IMSSO/RMSSO/ RMSA/ directorii de, laboratoare/dga, şeful de cantină Şeful ierarhic superior Rector, decan, director departament IMSSO/RCMSSO/ RMSA IMSSO/RMSSO/ RMSA /Directorii de, laboratoare/dga/şeful de cantină Responsabil elaborare Fişier SIM/PS/
AL Pag./Total pag. 0 1 2 3 4 5 6 7 6. 7. 8 9 10 11 Proceduri operaţionale specifice lor funcţionale Instrucţiuni de lucru Proceduri tehnice Metodologii Legi, hotărâri de guvern, ordine ministeriale Standarde naţionale, internaţionale Procese-verbale ale şedinţelor Senatului şi ale Biroului senat Carta Universităţii, Planul strategic, regulamente fundamentale (universitate Şi cantină) Parlament, Guvern, Minister Organismele naţionale şi internaţionale RM Rectorul DM de, şeful cantinei RM - - DM - IMSSO/RCMSSO Consilierul juridic, DM Senat/BS Secretar Senat directorii de Rector Rector/Senat Secretariatul rectoratului directorii de, şeful cantinei, şeful cantinei directorii de, şeful cantinei directorii de, şeful cantinei directorii de directorii de DM DM DM/IMSSO/ RMSSO/RMSA Biblioteca Secretar general Secretariatul rectoratului 12 Planuri de învăţământ Prorectorul cu probleme de învăţământ Rectorul de de 13 Programe analitice/fişe ale disciplinelor Profesorii titulari de curs Directorii de departament de Directorii de Directorii de Fişier SIM/PS/
AL Pag./Total pag. 0 1 2 3 4 5 6 7 14 Documente de acreditare / certificare Organismele de acreditare/ certificare - - Secretariatul rectoratului Managementul Universităţii Secretariatul rectoratului 15 State de funcţiuni Directorii de departament de, serviciul resurse umane Rectorul Secretariate facultaţi/, serviciul RU Serviciul resurse umane 16 Decizii ale Rectorului UB Rectorul de servicii sau, consilierul juridic Rectorul Secretariatul rectoratului Managementul Universităţii Secretariatul rectoratului 17 Protocoale/acorduri privind organizarea examenului de finalizare a studiilor încheiate cu alte instituţii Rectorul de Rectorul de Decanii, Directorii de de 18 Protocoale/acorduri privind desfăşurarea activităţilor didactice şi de procesare a hranei Rectorul/decanii, directorii de de Rectorul/decanii, directorii de de Şeful de cantină de 19 Dosar de înscriere concurs admitere Comisii facultăţi concurs de admitere Preşedinţi comisii facultăţi concurs de admitere de de de 20 Catalog note admitere Comisii facultăţi concurs de admitere Preşedinţi comisii facultăţi concurs de admitere de de de 21 Lista cu rezultatele concursului de admitere Comisii facultăţi concurs de admitere de Rector de de 22 Tematica pentru examenul de finalizare a studiilor Comisii examen finalizare Preşedinţi comisii examen de de de 23 Bibliografia pentru examenul de finalizare a studiilor Comisii examen finalizare Preşedinţi comisii examen de de de Fişier SIM/PS/
AL Pag./Total pag. 0 1 2 3 4 5 6 7 24 Catalog examen finalizare studii Comisii examen finalizare Preşedinţi comisii examen de de de 25 Contestaţii privind rezultatul examenului de finalizare a studiilor Comisii examen finalizare Preşedinţi comisii examen de de de 26 Studii de cercetare, proiecte Cadre didactice din echipa de cercetare 27 Contracte, comenzi 28 Cadre didactice din echipa de cercetare, şef cantină Documente primite de la furnizori/clienţi - Comisia de avizare internă Departamentul cercetare - - Director de proiect Director de proiect Director de proiect, clienţii Director de proiect Director de proiect Director de proiect, clienţii Compartimente care le primesc Departamentul cercetare Departamentul cercetare Compartimentele care le primesc F 06.07/Ed. xx Fişier SIM/PS/
AL Pag./Total pag. Model formular Anexa nr. 2 LISTA Nr. crt. Denumire document Suport (cod formular) Elaborator Unde se păstrează Data intrării în evid. Nume şi prenume/semnătură pers. aut. Data scoaterii din evidenţă Nume şi prenume/semnătură pers. aut. F 08.07/Ed. xx Fişier SIM/PS/