LP03 - UTILIZAREA PROGRAMULUI EXCEL Obiective: - Lucrul cu registre și cu foi de calcul - Formatarea celulelor - Utilizarea operatorilor aritmetici pentru calcularea formulelor - Introducerea formulelor de calcul - Copierea formulelor de calcul în foaia de calcul - Referințele absolute și relative - Operația de umplere (Fill) - Funcția SUM și AutoSum Exercițiul 1 (Lucrul cu registre și cu foi de calcul) - Creați un registru nou [Start All Programs Microsoft Excel] - Creați un folder cu numele Excel în folderul My Documents de pe discul C:. În acest folder salvați registrul Excel cu numele ExcelExemplu.xls. - Redenumiți foile de calcul astfel: Exemplu (Sheet1), Date(Sheet2) și Fișier (Sheet3). Pentru a redenumi o foaie de calcul: [Format - Sheet - Rename]; - Ascundeți foaie de calcul cu numele Exemplu. *Click dreapta pe foaia de calcul cu numele Exemplu și din meniul contextual alegeți Hide] - Colorați cu roșu numele foii de calcul Exemplu. [Click dreapta și din meniul contextual alegeți - Tab Color] și apoi culoarea dorită. Cu opțiunile din meniul contextual (meniul contextual se obține cu click drapta) pot fi realizate mai multe operații: ștergerea foii de calcul, copierea, mutarea, redenumirea sau protejarea ei prin parolare, de asemenea înserarea unei noi foi de calcul. Exercițiul 2 (Formatarea celulelor) Creați în foaia de calcul Date un tabel cu următoarea structură, urmând ca în continuare să introduceți valori pentru fiecare categorie: Categorie Exemple Număr Date Timp Text Științific Monedă 1. 256 11- Oct-2013 12:30 PM Ana are mere. 1,56E-07 12,00 lei În celulele foii de calcul pot fi introduse mai multe categorii de informații: (text, valori numerice ce reprezinte numere, date calendaristice, timp, monedă, etc.) Optiunile de formatare a celulelor le gasim in tab-ul de home, chiar undeva la mijloc. Le mai gasim si cu un click dreapta pe o celula / format cells. Categoriile de informații pe care le recunoaște Excel sunt: General Afişează datele într-un mod detectat automat (în Excel aceasta este afişarea implicită). E important să ținem cont de un lucru aici. Atunci când scriem ceva intr-o celulă in Excel, merită să ne uităm să vedem cum se aliniază ceea ce am scris după ce am dat ENTER. Dacă se aliniază la stânga înseamnă că Excel tratează ceea ce am scris noi ca și text.
Dacă se aliniază la dreapta înseamnă că l-a luat ca și număr / data. Number Formatul numeric permite stabilirea numărului de zecimale şi dacă se utilizează sau nu separatorul miilor (punctul sau virgula, în funcţie de setările regionale din Control Panel). Număr Număr afişat (categoria Number, 3 zecimale) 12345678901,2 12345678901,200 0,123456789012 0,123 Numărul de zecimale (precizia) poate fi stabilit din meniul contextual, Format Cell, Number...sau cu ajutorul butoanelor Increase și Decrease din bara de instrumente Formatting (Formatare). Formatul de număr ales pentru afişare și nu afectează valoarea folosită de Excel în calculele matematice. Valoarea dintr-o celulă, efectiv folosită în calcule, apare în bara de formule când celula este selectată. Excel stochează datele numerice şi efectuează calcule cu o precizie de 15 cifre. Currency Format utilizat în general pentru valori monetare. Se pot alege numărul de zecimale şi simbolul (moneda) lei, (euro), $ (US dollar), (pound sterling) etc.. Număr Număr afişat (categoria Currency, 3 zecimale, moneda lei) 5,2 5,200 lei 0,52 0,520 lei Accounting Utilizat de asemenea pentru valori monetare. Faţă de categoria Currency, aliniază punctul zecimal şi numele valutei afişate. Date În funcţie de zona geografică stabilită, modul de afişare a datei calendaristice se poate alege din mai multe formate: zz.ll.aaaa, zz-lll., ll-aaaa etc. Formatul de dată calendaristică se poate particulariza dacă se alege categoria Custom (vezi mai jos). Numărul serial atribuit unei date calendaristice poate fi văzut dacă se alege categoria General pentru acea celulă (altfel celula este afişată ca dată calendaristică, în formatul ales). Anii introduşi ca 2 cifre au următoarele interpretări implicite în Excel (modificabile din Control Panel -> Regional Settings): 00 la 29 perioada anilor 2000 2029 (de exemplu, 01.01.11 înseamnă 1 ianuarie 2011); 30 la 99 perioada anilor 1930 1999 (de exemplu, 01.01.80 înseamnă 1 ianuarie 1980). Dată 01.01.2011 Dată afişată (categoria Date) Număr serial(categoria General) 1-ian. 1-ian.-11 1 ianuarie 2011 40544 Time Similar ca la Date, timpul este afişat în diverse formate, în funcţie de setările regionale: hh:mm, hh:mm:ss, h:mm PM etc. Formatul de timp se poate particulariza dacă se alege categoria Custom (vezi mai jos). Valoarea zecimală a celulei (fracţiunea din timpul scurs de la începutul zilei) poate fi văzută dacă se alege
categoria General pentru acea celulă (altfel celula este afişată ca timp, în formatul ales). Timp Dată afişată (categoria Date) Număr zecimal(categoria General) 19:15 19:15:00 7:15:00 PM 7:15 PM Percentage Afişare ca procent, cu un număr stabilit de zecimale. Simbolul % este plasat automat la sfârşitul celulei. Fraction Afişare ca fracţie, în diverse formate: 1/4, 21/25, 312/943, 1/2, 2/4, 4/8, 8/16, 3/10, 30/100. Scientific Afişează un număr în notaţie exponenţială, prin înlocuirea unei părţi a numărului cu E+n (E Exponent). Numărul rămas este multiplicat cu 10 n. De exemplu, numărul va fi scris în format Ştiinţific cu 3 zecimale:. Număr 12345678901 1,235E+10 0,12345678901 1,235E-01 Număr afişat (categoria Scientific, 3 zecimale) Pentru numere de 12 cifre sau mai multe, Excel afişează automat valorile în format Ştiinţific (Scientific), Text Informaţia este tratată ca text (chiar dacă sunt date numerice) şi apare aşa cum este introdusă. Dacă o celulă este de tip Text, conţinutul ei poate să înceapă cu caracterele =, + sau - fără ca Excel să considere că acolo urmează o formulă. Special Afişează datele numerice în formate predefinte, utile în liste sau baze de date: cod poştal, număr de telefon, număr de asigurare sau cod numeric personal. Cum se face? Categorie Exemplu Cum se face? Număr 256 123,45-123 Selectați coloana (domeniul) unde doriți să introduceți numere. Alegeți din meniul Home, opțiunea Number, din lista ascunsă categoria Number. Atenție la punctual zecimal sau virgule zecimală funcție de tastatura utilizată (EN sau RO). Se recomandă utilizarea tastaturii numerice. Valorile numerice vor fi întotdeauna aliniate în celulă la dreapta. Introduceți valori numerice intregi, cu parte zecimală, pozitive și negative Date 11- Mar.-12 Selectați coloana (domeniul) unde doriți să introduceți date calendaristice.
Alegeți din lista ascunsă categoria Short Date sau Long date. Pentru a introduce o dată, utilizați pentru a separa părțile unei date, o bară oblică sau o bară orizontală; de exemplu, tastați 5/1/2015 sau 5-Ian-20152. Pentru a introduce data curentă se tastează Ctrl+; Timp 12:30 PM Selectați coloana (domeniul) unde doriți să introduceți valori ce reprezintă timpul. Alegeți din lista ascunsă categoria Time. Pentru a introduce timpul curent tastați: CTRL+SHIFT+; Petru a introduce data din coloana din stânga se va tasta 12 apoi : apoi 30 după care urmează spațiu si p sau a Text Ana are mere. Selectați coloana (domeniul) unde doriți să introduceți un text. Alegeți din lista ascunsă categoria Text sau General Scrie textul. Se accept 256 caractere. Textul se încheie cu Enter. Pentru trecerea fortatã la rândul urmãtor, în aceeasi celulã, se va tasta ALT+ENTER. Textul este aliniat implicit la stânga a celulei. Dacă s-a ales categoria General, pentru scrierea de cifre care să fie interpretate ca text este necesară precedarea lor de (apostrof) Stiintific 1,56E-07 Selectați coloana (domeniul). Alegeți din lista ascunsă categoria Scientific Introduceți un număr mai mic decât zero, foarte mic sau foarte mare, Valoarea este egală cu 0,000000156 Monedă 123 lei Selectați coloana (domeniul) unde doriți să introduceți valori numerice urmate de monedă. Alegeți din lista ascunsă categoria Curency sau Accountig. In mod implicit dacă la instalarea sistemului de operare (Windows) s-a precizat țara ca fiind Romania, atunci moneda este lei. Dacă doriți altă monedă (,$, etc.), din meniu se alege More number format, aici se alege Currency sau Acounting, iar la Symbol se alege moneda. ATENȚIE! atunci cand vrei sa scrii o suma in lei nu scrii numărul, apeși space și apoi scrii lei. Uneori, o celulă poate afișa #####. Acest lucru se poate întâmpla atunci când celula conține un număr sau o dată și lățimea coloanei sale nu poate afișa toate caracterele de care are nevoie formatul său. De exemplu, să presupunem că o celulă cu formatul Dată dd/mm/yyyy conține 12/12/2014. Însă coloana are o lățime doar cât să afișeze șase caractere. Celula va afișa #####. Pentru a vedea întregul conținut al celulei cu formatul său curent, trebuie să măriți lățimea coloanei. Exercițiul 3 - Operatori aritmetici (Utilizarea operatorilor aritmetici pentru calcularea formulelor) Operatorii specifică tipul de calcul pe care doriți să-l efectuați cu elementele unei formule, cum ar fi adunare, scădere, înmulțire sau împărțire. Există o ordine implicită a operațiilor de calcul, dar puteți modifica această ordine utilizând paranteze.
Operator aritmetic Semnificație Exemplu: + (semnul plus) Adunare 3+3 (semn minus) Scădere Negație 3 1 1 * (asterisc) Înmulțire 3*3 / (linie oblică înclinată spre dreapta) Împărțire 3/3 % (semn procentual) Procent 20% ^ (caret) Exponențiere 3^2 O formulă efectuează calcule sau alte acțiuni cu datele din foaia de lucru. O formulă începe întotdeauna cu semnul egal (=), care poate fi urmat de numere, operatori matematici (cum ar fi un semn + sau - pentru adunare sau pentru scădere) și funcții Excel încorporate, care pot extinde cu adevărat puterea unei formule. Exemple de formule care se pot introduce într-o foaie de lucru. - =A1+A2+A3 Adună valorile din celulele A1, A2 și A3. - =SUM(A1:A10) Utilizează funcția SUM pentru a returna suma valorilor din zona A1-A10. - =TODAY() Returnează data curentă. - =UPPER("salut") Efectuează conversia textului salut în SALUT utilizând funcția UPPER. - =IF(A1>0) Utilizează funcția IF pentru a testa celula A1 și a determina dacă aceasta conține o valoare mai mare ca 0. - Într-o foaie de calcul cu numele Formule, în coloana A, în primele trei rânduri se introduc etichetele a=, b=, c= - În coloana B, în dreptul etichetelor a=, b=, c= se introduc valori numerice pentru acestea. - Se vor calcula cu ajutorul formulelor prezentate mai jos suma, produsul, media aritmetică, media armonică și varianța acestor 3 valori. - Începând cu rândul 5, Coloana A se vor introduce etichetele: Suma, Produsul, Media armonică, Varianța. În coloana B, în dreptul acestor etichete se vor introduce formulelel de calcul pentru acestea. Rezultatele se formatează pentru afișarea cu 2 zecimale. - La Varianță, în formula de calcul, pentru m se va introduce media aritmetică.: a. Suma: a + b + c b. Produsul: a*b*c c. Media aritmetica: d. Media armonica: e. Variația: indicații: 1. Introduceți trei valori în celulele B1, B2, B3, valori care vor reprezenta a, b, c. 2. În celula B5 introduceți următoarea formula: =B1+B2+B3 3. Analog calculați și următoarele formule
La punctul 2, formula de calcul conține referințele B1, B2 și B3. Excel-ul este gandit pentru automatizarea calculelor. Atunci când modifici valoarea dintr-una din celule (B1, B2 sau B3) formulele calculate se vor actualiza corespunzător. Media aritmetică poate fi calculată prin raportul dintre Suma (B5) și 3 sau utilizând funcția AVERAGE (B1:B3) Exercițiul 4. Copierea formulelor în foaia de calcul. Referința reprezintă numele unei celule în Excel. Prin folosirea referințelor poți obține mai multe avantaje. Principalul avantaj este acela că utilizarea referințelor în cadrul unei formule sau a unei funții, tot timpul vei avea rezultatul actualizat în timp real. În cazul în care vrei să copiezi o formulă sau o funcție care are ca și argumente referințele unor celule, acea funcție se va actualiza și se va modifica în raport cu noua sa locație. REFERINŢA RELATIVĂ O referinţă relativă la o celulă se bazează pe poziţia celulei care conţine formula relativ la celula referită (apelată). Dacă o celulă cu o referinţă relativă este copiată în alt loc, noua formulă va fi ajustată relativ la noua celulă. Similar, dacă formula cu o referinţă relativă este multiplicată pe linie sau coloană, se vor ajusta şi formulele corespunzătoare. Implicit, noile formule într-un registru Excel folosesc referinţa relativă. Exemplu: Dacă în B3 avem formula =A1, atunci: la copierea celulei B3 în D4: în D4 vom avea =C2; la multiplicarea celulei B3 în jos pe coloana B: în B4 vom avea =A2, în B5 vom avea =A3 etc. la multiplicarea celulei B3 în dreapta pe linia 3: în C3 vom avea =B1, în D3 vom avea =C1 etc. REFERINŢA ABSOLUTĂ O referinţă absolută va apela întotdeauna aceeaşi celulă, fără a se ajusta ca în cazul referinţelor relative. Amplasarea celulei referite (apelate) rămâne aceeaşi, chiar dacă formula este copiată în altă celulă sau este multiplicată pe linie sau coloană. O referinţa absolută se indică prin introducerea simbolului $ în faţa literei liniei şi a numărului coloanei celulei referite (de exemplu, $A$1 este o referinţă absolută la celula A1). Simbolul dolar poziționat inaintea coloanei se traduce astfel: indiferent unde se va copia această formulă, numele coloanei care are dolarul în față va ramane mereu același. Simbolul dolar pozitionat înaintea rândului se traduce astfel: indiferent unde se va copia această formulă, numele rândului care are dolarul în fata va ramâșe mereu acelasi. Exemplu: Dacă în B3 avem formula =$A$1, atunci: la copierea celulei B3 în D4: în D4 vom avea =$A$1; la multiplicarea celulei B3 în jos pe coloana B: în B4 vom avea =$A$1, în B5 vom avea =$A$1 etc. la multiplicarea celulei B3 în dreapta pe linia 3: în C3 vom avea =$A$1, în D3 vom avea =$A$1 etc Copiați și mutați formulele introduse la Exercițiul 4 în foaia de calcul Observați cum se copiază relativ formulele în foaia de calcul (În meniul Formulas, selectați
botonul Show Formulas) Exercițiul 5. Introducerea formulelor de calcul. 1. La fel ca în exemplul precedent, introduceți formula de calcul pentru aflarea soluțiilor ecuației de gradul 2(x 1, x 2 ): ax 2 +bx+c=0 A B 1 a= 1 Etichetele a=, b=, c= se introduc în celulele A1,A2 și 2 A3 b= 2 Valorile pentru coeficienții a,b,c se introduc în 3 c= 1 celulele B1, B2, B3 În celula A4 se introduce etichete x1 În celula A5 se introduce eticheta x2 4 5 x1= x2= =(-B2+SQRT(B2^2-4*B1*B3))/2*B1 =(-B2- SQRT(B2^2-4*B1*B3))/2*B1 În celula B4 se introduce formula =(-B2+SQRT(B2^2-4*B1*B3))/2*B1 În celula B5 se introduce formula =(-B2-SQRT(B2^2-4*B1*B3))/2*B1 2. Realizați într-o foaie de calcul (formule) următorul tabel ce conține următoarele coloane: - Id bolnav, - numărul de zile de spitalizare, - gramajul medicamentului administrat, - numărul de doze de medicament administrate pe zi pentru 10 pacienți. Bolnav Nr. zile de spitalizare Gramajul tratamentului Doze de medicament pe zi B1 10 40 3 B2 15 60 2 B3 2 40 1 B4 6 80 1 B5 8 10 3 B6 9 20 2 B7 8 40 2 B8 12 40 2 B9 8 60 1 B10 9 80 1 TOTAL Gramaj total medicament - Se cere calcularea gramajului total folosit pentru tratarea pacientului - Se cere calcularea gramajului total pentru cei zece pacienți. - Completați informațiile din capul de tabel. - Completați informațiile din prima coloană (Bolnav) - Selectați întreg domeniul ocupat de tabel. - Alegeți din meniul Home, Styles, opțiunea Format as table..., un format de tabel.
- Deoarece ați completat capul de tabel, bifați My table has headers - Pe capul de tabel vor apărea săgeți ce permit filtrarea datelor din coloanele repective. - Pentru a scrie în capul de tabel pe două rânduri se ale Wrap text (încadrare text pe lățimea coloanei) - pentru calcul, în celula E2 se introduce formula de calcul începând cu = - Formula de calcul constă în înmulțirea gramajului tratamentului cu numărul de doze și cu nr de zile de spitalizare, ca urmare, după = se face clic pe celula C2 ce conține gramajul tratamentului se tastează *, apoi se face clic pe celula D2 ce conține nr de doze pe zi apoi din nou * și clic pe B2 ce conține nr. de zile de spitalizare. - Prin operația fill down (umplere în jos, Home, Editing si Fill) se copiază formula în toate celulele. - Se selectează celulele din coloana E, din meniul Home, opțiunea Number, în lista ascunsă, se formatează datele pentru afișarea cu 2 zecimale. - Se calculează gramajul total cu ajutorul funcției AutoSum Exercițiul 6. Referințe relative-absolute. persoane. Într-o foaie de calcul nouă creați tabelul de mai jos. Introduceți date reale pentru cel puțin 10 nume sex virsta greutate înălțime IMC TAS TAD Cost spitalizare Durata spitalizare 70 lei Cost spitalizare Pop Ana f 38 82 1,6 =D3/E3^2 140 60 5 Ilin Aurel m 46 96 1,92 =D4/E4^2 125 80 7 Popa Irina f 58 94 1,7 =D5/E5^2 137 85 7 Stan Paula f 62 68 1,52 =D6/E6^2 160 85 9 Cerințe: 1. Formatarea tabelului cu Auto format 2. Formatarea coloanelor Text pentru variabilele: nume, sex, Număr fără zecimale pentru următoarele variabile: vârsta, greutate, tensiunea arterial sistolică și diastolică, durata de spitalizare în zile, costul în lei a unei zile de spitalizare. Număr cu 2 zecimale pentru înălțime 3. Calculul IMC (Indice de masă corporală) cu formula: Greutate ( kg) IMC Înănălţime 2 ( m) - În dreapta coloanei Înălțime se inserează o nouă coloană cu numele IMC: se selectează coloana Înaltime [meniul Home, Cells, Insert, Insert Sheet Columns]. - În G2 se scrie IMC - Urmează scrierea formulei de calcul. În celula G3 se începe cu semnul = (egal) - Formula de calcul conține în afară de operatorii aritmetici (împărțire / și ^ pentru ridicare la putere), referiri la celulele ce conțin valorile pentru greutate și înălțime: D2/(E2^2) - Folosiți opțiunea de umplere în jos [Selectati coloana IMC apoi Home, Editing si Fill] pentru a calcula IMC pentru toți pacienții sau selectați celula care conține formula, plasați cursorul mousului în colțul din dreapta jos a celulei până acesta se transform în cruce, și apoi trageți în jos până acoperiți toate celulele din coloana respectivă. - Formatați coloana unde s-au calculate valorile pentru IMC ca să apară cu două zecimale. 4. Calculul costului spitalizării Calculați pentru fiecare pacient costul spitalizării (CS). Pentru aceasta se utilizează formula: CS = (durata spitalizării) * (Costul unei zile de spitalizare)
- În vederea scrierii formulei de calcul în celula respectivă se tastează semnul = - Utilizați celulele de referință pentru a efectua calcule: = J3 * $K$1, în cazul în care J3 conține numărul de zile de spitalizare pentru primul pacient și $K$1 este referința absolută a celulei care conține valorile de cost pentru o zi de spitalizare. Plasarea caracterului $ (dolar) înaintea coloanei și a rândului celulei ce conține valoarea pentru costul zilei de spitalizare se poate face și prin tastarea tastei funcționale F4 - Folosiți opțiunea de umplere în jos (fill down) pentru a calcula costurile de spitalizare pentru toți pacienții.