MINISTERUL ADMINISTRAŢIEI Exemplar nr

MINISTERUL ADMINISTRAŢIEI Exemplar nr.1 ŞI INTERNELOR Nr. 4414556 din 11.06.2012 Academia de Poliţie Alexandru Ioan Cuza Serviciul Asigurarea Calităţii Învăţământului şi Metodologii Raport de prezentare a Sistemului de control intern/managerial de la nivelul ACADEMIEI DE POLIŢIE Activităţile specifice rezultate din planurile proprii de dezvoltare a sistemelor de control managerial la nivelul Academiei de Poliţie, au fost proiectate şi întocmite în acord cu Programul de dezvoltare a sistemului de control al M.A.I., în funcţie de obiectivele generale şi specifice ale Academiei şi cu respectarea legislaţiei din domeniu. Scurt istoric Sistemul de control intern s-a implementat având la bază standardul SR EN ISO 9001:2001, Sisteme de management al calităţii şi Manualul de Management al Calităţii în Academia de Poliţie, începând cu anul 2006. În anul 2006, Direcţia de Management Logistic din M.A.I., în urma unei misiuni de certificare a sistemelor de management, a evaluat şi acreditat sistemul de management al calităţii în Academia de Poliţie, acordându-i certificatul nr. 278/2006. Dezvoltarea Sistemelor Managementului Calităţii a presupus la început, elaborarea de proceduri operaţionale pentru toate activităţile repetabile (procesele identificate) de la nivelul Academiei, proces care a continuat prin revizuirea periodică a acestora şi cu procedurarea noilor activităţi apărute în procesul muncii. În anul 2008 a fost emisă dispoziţia rectorului nr. S/85 din 07.05.2008, în care a fost numit un responsabil cu managementul calităţii la nivel de Academie, atribuţiunile pe care acesta le are pe linia aplicării şi implementării sistemelor de management conform standardelor SR EN ISO 9001:2001, precum şi responsabilii fiecărei structuri în parte pe linie de control intern. La nivelul Academiei de Poliţie în perioada 2007-2009, controlul managerial a fost organizat şi desfăşurat pe baza unei proceduri de lucru, elaborată împreuna cu sprijinul Direcţiei de Management Logistic din M.A.I., denumită Procedură de audit intern ( în prezent activitatea se desfăşoară conform unei Proceduri privind desfăşurarea controalelor interne / de calitate). La sfârşitul fiecărui an, pe baza rapoartelor de audit, a fost realizat un material de analiză a rezultatelor acţiunilor de control care a constituit un bun instrument de lucru pentru conducerea Academiei în stabilirea obiectivelor şi acţiunilor de îmbunătăţire a activităţii. 1

Aceste rapoarte anuale sunt afişate pe site-ul Academiei, la secţiunea Managementul Calităţii, pentru consultarea lor de către întreg personalul. Desfăşurarea activităţilor de control intern a necesitat instruirea membrilor din echipele de control, astfel că în urma unui raport de necesitate în anul 2009, au urmat cursuri de auditor intern 3 persoane din cadrul Serviciului Asigurarea Calităţii Învăţământului şi Metodologii, obţinând astfel certificare în acest sens, aceştia făcând parte din membrii cu drepturi depline în acţiunile de control intern. În funcţie de specificul activităţii sau structurii controlate, în echipele de control au fost cooptaţi specialişti în şi din domeniul controlat. În anul 2009, ca urmare a schimbărilor legislative din domeniu şi deoarece vechiul Certificat ce atesta sistemele de management şi de control urma să expire, Academia a solicitat unui organism extern acreditat RENAR, să realizeze o nouă evaluare externă a sistemului de management conform prevederilor noului standard SR EN ISO 9001:2008, acţiune în urma căreia s-a obţinut re-certificarea sistemului de management, Certificat nr. C.2881.1/22.12.2009, document anexat. La data de 25.01.2010 Ministerul de Interne a elaborat Programul de dezvoltare a sistemului de control al M.A.I., şi a dispus ca activitatea de control intern din cadrul structurilor interne să se realizeze pe baza dispoziţiilor O.M.F.P. nr.946/2005 şi pe baza O.M.A.I. 318/2007, document care se elaborează anual şi care transpune în activităţi, sarcini cu termene şi responsabilităţi Programele şi Planurile anuale manageriale şi strategice din domeniul controlului intern. După această perioadă am urmărit ca documentele de la nivelul ACADEMIEI să aibă o coerenţă logică şi funcţională, identificând şi stabilind de la început corect activităţile ce urmează a se desfăşura, stabilind etape, activităţi, termene precise şi responsabilităţi, astfel încât să fie asigurată eficienţa acestui instrument managerial de control şi monitorizare. Tot începând cu această dată au fost dispuse măsuri de executare a activităţii de control în conformitate cu documentele enumerate mai sus. Situaţia specifică perioadei 2011/2012 În perioada anilor 2011 şi 2012 procesul de organizare şi asigurare a controlului intern managerial a avut în vedere implementarea unui sistem eficient de evaluare a activităţilor desfăşurate în cadrul Academiei, aceasta realizându-se prin parcurgerea următoarelor etape: Etapele care s-au derulat în cadrul acestui proces au vizat : 1). Stabilirea priorităţilor şi a direcţiilor principale de acţiune în scopul realizării unei activităţi de evaluare şi control cât mai eficiente la nivelul tuturor compartimentelor funcţionale ale ACADEMIEI, activitate care s - a realizat prin : a) Proiectarea şi întocmirea unor Programe de dezvoltare a sistemului de control intern, precum şi Planuri proprii de dezvoltare a sistemului de control intern, documente care să transpună în practică obligaţiile care îi revin pe această linie de lucru. 2

b) Elaborarea anuală a Declaraţiei de Politică În Domeniul Calităţii de către Rectorul ACADEMIEI - elaborarea unei Declaraţii de politică de calitate şi postarea ei pe site-ul Academiei - identificarea direcţiilor principale de acţiune - stabilirea priorităţilor pentru activitatea de control c) Revizuirea Programului de dezvoltare a sistemului de control intern conform recomandărilor Corpului de control al ministrului. 2). Identificarea principalelor obiective ale Academiei care vor face obiectul controlului intern, activitate care a vizat : - Stabilirea elementelor principale în vederea elaborării Planului Strategic al Academie de Poliţie Alexandru Ioan Cuza, - aceasta realizându-se prin stabilirea obiectivelor generale şi specifice proprii Academiei în activitatea de control şi elaborarea Mandatului, a Viziunii şi Analiza mediului intern din Planul strategic al Academiei. 3) Evaluarea şi stabilirea formelor de control intern care se vor desfăşura, în funcţie de specificul activităţii controlate. Astfel a fost întocmită o planificare şi un grafic cu datele de efectuare a controalelor, activitate realizată şi prin consultarea şefilor de structuri, planificare distribuită şi acestora după aprobarea ei de către conducerea Academiei. 4). Stabilirea compartimentului / biroului sau a colectivului de persoane care va desfăşura activitatea de organizare şi desfăşurare a controlului, a responsabilităţilor, termenelor şi a modului de raportare, activitate care s-a realizat prin elaborarea Proiectului de Dispoziţie a Rectorului privind stabilirea compartimentului şi a responsabilităţilor în desfăşurarea activităţii de control, precum şi trecerea noilor sarcini în fişele postului, la persoanele responsabile. 5). Evaluarea procedurilor interne de lucru, stabilirea unor revizuiri periodice ale acestora şi gestionarea lor, activitate care s-a realizat prin: - evaluarea calitativă şi cantitativă a procedurilor întocmite, - revizuirea anuală a procedurilor interne de lucru, - stabilirea unei proceduri de revizuire a acestora periodic. 6). Realizarea controalelor anuale la toate compartimentele ACADEMIEI, întocmirea planurilor de control, desfăşurarea propriu-zisă a controalelor, identificarea neconformităţilor, stabilirea măsurilor corective şi întocmirea rapoartelor finale, - activitate care s-a realizat prin: - întocmirea unei Planificări a controalelor interne - realizarea controalelor anuale la fiecare structură sau compartiment funcţional din cadru ACADEMIEI - desfăşurarea de controale ad-hoc. 7). Identificarea procedurilor de urmat în cazul descoperirii unor neconformităţi sau acţiuni de corectat, stabilirea circuitului documentelor în cadrul instituţional, ceea ce s-a realizat prin - elaborarea unei proceduri de acţiune în cazul identificării unor neconformităţi sau neajunsuri, rezultate în urma acţiunilor de control intern. 3

8). Inventarierea la nivelul Academiei de Poliţie a principalelor riscuri şi vulnerabilităţi din Registrele de riscuri ale compartimentelor şi stabilirea unor direcţii de acţiune şi măsuri de remediere sau înlăturare a lor etapă care a necesitat - elaborarea şi gestionarea Registrului de riscuri al ACADEMIEI precum şi revizuirea anuală a riscurilor şi stabilirea unui Plan de minimizare a acestora, sarcină realizată de şefii compartimentelor şi structurilor din cadrul instituţiei. 9). Dezvoltarea unui sistem de monitorizare a desfăşurării activităţilor principale ale Academiei din perspectiva sistemului de control intern, ca instrument de autocontrol şi evaluare periodică al conducerii instituţiei, Raportarea periodică (sau la cerere) a stadiului implementării instrumentelor ale controlului intern, aceasta realizându-se prin - stabilirea unei forme de control şi monitorizare permanentă a stadiului îndeplinirii sarcinilor rezultate din Programul de dezvoltare a sistemului de control intern şi - elaborarea de rapoarte şi informări pentru factorii interesaţi. 10). Evaluarea anuală a eficacităţii sistemului de control intern pe baza unui Raport de realizări şi recomandări care să poată oferi prin metoda comparaţiei măsura eficienţei sale, activitate realizată prin - elaborarea unui Raport anual privind eficacitatea sistemului de control intern, - stabilirea de 3,5 noi direcţii de acţiune pe linia controlului intern, pentru anul următor. La începutul anului 2012, la solicitarea Corpului de Control al ministrului a fost realizată activitatea de autoevaluare a sistemului de control intern, în urma acestui proces Academia reuşind să se poziţioneze printre puţinele instituţii publice care au putut raporta implementarea unui sistem modern şi eficient al controlului intern. Începând cu anul 2012, modalitatea privind realizarea controalelor în Academia de Poliţie s-a modificat, în sensul că Senatul Academiei a solicitat ca din echipele de control să facă parte şi Şefii Comisiilor din Senat, astfel că au fost constituite 2 grupuri de lucru care desfăşoară activităţi de îndrumare şi control la structurile Academiei. Considerăm că aceste realizări au reuşit să se transforme în instrumente eficiente de conducere şi evaluare a activităţii desfăşurate de compartimentele Academiei şi personalul acestora, constatările făcute pe timpul desfăşurării şi derulării etapelor din cadrul Plan propriu de dezvoltare a sistemului de control intern, constituindu-se în indicatori de lucru şi de urmat în anul 2012. In loc de încheiere. Academia de Poliţie Alexandru Ioan Cuza dispune în momentul de faţă de structuri, politici, strategii, comisii de calitate şi procedee concrete pentru managementul şi asigurarea calităţii activităţilor de predare, învăţare şi cercetare în scopul dezvoltării unei structuri proprii a calităţii. Anii anteriori au confirmat capacitatea managerială de a pune în aplicare măsuri complexe menite sa asigure funcţionarea Academiei la standarde ridicate, a tuturor structurilor si componentelor sale, ca instituţie integrată mediului universitar. 4

Dintre punctele tari pozitive putem identifica: - Academia dispune de cadre calificate în toate domeniile de studiu şi cercetare care fac parte din obiectul de activitate, iar unele cadre au şi activitate ştiinţifică internaţională, 97% dintre aceştia având cursuri de pregătire psiho-pedagogică; - obţinerea şi menţinerea calificativului GRAD DE INCREDERE RIDICAT din partea ARACIS, în urma evaluării instituţionale care a avut loc în anul 2009, standarde pe care ACADEMIA le-a menţinut printr-o activitate susţinută; - un sistem de management al calităţii performant certificat SR EN ISO 9001:2008 de către SIMTEX CO - organism acreditat RENAR, verificat şi certificat anual printr-un audit de supraveghere ; - caracter de unicitate, Academia fiind singura instituţie care asigură pregătirea iniţială şi continuă pentru personalul Ministerului Administraţiei şi Internelor şi pentru alţi beneficiari specializaţi; - Academia continuă să asigure o pregătire teoretică consistentă în domeniile acreditate; - are o experienţă vastă în problematică de drept şi ordine şi siguranţă naţională; - în ultimii ani, Academia a înregistrat progrese consistente în domeniul tehnologiilor informaţiei şi comunicării, prin dezvoltarea bazei informatice; - facultăţile au trecut cu succes la sistemul curricular cerut de directivele europene; - se constată creşterea nivelului de pregătire a studenţilor, confirmată de rezultatele obţinute ulterior absolvirii; - a continuat lărgirea şi modernizarea bazei tehnico-materiale, dotarea cu tehnică de calcul modernă şi amenajarea unor laboratoare de informatică la nivelul unui învăţământ performant; - excelentă colaborare cu structuri similare naţionale şi internaţionale; - o bună imagine şi relaţie cu mediul academic universitar; - Academia dispune de planuri de dezvoltare a resurselor umane proprii, care se aplica în instituţie şi este coordonatoarea unor granturi şi contracte de cercetare pe specificul activităţii de personal şi de îmbunătăţire a procesului de învăţământ. Avizat Seful Serviciului Cms. şef Melnic VALENTIN ÎNTOCMIT Responsabil Managementul Calităţii Cms. şef DAN DORU V.M./DD/3ex/ 11.06.2012/239 D:My Documents/control intern2012 5