LP01 - UTILIZAREA APLICAŢIEI MICROSOFT WORD PENTRU EDITARE ŞI TEHNOREDACTARE DE TEXT Obiective: Cerințe 1. Culegerea corectă unui text de la tastatură. 2. Tehnoredactarea textului 3. Completarea textului cu paragrafe copiate - Text copiat din alte documente word sau html - Text copiat din document pdf 4. Corectarea textului. 5. Editarea unei formule cu ajutorul Microsoft Equation. 6. Introducerea în text a unor caractere cu ajutorul Insert Symbol. 7. Introducerea în text a unui tabel 8. Introducerea în text a unei imagini 9. Introducerea în text a unui Text Box 10. Introducerea în text a unei forme (shapes) 1. Culegeți de la tastatură următorul text respectând regulile următoare: - Se tastează Enter la terminarea paragrafului - Se scrie textul cu diacritice - Se respectă regulile referitoare la semnele de punctuație. Textul se editează de la tastatură tastând spațiu după fiecare cuvânt și ENTER la sfârșitul paragrafului. Pentru acest text care are 7 paragrafe se va tasta ENTER de 7 ori, la sfârșitul fiecărui paragraf. Pentru a scrie cu diacritice (ă, î, ș, ț, â) se comută tastatura pe tastatura românescă. Trecerea pe tastaura românescă se face prin acționarea butonului corespunzător de pe bara de start, în drepta (RO). Caracterele ă, î, ș, ț, â se vor descoperi pe tastaură. Semnele de punctuație se lipesc de cuvântul anterior după care se tastează spațiu, pentru paranteză de început și ghlimele de început, acestea se lipesc de cuvântul care urmează și sunt precedate de spațiu. Cratima (-) nu este precedată și nici urmată de spațiu, ea face parte din cuvânt. 1
Textul introdus are 8 paragrafe (titlul este un paragraf). În urma introducerii textului se folosește unealta (Show/Hide) pentru a vizualiza caractere ascunse: pentru sfârșit de paragraf. (punct) pentru spațiu între cuvinte. Printre caracterele ascunse se numără şi: rupere de rând generat de combinaţia de taste Shift + Enter break-ul de pagină (trecerea la pagină nouă) generat de combinaţia de taste Ctrl + Enter 2. Fosiți Shift + Enter și Ctrl+Enter pentru a vedea efectul acestor combinații de taste (rupere de rând și trecere la pagină nouă), apoi ștergeți-le din text pentru a obține cele 8 paragrafe într-o singura pagină. 3. Salvați textul cu numele Text1 4. Înserati la Text1, după ultimul paragraf, 4 paragrafe (cele de după titlu) din articolul de la adresa: http://www.socialresearchmethods.net/kb/statdesc.php Se vor selecta cu ajutorul mousului sau a testelor, 4 paragrafe de la 2
link-ul de mai sus, se alege opțiunea Copy din meniul contextual (click dreapta), după care se comută în documentul dvs. din Word, se poziționează mousul după ultimul paragraf, se se alege opțiunea Paste (meniul contextual sau Ctrl+V sau Paste de pe bara, meniul Home, opțiunea Clipboard). Textul copiat va apărea în documentul dvs. 5. Înserați după textul de mai sus 10 paragrafele adresa: http://profs.info.uaic.ro/~val/statistica/statwork_1.pdf La această adresă se găsește un document pdf. Funcție de browserul în care a fost dechis, paragrafele copiate nu apar formatate conform sursei de unde au fost copiate. Folosiți unealta (Show/Hide), vizualizați caracterele ascunse și prin ștergerea sau introducerea lui (tastarea lui ENTER) realizați paragrafele conform documentului sursă ( 10 paragrafe) 6. Folosiți Ctrl + Enter ( ) pentru a realiza trecerea la pagină nouă a paragrafelor copiate la punctele 4 și 5. Textul din documentul dvs. va apărea pe 3 pagini (prima pagina textul cules, pe pagina a doua cele 4 paragrafe copiate la punctul 4 iar pe ultima pagină cele 10 paragrafe copiate la punctul 5). 7. Se tehnoredactează textul (8+4+10 paragrafe) astfel: În vederea tehnoredactării textului conform cerințelor de la punctul 7, se va selecta întreg textul (Select All Ctrl+A) după care se vor deschide meniurile Paragraph, Font și Page Layout și se vor parcurge opțiunile din cerințe. ATENȚIE!! Formatările se fac numai pentru textul selectat (colorat) Pentru a vedea formatele aplicate unei anumite părți a textului apăsați SHIFT+F1. Meniul Page Layout: Se setează: - Orientarea paginii: Portrait, - Size: A4, - Marginile: Sus, Jos, Stânga, Dreapta:2,5 cm. Margins. Din acest tab se pot seta: Marginile paginii. Dimensiunile specificate reprezinta spatiul care se va lasa liber intre textul scris si partea de sus (top), de jos (bottom), din stanga (left) sau din dreapta (right) a colii de hartie. Gutter-ul reprezinta distanta necesara pentru indosariere (e indicat sa fie specificata aici si nu sa fie inclusa in marginea din stanga). Indosarierea se poate face in partea de sus sau in stanga, acest lucru fiind specificat la optiunea Gutter position (left-stanga, top-in partea de sus) Orientarea paginii: portret (cu latura scurta in partea de jos) sau landscape (cu latura lunga in partea de jos). Denumirea in limba romana pentru landscape este vedere. Paper. Din acest tab se poate seta dimensiunea colii de hârtie (Paper size) pe care se face imprimarea. In Romania, colile de hartie pe care se imprimă de obicei au dimensiunea A4 (21cm x 29,7cm). In USA dimensiunea implicita este 3
Letter (21,59cm x 27,94cm). E recomandat ca dimensiunea setata in Word sa corespunda cu realitatea. In caz contrar, pot aparea mici diferențe între ceea ce se vede pe monitor și ceea ce o să fie scos la imprimantă în realitate. Diferența vine din faptul că pagina Letter are dimensiuni mai mici, ceea ce va rezulta în printare pe A4 (un pic mai mare) la margini de alte dimensiuni. Meniul Paragraph: Se selectează întreg textul (Select All) Aliniere: stânga, Identare: 0 stânga și dreapta, Special: none, Spațiere paragraf: 6 pt Before, 0 pct After, Line spacing: single. Caseta Alignment (aliniere) permite stabilirea modului de aliniere a paragrafului: la stânga, centrat, la dreapta, stânga-dreapta. Aceste comenzi se găsesc şi pe bara de formatare. Indentarea unui paragraf reprezintă spaţiul liber lăsat la stânga sau la dreapta paragrafului, faţă de marginea setată a paginii. Se poate seta indentarea: - doar a primei linii dintr-un paragraf (First Line) alineatul primei linii este mai mare decât al celorlalte - doar a corpului paragrafului (Hanging) indentarea agăţată se întâlneşte de exemplu la liste marcate sau numerotate (Bullets and Numbering) când alineatul primei linii este mai mic decât al celorlalte - pentru întregul paragraf, indentare stânga / dreapta cu anumite valori Indentările se pot exprima în puncte (pt.), centimetri (cm) sau inch (prescurtări: in sau simbolul ) şi pot avea atât valori pozitive, cât şi negative. Prin intermediul casetei Spacing (spaţiere) se defineşte distanţa dintre rândurile unui paragraf, precum şi distanţa dintre paragrafe. Opţiunile disponibile sunt: - Before (înainte) este folosit pentru stabilirea dimensiunii spaţiului liber care va fi lăsat înaintea unui paragraf; - After (după) este folosit pentru stabilirea dimensiunii spaţiului liber care va fi lăsat după un paragraf; - Line Spacing (spaţiul dintre rânduri) este folosit pentru a specifica distanţa dintre rândurile unui paragraf. La derularea acestei liste vor apărea următoarele opţiuni: - Single spaţiul dintre rânduri este egal cu dimensiunea unui rând, la care se adaugă şi un mic saţiu variabil. Textul va fi scris la un rând; - 1,5 lines spaţiul dintre rânduri este egal cu dimensiunea unui rând şi jumătate (textul este scris la un rând şi jumătate); - double spaţiul dintre rânduri este aproximativ egal cu dimensiunea a două rânduri (textul este scris la două rânduri); - at least stabileşte un spaţiu minim între rânduri; la nevoie această valoare va fi mărită; - exactly stabileşte distanţa exactă dintre rânduri, distanţa care nu poate fi modificată de editor; - multiply permite stabilirea mărimii spaţiului ca multiplu de dimensiunile unui rând. 4
Meniul Font: Se selectează întreg textul (Select All) Font: Time New Roman, Style: Regular, Size: 12 Se selectează primul paragraf și se alege Style: Bold Un font este o colecție de litere, numere, simboluri și semne de punctuație care au un design particular. Fonturile și dimensiunile acestora pe care le puteți folosi într-un document depind de imprimanta instalată pe sistemul pe care lucrați și de fonturile instalate pe calculator. În Word dimensiunea fonturilor este măsurată în puncte. Un punct este o unitate de măsură utilizată în industria tipografică, fiind aproximativ egală cu 1/72 inchi. Dimensiunea în puncte pentru un font descrie înălimea caracterelor fontului. Se salvează textul astfel editat cu numele Text11 8. Se pornește de la textul editata mai sus și se crează variante propri de tehnoredactare ale textului utilizând opțiunile existente în meniul Paragraph și Font. Variantele rezultate se salvează cu Save As cu numele Text2, Text3, etc. 9. Introduceți după ultimul paragraf al textului salvat la Text1bis următoarele formule: Formulele vor fi editate cu Microsofr Equation din meniul Insert și se vor alinia pe centrul paginii. Se plasează cursorul cu ajutorul mousului după ultimul paragraf și se apelează din meniul Insert, opțiunea Symbols, funcția Equation. Se va alege Insert New Equation și cu ajutorul noilor unelte care vor apărea în fereastră vor fi editate formulele din cerințe. Formulele editate cu ajutorul Insert Equation vor apărea în documentul dvs. în locul poziționării cursorului în linie cu textul. Din Equation Option (selectare și click pe săgeată) poate fi modificată alinierea în pagină. 10. Introduceți în text, caracterele grecești alfa, beta, gama și delta cu ajutorul Insert Symbol. Textul rezultata se va salva cu numele Text13. Se poziționează cursorul cu ajutorul mousului după în cadrul textului (nu prezintă importanță unde), se tastează Enter și se trece la editarea cu ajutorului Insert Symbol a caracterelor grecești. Acestea se vor selecta din tabelul afișat sau din More Symbols. 5
11. Introduceți în text tabelul cu structura de mai jos. Salvați textul cu numele Text14. Glicemie Nr.crt Nume prenume Diagnostic dimineata Prânz seara Ziua 1 150 250 180 10 Pop Ana Diabet zaharat Ziua 2 170 230 230 Ziua 3 160 230 215 Atenție! Înformațiile din celulele tabelului se formatează la fel ca orice text. Respectați cerințele de la punctul 2 Se poziționează cu ajutorul mousului cursorul în text unde se dorește poziționarea tabelului, după care se alege din meniul Insert, opțiunea Table. În meniul ce apare se poate croi tabelul prin mai multe metode: I. prin acoperirea cu mousul a numărul de linii și de coloane ale tabelului. În acest caz tabelul este generat pe lățimea utilă a paginii iar lățimea coloanelor este egală. II. prin Insert table. În fereastra care apare se stabilește numărul de linii și coloane precum și modul de dimensionare al lățimii coloanelor. Lățimea coloanelor poate fi modificată funcție de conținut (Autofit to contents) sau lățimea paginii (Autofit to Windows). Implicit lățimea coloanelor este fixă și egală funcție de lățimea paginii. III. Draw table (desenarea efectivă cu ajutorul creionului) Numărul de linii și coloane ale unui tabel poate fi modificat ulterior cu ajutorul funcțiilor Insert row/column din meniul contextual. Linia/coloana inserată va fi deasupra/sub sau stânga/dreapta liniei/coloanei selectate. Lățimea unei coloane poate fi modificată în detrimentul lățimii coloanei din dreapta prin tragerea cu mousul a liniei despărțitoare. Lățimea unei coloane poate fi modificată fără a modifica lățimea coloanei din dreapta prin tragerea cu mousul a liniei despărțitoare+tasta Shift. Celulele de pe coloanele tabelului pot fi unite (Merge cells) sau impărțite (Split cells) în mai multe celule (coloane). Aceste opțiuni le găsiți în meniul contextual. De asemenea, în meniul contextual veți găsi și alte funcții care pot fi aplicate conținutului celulelor selectate (alinirea textului, lățimea, colorarea fundalului, etc.) ATENȚIE!! Un tabel se comportă ca un obiect. Poziționând mousul în colțul din stânga sus al tabelului se descoperă un buton cruce cu patru săgeți. Acționând pe acest buton, se selectează intreg tabelul. Click dreapta pe acest buton declanșează apariția meniului contextual care are mai multe opțiuni printre care ultima este Table Properties. Selectarea acestei opțiuni duce la deschiderea unei ferestre cu mai multe file. Din opțiunile puse la dispoziție se poate stabili modul de aliniere al tabelului în pagină, lățimea rândurilor și a coloanelor, precum și modul de aliniere al informațiilor din celule. Pentru cerința de la punctul 9, cel mai simplu este realizarea tabelului cu Draw Table. Cu uneltele puse la dispoziție de program se poate 6
realiza un tabel asemănător cu cel din cerințe. ATENȚIE! Informațiile din celulele tabelului se formatează la fel ca orice text. Respectați cerințele de la punctul 2. Observați că aceste informații sunt plasate în centrul celulei (pe verticală și orizontală). Tabelul este mărginit. Grosimea, tipul liniei de mărginire și culoarea cernelii poate fi aleasă din uneltele puse la dispoziție. Fundalul celulelor poate fi colorat cu ajutorul funcțiilor din meniul Borders and Shading. În aplicația Word din Office 2010, prin selectarea tabelului sau poziționarea mousului în interiorul tabelului, pe bara de unelte apar meniuri noi specifice lucrului cu tabele. Exemplu: Table Tools Design and Layout. În aceste meniuri găsiți toate uneltele ce vă ajută să formatați un tabel. 12. Înserați în text, inconjurat de text, imaginea (graficul) de la adresa: http://www.scritube.com/economie/exemplu-regresie-liniara104148124.php. În urma deschiderii site-ului de la adresa de mai sus, se copiază imaginea (Clik drepata, Copiați imaginea) reveniți în în documentul dvs., poziționați cursorul cu ajutorul mousului în text unde doriți să vă apară imaginea și apoi din meniul contextual sau din meniul clipboard de pe bara de meniuri, alegeți Paste. Imaginea selectată va apărea în documentul dvs. Imaginea a fost copiată în document, în linie cu textul și se comportă ca un paragraf. În cerință se precizează că imaginea va fi înconjurată de text. În momentul copierii în document, imaginea se va alinia la stânga conform formatării documentului din acel loc. Pentru a modifica poziționarea imaginii este necesară modificarea acesteia, adică trecerea ei din paragraf în obiect.. Prin selectarea imaginii, pe bara de unelte va apărea un meniu specific lucrului cu imagini: Picture Tools, unde veți găsi toate uneltele care vă ajută să formatați imaginea în text. Printre aceste unelte se găsește și Position și Wrap Text care prin apelare permit utilizarea mai multor opțiuni. Din With Text Wrapping alegeți imaginea înconjurată de text sau din Wrap text alegeți Squar sau Tight. În acest fel imaginea dvs. a devenit obiect și permite toate formatările valabile pentru obiect. Dimensiunile imaginii pot fi stabilite cu ajutorul uneltelor din Picture Tools sau simplu, prin selectare și tragere cu mousul pe un colț al imaginii. 13. Înserați sub grafic un Text Box. În acest TetxBox introduceți textul: Graficul nr. 1 Textul va fi introdus cu ajutorul opțiunii Text Box din meniul Insert. Prin apelarea lui, se deschide o listă cu mai multe tipuri de text box. Se alege prima, Simple Text Box. Tex Boxul este un obiect și sunt valabile formatările referitoare la obiecte. Graficul nr. 1 În document va apărea un chenar care vă invită să editați textul dvs., Graficul nr. 1 în acest caz. Dimensiunea 7
text box-ului se corelează cu textul, dar textul trebuie formatat conform cerințelor de la punctul 6. Ca urmare se selectează textul și se formatează la nivel de paragraf (aligment, line spaging, etc.) și la nivel de caracter(font, size, style). Se selectează chenarul cu textul și prin agățarea cu mousul (click dreapta) prin operația drag and drop se plasează chenarul sub imagine. Prin acționarea cu mousul pe colțurile sau mijloacele laturilor chenarului, se poate redimensiona boxul astfel încât să corespundă cu dimensiunea imaginii. Putem să renunțăm la chenar prin alegerea opțiunii Format Shape din meniul contextual, Line Color No Line. În text dvs. a fost inserată imaginea și Text Box-ul, acestea reprezintă două obiecte (Objects). Pentru a forma un singur obiect (imagine+text box) este necesară gruparea lor, altfel în momentul mutării lor va trebui să ne ocupăm de ambele obiecte. Gruparea mai multor obiecte se face astfel: Se selecteză obiectele (selectare multiplă: tasta Shift+clivk pe obiecte), din meniul Picture Tools sau meniul contextual se alege Grup. Astfel obiectele selectate au fost grupate și de acum încolo se comportă ca un singur obiect. 14. Înserați în text obiecte basic Shapes. Folosiți din meniul Format opțiunea Wraptext mai multe variante de plasare a obiectului (Shape) (in fata textului, in spate textului etc. ) Salvați textul cu numele Text17. Înserarea de forme (shapes) este asemănătoare cu înserarea de imagini (picture), imagini SmartArt sau Clip Art. Se alege locul unde se dorește înserarea lor, se apelează din meniul Insert ilustrația dorită. Cursorul mousului se transformă în reticul ce vă permite să dimensionați forma. În momentul apariției ei în document, pe bara de unelte apare un meniu nou, Drawing Tools cu toare uneltele necesare formatării formei. Opțiunile din meniul Drawing Tools le găsiți în meniul contextual. Sunt forme care permit introducerea (editarea) unui text în interiorul lor. Introducerea textului se poate face cu Add text din meniul contextual. ATENȚIE!! Orice ilustrație introdusă în document se comportă ca un obiect (Object). Acest obiect poate fi formatat (dimensiune, poziție, grupare, aliniere, culoare, etc.) cu uneltele din meniul Format Drawing Tools. 15. Înserați în text imagin captate cu Screenshot. Salvați textul cu numele Text18. INDICAȚII GENERALE Tehnoredactarea propriuzisă a documentului se face după câteva reguli de aur care duc la înlăturarea problemelor de aşezare în pagină (după cum se ştie Microsoft Word este un mediu de tehnoredactare inteligent şi cu o deosebită personalitate, astfel că, dacă dorim ca documentul nostru să arate aşa cum vrem noi, şi nu aşa cum vrea el, trebuie respectate câteva reguli). 8
Regula 1: Pe toată durata tehnoredactării trebuie să fie activată opţiunea (pi). Această opţiune este afişată de Microsoft Word în mod implicit în bara de unelte (uneori este pliată sub semnul unei săgeţi cu vârful în jos, aflată tot în bara de unelte), în partea de sus a ferestrei Word. Explicaţie: această opţiune ne ajută să vedem, sub forma unor simboluri convenţionale, elementele speciale de tehnoredactare, care, în mod normal, nu apar la tipărire (spaţiu, tab, enter, page break, column break, şi alte câteva). Neactivarea acestei opţiuni implică surprize neplăcute la formatarea de text, paragraf, etc, deoarece pot apare (şi apar aproape sigur) elemente speciale nedorite (şi neobservate), rătăcite prin document. Regula 2: Este total contraindicată spaţierea folosind repetat tasta Space (spaţiu). Explicaţie: majoritatea începătorilor sunt tentaţi să folosească prima soluţie, pe care o descoperă singuri, dar şi cea mai proastă, aceea de a face aliniate, sau alte spaţieri, folosind tasta Space. După o muncă titanică, a începătorului, pentru tehnoredactarea unui document voluminos, se face simţită necesitatea reconfigurării documentului (formatul documentului, formatul textului, formatul paragrafelor sau chiar formatul figurilor sau al tabelelor), lucru care duce la dezordonarea totală a întregului document. Deci, începătorul nostru o ia de la capăt, o dată, şi încă o dată, şi tot aşa, până când îi trece prin cap să renunţe sau să se mulţumească cu o variantă de compromis. Regula 3: Pentru Introducerea în text a formulelor de orice formă, a notaţiilor cu indici de orice fel se recomandă folosirea editorului de ecuaţii. Editorul de ecuaţii este un modul opţional al mediului Microsoft Word care trebuie instalat în mod explicit (nu se instalează în mod default) la instalarea programului Word. Dacă editorul de ecuaţii a fost instalat, atunci el poate fi găsit în meniu la Insert->Object->Create naw->object type->microsoft Equation 3.0->OK. Explicaţie: Scrierea formulelor sau a notaţiilor folosind text simplu poate duce la eronarea acestora când se face formatarea ulterioară a textului. Deoarece nu se poate spune niciodată cu siguranţă că nu va mai fi necesară o reformatare a textului se recomandă folosirea editorului de ecuaţii, care este imun la formatarea de text. Regula 4: Pentru aranjarea în pagină a figurilor şi a formulelor multiple, împreună cu referinţele acestora, se recomandă plasarea acestora în tabele fictive. Un tabel pate fi introdus cu uşurinţă, folosind iconiţa Insert Table din bara de unelte. Tabelul cu linii vizibile poate fi transformat în tabel cu linii invizibile (doar la tipărire, în document se vor vedea cu linii gri) cu ajutorul iconiţei No Border din bara de unelte. Explicaţie: Formulele şi figurile sunt elemente care necesită ancorare. Ancorarea este un proces de fixare flexibilă pe care îl face automat mediul Microsoft Word, fără ca utilizatorul să aibă un control deplin asupra acestui proces. Pentru a evita dispariţia miraculoasă a unor formule sau figuri, din locurile unde ar fi trebuit să fie, se recomandă plasarea acestora în tabele fictive. Nerespectarea acestei reguli poate duce 9
la dispariţii miraculoase sau la modificarea necontrolată a poziţiilor unor formule sau figuri, în faza de aranjare în pagină a documentului. 10