LINII DIRECTOARE PENTRU VERIFICAREA ADECVARII LA SCOP A METODELOR UTILIZATE ÎN LABORATOARELE DE ANALIZE MEDICALE CUPRINS 1. SCOP 2. DOMENIU DE APLICARE 3. DOCUMENTE DE REFERINŢĂ 4. DEFINIŢII 5. PRINCIPII DE BAZĂ 6. DESCRIEREA ACTIVITĂŢILOR 7. MODIFICĂRI FAŢĂ DE VERSIUNEA ANTERIOARĂ Ediţia din 10.03.2014 Pag. 1/9
1. SCOP Prezentul document oferă linii directoare pentru verificarea adecvarii la scop a metodelor în laboratoarele de analize medicale, în vederea satisfacerii cerinţelor SR EN ISO 15189. Acest ghid documentează metodele generale si parametrii de performanta care trebuie evaluati în vederea verificarii metodelor utilizate de laboratoarele de analize medicale acreditate sau în curs de acreditare. 2. DOMENIU DE APLICARE Prezentul document este aplicabil laboratoarelor care efectueaza analize medicale. 3. DOCUMENTE DE REFERINŢĂ 2.1. SR EN ISO 15189 Cerinţe particulare pentru calitate şi competenţă 2.2. SR Ghid ISO / CEI 99: 2010. Vocabular internaţional de metrologie. Concepte fundamentale şi generale şi termeni asociaţi (VIM) 4. DEFINIŢII 4.1. Validare (SR Ghid ISO / CEI 99) - verificare prin care se confirmă că cerinţele specificate sunt adecvate pentru o utilizare intenţionată. 4.2. Validare de metodă (Ghidul EURACHEM - The Fitness for Purpose of Analytical Methods. A Laboratory Guide to Method Validation and Related Topics) 1. procesul prin care laboratorul isi stabileste caracteristicile de perfomanta si limitele metodei si prin care identifica factorii care influenteaza aceste caracteristici precum si gradul de influenta al acestor factori 2. procesul prin care laboratorul verifica daca metoda este adecvata scopului in care va fil utilizata 4.3. Verificare: confirmare prin examinare şi furnizare de dovezi obiective că sunt îndeplinite cerinţe specificate 5. PRINCIPII DE BAZĂ SR EN ISO 15189 include cerinţe privind adecvarea procedurilor utilizate la cerinţele beneficiarilor serviciilor de laborator şi la scopul în care vor fi utilizate. Validarea analitică se concentrează pe analiţii ţintă şi urmăreşte identificarea şi cuantificarea surselor potenţiale de variabilitate tehnică în analize efectuate pe eşantioane de pacient. Validarea clinică se concentrează pe bolile asociate sau pe condiţiile pacientului şi urmăreşte, în principal, identificarea şi cuantificarea surselor potenţiale de variabilitate biologică la analiza unui eşantion dat. Ediţia din 10.03.2014 Pag. 2/9
Validarea şi verificarea reprezintă două proceduri diferite. Validarea implică identificarea nevoilor utilizatorului şi stabilirea dovezilor documentate care oferă cea mai bună asigurare că o încercare îndeplineşte consistent acele nevoi. Verificarea implică confirmarea că specificaţii pre-determinate sunt îndeplinite în mod consistent. Un proces de verificare/validare include etape de planificare, implementare şi de control. Etapa de planificare include definirea responsabilităţilor, obiectivelor şi cerinţelor aplicabile şi documentarea(inclusiv asigurarea documentatilor de referinta aplicabile). Implementarea constă în experimente a căror rezultate sunt înregistrate. Controlul cuprinde verificarea conformităţii şi declaraţia finală. Tehnicile utilizate pentru a determina performanţa unei metode includ una sau mai multe din următoarele: - Etalonarea(a se vedea definitia VIM) folosind etaloane sau materiale de referinţă certificate cu trasabilitate documentată; - compararea rezultatelor obţinute cu metode diferite; - comparări interlaboratoare / scheme de încercare de competenţă (control extern); - evaluarea sistematică a factorilor care influenţează rezultatele încercării; - estimarea incertitudinii de măsurare 5.1. CONDITIILE IN CARE TREBUIE SA SE VERIFICE ADECVAREA LA SCOP A METODELOR 5.1.1. Când se realizează validarea metodei Un laborator trebuie sa valideze o metoda de lucru atunci cand este necesar sa se stabilesca daca parametrii de performanta ai acesteia sunt adecvati pentru rezolvarea problemelor analitice urmarite, cum ar fi: - atunci cand laboratorul introduce in lucru o metoda pe care nu a mai utilizat-o in trecut - atunci cand trebuie implementate imbunatatiri ale metodei ca urmare a introducerii de imbunatatiri de catre producatorul reactivulului, a schimbarii echipamentului, a schimbarii producatorului reactivilor etc. - atunci cand metoda este extinsa pentru a fi utilizata si pentru un alt scop decat cel de pana in prezent. - atunci cand rezultatele controlului de calitate indica o modificare a performantelor metodei 5.1.2. Cand se realizeaza verificarea adecvarii metodei Metodele si procedurile utilizate trebuie verificate ca produc rezultate satisfacatoare pentru analize medicale. O evaluare a procedurilor de catre seful laboratorului sau persoana desemnata trebuie facuta initial si la intervale definire de timp (in mod normal o data pe an). 5.1.3. Stabilirea gradului de extindere al verificarii Gradul de extindere al validarii trebuie sa tina cont de: Ediţia din 10.03.2014 Pag. 3/9
- relevanta parametrilor evaluati pentru utilizarea intentionata - relevanta parametrilor evaluati pentru a satisface cerintele clientului - natura modificarilor aduse atunci cand se implementeaza imbunatatiri ale metodei - natura diferentelor atunci cand se compara metode diferite, echipamente diferite etc. Chiar si atunci cand se introduc in lucru metode standardizate sau publicate in literatura de specialitate, este necesara o verificare pentru a stabili modul in care laboratorul reuseste sa obtina performanta indicata in referential (standard, literatura, specificatiile producatorului date in prospectul de lucru etc.) Validarea trebuie sa fie un echilibru intre costuri, riscuri si posibilitati tehnice. 5.1.4. Condiţiile tehnice în care se realizează verificarea adecvarii la scop a metodei Verificarea metodei trebuie să se realizeze în următoarele condiţii: 1) Responsabilul activitatii trebuie sa fie o persoana competenta 2) Conditiile de mediu cerute de specificatiile metode (ex. specificatiile date de producatorul echipamentului, reactivilor, literatura de specialitate) trebuie sa fie satisfacute 3) Echipamentul de măsurare trebuie sa fie in buna stare de functionare 4) Reactivii utilizati sunt adecvati lucrului cu echipamentul care urmeaza a fi utilizat si sunt in termen de valabilitate 5) Materialele de referinta / materialele de referinta certificate utilizate trebuie sa fie adecvate metodei care urmeaza a fi verificate (ex. tabelele de valori ale concentratiilor analitilor serului de control intern au valori specifice analizorului si principiului chimic ce urmeaza a fi utilizate) si trebuie sa fie in termen de valabilitate. 5.1.5. RESPONSABILITĂŢILE LABORATORULUI Laboratoarele trebuie să: a) defineasca specificatii clare a a parametrilor de performanță si eficiență pentru proceduri, echipamente și materiale. b) asigure de competența personalului implicat în validarea și verificarea procedurilor și echipamentelor c) evalueze critic, acolo unde este necesar, cu expert extern, că orice informație furnizata, necesara verificarii, este de incredere si ca au fost efectuate activitati care stabilesc ca procedurile, echipamentele și materialele indeplinesc cerintele de performanță cerute. Parametrii care ar putea fi luati în considerare(minim trei) în timpul verificarii includ: - Selectivitatea și specificitatea - Domeniu de masura - Etalonarea măsurarilor care au un impact asupra rezultatelor Ediţia din 10.03.2014 Pag. 4/9
- Trasabilitatea măsurărilor sau a rezultatelor - Bias (eroare de justete) - Liniaritate - Limita de detecție / limita de cuantificare - Robustețe - Interferențe și efecte de memorie - Fidelitate - Rate de fals negative si fals pozitive d) procure echipamente si materiale cu cerinte de performanță validate acceptabil, care să răspundă nevoilor analitice și de examinare e) verifice ca echipamentul, odată instalat, indeplineste caracteristicile de performanță cerute de laborator ( și unde este cazul declaratiile producătorului) și să furnizeze dovezi obiective ale modului în care acestea au fost efectuate înainte de utilizare. f) dacă procedurile sau echipamentele sunt utilizate in afara scopului intentionat trebuie sa specifice ca acestea au fost validate scopului pentru utilizarea propusă. g) sa defineasca criterii de adecvare la scop Odata validata și verificata performanța procedurilor si echipamentelor și materialelor, laboratoarele trebuie in mod continuu : -sa întreprindă in mod periodic și adecvat controlul intern al calității -sa realizeze in mod periodic și adecvat evaluarea externa a calitatii (control extern) sau în cazul în care acesta nu este disponibil, sa realizeze activitati alternative de evaluare a performanței si eficienței -sa asigure in mod continuu competența personalului care utilizeaza procedurile de lucru și echipamentele. 5.1.6 ROLUL FURNIZORULUI PRODUCĂTORILOR DE ECHIPAMENTE ŞI MATERIALE Furnizorii / producatorii de echipamente și materiale trebuie să furnizeze: -O declarație precisă privind utilizarea intentionata a echipamentelor și materialelor -O declarație precisă cu privire la caracteristicile de performanță ale echipamentelor și materialelor când sunt utilizate pentru scopul propus -O declarație precisă cu privire la intervalele și procedurile recomandate de mentenanța, curățare, etalonare, cat și verificările de performanță al echipamentelor, precum și recomandări cu privire la etaloanele sau materialelor de referință potrivite pentru etalonare. -Furnizarea de informații de validare care sa demonstreze ca echipamentele și materialele indeplinesc caracteristicele de performanță adecvate directivei IVD si scopului intentionat. -Furnizarea unei documentatii tehnice care sa includa toti parametrii necesari verificarii adecvarii la scop, de exemplu conditii pentru amplasare si conditii de mediu pentru utiizare. Acesta include, de exemplu validarea oricărei functii de calcul automate efectuate de softul de calculator integrat. -Furnizarea de ghiduri ale utilizatorului, inclusiv, de exemplu, pentru condițiile de mediu pentru echipamente și stocarea materialelor 6. DESCRIEREA ACTIVITĂŢILOR Ediţia din 10.03.2014 Pag. 5/9
6.1 Parametrii validării Informatiile folosite pentru a valida metoda pot fi obtinute prin testari in laborator sau din alte surse (informatii date de producatorul reactivilor/echipamentului, literatura de specialitate, standarde de metode etc.) Pot fi evaluati, in functie scopul validarii, următorii parametrii: - limita detectie - limitele domeniului de masurare - fidelitatea (repetabilitate/reproductibilitate) - exactitate - incertitudinea de măsurare - robustetea metodei - sensibilitatea - specificitatea În cazul metodelor calitative trebuie evaluată cel puţin sensibilitatea şi specificitatea pentru exactitatea diagnosticului precum şi fidelitatea. În cazul metodelor cantitative trebuie evaluate cel puţin justeţea şi fidelitatea, incertitudinea de măsurare, limita de detecţie, limita de cuantificare(unde este aplicabil), limitele domeniului de măsurare, robusteţea şi linearitatea In cazul metodelor automate se va evalua si efectul de memorie (carry over) 6.2 Modalităţi de evaluare a unor parametri de performanţă: 6.2.1 Limita minima de detectie Laboratorul trebuie sa aiba proceduri documentate pentru evaluarea limitei de detecţie pentru utilizare la verificarea adecvarii la scop, in functie de metoda utilizata. 6.2.2 Limitele de măsurare Limitele de măsurare sunt : a) Limita minima de cuantificare cea mai mica concentratie de analit, diferita de zero, care poate fi determinata cu un nivel acceptabil al repetabilitatii si al exactităţii. Aceasta limita se determina prin testarea mai multor probe preparate cu concentratii mici (ex. dilutii diferite ale unui ser de calibrare), apropiate de limita minima de masurare specificata de producatorul kitului de reactivi. Fiecare proba este testata de minim 10 ori si se calculeaza pentru fiecare valoarea medie si abaterea standard. Se considera ca limita minima de masurare proba cu cea mai mica concentratie si pentru care abaterea standard are o valoare acceptabila. Observaţii: 1. Daca limita minima a curbei de etalonare este mai mare decat limita minima de masurare, atunci trebuie acordata atentie modului in care se realizeaza extrapolarea. In acest caz, daca se utilizeaza un analizor automat, atunci Ediţia din 10.03.2014 Pag. 6/9
limita minima de cuantificare pe care o poate obtine laboratorul este data de limita minima a curbei de etalonare. 2. Daca limita minima a curbei de etalonare este data de valoarea 0 a concentratiei, atunci limita minima de masurare a analitului va fi foarte probabil mai mare decat 0 si trebuie determinata de laborator ca mai sus, daca aceasta limita este relevanta din punct de vedere clinic (exemplu: este relevant sa se cunoasca limita minima de detectie in cazul markerilor de diagnostic post operator cum sunt markerii tumorali sau markerii de rejectie a transplantului) 3. Pentru determinarile calitative, limita minima de detectie este de exemplu valoarea «cut-off», care este indicata in prospectul kitului de reactiv b) Limita maximă de măsurare cea mai mare concentratie de analit care poate fi determinata fara dilua proba Observaţii : 1) In cazul in care curba de etalonare a analizorului este liniara, atunci limita maxima de masurare este egala cu limita de liniaritate (specificata de producatorul kit-ului reactivi). 2) In cazul in care curba de etalonare nu este liniara (ex. determinari imunologice), atunci atunci trebuie acordata atentie modului in care se realizeaza extrapolarea. In acest caz, daca se utilizeaza un analizor automat, atunci limita maxima de masurare pe care o poate obtine laboratorul este data de limita maxima a curbei de etalonare. Notă: Laboratorul trebuie sa arate ca domeniul său de măsurare include domeniul de referinta biologic (domeniul de valori normale) si acopera valorile patologice corespunzatoare populatiei de pacienti care se adreseaza laboratorului in mod obisnuit. 6.2.3 Fidelitate Laboratorul trebuie sa stabileasca repetabilitatea si reproductibilitatea pe materiale de referinta (pentru controlul intern) cu valori cunoscute ale concentratiei analitilor si pe probe de pacienti - atat probe cu valori normale, cat si probe cu valori patologice a) Pentru stabilirea repetabilitatii (intra-determinare): laboratorul masoara mai multe replici ale unei pool de seruri sau material de referinţă, una dupa alta, in aceleasi conditii, cu acelasi echipament, reactivi, operator, intr-un interval de timp foarte scurt si va estima abaterea standard. NOTA In cazul metodelor cantitative se vor efectua minim 10 masurari in conditii de repetabilitate. Pentru analize care necesita o durata mare de timp se accepta reducerea numarului de replici, care, insa, sa nu conduca la o scadere a exactitatii de masurare. Ediţia din 10.03.2014 Pag. 7/9
Abaterea standard obtinuta de laborator trebuie sa fie mai mica sau egala cu cea specificata de producatorul kitului de reactivi sau al echipamentului b) Pentru stabilirea reproductibilitatii intralaborator- laboratorul masoara mai multe replici (cu respectarea notei de mai sus) ale unui pool de seruri sau material de referinţă, in aceleasi conditii, cu acelasi echipament, reactivi, operator, in zile diferite si va estima abaterea standard Abaterea standard obtinuta de laborator trebuie sa fie mai mica sau egala decat cea specificata de producatorul kitului de reactivi, al echipamentului, materialului de referinta(dupa caz). 6.2.4 Exactitate Laboratorul trebuie sa-si stabileasca exactitatea pe materiale de referinta certificate cu valori cunoscute ale concentratiei analitilor, atat pe probe cu valori normale, cat si pe probe cu valori patologice a) Bias (eroare de justete): laboratorul masoara mai multe replici ale materialului de referinta, in aceleasi conditii, cu acelasi echipament, reactivi, operator, in zile diferite, estimeaza valoarea medie a biasului. Aceasta marime trebuie sa fie mai mica sau egala cu valoarea permisa specificata de producatorul reactivilor sau analizorului. b) Prin participari la comparari interlaboratoare, laboratorul trebuie sa identifice care este abaterea rezultatului pe care il obtine fata de valoarea cu care este comparat. Din analiza rezultatelor la comparari interlaboratore, laboratorul va stabili daca perfomanta sa in comparatie cu alte laboratoare este acceptabila. 6.2.5. Incertitudinea de masurare Laboratorul trebuie sa identifice pentru fiecare masurand sursele de incertitudine semnificative si sa aiba procedura de evaluare a incertitudinii pentru fiecare masurand in parte. Masurandul este definit de urmatorii parametrii: -marimea (concentratie masica, concentratie molara, concentratie catalitica, concentratie arbitrara in cantitate de substanta, conform procedurii... OMS) -analitul (de exemplu proteina, ioni de Na, colesterol, ASO, hemoglobina, numar de eritrocite, etc) -sistemul in care se gaseste (ser, urina, sange venos, fluid pleural, lichid cefalorahidian) -unitatea de masura( mm/l; g/l; nkat/l; UI /L ) -procedura de masurare Bugetul de incertitudine trebuie sa ia in considerare atat factorii preanalitici cat si procesul de masurare. Variabilitatea biologica, inter-indivizi (eroarea maxima tolerata) poate fi declarata separat. 6.2.6. Robusteţea metodei Ediţia din 10.03.2014 Pag. 8/9
Laboratorul trebuie sa identifice factorii a caror variatie ar putea afecta rezultatul masurarii. Pentru fiecare din acesti factori se investigheaza efectul variatiei deliberate a factorului asupra repetabilitatii si exactitatii. 6.2.7. Raportul de verificare Raportul de verificare trebuie sa contina urmatoarele: - prezentarea conditiilor in care a fost realizata verificarea (data, responsabil - competenta, echipamente certificat etalonare, reactivi, calibratori, materiale de referinta utilizate loturi, termene de valabilitate, conditii de mediu, etc) - prezentarea cerintelor (de adecvare la scop si de performanta) pe care trebuie sa le satisfaca metoda - prezentarea rezultatelor obtinute in urma testelor efectuate de laborator (de preferat sub forma tabelara) - concluzii cu privire la satisfacerea fiecareia dintre cerinte - o declaratie de adecvare la scop Ediţia din 10.03.2014 Pag. 9/9