PRIMĂRIA COMUNEI PRISACANI, JUD. IAȘI

PRIMĂRIA COMUNEI PRISACANI, JUD. IAȘI APROBAT, PRIMAR, STANCIU GHIORGHE.. AVIZAT PRESEDINTE COMISIE S.C.I.M. MOSCU IOAN. OPIS DOCUMENTE SISTEM DE CONTROL INTERN MANAGERIAL Nr. crt. Documente privind mediul de control Pag. Referat privind emiterea Dispoziției pentru constituirea Comisiei 1 pentru monitorizarea, coordonarea si indrumarea metodologica a 3 dezvoltarii sistemului de control intern/managerial Dispoziția Primarului privind organizarea, implementarea si 2 mentinerea unui sistem de control managerial 4 Anexa nr.1 - Componenta Comisiei de monitorizare,coordonare si 3 indrumare metodologica a dezvoltarii sistemului de control 6 intern/managerial 4 Lista obiectivelor generale si specifice 7 1

5 6 7 8 9 Procese verbale de instruire a Comisiei de monitorizare, coordonare si indrumare metodologica a dezvoltarii sistemului de control intern/managerial Chestionare de autoevaluare a membrilor Comisiei de monitorizare, coordonare si indrumare metodologica a dezvoltarii sistemului de control intern/managerial Anexa nr. 2 - Regulamentul de organizare si functionare a Comisiei de monitorizare, coordonare si indrumare metodologica a dezvoltarii sistemului de control intern/managerial Procedura sistem de stabilire a cadrului unitar pentru desfăşurarea, de către secretariatul Comisiei, a activităţilor / acţiunilor de monitorizare, consiliere / îndrumare metodologică şi raportare cu privire la dezvoltarea S.C.I.M. Programul de dezvoltare a sistemului de control intern/managerial pentru anul 2018 12 17 25 29 64 2

ROMÂNIA JUDEŢUL IAȘI - COMUNA PRISACANI PRIMARIA COMUNEI PRISACANI REFERAT Aprobat, Primar, Stanciu Ghiorghe În baza prevederilor Ordinului Secretariatului General al Guvernului nr. 400/2015, entitățile publice sunt obligate să implementeze Codul controlului intern, care cuprinde standardele de management/ control intern pentru dezvoltarea sistemelor de control managerial. Conducătorii entităților publice vor dispune ținând cont de particularitățile cadrului legal, organizațional, de personal, de finanțare și de alte elemente specifice, precum și de standardele prevăzute în anexă la ordin măsurile necesare pentru elaborarea și/sau dezvoltarea sistemelor de control managerial ale fiecărei organizații, inclusiv a procedurilor, formalizate pe activități. Obiectivele, acțiunile, responsabilitățile, termenele, precum și alte componente ale măsurilor respective vor fi cuprinse în programe de dezvoltare a sistemelor de control managerial, elaborate la nivelul fiecărei entități publice. În vederea monitorizării, coordonării și îndrumării metodologice a implementării și/sau dezvoltării sistemului de control intern/managerial, conducătorul entității publice constituie, princ act de dispoziție internă, o structură cu atribuții în acest sens. Conducătorul entității publice elaborează anual un raport asupra sistemului de control intern/managerial, care se prezintă ca anexă la situația financiară a exercițiului bugetar încheiat. Neîndeplinirea de către ordonatorul de credite a obligației de a elabora și prezenta raportul anual asupra sistemului de control intern, constituie contravenție și se sancționează cu amendă de la 3000 lei la 5000 lei. Având în vedere cele prezentate mai sus, rog să analizați și să dispuneți numirea Comisiei și a cadrului privind monitorizarea, coordonarea și îndrumarea metodologică a dezvoltării sistemului de control intern/managerial din cadrul Primariei Comunei Prisacani. Compartiment Financiar Contabilitate Luchian Ionela 3

ROMÂNIA JUDEŢUL IAȘI - COMUNA PRISACANI PRIMARUL COMUNEI PRISACANI DISPOZIȚIA nr. 7 / 09.01.2017 privind organizarea, implementarea și menținerea unui sistem de control managerial la Primaria Comunei Prisacani Stanciu Ghiorghe primarul Comunei Prisacani, Județul Iași; Având în vedere: referatul Compartimentului financiar-contabil prin care se propune constituirea comisiei pentru monitorizarea, coordonarea și îndrumarea metodologică a dezvoltării sistemului de control intern/managerial din cadrul Primariei Comunei Prisacani; în conformitate cu prevederile art. 2 și 3 din Ordinul Secretariatului General al Guvernului nr. 400/22.06.2015 pentru aprobarea Codului controlului intern/managerial al entitățile publice pentru dezvoltarea sistemelor de control managerial, cu modificările și completările ulterioare; art. 4, din O.G. nr. 119/1999, privind control intern si controlul financiar preventic, republicata, cu modificarile si completarile ulterioare; în temeiul art. 68, alin. 1 si art. 115, alin. 1, lit. a din Legea Administratiei publice locale nr. 215/2001, republicata, cu modificarile si completarile ulterioare, emite prezenta DISPOZIȚIE: Art. 1 Se constituie Comisia pentru monitorizarea, coordonarea și îndrumarea metologică a dezvoltării sistemului de control intern/managerial din cadrul Primariei Comunei Prisacani, în componența prevăzută în anexa nr. 1 la prezenta dispoziție, care face parte integrantă din aceasta. Art. 2 Se aprobă Regulamentul de organizare și funcționare a Comisiei pentru monitorizarea, coordonarea și îndrumarea metologică a dezvoltării sistemului de control 4

intern/managerial din cadrul Primariei Comunei Prisacani, potrivit anexei nr. 2 la prezenta dispoziție, care face parte integrantă din aceasta. Art. 3 Se aprobă Programul de dezvoltare a sistemului de control intern/managerial conform anexei nr. 3 la prezenta dispoziție, care face parte integrantă din aceasta. Art. 4 Prevederile prezentei dispoziții vor fi duse la îndeplinire de către Compartimentele din cadrul Primariei Comunei Prisacani. Art. 5 - Secretarul comunei Prisacani va comunica prezenta dispozitie institutiilor si persoanelor interesate pentru ducerea ei al indpelinire, Institutiei Prefectului Judetului Iași pentru control si verificarea legalitatii. Dată la Prisacani, azi 09.01.2017 PRIMAR, Stanciu Ghiorghe CONTRASEMNAT SECRETAR, Musteață Cristian Ștefan 5

ROMÂNIA JUDEŢUL IAȘI - COMUNA PRISACANI PRIMARUL COMUNEI PRISACANI ANEXA nr. 1 la Dispoziția nr. 7 / 09.01.2017 COMPONENTA Comisiei privind organizarea, implementarea și menținerea unui sistem de control managerial la Primaria Comunei Prisacani PREȘEDINTE: MOSCU IOAN MEMBRI: 1. LUCHIAN IONELA 2. ZAHARIA ANA LILIANA 3. DASCALU ALEXANDRU SECRETAR: MUSTEAȚĂ CRISTIAN ȘTEFAN PRIMAR, Stanciu Ghiorghe CONTRASEMNAT SECRETAR, Musteață Cristian Ștefan 6

COMISIA DE MONITORIZARE, COORDONARE ȘI ÎNDRUMARE METOLOGICĂ A DEZVOLTĂRII SISTEMULUI DE CONTROL INTERN/MANAGERIAL LA PRIMARIA COMUNEI PRISACANI LISTA OBIECTIVELOR GENERALE ȘI SPECIFICE ALE PRIMARIEI COMUNEI PRISACANI Obiective generale Sub-obiective Obiective specifice A. Organizarea A1. Management creșterea monitorizării modului de aplicare și internă instituțional și ducerii la îndeplinire de către structurile proprii, a strategic deciziilor, hotărârilor și ordonanțelor Guvernului, a celorlalte acte normative, provenind de la organele centrale sau administrația publica, a hotarârilor Consiliului Local și a dispozițiilor Primarului Comunei Prisacani; actualizarea permanentă a regulamentelor de organizare și funcționare prin reactualizarea rolurilor, obiectivelor și direcțiilor structurilor interne ale aparatului de specialitate al Primarului; focalizarea gestiunii publice pe o viziune a viitorului, pe misiunea pe care unitatea o are de înfăptuit și pe obiectivele ce compun această misiune; definirea clară a responsabilităților, produrilor și standardelor ce urmează a fi utilizate în procesul de evaluare a rezultatelor; îmbunătățirea comunicării și circuitului informațional între compartimente, intre nivelurile ierarhice și funcționale; reorganizarea activității de evidență și circulația periodică a actelor. A.2. Îmbunătățirea și Acordarea unei importante sporite simplificarea relațiilor mediatizarii activitatilor de modernizare si curente ăntre apropiere a administratiei publice de cetatean; administrație, cetățeni Diminuarea birocratiei; si mediul asociatic 7

Obiective generale Sub-obiective Obiective specifice Realizarea transparentei depline in activitatea administratiei publice locale asigurandu-se participarea active a cetateanului in procesul de luare a deciziilor, in deplina concordanta cu prevederile Legii 52/2003 privind transparenta decizionala in administratia publica; Optimizarea relatiilor autoritatii publice locale cu cetatenii si persoanele juridice in activitatea privind solutionarea petitiilor si a documentatilor specific activitatilor desfasurate de aparatul de specialitate al primarului; Consolidarea colaborarii cu mediul de afaceri si cu societatea civila, implementarea parteneriatelor public-private, incurajand participarea organizatiilor din sectorul privat la procesul de elaborare al politicilor publice; B. Managementul resurselor umane B1. Valorificarea competențelor și responsabilităților personalului actualizarea permanentă a fișei postului, cu implicarea în redactarea fișei postului a salariatului care ocupă postul respectiv asigurand o concordanta intre fisa postului, ROF si ceea ce se executa in realitate; aplicarea corectă a procedurilor de evaluare a activității personalului ca premisă de promovare și motivare. B2. Metode și instrumente de gestiune previzională a resurselor umane adoptarea, modificarea sau completarea organigramei, numărului de personal și statului de funcții al aparatului propriu în funcție de necesitățile impuse de atribuțiile acestuia, corelat cu reglementările legale în vigoare; Raportul intre numarul de functionari publici din aparatul propriu si numarul total al personalului va fi corelat permanent cu cerintele in domeniu; 8

Obiective generale Sub-obiective Obiective specifice asigurarea unei planificări a resurselor umane în funcție de procesele instituționale ce urmează a se derula. B3. Formarea continuă elaborarea planurilor de formare continuă a functionarilor publici în funcție de rezultatele evaluării performanțelor profesionale și reglementărilor legale în vigoare; în bugetul de venituri și cheltuieli vor fi aprobate resursele financiare necesare realizării planului de formare continuă; inițierea salariatilor în domeniul utilizării programelor informatice la nivelul standardelor ECDL; motivarea specialiștilor din unitate pentru a participa la programe de perfecționare organizate de alte instituții specializate în domeniul gestionării fondurilor structurale ale U.E.; întărirea colaborării cu comisia paritară în vederea negocierii măsurilor referitoare la sănătatea salariaților și securitatea muncii, constituirea și folosirea fondurilor destinate îmbunătățirii condițiilor de muncă, precum și crearea facilităților de respectare de către salariați a codurilor etice specifice de conduită; instruirea personalului contractual în aplicarea programelor europene. C. Gestiunea publica formarea continuă a personalului de specialitate pentru pregătirea implementării sistemului de bugetare bazat pe programe; formarea continua a personalului; îmbunătățirea activității de control intern la nivelul compartimentelor din cadrul aparatului de specialitate al primarului; stabilirea, urmărirea și aplicarea unor politici și strategii bugetare pe termen lung și mediu, atât 9

Obiective generale Sub-obiective Obiective specifice pentru Unitatea Administrativ Teritoriala, cat si pentru institutiile publice de sub autoritatea sa, care să urmărească creșterea gradului de autofinanțare și, implicit, de autonomie; monitorizarea utilizării fondurilor de investiții publice și a resurselor bugetare; îmbunătățirea managementului unitatii depinde și de utilizarea eficientă a instrumentelor de control de gestiune, de simplificarea și corelarea actului decizional, de transparență a acestuia, de acoperire cu tehnică de calcul și informație dar si de posibilitatea in viitor a incadrarii cu personal pentru anumite activitati. D. Legături interinstituționale realizarea unei comunicări eficiente cu autoritatea publica locala a judetului Iași pentru identificarea nevoilor și resurselor în vederea promovării de proiecte și programe comunitare de dezvoltare a zonei; Imbunatatirea colaborarii cu Asociatia de Dezvoltare Intercomunitara precum si pentru diseminarea informatiilor referitoare la programele de finantare externa si ale Guvernului Romaniei, pe care autoritatile locale le pot accesa; colaborarea continuă cu entitati similare in vederea dezvoltarii politicilor publice specifice domeniului; continuarea și eficientizarea relațiilor de colaborare/cooperare/parteneriat cu O.N.G.-uri, patronate și sindicate și alte organisme asimilate pentru informare reciprocă și identificarea nevoilor copiilor unitatii în vederea realizării unor proiecte de interes comun; dezvoltarea unei relații deschise și active cu massmedia pentru diseminarea informațiilor și 10

Obiective generale Sub-obiective Obiective specifice realizarea transparenței actelor decizionale și a activităților de modernizare a instituției. E. Sistem informațional lărgirea ofertei de servicii informaționale pentru a face mai cunoscuta activitatea relatiei cetatean administratie publica; folosirea tehnologiei informaționale în vederea îmbunătățirii circulației informațiilor la toate nivelurile instituției; asigurarea accesului la informație prin tehnologii informaționale pentru utilizatorii finali ai serviciilor administratiei publice locale. 11

COMISIA DE MONITORIZARE, COORDONARE ȘI ÎNDRUMARE METOLOGICĂ A DEZVOLTĂRII SISTEMULUI DE CONTROL INTERN/MANAGERIAL LA PRIMARIA COMUNEI PRISACANI PROCES-VERBAL Nr. 1 încheiat în cadrul ședinței de lucru a Comisiei din data de 12.03.2018 În cadrul ședinței de lucru din data de 12.03.2018 membrii Comisiei, numită prin Dispoziția Primarului nr. 7 din 09.01.2017 în conformitate cu Regulamentul acesteia, au efectuat următoarele activități: s-a studiat și analizat Ordinul nr. 400/22.06.2015 al Secretariatului General al Guvernului, cu modificările și completările ulterioare, pentru aprobarea Codului controlului intern/managerial al entitățile publice pentru dezvoltarea sistemelor de control managerial; președintele Comisiei a elaborat un chestionar pentru autoevaluarea membrilor acesteia, cu scopul evaluării nivelului de cunoaștere a prevederilor OSGG nr. 400/2015, cu modificările și completările ulterioare; chestionarele au fost completate de către toți membrii Comisiei, rezultând un grad de cunoaștere corespunzător aplicării cerințelor OSGG nr. 400/2015, cu modificările și completările ulterioare; Comisia a elaborat Programul de dezvoltare a sistemului de control managerial al Primariei Comunei Prisacani, program care cuprinde obiective, acțiuni, responsabilități, termene, precum și alte măsuri necesare dezvoltării acestuia cum sunt elaborarea și aplicarea procedurilor de sistem și a celor specifice pe activități, perfecționarea profesională etc. Elaborarea programului a ținut seama de regulile minimale de management conținute de standardele de control intern aprobate prin OSGG nr. 400/2015, cu modificările și completările ulterioare, particularitățile organizatorice și funcționale ale Primariei Comunei Prisacani, personalul și structura acesteia; a fost supus spre aprobare primarului, Programul de dezvoltare a sistemului de control managerial; pornind de la Planul managerial, a fost întocmită Lista privind obiectivele generale și specifice; au fost stabilite obiectivele Programului de dezvoltare a sistemului de control intern/manageria în conformitate cu OSGG nr. 400/2015, cu modificările și completările ulterioare, și anume: 12

organizarea procesului privind implementarea sistemului de control intern/managerial; analiza elaborării și dezvoltării Programului de dezvoltare a sistemului de control intern/managerial; implementarea sistemului de control intern/managerial la nivelul unitatii; implementarea standardelor de control intern/managerial; întocmirea raportărilor semestriale și anuale cu privire la implementarea sistemului de control intern/managerial. Președintele Comisie a supus la vot membrilor acesteia toate problemele discutate și măsurile luate, pentru care a existat un consens în unanimitate de voturi. În perioada următoare Președintele Comisiei va convoca Comisia periodic, urmărind parcurgerea celor 10 etape în procedul de implementare a sistemului de control intern/managerial. Secretariatul Comisiei va înregistra Procesul verbal de ședință în Registrul de evidență a ședințelor Comisiei și va face informări către primar. Președinte Comisie Moscu Ioan Semnătura Membrii Comisie Luchian Ionela Zaharia Ana Liliana Dascalu Alexandru Secretar Comisie: Musteață Cristian Ștefan 13

COMISIA DE MONITORIZARE, COORDONARE ȘI ÎNDRUMARE METOLOGICĂ A DEZVOLTĂRII SISTEMULUI DE CONTROL INTERN/MANAGERIAL LA PRIMARIA COMUNEI PRISACANI PROCES-VERBAL nr. 2 încheiat în cadrul ședinței de lucru a Comisiei din data de 26.03.2018 În cadrul ședinței de lucru din data de 26.03.2018 membrii Comisiei, numită prin Dispoziția Primarului nr. 7 din 09.01.2017 în conformitate cu Regulamentul acesteia, au efectuat următoarele activități: s-a dispus verificarea Situației Centralizatoare semestriale la data de 31.12.2017 privind stadiul implementării sistemului de control intern/managerial; s-au analizat și aprobat materialele elaborate de către consultant privind îndeplinirea Etapei I + II și Etapa III din cadrul Programului de dezvoltare a sistemului de control intern/managerial; s-au analizat / actualizat și aprobat un număr de 70 de proceduri operaționale și 12 Proceduri de sistem în conformitate cu Registrul pentru evidența procedurilor de sistem/operaționale ale Primariei Comunei Prisacani; Președintele Comisiei a supus la vot membrilor acesteia toate problemele discutate și măsurile luate, pentru care a existat un consens în unanimitate de voturi. În perioada următoare Președintele Comisie va convoca Comisia periodic, urmărind parcurgerea următoarelor etape în procesul de implementare a sistemului de control intern/managerial. Secretariatul Comisiei va înregistra Procesul verbal de ședință în Registrul de evidență a ședințelor Comisiei și va face informări către ordonatorul de credite. Președinte Comisie Moscu Ioan Semnătura Membrii Comisie Luchian Ionela Zaharia Ana Liliana Dascalu Alexandru Secretar Comisie: Musteață Cristian Ștefan 14

COMISIA DE MONITORIZARE, COORDONARE ȘI ÎNDRUMARE METOLOGICĂ A DEZVOLTĂRII SISTEMULUI DE CONTROL INTERN/MANAGERIAL LA PRIMARIA COMUNEI PRISACANI PROCES-VERBAL nr. 3 încheiat în cadrul ședinței de lucru a Comisiei din data de 09.04.2018 În cadrul ședinței de lucru din data de 09.04.2018 membrii Comisiei, numită prin Dispoziția Primarului nr. 7 din 09.01.2017 în conformitate cu Regulamentul acesteia, au efectuat următoarele activități: s-au analizat și aprobat materialele elaborate de către consultant privind îndeplinirea Etapei IV, V, VI, VII, din cadrul Programului de dezvoltare a sistemului de control intern/managerial; s-au analizat / actualizat și aprobat un număr de 72 de proceduri operaționale și 11 Proceduri de sistem în conformitate cu Registrul pentru evidența procedurilor de sistem/operaționale ale Primariei Comunei Prisacani; Secretarul Comisiei desemnat de către Comisia de Monitorizare ca responsabil cu întocmirea documentației privind întocmirea Registrului Riscurilor la nivelul unitatii, pe baza consultanței de specialitate oferită, a prezentat spre analiză documentația corespunzătoare la această dată, urmând ca cel puțin o dată la 6 luni, așa cum prevede Ordinul nr. 400/2005, cu modificările și completările ulterioare, să se completeze și actualizeze Registrul Riscurilor; următoarea ședință a Comisiei de Monitorizare va avea loc înainte de data limită de depunere a Situațiilor financiare pe anul 2018 și după data închiderii anului financiar 2018, pentru a aproba Chestionarele de autoevaluare a stadiului de implementare a Controlului intern managerial în cadrul unitatii, necesare la elaborarea Raportului anual; Președintele Comisiei a supus la vot membrilor acesteia toate problemele discutate și măsurile luate, pentru care a existat un consens în unanimitate de voturi. 15

Secretariatul Comisiei va înregistra Procesul verbal de ședință în Registrul de evidență a ședințelor Comisiei și va face informări către ordonatorul de credite. Președinte Comisie Moscu Ioan Semnătura Membrii Comisie Luchian Ionela Zaharia Ana Liliana Dascalu Alexandru Secretar Comisie: Musteață Cristian Ștefan 16

COMISIA DE MONITORIZARE, COORDONARE ȘI ÎNDRUMARE METOLOGICĂ A DEZVOLTĂRII SISTEMULUI DE CONTROL INTERN/MANAGERIAL LA PRIMARIA COMUNEI PRISACANI CHESTIONAR PRIVIND AUTOEVALUAREA MEMBRILOR COMISIEI privind nivelul de cunoaștere a prevederilor O.S.G.G. nr. 400/2015, modificat și completat cu OSGG nr. 200/2016 Întrebare Răspuns 1. Ce principii trebuie să respecte sistemele de Principiile generale de bună practică acceptate control intern/managerial specifice fiecărei pe plan internațional și în Uniunea Europeană. țări? 2. Enumerați trei categorii prin care pot fi eficacitatea și eficiența angajatilor; grupate obiectivele în cadrul Primariei fiabilitatea informațiilor interne și externe; Comunei Prisacani. conformitatea cu legile, regulamentele și politicile interne. 3. Ce înțelegeți prin noțiunea de risc în Riscul este un eveniment, o abatere care, dacă nu activitatea desfășurată în cadrul instituției? este detectată înainte de a avea loc poate aduce disfuncționalități, prejudicii în atingerea obiectivelor unitatii. 4. Ce reprezintă procedurile operaționale? Formalizarea în formă scrisă a pașilor ce trebuie urmați în realizarea sarcinilor, exercitarea competențelor și angajarea responsabilităților de către fiecare salariat al instituției. 5. Enumerați tipurile de control intern. controlul procedural revine fiecărui angajat al instituției; controlul financiar preventiv; controlul ulterior; auditul intern; auditul extern; auditul extern al Comisiei Europene. 6. Cui revine responsabilitatea organizării Managerului. sistemului de control managerial în cadrul instituției? 17

7. Câte standarde de control intern/ managerial trebuie implementate în cadrul instituției? 8. Care sunt rezultatele așteptate în urma implementării Codului controlului intern/managerial în cadrul instituției? 16 de standarde. obiectivele vor fi îndeplinite într-un mod economic, eficient și eficace; se vor respecta regulile externe și regulile ordonatorului principal de credite; patrimoniul public și informațiile vor fi mai bine protejate; se vor preveni și depista fraudele și greșelile; documentele contabile emise vor furniza informații de încredere referitoare la segmentul financiar și de management. Președinte comisie, Moscu Ioan Membru evaluat, Luchian Ionela 18

COMISIA DE MONITORIZARE, COORDONARE ȘI ÎNDRUMARE METOLOGICĂ A DEZVOLTĂRII SISTEMULUI DE CONTROL INTERN/MANAGERIAL LA PRIMARIA COMUNEI PRISACANI CHESTIONAR PRIVIND AUTOEVALUAREA MEMBRILOR COMISIEI privind nivelul de cunoaștere a prevederilor O.S.G.G. nr. 400/2015, modificat și completat cu OSGG nr. 200/2016 Întrebare Răspuns 1. Ce principii trebuie să respecte sistemele de Principiile generale de bună practică acceptate control intern/managerial specifice fiecărei pe plan internațional și în Uniunea Europeană. țări? 2. Enumerați trei categorii prin care pot fi eficacitatea și eficiența funcționarilor; grupate obiectivele în cadrul Primariei fiabilitatea informațiilor interne și externe; Comunei Prisacani. conformitatea cu legile, regulamentele și politicile interne. 3. Ce înțelegeți prin noțiunea de risc în Riscul este un eveniment, o abatere care, dacă nu activitatea desfășurată în cadrul instituției? este detectată înainte de a avea loc poate aduce disfuncționalități, prejudicii în atingerea obiectivelor unitatii. 4. Ce reprezintă procedurile operaționale? Formalizarea în formă scrisă a pașilor ce trebuie urmați în realizarea sarcinilor, exercitarea competențelor și angajarea responsabilităților de către fiecare salariat al instituției. 5. Enumerați tipurile de control intern. controlul procedural revine fiecărui angajat al instituției; controlul financiar preventiv; controlul ulterior; auditul intern; auditul extern; auditul extern al Comisiei Europene. 6. Cui revine responsabilitatea organizării Managerului. sistemului de control managerial în cadrul instituției? 19

7. Câte standarde de control intern/ managerial trebuie implementate în cadrul instituției? 8. Care sunt rezultatele așteptate în urma implementării Codului controlului intern/managerial în cadrul instituției? 16 de standarde. obiectivele vor fi îndeplinite într-un mod economic, eficient și eficace; se vor respecta regulile externe și regulile ordonatorului principal de credite; patrimoniul public și informațiile vor fi mai bine protejate; se vor preveni și depista fraudele și greșelile; documentele contabile emise vor furniza informații de încredere referitoare la segmentul financiar și de management. Președinte comisie, Moscu Ioan Membru evaluat, Zaharia Ana Liliana 20

COMISIA DE MONITORIZARE, COORDONARE ȘI ÎNDRUMARE METOLOGICĂ A DEZVOLTĂRII SISTEMULUI DE CONTROL INTERN/MANAGERIAL LA PRIMARIA COMUNEI PRISACANI CHESTIONAR PRIVIND AUTOEVALUAREA MEMBRILOR COMISIEI privind nivelul de cunoaștere a prevederilor O.S.G.G. nr. 400/2015, modificat și completat cu OSGG nr. 200/2016 Întrebare Răspuns 1. Ce principii trebuie să respecte sistemele de Principiile generale de bună practică acceptate control intern/managerial specifice fiecărei pe plan internațional și în Uniunea Europeană. țări? 2. Enumerați trei categorii prin care pot fi eficacitatea și eficiența funcționarilor; grupate obiectivele în cadrul Primariei fiabilitatea informațiilor interne și externe; Comunei Prisacani. conformitatea cu legile, regulamentele și politicile interne. 3. Ce înțelegeți prin noțiunea de risc în Riscul este un eveniment, o abatere care, dacă nu activitatea desfășurată în cadrul instituției? este detectată înainte de a avea loc poate aduce disfuncționalități, prejudicii în atingerea obiectivelor Primariei Comunei Prisacani. 4. Ce reprezintă procedurile operaționale? Formalizarea în formă scrisă a pașilor ce trebuie urmați în realizarea sarcinilor, exercitarea competențelor și angajarea responsabilităților de către fiecare salariat al instituției. 5. Enumerați tipurile de control intern. controlul procedural revine fiecărui angajat al instituției; controlul financiar preventiv; controlul ulterior; auditul intern; auditul extern; auditul extern al Comisiei Europene. 6. Cui revine responsabilitatea organizării Managerului. sistemului de control managerial în cadrul instituției? 21

7. Câte standarde de control intern/ managerial trebuie implementate în cadrul instituției? 8. Care sunt rezultatele așteptate în urma implementării Codului controlului intern/managerial în cadrul instituției? 16 de standarde. obiectivele unitatii vor fi îndeplinite într-un mod economic, eficient și eficace; se vor respecta regulile externe și regulile ordonatorului principal de credite; patrimoniul public al unitatii și informațiile vor fi mai bine protejate; se vor preveni și depista fraudele și greșelile; documentele contabile emise vor furniza informații de încredere referitoare la segmentul financiar și de management. Președinte comisie, Moscu Ioan Membru evaluat, Dascalu Alexandru 22

COMISIA DE MONITORIZARE, COORDONARE ȘI ÎNDRUMARE METOLOGICĂ A DEZVOLTĂRII SISTEMULUI DE CONTROL INTERN/MANAGERIAL LA PRIMARIA COMUNEI PRISACANI CHESTIONAR PRIVIND AUTOEVALUAREA MEMBRILOR COMISIEI privind nivelul de cunoaștere a prevederilor O.S.G.G. nr. 400/2015 modificat și completat cu OSGG nr. 200/2016 Întrebare Răspuns 1. Ce principii trebuie să respecte sistemele de Principiile generale de bună practică acceptate control intern/managerial specifice fiecărei pe plan internațional și în Uniunea Europeană. țări? 2. Enumerați trei categorii prin care pot fi eficacitatea și eficiența funcționarilor; grupate obiectivele în cadrul Primariei fiabilitatea informațiilor interne și externe; Comunei Prisacani. conformitatea cu legile, regulamentele și politicile interne. 3. Ce înțelegeți prin noțiunea de risc în Riscul este un eveniment, o abatere care, dacă nu activitatea desfășurată în cadrul instituției? este detectată înainte de a avea loc poate aduce disfuncționalități, prejudicii în atingerea obiectivelor. 4. Ce reprezintă procedurile operaționale? Formalizarea în formă scrisă a pașilor ce trebuie urmați în realizarea sarcinilor, exercitarea competențelor și angajarea responsabilităților de către fiecare salariat al instituției. 5. Enumerați tipurile de control intern. controlul procedural revine fiecărui angajat al instituției; controlul financiar preventiv; controlul ulterior; auditul intern; auditul extern; auditul extern al Comisiei Europene. 6. Cui revine responsabilitatea organizării Managerul. sistemului de control managerial în cadrul instituției? 23

7. Câte standarde de control intern/ managerial trebuie implementate în cadrul instituției? 8. Care sunt rezultatele așteptate în urma implementării Codului controlului intern/managerial în cadrul instituției? 16 de standarde. Obiectivele vor fi îndeplinite într-un mod economic, eficient și eficace; se vor respecta regulile externe și regulile ordonatorului principal de credite; patrimoniul public și informațiile vor fi mai bine protejate; se vor preveni și depista fraudele și greșelile; documentele contabile emise vor furniza informații de încredere referitoare la segmentul financiar și de management. Președinte comisie, Moscu Ioan Membru evaluat, Musteață Cristian Ștefan 24

Anexa 2 la DISPOZIȚIA nr. 7 / 09.01.2017 Regulament de Organizare şi Funcţionare al Comisiei de management pentru dezvoltarea Sistemului de Control Managerial Intern în cadrul Primariei Comunei Prisacani I. Dispoziţii generale Art. 1 - Scopul Comisiei de management îl constituie dezvoltarea şi implementarea Sistemului de Control Managerial Intern (SCMI), în cadrul Primariei Comunei Prisacani, conform Ordinului Secretariatului General al Guvernului nr. 400/22.06.2015 pentru aprobarea Codului controlului intern/managerial al entitățile publice pentru dezvoltarea sistemelor de control managerial, cu modificările și completările ulterioare. II. Conducerea Comisiei de management Art. 2 (1) Preşedintele Comisiei de management este Moscu Ioan. (2) În lipsa preşedintelui, atribuţiile acestuia vor fi delegate unuia dintre membrii Comisiei de management. III. Atribuţiile Preşedintelui Comisiei de management Art. 3 Preşedintele Comisiei de management are următoarele atribuţii: a) convoacă membrii Comisiei de management; b) propune ordinea de zi, acordă cuvântul în şedinţe şi veghează la disciplina şi buna desfăşurare a şedinţelor; c) aprobă procesul verbal al şedinţei, rapoartele şi deciziile Comisiei de management; d) supervizează activităţile specifice din cadrul Comisiei de management; e) monitorizează punerea în practică a deciziilor adoptate de către Comisia de management şi decide asupra măsurilor care se impun pentru nerespectarea lor; f) decide asupra participării la şedinţele Comisiei de management a altor reprezentanţi din cadrul sau din afara Primariei Comunei Prisacani, a căror prezenţă este necesară pentru clarificarea aspectelor aflate pe ordinea de zi a şedinţei; IV. Atribuţiile Comisiei de management Art. 4 - Comisia de management are următoarele atribuţii: 25

a) implementează în cadrul Primariei Comunei Prisacani standardele de management şi control intern referitoare la mediul de control, performanţa şi managementul riscurilor, informare şi comunicare, activităţi de control, auditarea şi evaluarea, conform prevederilor Ordinului Secretariatului General al Guvernului nr. 400/22.06.2015 pentru aprobarea Codului controlului intern/managerial al entitățile publice pentru dezvoltarea sistemelor de control managerial, cu modificările și completările ulterioare; b) elaborează şi aprobă programul de dezvoltare a sistemului de control managerial al ministerului, program care cuprinde obiective, acţiuni, termene, responsabili precum şi unele măsuri necesare dezvoltării acestuia. La elaborarea programului se vor avea în vedere regulile minimale de management, conţinute în standardele de control intern, atribuţiile, particularităţile organizatorice şi funcţionale ale unitatii, personalul şi structura acestuia precum şi alte reglementări şi condiţii specifice; c) supune aprobării primarului, programul anual de dezvoltare a sistemului de control managerial; d) monitorizează respectarea termenelor prevăzute în programul de dezvoltare a sistemului de control managerial şi decide măsurile care se impun în cazul nerespectării acestora; e) îndrumă departamentele din structura unitatii în vederea elaborării programelor de dezvoltare a subsistemelor de control managerial; f) aprobă formatele standard ale documentelor aferente sistemului de control managerial intern şi planificării strategice în cadrul Primariei Comunei Prisacani; g) evaluează şi avizează procedurile de sistem elaborate în cadrul Primariei Comunei Prisacani; h) elaborează, actualizează şi avizează registrul riscurilor la nivelul Primariei Comunei Prisacani; i) răspunde de implementarea standardelor de control managerial intern în cadrul Primariei Comunei Prisacani; j) primeşte, semestrial, de la departamente, informări referitoare la progresele înregistrate cu privire la dezvoltarea sistemelor or/subsistemelor proprii de control managerial intern, în raport cu programele adoptate, precum şi referiri la situaţiile deosebite observate şi la acţiunile de monitorizare, coordonare şi îndrumare, întreprinse în cadrul acestora; k) prezintă primarului ori de câte ori consideră necesar, dar cel puţin o dată pe semestru, informări referitoare la progresele înregistrate cu privire la dezvoltarea sistemului de control managerial intern, în raport cu programul adoptat, la acţiunile de monitorizare, coordonare şi îndrumare metodologică întreprinse, precum şi la alte probleme apărute în legătură cu acest domeniu; l) membrii Comisiei de management asigură aducerea la îndeplinire a deciziilor acestei structuri; 26

m) elaborează formate standard de documente pentru sistemul de control managerial intern şi planificarea strategică; n) întocmeşte rapoarte în baza dispoziţiilor preşedintelui Comisiei de management; o) semnalează primarului situaţiile de nerespectare a deciziilor acestuia şi propune măsurile de corectare care se impun; p) centralizează, analizează, sintetizează şi emite documente în domeniile de competenţă; q) duce la îndeplinire şi transmite deciziile Preşedintelui acesteia; r) înaintează primarului propuneri pentru eficientizarea Sistemului de control managerial intern şi a planificării strategice la nivelul ministerului; s) propune Preşedintelui Comisiei de management participarea la şedinţele Comisiei a altor reprezentanţi din cadrul sau din afara, a căror prezenţă este necesară pentru clarificarea aspectelor aflate pe ordinea de zi a şedinţei; t) membrii Comisiei au obligaţia de a asigura informarea permanentă a primarului cu privire la totalitatea activităţilor desfăşurate şi de a obţine avizul acestuia cu privire la documentele şi punctele de vedere prezentate în cadrul Comisiei ; u) pentru îndeplinirea atribuţiilor care îi revin, Comisia va beneficia de sprijinul tuturor departamentelor aflate în subordinea Primariei Comunei Prisacani. V. Atribuţiile Secretarului Comisiei de management Art. 5 Secretarul are următoarele atribuţii principale: a) convoacă, la cererea Preşedintelui Comisiei de management membrii, la şedinţele Comisiei de management, organizează şedinţele şi participă la acestea; b) întocmeşte documentele pentru şedinţa Comisiei de management şi le transmite în format electronic membrilor cu cel puţin 2 zile înaintea şedinţei; c) întocmeşte procesele verbale ale şedinţelor Comisiei de management, pe care le transmite în format electronic membrilor acestora; d) asigură diseminarea dispoziţiilor Comisiei de management şi se constituie drept punct de legătură în vederea bunei comunicări dintre structurile care funcţionează în subordinea/ în coordonarea/ sub autoritatea Primariei Comunei Prisacani. VI. Organizarea şedinţelor şi mecanismul de luare a deciziilor Art. 6 (1) Şedinţele Comisiei de management se desfăşoară în baza convocărilor transmise cu 3 zile înainte membrilor Comisiei sau la solicitarea Preşedintelui. (2) Activitatea Comisiei de management se desfăşoară în baza programului de dezvoltare a Sistemului de control managerial al unitatii. 27

(3) Deciziile Comisiei de management se adoptă prin consensul membrilor prezenţi, în caz contrar decizia va fi luată prin votul a jumătate plus unu din totalul membrilor prezenţi. În cazul în care se constată egalitate de voturi, votul Preşedintelui este considerat hotărâtor. (4) Membrii Comisiei de management care nu pot participa la şedinţe, din motive obiective vor transmite o motivare scrisă către Preşedintele Comisiei de management cu două zile înaintea şedinţei, şi vor desemna un înlocuitor. (5) Desfăşurarea şedinţei Comisiei de management se consemnează într-un proces-verbal care este aprobat ulterior de către Preşedinte. VII. Dispoziţii finale Art. 7 Calitatea de membru al Comisiei de management încetează în următoarele situaţii: a) prin încetarea raporturilor de serviciu în conformitate cu prevederile legale în vigoare, precum şi în orice alte situaţii în care membrul respectiv, nu mai îndeplineşte funcţia de conducător al structurii din subordinea/ în coordonarea/ sub autoritatea Primariei Comunei Prisacani; b) la solicitarea primarului Comunei Prisacani; c) în cazul în care unul dintre membrii Comisiei de management pierde această calitate, în condiţiile prevăzute la lit. a) şi b), structura în cauză va propune un nou membru al Comisiei de management în termen de trei zile şi va comunica prin adresă scrisă numele persoanei desemnate, secretarului. PREȘEDINTE: MOSCU IOAN MEMBRI: 1. LUCHIAN IONELA 2. ZAHARIA ANA LILIANA 3. DASCALU ALEXANDRU SECRETAR: MUSTEAȚĂ CRISTIAN ȘTEFAN 28

COMUNA PRISACANI JUDEȚUL IAȘI COMISIE SCIM PROCEDURA DE SISTEM Stabilirea cadrului unitar pentru desfăşurarea de către secretariatul Comisiei a activităţilor de monitorizare, consiliere, îndrumare metodologică şi raportare cu privire la dezvoltarea S.C.I.M. Cod : P.S.M. 01 Ediţia I Nr. de ex. 1 Revizia 0 Nr. de ex. Pagina. din Exemplar nr. 1 PROCEDURA DE SISTEM STABILIREA CADRULUI UNITAR PENTRU DESFASURAREA DE CATRE SECRETARIATUL COMISIEI A ACTIVITATILOR DE MONITORIZARE, CONSILIERE INDRUMARE METODOLOGICA SI RAPORTARE CU PRIVIRE LA DEZVOLTAREA S.C.I.M. P.S.M. 01 29

COMUNA PRISACANI JUDEȚUL IAȘI COMISIE SCIM PROCEDURA DE SISTEM Stabilirea cadrului unitar pentru desfăşurarea de către secretariatul Comisiei a activităţilor de monitorizare, consiliere, îndrumare metodologică şi raportare cu privire la dezvoltarea S.C.I.M. Cod : P.S.M. 01 Ediţia I Nr. de ex. 1 Revizia 0 Nr. de ex. Pagina. din Exemplar nr. 1 1. Lista responsabililor cu elaborarea, verificarea şi aprobarea ediţiei sau, după caz, a reviziei în cadrul ediţiei procedurii operaţionale Elemente privind Numele şi prenumele responsabilii/ Funcţia Data Semnătura operaţiunea 1 2 3 4 5 Luchian Ionela 1.1 Elaborat Zaharia Ana Liliana Membri Comisie 16.04.2018 Dascalu Alexandru Luchian Ionela 1.2 Verificat Zaharia Ana Liliana Membri Comisie 16.04.2018 Dascalu Alexandru 1.3 Avizat Moscu Ioan Preşedinte Comisie 16.04.2018 1.4 Aprobat Stanciu Ghiorghe Primar 16.04.2018 30

COMUNA PRISACANI JUDEȚUL IAȘI COMISIE SCIM PROCEDURA DE SISTEM Stabilirea cadrului unitar pentru desfăşurarea de către secretariatul Comisiei a activităţilor de monitorizare, consiliere, îndrumare metodologică şi raportare cu privire la dezvoltarea S.C.I.M. Cod : P.S.M. 01 Ediţia I Nr. de ex. 1 Revizia 0 Nr. de ex. Pagina. din Exemplar nr. 1 2. Situaţia ediţiilor şi a reviziilor în cadrul ediţiilor procedurii operationale Data de la care se Ediţia sau, după Componenta Modalitatea aplică prevederile caz, revizia în revizuită reviziei ediţiei sau reviziei cadrul ediţiei ediţiei 1 2 3 4 2.1 Ediţia I X X 01.02.2017 2.2 Revizia 1 X X 16.04.2018 2.3 Revizia 2 31

COMUNA PRISACANI JUDEȚUL IAȘI COMISIE SCIM PROCEDURA DE SISTEM Stabilirea cadrului unitar pentru desfăşurarea de către secretariatul Comisiei a activităţilor de monitorizare, consiliere, îndrumare metodologică şi raportare cu privire la dezvoltarea S.C.I.M. Cod : P.S.M. 01 Ediţia I Nr. de ex. 1 Revizia 0 Nr. de ex. Pagina. din Exemplar nr. 1 3. Lista cuprinzând persoanele la care se difuzează ediţia sau, după caz, revizia din cadrul ediţiei procedurii operaţionale Exemp Serviciu/ Scopul lar Birou/ Nume şi Data Semnătura Funcţia difuzării Nr. Compar prenume primirii timent 1 2 3 4 5 6 7 Luchian Ionela 3.1. Verificare 1 Comisie Membri Comisie Zaharia Ana Liliana 16.04.2018 Dascalu Alexandru 3.2. Aplicare 1 Comisie Secretar Comisie Musteață Cristian Ștefan 16.04.2018 3.3. Arhivare 1 Comisie Secretar Comisie Musteață Cristian Ștefan 16.04.2018 32

COMUNA PRISACANI JUDEȚUL IAȘI COMISIE SCIM PROCEDURA DE SISTEM Stabilirea cadrului unitar pentru desfăşurarea de către secretariatul Comisiei a activităţilor de monitorizare, consiliere, îndrumare metodologică şi raportare cu privire la dezvoltarea S.C.I.M. Cod : P.S.M. 01 Ediţia I Nr. de ex. 1 Revizia 0 Nr. de ex. Pagina. din Exemplar nr. 1 4. Scopul procedurii operaţionale Stabileşte cadrul unitar pentru desfăşurarea, de către secretariatul Comisiei, a activităţilor / acţiunilor de monitorizare, consiliere / îndrumare metodologică şi raportare cu privire la dezvoltarea S.C.I.M. în cadrul Primariei Comunei Prisacani, jud. Iași, inclusiv pentru obţinerea informaţiilor necesare elaborării Raportului anual privind controlul intern. 33

COMUNA PRISACANI JUDEȚUL IAȘI COMISIE SCIM PROCEDURA DE SISTEM Stabilirea cadrului unitar pentru desfăşurarea de către secretariatul Comisiei a activităţilor de monitorizare, consiliere, îndrumare metodologică şi raportare cu privire la dezvoltarea S.C.I.M. Cod : P.S.M. 01 Ediţia I Nr. de ex. 1 Revizia 0 Nr. de ex. Pagina. din Exemplar nr. 1 5. Domeniul de aplicare a procedurii operaţionale 5.1 Precizarea (definirea) activităţii la care se referă procedura operaţională; - P.O. se aplică de secretariatul Comisiei, pentru realizarea atribuţiilor de monitorizare, consiliere / îndrumare metodologică şi raportare cu privire la dezvoltarea S.C.I.M. în cadrul Primariei Comunei Prisacani, jud. Iași. 5.2 Delimitarea explicită a activităţii procedurale; - Operaţiunea de autoevaluare a S.C.I.M. se realizează prin completarea de fiecare serviciu/birou/compartiment din organigrama instituţiei a chestionarului de autoevaluare a stadiului de implementare a standardelor de control intern/managerial, iar asumarea realităţii datelor, informaţiilor şi constatărilor înscrise în acestea aparţine şefilor/coordonatorilor acestor componente care au aceste atribuţii prevăzute în fişa postului. 5.3 Listarea compartimentelor furnizoare de date şi/sau beneficiare de rezultate ale activităţii procedurale ; listarea compartimentelor implicate în procesul activităţii. 5.3.1 Compartimente furnizoare de date Compartimentele/birourile/serviciile prevazute in organigrama institutiei. 5.3.2 Compartimente implicate : Comisia de monitorizare, consiliere, îndrumare metodologică şi raportare cu privire la dezvoltarea S.C.I.M 34

COMUNA PRISACANI JUDEȚUL IAȘI COMISIE SCIM PROCEDURA DE SISTEM Stabilirea cadrului unitar pentru desfăşurarea de către secretariatul Comisiei a activităţilor de monitorizare, consiliere, îndrumare metodologică şi raportare cu privire la dezvoltarea S.C.I.M. Cod : P.S.M. 01 Ediţia I Nr. de ex. 1 Revizia 0 Nr. de ex. Pagina. din Exemplar nr. 1 6. Documente de referinţă (reglementări) aplicabile activităţii procedurate 6.1 Reglementări internaţionale Standardele internaţionale de control intern 6.2 Legislaţie primară - O.G. nr. 119/1999, privind controlul intern/managerial şi controlul financiar preventiv, republicată; - Legea nr. 234/2010, privind modificarea şi completarea O.G. nr. 119/1999, privind controlul intern şi controlul financiar preventiv. 6.3. Legislaţia secundară - Ordinul nr. 400/22.06.2015 al Secretariatului General al Guvernului pentru aprobarea Codului controlului intern/managerial al entitățile publice pentru dezvoltarea sistemelor de control managerial, cu modificările și completările ulterioare. 6.4. Reglementări interne - Regulamentul de organizare şi funcţionare a Primariei Comunei Prisacani; 35

COMUNA PRISACANI JUDEȚUL IAȘI COMISIE SCIM PROCEDURA DE SISTEM Stabilirea cadrului unitar pentru desfăşurarea de către secretariatul Comisiei a activităţilor de monitorizare, consiliere, îndrumare metodologică şi raportare cu privire la dezvoltarea S.C.I.M. Cod : P.S.M. 01 Ediţia I Nr. de ex. 1 Revizia 0 Nr. de ex. Pagina. din Exemplar nr. 1 7. Definiţii şi abrevieri ale termenilor utilizaţi în procedura operaţională 7.1. Definiţii ale termenilor Nr. crt. Termenul Definiţia şi/sau, dacă este cazul, actul care defineşte termenul 1. Procedura operaţională prezentarea formalizată, în scris, a tuturor paşilor ce trebuie urmaţi, a metodelor de lucru stabilite şi a regulilor de aplicat în vederea realizării activităţii la nivelul unuia sau mai multor compartimente din cadrul Primariei Comunei Prisacani, jud. Iași 2. Ediţie a unei proceduri operaţionale forma iniţială a unei proceduri operaţionale, aprobată şi difuzată; 3. Revizia în cadrul unei ediţii acţiunile de modificare, adăugare, suprimare sau altele asemenea, după caz, a uneia sau mai multor componente ale unei ediţii a procedurii operaţionale, acţiuni care au fost aprobate şi difuzate; 4. Control intern/managerial ansamblul formelor de control exercitate la nivelul Primariei Comunei Prisacani, jud. Iași, inclusiv auditul intern, stabilite de conducere în concordanţă cu obiectivele acesteia şi cu reglementările legale, în vederea asigurării administrării fondurilor în mod economic, efficient şi eficace; acesta include, de asemenea, structurile organizatorice, metodele şi procedurile; 5. Consiliere/îndrumare metodologică activitatea desfăşurată de secretariatul Comisiei, cu scopul de a facilita asimilarea şi punerea în practică, de către personalul instituţiei, a conceptelor, prevederilor legale, instrucţiunilor metodologice şi procedurale din domeniul controlului intern/managerial; 6. Comisia comisia de monitorizare, coordonare şi îndrumare metodologică a dezvoltării S.C.I.M. din cadrul Primariei Comunei Prisacani, jud. Iași 36

COMUNA PRISACANI JUDEȚUL IAȘI COMISIE SCIM PROCEDURA DE SISTEM Stabilirea cadrului unitar pentru desfăşurarea de către secretariatul Comisiei a activităţilor de monitorizare, consiliere, îndrumare metodologică şi raportare cu privire la dezvoltarea S.C.I.M. Cod : P.S.M. 01 Ediţia I Nr. de ex. 1 Revizia 0 Nr. de ex. Pagina. din Exemplar nr. 1 7. Monitorizarea sistemului de control intern/managerial activitatea desfăşurată cu scopul de a supraveghea respectarea, de către instituţia publică, a cerinţelor legale în domeniul controlului intern/managerial, precum şi aplicarea efectivă a măsurilor /acţiunilor cuprinse în programele de dezvoltare a sistemului de control intern/managerial din cadrul Primariei Comunei Prisacani, jud. Iași ; 7.2.Abrevieri ale termenilor Nr. crt. Abrevierea Termenul abreviat 1. A. Aprobare 2. Ah. Arhivare 3. Ap. Aplicare 4. Av. Avizare 5. Comisia Comisia de monitorizare, coordonare şi îndrumare metodologică a dezvoltării sistemului de control intern/managerial 6. E. Elaborare 7. I Informare 8. O.M.F.P. Ordinul ministrului finanţelor publice 9. O.G. Ordonanţă a Guvernului 10. P.O. Procedură operaţională 11. S.C.I.M. Sistemul de control intern managerial 12. V. Verificare 37

COMUNA PRISACANI JUDEȚUL IAȘI COMISIE SCIM PROCEDURA DE SISTEM Stabilirea cadrului unitar pentru desfăşurarea de către secretariatul Comisiei a activităţilor de monitorizare, consiliere, îndrumare metodologică şi raportare cu privire la dezvoltarea S.C.I.M. Cod : P.S.M. 01 Ediţia I Nr. de ex. 1 Revizia 0 Nr. de ex. Pagina. din Exemplar nr. 1 8. Descrierea procedurii operaţionale 8.1. Generalităţi Prezenta procedură prezintă activităţile şi acţiunile necesare pentru a monitoriza cât mai eficient implementarea S.C.I.M. în cadrul Primariei Comunei Prisacani. Nr. crt. 1. 2. 3. 4. 8.2. Documente utilizate 8.2.1. Lista şi provenienţa documentelor Denumirea Cod identificare documentului Chestionar de autoevaluare a stadiului de implementare a Anexa nr.1 standardelor de control intern/managerial Situaţia sintetică a rezultatelor Anexa nr.2 autoevaluării Raport privind activitatea de monitorizare, consiliere/îndrumare Anexa nr.3 metodologică a dezvoltării S.C.I.M Raport asupra sistemului de Anexa nr.4 control intern/managerial anual Provenienţa documentului Şefi/coordonatori servicii/birouri/compartimente din organigrama institutiei; Comisia; Secretariat Comisie; Comisia. 8.2.2. Conţinutul şi rolul documentelor utilizate (1) chestionar de autoevaluare a stadiului de implementare a standardelor de control intern/managerial se completează de şefii de compartimente din organigrama institutiei şi conţine 38

COMUNA PRISACANI JUDEȚUL IAȘI COMISIE SCIM PROCEDURA DE SISTEM Stabilirea cadrului unitar pentru desfăşurarea de către secretariatul Comisiei a activităţilor de monitorizare, consiliere, îndrumare metodologică şi raportare cu privire la dezvoltarea S.C.I.M. Cod : P.S.M. 01 Ediţia I Nr. de ex. 1 Revizia 0 Nr. de ex. Pagina. din Exemplar nr. 1 16 standarde de control intern/managerial şi se utilizează pentru a monitoriza implementarea S.C.I.M. (2) situaţia sintetică a rezultatelor autoevaluării se completează de Comisie şi reprezintă situaţia implementării celor 16 de standarde de control intern/managerial la nivelul instituţiei ; (3) raport privind activitatea de monitorizare, consiliere/îndrumare metodologică a dezvoltării S.C.I.M. se completează de secretariatul Comisiei şi conţine informaţii privind monitorizarea, consilierea şi îndrumarea metodologică prin formularea de avize consultative, pentru implementarea S.C.I.M. ; (4) raport asupra sistemului de control intern/managerial se completează de conducătorul instituţiei şi conţine informaţii cu privire la aprecierea realistă, corectă, completă şi demnă de încredere asupra S.C.I.M., formulată în baza autoevaluării acestuia. 8.2.3. Circuitul documentelor În prezenta P.O. documentele utilizate în desfăşurarea activităţii sunt integrate în fluxul general al documentelor din cadrul instituţiei. Diagrama de proces cu circuitul documentelor este prezentată în anexa nr.5. 8.3. Resurse necesare 8.3.1. Resurse materiale - elemente de logistică : birouri, rechizite, formulare tipizate, linii telefonice, fax, materiale informatice, calculatoare, reţea, imprimante, posibilităţi de stocare a informaţiilor; 8.3.2. Resurse umane - funcţionarii din cadrul Primariei Comunei Prisacani, care au atributii prin fişele postului în acest sens; 8.3.3. Resurse financiare - sume necesare cheltuielilor de funcţionare (achiziţionarea materialelor consumabile, acoperirea cheltuielilor de întreţinere a logisticii, plata cheltuielilor cu salariile personalulului implicat). 39

COMUNA PRISACANI JUDEȚUL IAȘI COMISIE SCIM PROCEDURA DE SISTEM Stabilirea cadrului unitar pentru desfăşurarea de către secretariatul Comisiei a activităţilor de monitorizare, consiliere, îndrumare metodologică şi raportare cu privire la dezvoltarea S.C.I.M. Cod : P.S.M. 01 Ediţia I Nr. de ex. 1 Revizia 0 Nr. de ex. Pagina. din Exemplar nr. 1 8.4. Modul de lucru 8.4.1. Precizări comune procedurilor Planificarea acţiunilor şi operaţiunilor pentru o evidenţă realistă şi corectă a stadiului implementării S.C.I.M. în cadrul Primariei Comunei Prisacani,jud. Iași. 8.4.2. Monitorizarea dezvoltării sistemelor de control intern/managerial ale instituţiei Principalele aspecte care fac obiectul monitorizării de către Secretariatul Comisiei sunt: 1) Constituirea Comisiei, prin monitorizarea următoarelor elemente : a. emiterea actului administrativ de constituire şi aprobare a Comisiei de către primar; b. componenţa Comisiei (număr persoane şi funcţiile acestora); c. modul de organizare şi de lucru a acesteia. 2) Programul de dezvoltare a S.C.I.M., prin monitorizarea următoarelor elemente: a. elaborarea/actualizarea şi aprobarea programului de dezvoltare a sistemului de control intern/managerial; b. stadiul de realizare a măsurilor/acţiunilor prevăzute în program. 3) Secretariatul Comisiei exercită atribuţii de monitorizare în cadrul instituţiei, prin următoarele modalităţi: a. solicitarea permanentă de documente/materiale/date/informaţii în legătură cu aspectele şi elementele care fac obiectul monitorizării şi analizarea acestora; b. urmărirea aplicării efective a măsurilor/acţiunilor cuprinse în programul de dezvoltare a S.C.I.M. şi formularea de recomandări pentru îmbunătăţirea procesului de implementare a măsurilor/acţiunilor; c. menţinerea legăturii cu membrii Comisiei şi participarea la şedinţele acesteia; d. urmărirea existenţei şi respectării termenelor fixate pentru raportările periodice; e. întocmirea ordinii de zi, aprobată de toţi membrii Comisiei prin majoritate de voturi; f. întocmirea de procese verbale sau minute ale întâlnirilor; g. întocmeşte, actualizează şi modifică registrul riscurilor identificate în cadrul Primariei Comunei Prisacani pe baza propunerilor membrilor Comisiei; 40

COMUNA PRISACANI JUDEȚUL IAȘI COMISIE SCIM PROCEDURA DE SISTEM Stabilirea cadrului unitar pentru desfăşurarea de către secretariatul Comisiei a activităţilor de monitorizare, consiliere, îndrumare metodologică şi raportare cu privire la dezvoltarea S.C.I.M. Cod : P.S.M. 01 Ediţia I Nr. de ex. 1 Revizia 0 Nr. de ex. Pagina. din Exemplar nr. 1 h. păstrează (clasează) originalele procedurilor de sistem realizate; i. primeşte şi înregistrează în registrul propriu, procedurile de sistem transmise pentru avizare şi procedurile operaţionale semnate de conducătorii compartimentelor; j. supune procedurile de sistem şi procedurile operaţionale spre avizare membrilor Comisiei şi spre aprobare primarului; k. alocă codul procedurilor de sistem; l. distribuie procedurile de sistem conform listei de difuzare; m. transmite la arhivă procedurile de sistem conform listei de difuzare; n. analizează şi pune pe ordinea de zi a şedinţei Comisiei solicitările de revizie a procedurilor de sistem. 8.4.3. Consilierea/îndrumarea metodologică cu privire la dezvoltarea S.C.I.M. Principalele aspecte care fac obiectul consilierii/îndrumării metodologice sunt următoarele: 1. constituirea Comisiei, stabilirea componenţei acesteia, modul de organizare şi de lucru, înlăturarea disfuncţionalităţii constatate în organizarea şi funcţionarea acesteia; 2. proiectele de proceduri operaţionale/de sistem, din punctul de vedere al referirilor la măsurile de control şi la conformitatea acestora cu prevederile O.S.G.G. nr. 400/2015, cu modificările și completările ulterioare; 3. măsurile de dezvoltare a S.C.I.M. dezbătute în cadrul întrunirilor de lucru ale Comisiei; 4. situaţiile semestriale/anuale, privind stadiul implementării S.C.I.M.; 5. autoevaluarea S.C.I.M. prin: pregătirea autoevaluării S.C.I.M.; completarea de fiecare serviciu/birou/compartiment din organigrama instituţiei, a chestionarului de autoevaluare a stadiului de implementare a standardelor de control intern/managerial (Anexa nr. 1); completarea de către Comisie a situaţiei sintetice a rezultatelor autoevaluării (Anexa nr. 2). 6. Secretariatul Comisiei exercită atribuţiile de consiliere/îndrumare metodologică, prin următoarele modalităţi: 41

COMUNA PRISACANI JUDEȚUL IAȘI COMISIE SCIM PROCEDURA DE SISTEM Stabilirea cadrului unitar pentru desfăşurarea de către secretariatul Comisiei a activităţilor de monitorizare, consiliere, îndrumare metodologică şi raportare cu privire la dezvoltarea S.C.I.M. Cod : P.S.M. 01 Ediţia I Nr. de ex. 1 Revizia 0 Nr. de ex. Pagina. din Exemplar nr. 1 o identificarea nevoilor de informare, diseminarea informaţiilor, bunelor practici şi a experienţelor relevante în domeniul controlului intern/managerial; o participarea la şedinţele de lucru ale Comisiei, prin: o stabilirea ordinii de zi; o prezentarea elementelor de noutate în domeniul controlului intern/managerial; o oferirea de clarificări/precizări/explicaţii la aspectele dezbătute în cadrul întrunirilor de lucru ale Comisiei, în legătură cu măsurile/acţiunile de dezvoltare a S.C.I.M.; 8.4.4. Raportarea datelor şi informaţiilor cu privire la dezvoltarea S.C.I.M. 1) la redactarea raportului, Secretariatul Comisiei utilizează modelul, al cărui format este prezentat în Anexa nr.3; 2) în cuprinsul raportului se prezintă date şi informaţii referitoare la elementele precizate la punctele 8.4.2. şi 8.4.3.; 3) rapoartele privind activitatea de monitorizare, consiliere/îndrumare metodologică a dezvoltării S.C.I.M., se prezintă Comisiei, semestrial, până la sfârşitul lunii următoare fiecărui semestru încheiat; 4) rapoartele sunt însoţite de: a. documentele elaborate de secretariatul Comisiei în mod deosebit acelea care conţin recomandări/soluţii pentru remedierea/eliminarea aspectelor de neconformitate, -disfuncţionalităţilor/neregulilor sesizate în organizarea şi funcţionarea S.C.I.M.; b. suportul de curs şi materialele primite de la organizatorii seminariilor / cursurilor / atelierelor de lucru; 5) Comisia elaborează şi supune spre aprobare primarului, un raport cu privire la S.C.I.M., care conţine informaţii prezentate în rapoartele privind activitatea de monitorizare, consiliere/îndrumare metodologică a dezvoltării S.C.I.M; 42

COMUNA PRISACANI JUDEȚUL IAȘI COMISIE SCIM PROCEDURA DE SISTEM Stabilirea cadrului unitar pentru desfăşurarea de către secretariatul Comisiei a activităţilor de monitorizare, consiliere, îndrumare metodologică şi raportare cu privire la dezvoltarea S.C.I.M. Cod : P.S.M. 01 Ediţia I Nr. de ex. 1 Revizia 0 Nr. de ex. Pagina. din Exemplar nr. 1 6) raportul se transmite odată cu situaţia financiară anuală fiind prezentat organului ierarhic superior la termenele stabilite de acesta, în cadrul termenului prevăzut de lege, modelul fiind prezentat în Anexa nr. 4. 43

COMUNA PRISACANI JUDEȚUL IAȘI COMISIE SCIM PROCEDURA DE SISTEM Stabilirea cadrului unitar pentru desfăşurarea de către secretariatul Comisiei a activităţilor de monitorizare, consiliere, îndrumare metodologică şi raportare cu privire la dezvoltarea S.C.I.M. Cod : P.S.M. 01 Ediţia I Nr. de ex. 1 Revizia 0 Nr. de ex. Pagina. din Exemplar nr. 1 9. Responsabilităţi şi răspunderi în derularea activităţii Conducător Nr. Acţiunea Secretariat Contabil sef serviciu / birou Comisia crt. (operaţtiunea) Comisie compartiment Primar 1. 1) E. Ap. A 2. 2) Ap. E. A 3. 3) E. 4. 4) V. Ap. 5. 5) E. 6. 6) E. 7. 7) E. V. A. 8. 8) E. V. 9. 9) E. V. 10. 10) E. 11. 11) E. Av. 12. 12) E. V. Av. 13. 13) E. 14. 14) E. 15. 15) E. 16. 16) E. V. 17. 17) V. 18. 18) V. 19. 19) V. 20. 20) E. V. 21. 21) V. E. I. 22. 22) E. 23. 23) E. 24. 24) E. 44

COMUNA PRISACANI JUDEȚUL IAȘI COMISIE SCIM PROCEDURA DE SISTEM Stabilirea cadrului unitar pentru desfăşurarea de către secretariatul Comisiei a activităţilor de monitorizare, consiliere, îndrumare metodologică şi raportare cu privire la dezvoltarea S.C.I.M. Cod : P.S.M. 01 Ediţia I Nr. de ex. 1 Revizia 0 Nr. de ex. Pagina. din Exemplar nr. 1 Conducător Nr. Acţiunea Secretariat Contabil sef serviciu / birou Comisia Primar crt. (operaţtiunea) Comisie compartiment 25. 25) E. 26. 26) I. 27. 27) E. 28. 28) E A 29. 29) E. 45

COMUNA PRISACANI JUDEȚUL IAȘI COMISIE SCIM PROCEDURA DE SISTEM Stabilirea cadrului unitar pentru desfăşurarea de către secretariatul Comisiei a activităţilor de monitorizare, consiliere, îndrumare metodologică şi raportare cu privire la dezvoltarea S.C.I.M. Cod : P.S.M. 01 Ediţia I Nr. de ex. 1 Revizia 0 Nr. de ex. Pagina. din Exemplar nr. 1 10. Anexe, înregistrări, arhivări Nr. Nr. de Arhivare Denumirea Elabo- Alte anex Aprobă exemp anexei rator Loc Perioada elemente a lare 0 1 2 3 4 5 6 7 Chestionar de 1 autoevaluare a stadiului Secretariat de implementare a Comisia comisie standardelor de control Ah 5 ani intern/managerial 2 Situaţia sintetică a Secretariat Comisia rezultatelor autoevaluării Comisie Ah 5 ani 3 Rapoart privind activitatea de monitorizare, Secretariat consiliere/îndrumare Comisia Comisie metodologică a Ah 5 ani dezvoltării S.C.I.M Raport asupra sistemului 4 de control intern /managerial anual 5 Diagrama de proces Comisia Primar Secretariat Comisie Ah 5 ani Ah 5 ani 46

COMUNA PRISACANI JUDEȚUL IAȘI COMISIE SCIM PROCEDURA DE SISTEM Stabilirea cadrului unitar pentru desfăşurarea de către secretariatul Comisiei a activităţilor de monitorizare, consiliere, îndrumare metodologică şi raportare cu privire la dezvoltarea S.C.I.M. Cod : P.S.M. 01 Ediţia I Nr. de ex. 1 Revizia 0 Nr. de ex. Pagina. din Exemplar nr. 1 11. Cuprins Numărul componentei în cadrul procedurii operaţionale 1. 2. Denumirea componentei în cadrul procedurii operaţionale Coperta/pagina de gardă Cuprins Pagina Lista responsabililor cu elaborarea, verificarea şi aprobarea ediţiei sau, 3. după caz, a reviziei în cadrul ediţiei procedurii operationale Situaţia ediţiilor şi a reviziilor în cadrul ediţiilor procedurii 4. operationale Lista cuprinzând persoanele la care se difuzează ediţia sau, după caz, 5. revizia din cadrul ediţiei procedurii operaţionale 6. Scopul procedurii operationale 7. Domeniul de aplicare a procedurii operaţionale Documente de referinţă (reglementări) aplicabile activităţii 8. procedurate 9. Definiţii şi abrevieri ale termenilor utilizaţi în procedura operaţională 10. Descrierea procedurii operaţionale 11. Responsabilităţi şi răspunderi în derularea activităţii 12. Anexe, înregistrări, arhivări 47

COMUNA PRISACANI JUDEȚUL IAȘI COMISIE SCIM PROCEDURA DE SISTEM Stabilirea cadrului unitar pentru desfăşurarea de către secretariatul Comisiei a activităţilor de monitorizare, consiliere, îndrumare metodologică şi raportare cu privire la dezvoltarea S.C.I.M. Cod : P.S.M. 01 Ediţia I Nr. de ex. 1 Revizia 0 Nr. de ex. Pagina. din Exemplar nr. 1 Anexa nr. 1 Serviciu/birou/compartiment: Şef serviciu/birou/compartiment Numele şi prenumele. funcţia/semnătura/data CHESTIONAR DE AUTOEVALUARE a stadiului de implementare a standardelor de control intern/managerial La nivelul compartim entului Răspuns şi explicaţii standardul Criterii generale de evaluare a stadiului este*): implementării standardului Explicaţie asociată Da/Nu I /PI/ NI răspunsului 1 2 3 4 I. MEDIUL DE CONTROL Standardul 1 Etică, integritate A fost comunicat personalului un cod de conduită, care stabileşte reguli de comportament etic în realizarea atribuţiilor de serviciu, aplicabil atât personalului de conducere, cât şi celui de execuţie din cadrul compartimentului? Salariaţii beneficiază de consiliere etică şi li se aplică un sistem de monitorizare a respectării normelor de conduită? 48

COMUNA PRISACANI JUDEȚUL IAȘI COMISIE SCIM PROCEDURA DE SISTEM Stabilirea cadrului unitar pentru desfăşurarea de către secretariatul Comisiei a activităţilor de monitorizare, consiliere, îndrumare metodologică şi raportare cu privire la dezvoltarea S.C.I.M. Cod : P.S.M. 01 Ediţia I Nr. de ex. 1 Revizia 0 Nr. de ex. Pagina. din Exemplar nr. 1 În cazul semnalării unor neregularități, conducătorul de compartiment a întreprins cercetările adecvate în scopul elucidării acestora și a aplicat măsurile care se impun? Standardul 2 Atribuţii, funcţii sarcini Personalului îi sunt aduse la cunoştinţă documentele actualizate privind misiunea entităţii, regulamentele interne şi fişele posturilor? Au fost identificate și inventariate funcțiile considerate ca fiind în mod special expuse la corupție? Au fost luate măsuri suficiente și adecvate pentru a reduce la un nivel acceptabil riscurile asociate funcțiilor sensibile? Standardul 3 Competenţă, performanţă Au fost analizate şi stabilite cunoştinţele şi aptitudinile necesare a fi deţinute în vederea îndeplinirii sarcinilor/atribuţiilor asociate fiecărui post? Sunt identificate nevoile de perfecţionare a pregătirii profesionale a personalului? Sunt elaborate şi realizate programe de pregătire profesională a personalului, conform nevoilor de perfecţionare identificate anterior? Standardul 4 Structura organizatorică Sunt efectuate analize, la nivelul principalelor activităţi, în scopul identificării eventualelor 49

COMUNA PRISACANI JUDEȚUL IAȘI COMISIE SCIM PROCEDURA DE SISTEM Stabilirea cadrului unitar pentru desfăşurarea de către secretariatul Comisiei a activităţilor de monitorizare, consiliere, îndrumare metodologică şi raportare cu privire la dezvoltarea S.C.I.M. Cod : P.S.M. 01 Ediţia I Nr. de ex. 1 Revizia 0 Nr. de ex. Pagina. din Exemplar nr. 1 disfuncţionalităţi în fixarea sarcinilor de lucru individuale prin fişele posturilor şi în stabilirea atribuţiilor compartimentului? Structura organizatorică asigură funcţionarea circuitelor şi fluxurilor informaţionale necesare supravegherii şi realizării activităţilor proprii? II. PERFORMANŢA ŞI MANAGEMENTUL RISCULUI Standardul 5- Obiective Sunt stabilite obiectivele specifice la nivelul compartimentului? Obiectivele sunt astfel stabilite încât să răspundă pachetului de cerinţe S.M.A.R.T.? Unde: S-precise; M-măsurabile şi verificabile; A-necesare; R-realiste; T-cu termen de realizare. Sunt reevaluate obiectivele specifice atunci când se constată modificări ale ipotezelor/premiselor care au stat la baza fixării acestora? Standardul 6 Planificarea Resursele alocate sunt astfel repartizate încât să asigure activităţile necesare realizării obiectivelor specifice compartimentului? În cazul modificării obiectivelor specifice, sunt stabilite măsurile necesare pentru încadrarea în resursele repartizate? 50

COMUNA PRISACANI JUDEȚUL IAȘI COMISIE SCIM PROCEDURA DE SISTEM Stabilirea cadrului unitar pentru desfăşurarea de către secretariatul Comisiei a activităţilor de monitorizare, consiliere, îndrumare metodologică şi raportare cu privire la dezvoltarea S.C.I.M. Cod : P.S.M. 01 Ediţia I Nr. de ex. 1 Revizia 0 Nr. de ex. Pagina. din Exemplar nr. 1 Sunt adoptate măsuri de coordonare a deciziilor și activităților compartimentului cu cele ale altor compartimente, în scopul asigurării convergenței și coerenței acestora? Standardul 7 - Monitorizarea performanţelor Este instituit un sistem de monitorizare şi raportare a performanţelor, pe baza indicatorilor asociaţi obiectivelor specifice? Indicatorii cantitativi și calitativi, asociați obiectivelor specifice, sunt măsurabili, specifici, accesibili, relevanți și stabiliți pentru o anumită durată în timp? Atunci când necesitățile o impun, se efectuează o reevaluare a relevanţei indicatorilor asociaţi obiectivelor specifice, în scopul operării corecţiilor cuvenite? Standardul 8 - Managementul riscului Sunt identificate şi evaluate principalele riscuri, proprii activităţilor din cadrul compartimentului? Sunt stabilite măsuri de gestionare a riscurilor identificate şi evaluate la nivelul activităţilor din cadrul compartimentului? Este asigurată completarea/actualizarea registrului riscurilor? III. ACTIVITĂŢI DE CONTROL Standardul 9 Proceduri 51

COMUNA PRISACANI JUDEȚUL IAȘI COMISIE SCIM PROCEDURA DE SISTEM Stabilirea cadrului unitar pentru desfăşurarea de către secretariatul Comisiei a activităţilor de monitorizare, consiliere, îndrumare metodologică şi raportare cu privire la dezvoltarea S.C.I.M. Cod : P.S.M. 01 Ediţia I Nr. de ex. 1 Revizia 0 Nr. de ex. Pagina. din Exemplar nr. 1 Pentru activităţile proprii au fost elaborate/ actualizate proceduri operaţionale? Funcţiile de iniţiere, verificare şi aprobare a operaţiunilor sunt funcţii separate şi exercitate de persoane diferite? În situaţia în care, din cauza unor circumstanţe deosebite, apar abateri faţă de procedurile stabilite, se întocmesc documente adecvate, aprobate la nivel corespunzător, înainte de efectuarea operaţiunilor? Standardul 10 Supravegherea Managerii supraveghează și supervizează activitățile care intră în responsabilitatea lor directă? Supravegherea și supervizarea activităților sunt documentate în mod adecvat? Sunt instituite controale suficiente și adecvate de supraveghere pentru activitățile care implică un grad ridicat de expunere la risc? Standardul 11 Continuitatea activităţii Sunt inventariate situațiile generatoare de întreruperi în derularea activităților? Sunt stabilite şi aplicate măsuri pentru asigurarea continuităţii activităţii, în cazul apariţiei unor situaţii generatoare de întreruperi? Măsurile cuprinse în planul de continuitate a activității sunt supuse periodic revizuirii? 52

COMUNA PRISACANI JUDEȚUL IAȘI COMISIE SCIM PROCEDURA DE SISTEM Stabilirea cadrului unitar pentru desfăşurarea de către secretariatul Comisiei a activităţilor de monitorizare, consiliere, îndrumare metodologică şi raportare cu privire la dezvoltarea S.C.I.M. Cod : P.S.M. 01 Ediţia I Nr. de ex. 1 Revizia 0 Nr. de ex. Pagina. din Exemplar nr. 1 IV. INFORMAREA Şl COMUNICAREA Standardul 12 Informarea și comunicarea Au fost stabilite tipurile de informaţii, conţinutul, calitatea, frecvenţa, sursele şi destinatarii acestora, astfel încât personalul de conducere şi cel de execuţie, prin primirea şi transmiterea informaţiilor, să îşi poată îndeplini sarcinile de serviciu? Circuitele informaţionale (traseele pe care circulă informaţiile) asigură o difuzare rapidă, fluentă şi precisă a informaţiilor, astfel încât acestea să ajungă la timp la utilizatori? Sunt stabilite canale adecvate de comunicare prin care managerii şi personalul de execuţie din cadrul unui compartiment să fie informaţi cu privire la proiectele de decizii sau iniţiative, adoptate la nivelul altor compartimente, care le-ar putea afecta sarcinile şi responsabilităţile? Standardul 13 Gestionarea documentelor Sunt aplicate proceduri pentru înregistrarea, expedierea, redactarea, clasificarea, îndosarierea, protejarea și arhivarea documentelor interne și externe? Sunt implementate măsuri de securitate pentru protejarea documentelor împotriva distrugerii, furtului, pierderii, incendiului etc.? 53

COMUNA PRISACANI JUDEȚUL IAȘI COMISIE SCIM PROCEDURA DE SISTEM Stabilirea cadrului unitar pentru desfăşurarea de către secretariatul Comisiei a activităţilor de monitorizare, consiliere, îndrumare metodologică şi raportare cu privire la dezvoltarea S.C.I.M. Cod : P.S.M. 01 Ediţia I Nr. de ex. 1 Revizia 0 Nr. de ex. Pagina. din Exemplar nr. 1 Reglementările legale în vigoare cu privire la manipularea și depozitarea informațiilor clasificate sunt cunoscute și aplicate în practică? Standardul 14 Raportarea contabilă și financiară Procedurile contabile sunt elaborate/actualizate în concordanță cu prevederile normative aplicabile domeniului financiar-contabil? Procedurile contabile sunt aplicate în mod corespunzător? Sunt instituite suficiente controale pentru a a sigura corecta aplicare a politicilor, normelor și procedurilor contabile, precum și a prevederilor normative aplicabile domeniului financiarcontabil? V. EVALUARE ȘI AUDIT Standardul 15 Evaluarea sistemului de control intern/managerial Conducătorul compartimentului realizează, anual, operaţiunea de autoevaluare a subsistemului de control intern/managerial? Operaţiunile de autoevaluare a subsistemului de control intern/managerial au drept rezultat date, informaţii şi constatări pertinente necesare luării de decizii operaţionale, precum şi raportării? Operațiunea de autoevaluare a sistemului de control intern/managerial este finalizată prin întocmirea, de către conducătorul entității, a 54

COMUNA PRISACANI JUDEȚUL IAȘI COMISIE SCIM PROCEDURA DE SISTEM Stabilirea cadrului unitar pentru desfăşurarea de către secretariatul Comisiei a activităţilor de monitorizare, consiliere, îndrumare metodologică şi raportare cu privire la dezvoltarea S.C.I.M. Cod : P.S.M. 01 Ediţia I Nr. de ex. 1 Revizia 0 Nr. de ex. Pagina. din Exemplar nr. 1 raportului anual asupra sistemului de control intern/managerial? Standardul 16 Auditul intern Compartimentul de audit intern execută, în afara misiunilor de asigurare, planificate şi aprobate de manager, şi misiuni de consiliere privind pregătirea procesului de autoevaluare a sistemului de control intern/managerial al compartimentului? Compartimentul de audit intern dispune de suficient personal pentru a realiza integral programul anual de audit? Compartimentul de audit intern întocmește rapoarte periodice cu privire la acțiunile/activitățile desfășurate? Concluzii cu privire la stadiul de implementare a standardelor de control intern/managerial Notă explicativă: 1) Pe lângă criteriile generale de evaluare a stadiului implementării standardului, Structura poate defini şi include în chestionarul de autoevaluare şi criterii specifice proprii. 2) Fiecare răspuns la criteriile generale de evaluare din coloana 1 a chestionarului se motivează în coloana 3 "Explicaţie asociată răspunsului" şi se probează cu documente justificative corespunzătoare. 3) În cazul criteriilor generale de evaluare aferente standardelor, neaplicabile unui anumit compartiment, în coloana 2 se precizează "neaplicabil" în dreptul fiecărui criteriu general de evaluare al acelui standard, prin acronimul "NA", şi se motivează în coloana 3 "Explicaţie asociată răspunsului". La nivelul unui compartiment pot fi considerate neaplicabile numai standardele: 14 "Raportarea contabilă și financiară" şi 16 "Auditul intern", cu respectarea 55

COMUNA PRISACANI JUDEȚUL IAȘI COMISIE SCIM PROCEDURA DE SISTEM Stabilirea cadrului unitar pentru desfăşurarea de către secretariatul Comisiei a activităţilor de monitorizare, consiliere, îndrumare metodologică şi raportare cu privire la dezvoltarea S.C.I.M. Cod : P.S.M. 01 Ediţia I Nr. de ex. 1 Revizia 0 Nr. de ex. Pagina. din Exemplar nr. 1 condiţiei ca la nivelul entităţii toate standardele să fie aplicabile. 4) Un standard aplicabil la nivelul compartimentului se consideră a fi: implementat (I), atunci când la fiecare dintre criteriile generale de evaluare aferente standardului s-a răspuns cu "Da"; parţial implementat (PI), atunci când la cel puţin unul din criteriile generale de evaluare aferente standardului s-a răspuns cu "Da"; neimplementat (NI), atunci când la fiecare dintre criteriile generale de evaluare aferente standardului s-a răspuns cu "Nu". 56

COMUNA PRISACANI JUDEȚUL IAȘI COMISIE SCIM PROCEDURA DE SISTEM Stabilirea cadrului unitar pentru desfăşurarea de către secretariatul Comisiei a activităţilor de monitorizare, consiliere, îndrumare metodologică şi raportare cu privire la dezvoltarea S.C.I.M. Cod : P.S.M. 01 Ediţia I Nr. de ex. 1 Revizia 0 Nr. de ex. Pagina. din Exemplar nr. 1 Comisia: SITUAŢIA SINTETICĂ a rezultatelor autoevaluării Anexa nr. 2 La nivelul Numărul din care entităţii compartimentel compartimente în standardul Denumirea standardului or în care care standardul este*): standardul este este: aplicabil I PI NI I /PI/ NI 1 2 3 4 5 6 Total număr de servicii/birouri/compartimente= I. MEDIUL DE CONTROL Standardul 1 Etică și integritatea Standardul 2 Atribuţii, funcţii, sarcini Standardul 3 Competenţă, performanţă Standardul 4 Structura organizatorică II. PERFORMANŢE Şl MANAGEMENTUL RISCULUI Standardul 5 Obiective Standardul 6 Planificarea Standardul 7 Monitorizarea performanţelor Standardul 8 Managementul riscului III. ACTIVITĂŢI DE CONTROL Standardul 9 Proceduri 57

COMUNA PRISACANI JUDEȚUL IAȘI COMISIE SCIM PROCEDURA DE SISTEM Stabilirea cadrului unitar pentru desfăşurarea de către secretariatul Comisiei a activităţilor de monitorizare, consiliere, îndrumare metodologică şi raportare cu privire la dezvoltarea S.C.I.M. Cod : P.S.M. 01 Ediţia I Nr. de ex. 1 Revizia 0 Nr. de ex. Pagina. din Exemplar nr. 1 Standardul 10 Supravegherea Standardul 11 Continuitatea activităţii IV. INFORMAREA Şl COMUNICAREA Standardul 12 Informarea și comunicarea Standardul 13 Gestionarea documentelor Standardul 14 Raportarea contabilă și financiară V. Evaluare și audit Standardul 15 Evaluarea sistemului de control intern / managerial Standardul 16 Auditul intern Preşedintele Comisiei Numele şi prenumele/funcţia/semnătura/data Notă explicativă: 1. Fiecare răspuns la criteriile generale de evaluare din col. 1 a chestionarului se motivează în col. 3 Explicaţie asociată răspunsului. 2. În cazul criteriilor generale de evaluare aferente standardelor, neaplicabile unui anumit compartiment, în col. 2 se precizează neaplicabil, prin acronimul NA, şi se motivează în col. 3 Explicaţie asociată răspunsului. 3. Un standard aplicabil la nivelul compartimentului se consideră a fi: - implementat (I) atunci când, la fiecare din criteriile generale de evaluare aferente standardului, s-a răspuns cu Da ; - parţial implementat (PI) atunci când, la cel puţin unul din criteriile generale de evaluare aferente standardului, s- a răspuns cu Da ; - neimplementat (NI) atunci când, la fiecare din criteriile generale de evaluare aferente standardului, s-a răspuns cu Nu. 58

COMUNA PRISACANI JUDEȚUL IAȘI COMISIE SCIM Secretariatul Comisiei Nr. / PROCEDURA DE SISTEM Stabilirea cadrului unitar pentru desfăşurarea de către secretariatul Comisiei a activităţilor de monitorizare, consiliere, îndrumare metodologică şi raportare cu privire la dezvoltarea S.C.I.M. Cod : P.S.M. 01 Ediţia I Nr. de ex. 1 Revizia 0 Nr. de ex. Pagina. din Exemplar nr. 1 Anexa nr. 3 RAPORT privind activitatea de monitorizare şi consiliere/îndrumare metodologică a dezvoltării sistemului de control intern/managerial la Primaria Comunei Prisacani, jud. Iași pe semestrul /anul 1. Acţiuni de monitorizare cu privire la: 1.1. structura constituită conform art.3 alin.1 din O.S.G.G.. nr. 400/2015 cu modificările și completările ulterioare.; emiterea şi modificarea actului administrativ prin care s-a aprobat constituirea/actualizarea structurii; componenţa structurii (număr persoane şi funcţiile acestora); modul de organizare şi de lucru a structurii. 1.2. programul de dezvoltare a sistemului de control intern/managerial, elaborat la nivelul instituţiei publice: elaborarea/actualizarea şi aprobarea programului de dezvoltare a sistemului de control intern/managerial; stadiul de realizare a măsurilor/acţiunilor prevăzute în program. 2. Acţiuni de consiliere şi îndrumare metodologică, prin formularea de avize consultative, cu privire la: 2.1. modul de organizare şi de lucru al structurii, înlăturarea disfuncţionalităţilor constatate în organizarea şi funcţionarea acesteia; 2.2. proiectele de proceduri operaţionale/de sistem, din punct de vedere al referirilor la măsurile de control şi la conformitatea acestora cu prevederile O.S.G.G.. nr. 400/2015, cu modificările și completările ulterioare; 2.3. măsurile de dezvoltare a sistemului de control intern/managerial dezbătute în cadrul: 59

COMUNA PRISACANI JUDEȚUL IAȘI COMISIE SCIM PROCEDURA DE SISTEM Stabilirea cadrului unitar pentru desfăşurarea de către secretariatul Comisiei a activităţilor de monitorizare, consiliere, îndrumare metodologică şi raportare cu privire la dezvoltarea S.C.I.M. Cod : P.S.M. 01 Ediţia I Nr. de ex. 1 Revizia 0 Nr. de ex. Pagina. din Exemplar nr. 1 - şedinţelor de lucru ale structurii. - autoevaluarea sistemului de control intern/managerial, efectuată potrivt O.S.G.G.. nr. 400/2015, cu modificările și completările ulterioare.; - pregătirea autoevaluării sistemului de control intern/managerial; - completarea de către şefii de servicii/birouri/compartimente, a chestionarului de autoevaluare a stadiului de implementare a standardelor de control intern/managerial (anexa nr.1); - completarea situaţiei sintetice a rezultatelor autoevaluării (anexa nr.2). 60

COMUNA PRISACANI JUDEȚUL IAȘI COMISIE SCIM PROCEDURA DE SISTEM Stabilirea cadrului unitar pentru desfăşurarea de către secretariatul Comisiei a activităţilor de monitorizare, consiliere, îndrumare metodologică şi raportare cu privire la dezvoltarea S.C.I.M. Cod : P.S.M. 01 Ediţia I Nr. de ex. 1 Revizia 0 Nr. de ex. Pagina. din Exemplar nr. 1 Comisia Nr. / Anexa nr.4 Nr. _/ _ R A P O R T asupra sistemului de control intern/ managerial la data de 31.12. În temeiul prevederilor art. 4 alin. (3) din Ordonanţa Guvernului nr. 119/1999 privind controlul intern/managerial şi controlul financiar preventiv, republicată, cu modificările şi completările ulterioare, subsemnatul STANCIU GHIORGHE, în calitate de primar, declar că COMUNA PRISACANI dispune de un sistem de control intern/managerial ale cărui concepere şi aplicare permit partial conducerii instituției să furnizeze o asigurare rezonabilă că fondurile publice gestionate în scopul îndeplinirii obiectivelor generale şi specifice au fost utilizate în condiţii de legalitate, regularitate, eficacitate, eficienţă şi economicitate. Această declaraţie se întemeiază pe o apreciere realistă, corectă, completă şi demnă de încredere asupra sistemului de control intern/managerial al entităţii, formulată în baza autoevaluării acestuia. Sistemul de control intern/managerial cuprinde partial mecanisme de autocontrol, iar aplicarea măsurilor vizând creşterea eficacităţii acestuia are la bază evaluarea riscurilor. În acest caz, menţionez următoarele: - Registrul riscurilor la nivelul entităţii, condus de secretarul Comisiei de monitorizare, coordonare şi îndrumare metodologică, este actualizat anual; - Procedurile operaţionale elaborate în proporţie de 100 % din totalul activităţilor procedurabile inventariate - sunt actualizate anual; - Programul de dezvoltare a sistemului de control intern/managerial cuprinde în mod distinct, acţiuni de perfecţionare profesională a personalului de conducere, execuţie şi a auditorilor interni 61

COMUNA PRISACANI JUDEȚUL IAȘI COMISIE SCIM PROCEDURA DE SISTEM Stabilirea cadrului unitar pentru desfăşurarea de către secretariatul Comisiei a activităţilor de monitorizare, consiliere, îndrumare metodologică şi raportare cu privire la dezvoltarea S.C.I.M. Cod : P.S.M. 01 Ediţia I Nr. de ex. 1 Revizia 0 Nr. de ex. Pagina. din Exemplar nr. 1 în activităţile realizate de Comisia de monitorizare, coordonare şi îndrumare metodologică şi acesta a fost actualizat în cursul anului; - În cadrul entităţii publice exista / nu există compartiment de audit intern. Precizez că declaraţiile cuprinse în prezentul raport sunt formulate prin asumarea responsabilităţii manageriale şi au drept temei datele, informaţiile şi constatările consemnate în documentaţia aferentă autoevaluării sistemului de control intern/managerial, deţinută în cadrul Comunei Prisacani, precum şi în rapoartele de audit intern şi extern. Prezentul raport s-a elaborat în conformitate cu Instrucţiunile privind întocmirea, aprobarea şi prezentarea raportului asupra sistemului de control intern/managerial, aprobate prin Ordinul secretarului general al Guvernului nr. 400/2015 pentru aprobarea Codului controlului intern/managerial al entităţilor publice, cu modificările și completările ulterioare. Pe baza rezultatelor autoevaluării, apreciez că la data de..., sistemul de control intern/managerial al Comunei Prisacani este partial conform cu standardele cuprinse în Codul controlului intern/managerial. (funcţia) (numele şi prenumele) (semnătura şi ştampila) 62

COMUNA PRISACANI JUDEȚUL IAȘI COMISIE SCIM PROCEDURA DE SISTEM Stabilirea cadrului unitar pentru desfăşurarea de către secretariatul Comisiei a activităţilor de monitorizare, consiliere, îndrumare metodologică şi raportare cu privire la dezvoltarea S.C.I.M. Cod : P.S.M. 01 Diagrama de proces Ediţia I Nr. de ex. 1 Revizia 0 Nr. de ex. Pagina. din Exemplar nr. 1 Anexa nr. 5 Secretariatul Comisiei Desfăşurarea activităţii de monitorizare : - solicitarea periodică de documente/materiale/date/informaţii în legătură cu aspectele şi elementele care fac obiectul monitorizării; - documente şi analiza lor; - urmărirea aplicării efective a măsurilor/acţiunilor cuprinse în programele de dezvoltare a S.C.I.M.; Desfăşurarea activităţii de consiliere/îndrumare metodologică: - identificarea nevoilor de informare, diseminarea informaţiilor, bunelor practici şi a experienţelor relevante în domeniul S.C.I.M.; - Formularea de avize consultative; Date/informaţii/ documente Analiză şi prelucrarea datelor Date/informaţii/ documente Redactarea raportului semestrial, privind activitatea de monitorizare, consiliere/îndrumare metodologică adezvoltării S.C.I.M. şi prezentarea acestuia Comisiei Comisia: Comisia: -elaborare raport anual cu privire la Primar : Transmitere la Organul ierarhic superior 63