Elemente organizaționale ale echipei în sistemul de sănătate: componente definitorii și principii de dinamică. Caracteristici ale unei echipe de succes în serviciile de sănătate. Echipa în serviciile de sănătate - curs opțional Disciplina de Sănătate Publică și Management UMF Carol Davila An universitar 2018-2019 Anul I, Curs 3
Echipa Echipa = un grup de persoane care se formează și lucrează împreună pentru atingerea unui scop. Scopul primar al echipei: facilitarea comunicării dintre indivizi coordonarea sarcinilor interdependente Echipele pot fi: Temporare (echipa de proiect, echipa operatorie, etc.) permanente (echipa de îngrijire a pacientului cu boli cronice) 2
Exemple de echipe Execuția diverselor servicii medicale => echipa operatorie (chirurgi, anestezisti, asistente, infirmiere) Realizarea de proiecte => echipa de proiect Implementarea de strategii, programe sau metodologii noi => echipa de intervenție; Conducere => echipa managerială, formate din managerii de nivel superior 3
Echipa Triunghiul relaţional (Hirschhorn) Manager (șef, coordonator) Angajat (un individ) Echipa (un întreg) 4
Grup de lucru vs. echipă Grupul de lucru două sau mai multe persoane posibil cu interese diferite, din aceeași organizație sau din organizații diferite, care interacționează frecvent și lucrează împreună pentru un scop/interes comun fără a renunța la obiectivele/ interesele individuale sau ale organizației de proveniență (diferiți stakeholders posesori de miză ). Exemplu: Grupul de lucru pentru elaborarea strategiei pentru sănătate 2014-2020; Echipa = un grup de persoane care se formează cu un scop comun, interesele individuale fiind subordonate intereselor și atingerii scopului echipei.
Definirea scopului și obiectivelor SCOP = enunț prin care se stabilește rezultatul așteptat ca urmare a activității echipei - CE? OBIECTIVE = activitățile ce trebuie parcurse pentru atingerea scopului: Cum, Unde, Cât, în ce măsură se va realiza? Când se așteaptă rezultatul? Obiectivele trebuie să fie SMART : Specifice Măsurabile Adecvate scopului Realiste, realizabile Timp (limită de timp) 6
Dinamica echipei Modul în care se formează, se dezvoltă și funcționează echipa este o parte importantă a mediului de lucru pentru că influențează: - îndeplinirea obiectivelor - climatul de lucru - performanța echipei - performanța individuală - stabilitatea angajaților - reputația organizației.
Modelul de dezvoltare a echipei (modelul Tuckman) Stadiile de dezvoltare a unei echipe: Formarea Furtuna Normarea Executarea sarcinilor/îndeplinirea obiectivelor Dizolvarea (adăugată ulterior de către autor) Monday, March 18, 2019 8
Maturitate Stadiile dezvoltării echipei Eșec posibil Eșec posibil Eșec posibil Formare Furtuna Normare Executarea sarcinii Imaturitate Dizolvarea 9
Stadiul 1 Formarea (echipa imatură) Caracteristici: - etapa de cunoaștere și evaluare reciprocă - discuții despre țeluri și obiective - stabilirea procedurilor de lucru Responsabilitățile managerului echipei : - prezentarea scopului, obiectivelor - prezentarea rolurilor și responsabilităților în echipă Roluri - poziții funcționale necesare îndeplinirii scopului Cine? Responsabilități - ce ar trebui să facă fiecare membru al echipei Ce? 10
Stadiul 2 Furtuna (echipa fracționată) Caracteristici: - etapa conflictuală - sunt puse în discuție prioritățile, obiectivele, modul de lucru, conducerea; - începe lupta pentru afirmare și impunere a punctelor de vedere personale. Responsabilitățile managerului: - mediază conflictele - facilitează comunicarea între membrii echipei. 11
Stadiul 3 Normarea (armonizarea) Caracteristici: - echipa reușeste să ajungă la un consens privind modul de lucru, cum se iau decizile, cum se realizează comunicarea; - sunt stabilite normele de comportament și performanță; - apare spiritul de echipă. Responsabilitățile managerului echipei în această etapă: - coordonarea procesului de stabilire a regulilor și obținere a consensului; - explicarea regulilor privind posibilele stimulente sau penalizări. 12
Stadiul 4 Executarea sarcinii (etapa funcțională) Caracteristici: - stadiul de maturitate al echipei - fiecare membru și-a înțeles și acceptat rolul - concentrare asupra îndeplinirii sarcinilor, productivitate și eficiență - nivel ridicat de putere și de coeziune. Responsabilitățile managerului echipei în această etapă: - coordonează activitatea - monitorizează îndeplinirea sarcinilor și obiectivelor - poate acorda stimulente sau penalizari 13
Stadiul 5 - Dizolvarea Echipele se pot destrăma: prin îndeplinirea obiectivelor în cazul echipelor formate pe perioade limitate de timp Ex.echipa operatorie pentru o intervenție chirurgicală dificilă și rară, echipele de proiect. prin schimbarea structurii echipei când unul sau mai mulți membri părăsesc echipa, voluntar sau involuntar; prin dispariția scopului schimbarea contextului (ex. decesul pacientului), schimbarea priorităților, etc. prin epuizarea resurselor ex. dispariția liniei de finanțare. 14
Factorii care determină performanța echipei 1. Dimensiunea echipei 2. Scop şi obiective clare și cu sens 3. Modalitatea de selecţie a membrilor echipei 4. Rolurile în cadrul echipei (definite şi înţelese corect) 5. Mediul extern - condiții de lucru, climat, cultura organizației 6. Accesul la resurse materiale, financiare, timp. 7. Comportamentele și comunicarea în echipă. 8. Managerul Monday, March 18, 2019 15
1. Dimensiunea echipei Depinde de natura obiectivului de îndeplinit: - Echipe mari (10-12 membri) selectie bazată pe aptitudini, mai multe competențe/talente dar mai greu de condus, tind să se divizeze în subgrupuri; - Echipe mici (<7 membri) viteza mai mare de rezolvare a sarcinilor, participare și coeziune, mai usor de condus. Cercetările arată că numărul optim de membri pare să fie între 5 si 7 (sub 5 roluri neacoperite, echipele cu peste 12 membri tind să devină ineficiente). 16
2. Scop și obiective clare și cu sens Scop și obiective clare, înțelese și asumate; Importanța realizării obiectivelor pentru echipă și organizație clar explicată - sarcina/ obiectivele de îndeplinit realiste și importante, cresc șansele de succes prin creșterea motivației (acțiune cu sens); Sarcina/obiectivele trebuie să ofere echipei un grad potrivit de provocare sarcinile prea grele generează frustrare, cele prea ușoare demotivează.
3. Modalitatea de selecție a membrilor echipei Persoanele care compun echipa trebuie să prezinte abilitățile, cunoștințele și experiența necesare îndeplinirii sarcinilor: - abilitatea de a lucra în echipă, flexibilitatea, capacitatea de a asculta opinia celorlalți; - capacitatea de a armoniza dorințele și interesele personale cu interesul comun. Cunoștințe (ce știu să facă) și Competențe și abilități (ce pot să facă) individuale complementare care se completează reciproc; Combinația optimă între omul potrivit la locul potrivit și dorința /oportunitatea de a învăța (ieșirea din zona de confort).
4. Rolurile membrilor echipei Gradul de eficacitate al unei echipe depinde în mare măsură de capacitatea membrilor echipei de a îndeplini anumite roluri cheie în cadrul acesteia. O echipa eficace trebuie să acopere un număr de roluri, care pot fi diferite în funcție de scopul echipei; Echipele care oferă servicii medicale au: - coordonator care de regulă este medic - membri cu roluri diferite în funcție de particularitățile serviciului/ cazului/contextului. Rolurile în echipele din sistemul de sănătate vor fi descrise pe larg într-un curs ulterior.
5. Mediul de lucru în organizațiile în care funcționează echipele Condițiile de mediu se referă la: Condițiile fizice de lucru Cultura și climatul organizațional Rezultate ale diverselor cercetări au arătat că intervențiile care îmbunătățesc condițiile de lucru au impact pozitiv asupra siguranței pacientului. Pentru a funcționa la parametri optimi, echipele au nevoie de suport și recunoaștere din partea organizațiilor în care funcționează.
5.a.Cultură și climat organizațional Cultura organizațională - set de norme și valori ale organizației, care îi ajută pe membrii ei să înțeleagă scopul, modul de acțiune și ceea ce se consideră a fi important. (RW. Griffin, 2011) Suntem influențați de organizațiile în care lucrăm și le putem influența, la rîndul nostru. Climatul organizațional totalitatea caracteristicilor interacţiunilor între membrii unei organizaţii, între departamentele acesteia şi între organizaţie şi mediul extern. Percepția angajaților asupra culturii, sentimentele induse angajaților de de mediul de lucru şi felul în care membrii grupului interacţionează între ei sau cu alţi actori din mediul extern.
5.b. Componente ale culturii organizaționale în serviciile de sănătate Parte vizibilă: Produse fizice: - arhitectura clădirilor - amenajarea spațiilor - vestimentația - însemnele - sigla, etc. Limbaj utlizat - sloganuri Facem România bine! - narative/ povești de succes.
5.c. Componente ale culturii organizaționale în serviciile de sănătate Parte vizibilă: Comportamente - obișnuințe, tradiții. Eroi ai organizației lideri, mentori, modele. Parte invizibilă: - valori, credințe, norme pacientul în centrul atenției - idei promovate
6. Accesul la resurse Pentru a îndeplini cu succes sarcinile, membrii unei echipe au nevoie de acces în timp util la resursele materiale, financiare și de timp necesare; Cel mai usor mod de a controla, demotiva și scădea eficiența unui grup este de a-l priva de resursele necesare; Accesul echitabil la resurse în interiorul / între membrii echipei; Remunerarea echitabilă a membrilor echipei și participarea la beneficii ca stimulent al performanței. Monday, March 18, 2019 24
7. Comportamente în echipa eficientă Atmosfera relaxată, fără tensiuni; Toți membrii echipei sunt implicați și interesati; Deciziile odată luate sunt respectate; Sarcinile și obiectivele grupului sunt înțelese și acceptate Sarcinile sunt clar distribuite și au termene realiste; Toți membrii se angajează în îndeplinirea sarcinilor; Oamenii se ascultă reciproc și ideile sunt exprimate liber; Critica este constructivă și nu este de natură personală; Nu apar lupte pentru putere important nu este cine are controlul, ci cum se rezolvă problemele!
8. Managerul echipei Un bun manager de echipă ar trebui: Să cunoască foarte bine membrii echipei; Să aibă viziune; Să poată implementa rapid decizii importante; Să fie flexibil și adaptabil, dar și ferm; Să fie capabil să delege sarcinile potrivite membrilor echipei; Să fie capabil să motiveze membrii echipei; Să poată transforma un grup de oameni într-o echipă. Să sesizeze rapid disfuncționalitățile din cadrul echipei: Să poată gestiona conflictele;
Disfuncționalități în echipă În orice echipă este de așteptat să apară la un moment dat un anumit nivel dezacord sau lupta de culise ; Lencioni 2012: 5 cauze majore de disfuncționalitate în echipă: 1. Absența încrederii 2. Teama de conflict (ascunderea realității) 3. Incapacitatea de a ajunge la un compromis 4. Evitarea asumării responsabilității 5. Lipsa de atenție acordată rezultatelor. 27
Consecințe ale disfuncționalității în dinamica echipei medicale Mai mult de 70% dintre erorile medicale sunt datorate disfuncționalităților în dinamica echipei! (Mitchell R, 2014) Disfuncționalitățile echipei de îngrijire medicală pot duce la suprasolicitare, stres, scăderea capacității de muncă, iritabilitate, demotivare suferă membrii echipei! Mediul de lucru în care se acordă îngrijirile de sănătate este unul foarte complex și solicitant; Dacă este afectat modul de comunicare și cooperarea al celor care acordă îngrijiri de sănătate, suferă pacientul.
Intervenții pentru corecția disfuncționalităților în echipă O echipă disfuncțională e ca un braț fracturat tratamentul e întotdeauna dureros și uneori este necesară refracturarea pentru reducerea corectă. Refracturarea este întotdeauna și mai dureroasă decât fractura inițială, pentru că trebuie făcută intenționat Patrick Lencioni, 2012
Probleme în dinamica echipei (I) Exemplul 1: Un nou membru în echipă poate fi motiv de apariție a unor fricțiuni cu/între vechii membrii ai echipei. Ca rezultat, ei resping orice nouă idee a acestuia. Identificarea problemei: Evaluarea situației relevă faptul că există o neînțelegere privind rolul acestuia în echipă. Fișa lui de post cuprinde alte responsabilități decât se așteptau ceilalți să aibă, care parțial se suprapun cu ale altor membri. Soluția: O întâlnire dedicată în cadrul căreia, în mod transparent și democratic, rolurile, sarcinile și responsabilitățile fiecăruia sunt clarificate și agreate.
Probleme în dinamica echipei (II) Exemplul 2 Un membru al echipei se eschivează mereu de la îndeplinirea sarcinilor. Sarcinile sunt preluate de alți colegi, fapt ce generează frustrare, nemulțumiri, oboseală, iritabilitate, probleme de comunicare în echipă. Identificarea problemei: Evaluarea situației relevă faptul că există două probleme - o problemă legată de modul de distribuire a sarcinilor (prea multe sarcini pentru persoana respectivă) și una de comportament nu îndeplinește sarcinile deoarece este frustrat și consideră că sunt prea multe. Soluția: Întâlniri de lucru care vor permite o exprimare opiniilor privind ceea ce s-a întâmplat și care sunt consecințele. Vor fi rediscutate modul de împărțire a sarcinilor și normele de comportament, pâna la un nou consens
Avantajele lucrului în echipă Lucrul în echipă este secretul ce face ca oamenii obișnuiți să poată obține rezultate neobișnuite. Ifeanyi Onuoha, 2011 Cumulează serie de aptitudini și experiențe pentru a soluționa unele probleme sau îndeplini anumite sarcini. Oferă posibilitatea oamenilor de a învăța unul de la celălalt. Furnizează un anumit grad de autonomie față de restul organizației. Determină formarea unui mediu în care oamenii se sprijină reciproc, se antrenează și își oferă motivații. 32
Limitele lucrului în echipă Tendința la izolare față de alte echipe sau de restul organizației poate duce la apariția unor obiective neconcordante între cele două entități; Pot apărea fenomene de gândire de grup în cadrul echipei, ce pot duce la percepții viciate asupra mediului și, prin urmare, la decizii greșite; Pot apărea conflicte competitive atât interne, între membrii, cât și externe cu alte echipe din cadrul aceleiași organizații; Poate exista tentația de a lăsa sarcinile pe umerii celorlalți membri ai echipei sursă de frustrare și conflict. 33
Elemente definitorii ale echipei eficiente în serviciile de sănătate Coordonarea eforturilor membrilor echipei; Performanța echipei > Performanța individuală; Spiritul de echipă; Tratament egal între membrii echipei; Comunicare permanentă; Decizii prin consens, sarcini și roluri acceptate; Capacitatea de a lucra armonios când se schimbă unii membri ai echipei sau șeful. ARMONIE și ECHILIBRU în asumarea și exercitarea ROLURILOR! 34
Q & A 18.03.2019 Disciplina Sănătate Publică și Management 35
VĂ MULȚUMESC PENTRU ATENȚIE! 18.03.2019 Disciplina Sănătate Publică și Management 36