CLIENT: PRIM-VOL TRADE SRL DOMENIU: INDUSTRIA AUTO, COMERȚ SOLUTIE: BIXBIT DATA STUDIULUI DE CAZ: 2017 IULIE DURATA IMPLEMENTARII: 2 LUNI Accelerează spre noi orizonturi SOLUȚII EFICIENTE ÎN SPRIJINUL CREȘTERII DINAMICE A AFACERILOR PENTRU COMERȚUL PIESELOR DE SCHIMB LA VEHICULELE RUTIERE
Prim Vol Trade SRL este o companie de succes din Ungaria cu profil comerț cu piese de schimb pentru autobuze, care s-a dezvoltat continuu și a crescut, deja în 2015 a realizat vânzări de 4 milioane de euro. Compania este formată din aproape 40 de angajati, lucrează cu parteneri precum Bosch, Ikarus, Knorr-Bremse, Raba și Solaris. Această creștere dinamică și înmulțire a numărului de comenzi au generat noi provocări pentru companie. Inițial au vrut să depășească dificultățile create prin introducerea soluției de management al documentelor, dar conducerea a votat în cele din urmă în favoarea unui sistem suport pentru lucrul în echipă. CONCLUZIILE PRINCIPALE: 1 Vânzările de peste 4 milioane de euro pentru Prim Vol Trade SRL, au creat zilnic probleme din ce în ce mai multe care împiedicau funcționarea eficientă a companiei. 2 A fost dificilă urmărirea contractelor și din ce în ce mai des au apărut întirzieri în ofertare, ceea ce a dus la pierderi financiare concrete. 3 Compania a decis să introducă un sistem de management al documentelor, dar în faza de căutare de parteneri a apărut necesitatea pentru munca în echipă, pentru managementul fluxului de lucru și pentru gestionarea sarcinilor. 4 După o selecție atentă a domeniilor menționate și pentru a gestiona toate acestea, Prim-Vol Trade a optat pentru bixbit care are o singură interfață. 5 Introducerea bixbit s-a făcut cu succes prin consilieri cu așa-numita metodologie agile, în doar două luni. 6 Personalul de la Prim-Vol Trade SRL acum găsește cu ușurință orice document. Cu ajutorul managementului sarcinii toată lumea știe ce să facă. Sistemul suportă gestionarea eficientă a modului de lucru, precum sprijină eficient și munca în echipă și coordonează cu ușurință munca între mai multe puncte de lucru. Ca rezultat, au încetat să mai existe probleme cu depășirea termenului limită. 7 Astfel Prim-Vol SRL folosind bixbit a pus bazele succesului creșterilor următoare.
Puteți să vă reamintiți evenimente, probleme privind funcționarea de zi cu zi a societății, care au condus la nevoia concretă pentru orice software, care să asigure funcționarea eficientă a firmei? Una dintre cele mai mari probleme le-au creat documentele, iar în cadrul lor în special gestionarea contractelor. De multe ori s-a întîmplat de exemplu, ca contractele importante au fost disponibile doar pe calculatorul unui singur coleg, în timp ce cunoașterea conținutului lor ar fi fost necesară și pentru alti colegi pentru a lucra fără probleme. La care s-au mai asociat și problemele organizatorice și administrative suplimentare. Așa cum am crescut și s-a extins numărul partenerilor și angajaților noștri, a fost tot mai greu de controlat volumul zilnic de emailuri. Cu toate acestea am avut dureri de cap majore cauzate de lipsa de control și de imposibilitatea de manipulare a comenzilor a raportat despre problemele și soluțiile eficiente Szőke Tamás, managerul Prim- Vol Trade SRL. Ce probleme specifice s-au creat din toate acestea și ce s-a întâmplat atunci când ați decis că este timpul să se introducă softwareul pentru a sprijini creșterea dinamică a firmei? Principalul profil al companiei noastre este comerțul cu componente, astfel un număr mare de comenzi vin la noi de la partenerii noștri zilnic. De exemplu s-a întîmplat că s-a pierdut o comandă pentru că procesele nu au fost controlate, așa că nu am putut livra la timp.. Noi, ca o companie care crește dinamic, am spus că aceste lucruri sunt inacceptabile, deoarece baza afacerilor este livrarea rapidă și precisă a comenzilor, iar comenzile nu se pot pierde. Neam dat seama că dacă dorim în continuare să creștem, la care bineînțeles clientul satisfăcut este cheia, ca să ne răspândească bună reputație, trebuie să rezolvăm o manipulare inteligentă și precisă a comenzilor. Pe piață există un număr mare de softwareuri și desigur, există posibilitatea de dezvoltare individuală a fiecăruia, astfel încât cu siguranță nu putea fi ușoară alegerea unuia. Ce cerințe ați exprimat în legătură cu un sistem nou introdus? Ce ați căutat: soluții de management al documentelor, suport de colaborare a muncii în echipă sau amândouă împreună? Inițial am dorit un sistem pentru managementul documentelor, iar primul gând a fost să o dezvoltăm noi personalizat, dar pe baza experiențelor anterioare proaste, a fost curând abandonată această idee. Ne-am decis să cumpărăm un software finalizat, care oferă suficientă flexibilitate prin funcționalitatea bogată ca să ne satisfacă cerințele unice, garantând astfel productivitatea noastră. Conform acestora am testat piața. 2015 august Ne-am săturat să onorăm comenzile cu întârziere, avem nevoie de o soluție software puternică și eficientă! 2015 Septembrie Prima întâlnire cu bixbit Prin urmare, cu un an înainte de introducerea software-ului a trebuit să plătim penalizari de două ori. Penalizarea poate fi până la 30 la sută din valoarea comenzii, așa că pierderea noastră a fost de mai multe mii de euro, plus să nu mai vorbim de nemulțumirea clienților.
Cerința noastră de bază am formulat-o ca inventarierea structurată a documentelor și regăsirea ușoară a acestora. A fost important pentru noi că soluția să aibe un sprijin de grup de lucru și de asemenea, să fie capabilă să facă pașii fluxului de lucru din companie. După lungi căutări am găsit un software al companiei Bixbit SA care are un istoric deosebit și oferă și consultanță, astfel găsind soluția de sprijin de colaborare pentru munca în echipă. După ce am cunoscut și ne-am familiarizat cu sistemul, de asemenea am descoperit cu plăcere că tratează perfect și cererile noastre prioritare. Noi ne desfășurăm activitatea în domeniul tehnic, așa că pentru noi a fost natural pe parcursul selecției ca să vedem fiecare detaliu oricât de mic ar fi, precum să verificăm și fiecare ocazie. Consultanții bixbit s-au dovedit a fi un excelent partener și în această colaborare. Chiar în timpul prezentării sistemului am realizat că lucrurile pe care le-am gândit secundare sunt la fel de importante precum sprijinul mai larg pentru procese, cum ar fi cele legate de documente și de flux de lucru, urmărirea comenzilor și proiectelor, respectiv munca în echipă. Acestea din urmă pentru documente, pentru procesele de lucru și pentru sarcinile atribuite împreună cu observațiile lor, toate acestea cu posibilitatea comentariilor și căutării rapide a informațiilor. Care a fost caracteristica bixbit, care a făcut clară decizia în favoarea softwer-ului care știe și munca în echipă? Schimbul de informații furnizate de sistem, precum și oportunitățile asociate. În esență, ne-am dat seama că prin introducerea bixbit ne putem asigura că toată lumea obține informația în companie de care are nevoie și toate informațiile - fie documente, opinii, sau doar comentarii - să fie disponibile pentru cei a căror muncă o necesită, toate într-o singură interfață. A fost de asemenea important ca să sprijinim între punctele de lucru comunicarea, schimbul de informații și munca în echipă. În general, comenzile clienților noștri am dorit să le onorăm prin procese de lucru bine definite, ne-am dorit să fie tratate fără constrângeri geografice și nu prin obiceiuri care conduc la erori. Așa știm că deja ați ales bixbit, dar înainte de decizia finală ați mai analizat și alte opțiuni. În cele din urmă ce v-a ajutat să decideți clar pentru bixbit? Până atunci am înțeles exact de ce avem nevoie, deci principalul obiectiv a fost funcționalitatea. Bixbit a fost comparat cu o serie de alte produse și am constatat că în cazul altor sisteme alocarea sarcinilor ca funcție nu există sau modul în care are loc înregistrarea documentelor a fost inadecvată. De asemenea în plus bixbit față de partenerii internaționali concurează cu o interfață bixbit și cu un suport în mai multe limbi. 2015 Octombrie Alegerea bixbit 2015 Octombrie Dezbaterea proiectului: obiectivele, programul, rolurile, responsabilitățile, atribuirea sarcinilor 4
Cum a fost introducerea? A fost ușor să se înțeleagă conceptul de software și să se accepte necesitatea utilizării? Atunci când se introduce orice sistem nou, bineînțeles se creează turbulențe. Pe de o parte, pentru că angajații trebuie să schimbe rutina de zi cu zi, pe de altă parte de asemenea pentru că prin utilizarea software-ului nu mai este posibilă negarea lucrurilor. În ciuda tuturor acestora, nu a fost deloc greu de înțeles conceptul sistemului, educația oferită de către consultanții proiectului bixbit au contribuit în mod semnificativ ca angajații să însușească cunoștințele necesare. S-a dovedit a fi o decizie bună, de exemplu că nu toate părțile software-ului le-am dorit să le utilizăm imediat. Introducerea a fost făcută cu metodologia Agil, cu ajutorul sprinturilor în trepte: un sprint a fost în jurul unei anumite funcții, de exemplu pentru prima dată s-a predat doar suportul pentru munca în echipă de către profesioniștii bixbit, iar următorul training a fost despre managementul documentelor și așa pe rând toate celelalte. In plus, ca urmare a principiului abordării formare a formatorilor doar o echipă mică de șapte membri au primit instrucțiuni directe de la un profesionist bixbit, iar mai târziu ei au învățaț restul personalului. Desigur, am fost atenți ca să aratăm doar acele funcții colegilor, care pentru acea persoană sunt importante și relevante pentru executarea muncii lor. Am fost multumiți de feedbackul pozitiv al angajaților noștri cu privire la educație, precum și de atitudinea ajutătoare a profesioniștilor bixbit, care au contribuit în mod semnificativ la implementarea sistemului și la acceptarea cu succes a softului de către personalul de la noi. Mai devreme ați menționat că, deși ați decis în achiziționarea unui software gata făcut, în plus a fost la fel de importantă și personalizarea lui. Acesta cum s-a realizat? In selecție am optat pentru bixbit pentru că dă un cadru flexibil pentru cerințele personalizate ale afacerii noastre. Prin urmare, noi am determinat procesele noastre de lucru, precum și consultanții bixbit ne-au ajutat la introducerea lui și au contribuit la dezvoltarea și la reglarea fină a sistemului. Ca rezultat, deși am cumpărat un software gata făcut, dar noi o simțim complet personaliazată pentru noi. 2015 Noiembrie Invățarea funcțiilor pe teme, în mai multe etape: funcțiile legate de munca in grup (SPRINT 1) funcțiile legate de gestionarea documentelor (SPRINT 2) funcții legate de gestiunea sarcinilor și suportul fluxului de lucru (SPRINT 3) Sistemul de administrare (SPRINT 4) Copyright DMS One Zrt. / 2017.
Odată cu introducerea lui, ce s-a schimbat în managementul documentelor? Documentele anterioare le-am gestionat în dosare, o parte electronic pe drivere personale și comune, pe de altă parte fizic pe hârtie, prin urmare peste tot. Din fericire acest lucru s-a terminat, am digitalizat documentele din ultimii 3 ani și le-am stocat într-un singur loc toate, astfel încât regăsirea lor e ușoară și rapidă pentru toți angajați, ei au acces imediat la documentele care îi privesc. Cum s-a schimbat gestionarea proceselor de lucru de la utilizarea bixbit? Încă mai există comenzi uitate? Anterior, am primit pe o adresă centrală toate emailurile la grămadă. Printre acestea, a trebuit mai întâi să selectăm cererile pentru oferte și comenzi, iar apoi le-am transmis în format electronic colegilor competenți sau le-am printat și le-am pus pe un biroul lor. Această metodă implică o mulțime de erori. Acum s-a reușit să se primească separat cererile de ofertare și separat pe email comenzile care vin direct în bixbit. Colegul care se ocupă de acest email folosește de asemenea sistemul bixbit, distribuind comenzile pentru noii responsabili, astfel încât fluxul de lucru datorită software-ului, a atins controlarea maximă a acestora. Noi folosim sistemul de o jumătate de an, iar de atunci am spus la revedere la ordinele întârziate, toate comenzile le împlinim în timp. De asemenea este simplificată și accelerată procedura de gestionare a proiectelor și a proceselor de inventariere în bixbit, comunicarea internă are loc într-o singură platformă, astfel încât totul poate fi urmărit. Noi știm că, comunicarea între punctele de lucru a fost dificilă inainte. Acest lucru a reușit să se refacă de asemenea după utilizarea bixbit? Da. Compania noastra are patru puncte de lucru și este deosebit de importantă pentru noi comunicarea zilnică și rapidă. Fiecare membru al personalului în cauză trebuie să cunoască detaliile unui anumit caz și termenele limită pentru orice modificare. Accent foarte important se pune pe evidența exactă a documentelor, respectiv pe căutarea lor. 2017 Noiembrie- Iunie Până în prezent nu a existat nici o penalizare, iar funcționarea de zi cu zi a companiei decurge mai lin decât oricând înainte! 6
Si Dumneavostră doriți să puneți bazele pentru creșterea în continuare a firmei prin optimizarea proceselor? Ca un cititor al studiului nostru de caz, cereți auditul nostru gratuit! www.thebixbit.ro info@thebixbit.ro Despre Prim-Vol SRL. Activitatea principală a Prim Vol Trade SRL este comerț cu ridicata și cu amănuntul pentru piese de schimb autobuze, precum și vânzarea de autobuze Solaris. Furnizorii noștri sunt de renume și cu o mare tradiție, ei garantează calitatea de primă clasă și sunt de asemenea furnizori și producători de vehicule utilitare. Acesta include printre altele Daf, Ikarus, Iveco, Man, Mercedes, Neoplan, Renault, Scania, Solaris și piese de schimb pentru automobile Volvo, care sunt distribuite pe canalele uzuale, dar sunt vândute și de Webshopul Prim-Vol Trade. Despre software-ul bixbit Bixbit este o excelentă soluție software a firmei Bixbit SA. care susține creșterea dinamică. O grupare de aplicații care e dezvoltată pentru cele patru zone critice de funcționare cu succes a unei companii (managementul documentelor, suportul pentru munca în echipă, gestionarea sarcinilor, fluxul de lucru) într-o singură interfață ușor de urmărit și inteligentă, asigurându-se că atât individual, cât și în echipă, în toate punctele de lucru, în întreaga companie se sprijină funcționalitatea organizațională eficientă care sprijină eficient progresul și finalizarea cu succes a proiectelor. Bixbit abordează principiul lean office punînd-o în practică, astfel încât sistemul este pus în aplicare de peretele inteligent just in time : Părțile interesate au acces la lucrările necesare și informațiile relevante întotdeauna la momentul potrivit. Software-ul este disponibil în mai multe limbi și datorită flexibilității se poate integra cu alte sisteme de planificare a resurselor întreprinderii (ERP) și alte sisteme informatice. Conținutul complet al studiului de caz (text, mărci comerciale, logouri, denumirile comerciale, grafica, logourile) sunt în totalitate proprietatea Bixbit SA. Este strict interzisă reproducerea în orice mod, duplicarea, publicarea, modificarea procedurilor, inclusiv prin intermediul unui dispozitiv electronic orice parte conținută în acest material. Excepție este doar dacă aveți permisiunea scrisă în prealabil de Bixbit SA. Conținutul poate fi citat doar ca o sursă, este disponibil cu următoarea atribuire Bixbit SA și numele exact al studiului de caz, care trebuie să fie împreună cu link-ul către siteul www.thebixbit.com. Materialele citate fără acord constituie o ilegalitate și are consecințele sale juridice.