Pagina 1 din: 9 Entitatea publică: Departamentul (Direcţia): PROCEDURĂ DOCUMENTATĂ privind COD: PS-SCIM-04 Docum ente de referi nţă: Ordin 600/2018 pentru aprobarea Codului controlului intern/managerial al entităţilor publice Ediţia: a III-a Cupri ns 1.Lista responsabililor cu elaborarea, verificarea și aprobarea ediţiei sau, după caz, a reviziei în cadrul ediţiei 2.Formular de evidenţă a modificărilor 3.Formularul de distribuire/difuzare 4.Scopul procedurii 5.Domeniul de aplicare 6.Documente de referinţă 7.Definiţii și abrevieri 8.Descrierere activităţii sau procesului 9.Responsabilităţi 10.Formular de analiză a procedurii 11.Anexe Pagina 1 / 9
Pagina 2 din: 9 1. Li sta responsabi l i l or cu el aborarea, veri fi carea și aprobarea edi ţi ei sau, după caz, a reviziei în cadrul ediţiei Crt Elemente privind responsabilii/ operaţiunea Numele și prenumele Funcţia Semnătura 1 Elaborat STRUG ARIU TIBERIU Pres edinte Comis ie Monitoriz are 02.08.2018 2 Av iz at STRUG ARIU TIBERIU Pres edinte Comis ie Monitoriz are 02.08.2018 3 Apr obat Bar anai Cons tantin Pr imar 02.08.2018 2. Formular de evidenţă a modificărilor Crt Numărul ediţiei / reviz iei ediţiei / reviz iei Componenta reviz uită 1 Ediţia I 07.03.2016 X X Descrierea modificării Aviz ul conducătorului compartimentului 2 Ediţia a II-a 02.11.2017 - Legislaţie primară - Legislaţie secundară Modificări legislative (conform Ordinului 200/2016) 3 Ediţia a III-a 02.08.2018 - Legislaţie primară - Legislaţie secundară Conform Ordinului nr. 600/2018, în vigoare de la 07.05.2018, se aduc modificări în ceea ce privește definirea termenilor, structura din cadrul procedurii documentate prin introducerea/modificarea a 3 formulare, prevăzute ca si componente structurale minimale, respectiv Formular de evidenţă a modificărilor, Formular de analiză a procedurii, Formular de distribuire difuzare. Fav orabil 3. Formularul de distribuire/difuzare Crt 1 2 3 4 Scopul difuz ării Informare Informare Informare Ev idenţă, Arhiv are Compartiment Nume și prenume primirii retragerii intrării în vigoare Primar Baranai Cons tantin 02.08.2018 07.05.2018 24.05.2018 Vic eprimar Ungurean Cris tian 02.08.2018 07.05.2018 24.05.2018 Sec retar Mirones c u Ioana 02.08.2018 07.05.2018 24.05.2018 Comis ie Monitoriz are STRUG ARIU TIBERIU 02.08.2018 07.05.2018 24.05.2018 Semnătura 4. Scopul procedurii Pagina 2 / 9
Pagina 3 din: 9 4. Scopul procedurii 4.1 Stabilește modul de realizare a activităţii, compartimentele și persoanele implicate P roc edura are s c opul de a s t abili un s et de reguli, operaţ iuni unit are ş i res pons abilit ăţ i î n procesul de implementare, monitorizare şi dezvoltare a sistemului de control intern/managerial cu ajutorul căruia: - să fie definită structura organizatorică proprie a instituţiei - să fie definit statul de funcţii al instituţiei 4.2 Dă asigurări cu privire la existenţa documentaţiei adecvate derulării activităţii 4.3 Asigură continuitatea activităţii, inclusiv în condiţii de fluctuaţie a personalului 4.4 Sprijină auditul și/sau alte organisme abilitate în acţiuni de auditare și/sau control, iar pe manager, în luarea deciziei 4.5 Alte scopuri 5. Domeniul de aplicare 5.1 Precizarea (definirea) activităţii la care se referă procedura operaţională: Procedura se referă la activitatea de implementare a Standardului 4: Structura organizatorică. 5.2 Delimitarea explicită a activităţii procedurate în cadrul portofoliului de activităţi desfășurate de entitatea publică: Activitatea este relevantă ca importanţă, fiind procedurată distinct în cadrul instituţiei. 5. 3 Li starea pri nci pal el or acti vi tăţi de care depi nde și/ sau care depi nd de acti vi tatea procedurată: De activitatea procedurată depind toate celelalte activităţi din cadrul instituţiei, datorită rolului pe care această activitate îl are în cadrul derulării corecte și la timp a tuturor proc es elor. 5.4 Listarea compartimentelor furnizoare de date și/sau beneficiare de rezultate ale acti vi tăţi i procedurate: 5.4.1 Compartimente furnizare de date Toate structurile 5.4.2 Compartimente furnizoare de rezultate: Toate structurile 5.4.3 Compartimente implicate în procesul activităţii: Comisia SCIM Pagina 3 / 9
Pagina 4 din: 9 6. Documente de referinţă 6.1. Reglementări internaţionale: - Nu este cazul 6.2. Legislaţie primară: - - Legea nr. 53/2003 privind Codul muncii publicată în Monitorul Oficial al României, Partea I, nr.345 din 18.05.2011 - Legea nr. 500/ 2002 priv ind f inanţ ele public e public at ă î n Monit orul Of ic ial al României, Partea I, nr.597 din 13.08.2002 - Legea adminis t raţ iei public e loc ale nr. 215/ 2001 public at ă î n Monit orul Of ic ial al României, Partea I, nr.123 din 20.02.2007 - Legea nr. 188/ 1999 priv ind S t at ut ul f unc ţ ionarilor public i public at ă î n Monit orul Of ic ial al României, Partea I, nr. 365 din 29.05.2007 - Ordonanţ a nr. 119/ 1999 priv ind c ont rolul int ern/ managerial ş i c ont rolul f inanc iar prev ent iv publicată în Monitorul Oficial al României, Partea I, nr.799 din 12.11.2003 - Hotărârea nr. 611/2008 pentru aprobarea normelor privind organizarea şi dezvoltarea carierei f unc ţ ionarilor public i public at ă î n Monit orul Of ic ial al României, P art ea I, nr. 530 din 14.07.2008 6.3. Legislaţie secundară: - Ordin nr. 600/ 2018 priv ind aprobarea Codului c ont rolului int ern managerial al ent it ăţ ilor publice Publicat in Monitorul Oficial, Partea I nr. 387 din 07.05.2018 - Organigrama - ROI - ROF 6.4. Alte documente, inclusiv reglementări interne ale entităţii publice: - Dis poz it ia de c ons t it uire a Comis iei priv ind organiz area, implement area s i ment inerea unui sistem de control intern/managerial in cadrul instituţiei; - Regulament ul de organiz are s i de luc ru al Comis iei priv ind organiz area, implement area s i mentinerea unui sistem de control intern/managerial în cadrul instituţiei - Programul de dezvoltare al Sistemului de Control Intern Managerial în cadrul instituţiei - Regulamentul de organizare şi funcţionare al instituţiei - Regulamentul Intern al Instituţiei - Decizii/Dispoziţii ale Conducătorului Instituţiei - Procedura de Sistem privind Controlul Documentelor - Procedura de Sistem privind Controlul Înregistrărilor - Circuitul documentelor; - Alte acte normative Pagina 4 / 9
Pagina 5 din: 9 7. Definiţii și abrevieri Crt. 7.1. Definiţii ale termenilor: Termenul 1. Proc edură doc umentată 2. 3. Proc edura de s is tem (proc edură generală) Proc edură operaţională (proc edură de luc ru) 4. Doc ument 5. Aprobare 6. Verific are 7. Înc etare ex ec utare s ilită 8. Ediţie proc edură 9. Rev iz ie proc edură Definiţia și / sau, dacă este caz ul, actul care definește termenul Modul s pec ific de realiz are a unei ac tiv ităţi s au a unui proc es, editat pe s upor t de hâr tie s au în for mat elec tr onic ; pr oc edur ile doc umentate pot fi proc eduri de s is tem ş i proc eduri operaţionale; Des c rie un proc es s au o ac tiv itate c are s e des făş oară la niv elul entităţii public e aplic abil/aplic abilă major ităţii s au tutur or c ompar timentelor dintr- o entitate public ă; Proc edură c are des c rie un proc es s au o ac tiv itate c are s e des făş oară la niv elul unuia s au mai multor c ompar timente dintr- o entitate, făr ă aplic abilitate la niv elul într egii entităţi public e; Ac t prin c are s e adev ereș te, s e c ons tată s au s e prec oniz eaz ă un fapt, s e c onferă un drept, s e rec unoaș te o obligaţie res pec tiv tex t s c ris s au tipărit ins c ripţie s au altă mărturie s erv ind la c unoaș terea unui fapt real ac tual s au din trec ut Confirmarea s c ris ă, s emnătura ş i datarea ac es teia, a autorităţii des emnate de a fi de ac ord c u aplic area res pec tiv ului doc ument în or ganiz aţie. Confirmare prin ex aminare ş i furniz are de dov ez i obiec tiv e de c ătre autoritatea des emnată (v erific ator), a faptului c ă s unt s atis făc ute c erinţele s pec ific ate, inc lus iv c erinţele SCIM. Ex ec utarea s ilită înc eteaz ă dac ă: a) s -au s tins integral obligaţiile fis c ale prev ăz ute în titlul ex ec utoriu, inc lus iv obligaţiile de plată ac c es orii, c heltuielile de ex ec utare ş i oric e alte s ume s tabilite în s arc ina debitorului, potriv it legii; b) a fos t des fiinţat titlul ex ec utoriu; c ) în alte c az uri prev ăz ute de lege.legea 207/2015 art 234 Forma ac tuală a proc edurii; Ediţia unei proc eduri s e modific ă atunc i c ând deja au fos t realiz ate 3 rev iz ii ale res pec tiv ei proc eduri s au atunc i c ând modific ările din s truc tura proc edurii depăș es c 50% din c onţinutul rev iz iei anterioare; Ac ţiunea de modific ar e r es pec tiv adăugar e s au eliminar e a unor infor maţii, date, c omponente ale unei ediţii a unei pr oc edur i, modific ăr i c e implic ă de regulă s ub 50% din c onţinutul proc edurii; 10. Sis tem Ans amblu de elemente c orelate s au în interac ţiune Crt. 7.2. Abrevieri ale termenilor: Abrevierea 1. P.S. Proc edura de s is tem 2. P.O. Proc edura operaţională 3. Ed. Ediţie 4. Rev. Rev iz ie 5. PC Pagina 5 / 9 Termenul abreviat Pres edintele Comis iei pentru monitoriz area, c oordonarea s i indrumarea metodologic a c u priv ire la s is temele de c ontrol managerial
Pagina 6 din: 9 Crt. Abrevierea 6. RC Reprez entantul Conduc erii c u s is temul de management al c alitatii 7. SCIM Sis tem de Contr ol Inter n/manager ial 8. SMC Sis tem de Management al Calităţii 9. RMC Res pons abil c u Sis temul de Management al Calităţii 10. ANFP Agenţia Naţională a Func ţionarilor Public i 11. HG Hotărâre de G uv ern 12. CS Compar timent de Spec ialitate 13. E Elabor ar e 14. V Verific are 15. A Apr obar e 16. Ap. Aplic ar e 17. Ah. Arhiv are 18. C Centr aliz ar e 19. MFP Minis terul Finanţelor Public e Termenul abreviat Pagina 6 / 9
Pagina 7 din: 9 8. Descrierere activităţii sau procesului 8.1. Generalităţi: -> Prezenta procedură de sistem stabileşte un set de reguli şi operaţiuni unitare, precum şi responsabilităţi în activitatea de implementare a Standardului 4 Structura organizatorică. -> Pentru realizarea in bune conditii de eficienta si eficacitate a obiectivelor entitatii sunt necesare: - Definirea și actualizarea structurii organizatorice a instituţiei Organigrama instituţiei - Def inirea c ompet enţ elor, res pons abilit ăţ ilor, s arc inillor ș i obligaţ iilor de a raport a pent ru fiecare componenta structurala Statul de al instituţiei -> P ent ru a s e adapt a permanent la modif ic ările legis lat iv e, organigrama s i s t at ul de f unc ţ ii al instituţiei trebuie actualizate/adaptate fiecărei modificări legislative -> Salariaţii instituţiei trebuie informaţi în scris despre structura Organigramei și a Statului de În vederea monitorizării gradului de îndeplinire, se vor elabora indicatori de performanţă asociaţi. -> P ent ru implement area S t andardului 4 S t ruc t ura Organiz at oric ă, c omis ia de monit oriz are, coordonare şi îndrumare metodologică a implementării şi/sau dezvoltării sistemului de control intern/managerial va proceda la: - Elaborarea/actualizarea Organigramei instituţiei - Elaborarea/actualizarea Statului de al instituţiei - Aducerea la cunoștinţa salariaţilor a structurii și conţinutului Organigramei și al Statului de -> Prin implementarea Standardului 4 Structura organizatorică, se asigură: - Elaborarea/actualizarea Organigramei instituţiei - Elaborarea/actualizarea Statului de al instituţiei - Aducerea la cunoștinţa salariaţilor a structurii și conţinutului Organigramei și al Statului de Elemente de evaluare a implementării Standardului 4 Structura organizatorică -> Este elaborată/actualizată Organigrama Instituţiei. -> Este elaborat/actualizat Statul de al instituţiei -> Este realizată informarea scrisă a salariaţilor cu privire la structura și conţinutul Organigramei -> Este realizată informarea scrisă a salariaţilor cu privire la structura și conţinutul Statului de Indicatori de evaluare pentru implementarea Standardului 4 Structura organizatorică Existenţa organigramei: DA/NU Existenţa Statului de : DA/NU 8.2. Documente utilizate: 8.2.1. Lista și provenienţa documentelor: - Documentele utilizate în elaborarea prezentei proceduri sunt cele enumerate la pct.6. Pagina 7 / 9