Pagina 1 din: 9 Entitatea publică: Departamentul (Direcţia): PROCEDURĂ DOCUMENTATĂ privind COD: P O-CFC-12 Docum ente de referi nţă: Ordin 600/2018 pentru aprobarea Codului controlului intern/managerial al entităţilor publice Ediţia: a III-a Cupri ns 1.Lista responsabililor cu elaborarea, verificarea și aprobarea ediţiei sau, după caz, a reviziei în cadrul ediţiei 2.Formular de evidenţă a modificărilor 3.Formularul de distribuire/difuzare 4.Scopul procedurii 5.Domeniul de aplicare 6.Documente de referinţă 7.Definiţii și abrevieri 8.Descrierere activităţii sau procesului 9.Responsabilităţi 10.Formular de analiză a procedurii 11.Anexe Pagina 1 / 9
Pagina 2 din: 9 1. Li sta responsabi l i l or cu el aborarea, veri fi carea și aprobarea edi ţi ei sau, după caz, a reviziei în cadrul ediţiei Crt Elemente privind responsabilii/ operaţiunea Numele și prenumele Funcţia Semnătura 1 Elaborat STRUG ARIU TIBERIU Pres edinte Comis ie Monitoriz are 02.08.2018 2 Av iz at STRUG ARIU TIBERIU Pres edinte Comis ie Monitoriz are 02.08.2018 3 Apr obat Bar anai Cons tantin Pr imar 02.08.2018 2. Formular de evidenţă a modificărilor Crt Numărul ediţiei / reviz iei ediţiei / reviz iei Componenta reviz uită 1 Ediţia I 07.03.2016 X X Descrierea modificării Aviz ul conducătorului compartimentului 2 Ediţia a II-a 02.11.2017 - Legislaţie primară - Legislaţie secundară Modificări legislative (conform Ordinului 200/2016) 3 Ediţia a III-a 02.08.2018 - Legislaţie primară - Legislaţie secundară Conform Ordinului nr. 600/2018, în vigoare de la 07.05.2018, se aduc modificări în ceea ce privește definirea termenilor, structura din cadrul procedurii documentate prin introducerea/modificarea a 3 formulare, prevăzute ca si componente structurale minimale, respectiv Formular de evidenţă a modificărilor, Formular de analiză a procedurii, Formular de distribuire difuzare. Fav orabil 3. Formularul de distribuire/difuzare Crt 1 2 3 4 Scopul difuz ării Informare Informare Informare Ev idenţă, Arhiv are Compartiment Nume și prenume primirii retragerii intrării în vigoare Primar Baranai Cons tantin 02.08.2018 07.05.2018 24.05.2018 Vic eprimar Ungurean Cris tian 02.08.2018 07.05.2018 24.05.2018 Sec retar Mirones c u Ioana 02.08.2018 07.05.2018 24.05.2018 Comis ie Monitoriz are STRUG ARIU TIBERIU 02.08.2018 07.05.2018 24.05.2018 Semnătura 4. Scopul procedurii Pagina 2 / 9
Pagina 3 din: 9 4. Scopul procedurii 4.1 Stabilește modul de realizare a activităţii, compartimentele și persoanele implicate 4.2 Dă asigurări cu privire la existenţa documentaţiei adecvate derulării activităţii 4.3 Asigură continuitatea activităţii, inclusiv în condiţii de fluctuaţie a personalului 4.4 Sprijină auditul și/sau alte organisme abilitate în acţiuni de auditare și/sau control, iar pe manager, în luarea deciziei 4.5 Alte scopuri 5. Domeniul de aplicare 5.1 Precizarea (definirea) activităţii la care se referă procedura operaţională: Procedura se referă la activitatea de organizare, gestiune și contabilizare a serviciilor. 5.2 Delimitarea explicită a activităţii procedurate în cadrul portofoliului de activităţi desfășurate de entitatea publică: Activitatea este relevantă ca importanţă, fiind procedurată distinct în cadrul instituţiei. 5. 3 Li starea pri nci pal el or acti vi tăţi de care depi nde și/ sau care depi nd de acti vi tatea procedurată: De activitatea procedurată depind toate celelalte activităţi din cadrul instituţiei, datorită rolului pe care această activitate îl are în cadrul derulării corecte și la timp a tuturor proc es elor. 5.4 Listarea compartimentelor furnizoare de date și/sau beneficiare de rezultate ale acti vi tăţi i procedurate: 5.4.1 Compartimente furnizare de date Toate structurile 5.4.2 Compartimente furnizoare de rezultate: Toate structurile 5.4.3 Compartimente implicate în procesul activităţii: Pagina 3 / 9
Pagina 4 din: 9 6. Documente de referinţă 6.1. Reglementări internaţionale: - Nu este cazul 6.2. Legislaţie primară: - Legea nr. 98/2016 privind achiziţiile publice publicat în Monitorul Oficial, Partea I nr.390 din 23.05.2016 - Legea nr. 227/ 2015 priv ind Codul f is c al public at ă î n Monit orul Of ic ial nr. 688 din 10 septembrie 2015 - Legea nr. 207/2015 privind Codul de procedură fiscală publicat în Monitorul Oficial, Partea I nr. 547 din 23.07.2015 - Legea nr. 273/ 2006 priv ind f inanţ ele public e loc ale public at î n Monit orul Of ic ial, P art ea I nr.618 din 18.07.2006 - Legea nr. 500/2002 privind finanţele publice a apărut în Monitorul Oficial, Partea I nr.597 din 13.08.2002 - Legea c ont abilit ăţ ii nr. 82/ 1991 republic at î n Monit orul Of ic ial, P art ea I nr 454 din 18.06.2008 - Ordinul nr. 923/ 2014 pent ru aprobarea Normelor met odologic e generale ref erit oare la ex erc it area c ont rolului f inanc iar prev ent iv ş i a Codului s pec if ic de norme prof es ionale pent ru persoanele care desfăşoară activitatea de control financiar preventiv propriu publicat în Monitorul Oficial, Partea I nr 28 din 15.01.2016 - Ordinul nr. 2021/ 2013 pent ru modif ic area ş i c omplet area Normelor met odologic e priv ind organizarea şi conducerea contabilităţii instituţiilor publice, Planul de conturi pentru instituţiile publice şi instrucţiunile de aplicare a acestuia, aprobate prin Ordinul Ministrului Finanţelor Publice nr. 1.917/2005 publicat în Monitorul Oficial, Partea I nr 831 din 24.12.2013 - Ordinul nr. 1917/ 2005 pent ru aprobarea Normelor met odologic e priv ind organiz area ş i conducerea contabilităţii instituţiilor publice, Planul de conturi pentru instituţiile publice şi ins t ruc ţ iunile de aplic are a ac es t uia public at î n Monit orul Of ic ial, P art ea I nr 1186 din 29.12.2005 - Ordonanţ a nr. 119/ 1999 priv ind c ont rolul int ern/ managerial ş i c ont rolul f inanc iar prev ent iv publicat în Monitorul Oficial, Partea I nr 799 din 12.11.2003 6.3. Legislaţie secundară: - Ordin nr. 600/ 2018 priv ind aprobarea Codului c ont rolului int ern managerial al ent it ăţ ilor publice Publicat in Monitorul Oficial, Partea I nr. 387 din 07.05.2018 6.4. Alte documente, inclusiv reglementări interne ale entităţii publice: - Programul de dezvoltare - Regulamentul de funcţionare al Comisiei de Monitorizare - Regulamentul de organizare şi funcţionare al instituţiei - Regulamentul Intern al Instituţiei - Decizii/Dispoziţii ale Conducătorului Instituţiei - Circuitul documentelor - Hotărâri de consiliu - Alte acte normative Pagina 4 / 9
Pagina 5 din: 9 7. Definiţii și abrevieri Crt. 7.1. Definiţii ale termenilor: Termenul 1. Proc edură doc umentată 2. 3. Proc edura de s is tem (proc edură generală) Proc edură operaţională (proc edură de luc ru) 4. Doc ument 5. Aprobare 6. Verific are 7. Înc etare ex ec utare s ilită 8. Ediţie proc edură 9. Rev iz ie proc edură Definiţia și / sau, dacă este caz ul, actul care definește termenul Modul s pec ific de realiz are a unei ac tiv ităţi s au a unui proc es, editat pe s upor t de hâr tie s au în for mat elec tr onic ; pr oc edur ile doc umentate pot fi proc eduri de s is tem ş i proc eduri operaţionale; Des c rie un proc es s au o ac tiv itate c are s e des făş oară la niv elul entităţii public e aplic abil/aplic abilă major ităţii s au tutur or c ompar timentelor dintr- o entitate public ă; Proc edură c are des c rie un proc es s au o ac tiv itate c are s e des făş oară la niv elul unuia s au mai multor c ompar timente dintr- o entitate, făr ă aplic abilitate la niv elul într egii entităţi public e; Ac t prin c are s e adev ereș te, s e c ons tată s au s e prec oniz eaz ă un fapt, s e c onferă un drept, s e rec unoaș te o obligaţie res pec tiv tex t s c ris s au tipărit ins c ripţie s au altă mărturie s erv ind la c unoaș terea unui fapt real ac tual s au din trec ut Confirmarea s c ris ă, s emnătura ş i datarea ac es teia, a autorităţii des emnate de a fi de ac ord c u aplic area res pec tiv ului doc ument în or ganiz aţie. Confirmare prin ex aminare ş i furniz are de dov ez i obiec tiv e de c ătre autoritatea des emnată (v erific ator), a faptului c ă s unt s atis făc ute c erinţele s pec ific ate, inc lus iv c erinţele SCIM. Ex ec utarea s ilită înc eteaz ă dac ă: a) s -au s tins integral obligaţiile fis c ale prev ăz ute în titlul ex ec utoriu, inc lus iv obligaţiile de plată ac c es orii, c heltuielile de ex ec utare ş i oric e alte s ume s tabilite în s arc ina debitorului, potriv it legii; b) a fos t des fiinţat titlul ex ec utoriu; c ) în alte c az uri prev ăz ute de lege.legea 207/2015 art 234 Forma ac tuală a proc edurii; Ediţia unei proc eduri s e modific ă atunc i c ând deja au fos t realiz ate 3 rev iz ii ale res pec tiv ei proc eduri s au atunc i c ând modific ările din s truc tura proc edurii depăș es c 50% din c onţinutul rev iz iei anterioare; Ac ţiunea de modific ar e r es pec tiv adăugar e s au eliminar e a unor infor maţii, date, c omponente ale unei ediţii a unei pr oc edur i, modific ăr i c e implic ă de regulă s ub 50% din c onţinutul proc edurii; 10. Sis tem Ans amblu de elemente c orelate s au în interac ţiune Crt. 7.2. Abrevieri ale termenilor: Abrevierea 1. P.S. Proc edura de s is tem 2. P.O. Proc edura operaţională 3. E Elabor ar e 4. V Verific are 5. A Apr obar e 6. Ap. Aplic ar e Pagina 5 / 9 Termenul abreviat
Pagina 6 din: 9 Crt. 7. Ah. Arhiv are 8. CS Compar timent de s pec ialitate 9. SCIM Sis tem de c ontrol intern/managerial 10. SMI Abrevierea Termenul abreviat Sis tem de Management Integr at Calitate- Mediu- Sănătate ș i s ec ur itate oc upaţională; Sec ur itatea Infor matiei; 11. RM Reprez entantul managementului pentru SMI Pagina 6 / 9
Pagina 7 din: 9 8. Descrierere activităţii sau procesului 8.1. Generalităţi: - Procedura cuprinde etapele ce trebuie urmate, metodele de lucru stabilite şi regulile de aplicat în vederea cunoaşterii și aplicării de către salariaţii entităţii a prevederilor legale care reglementează activitatea procedurată. 8.2. Documente utilizate: 8.2.1. Lista și provenienţa documentelor: - Documentele utilizate în elaborarea prezentei proceduri sunt cele enumerate la pct.6. 8.2.2. Conţinutul și rolul documentelor: - Documentele utilizate în elaborarea prezentei proceduri au rolul de a reglementa modalitatea de implementare a activităţii procedurate. - Accesul, pentru fiecare Compartiment, la legislaţia aplicabilă, se face prin programul informatic la care au acces salariaţii entităţii. 8.2.3. Circuitul documentelor: - Pentru asigurarea condiţiilor necesare cunoaşterii și aplicării de către salariaţii entităţii a prev ederilor legale c are reglement eaz ă ac t iv it at ea proc edurat ă, elaborat orul v a dif uz a proc edura conform pct.3. 8. 3. Resurse necesare: 8.3.1. Resurse materiale: - Computer - Imprimantă - Copiator - Consumabile (cerneală/toner) - Hartie xerox - Dosare 8.3.2. Resurse umane: - Conducătorul instituţiei - Contabilul șef 8.3.3. Resurse financiare: - Conform Bugetului aprobat al Instituţiei 8.4. Modul de lucru: 8.4.1. Planificarea operaţiunilor și acţiunilor activităţii: Operaţiunile și acţiunile privind activitatea procedurată se vor derula de către compartimentul financiar-contabil, conform instrucţiunilor din prezenta procedură. 8.4.2. Derularea operaţiunilor și acţiunilor activităţii: Instituţia achiziţionează diverse categorii de servicii: reparaţii, întreţinere, mentenanţă, curăţenie, etc. Sunt asimilate serviciilor și achiziţiile de utilităţi: energie electrică, energie termică, abonamente Pagina 7 / 9