Pagina 1 din: 11 Entitatea publică: Departamentul (Direcţia): PROCEDURĂ DOCUMENTATĂ privind COD: PS-SCIM-17 Docum ente de referi nţă: Ordin 600/2018 pentru aprobarea Codului controlului intern/managerial al entităţilor publice Ediţia: a III-a Cupri ns 1.Lista responsabililor cu elaborarea, verificarea și aprobarea ediţiei sau, după caz, a reviziei în cadrul ediţiei 2.Formular de evidenţă a modificărilor 3.Formularul de distribuire/difuzare 4.Scopul procedurii 5.Domeniul de aplicare 6.Documente de referinţă 7.Definiţii și abrevieri 8.Descrierere activităţii sau procesului 9.Responsabilităţi 10.Formular de analiză a procedurii 11.Anexe Pagina 1 / 11
Pagina 2 din: 11 1. Li sta responsabi l i l or cu el aborarea, veri fi carea și aprobarea edi ţi ei sau, după caz, a reviziei în cadrul ediţiei Crt Elemente privind responsabilii/ operaţiunea Numele și prenumele Funcţia Semnătura 1 Elaborat STRUG ARIU TIBERIU Pres edinte Comis ie Monitoriz are 02.08.2018 2 Av iz at STRUG ARIU TIBERIU Pres edinte Comis ie Monitoriz are 02.08.2018 3 Apr obat Bar anai Cons tantin Pr imar 02.08.2018 2. Formular de evidenţă a modificărilor Crt Numărul ediţiei / reviz iei ediţiei / reviz iei Componenta reviz uită 1 Ediţia I 07.03.2016 X X Descrierea modificării Aviz ul conducătorului compartimentului 2 Ediţia a II-a 02.11.2017 - Legislaţie primară - Legislaţie secundară Modificări legislative (conform Ordinului 200/2016) 3 Ediţia a III-a 02.08.2018 - Legislaţie primară - Legislaţie secundară Conform Ordinului nr. 600/2018, în vigoare de la 07.05.2018, se aduc modificări în ceea ce privește definirea termenilor, structura din cadrul procedurii documentate prin introducerea/modificarea a 3 formulare, prevăzute ca si componente structurale minimale, respectiv Formular de evidenţă a modificărilor, Formular de analiză a procedurii, Formular de distribuire difuzare. Fav orabil 3. Formularul de distribuire/difuzare Crt 1 2 3 4 Scopul difuz ării Informare Informare Informare Ev idenţă, Arhiv are Compartiment Nume și prenume primirii retragerii intrării în vigoare Primar Baranai Cons tantin 02.08.2018 07.05.2018 24.05.2018 Vic eprimar Ungurean Cris tian 02.08.2018 07.05.2018 24.05.2018 Sec retar Mirones c u Ioana 02.08.2018 07.05.2018 24.05.2018 Comis ie Monitoriz are STRUG ARIU TIBERIU 02.08.2018 07.05.2018 24.05.2018 Semnătura 4. Scopul procedurii Pagina 2 / 11
Pagina 3 din: 11 4. Scopul procedurii 4.1 Stabilește modul de realizare a activităţii, compartimentele și persoanele implicate P roc edura are c a s c op doc ument area modului de des f ăş urare a ş edinţ elor Comis iei pent ru monit oriz area, c oordonarea ş i î ndrumarea met odologic ă a dez v olt ării s is t emului de c ont rol managerial al P rimăriei, denumit î n c ont inuare Comis ie, î n v ederea ţ inerii s ub c ont rol a proceselor de control managerial la nivelul Primăriei. 4.2 Dă asigurări cu privire la existenţa documentaţiei adecvate derulării activităţii 4.3 Asigură continuitatea activităţii, inclusiv în condiţii de fluctuaţie a personalului 4.4 Sprijină auditul și/sau alte organisme abilitate în acţiuni de auditare și/sau control, iar pe manager, în luarea deciziei 4.5 Alte scopuri 5. Domeniul de aplicare 5.1 Precizarea (definirea) activităţii la care se referă procedura operaţională: Procedura se aplică activităţii Comisiei, organizării şedinţelor sale de lucru, în vederea bunei gestionări a SCIM proiectat şi implementat la nivelul Primăriei. 5.2 Delimitarea explicită a activităţii procedurate în cadrul portofoliului de activităţi desfășurate de entitatea publică: Activitatea este relevantă ca importanţă, fiind procedurată distinct în cadrul instituţiei. 5. 3 Li starea pri nci pal el or acti vi tăţi de care depi nde și/ sau care depi nd de acti vi tatea procedurată: De activitatea procedurată depind toate celelalte activităţi din cadrul instituţiei, datorită rolului pe care această activitate îl are în cadrul derulării corecte și la timp a tuturor proc es elor. 5.4 Listarea compartimentelor furnizoare de date și/sau beneficiare de rezultate ale acti vi tăţi i procedurate: 5.4.1 Compartimente furnizare de date Toate structurile 5.4.2 Compartimente furnizoare de rezultate: Toate structurile 5.4.3 Compartimente implicate în procesul activităţii: Comisia SCIM Pagina 3 / 11
Pagina 4 din: 11 6. Documente de referinţă 6.1. Reglementări internaţionale: - SR EN ISO 9000:2006 Sisteme de Management al Calităţii. Principii esenţiale şi vocabular. - SR EN ISO 9001:2008 Sisteme de management al calităţii. Cerinţe. 6.2. Legislaţie primară: - Legea nr. 188/ 1999 priv ind S t at ut ul f unc ţ ionarilor public i public at ă î n Monit orul Of ic ial al României, Partea I, nr.. 365 din 29.05.2007 - Ordonanţ a nr. 119/ 1999 priv ind c ont rolul int ern/ managerial ş i c ont rolul f inanc iar prev ent iv publicată în Monitorul Oficial al României, Partea I, nr.799 din 12.11.2003 6.3. Legislaţie secundară: - Ordin nr. 600/ 2018 priv ind aprobarea Codului c ont rolului int ern managerial al ent it ăţ ilor publice Publicat in Monitorul Oficial, Partea I nr. 387 din 07.05.2018 6.4. Alte documente, inclusiv reglementări interne ale entităţii publice: - Dis poz it ia de c ons t it uire a Comis iei priv ind organiz area, implement area s i ment inerea unui sistem de control intern/managerial in cadrul instituţiei; - Regulament ul de organiz are s i de luc ru al Comis iei priv ind organiz area, implement area s i mentinerea unui sistem de control intern/managerial în cadrul instituţiei - Programul de dezvoltare al Sistemului de Control Intern Managerial în cadrul instituţiei - Regulamentul de organizare şi funcţionare al instituţiei - Regulamentul Intern al Instituţiei - Decizii/Dispoziţii ale Conducătorului Instituţiei - Procedura de Sistem privind Controlul Documentelor - Procedura de Sistem privind Controlul Înregistrărilor - Fișe post - Circuitul documentelor; - Alte acte normative Pagina 4 / 11
Pagina 5 din: 11 7. Definiţii și abrevieri Crt. 7.1. Definiţii ale termenilor: Termenul 1. Proc edură doc umentată 2. 3. Proc edura de s is tem (proc edură generală) Proc edură operaţională (proc edură de luc ru) 4. Doc ument 5. Aprobare 6. Verific are 7. Înc etare ex ec utare s ilită 8. Ediţie proc edură 9. Rev iz ie proc edură Definiţia și / sau, dacă este caz ul, actul care definește termenul Modul s pec ific de realiz are a unei ac tiv ităţi s au a unui proc es, editat pe s upor t de hâr tie s au în for mat elec tr onic ; pr oc edur ile doc umentate pot fi proc eduri de s is tem ş i proc eduri operaţionale; Des c rie un proc es s au o ac tiv itate c are s e des făş oară la niv elul entităţii public e aplic abil/aplic abilă major ităţii s au tutur or c ompar timentelor dintr- o entitate public ă; Proc edură c are des c rie un proc es s au o ac tiv itate c are s e des făş oară la niv elul unuia s au mai multor c ompar timente dintr- o entitate, făr ă aplic abilitate la niv elul într egii entităţi public e; Ac t prin c are s e adev ereș te, s e c ons tată s au s e prec oniz eaz ă un fapt, s e c onferă un drept, s e rec unoaș te o obligaţie res pec tiv tex t s c ris s au tipărit ins c ripţie s au altă mărturie s erv ind la c unoaș terea unui fapt real ac tual s au din trec ut Confirmarea s c ris ă, s emnătura ş i datarea ac es teia, a autorităţii des emnate de a fi de ac ord c u aplic area res pec tiv ului doc ument în or ganiz aţie. Confirmare prin ex aminare ş i furniz are de dov ez i obiec tiv e de c ătre autoritatea des emnată (v erific ator), a faptului c ă s unt s atis făc ute c erinţele s pec ific ate, inc lus iv c erinţele SCIM. Ex ec utarea s ilită înc eteaz ă dac ă: a) s -au s tins integral obligaţiile fis c ale prev ăz ute în titlul ex ec utoriu, inc lus iv obligaţiile de plată ac c es orii, c heltuielile de ex ec utare ş i oric e alte s ume s tabilite în s arc ina debitorului, potriv it legii; b) a fos t des fiinţat titlul ex ec utoriu; c ) în alte c az uri prev ăz ute de lege.legea 207/2015 art 234 Forma ac tuală a proc edurii; Ediţia unei proc eduri s e modific ă atunc i c ând deja au fos t realiz ate 3 rev iz ii ale res pec tiv ei proc eduri s au atunc i c ând modific ările din s truc tura proc edurii depăș es c 50% din c onţinutul rev iz iei anterioare; Ac ţiunea de modific ar e r es pec tiv adăugar e s au eliminar e a unor infor maţii, date, c omponente ale unei ediţii a unei pr oc edur i, modific ăr i c e implic ă de regulă s ub 50% din c onţinutul proc edurii; 10. Sis tem Ans amblu de elemente c orelate s au în interac ţiune Crt. 7.2. Abrevieri ale termenilor: Abrevierea 1. P.S. Proc edura de s is tem 2. P.O. Proc edura operaţională 3. Ed. Ediţie 4. Rev. Rev iz ie 5. PC Pagina 5 / 11 Termenul abreviat Pres edintele Comis iei pentru monitoriz area, c oordonarea s i indrumarea metodologic a c u priv ire la s is temele de c ontrol managerial
Pagina 6 din: 11 Crt. 6. RC Reprez entantul Conduc erii c u s is temul de management al c alitatii 7. SCIM Sis tem de Contr ol Inter n/manager ial 8. SMC Sis tem de Management al Calităţii 9. RMC Res pons abil c u Sis temul de Management al Calităţii 10. ANFP Agenţia Naţională a Func ţionarilor Public i 11. HG Hotărâre de G uv ern 12. CS Compar timent de Spec ialitate 13. E Elabor ar e 14. V Verific are 15. A Apr obar e 16. Ap. Aplic ar e 17. Ah. Arhiv are 18. C Centr aliz ar e 19. MFP Minis terul Finanţelor Public e 20. CI Coor donator Implementar e 21. Comis ie Abrevierea Termenul abreviat Comis ia de monitor iz ar e, c oor donar e ş i îndr umar e metodologic ã a dez v oltării s is temului de c ontrol intern/managerial. Pagina 6 / 11
Pagina 7 din: 11 8. Descrierere activităţii sau procesului 8.1. Generalităţi: 1. Comis ia are drept s c op c oordonarea ş i î ndrumarea met odologic ă a dez v olt ării s is t emului de control intern/managerial al Primăriei. 2. Componenţ a Comis iei s e s t abileş t e prin Dis poz it ia P rimarului. Din Comis ie f ac part e conducătorii tuturor structurilor organizatorice sau reprezentanţi din acestea acolo unde nu există conducători, astfel managementul la cel mai înalt nivel este angajat în implementarea, dezvoltarea şi îmbunătăţirea continuă a eficacităţii SCIM din cadrul entităţii. 3. Mijloac ele s pec if ic e prin c are membrii Comis iei as igură î ndeplinirea ac es t or res pons abilit ăţ i sunt: - Comunicarea în cadrul entităţii a importanţei satisfacerii prevederilor legale şi a altor cerinţe aplicabile, precum şi a cerinţelor comunitatii atunci când este cazul; - Stabilirea obiectivelor pentru activităţile desfăşurate la nivelul structurii pe care o conduc; - Realizarea periodică a analizelor privind activitatea Comisiei; - Asigurarea disponibilităţii resurselor. 4 Managementul la cel mai înalt nivel se asigură că responsabilităţile şi autorităţile sunt definite şi comunicate la nivelul entităţii. 8.2. Documente utilizate: 8.2.1. Lista și provenienţa documentelor: - Documentele utilizate în elaborarea prezentei proceduri sunt cele enumerate la pct.6. 8.2.2. Conţinutul și rolul documentelor: - Documentele utilizate în elaborarea prezentei proceduri au rolul de a reglementa modalitatea de implementare a activităţii procedurate. - Accesul, pentru fiecare Compartiment, la legislaţia aplicabilă, se face prin programul informatic la care au acces salariaţii entităţii. 8.2.3. Circuitul documentelor: - Pentru asigurarea condiţiilor necesare cunoaşterii și aplicării de către salariaţii entităţii a prev ederilor legale c are reglement eaz ă ac t iv it at ea proc edurat ă, elaborat orul v a dif uz a proc edura conform pct.3. 8. 3. Resurse necesare: 8.3.1. Resurse materiale: - Computer - Imprimantă - Copiator - Consumabile (cerneală/toner) - Hartie xerox - Dosare Pagina 7 / 11