Pagina 1 din: 9 Entitatea publică: Departamentul (Direcţia): PROCEDURĂ DOCUMENTATĂ privind COD: P O-ADM-06 Docum ente de referi nţă: Ordin 600/2018 pentru aprobarea Codului controlului intern/managerial al entităţilor publice Ediţia: a II-a Cupri ns 1.Lista responsabililor cu elaborarea, verificarea și aprobarea ediţiei sau, după caz, a reviziei în cadrul ediţiei 2 2.Formular de evidenţă a modificărilor 3 3.Formularul de distribuire/difuzare 4 4.Scopul procedurii 5 5. Domeniul de aplic are 6 6.Documente de referinţă 7 7.Definiţii și abrevieri 8 8.Descrierere activităţii sau procesului 10 9.Responsabilităţi 12 10.Formular de analiză a procedurii 13 11.Anexe 13 Pagina 1 / 9
Pagina 2 din: 9 1. Li sta responsabi l i l or cu el aborarea, veri fi carea și aprobarea edi ţi ei sau, după caz, a reviziei în cadrul ediţiei Crt Elemente privind responsabilii/ operaţiunea 1 Elaborat Iepure Cris tina Numele și prenumele Funcţia Semnătura Conduc ator c ompar timent Adminis tr ativ 02.08.2018 2 Av iz at STRUG ARIU TIBERIU Pres edinte Comis ie Monitoriz are 02.08.2018 3 Apr obat Bar anai Cons tantin Pr imar 02.08.2018 2. Formular de evidenţă a modificărilor Crt Numărul ediţiei / reviz iei ediţiei / reviz iei Componenta reviz uită 1 Editia I 26.02.2018 X X Descrierea modificării Aviz ul conducătorului compartimentului 2 Ediţia a II-a 02.08.2018 - Legislaţie primară - Legislaţie secundară Conform Ordinului nr. 600/2018, în vigoare de la 07.05.2018, se aduc modificări în ceea ce privește definirea termenilor, structura din cadrul procedurii documentate prin introducerea/modificarea a 3 formulare, prevăzute ca si componente structurale minimale, respectiv Formular de evidenţă a modificărilor, Formular de analiză a procedurii, Formular de distribuire difuzare. Fav orabil 3. Formularul de distribuire/difuzare Crt 1 2 3 4 Scopul difuz ării Informare Informare Informare Ev idenţă, Arhiv are 4. Scopul procedurii Compartiment Nume și prenume Pagina 2 / 9 primirii retragerii intrării în vigoare Primar Baranai Cons tantin 02.08.2018 07.05.2018 24.05.2018 Vic eprimar Ungurean Cris tian 02.08.2018 07.05.2018 24.05.2018 Sec retar Mirones c u Ioana 02.08.2018 07.05.2018 24.05.2018 Adminis tr ativ Iepur e Cr is tina 02.08.2018 07.05.2018 24.05.2018 Semnătura 4.1 Stabilește modul de realizare a activităţii, compartimentele și persoanele implicate Procedura stabilește un set de reguli unitar cu privire la întocmirea foilor de parcurs și a fișei
Pagina 3 din: 9 de activităţi zilnice documente ce determină gestionarea, justificarea și raportarea consumului de combustibil pentru autovehiculele din dotarea primăriei. 4.2 Dă asigurări cu privire la existenţa documentaţiei adecvate derulării activităţii S t abilirea res pons abilit ăţ ilor priv ind î nt oc mirea, av iz area ş i aprobarea doc ument elor aferente acestei activităţi. 4.3 Asigură continuitatea activităţii, inclusiv în condiţii de fluctuaţie a personalului Prin Procedură se urmăreşte asigurarea unui circuit corect, eficient, operativ şi legal al doc ument elor. 4.4 Sprijină auditul și/sau alte organisme abilitate în acţiuni de auditare și/sau control, iar pe manager, în luarea deciziei 4.5 Alte scopuri 5. Domeniul de aplicare 5.1 Precizarea (definirea) activităţii la care se referă procedura operaţională: Procedura se referă la activitatea de întocmire și eliberare a foilor de parcurs precum și a fișei de activităţi zilnice. 5.2 Delimitarea explicită a activităţii procedurate în cadrul portofoliului de activităţi desfășurate de entitatea publică: Activitatea este relevantă ca importanţă, fiind procedurată distinct în cadrul instituţiei. 5. 3 Li starea pri nci pal el or acti vi tăţi de care depi nde și/ sau care depi nd de acti vi tatea procedurată: De activitatea procedurată depind toate celelalte activităţi din cadrul instituţiei, datorită rolului pe care această activitate îl are în cadrul derulării corecte și la timp a tuturor proc es elor. 5.4 Listarea compartimentelor furnizoare de date și/sau beneficiare de rezultate ale acti vi tăţi i procedurate: 5.4.1 Compartimente furnizare de date Toate structurile 5.4.2 Compartimente furnizoare de rezultate: Toate structurile 5.4.3 Compartimente implicate în procesul activităţii: Pagina 3 / 9
Pagina 4 din: 9 6. Documente de referinţă 6.1. Reglementări internaţionale: - nu este cazul 6.2. Legislaţie primară: - Legea nr. 227/ 2015 priv ind Codul f is c al c u modif ic ările ș i c omplet ările ult erioare P ublic at in Monitorul Oficial, Partea I nr. 688 din 10/09/2015 - Legea nr. 215/2001 privind administraţia publică locală, Publicat in Monitorul Oficial, Partea I nr. 204 din 23/04/2001 - Hot ărârea nr. 1/ 2016 pent ru aprobarea Normelor met odologic e de aplic are a Legii nr. 227/2015 privind Codul fiscal, Publicat in Monitorul Oficial, Partea I nr. 22 din 13/01/2016 - Hotărâre nr. 1391/2006 pentru aprobarea Regulamentului de aplicare a Ordonanţei de urgenţă a Guvernului nr. 195/2002 privind circulaţia pe drumurile publice, Publicat in Monitorul Oficial, Partea I nr. 876 din 26/10/2006 - Ordonanţ ă 80/ 2001 priv ind s t abilirea unor normat iv e de c helt uieli pent ru aut orit ăţ ile ş i instituţiile publice, Publicat in Monitorul Oficial, Partea I nr. 542 din 01/09/2001 6.3. Legislaţie secundară: - Ordin nr. 600/ 2018 priv ind aprobarea Codului c ont rolului int ern managerial al ent it ăţ ilor publice Publicat in Monitorul Oficial, Partea I nr. 387 din 07.05.2018 - Ordinul nr. 201/ 2016 pent ru aprobarea Normelor met odologic e priv ind c oordonarea îndrumarea metodologică și supravegherea stadiului implementării şi dezvoltării sistemului de control intern managerial la entităţile publice a apărut în Monitorul Oficial, din 12. 04. 2016 6.4. Alte documente, inclusiv reglementări interne ale entităţii publice: - Regulamentul de organizare şi funcţionare al instituţiei - Regulamentul Intern al Instituţiei - Decizii/Dispoziţii ale Conducătorului Instituţiei - Circuitul documentelor - Alte acte normative - Fișe de post Pagina 4 / 9
Pagina 5 din: 9 7. Definiţii și abrevieri Crt. 7.1. Definiţii ale termenilor: Termenul 1. Proc edură doc umentată 2. Proc edură operaţională (proc edură de luc ru) 3. Doc ument 4. Aprobare 5. Verific are 6. G es tionarea doc umentelor 7. Ediţie proc edură 8. Rev iz ie proc edură Definiţia și / sau, dacă este caz ul, actul care definește termenul Modul s pec ific de realiz are a unei ac tiv ităţi s au a unui proc es, editat pe s upor t de hâr tie s au în for mat elec tr onic ; pr oc edur ile doc umentate pot fi proc eduri de s is tem ş i proc eduri operaţionale; Proc edură c are des c rie un proc es s au o ac tiv itate c are s e des făş oară la niv elul unuia s au mai multor c ompar timente dintr- o entitate, făr ă aplic abilitate la niv elul într egii entităţi public e; Ac t prin c are s e adev ereș te, s e c ons tată s au s e prec oniz eaz ă un fapt, s e c onferă un drept, s e rec unoaș te o obligaţie res pec tiv tex t s c ris s au tipărit ins c ripţie s au altă mărturie s erv ind la c unoaș terea unui fapt real ac tual s au din trec ut Confirmarea s c ris ă, s emnătura ş i datarea ac es teia, a autorităţii des emnate de a fi de ac ord c u aplic area res pec tiv ului doc ument în or ganiz aţie. Confirmare prin ex aminare ş i furniz are de dov ez i obiec tiv e de c ătre autoritatea des emnată (v erific ator), a faptului c ă s unt s atis făc ute c erinţele s pec ific ate, inc lus iv c erinţele SCIM. Pr oc es ul de adminis tr ar e a doc umentelor unei entităţi public e, pentr u a s erv i interes elor ac es teia, pe parc urs ul întregii lor durate de v iaţă, de la înc eput, prin proc es ul de c reare, rev iz uire, organiz are, s toc are, utiliz are, partajare, identific are, arhiv are ş i până la dis trugerea lor; Forma ac tuală a proc edurii; Ediţia unei proc eduri s e modific ă atunc i c ând deja au fos t realiz ate 3 rev iz ii ale res pec tiv ei proc eduri s au atunc i c ând modific ările din s truc tura proc edurii depăș es c 50% din c onţinutul rev iz iei anterioare; Ac ţiunea de modific ar e r es pec tiv adăugar e s au eliminar e a unor infor maţii, date, c omponente ale unei ediţii a unei pr oc edur i, modific ăr i c e implic ă de regulă s ub 50% din c onţinutul proc edurii; 9. Tras eu Drum pe c are îl parc urge ( în mod permanent) un v ehic ul s au o pers oană. 10. Foaie de parc urs 11. Foaie de ac tiv ităţi z ilnic e 12. Condiţii c limateric e nefav orabile Es te un doc ument jus tific ativ c are trebuie s ă c uprindă următoarele menţiuni: c ategor ia de v ehic ul utiliz at, s c opul ș i loc ul deplas ăr ii, k ilometr ii parc urs i ș i norma proprie de c ons um. Es te un raport obţinut prin c entraliz area informaţiilor din foile de parc urs la niv el de autov ehic ul într- o lună. Ac eas ta es te utilă din punc t de v eder e fis c al, ea efec tuând o legatură între c ons umul de c ombus tibil (c alc ulat ș i jus tific at în foile de parc urs ) ș i numarul de k ilometri parc urș i (k ilometrajul mas inii), jus tific ând as tfel c heltuiala c u c ombus tibilul înr egis tr ată în ev idenţa c ontabilă pe baz a bonurilor de alimentare c u c ombus tibil. Se înţelege ex is tenţa unor temper atur i medii z ilnic e s ub z er o gr ade C s au prez enţa pe drumurile public e a z ăpez ii ori poleiului. Crt. 7.2. Abrevieri ale termenilor: Abrevierea Termenul abreviat Pagina 5 / 9
Pagina 6 din: 9 Crt. Abrevierea 1. PO Proc edura operaţională 2. Ed Ediţie 3. Rev Rev iz ie 4. O UG O rdonanţa de Urgenta a G uv ernului 5. HG Hotarare de G uv ern 6. FAZ Fiș ă de ac tiv itaţi z ilnic e Termenul abreviat Pagina 6 / 9
Pagina 7 din: 9 8. Descrierere activităţii sau procesului 8.1. Generalităţi: Completarea Foilor de parcurs pentru autovehicule dar și a foii de activităţi zilnice sunt obligatorii în vederea justificării consumului de carburant pentru autovehiculele instituţiei, atât din punc t de v edere al c ons umului de c arburant raport at la numărul de k m parc urș i dar ș i a faptului că autovehiculele sunt utilizate în scopul desfășurării activităţii instituţiei. 8.2. Documente utilizate: 8.2.1. Lista și provenienţa documentelor: Documentele utilizate în elaborarea prezentei proceduri sunt cele enumerate la pct.6. 8.2.2. Conţinutul și rolul documentelor: - Documentele utilizate în elaborarea prezentei proceduri au rolul de a reglementa modalitatea de implementare a activităţii procedurate. - Accesul, pentru fiecare Compartiment, la legislaţia aplicabilă, se face prin programul informatic la care au acces salariaţii entităţii. 8.2.3. Circuitul documentelor: Pentru asigurarea condiţiilor necesare cunoaşterii și aplicării de către salariaţii entităţii a prev ederilor legale c are reglement eaz ă ac t iv it at ea proc edurat ă, elaborat orul v a dif uz a proc edura conform pct.3. 8. 3. Resurse necesare: 8.3.1. Resurse materiale: - Computer - Imprimantă - Copiator - Consumabile (cerneală/toner) - Hartie xerox - Dosare 8.3.2. Resurse umane: - Șoferii - Personalul din cadrul Serviciului Gospodăresc - Personalul din cadrul compartimentului Contabilitate 8.3.3. Resurse financiare: - Conform bugetului aprobat al instituţiei. 8.4. Modul de lucru: 8.4.1. Planificarea operaţiunilor și acţiunilor activităţii: Operaţiunile și acţiunile privind activitatea procedurată se vor derula de către compartimentele implicate, conform instrucţiunilor din prezenta procedură. 8.4.2. Derularea operaţiunilor și acţiunilor activităţii: Procedura presupune parcurgerea următoarelor etape: Pagina 7 / 9