Pagina 1 din: 13 Entitatea publică: Departamentul (Direcţia): PROCEDURĂ DOCUMENTATĂ privind COD: PS-SCIM-18 Docum ente de referi nţă: Ordin 600/2018 pentru aprobarea Codului controlului intern/managerial al entităţilor publice Ediţia: a III-a Cupri ns 1.Lista responsabililor cu elaborarea, verificarea și aprobarea ediţiei sau, după caz, a reviziei în cadrul ediţiei 2.Formular de evidenţă a modificărilor 3.Formularul de distribuire/difuzare 4.Scopul procedurii 5.Domeniul de aplicare 6.Documente de referinţă 7.Definiţii și abrevieri 8.Descrierere activităţii sau procesului 9.Responsabilităţi 10.Formular de analiză a procedurii 11.Anexe Pagina 1 / 13
Pagina 2 din: 13 1. Li sta responsabi l i l or cu el aborarea, veri fi carea și aprobarea edi ţi ei sau, după caz, a reviziei în cadrul ediţiei Crt Elemente privind responsabilii/ operaţiunea Numele și prenumele Funcţia Semnătura 1 Elaborat STRUG ARIU TIBERIU Pres edinte Comis ie Monitoriz are 02.08.2018 2 Av iz at STRUG ARIU TIBERIU Pres edinte Comis ie Monitoriz are 02.08.2018 3 Apr obat Bar anai Cons tantin Pr imar 02.08.2018 2. Formular de evidenţă a modificărilor Crt Numărul ediţiei / reviz iei ediţiei / reviz iei Componenta reviz uită 1 Ediţia I 07.03.2016 X X Descrierea modificării Aviz ul conducătorului compartimentului 2 Ediţia a II-a 02.11.2017 - Legislaţie primară - Legislaţie secundară Modificări legislative (conform Ordinului 200/2016) 3 Ediţia a III-a 02.08.2018 - Legislaţie primară - Legislaţie secundară Conform Ordinului nr. 600/2018, în vigoare de la 07.05.2018, se aduc modificări în ceea ce privește definirea termenilor, structura din cadrul procedurii documentate prin introducerea/modificarea a 3 formulare, prevăzute ca si componente structurale minimale, respectiv Formular de evidenţă a modificărilor, Formular de analiză a procedurii, Formular de distribuire difuzare. Fav orabil 3. Formularul de distribuire/difuzare Crt 1 2 3 4 Scopul difuz ării Informare Informare Informare Ev idenţă, Arhiv are Compartiment Nume și prenume primirii retragerii intrării în vigoare Primar Baranai Cons tantin 02.08.2018 07.05.2018 24.05.2018 Vic eprimar Ungurean Cris tian 02.08.2018 07.05.2018 24.05.2018 Sec retar Mirones c u Ioana 02.08.2018 07.05.2018 24.05.2018 Comis ie Monitoriz are STRUG ARIU TIBERIU 02.08.2018 07.05.2018 24.05.2018 Semnătura 4. Scopul procedurii Pagina 2 / 13
Pagina 3 din: 13 4. Scopul procedurii 4.1 Stabilește modul de realizare a activităţii, compartimentele și persoanele implicate Procedura stabileşte: - conţinutul, modul de elaborare şi menţinerea documentaţiei necesare SCIM pentru a asigura un management intern eficace, adaptat cerinţelor legale în cadrul unitatii - res pons abilit ăţ ile pers onalului implic at î n ac t iv it ăţ ile de elaborare, aprobare, analiz ă, verificare, difuzare, retragere şi utilizare a documentelor; = asigurarea unui circuit corect, eficient, operativ si legal al documentelor pe perioada păstrării şi arhivării documentelor; - as igurarea unui c irc uit c orec t, ef ic ient, operat iv s i legal al doc ument elor pe perioada păstrării şi arhivării documentelor; Procedura descrie activităţile desfăşurate pentru elaborarea procedurilor de sistem si a procedurilor operationale, pentru asigurarea controlului intern/ managerial în cadrul unitatii 4.2 Dă asigurări cu privire la existenţa documentaţiei adecvate derulării activităţii 4.3 Asigură continuitatea activităţii, inclusiv în condiţii de fluctuaţie a personalului 4.4 Sprijină auditul și/sau alte organisme abilitate în acţiuni de auditare și/sau control, iar pe manager, în luarea deciziei 4.5 Alte scopuri 5. Domeniul de aplicare 5.1 Precizarea (definirea) activităţii la care se referă procedura operaţională: Procedura se referă la activitatea de elaborare a documentelor SCIM. 5.2 Delimitarea explicită a activităţii procedurate în cadrul portofoliului de activităţi desfășurate de entitatea publică: Activitatea de elaborare a documentelor SCIM este prima activitate procedurată în cadrul instituţiei 5. 3 Li starea pri nci pal el or acti vi tăţi de care depi nde și/ sau care depi nd de acti vi tatea procedurată: De activitatea de elaborare a documentelor SCIM depind toate celelalte activităţi din cadrul instituţiei, datorită faptului că această activitate reglementează modalitatea de elaborare a tuturor documentelor SCIM. 5.4 Listarea compartimentelor furnizoare de date și/sau beneficiare de rezultate ale acti vi tăţi i procedurate: 5.4.1 Compartimente furnizare de date Toate structurile 5.4.2 Compartimente furnizoare de rezultate: Toate structurile 5.4.3 Compartimente implicate în procesul activităţii: Comisia SCIM Pagina 3 / 13
Pagina 4 din: 13 6. Documente de referinţă 6.1. Reglementări internaţionale: - Nu este cazul 6.2. Legislaţie primară: - Nu este cazul 6.3. Legislaţie secundară: - Ordin nr. 600/ 2018 priv ind aprobarea Codului c ont rolului int ern managerial al ent it ăţ ilor publice Publicat in Monitorul Oficial, Partea I nr. 387 din 07.05.2018 6.4. Alte documente, inclusiv reglementări interne ale entităţii publice: - Programul de dezvoltare - Regulamentul de funcţionare al Comisiei de Monitorizare Pagina 4 / 13
Pagina 5 din: 13 7. Definiţii și abrevieri Crt. 7.1. Definiţii ale termenilor: Termenul 1. Proc edură doc umentată 2. 3. Proc edura de s is tem (proc edură generală) Proc edură operaţională (proc edură de luc ru) 4. Doc ument 5. Aprobare 6. Verific are 7. Înc etare ex ec utare s ilită 8. Ediţie proc edură 9. Rev iz ie proc edură Definiţia și / sau, dacă este caz ul, actul care definește termenul Modul s pec ific de realiz are a unei ac tiv ităţi s au a unui proc es, editat pe s upor t de hâr tie s au în for mat elec tr onic ; pr oc edur ile doc umentate pot fi proc eduri de s is tem ş i proc eduri operaţionale; Des c rie un proc es s au o ac tiv itate c are s e des făş oară la niv elul entităţii public e aplic abil/aplic abilă major ităţii s au tutur or c ompar timentelor dintr- o entitate public ă; Proc edură c are des c rie un proc es s au o ac tiv itate c are s e des făş oară la niv elul unuia s au mai multor c ompar timente dintr- o entitate, făr ă aplic abilitate la niv elul într egii entităţi public e; Ac t prin c are s e adev ereș te, s e c ons tată s au s e prec oniz eaz ă un fapt, s e c onferă un drept, s e rec unoaș te o obligaţie res pec tiv tex t s c ris s au tipărit ins c ripţie s au altă mărturie s erv ind la c unoaș terea unui fapt real ac tual s au din trec ut Confirmarea s c ris ă, s emnătura ş i datarea ac es teia, a autorităţii des emnate de a fi de ac ord c u aplic area res pec tiv ului doc ument în or ganiz aţie. Confirmare prin ex aminare ş i furniz are de dov ez i obiec tiv e de c ătre autoritatea des emnată (v erific ator), a faptului c ă s unt s atis făc ute c erinţele s pec ific ate, inc lus iv c erinţele SCIM. Ex ec utarea s ilită înc eteaz ă dac ă: a) s -au s tins integral obligaţiile fis c ale prev ăz ute în titlul ex ec utoriu, inc lus iv obligaţiile de plată ac c es orii, c heltuielile de ex ec utare ş i oric e alte s ume s tabilite în s arc ina debitorului, potriv it legii; b) a fos t des fiinţat titlul ex ec utoriu; c ) în alte c az uri prev ăz ute de lege.legea 207/2015 art 234 Forma ac tuală a proc edurii; Ediţia unei proc eduri s e modific ă atunc i c ând deja au fos t realiz ate 3 rev iz ii ale res pec tiv ei proc eduri s au atunc i c ând modific ările din s truc tura proc edurii depăș es c 50% din c onţinutul rev iz iei anterioare; Ac ţiunea de modific ar e r es pec tiv adăugar e s au eliminar e a unor infor maţii, date, c omponente ale unei ediţii a unei pr oc edur i, modific ăr i c e implic ă de regulă s ub 50% din c onţinutul proc edurii; 10. Sis tem Ans amblu de elemente c orelate s au în interac ţiune 11. Doc ument Dis poz iţii, prev ederi etc. s c ris e pe s uport de hârtie s au magnetic (dis k ete, CD-uri etc.), c are reglementeaz ă modul de efec tuare a unor ac tiv ităţi ş i/ s au prec iz eaz ă c erinţe pentru ac es tea. Doc umentele pot fi de pr ov enienţă inter nă: RO F, fiş ele pos tur ilor, Regulamente inter ne pr iv ind des fas urarea ac tiv itatii dar ş i ex ternă: s tandarde, legi, pres c ripţii, ins truc ţiuni ş i oric e alte doc umente c u c arac ter normativ, tehnic e s au legis laţie Crt. 7.2. Abrevieri ale termenilor: Abrevierea Termenul abreviat Pagina 5 / 13
Pagina 6 din: 13 Crt. 1. P.S. Proc edura de s is tem 2. P.O. Proc edura operaţională 3. Ed. Ediţie 4. Rev. Rev iz ie 5. PC Pres edintele Comis iei pentru monitoriz area, c oordonarea s i indrumarea metodologic a c u priv ire la s is temele de c ontrol managerial 6. RC Reprez entantul Conduc erii c u s is temul de management al c alitatii 7. SCIM Sis tem de Contr ol Inter n/manager ial 8. SMC Sis tem de Management al Calităţii 9. RMC Res pons abil c u Sis temul de Management al Calităţii 10. ANFP Agenţia Naţională a Func ţionarilor Public i 11. HG Hotărâre de G uv ern 12. CS Compar timent de Spec ialitate 13. E Elabor ar e 14. V Verific are 15. A Apr obar e 16. Ap. Aplic ar e 17. Ah. Arhiv are 18. C Centr aliz ar e 19. MFP Minis terul Finanţelor Public e 20. SMI Sis tem de Management Integr at Calitate- Mediu- Sănătate ș i s ec ur itate oc upaţională; Sec ur itatea Infor matiei; 21. RM Repr ez entantul managementului pentr u SMI 22. RMC Abrevierea 23. RMM Res pons abil mediu Res pons abil managementul c alităţii, mediului, s ănătăţii ș i s ec ur ităţii oc upaţionale 24. RSSO Res pons abil s ănatătea ș i s ec uritatea oc upaţională 25. SSO Sănătatea ș i s ec uritatea oc upaţională Termenul abreviat 26. RSI Reprez entantul c u s ec uritatea informaţiei Pagina 6 / 13
Pagina 7 din: 13 8. Descrierere activităţii sau procesului 8.1. Generalităţi: Procedura descrie algoritmul pentru elaborarea documentelor SCIM 8.2. Documente utilizate: 8.2.1. Lista și provenienţa documentelor: Doc ument ele ut iliz at e la elaborarea proc edurii s unt Ordinul minis t rului f inant elor public e ș i anexele acestuia. 8.2.2. Conţinutul și rolul documentelor: A nex ele ut iliz at e la elaborarea prez ent ei proc eduri des c riu modalit at ea de elaborare a documentelor SCIM și reglementează modelul procedurilor 8.2.3. Circuitul documentelor: Prezenta procedură va fi destribuită tuturor compartimentelor din cadrul entităţii. 8. 3. Resurse necesare: 8.3.1. Resurse materiale: - Computer - Imprimantă - Copiator - Consumabile (cerneală/toner) - Hartie xerox - Dosare 8.3.2. Resurse umane: - Responsabilul Comisiei de Monitorizare și membrii Comisiei de Monitorizare 8.3.3. Resurse financiare: - Conform Bugetului aprobat al Instituţiei 8.4. Modul de lucru: 8.4.1. Planificarea operaţiunilor și acţiunilor activităţii: Operaţiunile și acţiunile activităţii de elaborare a documentelor SCIM se vor derula de către toate compartimentele din astfel: - pent ru elaborarea iniţ ială (E diţ ia I) la t ermenele prev ăz ut e î n P rogramul de I mplement are a Standardelor de Control Intern Managerial aprobat de Conducătorul Instituţiei - pentru elaborarea ediţiilor și reviziilor ulterioare ori de câte ori intervin modificări în derularea activităţilor și/sau persoanelor implicate 8.4.2. Derularea operaţiunilor și acţiunilor activităţii: 8.4.2.1. Elaborare documente SCIM 8.4.2.1.1. Identificare activităţi ce trebuie să fie documentate Urmatoarele categorii de activităţi / procese se documenteaza în cadrul SCIM : * Activităţi ce trebuie să fie documentate obligatoriu, conform cerinţelor standardelor de mamanegement /control intern din Ordinul ministrului finantelor publice (în PS); Pagina 7 / 13