Pagina 1 din: 12 Entitatea publică: Departamentul (Direcţia): PROCEDURĂ DOCUMENTATĂ privind COD: PO-API-04 Docum ente de referi nţă: Ordin 600/2018 pentru aprobarea Codului controlului intern/managerial al entităţilor publice Ediţia: a III-a Cupri ns 1.Lista responsabililor cu elaborarea, verificarea și aprobarea ediţiei sau, după caz, a reviziei în cadrul ediţiei 2.Formular de evidenţă a modificărilor 3.Formularul de distribuire/difuzare 4.Scopul procedurii 5.Domeniul de aplicare 6.Documente de referinţă 7.Definiţii și abrevieri 8.Descrierere activităţii sau procesului 9.Responsabilităţi 10.Formular de analiză a procedurii 11.Anexe Pagina 1 / 12
Pagina 2 din: 12 1. Li sta responsabi l i l or cu el aborarea, veri fi carea și aprobarea edi ţi ei sau, după caz, a reviziei în cadrul ediţiei Crt Elemente privind responsabilii/ operaţiunea 1 Elabor at Laz ar eanu Doina Numele și prenumele Funcţia Semnătura Conduc ator c ompar timent Audit Public Inter n 02.08.2018 2 Av iz at STRUG ARIU TIBERIU Pres edinte Comis ie Monitoriz are 02.08.2018 3 Apr obat Bar anai Cons tantin Pr imar 02.08.2018 2. Formular de evidenţă a modificărilor Crt Numărul ediţiei / reviz iei ediţiei / reviz iei Componenta reviz uită 1 Ediţia I 07.03.2016 X X Descrierea modificării Aviz ul conducătorului compartimentului 2 Ediţia a II-a 02.11.2017 - Legislaţie primară - Legislaţie secundară Modificări legislative (conform Ordinului 200/2016) 3 Ediţia a III-a 02.08.2018 - Legislaţie primară - Legislaţie secundară Conform Ordinului nr. 600/2018, în vigoare de la 07.05.2018, se aduc modificări în ceea ce privește definirea termenilor, structura din cadrul procedurii documentate prin introducerea/modificarea a 3 formulare, prevăzute ca si componente structurale minimale, respectiv Formular de evidenţă a modificărilor, Formular de analiză a procedurii, Formular de distribuire difuzare. Fav orabil 3. Formularul de distribuire/difuzare Crt 1 2 3 4 Scopul difuz ării Informare Informare Informare Ev idenţă, Arhiv are Compartiment Nume și prenume Pagina 2 / 12 primirii retragerii intrării în vigoare Primar Baranai Cons tantin 02.08.2018 07.05.2018 24.05.2018 Vic eprimar Ungurean Cris tian 02.08.2018 07.05.2018 24.05.2018 Sec retar Mirones c u Ioana 02.08.2018 07.05.2018 24.05.2018 Audit Public Inter n Laz ar eanu Doina 02.08.2018 07.05.2018 24.05.2018 Semnătura
Pagina 3 din: 12 4. Scopul procedurii 4.1 Stabilește modul de realizare a activităţii, compartimentele și persoanele implicate Procedura descrie activităţile desfăşurate de compartimentul de audit intern privind intervenţia Ia fata locului in cadrul misiunilor de asigurare. 4.2 Dă asigurări cu privire la existenţa documentaţiei adecvate derulării activităţii 4.3 Asigură continuitatea activităţii, inclusiv în condiţii de fluctuaţie a personalului 4.4 Sprijină auditul și/sau alte organisme abilitate în acţiuni de auditare și/sau control, iar pe manager, în luarea deciziei 4.5 Alte scopuri 5. Domeniul de aplicare 5.1 Precizarea (definirea) activităţii la care se referă procedura operaţională: Procedura se referera la urmarirea recomandarilor din rapoartele de audit 5.2 Delimitarea explicită a activităţii procedurate în cadrul portofoliului de activităţi desfășurate de entitatea publică: Activitatea este relevantă ca importanţă, fiind procedurată distinct în cadrul instituţiei. 5. 3 Li starea pri nci pal el or acti vi tăţi de care depi nde și/ sau care depi nd de acti vi tatea procedurată: De activitatea procedurată depind toate celelalte activităţi din cadrul instituţiei, datorită rolului pe care această activitate îl are în cadrul derulării corecte și la timp a tuturor proc es elor. 5.4 Listarea compartimentelor furnizoare de date și/sau beneficiare de rezultate ale acti vi tăţi i procedurate: 5.4.1 Compartimente furnizare de date Toate structurile 5.4.2 Compartimente furnizoare de rezultate: Toate structurile 5.4.3 Compartimente implicate în procesul activităţii: Pagina 3 / 12
Pagina 4 din: 12 6. Documente de referinţă 6.1. Reglementări internaţionale: SREN ISO 9001:2001 6.2. Legislaţie primară: - Legea nr. 191/ 2011 pent ru modif ic area ş i c omplet area Legii nr. 672/ 2002 priv ind audit ul public intern a apărut în Monitorul Oficial, Partea I nr.780 din 03.11.2011 - Legea nr. 672/2002 privind auditul public intern a apărut în Monitorul Oficial, Partea I nr. 856 din 05.12.2011 - Ordinul nr. 252/ 2004 pent ru aprobarea Codului priv ind c onduit a et ic ă a audit orului int ern, a apărut în Monitorul Oficial, Partea I nr. 128 din 12.02.2004 - Hotărârea nr. 1086/2013 pentru aprobarea Normelor generale privind exercitarea activităţii de audit public intern, a apărut în Monitorul Oficial, Partea I nr. 17 din 10.01.2014 - Normele generale priv ind ex erc it area ac t iv it ăţ ii de audit public int ern din 11. 12. 2013 au apărut în Monitorul Oficial, Partea I nr 17 din 10.01.2014 6.3. Legislaţie secundară: - Ordin nr. 600/ 2018 priv ind aprobarea Codului c ont rolului int ern managerial al ent it ăţ ilor publice Publicat in Monitorul Oficial, Partea I nr. 387 din 07.05.2018 6.4. Alte documente, inclusiv reglementări interne ale entităţii publice: Regulamentul de Organizare si Funcţionare Pagina 4 / 12
Pagina 5 din: 12 7. Definiţii și abrevieri 7.1. Definiţii ale termenilor: Termenul 1. Proc edură doc umentată 2. Proc edură operaţională (proc edură de luc ru) 3. Doc ument 4. Aprobare 5. Verific are 6. G es tionarea doc umentelor 7. Ediţie proc edură 8. Rev iz ie proc edură Definiţia și / sau, dacă este caz ul, actul care definește termenul Modul s pec ific de realiz are a unei ac tiv ităţi s au a unui proc es, editat pe s upor t de hâr tie s au în for mat elec tr onic ; pr oc edur ile doc umentate pot fi proc eduri de s is tem ş i proc eduri operaţionale; Proc edură c are des c rie un proc es s au o ac tiv itate c are s e des făş oară la niv elul unuia s au mai multor c ompar timente dintr- o entitate, făr ă aplic abilitate la niv elul într egii entităţi public e; Ac t prin c are s e adev ereș te, s e c ons tată s au s e prec oniz eaz ă un fapt, s e c onferă un drept, s e rec unoaș te o obligaţie res pec tiv tex t s c ris s au tipărit ins c ripţie s au altă mărturie s erv ind la c unoaș terea unui fapt real ac tual s au din trec ut Confirmarea s c ris ă, s emnătura ş i datarea ac es teia, a autorităţii des emnate de a fi de ac ord c u aplic area res pec tiv ului doc ument în or ganiz aţie. Confirmare prin ex aminare ş i furniz are de dov ez i obiec tiv e de c ătre autoritatea des emnată (v erific ator), a faptului c ă s unt s atis făc ute c erinţele s pec ific ate, inc lus iv c erinţele SCIM. Pr oc es ul de adminis tr ar e a doc umentelor unei entităţi public e, pentr u a s erv i interes elor ac es teia, pe parc urs ul întregii lor durate de v iaţă, de la înc eput, prin proc es ul de c reare, rev iz uire, organiz are, s toc are, utiliz are, partajare, identific are, arhiv are ş i până la dis trugerea lor; Forma ac tuală a proc edurii; Ediţia unei proc eduri s e modific ă atunc i c ând deja au fos t realiz ate 3 rev iz ii ale res pec tiv ei proc eduri s au atunc i c ând modific ările din s truc tura proc edurii depăș es c 50% din c onţinutul rev iz iei anterioare; Ac ţiunea de modific ar e r es pec tiv adăugar e s au eliminar e a unor infor maţii, date, c omponente ale unei ediţii a unei pr oc edur i, modific ăr i c e implic ă de regulă s ub 50% din c onţinutul proc edurii; 9. Sis tem Ans amblu de elemente c orelate s au în interac ţiune 10. G es tionar ea doc umentelor 11. Cauz a 12. Car ta auditului public inter n Pr oc es ul de adminis tr ar e a doc umentelor unei entităţi public e, pentr u a s erv i interes elor ac es teia, pe parc urs ul întregii lor durate de v iaţă, de la înc eput, prin proc es ul de c reare, rev iz uire, organiz are, s toc are, utiliz are, partajare, identific are, arhiv are ş i până la dis trugerea lor; Ex plic aţia diferenţei între c eea c e ar trebui s ă ex is te ş i c eea c e ex is tă efec tiv c u priv ire Ia o c ons tatare de audit Doc ument ofic ial c are defineş te s c opul, obiec tiv ele, organiz area, c ompetenţele, r es pons abilităţile ş i autor itatea s tr uc tur ii de audit în c adr ul entităţii public e, s fer a de aplic ar e, natur a s er v ic iilor de audit pr iv ind as igur ar ea, c ons ilier ea ş i ev aluar ea, metodologia de luc r u, r egulile de c onduită a auditor ilor inter ni ş i autor iz eaz ă ac c es ul la doc umente, bunur i ş i informaţii, c are s unt nec es are pentru realiz area ac tiv ităţii de audit inter n. Pagina 5 / 12
Pagina 6 din: 12 13. Proc edura operaţională 14. Compar timentul de audit public inter n 15. Proc edura 16. G es tionar ea doc umentelor 17. Planific area ac tiv ităţii de audit 18. Programul mis iunii de audit public inter n 19. Sis tem infor matic 20. Proc es 21. Colec ţii organiz ate de date 22. Termenul G es tionarea / c ontrolul doc umentelor 23. Rez ultate, impac t Definiţia și / sau, dacă este caz ul, actul care definește termenul Prez entarea formaliz ată, în s c ris, a tuturor paş ilor c e trebuie urmaţi, a metodelor de luc r u s tabilite ş i a r egulilor de aplic at în v eder ea r ealiz ăr ii ac tiv ităţii, c u priv ire la as pec tul proc es ual. Mai s unt c unos c ute ş i s ub denumirile de proc eduri s pec ific e, proc eduri de proc es, proc eduri formaliz ate etc. Metodele de luc ru ş i proc edurile formaliz ate s unt s pec ific e fiec ărei ins t it u ţ ii ş i c ons t it u ie obiec tul s is temului de c ontrol managerial intern, res pec tiv al s tandardului intitulat Proc eduri. Pentru c a proc edurile s ă reprez inte ins trumente efic iente, trebuie s ă îndeplineas c ă un număr de c ondiţii es enţiale: Să fie: - s c ris e ş i formaliz ate pentru fiec are ac tiv itate princ ipală în parte, - s imple ş i s pec ific e, - ac tualiz ate în mod permanent, - adus e la c unoş tinţa s alariaţilor, prec um ş i terţilor dac a es te c az ul, - bine înţeles e ş i bine aplic ate, - s ă nu fie redundante. Noţiune gener ic ă pr iv ind tipul de s tr uc tur ă func ţională de baz ă a auditului public inter n c ar e, în func ţie de v olumul ş i c omplex itatea ac tiv ităţilor ş i r is c ur ile as oc iate de la niv elul entităţii public e, poate fi: direc ţie generală, direc ţie, s erv ic iu, birou s au c ompartiment c u minimum 2 auditori interni, angajaţi c u normă întreagă Prez entarea formaliz ată, în s c ris, a tuturor paș ilor c e trebuie urmaţi, a metodelor de luc r u s tabilite ș i a r egulilor de aplic at în v eder ea r ealiz ăr ii ac tiv ităţii, c u priv ire la as pec tul proc es ual. Proc edura trebuie înţeleas ă c a un s et de ins truc ţiuni s c ris e c are fundamenteaz ă o ac ţiune s au ac tiv itate repetitiv ă din ins tituţia public ă. Pr oc es ul de adminis tr ar e a doc umentelor unei entităţi public e, pentr u a s erv i interes elor ac es teia, pe parc urs ul întregii lor durate de v iaţă, de la înc eput, prin proc es ul de c reare, rev iz uire, organiz are, s toc are, utiliz are, partajare, identific are, arhiv are ş i până la dis trugerea lor; Definirea obiec tiv elor, s tabilirea politic ilor, natura ac es tora, c alendarul de proc eduri ş i tes tări des tinate s ă îndeplineas c ă obiec tiv ele c ontroalelor s au ale mis iunilor de audit. Un doc ument c are prez intă ac tiv ităţile de urmat în v ederea realiz ării mis iunii de audit. Pr eluc r ar ea automată a datelor din s is tem ( intr ăr ile) c onfor m unor algor itmi pr es tabiliţi, deteminaţi de r egulile de ges tiune pr opr ii fiec ăr ei ins tituţii ș i în c onformitate c u reglementările ș i legis laţia în v igoare. Ans amblul de ac tiv ităţi/ac ţiuni c orelate s au interac tiv e c are trans formă elementele de intrare în elemente de ieş ire. Baz a de date, r epr ez intă mulţimea datelor s upus e pr eluc r ăr ilor ş i/s au ev idenţei c omputeriz ate Multiplic area, difuz area, păs trarea, retragerea din uz ş i arhiv area doc umentelor. Efec tele unui pr ogr am s au ale unui pr oiec t, măs ur ate la niv elul c el mai s emnific ativ, ţinând c ont de realiz area programului s au a proiec tului. Pagina 6 / 12
Pagina 7 din: 12 24. Ris c ul Termenul Definiţia și / sau, dacă este caz ul, actul care definește termenul Pos ibilitatea de a s e pr oduc e un ev eniment s us c eptibil, de a av ea un impac t as upra realiz ării obiec tiv elor. Ris c ul s e măs oară în termeni de c ons ec inţe ş i de probabilitate. 7.2. Abrevieri ale termenilor: Abrevierea 1. PO Proc edura operaţională 2. Ed Ediţie 3. Rev Rev iz ie 4. SCIM Sis tem de Contr ol Inter n/manager ial 5. HG Hotărâre de G uv ern 6. CS Compar timent de Spec ialitate 7. E Elabor ar e 8. V Verific are 9. A Apr obar e 10. Ap Aplic ar e 11. Ah Arhiv are Termenul abreviat 12. UCAAPI Unitatea Centr ala de Ar moniz ar e pentr u Auditul Public Inter n 13. IT T ehnologia infor maţiei Pagina 7 / 12