UNVRSTATA VASL ALCSANDR DN BAC U COD: RCTOR, PROF. UNV. DR. NG. VALNTN NDFF Prenumele i numele Semn tura Reprezentantul Managementului laborat Conf. univ. dr. Marcela-Cornelia DANU ef lucr. dr. ing. Mirela PANANT D A: 3 RVZA: 0 1 2 3 4 5 XMPLAR NR.: ntr în vigoare începând cu data de 28.11.2013, prin aprobarea în edin a Consiliului de Administra ie al Universit ii Vasile Alecsandri din Bac u. F 01.07/d.1 PRZNTA DOCUMNTA ST PROPRTATA UNVRST VASL ALCSANDR DN BAC U. MODFCARA, MULTPLCARA SAU DFUZARA ACSTA F APROBARA SCRS A MTNTULU ST NTRZS, CONFORM LG 8/1996. - Document controlat -
Pag./Total pag. 1/8 LSTA RVZLOR Simbol revizie di ie/ Revizie/ Cap./ Pag./ Paragr. Con inutul reviziei Responsabilit i laborat Verificat Aprobat F 02.07/d.1 Fi ier SM/MSM/Lista reviziilor P0 04.01
Pag./Total pag. 2/8 1. SCOP Prezenta procedur stabile te metodologia de identificare a proceselor i responsabilit ile persoanelor implicate în abordarea bazat pe proces a sistemului integrat de management din Universitatea Vasile Alecsandri din Bac u. 2. DOMNU Prezenta procedur se aplic în cadrul Universit ii Vasile Alecsandri din Bac u de c tre persoanele i echipele stabilite pentru trecerea la abordarea bazat pe proces. Procesele sunt stabilite în conformitate cu standardele: SR N SO 9001:2008, SR SO WA 2:2009, SR N SO 14001:2005 i SR OHSAS 18001:2008, având la baz organigrama Universit ii. 3. DOCUMNT D RFRNT SR N SO 9000:2006 Sisteme de management al calit ii. Principii fundamentale i vocabular; SR N SO 9001:2008 Sisteme de management al calit ii. Cerin e; SR SO/TR 10013:2003 Linii directoare pentru documenta ia sistemului de management al calit ii; SR SO WA 2:2009. Sisteme de management al calit ii. Linii directoare pentru aplicarea SO 9001:2000 în domeniul educa iei (Standards and Guidelines for Quality Assurance in the uropean Higher ducation Area, NQA, 2005); SR N SO 14001:2005 Sisteme de management de mediu, Cerin e i Ghid de utilizare; SR OHSAS 18001:2008 Sisteme de management al s ii i securit ii ocupa ionale, Cerin e; Ordin MFP nr. 946/2005, modificat de Ordinul MFP nr. 1389/2006 pentru aprobarea Codului controlului intern, cuprinzând standardele de management/control intern la entit ile publice i pentru dezvoltarea sistemelor de control managerial; MSM 02 - Manualul sistemului integrat de management. 4. DFN ABRVR 4.1. Defini ii - abordare pe baz de proces- identificarea m surii în care fiecare proces opera ional creeaz valoare; - abordarea pe baz de fapte- asigurarea c deciziile administrative sunt bazate pe în elegerea clar a faptelor i nu pe specula ii convenabile; F 03.07/d.1 Fi ier SM/PO/
Pag./Total pag. 3/8 - implicarea personalului - utilizarea la maximm a competen elor, experien ei, abilit ilor i creativit ilor întregului personal al Universit ii (utilizarea poten ialului de leadership); - organiza ie educa ional organiza ia care furnizeaz servicii educa ionale; - furnizor de educa ie persoan care presteaz servicii de educa ie persoanelor care înva ; Alte defini ii sunt termenii utiliza i conform SR N SO 9000:2006 4.2. Abrevieri SM Sistem ntegrat de management calitate, mediu, s tate i securitate ocupa ional i responsabilitate social (SM); MSM - Manualul sistemului integrat de management; RM Reprezentantul managementului; RCMSSO Responsabilul cu calitatea, mediu, s tatea i securitatea ocupa iei; UB Universitatea Vasile Alecsandri din Bac u; DM Departamentul de Management. 5. DSCRRA PROCDUR 5.1. Generalit i UB func ioneaz dup procese reale, care asigur producerea calit ii. Procesul general al Universit ii are urm toarele componente principale: procesul educa ional, procesul de cercetare i procesul administrativ. Acestea descriu modul în care UB asigur implementarea politicii i a obiectivelor generale, satisfacerea cerin elor, ad ugarea de valoare. Procesul general este compus din: - procese principale (de baz - procesul educa ional i de cercetare); - procese manageriale (implementare sistem managerial/control intern); - procese-suport (procese administrative), care se pot reprezenta grafic sub forma unei diagrame bloc, procesul principal fiind un vector cu baza pe cerin ele clientului i cu vârful pe satisfac ia acestuia (vezi fig.1). 5.2. Tipuri de procese 5.2.1. Procesele principale (numite i de baz ) sunt subprocese ale procesului general, din care rezult servicii furnizate clien ilor i au o influen decisiv asupra factorilor de succes ai Universit ii. Aceste procese vizeaz atingerea obiectivelor tehnice i manageriale, cu focalizare pe satisfacerea cerin elor clien ilor. Procesele principale (de baz ) sunt cele care contribuie la producerea calit ii i la ad ugarea de valoare pentru p ile interesate. Serviciul educa ional i de cercetare cuprinde: - proiectarea educa ional i de cercetare: - acreditarea i certificarea programelor, alocarea sarcinilor de predare, metode de predare, stabilirea unei politici care s permit tuturor lucr torilor din Universitate s cunoasc viziunea i misiunea, F 03.07/d.1 Fi ier SM/PO/
Pag./Total pag. 4/8 identificarea segmentului popula iei- int care înva, identificarea prevederilor legale i a altor cerin e, asigurarea capabilit ii de predare, instruirea personalului-suport; - elaborarea curriculumului: proiectarea i dezvoltarea curriculumului, validarea proiect rii i dezvolt rii curriculumului sau programei de înv mânt, dezvoltarea materialelor de curs, dezvoltarea, analizarea i actualizarea programelor de studiu i a curriculumului; - prestarea serviciului educa ional i de cercetare: transformarea informa iilor în cuno tin e, asigurarea de biblioteci, echipamente audio-video, computere, selectarea celor care înva, precizarea modific rilor activit ilor de instruc ie, preg tire i consultare referitoare la oportunit i voca ionale; valuarea înv rii/cercet rii: monitorizarea i m surarea proceselor educa ionale/cercetare, declararea modului în care vor fi acoperite lacunele în termeni de performan i declarare a justific rilor etc. 5.2.2. Procesele manageriale (de conducere) sunt procesele care se refer la politici, decizii strategice i de planificare. Rolul lor este de a asigura atingerea de c tre procesele principale a obiectivelor de natur managerial, inclusiv îmbun irea continu a proceselor. mplementarea unui sistem managerial/control intern: - documentarea i implementarea unui sistem managerial garanteaz realizarea scopului i elului Universit ii. De asemenea prin procese manageriale se asigur : alocarea resurselor necesare realiz rii instruc iei în afara campusului, alocarea spa iilor pentru s li de clas, laboratoare, ateliere, biblioteci, asigurarea disponibilit ii resurselor materiale i umane, necesare realiz rii obiectivelor, stabilirea unei politici care s permit tuturor membrilor Universit ii s cunoasc viziunea i misiunea, precum i consultarea acestora, stabilirea metodelor de verificare a performan elor, transformarea în ac iuni inte) a obiectivelor stabilite pentru realizarea scopului i elului, planificarea strategic, verificarea dac au fost furnizate suficiente resurse pentru realizarea obiectivelor, verificarea dac au fost complet implementate procedurile pentru realizarea obiectivelor. 5.2.3. Procesele-suport sunt procese interne, prin intermediul c rora se asigur sus inerea, controlul i îmbun irea proceselor principale i manageriale. Altfel spus, aceste procese asigur func ionarea eficient i efectiv a afacerilor curente. Procesele administrative, suport: - acestea asigur condi iile necesare desf ur rii proceselor amintite mai sus i pot fi: procurarea de materiale i alte resurse, administrarea serviciilor, admiterea solicitan ilor, asigurarea func ionalit ii laboratoarelor, s lilor de clas, atelierelor, bibliotecii, secretariatelor, cantinei, spa iilor de cazare i altele, asigurarea for ei umane necesare, inventarierea echipamentelor de laborator, stabilirea metodelor de prestare, furnizare de servicii de securitate, siguran i protec ie civil, selectarea i înscrierea celor care înva, asigurarea informa iilor corecte i concrete privind modul de asigurare a serviciilor-suport i altele. F 03.07/d.1 Fi ier SM/PO/
Pag./Total pag. 5/8 C R N C L N T PROCS MANAGRAL PROCS PRNCPAL (D BAZ ) PROCS- SUPORT Fig.1. Procesul general al Universit ii. 5.3. Formarea echipei pentru identificarea proceselor S A T S F A C C L N T 5.3.1. Pentru identificarea proceselor, rectorul va aproba un program de lucru pentru documentarea, implementarea i certificarea SM i echipa interdepartamental care, având la baz principiile prezentei proceduri, va stabili procesele principale, manageriale i suport, precum i responsabilii de procese. 5.3.2. Pentru fiecare proces, va fi numit un responsabil de proces. 5.3.3. chipa de identificare procese este propus pentru fiecare zon de Directorul DM. La alc tuirea echipelor se va avea în vedere antrenarea persoanelor care cunosc bine situa ia i sunt instruite cu no iunile, conceptele, cerin ele standardului de referin i procedurile sistemului. 5.3.4. Dac în cadrul UB au loc schimb ri care influen eaz SM, rectorul va dispune repetarea în noile condi ii a identific rii proceselor de c tre echipele constituite anterior. 5.3.5. Fiecare proces poate fi alc tuit din mai multe activit i. 5.3.6. Fiecare proces va fi abordat prin prisma metodologiei cunoscute sub denumirea PDCA (Planific -fectueaz -Verific -Ac ioneaz ), prezentat în standardul SR N SO 9001:2008. Planific - stabile te obiective i procesele necesare satisfac iei clien ilor; fectueaz - implementeaz procesele; Verific monitorizeaz procesele, obiectivele, cerin ele, produsul rezultat i raporteaz ; Ac ioneaz - întreprinde ac iuni pentru îmbun irea continu a performan elor proceselor. 5.4. dentificarea i documentarea proceselor 5.4.1. Directorul DM contacteaz decanii/directorii de departamente implica i, pentru a stabili începerea activit ii echipei de identificare a proceselor. F 03.07/d.1 Fi ier SM/PO/
Pag./Total pag. 6/8 5.4.2. În baza activit ilor care se desf oar în sectoarele implicate, echipa identific datele de intrare, furnizorii acestora, datele de ie ire, precum i clientul fiec rui proces. 5.4.3. Documentele care furnizeaz informa ii pentru desf urarea activit ii echipelor de identificare a proceselor sunt, f a fi limitativ, urm toarele: - declara ia rectorului privind politica în domeniul calit ii, mediului, s ii i securit ii ocupa iei; - organigrama UB - fi ele posturilor; - standardele SR N SO 9001:2008 i SR N SO 9000:2006. 5.4.4. Documentele care vor fi elaborate sunt: - harta proceselor; - tabelul cu procesele din cadrul Universit ii; - codificarea structurii organizatorice (5.6.) Aceste documente se afl în MSM 01 rev. 1 (capitolul 4). 5.5. Alocarea responsabilit ilor 5.5.1. Având ca suport harta proceselor i procedurile care le documenteaz, conducerea UB va stabili refacerea fi elor de post, dac este cazul. 5.6 Codificarea structurii organizatorice Codificarea ine cont de organigrama Universit ii i va fi extins la nivelul facult ilor i departamentelor în consecin. Codul este de forma XX:YY:ZZ: cifre, din care poate s lipseasc ultima pereche sau chiar ultimele dou perechi, dup cum urmeaz : - Cod 01 Carta Universit ii Vasile Alecsandri din Bac u; - Cod 02 Senatul Universit ii Vasile Alecsandri din Bac u; - Cod 03 Comisia de control a activit ii rectorului i Direc iei Generale Administrative; - Cod 04 Comisia pentru Reforme, Dezvoltare, Finan are i Calitate; - Cod 05 Comisia pentru programe de studii, perfec ionarea i evaluarea personalului didactic i activit i studen ti; - Cod 06 Comisia pentru cercetare tiin ific i rela ii interna ionale; - Cod 07 Comisia pentru rela ii cu mass-media i de promovare a imaginii Universit ii Vasile Alecsandri din Bac u; - Cod 08 Consiliul de administra ie; - Cod 09 Comisia de etic i deontologie profesional universitar ; - Cod 10 Facult i: - Cod 10.01 Facultatea de nginerie; - Cod 10.02 Facultatea de Litere; - Cod 10.03 Facultatea de tiin e; - Cod 10.04 Facultatea de tiin e conomice; - Cod 10.05 Facultatea de tiin e ale Mi rii, Sportului i S ii; - Cod 10.06 Departamentul pentru Preg tirea Personalului Didactic. - Cod 11 Departamente, servicii, birouri, comisii: F 03.07/d.1 Fi ier SM/PO/
Pag./Total pag. 7/8 - Cod 11.01 Biroul de Rela ii nterna ionale i Programe Comunitare; - Cod 11.02 Serviciul Biblioteca; - Cod 11.03 Comisia cu atribu ii de monitorizare, coordonare i îndrumare metodologic a sistemului propriu de control intern/ managerial; - Cod 11.04 Departamentul de Consiliere Profesional ; - Cod 11.05 nstitutul de Cercetare, Dezvoltare, novare, Consultan i Transfer Tehnologic (CDCTT); - Cod 11.06 Serviciul de Multiplicare i ditura Alma Mater. - Cod 11.07 Departamentul de Management; - Cod 11.08 Biroul de Audit Public ntern; - Cod 11.09 Biroul Control Financiar Preventiv; - Cod 11.10 Oficiul Juridic; - Cod 11.11 Comisia pentru valuarea i Asigurarea Calit ii,; - Cod 11.12 Departamentul pentru înv mânt la distan i cu frecven redus. - Cod 12 Direc ia General Administrativ : - Cod 12.01 Direc ia General Administrativ ; - Cod 12.02 Direc ia Resurse Umane i Salarizare; - Cod 12.03 Serviciul financiar - contabilitate; - Cod 12.04 Serviciul Social; - Cod 12.05 Secretariatul General Universitate; - Cod 12.06 Direc ia Patrimoniu; - Cod 12.07 Serviciul nformatizare i Comunica ii Digitale; - Cod 13 coala Doctoral. 6. RSPONSABLT 6.1. Rector - aprob componen a echipei de identificare a proceselor. - conduce reuniunile de analiz ale managementului de la cel mai înalt nivel. - stabile te necesarul de proceduri pentru documentarea proceselor identificate. - aprob programul de activitate pentru documentarea, implementarea i certificarea SM. 6.2. RM - avizeaz programul de activitate pentru documentarea, implementarea i certificarea SM. - particip la întîlnirile echipelor de analiz a proceselor. - coordoneaz instruirile privind SM necesare pentru trecerea la abordarea pe procese. 6.3. Directorul DM - propune componen a echipei de identificare a proceselor. - coordoneaz activitatea echipei de identificare a proceselor. - întocme te harta proceselor i o supune spre aprobare rectorului. F 03.07/d.1 Fi ier SM/PO/
Pag./Total pag. 8/8 6.3. Membrii echipelor de identificare procese dentific procesele, interac iunile dintre ele, documentele de referin, datele de intrare/datele de ie ire, furnizorii/clien ii, resursele, parametrii ce trebuie monitoriza i i înregistr rile rezultate din proces. 7. ÎNRGSTR R 7.1. Harta proceselor se p streaz împreun cu MSM. 7.2. Tabelul cu procesele ce se desf oar în cadrul UB (se p streaz împreun cu MSM). 7.3. Lista echipei de identificare a proceselor (se p streaz la DM 3 ani, nu se arhiveaz ). F 03.07/d.1 Fi ier SM/PO/